ΑΝΩΤΑΤΟ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΣΧΟΛΗ: ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ: ΤΟΠΙΚΗ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗ

Transcript

1 ΑΝΩΤΑΤΟ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΣΧΟΛΗ: ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ: ΤΟΠΙΚΗ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗ v m X la T & C Ε Ρ Γ Α Σ Ι Α ΘΕΜΑ : «ΟΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΚΑΙ ΤΑ ΒΗΜΑΤΑ ΜΕΤΑΒΑΣΗΣ ΑΠΟ ΤΟ ΑΠΛΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΤΟ ΔΙΠΛΟΓΡΑΦΙΚΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΤΩΝ OTA, ΜΕΛΕΤΗ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ ΟΙ ΔΗΜΟΙ ΜΕΣΟΛΟΓΓΙΟΥ, ΑΓΡΙΝΙΟΥ, ΝΑΥΠΑΚΤΟΥ ΚΑΙ ΟΙΝΙΑΑΩΝ» ΣΠΟΥΔΑΣΤΡΙΑ : ΚΑΛΛΗ ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΑ ΕΙΣΗΓΗΤΗΣ : κ. ΕΞΑΡΧΑΚΟΣ ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΣ ΚΑΛΑΜΑΤΑ 2005

2 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΛΟΓΟΣ... 6 ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 7 ΜΕΡΟΣ ΠΡΩΤΟ... 9 Κεφάλαιο 1 :Το λογιστικό των OTA και οι σγέσεις του με το Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα διαρκής και ο νέος ρόλος των οικονομικών του Δήμου Λογιστικό OTA και Διπλογραφικό Ο προϋπολογισμός ως εργαλείο προγραμματισμού «Λογιστικό των OTA» και η σημασία του προϋπολογισμού Ο προϋπολογισμός του Δήμου Οι αρχές κατάρτισης του προϋπολογισμού Η διάρκεια του οικονομικού έτους Η αναμόρφωση του προϋπολογισμού Οι πιστώσεις, έννοια- διάκριση Μεταφορά πιστώσεων -Αποθεματικό Η εκτέλεση του προϋπολογισμού Η σύνταξη του προϋπολογισμού του Δήμου σύμφωνα με την εφαρμογή της Διπλογραφικής Λογιστικής μεθόδου Τι είναι οι λογαριασμοί τάξεως Πως λειτουργεί η 10η ομάδα Οι λογαριασμοί παρακολούθησης του προϋπολογισμού Κωδικοποίηση διαφορών μεταξύ της Απλογραφικής και Διπλογραφικής Λογιστικής μεθόδου

3 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 :Οι διαδικασίες και τα βήματα μετάβασης από το δημόσιο λογιστικό στο Διπλογραφικό Οι παράγοντες που επιδρούν στην μετάβαση από το λογιστικό των OTA στη διπλογραφική λογιστική μέθοδο Τα βήματα για την εφαρμογή της Διπλογραφικής Λογιστικής μεθόδου Η αναγκαιότητα της Διπλογραφικής Λογιστικής μεθόδου Το οικονομικό κύκλωμα του Δήμου Οι βασικές αρχές που διέπουν τη λογιστική Τι ονομάζουμε λογιστικό σχέδιο Λογιστικό κύκλωμα των Λογαριασμών Τάξεως...49 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 : Η απογραφή έναρζτκ του Αήιιου Ο ισολογισμός έναρξης του Δήμου Γιατί είναι απαραίτητη η απογραφή έναρξης κατά την ημερομηνία έναρξης εφαρμογής του Διπλογραφικού Συστήματος Η απογραφή και αποτίμηση έναρξης για την περιουσία του Δήμου Ποιοι θα απογράψουν και πώς Λήψη τεχνικών μέτρων Ορισμένες ειδικές περιπτώσεις Αποτίμηση ακινήτων Ποια εννοούμε ως κοινόχρηστα περιουσιακά στοιχεία Καταγραφή και αποτίμηση πάγιων στοιχείων κοινής χρήσης Ορισμένα θέματα που προκύπτουν από την απογραφή των κοινόχρηστων χώρων Η καταγραφή και αποτίμηση των λοιπών περιουσιακών στοιχείων Η εκτίμηση της αξίας των λοιπών παγίων Ειδικές κατηγορίες λοιπών περιουσιακών στοιχείων Η απογραφή των αποθεμάτων του Δήμου

4 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA 3.15 Η καταγραφή και αποτίμηση των απαιτήσεων Η καταγραφή και αποτίμηση των χρηματικών διαθεσίμων Η καταγραφή και αποτίμηση των χρεογράφων Καταγραφή υποχρεώσεων Σύνταξη της έκθεσης απογραφής έναρξης της επιτροπής του Δημοτικού Συμβουλίου Χρονοδιάγραμμα εργασιών για την διαμόρφωση του ισολογισμού έναρξης του Δήμου...69 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 : Η οργάνωση των αποθηκών του Δήμου, τα λογιστικά και πρακτικά θέματα διαγείριστκ των αποθεμάτων Έννοια αποθεμάτων Η έννοια της αποθήκης και οι πλευρές που έχει η έννοια «τήρηση αποθήκης» Η απογραφή και αποτίμηση των αποθεμάτων Το βιβλίο της αποθήκης Θέματα ελέγχου της αποθήκης Η οικονομική διαχείριση των αποθ??????/?/// Η πρώτη οργάνωση της αποθήκης του Δήμου σύμφωνα με τις ανάγκες της Διπλογραφικής Λογιστικής μεθόδου Η οργάνωση της φυσικής διακίνησης των υλικών της αποθήκης και η λογιστική απεικόνιση της όλης διαδικασίας ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 : Η παρακολούθηση εσόδων- εξόδων του Λήρου Έννοια των εσόδων Διακρίσεις των εσόδων Ορισμοί των εννοιών: φόρος, τέλος, δικαίωμα, εισφορά Η λογιστική των οργανικών εσόδων Η συμπεριφορά των λογαριασμών της 7ης ομάδας

5 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA 5.6 Η έννοια του εξόδου Διαχωρισμοί των εξόδων Η λογιστική των οργανικών εξόδων Η συμπεριφορά των λογαριασμών της 6ης ομάδας...92 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6 : Οι λογαριασμοί αποτελεσμάτων και το «κλείσιαο του ισολογισμού» Η διαμόρφωση των οικονομικών αποτελεσμάτων του Δήμου Η λογιστική προσδιορισμού του αποτελέσματος Ο λογαριασμός της γενικής εκμετάλλευσης (80) Τα βήματα μετάβασης που πρέπει να κάνει ένας δήμος για την διαμόρφωση των αποτελεσμάτων του (κλείσιμο Ισολογισμού) Τα αποτελέσματα χρήσης Η διανομή των κερδών Ποια είναι τα βιβλία στα οποία αποτυπώνονται οι οικονομικές πράξεις μιας οικονομικής μονάδας σύμφωνα με την Διπλογραφική Λογιστική μέθοδο ΜΕΡΟΣ ΔΕΥΤΕΡΟ Παρουσία Μελέτη Περίπτωσης Μεθοδολογία Έρευνας Μελέτη Περίπτωσης ο Δήμος Μεσολογγίου, ο Δήμος Αγρίνιου, ο Δήμος Ναυπάκτου και ο Δήμος Οινιάδων ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΕΠΙΛΟΓΟΣ Αρκτικόλεξο Βιβλιογραφία... ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

6 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA ΠΡΟΛΟΓΟΣ Η πτυχιακή εργασία που θα διαβάσει ο αναγνώστης με θέμα «Οι Διαδικασίες και τα Βήματα μετάβασης από την Λογιστική των OTA στο Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα» έχει ως αντικείμενο μελέτης να αποφανθεί μέσα από την πρωτογενή έρευνα αν τηρούνται και σε ποιο ποσοστό οι ισχύουσες διαδικασίες για την εφαρμογή του Διπλογραφικού Λογιστικού Συστήματος, μελέτη περίπτωσης αποτελεί ο Δήμος Μεσολογγίου, στον οποίο πραγματοποιήθηκε η πρακτική μου άσκηση κατά το χρονικό διάστημα έως , ο Δήμος Αγρίνιου, Ναυπάκτου, και Οινιάδων. Αναφορικά με την δομή της εργασίας αυτή χωρίζεται σε οκτώ (8) κεφάλαια. Στο πρώτο κεφάλαιο αναλύονται οι διαφορές ανάμεσα στο απλογραφικό και στο διπλογραφικό λογιστικό σύστημα, στο δεύτερο κεφάλαιο καταγράφονται τα βήματα μετάβασης από το απλογραφικό στο Διπλογραφικό λογιστικό σύστημα και η αναγκαιότητα του τελευταίου, στο τρίτο κεφάλαιο παρουσιάζονται οι διαδικασίες προκειμένου να γίνει η απογραφή έναρξης, στο τέταρτο κεφάλαιο γίνεται αναφορά στην οργάνωση των αποθηκών και στην έννοια των αποθεμάτων, στο πέμπτο κεφάλαιο παρακολουθούνται τα έσοδα και τα έξοδα και η συμπεριφορά της 7ης και 6ης ομάδας στο τέλος της χρήσης. Το έκτο κεφάλαιο αναφέρεται στους λογαριασμούς αποτελεσμάτων και το «κλείσιμο του ισολογισμού», στο έβδομο κεφάλαιο λαμβάνει χώρα η μελέτη περίπτωση και τέλος στο όγδοο κεφάλαιο παραθέτονται τα συμπεράσματα όπως αυτά προκύπτουν από την ολοκλήρωση της πτυχιακής εργασίας. Πρόκειται για μια περιγραφή και ανάλυση μιας πρωτοποριακής για τα ελληνικά δεδομένα μιας και το Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα στους OTA αποτελεί ένα από τα μεγαλύτερα και σημαντικότερα έργα της Λογιστικής. Τελειώνοντας θα ήθελα να ευχαριστήσω τον καθηγητή κ. Εξαρχάκο Κωνσταντίνο, εισηγητή και εμπνευστή της παρούσας πτυχιακής, για την αμέριστη ηθική συμπαράσταση, την υπομονή του και για την ουσιώδη βοήθεια του. Θα ήθελα επίσης να ευχαριστήσω όλους τους υπαλλήλους της οικονομικής υπηρεσίας των Δήμων: Μεσολογγίου, Αγρίνιου, Ναυπάκτου και Οινιάδων, για την προθυμία και το ενδιαφέρον που έδειξαν στις συναντήσεις μας, οι οποίοι αποτέλεσαν σημαντικό παράγοντα για την διεξαγωγή της έρευνας. -6 -

7 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA ΕΙΣΑΓΩΓΗ Είμαστε μπροστά στις νέες προκλήσεις της ιστορίας και της πορείας του τόπου μας. Σήμερα που τα πάντα αλλάζουν με ραγδαία ταχύτητα βρισκόμαστε στην αναζήτηση λύσεων που θα καταστήσουν την χώρα μας ισχυρή και ισότιμη με τις άλλες ευρωπαϊκές χώρες. Μέσα σ έναν κόσμο που μεταβάλλει καθημερινά τις οικονομικές, κοινωνικές και παραγωγικές του δομές είναι αδύνατο οι παραδοσιακές μορφές οργάνωσης να παραμείνουν αναλλοίωτες και στάσιμες. Οι διαρκώς αυξανόμενες ανάγκες παροχής υπηρεσιών προς τους πολίτες οδηγούν αναπόφευκτα στην ανάγκη πολιτικών αποκέντρωσης και στη διαρκή προσπάθεια διαμόρφωσης ενός κατάλληλου μηχανισμού ετοιμότητας, που δεν είναι άλλος από την τέλεια οργανωμένη Τοπική Αυτοδιοίκηση. Η αποκέντρωση αρμοδιοτήτων και πόρων στην βάση της αυτονομίας του θεσμού της Τοπικής Αυτοδιοίκησης και του κράτους είναι βασική προϋπόθεση και επιταγή για να αποτελέσει η Τοπική Αυτοδιοίκηση μοχλό ανάπτυξης σε τοπικό επίπεδο και να συμβάλλει στους εκσυγχρονισμούς της κοινωνίας. Οι εμπειρίες που αποκομίσαμε μέχρι σήμερα δεν αφήνουν καμία αμφιβολία ότι οι θεσμικές παρεμβάσεις δεν είναι από μόνες τους ικανές να μετατρέψουν την Τοπική Αυτοδιοίκηση σε μοχλό οικονομικής και κοινωνικής ανάπτυξης. Για να επιτύχει η προσπάθεια αυτή, μια από τις βασικές προϋποθέσεις είναι και ο εκσυγχρονισμός των οικονομικών λειτουργιών της. Στην κατεύθυνση αυτή κινείται και η προσπάθεια εφαρμογής του Διπλογραφικού Λογιστικού Συστήματος στους OTA Α' Βαθμού της χώρας μας. Οι Δήμοι εφαρμόζοντας τις αρχές του Δημόσιου Λογιστικού Συστήματος ( Απλογραφικό Λογιστικό Σύστημα) δεν ήταν σε θέση να παρουσιάσουν σε δεδομένη χρονική στιγμή την ακριβή οικονομική κατάσταση, τα περιουσιακά στοιχεία καθώς και τις διάφορες υποχρεώσεις - απαιτήσεις τους, αφού το ισχύον σ ύστημα δεν παρείχε την δυνατότητα σύνταξης Ισολογισμού και Αποτελεσμάτων Χρήσεως. Στα πλαίσια του Π.Δ 315/99 (ΦΕΚ 302/ ) θεσπίστηκε επίσημα στους OTA Α Βαθμού με πληθυσμό άνω των κατοίκων ή με έσοδα άνω των 500 εκ. δραχμών η Διπλογραφική Λογιστική, με την βεβαιότητα ότι μέσω αυτής θα απαλειφθούν τα μειονεκτήματα και οι αδυναμίες που παρουσιάζει το Απλογραφικό Λογιστικό Σύστημα

8 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Με την εφαρμογή του Διπλογραφικού Λογιστικού Συστήματος στους OTA, περνάμε σε μια νέα φάση σε ότι αφορά στην παρακολούθηση των οικονομικών των Δήμων και αυτό γιατί τις αλλαγές στην λογιστική παρακολούθηση δεν μπορούμε να τις δούμε ξεκομμένα από τις νέες απαιτήσεις στην διοίκηση των OTA. Σήμερα είναι απαραίτητη η γνώση όχι μόνο πρωταρχικών οικονομικών πληροφοριών ( γνώση της χρηματοοικονομικής θέσης του Δήμου - υποχρεώσεις και απαιτήσεις) αλλά και του αναλυτικού αποτελέσματος. Απαραίτητη είναι επίσης και η διαμόρφωση ενός πληροφοριακού συστήματος Διοίκησης σε ότι αφορά στην ανάγκη για σαφείς αποφάσεις στο έργο του κάθε Δήμου. Αυτό όμως το Πληροφοριακό Σύστημα Διοίκησης προϋποθέτει αξιόπιστη και επιστημονική οικονομική πληροφορία, η οποία σε συνδυασμό με την αξιοποίηση των οικονομικών αριθμοδεικτών, αποτελεί την απαραίτητη βάση για την διαμόρφωση ολοκληρωμένου συστήματος δεικτών αποτελεσματικότητας στο έργο του κάθε Δήμου. Η εφαρμογή της Διπλογραφικής Λογιστικής Μεθόδου στις οικονομικές υπηρεσίες, που αποτελούν την καρδία του Δήμου, θα επιφέρει αλλά και θα απαιτήσει αλλαγές στην δομή και την λειτουργία του Δήμου, δίνοντας παράλληλα δυνατότητες για το πέρασμα σε ανώτερα επίπεδα οικονομικής διαχείρισης. Πρέπει να κατανοηθεί από όλους μας πως χρειάζεται ουσιαστική αναβάθμιση της λειτουργίας των οικονομικών υπηρεσιών των Δήμων και του προσωπικού που τα στελεχώνει. Το ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α., στην προσπάθειά του να βοηθήσει τους Δήμους στην εφαρμογή του Διπλογραφικού Συστήματος συγκρότησε Ομάδα Διοίκησης Έργου(ΟΔΕ), η οποία, θα σχεδιάσει και θα οργανώσει τα βήματα που απαιτούνται για την υλοποίηση του έργου. Η εφαρμογή του Διπλογραφικού Λογιστικού Συστήματος στους Δήμους αποτελεί ένα από τα μεγαλύτερα έργα Λογιστικής και η υλοποίησή του απαιτεί σχεδίασμά και οργάνωση. -8 -

9 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA ΜΕΡΟΣ ΠΡΩΤΟ ΚΕΦΑΛΑΙΟ Io : Το λογιστικό των OTA και οι σχέσεις του με το διπλογραφικό λογιστικό σύστημα 1.1 Ο διαρκής και ο νέος ρόλος των οικονομικών υπηρεσιών του Δήμου Οι OTA σύμφωνα με τις συνταγματικές επιταγές έχουν ως στόχο «..την προαγωγή των τοπικών συμφερόντων και την ικανοποίηση των αναγκών των κατοίκων της οικείας περιφέρειας..». η αναζήτηση επαρκών πόρων για την εκπλήρωση των σκοπών του κάθε δήμου και η ορθή διαχείρισή τους είναι απαραίτητος όρος για την εκπλήρωση αυτών των αναγκών. Η αναζήτηση αυτών των πόρων γίνεται είτε στα πλαίσια της κρατικής επιχορήγησης, είτε μέσω της αναζήτησης τοπικών πόρων. Πολλές φορές στην πράξη υπάρχει το δίλημμα «κρατική οικονομική ενίσχυση ή τοπική φορολογία». Ανεξάρτητα όμως από το πώς αντιμετωπίζεται το ζήτημα, το κράτος ως κεντρική διοίκηση έχει την υποχρέωση να εξασφαλίζει την οικονομική αυτοδυναμία των OTA για την εκπλήρωση της αποστολής τους. Στα πλαίσια αυτά και με δεδομένη την τάση να μεταφέρονται συνεχώς νέες αρμοδιότητες στους δήμους, χωρίς να συνοδεύονται πάντα από τους απαραίτητους πόρους, η σωστή οικονομική διαχείριση των πόρων των δήμων αποτελεί σημαντικό στοιχείο στην εκπλήρωση των στόχων τους, ως στοιχείων τοπικής κοινωνίας και αυτοδιοίκησης. Σήμερα που οι εξελίξεις στις πηγές χρηματοδότησης, σε συνδυασμό με τις γενικότερες οικονομικές εξελίξεις (σταθεροποίηση πληθωρισμού), δίνουν την δυνατότητα στους δήμους να σχεδιάζουν την οικονομική τους πολιτική με την χρήση νέων εργαλείων (leasing και άλλα τραπεζικά προϊόντα), η επιλογή των οποίων απαιτεί οικονομική υπηρεσία αναβαθμισμένη με εξειδικευμένο προσωπικό. Η διαχείριση ενός προϋπολογισμού εργαλείου προγραμματισμού και ανάπτυξης, η συναφής διαμόρφωση ταμειακού προγραμματισμού που θα στηρίζεται σε έναν προϋπολογισμό ουσιαστικό και επιστημονικό, που με την σειρά του θα στηρίζει τον γενικότερο οικονομικό σχεδίασμά του δήμου, είναι συντελεστές που πρέπει άμεσα να διαμορφώνουν το νέο ρόλο των οικονομικών στελεχών των δήμων. Ο μέχρι σήμερα ρόλος τους, πρέπει να αναβαθμιστεί. Η οικονομική υπηρεσία πρέπει να έχει και ρόλο συμβούλου -9 -

10 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ στον οικονομικό σχεδιασμό και υλοποίηση του κοινωνικού έργου του Δήμου, παρακολουθώντας τα οικονομικά στοιχεία, επεξεργαζόμενη τα δεδομένα, διαμορφώνοντας προτάσεις που θα στηρίζονται σε μια λογιστική μέθοδο που μπορεί να ανταποκριθεί στην παροχή ολοκληρωμένης πληροφορίας. Συγκεκριμένα ο νέος ρόλος των υπηρεσιών θα πρέπει να εστιάζεται στα εξής : # Στο σχεδίασμά του δημοτικού έργου είναι αναγκαίο να προγραμματίσουμε τις πηγές χρηματοδότησης. Επίσης πρέπει να εξεταστούν και οι εναλλακτικές δυνατότητες χρηματοδότησης, όπως η χρησιμοποίηση ίδιων πόρων ή δανειοδότηση ή η χρησιμοποίηση άλλων τραπεζικών προϊόντων. Η επιλογή της κατάλληλης πηγής απαιτεί την δυνατότητα επεξεργασίας στοιχείων που θα πρέπει να δώσει το οικονομικό διαχειριστικό σύστημα του Δήμου στηριζόμενο σε μια σύγχρονη λογιστική μέθοδο. Όμως η ύπαρξη των στοιχείων δεν αρκεί, απαιτούνται και άνθρωποι, οι οποίοι θα έχουν την δυνατότητα να τα επεξεργαστούν και να τα διαχειριστούν. # Στην παρακολούθηση του κόστους λειτουργίας των υπηρεσιών χρειάζεται ένα σύστημα που θα μπορεί να συγκεντρώνει τα στοιχεία κόστους, επίσης είναι απαραίτητοι οι άνθρωποι που θα διαχειριστούν τα εν λόγω στοιχεία και τέλος απαιτείται μια λογιστική μέθοδος που θα διαμορφώνει την εικόνα του αποτελέσματος της δραστηριότητας της κάθε υπηρεσίας. Για να μπορέσει το προσωπικό του Δήμου να ανταποκριθεί στην προσπάθεια αυτή χρειάζεται εκτός από την ύπαρξη ενός οικονομικού διαχειριστικού συστήματος, επιπλέον δύο (2) πράγματα: την γνώση και την δομημένη λειτουργία του Δήμου, ώστε να μπορεί να συγκεντρώνεται η πληροφορία του κόστους. Η μέχρι σήμερα λειτουργία του Δήμου παρουσιάζει δυο (2) αντιφατικά φαινόμενα, το πρώτο είναι η λειτουργία του προϋπολογισμού του Δήμου με την παρακολούθηση του κόστους ανά υπηρεσία και το δεύτερο είναι η ανυπαρξία δομημένης λειτουργίας. # Η αντίφαση των δυο φαινομένων έγκειται από την μία στην στοιχειώδη λειτουργία παρακολούθησης του κόστους που δίνει η παρακολούθηση του προϋπολογισμού ανά υπηρεσία και από την άλλη η έλλειψη δομημένης λειτουργίας που καθιστά δύσκολη την παρακολούθηση των ροών που διανύει το κόστος μέσα στον Δήμο και ες εκ τούτου η δυσκολία συγκέντρωσης και παρακολούθησής του

11 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Για να μπορέσουμε να εξετάσουμε την νέα λειτουργία των οικονομικών υπηρεσιών του Δήμου και των στελεχών της, θα πρέπει να ξεκινήσουμε από την λειτουργία του υπάρχοντος συστήματος, του «λογιστικού των Δήμων» σε συνάρτηση με την λειτουργία της Διπλογραφικής Λογιστικής Μεθόδου. 1.2 Λογιστικό OTA και διπλογραφικό Η εφαρμογή του διπλογραφικού πρέπει να λάβει σοβαρά υπ όψη το θεσμικό πλαίσιο λειτουργίας των οικονομικών υπηρεσιών του Δήμου και του Λογιστικού των OTA. Για ένα χρονικό διάστημα θα λειτουργούν παράλληλα το Λογιστικό των OTA και η διπλογραφική λογιστική μέθοδος, δηλαδή θα εκτελείται και θα παρακολουθείτε ο προϋπολογισμός και την ίδια στιγμή οι οικονομικές πράξεις θα αποτυπώνονται και διπλογραφικά. Έχει δημιουργηθεί σε πολλούς η αντίληψη ότι όταν μιλάμε για μελλοντική κατάργηση του Λογιστικού των OTA, εννοούμε πως η διαχείριση των οικονομικών του Δήμου θα γίνεται μόνο με το διπλογραφικό, πως θα καταργηθούν οι διαδικασίες προϋπολογισμού, εκκαθάρισης της δαπάνης, η ενταλματοποίηση, η βεβαίωση. Κάνουν ένα μεγάλο και σοβαρό εννοιολογικό λάθος. Το λογιστικό των OTA έχει δυο (2) σκέλη: Το διαχειριστικό, δηλαδή τις διαδικασίες εκτέλεσης του προϋπολογισμού και ένα δομημένο σύστημα διαδικασιών προμήθειας και εκκαθάρισης των δαπανών, ένα γενικότερο σύστημα οικονομικής διαχείρισης. Το λογιστικό, δηλαδή την αποτύπωση της εκτέλεσης του προϋπολογισμού μέσω κωδικοποίησης των εσόδων και των εξόδων με την μορφή που έχουν πάρει σήμερα. Το πρώτο σκέλος υποχρεώνει το Δήμο να ακολουθεί ορισμένες διαδικασίες για την διαχείριση των οικονομικών του. Το σύστημα αυτό εμφανίζει πολλά προβλήματα σε ορισμένα σημεία του, παρ όλα αυτά είναι απαραίτητο σ αυτόν που διαχειρίζεται δημόσιο χρήμα (αιρετός ή υπηρεσιακός). Είναι γνωστό πως και μεγάλες επιχειρήσεις του ιδιωτικού τομέα, προσπαθούν να αποπροσωποποιήσουν την οικονομική τους λειτουργία και καθορίζουν ένα πλαίσιο μέσα στο οποίο υποχρεούνται να λειτουργούν (εντάλματα πληρωμής με καθορισμένα επίπεδα υπογραφών, διαδικασίες προμήθειας και διαγωνισμών, διαδικασίες διαχείρισης αποθηκών)

12 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Αυτό το σκέλος του λογιστικού των OTA μπορεί να έχει και έχει ανάγκη βελτίωσης και προσαρμογής, αλλά δεν πρέπει να καταργηθεί. Το δεύτερο σκέλος, δηλαδή η χρήση της σημερινής κωδικοποίησης, πρέπει να καταργηθεί και να ενταχθεί στα πλαίσια του διπλογραφικού. Επίσης υπάρχει ο κίνδυνος να υποτιμηθεί η αξία ύπαρξης και παρακολούθησης προϋπολογισμού. Πέραν από τις αδυναμίες και ελλείψεις που υπάρχουν, σήμερα, στη διαχείριση του προϋπολογισμού, η ύπαρξή του είναι αναγκαία και χρειάζεται να τον υπερασπιστούμε και να τον αναβαθμίσουμε. Εκείνο που πρέπει να αναδείξουμε σαν θέση για την οικονομική λειτουργία του οικονομικού συστήματος του Δήμου είναι πως η λειτουργία του οικονομικού διαχειριστικού συστήματος είναι ενιαία. Το ενιαίο του συστήματος προκύπτει από τις λειτουργίες τις οποίες εξυπηρετεί, τις ενιαίες λειτουργίες των οικονομικών υπηρεσιών. Ο σκοπός των οικονομικών υπηρεσιών είναι να διαχειριστούν τα οικονομικά του Δήμου, να προγραμματίσουν (προϋπολογισμός), να διαχειριστούν τα έσοδα (καταγραφή και βεβαίωση), να δαπανήσουν (προμήθεια αγαθών και υπηρεσιών) και να πληρώσουν (ταμειακές λειτουργίες). Στα παραπάνω πλαίσια να τηρήσουν τα απαραίτητα βιβλία και να εκδώσουν τα απαιτούμενα στοιχεία (δικαιολογητικά) και να αποδώσουν λογαριασμό (απολογισμό, ισολογισμό και γενικότερα οικονομικές καταστάσεις). Τις ανωτέρω λειτουργίες τις διακρίνουμε σε δυο (2) επίπεδα: 1. τις διαχειριστικές, οι οποίες πραγματοποιούνται αρχικά: Διαχείριση εσόδων τελών φόρων Διαχείριση αποθηκών Διαχείριση ταμείου Φ Διαχείριση προσωπικού 2. Τις λογιστικές, ελεγκτικές, οι οποίες πραγματοποιούνται μετέπειτα: Διαχείριση εκτέλεση προϋπολογισμού Λογιστικές, τήρηση βιβλίων και αναφορών - 12-

13 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Οι μεν πρώτες απαιτούν την ύπαρξη των δεύτερων και οι δεύτερες είναι η απεικόνιση των πρώτων. Κάθε διαχωρισμός σε διαχειριστικό και διπλογραφικό δεν έχει νόημα στο μέλλον. Για να ολοκληρωθεί το ενιαίο του συστήματος θα πρέπει να αντιμετωπίσουμε τον προϋπολογισμό σαν εργαλείο προγραμματισμού. 1.3 Ο προϋπολογισμός ως εργαλείο προγραμματισμού Το διαχειριστικό σύστημα των OTA που ίσχυε μέχρι την έκδοση του Π.Δ 315/99 δεν μπορούσε να ανταποκριθεί στις σημερινές κοινωνικές και οικονομικές ανάγκες που καλούνται να ικανοποιήσουν. Το σύστημα του προϋπολογισμού απολογισμού έχει σχεδιαστεί με γνώμονα κυρίως την δυνατότητα άσκησης ελέγχων και όχι την χρησιμοποίησή του από τις υπηρεσίες και τα Δημοτικά συμβούλια ως όργανο προγραμματισμού και παρακολούθησης των δραστηριοτήτων τους. Ο προϋπολογισμός δεν λειτουργεί ως εργαλείο για προγραμματισμό και παρακολούθηση των δραστηριοτήτων των OTA, αλλά έχει σχεδιαστεί και λειτουργεί κυρίως ως ένα σύστημα ταμειακής διαχείρισης. Συνήθως δεν έχει το χαρακτήρα δεσμεύσεων για της Δημοτικές Αρχές από την υλοποίηση των οποίων θα κριθεί η αποτελεσματικότητα της Διοίκησης και του υπηρεσιακού μηχανισμού. Η σύνταξή του δεν προσδιορίζεται με βάσει τις δυνατότητες πραγματοποίησης εσόδων και στη συνέχεια μέσω η χρηματοδότηση της κοινωνικής και οικονομικής των δραστηριότητας. Τις αδυναμίες αυτές φιλοδοξεί να καλύψει το ΠΔ 315/99. Επειδή όμως η διαφάνεια στη διαχείριση και η νομιμότητα των ενεργειών είναι ζητήματα απόλυτα συνυφασμένα με τους OTA αφού ασκούν εξουσία και διαχειρίζονται δημόσιο χρήμα, καθίσταται φανερό ότι ο προϋπολογισμός θα συνεχίζει να υπάρχει, να συντάσσεται και με βάση αυτό να κρίνεται η νομιμότητα των πληρωμών. Επομένως, αυτό που πρέπει οι διοικούντες στους OTA και οι οικονομικοί τους σύμβουλοι να επιδιώξουν, είναι η αξιοποίησή του ως εργαλείο προγραμματισμού. Εν όψει του κινδύνου που διαφαίνεται από την πλήρη εφαρμογή του διπλογραφικού, να υποβαθμιστεί η σημασία του προϋπολογισμού, πρέπει να διασώσουμε και να αναπτύξουμε τη λειτουργία του ως εργαλείο σχεδιασμού. Η αξία που έχει η προϋπολογισμός φαίνεται και από την προσπάθεια που γίνεται σήμερα στον κωδικό τομέα να εντάξουν οι επιχειρήσεις στη λειτουργία τους τον προϋπολογισμό. Δεν πρέπει, τους OTA που ήδη λειτουργούν - 13-

14 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA προϋπολογιστικά, να τους ωθήσουμε στην κατάργηση ενός εργαλείου, που τον έχουν ανάγκη. 1.4 «Λογιστικό των OTA» και η σημασία του προϋπολογισμού Αν θέλουμε να απεικονίσουμε τα επίπεδα του λογιστικού των OTA διαμορφώνουμε το παρακάτω διάγραμμα: Επίπεδο 1 Επίπεδο 2 Επίπεδο3 Σύστημα κωδικοποίησης λογαριασμών παρακολούθησης του προϋπολογισμού (λογιστικό σύστημα) Εκτέλεση προϋπολογισμού (διαχειριστικό σύστημα) Σύστημα διαδικασιών οικονομικού προγραμματισμού Πίνακας I1 Στο πρώτο επίπεδο παρακολουθούμε, μέσω λογαριασμών, τις οικονομικές ποσότητες. Λειτουργεί ως απλογραφικό λογιστικό σύστημα με διαρθρωμένους κωδικούς και τήρηση συγκεκριμένων λογιστικών βιβλίων. Το επίπεδο αυτό τείνει να υποκατασταθεί από την γενική λογιστική της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου. Στο δεύτερο επίπεδο εντάσσουμε το σύνολο των διαδικασιών εκτέλεσης του προϋπολογισμού. Μέσα στις διαδικασίες αυτές (όπως είναι η έκθεση ανάληψης της δαπάνης, η ενταλματοποίηση και η εξόφληση του εντάλματος) έχει διαμορφωθεί ένα σύστημα διαχείρισης των δαπανών αλλά και των εσόδων. Το επίπεδο αυτό δεν θα καταργηθεί αλλά θα πρέπει να αναμορφωθεί με σύγχρονους όρους και να ενισχυθεί στην κατεύθυνση της διασφάλισης στη διαχείριση δημόσιου χρήματος. Το τρίτο επίπεδο είναι μέχρι σήμερα υποβαθμισμένο, γιατί ο προϋπολογισμός λειτουργεί σήμερα μόνο σαν λογιστικό απλογραφικό ταμειακό σύστημα. Πριν από την απονέκρωση- κατάργηση του λογιστικού των OTA κρίνεται απαραίτητο να αντιμετωπίσουμε τον προϋπολογισμό σαν εργαλείο οικονομικού σχεδιασμού και προγραμματισμού. 1 1Σ.Καραγιλάνης, Εκδόσεις Γ.Μ Καραναστάση, Αθήνα

15 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ 1.5 Ο προϋπολογισμός του Δήμου Η οικονομική διαχείριση του Δήμου έχει σαν σημείο αναφοράς τον προϋπολογισμό στον οποίο εγγράφονται όλα τα έσοδα και τα έξοδα του Δήμου. Ο προϋπολογισμός συντάσσεται με βάση τους κανόνες και την τυποποίηση του Β.Δ και ορίζεται σαν η πράξη του Δημοτικού ή Κοινοτικού Συμβουλίου που προσδιορίζει τα έσοδα και τα όρια των δαπανών του Δήμου. Η λειτουργία του προϋπολογισμού έχει αναχθεί σε λογιστική μέθοδο γιατί διέπεται από κανόνες τυποποίησης και ενημέρωσης λογιστικών βιβλίων. Τούτο έχει ως αποτέλεσμα οι οποιεσδήποτε αδυναμίες σαν λογιστική μέθοδος να χρεώνονται στο σύστημα του προϋπολογισμού. Η διαδικασία κατάρτισής του ορίζεται στο 219 του ΔΚΚ (ΠΔ 410/95) και περιλαμβάνει τα ακόλουθα στάδια : Φ Σύνταξη σχεδίου προϋπολογισμού και εισηγητικής έκθεσης από την Δημαρχιακή Επιτροπή ή από τον πρόεδρο της κοινότητας μέχρι το τέλος Οκτωβρίου. Φ Ψήφιση του προϋπολογισμού από την Δημοτικό Συμβούλιο μέχρι το τέλος Νοεμβρίου. Υποβολή του στο Γ.Γ. της Περιφέρειας για επικύρωση εντός 10 ημερών από της ψηφίσεως ( άρθρο 96 παρ. 6 Π.Δ 410/95). Δεδομένου ότι τυπικά η απόφαση του Δ.Σ για ψήφιση του προϋπολογισμού αντιμετωπίζεται σαν μια κοινή απόφαση του συμβουλίου. 1.6 Οι αρχές κατάρτισης του προϋπολογισμού Αργή ενιαυσίου: ο προϋπολογισμός συντάσσεται για ένα οικονομικό έτος, το οποίο ορίζεται ως η χρονική περίοδος που περιλαμβάνει διαχειριστικές οικονομικές και λογιστικές Λ πράξεις. Η περίοδος αυτή αρχίζει από την 1-1- και λήγει την κάθε έτους. Αργή τρα ενότητας εσόδων και εζόδων: η αρχή αυτή σημαίνει ότι τα έσοδα και τα έξοδα εγγράφονται σε ενιαίο προϋπολογισμό, η δε αρχή της καθολικότητας ότι στον προϋπολογισμό εγγράφονται όλα τα έσοδα και έξοδα.23 2 Σ.Καραγιλάνης, εκδόσεις Γ.Μ. Καραναστάση, Αθήνα Σ.ΚαραγΛάνης, Εκδόσεις Γ.Μ. Καραναστάση. Αθήνα

16 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Αργή ειδικότητας των πιστώσεων: είναι από τις βασικότερες αρχές που διέπουν τον προϋπολογισμό και σημαίνει ότι κάθε πίστωση υπάρχει μόνο για τον σκοπό που προορίζεται, με άμεση συνέπεια δαπάνες που δεν αντιστοιχούν στο περιεχόμενο του συγκεκριμένου Κ.Α. να θεωρούνται παράνομες.4 Αργή της ακρίβειαα: σημαίνει ότι κατά το δυνατό μικρότερη απόκλιση στο τέλος της περιόδου, άρα οι προβλέψεις πρέπει να είναι στα όρια του εφικτού να πραγματοποιηθούν.5 Ακολουθεί το διάγραμμα σύνταξης του προϋπολογισμού (= 3 Διαμόρφωση αρχικού πλαισίου Για τον προϋπολογισμό Ο α X ο. σ ζγ 3. < -< Ο ο ΟΩ.. 3 Ο 3. 3" <1 Εικόνα Η διάρκεια του οικονομικού έτους Το οικονομικό έτος συμπίπτει με το ημερολογιακό, δηλαδή αρχίζει την 1η Ιανουάριου και λήγει την 31η Δεκεμβρίου του ιδίου έτους (άρθρο 216 παρ. 1 ΠΔ 410/95) και αποτελεί το χρονικό διάστημα ισχύος του προϋπολογισμού. 4 Σ.Καραγιλάνης, Εκδόσεις Γ.Μ Καραναστάση, Αθήνα ΣΚαραγιλάνής, Εκδόσεις Γ.Μ Καραναστάση, Αθήνα

17 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Η διαμόρφωση του προϋπολογισμού πρέπει να γίνεται μέσα στον μήνα Οκτώβριο του προηγούμενου έτους. Η συγκρότησή του πρέπει να λαμβάνει υπόψη τις αρχές και τους ορισμούς της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου, έτσι ώστε να υπάρχει ενιαία άποψη για το τι εννοούμε επενδύσεις ή συντηρήσεις ή προμήθειες καταναλωτικών αγαθών. Η ενιαία αυτή αντίληψη να αποτυπώνεται στην κωδικοποίηση του προϋπολογισμού. Η κωδικοποίηση αυτή πρέπει στο άμεσο μέλλον να διαμορφωθεί κάτω από τους λογαριασμούς του διπλογραφικού, με αποτέλεσμα να αρθεί κάθε ασυμβατότητα προϋπολογισμού και λογιστικής μεθόδου. 1.8 Η αναμόρφωση του προϋπολογισμού Ένα από τα χαρακτηριστικά του προϋπολογισμού είναι η οριστικότητα των εγγραφών του. Το περιεχόμενο του προϋπολογισμού δεν μεταβάλλεται μετά την ψήφισή του, παρά μόνο σε ειδικές περιπτώσεις και με συγκεκριμένη διαδικασία που προβλέπει ο νόμος και κυρίως οι διατάξεις των άρθρων 221 ΔΚΚ και 8 του ΒΔ 17/5-15/6/1959. Η αναμόρφωση του προϋπολογισμού μπορεί να γίνεται κατά την διάρκεια του οικονομικού έτους: Για την εγγραφή έκτακτων εσόδων που προ βλέπονταν στον αρχικό προϋπολογισμό ( δανείων, δωρεών, έκτακτων επιχορηγήσεων κλπ) ή την διόρθωση του ποσού άλλων εσόδων, το πραγματοποιούμενο ύψος των οποίων υπερβαίνει σημαντικά τα αντίστοιχα ποσά που είχαν αρχικά προβλεφθεί. Στην περίπτωση αυτή τροποποιείται ανάλογα και το σκέλος των εξόδων, έτσι ώστε ο προϋπολογισμός να παραμένει ισοσκελισμένος. Για την μεταφορά πιστώσεων από το αποθεματικό ή από κωδικό σε κωδικό αριθμό, προκειμένου να δημιουργηθούν νέες πιστώσεις ή να ενισχυθούν πιστώσεις που αποδείχθηκαν ανεπαρκείς. Η αναμόρφωση του προϋπολογισμού γίνεται πάντα με απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου ύστερα από εισήγηση της οικονομικής υπηρεσίας του Δήμου. -17-

18 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ 1.9 Οι πιστώσεις, έννοια - διάκριση Πιστώσεις είναι τα ποσά που προβλέπονται στον προϋπολογισμό, για την πληρωμή συγκεκριμένων (κατά το αντικείμενο) δαπανών του Δήμου ή της κοινότητας.6 7 Η πρόβλεψη ανάλογης πίστωσης στον προϋπολογισμό, συνιστά απαραίτητη προϋπόθεση για την πραγματοποίηση οποιοσδήποτε δαπάνης του Δήμου ή της κοινότητας. Η λειτουργία του προϋπολογισμού, ως προς το σκέλος των εξόδων, είναι δεσμευτική. Περιορίζει τα αρμόδια όργανα τόσο ως προς το είδος όσο και ως προς το ύψος των δαπανών που μπορούν να πραγματοποιήσουν. Προκειμένου να αποτραπεί το ενδεχόμενο πραγματοποίησης δαπανών, οι οποίες δεν προβλέπονται στον προϋπολογισμό και για το λόγο αυτό δεν μπορούν να πληρωθούν. Σε άρθρο του ΔΚΚ ορίζεται: «δεν επιτρέπεται η έναρξη της διαδικασίας για την εκτέλεση έργου, εργασίας ή μεταφοράς και την διενέργεια προμήθειας, αν δεν υπάρχει στον προϋπολογισμό σχετική πίστωση». Τα αρμόδια όργανα του Δήμου ή της κοινότητας που ενεργούν κατά την παράβαση των διατάξεων του προηγούμενου εδαφίου υπέχουν, ανεξάρτητα από τυχόν ποινική ευθύνη, πειθαρχική, αστική ευθύνη, προσωπικώς έναντι του αναδόχου και κάθε τρίτου. Στην απαγόρευση αυτή δεν περιλαμβάνεται η διαδικασία εκπόνησης μελέτης από τις αρμόδιες υπηρεσίες κατά το άρθρο 268, καθώς και το άρθρο 1 του ΠΔ 28/1980, χωρίς καταβολή αμοιβής. Οι πιστώσεις διακρίνονται σε τακτικές, αναπληρωματικές, έκτακτες, ειδικές και συμπληρωματικές. Τακτικές είναι οι πιστώσεις που χορηγούνται με τον προϋπολογισμό για τα έξοδα κάθε οικονομικού έτους, τα οποία πληρώνονται με τα προϋπολογισθέντα έσοδα του ίδιου οικονομικού έτους8 Αναπληρωματικές είναι οι πιστώσεις που χορηγούνται για έκτακτες και επείγουσες ανάγκες, οι οποίες δεν έχουν προβλεφθεί στον προϋπολογισμό.9 6 άρθρο 6 παρ. 1 ΒΔ 17/5-15/6/ Άρθρο 218, παρ. 7 του ΔΚΚ 8 άρθρο 6 παρ. 3 ΒΔ 17/5-15/6/ Άρθρο 6 παρ. 5 ΒΔ 17/5-15/6/

19 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Ειδικές πιστώσεις είναι αυτές που χορηγούνται για ειδική αιτία και συμπληρωματικές αυτές που χορηγούνται μετά την λήξη του οικονομικού έτους, για την κάλυψη τυχόν υπερβάσεων που έγιναν κατά την διάρκεια του, εξαιτίας λογιστικού λάθους Μεταφορά πιστώσεων - Αποθεματικό Για την ενίσχυση των πιστώσεων που αποδεικνύονται κατά την διάρκεια του προϋπολογισμού ανεπαρκείς ή για την δημιουργία νέων πιστώσεων προς αντιμετώπιση έκτακτων και επειγουσών αναγκών που δεν έχουν προβλεφθεί, εγγράφεται στον προϋπολογισμό (ΚΑ 511.1) εδική πίστωση με τίτλο «Αποθεματικό».11 Τα αποθεματικό εγγράφεται κατά παρέκκλιση της αρχής της ειδικότητας των πιστώσεων, δεδομένου ότι δεν προσδιορίζονται κατά την σύνταξη του προϋπολογισμού οι δαπάνες που πρόκειται να καλύψει. Για το λόγο αυτό τίθεται ανώτατο όριο στο ύψος του αποθεματικού. Σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 3 του άρθρου 221 του ΔΚΚ, το αποθεματικό κεφάλαιο του προϋπολογισμού δεν μπορεί να υπερβαίνει το 4% του συνόλου των τακτικών εσόδων που είναι γραμμένα στον προϋπολογισμό. Το αποθεματικό του προϋπολογισμού δεν πρέπει να συγχέεται με το αποθεματικό του απολογιστικού πίνακα, το οποίο αποτελεί περίσσευμα ενός έτους που μεταφέρεται στο επόμενο οικονομικό έτος ως οριστικό χρηματικό υπόλοιπο. Κατά την παρέκκλιση της αρχής της ειδικότητας και της οριστικότητας του προϋπολογισμού, ο νόμος επιτρέπει τη μεταφορά των πιστώσεων από κωδικό σε κωδικό αριθμό τις ακόλουθες περιπτώσεις: Σε περίπτωση κατά την οποία ο σκοπός, για τον οποίο έχει εγγραφεί μια πίστωση, έχει εκπληρωθεί ή έχει καταστεί ανέφικτος, επιτρέπεται η μεταφορά του υπολοίπου ή ολόκληρης της πίστωσης, προκειμένου να αυξηθεί άλλη πίστωση που είναι γραμμένη στον προϋπολογισμό ή προκειμένου να δημιουργηθεί νέα πίστωση για έκτακτη και επείγουσα ανάγκη, η οποία δεν προβλέπεται στον προϋπολογισμό, ( άρθρο 8 παρ. 2 ΒΔ 17/5-15/6/1959). Η μεταφορά της πίστωσης γίνεται με απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου ή Κοινοτικού Συμβουλίου και για λόγους λογιστική τάξεως, πραγματοποιείται μέσω του αποθεματικού (άρθρο 8 10 Άρθρο 6 παρ. 7 ΒΔ 17/5-15/6/ Άρθρο 8 παρ. 4 ΒΔ 17/5-15/6/

