Πολιτική Κατά της ωροδοκίας

Transcript

1 AXA ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΗ Πολιτική Κατά της ωροδοκίας Κάτοχος Εγγράφου Στυλιανή Λεµοντζόγλου / CO Περιεχόµενο Εγγράφου Πολιτική Κατά της ωροδοκίας Έκδοση 1.0 Ηµεροµηνία Έκδοσης Μάιος 2012 Έγκριση Eric Kleijnen /CEO

2 Μάιος

3 Πίνακας Περιεχοµένων ΕΦΑΡΜΟΓΗ... 3 ΗΛΩΣΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ... 3 ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΕΡΙΟΧΩΝ ΜΕ ΚΙΝ ΥΝΟ ΩΡΟ ΟΚΙΑΣ ΩΡΑ ΚΑΙ ΨΥΧΑΓΩΓΙΑ ΕΟΥΣΑ ΕΠΙΜΕΛΕΙΑ ΓΙΑ ΣΧΕΣΕΙΣ ΜΕ ΤΡΙΤΑ ΜΕΡΗ ΑΛΛΗΛΕΠΙ ΡΑΣΗ ΜΕ ΣΤΕΛΕΧΗ ΤΟΥ ΚΡΑΤΙΚΟΥ ΜΗΧΑΝΙΣΜΟΥ ΠΛΗΡΩΜΕΣ ΙΕΥΚΟΛΥΝΣΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ ΚΑΙ ΦΙΛΑΝΘΡΩΠΙΚΕΣ ΣΥΝΕΙΣΦΟΡΕΣ ΠΡΟΣΛΗΨΗ ΤΗΡΗΣΗ ΑΡΧΕΙΟΥ... 5 ΥΠΟΒΟΛΗ ΕΚΘΕΣΕΩΝ ΑΝΗΣΥΧΙΩΝ ΚΑΙ ΠΙΘΑΝΩΝ ΠΑΡΑΒΑΣΕΩΝ 6 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ο ΗΓΟΣ ΩΡΩΝ ΚΑΙ ΨΥΧΑΓΩΓΙΑΣ ΤΗΣ AXA ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΗΣ 7 ΦΟΡΜΑ ΕΓΚΡΙΣΗΣ ΤΩΝ &Ψ.8 2

4 ΕΦΑΡΜΟΓΗ Αυτή η Πολιτική ισχύει για την AXA Ασφαλιστική ( AXA ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΗ ή η Εταιρία), τους υπαλλήλους, τους συνδεδεµένους ασφαλιστικούς συµβούλους, καθώς και κάθε φυσικό ή νοµικό πρόσωπο που ενεργεί για λογαριασµό της AXA Ασφαλιστικής ( Συνεργάτες της AXA Ασφαλιστικής ). *H παρούσα Πολιτική συµπληρώνει τις σχετικές διατάξεις του Κώδικα Κανονιστικής Συµµόρφωσης και Ηθικής της AXA Ασφαλιστικής, και πρέπει να διαβάζεται συνδυαστικά µε αυτές τις διατάξεις. ΗΛΩΣΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ Η AXA Ασφαλιστική δεσµεύεται να συµµορφώνεται πλήρως µε τους ισχύοντες νόµους κατά της δωροδοκίας. Η AXA Ασφαλιστική αναµένει οι Συνεργάτες της AXA Ασφαλιστικής να ασκούν επιχειρηµατική δραστηριότητα νόµιµα και ηθικά. Η δωροδοκία είναι εντελώς αντίθετη προς τις αρχές και την προσέγγιση της Εταιρείας στην άσκηση επιχειρηµατικής δραστηριότητας. Η AXA Ασφαλιστική απαγορεύει, οι Συνεργάτες της AXA Ασφαλιστικής άµεσα ή µε τη µεσολάβηση τρίτου, να υπόσχονται ή να προσφέρουν οποιασδήποτε φύσης ωφελήµατα, να πραγµατοποιούν, υποκινούν ή αποδέχονται οποιαδήποτε πληρωµή, δώρο ή άλλο ωφέληµα µε σκοπό την αθέµιτη απόκτηση ή διατήρηση εργασιών ή την εξασφάλιση και παροχή αθέµιτου επιχειρηµατικού πλεονεκτήµατος. Οι Συνεργάτες της AXA Ασφαλιστικής πρέπει να