(Εικόνα 1) Αφού εγκατασταθεί το λογισμικό κάνουμε κλικ πάνω στο εικονίδιο IP Reporting, το οποίο βρίσκεται στην επιφάνεια εργασίας.

Transcript

1 ΙΚΥ IP Reporting 1. Σύντομη εισαγωγή. 2. Ορισμός Στοιχείων Ιδρύματος. 3. Συνολικά στοιχεία IP. 3.1 Γενικά στοιχεία IP. 3.2 Στοιχεία Φοιτητών. 3.3 Στοιχεία Καθηγητών. 3.4 Δαπάνες Φοιτητών. 3.5 Δαπάνες Καθηγητών. 3.6 Οργανωτικές Δαπάνες. 4. Εκτυπώσεις. 5. Έλεγχος πληρότητας δεδομένων. 6. Απολογιστικό Excel 1

2 1. Σύντομη Εισαγωγή. (Εικόνα 1) Το λογισμικό IP reporting αναπτύχθηκε με σκοπό να καθοδηγήσει και να διευκολύνει τους διαχειριστές των προγραμμάτων IP να συγκεντρώσουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με το πρόγραμμα IP, να τις καταγράψουν σε μία ενιαία βάση δεδομένων, να εκτυπώσουν όλες τις απαραίτητες αναφορές και τέλος να δημιουργήσουν «αυτόματα» το Excel απολογισμού που απαιτεί το ΙΚΥ και η Ευρωπαϊκή επιτροπή. 2. Στοιχεία Ιδρύματος συντονισμού. Αφού εγκατασταθεί το λογισμικό κάνουμε κλικ πάνω στο εικονίδιο IP Reporting, το οποίο βρίσκεται στην επιφάνεια εργασίας. Την πρώτη φορά που θα εκτελέσουμε την εφαρμογή θα πρέπει να ορίσουμε τα στοιχεία το Ιδρύματος μας. Αυτός ο ορισμός γίνεται εύκολα από τη φόρμα στοιχείων ιδρύματος Home Institution Data (Εικόνα 2) με απλή επιλογή του ιδρύματος μας από την λίστα των ελληνικών ιδρυμάτων πού έχουν EUC. Η φόρμα Home Institution Data ανοίγει αυτόματα μετά από σχετικό ενημερωτικό μήνυμα, την πρώτη φορά που εκτελούμε το πρόγραμμα. 2

3 (Εικόνα 2) Η επιλογή του ιδρύματός μας γίνεται από τη λίστα Institution Name ή τη λίστα Institution Erasmus Code. To λογισμικό απαιτεί να επιλέξετε το Ίδρυμα σας - διαφορετικά δεν μπορείτε να προχωρήσετε στην καταχώρηση δεδομένων του προγράμματος IP. Στην περίπτωση λάθους επιλογής δεν έχετε παρά να προσπαθήσετε ξανά αργότερα ανοίγοντας τη φόρμα Home Institution Data με απλό κλικ στην αντίστοιχη επιλογή στην αρχική φόρμα της εφαρμογής. 3. Συνολικά στοιχεία IP Η καταγραφή των στοιχείων ενός προγράμματος IP γίνεται με την συμπλήρωση των αντίστοιχων πεδίων της φόρμας Project Data. Η φόρμα ανοίγει κάνοντας κλικ στην επιλογή Project Data. (Εικόνα 3) (Εικόνα 3) H φόρμα Project Data περιέχει όλες τις πληροφορίες που πρέπει να καταχωρήσουμε ώστε να παραχθεί το τελικό απολογιστικό excel. Είναι οργανωμένη σε σελίδες - tabs. 3

4 3.1 Γενικά στοιχεία IP ( IP General) Αφορά στα γενικά στοιχεία του έργου. Όλα τα πεδία είναι απαραίτητο να συμπληρωθούν εκτός από τα πεδία : Subject Area2, IP Location Country 2 και Comments τα οποία συμπληρώνονται προαιρετικά όταν υπάρχουν αντίστοιχα χαρακτηριστικά στο IP. (Εικόνα 4) (Εικόνα 4) Η αποθήκευση στην βάση δεδομένων όλων των στοιχείων που αφορούν το IP όλων των σελίδων δηλαδή - γίνεται αν κάνουμε κλικ πάνω στην επιλογή SAVE του μενού ή πάνω στο εικονίδιο με τη δισκέτα. Καλή πρακτική είναι να κάνουμε SAVE συχνά καθώς καταχωρούμε στοιχεία για το IP Αν θέλουμε να εκτυπώσουμε τα γενικά στοιχεία του IP που έχουμε καταχωρήσει. Από το μενού Printing διαλέγουμε Overall IP Data και εκτυπώνετε σε μορφή print preview μια συνολική εικόνα του IP. (Εικόνα 5) 4

