ISO 9001:2000 ΕΚΘΕΣΗ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ

Transcript

1 ΕΚΘΕΣΗ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΕΙΔΙΚΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΕΡΕΥΝΑΣ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΙΩΑΝΝΙΝΩΝ Σύνταξη: Γ. Ντέτσικας, Προϊστάμενος Γραμματείας Ειδικού Λογαριασμού Έρευνας Α. Σερβετάς, Υπεύθυνος Μονάδας Διαχείρισης Ποιότητας Ιωάννινα, 15/12/2008 Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 1 από 41

2 Πίνακας Περιεχομένων 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΕΡΕΥΝΩΝ ΕΙΣΑΓΩΓΉ ΣΚΟΠΌΣ, ΔΙΟΊΚΗΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΊΡΙΣΗ ΤΟΥ ΕΙΔΙΚΟΎ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΎ ΠΛΑΊΣΙΟ ΔΙΑΧΕΊΡΙΣΗΣ ΈΡΓΩΝ 7 3 ΑΝΑΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΕΡΕΥΝΩΝ ΕΙΣΑΓΩΓΉ ΑΝΑΜΌΡΦΩΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΟΎ ΠΛΑΙΣΊΟΥ ΈΡΓΩΝ ΑΝΑΜΌΡΦΩΣΗ ΤΗΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΉΣ ΔΟΜΉΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΏΝ Οργάνωση σε Επίπεδο Διεύθυνσης Τμήμα Προγραμματισμού, Ανάπτυξης και Παρακολούθησης Έργων Οργάνωση Μονάδας Προμηθειών Δημιουργία Μονάδας Ποιότητας Στελέχωση Τμημάτων, Μονάδων και Θέσεων Εργασίας ΕΓΚΑΤΆΣΤΑΣΗ ΝΈΟΥ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΎ ΣΥΣΤΉΜΑΤΟΣ Εκπόνηση Σχεδίου Μετάπτωσης Δεδομένων Αναβάθμιση δικτύου δεδομένων και εξοπλισμού πληροφορικής Εγκατάσταση και παραμετροποίηση Πληροφοριακού Συστήματος Δοκιμαστικές Μεταπτώσεις Δεδομένων και έλεγχος Εκπαίδευση Προσωπικού Οριστική Μετάπτωση Δεδομένων Επιχειρησιακή Λειτουργία νέου Πληροφοριακού Συστήματος Εκπαίδευση συνεργατών Προβλήματα που παρουσιάστηκαν ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΔΡΑΣΕΩΝ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ ΕΙΣΑΓΩΓΉ ΕΚΠΑΊΔΕΥΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΎ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ ΕΡΕΥΝΏΝ ΕΝΗΜΈΡΩΣΗ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΏΝ ΥΠΕΥΘΎΝΩΝ ΚΑΙ ΣΥΝΕΡΓΑΤΏΝ ΈΡΓΩΝ 15 5 ΑΝΑΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΕΙΣΑΓΩΓΉ ΕΠΑΝΑΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ ΤΗΣ ΙΣΤΟΣΕΛΊΔΑΣ ΠΑΡΟΧΉ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΉΣ ΠΡΌΣΒΑΣΗΣ ΣΤΑ ΈΡΓΑ ΛΊΣΤΕΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΏΝ ΑΝΑΚΟΙΝΏΣΕΩΝ 17 6 ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΕΠΑΡΚΕΙΑ ΕΙΣΑΓΩΓΉ ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ, ΕΓΚΑΤΆΣΤΑΣΗ ΚΑΙ ΕΦΑΡΜΟΓΉ ΣΥΣΤΉΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΊΡΙΣΗΣ ΠΟΙΌΤΗΤΑΣ 19 Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 2 από 41

3 6.3 ΠΙΣΤΟΠΟΊΗΣΗ ΚΑΤΆ ISO 9001: ΠΙΣΤΟΠΟΊΗΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΉΣ ΕΠΆΡΚΕΙΑΣ ΓΙΑ ΤΗ ΜΕΤΑΒΑΤΙΚΉ ΠΕΡΊΟΔΟ ΠΙΛΟΤΙΚΉ ΕΠΙΘΕΏΡΗΣΗ ΑΠΌ ΤΟΝ ΕΛΟΤ 21 7 ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΚΑΙ ΕΞΩΤΕΡΙΚΗ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΕΙΣΑΓΩΓΉ ΈΡΕΥΝΑ ΙΚΑΝΟΠΟΊΗΣΗΣ ΣΥΝΕΡΓΑΤΏΝ ΒΑΣΙΚΆ ΣΥΜΠΕΡΆΣΜΑΤΑ ΈΡΕΥΝΑΣ ΙΚΑΝΟΠΟΊΗΣΗΣ ΣΥΝΕΡΓΑΤΏΝ ΈΡΕΥΝΑ ΙΚΑΝΟΠΟΊΗΣΗΣ ΦΟΡΈΩΝ ΧΡΗΜΑΤΟΔΌΤΗΣΗΣ ΒΑΣΙΚΆ ΣΥΜΠΕΡΆΣΜΑΤΑ ΈΡΕΥΝΑΣ ΙΚΑΝΟΠΟΊΗΣΗΣ ΦΟΡΈΩΝ ΧΡΗΜΑΤΟΔΌΤΗΣΗΣ ΈΡΕΥΝΕΣ ΑΝΑΣΚΌΠΗΣΗ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΙΚΟΙ ΣΤΟΧΟΙ ΕΙΣΑΓΩΓΉ ΠΡΟΤΆΣΕΙΣ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΙΚΏΝ ΣΤΌΧΩΝ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ ΟΡΓΑΝΌΓΡΑΜΜΑ ΟΝΟΜΑΤΌΓΡΑΜΜΑ ΚΑΙ ΟΡΙΣΜΌΣ ΥΠΕΥΘΎΝΩΝ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΌΓΙΟ ΈΡΕΥΝΑΣ ΙΚΑΝΟΠΟΊΗΣΗΣ ΣΥΝΕΡΓΑΤΏΝ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΌΓΙΟ ΈΡΕΥΝΑΣ ΙΚΑΝΟΠΟΊΗΣΗΣ ΦΟΡΈΩΝ ΧΡΗΜΑΤΟΔΌΤΗΣΗΣ 39 Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 3 από 41

4 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Με αντικειμενικό σκοπό την αποτελεσματική υλοποίηση των αναγκαίων δράσεων για την περαιτέρω ανάπτυξη και ενίσχυση της Επιτροπής Ερευνών του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων και των παρεχόμενων υπηρεσιών της, υλοποίησε πρόγραμμα που αφορά την αναδιοργάνωση της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Έρευνας και την εφαρμογή διαδικασιών διοίκησης ποιότητας. Η Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων έχει ολοκληρώσει το πρόγραμμα αναδιοργάνωσής της, στο οποίο συνοπτικά συμπεριλαμβάνονται τα ακόλουθα: 1. Επικαιροποίηση του Οδηγού Χρηματοδότησης και προσαρμογή του Διαχειριστικού Πλαισίου Έργων στις ανάγκες της Προγραμματικής Περιόδου , 2. Αναμόρφωση της οργανωτικής δομής της Γραμματείας, των διαδικασιών και των εντύπων διαχείρισης έργων, 3. Αναδιοργάνωση και η αναβάθμιση του εσωτερικού δικτύου δεδομένων και του συναφούς εξοπλισμού πληροφορικής, 4. Εγκατάσταση, παραμετροποίηση και μετάπτωση των υφιστάμενων δεδομένων παρελθόντων ετών από το παλαιό πληροφοριακό σύστημα στο νέο πληροφοριακό σύστημα, 5. Παροχή ηλεκτρονικής πρόσβασης στα έργα που διαχειρίζεται η Επιτροπή Ερευνών για τους επιστημονικούς υπευθύνους και τους συνεργάτες τους, 6. Επανασχεδιασμός της ιστοσελίδας της Επιτροπής Ερευνών, 7. Εγκατάσταση συστήματος διαχείρισης ποιότητας σύμφωνα με το διεθνές πρότυπο ISO 9001:2000, 8. Πιστοποίηση από διαπιστευμένο οργανισμό επιθεωρήσεων και πιστοποίησης συστημάτων διαχείρισης ISO 9001:2000, 9. Αναδιοργάνωση του Εγχειριδίου Διαχείρισης Ποιότητας σύμφωνα με τις απαιτήσεις διαχειριστικής επάρκειας, την υποβολή αίτησης και την πιστοποίηση της διαχειριστικής επάρκειας της Επιτροπής Ερευνών του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων ως δικαιούχου έργων ΕΣΠΑ για την περίοδο Η Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων είναι η δεύτερη Επιτροπή Ερευνών, μετά την Επιτροπή Ερευνών του ΑΠΘ, που πιστοποιήθηκε κατά ISO 9001:2000. Επίσης η Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου μας πιστοποιήθηκε πρώτη από το σύνολο των Α.Ε.Ι. και Τ.Ε.Ι. για τη διαχειριστική της επάρκεια από την αρμόδια Διαχειριστική Αρχή του Επιχειρησιακού Προγράμματος Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση (αρ. πρωτ / ). Η πιστοποίηση αυτή ισχύει οριζόντια για όλα τα Επιχειρησιακά Προγράμματα του ΕΣΠΑ Τέλος, η Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων έχει επιλεγεί από τον ΕΛΟΤ ως ενδεικτικός Τελικός Δικαιούχος έργων της προγραμματικής περιόδου , για την αξιολόγησή της ως προς τη δυνατότητα ανταπόκρισής της στο Σχέδιο Διαχειριστικής Επάρκειας που έχει ανακοινώσει ο οργανισμός και πρόκειται να εφαρμοστεί στο άμεσο μέλλον. Οι παραπάνω αλλαγές ολοκληρώθηκαν χωρίς ουσιαστικά να διαταραχθεί η καθημερινή λειτουργία της Γραμματείας και η αποτελεσματική εξυπηρέτηση των συνεχιζόμενων έργων, των συνεργατών και των φορέων χρηματοδότησης. Στα κεφάλαια 2 έως και 6 που ακολουθούν γίνεται μια αποτίμηση των δράσεων που αφορούσαν τη συνολική αναδιοργάνωση. Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 4 από 41