20 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA παρ. 3 & 5 ΒΔ 17/5-15/6/1959). Δηλαδή, η μεταφερόμενη πίστωση εγγράφεται πρώτα στο αποθεματικό, από το οποίο στην συνέχεια διατίθεται στον οικείο κωδικό αριθμό, δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιηθούν για την αύξηση ή τη δημιουργία άλλων πιστώσεων, οι πιστώσεις που προέρχονται από ειδικευμένα έσοδα. ( δάνεια, ΣΑΤΑ) ϊ! Η πίστωση που έχει εγγραφεί στον προϋπολογισμό για την εκτέλεση ορισμένου έργου, σε περίπτωση που υπάρχει αδυναμία να εκτελεστεί το έργο αυτό, επιτρέπεται να διατεθεί μόνο για την εκτέλεση άλλου έργου. Για τη διάθεση αυτή απαιτείται αναμόρφωση του προϋπολογισμού(άρθρο 9 ΒΔ 17/5-15/6/1959). Αν η πίστωση διατίθεται για την εκτέλεση νέου έργου, που δεν περιλαμβάνεται στο τεχνικό πρόγραμμα, απαιτείται τροποποίηση του προγράμματος, η οποία γίνεται με αιτιολογημένη απόφαση του δημοτικού ή κοινοτικού συμβουλίου ( άρθρο 265 παρ. 4& 5Π Δ410/95) S1 Κατά το τελευταίο τρίμηνο του οικονομικού έτους επιτρέπεται να διατεθούν πιστώσεις, οι οποίες έχουν εγγραφεί για έργα που δεν έχουν εκτελεστεί και δεν μπορούν να εκτελεστούν στο διάστημα που απομένει, για πληρωμή άλλων δαπανών. Για την διάθεση αυτή απαιτείται αναμόρφωση του προϋπολογισμού (άρθρο 221 παρ. 2 ΠΔ 410/95). Εννοείται ότι η διάθεση των πιστώσεων σε άλλες δαπάνες είναι εφικτή, μόνον εφ όσον πρόκειται για πιστώσεις που δεν προορίζονται αποκλειστικά για την εκτέλεση έργων Η εκτέλεση του προϋπολογισμού Για να μπορέσει να εγκριθεί ο προϋπολογισμός, αφού ψηφιστεί και εγκριθεί, χρειάζεται: Α) Ως προς τα έσοδα: Πρώτα να βεβαιωθούν τα ποσά που θα εισπραχθούν. Στην περίπτωση που το εισπραχθέν ποσό είναι μεγαλύτερο από το βεβαιωμένο, τότε το ποσόν αυτό μπορεί να εισπραχθεί, ανεξάρτητα της μη αρχικής βεβαίωσης της διαφοράς. Στην περίπτωση που ένα ποσό που εισπράττεται δεν έχει βεβαιωθεί και πάλι μπορεί να εισπραχθεί, με ταυτόχρονη οίκοθεν βεβαίωση. 12 Θεοδώρου Δ.Ιωάννη, «Οι δαπάνες των OTA», Θεσσαλονίκη

21 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Β) Ως προς τα έξοδα, χρειάζεται: * να γίνει ανάληψη της υποχρέωσης της δαπάνης, να εγγραφεί η δαπάνη που αναλαμβάνεται στο βιβλίο αναλαμβανόμενων υποχρεώσεων, να συνταχθεί έκθεση ανάληψης δαπάνης. Φ Να γίνει εκκαθάριση της δαπάνης, να οριστικοποιηθούν τα ποσά που πρέπει να πληρωθούν, να εκδοθεί ένταλμα πληρωμής,να καταχωρηθεί το ένταλμα στο ημερολόγιο εκδοθέντων ενταλμάτων και στο καθολικό των εξόδων. Πληρωμή της δαπάνης, εξόφληση από το δημοτικό ταμείο ή από την Δ.Ο.Υ(όταν δεν υπάρχει δημοτική ταμιακή υπηρεσία). Οι παραπάνω ενέργειες είναι οι προϋποθέσεις για την είσπραξη ή την πληρωμή και την καταχώριση των ποσών στον προϋπολογισμό του Δήμου. Σχηματικά οι διαδικασίες εκτέλεσης προϋπολογισμού Ο προϋπολογισμός του Δήμου και οι φάσεις του: Έσοδα ΈΕοδα Αναλαμβάνο -21 -

22 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA 1.12 Η σύνταξη του προϋπολογισμού του Δήμου σύμφωνα με την εφαρμογή της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου Ο προϋπολογισμός του Δήμου, ως βασικό εργαλείο παρακολούθησης των οικονομικών του Δήμου, θα πρέπει να είναι δομημένος με τέτοιο τρόπο που να ανταποκρίνεται στις ανάγκες εφαρμογής του διπλογραφικού λογιστικού συστήματος. Οι λόγοι που αιτιολογούν την προσεκτική συγκρότηση του προϋπολογισμού είναι οι κάτωθι: Ο τρόπος ενημέρωσης του διπλογραφικού κατά το Io στάδιο, όπου συνυπάρχει το διπλογραφικό με το δημόσιο λογιστικό, είναι έτσι διαμορφωμένος ώστε να στηρίζεται στην αντιστοίχιση κωδικού δημόσιου λογιστικού με κωδικό διπλογραφικού συστήματος, στο επίπεδο των εσόδων. Η βασική διαφορά μεταξύ των δυο λογιστικών συστημάτων είναι η εξαγωγή του αποτελέσματος από την διπλογραφική λογιστική μέθοδο. Η εξαγωγή αποτελέσματος γίνεται με την εφαρμογή της αρχής της αντιπαράθεσης εσόδου με έξοδο και κατ επέκταση με την εφαρμογή της αρχής της αυτοτέλειας των χρήσεων ( του διαχωρισμού των εσόδων και των εξόδων που ενώ καταχωρούνται σε μια χρήση αφορούν προηγούμενη ή επόμενη, από τα έσοδα και τα έξοδα που αφορούν αποκλειστικά την χρήση). Άλλα προβλήματα που έχουν εμφανιστεί από τη μέχρι σήμερα υλοποίηση του προγράμματος στους OTA, δείχνουν ότι η λογική δόμησης του προϋπολογισμού πρέπει να λαμβάνει υπόψη της τις ανάγκες διαχωρισμού των κονδυλίων με βάση την κωδικοποίηση του λογιστικού σχεδίου, όπως του διαχωρισμού των προμηθειών των αναλωσίμων υλικών (Κ.Α.: ) από τις συντηρήσεις - επισκευές (Κ.Α.:13) και αυτές από την προμήθεια επενδυτικών αγαθών. Όσον αφορά τα έργα πρέπει να υπάρχει δυνατότητα παρακολούθησης ανά φορέα χρηματοδότησης. Η παρακολούθηση των κρατήσεων (φόροι, ασφαλιστικές εισφορές) με την χρησιμοποίηση των κωδικών: 162 του προϋπολογισμού εσόδων (έσοδα υπέρ τρίτων) για παρακολούθηση των παρακρατημένων ποσών και του κωδικού 411 (αποδόσεις εισπραχθέντων υπέρ τρίτων εσόδων) του προϋπολογισμού εξόδων για την απόδοση των κρατήσεων, είναι ο καλύτερος τρόπος για την απλογραφική παρακολούθηση των κρατήσεων, μέθοδος που δεν χρησιμοποιείται από τους περισσότερους OTA. -22-

23 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Εν κατακλείδι, θα πρέπει να μάθουμε να διαμορφώνουμε προϋπολογισμό με τις νέες έννοιες του διπλογραφικού διότι στο άμεσο μέλλον θα κλειθούμε να διαμορφώσουμε τον προϋπολογισμό μας με την κωδικοποίηση της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου. Κατά την ανάπτυξη των μηχανογραφικών εφαρμογών έχουν γίνει ορισμένες ενέργειες για την αποσύνδεση των παραπάνω προβλημάτων από την λειτουργία του διπλογραφικού. Έτσι: * Η ενημέρωση του διπλογραφικού αποσυνδέεται από την αντιστοίχιση του προϋπολογισμού και γενικής λογιστικής, με την χρήση πινάκων δαπανών και υλικών κατά την καταχώριση των παραστατικών δαπάνης. Οι πίνακες αναπτύσσονται σε τέσσερα επίπεδα: Πάγια επενδυτικά αγαθά. Υλικά (πρώτες ύλες, αναλώσιμα και ανταλλακτικά παγίων). Έξοδα (μισθοδοσίες, αμοιβές τρίτων, παροχές, γενικά έξοδα κλπ). Έκτακτα και ανόργανα έξοδα και έξοδα προηγούμενων χρήσεων. Οι πίνακες αυτού κωδικοποιούν και περιγράφουν τα υλικά και τις δαπάνες με βάση τους λογαριασμούς της Γενικής Λογιστικής. Αποτέλεσμα αυτού του τρόπου ανάπτυξης είναι η εξοικείωση με την Γενική Λογιστική και η δημιουργία ενός επιπέδου εργασίας, η οποία μπορεί να παραμένει και μετά την κατάργηση της σημερινής κωδικοποίησης του προϋπολογισμού Τι είναι οι λογαριασμοί τάξεως Οι λογαριασμοί τάξεων χρησιμεύουν για την παροχή πληροφοριών και στατιστικών στοιχείων. Τα ποσοτικά στοιχεία που εμφανίζονται στον κύκλωμα της ομάδας των λογαριασμών τάξεως δεν επηρεάζουν τα περιουσιακά στοιχεία των OTA, δηλ. οποιαδήποτε πληροφορία εμφανίζεται σε λογαριασμό τάξεως δεν αλλοιώνει τον ισολογισμό του Δήμου που παρουσιάζει την περιουσιακή του κατάσταση. Οι λογαριασμοί τάξεως εμφανίζονται στον ισολογισμό χωρίς να τον επηρεάζουν ως χρεωστικοί λογαριασμοί τάξεως και ισόποσα σαν πιστωτικοί λογαριασμοί τάξεως, ως εξής: -23 -

24 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Ενεργητικό Έξοδα εγκατάστασης Πάγιο ενεργητικό Κυκλοφορούν ενεργητικό Μεταβατικοί λογαριασμοί ενεργητικού Χρεωστικοί λογαριασμοί τάξεως Παθητικό Ίδια κεφάλαια Προβλέψεις Υποχρεώσεις Μεταβατικοί λογαριασμοί παθητικού Πιστωτικοί λογαριασμοί τάξεως Πίνακας 2 Μερικές φορές η πληροφορία, που εμφανίζεται σε λογαριασμό τάξεως, είναι πιο σημαντική από τις πληροφορίες που εμφανίζονται σε λογαριασμούς του ισολογισμού. Για παράδειγμα, η γνώση των εγγυητικών επιστολών καλής εκτέλεσης για τα εκτελούμενα στο Δήμο έργα, είναι απαραίτητη στην διαχείριση του Δήμου. Οι λογαριασμοί τάξεως, επιπλέον, δύναται να χρησιμοποιηθούν για την εξαγωγή αριθμοδεικτών. Οι πληροφορίες που εμφανίζονται στους εν λόγω λογαριασμούς δεν είναι αναγκαίο να είναι αξιακές, αλλά μπορούν να είναι και ποσοτικές. Για παράδειγμα μπορεί να εμφανίζεται σε λογαριασμούς τάξεως αριθμός του προσωπικού ανά υπηρεσία και να χρησιμοποιείται αυτή η πληροφορία για την εξαγωγή του κόστους ανά εργαζόμενο σε κάθε υπηρεσία ( το κόστος προσωπικού της συγκεκριμένης υπηρεσίας στο λογαριασμό 92ΧΧ.ΧΧ.60 διαιρούμενο με τον αριθμό που θα εμφανίζει σε λογαριασμό τάξεως το πλήθος του προσωπικού της συγκεκριμένης υπηρεσίας) Πως λειτουργεί η 10η ομάδα Η 10η ομάδα του σχεδίου λογαριασμών λειτουργεί σε αυτόνομο κύκλωμα. Αυτό σημαίνει πως, όταν χρεώνεται κάποιος λογαριασμός της 10ης ομάδας, θα πιστώνεται κάποιος άλλος της ίδιας ομάδας. Δεν υπάρχει η δυνατότητα να χρεοπιστώνεται κάποιος λογαριασμός

25 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ με αντίστοιχη χρεοπίστωση κάποιου λογαριασμού της γενικής λογιστικής ( ομάδα 1-8) ή της αναλυτικής λογιστικής ( ομάδα 9). Οι χρεοπιστώσεις γίνονται ανά ζεύγη, ως εξής: Χρέωση 01 Αλλότρια Πίστωση 05 Δικαιούχοι περιουσιακά αλλότριων στοιχεία περιουσιακών στοιχείων Χρέωση 02 Χρεωστικοί Πίστωση 06 Πιστωτικοί λογαριασμοί του λογαριασμοί προϋπολογισμού προϋπολογισμού Χρέωση 03 Χρεωστικοί Πίστωση 07 Πιστωτικοί λογαριασμοί λογαριασμοί εγγυήσεων, εγγυήσεων, εμπραγμάτων εμπραγμάτων ασφαλειών και ασφαλειών και απαιτήσεων από απαιτήσεων από αμφοτεροβαρείς αμφοτεροβαρείς συμβάσεις συμβάσεις Χρέωση 04 Διάφοροι Πίστωση 08 Διάφοροι λογαριασμοί λογαριασμοί πληροφοριών πληροφοριών χρεωστικοί πιστωτικοί Πίνακας Οι λογαριασμοί παρακολούθησης του προϋπολογισμού (02) χρεωστικοί λογαριασμοί προϋπολογισμού (06) πιστωτικοί λογαριασμοί προϋπολογισμού

26 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Η βασική λειτουργία των λογαριασμών τάξεων στο λογιστικό κύκλωμα των OTA είναι η παρακολούθηση των στοιχείων του προϋπολογισμού της αναμόρφωσης του απολογισμού εσόδων και εξόδων. Έτσι θα λέγαμε ότι παρουσιάζεται με την μορφή λογαριασμών τάξεων ο ίδιος προϋπολογισμός του Δήμου. Για να μπορέσουμε να εξετάσουμε τον τρόπο λειτουργίας των λογαριασμών 02 και 06 παρακολουθούν διπλογραφικά τη διαδικασία εκτέλεσης του προϋπολογισμού του Δήμου, θα χρειαστεί να δούμε πως λειτουργεί ο προϋπολογισμός. Ο Δήμος παρακολουθεί τα οικονομικά του προϋπολογιστικά μέσω του προϋπολογισμού μέσω του προϋπολογισμού εσόδων και εξόδων μέσω το απολογισμού εσόδων και εξόδων. Τα έσοδα του Δήαου ακολουθούν τα eírtc στάδια: 9 Προϋπολογίζονται 9 Εγκρίνονται 9 Βεβαιώνονται Ο Εισπράττονται Τα έξοδα του Αήαου ακολουθούν τα παρακάτω στάδια: 9 Προϋπολογίζονται 9 Εγκρίνονται 9 Αναλαμβάνονται ως υποχρέωση 9 Ενταλματοποιούνται 9 Πληρώνονται Στα παρακάτω σχήματα βλέπουμε σχηματικά τον μηχανισμό δημιουργίας των λογαριασμών τάξεως που απεικονίζουν τον προϋπολογισμό

27 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Ποκ όιαυοοωώνονται οι λοναοιασαοί τάζεοκ στα έζοδα Κ ω δικός δημ λογισ τικού 0 6 ( ττροϋττ. Ε σ ό δ.) Πχ. Έ σ ο δ α αττό τέλη δ ιαφ ή μ ισ ης I 10(> κτ ττρουπ ΟίΟΟιτπκτ τέλη δ ια φ /σ η ς I Π ρουττ/ντα Ε κ/ντα β εβ α ιω θ έν τα Ε ισ ττραχθέντα Σχήμα 11 Ποκ διααορφώνονται οι λοναοιασιιοί τάζεως στα έσοδα Μ Η ϋ \ λυί'λ ρ\ύπ^υ\ τ/ρσο τ/αλ σγιε/μσύ -ςόύων Α βαθμός Β βαθμός Δ βαθμός Βάσει λογ σγεδιου Η Η ^ Η Βάσεισταδιου Εκτ/σπς ττρουττ Κωδικός δημ λογιστικού Πχ. Δαπάνες προσωπικού καθ/τας-εκτέλεση προϋπολογισμού (15/111) 02(ττρουττ Ε ξ ο δ ) ^ ^ 1 0 ( ί κ Γ π ρ ο υ ιτ.) 1( ειδικά έξοδα) Μ Ι 15(καθ/τα) Κ π ^ ο υ ρ π κ 'ο ύ ) πληρωθέντα I I Προϋπ/ντα Αναληφ/ντα Ενταλ/ντα Σχήμα Σ. Καραγιλάνης, «Το οικονομικό διαχειριστικό λογιστικό σύστημα των Δήμων, Εκδόσεις Γ.Μ. Καραναστάση, Αθήνα

28 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA 1.16 Κωδικοποίηση διαφορών μεταξύ του απλογραφικού και της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου Για να μπορέσουμε να κατανοήσουμε τις διαφορές των δυο λογιστικών συστημάτων, θα πρέπει να διευκρινίσουμε την διαφορετική βάση λειτουργίας τους. Η απλογραφική λογιστική μέθοδος είναι ταμειακής βάσης ενώ η διπλογραφική στηρίζεται στην αρχή του δεδουλευμένου. Αυτή διαφορετική βάση είναι η αιτία των βασικών διαφορών μεταξύ των δυο λογιστικών συστημάτων. Οι διαφορές του απλογραφικού λογιστικού συστήματος, όπως είναι το δημόσιο λογιστικό και η διπλογραφική λογιστική μέθοδος κωδικοποιούνται ως εξής: 1. στο δημόσιο λογιστικό η υποχρέωση εμφανίζεται με την ενταλματοποίηση της δαπάνης, ενώ στο διπλογραφικό με την έκδοση παραστατικού του προμηθευτή ή άλλου τρίτου 2. στο δημόσιο λογιστικό το έσοδο θεωρούμε ότι πραγματοποιήθηκε όταν εισπράττεται, ενώ στο διπλογραφικού όταν βεβαιώνεται 3. η έννοια του εσόδου στο «Λογιστικό των OTA» είναι καθαρά ταμειακή, ως έσοδο θεωρείται ακόμα και το δάνειο ή κάθε επιστροφή χρημάτων που πληρώθηκε αχρεωστήτως, καθώς και κάθε παρακράτηση φόρων από τους προμηθευτές. Ενώ στο διπλογραφικό το έσοδο έχει την έννοια της χρηματικής αποτίμησης κάθε δεδουλευμένης προσφοράς αγαθών και υπηρεσιών προς τρίτους. Επίσης αντίστοιχα η έννοια του εξόδου στο «Λογιστικό των OTA» είναι ταμειακή και θεωρεί τις επιστροφές χρημάτων και τις πληρωμές των δανείων ως έξοδα, ενώ το διπλογραφικό θεωρεί έξοδο την δεδουλευμένη λήψη αγαθών και υπηρεσιών. 4. Υπάρχει χρονική υστέρηση ανάμεσα στις λογιστικές εγγραφές του «Λογιστικού των OTA» και της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου δηλ. με το απλογραφικό έχουμε λογιστική εγγραφή με την ενταλματοποίηση ή την είσπραξη. Με το διπλογραφικό έχουμε 2 εγγραφές: η πρώτη με την λήψη του παραστατικού και η δεύτερη με την πληρωμή του Στάδια Απλογραφικό Διπλογραφικό 14 Βλέπε υποσημείωση

29 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Εντολή (βιβλίο ανειλ. Υποχ/σεων) -11 Λήψη παραστατικού - Λογιστική εγγραφή Ενταλματοποίηση Λογιστική εγγραφή Λογ. Τάξεως Εξόφληση Λογιστική εγγραφή Λογιστική εγγραφή Πίνακας 415 Αντίστοιχα στα έσοδα δεν υπάρχει χρονική υστέρηση ανάμεσα στις εγγραφές στα δυο λογιστικά συστήματα. Η φάση της βεβαίωσης είναι η αντίστοιχη φάση της λογιστικής εγγραφής της πίστωσης του εσόδου και η φάση της είσπραξης αντιστοιχεί απόλυτα με την φάση της ταμειακής εγγραφής στο διπλογραφικό. Στάδια Απλογραφικό Διπλογραφικό Βεβαίωση Λογιστική εγγραφή Λογιστική εγγραφή Είσπραξη Λογιστική εγγραφή Λογιστική εγγραφή Πίνακας στο διπλογραφικό έχουμε εφαρμογή της κίνησης του λογαριασμού μέσω της χρεωπίστωσης. Στο απλογραφικό οι λογαριασμοί αυξάνονται (των εσόδων ή των εξόδων). Στο διπλογραφικό οι λογαριασμοί έχουν διπλή έκφραση (τη χρέωση και την πίστωση) με αποτέλεσμα να αυξομειώνονται. Στην διπλογραφική λογιστική μέθοδο υπάρχουν λογαριασμοί που συστηματικά αυξομειώνονται, όπως των απαιτήσεων και των υποχρεώσεων, ενώ στο απλογραφικό αυτό δεν υφίσταται 6. η έννοια του ταμείου δεν εμφανίζεται άμεσα στο απλογραφικό, αλλα προκύπτει από το αλγεβρικό άθροισμα κάποιων λογαριασμών. Στο διπλογραφικό είναι αυτούσια η παρουσία του λογαριασμού που εμφανίζει τα χρηματικά διαθέσιμα (38). Παρόλα αυτά η όλη λειτουργία του απλογραφικού είναι καθαρά ταμειακή λειτουργία. Έχει σαν σκοπό την παρακολούθηση των εσόδων και των εξόδων του Δήμου. Αυτό Σ.Καραγιλάνης, Εκδόσεις Γ.Μ. Καραναστάση, Αθήνα Σ.Καραγιλάνης, Εκδόσεις Γ.Μ. Καραναστάση, Αθήνα

30 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ φαίνεται καθαρά από το γεγονός ότι παρακολουθεί την παρακράτηση του φόρου σαν έσοδο και την απόδοσή του στην Δ.Ο.Υ. σαν έξοδο. 7. ενιαίο λογιστικό σύστημα στο διπλογραφικό. Ενώ το απλογραφικό λογιστικό σύστημα δίνει την δυνατότητα να παρακολουθεί κάθε οικονομική δραστηριότητα του Δήμου, όμως αυτό γίνεται με την τήρηση ενός μεγάλου αριθμού βιβλίων ασύνδετων μεταξύ τους. Η διπλογραφική λογιστική μέθοδος δίνει αντίθετα τη δυνατότητα να παρακολουθούνται όλα αυτά τα στοιχεία μέσα από ενιαίο λογιστικό κύκλωμα (το σύστημα εμφάνισης των λογαριασμών) 8. με την απλογραφική μέθοδο δεν προκύπτουν στοιχεία για το ετήσιο αποτέλεσμα της δραστηριότητας του Δήμου. Ενώ από το διπλογραφικό προκύπτει το αποτέλεσμα με λογιστικές εγγραφές και εμφανίζεται μέσω ειδικής ομάδας λογαριασμών 9. το διπλογραφικό εμφανίζει την περιουσιακή κατάσταση του Δήμου, ενώ το δημόσιο λογιστικό απαιτεί γι αυτό ξεχωριστό βιβλίο, άσχετο με το σύστημα της οικονομικής διαχείρισης. Ο ισολογισμός που δημοσιεύουν οι οικονομικές μονάδες, οι οποίες τηρούν διπλογραφική μέθοδο, εμφανίζει την περιουσία τους κατά κατηγορία. 10. το δημόσιο λογιστικό αντιμετωπίζει την είσπραξη σαν έξοδο της χρήσης που εισπράττεται και το έξοδο σαν έξοδο της χρήσης που πληρώνεται. Το διπλογραφικό αντιμετωπίζει το έσοδο και το έξοδο όταν πραγματοποιείται, στην χρήση που πραγματοποιείται ανεξάρτητα πότε πληρώνεται ή εισπράττεται. Με λίγα λόγια το απλογραφικό δεν έχει την δυνατότητα διαχωρισμού των χρήσεων 11. η διπλογραφική λογιστική μέθοδος είναι επιστημονική επομένως είναι και αξιόπιστη. Η ταυτότητα ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟ= ΠΑΘΗΤΙΚΟ και σε συντομία η σχέση χρέωση = πίστωση σημαίνει ότι υπάρχει η δυνατότητα λογιστικού ελέγχου

31 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Κεφάλαιο 2 :Οι διαδικασίες και τα βήματα μετάβασης από το δημόσιο λογιστικό στο διπλογραφικό 2.1 Οι παράγοντες που επιδρούν στην διαδικασία μετάβασης από το λογιστικό των OTA στη διπλογραφική μέθοδο λογιστικής παρακολούθησης 1. Το ισχύον νομικό πλαίσιο Καθορίζει την συνύπαρξη του λογιστικού των OTA και της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου. Με τα ισχύοντα σήμερα λειτουργεί πλήρως το λογιστικό των OTA με την παράλληλη λειτουργία της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου. Η παρακολούθηση του προϋπολογισμού του Δήμου θα γίνεται και διπλογραφικά μέσω λογαριασμών τάξεως με προοπτική την απονέκρωση της σημερινής κωδικοποίησης του Λογιστικού των OTA. Η συνύπαρξη των δύο λογιστικών συστημάτων δημιουργεί την υποχρέωση για λογιστική απεικόνιση γεγονότων, τα οποία εμφανίζονται λόγω διοικητικών πράξεων προϋπολογισμού. Τα γεγονότα αυτά δεν θα εμφανίζονταν, εάν δεν υπήρχε το διπλογραφικό. Το γεγονός αυτό δημιουργεί πρόσθετη λογιστική εργασία, παρ όλα αυτά όμως ενδείκνυται διότι αναδεικνύει κενά που υπάρχουν στις ίδιες διαδικασίες του λογιστικού των OTA. Ένα τέτοιο παράδειγμα είναι η αποδέσμευση του επιπλέον ποσού της έκθεσης ανάληψης δαπάνης, όταν έχουμε διαφορά μεταξύ ποσού της έκθεσης ανάληψης δαπάνης και της πραγματικής δαπάνης που έγινε.η πράξη αυτή δεν προβλέπεται από το λογιστικό των OTA και απαιτείται να δοθούν οδηγίες εάν σε παρόμοιες περιπτώσεις χρειάζεται να γίνεται διοικητική πράξη ή όχι 2. Η κατάσταση του ανθρώπινου δυναμικού Σχετικά με την γνώση της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου θα πρέπει να εκτιμήσουμε τα εξής: # Το προσωπικό των οικονομικών υπηρεσιών των Δήμων δεν έχει την εμπειρία λειτουργίας διπλογραφικού συστήματος γιατί η δουλεία του γινόταν με το απλογραφικό λογιστικό των Ο.Τ.Α.. Ακόμη και ορισμένοι εργαζόμενη στις -31 -

32 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ οικονομικές υπηρεσίες που προέρχονται από τον ιδιωτικό λογιστικό τομέα, με την πάροδο του χρόνου έχουν απομακρυνθεί από την λογιστική. Φ Παρόλα αυτά τα προσωπικό των οικονομικών υπηρεσιών θα αποτελέσει τον κορμό, την ατμομηχανή υλοποίησης του έργου της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου γι αυτό το λόγο θα πρέπει να του δοθεί βοήθεια με κάθε πρόσφορο τρόπο. Τούτο βασίζεται στο γεγονός πως ο Δήμος αποτελεί μία από της μεγαλύτερες οικονομικές μονάδες στην περιοχή του, με αρκετές ιδιομορφίες και εξειδικευμένο θεσμικό πλαίσιο. Το πλαίσιο αυτό πρέπει να είναι γνωστό σε αυτόν που θα ασχοληθεί με το διπλογραφικό στο Δήμο, διότι πέρα από τον κίνδυνο λανθασμένων λογιστικοποιήσεων, υπάρχει κίνδυνος τα οικονομικά αποτελέσματα να μην εμφανίζουν την πραγματική εικόνα του Δήμου. 3. Το επίπεδο μηχανοργάνωσης του δήμου Η ύπαρξη υποδομής για την μηχανογραφική παρακολούθηση των οικονομικών διαδικασιών διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στην πορεία υλοποίησης του προγράμματος. Η ύπαρξη ενιαίου μηχανογραφικού συστήματος των οικονομικών υπηρεσιών πρέπει να υποστηρίζει την ενιαία λειτουργία του οικονομικού διαχειριστικού συστήματος ( διαχείριση διαδικασιών, παρακολούθηση - εκτέλεση προϋπολογισμού, διπλογραφικό, αποθήκες, μισθοδοσία). Είναι απαραίτητο να υπάρχει μηχανογράφηση στις προμήθειες για την καταχώρηση των αναλαμβανομένων υποχρεώσεων και των τιμολογίων, έτσι ώστε οι καταχωρήσεις να ενημερώνουν την λογιστική. Το επίπεδο μηχανογράφησης των τμημάτων των προσόδων σε συνδυασμό με την ταμειακή υπηρεσία, μας προσδιορίζει το επίπεδο αυτόματης ενημέρωσης της λογιστικής. Η μηχανογραφική αλληλοενημέρωση όλων αυτών των τμημάτων, δίνει την δυνατότητα: Α. Τα έσοδα να χρεώνουν (βεβαιώνουν) τους δημότες Β. Το ταμείο με την είσπραξη των οφειλετών να ξεχρεώνει (πιστώνει) τους δημότες -32-

33 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA C. Ο προϋπολογισμός να ενημερώνεται από το ταμείο με τα πληρωθέντα και D. Το ταμείο με τις πληρωμές να εξοφλεί τους προμηθευτές με την πληρωμή που τους κάνουμε 4. Το μέγεθος του δήμου Εννοείται ότι η πολυπλοκότητα των διαδικασιών και κατ επέκταση τα προβλήματαεμπόδια που παρουσιάζονται είναι διαφορετικά ανάμεσα σε δήμους με διαφορετικό μέγεθος. Για παράδειγμα, ένας νεοδημιουργηθείς δήμος με ικανό αριθμό δημοτικών καταστημάτων πρέπει να λειτουργήσει με την λογιστική των υποκαταστημάτων. Επίσης ένας Δήμος μικρός με αντίστοιχου μεγέθους προϋπολογισμό δεν θα έχει να αντιμετωπίσει τον όγκο των προβλημάτων με προϋπολογισμό κάποιων δις, με διαφορετική διάρθρωση των υπηρεσιών του, με πολλές διευθύνσεις και το πρόβλημα της «κατάτμησης» των γνωστικών αντικειμένων ανάμεσα στο προσωπικό. Επιπλέον σε έναν μεγάλο Δήμο είναι εμφανής η αδυναμία του καταμερισμού των διαδικασιών και της απομόνωσης των συναδέλφων ο καθένας στον δικό του μικρόκοσμο. Είναι σημαντικό για τους ανθρώπους που θα ασχοληθούν με το διπλογραφικό να γνωρίσουν σιγά-σιγά, όλα τα αντικείμενα των οικονομικών υπηρεσιών του Δήμου. Ένα χαρακτηριστικό γνώρισμα του διπλογραφικού είναι πως έρχεται να «ενοποιήσει» τις οικονομικές υπηρεσίες του Δήμου, να «δέσει» τις επιμέρους οικονομικές δραστηριότητες σε ένα ενιαίο συνεκτικό πλαίσιο λειτουργίας, όπου η κάθε επιμέρους οικονομική πράξη θα εμφανίζεται και επηρεάζει όλη την οικονομική υπηρεσία. 5. Το επίπεδο τήρησης των διαδικασιών στο κύκλωμα των οικονομικών υπηρεσιών Η λειτουργία στο όλο κύκλωμα των οικονομικών υπηρεσιών απαιτεί την τήρηση ορισμένων διαδικασιών που έχουν σχέση με τον έλεγχο νομιμότητας της δαπάνης αλλά και με διαδικασίες ελέγχου.(όπως η τήρηση του βιβλίου ανειλημμένων υποχρεώσεων για τον έλεγχο της υπέρβασης της δαπάνης). Στις περισσότερες περιπτώσεις των Δήμων, πολλές από τις διαδικασίες αυτές δεν τηρούνται ολοκληρωμένα

34 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Η τήρηση ορισμένων διαδικασιών επιδρά στο επίπεδο τήρησης της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου. Για παράδειγμα, η παρακολούθηση του προϋπολογισμού θα γίνεται με διπλογραφικές εγγραφές. Εάν ο Δήμος δεν τηρεί την διαδικασία της ανάληψης δαπάνης δεν θα μπορεί να αποτυπώνει ένα κομμάτι της παρακολούθησης του προϋπολογισμού με διπλογραφικό τρόπο. Επιπλέον είναι ολοφάνερο πως το καλό επίπεδο λειτουργίας του λογιστικού των Ο.Τ.Α., είναι καθοριστικός παράγοντας στην σωστή μετάβαση στη διπλογραφική λογιστική μέθοδο. Ας δούμε ένα παράδειγμα: η καταχώριση του παραστατικού του προμηθευτή είναι βασικός όρος λογιστικής λειτουργίας στη διπλογραφική λογιστική μέθοδο και δημιουργεί σοβαρό πρόβλημα στον Δήμο εκείνον ο οποίος δεν μπορεί να συγκεντρώσει άμεσα τα παραστατικά που λαμβάνει από τους προμηθευτές του. Εάν ο Δήμος για διάφορους λόγους δεν βεβαιώνει τους χρηματικούς καταλόγους ή στην χειρότερη περίπτωση δεν συντάσσει καθόλου χρηματικούς καταλόγους και εμφανίζει τα περισσότερα έσοδά του με οίκοθεν βεβαιωτικά σημειώματα, τότε δημιουργεί σοβαρά προβλήματα στο χρόνο εμφάνισης των εσόδων και δεν τηρεί την αρχή της αυτοτέλειας των χρήσεων Η ολοκληρωμένη τήρηση των διαδικασιών του Δήμου πρέπει να λαμβάνεται ως θετικός παράγοντας εφαρμογής της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου. Απαιτείται όμως να δούμε τα όρια του σημερινού συστήματος οργάνωσης του Δήμου. Η ανυπαρξία των διαδικασιών στη λειτουργία οργανωμένης αποθήκης 6. Η ύπαρξη της ταμειακής υπηρεσίας Για την λειτουργία της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου είναι αναγκαία η ύπαρξη της ταμειακής υπηρεσίας. αν δεν υπάρχει το ταμείο, δεν μπορούν να εμφανίζονται λογιστικά οι ταμειακές εγγραφές ( εισπράξεις- πληρωμές) οι οποίες είναι απαραίτητες στη διπλογραφική λογιστική μέθοδο Το πρόβλημα αυτό αντιμετωπίζεται στον βαθμό που ο ελεγκτής εσόδων στην Δ.Ο.Υ είναι συνδεδεμένος μηχανογραφικά με το Δήμο και με αυτό τον τρόπο υπάρχει δυνατότητα να ενημερώνεται το διπλογραφικό. Το προσωρινό πρόβλημα για τους Δήμους που δεν θα έχουν το πρώτο χρονικό διάστημα ταμειακή υπηρεσία αντιμετωπίζεται είτε με αναδρομική καταχώρηση των - 34-

35 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ ταμειακών πράξεων στο διπλογραφικό είτε με συγκεντρωτικές ταμειακές εγγραφές ανά ημέρα. 7. Η λειτουργία οργανωμένης αποθήκης Ο τρόπος που επιδρά η λειτουργία οργανωμένης αποθήκης στην διαδικασία υλοποίησης της εφαρμογής του διπλογραφικού είναι διπλός: ' Ο ουσιαστικό λόγος ύπαρξης της αποθήκης, αφορά την παρακολούθηση των αποθεμάτων σαν βασικό στοιχείο στην διαμόρφωση του κόστους και κατ επέκταση των οικονομικών αποτελεσμάτων του Δήμου Μ Επίσης, η αποθήκη λειτουργεί και για την μηχανογραφική σύνδεση των εγγραφών του Λογιστικού των Ο.Τ.Α. με το διπλογραφικό. 58 Δεν μπορούμε να μιλάμε για λειτουργία αναλυτικής λογιστικής χωρίς την πλήρη και ολοκληρωμένη λειτουργία της αποθήκης του Δήμου. Παρόλα αυτά η λειτουργία οργανωμένης αποθήκης δεν είναι προϋπόθεση για την έναρξη λειτουργίας της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου. 2.2 Τα βήματα για την εφαρμογή της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου Ας εξετάσουμε αναλυτικά τα βήματα που απαιτούνται ούτως ώστε να πραγματοποιήσει ο Δήμος, για να ολοκληρώσει τα στάδια προετοιμασίας στην εφαρμογή της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου. 1. Καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης Η καταγραφή είναι η συγκέντρωση των απαραίτητων πληροφοριών που απαιτούνται για την οργάνωση του έργου. Τα απαραίτητα στοιχεία είναι: Οικονομικά στοιχεία, για να δούμε το μέγεθος του Δήμου Το ύψος του προϋπολογισμού, των τακτικών εσόδων του Δήμου, τα οποία εκτός των άλλων εμφανίζουν την υποχρέωση του Δήμου να τηρεί ή όχι την αναλυτική λογιστική -35-

36 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Οι βασικές οικονομικές δραστηριότητες του Δήμου, οι οποίες καθορίζουν τις αναγκαίες οικονομικές πληροφορίες και τους λογαριασμούς που θα τις απεικονίζουν Φ Ειδικές οικονομικές δραστηριότητες, οι οποίες δεν συναντιόνται συχνά. Όπως είναι η εκμετάλλευση σφαγείων, μαρίνων, ζωολογικού κήπου, ο χαρακτήρας των οποίων εκφράζει και απαιτεί ιδιαιτερότητα στη λογιστική παρακολούθηση Το οργανόγραμμα των υπηρεσιών, που απεικονίζει την διάρθρωση του Δήμου και βοηθά στην κοστολογική διαμόρφωσή του Η δομή και στελέχωση των οικονομικών υπηρεσιών, για να γνωρίζουμε την υπηρεσία εκείνη που θα είναι υπεύθυνη για την εφαρμογή της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου Η ύπαρξη της ταμειακής υπηρεσίας και η πιθανώς απαιτούμενη δημιουργία της Σο σημερινός ρόλος του γραφείου προμηθειών και οι απαιτούμενες αναδιαρθρώσεις στην λειτουργία του Η ύπαρξη, η στελέχωση και η λειτουργία των αποθηκών του Δήμου Η τήρηση των διαδικασιών που προβλέπονται για την εκτέλεση του προϋπολογισμού (ΕΑΔ) Η γνώση και η τήρηση των διαδικασιών των οικονομικών υπηρεσιών, όπως είναι οι έγκαιρες διαδικασίες βεβαίωσης εσόδων ή ολοκληρωμένες διαδικασίες προμηθειών Πόσοι και ποιοι από το προσωπικό έχουν πτυχίο οικονομικών -λογιστικών σχολών Εάν υπάρχουν συνάδελφοι με γνώσεις λογιστικής Πόσοι και ποιοι υπάλληλοι των οικονομικών υπηρεσιών, έχουν πάρει μέρος στα σεμινάρια του ΕΚΔΔ για την διπλογραφική λογιστική μέθοδο Εάν ο δήμος έχει κτηματολογηθεί Εάν υπάρχει και τηρείται το βιβλίο της περιουσίας Εάν υπάρχουν παλαιά αρχεία καταγραφής -36-

37 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA 2. Δημιουργία και συγκρότηση ομάδας εργασίας Η εφαρμογή του διπλογραφικού σε πρώτη φάση θα γίνεται παράλληλα με την υπάρχουσα λειτουργία του Λογιστικού των OTA. Στο σημείο αυτό πρέπει να λάβουμε υπ όψη μας τα εξής: Δεν ανατρέπεται η όλη λειτουργία των οικονομικών υπηρεσιών του Δήμου. Συνεχίζονται οι γνωστές διαδικασίες εκτέλεσης του προϋπολογισμού, οι διαδικασίες προμηθειών, βεβαίωσης και είσπραξης εσόδων. Απαιτείται να αντιμετωπιστεί η εφαρμογή του έργου από μια ειδική ομάδα συναδέλφων. Από τον παραπάνω πίνακα παρατηρούμε πως οι λειτουργίες που ασκούνται σήμερα δεν καταργούνται, αλλά αναβαθμίζονται. Πίνακας ροής εργασιών Οικονομικών Υπηρεσιών Σχήμα Συγκρότηση ομάδας εργασίας 17 Σ.Καραγιλάνης, «Το οικονομικό διαχειριστικό λογιστικό σύστημα των δήμων», Εκδόσεις Γ.Μ. Καραναστάση, Αθήνα

38 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Η ομάδα εργασίας θα αναλάβει την ευθύνη της εφαρμογής του συστήματος και αποτελείται από συναδέλφους από τα αντίστοιχα τμήματα των οικονομικών υπηρεσιών οι οποίοι είναι οι συνδετικού κρίκοι των αναλυτικών εργασιών του λογιστικού των OTA με το διπλογραφικό. Χρειάζεται ο επικεφαλής να είναι αποδεσμευμένος από άλλες εργασίες. Η ομάδα έργου αναλαμβάνει: Φ Να παρακολουθεί σε συνεργασία με την διοίκηση του Δήμου την υλοποίηση της εφαρμογής του διπλογραφικού. Φ Να επικοινωνεί με τις διευθύνσεις για τις απαιτούμενες ενέργειες όσον αφορά την εφαρμογή του συστήματος. Φ Να τηρεί και να εκτυπώνει τα βιβλία του διπλογραφικού λογιστικού συστήματος, και κάθε λογιστική υποχρέωση απορρέει από τις σχετικές διατάξεις (ΠΔ 315/99). Φ Να επικοινωνεί για λογιστικά θέματα με την ΟΔΕ ή τις επιτροπές ανά Νομό. Η ομάδα εργασίας πρέπει να συνεδριάζει τακτικά να καθορίζει πλάνο εργασίας και να παρακολουθεί την υλοποίησή του. 4. Απογραφή έναρξης Λέγοντας ισολογισμό έναρξης εννοούμε την αποτύπωση της οικονομικής κατάστασης του Δήμου κατά την στιγμή έναρξης εφαρμογής της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου( ), μέσα από τους λογαριασμούς της γενικής λογιστικής Για την διαμόρφωση ισολογισμού έναρξης είναι ανάγκη να προσδιορίσουμε τα παρακάτω οικονομικά στοιχεία: Ποιο είναι το ενεργητικό του Λήμου Ποια είναι η πάγια περιουσία του Ποια είναι κατά την έναρξη, η ποσότητα και η αξία των αποθεμάτων του ) Ποιες είναι οι απαιτήσεις ποτ έχει από τρίτους (δημότες, φορείς, επιχειρήσεις) ) Πόσα και ποία είναι τα χρηματικά διαθέσιμα -38-

39 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Ποια είναι τα στοιχεία του παθητικού > Ποιες είναι οι υποχρεώσεις του Δήμου ( σε προμηθευτές, στην εφορία, στις τράπεζες, σε ασφαλιστικούς οργανισμούς κλπ). ^ Ποια είναι η καθαρή του θέση, έτσι όπως διαμορφώνεται η κατάσταση από την εξίσωση ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟ (-) ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ (=) ΚΑΘΑΡΗ ΘΕΣΗ 5. Δημιουργία λογιστικού σχεδίου και αντιστοίχιση Κατά την φάση αυτή διαμορφώνουμε το συγκεκριμένο λογιστικό σχέδιο του Δήμου και αντιστοιχίζουμε τους κωδικούς του Λογιστικού των OTA με τους κωδικούς της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου: Συγκρότηση- εξειδίκευση του λογιστικού σχεδίου του Δήμου. Το κλαδικό λογιστικό σχέδιο χρειάζεται εξειδίκευση για τον συγκεκριμένο Δήμο, δηλαδή: Κωδικοποίηση των έργων Διαχωρισμό των επιχορηγήσεων σε εκείνες που χορηγούνται για την εξυπηρέτηση λειτουργικών αναγκών και σε εκείνες που χορηγούνται για την κατασκευή έργων Την διαμόρφωση λογαριασμών για την εξυπηρέτηση πληροφοριακών αναγκών του Δήμου Η διαμόρφωση του συγκεκριμένου λογιστικού σχεδίου σε κάθε Δήμο βοηθά στην εξοικείωση του προσωπικού του Δήμου με πρακτικά θέματα εφαρμογής της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου (ποιους κωδικούς και σε ποιες περιπτώσεις τους χρησιμοποιούμε για την αποτύπωση κωδικών του προϋπολογισμού), βοηθά στην αφομοίωση βασικών θεμάτων της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου. Μέσα από αυτές τις διαδικασίες γίνονται επισημάνσεις για την δημιουργία νέων κωδικών στο κλαδικό λογιστικό σχέδιο, όπως και παρατηρήσεις για τυχόν διορθώσεις ανάλογα με τις ιδιομορφίες του κάθε Δήμου. Στην συνέχεια αντιστοιχίζουμε τους κωδικούς του Λογιστικού των OTA με τους κωδικούς της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου. Ως αντιστοίχιση εννοούμε την αντιπαραβολή σε κωδικούς του Λογιστικού των OTA ενός η περισσοτέρων κωδικών της Γενικής Λογιστικής

