Οργάνωςθ και Διοίκθςθ Εργοταξίου Σμιμα Πολιτικϊν Δομικϊν Ζργων Παράρτθμα Σρικάλων ΣΕΙ Λάριςασ ΕΙΑΓΩΓΗ ςτο PROJECT MANAGEMENT

Transcript

1 Ειςαγωγι ςτο Project Magament Σε αυτό το ςθμείο είναι απαραίτθτο να γίνει θ παρουςίαςθ των βαςικών χαρακτθριςτικών, ιδιοκτιτων, πλεονεκτθμάτων και αρχών λειτουργίασ των δικτυωτών διαγραμμάτων. Επίςθσ κα παρουςιαςτοφν οι οριςμοί των βαςικών χρονικών μεγεκών των δραςτθριοτιτων και των διαγραμμάτων. Η ςωςτι κατανόθςθ των ςυγκεκριμζνων μεγεκών είναι θ αρχι για τον ςωςτό ςχεδιαςμό και τθν αποκομιδι των κετικών αποτελεςμάτων δθμιουργίασ και κατανόθςθσ ενόσ δικτυωτοφ διαγράμματοσ. 1. Κοινά χαρακτθριςτικά ζργων Αντικειμενικόσ ςκοπόσ Κφκλοσ ηωισ (αρχι, μζςθ, τζλοσ) Επιμζρουσ δραςτθριότθτεσ ι αποςτολζσ (tasks). Ποιεσ είναι, ςειρά προτεραιότθτασ, ςυςχζτιςθ αποςτολϊν, ποιοι τισ πραγματοποιοφν Μοναδικότθτα (uniqueness π.χ. τεχνικά ζργα) Ανταγωνιςμόσ (conflict) Διακζςιμοι πόροι (ανκρϊπινο δυναμικό, κεφάλαια, υποδομι κλπ) Χρονικόσ ορίηοντασ (χρονικι ςτιγμι ζναρξθσ και λιξθσ) τοχαςτικότθτα (π.χ. διάρκειεσ δραςτθριοτιτων) Τπεφκυνοσ διαχείριςθσ ζργου Ομάδα εκτζλεςθσ του ζργου 2. Σχεδίαςθ, Προγραμματιςμόσ και Ζλεγχοσ Σεκμθρίωςθ τθσ πρόταςθσ υλοποίθςθσ ζργου Εκτεταμζνο ςχζδιο δράςθσ και μεκοδολογίασ υλοποίθςθσ του ζργου Κατάρτιςθ προγράμματοσ με τθ χριςθ εργαλείων αναπαράςταςθσ Ζλεγχοσ και παρακολοφκθςθ του ζργου με ςυνεχι ςφγκριςθ του ςχεδίου με τθν πραγματικότθτα Διαχείριςθ - Διοίκθςθ ζργου: Ιςορροπία ανάμεςα ςτο εφροσ των ςτόχων του ζργου, ςτουσ διακζςιμουσ πόρουσ, ςτο χρόνο, ςτθν απαιτοφμενθ ποιότθτα και τισ προδιαγραφζσ, ςτο κόςτοσ και τθ ςτοχαςτικότθτα (κίνδυνο). 3. Σχεδιαςμόσ, προγραμματιςμόσ και ζλεγχοσ του ζργου Ο χεδιαςμόσ ενςωματϊνει ενζργειεσ που ςτοχεφουν ςτον: κακοριςμό των δραςτθριοτιτων, των ομάδων που κα τισ πραγματοποιιςουν τθ ςειρά προτεραιότθτασ με τθν οποία οι δραςτθριότθτεσ κα ολοκλθρωκοφν. Ο Προγραμματιςμόσ ςχετίηεται με τθν: Σςιτςιφλισ Θάνοσ, Πολιτικόσ Μθχανικόσ MSc ελίδα 1

