Πρόσβαση στην Καταγραφή και Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογών για /νσεις και Γραφεία /θµιας Εκπαίδευσης και για Περιφερειακές /νσεις Εκπαίδευσης

Transcript

1 ΕΓΧΕΙΡΙ ΙΟ ΧΡΗΣΗΣ Πρόσβαση στην Καταγραφή και Εγχειρίδιο Χρήσης Εφαρµογών για /νσεις και Γραφεία /θµιας Εκπαίδευσης και για Περιφερειακές /νσεις Εκπαίδευσης

2 ΠΕΡΙΕΧΌΜΕΝΑ Περιεχόµενα Περιεχόµενα...1 Εισαγωγή...2 Σηµείο πρόσβασης και αναγνώριση χρηστών...3 Εισαγωγή Στοιχείων ιεύθυνσης...5 Φόρµα «Στοιχεία ιεύθυνσης»...7 Φόρµα «Στοιχεία Εκπαιδευτικών»...7 Φόρµα «Αναφορά προβληµάτων»...9 Φόρµα «Στοιχεία Εκπαιδευτικών»...11 Έλεγχος εδοµένων Εξαγωγή Στατιστικών...13 Επιλογή «Έλεγχος εδοµένων»...13 Π Ε...13 Ι Ε...15 ΓΡΑΦΕΙΟ...17 Επιλογή «Στατιστικά Στοιχεία»

3 ΕΙΣΑΓΩΓΉ Εισαγωγή Σκοπός του εγγράφου είναι να λειτουργήσει ως ένα εγχειρίδιο χρήσης για τις εφαρµογές της Καταγραφής ευτεροβάθµιας για όλους τους χρήστες που ανήκουν στο «επίπεδο» ιευθύνσεων. Οι χρήστες αυτοί είναι οι: Περιφερειακές ιευθύνσεις Εκπαίδευσης (Π Ε) ιευθύνσεις Εκπαίδευσης ευτεροβάθµιας ( Ι Ε) Γραφεία ιευθύνσεων Εκπαίδευσης ευτεροβάθµιας 2

4 ΣΗΜΕΊΟ ΠΡΌΣΒΑΣΗΣ ΚΑΙ ΑΝΑΓΝΏΡΙΣΗ ΧΡΗΣΤΏΝ Σηµείο πρόσβασης και αναγνώριση χρηστών Η είσοδος των χρηστών της εφαρµογής γίνεται για όλους τους χρήστες από το ίδιο σηµείο στο διαδίκτυο. Η διεύθυνση εισόδου είναι η: Για την αναγνώριση των χρηστών απαιτείται το αναγνωριστικό και ο κωδικός που αντιστοιχούν στην διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδροµείου της µονάδας (Εικόνα 1). Εικόνα 1 Όσες σχολικές µονάδες συναντήσουν πρόβληµα µε κάποιο από τα παραπάνω, µπορούν να επικοινωνούν µε την υπηρεσία υποστήριξης χρηστών του ΠΣ στο τηλέφωνο ή στην ηλεκτρονική διεύθυνση: Σε περίπτωση που κάποια σχολική µονάδα δεν έχει δυνατότητα ηλεκτρονικής συµπλήρωσης των στοιχείων θα πρέπει να απευθύνεται στο οικείο Γραφείο ή ιεύθυνση Εκπαίδευσης. Με την εισαγωγή έγκυρων στοιχείων αναγνωρίζεται το επίπεδο εισόδου του χρήστη και αποκτά δυνατότητα πρόσβασης στις εφαρµογές της καταγραφής που αναφέρονται στο επίπεδό του (Εικόνα 2). 3

5 ΣΗΜΕΊΟ ΠΡΌΣΒΑΣΗΣ ΚΑΙ ΑΝΑΓΝΏΡΙΣΗ ΧΡΗΣΤΏΝ Εικόνα 2 Οι τρεις διαφορετικές βαθµίδες (Π Ε, Ι Ε, ΓΡΑΦΕΙΑ), όπως φαίνεται και στην Εικόνα 2 έχουν πρόσβαση στις εφαρµογές: 1. Εισαγωγή Στοιχείων ιεύθυνσης 2. Έλεγχος εδοµένων Εξαγωγή Στατιστικών 4