40 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Η αντιστοίχιση εξυπηρετεί την σύνδεση των λογιστικών πράξεων του λογιστικού των OTA και την απεικόνισή τους στο διπλογραφικό. Επίσης, συμβάλλει στην μηχανογραφική ενημέρωση του διπλογραφικού μέσω των καταχωρίσεων που γίνονται στο σύστημα της οικονομικής διαχείρισης του Δήμου. Τι αντιστοιχίζουμε: Τους κωδικούς των εσόδων του Δήμου, των υλικών, των εξόδων και των παγίων Των κρατήσεων Των απαιτήσεων και των προμηθευτών Στον πίνακα που ακολουθεί βλέπουμε ενδεικτικά πως εννοούμε την αντιστοίχιση με στόχο την αυτόματη ενημέρωση της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου μέσω της οικονομικής διαχείρισης του Δήμου Ομάδα εσόδου - εξόδου Πάγια Επικοινωνία μέσω: Μητρώου παγίων Υλικά Κωδικού λογιστικής στο είδος της αποθήκης Έξοδα Κατηγορίας δαπανών Έσοδα Αντιστοίχισης προϋπολογισμού με λογαριασμούς εσόδων της γενικής λογιστικής Κρατήσεις Αντιστοίχισης πίνακα κρατήσεων Πίνακας 6 Η διαδικασία της αντιστοίχησης λειτουργεί και αντίστροφα. Βοηθά στην διαμόρφωση των προϋπολογισμών με ιδιαίτερη προσοχή ως προς το τι εννοούν και τι περιέχουν οι ΚΑΔ. Διαπιστώνουμε ότι αρκετοί ΚΑΔ του προϋπολογισμού δεν ανταποκρίνονται στο περιεχόμενο της δαπάνης για την οποία έχουν προϋπολογιστεί. Αναφέρονται σε

41 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA ΚΑΔ που αφορούν συντηρήσεις, δαπάνες που γίνονται για προμήθεια επενδυτικών αγαθών ή δαπάνες που γίνονται για προμήθεια καταναλωτικών αγαθών αναφέρεται σε ΚΑΔ που αφορούν προμήθεια επενδυτικών αγαθών Με την εφαρμογή του διπλογραφικού τακτοποιούνται μια σειρά από τέτοιου είδους εκκρεμότητες, ώστε η δομή του προϋπολογισμού να είναι πιο κοντά στην πραγματικότητα. 6. Εξοικείωση με την νέα μέθοδο-εκπαίδευση Η διαδικασία της εκπαίδευσης πρέπει να είναι συνεχής και συστηματική, να επικεντρώνει την προσοχή της στα θέματα που απαιτούνται να κατανοούνται εκείνη την χρονική περίοδο για να προχωρά η κάθε φάση του έργου. Έτσι την εκπαίδευση πρέπει να την αντιμετωπίσουμε σε 3 επίπεδα: Θεωρητική εκπαίδευση πάνω στη διπλογραφική λογιστική μέθοδο. Στο επίπεδο αυτό πραγματοποιήθηκαν και θα πραγματοποιηθούν κύκλοι σεμιναρίων ( όπως του ΕΚΔΔ και του ΥΠΕΣΔΔΑ), όμως είναι φανερό πως οι κύκλοι αυτοί δεν μπορούν να υποκαταστήσουν τις γνώσεις που παρέχονται από τα ΑΕΙ και τα ΤΕΙ, αλλά έρχονται να καλύψουν κάποια κενά που υπάρχουν στο εξειδικευμένο λογιστικό προσωπικό του Δήμού. # Πρακτική εξάσκηση στη λειτουργία των προγραμμάτων εφαρμογής του διπλογραφικού. Την εκπαίδευση αυτή σε έναν βαθμό την καλύπτει ή πρέπει να την καλύπτει η εταιρεία - προμηθευτής λογισμικού. Είναι σαφές πως μόνο η θεωρητική γνώση δεν είναι ικανή να καταστήσει κάποιον σε θέση να λειτουργεί μηχανογραφικά το λογιστήριο του διπλογραφικού. Ειδικές εφαρμογές εκπαίδευσης, όπως: Πρακτική λογιστικών ασκήσεων πάνω στον Η/Υ. η εκπαίδευση στο επίπεδο αυτό να γίνεται σε συνεργασία λογιστικής και μηχανογράφησης Μικροί ειδικοί κύκλοι σεμιναρίων με εξειδικευμένα θέματα( όπως αναλυτική λογιστική, διαχείριση αποθηκών κλπ) Ημερίδες με επίκαιρα θέματα, όπως απογραφή έναρξης

42 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ 7. Οργάνωση υπηρεσιών Ο λογιστική βοηθά στην απεικόνιση των οικονομικών πράξεων του Δήμου. Η απεικόνιση αυτή στηρίζεται στην βάση της τήρησης ορισμένων διαδικασιών λειτουργίας της οικονομικής μονάδας, εάν η λειτουργία της οικονομικής μονάδας είναι χαμηλού επιπέδου, χαμηλού επίπεδο θα είναι και η λογιστική απεικόνιση. Επίσης, κάποιες λειτουργίες είναι απαραίτητες για την λειτουργία του διπλογραφικού ( άμεση καταχώριση των παραστατικών των εξόδων και προμήθειας υλικών). Επομένως, είναι απαραίτητες κάποιες αλλαγές στην οργάνωση και λειτουργία των υπηρεσιών, όπως: Τήρηση των διαδικασιών προμήθειας αγαθών και υπηρεσιών( έκθεση ανάληψης δαπάνης, παραλαβή των αγαθών κλπ) Θεσμοθετημένες πύλες εισόδου και κέντρα συγκέντρωσης των παραστατικών Δομημένο γραφείο προμηθειών Δημιουργία και λειτουργία αποθηκών Φ Σύσταση ταμειακής υπηρεσίας Ανάλογες με το μέγεθος του Δήμου είναι και οι απαιτούμενες αλλαγές: Φ Στους νέους καποδιστριακούς δήμους είναι αναγκαία η ύπαρξη γραφείου προμηθειών και η τήρηση των διαδικασιών προμήθειας αγαθών και υπηρεσιών ( ΕΑΔ κλπ) Στους Δήμους μεσαίου μεγέθους είναι αναγκαία η καθιέρωση κέντρου υποδοχής και καταχώρισης των παραστατικών δαπανών προμήθειας αγαθών και υπηρεσιών (τιμολόγια κλπ). Στο κοντινό μέλλον είναι απαραίτητο ο κάθε δήμος να οργανώσει την δομή και τη ροή της λειτουργίας των υπηρεσιών του. Στην προσπάθεια του αυτή πρέπει να αξιοποιηθεί το οργανόγραμμα του Δήμου και να θεσμοθετηθεί η τήρηση σταθερών διαδικασιών λειτουργίας του. Εκτός των άλλων, ότι αφορά την λογιστική παρακολούθηση, θα δοθεί η δυνατότητα στο Δήμο να παρακολουθεί οργανωμένα εκείνα τα οικονομικά στοιχεία που είναι απαραίτητα για

43 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA την κοστολόγηση των δραστηριοτήτων του και να αναπτύξει είναι πλήρες πληροφοριακό σύστημα διοίκησης. Το πληροφοριακό σύστημα διοίκησης με την εξαγωγή των οικονομικών στοιχείων προς επεξεργασία, με την αξιοποίηση των οικονομικών αριθμοδεικτών, με την παρακολούθηση του κόστους αλλά και της ωφέλειας ανά κέντρο ευθύνης και επίπεδο διοίκησης, χρειάζεται «τάξη». 8. Οργάνωση αποθηκών Η αποθήκη όπως είναι οργανωμένη στους δήμους σήμερα, έχει διαχειριστικό χαρακτήρα. Έχει ως στόχο να παρακολουθεί την διακίνηση των υλικών, συνήθως χωρίς να ενδιαφέρεται για τις αξίες τους. Παράλληλα, μέσα από την διαχείριση των αποθηκών, παρακολουθούνται και κινητά πάγια περιουσιακά στοιχεία. Η θέση της αποθήκης στο έργο εφαρμογής του διπλογραφικού είναι σημαντική: Μέσω της αποθήκης παρακολουθούμε την διακίνηση των υλικών, τις αξίες και τις ποσότητες και γνωρίζουμε ανά πάσα στιγμή το κόστος των υλικών που έχουν αναλωθεί. Το στοιχείο αυτό απαιτείται διότι: **' Για να γνωρίζουμε τα μέχρι τη συγκεκριμένη χρονική στιγμή, τα αποτελέσματα της οικονομικής διαχείρισης Για να καθορίσουμε το κόστος στην αναλυτική λογιστική Μέσω της αποθήκης ενημερώνουμε το μηχανογραφικό σύστημα του διπλογραφικού, κάτι που απαιτεί την πλήρη και ορθή λειτουργίας της. Προκειμένου να οργανώσουμε την αποθήκη με τρόπο που να ανταποκρίνεται στις ανάγκες της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου και να υπάρχει σωστός εσωτερικός έλεγχος, προβαίνουμε στα εξής βήματα: Να διευκρινίσουμε ποια υλικά παρακολουθούμε στην αποθήκη Να εξετάσουμε εάν θα παρακολουθήσουμε κινητά πάγια περιουσιακά στοιχεία μέσα από την αποθήκη # Να κωδικοποιήσουμε τα είδη που θα παρακολουθήσουμε -43 -

44 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA # Να οργανώσουμε την απογραφή και να απογράψουμε τις ποσότητες και τις αξίες των υπαρχόντων υλικών Οργανώνουμε την καταχώριση των παραστατικών 9. Οργάνωση της φυσικής διακίνησης των υλικών της αποθήκης και η λογιστική απεικόνιση της όλης διαδικασία Είναι λογικό να οργανώσουμε σε αρχικό επίπεδο την διαδικασία σύμφωνα με την οποία θα διακινούνται τα αποθέματα στις αποθήκες του Δήμου. Θα πρέπει λοιπόν, να διευθετήσουμε τα εξής: Φ Τον τρόπο και την διαδικασία για την εισαγωγή των υλικών στις αποθήκες <$> Την διαδικασία σύμφωνα με την οποία θα εγκρίνεται η εξαγωγή υλικού, θα ελέγχεται και θα εξάγεται το υλικό από την αποθήκη <$> Να αποτυπώσουμε λογιστικά την όλη διαδικασία. Να καθορίσουμε δηλαδή τα έντυπα που θα εκδίδουμε σε κάθε βήμα της διαδικασίας που πρώτιστα θα έχουμε καθορίσει. 10. Μηχανογραφική τήρηση βιβλίων Η εφαρμογή του διπλογραφικού συστήματος δεν μπορεί να υφίσταται με χειρόγραφο τρόπο. Η λειτουργία του μηχανογραφικού συστήματος εξυπηρετεί: > Στην κάλυψη των απαιτήσεων του Λογιστικού των OTA (παρακολούθηση προϋπολογισμού, εκκαθάριση - ενταλματοποίηση των δαπανών, βεβαίωση και είσπραξη των εσόδων, τήρηση βιβλίων του Λογιστικού των OTA) Στην τήρηση της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου. Στην ενημέρωση του διπλογραφικού από το σύστημα της οικονομικής διαχείρισης με αυτοματοποιημένο τρόπο για την αποφυγή «διπλής» δουλειάς στην καταχώριση

45 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Για την σωστή λειτουργία και ενημέρωση, απαιτούνται να γίνουν, σε συνεργασία με την εταιρεία μηχανοργάνωσης που προμηθεύει το λογισμικό, οι αναγκαίες παραμετροποιήσεις: Αντιστοίχιση λογαριασμών Λογιστικού των OTA με τους λογαριασμούς της Γ ενικής λογιστικής ( έξοδα, δαπάνες, έσοδα) X Αντιστοίχιση των κωδικών της αποθήκης με τους κωδικούς της Γενικής και Αναλυτικής Λογιστικής > Αντιστοίχιση των πινάκων κρατήσεων Με την εξασφάλιση της λειτουργίας του λογισμικού μπορούμε να προεκτυπώσουμε τα λογιστικά βιβλία της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου: > Γ ενικό αναλυτικό ημερολόγιο εγγραφών της γενικής λογιστικής > Αναλυτικό ημερολόγιο εγγραφών τάξεως - προϋπολογισμού για τις εγγραφές του κυκλώματος τάξεως > Γ ενικό καθολικό Συγκεντρωτικό ημερολόγιο ) Ημερολόγιο πράξεων ισολογισμού X Βιβλίο απογραφών και ισολογισμού Μητρώο παγίων Δεν θα εκτυπωθούν ξεχωριστά βιβλία αλλά θα εκτυπωθεί ένα ενιαίο έντυπο βιβλίο με τις αναφερόμενες χρήσεις ή και μελλοντικές. Το ενιαίο έντυπο- βιβλίο δεν θεωρείται από τη Δ.Ο.Υ. αλλά από τις ίδιες υπηρεσίες που θεωρούν τα βιβλία του Λογιστικού των OTA

46 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA 11. Σύσταση ταμειακής υπηρεσίας στο Δήμου Μια από τις προϋποθέσεις για της υλοποίηση του διπλογραφικού είναι η ύπαρξη της ταμειακής υπηρεσίας. Σχετικά με το ζήτημα αυτό και για τους OTA που πρόκειται να μπουν στις διαδικασίες σύστασης ταμειακής πρέπει να έχουν υπ όψη τους εξής: Προϋποθέσεις για την σύσταση: I. Πρέπει να προβλέπεται από τον εσωτερικό κανονισμό λειτουργίας II. Το ταμειακό υπόλοιπο του Δήμου θα πρέπει να είναι θετικό ή τουλάχιστον μηδενικό. Θεσμικό πλαίσιο λειτουργίας: Η λειτουργία που διέπεται από τις διατάξεις των άρθρων του από ΒΔ όπως ισχύει σήμερα. Ενέργειες σύστασης - λειτουργίας: I. Απόφαση Δημάρχου για τον καθορισμό της ημερομηνίας έναρξης της ταμειακής υπηρεσίας. II. Ανακοίνωση της απόφασης Δημάρχου στην Δ.Ο.Υ. όπου θα ζητείται την προκαθορισμένη ημερομηνία να παραδοθούν στον Δήμο: Α. Προσωρινός ταμειακός απολογισμός Β. Το χρηματικό υπόλοιπο σε επιταγή, σε διαταγή του Δήμου. III. Ανακοίνωση από τον Δήμαρχο στο ΔΣ της έναρξης λειτουργίας της ταμειακής και απόφαση του ΔΣ με την οποία θα καθορίζεται η τράπεζα με την οποία θα συνεργάζεται ο Δήμος I. Απόφαση του Δημάρχου για του ορισμό του προσωπικού της ταμειακής. Αγορά των βιβλίων ταμείου I. Άνοιγμα των βιβλίων, δηλαδή μεταφορά των ποσών από το προσωρινό ταμειακό απολογισμό της Δ.Ο.Υ. στα βιβλία του Δήμου II. Έναρξη λειτουργίας του ταμείου

47 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Διάβρωση της ταμειακής υπηρεσίας I. Προϊστάμενος υπόλογος ταμίας II. III. Γρ. ελέγχου εσόδων- εξόδων Γ ρ. είσπραξης και πληρωμών- εισπράκτορες. 2.3 Η αναγκαιότητα της διπλογραφικής μεθόδου Οι οικονομικές μονάδες χρειάζονται ένα συστηματικό εργαλείο που θα τους δίνει τις απαραίτητες πληροφορίες έγκαιρα και σωστά και επιπλέον να την βοηθά να διαχειρίζεται τα οικονομικά της με επιστημονικό τρόπο. Αυτό το εργαλείο είναι η διπλογραφική λογιστική μέθοδος. Λέγεται Διπλογραφική διότι, για κάθε οικονομική πράξη που αποτυπώνει, χρησιμοποιεί και εγγράφει σε δυο διαφορετικά σημεία την ίδια χρονική στιγμή την πληροφορία (τι αγοράζω αφ ενός και σε ποιον το χρωστάω αφ ετέρου, τι έσοδα πραγματοποίησα και ποιος τα χρωστάει κλπ). 2.4 Το οικονομικό κύκλωμα του Δήμου Ο Δήμος προκείμένου να υλοποιήσει τους σκοπούς του: 1 ' Αγοράζει υλικά και υπηρεσίες καταβάλλοντας χρήματα ΐ 1 Χρησιμοποιεί τα υλικά και τις υπηρεσίες παράγοντας έργα ή κοινωνικό έργο 'I1 Αποκτά έσοδα από την πώληση τω υπηρεσιών που παράγει Ρευστοποιεί τις απαιτήσεις του από τους δημότες Εκτός από το κλασικό κύκλωμα, υπάρχει και ένα συμπληρωματικό κύκλωμα κατά το οποίο μεταφέρονται πόροι από το κράτος στην Τοπική Αυτοδιοίκηση. Οι πόροι αυτοί προέρχονται από τους φόρους και τα τέλη που υποβάλλει το κράτος στους πολίτες και κατευθύνονται προς την Τ.Α. για να μετατραπούν σε έργα και παροχές κοινωνικού χαρακτήρα. Οι πόροι αυτοί συνθέτουν τις λεγάμενες επιχορηγήσεις. Χωρίς την ύπαρξη του συμπληρωματικού κυκλώματος των επιχορηγήσεων θα ήταν αδύνατο να εξηγήσουμε το συνολικό κύκλωμα του Δήμου και την προέλευση των επιχορηγήσεων

48 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA 2.5 Οι βασικές αρχές που διέπουν την λογιστική Η ανάγκη για λογιστική πληροφόρηση απαιτεί ενιαίο τρόπο και ενιαία λογική εμφάνιση της λογικής εμφάνισης της λογιστικής πληροφορίας. Πρέπει όλοι να μιλάμε με την ίδια γλώσσα και να απεικονίζουμε με τον ίδιο τρόπο τη λογιστική πληροφορία. Όταν μιλάμε για τις αρχές της λογιστικής εννοούμε κάποια βασικά αξιώματα που δεχόμαστε για τον τρόπο λειτουργίας του συστήματος. Οι αρχές αυτές προκύπτουν μέσα από την μακρόχρονη θεωρητικοποιημένη εμπειρία λειτουργίας των οικονομικών μονάδων. Οι βασικές αρχές είναι οι κάτωθι: Αρχή της συντηρητικότητας Αρχή της διαχειριστικής περιόδου και της αυτοτέλειας της χρήσης αυτής Φ Αρχή της εφαρμογής των κανόνων του ιστορικού κόστους Αρχή της συνέχισης της επιχειρηματικής δραστηριότητας Αρχή της πάγιας χρησιμοποίησης των ίδιων λογιστικών μεθόδων Αρχή καταχώρισης στα έσοδα κάθε χρήσης μόνο των πραγματοποιημένων και βέβαιων εσόδων που την αφορούν Αρχή δουλευμένου των εξόδων και επιβάρυνσης κάθε χρήσης με το σύνολο των βέβαιων καθώς και των πιθανών εξόδων που την αφορούν Η αρχή της συσχέτισης εσόδων και εξόδων που αφορούν την χρήση Αρχή της χωριστής αποτίμησης ενεργητικού και παθητικού Η αρχή της συνέχειας των χρήσεων Η αρχή του δικαιολογητικού 18 Βασικές αργές soaouovtíc λογιστικού σγεδίου # Η αρχή της αυτονομίας Η αρχή κατ είδος συγκέντρωσης των αποθεμάτων, εξόδων και εσόδων 18 Σ.Καραγιλάνης, Εκδόσεις Γ.Μ. Καραναστάσης, Αθήνα

49 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Η αρχή της κατάρτισης του λογαριασμού της γενικής εκμετάλλευσης με λογιστικές εγγραφές Τι ονομάζουμε λογιστικό σχέδιο Λέγοντας λογιστικό σχέδιο το μυαλό μας πηγαίνει σε έναν κατάλογο λογαριασμών. Ένα λογιστικό σχέδιο πρέπει να περιλαμβάνει τα εξής: Το σχέδιο λογαριασμών Την ανάλυση των εννοιών που χρησιμοποιούνται τι ονομάζουμε πάγιο, τι απόσβεση, τι αποτίμηση κλπ) Την συνδεσμολογία των λογαριασμών ( τι περιλαμβάνει ο κάθε λογαριασμός, πότε χρεώνεται και πότε πιστώνεται) Πως προσδιορίζεται το κόστος παραγωγής Φ Υπόδειγμα των δημοσιευμένων οικονομικών καταστάσεων (ισολογισμό, λογαριασμό Γεν. Εκμετάλλευσης, λογαριασμό αποτελεσμάτων χρήσης και πίνακα διάθεσης κερδών). 2.7 Λογιστικό κύκλωμα των Λογαριασμών τάξεως Οι λογαριασμοί τάξεως είναι λογαριασμοί ειδικής κατηγορίας, στους οποίους απεικονίζονται και παρακολουθούνται σημαντικές πληροφορίες. Οι λογαριασμοί τάξεως λειτουργούν πάντα αμοιβαία, κατά ζεύγη λογαριασμών, σε αυτόνομο λογιστικό κύκλωμα της Ομάδας 0, χωρίς να υπάρχει δυνατότητα συλλειτουργίας τους με τους λογαριασμούς της Γενικής Λογιστικής (λογαριασμοί Ομάδων 1-8) και της Αναλυτικής Λογιστικής Εκμετάλλευσης (λογαριασμοί Ομάδας 9). Στο λογιστικό κύκλωμα των λογαριασμών τάξεως του σχεδίου των λογαριασμών των OTA τηρούνται επίσης οι λογαριασμοί του Δημόσιου Λογιστικού. Η ανάλυση των ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ ΤΑΞΕΩΣ περιλαμβάνει τους λογαριασμούς: 01 αλλότρια περιουσιακά στοιχεία 02 χρεωστικοί λογαριασμοί Δημόσιου λογιστικού 19 Βλέπε υποσημείωση 8-49-

50 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ 03 χρεωστικοί λογαριασμοί εγγυήσεων εμπραγμάτων ασφαλειών αμφοτεροβαρών συμβάσεων 04 διάφοροι λογαριασμοί πληροφοριών, χρεωστικοί 05 δικαιούχοι αλλότριων στοιχείων 06 πιστωτικοί λογαριασμοί Δημόσιου Λογιστικού 07 πιστωτικοί λογαριασμοί εγγυήσεων εμπραγμάτων ασφαλειών αμφοτεροβαρών συμβάσεων 08 διάφοροι λογαριασμοί πληροφοριών πιστωτικοί 09 λογαριασμοί τάξεως υποκαταστημάτων ή άλλων κέντρων20 20 Θωμάς X. Λαζαρής, Π.Γ.Ν. «ΤΖΑΝΕΙΟ» Πειραιά -50-

51 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Κεφαλαίο 3 : Η απογραφή έναρξης του Δήμου 3.1 Ο ισολογισμός έναρξης του Δήμου Λέγοντας ισολογισμό έναρξης εννοούμε την αποτύπωση της οικονομικής κατάστασης του Δήμου κατά την στιγμή έναρξης εφαρμογής της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου (1/1/ ), μέσα από τους λογαριασμούς της γενικής λογιστικής21. Εννοούμε με λίγα λόγια την απογραφή έναρξης των οικονομικών του στοιχείων: Ποιο είναι το ενεργητικό του Δήμου, δηλαδή: Μ ποια είναι η πάγια περιουσία Μ ποια είναι κατά την έναρξη η ποσότητα και η αξία των αποθεμάτων ϋ! ποιες είναι οι απαιτήσεις που έχει από τρίτους ( δημότες, φορείς, επιχειρήσεις) β πόσα και ποια είναι τα χρηματικά διαθέσιμα ( το ταμείο και τα χρήματα στις τράπεζες)!β ποιες είναι οι υποχρεώσεις του Δήμου (προμηθευτές, εφορία, ασφαλιστικοί οργανισμοί κλπ) Μ ποια είναι η καθαρή του θέση όπως διαμορφώνεται η κατάσταση από την εξίσωση: ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟ (-) ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ(=) ΚΑΘΑΡΗ ΘΕΣΗ 3.2 Γιατί είναι απαραίτητη η απογραφή έναρξης κατά την ημερομηνία έναρξης εφαρμογής του διπλογραφικού συστήματος Το διπλογραφικό σύστημα εμφανίζει την συνολική οικονομική κατάσταση του Δήμου ανά πάσα στιγμή. Ο Δήμος κατά την στιγμή έναρξης του διπλογραφικού δεν μπορεί παρά να παρουσιάζεται με την οικονομική του κατάσταση την συγκεκριμένη χρονική στιγμή, μιας και δεν δημιουργείται εκείνη τη στιγμή (παρθενογέννεση) αλλά παρουσιάζεται σαν αποτέλεσμα μιας μακρόχρονης οικονομικής πορείας. 21 Σ.Καραγιλάνης «Το οικονομικό Διαχειριστικό Λογιστικό Σύστημα των OTA», εκδόσεις Γ.Μ.Καραναστάση, Αθήνα

52 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Για να κατανοήσουμε την αναγκαιότητα της απογραφής έναρξης πρέπει να μιλήσουμε γενικότερα για την σημασία της απογραφής στην ζωή μιας οικονομικής μονάδας: Η απογραφή έναρξης είναι αναγκαία για να διαμορφωθεί ο ισολογισμός έναρξης. Ο ισολογισμός έναρξης είναι ένα στάδιο στην πορεία του Δήμου στην οικονομική μονάδα. Ας δούμε σχηματικά τα στάδια της οικονομικής πορείας του Δήμου από χρόνο σε χρόνο: Ισολογισμός Ισολογισμός Ισολογισμός 31/12/ΧΧ 31/12/ΧΧ 31/12/ΧΧ Μεταβολές από 31/12/ΧΧ- 31/12/ΧΧ+1 Μεταβολές από 31/12/ΧΧ+1 έως 31/12/ΧΧ+2 Πίνακας 7 Δεν είναι δυνατό να υπάρξει οικονομικό αποτέλεσμα εάν δεν ξεκινήσει από μία βάση, από την απογραφή έναρξης, έτσι: Για να μπορέσουμε να έχουμε α) ιστορική συνέχεια και β) αποτέλεσμα, πρέπει να διαμορφώσουμε κατ αρχήν την απογραφή έναρξης του Δήμου. Τι προβλέπει ο «λογιστικός οδηγός» για τους OTA σχετικά με την διαδικασία σύνταξης της απογραφής έναρξης του Δήμου: η απογραφή να διενεργηθεί από την επιτροπή που θα συγκροτήσει ο Δήμος με απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου, ύστερα από εισήγηση της οικονομικής υπηρεσίας και του Δημάρχου ή του νόμιμου αναπληρωτή του. Η απόφαση θα καθορίζει και την σύνθεση της επιτροπής. Η επιτροπή θα συντάξει έκθεση για την απογραφή έναρξης, την οποία θα υποβάλλει για έγκριση στο δημοτικό συμβούλιο. Το δημοτικό συμβούλιο μπορεί να διατάξει οποιοδήποτε έλεγχο ή επαλήθευση της έκθεσης της απογραφής με απόφασή του. -52-

53 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Φ Οι απαιτήσεις και υποχρεώσεις που θα καταγραφούν, όπως και τα χρηματικά διαθέσιμα πρέπει να δικαιολογούνται με νόμιμα δικαιολογητικά και τυχόν άλλες καταχωρίσεις που υπάρχουν στα βιβλία του Δήμου. Φ Τα δεδομένα της απογραφής θα καταχωρηθούν στους οικείους λογαριασμούς της γενικής λογιστικής Φ Οποιεσδήποτε διαφορές στην απογραφή έναρξης, ποσοτικές ή αξιακές, που θα προκύψουν από το μεταγενέστερο έλεγχο της απογραφής μπορούν να καταχωριστούν στους αντίστοιχους λογαριασμούς αφού εγκριθούν από το δημοτικό συμβούλιο. Το ίδιο θα γίνει και για τις διαφορές που θα προκύψουν από τον έλεγχο των οικονομικών καταστάσεων των επόμενων 3 χρήσεων. 3.3 Η απογραφή και αποτίμηση έναρξης για την περιουσία του Δήμου Η πάγια περιουσία του Δήμου πρέπει να καταγραφεί, να αποτιμηθεί και να καταχωρηθεί στα λογιστικά βιβλία του Δήμου. Η διαδικασία σύνταξης της απογραφής προβλέπει μια επιτροπή που θα συστήσει και θα εγκρίνει το δημοτικό συμβούλιο. Πρακτικά θέματα που θα αντιμετωπίσει στο έργο της 1. οργάνωση της απογραφής Ως μέλη της Επιτροπής προτείνεται να είναι: ο υπεύθυνος της οικονομικής υπηρεσίας, ώστε να εξασφαλίζεται ο συντονισμός του Έργου από τον επικεφαλής των οικονομικών υπηρεσιών η ομάδα του διπλογραφικού που έχει επωμισθεί το έργο υλοποίησης του νέου Λογιστικού Συστήματος εκπρόσωπος της τεχνικής υπηρεσίας του Δήμου. Η συμμετοχή μέλους από την υπηρεσία αυτή, είναι απαραίτητη ιδίως σε θέματα: ακινήτων, εκτίμησης μηχανολογικού εξοπλισμού, μεταφορικών μέσων κλπ εκπρόσωπος της υπηρεσίας πολεοδομίας του Δήμου. Το τμήμα αυτό έχει πληροφορίες και γνώση για τα ακίνητα του Δήμου ο νομικός σύμβουλος του Δήμου, διότι θα χρειαστεί να αντιμετωπιστούν νομικά θέματα που θα προκύψουν στη διαδικασία της Απογραφής Έναρξης, όπως το ιδιοκτησιακό καθεστώς ορισμένων ακινήτων -53-

54 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA ο υπεύθυνος περιουσίας του Δήμου, διότι έχει την ευθύνη για την παρακολούθηση της περιουσίας του Δήμου ο αποθηκάριος του Δήμου, διότι θα έχει τον πρώτο λόγο στην απογραφή των αποθεμάτων και μερικές φορές και στην απογραφή κινητών παγίων στοιχείων μέλος ή μέλη του Δημοτικού Συμβουλίου. Προτείνεται στην Επιτροπή να συμμετέχουν μέλη από τις δημοτικές παρατάξεις, ώστε να υπάρξει ενημέρωση του σώματος κατά την διάρκεια της απογραφής και να επιταχυνθεί η διαδικασία έγκρισής της. 3.4 Ποιοι θα απογράψουν και πως Απαιτείται να υπάρχει καταμερισμός εργασιών στην Απογραφή Έναρξης, έτσι ώστε άλλοι να καταγράψουν, άλλοι να εξετάσουν τα νομικά θέματα, άλλοι να αποτιμήσουν κλπ.. δεν θεωρείται σωστό όλα τα μέλη της επιτροπής να ασχοληθούν με όλα τα θέματα επιπλέον, την Απογραφή πρέπει να την πραγματοποιήσουν αρμόδιοι υπάλληλοι ανά υπηρεσία, ανάλογα με το διοικητικό σχήμα του Δήμου. Ενδεικτικά μπορούν να ασχοληθούν: το γραφείο εσόδων για τις απαιτήσεις το γραφείο προμηθειών σε συνεργασία με το λογιστήριο για τις υποχρεώσεις προς τους προμηθευτές ο υπεύθυνος παρακολούθησης των δανείων για τις υποχρεώσεις προς τις τράπεζες και το Τ.Π.Δ. Φ ο αποθηκάριος για την απογραφή των αποθεμάτων ο υπεύθυνος περιουσίας για τα ακίνητα, σε συνεργασία με το πολεοδομικό γραφείο του Δήμου η τεχνική υπηρεσία για το μηχανολογικό εξοπλισμό και τα μεταφορικά μέσα. Η ίδια η υπηρεσία σε συνεργασία με το τμήμα κήπων για τα κοινόχρηστα πάγια περιουσιακά στοιχεία. Γενικότερα και κατά φάση του έργου, χρειάζεται να συγκροτούνται ομάδες απογραφής ανά αντικείμενο, ώστε να επιμερίζεται η εργασία και να ελέγχεται αποτελεσματικά. -54-

55 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA 3.5 Λήψη τεχνικών μέτρων Κατά την απογραφή θα χρησιμοποιηθούν έντυπα, ετικέτες, κωδικολόγια. Στην συνέχεια τα στοιχεία που θα συγκεντρώνονται πρέπει να καταχωρούνται στο μητρώο παγίων περιουσιακών στοιχείων. Για τα θέματα αυτά πρέπει να υπάρχει μέριμνα από την επιτροπή απογραφής και κάποιος πρέπει να χρεωθεί τα τεχνικά θέματα. Επιπλέον, θα χρησιμοποιηθούν διάφορα έντυπα, συνοδευτικά της εισηγητικής έκθεσης, που θα διατυπωθεί από την επιτροπή απογραφής προς το δημοτικό συμβούλιο, όπως: εκτυπώσεις του μητρώου παγίων ανά κατηγορία πρωτόκολλα καταμέτρησης βεβαιώσεις της τεχνικής υπηρεσίας για αποτιμήσεις κατασκευών βεβαιώσεις από το υποθηκοφυλακεία για βάρη ακινήτων κλπ.. Ποια ακίνητα κατανοάφουιιε σαν περιουσία του Διίιιου Φ Τα ακίνητα ιδιοκτησίας του Δήμου, για τα οποία υπάρχουν τίτλοι. Στην κατεύθυνση αυτή απαιτείται να εξεταστούν οι μερίδες όλων των Δήμων και κοινοτήτων από τις οποίες προήλθε ο νέος Δήμος. Όλα τα ακίνητα, που στα υποθηκοφυλακεία φέρεται ιδιοκτήτης ο Δήμος, πρέπει να καταγραφούν. Είναι σκόπιμο να ζητηθούν και τα αντίγραφα των συμβολαίων, εάν δεν υπάρχουν στο Δήμο, ώστε να δημιουργηθεί πλήρης φάκελος κάθε ακινήτου. Επίσης, στοιχεία πρέπει να αναζητηθούν από το βιβλίο περιουσίας ή το κτηματολόγιο, το οποίο οφείλουν να τηρούν οι OTA (Π.Δ. 258/85). Φ Ακίνητα ιδιοκτησίας του Δήμου για τα οποία δεν υπάρχουν τίτλοι, χωρίς να υπάρχει θέμα αμφισβήτησης. Είναι σκόπιμο να καταγραφούν και παράλληλα να ξεκινήσει διαδικασία κτηματογράφησής τους, σύμφωνα με το άρθρο 245 του ΔΚΚ και του Π.Δ 258/85. η διαδικασία κτηματογράφησης είναι χρονοβόρα και χρειάζεται κυρίως για την τακτοποίησης των περιουσιακών στοιχείων χωρίς να συνδέεται η ολοκλήρωσή της με τη διαδικασία καταγραφής των ακινήτων. Φ Ακίνητα που εμπίπτουν στις περιπτώσεις χρησικτησίας. Α) χρησικτησία σε ιδιωτικά ακίνητα, όπου εφ όσον υφίστανται οι νόμιμες προϋποθέσεις( νομή -55-

56 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA διάνοια κυρίου και παρέλευση 20ετίας) ο Δήμος θεωρείται ιδιοκτήτης του ακινήτου. Β) χρησικτησία σε βάρος ακινήτων του Δημοσίου, όπου δεν νοείται ιδιοκτησία του Δήμου, γιατί οι περί ακινήτων εμπράγματες αξιώσεις του Δημοσίου είναι απαράγραπτες. Έτσι δεν μπορούμε να θεωρήσουμε ένα ακίνητο του Δημοσίου το οποίο το χρησιμοποιεί ο Δήμος, ανεξαρτήτως χρόνου χρήσης, ότι περιέρχεται βάση χρησικτησίας στο Δήμο. Φ Ακίνητα που ανήκουν στο Δήμο και αμφισβητούνται από τρίτους. Πρέπει να καταγραφούν ως περιουσιακά στοιχεία του Δήμου και σε πιθανή απώλειά τους μετά από τελεσίδική δικαστική απόφαση να διαγραφούν από το ενεργητικό του. Φ Ακίνητα που έχουν καταπατηθεί από τρίτους. Θα καταγραφούν σαν περιουσιακά στοιχεία του Δήμου, γιατί δεν επιτρέπεται χρησικτησία τρίτου έναντι κοινοχρήστων ακινήτων του Δήμου. Φ Ακίνητα που βρίσκονται σε διαδικασία απαλλοτρίωσης εκ μέρους του Δήμου. Θα καταγραφούν μόνον εφ όσον έχει συντελεστεί η απαλλοτρίωση με την καταβολή ή την παρακατάθεση του τμήματος στον ιδιοκτήτη. Φ Χώροι που είναι χαρακτηρισμένοι από την εφαρμογή του σχεδίου πόλεως για την κατασκευή κοινοφελών εγκαταστάσεων και εφ όσον έχει συντελεστεί η σχετική διαδικασία( καταβολή αποζημιώσεων κλπ). 3.6 Ορισμένες ειδικές περιπτώσεις Τα σχολεία. Ως ακίνητα σχολική περιουσία θεωρούμε το κτίριο ή τα κτήρια που στεγάζεται το σχολείο με το οικόπεδο του, καθώς και κάθε άλλο ακίνητο που έχει αποκτηθεί με οποιοδήποτε νόμιμο τρόπο και ανήκει στο σχολείο. Η σχολική ακίνητη περιουσία όλων των βαθμιδών της πρωτοβάθμιας και δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης μεταβιβάζεται στους OTA, στην περιφέρεια των οποίων βρίσκεται το ακίνητο. Οι σχετικές διατάξεις που ορίζουν την,μεταβίβαση είναι το άρθρο 5 παράγραφος 1 του Ν. 1894/90 το οποίο αντικαταστάθηκε με το άρθρο 31 του Ν.2009/92, καθώς και η Κ.Υ.Α. με αριθμό ΣΤ/13/93 (ΦΕΚ 40 Β ). Βάσει των ανωτέρω διατάξεων εκδίδεται διαπιστωτική απόφαση της Περιφέρειας, η οποία υποβάλλεται στο αρμόδιο υποθηκοφυλακείο, το οποίο μεταγράφει ατελώς το σχολείο ως δημοτικό ακίνητο. Ο νόμος ορίζει με την δημοσίευσή του, ότι τα σχολεία περιέρχονται -56-

57 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ στη δημοτική περιουσία και καθορίζει την διαδικασία για να γίνει αυτό. Έτσι η καταγραφή της ακίνητης σχολικής περιουσίας, θα γίνει άμεσα και με την ολοκλήρωση της προβλεπόμενης διαδικασίας θα εμφανιστεί ολοκληρωμένα και με την αξία κτήσης. Καταγράφουμε τα σχολεία στην περιούσια του Δήμου με 1 δραχμή ( αξία μνείας) εφ όσον δεν έχει ολοκληρωθεί η διαδικασία μεταγραφής τους στο αρμόδιο υποθηκοφυλακείο. Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας που προβλέπεται, συγκεντρώνουμε και τα απαραίτητα στοιχεία για τον προσδιορισμό της αντικειμενικής αξίας και προχωρούμε στην αποτίμηση της σχολικής περιουσίας. Επίσης, θα πρέπει να καταγραφεί και η λοιπή ιδιοκτησία του σχολείου που πιθανόν να υπάρχει( αγροτεμάχια κλπ). 9 Οι Δημοτικές εκκλησίες-ναοί. Θα καταγραφούν εφ όσον στην ιδιοκτησία του Δήμου, όπως συμβαίνει με ναούς που βρίσκονται μέσα στο χώρο του Δημοτικού νεκροταφείου. Η αξία του κτιρίου του ναού προσδιορίζεται με την μέθοδο του αντικειμενικό προσδιορισμού. 9 Οι Δημοτικές αθλητικές εγκαταστάσεις ( γυμναστήρια, κολυμβητήρια κλπ) αποτελούν ιδιόκτητη κοινωφελή ακίνητη περιουσία του Δήμου, καταγράφονται και η αξία τους αποτιμάται: χωριστά για το έδαφος και χωριστά για τις εγκαταστάσεις, οι οποίες υπάρχουν επί του εδάφους. Η αξία των κτιριακών αθλητικών εγκαταστάσεων και του εδάφους θα προσδιοριστεί με την μέθοδο του αντικειμενικού προσδιορισμού. Στην περίπτωση κατά την οποία η αθλητική εγκατάσταση βρίσκεται σε κοινόχρηστο χώρο δεν θα υπολογιστεί η αξία του γηπέδου. 3.7 Αποτίμηση ακινήτων Εκτίμηση της αξίας των ακινήτων Είναι σαφές, με βάση το Π.Δ. 315/99, ότι θα αποτιμηθούν με το σύστημα του αντικειμενικού προσδιορισμού των ακινήτων και όπου αυτό δεν εφαρμόζεται, με τους κανόνες εκτίμησης των ακινήτων που εφαρμόζουν οι Δ.Ο.Υ.. Οι διατάξεις που διέπουν τον αντικειμενικό προσδιορισμό της αξίας των ακινήτων είναι κατά βάση ο Ν. 1249/1982 με τις μετέπειτα τροποποιήσεις του. -57-

58 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Ο τρόπος εργασίας για τον προσδιορισμό της αντικειμενικής αξίας των ακινήτων είναι η συμπλήρωση των σχετικών εντύπων - φύλλων υπολογισμού: 31 Έντυπο 1 μέχρι 5 για τα εντός σχεδίου πόλεως ί Έντυπο ΚΙ μέχρι Κ9 για κτίρια εκτός σχεδίου πόλεως ή για ειδικές κατασκευές 3Í Τα έντυπα για τον προσδιορισμό της αντικειμενικής αξίας της γης εκτός του σχεδίου πόλης ή οικισμών, που δεν έχουν ειδικούς όρους δόμησης. Οι ναοί, ως ειδικές κατασκευές, θα αποτιμηθούν με το σύστημα του αντικειμενικού προσδιορισμού της αξίας των ακινήτων. 3.8 Ποια εννοούμε ως κοινόχρηστα περιουσιακά στοιχεία Αγαθά κοινής χρήσης ονομάζουμε τα περιουσιακά αγαθά που είναι στην διάθεση όλων των κατοίκων, των δημοτών και γενικότερα όλου του πληθυσμού και μπορούν να 22 χρησιμοποιηθούν ελευθέρα από όλους. Κοινόχρηστοι χώροι είναι κάθε είδους δρόμοι, πλατείες, άλση και γενικά οι ελεύθεροι χώροι, οι οποίοι προορίζονται για κοινή χρήση και καθορίζονται από το εγκεκριμένο ρυμοτομικό σχέδιο του οικισμού ή έχουν τεθεί σε κοινή χρήση με οποιοδήποτε άλλο νόμιμο τρόπο. Για τον προσδιορισμό της κοινόχρηστης ακίνητης περιουσίας του Δήμου δεν απαιτείται η προσκόμιση τίτλων ιδιοκτησίας, αφού η κυριότητα του Δήμου έπ αυτής προκύπτει ευθέως εκ του νόμου (σχέδιο πόλης). 3.9 Καταγραφή και αποτίμηση των παγίων στοιχείων κοινής χρήσης Η Απογραφή των κοινοχρήστων παγίων στοιχείων πρέπει να περιληφθεί στην έκθεση απογραφής σε ειδικό χώρο. Η αξία των κοινοχρήστων θα περιλαμβάνει μόνο τις υπερκείμενες κατασκευές και όχι την αξία του ίδιου του εδάφους. Τα πάγια αυτά που έχουν αποκτηθεί ή κατασκευαστεί μέχρι 31/12/1987 θα αποτιμηθούν με 1 δραχμή (για απογραφή 31/12/1999). 2 22ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α., Ομάδα Διοίκησης Έργου, Οδηγός για την διενέργεια της Απογραφής Έναρξης, Φεβρουάριος