διεξάγουν επιχειρηµατικές δραστηριότητες µε ακεραιότητα και διαφάνεια, και υποχρεούνται να διασφαλίζουν ότι όλα τα αρχεία πληρωµών, δώρων ή άλλης φιλοξενίας, που προσφέρει ή αποδέχεται η AXA Ασφαλιστική, εγγράφονται µε ακρίβεια στα λογιστικά της βιβλία. Η δωροδοκία και η διαφθορά δηµιουργούν αθέµιτα πλεονεκτήµατα για όσους είναι πρόθυµοι να συµµετάσχουν σε ανήθικη ή παράνοµη συµπεριφορά. Πολλοί από τους νόµους κατά της δωροδοκίας, έχουν τεθεί σε εφαρµογή εδώ και πολλά χρόνια, αλλά κατά την τελευταία δεκαετία έχει σηµειωθεί µεγάλη πρόοδος διεθνώς για την καταπολέµηση της δωροδοκίας, έτσι ώστε όλες οι επιχειρήσεις να µπορούν δίκαια να συµµετέχουν στην παγκόσµια αγορά. ωροδοκία είναι η προσφορά, υπόσχεση, χορήγηση, απαίτηση ή αποδοχή ενός πλεονεκτήµατος ως κινήτρου για µια πράξη ή παράλειψη πράξης, η οποία είναι παράνοµη, αντιδεοντολογική ή υποδηλώνει παραβίαση της εµπιστοσύνης. εν είναι απαραίτητο να πραγµατοποιήσει ή να δεχθεί κανείς µια δωροδοκία για να παραβιάσει την Πολιτική της AXA Ασφαλιστικής και το νόµο, απλώς και µόνο η προσφορά, υπόσχεση, έγκριση, ή προσέλκυση δωροδοκίας µπορεί να αποτελεί παράβαση. Οι δωροδοκίες µπορούν να πάρουν πολλές µορφές, αλλά συνήθως θα υπάρχει κάποιο αντάλλαγµα, όπου και τα δύο µέρη θα επωφεληθούν από: την άµεση ή έµµεση υπόσχεση, προσφορά ή έγκριση, για οτιδήποτε έχει αξία την προσφορά ή λήψη οποιασδήποτε προµήθειας, δανείου, αµοιβής, ανταµοιβής ή άλλου πλεονεκτήµατος την παροχή βοήθειας, δωρεάς ή ψήφου που αποσκοπεί σε αθέµιτη επιρροή. Οι νόµοι που αφορούν στη δωροδοκία και διαφθορά ρυθµίζουν όχι µόνο καταβολές µετρητών, αλλά επίσης και άλλα κίνητρα, όπως για παράδειγµα την παροχή ταξιδιών, ψυχαγωγίας ή δώρων, την προσφορά εργασίας και επεκτείνονται σε τρίτα µέρη ή διαµεσολαβούντες οι οποίοι, άµεσα ή έµµεσα, ενεργούν για λογαριασµό της Εταιρίας. Ανάρµοστα δώρα, πληρωµές ή εξυπηρετήσεις θα µπορούσαν να θέσουν σε κίνδυνο τη φήµη της AXA Ασφαλιστικής, τις σχέσεις της µε τους πελάτες της και τις ρυθµιστικές αρχές και θα µπορούσαν να προκαλέσουν αστικές και ποινικές διώξεις τόσο στην AXA όσο και στα άτοµα που εµπλέκονται. *Οι σχετικές διατάξεις του Κώδικα Κανονιστικής Συµµόρφωσης και Ηθικής είναι οι 2.5, 2.6, 4.1, 4.4, 4.5, 4.6, 7.2 συν το Παράρτηµα Β. 3

