Σχετικά με τη Γραμμή Βοήθειας Συμμόρφωσης του Ομίλου Generali (EthicsPoint)

Transcript

1 Σχετικά με τη Γραμμή Βοήθειας Συμμόρφωσης του Ομίλου Generali (EthicsPoint) Αναφορές - Γενικά Ασφάλεια αναφορών Εμπιστευτικότητα & προστασία δεδομένων Σχετικά με τη Γραμμή Βοήθειας Συμμόρφωσης του Ομίλου Generali (EthicsPoint) Τι είναι η Γραμμή Βοήθειας Συμμόρφωσης του Ομίλου Generali; Η Γραμμή Βοήθειας Συμμόρφωσης του Ομίλου Generali είναι ένα από τα εμπιστευτικά εργαλεία αναφοράς που βοηθάει τον Όμιλο Generali να αντιμετωπίσει αναφορές σε πρακτικές ή ενέργειες που πιθανώς παραβιάζουν εσωτερικούς και εξωτερικούς κανονισμούς, συμπεριλαμβανομένου και του Κώδικα Δεοντολογίας του Ομίλου Generali. Αυτή η Γραμμή Βοήθειας παρέχεται από την εταιρία GCS Compliance Services Europe LTD (μία θυγατρική εταιρία της Navex Global Inc. Η Γραμμή Βοήθειας δέχεται αναφορές στις γλώσσες των χωρών όπου δραστηριοποιείται ο Όμιλος Generali. Γιατί χρειαζόμαστε ένα σύστημα όπως η Γραμμή Βοήθειας Συμμόρφωσης του Ομίλου Generali; Με τη δημιουργία ανοικτών καναλιών επικοινωνίας, μπορούμε να προάγουμε ένα θετικό και δίκαιο περιβάλλον εργασίας. Ένα αποτελεσματικό σύστημα υποβολής αναφορών θα αυξήσει άλλες προσπάθειες μας να δημιουργήσουμε μια κουλτούρα ακεραιότητας και ηθικής λήψης αποφάσεων. Έρευνες δείχνουν ότι εξωτερικά διαχειριζόμενη Γραμμή Βοήθειας / ηλεκτρονικές φόρμες χρησιμοποιούνται από υπαλλήλους ή τρίτους και είναι ένας πολύ αποτελεσματικός τρόπος για έναν οργανισμό να εντοπίσει παραβάσεις του κανονισμού και ηθικά μη ορθές συμπεριφορές. Μπορώ να κάνω την αναφορά μου είτε μέσω διαδικτύου είτε μέσω τηλεφώνου; Και τι γίνεται εάν δεν έχω πρόσβαση στο διαδίκτυο; Ναι, μπορείτε να υποβάλετε την εμπιστευτική σας αναφορά είτε μέσω τηλεφώνου είτε μέσω διαδικτύου. Εάν δεν έχετε πρόσβαση σε έναν υπολογιστή με πρόσβαση στο διαδίκτυο ή δεν νοιώθετε άνετα να χρησιμοποιήσετε έναν υπολογιστή, μπορείτε να καλέσετε τη Γραμμή Βοήθειας Συμμόρφωσης του Ομίλου Generali, η οποία είναι διαθέσιμη 24 ώρες το 24ωρο, 365 ημέρες τον χρόνο. 1

2 Μπορώ να κάνω την αναφορά μου ανώνυμα; Όπου αυτό επιτρέπεται, μπορείτε να επιλέξετε να κάνετε την αναφορά σας επώνυμα ή ανώνυμα ( 1 ). Ωστόσο, όπου γίνονται δεκτές ανώνυμες αναφορές, ο Όμιλος πιστεύει ότι η έρευνα οποιασδήποτε αναφοράς θα είναι πιο αποτελεσματική, εάν είναι γνωστή η ταυτότητα του ατόμου που υποβάλει την αναφορά. 2