5 Επιπρόσθετα, η Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων χρησιμοποιεί ένα σύνολο εργαλείων μέτρησης, καταγραφής και αποτίμησης της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών της. Μεταξύ των εργαλείων αυτών χρησιμοποιούνται τα ακόλουθα: 1. Προσδιορισμός μετρήσιμων αντικειμενικών στόχων και αποτίμηση της επίτευξης αυτών. 2. Τακτική διεξαγωγή ερευνών ικανοποίησης των συνεργατών και των φορέων χρηματοδότησης των έργων που υλοποιεί. 3. Καταγραφή και αντιμετώπιση μη-συμμορφούμενου προϊόντος. 4. Καταγραφή και αντιμετώπιση παραπόνων από συνεργάτες ή φορείς χρηματοδότησης. 5. Καταγραφή και αποτίμηση προτάσεων βελτίωσης. Στο κεφάλαιο 7 γίνεται μια παρουσίαση των κυριότερων ευρημάτων που προέκυψαν από τη χρήση αυτών των εργαλείων αξιολόγησης των παρεχόμενων υπηρεσιών και της σχετικής επεξεργασίας των δεδομένων που έχουν συλλεγεί. Τέλος, στο κεφάλαιο 8 γίνεται μια παρουσίαση των προτάσεων αντικειμενικών στόχων για το έτος 2009, προκειμένου να βελτιωθεί η λειτουργία και να αναβαθμιστούν περαιτέρω οι παρεχόμενες υπηρεσίες. Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 5 από 41

6 2 ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΕΡΕΥΝΩΝ 2.1 Εισαγωγή Η διαχείριση των χρηματοδοτούμενων έργων στα Α.Ε.Ι. γίνεται από την Επιτροπή Ερευνών, η οποία ενεργεί για λογαριασμό του Πανεπιστημίου και σύμφωνα με θεσμικό πλαίσιο το οποίο προσδιορίζεται από την ΚΥΑ ΚΑ 679/96 και τον Οδηγό Χρηματοδότησης Ερευνών. Η Επιτροπή Ερευνών υπόκειται σε πλήθος ελέγχων, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο και τις κατά περίπτωση συμβατικές της υποχρεώσεις. Οι έλεγχοι φυσικού και οικονομικού αντικειμένου διενεργούνται κατά περίπτωση από τους ακόλουθους φορείς και οργανισμούς: Σώμα Ορκωτών Ελεγκτών (τακτικός ετήσιος έλεγχος). Ελεγκτικό Συνέδριο Ελλάδος (έκτακτος έλεγχος). Ελεγκτικό Συνέδριο Ευρωπαϊκής Ένωσης (έκτακτος έλεγχος). Γ.Γ. Ευρωπαϊκής Επιτροπής (UKLAF) (έκτακτος έλεγχος). Υπουργεία Παιδείας, Οικονομικών και Γενικό Λογιστήριο Κράτους (ετήσιος έλεγχος με την υποβολή καταστάσεων και εκθέσεων, καθώς επίσης έκτακτος έλεγχος). Υπουργεία Παιδείας, Οικονομικών και Γενικό Λογιστήριο Κράτους (έκτακτος έλεγχος). Φορείς Χρηματοδότησης, στο πλαίσιο επιθεωρήσεων και ελέγχων. Τέλος, διαχειριστικός έλεγχος είναι δυνατόν να διενεργείται από δημοσιονομικούς υπαλλήλους σε όλα τα προγράμματα που χρηματοδοτούνται από πόρους της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Η Επιτροπή Ερευνών ελέγχει και παρακολουθεί την ομαλή εξέλιξη των έργων, λαμβάνει τα μέτρα που είναι απαραίτητα για την απρόσκοπτη υλοποίησή τους, ελέγχει τη νόμιμη και αποτελεσματική χρήση των πόρων, και τέλος ελέγχει τη νομιμότητα και την πληρότητα όλων των διενεργουμένων πράξεων από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο κάθε έργου. 2.2 Σκοπός, Διοίκηση και Διαχείριση του Ειδικού Λογαριασμού Σκοπός του Λογαριασμού είναι η διάθεση και διαχείριση κονδυλίων που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών οποιουδήποτε είδους που είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών καθώς και έργων συνεχιζόμενης κατάρτισης και έργων για την παροχή επιστημονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών μελετών, την εκτέλεση δοκιμών, μετρήσεων, εργαστηριακών εξετάσεων και αναλύσεων, την παροχή γνωμοδοτήσεων, τη σύνταξη προδιαγραφών για λογαριασμό τρίτων, ως και άλλων σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που συμβάλλουν στη σύνδεση της εκπαίδευσης και της έρευνας με την παραγωγή και εκτελούνται ή παρέχονται από το επιστημονικό προσωπικό του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων και με τη συνεργασία άλλων ειδικών επιστημόνων (άρθρο 1, παρ. 2, Υ.Α. ΚΑ/679/ , ΦΕΚ 826 τ.β). Όργανα διοικήσεως και διαχειρίσεως του Λογαριασμού είναι: 1. Η Επιτροπή Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού (Επιτροπή Ερευνών). 2. Η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού. Η Επιτροπή Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού συγκροτείται, λειτουργεί και έχει τις αρμοδιότητες που αναλυτικά περιγράφονται στα άρθρα 4 & 5 της ΚΥ.Α. ΚΑ/679/ Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 6 από 41

7 2.3 Πλαίσιο Διαχείρισης Έργων Το πλαίσιο διαχείρισης έργων προσδιορίζεται από: 1. τις διατάξεις της ΚΥΑ ΚΑ/679/ «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αριθμό Β1/819 Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Ιδρύματα της χώρας"», 2. τον Οδηγό Χρηματοδότησης Ερευνών, που έχει συνταχθεί σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 3, παρ. 2 του Ν. 3027/2002, σε συνδυασμό με τις διατάξεις του Άρθρου 9 της ΚΥΑ ΚΑ/679/ , 3. τις διατάξεις του Ν. 1268/1982 για τη δομή και λειτουργία των Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων, όπως ισχύει σήμερα, Σε διαχειριστικό επίπεδο, η διαχείριση των έργων αναλύεται με: 1. τις Οδηγίες Εφαρμογής Διαχειριστικού Πλαισίου Έργων, 2. τα έντυπα, τις διεργασίες, τις διαδικασίες και τις οδηγίες εργασίας του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας. Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 7 από 41

8 3 ΑΝΑΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΕΡΕΥΝΩΝ 3.1 Εισαγωγή Η διαδικασία προσαρμογής της Επιτροπής Ερευνών του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων σε ένα σύστημα αποτελεσματικής διαχείρισης των νέων Επιχειρησιακών Προγραμμάτων της Δ Προγραμματικής Περιόδου στόχευε στην αποτελεσματική υλοποίηση των αναγκαίων δράσεων για την περαιτέρω ανάπτυξη και ενίσχυση των παρεχόμενων υπηρεσιών της. Βασικός σκοπός είναι η Επίτευξη Διαχειριστικής Επάρκειας, η πλήρης αξιοποίηση του θεσμικού πλαισίου και η αναδιοργάνωση των διαδικασιών σύμφωνα με τις προβλέψεις της ΚΥΑ ΚΑ 679/96 και των κριτηρίων επάρκειας τελικών δικαιούχων, προκειμένου να είναι άμεση η ανταπόκριση στις απαιτήσεις που τίθενται για τη διαχείριση έργων της Δ Προγραμματικής Περιόδου Στο πλαίσιο της βελτίωσης της οργάνωσης και της λειτουργίας της Γραμματείας έγιναν οι ακόλουθες ενέργειες: 1. Ολοκληρώθηκε η επικαιροποίηση του Οδηγού Χρηματοδότησης, καθώς και η προσαρμογή του Διαχειριστικού Πλαισίου Έργων στις ανάγκες της Προγραμματικής Περιόδου Ολοκληρώθηκε η αναμόρφωση της οργανωτικής δομής της Γραμματείας, των διαδικασιών και των εντύπων διαχείρισης έργων. 3. Ολοκληρώθηκε η εγκατάσταση του νέου Πληροφοριακού Συστήματος διαχείρισης έργων. Οι ενέργειες αυτές αναλύονται συνοπτικά στα υποκεφάλαια που ακολουθούν. 3.2 Αναμόρφωση Διαχειριστικού Πλαισίου Έργων Ολοκληρώθηκε η επικαιροποίηση του Οδηγού Χρηματοδότησης, καθώς και η προσαρμογή του Διαχειριστικού Πλαισίου Έργων στις ανάγκες της Προγραμματικής Περιόδου Στο πλαίσιο του σχεδιασμού και της οργάνωση διαδικασιών αποτελεσματικής ανταπόκρισης στο νέο θεσμικό πλαίσιο διαχείρισης έργων ολοκληρώθηκαν οι ακόλουθες ενέργειες: 1. Επικαιροποιήθηκε ο Οδηγός Χρηματοδότησης Έργων, σε συμφωνία με την ΚΥΑ ΚΑ 679/96, το εθνικό και το κοινοτικό θεσμικό πλαίσιο. 2. Συντάχθηκαν αναλυτικές Οδηγίες Εφαρμογής Διαχειριστικού Πλαισίου Έργων, οι οποίες σε συνδυασμό με τα λοιπά Διοικητικά και Οικονομικά Έντυπα εξειδικεύουν το τεχνικοδιαχειριστικό περιβάλλον υλοποίησης των έργων σύμφωνα με τον Οδηγό Χρηματοδότησης Έργων, την ΚΥΑ ΚΑ 679/96 και το εθνικό και ευρωπαϊκό πλαίσιο. 3.3 Αναμόρφωση της οργανωτικής δομής και διαδικασιών Ολοκληρώθηκε η αναμόρφωση της οργανωτικής δομής της Γραμματείας, των διαδικασιών και των εντύπων διαχείρισης έργων. Τα κριτήρια διαχειριστικής επάρκειας που προσδιορίστηκαν από το Υπουργείο Οικονομίας και Οικονομικών, σύμφωνα με τη σχετική απαίτηση 2 περί Οργανωτικής Δομής (απαίτηση για τις απαραίτητες υπηρεσίες και όργανα του δυνητικού δικαιούχου και αντίστοιχες διαδικασίες), προβλέπεται ότι ανεξάρτητα από τη φύση κάθε υλοποιούμενου έργου και ανεξάρτητα από το είδος του δικαιούχου θα πρέπει να έχουν προσδιορισθεί οι υπηρεσίες και τα αρμόδια όργανα που είναι υπεύθυνα για τις ακόλουθες διαδικασίες: 1. Προγραμματισμός έργων ενεργειών. Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 8 από 41

