Έννοια «επιχειρείν» (επιχειρηματικότητας)

Transcript

1 Σημασία επιχειρήσεων ΗΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ Διαθέτουμε σε αυτές το 1/3 τουχρόνουμας Τα προϊόντα που καταναλώνουμε προέρχονται από αυτές Από αυτές εξαρτάται: το εισόδημά μας, η απασχόλησή μας, η εξέλιξη της οικονομίας Έννοια «επιχειρείν» (επιχειρηματικότητας) (Διαφορές επιχείρησης από άλλες κοινωνικές οργανώσεις) Πρώτο: Συνδυασμός συντελεστών παραγωγής Δεύτερο: Εισαγωγή & εφαρμογή καινοτομιών Τρίτο: Εμπεριέχει το στοιχείο του κινδύνου

2 Επιχείρηση ως Παραγωγική Μονάδα Οικονομική Οργάνωση Ορισμός επιχείρησης (συνδυάζει συντελεστές παραγωγής, παράγει αγαθά, τα διαθέτει στην αγορά) Παράγει πλούτο, Συμμετέχει σε όλα τα στάδια της οικονομικής δραστηριότητας Δεν είναι όλες οι παραγωγικές μονάδες επιχειρήσεις Κύρια χαρακτηριστικά επιχείρησης Παράγει αγαθά και τα διαθέτει στην αγορά έναντι ανταλλακτικής αξίας Η ύπαρξή της εξαρτάται από την ικανότητα απόκτησης κερδών Συνδέεται με το στοιχείο του κινδύνου (πιθανότητα κέρδους ή ζημίας)

3 Επιχείρηση ως κοινωνική οργάνωση Η επιχείρηση αποτελεί μια οργάνωση, μια κοινωνική κατάσταση, μια κοινωνική κατασκευή γιατί αποτελείται από ανθρώπους Κοινωνικά στοιχεία επιχείρησης Εκφράζει τρόπο συλλογικής δράσης Στο πλαίσιό της αναπτύσσονται κοινωνικές σχέσεις Υπάρχουν, διαπραγματεύονται και συγκρούονται διαφορετικά συμφέροντα, διαφορετικών ομάδων Υπάρχουν σχέσεις εξουσίας (νόμιμο δικαίωμα) Λειτουργεί σύμφωνα με πλαίσιο τυπικών και άτυπων κανόνων Προσφέρει απασχόληση, ικανοποίηση αναγκών, πρέπει να «αισθάνεται» κοινωνική ευθύνη έναντι του περιβάλλοντος

4 Η επιχείρηση ως θεσμός Επιχείρηση θεμελιώδης θεσμός Πυλώνας της κοινωνίας Γιατί; Με το θεσμό της επιχείρησης συνδέεται: η ανάπτυξη η ευημερία η κοινωνική δικαιοσύνη η εξέλιξη των κοινωνικών Πώς λειτουργεί η επιχείρηση; Νομοθετικό πλαίσιο Ίδρυση, λειτουργία, σχέσεις με περιβάλλον, (Σύνταγμα Νόμοι) σχέσεις με ομάδες ενδιαφερομένων, θάνατο επιχείρησης Καταστατικό Βασικοί κανόνες φύσης & λειτουργίας της επιχείρησης Θεσμική Οργάνωση Γενική Συνέλευση, Διοικητικά Συμβούλια κτλ

5 Πολιτισμική Διάσταση Επιχείρησης Η επιχείρηση διαθέτει & αναπτύσσει τη δική της κουλτούρα Κουλτούρα = Σύστημα κοινών αξιών, πιστεύω, εννοιών, παραδοχών, εθίμων, κανόνων, προτύπων Ηκουλτούρα προσδιορίζει τη λειτουργία (σχέσεις ανθρώπων, σχέσεις με περιβάλλον, στάσεις ως προς τους πελάτες κ.ά. ) Κουλτούρα Φιλοσοφία που: δίνει κατεύθυνση σε άτομα & ομάδες συμβάλλει στη συνοχή, την αρμονία, την αποτελεσματική επικοινωνία αυτών

6 Επιχείρηση ως σύστημα ΕΙΣΡΟΕΣ Άνθρωποι Κεφάλαια Πληροφορίες Υλικά.. ΑΝΘΡΩΠΟΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΜΗΧΑΝΗΜΑΤΑ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΕΚΡΟΕΣ Προϊόντα Υπηρεσίες Πληροφορίες.. ΜΗΧΑΝΙΣΜΟΣ ΕΛΕΓΧΟΥ Σύστημα: Σύνολο στοιχείων που συνδέοντα μεταξύ τους με σχέσεις αλληλεπίδρασης και αποτελούν ολότητα Λαμβάνει εισροές Επεξεργάζεται μετασχηματίζει μεταποιεί Δίνει εκροές Διακριτή από το περιβάλλον (σύνορα) Προσαρμόζεται στο περιβάλλον (μηχανισμός ελέγχου ανατροφοδότησης) Συστημική προσέγγιση (Διεπιστημονική) Μελέτη κάθε στοιχείου χωριστά, αλλά και των μεταξύ τους σχέσεων

7 ΑΛΥΣΙΔΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ ΣΗΜΑΣΙΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ (επιβίωση, ανταπόκριση στην αποστολή της, επίτευξη στόχων) ΔΙΑΚΡΙΣΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ ΚΥΡΙΕΣ ΔΕΥΤΕΡΕΥΟΥΣΕΣ (Παραγωγική, Εμπορική (Προμήθειες, Έρευνα & Οικονομική) Ανάπτυξη, Δημόσιες Σχέσεις) Δεν αναπτύσσονται όλες στο ίδιο επίπεδο σε κάθε επιχείρηση Λόγω: διαφορετικότητας δραστηριοτήτων διαφορετικότητας μεγέθους Παράδειγμα: (Εμπορική επιχείρηση δε διαθέτει Έρευνα & Ανάπτυξη)

8 Μεγάλη εξάρτηση μεταξύ των επιχειρησιακών λειτουργιών Καθορίζει: την πορεία & την ύπαρξη της επιχείρησης Παράδειγμα: Εξάρτηση Εμπορικής, Οικονομικής & Παραγωγής Παραγωγική Λειτουργία Εμπορική Λειτουργία Άλλες Λειτουργίες Οικονομική Λειτουργία Αόρατη Διοικητική λειτουργία Αρμονικός & αποτελεσματικός συνδυασμός συνδετικός & καθοδηγητικός ιστός σύμφωνα με: τη ΒΑΣΙΚΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΑΡΧΗ τον αντικειμενικό σκοπό της επιχείρησης και με κυρίαρχο το ρόλο του ανθρώπινου παράγοντα

9 ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Η πιο βασική λειτουργία γιατί η παραγωγή βρίσκεται στο επίκεντρο είναι ο λόγος ύπαρξης της επιχείρησης Είναι: σύνολο ενεργειών που συνδέονται άμεσα με την παραγωγή προϊόντων & υπηρεσιών δηλ: επεξεργασία υλικών ή πληροφοριών χρήση και συντήρηση μέσων παραγωγής παραγωγή προϊόντων ή υπηρεσιών έλεγχος ποιότητας προϊόντων ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ (marketing) Περιλαμβάνει Ενέργειες για να διατεθούν τα προϊόντα στην αγορά δηλ. έρευνα αναγκών καταναλωτών σχεδιασμός προϊόντων που ικανοποιούν τις ανάγκες των καταναλωτών προβολή - προώθηση πώληση - διανομή

10 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Συνέπεια λειτουργίας επιχείρησης: απόκτηση & χρήση κεφαλαίου (παρακολούθηση, πραγματοποίηση & καταγραφή οικονομικών ζητημάτων) Περιεχόμενο λειτουργίας: εξεύρεση κεφαλαίου ίδρυσης επιχείρησης αξιοποίησή του με αποδοτικές επιλογές διαχειριστικές & λογιστικές διαδικασίες αντιμετώπιση νομικών & φορολογικών υποχρεώσεων εξακρίβωση αποτελεσμάτων ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Ενέργειες: Εξασφαλίζουν προϊόντα και υπηρεσίες για επίτευξη στόχων δηλ: οικονομικότερη προμήθεια μηχανημάτων, πρώτων υλών κ.ά. Έρευνα τιμών, αγορά & αποθήκευσή τους Συνεχής παρακολούθηση αποθεμάτων (έτσι δεν κινδυνεύει ο προγραμματισμός της παραγωγής & ο στόχος της επιχείρησης) Σημασία: Εξασφαλίζει τους βασικούς πόρους για ανάπτυξη δραστηριοτήτων