5 (Εικόνα 6) E(( 3.2 Στοιχεία Φοιτητών Τα στοιχεία των φοιτητών που συμμετέχουν στο IP καταχωρούνται στην σελίδα IP Students (Εικόνα 7). Οι φοιτητές χαρακτηρίζονται σαν HOME, INCOMING και OTHER για την περίπτωση των επισκεπτών. Όλες οι κολώνες πρέπει να συμπληρωθούν για κάθε φοιτητή εκτός του SEV που αφορά επιπλέον χρηματοδότηση για ΑΜΕΑ και το Comments που αφορά κάποια ειδική επεξήγηση. 3.3 Στοιχεία Καθηγητών (Εικόνα 7) Τα στοιχεία των καθηγητών που συμμετέχουν στο IP καταχωρούνται στην σελίδα IP Teachers (Εικόνα 8). Οι καθηγητές επίσης χαρακτηρίζονται σαν HOME, INCOMING και OTHER για την περίπτωση των επισκεπτών. Όλες οι κολώνες πρέπει να συμπληρωθούν για 5

6 κάθε καθηγητή εκτός του SEV που αφορά επιπλέον χρηματοδότηση για ΑΜΕΑ και του Comments που αφορά κάποια ειδική επεξήγηση και βέβαια συμπληρώνονται κατά περίπτωση. 3.4 Δαπάνες Φοιτητών (Εικόνα 8) Στην σελίδα αυτή καταχωρούνται οι αποδείξεις και τα τιμολόγια που αφορούν δαπάνες μετακινήσεων ή διαβίωσης για τους φοιτητές. Οι δαπάνες αυτές αθροίζονται κατά κατηγορία ACCOMODATION TRAVELLING και έτσι προκύπτουν τα σύνολα που πρέπει να γίνουν report συγκεντρωτικά. (Εικόνα 9) 3.5 Δαπάνες καθηγητών (Εικόνα 9) 6

7 Στη σελίδα αυτή καταχωρούνται αναλυτικά τα τιμολόγια κι οι αποδείξεις που αφορούν διαβίωση ή μετακινήσεις καθηγητών. Είναι απαραίτητο να χαρακτηρίσετε αυτές τις δαπάνες σας TRAVELLING ή ACCOMODATION. Το σύνολο ανά κατηγορία αυτών των δαπανών συμπεριλαμβάνεται στο απολογιστικό excel παράγει το σύστημα. (Εικόνα 10) (Εικόνα 10) 3.6 Οργανωτικές Δαπάνες Στη σελίδα αυτή καταχωρούνται αναλυτικά τα τιμολόγια κι οι αποδείξεις που αφορούν Οργανωτικές δαπάνες. Το σύνολο αυτών των δαπανών συμπεριλαμβάνεται στο απολογιστικό excel παράγει το σύστημα. (Εικόνα 11) (Εικόνα 11) 4. Εκτυπώσεις. 7

8 Όλα τα δεδομένα του IP που έχουν καταχωρηθεί στη βάση μπορούν να εκτυπωθούν από το μενού Printing διαλέγοντας το report που θέλουμε. (Εικόνα 11b) (Εικόνα 11) Αν επιλέξουμε Student Data τότε παίρνουμε το report (Εικόνα 11b) (Εικόνα 11b) 5. Έλεγχος πληρότητας δεδομένων. 8

9 Ο έλεγχος δεδομένων μας επιτρέπει να ελέγξουμε τα δεδομένα πριν δημιουργήσουμε το απολογιστικό Excel. Ο έλεγχος αυτός μας ενημερώνει για πιθανές ελλείψεις που πρέπει να συμπληρωθούν πριν δημιουργήσουμε το απολογιστικό excel. Ο έλεγχος τρέχει από το μενού Final Report της φόρμα Project Data (Εικόνα 12) (Εικόνα 12) Αν εντοπιστούν προβλήματα προβάλλεται σχετική ενημερωτική αναφορά (Εικόνα 13) (Εικόνα 13) Διαφορετικά βγαίνει μήνυμα ότι μπορούμε να προχωρήσουμε στην δημιουργία των Excel Sheets. 6. Απολογιστικό Excel Το απολογιστικό excel παράγεται από το μενού Final Report αφού έχουμε αντιμετωπίσει όλες τις πιθανές ελλείψεις που έβγαλε ο έλεγχος πληρότητας. 9