9 2. Σχεδιασμός και ωρίμανση έργων (για τις περιπτώσεις δημοσίων συμβάσεων: σχεδιασμός εκπόνησης μελετών - αδειοδοτήσεις / για τις περιπτώσεις επιλογής ωφελούμενων σχεδιασμός και έκδοση του κανονιστικού πλαισίου εφαρμογής των δράσεων κλπ). 3. Διενέργεια διαγωνισμού, ανάθεση και διαχείριση σύμβασης για τις περιπτώσεις δημόσιων συμβάσεων ή διαδικασία επιλογής ωφελουμένων για τις λοιπές περιπτώσεις. 4. Παρακολούθηση και πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου έργου. 5. Οικονομική διαχείριση έργου. Βασικά στοιχεία της αναγκαίας αναδιοργάνωσης της οργανωτικής δομής είναι τα ακόλουθα: Οργάνωση σε Επίπεδο Διεύθυνσης Προκειμένου να υπάρξει αποτελεσματική ανταπόκριση στην παραπάνω απαίτηση, έγινε η αναδιοργάνωση της οργανωτικής δομής της Γραμματείας, με την οργάνωση της Γραμματείας σε επίπεδο Διεύθυνσης και τη δημιουργία τεσσάρων Τμημάτων: 1. Τμήμα Προγραμματισμού, Ανάπτυξης και Παρακολούθησης Έργων, το οποίο έχει την ευθύνη για τον προγραμματισμό και την Ωρίμανση Έργων, την αποτελεσματική τεχνική βοήθεια και υποστήριξη των ερευνητών στη σύνταξη, έλεγχο επιλεξιμότητας και υποβολή προτάσεων, καθώς και το συντονισμό και παρακολούθηση των συμβατικών υποχρεώσεων των έργων, την επικοινωνία με τις Δ.Α. και τους φορείς χρηματοδότησης για θέματα σχετικά με την υλοποίηση και παρακολούθηση των έργων, 2. Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης Έργων, το οποίο έχει την ευθύνη για την εκτέλεση των οικονομικών υποχρεώσεων του Ειδικού Λογαριασμού προς το Δημόσιο (ΔΟΥ, Υπουργείο Οικονομικών, Ασφαλιστικοί Οργανισμοί κλπ), καθώς και για την τήρηση των διατάξεων του ΚΒΣ και της λοιπής νομοθεσίας που αφορούν τον τρόπο και χρόνο ενημέρωσης των βιβλίων καθώς και την τήρηση των εσωτερικών κανόνων. 3. Τμήμα Διοικητικών και Οικονομικών Συναλλαγών, το οποίο έχει την ευθύνη για την ασφαλή τήρηση των αρχείων, την παραλαβή εισερχομένων στοιχείων και επαλήθευση της συμβατότητάς τους με τους κανόνες διαχείρισης, την προετοιμασία και τη διενέργεια οικονομικών και διοικητικών πράξεων, την, καθώς και την τεκμηριωμένη παράδοση στοιχείων και επιταγών και παροχή των αναγκαίων οδηγιών και πληροφοριών στους συναλλασσόμενους. 4. Τμήμα Διαχείρισης Πληροφοριακού Συστήματος και Διασφάλισης Ποιότητας, το οποίο έχει την ευθύνη για την ανάλυση, τον ανασχεδιασμό και την αποτελεσματική τεκμηρίωση του πληροφορικού συστήματος, καθώς επίσης και την προσαρμογή του στους εθνικούς και κοινοτικούς κανόνες, τις διαδικασίες ποιότητας και αναβάθμισης του σε εργαλείο εφαρμογής της πολιτικής ποιότητας της Επιτροπής Ερευνών. Σχετικό είναι το οργανόγραμμα που παρουσιάζεται στο Παράρτημα 1 της παρούσας έκθεσης, το οποίο παρουσιάζει την οργάνωση σε επίπεδο τμήματος και μονάδας. Ειδικότερα, με: 1. την αναδιοργάνωση της Γραμματείας σε επίπεδο Διεύθυνσης με Τμήματα και Μονάδες 2. την αναδιοργάνωση των Τμημάτων Οικονομικής Διαχείρισης, Διοικητικών και Οικονομικών συναλλαγών και Διαχείρισης Πληροφοριακού Συστήματος, 3. τη δημιουργία του Τμήματος Προγραμματισμού, Ανάπτυξης και Παρακολούθησης Έργων 4. την αναδιοργάνωση της Μονάδας Προμηθειών, 5. τη δημιουργία της Μονάδας Διαχείρισης Ποιότητας, 6. τη δημιουργία του Γραφείου Νομικής Υποστήριξης, Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 9 από 41

10 ενισχύεται η αποτελεσματικότερη διαχείριση των έργων και η συνεχής βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών Τμήμα Προγραμματισμού, Ανάπτυξης και Παρακολούθησης Έργων Το Τμήμα Προγραμματισμού, Ανάπτυξης και Παρακολούθησης Έργων της Γραμματείας της Επιτροπής Ερευνών αποτελεί την φυσική μετεξέλιξη του Γραφείου ΕΠΕΑΕΚ της Επιτροπής Ερευνών, το οποίο πέραν της διαχείρισης και παρακολούθησης των έργων ΕΠΕΑΕΚ είχε αναλάβει με απόφαση της Διοίκησης τη διαχείριση των έργων των διαφόρων άλλων Επιχειρησιακών Προγραμμάτων και Κοινοτικών Πρωτοβουλιών, με έμφαση στο ΠΕΠ ΗΠΕΙΡΟΥ, την Κοινωνία της Πληροφορίας και το INTERREG. Οι προβλέψεις και τα κριτήρια διαχειριστικής επάρκειας, όπως αναφέρθηκε παραπάνω, επιβάλλουν την ύπαρξη δομών για τον αποτελεσματικό σχεδιασμό, προγραμματισμό και παρακολούθηση των έργων. Για το σκοπό αυτό, το Τμήμα ανέλαβε την παρακολούθηση όλων των έργων που διαχειρίζεται η Επιτροπή Ερευνών. Στο παραπάνω πλαίσιο, με τη δημιουργία του Τμήματος επιδιώκεται η Βελτίωση των διαδικασιών σχεδιασμού, προγραμματισμού και υποβολής προτάσεων, καθώς επίσης και η αποτελεσματική υποστήριξη των ερευνητικών, εκπαιδευτικών και αναπτυξιακών πρωτοβουλιών του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων Οργάνωση Μονάδας Προμηθειών Στο πλαίσιο αναδιοργάνωσης της Επιτροπής Ερευνών, και με αντικειμενικό στόχο την οργάνωση και λειτουργία οργανωτικής μονάδας για την υποστήριξη της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων προμήθειας αγαθών και υπηρεσιών, αναπτύχθηκε η Μονάδα Προμηθειών στο Τμήμα Διοικητικών και Οικονομικών Συναλλαγών. Η Μονάδα Προμηθειών αποτελεί τη μετεξέλιξη του προϋπάρχοντος Γραφείου Προμηθειών, το οποίο είχε την ευθύνη της διενέργειας των Πρόχειρων Διαγωνισμών για τα έργα που διαχειρίζεται η Επιτροπή Ερευνών. Η νέα Μονάδα Προμηθειών, ικανοποιώντας τη σχετική απαίτηση διαχειριστικής επάρκειας που περιγράφηκε παραπάνω, έχει την ευθύνη διενέργειας παντός τύπου διαγωνισμών που απαιτούνται για την υλοποίηση των έργων (πρόχειρων, τακτικών και διεθνών) Δημιουργία Μονάδας Ποιότητας Δημιουργήθηκε νέα οργανωτική μονάδα, η Μονάδα Ποιότητας, η οποία έχει την ευθύνη του σχεδιασμού και εφαρμογής του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας (ΣΔΠ), την εξασφάλιση της καθιέρωσης, εφαρμογής και διατήρησης των διεργασιών που απαιτούνται για το ΣΔΠ, την ενημέρωση της Διοίκησης σχετικά με την επίδοση του ΣΔΠ και με οποιοδήποτε ανάγκη για βελτίωση, καθώς και τη συλλογή και παρακολούθηση προγραμματισμένων ενεργειών του ΣΔΠ. Επιπρόσθετα, η Μονάδα Ποιότητας έχει επιπλέον την ευθύνη της προσαρμογής του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας στις απαιτήσεις: 1. του διεθνούς προτύπου ISO 9001:2000, 2. της διαχειριστικής επάρκειας για τη μεταβατική περίοδο, οι οποίες προέκυψαν μετά τον σχεδιασμό και εγκατάσταση του αρχικού συστήματος κατά ISO. 3. της οριστικής διαχειριστικής επάρκειας, μετά την οριστικοποίηση των απαιτήσεων και των κριτηρίων από τον αρμόδιο εθνικό οργανισμό τυποποίησης, τον ΕΛΟΤ. Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 10 από 41