3 Αναφορές - Γενικά Τι είδους περιπτώσεις θα μπορούσα να αναφέρω; Το σύστημα Γραμμής Βοήθειας του Ομίλου Generali είναι σχεδιασμένο για υπαλλήλους και τρίτα μέρη να αναφέρουν οποιαδήποτε πρακτική ή συμπεριφορά που θεωρείτε, με καλή πίστη, ως ακατάλληλη ή μη συμβατή με τον νόμο, τον Κώδικα Δεοντολογίας ή άλλες εσωτερικές πολιτικές όπως οι ακόλουθες: Οικονομικά, ελεγκτικά, λογιστικά θέματα και καταπολέμησης της δωροδοκίας. Για αναφορά άλλου είδους θέματος, μη διστάσετε να χρησιμοποιήσετε ένα εναλλακτικό κανάλι του Ομίλου ή τοπικό κανάλι (όπως αναφέρεται στην ιστοσελίδα του Ομίλου ή της εταιρίας). Οι αναφορές πρέπει να είναι κατάλληλα λεπτομερείς στην περιγραφή των συνθηκών της παράβασης. Τι ΔΕΝ πρέπει να αναφέρεται μέσω αυτού του καναλιού; Μη χρησιμοποιήσετε αυτή τη Γραμμή Βοήθειας / ηλεκτρονική φόρμα για να αναφέρετε γεγονότα τα οποία αποτελούν μια άμεση απειλή ζωής ή περιουσίας. Οι αναφορές που υποβάλλονται σε αυτήν την υπηρεσία μπορεί να μην λάβουν άμεση απάντηση. Εάν χρειάζεστε άμεση βοήθεια, παρακαλούμε όπως επικοινωνήσετε με τις τοπικές αρχές. Επιπλέον, αναφορές από πελάτες δεν θα πρέπει να υποβληθούν μέσω αυτού του εργαλείου, εάν σχετίζονται με προϊόντα ή υπηρεσίες που τους παρέχονται από Εταιρίες του Ομίλου, δεδομένου ότι πρέπει να διαχειρίζονται σύμφωνα με ειδικές διαδικασίες (παρακαλούμε όπως ελέγξετε την ιστοσελίδα της εταιρίας ή τα έγγραφα που επισυνάπτονται στο συμβόλαιο σας). Δεν είμαι βέβαιος εάν αυτό που έχω παρατηρήσει ή ακούσει είναι μια παράβαση εσωτερικών ή εξωτερικών κανονισμών ή εάν περιλαμβάνει ανήθικη συμπεριφορά, αλλά απλά δεν μου φαίνεται σωστό. Τι να κάνω; Μπορείτε να ρωτήσετε τον Υπεύθυνο Συμμόρφωσης της εταιρίας ή να υποβάλετε μια αναφορά μέσω της Γραμμής Βοήθειας Συμμόρφωσης του Ομίλου Generali. Εάν, ως υπάλληλος, ενημερωθώ για μια παράβαση, δεν θα πρέπει να την αναφέρω στον διευθυντή μου και να τον/την ενημερώσω για αυτή και να αναλάβει αυτός περαιτέρω ενέργειες ; Μπορείτε να ενημερώσετε τον άμεσο προϊστάμενο σας για οποιεσδήποτε ανησυχίες σας. Ωστόσο, μπορεί να υπάρξουν περιπτώσεις που είτε δεν νοιώθετε άνετα να αναφέρετε το θέμα με αυτόν τον τρόπο είτε θεωρείτε σκόπιμο να χρησιμοποιήσετε άλλα κανάλια. Για αυτές τις περιπτώσεις, έχουμε θέσει σε εφαρμογή άλλα κανάλια (όπως η πραγματική διεύθυνση και η διεύθυνση του Τμήματος Συμμόρφωσης - που αναφέρεται στην ιστοσελίδα του Ομίλου ή της εταιρίας) και έχουμε συμπράξει με τη Γραμμή Βοήθειας Συμμόρφωσης του Ομίλου Generali. 3