5 ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΕΡΙΟΧΩΝ ΜΕ ΚΙΝ ΥΝΟ ΩΡΟ ΟΚΙΑΣ 1. ώρα και Ψυχαγωγία Τα ώρα, η Ψυχαγωγία και η φιλοξενία περιλαµβάνουν τη λήψη ή προσφορά δώρων, γευµάτων ή άλλων τεκµηρίων εκτίµησης και ευγνωµοσύνης όπως προσκλήσεις σε εκδηλώσεις, ενέργειες ή άλλες κοινωνικές εκδηλώσεις, σε συνάρτηση µε θέµατα που σχετίζονται µε την ΑXA Ασφαλιστική. Σε ορισµένες περιπτώσεις, τα δώρα και η ψυχαγωγία µπορούν να εκληφθούν ως προσπάθειες εξαγοράς ευνοϊκής µεταχείρισης. Η προσφορά, παροχή, υποκίνηση και η αποδοχή τέτοιων κινήτρων θα µπορούσαν να εγείρουν αµφιβολίες για την ικανότητά σας να κάνετε ανεξάρτητες επιχειρηµατικές κρίσεις, καθώς επίσης και για τη δέσµευση της ΑΧΑ Ασφαλιστικής να τηρεί τους νόµους και να συµπεριφέρεται δίκαια στους ανθρώπους. Σε ορισµένες καταστάσεις, τέτοιου είδους κίνητρα, µπορούν, επίσης να είναι παράνοµα. 1.1 εν υπάρχει ελάχιστο ποσό ή κατώτατο όριο που εξαιρεί τη δωροδοκία. Η AXA Ασφαλιστική απαγορεύει τόσο την πληρωµή / προσφορά / έγκριση, όσο και τη λήψη / αποδοχή δωροδοκιών. 1.2 Ποτέ δεν πρέπει να προσφέρετε, πραγµατοποιήσετε, υποκινήσετε ή αποδεχθείτε µια καταβολή µετρητών. 1.3 Όλα τα δώρα και η ψυχαγωγία που γίνονται δεκτά ή δίδονται πρέπει να είναι σύµφωνα µε τις απαιτήσεις της εγκυκλίου 221 και της συνηµµένης Φόρµας Έγκρισης. 1.4 ώρα ή ψυχαγωγία, ανεξάρτητα από το αν προσφέρονται ή λαµβάνονται πρέπει να είναι σε συµφωνία µε τις αποδεκτές επιχειρηµατικές πρακτικές. εν θα πρέπει να θεωρηθεί ότι είναι ικανά να επηρεάσουν την επιχειρηµατική σας κρίση και η δηµοσιοποίησή τους δεν θα πρέπει να δύναται να βλάψει την εµπιστοσύνη σε σας ή την AXA Ασφαλιστική. Υψηλής αξίας δώρα, ψυχαγωγία, χάρες, ή/και προσφορές εργασίας που γίνονται ως προσπάθεια εξαγοράς ευνοϊκής µεταχείρισης πρέπει να αποφεύγονται. 1.5 Αυτή η Πολιτική δεν έχει σκοπό να απαγορεύσει τις συνήθεις πρακτικές που συνάδουν µε τα συναλλακτικά ήθη, όπως: φυσιολογική και κατάλληλη φιλοξενία παροχή ενός ονοµαστικού εθιµοτυπικού δώρου σε µια ειδική περίσταση. χρήση οποιασδήποτε νόµιµης ταχείας διαδικασίας, η οποία είναι διαθέσιµη σε όλους, έναντι καταβολής ενός τέλους 2. έουσα Επιµέλεια για Σχέσεις µε Τρίτα Μέρη 2.1 Όλοι οι Συνεργάτες της AXA Ασφαλιστικής που εµπλέκονται µε την πρόσληψη και εποπτεία τρίτων πρέπει να συµµορφώνονται µε την 231 εγκύκλιο που αφορά τον Κανονισµό Προµηθειών της AXA Ασφαλιστικής. Απαγορεύεται η διεξαγωγή άτυπων διακανονισµών ή ανάρµοστων συµφωνιών. 