59 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Όσα έχουν αποκτηθεί από 1/1/1988 (για απογραφή 31/12/1999) θα αποτιμηθούν στο συνολδικό κόστος κατασκευής τους, υποτιμημένο κατά 1/12 για κάθε έτος μέχρι 31/12/1999. Τα ακίνητα που βρίσκονται στο στάδιο κατασκευής τους θα αποτιμηθούν στο κόστος που έχει πραγματοποιηθεί μέχρι σήμερα. Η μέθοδος που θα ακολουθήσουμε για τον προσδιορισμό της αξίας των κοινοχρήστων χώρων είναι η εξής: # Θα καταγράψουμε τους κοινόχρηστους χώρους κατά κατηγορία (πλατείες, δρόμοι, πεζοδρόμια, δημοτικές μαρίνες κλπ) # Θα υπολογίσουμε το κόστος κατασκευής με στοιχεία από τους απολογισμούς του Δήμου των τελευταίων 12 ετών ή από τους φακέλους των έργων που τηρεί η τεχνική υπηρεσία. Από τους απολογισμούς θα βρούμε ανά έργο ότι έχει κατασκευαστεί. Σε περιπτώσεις που σε κάποιους κοινόχρηστους χώρους έχουν κατασκευαστεί έργα και στην συνέχεια έχουν ανακατασκευαστεί οι χώροι, θα υπολογίσουμε μόνο το τελευταίο κόστος. Επιπλέον, πρέπει να προσέξουμε την «κατάτμηση» που γίνεται στα έργα, με αποτέλεσμα για ένα έργο, να βρίσκουμε περισσότερους από 'σαν κωδικούς καταχωρημένους στον προϋπολογισμό. Στις περιπτώσεις αυτές πρέπει να αθροίσουμε τα επιμέρους έργα και να τα εμφανίσουμε ενιαία ως ένα περιουσιακό στοιχείο. Ακόμα να προσέξουμε το σύνηθες φαινόμενο να εμφανίζονται σαν έργα διάφορες εργασίες συντήρησης. Στην περίπτωση αυτή δεν πρέπει να επιβαρύνουμε το κόστος κατασκευής του κοινόχρηστου περιουσιακού στοιχείου με τις δαπάνες αυτές. Φ Θα συμπεριλάβουμε στο κόστος κατασκευής των κοινοχρήστων περιουσιακών στοιχείων και την δαπάνη που κατέβαλε ο Δήμος για την απαλλοτρίωση των σχετικών χώρων Ορισμένα θέματα που προκύπτουν από την απογραφή των κοινοχρήστων χώρων Στην προσπάθεια καταγραφής των κοινοχρήστων χώρων έχουν δημιουργηθεί ερωτήματα. Στην συνέχεια παραθέτουμε μερικά από αυτά μαζί με προτάσεις για την επίλυσή τους: Με ποιο τρόπο θα καταγραφούν οι δρόμοι -59-

60 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Προτείνουμε την συγκεντρωτική καταγραφή του ιδικού δικτύου, διότι θεωρούμε ότι η καταγραφή κάθε δρόμου χωριστά και η εμφάνιση του στο μητρώο παγίων είναι υπερβολή. Στην περίπτωση αυτή το μητρώο παγίων θα αναφέρει έναν κωδικό για όλους τους δρόμους του Δήμου και θα γίνεται παραπομπή για αναλυτική αναφορά στο σχέδιο πόλης. Στις περιπτώσεις «καποδιστριακών» Δήμων υπάρχει η ευχέρεια να αναφερθεί χωριστά το δίκτυο κάθε δημοτικού διαμερίσματος. Ως κόστος κατασκευής του οδικού δικτύου θα θεωρήσουμε την δαπάνη του Δήμου για κατασκευή νέων οδικών δικτύων την τελευταία 12ετία. Ως κόστος κατασκευής θεωρούμε την κατασκευή και την διάνοιξη του δικτύου, ενώ η δαπάνη για τη συντήρηση του δικτύου δεν θα την συμπεριλάβουμε στο κόστος κατασκευής. Τέλος, διευκρινίζουμε ότι, σε ένα έργο κατασκευής οδικού δικτύου εμπεριέχονται όλες οι δαπάνες που πραγματοποιούνται στον άξονα του δικτύου, εφόσον πλάτος δρόμων θεωρείται το κάθετο διάστημα μεταξύ των ρυμοτομικών γραμμών. Έτσι, στο κόστος του οδικού δικτύου θα συμπεριλάβουμε και την κατασκευή της νησίδας. Το πρόβλημα που δημιουργείται στην περίπτωση της συγκεντρωτικής αναφοράς είναι το εξής: Με την συγκεντρωτική αναφορά δεν έχουμε την ευχέρεια να εμφανίσουμε το αναλυτικό κόστος ανά έργο που πραγματοποιούμε. Με ποιον τρόπο θα καταγραφούν τα πεζοδρόμια Ισχύει το ίδιο πρόβλημα με τους δρόμους. Θεωρούμε πως η συγκεντρωτική εμφάνιση είναι μονόδρομος. Η καταγραφή και η αποτίμηση των δικτύων ηλεκτροφωτισμού Στις περιπτώσεις που ο Δήμος έχει διαθέσει χώρους προκειμένου να κατασκευαστούν δίκτυα της ΔΕΗ δεν θα γίνει καταγραφή., η καταγραφή θα γίνει όταν τα δίκτυα ηλεκτροφωτισμού είναι δημοτική περιουσία( τα φωτιστικά σε στύλους). Τι θα κάνουμε με τους αρχαιολογικούς χώρους Στις περιπτώσεις ύπαρξης αρχαιολογικών χώρων πρέπει να διευκρινίσουμε πως την ευθύνη την έχει η αντίστοιχη Εφορία Αρχαιοτήτων και σε καμία περίπτωση δεν θα τους εμφανίσει ο Δήμος ως κοινόχρηστη περιουσία

61 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Ποια αξία θα εμφανιστεί, όταν για την κατασκευή ενός κοινόχρηστου χώρου έχουν γίνει και έχουν ξαναγίνει έργα πάνω στο ίδιο έδαφος. Για παράδειγμα έχει κατασκευαστεί το 1990 μια παιδική χαρά και μετά από τρία χρόνια γίνεται ανακατασκευή της. Στην απογραφής της παιδικής χαράς θα εμφανιστεί το τελευταίο κόστος. Ενέργειες για την καταγραφή και αποτίμηση των κοινοχρήστων 1. Συγκρότηση ειδικής ομάδας Απογραφής με την συμμετοχή της τεχνικής υπηρεσίας και του νομικού του Δήμου 2. Καταγραφή των κοινοχρήστων που αναφέρονται στα βιβλία περιουσίας 3. Καταγραφή με βάση το σχέδιο πόλεως ή άλλα στοιχεία των κοινοχρήστων χώρων (πλατείες, άλση κλπ) 4. Προσδιορισμός του κόστους κατασκευής των κοινοχρήστων, ανατρέχοντας στους ταμειακούς απολογισμούς της τελευταίας 12ετίας ή στους φακέλους των σχετικών έργων από την τεχνική υπηρεσία 5. Καταχώριση τους στο μητρώο παγίων Η καταγραφή και η αποτίμηση των λοιπών περιουσιακών στοιχείων Ο τρόπος απογραφής προκύπτει από την εμπειρία των Δήμων οι οποίοι έχουν προχωρήσει σε απογραφή. Κάποιες παρατηρήσεις είναι οι εξής: ϋ. Τα έπιπλα να καταγραφούν κατά χώρο. Δηλαδή, με το δελτίο της Απογραφής να απογράφονται πλήρως από αίθουσα σε αίθουσα όλα τα έπιπλα που υπάρχουν μέσα σε κάθε αίθουσα. ίϋ. ϊν. Σελίδες Απογραφής κατά κατηγορία παγίου, όπου αυτό είναι εφικτό. Δηλαδή για κάθε κατηγορία παγίου, θα χρησιμοποιούμε ένα δελτίο Απογραφής. Για τα μεταφορικά μέσα μπορούμε να αξιοποιήσουμε τα στοιχεία που υπάρχουν στα αρχεία του Δ.Σ.Α -61 -

62 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ 3.12 Η εκτίμηση της αξίας των λοιπών παγίων Τα λοιπά πάγια στοιχεία πρέπει να απογραφούν στην τρέχουσα αξία τους. Η τρέχουσα αξία θα προσδιοριστεί με βάση την αξία κτήσης ή το κόστος κατασκευής και με βάση την ωφέλιμη ζωή τους. Ως αξία κτήσης μπορεί να εκληφθεί η σημερινή αξία ενός καινούργιου παγίου, μειωμένη ανάλογα με την παλαιότητα και την τεχνολογική απαξίωσή του. Αξιοποιώντας τη δυνατότητα που μας δίνει η νομοθεσία εφ άπαξ απόσβεση των περιουσιακών στοιχείων που το κόστος απόκτησής τους είναι μέχρι δρχ. συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, έχουμε την δυνατότητα να παρουσιάσουμε όλα αυτά τα στοιχεία αποσβεσμένα κατά μια δραχμή. Με τις διατάξεις του φορολογικού νόμου του 2753/1999 ακόμη και οι Η/Υ και το λογισμικό τους μπορούν να αποσβένονται εφ άπαξ ανεξαρτήτως κόστους απόκτησης. Τα περιουσιακά στοιχεία θα πρέπει να εμφανιστούν με: Την αξία απόκτησής τους Τις αποσβέσεις μέχρι 31/12 Την αναπόσβεστη αξία τους, από την εξίσωση ΑΞΙΑ ΚΤΗΣΗΣ - ΑΠΟΣΒΕΣΕΙΣ = ΑΝΑΠΟΣΒΕΣΤΗ ΑΞΙΑ Η κτήσης στα μη πλήρως αποσβεσμένα πάγια θα προσδιοριστεί με την αξία απόκτησης βάσει τιμολογίου αγοράς ή της αγοράς αξίας κατά το χρόνο απόκτησης ή βάσει βεβαίωσης της τεχνικής υπηρεσίας. Στα ολοσχερώς αποσβεσμένα περιουσιακά πάγια θα προσδιοριστεί η αξία κτήσης μπορεί να προσδιοριστεί και κατά προσέγγιση, όταν η προσφυγή σε τιμολόγια αγοράς είναι για διάφορους λόγους ανέφικτη. Αυτό δεν θα επηρεάσει την περιουσιακή κατάσταση του Δήμου διότι η αναπόσβαστη αξία θα είναι 1 δραχμή Ειδικές κατηγορίες λοιπών περιουσιακών στοιχείων Ως ειδικές κατηγορίες θεωρούμε συνήθως τις τεχνικές εγκαταστάσεις του Δήμου, όπως;

63 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA 1. Νεκροταφεία Οι OTA έχουν την αρμοδιότητα της διοίκησης και της διαχείρισης όλων των κοιμητηρίων, όχι μόνον αυτών που ιδρύουν οι ίδιοι οι Δήμοι, αλλά όλων των άλλων που λειτουργούν ανεξάρτητα από τον τρόπο που αυτά ιδρύθηκαν. Τα εν λόγω καταγράφονται και αποτιμώνται ως εξής: Το γήπεδο με το σύστημα της αντικειμενικής αξίας Ιβ1 Ο ναός με το σύστημα του αντικειμενικού προσδιορισμού, εφ όσον είναι εντός του νεκροταφείου και ανήκει στο Δήμο Οι κτιριακές εγκαταστάσεις με το σύστημα του αντικειμενικού προσδιορισμού Οι τάφοι δεν αποτελούν ιδιοκτησία του Δήμου, κατασκευάζονται με τις δαπάνες τις οικογένειας και καταστρέφονται συνήθως μετά τη παρέλευση του χρονικού διαστήματος ταφής (3 έτη). 2. Οι γεωτρήσεις Η κάθε γεώτρηση αποτελεί ένα ενιαίο περιουσιακό στοιχείο, συναποτελούμενο από επιμέρους στοιχεία. Εφ όσον το μηχανογραφικό σύστημα επιτρέπει την ομαδοποίηση των παγίων, τότε μπορεί να καταγραφεί ξεχωριστά το κάθε επιμέρους βασικό στοιχείο που αποτελεί γεώτρηση και όλα αυτά μαζί να ενταχθούν σαν υποσύνολα του ενιαίου παγίου που αποτελούν την κάθε μια γεώτρηση. Εάν το μηχανογραφικό σύστημα δεν δίνει αυτή την δυνατότητα, είναι προτιμότερο οι γεωτρήσεις να παρακολουθούνται σαν ένα ενιαίο περιουσιακό στοιχείο. 3. Δίκτυο ύδρευσης - αποχέτευσης Θα καταγραφεί το τμήμα του αποχετευτικού δικτύου που ανήκει στο Δήμο. Μ Το δίκτυο να ανήκει στην ΔΕΥΑ. Στην περίπτωση αυτή δεν εμφανίζεται στην περιουσία του Δήμου. IH Το δίκτυο να ανήκει στην ΕΥΔΑΠ και άλλες εταιρείες. Ο δήμος δεν εμφανίζει περιουσιακό στοιχείο. Τμήματα αποχετευτικού δικτύου και το δίκτυο ύδρευσης να είναι δημοτική περιουσία. Θα εμφανιστεί στην απογραφή με το κόστος κατασκευής μειωμένο με τις αποσβέσεις που αναλογούν. -63-

64 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA 4. Οι ΧΥΤΑ (Χώροι Υγειονομικής Ταφής Απορριμμάτων) Θα εμφανιστούν σαν ένα ενιαίο περιουσιακό στοιχείο συναποτελούμενο από επιμέρους εγκαταστάσεις, εξοπλισμό, κτίρια, μεταφορικά μέσα, κλπ.. Το κάθε επιμέρους βασικό στοιχείο που αποτελεί τη γεώτρηση θα ενταχθεί σαν υποσύνολο του ενιαίου παγίου που αποτελεί ο ΧΥΤΑ Η απογραφή των αποθεμάτων του Δήμου Η απογραφή των πρώτων υλών των αναλωσίμων και των ανταλλακτικών των παγίων στοιχείων θα γίνει με ημερομηνία 31/12/ΧΧΧΧ και θα γίνεται κάθε χρόνο φυσική απογραφή. Δυο είναι τα θέματα που θα μας απασχολήσουν σχετικά με την απογραφή των αποθεμάτων: 1. Η οργάνωση της φυσικής απογραφής της αποθήκης κατά την πρώτη απογραφή της αποθήκης πρέπει να γίνει καταγραφή όλων των υλικών που υπάρχουν αναλυτικά. Είναι πιθανόν να υπάρχουν άχρηστα υλικά, τα οποία δεν απαιτείται να απογραφούν, αλλά να πεταχτούν αφού προηγηθεί η σύνταξη του πρωτοκόλλου καταστροφής. Πρέπει να προσδιορίσουμε ποια υλικά θα απογράψει ο Δήμος στις 31/12/ΧΧΧΧ. Εκείνα, τα οποία ανήκούν στην ιδιοκτησία του και ευρίσκονται στους χώρους του Δήμου. Εκείνα, που ανήκουν στην ιδιοκτησία του και στις 31/12/ΧΧΧΧ βρίσκονται σε χώρους τρίτων. Είναι δεδομένο ότι ορισμένα που έχουν επιστραφεί στους προμηθευτές και έχουν εκδοθεί από αυτούς πιστωτικά τιμολόγια δεν θα απογραφούν, διότι έχουν παρέλθει στην κυριότητα του προμηθευτή. Εκείνα που ανήκουν σε τρίτους και τυχαίνει να βρίσκονται στις 31/12 σε χώρους του Δήμου. Τα υλικά αυτά, θα καταγραφούν, θα εμφανιστούν σε ειδικό χώρο του βιβλίου απογραφών, δεν θα αποτιμηθούν και θα καταχωρηθούν σε λογαριασμούς τάξεως. 2. Η αποτίμηση των αποθεμάτων Ένα ζήτημα είναι σε ποιες τιμές και με ποια μέθοδο θα γίνει η πρώτη αποτίμηση των αποθεμάτων στην απογραφή έναρξης. Θεωρούμε πως ο πιο προσιτός τρόπος αποτίμησης για την απογραφή έναρξης είναι η τελευταία τιμή απόκτησης

65 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ 3.15 Η καταγραφή και η αποτίμηση των απαιτήσεων Οι απαιτήσεις του Δήμου διακρίνεται σε: Α. Εκείνες που αφορούν τις βεβαιωμένες από τους δημότες Από το εισπρακτέο υπόλοιπο μπορούμε να πάρουμε τις βεβαιωμένες απαιτήσεις και να τις εμφανίσουμε στα βιβλία του Διπλογραφικού. Όσον αφορά τις επισφαλείς απαιτήσεις πρέπει στον Ισολογισμό Έναρξης του Δήμου να γίνει σαφής διαχωρισμός μεταξύ των βέβαιων και των επισφαλών απαιτήσεων του Δήμου. Επιγραμματικά θα πρέπει να λάβουμε υπόψη μας τις παραγραφείσες απαιτήσεις οι οποίες σαφώς και θα πρέπει να θεωρηθούν επισφαλείς, ανεξάρτητα αν δεν έχουν γίνει οι σχετικές διαγραφές. Β. Εκείνες που αφορούν το Δημόσιο Πρέπει να καταγραφούν όλες οι απαιτήσεις που έχουν βεβαιωθεί και δεν έχουν αποδοθεί στις 31/12/ΧΧΧΧ στον Δήμο Η καταγραφή και αποτίμηση των χρηματικών διαθεσίμων Με ημερομηνία 31/12/ΧΧΧΧ θα απογράψουμε τα χρηματικά διαθέσιμα του Δήμου. Αυτά διακρίνονται σε: Α. Μετρητά στο ταμείο του Δήμου Β. Καταθέσεις σε λογαριασμούς ταμιευτηρίου, αναλυτικά ανά τράπεζα και λογαριασμό 3.17 Καταγραφή και αποτίμηση των χρεογράφων Ο δήμος μπορεί να έχει στην κυριότητά του χρεόγραφα όχι σαν μορφή πάγιας μακροπρόθεσμης επένδυσης, αλλά σαν πρόσκαιρη τοποθέτηση. Τα χρεόγραφα αυτά πρέπει να καταγραφούν και να αποτιμηθούν. Οι πιθανές περιπτώσεις αξιόγραφων, τα οποία βρίσκονται στην κυριότητα του Δήμου είναι: Μετοχές εταιρειών εισηγμένες στο χρηματιστήριο ]> Μετοχές εταιρειών μη εισηγμένων στο χρηματιστήριο -65-

66 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ ^ Έντοκα γραμμάτια Δημοσίου ^ Μερίδια αμοιβαίων κεφαλαίων > Ομόλογα ελληνικού δημοσίου και τραπεζικά ομόλογα κλπ Η αποτίμηση των παραπάνω θα γίνει ως εξής: Τίτλοι Τίτλοι εισηγμένοι στο χρηματιστήριο Τρέχουσα τιμή Μέσος όρος χρηματιστηριακής τιμής κατά τον τελευταίο μήνα της χρήσεως Συμμετοχές σε άλλες πλην ΑΕ εταιρείες Η εσωτερική λογιστική αξία των μετοχών, όπως εμφανίζεται στον τελευταίο νόμιμα, δημοσιευμένο ισολογισμό Έντοκα γραμμάτια του Δημοσίου Μερίδια αμοιβαίων κεφαλαίων Ομόλογα ελληνικού δημοσίου και τραπεζικά ομόλογα 0 μέσος όρος της καθαρής τιμής τους κατά τον τελευταίο μήνα της χρήσης Η καθαρή τους τιμή Η καθαρή τους τιμή 3.18 Καταγραφή υποχρεώσεων Θα γίνει αναφορά στις βαχρυπρόθεσμες υποχρεώσεις του Δήμου, δηλαδή εκείνες που οφείλονται μέχρι την 31/12/ΧΧΧΧ+1, όταν η απογραφή έναρξης έχει ημερομηνία 31/12/ΧΧΧΧ. Ας δούμε αναλυτικά τις υποχρεώσεις αυτές ανά λογαριασμό: I. Προμηθευτές Θα εμφανιστούν οι υποχρεώσεις σε προμηθευτές για κάθε παραστατικό το οποίο έχει εκδοθεί μέχρι 31/12/ΧΧΧΧ και δεν έχει εξοφληθεί, ανεξάρτητα εάν έχει ενταλματοποιηθεί

67 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Τα τιμολόγια των προμηθευτών που θα ενταλματοποιηθούν και θα εξοφληθούν με την παράταση του οικονομικό έτους, δηλαδή μέχρι 28/2/ΧΧΧΧ+1 δεν θα εμφανιστούν στην απογραφή έναρξης του Δήμου. Αντίθετα τα τιμολόγια που θα ενταλματοποιηθούν και δεν θα εξοφληθούν θα εμφανιστούν σαν υποχρέωση. Υποχρεώσεις για τις οποίες έχουν εκδοθεί τιμολόγια αμφισβητούνται από τον Δήμο θα πρέπει να αντιμετωπιστούν νομικά. II. Γραμμάτια πληρωτέα Σε περίπτωση που ο Δήμος έχει εκδώσει γραμμάτιο προς τρίτους για πληρωμή υποχρεώσεων, οι οφειλές αυτές πρέπει να εμφανιστούν στην απογραφή έναρξης του Δήμου (αναλυτικά ανά γραμμάτιο) III. Βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις προς τράπεζες Ο Δήμος οφείλει δόσεις δανείων στις τράπεζες από τις οποίες έχει λάβει χορηγήσεις. Οι δόσεις των δανείων οι οποίες λήγουν μέχρι την 31/12/ΧΧΧΧ+1, στα βιβλία του Δήμου σαν βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις. Τα ποσά των δόσεων θα είναι το κεφάλαιο μαζί με τους που είναι δεδουλευμένοι. I. Οφειλές σε διάφορους πιστωτές Εδώ θα μπορούσαμε να αναφερθούμε σε μεγάλο αριθμό υποχρεώσεων που προκύπτουν βραχυπρόθεσμα στις 31/12/ΧΧΧΧ+1. Ενδεικτικά αναφέρουμε μερικές: Οφειλές προς το προσωπικό ιδιωτικού δικαίου που θα πληρωθεί με τη μισθοδοσία της 5/1/ΧΧΧΧ+1. Μιλάμε για δεδουλευμένες οφειλές, μιας και η πληρωμή που θα γίνει στις 5/1/ΧΧΧΧ+1 θα αφορά πραγματοποιημένη εργασία μέχρι 31/12/ΧΧΧΧ Οφειλές προς τους εργαζομένους, οι οποίες έχουν καταστεί ληξιπρόθεσμες (βάση αποφάσεων δικαστηρίων) Υποχρεώσεις από εισπράξεις για λογαριασμό δημοσίου και τρίτων. Τέτοια ποσά μπορεί να είναι παρακρατήσεις (δόσεις δανείων από το ΤΠΔ)από εργαζομένους του Δήμου ή παρακρατήσεις με εισαγγελικές εντολές (οφειλόμενα δάνεια κλπ). Όλες αυτές οι παρακρατήσεις θα πρέπει να αποδοθούν μέσα στο έτος που έπεται της απογραφής. Οφειλές προς την εφορία -67-

68 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Στις 31/12/ΧΧΧΧ έχουν δημιουργηθεί υποχρεώσεις προς την Δ.Ο.Υ.. Τέτοιου είδους οφειλές μπορεί να είναι: Φόροι και χαρτόσημα που έχουν παρακρατηθεί ή θα παρακρατηθούν για αμοιβές προσωπικού, δεδουλευμένες μέχρι 31/12/ΧΧΧΧ Φόροι και χαρτόσημα τρίτων (δικηγόροι και λοιποί ελεύθεροι επαγγελματίες) Φόροι που έχουν παρακρατηθεί μέχρι 31/12/ΧΧΧΧ από προμηθευτές και δεν έχουν αποδοθεί στη Δ.Ο.Υ. Βεβαιωμένες οφειλές προς Δ.Ο.Υ. που έχουν προκόψει μέχρι 31/12/ΧΧΧΧ (όπως πρόστιμα και προσαυξήσεις που δεν έχουν αποδοθεί) I. Οφειλές προς ασφαλιστικά ταμεία Ποσά που οφείλονται στο ΙΚΑ βάσει των δεδουλευμένων αμοιβών μισθοδοσίας Το ίδιο για ποσά που οφείλονται σε άλλα ασφαλιστικά ταμεία, κύρια και επικουρικά. Τα κύρια ασφαλιστικά ταμεία θα εμφανιστούν ξεχωριστά από τα επικουρικά ταμεία. Κάθε ταμείο θα εμφανιστεί αναλυτικά. Ποσά που αφορούν οφειλές προηγούμενων ετών προς ασφαλιστικά ταμεία, θα πρέπει να εμφανιστούν σε ξεχωριστούς λογαριασμούς Σύνταξη της έκθεσης απογραφής έναρξης της επιτροπής του Δημοτικού Συμβουλίου Με την ολοκλήρωση της απογραφής έναρξης η επιτροπή απογραφής οφείλει να συντάξει έκθεση την οποία θα φέρει στο Δημοτικό Συμβούλιο για έγκριση και στην πορεία με βάση την έγκριση και τις τυχόν τροποποιήσεις που θα γίνουν θα συνταχθεί η τελική έκθεση, η οποία θα αποτελέσει την βάση για εισαγωγή των στοιχείων στα βιβλία του Διπλογραφικού συστήματος. Η μορφή της έκθεσης της επιτροπής μπορεί να έχει την παρακάτω μορφή: 1. εισηγητική έκθεση όπου θα αναφέρονται 2. η καταγραφή και αποτίμηση των παγίων στοιχείων καθώς και κάθε μορφής πάγιας και μακροπρόθεσμης επένδυσης του Δήμου - 68-

69 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA 3. η καταγραφή και αποτίμηση των αποθεμάτων καθώς και ο τρόπος αποτίμησης που χρησιμοποιήθηκε 4. η καταγραφή και αποτίμηση των απαιτήσεων 5. η καταμέτρηση των χρηματικών διαθεσίμων 6. κατάσταση που να αναφέρονται τα χρεόγραφα 7. οι βραχυπρόθεσμες και μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις του Δήμου σε πιστωτικούς οργανισμούς 8. αναλυτική κατάσταση των υποχρεώσεων προς προμηθευτές και κάθε άλλο πιστωτή ή δικαιούχο χρημάτων 9. αναλυτική κατάσταση για απαιτήσεις προς τρίτους 10. υποχρεώσεις προς την εφορία 11. υποχρεώσεις προς τα ασφαλιστικά ταμεία 12. η έκθεση πρέπει να αναφέρει τις αμφισβητήσεις νομικού χαρακτήρα 13. η έκθεση να προσδιορίζει το κεφάλαιο του Δήμου μέσα από την εξίσωση ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟ (-) ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ 14. πληροφοριακά στοιχεία τα οποία θα εμφανιστούν σε λογαριασμούς τάξης Χρονοδιάγραμμα εργασιών για την διαμόρφωση του ισολογισμού έναρξης του Δήμου: Λογαριασμός Είδος απογραφής Χρονοδιάγραμμα ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟ Πάγια περιουσιακά στοιχεία Μέχρι 2 μήνα επόμενου έτους 18 Εγγυήσεις που έχουν δοθεί 23 Τα στοιχεία του κεφαλαίου προέρχονται από σημειώσεις του Σ. Καραγιλάνη σχετικά με την Απογραφή Έναρξης του Δήμου που δόθηκαν σε σχετικό σεμινάριο -69-

70 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ 18 Συμμετοχές σε δημοτικέςδιαδημοτικές επιχειρήσεις Απογραφή έναρξης αποθεμάτων 30 Απαιτήσεις από φόρουςτέλη- επιδοτήσεις κλπ Τον 5 μήνα του επόμενου έτους Την 31/12 ποσοτική απογραφή & μέχρι τον 2 μήνα αξιακή απογραφή Τον 2 μήνα του επόμενου έτους και μετά την 31/1 ΠΑΘΗΤΙΚΟ 40 Διαμόρφωση κεφαλαίου Η τελευταία εργασία 45 Δόσεις δανείων Μετά την28/2 του επόμενου έτους Ληφθείσες εγγυήσεις Μέσα στο πρώτο 2μηνο του επόμενου έτους 50 Προμηθευτές Μετά την 28/2 και μέσα στον τρίτο μήνα επόμενου έτους 52 Βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις σε τράπεζες 53 Οφειλές προς το προσωπικό Υποχρεώσεις από εισπράξεις για λογαριασμό Δημοσίου και τρίτων Δικαιούχοι επιταγών που δεν έχουν εμφανιστεί Μέσα στο 2 μήνα του επόμενου έτους Μέσα στο πρώτο 15μερο του Ιανουάριου Μετά την 31/1 του επόμενου έτους και μέσα στον 2 μήνα Μετά την 28/2 και μέσα στον 3 μήνα - 70-

71 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ 54 Οφειλές προς την εφορία Στο δεύτερο 15μερο του Ιανουάριου Φόροι- τέλη αμοιβών προσωπικού Φόροι- τέλη αμοιβών τρίτων Στο δεύτερο 15μερο του Ιανουάριου Στο δεύτερο 15μερο του Ιανουάριου Λοιποί φόροι- τέλή Στο δεύτερο 15μερο του Ιανουάριου Φόροι -τέλη προηγούμενων χρήσεων 55 Οφειλές σε ασφαλιστικούς οργανισμούς Σύνταξη έκθεσης προς το Δημοτικό Συμβούλιο Στο δεύτερο 15μερο του Ιανουάριου Στο δεύτερο 15μερο του Ιανουάριου Τον 5 μήνα του επόμενου έτους Πίνακας Οδηγός για την διενέργεια της Απογραφή Έναρξης, Φεβρουάριος 2001, ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α

72 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 : Η οργάνωση των αποθηκών του Δήμου, τα λογιστικά και πρακτικά θέματα διαχείρισης των αποθεμάτων 4.1 Έννοια αποθεμάτων Το ΕΓΛΣ ορίζει ως αποθέματα τα υλικά που ανήκουν στην οικονομική μονάδα και τα οποία: 0 προορίζονται να πωληθούν κατά την συνήθη πορεία των εργασιών της 0 βρίσκονται στην διαδικασία της παραγωγής και προορίζονται να πωληθούν, όταν πάρουν την μορφή των έτοιμων προϊόντων 0 προορίζονται να αναλωθούν για την καλή λειτουργία, τη συντήρηση ή επισκευή, καθώς και την ιδιοπαραγωγή παγίων στοιχείων 0 προορίζονται να χρησιμοποιηθούν για τη συσκευασία των αγαθών που προορίζονται για πώληση 4.2 Η έννοια της αποθήκης και οι πλευρές που έχει η έννοια «τήρηση αποθήκης» 1. Τι ονομάζουμε αποθήκη είναι ο χώρος όπου φυλάσσονται και παρακολουθούνται τα αποθέματα της οικονομικής μονάδας λογιστική αποθήκη εννοούμε το σύστημα λογιστικής παρακολούθησης της κίνησης των αποθεμάτων κατά ποσότητα και αξία. Δεν είναι απαραίτητο να ταυτίζουμε τη λογιστική έννοια της αποθήκης με το φυσικό χώρο διακίνησης των αποθεμάτων Ο ρόλος και η αξία της αποθήκης : είναι σημαντικός ο οικονομικός ρόλος της παρακολούθησης των αποθεμάτων, διότι το κόστος τους επιδρά στα οικονομικά αποτελέσματα της οικονομικής μονάδας. Επίσης, η δαπάνη διακίνησης και διαχείρισή τους είναι σημαντική, ιδιαίτερα για εκείνες τις μονάδες που τα υλικά που χρησιμοποιούν είναι σημαντικά, ως προς την αξία τους, στο σύνολο του κόστους λειτουργίας τους. -72-

73 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Επιπλέον, είναι σημαντικός και ο λογιστικός ρόλος της λειτουργίας της αποθήκης μίας και η παρακολούθηση των αποθεμάτων καταλαμβάνει κεντρικό και σημαντικό ρόλο στην λογιστική λειτουργία του Δήμου. Τέλος, ο κοστολογικός ρόλος της λειτουργίας της αποθήκης, ιδιαίτερα στους Δήμους, είναι καθοριστικός διότι είναι το εργαλείο εκείνο που παρακολουθεί την χρέωση των υλικών ανά υπηρεσία και έργο( 6την στιγμή της εξαγωγής τους από την αποθήκή) και έτσι μόνο είναι εφικτή η παρακολούθηση του κόστους των υλικών ανά υπηρεσία και δημοτικό έργο. 2. Οι βασικές λειτουργίες της αποθήκης είναι: Η παραλαβή και αποθήκευση των αγοραζομένων αγαθών. Η ταξινόμηση και παρακολούθησή τους Η διακίνηση εντός του Δήμου 3. θέματα που αφορούν την οργάνωση της αποθήκης : είναι ο χώρος και η οργάνωσή του και ιδιαίτερα για τους OTA στην πρώτη φάση λειτουργεί καθοριστικά, για τι ήδη οι περισσότεροι δήμοι πάσχουν από την ανυπαρξία και οργάνωση του χώρου η ασφάλεια της αποθήκης η διοίκηση της αποθήκης και το team των ανθρώπων που καλούνται να υλοποιήσουν την οργάνωση και την λειτουργία της ο αποθηκάριος: είναι το πρόσωπο- κλειδί στην λειτουργία της αποθήκης. Η σωστή επιλογή του θα βάλει την σφραγίδας της στην πρώτη λειτουργία της, για το λόγο αυτό απαιτεί να είναι άνθρωποι με ικανότητα να επιβάλλουν τάξη και μέθοδο η υπηρεσία προμηθειών που εμπλέκεται ως εποπτεύουσα της αποθήκης και παρακολουθεί την ποιότητα των λαμβανομένων υλικών ( την σύμφωνη με τα συμφωνητικά που έχει υπογράψει με τους προμηθευτές), οργανώνει τις παραγγελίες και παρακολουθεί το σύστημα λειτουργίας των αποθεμάτων ο ορισμός επιτροπής παραλαβών των υλικών η οργάνωση του διαχειριστικού σκέλους της αποθήκης 4. Τα λογιστικά της αποθήκης περιλαμβάνουν τα παρακάτω σκέλη: -73-

74 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ την παραγγελία των αγαθών και την παρακολούθηση των αποθεμάτων την παραλαβή των αγαθών την διακίνηση των υλικών την απογραφή των αγαθών 4.3 Η απογραφή και η αποτίμηση των αποθεμάτων 1.Η έννοια της απογραφής είναι μια γενικότερη έννοια και αφορά στην καταγραφή και αποτίμηση της περιουσίας της οικονομικής μονάδας. 2. Η απογραφή επιδρά στα αποτελέσματα της οικονομικής μονάδας αφού και, όπως θα δούμε σε πίνακες στην συνέχεια, για κάθε μεταβολή μίας αξιακής μονάδας στην απογραφή, μεταβάλλεται ανάλογα και ισόποσα το αποτέλεσμα της χρήσης. 3. Τα χρονικά όρια καταχώρισης της απογραφής στα βιβλία είναι: ποσοτική: την 20η ημέρα του μεθεπόμενου μήνα της λήξης του διαχειριστικού έτους (20/2). Αξιακά: την τελευταία ημέρα του 4ου μήνα από την λήξη της διαχείρισης ( 30/4) 4. Οι μέθοδοι αποτίμησης που χρησιμοποιούνται είναι οι ακόλουθες. Μέθοδο αποτίμησης ονομάζουμε τον τρόπο προσδιορισμού της αξίας που έχουν τα αγαθά που έχουν μείνει και απογραφεί στις 31/12/ΧΧΧΧ. Οι βασικές μέθοδοι αποτίμησης είναι: η μέθοδος του κυκλοφοριακού μέσου όρου ή των διαδοχικών υπόλοιπων προσδιορίζεται με τον τύπο: αξία προηγούμενου υπολοίπου + αξία νέας αγοράς στην τιμή κτήσης / ποσότητα προηγουμένου υπολοίπου +ποσότητα νέας αγοράς η μέθοδος του μέσου σταθμικού κόστους προσδιορίζεται με τον τύπο: αξία αποθέματος έναρξης περιόδου + αξία αγορών περιόδου στην τιμή κτήσης / ποσότητα αποθέματος έναρξης περιόδου + ποσότητα που αγοράζεται στην περίοδο FIFO με την μέθοδο αυτή θεωρείται ότι υ πρώτη εισαγωγή εξάγεται πρώτη και ότι τα αποθέματα απογραφής λήξης προέρχονται από τις τελευταίες αγορές της χρήσης

75 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA ΠΓΟμε την μέθοδο αυτή θεωρείται ότι η πρώτη εξαγωγή προέρχεται από την τελευταία εισαγωγή και ότι τα αποθέματα απογραφής λήξης προέρχονται από τις παλαιότερες αγορές της χρήσης. Για τους OTA επιλέγεται η μέθοδος του μέσου σταθμικού. Παρ όλα αυτά επιτρέπεται ο δήμος να επιλέγει μια από της παραδεκτές μεθόδους αποτίμησης, αρκεί αυτή τη μέθοδο να την τηρεί πάγια. 5.Η διαπίστωση ελλειμμάτων κατά την απογραφή καταχωρούνται διακεκριμένα στην μερίδα του είδους που διαπιστώθηκε η απόκλιση ποσότητας με την ένδειξη πλεόνασμα ή έλλειμμα. 4.4 Το βιβλίο αποθήκης 1. Τι είναι το βιβλίο αποθήκης: είναι το αναλυτικό καθολικό (καρτέλα) του είδους κατά ποσότητα και αξία Μ! ή είναι το μηνιαίο θεωρημένο ισοζύγιο των ειδών της αποθήκης 2. Τι στοιχεία καταχωρούμε στο βιβλίο αποθήκης: Μ στοιχεία αξίας και ποσότητας καταχωρώντας ημερομηνία αριθμό παραστατικού αιτιολογία και ποσότητα- αξία κατά την εισαγωγή και εξαγωγή από την αποθήκη 3. Η καρτέλα αποθήκης είναι ένα αναλυτικό καθολικό των ειδών τις αποθήκης 4. Το ισοζύγιο αποθήκης είναι η στατική εικόνα των ειδών της αποθήκης με εμφάνιση κατά σειρά του είδους με τα στοιχεία του 4.5 Θέματα ελέγχου της αποθήκης Οι συμφωνίες που γίνονται στην αποθήκη είναι: 1. η ποσοτική συμφωνία καρτέλας : σύγκριση λογιστικής με πραγματική απογραφή X το πρώτο που πρέπει να γίνει είναι:

76 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Κωδικός Λογιστικό Φυσικό υπόλοιπο Διαφορά υπόλοιπο Α Β Γ Δ Ε Σύνολα Πίνακας 9 διαμορφώνουμε πίνακα συμφωνίας λογιστικής με φυσική απογραφή. Παρατηρούμε ότι το πλεόνασμα δεν είναι το ποσό που εμφανίζεται στα σύνολα της διαφοράς (30) αλλά εδώ έχουμε 180 πλεόνασμα και 150 έλλειμμα. το επόμενο βήμα είναι ο έλεγχος των κινήσεων ξεκινάμε με την απογραφή έναρξης μήπως υπάρχει λάθος, στην καταχώριση της απογραφής έναρξης. Προχωρούμε με τις αγορές χρήσης : ελέγχουμε όλα τα παραστατικά αγορά, τα παραστατικά διακίνησης σε περιπτώσεις προς επεξεργασία, ιδιοπαραγωγή κλπ Στην συνέχεια ελέγχουμε τις αναλώσεις ή τυχόν πωλήσεις πρώτων υλών X τακτοποίηση διαφορών - 76-

77 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA ο βασικός τρόπος τακτοποίησης των διαφορών αυτών είναι η εγγραφή με 31/12 αναλώσεων ή επιστροφών από την παραγωγή ( ανάλογα αν επιθυμούμε να καλύψουμε έλλειμμα ή πλεόνασμα) 2. η συμφωνία κατά αξία καρτέλας αποθήκης προσδιορισμός αξίας κτήσεως προσδιορισμός αξίας αναλώσεων και μενόντων. Τα μένοντα προσδιορίζονται με βάση την εφαρμοζόμενη μέθοδο αποτίμησης που ακολουθείται μεταφορά του κόστους αναλώσεων στην παραγωγή και της αξίας μενόντων αποθεμάτων στον ισολογισμό. 3. έλεγχος στο ισοζύγιο της αποθήκης υλικών συντάσσουμε το ισοζύγιο αποθήκης πραγματοποιούμε την συμφωνία του ισοζυγίου με τους λογαριασμούς της γενικής λογιστικής 4. μεταφορά του κόστους αναλώσεων στην παραγωγή και της αξίας μενόντων αποθεμάτων στον ισολογισμό το κόστους των αναλώσεων στην Γενική Λογιστική μεταφέρεται στον λογαριασμό της γενικής εκμετάλλευσης και τα μένοντα της απογραφής εμφανίζονται στον ισολογισμό τέλους χρήσης. 4.6 Η οικονομική διαχείριση των αποθεμάτων Η διαχείριση των αποθεμάτων έχει οικονομικό χαρακτήρα. Η ορθολογική διαχείριση των αποθεμάτων δεν είναι εύκολο ζήτημα. Η δυσκολία δεν εντοπίζεται τόσο στην ανύπαρκτη εμπειρία, αλλά στο ιδιόμορφο περιβάλλον διαχείρισης υλικών που παρουσιάζεται στους Δήμους, τα υλικά που διαχειρίζεται ο Δήμος είναι εφ ενός πολλά και αφ ετέρου ο Δήμος δεν παράγει αγαθά- προϊόντα. Έτσι είναι ελάχιστα τα υλικά που παρουσιάζουν σταθερότητα και περιοδικότητα στην διαχείρισή τους. Στα πλαίσια της οικονομικότερης εκμετάλλευσης των αποθεμάτων αναφέρουμε τα παρακάτω: 1. Ο έλεγχος των αποθεμάτων - 77-

78 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Λογιστικός και οικονομικός. Οι επιπτώσεις που μπορεί να παρουσιαστούν, πχ από υπερβολικές αγορές αποθεμάτων είναι: Αύξηση του κόστους τήρησης και αποθήκευσης των αποθεμάτων. Δέσμευση χρημάτων με αποτέλεσμα την μείωση της ταμειακής ρευστότητα του Δήμου. Ενώ οι επιπτώσεις από έλλειψη επαρκών αποθεμάτων, μπορεί να οδηγήσει σε καθυστερήσεις στην παραγωγή του κοινωνικού έργου του Δήμου. Υπάρχει και ο διαχειριστικός έλεγχος, οποίος μας προφυλάσσει από ατασθαλίες. Πολλά θέματα θα μπορούσε να αναπτύξει κάποιος για τα θέματα του οικονομικού ελέγχου των αποθεμάτων, αυτό πάντως που αναδεικνύεται είναι η ορθολογική διαχείριση του αποθέματος. 2. Ο καθορισμός του ύψους των αποθεμάτων που πρέπει να υπάρχει στις αποθήκες του Δήμου, είναι σημαντικός διαχειριστικός παράγοντας. Σχετικές είναι εδώ οι έννοιες: optimum απόθεμα σιδηρούν απόθεμα που παραπέμπουν στην διαχείριση του ύψους των υλικών που είναι απαραίτητα να υπάρχει στις αποθήκες του Δήμου. 3. Οικονομική ποσότητα παραγγελίας καθορίζει την κατάλληλη ποσότητα παραγγελίας που πρέπει να προμηθευτεί μια επιχείρηση για να έχει την οικονομικότερη διαχείριση είναι το άθροισμα των παρακάτω μεγεθών : του κόστους τήρησης και αποθήκευσης των αποθεμάτων που περιλαμβάνει. Την φυσική φθορά των αγαθών Τα έξοδα αποθήκευσης Τα ασφάλιστρα Τόκους δεσμεύσεων χρημάτων Το κόστος διαχείρισης των παραγγελιών Τα μεταφορικά Το κόστος παρακολούθησης κλπ

79 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA 4. Επιπλέον, καθοριστικό είναι το σημείο αναπαραγγελίας ROP( reorder point). Αυτό είναι το σημείο στο οποίο η οικονομική μονάδα οφείλει να προχωρήσει σε αναπαραγγελία. Καθορίζεται ως εξής: ROP= (χρόνος παράδοσης X απαιτούμενες μονάδες ημερησίως)+ στοκ ασφαλείας ή ROP = (LxU )+8,όπου: L=0. αριθμός των μονάδων αγαθών που απαιτούνται κάθε ημέρας παραλαβής των αγαθών U=0 αριθμός των μονάδων αγαθών που απαιτούνται κάθε ημέρα S = το στοκ ( απόθεμα) ασφαλείας 5. στην διαχείριση των οικονομικών χρησιμοποιούμε αριθμοδείκτες, που εκφράζουν με αριθμούς οικονομικά,μεγέθη και στοιχεία. Βασικός δείκτης στην διαχείριση αποθεμάτων είναι ο δείκτης κυκλοφοριακής ταχύτητας του αποθέματος: \Δ ο δείκτης ανακύκλωσης των αποθεμάτων ή της κυκλοφοριακής ταχύτητας διαμορφώνεται ως: κόστος πωληθέντων / μέσο απόθεμα 4.7 Η πρώτη οργάνωση της αποθήκης του Δήμου σύμφωνα με τις ανάγκες της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου Η αποθήκη, όπως είναι οργανωμένη στους Δήμους σήμερα, έχει διαχειριστικό χαρακτήρα. Έχει ως στόχο να παρακολουθεί την διακίνηση των υλικών, χωρίς να ενδιαφέρεται για τις αξίες τους. Ταυτόχρονα μέσα από την διαχείριση των αποθηκών σήμερα, παρακολουθούνται και τα περιουσιακά στοιχεία. Η θέση της αποθήκης στο γενικότερο έργο εφαρμογής του διπλογραφικού είναι σημαντική: μέσω της αποθήκης παρακολουθούμε την διακίνηση των υλικών της αξίας και τις ποσότητες και γνωρίζουμε ανά πάσα στιγμή το κόστος των υλικών που έχουν αναλωθεί. Το στοιχείο αυτό χρειάζεται α) για να γνωρίζουμε τα μέχρι την συγκεκριμένη στιγμή αποτελέσματα της οικονομικής διαχείρισης β) για να καθορίσουμε το κόστος στην αναλυτική λογιστική. Μέσω της αποθήκης ενημερώνουμε το μηχανογραφικό σύστημα του διπλογραφικού, πράγμα που απαιτεί την πλήρη και ορθή λειτουργία της Σ.Καραγιλάνης, «Το οικονομικό διαχειριστικό λογιστικό σύστημα των Δήμων», Εκδόσεις Γ.Μ.Καραναστάση, Αθήνα