4 Γιατί θα πρέπει να αναφέρω τι γνωρίζω; Τι έχω να κερδίσω; Όλοι έχουμε δικαίωμα να εργαζόμαστε σε ένα θετικό περιβάλλον και με αυτό το δικαίωμα έρχεται και η ευθύνη δράσης με έναν ορθό και ηθικό τρόπο στον χώρο εργασίας καθώς και στη σχέση μας με τους τρίτους. Έτσι, θα πρέπει να έχουμε το δικαίωμα να γνωστοποιήσουμε στα κατάλληλα άτομα, εάν κάποιος δεν ενεργεί σωστά. Κακές συμπεριφορές μπορούν να απειλήσουν τη διαβίωση του Ομίλου, να θέσουν σε κίνδυνο την επιχείρηση και τη φήμη μας. Θέλει η διοίκηση πραγματικά να κάνω αναφορά; Φυσικά. Στην πραγματικότητα, χρειάζεται την αναφορά σας. Μπορεί να έχετε αρχική γνώση μιας ενέργειας που μπορεί να προκαλέσει ανησυχία. Η αναφορά σας μπορεί να ελαχιστοποιήσει μια πιθανή αρνητική επίδραση στην εταιρία, στους ανθρώπους μας και στα τρίτα μέρη. Ως υπάλληλος, θα πρέπει να ανησυχώ για τις επιπτώσεις υποβολής μίας αναφοράς; Ο Όμιλος απαγορεύει αυστηρά τα αντίποινα σε οποιονδήποτε υπάλληλο που υποβάλει μια αναφορά με καλή πίστη, ανεξάρτητα από το άτομο που εμπλέκει η αναφορά. Τι γίνεται εάν θυμηθώ κάτι σημαντικό για το συμβάν μετά την υποβολή της αναφοράς; Ή εάν το υπεύθυνο για την υπόθεση άτομο έχει περαιτέρω ερωτήσεις για μένα σχετικά με την αναφορά μου; Όταν υποβάλετε μια αναφορά στη Γραμμή Βοήθειας Συμμόρφωσης του Ομίλου Generali ή μέσω της ηλεκτρονικής φόρμας, θα λάβετε ένα μοναδικό όνομα χρήστη και θα σας ζητηθεί να επιλέξετε έναν κωδικό πρόσβασης. Μπορείτε να επιστρέψετε εκ νέου στη Γραμμή Βοήθειας Συμμόρφωσης του Ομίλου Generali ή στην ηλεκτρονική φόρμα και να έχετε πρόσβαση στην αρχική αναφορά για να προσθέσετε περισσότερες πληροφορίες ή για να απαντήσετε σε ερωτήσεις που τέθηκαν από το άτομο που είναι υπεύθυνο για την υπόθεση και να προσθέσετε περισσότερες πληροφορίες που θα βοηθήσουν στην επίλυση ανοικτών θεμάτων. Συστήνουμε θερμά να επιστρέψετε στην ιστοσελίδα την καθορισμένη ώρα για να απαντήσετε πιθανές ερωτήσεις. Εάν επιλέξετε να υποβάλετε μια ανώνυμη αναφορά, μπορείτε να κάνετε έναν «ανώνυμο διάλογο» με τον διερευνητή. Τι συμβαίνει, εάν μετά την έρευνα, η αναφορά κριθεί ότι είναι αβάσιμη; Εάν είναι αβάσιμη ή αδικαιολόγητη, ο κατάλληλος Υπεύθυνος Συμμόρφωσης απορρίπτει την αναφορά. Όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με οποιαδήποτε αναφορά δεν θα διατηρηθούν περισσότερο από ό,τι είναι αναγκαίο. Τι συμβαίνει, εάν μετά την έρευνα, η αναφορά κριθεί ότι είναι βάσιμη; Εάν η αναφορά είναι βάσιμη, ο κατάλληλος Υπεύθυνος Συμμόρφωσης θα προσδιορίσει οποιαδήποτε διαρθρωτικά μέτρα που πρέπει να εφαρμοστούν και αξιολογεί εάν είναι κατάλληλα και πειθαρχικά μέτρα λαμβάνοντας υπόψη τον νόμο και τους εσωτερικούς κανονισμούς. Ο Διευθύνων Σύμβουλος ή το κατάλληλο διοικητικό όργανο θα λάβει την τελική απόφαση. 4

5 Όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με οποιαδήποτε αναφορά δεν θα διατηρηθούν περισσότερο από ό,τι είναι αναγκαίο. 5