2.2 Όλες οι συµφωνίες µε τρίτα µέρη πρέπει να γίνονται γραπτώς. Αιτήσεις για αµοιβές ή άλλα κίνητρα ή παροχές που δεν συµπεριλαµβάνονται στην έγγραφη συµφωνία εγείρουν σήµα κινδύνου για δωροδοκία και πρέπει να αξιολογούνται δεόντως. Οι αιτήσεις για πληρωµές εξόδων πρέπει να τηρούν όλες τις σχετικές πολιτικές και διαδικασίες. 4

6 2.3 Όλες οι πληρωµές προς τρίτα µέρη θα πρέπει να είναι καλά τεκµηριωµένες, να περιγράφονται µε ακρίβεια και να είναι καταχωρηµένες στα βιβλία και στα αρχεία της AXA Ασφαλιστικής. 2.4 Αθέµιτες πληρωµές µέσω µεσαζόντων απαγορεύονται - είναι παράνοµο να κάνει κάποιος πληρωµές σε τρίτα µέρη γνωρίζοντας ότι είτε το σύνολο είτε ένα µέρος της πληρωµής προορίζεται άµεσα ή έµµεσα για δωροδοκία. Σε ορισµένες περιπτώσεις ο όρος γνώση έχει ερµηνευθεί ώστε να συµπεριλαµβάνει συνειδητή αµέλεια και σκόπιµη άγνοια. Σαν αποτέλεσµα, ευθύνη µπορεί να προκύψει όχι µόνο όταν κάποιος γνωρίζει πραγµατικά ή εγκρίνει µια αθέµιτη πληρωµή, αλλά και όταν αυτός ή αυτή κάνει τα "στραβά µάτια" σε ενδείξεις που υποδεικνύουν παράβαση. 2.5 Πριν από τη σύναψη σύµβασης µε πάροχο υπηρεσιών, την πρόσληψη ενός διαµεσολαβούντα ή συµβούλου, ή την προσχώρηση σε joint venture, θα πρέπει να εφαρµόζετε την κατάλληλη δέουσα επιµέλεια κατά της δωροδοκίας και να λάβετε από τα τρίτα µέρη συγκεκριµένες διαβεβαιώσεις συµµόρφωσης. 2.6 Οι Συνεργάτες της AXA Ασφαλιστικής που είναι επιφορτισµένοι µε την πρόσληψη και αξιολόγηση τρίτων θα πρέπει να εξετάζουν τα ακόλουθα: (i) τα τρίτα µέρη έχουν τα κατάλληλα προσόντα για τη θέση; (ii) τυχόν προσωπικούς και επαγγελµατικούς δεσµούς µε την κυβέρνηση της Χώρας ή ξένη κυβέρνηση. (iii) τη φήµη από την πελατεία τους. (iv) εάν είναι ξένος φορέας, τη φήµη του στην πρεσβεία ή το προξενείο και τους τοπικούς τραπεζίτες, πελάτες και άλλους επιχειρηµατικούς συνεργάτες και (v) τη φήµη τους από γνωστούς εταίρους ή στενούς συνεργάτες. 2.7 Η AXA Ασφαλιστική διατηρεί το δικαίωµα να καταγγείλει τη σύµβαση µε το τρίτο µέρος χωρίς αποζηµίωση εάν έχει βάσιµους λόγους να συµπεράνει ότι το τρίτο µέρος έχει εµπλακεί σε δωροδοκία. 