2 ανάπτυξθ ενόσ λεπτομερειακοφ ςχεδίου προγραμματιςμοφ χριςθσ των πόρων για τθν επίτευξθ των δραςτθριοτιτων. Ενςωματϊνει ενζργειεσ όπωσ: κακοριςμό των χρονικϊν ςτιγμϊν ζναρξθσ και λιξθσ κάκε δραςτθριότθτασ, υπολογιςμό τθσ διάρκειασ κάκε μίασ από αυτζσ, εκτίμθςθ του ςυνολικοφ χρόνου διάρκειασ του ζργου, κατανομι απαραίτθτων πόρων, αναπροςαρμογι πόρων, αντιςτάκμιςθ κόςτουσ - χρόνου, ςφγκριςθ ςχεδίου με πρόοδο ζργου, αναπροςαρμογι ςχεδίου κλπ. 4. Ειδικότερα ςτο ςχεδιαςμό και προγραμματιςμό: αφισ διατφπωςθ των ςτόχων του ζργου, ποςοτικοποίθςθ Σμθματοποίθςθ ςε πακζτα εργαςίασ Περαιτζρω ανάλυςθ ςε δραςτθριότθτεσ (διάρκειεσ, ορόςθμα) Διάγραμμα αναλυτικισ ιεραρχικισ δομισ πακζτων εργαςίασ Πίνακασ αρμοδιοτιτων Διάγραμμα Gantt Πίνακασ άμεςα προθγοφμενων δραςτθριοτιτων Ενδελεχισ εξζταςθ τθσ ςειράσ προτεραιότθτασ και ςυςχζτιςθσ των δραςτθριοτιτων. Διαγράμματα PERT/CPM υνολικό πρόγραμμα (schedule) - εκτίμθςθ χρόνου περάτωςθσ, κρίςιμοι χρόνοι, εφικτότθτα χρόνου περάτωςθσ 5. Δικτυωτόσ Προγραμματιςμόσ Με τον δικτυωτό προγραµµατιςµό επιτυγχάνονται:\ εριγράφεται λεπτοµερϊσ θ πορεία εκτελζςεωσ του ζργου. Παρουςιάηεται µε ςαφινεια θ αλλθλεπίδραςθ των επί µζρουσ εργαςιϊν. Κακορίηονται οι κρίςιµεσ εργαςίεσ. Εφκολθ παρακολοφκθςθ και επιςιµανςθ τυχόν αποκλίςεων. Δυνατότθτα κακοριςµοφ απαραίτθτου δυναµικοφ και βελτιςτοποίθςθ του. Δυνατότθτα βελτιςτοποίθςθσ κόςτουσ καταςκευισ. 6. Αρχζσ ςφνταξθσ διαγράμματοσ δικτφου Για να ςυντάξουµε ζνα διάγραµµα δικτφου ενόσ ζργου πρζπει: Σςιτςιφλισ Θάνοσ, Πολιτικόσ Μθχανικόσ MSc ελίδα 2

3 Να ζχουµε υπ όψιν αυτά που αναφζρκθκαν για το χρονικό προγραµµατιςµό. Να αναλυκεί το ζργο ςτισ επί µζρουσ εργαςίεσ και τισ δραςτθριότθτεσ που το ςυνιςτοφν. Να κακοριςτοφν οι απαιτοφµενοι χρόνοι, το προςωπικό, τα µθχανιµατα και το κόςτοσ τουσ. Προςδιοριςµόσ χρονικισ αλλθλουχίασ εργαςιϊν και δραςτθριοτιτων και ςχζςεισ µεταξφ τουσ. 7. Στοιχεία διαγραμμάτων Μετά τθν ςφνταξθ του δικτυωτοφ διαγράµµατοσ, γίνεται υπολογιςµόσ των χρόνων και µπορεί να προςδιοριςτοφν: Ο αναµενόµενοσ χρόνοσ κάκε γεγονότοσ. Ο αναµενόµενοσ χρόνοσ εκτζλεςθσ όλου του ζργου. Ο οριακόσ χρόνοσ κάκε γεγονότοσ. Οι αναµενόµενοι χρόνοι αρχισ και πζρατοσ κάκε δραςτθριότθτασ. Οι οριακοί χρόνοι αρχι και πζρατοσ κάκε δραςτθριότθτασ. Οι δραςτθριότθτεσ από τισ οποίεσ εξαρτάται άµεςα ο χρόνοσ εκτζλεςθσ του ζργου. Οι ανοχζσ χρόνου κάκε δραςτθριότθτασ. 