11 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΕΡΕΥΝΑΣ & ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ Αντικείμενο: Εξεύρεση νέων τρόπων παραγωγής & βελτίωση υπαρχόντων με αξιοποίηση της τεχνολογίας & καινοτομίες δημιουργία νέων αγαθών και υπηρεσιών που: καλύπτουν ανάγκες ή αναδεικνύουν νέες Παράδειγμα: σχεδιασμός φρένων, βελτίωση συσκευασίας αναψυκτικών Σημασία: Ανταγωνιστικότητα & ανάπτυξη επιχειρήσεων εξαρτάται από καινοτομίες Μικρές επιχειρήσεις: Δεν μπορούν να επενδύσουν στην R&D Υποστηρίζονται από: δημοτικούς οργανισμούς Π.Χ. ερευνητικά κέντρα ιδιωτικούς οργανισμούς οργανισμού μικρομεσαίων επιχειρήσεων κράτος

12 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ Σημασία: Αξιοποίηση πληροφοριών (ιδιαίτερα σήμερα) για: α. λήψη αποφάσεων β. υλοποίηση αυτών γ. συνεργασία & συντονισμό Έτσι αναπτύσσεται η λειτουργία πληροφόρησης δηλ. οργανωμένο σύνολο ενεργειών για: απόκτηση επεξεργασία αποθήκευση διανομή υλοποίηση απαραίτητων πληροφοριών ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ Ανάγκη: καλών σχέσεων με άλλες επιχειρήσεις, οργανισμούς, άτομα, ομάδες προβολής καλής εικόνας προς αυτούς γιανακερδίσει: εκτίμηση, σεβασμό, θετικές εντυπώσεις Ενέργειες: προβολή θετικών σημείων & συνολικής εικόνας οργάνωση & υλοποίηση εκδηλώσεων, δράσεων επικοινωνίας, επαφών σχέσεις με τα ΜΜΕ φιλανθρωπίες χορηγίες

13 ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ & ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ Στόχος οικονομικού συστήματος: Ικανοποίηση ανθρωπίνων αναγκών Επιχείρηση Υποσύστημα οικονομικού συστήματος Έτσι ικανοποιεί στόχους των μελλών της ικανοποιεί κοινωνικούς στόχους Δυναμική σχέση επιχείρησης - περιβάλλοντος Οι παράγοντες του περιβάλλοντος (σημαντικότεροι οι οικονομικοί) δρουν: χωριστά & σε πλήρη αλληλεξάρτηση ως ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ Σημασία οικονομικών παραγόντων Το Περιβάλλον εξελίσσεται παρακολούθηση & προσαρμογή μεγεθύνονται, ελαχιστοποιούν κόστος, επιβιώνουν Οι επιχειρήσεις συρρικνώνονται λόγω ανταγωνισμού, «πεθαίνουν» ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΡΟΦΗ

14 ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΟΣ: Παράγοντες που αποτελούν συνθετικά στοιχεία του: Γενικού (εξωτερικού) περιβάλλοντος Ειδικού (εσωτερικού) περιβάλλοντος Γενικό περιβάλλον: Οικονομικό (δομές οικονομίας, ρυθμοί ανάπτυξης, δείκτες, κρατική παρέμβαση, φορολογικό σύστημα, διεθνείς οικονομικές σχέσεις κ.ά.) Νομικό (νόμοι για επιχειρήσεις, για συναλλαγές, εργασιακές σχέσεις κ.ά Κοινωνικό Κοινωνική οργάνωση: δημογραφικά στοιχεία, συνδικαλισμός Τεχνολογικό πλέον ορατή επίδραση (φύση και απόδοση εξοπλισμού & εργαζομένων, είδος προϊόντων) Πολιτιστικό (εθνολογικά & λαογραφικά χαρακτηριστικά, ήθη κ.ά. Πολιτικό (θεσμικό πλαίσιο λειτουργία κράτους δηλ. οι πολιτικές) Οικολογικό Ειδικό Περιβάλλον Προμηθευτές Καταναλωτές & Πελάτες Εργαζόμενοι & συνδικαλιστική τους οργάνωση Πιστωτές, Χρηματοδότες, Μέτοχοι Επιχειρήσεις (συνεργαζόμενες, ανταγωνιστικές, Οικονομικοί Οργανισμοί Τράπεζες)

15 ΟΙ ΣΤΟΧΟΙ ΤΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΣΤΟΧΟΣ: Επιθυμητή κατάσταση που επιδιώκει μια επιχείρηση ΔΙΑΚΡΙΣΕΙΣ σε μια χρονική στιγμή ΘΕΣΜΙΚΟΙ Διατυπώνονται επίσημα στο καταστατικό (νομιμοποιούν την ύπαρξη & τη λειτουργία της επιχείρησης Γενικοί, μη συγκεκριμένοι Αποστολή της επιχείρησης Βασικό καθήκον απέναντι στην κοινωνία (δικαιολογείται το δικαίωμα δημιουργίας της) Παραδείγματα: Επιχείρηση συμβούλων, Νοσοκομείο, Σχολείο. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΙ Εκφράζουν συγκεκριμένα αποτελέσματα που επιδιώκει η επιχείρηση Αναφέρονται: Στα συνολικά μεγέθη(κέρδη, εισόδημα ή κύκλος εργασιών, ρυθμοί ανάπτυξης, αποδοτικότητα κεφαλαίων, φήμη, )

16 Στην αγορά (κατάκτηση μεριδίου αγοράς, δημιουργία δικτύου Πωλήσεων ή διανομής, εμπόδια εισόδου ανταγωνιστών ) Στην παραγωγή (παραγωγικότητα εργασία, ποιότητα προϊόντων, κόστη ) Στους ανθρώπους (ικανοποίηση εργαζομένων, απασχόληση, εκπαίδευση, ανάπτυξη ) Στις καινοτομίες (ανάπτυξη νέων προϊόντων, νέων μεθόδων παραγωγής & διανομής, νέων διοικητικών συστημάτων κ.ά. για να προσαρμοσθεί η επιχείρηση στο περιβάλλον) Cyert & Μarch: Στόχους έχουν τα άτομα (ομάδες που λειτουργούν μέσα στην επιχείρηση ή στο περιβάλλον της) και όχι οι επιχειρήσεις Αλληλοσυγκρουόμενοι στόχοι (πχ. Μεταξύ διαφορετικών τμημάτων) Εναρμόνιση & σύνθεση στόχων : Εκφράζει συσχετισμό δυνάμεων Επιτυγχάνεται με: διαπραγματεύσεις συναίνεση συμβιβασμούς άσκηση εξουσίας

17 Ιεραρχία στόχων στην επιχείρηση ανάλογα με το συσχετισμό δυνάμεων Κατά τη διαμόρφωση της ιεραρχίας λαμβάνονται υπόψη: οι επιδράσεις του περιβάλλοντος οι περιορισμοί οι επιδράσεις οι απειλές Συμπεράσματα: η ιεράρχηση των στόχων διαφέρει από επιχείρηση σε επιχείρηση για τις κερδοσκοπικές επιχειρήσεις: Μακροπρόθεσμος αλλά όχι μοναδικός στόχος κέρδη - αποδοτικότητα κεφαλαίων

18 ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ - ΑΠΟΔΟΤΙΚΟΤΗΤΑ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑ ΣΤΟΧΟΙ: Λόγοι δημιουργίας επιχείρησης ΒΑΘΜΟΣ ΕΠΙΤΕΥΞΗΣ ΤΟΥΣ: Όρος επιβίωσης επιχείρησης ΑΠΟΤΕΛΕΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ ΑΠΟΔΟΤΙΚΟΤΗΤΑ Αφορά: εσωτερική λειτουργία Εκφράζει: θυσίες (κόστη) για επίτευξη στόχων Αποτελέσματα (εκροές) ΜΕΤΡΗΣΗ ΑΠΟΔΟΤΙΚΟΤΗΤΑΣ Δείκτες = Κόστος (εκροές) Π.χ.: Δείκτης παραγωγικότητας εργασίας, παραγωγικότητας γης, κ.λπ.