6 ΕΙΣΑΓΩΓΉ ΣΤΟΙΧΕΊΩΝ ΙΕΎΘΥΝΣΗΣ Εισαγωγή Στοιχείων ιεύθυνσης Η εφαρµογή αποτελείται από δύο τµήµατα: Το µενού επιλογών (κόκκινος κύκλος στην Εικόνα 3) και το χώρο εργασίας (πράσινος κύκλος στην Εικόνα 3). Επιλέγοντας έναν σύνδεσµο στο µενού επιλογών, οι αντίστοιχες φόρµες εµφανίζονται στο χώρο εργασίας. Την πρώτη φορά που φορτώνεται η σελίδα, στο χώρο εργασίας εµφανίζεται η σελίδα της βοήθειας (Εικόνα 3). Οι φόρµες που εµφανίζονται, όπου αυτό είναι δυνατό, µε συµπληρωµένα στοιχεία. Αυτά είναι τα στοιχεία που έχουν καταχωρηθεί χρησιµοποιώντας αυτή την εφαρµογή. Εικόνα 3 5

7 ΕΙΣΑΓΩΓΉ ΣΤΟΙΧΕΊΩΝ ΙΕΎΘΥΝΣΗΣ Οι δύο βασικές επιλογές όπως φαίνεται είναι αυτές µε τις ετικέτες Α1 και Β1, κατ αντιστοιχία: Στοιχεία ιεύθυνσης Εµφανίζει την φόρµα για την εισαγωγή των στοιχείων της διεύθυνσης (Εικόνα 4) Στοιχεία Εκπαιδευτικών (Εικόνα ) Εµφανίζει την φόρµα για την εισαγωγή των στοιχείων των καθηγητών της διεύθυνσης. Ακριβώς δίπλα στις παραπάνω επιλογές στο µενού, υπάρχει ένα εικονίδιο εκτυπωτή. Με αυτή τη επιλογή εµφανίζεται η προεπισκόπηση εκτύπωσης της αντίστοιχης φόρµας της επιλογής. Στη συνέχεια του µενού υπάρχουν οι επόµενες επιλογές βοήθειας: Οδηγίες Σελίδα γενικών οδηγιών (Εικόνα 3). Ερωτήσεις-Απαντήσεις Συχνές ερωτήσεις µε τις απαντήσεις τους. Αναφορά προβληµάτων Φόρµα για αναφορά προβλήµατος, εµφάνιση όλων των προβληµάτων που έχουν αναφερθεί και εµφάνιση των απαντήσεων σε αυτά, από το προσωπικό της υποστήριξης. Αναζήτηση Εκπαιδευτικού Φόρµα αναζήτησης εκπαιδευτικού µε βάση ένα σύνολο κριτηρίων. Σε περίπτωση που η αναζήτηση είναι ανεπιτυχής, µπορεί να γίνει αίτηση για καταχώρηση του εκπαιδευτικού στο σύστηµα. Πρέπει να σηµειωθεί ότι η καταχώρηση δεν γίνεται άµεσα, αλλά µετά από έλεγχο των αιτήσεων από αρµόδιο άτοµο της υποστήριξης (helpdesk) της καταγραφής στο υπουργείο. 6