11 3.3.5 Στελέχωση Τμημάτων, Μονάδων και Θέσεων Εργασίας Μετά τον προσδιορισμό του οργανογράμματος, έγινε η αξιολόγηση, η επιλογή και η τοποθέτηση των υπευθύνων των τμημάτων, μονάδων και θέσεων εργασίας, ενώ παράλληλα έγινε ο προσδιορισμός του αντικειμένου και της ευθύνης κάθε θέσης εργασίας. Σχετικό είναι το ισχύον Ονοματόγραμμα που παρουσιάζεται στο Παράρτημα 2 της παρούσας έκθεσης. 3.4 Εγκατάσταση νέου Πληροφοριακού Συστήματος Ολοκληρώθηκε η εγκατάσταση του νέου Πληροφοριακού Συστήματος διαχείρισης έργων. Η εγκατάσταση του νέου πληροφοριακού συστήματος απαιτούσε μια σειρά προσεκτικά σχεδιασμένων βημάτων. Οι λειτουργικοί στόχοι που τέθηκαν εξαρχής ήταν οι ακόλουθοι: Να μην διαταραχθεί η καθημερινή λειτουργία της υπηρεσίας. Να συνεχιστεί η κανονική διαχείριση των έργων. Να διασφαλιστεί η ακεραιότητα των ιστορικών στοιχείων του ΕΛΚΕ. Να μεταφερθούν όλα τα δεδομένα από το παλιό στο νέο πληροφοριακό σύστημα. Να είναι όλα τα δεδομένα διαθέσιμα για όλα τα έργα στο νέο πληροφοριακό σύστημα. Να μην χρειάζεται η προσφυγή σε στοιχεία στο παλιό πληροφοριακό σύστημα, αλλά όλα τα αναγκαία δεδομένα να είναι διαθέσιμα στο νέο πληροφοριακό σύστημα, για όλα τα ανοικτά έργα. Τα βήματα που υλοποιήθηκαν στη διαδικασία αυτή είναι τα ακόλουθα: 1. Εκπόνηση σχεδίου μετάπτωσης δεδομένων 2. Αναδιοργάνωση του εσωτερικού δικτύου δεδομένων και του συναφούς εξοπλισμού πληροφορικής 3. Εγκατάσταση και Παραμετροποίηση Πληροφοριακού Συστήματος 4. Δοκιμαστικές Μεταπτώσεις Δεδομένων και έλεγχος μετάπτωσης 5. Εκπαίδευση Χρηστών 6. Οριστική Μετάπτωση 7. Κανονική Λειτουργία Εκπόνηση Σχεδίου Μετάπτωσης Δεδομένων Το πληροφοριακό σύστημα που διέθετε η Επιτροπή Ερευνών είχε ένα σχετικά απλό μοντέλο δεδομένων, ενώ ταυτόχρονα ήταν αναπτυγμένο σε τεχνολογίες της δεκαετίας του 1980 (λειτουργικό σύστημα DOS, σύστημα αρχείων τύπου dbase και λογισμικό ανεπτυγμένο στη γλώσσα προγραμματισμού Clipper). Στο πλαίσιο αυτού του βήματος έγινε: 1. μελέτη του μοντέλου δεδομένων του παλαιού πληροφοριακού συστήματος, 2. μελέτη του μοντέλου δεδομένων του νέου πληροφοριακού συστήματος, 3. μελέτη συσχετίσεων, συσχετισμός και απεικόνιση του μοντέλου δεδομένων του παλαιού στο νέο πληροφοριακό σύστημα, 4. εντοπισμός των βασικών στοιχείων για τη μετάπτωση, 5. σχεδιασμός και ανάπτυξη αυτόματων διαδικασιών για τη μετάπτωση των δεδομένων. Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 11 από 41

12 Η διαδικασία αυτή ήταν ιδιαίτερα χρονοβόρα και επίπονη, δεδομένων των λειτουργικών στόχων που είχαν τεθεί, οι οποίοι προσδιόριζαν ότι η μετάπτωση έπρεπε να ήταν πλήρης για όλα τα ανοικτά έργα. Το σχέδιο μετάπτωσης αναπτύχθηκε αρχικά στην περίοδο 6 ος έως 9 ος 2007, και οριστικοποιήθηκε τον Δεκέμβριο 2007, μετά από τις αναγκαίες βελτιώσεις κατόπιν των δοκιμαστικών μεταπτώσεων και των ελέγχων ακεραιότητας δεδομένων Αναβάθμιση δικτύου δεδομένων και εξοπλισμού πληροφορικής Η Επιτροπή Ερευνών διέθετε εσωτερικό δίκτυο δεδομένων οργανωμένο στο δικτυακό λειτουργικό σύστημα Nvel, για τη διαμοίραση των κοινών πόρων στους χρήστες του συστήματος. Τα βασικότερα χαρακτηριστικά του προγενέστερου συστήματος δικτύωσης ήταν τα ακόλουθα: Παρωχημένο μοντέλο ανάπτυξης τοπικών δικτύων δεδομένων. Μεγάλες καθυστερήσεις στην επικοινωνία μεταξύ των συστημάτων του τοπικού δικτύου. Αναποτελεσματική και προβληματική πρόσβαση στο Internet για τους χρήστες του εσωτερικού τοπικού δικτύου, καθώς υπήρξαν μεγάλες καθυστερήσεις στην επικοινωνία. Μη πλήρης αξιοποίηση των σύγχρονων εργαλείων πληροφορικής και επικοινωνιών. Αναποτελεσματικό σύστημα ασφάλειας, καθώς είχε βασιστεί στην υλοποίηση των πολιτικών προστασίας μέσω υλισμικού (hardware firewall) και δεν επέτρεπε την αποτελεσματική προσαρμογή και παραμετροποίησή του. Το σύστημα αυτό αναδιοργανώθηκε το 2007 ως εξής: 1. Αποκτήθηκε ο αναγκαίος εξοπλισμός servers και δικτύωσης, καθώς και το αναγκαίο λογισμικό για την εγκατάσταση των πληροφοριακών συστημάτων: Servers (Database servers, Web Servers, ISA Server, File Servers, κλπ) Δικτυακός Εξοπλισμός Σταθμοί Εργασίας Χρηστών Περιφερειακές Συσκευές (Δικτυακοί Εκτυπωτές, Scanners για την ψηφιοποίηση των εισερχομένων εγγράφων, κλπ). 2. Δημιουργήθηκε το dmain rc.ui.gr, για την αποτελεσματική διαχείριση των πληροφοριακών πόρων της Επιτροπής Ερευνών. 3. Δημιουργήθηκαν οι λογαριασμοί των υπαλλήλων και υλοποιήθηκε η πολιτική ασφάλειας ανάλογα με το οργανόγραμμα της υπηρεσίας. 4. Χρήση του παλαιού προγράμματος με την αξιοποίηση της νέας υποδομής. Επισημαίνεται ότι οι ανωτέρω αλλαγές σχεδιάστηκαν και υλοποιήθηκαν με ασφάλεια και χωρίς να επηρεαστεί η κανονική λειτουργία της υπηρεσίας. Η φυσική κατάργηση του δικτύου Nvel και η αξιοποίηση της νέας πληροφοριακής υποδομής από τους χρήστες έγινε σε ένα σαββατοκύριακο, διότι είχε προηγηθεί αποτελεσματικός σχεδιασμός και συνεχής έλεγχος της διαδικασίας, έτσι ώστε να διασφαλιστεί ότι η μετάβαση από το παλαιό στο νέο δίκτυο θα γίνει χωρίς προβλήματα. Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 12 από 41