6 Ασφάλεια αναφορών Κατανοώ ότι κάθε αναφορά που στέλνω από έναν εταιρικό υπολογιστή δημιουργεί ένα αρχείο καταγραφής διακομιστή που δείχνει κάθε ιστοσελίδα με την οποία συνδέεται ο υπολογιστή μου. Αυτό το αρχείο δεν θα με ταυτοποιήσει ως τον αρχικό αποστολέα της αναφοράς; Το σύστημα Γραμμή Βοήθειας Συμμόρφωσης του Ομίλου Generali (EthicsPoint) δεν δημιουργεί ή διατηρεί οποιοδήποτε εσωτερικό αρχείο καταγραφής σύνδεσης με διευθύνσεις IP, οπότε ουδεμία πληροφορία είναι διαθέσιμη που να συνδέει τον υπολογιστή σας με τη Γραμμή Βοήθειας Συμμόρφωσης του Ομίλου Generali (EthicsPoint). Εάν δεν νοιώθετε άνετα να κάνετε μια αναφορά από τον υπολογιστή εργασίας σας, έχετε την επιλογή να χρησιμοποιήσετε έναν υπολογιστή εκτός του εργασιακού σας περιβάλλοντος (όπως έναν που βρίσκεται σε ένα ίντερνετ καφέ, στο σπίτι ενός φίλου σας κτλ) μέσω της ιστοσελίδας ασφάλειας της Γραμμής Βοήθειας Συμμόρφωσης του Ομίλου Generali (EthicsPoint). Ανησυχώ ότι οι πληροφορίες που θα παρέχω στη Γραμμή Βοήθειας Συμμόρφωσης του Ομίλου Generali (EthicsPoint) θα αποκαλύψουν άμεσα την ταυτότητα μου. Πως μπορείτε να με διαβεβαιώσετε ότι αυτό δεν θα συμβεί; Το σύστημα Γραμμή Βοήθειας Συμμόρφωσης του Ομίλου Generali (EthicsPoint) είναι σχεδιασμένο να προστατεύει την ανωνυμία ( 2 ). Ωστόσο, όπου επιτρέπεται, εάν επιθυμείτε να παραμείνετε ανώνυμοι, εσείς - ως αναφέρων- πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το κυρίως μέρος της αναφοράς δεν θα αποκαλύψει την ταυτότητά σας κατά λάθος. Για παράδειγμα «Από το γραφείο μου δίπλα στον Jan Smith» ή «Στα 33 μου χρόνια». Εγγυάται η τηλεφωνική Γραμμή Βοήθειας επίσης την ανωνυμία; Ναι ( 2 ). Όπου επιτρέπεται, θα σας ζητηθεί να παρέχετε τις ίδιες πληροφορίες που θα παρείχατε σε οποιαδήποτε διαδικτυακή ηλεκτρονική αναφορά και ο λαμβάνων συνέντευξη θα δακτυλογραφεί τις απαντήσεις σας στην ιστοσελίδα της Γραμμής Βοήθειας Συμμόρφωσης του Ομίλου Generali (EthicsPoint). Αυτές οι αναφορές έχουν τα ίδια μέτρα ασφάλειας που εφαρμόζονται κατά τη διάρκεια της παράδοσης. Πως μπορώ να προσδιορίσω την ταυτότητά μου; Υπάρχει μια ενότητα στην ηλεκτρονική φόρμα για να προσδιορίσετε την ταυτότητά σας. Εάν καλέσετε τη Γραμμή Βοήθειας, μπορείτε να αποκαλύψετε την ταυτότητα σας σε αυτόν που σας παίρνει τη συνέντευξη. 6