19 Σχέση αποτελεσματικότητας αποδοτικότητας: Αποδοτικότητα αποτελεσματικότητα ( συνήθως) Εξαιρέσεις Παραχθέντα αγαθά (υπηρεσίες ή προϊόντα) Παραγωγικότητα = Μέσα παραγωγής (που χρησιμοποιηθήκαν) Για επιχείρηση Ένας ΣΠ Πολλοί ΣΠ Για κλάδο Παραχθέντα Αγαθά Για χώρα Παραγ/τα εργασίας = Ανθρωποώρες Χαμηλή παραγωγικότητα εργασίας :Σημαντικό πρόβλημα παγκοσμίως Περιθώρια αύξησης απόδοσης εργασίας : Επίδραση τεχνολογικών αλλαγών Οργάνωση Αύξηση επιπέδου εργαζομένων κίνητρα

20 ΚΙΝΗΤΡΑ Καλύτερη αμοιβή Κλίμα σιγουριάς για την εργασία Καλές συνθήκες εργασίας Ενίσχυση αξιοκρατίας και συμμετοχής ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΜΕΤΡΗΣΗΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑΣ (κατά ομάδες συμφερόντων) Για μετόχους: οικονομική αποδοτικότητα κεφαλαίων Για εργαζόμενους: εισόδημα, ικανοποίηση κοινωνικών- ψυχολογικών αναγκών, συνθήκες εργασίας κ.λπ. Για πελάτες: ποιότητα, τιμές εξυπηρέτηση Για κράτος: φορολογική συνέπεια, σεβασμός νόμων κ.λπ. Για κοινότητα: δημιουργία θέσεων εργασίας, προστασία περιβάλλοντος κ.ά. Σχέση παραγωγικότητα αποδοτικότητας αποτελεσματικότητας με: Α. επιβίωση - επιτυχία επιχείρησης β. βασική οικονομική αρχή

21 καθαρό κέρδος ή ζημία Οικονομική αποδοτικότητα = κεφάλαια Ελλάδα: αποδοτικότητα = οικονομική αποδοτικότητα Αποδοτικότητα Εκφράζεται (μετρά) σε χρηματικά μεγέθη Παραγωγικότητα Εκφράζεται (μετρά) ποσότητες παραγωγικότητα αποτελεσματικότητα Ανταγωνιστικότητα: προτιμώνται τα προϊόντα της επιχείρησης έναντι των ανταγωνιστικών επιχειρήσεων Φαίνεται καλύτερος ο συνδυασμός τιμής - ποιότητας (διαφήμιση, επωνυμία κ.λπ.) Καλύτερος συνδυασμός τιμής - ποιότητας Σχέση ανταγωνιστικότητας παραγωγικότητας: Υψηλή παραγωγικότητα χαμηλό κόστος χαμηλές τιμές περιθώρια για διαφήμιση ανταγωνιστικά προϊόντα

22 ΕΠΙΣΤΗΜΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ Επιτακτική ανάγκη διοίκησης: Σχηματισμός ανθρώπινων ομάδων Η σημασία της διοίκησης αναγνωρίσθηκε από την αρχαιότητα Αναφορές: Αιγυπτιακοί πάπυροι (1300 π.χ.) Αρχαία Κίνα Αρχαία Ελλάδα (Συμβούλια Αθηναϊκής Δημοκρατίας, Λαϊκά Δικαστήρια, Συμβούλια Στρατηγών) Σωκράτης: Ξεχωριστή δεξιότητα Διαφέρει από την τεχνική γνώση & την εμπειρία Στο σύγχρονο κόσμο: Αντικείμενο συστηματικής μελέτης γιατί οι επιχειρήσεις κυριαρχούν Επιμέρους επιστημονικά πεδία Διοίκησης Οργάνωση & Διοίκηση (Management) Marketing & Διοίκηση Πωλήσεων Διοίκηση Παραγωγής Χρηματοοικονομική Διοίκηση & Λογιστική Διοίκηση Ανθρωπίνων Πόρων Διαχείριση πληροφοριών Σχέση με άλλες επιστήμες: Ψυχολογία, Κοινωνιολογία, Οικονομία, Μαθηματικά κ.ά.

23 ΟΡΓΑΝΩΣΗ & ΔΙΟΙΚΗΣΗ (MANAGEMENT) Βασικές έννοιες Διαφορά στην αντίληψη του όρου management από επιχειρηματίες Ο προσδιορισμός της έννοιας εξαρτάται από: Ορισμός το παρελθόν την πείρα την ευρύτητα των δραστηριοτήτων Διαδικασία προγραμματισμού (planning), οργάνωσης (organizing), διεύθυνσης (directing), & ελέγχου (controlling) που ασκούνται σε μια επιχείρηση για να επιτευχθούν αποτελεσματικά οι στόχοι της Σχέση management και αποτελεσματικότητας Επιχείρησης Βασική προϋπόθεση για την αποτελεσματική αξιοποίηση των πόρων και την επίτευξη των στόχων

24 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ MANAGMENT Προγραμματισμός Έλεγχος Λήψη απόφασης Οργάνωση Διεύθυνση Αποτελεσματική Διοίκηση = Σωστή εκτέλεση λειτουργιών, οι οποίες: εκτελούνται καθημερινά αλληλοεπηρεάζονται δύσκολα διαχωρίζονται Παραδείγματα: Στέλεχος πρώτης γραμμής σε κατάστημα Στέλεχος σχολείου

25 Προγραμματισμός (Η σκέψη πριν από τη δράση) Διαδικασία: καθορισμού στόχων (τι;) πρόβλεψης μελλοντικής εξέλιξης μεταβλητών (γιατί;) προσδιορισμού τρόπων, ενεργειών & μέσων επίτευξης στόχων (με ποια μέσα; πότε; ποιος;) Περιλαμβάνει: 1. καθορισμό στόχων 2. διαμόρφωση στρατηγικών & πολιτικών 3. λειτουργικά προγράμματα δράσης Οργάνωση Είναι συνδυασμός: δομών (θέσεων εργασίας, τμημάτων, ιεραρχικών επιπέδων, σχέσεων εξουσίας) διαδικασιών & κανόνων λειτουργίας Αποτελεσματικότητα Προσδιορίζεται ο υπεύθυνος για: εφαρμογή μιας δράσης λήψη μιας απόφασης είδη των διαδικασιών και κανόνων επίλυσης προβλημάτων

26 Διαδικασία: ταξινόμησης σε επιμέρους καθήκοντα κατανομής στα κατάλληλα στελέχη (δίνονται: ευθύνες, πόροι) των ενεργειών που απαιτούνται για την επίτευξη των στόχων της επιχείρησης Είναι αναγκαία λειτουργία Εκφράζεται με: Οργανόγραμμα καταμερισμό εργασιών εκχώρηση εξουσιών τμηματοποίηση Είναι η: καθοδήγηση ενθάρρυνση ενεργοποίηση Διεύθυνση Σωστή διοίκηση ανθρώπινου παράγοντα του ανθρώπινου δυναμικού για την καλύτερη επίτευξη των στόχων βραχυχρόνια & μακροχρόνια Ξεπερνάταόριατηςέκδοσηςεντολώναπόταανώτεραστακατώτεραστελέχη