13 3.4.3 Εγκατάσταση και παραμετροποίηση Πληροφοριακού Συστήματος Το νέο πληροφοριακό σύστημα εγκαταστάθηκε στις αρχές του Φθινοπώρου 2007, προκειμένου να εξοικειωθούν οι χρήστες στη λειτουργία του, να γίνει η αναγκαία εκπαίδευση, καθώς επίσης και να γίνει ο έλεγχος των δοκιμαστικών μεταπτώσεων. Στο πλαίσιο αυτό έγινε: - η εγκατάσταση του πληροφοριακού συστήματος, - η προσαρμογή των διαφόρων παραμέτρων του στον Οδηγό Διαχείρισης Έργων και στις Οδηγίες Εφαρμογής Διαχειριστικού Πλαισίου Έργων, - ο έλεγχος των δεδομένων που εισήχθησαν στο πλαίσιο των δοκιμαστικών μεταπτώσεων Δοκιμαστικές Μεταπτώσεις Δεδομένων και έλεγχος Για μια χρονική περίοδο τεσσάρων περίπου μηνών, από τις αρχές του Φθινοπώρου 2007 έως τα τέλη του έτους 2007, έγιναν αλλεπάλληλες δοκιμαστικές μεταπτώσεις και έλεγχος των δεδομένων, προκειμένου να διασφαλιστεί η αποτελεσματική ολοκλήρωση της διαδικασίας μετάπτωσης των παλαιών δεδομένων στο νέο πληροφοριακό σύστημα. Στο πλαίσιο του βήματος αυτού λοιπόν έγινε: 1. Έλεγχος των δεδομένων που εισήχθησαν στο πλαίσιο των δοκιμαστικών μεταπτώσεων. 2. Εντοπισμός προβλημάτων 3. Εάν υπάρχουν προβλήματα: 3.1. Προσαρμογή των παραμέτρων και των αλγορίθμων μετάπτωσης 3.2. Διενέργεια νέας Δοκιμαστικής Μετάπτωσης Επανάληψη από το βήμα 1 4. Τέλος Διαδικασίας Εκπαίδευση Προσωπικού Στο πλαίσιο αυτού του βήματος έγιναν συνεχείς εκπαιδεύσεις του προσωπικού της Επιτροπής Ερευνών σε θέματα που άπτονται της λειτουργίας του πληροφοριακού συστήματος ανάλογα με τις απαιτήσεις κάθε θέσης εργασίας και σε σχέση με τις διαδικασίες, τα έντυπα και τις σχετικές οδηγίες Οριστική Μετάπτωση Δεδομένων Η οριστική μετάπτωση των δεδομένων από το παλαιό στο νέο πληροφοριακό σύστημα έγινε στην περίοδο από 3/1/2008 έως και τις 6/1/ Επιχειρησιακή Λειτουργία νέου Πληροφοριακού Συστήματος Την Δευτέρα, 7/1/2008, η Επιτροπή Ερευνών λειτουργούσε με το νέο πληροφοριακό σύστημα, χωρίς ουσιαστικά καμιά καθυστέρηση και χωρίς να επηρεαστεί καθόλου η καθημερινή εξυπηρέτηση των έργων. Τα προβλήματα που εντοπίστηκαν έπρεπε να αντιμετωπιστούν χωρίς να επηρεάζουν τη λειτουργία των έργων και τα αιτήματα των Επιστημονικών Υπευθύνων. Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 13 από 41

14 3.4.8 Εκπαίδευση συνεργατών Σε ημερίδα που διοργανώθηκε στα μέσα Ιανουαρίου 2008, έγινε η παρουσίαση του νέου συστήματος διαχείρισης έργων και η εκπαίδευση των Ε.Υ. και των συνεργατών των διαφόρων έργων Προβλήματα που παρουσιάστηκαν Η περίοδος από την 1/1/2008 έως και σήμερα ήταν ιδιαίτερα επίπονη, δεδομένου ότι ήταν απαραίτητο, ταυτόχρονα με την κανονική λειτουργία της υπηρεσίας και της εξυπηρέτησης των αναγκών των έργων να γίνεται: - Αντιμετώπιση των δανειακών αναγκών των έργων με ταυτόχρονο περιορισμό των δανείων παλαιού τύπου (πριν τις 31/12/2007). - Ολοκλήρωση της εκπαίδευσης του προσωπικού κατά τη διάρκεια χρήσης του πληροφοριακού συστήματος. - Τροποποίηση όλων των ενεργών έργων, προκειμένου να υπάρχει συμβατότητα των κατηγοριών δαπανών των υφιστάμενων έργων με την νεοεισαγώμενη έννοια της βασικής κατηγοριοποίησης δαπανών. - Μεταφορά κινήσεων δαπανών όλων των έργων που υπέστησαν την παραπάνω τροποποίηση. - Τροποποίηση όλων των ενεργών συμβάσεων, σε συνάρτηση με τις παραπάνω δύο ενέργειες. - Αντιμετώπιση του προβλήματος μη-ελέγχου του ακριβούς υπολοίπου των συμβάσεων και των αντίστοιχων πληρωμών τους που είχαν καταχωρηθεί πριν την 1/1/ Αντιμετώπιση προβλημάτων που αφορούσαν τη διαφορετική αντιμετώπιση των εισαγωγών από το εξωτερικό, τόσο αναφορικά με την ολοκλήρωση κινήσεων του πρώτου τριμήνου που στα πρώτα τους στάδια υλοποιήθηκαν σύμφωνα με την προηγούμενη διαδικασία, όσο και συνολικά όλων των κινήσεων οι οποίες έπρεπε να υλοποιηθούν με τη χρήση συγκεκριμένων λογαριασμών τάξεως του νέου λογιστικού σχεδίου. - Προσπάθεια επίλυσης προβλημάτων που οφείλονται σε ελλιπή τεκμηρίωση των αναγκαίων διαδικασιών. - Καταγραφή και τεκμηρίωση διοικητικών ή διαχειριστικών ή τεχνικών ενεργειών προκειμένου να υπάρξει έγγραφη τυποποίηση (π.χ. μέσω οδηγιών εργασίας). Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 14 από 41

15 4 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΔΡΑΣΕΩΝ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ 4.1 Εισαγωγή Στο πλαίσιο του σχεδιασμού και της υλοποίησης δράσεων εκπαίδευσης, έγιναν αλλεπάλληλες εκπαιδεύσεις και ενημερώσεις σε θέματα που αφορούσαν: 1. την υλοποίηση δράσεων εκπαίδευσης του Προσωπικού της Επιτροπής Ερευνών σε θέματα διαχείρισης και πληροφοριακού συστήματος, και 2. την υλοποίηση δράσεων ενημέρωσης των επιστημονικών υπευθύνων, των ερευνητών και των συνεργατών που απασχολούνται στη διαχείριση έργων. 4.2 Εκπαίδευση Προσωπικού Επιτροπής Ερευνών Στο πλαίσιο της εκπαίδευσης του Προσωπικού της Επιτροπής Ερευνών έγιναν αλλεπάλληλες εκπαιδεύσεις του προσωπικού σε θέματα που αφορούσαν: - Το πρότυπο ISO και τις απαιτήσεις του - Τη νέα οργανωτική δομή, τον νέο Οδηγό Χρηματοδότησης Ερευνών και τις Οδηγίες Εφαρμογής του Διαχειριστικού Πλαισίου Έργων. - Το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας της Επιτροπής Ερευνών (Εγχειρίδιο Ποιότητας, διεργασίες, διαδικασίες, έντυπα και οδηγίες εργασίας) - Το νέο Πληροφοριακό Σύστημα, ανάλογα με τις απαιτήσεις κάθε θέσης εργασίας. 4.3 Ενημέρωση Επιστημονικών Υπευθύνων και Συνεργατών Έργων Στις αρχές του 2008 διοργανώθηκε ημερίδα ενημέρωσης των Επιστημονικών Υπευθύνων και των συνεργατών των έργων σε θέματα που αφορούσαν: - Τη νέα οργανωτική δομή, τον νέο Οδηγό Χρηματοδότησης Ερευνών και τις Οδηγίες Εφαρμογής του Διαχειριστικού Πλαισίου Έργων. - Τα νέα έντυπα της Επιτροπής Ερευνών, καθώς και τις προβλεπόμενες ενέργειες. - Τη διαδικασία ένταξης και τροποποίησης έργων. - Τη διαδικασία σύναψης συμβάσεων με φυσικά και νομικά πρόσωπα. - Τη διαδικασία πληρωμής των δαπανών και τα αναγκαία δικαιολογητικά. Επίσης, σε καθημερινή βάση τα στελέχη της Επιτροπής Ερευνών μεριμνούν για την συνεχή και αποτελεσματική ενημέρωση των υπευθύνων αναφορικά με το πλαίσιο διαχείρισης έργων. Τον Δεκέμβριο του 2008 διοργανώθηκε ημερίδα ενημέρωσης των Επιστημονικών Υπευθύνων και των συνεργατών των έργων σε θέματα που αφορούσαν το σχεδιασμό, την υποβολή και τη διαχείριση έργων στο 7ΠΠ. Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 15 από 41

16 5 ΑΝΑΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ 5.1 Εισαγωγή Στο πλαίσιο της αναγκαίας αναδιοργάνωσης των υπηρεσιών πληροφόρησης της Επιτροπής Ερευνών του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων, και σε συνέχεια των σχετικών αποτελεσμάτων της Έρευνας Ικανοποίησης Συνεργατών 2007, υλοποιήθηκαν οι ακόλουθες δράσεις: 1. Επανασχεδιασμός της ιστοσελίδας της Επιτροπής Ερευνών. 2. Παροχή ηλεκτρονικής πρόσβασης, κατόπιν αιτήσεώς τους, σε όσους επιστημονικούς υπευθύνους έργων το επιθυμούν. 3. Εντονότερη δραστηριοποίηση στην ενημέρωση μέσω της λίστας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 5.2 Επανασχεδιασμός της ιστοσελίδας Επανασχεδιάστηκαν και αναβαθμίστηκαν οι παρεχόμενες υπηρεσίες μέσω της ιστοσελίδας της Επιτροπής Ερευνών, σύμφωνα με τα ακόλουθα: - Επαναπροσδιορίστηκε το περιεχόμενο της ιστοσελίδας - επανασχεδιάστηκε η μορφή της ιστοσελίδας - αναρτήθηκαν πληροφορίες που αφορούν την οργανωτική δομή της υπηρεσίας. 5.3 Παροχή ηλεκτρονικής πρόσβασης στα έργα Το καλοκαίρι του 2008 δόθηκε η δυνατότητα ηλεκτρονικής πρόσβασης στα έργα που διαχειρίζεται η Επιτροπή Ερευνών για τους επιστημονικούς υπευθύνους και τους συνεργάτες που οι ίδιοι οι Επιστημονικοί Υπεύθυνοι ορίζουν με σχετική τους έγγραφη εξουσιοδότηση. Στο πλαίσιο αυτό, οι Ε.Υ και οι εξουσιοδοτημένοι από αυτούς συνεργάτες έχουν τη δυνατότητα αναζήτησης των κάτωθι στοιχείων: - Κατάλογος έργων - Διοικητικά Στοιχεία - Διοικητικές Ενέργειες - Εργαζόμενοι - Συμβάσεις - Μισθοδοσίες - Οικονομικός Απολογισμός - Οικονομικές Ενέργειες - Οικονομικές Κινήσεις - Ανάλυση δεσμεύσεων - Υπόλοιπα συμβάσεων Η ολοκλήρωση της διαδικασίας αυτής επέτρεψε: 1. την άμεση ενημέρωση σχετικά με την κατάσταση των διαφόρων διοικητικών, οικονομικών ή άλλων αιτημάτων. 2. την αποφυγή της αναγκαιότητας επίσκεψης των Ε.Υ ή των συνεργατών τους για την αναζήτηση στοιχείων στην Επιτροπή Ερευνών. Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 16 από 41