8 ΕΙΣΑΓΩΓΉ ΣΤΟΙΧΕΊΩΝ ΙΕΎΘΥΝΣΗΣ Φόρµα «Στοιχεία ιεύθυνσης» Θα πρέπει να συµπληρωθούν τα στοιχεία στα πεδία µε λευκό φόντο και όπου απαιτείται αντίστοιχη ενηµέρωση. Τα στοιχεία τα οποία είναι σκιασµένα µε γκρί φόντο δεν µπορούν να αλλαχθούν επειδή αφορύν στοιχεία που έχουν καταχωρηθεί στα µητρώα του ΥπΕΠΘ και ενδεχόµενες παρατηρήσεις σε αυτά θα πρέπει να αναφερθούν από το σύστηµα «Αναφορά Προβληµάτων» που παρέχεται σε αντίστοιχη φόρµα του συστήµατος. Εικόνα 4 Φόρµα «Στοιχεία Εκπαιδευτικών» Η φόρµα αποτελείται από τρία µέρη-πίνακες (Εικόνα 5). 1. Χρησιµοποιείται για να προστεθεί κάποιος εκπαιδευτικός που διδάσκει στο σχολείο σας αλλά δεν εµφανίζεται στον πίνακα 3. Η διαδικασία εισαγωγής γίνεται γράφοντας τον αριθµό µητρώου του εκπαιδευτικού στην φόρµα του πίνακα 1 και πατώντας το κουµπί "Ενηµέρωση" 2. ίνει την δυνατότητα να δείτε αναλυτικά στοιχεία που αφορούν κάθε ένα εκπαιδευτικό που διδάσκει στο σχολείο σας. Αυτό γίνεται κάνοντας απλά κλικ στο όνοµα του εκπαιδευτικού που φαίνεται στον πίνακα 3. Από τον πίνακα 2 µπορείτε να ενηµερώσετε τα στοιχεία του κάθε εκπαιδευτικού, όπως "Σχέση Με Τη Μονάδα", "Ώρες ιδασκαλίας", "Μείωση" κλπ. Μόλις ενηµερώσετε τα στοιχεία για τον εκπαιδευτικό που έχετε διαλέξει θα πατήσετε το κουµπί "Ενηµέρωση". Αφού κάνετε αυτό για όλους τους εκπαιδευτικούς που θέλετε να διορθώσετε κάποια από τα στοιχεία τους, θα πατήσετε το κουµπί "Αποστολή" που βρίσκεται κάτω από τον τρίτο πίνακα ώστε να καταχωρηθούν οι αλλαγές που πραγµατοποιήσατε. Αν δεν πατήσετε το κουµπί "Αποστολή" καµία από τις αλλαγές που πραγµατοποιήσατε δεν πρόκειται να καταχωρηθεί! 7

9 ΕΙΣΑΓΩΓΉ ΣΤΟΙΧΕΊΩΝ ΙΕΎΘΥΝΣΗΣ 3. Εδώ εµφανίζονται συγκεντρωτικά όλοι οι εκπαιδευτικοί που διδάσκουν στο σχολείο. Αν κάνετε κλικ µε το ποντίκι πάνω σε έναν εκπαιδευτικό θα δείτε αναλυτικά την καταχώρηση αυτού του εκπαιδευτικού στον πίνακα 2, από όπου µπορείτε και να την αλλάξετε µε τον τρόπο που αναφέραµε παραπάνω. Στο κάτω δεξί µέρος της σελίδας υπάρχει κόκκινο κουµπί που εµφανίζει τις παραπάνω οδηγίες σαν on-line βοήθεια. Εικόνα 5 Η αντίστοιχη προεπισκόπηση εκτύπωσης (Εικόνα 6). 8

10 ΕΙΣΑΓΩΓΉ ΣΤΟΙΧΕΊΩΝ ΙΕΎΘΥΝΣΗΣ Εικόνα 6 Σε ορισµένα πεδία στο δεύτερο µέρος, υπάρχουν περιορισµοί στα δεδοµένα που µπορούν να δεχθούν σαν είσοδο. Σε περίπτωση σφάλµατος, εµφανίζεται σχετικό µήνυµα και κοκκινίζει το αντίστοιχο πεδίο, µετά το πάτηµα του πλήκτρου «Ενηµέρωση» (π.χ. Εικόνα ). Εάν δεν διορθωθεί το σφάλµα, δεν είναι δυνατόν να γίνει αποστολή των δεδοµένων του εκπαιδευτικού. Εικόνα 8 Φόρµα «Αναφορά προβληµάτων» Αυτή η φόρµα αποτελείται από δυο µέρη (Εικόνα 9). Το πρώτο είναι ένα κουµπί που µεταφέρει τον χρήστη σε µια φόρµα αναφοράς νέου προβλήµατος (Εικόνα 5), ενώ το δεύτερο είναι µια λίστα µε τα προβλήµατα που έχουν αναφερθεί από τη µονάδα, µε την αντίστοιχη απάντηση που έχει αποσταλεί από το helpdesk, εάν 9

11 ΕΙΣΑΓΩΓΉ ΣΤΟΙΧΕΊΩΝ ΙΕΎΘΥΝΣΗΣ υπάρχει. Οι απαντήσεις στα προβλήµατα που αναφέρονται µε αυτήν την φόρµα, εµφανίζονται αποκλειστικά και µόνο σε αυτήν την φόρµα. Στη φόρµα αναφοράς προβλήµατος (Εικόνα 510), πρέπει να συµπληρωθούν το τηλέφωνο και το του σχολείου, ώστε αν χρειαστεί να µπορεί να επικοινωνήσει το helpdesk άµεσα µε την µονάδα. Επίσης επιλέγεται η κατηγορία του προβλήµατος από την λίστα, ενώ συµπληρώνεται και µια µικρή περιγραφή του προβλήµατος. Εικόνα 9 Εικόνα 5 10