8. Κτίηοντασ το Πρόγραμμα Ζργου I. Κατανόθςθ ζργου/προδιαγραφϊν II. χεδιαςμόσ Οργανογράμματοσ Εργαςιϊν (Work Breakdown Structure, WBS) III. Εκπόνθςθ πρωτοβάκμιου διαγράμματοσ ζργου και ςχζςεων μεταξφ δραςτθριοτιτων (περιοριςμζνθσ λεπτομζρειασ) IV. Ανάκεςθ διαρκειϊν ςτισ δραςτθριότθτεσ ζργου V. Εκπόνθςθ δευτεροβάκμιου διαγράμματοσ ζργου (μεγαλφτερθσ λεπτομζρειασ) Ανάκεςθ διαρκειϊν ςτισ δραςτθριότθτεσ ζργου Επανεκτίμθςθ ςυνολικισ διάρκειασ ζργου και ορόςθμων ςυμβολαίου (milestones) Επανεκτίμθςθ ςχζςεων μεταξφ δραςτθριοτιτων Επανάλθψθ 5a-5c μζχρι ικανοποιθτικϊν αποτελεςμάτων I. Ανάκεςθ μζςων εργαςίασ ςε κάκε δραςτθριότθτα (resource-loading) II. Ανάκεςθ κόςτουσ ςε κάκε δραςτθριότθτα (cost-loading) III. Ανάκεςθ άλλων παραμζτρων ςε κάκε δραςτθριότθτα IV. Εκτίμθςθ ρίςκου, παρακολοφκθςθ προγράμματοσ κλπ. 9. Εργαλεία Αναπαράςταςθσ δραςτθριοτιτων Διάγραμμα αναλυτικισ ιεραρχικισ δομισ (Work Breakdown Structure) Σςιτςιφλισ Θάνοσ, Πολιτικόσ Μθχανικόσ MSc ελίδα 3

4 Πίνακασ αρμοδιοτιτων (Responsibility matrix) Πίνακασ άμεςα προθγοφμενων (προαπαιτοφμενων) δραςτθριοτιτων (Immediate Predecessors list) Διάγραμμα Gantt (Gantt Chart) Διάγραμμα PERT/CPM 10. Συμβολιςμοί χρόνων t j : αναµενόµενοσ χρόνοσ του γεγονότοσ j t i : αναµενόµενοσ χρόνοσ του γεγονότοσ i t ij : χρόνοσ εκτζλεςθσ τθσ δραςτθριότθτασ (ij) (αρχι το γεγονόσ i και πζρασ το γεγονόσ j) t j : οριακόσ χρόνοσ του γεγονότοσ j t i : οριακόσ χρόνοσ του γεγονότοσ i 11. Χρόνοι γεγονότων / Οριςμοί Αναµενόµενοσ χρόνοσ γεγονότοσ είναι ο χρόνοσ ι ακριβζςτερα θ χρονικι ςτιγµι κατά τθν οποία κα πραγµατοποιθκεί το γεγονόσ, εάν το ζργο, από τθν ζναρξθ του µζχρι το ςυγκεκριµζνο γεγονόσ, εκτελεςκεί ςφµφωνα µε το πρόγραµµα. Είναι ο ςυντοµότεροσ χρόνοσ που µπορεί να γίνει το γεγονόσ. Οριακόσ χρόνοσ γεγονότοσ είναι ο βραδφτεροσ επιτρεπόµενοσ χρόνοσ κατά τον οποίο είναι δυνατόν να πραγµατοποιθκεί το γεγονόσ, χωρίσ να επθρεαςτεί από τθν επιβράδυνςθ αυτι ο αναµενόµενοσ ςυνολικόσ χρόνοσ εκτελζςεωσ του ζργου. Διακφµανςθ χρόνου γεγονότοσ είναι το χρονικό διάςτθµα µζςα ςτο οποίο µπορεί να µετατοπιςτεί χρονικά το γεγονόσ, χωρίσ θ τιµι αυτι να επθρεάςει το ςυνολικό χρόνο εκτζλεςθσ του ζργου. Ιςοφται µε: οριακό χρόνο γεγονότοσ αναµενόµενο χρόνο γεγονότοσ Κρίςιµθ διαδροµι: Οι δραςτθριότθτεσ που ςυνδζουν γεγονότα µε µθδενικι διακφµανςθ χρόνου λζγονται κρίςιµεσ δραςτθριότθτεσ και θ διαδροµι που ακολουκείται από τθν αρχι ζωσ το πζρασ µζςω των κρίςιµων δραςτθριοτιτων λζγεται κρίςιµθ διαδροµι ι κρίςιµο δροµολόγιο. Κάκε δίκτυο ζχει τουλάχιςτον µία κρίςιµθ διαδροµι