17 3. την έγκαιρη διαπίστωση ενδεχόμενων προβλημάτων. 5.4 Λίστες Ηλεκτρονικών Ανακοινώσεων Επανασχεδιάστηκαν και αναβαθμίστηκαν οι παρεχόμενες υπηρεσίες ηλεκτρονικής ενημέρωσης μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μέσω της παροχής της δυνατότητας εγγραφής στη λίστα ενημέρωσης. Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 17 από 41

18 6 ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΕΠΑΡΚΕΙΑ 6.1 Εισαγωγή Σύμφωνα με τις προβλέψεις του Υπουργείου Οικονομίας και Οικονομικών και της πρόσφατης εθνικής νομοθεσίας, οι Ειδικές Υπηρεσίες που θα αναλάβουν καθήκοντα διαχείρισης επιχειρησιακών προγραμμάτων της προγραμματικής περιόδου (Διαχειριστικές Αρχές και/ή Ενδιάμεσοι Φορείς Διαχείρισης) θα προβαίνουν κατά την μεταβατική περίοδο (έως τις 31/12/2008 σύμφωνα με τις προβλέψεις, δηλαδή κατά το διάστημα μέχρι την οριστικοποίηση από τον ΕΛΟΤ και την έναρξη εφαρμογής του Ελληνικού Προτύπου Διοίκησης & Διαχείρισης Έργων), στην επιβεβαίωση της διαχειριστικής επάρκειας των δυνητικών τελικών δικαιούχων των συγχρηματοδοτούμενων έργων της Προγραμματικής Περιόδου Η επιβεβαίωση αυτή είναι αναγκαία προκειμένου οι Τελικοί Δικαιούχοι να έχουν δικαίωμα υποβολής και ανάληψης πράξεων (συγχρηματοδοτούμενων έργων) στο πλαίσιο των συγχρηματοδοτούμενων προγραμμάτων της Προγραμματικής Περιόδου (ΕΣΠΑ). Δικαιούχος ο οποίος θα λάβει επιβεβαίωσης διαχειριστικής επάρκειας από οποιαδήποτε Διαχειριστική Αρχή κατά τη μεταβατική περίοδο, θα μπορεί να το χρησιμοποιήσει για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα προγράμματα όλων των Διαχειριστικών Αρχών, και θα συνοδεύει κάθε πρότασή του με τη μεταβατική διαχειριστική επάρκεια μέχρι την έναρξη εφαρμογής του νέου Ελληνικού Προτύπου Διαχείρισης Έργων. Σύμφωνα με τον νόμο 3614/ «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο », προβλέπεται ο σχεδιασμός ενός Ελληνικού Προτύπου Διοίκησης και Διαχείρισης Έργων του ΕΣΠΑ, σύμφωνα με το οποίο θα επιβεβαιώνεται η διαχειριστική επάρκεια των δικαιούχων. Για τη δημιουργία του προτύπου αυτού έχει υπάρξει σχετική δημόσια διαβούλευση, ενώ αναμένεται η εφαρμογή του προτύπου να αρχίσει μετά την Σε κάθε περίπτωση, όλοι οι δυνητικά τελικοί δικαιούχοι που έχουν λάβει επιβεβαίωση διαχειριστικής επάρκειας κατά την μεταβατική περίοδο, οφείλουν να πιστοποιηθούν σύμφωνα με το Ελληνικό Πρότυπο Διοίκησης και Διαχείρισης Έργων, μετά την οριστικοποίηση του τελικού προτύπου και την έκδοση των σχετικών αποφάσεων. Οι βασικές απαιτήσεις της διαχειριστικής επάρκειας είναι οι ακόλουθες: ΑΠΑΙΤΗΣΗ 1: Επάρκεια εφαρμοζόμενου κανονιστικού πλαισίου. Η διασφάλιση της υλοποίησης των έργων σύμφωνα με τους κανόνες του Κοινοτικού Δικαίου, αλλά και με πλήρη εφαρμογή όλων των εθνικών διατάξεων που είναι υποχρεωτικές ανάλογα με τη νομική μορφή του φορέα, ιδίως σε περιπτώσεις φορέων που εφαρμόζουν ειδικό κανονιστικό πλαίσιο για την ανάθεση, εκτέλεση και διαχείριση έργων, προμηθειών και υπηρεσιών, είναι πρωτεύουσας σημασίας. ΑΠΑΙΤΗΣΗ 2: Οργανωτική δομή (απαραίτητες υπηρεσίες και όργανα του δικαιούχου και αντίστοιχες διαδικασίες). Ανεξάρτητα από τη φύση κάθε έργου και ανεξάρτητα από το είδος του δικαιούχου θα πρέπει να έχουν προσδιορισθεί οι υπηρεσίες και τα αρμόδια όργανα που είναι υπεύθυνα για τις διαδικασίες του προγραμματισμού, του σχεδιασμού και ωρίμανσης έργων, της διενέργειας διαγωνισμών, της επιλογής ωφελουμένων, της παρακολούθησης και πιστοποίησης του φυσικού αντικειμένου, καθώς και της οικονομικής διαχείρισης. ΑΠΑΙΤΗΣΗ 3: Τεκμηρίωση διαδικασιών διαχείρισης / ύπαρξη εγχειριδίου. Οι ανωτέρω αναφερθείσες διαδικασίες θα πρέπει κατ ελάχιστο να περιγράφονται σε εγχειρίδιο/α που χρησιμοποιεί ο δυνητικός δικαιούχος. Η ύπαρξη εγχειριδίου διαδικασιών (οι οποίες καθορίζονται εγγράφως και εφαρμόζονται κατά την λειτουργία του φορέα) αποτελεί Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 18 από 41

19 μια από τις πιο σημαντικές απαιτήσεις για την απόδειξη της διαχειριστικής ικανότητας του δυνητικού δικαιούχου. Η τεκμηρίωση των διαδικασιών μπορεί να συνδυάζεται με την πιθανή εφαρμογή πιστοποιημένου Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας (σύμφωνα με το πρότυπο ISO 90011) από τον φορέα. ΑΠΑΙΤΗΣΗ 4: Ελάχιστες προϋποθέσεις επάρκειας υλικοτεχνικής υποδομής. Τέλος, οι δυνητικοί δικαιούχοι οφείλουν να εξασφαλίσουν μια ελάχιστη απαιτούμενη υλικοτεχνική υποδομή, η οποία θα διασφαλίζει την επαρκή λειτουργικότητα και την ασφαλή αποθήκευση διαχείριση των πληροφοριών και των αρχείων. Για τον λόγο αυτό και ανεξάρτητα από το μέγεθος του φορέα αυτός θα πρέπει να αποδεικνύει κατ ελάχιστο ότι διαθέτει τα ακόλουθα: μηχανογραφημένη οικονομική διαχείριση τήρηση του Ελληνικού Λογιστικού Σχεδίου ή άλλου κλαδικού σχεδίου (π.χ. διπλογραφικό σύστημα για δήμους) για τους φορείς για τους οποίους το προβλέπει η σχετική νομοθεσία 5 ηλεκτρονική διασύνδεση της Τεχνικής υπηρεσίας (ή της αντίστοιχης μονάδας) με βάσεις πληροφοριών (ΓΓΔΕ, SIMAP, ΓΓΕΑ κ.α.) 5 βιβλιοθήκη (ή ηλεκτρονική βιβλιοθήκη) με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο για την υλοποίηση έργων, με πρότυπα τεύχη προκηρύξεων (ανάλογα με τα έργα που υλοποιεί ο φορέας), καθώς και υπάρχοντες οδηγούς ή κείμενα αναφοράς (Πρότυπα τεύχη της ΓΓΔΕ, πρότυπα τεύχη ελάχιστων απαιτήσεων για Περιφερειακά έργα της ΓΓΕΑ ΥΠΟΙΟ, οδηγοί ΜΟΔ,) κ.λ.π. 5 σύστημα ηλεκτρονικής παρακολούθησης έργων τεχνική υποστήριξη της υποδομής 5 χώρους και τρόπους ασφαλούς τήρησης φύλαξης των πληροφοριών και των κύριων αρχείων. Στο παραπάνω πλαίσιο, η Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων, έχει σχεδιάσει και υλοποιήσει τις παρακάτω ενέργειες: 1. Σχεδιασμός, Εγκατάσταση και Εφαρμογή Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας 2. Πιστοποίηση κατά ISO 9001: Πιστοποίηση Διαχειριστικής Επάρκειας για τη Μεταβατική Περίοδο 4. Πιλοτική Επιθεώρηση από τον ΕΛΟΤ για την Διαχειριστική Επάρκεια σύμφωνα με το σχέδιο του Ελληνικού Προτύπου Διαχείρισης Έργων. Η οριστικοποίηση και η ανακοίνωση του οριστικού Ελληνικού Προτύπου Διαχείρισης έργων θα επιτρέψει την υποβολή της σχετικής αίτησης, για την οποία η Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων έχει ήδη προετοιμαστεί. 6.2 Σχεδιασμός, Εγκατάσταση και Εφαρμογή Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας Το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας αντικατοπτρίζει: 1. την νέα οργανωτική δομή της Επιτροπής Ερευνών, με τα τμήματα, τις μονάδες και τις επιμέρους θέσεις εργασίας, 2. τους νέους οδηγούς (Οδηγός Διαχείρισης Έργων, Οδηγίες Εφαρμογής Διαχειριστικού Πλαισίου Έργων), 1 ή ανάλογα διεθνή πρότυπα αντίστοιχων απαιτήσεων Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 19 από 41