27 Αποτελεσματική διεύθυνση = αποτελεσματική επικοινωνία μελών Έλλειψη επικοινωνίας = πηγή προβλημάτων στην επιχείρηση Επικοινωνία = απαραίτητο εργαλείο αποτελεσματικής διεύθυνσης Ευθύνη διεύθυνσης = διαμόρφωση κλίματος συνεργασίας ενεργοποίηση ανθρώπινου παράγοντα Έλεγχος Συστηματική παρακολούθηση ενεργειών μελών επιχείρησης για εξακρίβωση και διόρθωση τυχών αποκλίσεων από τους στόχους Διαφορετικοί τρόποι ελέγχου Ο έλεγχος σχετίζεται με τον προγραμματισμό

28 ΣΥΝΤΕΛΕΣΤΕΣ MANAGMENT Η αποτελεσματική άσκηση των λειτουργιών του management προϋποθέτει: Γνώση (αρχών, μεθόδων και τεχνικών) - Ξέρω Διοικητικές ικανότητες (για εφαρμογή της γνώσης στην πράξη) - Μπορώ Φιλοσοφία ή κουλτούρα (πιστεύω, αξίες νοοτροπίες) Θέλω Παραδείγματα: Διευθυντής κλινικής Προϊστάμενος λογιστηρίου Διοικητικά συστήματα ή εργαλεία διοίκησης: Σχεδιάζονται από συμβούλους και χρησιμοποιούνται από διοικητικά στελέχη Σύστημα αμοιβών Σύστημα αξιολόγησης απόδοσης Σύστημα ελέγχου χρόνου εργασίας εργαζομένων Σύστημα προγραμματισμού

29 ΗΓΕΤΙΚΗ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΑ 1ο επιστημονικό ρεύμα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά προσωπικότητας Οι ηγέτες διαθέτουν ιδιαίτερα χαρίσματα πολύ σύντομα αμφισβητήθηκε 2ο επιστημονικό ρεύμα Ο ηγέτης επιδρά στα άτομα με τη συμπεριφορά του («τι κάνει» και όχι «τι είναι») Στοιχεία ηγετικής συμπεριφοράς Σύλληψη οράματος & διάδοση αυτού Ενδυνάμωση - ανάπτυξη παρακίνηση Επιβράβευση Δημιουργία ομάδας με καλό κλίμα Παρακολούθηση περιβάλλοντος (ευκαιρίες απειλές) Ανάπτυξη παιδείας (κουλτούρας νοοτροπίας) Διαμόρφωση στόχων & σχεδίων υλοποίησή τους Συνεχής βελτίωση καινοτομίες

30 ΠΡΟΤΥΠΑ ΗΓΕΤΙΚΗΣ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΑΣ Κριτήριο: τρόπος λήψης αποφάσεων ηγέτη (Lewin) Αυταρχικό Ο ηγέτης αποφασίζει & δίνει εντολές Ενδείκνυται όταν: οι εργαζόμενοι πρέπει να μάθουν γρήγορα ένα έργο οι εργαζόμενοι δεν ανταποκρίνονται σε άλλους τρόπους Μειονεκτήματα: απουσία ευθύνης για το αποτέλεσμα η παραγωγή είναι καλή μόνο όταν είναι παρών ο ηγέτης Δημοκρατικό Ο ηγέτης υπολογίζει τη γνώμη των συνεργατών συχνά συμμετέχουν στη διαδικασία λήψης αποφάσεων Ενδείκνυται όταν οι εργαζόμενοι: είναι μορφωμένοι, έμπειροι, με υψηλές δεξιότητες έχουν αναπτυγμένο αίσθημα ευθύνης είναι δεκτικοί σε νέες ιδέες και αλλαγές Πλεονεκτήματα: μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα ικανοποίηση μελών ομάδας

31 Εξουσιοδοτικό Ο ρόλος του ηγέτη είναι περιορισμένος αφήνει τους συνεργάτες του να αποφασίζουν Μειονεκτήματα: οι εργαζόμενοι δεν ελέγχονται & δεν περιορίζονται Διαστάσεις ηγετικής συμπεριφοράς Κριτήριο: Συνολικός προσανατολισμός της συμπεριφοράς του ηγέτη Προσανατολισμός προς τους ανθρώπους Ο ηγέτης: θεωρείτον άνθρωποςωςτοσπουδαιότεροσυντελεστήπαραγωγής αποδέχεται τις ιδιαιτερότητές του αναπτύσσει σχέσεις φιλίας και αμοιβαίας εμπιστοσύνης πιστεύει πως: ικανοποίηση ομάδας ικανοποιητική παραγωγή Ικανοποίηση εργαζομένων ανάπτυξη σχέσεων ηγέτη & εργαζομένων Προσανατολισμός προς τα καθήκοντα Ο ηγέτης: δίνει μεγάλη προσοχή στο σχεδιασμό & την υλοποίηση του έργου ορίζει με σαφήνεια ρόλους και υποχρεώσεις εργαζομένων διατηρεί τυπικές σχέσεις με τους υφισταμένους πιστεύει πως: επίτευξη στόχων έργου ικανοποίηση μελών ομάδας Επικέντρωση σε ενέργειες υλοποίησης έργου και εκτέλεσης καθηκόντων

32 Ποιο πρότυπο ηγεσίας είναι αποτελεσματικότερο; Το πρότυπο ηγεσίας προσαρμόζεται στο έργο στο περιβάλλον στην ωριμότητα των ατόμων (σημαντικότερη μεταβλητή) Ωριμότητα Ικανότητα υλοποίησης έργου Διάθεση υλοποίησης έργου Ώριμα άτομα Συμμετοχικές μορφές ηγεσίας Ανώριμα άτομα Αυταρχική ηγεσία

33 Στόχοι: ανάληψη ευθυνών ανταπόκριση στα καθήκοντα επίτευξη στόχων ΠΑΡΑΚΙΝΗΣΗ καταβολή προσπαθειών υλοποίηση έργου ΑΠΟΔΟΣΗ Κάθε προϊστάμενος πρέπει να δημιουργεί τα κατάλληλα κίνητρα εξασφαλίζουν διάθεση για υψηλότερη απόδοση Θεωρίες παρακίνησης προσπαθούν να προσδιορίσουν: Τι παρακινεί τους εργαζόμενους Με ποιους τρόπους παρακινούνται

34 ΘΕΩΡΙΑ ΑΝΑΓΚΩΝ MASLOW Βασική παραδοχή: Κίνητρο δράσης ή υλοποίησης έργου = Επιθυμία ικανοποίησης αναγκών Παρακίνηση εργαζομένων από στελέχη Γνώση αναγκών Σύνδεση απόδοσης με ικανοποίηση αναγκών Στοιχεία Θεωρίας: Συνεχής & ατελείωτη προσπάθεια ικανοποίησης αναγκών. (Αυτά που επιθυμούμε εξαρτώνται από αυτά που έχουμε) Παρακινητική δύναμη Αντίστροφη βαθμού ικανοποίησής τους. (Όσο περισσότερο ικανοποιείται μια ανάγκη τόσο λιγότερο παρακινεί) Καμιά ανάγκη δεν εξαφανίζεται (χάνει για λίγο την παρακινητική της δύναμη) Οι ανάγκες είναι ιεραρχικά δομημένες σύμφωνα με την προτεραιότητά τους για ικανοποίηση. (Ικανοποίηση μια κατηγορίας Η επόμενη παίρνει τη θέση της)

35 Ολοκλήρωσης Αυτοπραγμάτωση, αυτοβελτίωση (όνειρα, οράματα, ιδανικά) /Κυρίαρχη παρακινητική δύναμη /Δύσκολα ικανοποιούνται Εγωιστικές ή Αναγνώρισης (φήμη, κύρος, σεβασμός Κοινωνικές Ανάγκες (συμμετοχή σε κοινωνικές ομάδες, αποδοχής, φιλία, στοργή, αγάπη...) Ανάγκες ασφάλειας (κατοικία, μόνιμη εργασία, ατυχήματα κ.λπ.) Σιγουριά για το μέλλον Φυσιολογικές Βιολογικές Ανάγκες (ύπαρξη βιολογικού οργανισμού πείνα, δίψα, ανάπαυση) Οι πρώτες που ικανοποιούνται