80 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Προκειμένου να οργανώσουμε την αποθήκη με τρόπο που ανταποκρίνεται στις ανάγκες της διπλογραφικής λογιστικής μεθόδου και να υπάρχει σωστός εσωτερικός έλεγχος, απαραίτητα πρέπει να κάνουμε τα εξής βήματα: να διευκρινίσουμε ποια υλικά παρακολουθούμε στην αποθήκη. Στην αποθήκη παρακολουθούμε τα αποθέματα δηλαδή τις πρώτες ύλες, τα αναλώσιμα υλικά και τα ανταλλακτικά των παγίων που χρησιμοποιούμε και έχουν κύκλο ζωής μικρότερο από ένα χρόνο. Να εξετάσουμέ εάν θα παρακολουθήσουμε κινητά περιουσιακά στοιχεία στην αποθήκη. Είναι γνωστό ότι αυτά τα παρακολουθούμε μέσα από το μητρώο παγίων. Ποια είναι η ανάγκη να παρακολουθούμε περιουσιακά στοιχεία και μέσα από την αποθήκη; Για μερικά από τα κινητά περιουσιακά στοιχεία, θέλουμε να γνωρίζουμε ανά πάσα στιγμή ποιος το έχει και το χρησιμοποιεί, πότε το πήρε, πότε το επέστρεψε και ποιος άλλος το χρεώθηκε. Τέτοιες δυνατότητες δεν της παρέχει το μητρώο παγίων, για αυτό το λόγο ανοίγουμε μια κατηγορία στα είδη της αποθήκης και παρακολουθούμε μέσω της αποθήκης τις χρεώσεις και ξεχρεώσεις των εργαλείων, χωρίς αυτές οι κινήσεις να ενημερώνουν το βιβλίο αποθήκης. Να κωδικοποιήσουμε τα είδη που επιθυμούμε 1. Στην κωδικοποίηση φροντίζουμε να υπάρχει αντιστοιχία μεταξύ των κωδικών της αποθήκης και της γενικής λογιστικής Φ Φ Φ Φ Φ έτσι θα μπορούμε να έχουμε ως γενική κατηγορία, ως βασικές ομάδες υλικών έναν κωδικό που θα διαχώριζε τα εμπορεύματα από της πρώτη ύλη και από τα αναλώσιμα υλικά. Με 20 να ξεκινούν τα εμπορεύματα Με 24 να ξεκινούν οι πρώτες και βοηθητικές ύλες Με 25 τα αναλώσιμα υλικά Με 26 τα ανταλλακτικά των παγίων 2. Ταξινομούμε κατά μεγάλες κατηγορίες είδη κάτω από τις βασικές ομάδες: Φ Η κωδικοποίηση που θα ακολουθήσουμε στα αποθέματα, βοηθάει να είναι η ίδια με τον 3 βάθμιο λογαριασμό. -80-

81 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA 3. Δημιουργούμε παραπέρα επιμέρους κατηγορίες Κάτω από την κατηγορία 26 «ανταλλακτικά παγίων» και την υποκατηγορία «ανταλλακτικά μεταφορικών μέσων» θα μπορούσαμε να έχουμε το συγκεκριμένο είδος «δίσκοι απορριμματοφόρων «Mercedes» Άλλος τρόπος μπορεί να είναι η διαφορετική κωδικοποίηση στην μερική κατηγορία: κάτω από την κατηγορία 26 «ανταλλακτικά παγίων» και την υποκατηγορία «ανταλλακτικά μεταφορικών μέσων» θα μπορούσαμε να έχουμε την μερική κατηγορία «ανταλλακτικά επιβατικών» και άλλή μερική κατηγορία «ανταλλακτικά φορτηγών» και τέλος να έχουμε το συγκεκριμένο είδους «δίσκοι απορριμματοφόρων Mercedes». Στον πίνακα που ακολουθεί βλέπουμε πως μπορούμε να κωδικοποιήσουμε το παράδειγμα με τα ανταλλακτικά παγίων Η κωδικοποίηση στο πρώτο στάδιο: Ανταλλακτικά παγίων Ανταλλακτικά μεταφορικών μέσων Δίσκοι mercedes Πίνακας 10 Για τους Δήμους που δεν διαθέτουν αποθήκη θα πρέπει το μηχανογραφικό σύστημα να προβλέπει τρόπο παρακολούθησης της εξαγωγής των ειδών (πχ. Ταυτόχρονης εξαγωγής των ειδών από την αποθήκη ταυτόχρονα με την εισαγωγή). ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΤΗΣ ΚΩΔΙΚΟΠΟΙΗΣΗΣ 25 Αναλώσιμα υλικά 25 XX Η γενική κατηγορία των υλικών 25 XX ΨΨ Η ειδική κατηγορία των υλικών 25 XX ΨΨ 001 Το συγκεκριμένο είδος Πίνακας

82 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA 4. Το επόμενο βήμα είναι να οργανώσουμε την απογραφή και να απογράψουμε τις ποσότητες και τις αξίες των υπαρχόντων υλικών Οι ενέργειες που πρέπει να γίνουν είναι: Φ Καταγραφή των υλικών Αποτίμηση των υλικών που κατεγράφησαν Για την αποτίμηση των υλικών ανατρέχουμε στα τιμολόγια αγοράς των υλικών Φ' Για την αποτίμηση παλαιών υλικών αναζητούμε την τιμή που έχει το υλικό σήμερα στην αγορά Φ Καταχώριση στο μηχανογραφικό σύστημα ποσοτήτων και αξιών 5. Εν συνεχεία, προκειμένου να τεθεί σε λειτουργία το σύστημα της αποθήκης: Οργανώνουμε την καταχώριση των παραστατικών: Τα υλικά παραλαμβάνονται από την αποθήκη και καταχωρούνται από τον αποθηκάριο με βάση το δελτίο αποστολής (οι ποσότητες ανά είδους υλικού). Το γραφείο προμηθειών μετασχηματίζει το δελτίο αποστολής σε τιμολόγιο, δίνει αξίες στις ποσότητες. Αυτό γίνεται από το μηχανογραφικό σύστημα αυτόματα. Ο μετασχηματισμός γίνεται μόλις παραλάβουμε το παραστατικό αξίας(τιμολόγιο κλπ). # Τα παραστατικά της αποθήκης και του γραφείου προμηθειών πρέπει στην πορεία να μεταφέρονται στην γενική λογιστική με αυτόματο μηχανογραφικό τρόπο. 4.8 Η οργάνωση της φυσικής διακίνησης των υλικών της αποθήκης και η λογιστική απεικόνιση της όλης διαδικασίας Θα πρέπει να οργανώσουμε σε πρώτο επίπεδο την διαδικασία με την οποία θα διακινούνται τα αποθέματα στις αποθήκες του Δήμου. Στην προσπάθεια αυτή τα θέματα απαιτείται να διευθετήσουμε είναι τα εξής: * Τον τρόπο και την διαδικασία για την εισαγωγή των υλικών στις αποθήκες. -82-

83 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ * Την διαδικασία σύμφωνα με την οποία θα εγκρίνεται η εξαγωγή υλικού, θα ελέγχεται και τέλος θα εξάγεται το υλικό από την αποθήκη. Τέλος, να αποτυπώσουμε λογιστικά την όλη διαδικασία. Δηλαδή να προσδιορίσουμε τα έντυπα που θα εκδίδουμε σε κάθε βήμα της διαδικασίας που προηγουμένως θα έχουμε καθορίσει. Στην συνέχεια αναλύονται βήμα-βήμα οι διαδικασίες: 1. Ξεκινάμε με την διαδικασία εισαγωγής των υλικών στην αποθήκη του Δήμου. 2 Με την έκθεση ανάληψης της δαπάνης έχει δοθεί η παραγγελία για την προμήθεια κάποιού υλικού από τον Δήμο. Το γραφείο προμηθειών έχει κάνει την επιλογή του προμηθευτή σύμφωνα με τις διατάξεις που ορίζει η σχετική νομοθεσία( ΕΚΠΟΤΑ). Αφού έχει υπογραφεί η σχετική σύμβαση με τον προμηθευτεί και έρθουν τα υλικά στο Δήμο πρέπει να παραληφθούν από αρμόδια όργανα. Τα όργανα αυτά είναι ο αποθηκάριος και έπεται η επιτροπή παραλαβής υλικού. Ο αποθηκάριος με την παραλαβή του υλικού θα πρέπει να μετρήσει τα υλικά, να τα συμφωνήσει με το συνοδευτικό έγγραφο του προμηθευτή ( δελτίο αποστολής ή συνενωμένο στοιχείο αξίας με δελτίο αποστολής - Δ.Α. -Τ.Π. κλπ.) να τα εισάγει στην αποθήκη και να τα καταχωρίσει στα βιβλία του. 2 Ταυτόχρονα με την παραλαβή των υλικών από τον αποθηκάριο θα πρέπει να γίνει η παραλαβή των υλικών από την επιτροπή παραλαβής. Η διαδικασία αυτή παίρνει κυρίως τυπικό χαρακτήρα. 2 Έτσι στην ουσία θα πρέπει να υπάρχει ένα υπηρεσιακό κέντρο που θα ελέγξει την ποιότητα των υλικών, τις τιμές εάν συμφωνούν με την σύμβαση και την παραγγελία. Τις ποσότητες τις έχει ήδη ελέγξει ο αποθηκάριος κατά την παραλαβή των υλικών και την εισαγωγή τους στην αποθήκη. Τον ρόλο αυτό θα τον διεκπεραιώσει το γραφείο προμηθειών, μιας και αυτό έχει στην κατοχή του την αρμοδιότητα και τα σχετικά έγγραφα για να διαπιστώσει την συμφωνία της παραλαβής των υλικών με την σύμβαση που έχει υπογραφεί με τον προμηθευτή. Έτσι, λοιπόν, το γραφείο προμηθειών φέρνει στην οθόνη τα στοιχεία της ποσοτικής παραλαβής που έχουν εισαχθεί στην αποθήκη από τον αποθηκάριο, καταχωρεί τις αξίες δίπλα από τις ποσότητες και τέλος συγκρίνει τις ποσότητες και τις αξίες που αναγράφονται στο τιμολόγιο με εκείνες που έχουν συμφωνήσει με τον προμηθευτή

84 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA 2. Στην συνέχεια οργανώνουμε την διαδικασία εξαγωγής των υλικών όπως τις αποθήκες του Δήμου Το πρώτο βήμα για να εξαχθεί ένα υλικό από την αποθήκη είναι να συντρέχουν ορισμένες προϋποθέσεις: Α. Το υλικό που θα εξαχθεί από την αποθήκη πρέπει να ζητηθεί από το αρμόδιο όργανο. Έτσι απαιτείται κάποιος να ζητήσει (με μια αίτηση χορήγησης υλικού) από τον αποθηκάριο. Για λόγους ελέγχου, η αίτηση αυτή θα πρέπει να έχει την έγκριση του προϊσταμένου της υπηρεσίας που ζητά το υλικό. Μιλάμε λοιπόν για μια «αίτηση χορήγησης υλικού» που συντάσσει μια υπηρεσία, την οποία αίτηση υπογράφει ο προϊστάμενος της υπηρεσίας. Β. Ο αποθηκάριος παραλαμβάνει στα χέρια του την «αίτηση χορήγησης υλικού» και τον πρώτο που θα πρέπει να ελέγξει είναι η διαθεσιμότητα του υλικού που ζητείται. Αφού διαπιστώσει την διαθεσιμότητα παραλαμβάνει την αίτηση, παραδίδει το υλικό και ταυτόχρονα εκδίδει δελτίο εξαγωγής από την αποθήκη Τα στοιχεία προέρχονται από τον Σ Καραγιλάνη, «Το οικονομικό Διαχειριστικό Λογιστικό Σύστημα των OTA», εκδόσεις Γ.Μ.Καραναστάση, Αθήνα Από σημειώσεις του Δ. Προκόπη, «Οργάνωση των Αποθηκών των Δήμων, τα λογιστικά και πρακτικά θέματα διαχείρισης των αποθεμάτων», του Αντώνη Γιαννιούδη, «Λειτουργία των Αποθηκών- Συστήματα Διαχείρισης Αποθεμάτων» και της Κεχρά - Μαυροκορδάτου, «Αποθήκες» που δόθηκαν σε σχετικό σεμινάριο

85 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Κεφάλαιο 5 : Παρακολούθηση εσόδων - εξόδων του Δήμου. 5.1 Έννοια των εσόδων Έσοδο είναι η σχηματική έκφραση της αγοραστικής δύναμης που αποκτάται από την κύρια δραστηριότητα της οικονομικής μονάδας. Βέβαια μέσα στα έσοδα περιλαμβάνονται και οι επιχορηγήσεις και άλλα κονδύλια που καταβάλλονται στις οικονομικές μονάδες για να βοηθηθούν οι σκοποί τους27. Στο δημόσιο λογιστικό η έννοια του εσόδου ταυτίζεται με την είσπραξη. Αρχικά πρέπει να γίνει κατανοητή η διάκριση μεταξύ εσόδου και είσπραξης, η οποία έχει την βάση της στον ταμειακό τρόπο λειτουργίας του προϋπολογισμού του Δήμου, αφού στην πραγματικότητα εμφανίζεται, απολογιστικά, ως έσοδα η είσπραξη κάποιου φόρου, τέλους ή επιχορηγήσεις. Στην λογιστική το έσοδο εγγράφεται στα βιβλία από την στιγμή που είναι δεδουλευμένο, έχει δηλαδή πραγματοποιηθεί και είναι απαιτητό. Ας το δούμε και από την πλευρά της χρονικής στιγμής δημιουργίας του εσόδου: Η πώληση ενός αγαθού ή μιας υπηρεσίας ακολουθεί 3 στάδια : a Το στάδιο της σύμβασης Το στάδιο της μεταβίβασης της κυριότητας ή της παροχής της υπηρεσίας Τέλος, το στάδιο της εξόφλησης. Κατά το δεύτερο στάδιο δημιουργείται η απαίτηση από τον πωλητή, άρα εκείνη είναι και η στιγμή που εμφανίζεται το έσοδο. Τα έσοδα στους Δήμους είναι κατά βάση η παροχή υπηρεσιών και η είσπραξη τελών- φόρων και επιχορηγήσεων. Σχετικά με την παροχή υπηρεσιών, σύμφωνα με το ΕΓΛΣ, θεωρείται ότι το έσοδο πραγματοποιείται κατά το χρόνο παροχής της υπηρεσίας, γιατί τότε θεωρείται ότι ολοκληρώνεται η συναλλαγή. Έτσι λοιπόν μπορούμε να διακρίνουμε τους εξής τρόπους παροχής της υπηρεσίας: Της παροχής ειδικής υπηρεσίας, δηλαδή θεωρούμε ως χρόνο πραγματοποίησης της υπηρεσίας το χρόνο πραγματοποίησης της ειδικής υπηρεσίας Της αναλογικής παροχής, όπου η υπηρεσία παρέχεται αναλογικά- τμηματικά και Της ολοκληρωμένης παροχής, όταν δηλαδή ολοκληρώνεται η υπηρεσία. 27 Σ.Καραγιλάνης, «Το οικονομικό Διαχειριστικό Λογιστικό Σύστημα των OTA», εκδόσεις Γ.Μ.Καραναστάση, Αθήνα

86 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Στο επίπεδο του Δήμου συναντάμε: Την παροχή ειδικής υπηρεσίας, όταν παρέχουμε πχ. υπηρεσίες νεκροταφείου Αναλογική παροχή με την αποκομιδή των σκουπιδιών που γίνεται τμηματικά ( κάθε μια ή δυο μέρες). 5.2 Διακρίσεις των εσόδων Τα έσοδα διακρίνονται σε οργανικά και ανόργανα. Η διάκριση αυτή γίνεται μεταξύ των εσόδων που προκύπτουν βάση της κανονικής (οργανικής) δραστηριότητας του OTA. Για παράδειγμα, οργανικά είναι τα έσοδα από την παροχή υπηρεσίας και ανόργανο από την εκποίηση ακινήτων ή παλαιών μηχανημάτων. Ομαλό - ανώμαλο. Ομαλό είναι το έσοδο που προέρχεται από την κανονική ροή λειτουργίας του Δήμου, ενώ ανώμαλο είναι το έσοδο που προέρχεται από έκτακτες καταστάσεις. Για παράδειγμα, θα χαρακτηρίζαμε ομαλό έσοδο την τακτική επιχορήγηση από τον κρατικό προϋπολογισμό και ανώμαλο την έκτακτη επιχορήγηση για αντιμετώπιση μιας πλημμύρας. Το ομαλό προσδιορίζει το οργανικό αποτέλεσμα, ενώ το ανώμαλο συμμετέχει στα αποτελέσματα χρήσης. 5.3 Διευκρινήσεις πάνω σε ορισμένες έννοιες που αφορούν τα έσοδα των δήμων Φόρος: Είναι η αναγκαστική χρηματική παροχή που καταβάλλουν οι πολίτες στο κράτος με σκοπό να καλυφθούν τα δημόσια βάρη, χωρίς αυτή η χρηματική παροχή να αντισταθμίζεται από ειδική αντιπαροχή του κράτους προς τους πολίτες. Επομένως, δημοτικός φόρος είναι η αναγκαστική χρηματική παροχή των δημοτών ή των κατοίκων ενός Δήμου προς το Δήμο, χωρίς αυτή η καταβολή να έχει ανταποδοτικό χαρακτήρα. Τέλος: είναι η χρηματική παροχή που καταβάλλεται από τους υπόχρεους έναντι κάποιου ανταλλάγματος, κάποιας αντιπαροχής. Αυτή η αντιπαροχή μπορεί να είναι η χρησιμοποίηση κάποιας δημοτικής υπηρεσίας ή κάποιου έργου. Ανταποδοτικό τέλος ονομάζουμε εκείνο το τέλος για την προσφορά εκ μέρους του Δήμου συγκεκριμένων υπηρεσιών (όπως τα τέλη καθαριότητας)

87 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Το τέλος διαφέρει από τον φόρο κατά το ότι, ο φόρος επιβάλλεται ανεξάρτητα από την άμεση ανταπόδοση για την οποία επιβάλλεται το τέλος, ο φόρος πρέπει να επιβληθεί με βάση την φοροδοτική ικανότητα των φορολογουμένων, ενώ το τέλος προσδιορίζεται ανεξάρτητα από αυτή κα με βάση την αντιπαροχή που προσφέρεται στον πολίτη. Αρκετές φορές οι όροι, φόρος και τέλος, ταυτίζονται, μπερδεύονται και δημιουργούν πρόβλημα ως προς το ύψος του φόρου ή του τέλους. Ένα ανταποδοτικό τέλος όπως αυτό της καθαριότητας θα προσδιοριστεί με βάση το κόστος των υπηρεσιών καθαριότητας και θα επιβληθεί με βάση τα τετραγωνικά, στην συγκεκριμένη περίπτωση και όχι με βάση την φοροδοτική ικανότητα του κάθε δημότη. Δικαίωμα: είναι η χρηματική παροχή που καταβάλλεται στον Δήμο για την χρησιμοποίηση δημοτικών έργων ή υπηρεσιών. Εισφορά: είναι η χρηματική καταβολή στον Δήμο ενόψει συγκεκριμένης εισφοράς μεγαλύτερης αξίας. 5.4 Η λογιστική των οργανικών εσόδων Στην ομάδα 7 «Οργανικά Έσοδα κατ είδος» απεικονίζονται και παρακολουθούνται κατ είδος τα έσοδα που αναφέρονται στην ομαλή εκμετάλλευση της χρήσης (οργανικά). Δεν παρακολουθούμε στην ομάδα αυτή, έσοδα που έχουν έκτακτο χαρακτήρα και δεν εντάσσονται στην κανονική δραστηριότητά του, όπως έσοδα - κέρδη από εκποίηση περιουσιακών στοιχείων του Δήμου. Τα έσοδα που δεν είναι οργανικά τα παρακολουθούμε στον λογαριασμό 81 «έκτακτα και ανόργανα έσοδα και έξοδα». Επίσης, στην ομάδα αυτή παρακολουθούμε έσοδα που αφορούν προηγούμενες χρήσεις, τα οποία παρακολουθούμε στον λογαριασμό 82 «έσοδα και έξοδα προηγούμενων χρήσεων». Η ανάλυση των πρωτοβάθμιων λογαριασμών των Οργανικών Εσόδων κατ είδος γίνεται σε: Φ Έσοδα από πωλήσεις εμπορευμάτων και λοιπών αποθεμάτων (λογαριασμός 70) Φ Έσοδα από πωλήσεις προϊόντων (λογαριασμός 71) Φ Έσοδα από φόρους- κοινωνικούς πόρους (λογαριασμός 72) Φ Έσοδα από πωλήσεις υπηρεσιών (τέλη - δικαιώματα), (λογαριασμός 73) Φ Έσοδα από επιχορηγήσεις (λογαριασμός 74) 28 Σ. Καραγιλάνης, «Το οικονομικό Διαχειριστικό Λογιστικό Σύστημα των Δήμων»Εκδόσεις Γ.Μ.Καραναστάση, Αθήνα 2002 και «Οικονομική των OTA», Σ.Χρήσιμος - 87-

88 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Φ Έσοδα παρεπόμενων ασχολιών και έσοδα από δωρεές (λογαριασμός 75) Φ Έσοδα κεφαλαίων (λογαριασμός 76) Φ Έσοδα από ιδιοπαραγωγή παγίων - τεκμαρτά έσοδα από αυτοπαραδόσεις ή καταστροφές αποθεμάτων (λογαριασμός 78). 5.5 Η συμπεριφορά των λογαριασμών της 7ης ομάδας I 1 Προσωρινή παρακολούθηση ποσών στην 7η ομάδα Πολλές φορές δεν είναι εύκολο να γνωρίζουμε εάν κάποιο έσοδο πρέπει να πάει στην 7η ομάδα ή στον 43. Στις περιπτώσεις αυτές έχουμε τη δυνατότητα να καταχωρούμε προσωρινά τα ποσά στην 7η ομάδα και να τα μεταφέρουμε περιοδικά ή στο τέλος της χρήσης στους αντίστοιχους υπολογαριασμούς του 43. Γ*! Όταν έχουμε περιοδική κατανομή εσόδων μέσα στην χρήση: Όταν ο Δήμος επιθυμεί να υπολογίζει βραχύχρονα (πχ μηνιαία ή τριμηνιαία) αποτελέσματα ή καταρτίζει περιοδικές συγκρίσιμες καταστάσεις, ή περιοδική κατανομή των εσόδων αντιμετωπίζεται με παρεμβολή ενδιάμεσων λογαριασμών εσόδων (70.00, 71.99, 72.99, 73.99, 74.99, 75.99, 76.99και 78.99). στην περίπτωση αυτή χρησιμοποιεί τους αντίθετους λογαριασμούς 7Χ.99 και τους αντίστοιχους λογαριασμούς του 58 «λογαριασμοί περιοδικής κατανομής». Μ Ευχέρεια χρησιμοποίησης και ανάπτυξης των λογαριασμών της 7ης ομάδας: Οι λογαριασμοί της 7ης ομάδας έχουν την δυνατότητα να αναπτύσσονται σύμφωνα με τις ανάγκες του Δήμου. Έχουμε λοιπόν την ευχέρεια να δημιουργήσουμε νέους λογαριασμούς στην 7η ομάδα όταν χρειαστεί λαμβάνοντας υπ όψιν τους κάτωθι περιορισμούς: Α. Δημιουργούμε νέους κωδικούς στον 2 βαθμό και παραπέρα Β. Δεν επιτρέπεται να δημιουργούμε νέους κωδικούς όταν υπάρχουν αντίστοιχοι κωδικοί οι οποίοι μπορούν να καλύψουν τις περιπτώσεις για τις οποίες αναζητούμε νέο κωδικό. Πότε δεν μπορούμε να χρησιμοποιούμε τους λογαριασμούς της 7ης ομάδας: Α. Όταν εισπράττουμε ή επιστρέφουμε χρήματα διότι η πράξη αυτή είναι μόνο ταμειακή

89 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Β. Όταν εισπράττουμε δάνειο από πιστωτικό ίδρυμα( τράπεζα, ΤΠΔ), γιατί αυτή δεν αποτελεί έσοδο. (λ Τα έκτακτα και ανόργανα έσοδα ή τα έσοδα που αφορούν προηγούμενες χρήσεις. Στην συνέχεια ακολουθεί η ανάλυση του λογαριασμού «72 έσοδα από φόρους, εισφορές, πρόστιμα και προσαυξήσεις»και πιο συγκεκριμένα έσοδα από εισφορές. Οι εισφορές σε χρήμα είναι χρηματικά ποσά που καταβάλλονται στο Δήμο από τους ιδιοκτήτες ακινήτων οι οποίοι, είτε εισφέρουν υποχρεωτικά για την δημιουργία κοινοχρήστων χώρων κατά την διαμόρφωση μιας νέας περιοχής με την ένταξη και την επέκταση σχεδίου πόλεως, είτε ωφελούμενοι από την εκτέλεση δημοτικών έργων αποδίδουν με χρηματικό ποσό το αντάλλαγμα της ωφέλειας. Οι εισφορές κατατάσσονται στα τακτικά έσοδα. Για την είσπραξή τους εκδίδεται χρηματικός κατάλογος βεβαιώνεται και το τίμημα εισπράττεται σε δόσεις. Οι λογιστικές εγγραφές γίνονται ως εξής: Παράδειγμα:εκδίδεται χρηματικός κατάλογος για εισφορά γης σε χρήμα ύψους δρχ. το τίμημα θα καταβληθεί σε 20 μηνιαίες δόσεις. Με την έκδοση του χρηματικού καταλόγου Χοέωστι Πίστωσυ λοιπές εισφορές απαιτήσεις από δημότες Με την είσπραξη κάθε δόσης ταμείο απαιτήσεις από δη μότες Η έννοια του εξόδου I. Έξοδο ονομάζουμε την ανάλωση χρηματικού ποσού που είναι απαραίτητη για την πραγματοποίηση εσόδου, κοινωνικού έργου ή ωφέλειας. Νοείται ως έξοδο εκείνο που πραγματοποιείται με στόχο την παραγωγή εσόδου ή κοινωνικού έργου, για - 89-

90 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA παράδειγμα, η μισθοδοσία του προσωπικού της καθαριότητας του Δήμου γίνεται για την πραγματοποίηση κοινωνικού έργου στον τομέα της καθαριότητας.29 II. Δεν καταχωρούμε ως έξοδο την αγορά περιουσιακών στοιχείων : αυτά τα παρακολουθούμε στην 1η ομάδα III. Δεν παρακολουθούμε στα έξοδα τυχόν επενδύσεις που γίνονται, όπως αγορά μετοχών κάποιας εταιρείας I. Ακόμη δεν παρακολουθούμε ως έξοδο τα υλικά που αγοράζουμε ως πρώτες και βοηθητικές ύλες, τα αναλώσιμα υλικά και τα ανταλλακτικά των παγίων στοιχείων. Της δαπάνες αυτές της παρακολουθούμε στην δεύτερη ομάδα.. Τα έξοδα που πραγματοποιούνται έκτακτα και έχουν εξαιρετικό χαρακτήρα, τα παρακολουθούμε στο λογαριασμό 81 (έκτακτα και ανόργανα έσοδα και έξοδα), όπως πρόστιμα που μας επέβαλλε το ΙΚΑ για εκπρόθεσμες καταβολές ασφαλιστικών εισφορών. I. Τα έξοδα που αφορούν προηγούμενη χρήση τα καταχωρούμε στο λογαριασμό 82( έξοδα και έσοδα προηγούμενων χρήσεων). Όπως την πληρωμή αναδρομικών στο προσωπικό, βάση δικαστικής απόφασης για αμοιβές δυο χρόνων πριν. II. Θεωρείται δεδομένο ότι δεν καταχωρούνται ως έξοδα οι αποπληρωμές δανείων κατά το μέρος που αφορούν το κεφάλαιο, αντίθετα με το μέρος της πληρωμής που αφορά τους τόκους, το οποίο καταχωρούμε στα έξοδα. υλικών. Η δαπάνη είναι η διαδικασία κατά την οποία προβαίνω σε έξοδο ή σε αγορά παγίων και Κόστος είναι η μετατροπή της δαπάνης των υλικών και μέρους των παγίων σε έξοδο. 5.7 Διαχωρισμοί των εξόδων Τα έξοδα διακρίνονται, ταξινομούνται βάση κριτηρίων σε: 29 Σ.Καραγιλάνης, «Το οικονομικό Διαχειριστικό Λογιστικό Σύστημα των Δήμων» Εκδόσεις Γ.Μ. Καραναστάση, Αθήνα

91 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ ιδ Οργανικά - ανόργανα: Ως οργανικά αναφέρουμε εκείνα τα έξοδα που πραγματοποιούνται με σκοπό την παραγωγή εσόδων ή κοινωνικού έργου. Ως ανόργανα αναφέρονται τα έξοδα, τα οποία έχουν έκτακτο χαρακτήρα. Στην συγκεκριμένη περίπτωση κριτήριο κατάταξης του εξόδου αποτελεί ο σκοπός για τον οποίο πραγματοποιείται. Ά Ομαλό- ανώμαλο: ομαλά είναι εκείνα που πραγματοποιούνται κατά την ομαλή ροή των εργασιών της οικονομικής μονάδας και ανώμαλα έξοδα, είναι εκείνα τα οποία που πραγματοποιούνται κάτω από έκτακτες συνθήκες λειτουργίας της οικονομικής μονάδας. Το κριτήριο αποτελεί η ενσωμάτωση του εξόδου στο λειτουργικό κόστος ή όχι και η τακτικότητα - περιοδικότητα με την οποία εμφανίζεται. 5.8 Η λογιστική των οργανικών εξόδων Στην ομάδα 6 «Οργανικά Έξοδα κατ είδος» απεικονίζονται και παρακολουθούνται κατ είδος τα έξοδα που αναφέρονται στην ομαλή εκμετάλλευση της χρήσης (οργανικά), καθώς και οι ετήσιες επιβαρύνσεις για την διενέργεια αποσβέσεων και προβλέψεων που ενσωματώνονται στο λειτουργικό κόστος. σε: Η ανάλυση των πρωτοβάθμιων λογαριασμών των Οργανικών Εξόδων κατ είδος γίνεται Φ Αμοιβές και έξοδα προσωπικού (λογαριασμός 60) Φ Αμοιβές και έξοδα τρίτων (λογαριασμών 61) Φ Παροχές τρίτων (λογαριασμός 62) Φ Φόροι - τέλη (λογαριασμός 63) Φ Διάφορα έξοδα (λογαριασμός 64) Φ Τόκοι και συναφή έξοδα (λογαριασμός 65) Φ Αποσβέσεις πάγιων στοιχείων ενσωματωμένες στο λειτουργικό κόστος (λογαριασμός 66) Φ Επιχορηγήσεις - επιδοτήσεις (λογαριασμός 67) Φ Προβλέψεις εκμετάλλευσης (λογαριασμός 68)

92 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ 5.9 Η συμπεριφορά των λογαριασμών της 6η'5ομάδας Η χρεοπίστωση των λογαριασμών Οι λογαριασμοί χρεώνονται με τα ποσά των δαπανών που γίνονται και πιστώνονται οι λογαριασμοί των προμηθευτών ή του ταμείου ή άλλων λογαριασμών των χρηματικών διαθεσίμων. Η συνήθης, ελεγκτικά, μορφή χρεοπίστωσης είναι η χρέωση λογαριασμού της 6ης ομάδας και η πίστωση λογαριασμού προμηθευτή ή πιστωτή. Η περίπτωση που μαζί με την χρέωση του λογαριασμού εξόδων πιστώνεται ο λογαριασμός του ταμείου, είναι σπάνια γιατί η ταμειακή εγγραφή απέχει χρονικά από την εγγραφή του εξόδου ( μεσολαβεί ενδιάμεσα η ενταλματοποίηση της δαπάνης και έπεται η εξόφληση του εντάλματος). ϊ! Προσωρινή παρακολούθηση ποσών στην 6η ομάδα Πολλές φορές είναι δύσκολο να αναγνωρίσουμε εάν κάποια δαπάνη πρέπει να πάει στην ομάδα 6 ή εάν κάποιο έξοδο είναι οργανικό ή ανόργανο. Στις περιπτώσεις αυτές έχουμε την δυνατότητα να καταχωρήσουμε τα ποσά στην ομάδα 6 και να τα μεταφέρουμε περιοδικά ή στο τέλος της χρήσης στους αντίστοιχους υπολογαριασμούς της 6ης ή της 8ης ομάδας 3# Δαπάνες που πραγματοποιούνται για τη κατασκευή πάγιων περιουσιακών στοιχείων: Είναι δυνατόν να δαπανούνται ποσά για την παραγωγή πάγιων περιουσιακών στοιχείων. Κλασσική περίπτωση είναι οι εργοδοτικές δαπάνες που γίνονται για την κατασκευή των έργων με αυτεπιστασία και καταχωρούνται στον λογαριασμό 60. Στις περιπτώσεις αυτές δεν πρέπει να πιστώνονται οι υπολογαριασμοί της 6ης ομάδας και να μεταφέρονται στον λογαριασμό 15 «ακινητοποιήσεις υπό εκτέλεση», αλλά να γίνεται μια ξεχωριστή εγγραφή, όπου θα χρεώνεται ο λογαριασμός 15 σε πίστωση του λογαριασμού 78 «ιδιοπαραγωγή και βελτιώσεις παγίων», ανεξάρτητα από την εγγραφή χρέωσης του 60. Μ Όταν έχουμε περιοδική κατανομή εξόδων μέσα στην χρήση Όταν ο Δήμος επιθυμεί να υπολογίζει βραχύχρονα ( μηνιαία ή τριμηνιαία) αποτελέσματα ή καταρτίζει περιοδικές συγκρίσιμες καταστάσεις ή περιοδική κατανομή των εξόδων, το πραγματοποιεί με παρεμβολή ενδιάμεσων λογαριασμών εξόδων, (60.99, 61.99, 62.99,63.99,64.99,65.99,66.99 και 68.99). Στην περίπτωση αυτή χρησιμοποιεί -92-

93 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ τους αντίθετους λογαριασμούς 6Χ.99 και τους αντίστοιχους του 58 «λογαριασμοί περιοδικής κατανομής». Ευχέρεια χρησιμοποίησης και ανάπτυξης των λογαριασμών της 6ης ομάδας: Οι λογαριασμοί της 6ης ομάδας είναι οι πληθέστεροι των άλλων ομάδων. Ακόμη και αυτό δεν επαρκεί για να καλύψει το πλήθος των περιπτώσεων που παρουσιάζει η πραγματικότητα. Έχουμε την ευχέρεια να δημιουργήσουμε νέους λογαριασμούς στην 6η ομάδα όταν αυτό απαιτηθεί, λαμβάνοντας υπ όψιν τους κάτωθι περιορισμούς: Α. Δημιουργούμε νέους κωδικούς στον 3 βαθμό και παραπέρα Β. Δεν επιτρέπεται να δημιουργήσουμε νέους κωδικούς όταν υπάρχουν αντίστοιχοι κωδικοί οι οποίοι μπορούν να καλύψουν τις περιπτώσεις για τις οποίες αναζητούμε νέο κωδικό 0. Μπορούμε να μην χρησιμοποιούμε ένα 4 βάθμιο λογαριασμό και να χρησιμοποιούμε τον λογαριασμό της προηγούμενης βαθμίδας (3 βάθμιο), εφ όσον ο 4 βάθμιος δεν είναι υπογραμμισμένος (υποχρεωτικός). Στην συνέχεια ακολουθεί ανάλυση του λογαριασμού 60 «Αμοιβές και έξοδα προσωπικού». Στο λογαριασμό αυτό παρακολουθούνται όλα τα έξοδα που αφορούν τις αμοιβές του προσωπικού (αποδοχές, εργοδοτικές εισφορές και παρεπόμενες παροχές προς το προσωπικό, δαπάνες επιμόρφωσης, νοσηλείας, κηδείας και άλλα έξοδα που αφορούν το προσωπικό). Όταν καταχωρούμε μισθοδοσία προσωπικού κάνουμε τις παρακάτω εγγραφές στους λογαριασμούς του 60. Χρέωση Πίστωση τακτικές αποδοχές εργ. Εισφ. Ασφ. Ταμείων εργ. Εισφ. Χαρτ/μου Φ.Μ.Υ χαρτ/μο Μ.Υ 55 οφειλές σε ασφ. Οργανισμούς αποδοχές προσωπικού πληρωτέες

94 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Παρατηρούμε ότι ως δαπάνη στο Δήμο δεν καταχωρείται μόνο το σύνολο της αμοιβής αλλά και οι εργοδοτικές εισφορές. Το σύνολο του = ταυτίζεται με το εντελλόμενο ποσό που παρουσιάζεται στο ένταλμα της μισθοδοσίας. Οι εγγραφές της τακτικής μισθοδοσίας γίνονται τακτικά 2 φορές το μήνα και συμπίπτουν χρονικά με την έκδοση του εντάλματος. Η πρώτη εγγραφή παρουσιάζει την προκαταβολή και η δεύτερη εμφανίζει το σύνολο του κόστους της μισθοδοσίας. Η εγγραφή της προκαταβολής θα γίνει ως εξής: Χρέωσυ Πίστωση προκαταβολές προσωπικού ταμείο Με την εκκαθάριση της μισθοδοσίας στο δεύτερο 15ήμερο θα γίνει η εγγραφή η οποία έπεται του λογιστικού άρθρου της μισθοδοσίας: Χρέωση Πίστωση αποδοχές προσωπικού πληρωτέες ταμείο προκαταβολές προσωπικού Σχετικά με το χρόνο καταχώρισης της μισθοδοσίας, έχει παρατηρηθεί σε πολλούς Δήμους να εκδίδεται πλήρης μισθοδοτική κατάσταση 2 φορές το μήνα. Η τέτοια διαχείριση των μισθοδοσιών δημιουργεί σοβαρά προβλήματα στον έλεγχο (εσωτερικό και από τρίτους - ΙΚΑ). Επιπλέον, θα πρέπει να δοθεί προσοχή στο χρόνο καταχώρισης των μισθοδοσιών. Όσον αφορά την καταχώριση των μισθοδοσιών του μονίμου προσωπικού δεν υπάρχει πρόβλημα χρόνου καταχώρισης. Το πρόβλημα εντοπίζεται στο έκτακτο προσωπικό όπου ο χρόνος καταχώρισης δεν ταυτίζεται με τον χρόνο ενταλματοποίησης της μισθοδοσίας, που αφορά το - 94-

95 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA 2 15ήμερο του μήνα. Εάν καταχωρηθεί η μισθοδοσία του 2ου 15ημέρου στις 5 του επόμενου μήνα έχουμε δημιουργήσει 2 προβλήματα: 0 Δεν ταυτίζεται η χρονική περίοδος της δαπάνης με το χρόνο που εγγράφεται στα βιβλία (η δαπάνη του προηγούμενου μήνα εμφανίζεται στον επόμενο). 0 Δημιουργούνται προβλήματα στον χρόνο εμφάνισης της υποχρέωσης προς τα ασφαλιστικά ταμεία και την εφορία. Ενώ ο χρόνος απόδοσης των εισφορών και των φόρων που παρακρατήθηκαν ξεκινάει από τον μήνα για τον οποίο εκδίδεται η μισθοδοσία, εάν καταχωρηθεί στις 5 του επόμενου μήνα θα εμφανιστεί στο ισοζύγιο ή την καρτέλα με χρονική υστέρηση. Για την αντιμετώπιση αυτού του προβλήματος πρέπει η μισθοδοσία να καταχωρείται με ξεχωριστό παραστατικό και όχι με το ένταλμα μισθοδοσίας και χρόνο μέσα στο μήνα για τον οποίο εκδόθηκε. Ορισμένα θέματα που προκύπτουν από τον τρόπο που γίνονται οι εγγραφές των μισθοδοσιών στο δημόσιο λογιστικό: 0 Ένας τρόπος με τον οποίο εγγράφονται οι μισθοδοσίες στο δημόσιο λογιστικό είναι να γίνονται διαχωρισμένα οι αμοιβές του προσωπικού με τις εργοδοτικές εισφορές. Κατά την διαδικασία αυτή ενταλματοποιείται η αμοιβή του προσωπικού και μετά όταν αποδίδονται οι εισφορές στο ΙΚΑ, ενταλματοποιείται και η εργοδοτική εισφορά με ξεχωριστό ένταλμα. Σχηματικά αυτό φαίνεται ως εξής: 31/3/2000 Ένταλμα αμοιβών Εγγραφή μισθοδοσίας 31/5/2000 Ένταλμα εργοδ. Εισφορών Εγγραφή εργοδοτικών εισφορών που αποδίδονται Ο τρόπος αυτός δεν είναι σωστός διότι δεν απεικονίζει τη σωστή χρονική στιγμή το σύνολο της δαπάνης που πραγματοποιείται. Η δαπάνη της εργοδοτικής εισφοράς πραγματοποιείται την ίδια στιγμή που εκδίδεται η μισθοδοτική κατάσταση και όχι όταν αποδίδεται στον ασφαλιστικό φορέα. Η ημερομηνία απόδοσης των ασφαλιστικών εισφορών είναι η οριακή ημερομηνία που προκύπτει από τις σχετικές διατάξεις απόδοσης των οικείων ασφαλιστικών φορέων. Επίσης, πρόβλημα δημιουργείται κατά την εφαρμογή της αναλυτικής -95-

96 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ λογιστικής του κόστους, όταν μια δαπάνη που αφορά, χρονικά προηγούμενη περίοδο, καταχωρείται με τον τρόπο αυτό σε χρονική περίοδο που έπεται της πραγματικής. 0 Ένας άλλος τρόπος να ενταλματοποιούνται οι μισθοδοσίες είναι να μην εμφανίζονται οι εργοδοτικές εισφορές στους κωδικούς 032 του προϋπολογισμού, αλλά στους κωδικούς 111 (δαπάνες μισθοδοσίας) της αντίστοιχης υπηρεσίας. Η μη εμφάνιση των δαπανών αυτών στους κωδικούς του προϋπολογισμού δεν δημιουργεί πρόβλήμα στο διπλογραφικό, απλά δεν είναι σωστή η εμφάνιση σύμφωνα με το δημόσιο λογιστικό. 0 Η παρακολούθηση της παρακράτησης και της απόδοσης των κρατήσεων με γραμμάτιο είσπραξης κατά την παρακράτηση και με ένταλμα πληρωμής κατά την απόδοση, είναι μεν σωστή διαδικασία σύμφωνα με το δημόσιο λογιστικό, αλλά απαιτεί α) μεγάλη ανάπτυξη τω λογαριασμών του 411 (ως προς τα έξοδα), β) μεγάλη ανάπτυξη των λογαριασμών του 162(ως προς τα έσοδα), γ) διαδικασίες είσπραξης με γραμμάτια είσπραξης και πληρωμής με εντάλματα. Στο επίπεδο της εφαρμογής του διπλογραφικού δεν δημιουργεί προβλήματα εάν εφαρμόζεται ή όχι η παραπάνω διαδικασία. -96-

97 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Κεφάλαιο 6 ισολογισμού» : Οι λογαριασμοί αποτελεσμάτων και το «κλείσιμο του 6.1 Η διαμόρφωση των οικονομικών αποτελεσμάτων του Δήμου. Αποτέλεσμα είναι η διαφορά μεταξύ εσόδων και εξόδων. Αν η διαφορά είναι θετική, τότε έχουμε πλεόνασμα, ενώ αν είναι αρνητική, θα έχουμε έλλειμμα. Οργανικό αποτέλεσμα είναι η διαφορά μεταξύ οργανικών εσόδων και οργανικών εξόδων. Το οργανικό αποτέλεσμα αναλύεται σε: Μικτό αποτέλεσμα, λέγεται το αποτέλεσμα της αφαίρεσης των εσόδων εκ πωλήσεων μείον το κόστος κτήσης πωληθέντων. Καθαρό αποτέλεσμα, λέγεται το συνολικό οργανικό αποτέλεσμα. Αποτέλεσμα χρήσης ονομάζεται το συνολικό αποτέλεσμα της ετήσιας δραστηριότητας της οικονομικής μονάδας. Το αποτέλεσμα αυτό περιέχει και το οργανικό και το έκτακτο αποτέλεσμα Η λογιστική προσδιορισμού του αποτελέσματος Για τον προσδιορισμό του αποτελέσματος, οργανικού και συνολικών αποτελεσμάτων χρήσεως, ακολουθούμε μια διαδικασία λογιστικών εγγραφών, όπου βήμα - βήμα προσδιορίζεται το αποτέλεσμα με τις υποκατηγορίες του και εμφανίζεται σε ανάλογους υπολογαριασμούς. Στη λογιστική διαδικασία προσδιορισμού του αποτελέσματος γίνεται φανερό πως υπάρχει μια πολυπλοκότητα στη διαδρομή που ακολουθούμε. 6.3 Ο λογαριασμός της γενικής εκμετάλλευσης (80) Ο λογαριασμός αυτός παρακολουθεί το αποτέλεσμα του Δήμου, δηλαδή εξετάζει το αποτέλεσμα της αφαίρεσης από το οργανικό έσοδο του οργανικού εξόδου. Ως μη προσδιοριστικά έξοδα των μικτών αποτελεσμάτων θεωρούμε εκείνα τα οποία πραγματοποιούνται για τις γενικότερες δραστηριότητες του Δήμου και δεν επιβαρύνουν 30 Τα στοιχεία της παραγράφου προέρχονται από τον Σ. Καραγιλάνη, «Το οικονομικό Διαχειριστικό Λογιστικό Σύστημα των Δήμων», εκδόσεις Γ.Μ. Καραναστάση, Αθήνα