20 3. τις διεργασίες, τις διαδικασίες και τις οδηγίες εργασίας του ΣΔΠ, 4. τα νέα έντυπα του συστήματος (αιτήσεις, καταγραφές, διοικητικά και οικονομικά έντυπα. Η Επιτροπή Ερευνών εφαρμόζει από την 1/7/2007 σύστημα διαχείρισης ποιότητας σύμφωνα με τις απαιτήσεις του προτύπου ISO 9001: Πιστοποίηση κατά ISO 9001:2000 Τον Δεκέμβριο του 2007 η Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων επιθεωρήθηκε για την εφαρμογή του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, και πιστοποιήθηκε από διαπιστευμένο οργανισμό επιθεωρήσεων και πιστοποίησης συστημάτων διαχείρισης ISO 9001:2000 ότι λειτουργεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις του ISO με πεδίο εφαρμογής τη «Διαχείριση Ερευνητικών, Τεχνολογικών και Συναφών Έργων και Δραστηριοτήτων». Πιστοποίηση 1 η Πιστοποίηση 2 η Πιστοποίηση Αριθμός πιστοποιητικού Πιστοποιητικός φορέας TUV CERT QMSCERT Αριθμός διαπίστευσης φορέα πιστοποίησης TGA-ZM Χρόνος ισχύος πιστοποιητικού (Έως 14/1/ /2/2011 Επισημαίνουμε ότι η Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων είναι η δεύτερη (μετά την ΕΕ του ΑΠΘ) η οποία πιστοποιήθηκε κατά ISO. 6.4 Πιστοποίηση Διαχειριστικής Επάρκειας για τη Μεταβατική Περίοδο Η διαδικασία επιβεβαίωσης της διαχειριστικής επάρκειας για τη μεταβατική περίοδο ξεκίνησε μετά από σχετική δημοσίευση της Ειδικής Υπηρεσίας Διαχείρισης του Επιχειρησιακού Προγράμματος Εκπαίδευση και Δια βίου Μάθηση (ΕΥΔ ΕΔΒΜ), ώστε οι δυνητικοί τελικοί δικαιούχοι να υποβάλλουν αίτηση. Οι δυνητικοί τελικοί δικαιούχοι μπορούν να ομαδοποιηθούν σε τρεις βασικές κατηγορίες (Α, Β και Γ) με βάση το είδος των έργων που προτίθενται να υλοποιήσουν: Στην κατηγορία Α κατατάσσονται οι φορείς που ενδιαφέρονται για την επιβεβαίωση επάρκειας για έργα με τεχνικό αντικείμενο (δημόσια έργα υποδομής, οικοδομικά, συγκοινωνιακά, δικτύων κοινής ωφέλειας, υδραυλικά, περιβάλλοντος, λιμενικά/αλιευτικά, βιομηχανικής ανάπτυξης, ενέργειας, τηλεπικοινωνιών και δικτύων κ.α.), καθώς και των τεχνικών μελετών τους (επιβεβαίωση τύπου Α). Στην κατηγορία Β κατατάσσονται οι φορείς, οι οποίοι ενδιαφέρονται για την επιβεβαίωση επάρκειας για έργα χωρίς τεχνικό αντικείμενο (υπηρεσίες και προμήθειες, δράσεις προμήθειας και εγκατάστασης εξοπλισμού, δημιουργίας και εγκατάστασης συστημάτων πληροφορικής, προμήθειας και εγκατάστασης εξοπλισμού πληροφορικής, ανάθεσης υπηρεσιών συμβούλων και λοιπών υπηρεσιών που δεν σχετίζονται με την υλοποίηση τεχνικών έργων, κατάρτισης και συμβουλευτικής, κλπ) (επιβεβαίωση τύπου Β) Στην κατηγορία Γ υπάγονται φορείς οι οποίοι ενδιαφέρονται για την επιβεβαίωση της επάρκειας μόνο για εξειδικευμένες δράσεις ΕΚΤ (π.χ. δράσεις εκπαίδευσης, επιμόρφωσης, κατάρτισης, δικτύωσης, κλπ), καθώς και λοιπές δράσεις, οι οποίες υλοποιούνται με ίδια μέσα (επιβεβαίωση τύπου Γ). Η επιβεβαίωση αυτή δεν μπορεί να ισχύει για πράξεις, που υλοποιούνται με ίδια μέσα αλλά περιλαμβάνουν αναθέσεις προς τρίτους συμβάσεων ποσού για το οποίο σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία απαιτείται διαδικασία διαγωνισμού ανάθεσης δημόσιας σύμβασης Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 20 από 41

21 Η Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων επέλεξε να υποβάλει αίτηση για την επιβεβαίωση της διαχειριστικής επάρκειας για τους τύπους Β και Γ. Στις 16/9/2008 η Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων, μετά από μερική προσαρμογή του Εγχειριδίου Διαχείρισης Ποιότητας στις απαιτήσεις διαχειριστικής επάρκειας, υπέβαλε αίτηση στην ΕΥΔ ΕΒΔΜ καθώς και τα προβλεπόμενα δικαιολογητικά απόδειξης της διαχειριστικής της επάρκειας, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στη σχετική πρόσκληση της ΕΥΔ ΕΒΔΜ, για την απόκτηση Διαχειριστικής Επάρκειας για τη Μεταβατική Περίοδο ως δικαιούχου έργων ΕΣΠΑ για την περίοδο Επιθεωρήθηκε στις 25-26/9/2008 για την εφαρμογή του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας για την υλοποίηση έργων δημόσιου χαρακτήρα, και πιστοποιήθηκε ότι λειτουργεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις διαχειριστικής επάρκειας για τη μεταβατική περίοδο. Η έκδοση του εγγράφου Επιβεβαίωσης Διαχειριστικής Επάρκειας για τη μεταβατική περίοδο έγινε με την αρ. πρωτ.21595/ απόφαση της ΕΥΔ ΕΔΒΜ. Αξίζει να σημειωθεί ότι η Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων ήταν η πρώτη υπηρεσία που επιθεωρήθηκε από την ΕΥΔ ΕΔΒΜ και απέκτησε πρώτη διαχειριστική επάρκεια. 6.5 Πιλοτική Επιθεώρηση από τον ΕΛΟΤ Οι δυνητικοί τελικοί δικαιούχοι έργων της 4ης προγραμματικής περιόδου, οι οποίοι προτίθενται να να υλοποιήσουν έργα του Εθνικού Στρατηγικού Πλαισίου Αναφοράς (ΕΣΠΑ) για την περίοδο , από 1/1/2009 θα πρέπει να συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις του ελληνικού προτύπου ΕΛΟΤ 1429, ο οποίος έχει ήδη ανακοινωθεί από την αρμόδια Επιτροπή του ΕΛΟΤ. Επιπρόσθετα, έχουν ανακοινωθεί ως σχέδια οι ακόλουθοι Οδηγοί Εφαρμογής του προτύπου ΕΛΟΤ 1429 «Διαχειριστική επάρκεια οργανισμών για την υλοποίηση έργων δημοσίου χαρακτήρα Απαιτήσεις»: ΣΕΠ ΕΛΟΤ "Διαχειριστική επάρκεια οργανισμών για την υλοποίηση έργων δημοσίου χαρακτήρα Οδηγός εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης δημοσίων τεχνικών έργων υποδομής" ΣΕΠ ΕΛΟΤ "Διαχειριστική επάρκεια οργανισμών για την υλοποίηση έργων δημοσίου χαρακτήρα Οδηγός εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης δημοσίων συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών" ΣΕΠ ΕΛΟΤ "Διαχειριστική επάρκεια οργανισμών για την υλοποίηση έργων δημοσίου χαρακτήρα Οδηγός εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης συγκεκριμένων δράσεων με ίδια μέσα" Η Επιτροπή Ερευνών παρακολουθεί συστηματικά την πρόοδο των εργασιών ανάπτυξης του Ελληνικού Προτύπου Διαχείρισης Έργων, μέσω τακτικής ενημέρωσης από την ιστοσελίδα του ΥΠΟΙΟ ( καθώς και από τον ΕΛΟΤ ( αναφορικά με τις διάφορες φάσεις της δημόσιας διαβούλευσης επί του σχεδίου του Ελληνικού Προτύπου Διαχείρισης Έργων ( Με τον τρόπο αυτό η Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων ενσωματώνει συνεχώς, πριν την οριστικοποίηση της έγκρισης του Ελληνικού Προτύπου Διαχείρισης Έργων, σημαντικά του κεφάλαια και εύκολα μπορεί να προβλέψει και να ανταποκριθεί αποτελεσματικά στις περαιτέρω απαιτήσεις που ενδεχομένως θα χρειασθούν. Η Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων επιλέχθηκε από τους συναρμόδιους φορείς (ΕΥΔ ΕΒΔΜ, ΕΛΟΤ, ΥΠΟΙΟ) προκειμένου να δεχθεί πιλοτική Επιθεώρηση από τον ΕΛΟΤ για την Διαχειριστική Επάρκεια σύμφωνα με το σχέδιο του Ελληνικού Προτύπου Διαχείρισης Έργων. Η Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 21 από 41