12 ΕΙΣΑΓΩΓΉ ΣΤΟΙΧΕΊΩΝ ΙΕΎΘΥΝΣΗΣ Φόρµα «Στοιχεία Εκπαιδευτικών» Αυτή η φόρµα αποτελείται από δυο µέρη (Εικόνα 6). Στο πρώτο µέρος είναι φόρµα αναζήτησης εκπαιδευτικού µε βάση οποιονδήποτε συνδυασµό των διαθέσιµων πεδίων. Εάν βρεθούν εγγραφές που ανταποκρίνονται στα κριτήρια, τότε εµφανίζεται ένας πίνακας µε τις πρώτες 10 εγγραφές (εάν είναι περισσότερες από 10 φυσικά). Εάν δεν βρεθεί καµία εγγραφή εµφανίζεται σχετικό µήνυµα. Εάν δεν εντοπιστεί ο ζητούµενος εκπαιδευτικός, τότε στο δεύτερο µέρος είναι ένα κουµπί που µεταφέρει τον χρήστη σε µια φόρµα καταχώρησης των στοιχείων του εκπαιδευτικού (Εικόνα 7). Εικόνα 6 Στη φόρµα καταχώρησης πρέπει να συµπληρωθούν τα στοιχεία της µονάδας που κάνει την αίτηση καταχώρησης του εκπαιδευτικού, όπως και τα στοιχεία του για να συµπληρωθεί η καρτέλα του. Η καταχώρηση δεν γίνεται αυτόµατα. Πρέπει να ελεγχθεί η αίτηση από κατάλληλο άτοµο του helpdesk και στη συνέχεια θα προστεθεί στη λίστα των διαθέσιµων εκπαιδευτικών. 11

13 ΕΙΣΑΓΩΓΉ ΣΤΟΙΧΕΊΩΝ ΙΕΎΘΥΝΣΗΣ Εικόνα 7 12

14 ΈΛΕΓΧΟΣ Ε ΟΜΈΝΩΝ ΕΞΑΓΩΓΉ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΏΝ Έλεγχος εδοµένων Εξαγωγή Στατιστικών Σε αυτήν την εφαρµογή, ο χρήστης µπορεί να επιλέξει ανάµεσα στην εµφάνιση στατιστικών στοιχείων των δεδοµένων που έχουν καταγραφεί, ή τον έλεγχο των δεδοµένων που καταχωρούνται από τις σχολικές µονάδες οι οποίες ανήκουν στην επικράτειά του (Εικόνα 8). Εικόνα 8 Επιλογή «Έλεγχος εδοµένων» Ανάλογα µε την βαθµίδα (Π Ε, Ι Ε, ΓΡΑΦΕΙΟ) του χρήστη, η επιλογή αυτή του προσφέρει διαφορετικές δυνατότητες. Π Ε Εµφανίζεται λίστα µε τις διευθύνσεις που ανήκουν στην αντίστοιχη περιφέρεια (Εικόνα 9). 13

15 ΈΛΕΓΧΟΣ Ε ΟΜΈΝΩΝ ΕΞΑΓΩΓΉ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΏΝ Εικόνα 9 Επιλέγοντας µια διεύθυνση της λίστας, εµφανίζεται ένας πίνακας µε τα σχολεία της επιλεγµένης διεύθυνσης (Εικόνα 10). Εικόνα 10 Τα αποτελέσµατα εµφανίζονται σελιδοποιηµένα, µε τις εγγραφές/σελίδα που µπορούν να παρουσιαστούν να καθορίζεται από το πεδίο στο πάνω αριστερό µέρος (πρώτη γραµµή) του πίνακα. Η πλοήγηση στις σελίδες γίνεται µε τα κουµπιά «Προηγούµενο», «Επόµενο». 14