7 Εμπιστευτικότητα και προστασία δεδομένων Οι αναφορές και τα δεδομένα που υποβάλλονται επεξεργάζονται με εμπιστευτικό τρόπο; Ναι, οποιοδήποτε από τα ειδικά κανάλια πληροφόρησης και αν χρησιμοποιείτε, οι αναφορές σας, οι πιθανές επαφές για αυτές, καθώς και τα δεδομένα σας και αυτά ατόμων που εμπλέκονται θα αντιμετωπίζονται πάντοτε με εχεμύθεια και η διαχείρισή τους θα γίνεται με τη μέγιστη διακριτικότητα, σύμφωνα με την Πολιτική Προστασίας Δεδομένων του Ομίλου Generali και την ισχύουσα νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων. Ποιες πληροφορίες θα πρέπει να συμπεριλάβω στην αναφορά; Θα πρέπει να υποβάλλετε μόνο τις πληροφορίες που είναι αναγκαίες για να λάβει χώρα μια έρευνα για την αναφορά που κατατέθηκε, για παράδειγμα, δεν θα πρέπει να υποβάλετε πληροφορίες σχετικά με την ιδιωτική ζωή ενός ατόμου ή ευαίσθητα δεδομένα (συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών για την υγεία ή τη σεξουαλική ζωή τους ), εκτός εάν είναι απολύτως αναγκαία και σχετίζονται άμεσα με την αναφορά. Επίσης, θα πρέπει να αποφύγετε την υποβολή πληροφοριών για άτομα που δεν σχετίζονται με την αναφορά που κατατίθεται. Που πηγαίνουν οι αναφορές; Ποιος έχει πρόσβαση σε αυτές; Οι αναφορές εισάγονται άμεσα στον ασφαλή διακομιστή του τρίτου παρόχου υπηρεσίας ( τρίτο μέρος)(τη GCS Compliance Service Europe Ltd.) προς αποφυγή οποιασδήποτε πιθανής παραβίασης της ασφάλειας. Οι πληροφορίες μπορούν να διαβαστούν και να χρησιμοποιηθούν μόνο από άτομα που χρειάζεται να έχουν πρόσβαση για να ολοκληρώσουν τις εργασιακές τους υποχρεώσεις, σύμφωνα με την διαδικασία διαχείρισης ισχυρισμών του Ομίλου Generali ή όπου απαιτείται από τον νόμο. Αυτά τα άτομα μπορεί να είναι στα τμήματα συμμόρφωσης, ελέγχου, ανθρωπίνων πόρων ή στο νομικό τμήμα εντός της Assicurazioni Generali S.p.A. ή των εταιριών του Ομίλου, καθώς και να είναι υπάλληλοι ή τεχνικό προσωπικό της GCS. Οι πληροφορίες μπορεί να αποθηκεύονται από την GCS Compliance Service Europe Ltd, Assicurazioni Generali S.p.A. και από τις εταιρίες του Ομίλου Generali. Σε κάθε περίπτωση η αναφορά θα διαχειρίζεται εμπιστευτικά και σύμφωνα με τη διαδικασία διαχείρισης ισχυρισμών του Ομίλου Generali, πληροφορίες για την οποία είναι διαθέσιμες στην ενότητα Διαδικασία διαχείρισης αναφορών. 7

8 Θα μεταφερθούν οι πληροφορίες στο εξωτερικό; Μπορεί να είναι απαραίτητη η κοινοποίηση των πληροφοριών της αναφοράς εντός του Ομίλου Generali και/ή των επαγγελματιών συμβούλων της στο εξωτερικό. Όπου συμβαίνει αυτό, θα γίνεται πάντα σύμφωνα με τη νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων και την Assicurazioni Generali S.p.A. και οι εταιρίες του Ομίλου θα λάβουν τα κατάλληλα μέτρα για τη διασφάλιση της εμπιστευτικότητας των δεδομένων. Θα γνωστοποιηθούν οι πληροφορίες της αναφοράς στα άτομα που κατονομάζονται στην αναφορά; Για να γίνει δίκαιη έρευνα μίας αναφοράς, είναι συχνά απαραίτητο να πληροφορείται το κατηγορούμενο πρόσωπο, ώστε να μπορεί να απαντήσει στην αναφορά. Θα ληφθούν όλα τα εύλογα μέτρα για την προστασία της ταυτότητάς σας. Πως μπορώ να έχω πρόσβαση στις πληροφορίες που παρείχα; Κατά την υποβολή της αναφοράς σας, θα σας δοθεί ένα μοναδικό PIN και θα σας ζητηθεί να εισάγετε έναν κωδικό πρόσβασης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα στοιχεία για να κάνετε ανασκόπηση και να προσθέσετε πληροφορίες στην αναφορά. Έχετε το δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα σας, ή υπό ορισμένες προυποθέσεις μπορείτε να ζητήσετε να γίνουν αλλαγές στα δεδομένα ή να διαγραφούν δεδομένα. Για να προβείτε σε αυτό, συνδεθείτε με το σύστημα ή καλέστε τη Γραμμή Βοήθειας και υποβάλετε σχετικό αίτημα. Το αίτημά σας θα προωθηθεί στον κατάλληλο Υπεύθυνο Συμμόρφωσης του Ομίλου Generali, ο οποίος θα σας δώσει τα στοιχεία επικοινωνίας του τμήματος που διαχειρίζεται το αίτημά σας. (1) Δεν επιτρέπονται ανώνυμες αναφορές στο Βέλγιο, Γαλλία, Λουξεμβούργο, Πορτογαλία και Ισπανία (2) Δεν επιτρέπονται ανώνυμες αναφορές στο Βέλγιο, Γαλλία, Λουξεμβούργο, Πορτογαλία και Ισπανία 8