3. Αλληλεπίδραση µε Στελέχη του κρατικού µηχανισµού Οι αλληλεπιδράσεις µε την κυβέρνηση και τον κρατικό µηχανισµό γενικά περιλαµβάνουν κάθε επιχειρηµατική σύνδεση µε υποψήφιους πολιτικούς, νοµοθέτες, πολιτικά κόµµατα ή κοµµατικά στελέχη, στελέχη ξένων κυβερνήσεων ή εργαζόµενους και στελέχη και εργαζόµενους σε κρατικές επιχειρήσεις και σε δηµόσιους διεθνείς οργανισµούς, όπως είναι τα Ηνωµένα Έθνη Οι επιχειρηµατικές δραστηριότητες µε οποιαδήποτε µορφή σύνδεσης µε το δηµόσιο τοµέα, συµπεριλαµβανοµένων των αλληλεπιδράσεων µε ξένες κυβερνήσεις, πρέπει να γίνονται µε διαφάνεια και ακεραιότητα Κάθε προτεινόµενη πληρωµή ή δώρο σε ένα κυβερνητικό στέλεχος πρέπει να προ-εγκριθεί από την Επιτροπή Εσωτερικού Ελέγχου της AXA Ασφαλιστικής Επιπλέον, αν σκοπεύετε να βάλετε υποψηφιότητα για κάποιο πολιτικό αξίωµα, θα πρέπει να ειδοποιήσετε το Νοµικό Τµήµα την Κανονιστική Συµµόρφωση ή το Ανθρώπινο υναµικό για να εξασφαλιστεί ότι δεν υπάρχουν συγκρούσεις επιχειρηµατικών συµφερόντων µε την AXA Ασφαλιστική. 5

7 4. Πληρωµές ιευκόλυνσης Οι πληρωµές διευκόλυνσης είναι πληρωµές που καταβάλλονται ως κίνητρο για την εξασφάλιση ή την επιτάχυνση της εκτέλεσης µιας συνηθισµένης ή απαραίτητης ενέργειας ή για την παράλειψη µιας πράξης ή ενέργειας, και εκείνος που καταβάλλει την πληρωµή διευκόλυνσης έχει παραβιάσει το νόµο. Η AXA Ασφαλιστική δεν επιτρέπει πληρωµές διευκόλυνσης. 5. Πολιτικές και Φιλανθρωπικές συνεισφορές 5.1. Απαγορεύονται οι πολιτικές συνεισφορές σε κρατικούς φορείς, σε υπαλλήλους ή υποψηφίους από ή για λογαριασµό της AXA Ασφαλιστικής Οι εισφορές για φιλανθρωπικούς σκοπούς µε σκοπό να επηρεάσουν µε αθέµιτο τρόπο έναν πολιτικό αξιωµατούχο απαγορεύονται αυστηρά. Όλα τα αιτήµατα για τέτοιου είδους πληρωµές θα πρέπει να αναφέρονται στην Επιτροπή Εσωτερικού Ελέγχου της AXA Ασφαλιστικής. Όλες οι φιλανθρωπικές συνεισφορές που γίνονται εκ µέρους της AXA Ασφαλιστικής πρέπει να συµµορφώνονται µε τις Πολιτικές που διατυπώνονται σε αυτή την Πολιτική εν θα πρέπει να ζητούνται πολιτικές και φιλανθρωπικές δωρεές από φυσικά πρόσωπα ή εταιρείες, εάν υπάρχει κάποιο αντάλλαγµα που συνδέεται µε την AXA Ασφαλιστική ή εάν το αίτηµα µπορεί να δηµιουργήσει την εντύπωση παρατυπίας, ιδίως από άτοµα ή εταιρείες που δραστηριοποιούνται επιχειρηµατικά µε την AXA Ασφαλιστική. Εάν δεν είστε σίγουροι αν υπάρχει πιθανότητα παρατυπίας, είστε υποχρεωµένοι να ζητήσετε τη συµβουλή και την έγκριση από την Επιτροπή Εσωτερικού Ελέγχου, προτού αποδεχθείτε µια τέτοια προσφορά. 