16 ΈΛΕΓΧΟΣ Ε ΟΜΈΝΩΝ ΕΞΑΓΩΓΉ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΏΝ Η δεύτερη γραµµή του πίνακα εµφανίζει τα ονόµατα των πεδίων που βρίσκονται στην αντίστοιχη στήλη, ενώ παράλληλα αποτελούν και επιλογές για ταξινόµηση των εγγραφών του πίνακα µε βάση το αντίστοιχο πεδίο. Στην πρώτη στήλη εµφανίζεται εικονίδιο που υποδηλώνει σε ποια κατάσταση βρίσκονται τα δεδοµένα του σχολείου. Επιλέγοντας ένα σχολείο από την λίστα, ανοίγει σε νέο παράθυρο η φόρµα εισαγωγής στοιχείων του αντίστοιχου σχολείου, µε τη διαφορά ότι οι επιλογές του µενού εµφανίζουν µόνο τις φόρµες εκτύπωσης των δεδοµένων (Εικόνα 11). Ι Ε Εικόνα 11 Υπάρχουν δύο δυνατότητες όπως φαίνεται στην Εικόνα

17 ΈΛΕΓΧΟΣ Ε ΟΜΈΝΩΝ ΕΞΑΓΩΓΉ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΏΝ Εικόνα 12 Στην πρώτη επιλογή εµφανίζεται ο πίνακας µε τα σχολεία όλης της διεύθυνσης, ανεξαρτήτως γραφείου, κατ αντιστοιχία µε την Εικόνα 10. Στην δεύτερη επιλογή εµφανίζονται µόνο τα σχολεία που ανήκουν στην διεύθυνση. Σε αυτήν την περίπτωση, επιλέγοντας ένα σχολείο από την λίστα και εφόσον έχει οριστικοποιήσει τα δεδοµένα, η διεύθυνση έχει επιπλέον τις επιλογές της αποδοχής των δεδοµένων (Εικόνα 14) ή της απόρριψής τους (Εικόνα 13). Εικόνα 13 16

18 ΈΛΕΓΧΟΣ Ε ΟΜΈΝΩΝ ΕΞΑΓΩΓΉ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΏΝ Εικόνα 14 ΓΡΑΦΕΙΟ Ισχύει ότι ακριβώς και στην δεύτερη επιλογή της Ι Ε (βλέπε προηγούµενη ενότητα) Επιλογή «Στατιστικά Στοιχεία» Υπάρχουν 4 διαθέσιµες επιλογές για εµφάνιση στατιστικών στοιχείων όπως φαίνεται και στην Εικόνα 15 17

19 ΈΛΕΓΧΟΣ Ε ΟΜΈΝΩΝ ΕΞΑΓΩΓΉ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΏΝ Εικόνα 15 Ανάλογα µε την βαθµίδα (Π Ε, Ι Ε, ΓΡΑΦΕΙΟ), οι παραπάνω επιλογές οδηγούν σε φόρµες φιλτραρίσµατος ως προς τις υφιστάµενες διευθύνσεις. ηλαδή για κάθε βαθµίδα η αµέσως επόµενη φόρµα είναι αυτή που περιγράφεται στη συνέχεια: Π Ε Φόρµα επιλογής ιεύθυνσης ( Εικόνα 16 ) Ι Ε Φόρµα επιλογής Γραφείου ( Εικόνα 17 ) ΓΡΑΦΕΙΟ ιαθέσιµα στατιστικά ( Εικόνα 18 ) Εικόνα 16 18

20 ΈΛΕΓΧΟΣ Ε ΟΜΈΝΩΝ ΕΞΑΓΩΓΉ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΏΝ Εικόνα 17 Εικόνα 18 Επιλέγοντας το ερώτηµα που επιθυµεί ο χρήστης, εµφανίζεται ο πίνακας µε τα αποτελέσµατα, όπου υπάρχει επιπλέον η δυνατότητα σωσίµατος σε excel αρχείο (Εικόνα 19). Εικόνα 19 19

21 ΈΛΕΓΧΟΣ Ε ΟΜΈΝΩΝ ΕΞΑΓΩΓΉ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΏΝ Στα στατιστικά επιπέδου ελέγχου, εµφανίζεται ο αριθµός των σχολικών µονάδων σε κάθε δυνατή κατάσταση ως προς το επίπεδο ελέγχου των δεδοµένων όπως φαίνεται στην Εικόνα 20. Εικόνα 20 20