98 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ άμεσα το κόστος των παρεχόμενων υπηρεσιών ή το κόστος παραγωγής δημοτικού έργου, όπως: Αυτά που γίνονται για την λειτουργία των διοικητικών υπηρεσιών Δήμαρχος και το γραφείο του Αντιδήμαρχοι και τα γραφεία τους Δημοτικό Συμβούλιο και η γραμματεία του Γενικός γραμματέας και η γραμματεία του Υπηρεσία διοίκησης Υπηρεσία προσωπικού Νομική υπηρεσία Ταμειακή υπηρεσία Λοιπές οικονομικές υπηρεσίες Αυτά που γίνονται για την λειτουργία των δημόσιων σχέσεων Υπηρεσία δημόσιων σχέσεων Αυτά που γίνονται για την Χρηματοοικονομική λειτουργία Φ Τόκοι και συναφή έξοδα Φ Έξοδα συμμετοχών και χρεογράφων. Ενώ τα προσδιοριστικά των οργανικών αποτελεσμάτων έξοδα είναι εκείνα που επιβαρύνουν άμεσα το κόστος των παρεχόμενων υπηρεσιών και την παραγωγή του δημοτικού έργου. Ο λογαριασμός 80 χρησιμοποιείται μόνο στο τέλος της χρήσης. Η λειτουργία του είναι η εξής κατά υπολογαριασμό: 0 λογαριασμός της γενικής εκμετάλλευσης (80.00) Χρεώνεται Πιστώνεται ^ Με την αξία των αρχικών ^ Με την αξία των τελικών -98-

99 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ αποθεμάτων X Με την αξία των αγορών των αποθεμάτων (20-28) αποθεμάτων ^ Με την αξία των οργανικών εσόδων Με τα οργανικά έξοδα (60-68) ^ Με την καθαρή ζημία της εκμετάλλευσης για μεταφορά στον Με τα καθαρά κέρδη εκμετάλλευσης για μεταφορά στον Πίνακας 12 Ο λογαριασμός μικτά αποτελέσματα Χρεώνεται X Με την καθαρή ζημιά που μεταφέρεται από τον ^ Με τα μη προσδιοριστικά έσοδα Με τα μικτά κέρδη εκμετάλλευσης της χρήσεως για μεταφορά στον 86 Πιστώνεται ) Με το καθαρό αποτέλεσμα που μεταφέρεται από τον Με τα μη προσδιοριστικά έξοδα > Με τις μικτές ζημιές εκμετάλλευσης της χρήσεως για μεταφορά στον 86 Πίνακας 13 Ο λογαριασμός έξοδα μη προσδιοριστικά Χρεώνεται σε πίστωση του με: Πιστώνεται -99-

100 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Τα μη προσδιοριστικά έξοδα Φ Πιστώνεται και μεταφέρεται το παραγωγής υπόλοιπο στον 86 Τα έξοδα διοικητικής λειτουργίας Φ Τα έξοδα ερευνών και ανάπτυξης Φ Τα έξοδα λειτουργίας διάθεσης Φ Τους χρεωστικούς τόκους και τα συναφή έξοδα κλπ Πίνακας 14 Ο λογαριασμός έσοδα μη προσδιοριστικά Χρεώνεται για την μεταφορά του υπολοίπου στον 86 Πιστώνεται με χρέωση του με: Φ Άλλα έσοδα εκμετάλλευσης Φ Έσοδα συμμετοχών Φ Έσοδα χρεογράφων Φ Πιστωτικοί τόκοι και συναφή έσοδα Πίνακας Τα βήματα που πρέπει να κάνει ένας Δήμος για την διαμόρφωση των αποτελεσμάτων του (κλείσιμο ισολογισμού) Μπορούμε να δούμε σχηματικά την «διαδρομή» που ακολουθούν οι εγγραφές για τον προσδιορισμό του μικτού οργανικού αποτελέσματος καθώς και των μη προσδιοριστικών εξόδων και εσόδων: 9 Βήμα 1 : μεταφορά στον των δεδομένων των λογαριασμών των ομάδων του ισολογισμού, των εσόδων και των εξόδων

101 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ 9 Βήμα 2 : μεταφορά των αποτελεσμάτων του «λογαριασμός γενικής εκμετάλλευσης» στον λογαριασμό «μικτά αποτελέσματα». Ο λογαριασμός μηδενίζεται * Φ Βήμα 3 : προσδιορισμός των εξόδων και των εσόδων που δεν είναι προσδιοριστικά των μικτών αποτελεσμάτων. Για τον προσδιορισμό αυτών, «φτιάχνουμε» το φύλλο μερισμού. Βήμα 4 : μεταφορά των μη προσδιοριστικών εξόδων με χρέωση του «μη προσδιοριστικά έξοδα» και πίστωση του «μικτά αποτελέσματα» Μεταφορά των μη προσδιοριστικών εσόδων με πίστωση του «μη προσδιοριστικά έσοδα» και χρέωση του «μικτά αποτελέσματα» * Ο λογαριασμός έχει μείνει με τα μικτά αποτελέσματα, ο λογαριασμός εμφανίζει τα μη προσδιοριστικά έξοδα και ο λογαριασμός τα μη προσδιοριστικά έσοδα

102 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Ο λογαριασμός 80 μετά από τον προσδιορισμό του μικτού και καθαρού κέρδους εκμετάλλευσης κλείνει και μεταφέρεται στον 86. Στην συνέχεια γίνεται αναφορά στα μέτρα που πρέπει να πάρει το λογιστήριο στο τέλος της χρήσης για να διαμόρφωση τον λογαριασμό της γενικής εκμετάλλευσης. 1. τακτοποίηση των λογαριασμών του ισολογισμού ( ομάδες 1-5), τακτοποίηση των ομάδων 6 και 7. Φ Εγγραφή των αποσβέσεων και μεταφορά τους στην ομάδα 6 (66) και 85. Φ Εγγραφή των προβλέψεων και μεταφορά τους στον 68 και 83. Φ Διαχωρισμός των εξόδων και εσόδων που αφορούν την χρήση και μεταφορά των ποσών που αφορούν άλλες χρήσεις στους μεταβατικούς λογαριασμούς (36 & 56). 2. Μεταφορά της ομάδας 2 στον 80 0 Εγγραφή των αποθεμάτων λήξης 0 Μεταφορά των αγορών και της απογραφής έναρξης στον Κλείσιμο της ομάδας 6 και μεταφορά των ποσών στον Κλείσιμο μέσω ενδιάμεσων λογαριασμών του ποσού του Α' βαθμού 4. Κλείσιμο της ομάδας 7 και μεταφορά των ποσών στον 80 0 Κλείσιμο μέσω ενδιάμεσων λογαριασμών του ποσού του Α' βαθμού 5. Διαμορφώνουμε το φύλλο μερισμού για να κατατάξουμε το κόστος της δραστηριότητας σε προσδιοριστικά και μη προσδιοριστικά των μικτών αποτελεσμάτων. 6. Διαχωρίζουμε τα μη προσδιοριστικά έξοδα και τα μη προσδιοριστικά έσοδα 7. Τελική διαμόρφωση του λογαριασμού Τα αποτελέσματα χρήσης 86 Ο λογαριασμός 86, όπως και ο προηγούμενος, τηρείται μια φορά στο τέλος της χρήσης για τον προσδιορισμό των αποτελεσμάτων, όλης της δραστηριότητας του Δήμου. Ο λογαριασμός μας δίνει την δυνατότητα:

103 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Να συγκεντρώσουμε σε ένα λογαριασμό (86.00) τα μικτά αποτελέσματα αφ ενός και τα έξοδα διοίκησης, ερευνών και ανάπτυξης αφ ετέρου και να τα συγκρίνουμε προσδιορίζοντας το οργανικό αποτέλεσμα της χρήσης. Φ Να συγκεντρώσουμε τα χρηματοοικονομικά αποτελέσματα στον και να προσδιορίσουμε τα αποτελέσματα της χρηματοοικονομικής δραστηριότητας. Φ Επιπλέον, να συγκεντρώσουμε στον τα έκτακτα και ανόργανα αποτελέσματα. Φ Στο τέλος να προκόψει το ολικό αποτέλεσμα της χρήσης. Στην πραγματικότητα στον λογαριασμό 86 μεταφέρονται τα υπόλοιπα από τους λογαριασμούς στους υπολογαριασμούς. Στην συνέχεια παρατηρούμε σχηματικά που μεταφέρονται οι λογαριασμοί:

104 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ 6.6 Η διανομή των κερδών 88 Η διανομή του αποτελέσματος είναι η τελευταία λογιστική ενέργεια της χρήσης με την οποία κλείνουν όλοι οι λογαριασμοί της κυκλοφορίας ενώ παραμένουν ανοιχτοί οι λογαριασμοί περιουσίας με το τελικό του απόθεμα ο καθένας. Στην συνέχεια συντάσσεται το Οριστικό Ισοζύγιο. Μετά τις εγγραφές προσδιορισμού και διανομής του αποτελέσματος, συντάσσεται το Οριστικό Ισοζύγιο, το οποίο ονομάζεται έτσι διότι οι λογαριασμοί έχουν πάρει την τελική τους μορφή και όλοι οι λογαριασμοί, εκτός τους λογαριασμούς Ισολογισμού, είναι εξισωμένοι. Η συνέχεια συντάσσονται οι Οικονομικές καταστάσεις Τέλους Χρήσης. Σύμφωνα με το Π.Δ. 315/99 οι Δήμοι είναι υποχρεωμένοι να συντάσσουν, να δημοσιεύσουν και να υποβάλλουν στις αρμόδιες υπηρεσίες (ΥΠΕΣΔΔΑ κλπ) στο τέλος της χρήσης τις παρακάτω οικονομικές καταστάσεις: Κατάσταση του Ισολογισμού Τέλους Χρήσης Κατάσταση του Λογαριασμού Αποτελεσμάτων Χρήσης Πίνακας διάθεσης Αποτελεσμάτων Κατάσταση του Λογαριασμού Γενικής Εκμετάλλευσης Προσάρτημα του Ισολογισμού και των Αποτελεσμάτων Το κλείσιμο των βιβλίων της χρήσης πραγματοποιείται με δυο εγγραφές και με την χρησιμοποίηση του Λογαριασμού Ισολογισμός (89). Στην πρώτη εγγραφή ο λογαριασμός 89 «Ισολογισμός» με το δευτεροβάθμιο του «Ισολογισμός κλεισίματος» χρεώνεται με τα υπόλοιπα όλων των χρεωστικών λογαριασμών του ισολογισμού με πίστωση του καθενός από αυτούς οι οποίοι εξισώνονται και με την δεύτερη εγγραφή πιστώνεται με τα υπόλοιπα όλων των πιστωτικών λογαριασμών του ισολογισμού με χρέωση του καθενός από αυτούς οι οποίοι εξισώνονται και αυτοί

105 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ 6.7 Ποια είναι τα βιβλία στα οποία αποτυπώνονται οικονομικές πράξεις μιας οικονομικής μονάδας σύμφωνα με την διπλογραφική λογιστική μέθοδο : Πρέπει να τα διακρίνουμε σε βιβλία που αποτυπώνονται με ημερολογιακή σειρά οι οικονομικές πράξεις ( ημερολόγια) και σε βιβλία που αποτυπώνονται οι πράξεις ανά ομοειδή κατηγορία- λογαριασμό (καθολικά). Φ Ημερολόγιο: αποτυπώνει με ημερολογιακή σειρά τις αναλυτικές εγγραφές για όλες τις οικονομικές πράξεις της οικονοομικής μονάδας. Το ημερολόγια μπορεί να είναι αναλυτικά ή συγκεντρωτικά: Γενικό υαεοολόνιο: όπου αποτυπώνονται όλες οι οικονομικές πράξεις. Αναλυτικό ημεοολόνιο: όπου αποτυπώνονται, σε ειδικά ημερολόγια, μόνο οι ομοειδής εγγραφές πχ. Ημερολόγιο αγορών, ημερολόγιο πωλήσεων, ημερολόγιο διάφορων πράξεων κλπ. Με τις δυνατότητες του μηχανογραφικού συστήματος είναι περιττή η ύπαρξη αναλυτικών ημερολόγιων. Ημερολόγιο πράξεων ισολογισμού, όπου το χρησιμοποιούμε για τις πράξεις του ισολογισμού. Φ Αναλυτικό καθολικό: αποτυπώνει τις πράξεις ενός αναλυτικού λογαριασμού με ημερολογιακή σειρά. Ο Γενικό καθολικό: αποτυπώνει τις κινήσεις των πρωτοβάθμιων λογαριασμών με ημερολογιακή σειρά < Συγκεντρωτικό ημερολόγιο: αποτυπώνει την κίνηση των πρωτοβάθμιων λογαριασμών Ισοζύγιο: αποτυπώνει την κατάσταση των λογαριασμών σε μια χρονική περίοδο Βιβλίο απογραφών και ισολογισμών: όπου καταχωρούνται στο τέλος του χρόνου οι απογραφές των αποθεμάτων, και έπειτα, όλης της υπόλοιπης περιουσίας ή των υποχρεώσεων της οικονομικής μονάδας. Φ Μητρώο παγίων Τα στοιχεία του κεφαλαίου προέρχονται από το βιβλίο του Σ. Καραγιλάνη «Το οικονομικό Διαχειριστικό Λογιστικό Σύστημα των Δήμων»και του

106 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ ΜΕΡΟΣ ΔΕΥΤΕΡΟ Κεφάλαιο 7: Μελέτη περίπτωσης ο Δήμος Μεσολογγίου, ο Δήμος Αγρίνιου, Ο Δήμος Ναυπάκτου και ο Δήμος Οινιάδων Στο συγκεκριμένο κεφάλαιο θα διεξαχθεί η μελέτη περίπτωση στους Δήμους Μεσολογγίου, Αγρίνιου, Ναυπάκτου και Οινιάδων. Πρώτα όμως θα γίνει μια αναφορά σχετικά με την μεθοδολογία έρευνας της παρούσας πτυχιακής εργασίας Συλλογή στοιχείων Οι πηγές της συλλογής των στοιχείων ταξινομούνται σε δυο μεγάλες κατηγορίες: Α. Σε εσωτερικές πηγές και Β. Εξωτερικές πηγές Από κάθε κατηγορία πηγών μπορούν να συγκεντρωθούν: Πρωτογενή στοιχεία: στοιχεία, δηλαδή, που συλλέγονται αποκλειστικά και μόνο για την λύση του συγκεκριμένου προβλήματος. Πρωτογενή στοιχεία, μέσα από μια επιχείρηση για παράδειγμα, μπορεί να συλλεχθούν από τους πωλητές της, που μπορούν να δώσουν πληροφορίες για τους τομείς της επιχειρηματικής τους δραστηριότητας. Πρωτογενής στοιχεία, επίσης, συλλέγονται και έξω από την επιχείρηση από τους μεσάζοντες, τους καταναλωτές κλπ. Φ Δευτερογενή στοιχεία: στοιχεία δηλαδή που έχουν συγκεντρωθεί παλαιότερα για κάποιον άλλο σκοπό και τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για μια έρευνα, εάν αναζητηθούν. Τέτοια στοιχεία μέσα από την επιχείρηση, του προηγούμενου παραδείγματος, μπορεί να είναι οι εκθέσεις των πωλητών, τα μητρώα των πελατών, τα στατιστικά στοιχεία που έχει συγκεντρώσει η επιχείρηση για κάποιον άλλο σκοπό κ.α. Δευτερογενή στοιχεία, επίσης, έξω από την επιχείρηση είναι: οι πληροφορίες από κρατικές πηγές, από βιβλιοθήκες, Πανεπιστήμια κλπ

107 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Μέθοδοι συλλογής πρωτογενών στοιχείων Υπάρχουν τρεις μέθοδοι των πρωτογενών στοιχείων: ΐ. Η μέθοδος της παρατήρησης ϋ. Η μέθοδος του πειραματισμού και ϊϋ. Η μέθοδος του ερωτηματολογίου Στην παρούσα έρευνα, ως προς την συλλογή πρωτογενών στοιχείων, χρησιμοποιείται η μέθοδος του ερωτηματολόγιου. Με την μέθοδο αυτή συγκεντρώνονται τα στοιχεία με βάση τις απαντήσεις που θα δοθούν σε ένα συγκεκριμένο ερωτηματολόγιο. Βασικό πλεονέκτημα και αυτής της μεθόδου όπως και των υπολοίπων, είναι πως συλλέγουν τα στοιχεία τους από πρωτογενής πηγές. Δεν υπάρχουν τυποποιημένα ερωτηματολόγια, υπάρχουν όμως κάποιοι βασικοί κανόνες σύνταξης ενός καλού ερωτηματολογίου και βάση αυτών, σχεδιάστηκε και το ερωτηματολόγιο και της παρούσας εργασίας - έρευνας. Οι κανόνες είναι: Δ Το ερωτηματολόγιο δεν πρέπει να είναι πολύ μεγάλο ώστε να μην κουράζει τον ερωτώμενο, χωρίς όμως αυτό να σημαίνει ότι πρέπει να μειώνουμε τον αριθμό των ερωτήσεων σε βάρος της ποσότητας των πληροφοριών που θέλουμε 21 Πρέπει να αρχίζει με τέτοιο τρόπο που να προκαλεί το ενδιαφέρον του ερωτώμενου Δ Να έχει συνταχθεί έτσι ώστε να βοηθά τη στατιστική ανάλυση 2 Να υπάρχει αλληλεξάρτηση και λογική σειρά των ερωτήσεων 2 Πρέπει να βοηθά την μνήμη του ερωτώμενου, για να μπορεί να απαντάει σωστά 2 Δεν πρέπει να υπάρχουν ερωτήσεις που εκθέτουν τον ερωτώμενο Η έρευνα διεξήχθη με ένα ερωτηματολόγιο κλειστού τύπου, το οποίο απευθυνόταν στην οικονομική υπηρεσία του κάθε Δήμου. Τα στοιχεία που παρατίθενται στην μελέτη περίπτωσης της παρούσας πτυχιακής προέρχονται τόσο από την αποκλειστική μου έρευνα κατά την χρονική διάρκεια της πρακτικής μου άσκησης στον Δήμο Μεσολογγίου όσο και από τις τακτικές μου επισκέψεις και συναντήσεις με τους αρμόδιους υπαλλήλους της οικονομικής υπηρεσίας του εκάστοτε Δήμου

108 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ 7.2 Παρουσίαση μελέτης περίπτωσης Αρχικά γίνεται αναφορά στα γενικά στοιχεία της οικονομικής διεύθυνσης του εκάστοτε Δήμου. Συγκεκριμένα στα δυο πρώτα γράφημα απεικονίζονται τα άτομα που απασχολεί η κάθε οικονομική διεύθυνση καθώς επίσης αναφέρονται και τα τμήματα που λειτουργούν σε κάθε Δήμο. ΓΕΝΙΚΗ ΕΙΚΟΝΑ ΤΗΣ ΥΠΑΡΧΟΥΣΑΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ Από το γράφημα προκύπτει ότι ο Δήμος Ναυπάκτου εφαρμόζει τις ισχύουσες διαδικασίες, εν ονόματι του Διπλογραφικού, σε ποσοστό 91%, ακολουθεί ο Δήμος Μεσολογγίου και ο Δήμος Αγρίνιου με ποσοστό εφαρμογής 82% και έπεται ο Δήμος Οινιάδων με ποσοστό εφαρμογής 73% των σύμφωνων με το νόμο διαδικασιών

109 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Από το γράφημα προκύπτει ότι τους περισσότερους υπάλλήλους στην οικονομική υπηρεσία τους έχει ο Δήμος Αγρίνιου, ο αριθμός των οποίων ανέρχεται σε 25 άτομα, ακολουθεί ο Δήμος Αγρίνιου με δεκατρία (13) άτομα, ο Δήμος Μεσολογγίου με δέκα (10) άτομα και τέλος ο Δήμος Οινιάδων με εννέα (9) άτομα. Στην συνέχεια το επόμενο γράφημα απεικονίζει αν η κάθε οικονομική διεύθυνση ακολουθεί και αν τηρεί τις ισχύουσες διαδικασίες όσον αφορά την σύνταξη και παρακολούθηση της πορείας του προϋπολογισμού. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Δήμος Δήμος Αγρίνιου Δήμος Ναυπάκτου Δήμος Οινιάδων Μεσολογγίου Παρατηρούμε ότι ο Δήμος Μεσολογγίου και ο Δήμος Ναυπάκτου εφαρμόζουν τις ισχύουσες διαδικασίες, το ποσοστό των οποίων ανέρχεται σε 79%. Ακολουθεί ο Δήμος Αγρίνιου με 64% και τέλος ο Δήμος Οινιάδων, με το μικρότερο ποσοστό εφαρμογής των προβλεπόμενων διαδικασιών, το οποίο ανέρχεται σε 57%. Το επόμενο γράφημα αναφέρετε στο Τμήμα Εσόδων. Ειδικότερα απεικονίζει αφ ενός την οργάνωση και αν τηρούνται οι διαδικασίες που σχετίζονται με την είσπραξη των εσόδων αφ ετέρου στην μηχανογράφηση του συγκεκριμένου τμήματος του κάθε Δήμου

110 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ ΤΜΗΜΑ ΕΣΟΔΩΝ Δήμος Δήμος Αγρίνιου Δήμος Δήμος Μεσολογγίου Ναυπάκτου Οινιάδων Παρατηρώντας το γράφημα αντιλαμβανόμαστε ότι ο Δήμος Μεσολογγίου εφαρμόζει τις σύμφωνες με την εφαρμογή Διπλογραφικού διαδικασίες σε ποσοστό 88%. Ακολουθούν ο Δήμος Αγρίνιου και ο Δήμος Ναυπάκτου με ποσοστό εφαρμογής 60% και ο Δήμος Οινιάδων με ποσοστό 52%. ΑΡΙΘΜΟΣ ΑΤΟΜΩΝ ΠΟΥ ΑΠΑΣΧΟΛΕΙ ΤΟ ΤΜΗΜΑ ΕΣΟΔΩΝ Το γράφημα απεικονίζει τον αριθμό των εργαζομένων στο τμήμα εσόδων. Ειδικότερα στο Δήμο Ναυπάκτου, ο αριθμός των εργαζομένων ανέρχεται σε εννέα (9), στο Δήμο Αγρίνιου οι εργαζόμενοι είναι τέσσερις (4), στο Δήμο Μεσολογγίου είναι τρεις (3) και τέλος στο Δήμο Οινιάδων εργάζεται ένας (1) υπάλληλος

111 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Το γράφημα απεικονίζει τους γνώστες και χρήστες Η/Υ. Παρατηρούμε ότι στους Δήμους Αγρίνιου, Μεσολογγίου και Οινιάδων, όλοι οι εργαζόμενοι στο τμήμα εσόδων είναι χρήστες του Η/Υ. Αντίθετα στον Δήμο Ναυπάκτου, γνώστες του Η/Υ είναι το 78% των υπαλλήλων, δηλαδή εφτά στους εννέα είναι χρήστες του Η/Υ. Έπεται το γράφημα του Λογιστηρίου, και εδώ γίνεται αναφορά αφ ενός στην οργάνωση του τμήματος και αν τηρούνται οι οριζόμενες από την νομοθεσία διαδικασίες σχετικά με την έκδοση εντάλματος προπληρωμής, παρακολούθηση προβλέψεων και αφ ετέρου στην μηχανογράφησή του. ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ Δήμος Δήμος Α γρ ίου Δήμος Δήμος Οινιάδων Μεσολογγίου Ναυπάκτου Παρατηρώντας το γράφημα αντιλαμβανόμαστε τα εξής: ο Δήμος Αγρίνιου προΐσταται των υπολοίπων με ποσοστό εφαρμοζόμενων διαδικασιών 79%, ακολουθεί ο Δήμος Οινιάδων με ποσοστό 73%, ο Δήμος Μεσολογγίου με ποσοστό 70% και έπεται ο Δήμος Ναυπάκτου με ποσοστό 61%

112 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ ΑΡΙΘΜΟΣ ΑΤΟΜΩΝ ΠΟΥ ΑΠΑΣΧΟΛΕΙ ΤΟ ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ 4 3 ο 1 Π Δήμος Δήμος Αγρίνιου Δήμος Δήμος Οινιάδων Μεσολογγίου Ναυπάκτου Παρατηρώντας το γράφημα αντιλαμβανόμαστε ότι ο Δήμος Μεσολογγίου και Αγρίνιου απασχολούν πέντε (5) υπάλλήλους στο τμήμα του Λογιστηρίου. Ακολουθεί ο Δήμος Ναύπακτού με τέσσερις (4) υπαλλήλους και τέλος ο Δήμος Οινιάδων με τρεις (3) υπαλλήλους. Ακολουθεί το γράφημα που αναφέρεται στο Τμήμα της Ταμειακής Υπηρεσίας το οποίο απεικονίζει αν εφαρμόζονται οι διαδικασίες οι οποίες αφορούν τις πληρωμές, τις εισπράξεις, την διαχείριση των κρατήσεων και τις συναλλαγές με τράπεζες. Επίσης απεικονίζει το επίπεδο μηχανογράφησης του κάθε Δήμου στο τμήμα της Ταμειακής Υπηρεσίας. ΤΜΗΜΑ ΤΑΜΕΙΑΚΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ Δήμος Δήμος Αγρίνιου Δήμος Ναυπάκτου Δήμος Οινιάδων Μεσολογγίου Παρατηρούμε ότι ο Δήμος Αγρίνιου έχει το μεγαλύτερο ποσοστό των εφαρμοζόμενων διαδικασιών το οποίο φτάνει μέχρι και 82%, ακολουθεί Οινιάδων με ποσοστό 78%, ο Δήμος Μεσολογγίου με 73%, και έπεται ο Δήμος Ναυπάκτου με 57%

113 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟΙ ΣΤΗΝ ΤΑΜΕΙΑΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ Δήμος Δήμος Αγρινίου Δήμος Ναύπακτού Δήμος Οινιάδων Μεσολογγίου Το γράφημα απεικονίζει τους εργαζόμενους του κάθε Δήμου στην Ταμειακή Υπηρεσία. Βλέπουμε ότι ο Δήμος Αγρινίου έχει τους περισσότερους υπαλλήλους, ο αριθμός των οποίον ανέρχεται σε έξι (6) άτομα, ακολουθεί ο Δήμος Ναυπάκτου με πέντε υπαλλήλους, και ο Δήμος Μεσολογγίου και Οινιάδων απασχολούν έναν υπάλληλο. Στην συνέχεια προβάλλεται το γράφημα που αναφέρεται στο Τμήμα Προμηθειών το οποίο απεικονίζει αν τηρούνται οι διαδικασίες οι οποίες απαιτούνται από την κείμενη νομοθεσία προκειμένου να πραγματοποιηθεί η προμήθεια. ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Δήμος Δήμος Αγρινίου Δήμος Δήμος Οινιάδων Μεσολογγίου Ναυπάκτου Από το γράφημα προκύπτει ότι ο Δήμος Ναυπάκτου τηρεί τις νόμιμες διαδικασίες σε ποσοστό το οποίο ανέρχεται σε 91%, ακολουθεί ο Δήμος Μεσολογγίου με ποσοστό 68%, ο Δήμος Αγρινίου με ποσοστό 64% και τέλος ο Δήμος Οινιάδων με ποσοστό το οποίο ανέρχεται σε 45%

114 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ ΑΡΙΘΜΟΣ ΑΤΟΜΩΝ ΠΟΥ ΑΠΑΣΧΟΛΕΙ ΤΟ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Δήμος Δήμος Αγρίνιου Δήμος Δήμος Οινιάδων Μεσολογγίου Ναυπάκτου Από το γράφημα παρατηρούμε ότι τους περισσότερους υπαλλήλους, σχετικά με το τμήμα προμηθειών, τους απασχολεί ο Δήμος Αγρίνιου και ο Δήμος Ναυπάκτου, ο αριθμός των οποίων ανέρχεται σε δυο (2) υπαλλήλους, ακολουθεί ο Δήμος Μεσολογγίου με έναν (1) υπάλληλο και τέλος στον Δήμο Οινιάδων δεν υπάρχει υπάλληλος που να διεκπεραιώνει τις διαδικασίες που αφορούν τις προμήθειες. Το επόμενο γράφημα αναφέρεται στο Τμήμα Προσωπικού και απεικονίζει αφ ενός τις διαδικασίες οι οποίες σχετίζονται με την μισθοδοσία του προσωπικού και αφ ετέρου απεικονίζει το επίπεδο μηχανογράφησης του συγκεκριμένου τμήματος. Παρατηρώντας το γράφημα αντιλαμβανόμαστε ότι ο Δήμος Αγρίνιου τηρεί το γράμμα του νόμου όσον αφορά το τμήμα προσωπικού, του δόθηκαν δεκαέξι ερωτήσεις, και στις δεκαέξι έδωσε θετικές απαντήσεις, ακολουθεί ο Δήμος Ναυπάκτου με ποσοστό 81%. Τέλος,

115 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ ο Δήμος Μεσολογγίου και ο Δήμος Οινιάδων εφαρμόζουν την κείμενη νομοθεσία σε ποσοστό 56%. ΑΡΙΘΜΟΣ ΑΤΟΜΩΝ ΠΟΥ ΑΠΑΣΧΟΛΕΙ ΤΟ ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Δήμος Δήμος Α γρ ίου Δήμος Δήμος Οινιάδων Μεσολογγίου Ναυπάκτου Το γράφημα απεικονίζει τον αριθμό των υπαλλήλων που απασχολεί κάθε Δήμος. Βλέπουμε ότι ο Δήμος Αγρίνιου και ο Δήμος Ναυπάκτου απασχολούν δυο (2) υπαλλήλους ενώ ο Δήμος Μεσολογγίου και ο Δήμος Οινιάδων απασχολούν έναν υπάλληλο. Έπεται το γράφημα του Νομικού Τμήματος το οποίο απεικονίζει τον τρόπο με τον οποίο παρακολουθούνται οι υποχρεώσεις που δημιουργούνται από νομικές διαδικασίες ΝΟΜΙΚΟ ΤΜΗΜΑ Μεσολογγίου Όπως παρατηρούμε από το γράφημα, ο Δήμος Μεσολογγίου, Αγρίνιου και Ναυπάκτου ακολουθούν όλες τις νόμιμες και ισχύουσες διαδικασίες όσον αφορά το Νομικό τμήμα του

116 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ κάθε Δήμου. Ο Δήμος Οινιάδων εφαρμόζει μόνο το 67% των προβλεπόμενων από τον νόμο διαδικασιών. Ακολουθεί το γράφημα που αναφέρετε στο υποσύστημα των παγίων και απεικονίζει αν τηρούνται οι νόμιμες διαδικασίες που αφορούν το συγκεκριμένο τμήμα. ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΠΑΠΩΝ Δήμος Μεσολογγίου Β Δήμος Αγρίνιου Δήμος Ναύπακτού Δήμος Οινιάδων Από το γράφημα προκύπτει ότι ο Δήμος Μεσολογγίου και ο Δήμος Ναυπάκτου τηρούν όλες τις ισχύουσες διαδικασίες που αφορούν το υποσύστημα παγίων. Ακολουθεί ο Δήμος Αγρίνιου, του οποίου το ποσοστό των εφαρμοζόμενων διαδικασιών ανέρχεται σε 25% και τέλος ο Δήμος Οινιάδων, ο οποίος εφαρμόζει το 18% των σύμφωνων με το νόμο διαδικασιών. Επιπλέον προβάλλεται το γράφημα που αναφέρετε στο Υποσύστημα των Έργων και απεικονίζει αν εφαρμόζονται οι προβλεπόμενες διαδικασίες από τον νόμο σχετικά με τα έργα και αν συντάσσεται το τεχνικό πρόγραμμα πριν την ψήφιση του προϋπολογισμού

117 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Από το γράφημα προκύπτει ότι ο Δήμος Ναυπάκτου και ο Δήμος Οινιάδων εφαρμόζουν τις ισχύουσες διαδικασίες με ποσοστό 94%. Έπεται ο Δήμος Μεσολογγίου ο οποίος εφαρμόζει το 81% των διαδικασιών και ο Δήμος Αγρίνιου με ποσοστό, εφαρμογής των προβλεπόμενων διαδικασιών, 69%. Τέλος, το γράφημα των Συμμετοχών απεικονίζει αν τηρούνται οι νόμιμες διαδικασίες από την κείμενη νομοθεσία που αφορούν την παρακολούθηση και την μεταβολή των συμμετοχών. ΣΥΜΜΕΤΟΧΕΣ 900/ % 1 ^ 14% Δήμος Μεσολογγίου Δήμος Αγρίνιου υηημος Ναύπακτού Δήμος Οινιάδων 36% Παρατηρώντας το γράφημα προκύπτουν τα εξής:προΐσταται ο Δήμος Ναυπάκτου, ο οποίος τηρεί το 36% των προβλεπόμενων διαδικασιών, έπεται ο Δήμος Οινιάδων με ποσοστό 29%, ακολουθεί ο Δήμος Μεσολογγίου, ο οποίος εφαρμόζει τις ισχύουσες διαδικασίες σε ποσοστό το οποίο ανέρχεται σε 21% και τέλος ο Δήμος Αγρίνιου με ποσοστό εφαρμοζόμενων διαδικασιών 14%

118 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ Τελειώνοντας, συμπεραίνουμε τα κάτωθι: Δ Ο Δήμος Μεσολογγίου εφαρμόζει σε ικανοποιητικό βαθμό τις ισχύουσες διατάξεις, εν όψει του Διπλογραφικού Λογιστικού Συστήματος σε τρία (3) από τα έντεκα τμήματά του, δηλαδή σε ποσοστό 27%. Στα υπόλοιπα τμήματα εφαρμόζει τις διαδικασίες αλλά το ποσοστό εφαρμογής είναι σχεδόν ικανοποιητικό. Απαιτούνται πολλές και επίμονες προσπάθειες προκειμένου να εφαρμοστεί πλήρως το Διπλογραφικό στον Δήμο. Κρίνεται απαραίτητο να αναφερθεί ότι ο Δήμος Μεσολογγίου υστερεί σε ένα πολύ σημαντικό τμήμα, το Τμήμα της Ταμειακής Υπηρεσίας. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι υπάρχει μόνο ένας υπεύθυνος υπάλληλος στην Ταμειακή Υπηρεσία και είναι ανέφικτο να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις του Διπλογραφικού Λογιστικού Συστήματος. Επιπλέον, ένας ακόμα ανασταλτικός παράγοντας είναι η περιορισμένη γνώση και εμπειρία του υπάλλήλου της Ταμειακής Υπηρεσίας. Δ Ο Δήμος Αγρίνιου εφαρμόζει και αυτός σε ικανοποιητικό βαθμό τις ισχύουσες διατάξεις σε τρία (3) από τα έντεκα (11) τμήματά του, δηλαδή σε ποσοστό 27%. Κρίνεται αναγκαίο να σημειωθεί ότι εφαρμόζει σε ικανοποιητικό βαθμό τις διαδικασίες σε δυο σημαντικά τμήματα του Δήμου, αυτά είναι το τμήμα του Λογιστηρίου και το τμήμα της Ταμειακής Υπηρεσίας. Στα υπόλοιπα τμήματα καταβάλλονται προσπάθειες για την εφαρμογή των διαδικασιών, προκειμένου να προσεγγίσουν το πρότυπο των διαδικασιών της εφαρμογής του Διπλογραφικού. Δ Ο Δήμος Ναυπάκτου αδυνατεί να εφαρμόσει τις διαδικασίες που υπαγορεύει το Διπλογραφικό, σε δυο πολύ σημαντικά τμήματα. Αυτά είναι το τμήμα του Λογιστηρίου και το τμήμα της Ταμειακής Υπηρεσίας,, παρόλο που απασχολεί πέντε (5) υπαλλήλους. Εντούτοις, εφαρμόζει τις διαδικασίες σε ικανοποιητικό βαθμό σε εφτά (7) από τα έντεκα (11) τμήματά του, σε ποσοστό δηλαδή 64%. 2 Τέλος ο Δήμος Οινιάδων εφαρμόζει μερικώς τις ισχύουσες διαδικασίες σε όλα τα τμήματα. Υστερεί αρκετά στο Τμήμα Εσόδων, στο Τμήμα Λογιστηρίου και στο Τμήμα Προμηθειών το οποίο σχεδόν δεν υφίσταται. Εφαρμόζει σε ικανοποιητικό βαθμό τις διαδικασίες σε δυο (2) από τα έντεκα (11) τμήματά του, δηλαδή σε ποσοστό 18%

119 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ ΠΟΣΟΣΤΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΔΙΠΛΟΓΡΑΦΙΚΟΥ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Δ.Μεσ/γγίου, Δ.Αγριν.. Δ.Ναυπάκ., Δ. Οινιάδ

120 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA ΕΠΙΛΟΓΟΣ Εν κατακλείδι, προκειμένου να αντεπεξέλθουμε στις νέες προκλήσεις του τόπου μας και να καταστήσουμε την Τοπική Αυτοδιοίκηση μοχλό ανάπτυξης σε τοπικό επίπεδο, κρίνεται απαραίτητος ο εκσυγχρονισμός των οικονομικών λειτουργιών της. Αυτό επιτυγχάνεται με την εφαρμογή του Διπλογραφικού Λογιστικού Συστήματος στους OTA α' βαθμού. Πιστεύω ότι κάποια στιγμή στο μέλλον η Τοπική Αυτοδιοίκηση θα πετύχει τον στόχο της διότι έχει κατανοήσει την σημαντικότητα, την αναγκαιότητα και τα πλεονεκτήματα του Διπλογραφικού. Αυτή η αισιοδοξία προκύπτει από την προσωπική μου έρευνα στους Δήμους Μεσολογγίου, Αγρίνιου, Ναυπάκτου και Οινιάδων, οι οποίοι παρόλο που εφαρμόζουν μερικώς το Διπλογραφικό, με το πέρασμα των χρόνων και με ποιο εξειδικευμένα και έμπειρα στελέχη θα επιφέρουν το μέγιστο αποτέλεσμα που δεν είναι άλλο από την πλήρη εφαρμογή του Διπλογραφικού Λογιστικού Συστήματος

121 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ Αρκτικόλεξο Δ.Κ.Κ.: Δημοτικός και Κοινοτικός Κώδικας Γ.Γ.Π: Γενικός Γραμματέας Περιφέρειας Δ.Σ : Δημοτικό Συμβούλιο Δ.Ο.Υ.:/^\6>^οο6μ. Ε.Α.Δ.: Έκθεση Ανάληψης Δαπάνης Η/Υ: Ηλεκτρονικός Υπολογιστής Ε.Κ.Δ.Δ.Εθνικό Κέντρο Δημόσιας Διοίκησης ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α.: Υπουργείο Εσωτερικών Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης Ο.Δ.Ε.: Ομάδα διοίκησης Έργού Τ.Π.Δ.ιΤαμείο Παρακαταθηκών και Δανείων Ι.Κ.Α: Ίδρυμα Κοινωνικών Ασφαλίσεων Φ.Π.Α.: Φόρος Προστιθέμενης Αξίας ΕΓΛΣ: Ενιαίο Γενικό Λογιστικό Σχέδιο ΦΕΚ: Εφημερίδα της Κυβερνήσεως Ο.Τ.Α.: Οργανισμός Τοπικής Αυτοδιοίκησης Ε.Ε.Τ.Α.Α.: Ελληνική Εταιρία Τοπικής Ανάπτυξης και Αυτοδιοίκησης Ε.Δ.Ε.Χ.Υ.: Ελληνική Διαδημοτική Εταιρία Χρηματοοικονομικών Υπηρεσιών Φ.Μ.Υ :Φόρος Μισθωτών υπηρεσιών Ε.Κ.Π.Ο.Τ.Α.: Ενιαίος Κώδικας Προμηθειών Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης Δ.Ε.Υ.Α.:Δημόσια Επιχείρηση Ύδρευσης Αποχέτευσης Χ.Υ.Τ.Α.: Χώρος Υγειονομικής Ταφής Απορριμμάτων

122 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA Βιβλιογραφία 1. Υπουργείο Εσωτερικών Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης, Ομάδα Διοίκησης Έργου, «Οδηγός για την Διενέργεια της Απογραφής Έναρξης», Φεβρουάριος Υπουργείο Εσωτερικών Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης, Ομάδα Διοίκησης Έργου, «Οδηγός για την βήμα-βήμα εφαρμογή του Διπλογραφικού Συστήματος στους Δήμους», Οκτώβριος Στέλιος Καραγιλάνης, «Το οικονομικό διαχειριστικό Λογιστικό Σύστημα των Δήμων», Εκδόσεις Γ.Μ. Καραναστάση, Αθήνα Στέλιος Καραγιλάνης, «Σημειώσεις για την εισαγωγή στην εφαρμογή του διπλογραφικού λογιστικού συστήματος στους Δήμους 5. Εισαγωγικές σημειώσεις, Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο (Ε.Γ.Λ.Σ..), Κλαδικό ΛΟγιστικό Σχέδιο ΝΠΔΔ (ΠΔ 205/98), Συλλειτουργία Δ.Λ.- Ε.Γ.Λ.Σ., Θωμάς Λαζάρης, Π.Γ.Ν. «ΤΖΑΝΕΙΟ» Πειραιά. 6. Δημήτριος Προκοπής, «Η Οργάνωση των Αποθηκών του Δήμου, τα λογιστικά και πρακτικά θέματα διαχείρισης των αποθεμάτων» 7. Θεοδώρου Δ. Ιωάννη, «Οι δαπάνες των OTA», Θεσσαλονίκη Γιώργος Δ. Γκοντόρας, Χρήστος Θ. Μπέλλος, «Νομιμότητα δαπανών Δήμων και Κοινοτήτων», Αθήνα I.Θεοδώρου, «Τα έσοδα των Δήμων και Κοινοτήτων» 10. Μ.Καραναστάση, «Πρακτική εφαρμογή του Διπλογραφικού Λογιστικού Συστήματος στους OTA», Μ.Καραναστάση, «Το λογιστικό των Δήμων και των Κοινοτήτων» 12. Σ. Καραγιλάνης, «OTA από το Δημόσιο Λογιστικό στο Διπλογραφικό», Κεχρά - Μαυροκορδάτου, «Αποθήκες» 14. Πηγές: Σημειώσεις σεμιναρίου του: Χρήστος Μπουρνάκας, «Πρόγραμμα Εκπαίδευσης στη Λογιστική Υπαλλήλων OTA Ν. Αχαΐας- Ηλείας - Αιτωλοακαρνανίας», Πηγές: Σημειώσεις σεμιναρίου του Αντώνη Γιαννιούδης, «Λειτουργία των αποθηκώνσυστήματα διαχείρισης αποθεμάτων»

123 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των OTA 16. Πηγές: Στέλιος Καραγιλάνης, «Σημειώσεις για την Απογραφή έναρξης του Δήμου» 17. Π.Δ. 315/99 (ΦΕΚ 302/30/12/1999) 18. Σημειώσεις από σεμινάριο του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α. και της ΚΕΔΚΕ για την «Κατάρτιση νεοπροσληφθέντων λογιστών στους Δήμους σε θέματα οικονομικής διαχείρισης και διοίκησης των OTA και η εφαρμογή του Διπλογραφικού», Μάρτιος INTERNET:

124 Διπλογραφικό Λογιστικό Σύστημα των ΟΤΑ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

125 (αλαμάτας τμήμα Τοττικής Αυτοδιοίκησης ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ Δ Η Μ Ο Σ :. népioxh:

126 ΓΕΝΙΚΑ ΝΑΙ ΟΧΙ Μ Π Α Ρ Α ΤΗ Ρ Η ΣΕΙΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Είναι μηχανογραφημένοι όλοι οι κατάλογοι ΗΑί Υπάρχουν απαιτήσεις από δημότες εκτός μηχανογράφησης (σε χειρόγραφες καταστάσεις) βχι Εάν είναι μηχανογραφημένοι όλοι οι κατάλογοι, το ύψος των απαιτήσεων που επαναβεβαιώνονται συμφωνεί με τα αναλυτικά υπόλοιπα των οφειλετών Ενημερώνεται το σύστημα με τις διαγραφές των εσόδων και τις παραγραφές ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Έχει προσληφθει στο δήμο λογιστής μέσω ΑΣΕΠ Τα λογιστικά βιβλία τηρούνται από το λογιστή του δήμου. Τα λογιστικά βιβλία τηρούνται από εξωτερικό συνεργάτη Τα λογιστικά βιβλία τηρούνται και από τους δύο ) Παγία προκαταβολή Ορίζεται ο διαχειριστής με απόφαση του ΔΣ Τα τιμολόγια υποβάλλονται μέχρι 15 του επόμενου μήνα στο λογιστήριο Τα εντάλματα προμηθειών μέσω της παγίας εκδίδονται στο όνομα του προμηθευτή Τα εντάλματα προμηθειών μέσω της παγίας εκδίδονται στο όνομα του διαχειριστή της παγίας Στο τέλος της χρήσης επιστρέφεται η παγία με την έκδοση διπλ. Είσπραξης ) Έ κδοση εντάλματος προπληρω μής Ορίζεται ο διαχειριστής με απόφαση του ΔΣ Κοινοποιείται η απόφαση του ΔΣ έγκαιρα στο λογιστήριο αποδίδει εμπρόθεσμα ο υπόλογος του εντάλματος προπληρωμής Το κλείσιμο των ενταλμάτων προπληρωμής γίνεται με την έκδοση διπλοτύπου είσπραξης Λ ογισ τικές τα κτοπ οιήσεις από εισπ ράξεις δημοτικώ ν τελώ ν μέσω ΔΕΗ-ΤΠΔ ι κλπ. ΝΑΙ Ν Α Ι ϊϋ$τ υ Α ί υ Α( χ μ Ρ ) ιϋ Α Τ υ Δ τ 0 < Ι? χ ι ζ)χ I Ο Χ Ι πραγματοποιούνται λογιστικές τακτοποιήσεις για τα ποσά που εισπράπονται μέσω ΔΕΗ, ΤΠΔ στη περίπτωση που παρακρατούνται προμήθειες, έξοδα, δάνεια κλπ. ι Παρακολούθηση υποχρεώ σεω ν και π αραγραφής αυτών Εξετάζεται εάν έχει παρέλθει ο χρόνος μετά τον οποίο ο Δήμος παύει να οφείλει σε προμηθευτή Υπάρχει φάκελος (αρχείο) παρακολούθησης των παραγραφεισών υποχρεώσεων υαΐ Παρακολούθηση προβλέψεω ν Δημιουργούνται προβλέψεις επισφαλών απαιτήσεων Ο γ ) Δημιουργούνται προβλέψεις για αποζημιώσεις προσωπικού λόγω εξόδου από την υπηρεσία 0 * Ι Δημιουργούνται άλλες προβλέψεις (ποιες) Ο Χ! Επιχορήγηση σε ΝΠΔΔ του Δήμου Ελέγχεται το ύψος της επιχορήγησης που δδίδεται σε ΝΠΔΔ να μην υπολείπεται του ποσού της συστατικής πράξης του ΝΠΔΔ Οι αποφάσεις του ΔΣ κοινοποιούνται έγκαιρα (εντός του μηνός) στο λογιστήριο Ελέγχεται εάν δόθηκαν οι υποχρεωτικές επιχορηγήσεις, οι οποίες καλύπτονται με αντίστοιχες κρατικές επιχορηγήσεις Για τις επιχορηγήσεις ΝΠ σε είδος λαμβάνονται αποφάσεις οργάνων διοίκησης λ /Α Γ μ ΐ ί Για τις επιχορηγήσεις ΝΠ σε είδος ενημερώνεται το λογιστήριο λ) Α1 Απόφαση του ΔΣ για αποζημίωση λόγω απαλλοτρίω σης Οι αποφάσεις για αποζημιώσεις κοινοποιούνται έγκαιρα στο λογιστήριο μ Α ; ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ΥΠΑΡΧΕΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗ μ Κ ι μ ρ Λ ΛΕΙΤΟΥΡΓΕΙ Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ υ Α \ ΧΡΗΣΤΕΣ Υπάρχουν...,βμ... χρήστες Είναι γνώστες χρήσης υπολογιστών, εάν ναι πόσοι Είναι γνώστες του προγράμματος, εάν ναι πόσοι ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Τα εκδιδόμενα στοιχεία (εντάλματα κ.λ.π.) έχουν συνεχόμενη αρίθμηση μ Μ Εκδίδονται ακυρωτικά στοιχεία σε περίπτωση λάθους η ν > \ ν τ 'Γχυ ον ο Ο-*- 0^ ζ,ϋζλ \ μ * Ακυρώνονται πάνω στο στέλεχος τα στοιχεία σε περίπτωση λάθους 0, ) υ 1 : ΤΜΗΜΑ ΤΑΜΕΙΑΚΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Ρ Α ( Διαδικασίες πληρω μώ ν Η ταμιακή υπηρεσία με τη παραλαβή του εντάλματος υπογράφει στο βιβλίο παράδοσης ενταλμάτων του λογιστηρίου Ο Χ ] Ελέγχεται η νομιμότητα και η κανονικότητα της δαπάνης που ενταλματοποιείται Οι πληρωμές των ρρομηθευτών γίνονται μέσω τραπέζης [Οι πληρωμές των προμηθευτών γίνονται από το ταμείο Ό ι πληρωμές του προσωπικού γίνονται μέσω τραπέζης μ ^ ΟΨΟ Δ'νΟ \? Ί...Λ ] κτττ

127 ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ Όταν καταχωρείται η πληρωμή ενημερώνεται το σύστημα με τον τρόπο που έγινε η πληρωμή (μετρητοίς-μέσω τραπέζης κλπ) Διαχείριση κρατήσεω ν Οι κρατήσεις παρακολουθούνται προΰπολογιστικά (με γραμμάτιο είσπραξης και ένταλμα απόδοσης κρατήσεων) - Υπάρχει υπεύθυνος παρακολούθησης κρατήσεων στο ταμείο Παρακολουθούνται κρατήσεις μη ασφαλιστικές-μη φορολογικές (δάνεια-σύλλογος κλπ.) Διαδικασίες εισπράξεων ΑΪ. ΜΑΧ Η επιχορήγηση που εισπράπεται αναφέρεται συνήθως στο προϋπολογισμό Οι επιχορηγήσεις που δεν αναφέρονται στο προϋπολογισμό εγγράφονται αμέσως με αναμόρφωση Διευκολύνσεις οφειλετώ ν Ακολουθεί ο Δήμος τη διαδικασία διευκόλυνσης των οφειλετών του Η διαδικασία γίνεται με απόφαση του προϊσταμένου της ταμειακής υπηρεσίας μέχρι το ύψος της απαίτησης που ορίζεται από τη νομοθεσία Δ ιαδικασίες α π εικόνισ ης συναλλαγώ ν με τράπεζες (λογαριασμοί καταθέσεων) ΜΑ! το μηχανογραφικό σύστημα ενημερώνεται με τις καταθέσεις και τις αναλήψεις από τους τραπεζικούς λογαριασμούς ΜΜ Παρακολουθούνται τα υπόλοιπα των λογαριασμών τραπεζών και γίνεται συμφωνία με τα χρηματικά διαθέσιμα που έχει ο Δήμος υμ Παρακολουθούνται οι χρεωστικοί τόκοι και τα έξοδα τραπέζης με λογιστική τακτοποίηση I,«ς«. ο(*\ο Κ λ \ί<*^"χ.ό ζ* ον\ ι μα\ ύ>1* υο. ν)μ Δ ιαδικασίες απ εικόνισης συναλλαγών με τράπεζες (δάνεια) Υπάρχει υπεύθυνος παρακολούθησης δανείων Παρακολουθούνται ξεχωριστά στο προϋπολογισμό οι τόκοι από το κεφάλαιο 2*1 Ελέγχεται η τήρηση των όρων του δανείου από τον υπεύθυνο Ενημερώνεται μηνιαία ο διευθυντής ΟΥ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ΥΠΑΡΧΕΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΕΙ Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΧΡΗΣΤΕΣ Υπάρχουν... -χτ.. χρήστες Τίν μ>α\ 6-2. ΤΓΰτΓΪ Είναι γνώστες χρήσης υπολογιστών, εάν ναι πόσοι Μ Μ Είναι γνώστες του προγράμματος, εάν ναι πόσοι μα\ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Το μηχανογραφικό σύστημα έχει την δυνατότητα να συγκεντρώνει ξεχωριστά τα τιμολόγια που πληρώθηκαν μέσω της παγίας οχ ι ΧΕτβο,νροΑ* ί ι \ο Μ Ρ_ Το μηχανογραφικό σύστημα έχει την δυνατότητα να συγκεντρώνει ξεχωριστά-τα τιμολόγια που πληρώθηκαν μέσω του συγκεκριμένου εντάλματος προπληρωμής Καταχωρούνται οι καταθέσεις στην τράπεζα Καταχωρούνται οι πληρωμές που γίνονται μέσω τραπέζης στο σύστημα ΤΤΓΓ Πνεται μηχανογραφικά η έκδοση του παραστατικού είσπραξης και η ενημέρωση της καρτέλλας του οφειλέτη υίμ Εκδίδετε επιταγές 0Χ\ Καταχωρείτε και παρακολουθείτε από το σύστημα τις εκδιδόμενες επιταγές ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Γενικότερη διαδικασία π ραγματοπ οίησης προμήθειας (ΕΑΔ-εκκαθάριση- ενταλματοποίηση) Πριν τη προμήθεια ενεργείται ΕΑΔ Την ΕΑΔ εκδίδει η διεύθυνση στην οποία υπάγεται το γραφείο Η ΕΑΔ επικυρώνεται από την οικονομική διεύθυνση Με την έκδοση της ΕΑΔ ελέγχεται η νομιμότητα της δαπάνης Με την έκδοση της ΕΑΔ ελέγχεται η ύπαρξη της πίστωσης ΜΜ Ε δ, Ί& Ι I ΟΧΙ $ )

128 ΓΕΝΙΚΑ ΝΑΙ ΟΧΙ Μ Π ΑΡ ΑΤΗ ΡΗ ΣΕΙΣ Καταχωρείται η'εαδ στο βιβλίο αναλαμβανόμενων υποχρεώσεων Μ \ \ Το λογιστήριο ελέγχει κατά την εκκαθάριση την ενδεχόμενη παραγραφή της υποχρέωσης πληρωμής μ Μ κ Με την έκδοση του ΧΕ καταχωρείται στο ημερολόγιο εκδιδομένων ΧΕ Ι./Υ ί Με την έκδοση του ΧΕ ενημερώνεται το καθολικό εξόδων Λ/Α/ Δ ιαδικασίες παραγγελίας Υπάρχει διαδικασία διαπίστωσης ανάγκης παραγγελίας υλικού Μ 0 προϊστάμενος της υπηρεσίας έχει την ευθύνη παραγγελίας του υλικού Γίνεται έλεγχος διαθέσιμης πίστωσης από τον υπεύθυνο Η προμήθεια του αγαθού πραγματοποιείται από την υπηρεσία προμηθειών ή το δικαίωμα προμηθειών το έχει ο καθένας μέσα στο Δήμο. Ενημερώνεται η αποθήκη (αποθηκάριος) για την αναμενόμενη παραγγελία. ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ΥΠΑΡΧΕΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΕΙ Η ΕΦΑΡΜΟΓΉ ΧΡΗΣΤΕΣ Υπάρχουν χρήστες Μ 7 & ο χ τ Είναι γνώστες χρήσης υπολογιστών, εάν ναι πόσοι υ ί \ \ 1 Είναι γνώστες του προγράμματος, εάν ναι πόσοι ο χ \ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Κάνετε συμφωνία καρτελλών προμηθευτών Ο Υ ' οχ Το σύστημα κατά την καταχώριση της ΕΑΔ παρέχει προστασία από υπέρβαση της πίστωσης 0 * 1 ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΟΡΓΑΝΩΣΗ μισθοδοσία Υπάρχει τμήμα ή γραφείο μισθοδοσίας Εκδίδονται εντάλματα μισθοδοσίας ανά υπηρεσία Εκδίδονται εντάλματα μισθοδοσίας ενιαία για όλες τις υπηρεσίες Οι πληρωμές γίνονται μέσω τραπέζης Οι κρατήσεις γίνονται στην εκκαθάριση του μήνα Οι κρατήσεις γίνονται σε κάθε 15ήμερο Οι υπερωρίες και οι λοιπές έκτακτες παροχές εκδίδονται ανά 3μηνο και μέσα στον επόμενο μήνα που ακολουθεί ύ ίμ γά&\ Υποβάλλονται συγκεντρωτικές καταστάσεις ΦΜΥ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ' Η.μισθοδοσία εκδίδεται από εξωτερικό συνεργάτη ΥΠΑΡΧΕΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗ (ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ) ΛΕΙΤΟΥΡΓΕΙ Η ΕΦΑΡΜΟΓΉ Εκδίδονται εντάλματα μισθοδοσίας μηχανογραφικά ΧΡΗΣΤΕΣ ΝΜ>\ Μ Μ Ι π ί τ γ Δ ί\\ γ, Ά Μ οτο ν) Ρ α α Ή Μ Γ ν ί Υπάρχουν... χρήστες Μ * ' 1 Είναι γνώστες χρήσης υπολογιστών, εάν ναι πόσοι Κ>Α\ Είναι γνώστες του προγράμματος, εάν ναι πόσοι ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Εάν οι πληρωμές γίνονται μέσω τραπέζης, ενημερώνεται το σύστημα ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΓΕΝΙΚΑ Υπάρχει διεύθυνση μηχανογράφησης Λ ο χ( Υπάρχει τμήμα μηχανογράφησης \ Π Κ ί Υπάρχει υπεύθυνος μηχανογράφησης /! > Ι Υπάρχει εψαμμυγή ( ποια είναι)? \Κ / Η εφαρμογή είναι συμβατή με τις νέεσ προδιαγραφές η -Η ΝΟΜΙΚΟ ΤΜΗΜΑ Παρακολούθηση υποχρεώ σεω ν και απ αιτήσεω ν που δημιουργούνται από νομικές διαδικασίες Κοινοποιούνται από το δικαστικό αποφάσεις που επηρεάζουν τη περιουσία του Δήμου Οι αποφάσεις αυτές εξετάζονται από την οικονομική διεύθυνση Εγγράφονται λογιστικά οι υποχρεώσεις ή οι απαιτήσεις αυτές ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΠΑΓΙΩΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Παρακολούθηση μεταβολών περιουσίας-μητρώ ο παγίω ν Ελέγχονται οι μεταβολές που προκύπτουν από προσκυρώσεις ή έσοδα από πώληση χώρων νλ ϋ Α\ Υπάρχει υπεύθυνος παρακολούθησης περιουσίας Α Μ ν 0 υπεύθυνος περιουσίας έχει και π λογιστική ευθύνη παρακολούθησης της περιουσίας Μ Ι ί Τηρείται βιβλίο περιουσίας Δ ιαδικασίες καταστροφής παγίων-αποθεμάτων Ορίζεται επιτροπή καταστροφής υλικού από το ΔΣ Μ \ Καταγράφονται τα είδη προς καταστροφή σε κατάσταση ώστε να τίθενται προς έλεγχο από την επιτροπή καταστροφής ν β Π -χ)... >

129 ημ ερ ομ ηνία : στοιγεία σ υ υ ιιετέγο ντεκ (ερω τηθέντοο αττό το Δήυο ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ.. Λ τηλ... 6Γ/1 (Χ Α ΐτ ΐΆ.....

130 Κ α λ α μ ά τα ς τμ ή μ α Τ ο π ικ ή ς Α υ τ ο δ ιο ίκ η σ η ς ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ ΓΙΑ.ΕΡΓΑΣ1Α... Α Χ ύ Χ / Α ΓΕΝΙΚΑ ΝΑΙ ΟΧΙ Μ Π Α Ρ Α ΤΗ Ρ Η ΣΕΙΣ ) Πόσα άτομα απασχολεί η οικονομική διεύθυνση Ν/ ό ) Υπάρχει τμήμα εσόδων, εάν ναι πόσα άτομα απασχολεί 1 Α-ο&ά..<όο& ) Υπάρχει τμήμα λογιστηρίου, εάν ναι πόσα άτομα απασχολεί ) Υπάρχει τμήμα ταμεικής υπηρεσίας, εάν ναι πόσα άτομα απασχολεί Γ ) Υπάρχει τμήμα προμηθειών, εάν ναι πόσα άτομα απασχολεί ) Υπάρχει τμήμα προσωπικού, εάν ναι πόσα άτομα απασχολεί - 1 λ ρ ο ό, 0 \ ) Υπάρχει τμήμα μηχανογράφησης, εάν ναι πόσα άτομα απασχολεί X ) 0 Δήμος είναι υπόχρεος στην εφαρμογή του διπλογραφικού νχ ) Εάν είναι υπόχρεος στο διπλογραφικό τηρείται και από ποια χρήση ν/ 9 θ θ υ - ΰ 0 0 ν ) Έχει συντάξει απογραφή έναρξης ) για ποιες χρήσεις έχει συντάξει ισολογισμό X 7 οο<ί ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ) Σύνταξη και παρακολούθηση πορείας προϋπολογισμού 0 προϋπολογισμός συντάσσεται στις ημερομηνίες που ορίζει το θεσμικό πλαίσιο Συμμετέχουν οι υπηρεσίες στη σύνταξή του Συντάσσεται εισηγητική έκθεση Πραγματοποιούνται αναμορφώσεις συχνότερα από 3 φορές ετησίως (πέραν των αναμορφώσεων λόγω νέων εσόδων ή εξόδων) Στο τέλος της χρήσης ακυρώνονται όλα τα εντάλματα και ακυρώνονται μερικώς ορισμένα (που πληρώθηκαν μερικώς) Το ποσόν των οφειλών ΠΟΕ που εμφανίζει στο Προϋπολογισμό αντιστοιχεί στο ύψος των παραστατικών (τιμολογίων κλπ) της προηγούμενης χρήσης >/ Ακολουθούνται οι διαδικασίες δημοσιότητας του προϋπολογισμού όπως αναφέρονται στο ΔΚΚ ν ' 0 προϋπολογισμός παρακολουθείται μέσα από το μηχανογραφικό σύστημα Τήρηση βιβλίων Υπάρχει υπεύθυνος τήρησης των βιβλίων Τα βιβλία τηρούνται μόνο μηχανογραφικά Τα βιβλία τηρούνται μόνο χειρόγραφα Τα βιβλία τηρούνται και μηχανογραφικά και χειρόγραφα - X Τηρείται βιβλίων τρεχούμενων λογαριασμών ~ ν ~ Τα στοιχεία έκδοσης του Δήμου εκδίδονται μηχανογραφικά (εάν κάποια εκδίδονται χειρόγραφα αναφέρετέ τα αναλυτικά) Υ ΤΜΗΜΑ ΕΣΟΔΩΝ ) ΟΡΓΑΝΩΣΗ ) Βεβαίωση με κατάλογο Η έκδοση των χρηματικών καταλόγων πραγματοποιείται μηχανογραφικά τ τ π υ Ί Μετά τη σύνταξη των καταλόγων ενημερώνονται οι οφειλέτες για την άσκηση προσφυγής 7 / ν ' X / Υ νχ Λ ; ιιι, ^ ^ 1 Η βεβαίωση των χρηματικών καταλόγων γίνεται εντός του προβλεπόμενου χρονικού διαστήματος - Τ 'ν λ ρ Είναι ενημερωμένοι οι κατάλογοι με τις διαγραφές ~ Γ ^ ίλ) η ς Αθη Α ρ Ν Γ ) Οίκοθεν βεβαίωση Βεβαιώνονται οίκοθεν έσοδα τα οποία θα έπρεπε να βεβαιώνονται με κατάλογο (εάν ναι αναφέρετε ποια στις παρατηρήσεις) Τα ΥΒΣ συγκεντρώνονται σε τριπλ.βεβαίωσης στο τέλος της ημέρας ) Διαγραφή εσόδου Τη διαγραφή εσόδου εισηγείται η υπηρεσία εσόδων Τη διαγραφή εσόδου εισηγείται η ταμιακή υπηρεσία " ) Παραγραφή εσόδου Υπάρχουν σημαντικές απαιτήσεις, οι οποίες θα έπρεπε να είχαν παραγραφεί '. Λ υ Λ Α * " ψ 1 > ) Διαδικασία προσφυγής και μερική βεβαίωση εσόδου λόγω προσφυγής. \χ * Παρακολουθούνται οι προσφυγές από το Δήμο σε ειδικό βιβλίο Ελέγχεται η έγκαιρη σύνταξη έκθεσης και η κατάθεση του φακέλου στο δικαστήριο Ακολουθείται η διαδικασία της μερικής βεβαίωσης όταν ασκείται προσφυγή. *, / ~ χ Υπάρχει υπεύθυνος παρακολούθησης της όλης πορείας της προσφυγής νχ Με την έκδοση της δικαστικής απόφασης βεβαιώνεται το υπόλοιπο ποσό <χ ) Παρακολούθηση απαιτήσεων (κανονικών-επισφαλών-επίδικων) ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ»Ι ) ΥΠΑΡΧΕΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ! I ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Λειτουργεί το υποσύστημα του ΤΑΠ / \ / Τ Τ, Λειτουργεί το υποσύστημα του νεκροταφείου ν ) ιυρσ> Γ α -ή Χ ΐ, Ο Υ Ι Ι ^ η / ί Χ / ^ 7 ~, Λειτουργούν άλλα υποσυστήματα, αν ναι ποια, η ϊ ι ΧΡΗΣΤΕΣ Υπάρχουν...χρήστες Είναι γνώστες χρήσης υπολογιστών, εάν ναι πόσοι Είναι γνώστες του προγράμματος, εάν ναι πόσοι 3-ν

131 ΓΕΝΙΚΑ ΝΑΙ ΟΧΙ Μ Π Α Ρ Α ΤΗ Ρ Η ΣΕΙΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Είναι μηχανογραφημένοι όλοι οι κατάλογοι Π ι Χ Υπάρχουν απαιτήσεις από δημότες εκτός μηχανογράφησης (σε χειρόγραφες καταστάσεις) Εάν είναι μηχανογραφημένοι όλοι οι κατάλογοι, το ύψος των απαιτήσεων που επαναβεβαιώνονται συμφωνεί με τα αναλυτικά υπόλοιπα των οφειλετών > / Ο Ρ ύ Ενημερώνεται το σύστημα με τις διαγραφές των εσόδων και τις παραγραφές > / Ιί Γ,Ο Α Ρ ι 1λΧ 7 ^ ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Έχει προσληφθει στο δήμο λογιστής μέσω ΑΣΕΠ Τα λογιστικά βιβλία τηρούνται από το λογιστή του δήμου. Τα λογιστικά βιβλία τηρούνται από εξωτερικό συνεργάτη Τα λογιστικά βιβλία τηρούνται και από τους δύο Παγία προκαταβολή Ορίζεται ο διαχειριστής με απόφαση του ΔΣ Τα τιμολόγια υποβάλλονται μέχρι 15 του επόμενου μήνα στο λογιστήριο Τα εντάλματα προμηθειών μέσω της παγίας εκδίδονται στο όνομα του προμηθευτή Τα εντάλματα προμηθειών μέσω της παγίας εκδίδονται στο όνομα του διαχειριστή της παγίας Στο τέλος της χρήσης επιστρέφεται η παγία με την έκδοση διπλ. Είσπραξης 0 Έ κδοση εντάλματος προπληρωμής Ορίζεται ο διαχειριστής με απόφαση του ΔΣ Κοινοποιείται η απόφαση του ΔΣ έγκαιρα στο λογιστήριο X αποδίδει εμπρόθεσμα ο υπόλογος του εντάλματος προπληρωμής Το κλείσιμο των ενταλμάτων προπληρωμής γίνεται με την έκδοση διπλοτύπου είσπραξης 7 Λ ογιστικές τακτοπ οιήσεις από εισπράξεις δημοτικώ ν τελώ ν μέσω ΔΕΗ-ΤΠΔ κλπ. πραγματοποιούνται λογιστικές τακτοποιήσεις για τα ποσά που εισπράττονται μέσω ΔΕΗ, ΤΠΔ στη περίπτωση που παρακρατούνται προμήθειες, έξοδα, δάνεια κλπ. Παρακολούθηση υποχρεώσεων και παραγραφής αυτών Εξετάζεται εάν έχει παρέλθει ο χρόνος μετά τον οποίο ο Δήμος παύει να οφείλει σε προμηθευτή Υπάρχει φάκελος (αρχείο) παρακολούθησης των παραγραφεισών υποχρεώσεων Παρακολούθηση προβλέψεων Δημιουργούνται προβλέψεις επισφαλών απαιτήσεων Υ Δημιουργούνται προβλέψεις για αποζημιώσεις προσωπικού λόγω εξόδου από την υπηρεσία / > Δημιουργούνται άλλες προβλέψεις (ποιες) Επιχορήγηση σε ΝΠΔΔ του Δήμου Ελέγχεται το ύψος της επιχορήγησης που δδίδεται σε ΝΠΔΔ να μην υπολείπεται του ποσού της συστατικής πράξης του ΝΠΔΔ 7 Οι αποφάσεις του ΔΣ κοινοποιούνται έγκαιρα (εντός του μηνάς) στο λογιστήριο Ελέγχεται εάν δόθηκαν οι υποχρεωτικές επιχορηγήσεις, οι οποίες καλύπτονται με αντίστοιχες κρατικές επιχορηγήσεις / Για τις επιχορηγήσεις ΝΠ σε είδος λαμβάνονται αποφάσεις οργάνων διοίκησης Για τις επιχορηγήσεις ΝΠ σε είδος ενημερώνεται το λογιστήριο Απόφαση του ΔΣ για αποζημίωση λόγω απαλλοτρίω σης Ο: αποφάσεις για αποζημιώσεις κ: ινοποιού ται έγκαιρα στο λογιστήριο ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ΥΠΑΡΧΕΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΕΙ Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ - ΧΡΗΣΤΕΣ Υπάρχουν...χρήστες Είναι γνώστες χρήσης υπολογιστών, εάν ναι πόσοι Μ % Είναι γνώστες του προγράμματος, εάν ναι πόσοι 4 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Τα εκδιδόμενα στοιχεία (εντάλματα κ.λ.π.) έχουν συνεχόμενη αρίθμηση Εκδίδονται ακυρωτικά στοιχεία σε περίπτωση λάθους Ακυρώνονται πάνω στο στέλεχος τα στοιχεία σε περίπτωση λάθους ΤΜΗΜΑ ΤΑΜΕΙΑΚΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Διαδικασίες πληρωμών Η ταμιακή υπηρεσία με τη παραλαβή του εντάλματος υπογράφει στο βιβλίο παράδοσης ενταλμάτων του λογιστηρίου / Ελέγχεται η νομιμότητα και η κανονικότητα της δαπάνης που ενταλματοποιείται >/ Οι πληρωμές των προμηθευτών γίνονται μέσω τραπέζης Οι πληρωμές των προμηθευτών γίνονται από το ταμείο Οι πληρωμές του προσωπικού γίνονται μέσω τραπέζης >/ ν ' ν τ Ά > ί 7 ν ' 9 τ

132 ΓΕΝΙΚΑ ΝΑΙ ΟΧΙ Μ Π Α Ρ Α ΤΗ Ρ Η ΣΕΙΣ Οταν καταχωρέίται η πληρωμή ενημερώνεται το σύστημα με τον τρόπο που έγινε η πληρωμή (μετρητοίς-μέσω τραπέζης κλπ) / Γίνεται μερική ενταλματοποίηση δαπανών ν / Γίνεται μερική εξόφληση των ενταλμάτων ν / Στο τέλος της ημέρας γίνεται λογιστική συμφωνία των πληρωμών ν ' Με τη πληρωμή ενημερώνεται το βιβλίο «καθημερινό» Με τη πληρωμή ενημερώνεται το καθολικό εξόδων (ταμείου) Με τη πληρωμή ενημερώνεται το βιβλίο τρεχούμενων >/ Διαχείριση κρατήσεων Οι κρατήσεις παρακολουθούνται προϋπολογιστικά (με γραμμάτιο είσπραξης και ένταλμα απόδοσης κρατήσεων) Υπάρχει υπεύθυνος παρακολούθησης κρατήσεων στο ταμείο Παρακολουθούνται κρατήσεις μη ασφαλιστικές-μη φορολογικές (όανειάίσύλλογος κλπ.) ν χ Γ Υπάρχει μηνιαίος έλεγχος απόδοσης και υπολοίπων κρατήσεων Υποβάλλονται συγκεντρωτικές καταστάσεις (ΦΜΥ) - 7 Καταχωρούνται οι αποδόσεις των κρατήσεων στο σύστημα ν ' Το σύστημα ελέγχει την απόδοση των κρατήσεων Διαδικασίες εισπράξεων Οι εισπράξεις πραγματοποιούνται μέσω εισπρακτόρων Οι εισπράκτορες αποδίδουν τις εισπράξεις τους καθημερινά 0 ταμίας εκδίδει γραμμάτιο είσπραξης στο σύνολο των εισπράξεων Πραγματοποιούνται εισπράξεις μέσω τραπεζών Είσπραξη δημοτικών τελών μέσω ΔΕΗ Υπάρχει υπεύθυνος παρακολούθησης των εσόδων αυτών Είσπραξη επιχορήγησης Η επιχορήγηση που εισπράττεται αναφέρεται συνήθως στο προϋπολογισμό Οι επιχορηγήσεις που δεν αναφέρονται στο προϋπολογισμό εγγράφονται αμέσως με αναμόρφωση Διευκολύνσεις οφειλετών Ακολουθεί ο Δήμος τη διαδικασία διευκόλυνσης των οφειλετών του Η διαδικασία γίνεται με απόφαση του προϊσταμένου της ταμειακής υπηρεσίας μέχρι το ύψος της απαίτησης που ορίζεται από τη νομοθεσία / Για το επιπλέον ποσό η απόφαση λαμβάνεται από το ΔΣ > /, Ελέγχεται τακτικά (και πότε) η πορεία των εισπράξεων από τις διευκολύνσεις Δ ιαδικασίες απ εικόνισης συναλλαγώ ν με τράπεζες (λογαριασμοί καταθέσεων) το μηχανογραφικό σύστημα ενημερώνεται με τις καταθέσεις και τις αναλήψεις από τους τραπεζικούς λογαριασμούς Παρακολουθούνται τα υπόλοιπα των λογαριασμών τραπεζών και γίνεται συμφωνία με τα χρηματικά διαθέσιμα που έχει ο Δήμος 7 Παρακολουθούνται οι χρεωστικοί τόκοι και τα έξοδα τραπέζης με λογιστική τακτοποίηση Διαδικασίες απεικόνισης συναλλαγών με τράπεζες (δάνεια) Υπάρχει υπεύθυνος παρακολούθησης δανείων Παρακολουθούνται ξεχωριστά στο προϋπολογισμό οι τόκοι από το κεφάλαιο 7 Ελέγχεται η τήρηση των όρων του δανείου από τον υπεύθυνο > / Ενημερώνεται μηνιαία ο διευθυντής ΟΥ - ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ΥΠΑΡΧΕΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗ 7 ΛΕΙΤΟΥΡΓΕΙ Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΧΡΗΣΤΕΣ Υπάρχουν...χρήστες λ / Γ Είναι γνώστες χρήσης υπολογιστών, εάν ναι πόσοι \ Είναι γνώστες του προγράμματος, εάν ναι πόσοι ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Το μηχανογραφικό σύστημα έχει την δυνατότητα να συγκεντρώνει ξεχωριστά τα * τιμολόγια που πληρώθηκαν μέσω της παγίας Το μηχανογραφικό σύστημα έχει την δυνατότητα να συγκεντρώνει ξεχωριστά-τα τιμολόγια που πληρώθηκαν μέσω του συγκεκριμένου εντάλματος προπληρωμής Καταχωρούνται οι καταθέσεις στην τράπεζα, Καταχωρούνται οι πληρωμές που γίνονται μέσω τραπέζης στο σύστημα 7 Γίνεται μηχανογραφικά η έκδοση του παραστατικού είσπραξης και η ενημέρωση της καρτέλλας του οφειλέτη Εκδίδετε επιταγές Καταχωρείτε και παρακολουθείτε από το σύστημα τις εκδιδόμενες επιταγές ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Γενικότερη διαδικασία πραγματοπ οίησης προμήθειας (ΕΑΔ-εκκαθάρισηενταλματοποίηση) Πριν τη προμήθεια ενεργείται ΕΑΔ 7 Την ΕΑΔ εκδίδει η διεύθυνση στην οποία υπάγεται το γραφείο Η ΕΑΔ επικυρώνεται από την οικονομική διεύθυνση Με την έκδοση της ΕΑΔ ελέγχεται η νομιμότητα της δαπάνης Με την έκδοση της ΕΑΔ ελέγχεται η ύπαρξη της πίστωσης χ / Λ/ ν / / ντ

133 ΓΕΝΙΚΑ ΝΑΙ ΟΧΙ Μ Π Α Ρ Α ΤΗ Ρ Η ΣΕΙΣ Καταχωρείται η ΕΑΔ στο βιβλίο αναλαμβανόμενων υποχρεώσεων Το λογιστήριο ελέγχει κατά την εκκαθάριση την ενδεχόμενη παραγραφή της υποχρέωσης πληρωμής / Με την έκδοση του ΧΕ καταχωρείται στο ημερολόγιο εκδιδομένων ΧΕ 7 Με την έκδοση του ΧΕ ενημερώνεται το καθολικό εξόδων 7 Διαδικασίες παραγγελίας Υπάρχει διαδικασία διαπίστωσης ανάγκης παραγγελίας υλικού. / 0 προϊστάμενος της υπηρεσίας έχει την ευθύνη παραγγελίας του υλικού Γίνεται έλεγχος διαθέσιμης πίστωσης από τον υπεύθυνο 7 Η προμήθεια του αγαθού πραγματοποιείται από την υπηρεσία προμηθειών ν ή το δικαίωμα προμηθειών το έχει ο καθένας μέσα στο Δήμο. 7 Ενημερώνεται η αποθήκη (αποθηκάριος) για την αναμενόμενη παραγγελία. ' ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ΥΠΑΡΧΕΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΕΙ Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΧΡΗΣΤΕΣ >/ Υπάρχουν...χρήστες Είναι γνώστες χρήσης υπολογιστών, εάν ναι πόσοι y Είναι γνώστες του προγράμματος, εάν ναι πόσοι χ / ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Κάνετε συμφωνία καρτελλών προμηθευτών Το σύστημα κατά την καταχώριση της ΕΑΔ παρέχει προστασία από υπέρβαση της πίστωσης ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΟΡΓΑΝΩΣΗ μισθοδοσία Υπάρχει τμήμα ή γραφείο μισθοδοσίας 7 / Εκδίδονται εντάλματα μισθοδοσίας ανά υπηρεσία Εκδίδονται εντάλματα μισθοδοσίας ενιαία για όλες τις υπηρεσίες 7 Οι πληρωμές γίνονται μέσω τραπέζης Οι κρατήσεις γίνονται στην εκκαθάριση του μήνα Οι κρατήσεις γίνονται σε κάθε 15ήμερο Οι υπερωρίες και οι λοιπές έκτακτες παροχές εκδίδονται ανά 3μηνο και μέσα στον επόμενο μήνα που ακολουθεί 7 Υποβάλλονται συγκεντρωτικές καταστάσεις ΦΜΥ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ Η μισθοδοσία εκδίδεται από εξωτερικό συνεργάτη ΥΠΑΡΧΕΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗ (ΠΟΙΑ ΕΊΝΑΙ) / ΛΕΙΤΟΥΡΓΕΙ Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ Εκδίδονται εντάλματα μισθοδοσίας μηχανογραφικά ΧΡΗΣΤΕΣ Υπάρχουν...χρήστες Είναι γνώστες χρήσης υπολογιστών, εάν ναι πόσοι Είναι γνώστες του προγράμματος, εάν ναι πόσοι 7 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Εάν οι πληρωμές γίνονται μέσω τραπέζης, ενημερώνεται το σύστημα 7 ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΓΕΝΙΚΑ Υπάρχει διεύθυνση μηχανογράφησης γ/ Υπάρχει τμήμα μηχανογράφησης ν' Υπάρχει υπεύθυνος μηχανογράφησης Υπάρχει εφαρμογή ( ποια είναι) *7 Η εφαρμογή είναι συμβατή με τις νέεσ προδιαγραφές ΝΟΜΙΚΟ ΤΜΗΜΑ Παρακολούθηση υποχρεώ σεω ν και απαιτήσεω ν που δημιουργούνται από νομικές διαδικασίες Κοινοποιούνται από το δικαστικό αποφάσεις που επηρεάζουν τη περιουσία του Δήμου Οι αποφάσεις αυτές εξετάζονται από την οικονομική διεύθυνση Εγγράφονται λογιστικά οι υποχρεώσεις ή οι απαιτήσεις αυτές ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΠΑΓΙΩΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Παρακολούθηση μεταβολών περιουσίας-μητρώο παγίων Ελέγχονται οι μεταβολές που προκύπτουν από προσκυρώσεις ή έσοδα από πώληση χώρων 7 Υπάρχει υπεύθυνος παρακολούθησης περιουσίας 0 υπεύθυνος περιουσίας έχει και τη λογιστική ευθύνη παρακολούθησης της περιουσίας ] Τηρείται βιβλίο περιουσίας Διαδικασίες καταστροφής παγίων-αποθεμάτων Ορίζεται επιτροπή καταστροφής υλικού από το ΔΣ Καταγράφονται τα είδη προς καταστροφή σε κατάσταση ώστε να τίθενται προς έλεγχο από την επιτροπή καταστροφής / ν Α Γ ο ν Ρ ί ί λ

134 ΓΕΝΙΚΑ ΝΑΙ ΟΧΙ Μ Π Α Ρ Α ΤΗ Ρ Η ΣΕΙΣ Ενημερώνεται το λογιστήριο με κοινοποίηση του πρωτοκόλλου καταστροφής 7 3) Παρακολούθηση είσπραξης επιχορήγησης για κατασκευή παγίου Ο Εάν παρακολουθείται το ποσοστό επιχορήγησης του παγίου Εγγράφονται οι μειώσεις των λογαριασμών των επιχορηγήσεων - 4 Υπάρχει σχετικός φάκελος παρακολούθησης των επιχορηγήσεων /, Το ΔΣ παίρνει απόφαση κατανομής των επιχορηγήσεων (πχ ΣΑΤΑ) 7 ϊ) ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ) ΥΠΑΡΧΕΙ ΤΟ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ 7 ) ΛΕΙΤΟΥΡΓΕΙ 7 Τηρείται μητρώο παγίων ) ΧΡΗΣΤΕΣ 7 7 Υπάρχει υπεύθυνος περιουσίας 7 Είναι γνώστης του υπολογιστή Είναι γνώστης του προγράμματος ) ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Κατά την καταχώριση παγίων αγαθών, ενημερώνεται το μητρώο παγίων και εισάγεται,ο σχετικός αριθμός μητρώου Οι βελτιώσεις-επεκτάσεις καταχωρούνται στο μητρώο παγίων και στον ίδιο κωδικό του παγίου (όταν αφορούν το ίδιο πάγιο) 7 Εάν το πάγιο είναι επιχορηγούμενο, καταχωρείται το ποσοστό της επιχορήγησης στο μητρώο παγίων 7 ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΕΡΓΩΝ ) Έργα Το τεχνικό πρόγραμμα του Δήμου συντάσσεται στην ολότητά του πριν τη ψήφιση του προϋπολογισμού (πλην των έργων που δεν είναι δυνατόν να προβλέπονται από το τεχνικό πρόγραμμα) 4 Το τεχνικό πρόγραμμα εντάσσεται ολόκληρο στο προϋπολογισμό Πριν την εκτέλεση του έργου εκδίδεται ΕΑΔ Την ΕΑΔ εκδίδει η τεχνική διεύθυνση στην οποία υπάγεται το γραφείο Υπάρχει συνεργασία με την Τ.Υ. για παρακολούθηση εκτέλεσης των έργων Κοινοποιείται αντίγραφο του λογαριασμού των εργολάβων στην Ο.Υ. Ελέγχεται η τιμολόγηση του λογαριασμού από το λογιστήριο 4 Για τη παρακολούθηση ολοκλήρωσης του έργου Κοινοποιείται το πρωτόκολλο παραλαβής στο λογιστήριο 7 Στο τέλος της χρήσης ελέγχεται η τιμολόγηση των λογαριασμών των εργολάβων Πραγματοποιούνται έργα με αυτεπιστασία 7 Παρακολουθούνται σε ειδικό ΚΑΔ τα υλικά που αγοράζονται για έργα με αυτεπιστασία Παρακολουθούνται σε ειδικό ΚΑΔ τα κόστη εργασίας που διατέθηκαν για το έργο όταν αυτό εκτελείται με αυτεπιστασία Εμφανίζονται τα συνεχιζόμενα έργα ξεχωριστά στο προϋπολογισμό Υπάρχει μητρώο έργων. Εάν το πάγιο είναι επιχορηγούμενο υπάρχει ενημέρωση στο λογιστήριο για το ποσοστό επιχορήγησης Διαχωρίζονται οι βελτιώσεις-επεκτάσεις από τις συντηρήσεις-επισκευές ΣΥΜΜΕΤΟΧΕΣ ) ΟΡΓΑΝΩΣΗ ) Παρακολούθηση συμμετοχών και των μεταβολών τους Έχουν καταγραφεί οι συμμετοχές του Δήμου σε επιχειρήσεις / Λαμβάνονται κάθε χρόνο οι πρόσφατοι ισολογισμοί των επιχειρήσεων στις οποίες συμμετέχει ο Δήμος 7 Καταγράφονται οι μεταβολές που παρουσιάζονται από έτος σε έτος Υπάρχει υπεύθυνος παρακολούθησης συμμετοχών (πχ ο υπεύθυνος περιουσίας) J ' , - ν J 4 Ελέγχονται οι αυξήσεις που δίδονται για το Μ.Κ. των επιχειρήσεων 7 σ τ ο ιγ ε ία σ υ μ μ ε τέχ ο ν το ς (ερ ω τη θ έν το ς) αττό το Δ ή υ ο Ο Ν Ο Μ Α Τ Ε Π Ω Ν Υ Μ Ο M r. t. i m... τ ΠΛ Z Q - J 3 f 6 g... e m a il: ημερομηνία: Ί Κ Π Ϊ ΙΈ α ό.ί Ο Ν Ο Μ Α ΣΥ Ν Τ Α Κ Τ Μ