36 ΘΕΩΡΙΑ ΥΓΙΕΙΝΗΣ ΠΑΡΑΚΙΝΗΣΗΣ F. Hrzberg Διάθεση εργαζομένων εξαρτάται από δύο κατηγορίες παραγόντων: Παράγοντες υγιεινής ή διατήρησης Απουσία = δυσαρέσκεια Υπάρχουν = καμιά ευχαρίστηση Τέτοιοι είναι: Σταθερές αμοιβές μισθός Συνθήκες εργασίας Διαπροσωπικές σχέσεις Σιγουριά Τρόπος εποπτεία από προϊστάμενο Πολιτικές επιχείρησης Κίνητρα Δημιουργούν ευχαρίστηση & παρακίνηση για υψηλότερη απόδοση Τέτοιοι είναι: Αναγνώριση προσπαθειών, επιδόσεων κ.λπ. Ενδιαφέρουσα εργασία Ελευθερία πρωτοβουλιών, συμμετοχή, υπευθυνότητα για το αποτέλεσμα Ανάπτυξη (γνώσεων, ικανοτήτων, προσωπικότητας) μέσω εργασίας Επαγγελματική εξέλιξη - προαγωγές

37 ΘΕΩΡΙΑ ΠΡΟΣΔΟΚΙΩΝ αφορά τη διαδικασία παρακίνησης Βασική λογική Ηαπόδοσηεξαρτάται από: προσπάθεια, ικανότητα, υποστήριξη Ηδιάθεσηαπόδοσηςεξαρτάται από: ανταμοιβή & ικανοποίηση ανικανοποίητων αναγκών Ηδιάθεσηαπόδοσηςεπηρεάζεται από τις δίκαιες ανταμοιβές Η παρακίνηση προϋποθέτει: Σύνδεση απόδοσης με ανταμοιβές (υλικές ή άυλες) Ανάθεση εργασιών που ξέρει και μπορεί να κάνει Κατανόηση αυτών που περιμένουν οι άλλοι να κάνει Δίκαιη μεταχείριση (σε σχέση με τις αμοιβές) Προσαρμογή των αμοιβών στις ανάγκες του

38 ΜΕΘΟΔΟΙ & ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΚΙΝΗΣΗΣ Είναι: Πριμ παραγωγικότητας Οικονομικά βραβεία (bomus) Μισθολογικές προαγωγές Συμμετοχή στα κέρδη Μη οικονομικά βραβεία Μείωση ρουτίνας & μονοτονίας Εναλλαγή θέσεων εργασίας Συμμετοχή στη λήψη αποφάσεων Ανάθεση δελεαστικών στόχων Κοινωνικές δραστηριότητες Ενέργειες παρακίνησης για υψηλή απόδοση Καθημερινή αναγνώριση προσπαθειών και απόδοσης Δημιουργία καλού κλίματος στην ομάδα Εκτίμηση και σεβασμός Επισήμανση θετικών στοιχείων & σημαντικότητας εργασίας Συνεχής εξέλιξη Ελευθερία πρωτοβουλιών, ενθάρρυνση για συμμετοχή

39 ΑΝΑΓΚΑΙΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΣΠΟΥΔΑΙΟΤΗΤΑ ΤΩΝ ΟΜΑΔΩΝ

40 ΑΝΑΓΚΑΙΟΤΗΤΑ ΟΜΑΔΩΝ Πετυχαίνουν μεγαλύτερο αποτέλεσμα από το άθροισμα των αποτελεσμάτων των ανθρώπων που τις αποτελούν Γιατί; Σε ομάδες ώριμες που λειτουργούν αποτελεσματικά Δημιουργούνται φαινόμενα συνέργιας Συνδυάζονται αποτελεσματικά: ικανότητες, δημιουργική σκέψη, προσπάθειες. Επίτευξη συντονισμού Αντιμετώπιση πολυπλοκότητας. Ανάπτυξη επιχειρήσεων & αβεβαιότητα περιβάλλοντος αύξηση λειτουργιών, πολυπλοκότητα, αλληλεξάρτηση καθηκόντων συντονισμός & ευελιξία τμημάτων και ατόμων ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΕΣ ΟΜΑΔΕΣ (όχι μόνο τυπικές)

41 Ικανοποίηση κοινωνικών, εγωιστικών και αναγκών αυτοολοκλήρωσης (π.χ. φιλανθρωπική ή περιβαλλοντική ομάδα) Σημαντική αναπτυξιακή διαδικασία για τα μέλη της Ανάπτυξη χαρακτηριστικών προσωπικότητας Συμμετοχικό management: Περισσότερη σημασία στις ομάδες Ύπαρξη & Αποτελεσματική λειτουργία ομάδων Παραγωγικότητα αποτελεσματικότητα επιχειρήσεων και οργανισμών Προϊστάμενος βοηθάει υφιστάμενους να λειτουργούν αποτελεσματικά ως μέλη ομάδων

42 ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΟΜΑΔΩΝ Όταν τα άτομα αισθάνονται ότι δεν λειτουργούν ως ομάδα Απώλεια χρόνου, αναβλητικότητα, αναποφασιστικότητα Διαφωνίες, διαφορετικές αντιλήψεις, μη εφαρμογή σωστών κανόνων και διαδικασιών λειτουργίας Τα άτομα συμπεριφέρνονται λιγότερο υπεύθυνα Κοινωνική οκνηρία social loafing) Η ευθύνη στην ομαδική σκέψη διαιρείται Επικρατεί η πλειοψηφία Συμβιβασμός και όχι συναίνεση Αρνητικό Χαρακτηριστικό: Ομαδική σκέψη «groupthink» Ψυχοδυναμικό φαινόμενο Συνδέει ψυχολογία ατόμου και ομάδας Μείωση διανοητικής ικανότητας, λογικής κρίσης, αυτολογοκρισία παραγνωρίζεται αντικειμενικότητα και πραγματικότητα Συμμόρφωση σε πρότυπα κανόνες με τα οποία κανένας δε συμφωνεί ως άτομο

43 ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΤΙΚΟΙ ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑΣ ΤΗΣ ΟΜΑΔΑΣ συνδέονται με Μέλη της ομάδας. Προσδιορίζουν την αποτελεσματικότητα με τρόπους: α. αριθμός. Εξαρτάται από: φύση έργου & ωριμότητα μελών Μεγάλος = προβλήματα επικοινωνίας και συνεργασίας 5 ως 12 άτομα β. ρόλοι & συμπεριφορές. Να αποφεύγονται αρνητικές συμπεριφορές και ρόλοι (αδιαφορία, ανταγωνισμοί, εγωισμοί, κακόπιστες αντιρρήσεις) Θετικοί ρόλοι & συμπεριφορές συμβάλλουν στη συνοχή (βοήθεια, προτάσεις, έλλειψη εντάσεων, καλές σχέσεις ενθάρρυνση συμμετοχής όλων, καλό κλίμα) την υλοποίηση του έργου (πρωτοβουλίες, προτάσεις)

44 Κανόνες Διαδικασίες Μέθοδοι Αποτελεσματικότητα ομάδας: α. σωστοί κανόνες β. σωστή διαδικασία λειτουργίας γ. σωστή κατανομή εργασιών δ. σωστή μέθοδο και σύστημα εργασίας Επίσης, -Κάθε μέλος να γνωρίζει τι περιμένουν από αυτό - Σημαντικές οι διαδικασίες: επίλυσης προβλημάτων, Κοινοί στόχοι - όραμα λήψης αποφάσεων, επικοινωνίας συντονισμού Βασική προϋπόθεση αποτελεσματικότητας ομάδας Τα μέλη κατανοούν ότι έχουν κοινούς στόχους άρα κοινό συμφέρον Συνειδητοποιούν την αλληλεξάρτησή τους Αισθάνονται μέλη ομάδας Αναπτύσσουν ομαδικό πνεύμα και ομαδικές συμπεριφορές