που αρχίηει από το γεγονόσ αρχισ και καταλιγει ςτο γεγονόσ τζλοσ. Επιςθµαίνεται το δικτυωτό διάγραµµα µε ζντονθ ι διπλι ι κόκκινθ γραµµι. Μία δραςτθριότθτα είναι κρίςιµθ αν ο χρόνοσ εκτζλεςθσ τθσ είναι ίςοσ µε τθ διαφορά του οριακοφ χρόνου του γεγονότοσ πζρατοσ τθσ µείον τον αναµενόµενο χρόνο του γεγονότοσ ζναρξθσ τθσ: t ij = t j - t I Σςιτςιφλισ Θάνοσ, Πολιτικόσ Μθχανικόσ MSc ελίδα 4

5 Ανοχι χρόνου δραςτθριότθτασ: είναι το χρονικό διάςτθµα κατά το οποίο είναι δυνατόν να ξεπεραςτεί ο χρόνοσ εκτζλεςθσ τθσ δραςτθριότθτασ, χωρίσ να επθρεαςτεί ο ςυνολικόσ χρόνοσ εκτζλεςθσ του ζργου. Οι ανοχζσ χρόνου διακρίνονται ςτισ ακόλουκεσ: Ελεφκερθ ανοχι Βζβαιθ ι ανεξάρτθτθ ανοχι υνολικι ανοχι Ελεφκερθ ανοχι: είναι ίςθ µε τον χρόνο που µπορεί να κακυςτεριςει µια δραςτθριότθτα χωρίσ να επθρεαςτοφν οι επόµενεσ τθσ δραςτθριότθτεσ, µε τθν προχπόκεςθ όµωσ ότι θ δραςτθριότθτα αυτι άρχιςε να εκτελείται κατά τον αναµενόµενο χρόνο εκτζλεςθσ τθσ. Ελεφκερθ ανοχι = t j t i t ij Όπου tj = αναµενόµενοσ χρόνοσ του γεγονότοσ j ti = αναµενόµενοσ χρόνοσ του γεγονότοσ i tij = χρόνοσ εκτζλεςθσ τθσ δραςτθριότθτασ ij. Βζβαιθ ι ανεξάρτθτθ ανοχι: είναι ίςθ µε το χρονικό διάςτθµα κατά το οποίο µπορεί να ξεπεραςτεί ο χρόνοσ εκτζλεςθσ µιασ δραςτθριότθτασ, χωρίσ καµία προχπόκεςθ και χωρίσ να ξεπεραςτοφν οι λοιπζσ δραςτθριότθτεσ. Ανικει ςτθ δραςτθριότθτα που αναφζρεται και δεν µπορεί να χρθςιµοποιθκεί από άλλθ. Βζβαιθ ανοχι = t j t i t ij Όπου tj = αναµενόµενοσ χρόνοσ του γεγονότοσ j ti = οριακόσ χρόνοσ του γεγονότοσ i tij = χρόνοσ εκτζλεςθσ τθσ δραςτθριότθτασ ij Συνολικι ανοχι: είναι το µζγιςτο διάςτθµα κατά το οποίο µπορεί να ξεπεραςτεί ο χρόνοσ εκτζλεςθσ µιασ δραςτθριότθτασ χωρίσ να µεγαλϊςει ο ςυνολικόσ χρόνοσ εκτζλεςθσ του ζργου. Αν θ ςυνολικι ανοχι αναλωκεί από τθν δραςτθριότθτα αυτι, ι εν µζρει από αυτι και εν µζρει από τισ προθγοφµενεσ, τότε οι επόµενεσ τισ δραςτθριότθτεσ γίνονται κρίςιµεσ (ανοχι δροµολογίου). Συνολικι ανοχι = t j t i t ij Όπου tj = οριακόσ χρόνοσ του γεγονότοσ j ti = αναµενόµενοσ χρόνοσ του γεγονότοσ i Σςιτςιφλισ Θάνοσ, Πολιτικόσ Μθχανικόσ MSc ελίδα 5