6. Πρόσληψη Αν σας ζητηθεί να προσλάβετε (π.χ. πρακτική άσκηση) δηµόσιους υπαλλήλους ή ιδιώτες ή συγγενείς τους (π.χ, παιδί, σύζυγο, αδελφό, ανιψιό / ανιψιά) ή φίλους, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι δεν υπάρχει αντάλλαγµα η ένδειξη παρατυπίας. Όταν αναζητάτε ευκαιρίες απασχόλησης σε εξωτερικούς οργανισµούς για τον εαυτό σας, συγγενείς ή φίλους σας, δεν πρέπει να ζητάτε ή να δέχεστε ευκαιρίες απασχόλησης σε περίπτωση που υπάρχει αντάλλαγµα που συνδέεται µε την AXA Ασφαλιστική ή αν η αποδοχή µπορεί να οδηγήσει σε ένδειξη παρατυπίας. Αναφέρετε κάθε τέτοια προσφορά στη Νοµική Υπηρεσία, την Κανονιστική Συµµόρφωση, τον Εσωτερικό Έλεγχο ή το Ανθρώπινο υναµικό. 7. Τήρηση Αρχείου Σύµφωνα µε τον Κώδικα Κανονιστικής Συµµόρφωσης και Ηθικής της AXA Ασφαλιστικής, και την Πολιτική Φύλαξης και ιατήρησης Αρχείων που βρίσκεται στο Παράρτηµα Β του Κώδικα απαιτείται τα εταιρικά βιβλία και στοιχεία να αντανακλούν δίκαια και µε ακρίβεια, µε λογική και λεπτοµέρεια, όλες τις συναλλαγές της AXA Ασφαλιστικής, συµπεριλαµβανοµένων όλων των δώρων, της ψυχαγωγίας και της φιλοξενίας. Κατά συνέπεια, θα πρέπει να εξασφαλίζεται η συµµόρφωση µε κάθε µία από τις ακόλουθες απαιτήσεις: 6

8 7.1 Κανείς δεν πρέπει να συµµετέχει σε οποιαδήποτε παραποίηση λογιστικού ή άλλου αρχείου της επιχείρησης Καµιά απόρρητη ή µη καταχωρηµένη δαπάνη ή περιουσιακό στοιχείο δεν πρέπει να δηµιουργείται ή να διατηρείται για οποιοδήποτε σκοπό Θα πρέπει να απαντάτε πλήρως και µε ειλικρίνεια σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις από εσωτερικούς ή ανεξάρτητους ορκωτούς λογιστές της ΑΧΑ Ασφαλιστικής. 7.4 Καµία πληρωµή για λογαριασµό της AXA Ασφαλιστικής δεν θα γίνεται σε µετρητά, δεν θα εγκρίνεται ή δεν θα γίνεται µε πρόθεση ή αντίληψη ότι οποιοδήποτε µέρος της πληρωµής πρόκειται να χρησιµοποιηθεί για οποιοδήποτε άλλο σκοπό εκτός από αυτόν που περιγράφεται στην τεκµηρίωση της πληρωµής. ΥΠΟΒΟΛΗ ΕΚΘΕΣΕΩΝ ΑΝΗΣΥΧΙΩΝ ΚΑΙ ΠΙΘΑΝΩΝ ΠΑΡΑΒΑΣΕΩΝ Σύµφωνα µε τον Κώδικα Κανονιστικής Συµµόρφωσης και Ηθικής της AXA Ασφαλιστικής, στο πνεύµα της καλής εταιρικής διακυβέρνησης, ενθαρρύνεται, αλλά και απαιτείται η αναφορά πιθανής δωροδοκίας. Όποιος µε καλή πίστη κάνει