45 Ηγέτης Βοηθά την ομάδα να αποκτήσει: -κοινό όραμα και στόχου - διαμορφώνει ομαδικό πνεύμα και κατάλληλο κλίμα - ενθαρρύνει, εμψυχώνει, συντονίζει - συλλαμβάνει και προτείνει σύστημα και μέθοδο Ανάλογα με τη φύση και την ωριμότητά της μια ομάδα μπορεί να έχει έναν ή περισσότερους τυπικούς ή άτυπους ηγέτες. Κλίμα - Επικοινωνία Βασικά στοιχεία του καλού κλίματος: -αμοιβαίος σεβασμός -ελευθερία έκφρασης -καλές ανθρώπινες σχέσεις -αλληλεγγύη - αμοιβαία εμπιστοσύνη - ανοιχτή και ειλικρινής επικοινωνία - προδιάθεση για συναίνεση - αλληλοϋποστήριξη

46 Ταυτίζεται με την ανθρώπινη ύπαρξη Λαμβάνει μεγάλο μέρος στη ζωή των ανθρώπων Τα διοικητικά στελέχη δαπανούν σε αυτή το 70% του χρόνου τους Δυσλειτουργίες και συγκρούσεις στις επιχειρήσεις οφείλονται στην απουσία της Από αυτή εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό η αποτελεσματικότητα των τυπικών και των άτυπων ομάδων Τι είναι;

47 Η ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ

48 ΕΝΝΟΙΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Διαδικασία μεταβίβασης πληροφορίας και νοημάτων από έναν άνθρωπο σε έναν άλλο Διαδικασία με την οποία ένας πομπός μεταβιβάζει σε έναν δέκτη πληροφορίες, σκέψεις, ιδέες, συναισθήματα και ενέργειες με στόχο να ενεργήσει πάνω του, ώστε να προκαλέσει εμφάνιση ιδεών, συναισθημάτων, πράξεων και ενέργειας και τελικά να επηρεάσει την κατάστασή του και τη συμπεριφορά του (συμπεριφορική διάσταση επικοινωνίας)

49 Η επικοινωνία δεν είναι: Απλή μεταβίβαση πληροφοριών & μηνυμάτων Η επικοινωνία είναι: Διαδικασία επαφής αλληλοκατανόησης & άλληλοεπηρεσμού μεταξύ ανθρώπων ή ομάδων.

50 ΣΠΟΥΔΑΙΟΤΗΤΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Μέσο: σύνδεσης ανθρώπων, σχηματισμού ομάδων συνεργασίας για κοινούς στόχους Οι λειτουργίες του προγραμματισμού και του ελέγχου βασίζονται στη διαδικασία και στα συστήματα πληροφόρησης Καθοδήγηση Ηγεσία, Παρακίνηση, Ανθρώπινες Σχέσεις, Κοινωνικό κλίμα επιτυγχάνονται με αποτελεσματική επικοινωνία Ανάθεση καθηκόντων, Οδηγίες για την εκτέλεσή τους, Κατανόηση στόχων και πολιτικών της επιχείρησης από εργαζομένους (προϊστάμενοι εργαζόμενοι)

51 ΣΠΟΥΔΑΙΟΤΗΤΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Μαθαίνουν οι προϊστάμενοι τις απόψεις και τις ανάγκες των εργαζομένων (εργαζόμενοι προϊστάμενοι) Προσαρμογή στόχων της επιχείρησης, Εντοπισμός ευκαιριών, Αντιμετώπιση απειλών (επιχείρηση περιβάλλον) Παρόλα αυτά δίνεται Μικρή σημασία στην επικοινωνία σε επίπεδο: Α) εκπαίδευσης και Β) διοικητικής πρακτικής Συνέπειες: Μη ικανοποιητική ανάπτυξη ικανοτήτων επικοινωνίας των στελεχών Μη ανάπτυξη αποτελεσματικών μεθόδων και διαδικασιών επικοινωνίας από τις επιχειρήσεις

52 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΠΡΟΣΩΠΙΚΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ 1. Επιθυμία μεταβίβασης πληροφορίας σκέψης από τον πομπό στο δέκτη 2. Κωδικοποίηση του μηνύματος από τον πομπό 3. Μεταβίβαση μηνύματος στο δέκτη μέσω καναλιών 4. Αποκωδικοποίηση του μηνύματος από το δέκτη 5. Παράγονται αποτελέσματα 6. Ο πομπός γίνεται δέκτης

53 Βασικά στοιχεία διαδικασίας επικοινωνίας Πηγή (πομπός) Κώδικας του πομπού Κωδικοποίηση Αυτό που μεταβιβάζεται μετατρέπεται σε ΝΟΗΜΑ με τη μορφή ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ Κώδικας= γλώσσα, σύμβολα, κινήσεις σώματος, στάσεις σώματος, οπτική επαφή Κωδικοποίηση= Διανοητική διαδικασία Μήνυμα Αποτέλεσμα κωδικοποίησης Φυσική ΕΚΦΡΑΣΗ νοήματος Αποτελείται: λέξεις, στάσεις κινήσεις σώματος, παραστάσεις σύμβολα (αντικείμενα, χρώματα, ήχοι, αρώματα )

54 Δίκτυα Κανάλια μεταβίβασης ΜΕΣΑ που μεταφέρουν το μήνυμα στο δέκτη Δίκτυα= ατμόσφαιρα, αντικείμενα, μέσα επικοινωνία Σύλληψη του δέκτη Ο δέκτης συλλαμβάνει το μήνυμα του πομπού ΜΕ: ακοή, όραση αλλά και όσφρηση, αφή, γεύση Κώδικας του δέκτη - Αποκωδικοποίηση Μετατρέπεται σε ΝΟΗΜΑ ΜΕ: λέξεις, κινήσεις, σύμβολα Κατανόηση μηνύματος - Αποτέλεσμα Οδέκτης: πληροφορείται, κατανοεί, αισθάνεται, αλλάζει ιδέες, γνωρίζει..

55 Έλεγχος feed back Θόρυβοι Δεν είναι συστατικό στοιχείο της διαδικασίας της επικοινωνίας Παρεμβαίνει χωρίς τη θέληση του πομπού και του δέκτη Επηρεάζει το αποτέλεσμα της επικοινωνίας Αλλοιώνει το μήνυμα ή περιορίζει τη δυνατότητα σύλληψής του

56 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΣΤΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΤΗΣ ΤΥΠΙΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ Αποτελεσματικότητα ΠΡΟΫΠΟΘΕΤΕΙ αποτελεσματικό σύστημα επικοινωνίας Συνεργασία, συντονισμός, ευνοϊκό κλίμα ΑΠΑΙΤΟΥΝ αμφίδρομη ροή πληροφοριών Επικοινωνία στις επιχειρήσεις Κάθετη από πάνω προς τα κάτω και αντίστροφα οριζόντια

57 ΚΑΘΕΤΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ Από πάνω προς τα κάτω Παραδοσιακή μορφή επικοινωνίας Παρατηρείται ακόμα και σήμερα σε πολλές περιπτώσεις Από τα ανώτερα κλιμάκια προς τα κατώτερα (όχι αντίστροφα) Μήνυμα Στόχος διαταγή, οδηγία, παρατήρηση, ανακοίνωση ορισμός καθηκόντων και εκτέλεσή τους, ορισμός διαδικασιών ορισμός πολιτικών. Απαραίτητη μορφή επικοινωνίας, αλλά με προβλήματα Μοναδική μορφή επικοινωνίας στις αυταρχικές οργανώσεις Μειονεκτήματα: 1. δυσαρέσκεια υφισταμένων, 2. ανέφικτη η βελτίωση της εργασίας 3. αλλοίωση μηνυμάτων μη κατανοητά

58 Από κάτω προς τα πάνω Από τα κατώτερα κλιμάκια προς τα ανώτερα Σημαντική και απαραίτητη μορφή επικοινωνίας Συμπληρώνει την προηγούμενη Οι υφιστάμενοι: μεταβιβάζουν αυτά που θέλουν αισθάνονται ικανοποίηση Οι προϊστάμενοι: ελέγχουν τη τύχη των μηνυμάτων τους γνωρίζουν καλύτερα τη κατάσταση Τρόποι επικοινωνίας: τακτικές συναντήσεις επιστολές κουτιά παραπόνων προτάσεων υποδείξεων έντυπα έρευνες γνωμών - ικανοποίησης εργαζομένων Αγνοείται συχνά ή εφαρμόζεται περιστασιακά αρνητικές συνέπειες 1. Στην αποτελεσματική λειτουργία της οργάνωσης 2. Στην ικανοποίηση των μελών της οργάνωσης

59 ΟΡΙΖΟΝΤΙΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ Μεταξύ εργαζομένων διαφορετικών τμημάτων Οργάνωση επιχείρησης σε τμήματα και υποτμήματα Επιτυγχάνει καλύτερο: 1.Συντονισμό 2.Προγραμματισμό 3.Έλεγχο 4. Καθοδήγηση Απαραίτητη η επικοινωνία για τη λειτουργία των τμημάτων με βάση τους στόχους της επιχείρησης Πολλές φορές προσκρούει σε στεγανά και γίνεται μεταξύ προϊσταμένων Ανταγωνισμός Μυστικότητα και περιχαράκωση αρνητικές συνέπειες σε Συνεργασία συντονισμό κοινωνικό κλίμα Απαραίτητη η οριζόντια επικοινωνία και η εξάλειψη των φραγμών

60 ΕΜΠΟΔΙΑ ΣΤΗΝ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ Μειώνουν την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας Κατανόηση Συνειδητοποίηση των εμποδίων από τα διοικητικά στελέχη βελτιωτικές ενέργειες Τα εμπόδια αφορούν Τον πομπό το δέκτη το περιβάλλον Φυσιολογικά (ικανότητα μετάδοσης σύλληψης μηνύματος κόπωση ) Είδη εμποδίων Ψυχοσυγκινησιακά (διάθεση, προκατάληψη, συναίσθημα) Περιβαλλοντικά (δομές, διαδικασίες, τεχνικές, μέσα )

61 ΣΗΜΑΝΤΙΚΟΤΕΡΑ ΕΜΠΟΔΙΑ Ασαφείς στόχοι Αφετηρία πομπού = επιθυμία επικοινωνίας με το δέκτη για να επιτύχει κάποιο σκοπό ή στόχο Παράδειγμα: Οδηγίες παροτρύνσεις έπαινοι προϊσταμένου προς υφισταμένους Ασαφείς στόχοι (ατόμων ή επιχειρήσεων) Μη αποτελεσματική επικοινωνία Μη σωστά μηνύματα Λόγοι = πίεση χρόνου, αδιαφορία, έλλειψη σχετικής ικανότητας κάποιο σκοπό ή στόχο Δεν κατανοούνται εύκολα από το δέκτη Προβλήματα: Ασάφεια, Μη ακρίβεια, Έλλειψη πληρότητας, Έλλειψη περιεκτικότητας, Έλλειψη συντομίας Έλλειψη ορθότητας =ΚΑΚΗ ΚΩΔΙΚΟΠΟΙΗΣΗ Ευθύνη πομπού

62 Κακή επιλογή του χρόνου και του χώρου Χώρος και χρόνος καθορίζονται συνήθως από τον πομπό Μείωση αποτελεσματικότητας επικοινωνίας Παράδειγμα: Τρέχοντας στο διάδρομο Κακή επιλογή τρόπου και μέσου Ευθύνη του πομπού Τρόπος Επικοινωνίας = Γραπτή, προφορική, οπτική Μέσο επικοινωνίας = Λόγος, τόνος, σώμα, τηλέφωνο Εναλλακτικοί τρόποι και χώροι ανάλογα με :στόχο, μήνυμα, συνθήκες Έλλειψη ενδιαφέροντος - Απροσεξία Ευθύνη του δέκτη Λόγοι: έλλειψη ενδιαφέροντος, έλλειψη διάθεσης, έλλειψη ικανοτήτων για συγκέντρωση προσοχής στο μήνυμα του πομπού Οδέκτης: σκέφτεται άλλα, ονειροπολεί, μιλά, ετοιμάζει την απάντηση.. Αποτέλεσμα: Δεν συλλαμβάνει Ματσιώρη ήάννα, συλλαμβάνει Οικονομολόγος λάθος το μήνυμα Αποθαρρύνει το πομπό

63 Βιαστικά συμπεράσματα Ευθύνη του δέκτη Λόγω : έλλειψης υπομονής ή πίεσης χρόνου Πριν ολοκληρωθεί η μετάδοση του μηνύματος (με τις πρώτες λέξεις): Σταματά να συλλαμβάνει οδέκτηςτομήνυμα Σταματά να επεξεργάζεται ο δέκτης το υπόλοιπο μήνυμα Διακόπτει ο δέκτης τον πομπό Σημαντικό εμπόδιο στις επιχειρήσεις λόγω πίεσης χρόνου Προδιάθεση/προκατάληψη Ευθύνη του δέκτη Ο δέκτηςφιλτράρει τα μηνύματα με βάση: τιςπροδιαθέσειςτου τις προκαταλήψεις του Διασρέβλωση μηνύματος Παράδειγμα: Προκατάληψης= οι εργαζόμενοι διεκδικούν σε βάρος της επιχείρησης Αποτέλεσμα= Οι διοίκηση δεν απορρίπτει τις βελτιωτικές προτάσεις των εργαζομένων

64 Υπερευαισθησία Ως προς: λέξεις, φράσεις, γεγονότα Επικέντρωση σε αυτά Χάνεται το υπόλοιπο μήνυμα Διαφορετικές αντιλήψεις Προσωπικός τρόπος αντίληψης του κόσμου Ανάλογα με: εμπειρίες, γνώσεις, αξίες, ανάγκες, επιθυμίες Κάθε άνθρωπος είναι μια ξεχωριστή προσωπικότητα Τα μηνύματα αξιολογούνται και ερμηνεύονται διαφορετικά από κάθε άνθρωπο Σχέσεις πομπού και δέκτη Σχέσεις που δυσχεραίνουν την επικοινωνία: ανθρώπινες σχέσεις Κακές σχέσεις = Δύσκολη επικοινωνία σχέσεις εξουσίες Αυταρχική εξουσία = Μείωση αποτελ/τας κοινωνική - διοικητική θέση Έλλειψη ισοτιμίας και ελευθερίας = περιορισμός επικοινωνίας σχέσεις συμφερόντων Ανταγωνισμός ή πόλωση συμφερόντων = περιορισμός επικοινωνίας

65 Οργανωτικές Δομές/Διαδικασίες Στεγανοποίηση τμημάτων Πολυάριθμα ιεραρχικά επίπεδα Πολύπλοκες και χρονοβόρες διαδικασίες ροής πληροφοριών Ανελαστικοί γραπτοί και άγραφοι κανόνες και κανονισμοί επικοινωνίας (συμβούλια, επιτροπές, συναντήσεις, ακροάσεις, έγγραφα ) Υπερφόρτωση Μεγάλος όγκος πληροφοριών Περιορισμένος χρόνος Ικανότητες σύλληψης, ερμηνείας και αξιοποίησης των πληροφοριών αποτελούν εμπόδια επικοινωνίας Συνέπειες: αδυναμία σύλληψης & επεξεργασίας πληροφοριών λανθασμένη επεξεργασία καθυστερημένη επεξεργασία επιλεκτική σύλληψη αποφυγή πληροφοριών

66 Κώδικας Παράγοντας - κλειδί για την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας Προβλήματα: - Δεν χρησιμοποιούν οι συνομιλητές τους ίδιους κώδικες (Παράδειγμα: κώδικας γιατρών κώδικας στρατιωτικών) Συμβαίνει και μεταξύ των εργαζομένων μιας επιχείρησης - Χρησιμοποιούν ίδιες λέξεις αλλά με διαφορετική σημασία (Παραδείγματα: 1. «εθνική αντίσταση» 2. «κέρδος» Ο κώδικας κάθε ανθρώπου διαμορφώνεται με βάση: τις γνώσεις του τις εμπειρίες του την προσωπικότητά του Αποτελεσματική επικοινωνία Ελαχιστοποίηση των διαφορών Συνειδητοποίηση των διαφορών Επίτευξη στόχων επικοινωνίας