6 tij = χρόνοσ εκτζλεςθσ τθσ δραςτθριότθτασ ij 12. Γενικζσ Παρατθριςεισ Δίνουν το µζτρο ελαςτικότθτασ ενόσ διαγράµµατοσ (πόςο επιδζχεται µεταβολζσ). Όςο είναι µικρότερεσ οι ανοχζσ των χρόνων, τόςο το διάγραµµα είναι άκαµπτο. Εάν ςε ζνα διάγραµµα οι ελεφκερεσ ανοχζσ και οι διακυµάνςεισ των χρόνων είναι µθδενικζσ, τότε όλεσ οι δραςτθριότθτεσ είναι κρίςιµεσ και το πρόγραµµα µασ είναι τελείωσ άκαµπτο. 13. Ζλεγχοσ τθσ πορείασ καταςκευισ του ζργου Ζνα ζργο είναι απίκανο να ακολουκιςει κατά γράµµα το πρόγραµµα του, λόγω: Απρόβλεπτων καιρικϊν ςυνκθκϊν. Απρόοπτων τεχνικϊν δυςκολιϊν. Κακυςτεριςεων ςτθν παράδοςθ υλικϊν. Ατυχθµάτων. φαλµάτων οργάνωςθ τθσ εργαςίασ. Απρόβλεπτων µθχανικϊν βλαβϊν. Μειωµζνθσ απόδοςθσ προςωπικοφ µθχανϊν. Κατά τθν πορεία καταςκευισ ενόσ ζργου απαιτείται ςτενι παρακολοφκθςθ του προγράµµατοσ για: Σθν ζγκαιρθ διαπίςτωςθ αποκλίςεων. Σθν αξιολόγθςθ των επιδράςεων ςτθν εκτζλεςθ του ζργου. Σθν λιψθ µζτρων. Σον επαναπροςδιοριςµό µελλοντικϊν εργαςιϊν µε βάςθ τθν εµπειρία. ΠΑΡΑΣΗΡΗΗ : Ζχοντασ διαπιςτϊςει µεταβολζσ, ανακεωροφµε το πρόγραµµα καταςκευισ 14. Αβεβαιότθτα χρόνων δραςτθριοτιτων Η µεγαλφτερθ δυςκολία για τθ ςωςτι κατάρτιςθ ενόσ δικτφου είναι ο υπολογιςµόσ του χρόνου που διαρκεί κάκε δραςτθριότθτα. Οι διάρκειεσ των δραςτθριοτιτων εξαρτϊνται ςθµαντικά από τισ υφιςτάµενεσ κατά τθν καταςκευι ςυνκικεσ. υνεπϊσ υπάρχει αβεβαιότθτα όςον αφορά τον κακοριςµό τουσ. Με τθ µζκοδο PERT προςπακοφµε ν αντιµετωπίςουµε αυτι τθ δυςκολία, υπολογίηοντασ όχι ζνα, αλλά ανάλογα µε τισ ςυνκικεσ, τουσ τρεισ παρακάτω χρόνουσ: Σςιτςιφλισ Θάνοσ, Πολιτικόσ Μθχανικόσ MSc ελίδα 6

7 Αιςιόδοξοσ χρόνοσ t a : είναι ο ελάχιςτοσ δυνατόσ χρόνοσ εκτελζςεωσ τθσ δραςτθριότθτασ. Απαιςιόδοξοσ χρόνοσ t b : είναι ο χρόνοσ που κα απαιτθκεί αν θ δραςτθριότθτα εκτελεςκεί µε τισ δυςµενζςτερεσ ςυνκικεσ. Πικανότεροσ χρόνοσ t m : είναι ο χρόνοσ ςτον οποίο είναι πικανότερο ότι κα εκτελεςκεί θ δραςτθριότθτα. 15. Πλεονεκτιματα διαγραμμάτων δικτφου Σα διαγράµµατα δικτφου βοθκοφν: τθ γραφικι παράςταςθ των αλλθλεξαρτιςεων των διαφόρων δραςτθριοτιτων. Να εκτιµθκοφν µε ακρίβεια οι απαιτιςεισ ςε πόρουσ. Να κακοριςτεί το κόςτοσ κάκε προγραµµατιςµζνθσ δραςτθριότθτασ. Να εντοπίηονται παρεκκλίςεισ και οι επιδράςεισ τουσ. Να προβλζπεται θ διάρκεια του ζργου. Να εντοπίηονται και να αφαιροφνται άχρθςτεσ δραςτθριότθτεσ. Να εξετάηονται εναλλακτικζσ µζκοδοι εφαρµογισ του ζργου. Να εςτιάηεται θ προςοχι ςτισ κρίςιµεσ δραςτθριότθτεσ. Σςιτςιφλισ Θάνοσ, Πολιτικόσ Μθχανικόσ MSc ελίδα 7