135 ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ ΓΙΑ ΕΡΓΑΣΙΑ Δ Η Μ Ο Σ :... Π Ε Ρ ΙΟ Χ Η :... ΓΕΝΙΚΑ ΝΑΙ ΟΧΙ Μ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ) Πόσα άτομα απασχολεί η οικονομική διεύθυνση 1 *5 α τ ( ί α ) Υπάρχει τμήμα εσόδων, εάν ναι πόσα άτομα απασχολεί - / / ) Υπάρχει τμήμα λογιστηρίου, εάν ναι πόσα άτομα απασχολεί Α - / / - >) Υπάρχει τμήμα ταμεικής υπηρεσίας, εάν ναι πόσα άτομα απασχολεί \ / έ, - ; ί ϊ) Υπάρχει τμήμα προμηθειών, εάν ναι πόσα άτομα απασχολεί \ / Α - / / - ') Υπάρχει τμήμα προσωπικού, εάν ναι πόσα άτομα απασχολεί \ / λ ( ύ υ Λ») Υπάρχει τμήμα μηχανογράφησης, εάν ναι πόσα άτομα απασχολεί \ /» 0 Δήμος είναι υπόχρεος στην εφαρμογή του διπλογραφικού / )) Εάν είναι υπόχρεος στο διπλογραφικό τηρείται και από ποια χρήση ΑτΥΟ Ζ ύ Λ ) Έχει συντάξει απογραφή έναρξης για ποιες χρήσεις έχει συντάξει ισολογισμό Ο ύη~λ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ 1) Σύνταξη και παρακολούθηση π ορείας προϋπολογισμού 0 προϋπολογισμός συντάσσεται στις ημερομηνίες που ορίζει το θεσμικό πλαίσιο Λ( Λ * Συμμετέχουν οι υπηρεσίες στη σύνταξή του ν / ν ' Συντάσσεται εισηγητική έκθεση ν/ Πραγματοποιούνται αναμορφώσεις συχνότερα από 3 φορές ετησίως (πέραν των αναμορφώσεων λόγω νέων εσόδων ή εξόδων) \ / Στο τέλος της χρήσης ακυρώνονται όλα τα εντάλματα και ακυρώνονται μερικώς ορισμένα (που πληρώθηκαν μερικώς) ν / Το ποσόν των οφειλών ΠΟΕ που εμφανίζει στο Προϋπολογισμό αντιστοιχεί στο ύψος των παραστατικών (τιμολογίων κλπ) της προηγούμενης χρήσης Ακολουθούνται όί διαδικασίες δημοσιότητας του προϋπολογισμού όπως - Λ < αναφέρονται στο ΔΚΚ 0 προϋπολογισμός παρακολουθείται μέσα από το μηχανογραφικό σύστημα Τήρηση βιβλίων Υπάρχει υπεύθυνος τήρησης των βιβλίων ν/ Γα βιβλία τηρούνται μόνο μηχανογραφικά Τα βιβλία τηρούνται μόνο χειρόγραφα Τα βιβλία τηρούνται και μηχανογραφικά και χειρόγραφα Τηρείται βιβλίων τρεχούμενων λογαριασμών Τα στοιχεία έκδοσης του Δήμου εκδίδονται μηχανογραφικά (εάν κάποια εκδίδονται χειρόγραφα αναφέρετέ τα αναλυτικά) ΤΜΗΜΑ ΕΣΟΔΩΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ,εβαίωση με κατάλογο ί έκδοση των χρηματικών καταλόγων πραγματοποιείται μηχανογραφικά \ /.νίετά τη σύνταξη των καταλόγων ενημερώνονται οι οφειλέτες για την άσκηση προσφυγής : βεβαίωση των χρηματικών καταλόγων γίνεται εντός του προβλεπόμενου χρονικού διαστήματος Είναι ενημερωμένοι οι κατάλογοι με τις διαγραφές Τίκοθεν βεβαίωση εβαιώνονται οίκοθεν έσοδα τα οποία θα έπρεπε να βεβαιώνονται με κατάλογο (εάν τι αναφέρετε ποια στις παρατηρήσεις) α ΥΒΣ συγκεντρώνονται σε τριπλ.βεβαίωσης στο τέλος της ημέρας ιαγραφή εσόδου * Τ Λ Τί ~ Ί Μ ο η διαγραφή εσόδου εισηγείται η υπηρεσία εσόδων Τ / η διαγραφή εσόδου εισηγείται η ταμιακή υπηρεσία \] Ιαραγραφή εσόδου Υπάρχουν σημαντικές απαιτήσεις, οι οποίες θα έπρεπε να είχαν παρανραφεί ιυ <Τ όιαδικασία προσφυγής και μερική βεβαίωση εσόδου λόγω προσφυγής. αρακολουθούνται οι προσφυγές από το Δήμο σε ειδικό βιβλίο ΐ/ Ρ ίτ Α τ / ί Ρ ι Γ Τ τ ο τ κ λέγχεται η έγκαιρη σύνταξη έκθεσης και η κατάθεση του φακέλου στο δικαστήριο - Μ *,ολουθείται η διαδικασία της μερικής βεβαίωσης όταν ασκείται προσφυγή. τάρχει υπεύθυνος παρακολούθησης της όλης πορείας της προσφυγής Ο 1Διθ<Γ ι.ά υ Ύ Χ,ϋ υ ^ ΓΓΤΛ ε την έκδοση της δικαστικής απόφασης βεβαιώνεται το υπόλοιπο ποσό ΝΓ Ιαρακολούθηση απαιτήσεω ν (κανονικώ ν-επισφαλώ ν-επίδικω ν) ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ 1ΥΠΑΡΧΕΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗ 1ΛΕΙΤΟΥΡΠΑ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Λειτουργεί το υποσύστημα του ΤΑΠ ν/ Λειτουργεί το υποσύστημα του νεκροταφείου λ/ Λειτουργούν άλλα υποσυστήματα, αν ναι ποια I ΧΡΗΣΤΕΣ Υπάρχουν...1 ]...χρήστες / ϋ > Είναι γνώστες χρήσης υπολογιστών, εάν ναι πόσοι / I I - Είναι γνώστες του προγράμματος, εάν ναι πόσοι ν / =ι Γ ί α ρ ^, τ / ^ /α Τ Α σ Τ Μ ^ Ο Ι Ι Ρ ^ / 1 (:0~\ β θ Ο ''ί'«,ϊ 0/ /α εη ύ-τλλμϋΐο\λ/ 1 ^ - 0 ^ μ ο ϋ ν/τώυν / - /ο ι )ο /). Οι 1

136 ΓΕΝΙΚΑ ΝΑΙ ΟΧΙ Μ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Είναι μηχανογραφημένοι όλοι οι κατάλογοι Υπάρχουν απαιτήσεις από δημότες εκτός μηχανογράφησης (σε χειρόγραφες καταστάσεις) Τα λογιστικά βιβλία τηρούνται από το λογιστή του δήμου. Παγία προκαταβολή Ορίζεται ο διαχειριστής με απόφαση του ΑΣ Τα τιμολόγια υποβάλλονται μέχρι 15 του επόμενου μήνα στο λογιστήριο Τα^ντάλματα προμηθειών μέσω της παγίας εκδίδονται στο όνομα του προμηθευτή ταγιας 1 ^,ο σ η εντάλματος προπ ληρω μής εται ο διαχειριστής με απόφασίντου ΑΣ, οποιείται η απόφαση του ΑΣ έγκαιρα στο λογιστήριο δίδει εμπρόθεσμα ο ύπόλογος ΙιίιΙΚ ίμ ΐη " λείσιμο των ενταλμάτων προπληρωμής γίνεται με την έκδοση διπλοτύπου Ι'ραξης ιστικές τακτοπ οιήσεις από εισπ ράξεις δημοτικώ ν τελών μέσω ΔΕΗ-ΤΠΔ ^γματοποιούνται λογιστικές τακτοποιήσεις για τα ποσά που εισπράττονται μέσω *1, ΤΠΔ στη περίπτωση που παρακρατούνται προμήθειες, έξοδα, δάνεια κλπ. ιακολούθηση υπ οχρεώ σεω ν και π α ρα γραφής αυτών άζεται εάν έχει πσρέλθει ο χρόνος μετά τον οποίο ο Δήμος παύει να οφείλει σε μηθευτή ρχει φάκελος (αρχείο) παρακολούθησης των παραγραφεισών υποχρεώσεων ακολούθηση προβλέψεω ν «ουργούνται προβλέψεις επισφαλών απαιτήσεων ουργούνται προβλέψεις για αποζημιώσεις προσωπικού λόγω εξόδου από την ιεσία ρυργούνται άλλες προβλέψεις (ποιες) ορήγηση σε ΝΠΔΔ του Δήμου ςεται το ύψος της επιχορήγησης που δδίδεται σε ΝΠΔΔ να μην υπολείπεται του ύ της συστατικής πράξης του ΝΠΔΔ τοφάσεις του ΔΣ κοινοποιούνται έγκαιρα (εντός του μηνάς) στο λογιστήριο \/ ν/ ςεται εάν δόθηκαν οι υποχρεωτικές επιχορηγήσεις, οι οποίες καλύπτονται με τοιχες κρατικές επιχορηγήσεις επιχορηγήσεις ΝΠ σε είδος λαμβάνονται αποφάσεις οργάνων διοίκησης / ήοφάσγς για απ^ζημιώσες κοινοποιούνται έγκαιρα στο.1 Οι πληρωμές των προμηθευτών γίνονται από το ταμείο Οι πληρωμές του προσωπικού γίνονται μέσω τραπέζης

137 ΓΕΝΙΚΑ Οταν καταχωρείται η πληρωμή ενημερώνεται το σύστημα με τον τρόπο που έγινε η πληρωμή (μετρητοίς-μέσω τραπέζης κλπ)~ Γίνεται μερική ενταλματοποίηση δαπανών Γίνεται μερική εξόφληση των ενταλμάτων Στο τέλος της ημέρας γίνεται λογιστική συμφωνία τω ν πληρωμών Με τη πληρωμή ενημερώνεται το βιβλίο «καθημερινό» Με τη πληρωμή ενημερώνεται το καθολικό εξόδω ν (ταμείου) Με τη πληρωμή ενημερώνεται το βιβλίο τρεχούμενων Δ ια χείρ ισ η κρ α τήσ εω ν Οι κρατήσεις παρακολουθούνται προϋπολργιστικά (με γραμμάτιο είσπραξης και ένταλμα απόδοσης κρατήσεων) Υπάρχει υπεύθυνος παρακολούθησης κρατήσεων στο ταμείο Παρακολουθούνται κρατήσεις μη ασφαλιστικές-μη φορολογικές (δάνεια-σύλλογος κλπ.) Υπάρχει μηνιαίος έλεγχος απόδοσης και υπολοίπων κρατήσεων Υποβάλλονται συγκεντρωτικές καταστάσεις (ΦΜΥ) Καταχωρούνται οι αποδόσεις των κρατήσεων στο σύστημα Το σύστημα ελέγχει την απόδοση τω ν κρατήσεων Δ ια δ ικ α σ ίες εισ π ρά ξεω ν Οι εισπράξεις πραγματοποιούνται μέσω εισπρακτόρων Οι εισπράκτορες αποδίδουν τις εισπράξεις τους καθημερινά Ο ταμίας εκδίδει γραμμάτιο είσπραξης στο σύνολο τω ν εισπράξεων Πραγματοποιούνται εισπράξεις μέσω τραπεζών Είσπ ραξη δ η μ ο τικ ώ ν τελ ώ ν μ έσω ΔΕΗ Υπάρχει υπεύθυνος παρακολούθησης των εσόδων αυτών - η- Είσπραξη επ ιχ ο ρ ή γη σ η ς Η επιχορήγηση που εισπράπεται αναφέρεται συνήθως στο προϋπολογισμό Οι επιχορηγήσεις που δεν αναφέρονται στο προϋπολογισμό εγγράφονται αμέσως με αναμόρφωση Δ ιευ κολύ νσ εις ο φ ειλ ετώ ν Ακολουθεί ο Δήμος τη διαδικασία διευκόλυνσης τω ν οφειλετών του Η διαδικασία γίνεται με απόφαση του προϊσταμένου της ταμειακής υπηρεσίας μέχρι το ύψος της απαίτησης που ορίζεται από τη νομοθεσία Για το επιπλέον ποσό η απόφαση λαμβάνεται από το ΔΣ Ελέγχεται τακτικά (και πότε) η πορεία των εισπράξεων από τις διευκολύνσεις Δ ια δ ικ α σ ίες α π εικ ό ν ισ η ς σ υ ν α λλα γώ ν με τρ ά π ε ζ ες (λογα ρ ια σ μο ί καταθέσεω ν) το μηχανογραφικό σύστημα ενημερώνεται με τις καταθέσεις και τις αναλήψεις από τους τραπεζικούς λογαριασμούς Παρακολουθούνται τα υπόλοιπα των λογαριασμών τραπεζών και γίνεται συμφωνία με τα χρηματικά διαθέσιμα που έχει ο Δήμος Παρακολουθούνται οι χρεωστικοί τόκοι και τα έξοδα τραπέζης με λογιστική τακτοποίηση Δ ια δ ικα σ ίες α π εικ ό ν ισ η ς σ υ να λλα γώ ν με τρ ά π ε ζ ες (δάνεια) Υπάρχει υπεύθυνος παρακολούθησης δανείων Παρακολουθούνται ξεχωριστά στο προϋπολογισμό οι τόκοι από το κεφάλαιο Ελέγχεται η τήρηση των όρων του δανείου από τον υπεύθυνο Ενημερώνεται μηνιαία ο διευθυντής ΟΥ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ΥΠΑΡΧΕΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΕΙ Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΧΡΗΣΤΕΣ Υπάρχουν χρήστες Είναι γνώστες χρήσης υπολογιστών, εάν ναι πόσοι Είναι γνώστες του προγράμματος, εάν ναι πόσοι ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Το μηχανογραφικό σύστημα έχει την δυνατότητα να συγκεντρώνει ξεχωριστά τα τιμολόγια που πληρώθηκαν μέσω της παγίας Το μηχανογραφικό σύστημα έχει την δυνατότητα να συγκεντρώνει ξεχωριστά τα τιμολόγια που πληρώθηκαν μέσω του συγκεκριμένου εντάλματος προπληρωμής Καταχωρούνται οι καταθέσεις στην τράπεζα Καταχωρούνται οι πληρωμές που γίνονται μέσω τραπέζης στο σύστημα Πνεται μηχανογραφικά η έκδοση του παραστατικού είσπραξης και η ενημέρωση της καρτέλλας του οφειλέτη Εκδίδετε επιταγές Καταχωρείτε και παρακολουθείτε από το σύστημα τις εκδιδόμενες επιταγές ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ Γενικότερ η δ ια δ ικ α σ ία π ρ α γ μ α το π ο ίη σ η ς π ρ ο μ ή θ εια ς (ΕΑΔ-εκκαθάριση εντα λμα τοπ οίησ η) Πριν τη προμήθεια ενεργείται ΕΑΔ Την ΕΑΔ εκδίδει η διεύθυνση στην οποία υπάγεται το γραφείο Η ΕΑΔ επικυρώνεται από την οικονομική διεύθυνση Με την έκδοση της ΕΑΔ ελέγχεται η νομιμότητα της δαπάνης Με την έκδοση της ΕΑΔ ελέγχεται η ύπαρξη της πίστωσης

138 ΓΕΝΙΚΑ Καταχωρείται η ΕΑΔ στο βιβλίο αναλαμβανημένων υποχρεώσεων Το λογιστήριο ελέγχει κατά την εκκαθάριση την ενδεχόμενη παραγραφή της υποχρέωσης πληρωμής Με την έκδοση του ΧΕ καταχωρείται στο ημερολόγιο εκδιδομένων ΧΕ Με την έκδοση του ΧΕ ενημερώνεται το καθολικό εξόδων Δ ιαδικασίες παραγγελίας ΠΓτίρσττπηπννΓλίπΓ Υπάρχει διαδικασία διαπίστωσης ανάγκης παραγγελίας υλικού Ο προϊστάμενος της υπηρεσίας έχει την ευθύνη παραγγελίας του υλικού Γίνεται έλεγχος διαθέσιμης πίστωσης από τον υπεύθυνο Η προμήθεια του αγαθού πραγματοποιείται από την υπηρεσία προμηθειών ή το δικαίωμα προμηθειών το έχει ο καθένας μέσα στο Δήμο. Ενημερώνεται η αποθήκη (αποθηκάριος) για την αναμενόμενη παραγγελία. ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ΥΠΑΡΧΕΙ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΕΙ Η ΕΦΑΡΜΟΓΉ ΝΑΙ ΟΧΙ Μ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ίί ΧΡΗΣΤΕΣ Υπάρχουν. - χ. χρήστες \Γ "7Γ εκ,χο Είναι γνώστες χρήσης υπολογιστών, εάν ναι πόσοι Είναι γνώστες του προγράμματος, εάν ναι πόσοι ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Κάνετε συμφωνία καρτελλών προμηθευτών Το σύστημα κατά την καταχώριση της ΕΑΔ παρέχει προστασία από υπέρβαση της πίστωσης ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΟΡΓΑΝΩΣΗ μισθοδοσία Υπάρχει τμήμα ή γραφείο μισθοδοσίας Εκδίδονται εντάλματα μισθοδοσίας ανά υπηρεσία Εκδίδονται εντάλματα μισθοδοσίας ενιαία για όλες τις υπηρεσίες Οι πληρωμές γίνονται μέσω τραπέζης Οι κρατήσεις γίνονται στην εκκαθάριση του μήνα Οι κρατήσεις γίνονται σε κάθε 15ήμερο Οι υπερωρίες και οι λοιπές έκτακτες παροχές εκδίδονται ανά 3μηνο κάι μέσα στον επόμενο μήνα που ακολουθεί Υποβάλλονται συγκεντρωτικές καταστάσεις ΦΜΥ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ Η μισθοδοσία εκδίδεται από εξωτερικό συνεργάτη ΥΠΑΡΧΕΙ ΕΦΑΡΜΟΓΉ (ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ) ΛΕΙΤΟΥΡΓΕΙ Η ΕΦΑΡΜΟΓΉ Εκδίδονται εντάλματα μισθοδοσίας μηχανογραφικά ΧΡΗΣΤΕΣ Υπάρχουν...'X... χρήστες Είναι γνώστες χρήσης υπολογιστών, εάν ναι πόσοι Είναι γνώστες του προγράμματος, εάν ναι πόσοι ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Εάν οι πληρωμές γίνονται μέσω τραπέζης, ενημερώνεται το σύστημα ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΓΕΝΙΚΑ Υπάρχει διεύθυνση μηχανογράφησης Υπάρχει τμήμα μηχανογράφησης Υπάρχει υπεύθυνος μηχανογοάφησης Υπάρχει εφαρμογή ( ποια είναι) Η εφαρμογή είναι συμβατή με τις νέεσ προδιαγραφές ν' Δ Γ Μα«' Ί ~~ ΓΓ~ στ* ΑίυιΤ'Λ ΝΟΜΙΚΟ ΤΜΗΜΑ Παρακολούθηση υποχρεώ σεω ν και α π αιτήσεω ν που δημιουργούνται από νομικές διαδικασίες Κοινοποιούνται από το δικαστικό αποφάσεις που επηρεάζουν τη περιουσία του Δήμου Οι αποφάσεις αυτές εξετάζονται από την οικονομική διεύθυνση Εγγράφονται λογιστικά οι υποχρεώσεις ή οι απαιτήσεις αυτές ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΠΑΓΙΩΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Παρακολούθηση μεταβολών π εριουσίας-μητρώ ο παγίων Ελέγχονται οι μεταβολές που προκύπτουν από προσκυρώσεις ή έσοδα από πώληση χώρων Υπάρχει υπεύθυνος παρακολούθησης περιουσίας Ο υπεύθυνος περιουσίας έχει και τη λογιστική ευθύνη παρακολούθησης της περιουσίας Τηρείται βιβλίο περιουσίας Δ ιαδικασίες καταστροφής παγίων-οπποθεμάτων Ορίζεται επιτροπή καταστροφής υλικού από το ΔΣ Καταγράφονται τα είδη προς καταστροφή σε κατάσταση ώστε να τίθενται προς έλεγχο από την επιτροπή καταστροφής ν' Λ'. 5 ^1 ^ / Υ / ~Γ ~\7 ν/ υ;. τχ- ί'ρ, Ρε,οκώΒ ηπγ.{τ^ 1/ γτ'ΐ'-μ-1 *-1*-'; ',,ά-'

139 ΓΕΝΙΚΑ ΝΑΙ ΟΧΙ Μ Π ΑΡ ΑΤΗ ΡΗ ΣΕΙΣ Ενημερώνεται το λογιστήριο με κοινοποίηση του πρωτοκόλλου καταστροφής Παρακολούθηση είσπραξης επ ιχορήγησης για κατασκευή παγίου Εάν παρακολουθείται το ποσοστό επιχορήγησης του παγίου ν / Εγγράφονται οι μο«!)0«ς'ηλν\!λεγβΐ>!ΐ^(τώ^ Υπάρχει σχετι>«χλ ώ<<*βς_ι«!βρ<ρλθάβηση^-ερ><ίμ8@ρρίτιήββων Το ΔΣ παίρνει απόφαση κατανομής των επιχορηγήσεων (πχ ΣΑΤΑ). /.*Γ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ΥΠΑΡΧΕΙ ΤΟ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΕΙ Τηρείται μητρ'ύίβπταγίων ΧΡΗΣΤΕΣ Υπάρχει υπεύθυνος περιουσίας / Είναι γνώστης του υπολογιστή ν ' Είναι γνώστης του προγράμματος ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Κατά την καταχώριση παγίων αγαθών, ενημερώνεται το μητρώο παγίων και εισάγεται ο σχετικός αριθμός μητρώου Οι βελτιώσεις-επεκτάσεις καταχωρούνται στο μητρώο παγίων και στον ίδιο κωδικό του παγίου (όταν αφορούν το ίδιο πάγιο) λ / Εάν το πάγιο είναι επιχορηγούμενο, καταχωρείται το ποσοστό της επιχορήγησης στο μητρώο παγίων ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ΕΡΓΩΝ Τ ρ γ π " ί Υ* ** 8*ΜΡ' ι* **ιρμ>*,<**#* <ΜΗΜΙΒ!»ΜΗ**Β.. Η Μ Η Μ Η Μ Ι Το τεχνικό πρόγραμμα του Δήμου συντάσσεται στην ολότητά του πριν τη ψήφιση του προϋπολογισμού (πχην των έργων που δεν είναι δυνατόν να προβλέπονται από το τεχνικό πρόγραμμα) Το τεχνικό πρόγραμμα εντάσσεται ολόκληρο στο προϋπολογισμό Πριν την εκτέλεση του έργου εκδίδεται ΕΑΔ \ / Την ΕΑΔ εκδίδει η τεχνική διεύθυνση στην οποία υπάγεται το γραφείο Υπάρχει συνεργασία με την Τ.Υ. για παρακολούθηση εκτέλεσης των έργων \ / Κοινοποιείται αντίγραφο του λογαριασμού των εργολάβων στην Ο.Υ. Ελέγχεται η τιμολόγηση του λογαριασμού από το λογιστήριο ν ' Για τη παρακολούθηση ολοκλήρωσης του έργου Κοινοποιείται το πρωτόκολλο παραλαβής στο λογιστήριο \ / Στο τέλος της χρήσης ελέγχεται η τιμολόγηση των λογαριασμών των εργολάβων \ / Πραγματοποιούνται έργα με αυτεπιστασία -τ.../ > λ ιγ Ο ιίτ^ν ν Παρακολουθούνται σε ειδικό ΚΑΔ τα υλικά που αγοράζονται για έργα με αυτεπιστασία Παρακολουθούνται σε ειδικό ΚΑΔ τα κόστη εργασίας που διατέθηκαν για το έργο όταν αυτό εκτελείται με αυτεπιστασία ν / Εμφανίζονται τα συνεχιζόμενα έργα ξεχωριστά στο προϋπολογισμό Υπάρχει μητρώο έργων. Εάν το πάγιο είναι επιχορηγούμενο υπάρχει ενημέρωση στο λογιστήριο για το ποσοστό επιχορήγησης \ / Διαχωρίζονται οι βελτιώσεις-επεκτάσεις από τις συντηρήσεις-επισκευές \ / ίά f-ύ-υυ (ffjio Λν i CPOJ ΣΥΜΜΕΤΟΧΕΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Παρακολούθηση συμμετοχώ ν και τω ν μεταβολώ ν τους Έχουν καταγραφεί οι συμμετοχές του Δήμου σε επιχειρήσεις \ / Λαμβάνονται κάθε χρόνο οι πρόσφατοι ισολογισμοί των επιχειρήσεων στις οποίες συμμετέχει ο Δήμος ν / λ / Καταγράφονται οι μεταβολές που παρουσιάςονται από έτος σε έτος Υπάρχει υπεύθυνος παρακολούθησης συμμετοχών (πχ ο υπεύθυνος περιουσίας) χ / Ελέγχονται οι αυξήσεις που δίδονται για το Μ.Κ. των επιχειρήσεων ν/ ν ' ν / στοιχεία συυιιετέχοντος (εοωτπθέντος) αττό το Δπυο ημερομηνία: Ο Ν Ο Μ Α Τ Ε Π Ω Ν Υ Μ Ο...^ τηλ.. i2 s A \ 5» 2 2 > A &. k ^ \Π ^ \ ΟΝΟΜΑ ΣΥΝΤΑΚΤΗ

140 1 4 /0 9 / : B9 IL.I r\uaufjului, n 4ici lumkr]^ MUTooioiKnari^ SHQIÜlüi! AfiQfiXiAStUÜA DHMÜS MES3L0GIQUG PAGE ü A i..a^.ya.fn t-^r> -r<h

141 1 4 /0 9 / : Ô9 DHMOS MESOLOGIÜUe PAGE 04 '. " A f. ΓΕΝΙΚΑ ΝΑΙ ό χ Γ Μ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ m» ΔιΑΧΕίΡϊί " Είναι μη»)1 1γραφημέυοι όλοι οι κατάλογοι Υττάρχοο/ ι ταιτήοκις από δημότες εκτός μηχανογράφησης (οι χειρόγραφες καΐύστάαρ Εάν «Ιναι μ ονογραφημέναι όλοι οι κατάλογοι, το ύψος των απαιτήσεων που ΓΓΤ<ΐνθβ ί, νονται συμφωνεί με τα αναλυτικό υπόλοιπα των οφειλετών Ο X > X Ενημιρώγι ι τα σύστημα μι τις διαγραφές των εσόδων και τις παραγραφές X Δ) ΤΜΗΜΑ.Κ «1 ΟΡΓΑΝΓ,Ιί ΙΙΤΗΡΙΟΥ 4 ' 1 11 Έχειπρο ι Τα Α(?γ>ιστ ι> Τα λαγισιι» Τα λογκπμ ρθετ στο δήμο λογιστής μ7άω ΑΣΕΓΪ ίιβλία τηρούνται από το λογιστή του δήμου. }ιβλία τηρούνται από εξωτερικό συνεργάτη Ιιβλία τηρούνται και οπό τους δύο X X ; ΠαγΙα πεις Ορίζεται ( ι Τα τιμολόμ Τα εντάλμι Τα εντάλμίτ τπς παγια ; Στο τέλος Η 2) Έ κδοσηλ Ορίζεται ο ί ΚοινοττοιεΙτ Το καεισιυο είσπραξης ΛβγίΟτικίι; 3) κλπ. ιταβολή χειριστής με απόφαση του ΔΓ ιποβάλλονται μέχρι 15 του επόμενου μήνα στο λογιστήριο προμηθειών μέσω της παγίας «δίδονται στο όνομα του προμηθευτή προμηθειών μέσω της ττσγίας «δίδονται στο όνομα του διαχειριστή χρηοης επιστρίφετοι η παγία με την έκδοση βιπλ. Είσπραξης Αματος προπληρωμής ςειρισιής με απόφοση του ΔΣ 1 οποφαση του ΔΣ έγκαιρο στο λογιστήριο ιν ενταλμάτων προπληρωμής γίνεται με την έκδοση διπλοτύπου κτοποιήβιις από εισπράξεις δημοπκών τελών μέσω ΔΕΗ-ΤΠΔ X X * Γ X X X X Μι* «*»» ττραγματοτ ΔΕΗ, ΤΠΔι: *} Παρακαλώ Εξετάζατσι ;ρ ΐΓρομηθαυί ' Υπάρχει φ ι. ύνται λογιστικές τακτοποιήσεις για τα ποσά που «ισπράττονται υέσω περίπτωση που παρακρατούντσι προμήθειες, έξοδα, δάνεια κλπ. ιση υποχρεώσεων και παραγραφής αυτών έχει παρέλβει ο χρόνος μετά τον οποίο ο Δήμος παύει να οφείλει σε σς (ορχείό) παρακολούθησης των πορογραφεισών υποχρεώσεων X X 5) ΠαρακολεΙ: Δημιουργού Δημιουργεί ιπτηρ σια Δημιουργοί! β) ΕιτιχορηγΙ, ΕΛ^γχετςη η; ποσού της»; Οι αποφάα: ΕΚνχετσι ιϋ σνγιατο.χ«ς;ι Για τις επιχίι Για τις επιχμ η Απόφαση Οι αποφάοί.ι p) ΜΗΧΑΝΟΓ! α) ΥΠΑΡΧΕΙ (ί< P) λ ε ιτ ο υ ρ π : Y) ΧΡΗΣΤΕΣ Υττά"1-, Είναι γνώσιι Είναι γνώσιι 8) ΔΙΑΧΕΙΡΣΙ: Τα εκ&οόμ (X Εκδίδοντα: ιι Ακυρώνοντιι E) ΤΜΗΜΑ Τέίϊ a) ΟΡΓΑΝΠΙίΙ 1 ) Διαδικασία; Η πυμιακή ιί παράδοσης, Ελεγχετα η: Οι πληρωμή Οι πληρωμ;( Οι πληρωμι! ση προ λίψεων ιι προβλέψεις επισφαλών απαιτήσεων Χ ~ ιι προβλέψεις για αποζημιώσεις προσωπικού λόγω εξόδου απά την X :ι άλλες προβλέψεις (ποιες) X, σε ΝΠΔΔ ταυ Δήμου μος της επιχορήγησης που δδίδεται σε ΝΠΔΔ να μην υπολείπεται του ταπκής πράξης του ΝΠΔΔ ου ΔΣ κοινοποιούνται έγκαιρα (εντός του μηνός) στο λογιστήριο X ίόθηκαν οι υποχρεωτικές επιχορηγήσεις, οι οποίες καλύπτονται με ι πικές επιχορηγήσεις X γήσεις ΝΠ σε είδος λαμβάνονται αποφάσεις οργάνων διοίκησης,ήσεις ΝΠ σε είδος ενημερώνεται το λογιστήριο ΔΣ για οποζημίωοη λόγω απαλλοτρίωσης ια αποζημιώσεις κοινοποιούνται έγκαιρα στο λογιστήριο * >ΗΙΗ ΡΜΟΓΗ ΕΦΑΡΜΟΓΉ...χρήοτες ;ρήσης μπολογιστών, εάν ναι πόσοι ου προγράμματος, εάν ναι πόσοι στοιχεία (εντάλματα κλ.π.) έχουν συνεχόμενη αρίθμηση Οωτικά στοιχεία σε περίπτωση λάθους άνω στο στέλεχος τα στοιχεία σε περίπτωση λάθους ΙΑΚΗΙ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ (πρωρών εσία με τη παραλαβή του εντάλματος υπογράφει στο βιβλίο αλμάτων του λογιστηρίου ιμάτητα κοι η κανονικότητα της δαπάνης που ενταλματοποιειται < υν προμηθευτών γίνονται μέσω τραπέζης υν προμηθευτών γίνονται οπό το ταμείο υ προαωπιχού γίνονται μέσω τραπέζης X X X X X X > Γ 2

142 1 4 /0 9 / : DHMOS MESOLQGIÜUQ Pi Α). Με τη ττλη ). Με τη πλημ Με πη πλημ 2) Διαχείριση Οι κροτήση ένταλμα αττ Υπάρχει utf Ποροκολοιϋ κλπ.) Υπάρχει μ Υποβάλλοη ι Καταχωρο ϊ Το-σύστημα, 3) ΔιαδικασΙ. Οι εισπρόί}: Οι εισπράίΐγ 0 ταμίας ε)ϊ : Πραγματοιγι ι 4) Υπάρχει υ'ρ. ώνος παρακολούθησης των εσόδων αιτιών 5) Είσπραξη 1 Η επιχορη' r Οι επιχορπ! με ανβμόρ ι. 6) Διευκολύνω Ακολουάεί μ 7) ΓΕΝΙΚΑ Οταν κατ:.;(, ιείτσι η πληρωμή ενημερώνεται το σύστημα με τον tpôrro που έγινε η πληρωμή ρητώς-μεσω τραπεξης κλπ) Γίνεται μερι ευταλματοποί.ηοη ta τιαρών Γνεται μειίι εξόφληση των ενταλμάτων Ιτο τέλος τ ημέρας γίνεται λογιστική συμφωνώ των πληρωμών Η δ<ο&ικασ ί ι, νεται με απόφοοη του προϊσταμένου της ταμειακής υπηρεσίας μέχρι το ύψος τη : αίτησης που ορίζετοι οπό τπ νομοβεσία Γιατοεπιπμ. ; ποσό η απόφαση λομβάνεται από το ΔΣ Ελέγχεσαι ύι κά (και πότε) η πορεία των εισπράξεων από πς διευκολύνσεις ΔιαδικασΙ.μ πεκδνισης συναλλαγών με τράπεζες (λογαριασμοί κοταβέσεΐι" το μηχανομ: ιικό σύστημα ενημερώνεται με τις καταθέσεις και τις αναλήψεις οττό τους τραττιι;. ύς λογαριασμούς Παρακολοιιί ντο. τα υπόλοιπα των λογαριασμών τραπεζών και γίνεται συμφωνία μετά χρημμ 5 6ια6έθιμα που έχει ο Δήμος ΠαρακολσιιΕ νται οι χρεωστικοί τόκοι και τα έξοδα τρρπέζης με λογιστική τακτοποίηο1 8} Διαδικασίιη Υπάρχει υτ ι ΠαρακολομΕ Ελέγχεται η Ενημερώνιμ Ρ> MHXANOrlï α) ΥΠΑΡΧΕΙ lj< Ρ) ΛΕΙΤΟΥΡΓΙ; ) ΧΡΗΣΤΕΣ Υπάρχουν,. Είνοι γνώσΐι Είναι γνώση ΔΙΑΧΕΙΡΙΖ'Ϊ ^!!ΊΧΓ,''η'<ί τιμολόγια τι*3 Το μηχανοη τιμολόγια πη Καταχωροιη Κρταχωρομι Γίνεται μηχϋ' καρτέλλσς ic Εκδίδετε ετ(ι Καταχωρεί']! ΤΜΗΜΑ Π Η Π ) ο) ΟΡΓΑΝΟΐίί Γενικότερη 1) ενταλματοιι Πριν τη πριη Την ΕΑΔ ίκ ΐ Η ΕΑΔ επική Mc την Εκδ.;< Με την έκόμί ή ενημερώνεται το βιβλίο «καθημερινά» ή ενημερώνεται το καϋολικά εξόδων (ταμείου) ή ενημερώνεται το βιβλίο τρεχούμενων ιατήσεων αρακολουβουνται προοπολαγιατικά (με γραμμάτιο είσπραξης κοι όσης κρατήσεων) ώνος τταρακολούϋηαης κρατήσεων στο ταμείο" jvtoi κρατήσεις μη σαφαλιστικές-μη φορολογίας (δάνεια-αύλλογος" ίος έλεγχος απόδοση; και υπολοίπων κρατήσεων συγκεντρωτικές καταστάσες (ΦΜΥ) ιι οι αποδόσεις των κρατήσεων στο σύστημα έγχει την απόδοση ίων κρατήσεων ιρττρόξεων τραγματοποιούντοι μέσω εισπρακτόρων ες αποδίδουν τις εισπράξεις τους καθημερινά ti γραμμάτιο είσπραξης στο σύνολο των εισπράξεων μέσω τραπεζών Η <0ρήνπ<7Πς I nou εισπράττεται αναφέρεται συνήθως στο προϋπολογισμό εις ττου δεν ανοφέρονται στο προϋπολογισμό εγγρόφονται αυέσως η οφειλετών )μος τη διαδικοοίο δευκάλυνσης ruv οφειλετών του πεικόνκτης συναλλαγών με τράπεζες (δάνεια) υνος παρακολούθησης δανείων ντα: ξεχωριοτά στο προϋπολογισμό οι τάκοι από το κεφάλαιο ιηοη των όρων του δανείου οπό τον υπεύθυνο υηνιαία ο 6ιευ6υντής ÛY DHIH ΡΜΟΓΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗ χρηστή (ρήσης υπολογιστών, εόν ναι πόσοι ου προγράμματος, εάν ναι πόσοι >trό σύστημα έχει την όΐ'νστλτητσ νσ τληρώβηκον μέσω της πργίας " 'γκίντργ νίΐ ξεχωρκί.ά τυ ιικό σύστημα έχει την δυνατότητα να συγκεντρώνει ξεχωριστά το ιληρώβηκαυ μέοω του συγκεκριμένου εντάλματος προπληρωμής ' οι καταθέσεις στην τράπεζα οι πληρωμές που γίνοντοι μέσω τραπεζης στο σύστημα ιραφικά η έκδοση του παρασταπκού είσπραξης και η ενημέρωση της χφειλέιη ές ιι παρακολουθείτε οπό το σύοτημο τις εκ&δόμενε; επιταγές ΙΗΘΕΙΠΝ ιϊικοσία πραγμοτοποίησης προμήθειας (ΕΑΔ ε*κοβόρισπ HÜL ιεκτ ενεργείτοι ΕΑΔ :ι η διεύθυνση στην οποίο υπάγεται το γραφεία ινετοι από την οικονομική 5gj8jvaq της ΕΑΔ ελέγχεται η νομιμότητα της δαπάνης της ΕΑΔ ελέγχεται η ύπαρξη π κ πίστωσης

143 *L K 1 4 /0 9 / : DHMOS MESGLQGIÜUG PAGE 05 i l _ξ! i l _Ü ΧΡΗΣΤΕΣ' Υπάρχουν. Eh/αι yvtbcir Είναι γνώε τ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ i l Κάνετε au ( Το αύστημμ πίστωσης 1) -11 i l i l i l El L ΓΕΝΙΚΑ Καταχω ιι' To Αογιστί uno Ml a Èai! την tu in Με njv έκ Ím ΔιαΒικύοι ill Υπάρχει i ji rpoi'ott [ Γίνειαι έλ< προμήθί'ί ή το_5kok!j Ενήμερων]: MHXANOÎ' ΥΠΑΡΧΕΙ tí AEITOYPlij ο ρ γ α ν ω ι: μισθοί οσ : Υπάρχει η, ^ ΕκδΙΒοντοα E kshovycyi. Οι πληρωμ'ιί Οι κραΐήαι{< Οι κροτήσε'-ι Οι νπερωρίε επόμενο μιη Υποβάλλαιίτ ΜΗΧΛΝΟΓ'Ι» Η μιαθοδοηί ΥΠΑΡΧΕΙ '< ΛΕΙΤΟΥΡΓΕ ΕκδΙδονται]: xphstst" Υπάρχουν.. Είναι γνώσιι Eivci γνώοιί ΔΙΑΧΕΙΡιΣίΐΙ... 1«Εάν QijrAQijl ΤΜΗΜ ν Milt. ΟΡΓΑΝΩΙ il ΓΕΝΙΚΑ Υπάρχει διιίί Υπάρχει τ; i j Υπάρχει υπρ Υπάρχει to il Η Εφαρμογή αι συμβοτή με τις νέεα προόιαγρσφές i l ΝΟΜΙΚΟ T ί : ΛΑ Παρακολουϊ jri uttoxpcúhh íuv και ατταιτήσίων τταυ δημιουρνοιίντα«αηό j j w pw t. Suit ; ασιΐς κοινοποιούν από το δικασπκό αποφάσεις που επηρεάζουν τη περιουσία του Δήμου Οι αττοφάοιπ ντές εξετάζονται από την οικονομική διεύθυνση -s Εγγράφοντιιι γιστικά οι υποχρεώσεις ή οι απαιτήσεις αΰτίς ζχ ΥΠΟΙΥΙΤΗΪ ΠΑΓΙΩΝ _2l ΟΡΓΑΝΩΣΗ 1) Παρακολοιίί τη μεταβολών ττεριουοίος-μητρώο παγίων Ελέγχονται >, -τοβολές που προκύπτουν από προσκυρώσεις ή έσοδα απά X 2) Πώληση χώ ί Υπαρχοι μττι.ι Ο υπεύθυνα; περιοιισίας _ Τηρείται βιβ? Διαδικασίες Ορίζεται tnitj Καταγράφο π έμγχοαπο ί ΝΑ! ΟΧΙ Μ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ η ΕΑΔ στο βιβλίο αναλαμβανομένων υποχρεώσεων k ελέγχει κατά την εκκαθάριση την ενδεχόμενη παραγραφή της Πλπρωμβ _ X τ του ΧΕ καταχωρείται στο ημερολόγιο εκδιδομένων ΧΕ k 1 του ΧΕ ενημερώνεται το καθολικό εξόδων ν ταραννελίας cama διαπίστωσης ανάγκης παραγγελίας υλικού X ας της υπηρεσίας έχει την ευθύνη παραγγελίας του υλικού e ; διαθέσιμης πίστωσης από τον υπεύθυνα ~ Χ ~ συ αγαθού πραγματοποιείται από την υπηρεσία προμηθειών προμηθειών το έχει ο καθένας μέσα στο Λήρο. η αποθήκη (αποθηκάριος) για την αναμενόμενη παραγγελία. Χ Γ ΦΗΙΗ έρμογη X ΗΕΦΑΡΜΟΓΗ...χρήστες χρηαης υπολογιστών, εάν ναι πόσοι IL - L í H i x í k. του προγράμματος, εάν ναι πόσοι via καρτελλών προμηθευτών τά την καταχώριση της ΕΑΔ παρέχει προστασία απά υπέρβαση της ή γραφείο μισθοδοσίας ϊλματα μισθοδοσίας ανά υπηρεσία ίλματα μισθοδοσίας ενιαία για άλες πς υπηρεσίες >< ίνονται μέσω τραπέζης χ νονται στην εκκαόάριση του μήνα χ νονται σε κάθε 15ήμερο οι αι λοιπές έκτακτες παροχές εκδίδανιαι ανά μηνά και μέσα ατον you ακολουθεί X συγκεντρωτικές καταστάσεις ΦΜΥ ΡΗΣΗ κδίδεται από εξωτερικό συνεργάτη ΡΜΟΓΗ (ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ) ΕΦΑΡΜΟΓΗ ιλμστα μισθοδοσίας μηχανογραφικό... /ρήστες g 1 ;ρήσης υπολογιστών, εάν ναι πόσοι ου προγράμματος, εάν ναι πόσοι g i c f H m i ίς γίνονται μέσω τραπέζης, ενημερώνεται τα σύστημα ΝΟΓΡΑΦΗΣΗΙ νση μηχανογράφησης k. μηχονονράφησης X./νος μοχανογράίρησγ^ X αγή ( ποια είναι) ιγος παρακολούθησης περιουσίας εριοιιοίας έχει και τη λογιστική ευθύνη παρακολούθησης της τ^ριουοκις χ X k χ X X X X X ταστροφής τταγίυυν-αποθεμάτων τή καταστροφής uaik.au από το ΔΣ τα είδη πρας καταοτραφή οε κατάσταση ώστε να τίθενται προς επιτροπή καταστροφής X 1 X χ χ X

144 1 4 /0 9 / : DHMOS MESÜLOGIOUG PAGE 06 JL 3) W Jl m USL 0) t>«r ΓΕΝΙΚΑ H- νημερωνι Παρακοή: Εάν παρ< > Εγγραφο ji ΥττάρχΕί ι: Το ΑΧ ΙΤΟ MHXANCT ΥΠΑΡΧΕΙ λ ε ιτ ο 'ϋ?!' ΧΡΗΣΤΕΣ Είναι γνώ.ί!. Elvci γνώ; ΔΙΑΧΕίΡΙΙί πσάγ[ται ι) ΟΓβελτιώσϊ του ττογίρι. Εάν το ττάΐ'ΐ J1,ΈΡΥ ^TewnWiI του ττρούτ!: αττά το τεχ',ι Τα τεχνική Πριν την τι ι Τήν ΕΑΔ 2 Υπάρχειι σ Κοινοποιεί Ελέγχεται ι Γιο τι* τταρ ΠορακολοιιΕ αυτεπισταειέ ντα- oc αβικφ ΚΑΑ τα κόσιη ίργασισς που ΟκνιίΒηκαν για το έργο όταν αυτό ιι«: νί*τςι pc cutenimaoiq 3 συνεχιζόμενα έργα ξεχωριστά εηο προΰπολογισμο X κ Υπάρχει μτ[γ : ο έργων. Εάν το τταγ!< ναι επιχορηγούμενο υπάρχει ενημέρωση στο λογιστήριο για το! Ρήϊηαηί X τι βελτιώσεις-επίκτόσεις από τις συντηρήσεις-επιοκευές χ ΙΥΜΜΕΤΟίί ΟΡΓΑΝΩΙΙΙ Παρακολοιτ ϊη συμμετοχών και των μεταβολών τους Έχουν ϋοτ( ν φεί οι συμμετοχές του Δήμου σε επιχειρήσεις Λαμβάνοντ'ιι ίθε χρόνο οι πρόσφατοι ισολογισμοί των επιχειρήσεων σπς οποίες Γ " συμμετέχει I line«... X *αταγράφα ( Υπάρχει unit. οι μεταβολές που παρουσιάζονται απά έτος οε έτο^ υνος παρακολούθησης συμμετοχών (πχ ο υπεύθυνος περιουσίας) X X Ελέγχονται CTToixcig <μ ΟΝΟΜΑΤ! ι το λογιστήριο με κοινοποίηση tou πρωτόκολλου καταστροφής ΝΑΙ ΟΧΙ Μ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ Ο - Χ Γ Τ non «Ισττρβξης επιχορήγησης γιο κατασκευή παγίου Χ ~ θυθεί τα ι το ποοοστό επιχορήγησης του πάγιου οι μειώσεις των λογαριασμών των επιχορηγήσεων X ικός φάκελος παρακολούθησης των επιχορηγήσεων X ι απόφαση κατανομής των επιχορηγήσεων (πχ LATA) έοηιη X ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ ώο παγίων θπνος περιουσίας του υπολογιστή του προγράμματος χώρισή παγίων αγαθών, ενημερώνεται το μητρώο παγίων και ετικός αριθμός μητρώου επεκτάσεις καταχωρούντσι στο μητρώο παγίων και στον Ιδιο κωδικό αν αφορούν το ίδιο πάγιο) (ναι επιχορηγούμενο, κατσχωρείται το ποσοστό της επιχορήγησης αγίων ί ΒΡΓΟΝ γίσμοεί (τίχην τών έργων που ϊκνείνοι δυνατόν w πράβλϊττο νται πρόγραμμα) ιγραμμο εντάσσεται ολόκληρο στο προϋπολογισμό 1:ση ταυ έργου ικβίβεται ΕΑΔ X t η τεχνική διεύθυνση στην οπαία υπάγεται το γραφείο 7C γασία με την Τ,Υ. για παρακολούθηση εκτέλεσης των έργων X ντίγραφο του λογαριασμού των εργολάβων στην Ο.Υ. χ ολόγηση του λογαριασμού από το λογιστήριο ><, ιούθηση ολοκλήρωσης του έργου κοινοποιείται το πρωτόκολλο ) λογιστήριο X ρήσης ελέγχεται η τιμολόγηση των λογαριασμών των εργολάβων X : ύνται έργα με αυτεπιστασία X νται σε οδικό ΚΑΔ τα υλικά που αγοράζονται y«j έργα με X υζήσεις που δίδονται για το Μ.κ. των επιχειρήσεων μετέγοντος (εοιωτηθέντρςί αττά ΐά_Δήμρ JNYMO L τηλ... 5, ΓΓ... 7λ. u). I r..,.. χ χ χ X X X X X X 1 '" ϋιίμ ity r.-.arj' [ A A. * ' -'-ι '3 ^ ,