67 ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Γνώση & Ικανότητα επικοινωνίας απαραίτητη: στον επαγγελματικό χώρο Απαραίτητη και αναγκαία για τα διοικητικά στελέχη στις σχέσεις με τους άλλους βασικό τους καθήκον Συνεχής βελτίωση της επικοινωνίας Ποσοτική: Αύξηση πληροφοριών που μεταβιβάζονται Ποιοτική: Περιορισμός παρανοήσεων Βασικές αρχές αποτελεσματικής επικοινωνίας Αφορούν τον πομπό (αποτελεσματική μετάδοση μηνύματος) Αφορούν το δέκτη (αποτελεσματική μετάδοση μηνύματος) Αφορούν το δέκτη (αποτελεσματική ακρόαση μηνύματος)

68 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΜΕΤΑΔΟΣΗΣ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ Βελτίωση αποτελεσματικότητας μετάδοσης από τον πομπό Προετοιμασία επικοινωνίας Αφορά: τους στόχους της επικοινωνίας τον έλεγχο του δέκτη (ψυχική διάθεση, ανάγκες, αξίες, ) τον έλεγχο των διαφορών του με το δέκτη την επιλογή κατάλληλου τόπου, χρόνου και τρόπου μετάδοσης μηνύματος (σημαντικότητα στόχου) Μετάδοση μηνύματος Εξαρτάται: την προετοιμασία τα μέσα τρόπους μετάδοσης του πομπού (τόνος χρώμα φωνής, γλώσσα του σώματος) Έλεγχος (feed back) Μετά τη μετάδοση του μηνύματος ο πομπός ελέγχει αν το μήνυμα: ελήφθη, ερμηνεύθηκε, κατανοήθηκε από το δέκτη

69 ΚΡΙΣΙΜΑ ΖΗΤΗΜΑΤΑ ΜΕΤΑΔΟΣΗΣΗ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ Μετάδοση του μηνύματος Γλώσσα του σώματος Κρίσιμος παράγοντας διαπροσωπικής επικοινωνίας: τρόπος μετάδοσης μηνύματος Γιατί: Ανταλλάσσονται πληροφορίες αλλά και συναισθήματα Κρίσιμοι παράγοντες προφορικής επικοινωνίας (με βάση ερευνητικές εργασίες) 1. Γλώσσα του σώματος (ο πιο σημαντικός παράγοντας) 2. Τόνος, ένταση, χρώμα φωνής 3. Τα λόγια (παίζουν σχετικά μικρότερο ρόλο) Πιο σημαντικό: πώς το λέμε και όχι τι λέμε Γλώσσα του σώματος: στάσεις και κινήσεις του σώματος χειρονομίες εκφράσεις και κινήσεις του προσώπου και των ματιών Η σημασία των λέξεων μπορεί να διαφοροποιείται: από το χρώμα, τον τόνο και την ένταση της φωνής από τις εκφράσεις του σώματος Η γλώσσα του σώματος είναι συνήθως πιο ειλικρινής (ελέγχεται λιγότερο) Πολλές εκφράσεις του σώματος Ματσιώρη έχουν Άννα, διαπολιτισμική Οικονομολόγος σημασία.

70 Κατανόηση των διαφορών μεταξύ πομπού και δέκτη Διαφορές ως προς την αντίληψη και τον κώδικα που χρησιμοποιούν Ο πομπός πρέπει να κατανοήσει: - τον τρόπο αντίληψης του κόσμου απότοδέκτη - τις ανάγκες του δέκτη - τις προσδοκίες του δέκτη - τις γνώσεις του δέκτη - τη ψυχολογική και φυσιολογική κατάσταση του δέκτη Ίδια προσπάθεια και από την πλευρά του δέκτη Διαφορετικοί κώδικες κακή επικοινωνία Πρέπει να «μιλάμε την ίδια γλώσσα» Πρέπει να χρησιμοποιούμε απλή γλώσσα και λέξεις για να μην υπάρχουν παρερμηνείες.

71 Βελτίωση μηνύματος Το μήνυμα προσδιορίζει την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας Οι δυνατότητες σύλληψης και κατανόησης του μηνύματος προσδιορίζονται: - τη σύνταξη - τη μορφή - το ύφος - το χρώμα - την ένταση του μηνύματος Χαρακτηριστικά στοιχεία σωστού μηνύματος: Σαφήνεια Ακρίβεια Η σαφήνεια εξαρτάται: 1. από κώδικα 2. δομή του κώδικα Αποφεύγουμε λέξεις όπως: «αρκετά», «σύντομα» Αποφεύγουμε προτάσεις πολυσύνθετες, αφηρημένες, δυσνόητες KISS (Keep it simple stupid) με αρνητική χρησιμότητα

72 Χαρακτηριστικά στοιχεία σωστού μηνύματος (συνέχεια): Πληρότητα Όλες τις απαραίτητες πληροφορίες (για να γίνει κατανοητό) Ελλιπείς πληροφορίες: ο δέκτης συμπληρώνει τα κενά (άθελα) το νόημα διαστρεβλώνεται Υπομονή από την πλευρά του δέκτη να λάβει ολόκληρο το μήνυμα χωρίς βιαστικά συμπεράσματα Περιεκτικότητα - Συντομία 1. Αυξάνει τις δυνατότητες σύλληψης από το δέκτη 2. Μειώνει το κόστος επικοινωνίας Φλυαρίες και επαναλήψεις: - κουράζουν το δέκτη - επιδρούν αρνητικά στη διάθεση και τη ψυχολογία Χρησιμοποιούμε όσο λιγότερες λέξεις γίνεται Η περιεκτικότητα δε λειτουργεί Ματσιώρη Άννα, σε Οικονομολόγος βάρος της πληρότητας

73 ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗ ΑΚΡΟΑΣΗ (βελτιώνει την επικοινωνία από την πλευρά του ΔΕΚΤΗ Παθητική Ακρόαση (Σωστή σύλληψη, επεξεργασία και ερμηνεία μηνυμάτων από το δέκτη) Απαιτεί τις ακόλουθες βασικές ενέργειες; 1. Έλλειψη θορύβων & ενοχλήσεων (εμποδίζουν το πομπό να εκφρασθεί δημιουργούν παρερμηνείες & αλλοιώσεις) 2. Συγκέντρωση προσοχής του δέκτη (για: νασυλλάβει το μήνυμα & να αποφύγει βιαστικά συμπεράσματα) 3. Οπτική επαφή και νεύματα (αντιλαμβάνεται ο πομπός ότι τον παρακολουθεί ο δέκτης συγκεντρωμένη η προσοχή του δέκτη στον πομπό) 4. Έλεγχος προκαταλήψεων και ευαισθησίας του δέκτη (σε λέξεις και χαρακτηριστικά ) Γίνεται κατανοητό το πραγματικό νόημα του μηνύματος

74 Ενεργητική ακρόαση (Ο δέκτης προσπαθεί: - να βοηθήσει τον πομπό να εκφράσει και να μεταβιβάσει σωστά το μήνυμα - να κατανοήσει και να αισθανθεί τομήνυμα Βασικές ενέργειες; 1. Ερωτήσεις (Ο δέκτης βοηθά τον πομπό να γίνει σαφής, κατανοητός και πλήρης) 2. Ενθάρρυνση του πομπού να εκφράσει αυτό που επιθυμεί (Ο δέκτης δημιουργεί καλό κλίμα επικοινωνίας) 3. Έλεγχος (από το δέκτη αν έχει συλλάβει σωστά το μήνυμα) Γίνεται με ερωτήσεις που εκφράζουν με άλλα λόγια το μήνυμα 4. Ενσυναίσθηση - Ο δέκτης μπαίνει στη θέση του πομπού - Ο δέκτης δείχνει στον πομπό ότι τον ακούει - Δε σημαίνει συμπονώ και συμπάσχω Πολύ σημαντική γιατί ο δέκτης κατανοεί καλύτερα αυτά που μεταβιβάζει ο πομπός