αυτό, θα προστατεύεται από εργασιακά αντίποινα. Είστε υπεύθυνοι για την έγκαιρη έκφραση ανησυχίας τυχόν παραπτωµάτων που σχετίζονται µε τον Κώδικα Κανονιστικής Συµµόρφωσης και οποιαδήποτε Πολιτική της AXA Ασφαλιστικής. Αυτό περιλαµβάνει το ενδεχόµενο παραπτώµατος των Συνεργατών της AXA Ασφαλιστικής σε όλα τα επίπεδα, των υπαλλήλων, των συµβούλων, των τρίτων, και των προσωρινά εργαζόµενων. Θα πρέπει να προβάλλετε τις ανησυχίες σας προτού εξελιχθούν σε προβλήµατα. Σηµειώστε ότι µπορείτε να έρθετε αντιµέτωποι µε πειθαρχικές κυρώσεις - οι οποίες µπορεί να περιλαµβάνουν την αναστολή ή τον τερµατισµό εργασίας ή συνεργασίας µε την AXA Ασφαλιστική - εάν παραβιάσετε τον Κώδικα Κανονιστικής Συµµόρφωσης και Ηθικής της AXA Ασφαλιστικής και τις Πολιτικές της AXA Ασφαλιστικής, κάνετε µια ψευδή έκθεση ή παραλείψετε να συνεργαστείτε πλήρως σε µια έρευνα µιας πιθανής ή µιας πραγµατικής παράβασης. 7

9 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ο ΗΓΟΣ ΩΡΩΝ ΚΑΙ ΨΥΧΑΓΩΓΙΑΣ ΤΗΣ AXA ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΗΣ Η AXA Ασφαλιστική έχει δεσµευτεί µε τα υψηλότερα πρότυπα επαγγελµατικής συµπεριφοράς και δεν επιτρέπει δώρα ή ψυχαγωγία να δίνονται ή να λαµβάνονται σε περιπτώσεις που συνιστούν πραγµατική σύγκρουση συµφερόντων ή ένδειξη σύγκρουσης. Ο Οδηγός αυτός καθορίζει τους γενικούς κανόνες της AXA Ασφαλιστικής σχετικά µε τα δώρα και την ψυχαγωγία. Εκτός από αυτόν τον Οδηγό, υπάρχει και µια σειρά από συµπληρωµατικές εγκυκλίους όπως η 221/2008 που αφορά τα όρια των επαγγελµατικών εξόδων και δώρων. ΚΑΤΕΥΘΥΝΣΕΙΣ 1. Τα ώρα και η Ψυχαγωγία ( &Ψ) µπορούν να δίνονται ή να λαµβάνονται ως ακολούθως: Η αξία δεν θα υπερβαίνει τα 100 σύµφωνα µε την 221 εγκύκλιο. Εάν η αξία υπερβαίνει τα 100 και µέχρι τα 200, τότε τα &Ψ θα πρέπει να εγκρίνονται µέσω της συνηµµένης &Ψ Φόρµας Έγκρισης και να υπογράφονται από το αντίστοιχο µέλος της Εκτελεστικής Επιτροπής και τον CFO. Εάν η αξία υπερβαίνει τα 200 και µέχρι τα 500 τότε απαιτείται έγκριση από τον CEO µέσω της συνηµµένης &Ψ Φόρµας Έγκρισης. Για τα &Ψ που υπερβαίνουν τα 500, αρµόδια προς έγκριση είναι η Επιτροπή Εσωτερικού Ελέγχου. Τα &Ψ αποτελούν εξαιρετικές περιπτώσεις δεν θα πρέπει να είναι συχνά, ώστε να µην οδηγούν σε µια πραγµατική σύγκρουση συµφερόντων ή ένδειξη σύγκρουσης. 