22 πιλοτική επιθεώρηση αυτή διενεργήθηκε στο διάστημα 12-13/12/2008, από διμελές κλιμάκιο επιθεωρητών του ΕΛΟΤ, όπου και επιθεωρήθηκε η ανταπόκριση σε επίπεδο συστήματος διαχείρισης ποιότητας και η συμμόρφωση προς τα πρότυπα ΕΛΟΤ και ΕΛΟΤ Επισημαίνεται ότι 10 συνολικά αντίστοιχες πιλοτικές επιθεωρήσεις διενεργούνται σε επιλεγμένους τελικούς δικαιούχους από τον ΕΛΟΤ, αναδεικνύοντας έτσι τον ιδιαίτερα υψηλό βαθμό ετοιμότητας της Επιτροπής Ερευνών του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων, καθώς και την ωρίμανση του συστήματος διαχείρισης ποιότητας που εφαρμόζει. Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 22 από 41

23 7 ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΚΑΙ ΕΞΩΤΕΡΙΚΗ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ 7.1 Εισαγωγή Η Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων έχει ενσωματώσει στο Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας που εφαρμόζει ειδικές δράσεις συνεχούς εσωτερικής και εξωτερικής αξιολόγησης, με αντικειμενικό σκοπό τη συνεχή βελτίωση και αναβάθμιση των παρεχόμενων υπηρεσιών της στον τομέα της αποτελεσματικής διαχείρισης έργων. Η εξωτερική αξιολόγηση γίνεται μέσω της διενέργειας σε ετήσια βάση δύο ερευνών: Έρευνα ικανοποίησης συνεργατών Έρευνα ικανοποίησης φορέων χρηματοδότησης Επιπρόσθετα, η εξωτερική αξιολόγηση διενεργείται με την αξιοποίηση των ακόλουθων εργαλείων: Έλεγχοι και επιθεωρήσεις από Φορείς Χρηματοδότησης Επιθεωρήσεις κατά ISO, Διαχειριστική Επάρκεια και ΕΛΟΤ Καταγραφές μη-συμμορφώσεων από φορείς χρηματοδότησης Καταγραφές παραπόνων από συνεργάτες και φορείς χρηματοδότησης. Τέλος, η εσωτερική αξιολόγηση περιλαμβάνει: Εσωτερικές επιθεωρήσεις και αποτελέσματα αυτών. Προληπτικές και διορθωτικές ενέργειες. Ετήσιες τακτικές ανασκοπήσεις από τη διοίκηση. Προγραμματισμός ετήσιων αντικειμενικών στόχων ποιότητας και αποτίμηση του βαθμού επίτευξης αυτών. 7.2 Έρευνα Ικανοποίησης Συνεργατών Η Επιτροπή Ερευνών έχει καθιερώσει τη διεξαγωγή ετήσιας έρευνας ικανοποίησης από τους συνεργάτες της. Η 1 η έρευνα πραγματοποιήθηκε τον Δεκέμβριο του 2007, ενώ η δεύτερη διεξάγεται στην παρούσα περίοδο. Στο πλαίσιο της τακτικής αυτής έρευνας γίνεται η διερεύνηση των απόψεων των Μελών ΔΕΠ, των Διδακτόρων, των Υποψηφίων Διδακτόρων, των Μεταπτυχιακών Φοιτητών, των Διοικητικών Υπαλλήλων, των ΕΤΕΠ καθώς και άλλων κατηγοριών συνεργατών, οι οποίοι έχουν την ευθύνη διαχείρισης έργων που εντάσσονται στην Επιτροπή Ερευνών, είτε έχουν οποιασδήποτε μορφής αλληλεπίδραση με τη Γραμματεία της Επιτροπής Ερευνών. Σκοπός της έρευνας είναι η διερεύνηση των απόψεων των συνεργατών της Επιτροπής Ερευνών. Τα αποτελέσματα της έρευνας αποτελούν τη βάση για την υλοποίηση μιας συνεχούς διαδικασίας αξιολόγησης των παρεχόμενων υπηρεσιών της Επιτροπής Ερευνών από τους συνεργάτες των έργων που διαχειρίζεται. Μέσα από τις απόψεις των συνεργατών επιδιώκεται η αξιολόγηση κυρίως των παρακάτω στοιχείων που αφορούν τη λειτουργία της Γραμματείας της Επιτροπής Ερευνών του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων: 1. ο βαθμός ικανοποίησής τους από την εξυπηρέτηση του προσωπικού, από τη διαδικασία αντιμετώπισης των προσωπικών παραπόνων, καθώς και από τις υπηρεσίες που προσφέρονται μέσω της ιστοσελίδας, Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 23 από 41

24 2. ο βαθμός ικανοποίησής τους από το επίπεδο γνώσεων και τη συμπεριφορά του προσωπικού, καθώς και την κατάσταση των χώρων εξυπηρέτησης, καθώς και η καταγραφή των απόψεών τους σχετικά με τους λόγους ενδεχόμενων καθυστερήσεων, 3. ο βαθμός ικανοποίησής τους σχετικά με την ενημέρωση (ποιότητα, ταχύτητα, εύρος, ευκολία πρόσβασης) καθώς και η διαπίστωση των προτιμώμενων τρόπων ενημέρωσης, 4. η γενική αξιολόγηση των παρεχόμενων υπηρεσιών της Επιτροπής Ερευνών, καθώς και η διατύπωση συγκεκριμένων παρατηρήσεων ή προτάσεων βελτίωσης των υπηρεσιών αυτών. Η Επεξεργασία των Δεδομένων της Έρευνας γίνεται μέσω: της ανάπτυξη του περιβάλλοντος καταγραφής των δεδομένων των ερωτηματολογίων, μέσω του καθορισμού των μεταβλητών της έρευνας στο λογισμικό SPSS 12.0, της ψηφιοποίηση και η καταγραφή των απαντήσεων στο περιβάλλον των μεταβλητών του SPSS 12.0, της επεξεργασία των δεδομένων για την εξαγωγή των αποτελεσμάτων. Το βασικό εργαλείο συλλογής των δεδομένων της έρευνας Ικανοποίησης Συνεργατών είναι το ερωτηματολόγιο (Έντυπο Κτ8.38-Έρευνα Ικανοποίησης Συνεργατών). Τα αναλυτικά αποτελέσματα της Έρευνας Ικανοποίησης Συνεργατών 2007 είναι διαθέσιμα στη σχετική έκθεση της Μονάδας Διαχείρισης Ποιότητας. Τα βασικά συμπεράσματα της έρευνας αυτής παρατίθενται στο υποκεφάλαιο που ακολουθεί. 7.3 Βασικά Συμπεράσματα Έρευνας Ικανοποίησης Συνεργατών 2007 Τα βασικά συμπεράσματα της έρευνας αναφορικά με τον άξονα 1, που έχει σχέση με τις παρεχόμενες υπηρεσίες από το προσωπικό της Επιτροπής Ερευνών, είναι τα ακόλουθα: Η Ταχύτητα και η ποιότητα εξυπηρέτησης, καθώς επίσης και η παροχή βοήθειας κατά το στάδιο της υλοποίησης του έργου αποτελούν τα τρία σημαντικότερα χαρακτηριστικά, σύμφωνα με την άποψη ποσοστού των ερωτώμενων που κυμαίνεται από το 42,5% έως το 55%. Τα επόμενα 3 χαρακτηριστικά που παρουσιάζονται αρκετά σημαντικά είναι η κατανόηση των αναγκών τους, η ποιότητα συνεργασίας με το προσωπικό, καθώς επίσης και η αντιμετώπιση/διάθεση του προσωπικού, με ποσοστά περίπου 30%. Τέλος, ποσοστό 10% έως και 15% θεωρεί σημαντικά χαρακτηριστικά την ευκολία πρόσβασης στο κατάλληλο άτομο, το ωράριο εξυπηρέτησης κοινού και το εύρος των προσφερόμενων υπηρεσιών. Τα βασικά συμπεράσματα της έρευνας αναφορικά με τον άξονα 3, που έχει σχέση με τις παρεχόμενες υπηρεσίες μέσω της ιστοσελίδας της Επιτροπής Ερευνών, είναι τα ακόλουθα: Το 7,5% των ερωτώμενων δήλωσε ότι δεν έχει επισκεφθεί ποτέ την ιστοσελίδα της Επιτροπής Ερευνών και δεν έχει χρησιμοποιήσει καμιά υπηρεσία της. Ποσοστό 73% των ερωτώμενων δηλώνουν ότι χρησιμοποιούν καθόλου έως μετρίως την ιστοσελίδα για αναζήτηση προγραμμάτων, γεγονός που υποδηλώνει την αναγκαιότητα βελτίωσης της ιστοσελίδας της Επιτροπής Ερευνών. Περισσότεροι από τους μισούς ερωτώμενους δηλώνουν ότι χρησιμοποιούν καθόλου έως μετρίως την ιστοσελίδα για αναζήτηση εκδηλώσεων και άλλων παρεμφερών εκδηλώσεων, γεγονός που υποδηλώνει την αναγκαιότητα δυναμικής και συνεχούς ενημέρωσης της ιστοσελίδας της Επιτροπής Ερευνών με αντίστοιχη πληροφορία, έτσι ώστε να αποτελέσει αποτελεσματικό μέσο ενημέρωσης. Εκτύπωση: 19/11/2008, 10:59 πμ 24 από 41