2. Τα &Ψ που υπερβαίνουν τα 100 θα πρέπει να υποβάλλονται µέσω της συνηµµένης Φόρµας Έγκρισης η οποία επιβάλλει τις ακόλουθες πληροφορίες: Περιγραφή του δώρου Το όνοµα του ατόµου και του οργανισµού που προσφέρει το αντικείµενο Το όνοµα του ατόµου και του οργανισµού που παραλαµβάνει το αντικείµενο Εκτιµώµενη αξία του αντικειµένου Η Ηµεροµηνία που προσφέρθηκε ή παραλήφθηκε το αντικείµενο Επιχειρηµατικοί λόγοι που στηρίζουν το δώρο Η Φόρµα Έγκρισης θα πρέπει να συµπληρώνεται εντός δύο εβδοµάδων από τη στιγµή που Τα &Ψ προσφέρονται ή λαµβάνονται 3. Τα ακόλουθα δεν είναι ποτέ ενδεδειγµένα: δώρα σε µετρητά ή ισοδύναµα µε µετρητά (π.χ δωροκάρτες ή δωροεπιταγές) δώρα που δίδονται ως δωροδοκία, εξόφληση ή δωροδοκία για κάποια υπηρεσία δώρα που δίδονται µε τη µορφή υπηρεσιών ή άλλων µη χρηµατικών παροχών (π.χ. η υπόσχεση πρόσληψης) ψυχαγωγία που µπορεί να θεωρηθεί ως υπερβολική µέσα στο πλαίσιο της συνήθους επιχειρηµατικής πρακτικής ψυχαγωγία ενηλίκων ή οποιοδήποτε είδος εκδήλωσης που περιέχει άσεµνες συµπεριφορές 4. ώρα, ψυχαγωγία και φιλοξενία που ή λαµβάνονται ή προσφέρονται πρέπει να δηµοσιοποιούνται και να εγκρίνονται σύµφωνα µε τις οδηγίες που περιγράφονται παραπάνω ή πρέπει να επιστρέφονται ή να απορρίπτονται. Εάν δεν είναι εφικτό να επιστραφεί το δώρο, τότε τα αρµόδια όργανα που περιγράφονται παραπάνω θα αποφασίσουν για τον προορισµό του δώρου. 5. Κάθε προτεινόµενη πληρωµή ή δώρο σε έναν κρατικό υπάλληλο πρέπει να προ-εγκρίνεται από την Επιτροπή Εσωτερικού Ελέγχου της AXA Ασφαλιστικής. 8

10 ΦΟΡΜΑ ΕΓΚΡΙΣΗΣ ΩΡΩΝ ΚΑΙ ΨΥΧΑΓΩΓΙΑΣ( &Ψ) πάνω από 100 ωρητής (όλα τα ονόµατα αν είναι παραπάνω από ένα) Παραλήπτης (όλα τα ονόµατα αν είναι παραπάνω από ένα) Ονοµατεπώνυµο Φορέας Ονοµατεπώνυµο Φορέας Ηµ/νία που τα &Ψ προσφέρθηκαν ή παρελήφθησαν (ή πρόκειται να προσφερθούν ή να παραλειφθούν): Πραγµατική ή εκτιµώµενη αξία των &Ψ: Περιγραφή των &Ψ: Σκοπός των &Ψ: Το πρόσωπο που ζητά την έγκριση: Όνοµα: Υπογραφή: Ηµ/νία: Έγκριση µέλους Εκτελεστικής Επιτροπής και CFO ή CEO κατά περίπτωση Όνοµα: Υπογραφή: Ηµ/νία: Έγκριση της Επιτροπής Εσωτερικού Ελέγχου (εάν είναι παραπάνω από 500) Όνοµα: Υπογραφή: Ηµ/νία: Πρέπει να αποστέλλεται ένα αντίγραφο αυτής της Φόρµας Έγκρισης στην Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου εάν το ποσό υπερβαίνει