Ο ΗΓΙΕΣ ΧΡΗΣΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΑΜΟΤΟΕ (

Transcript

1 Ο ΗΓΙΕΣ ΧΡΗΣΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΑΜΟΤΟΕ ( ΤΟΥΣ ΕΥΧΑΡΙΣΤΟΥΜΕ!!! Η ηλεκτρονική γραµµατεία είναι µια εξειδικευµένη, ασφαλής και πιστοποιηµένη διαδικτυακή εφαρµογή που εξέλιξε, αποκλειστικά και ειδικά για την ΑΜΟΤΟΕ, η εξειδικευµένη εταιρεία MεγαSoft, που εδρεύει στις Σέρρες (και στο Internet εδώ: µε πρωτεργάτη τον Λευτέρη Τσαουσίδη, πάντα εθελοντικά και αφιλοκερδώς!!!!!! Η ηλεκτρονική γραµµατεία της ΑΜΟΤΟΕ λειτουργεί στα πρότυπα πολλών ηλεκτρονικών καταστηµάτων (e-shops) ή ακόµα καλύτερα στα πρότυπα ηλεκτρονικών αιτήσεων υπηρεσιών (π.χ. συνδροµή σε ένα περιοδικό, ή «κλεισίµατος» δωµατίου σε ένα ξενοδοχείο) κλπ σε συνδυασµό µε την δυνατότητα διατήρησης µητρώου-αρχείου, δλδ µπορείτε να βλέπετε πόσοι και ποιοι αθλητές είναι ενεργοί σε µια χρονιά, να βλέπετε συµµετοχές µέσα στην χρονιά, και πολλά-πολλά άλλα Αρχικά πρέπει το σωµατείο σας να είναι καταχωρηµένο στο ηλεκτρονικό µητρώο της ΑΜΟΤΟΕ, αυτό το βλέπετε εδώ: (περιµένετε λίγο να «φορτώσει» τα σωµατεία-µέλη ΠΡΟΣΟΧΗ! Για να σας επιτρέψει το σύστηµα να κάνετε «πράξεις» (εγγραφές, αριθµοδοτήσεις, συµµετοχές, κλπ) πρέπει το σωµατείο να είναι ταµειακά τακτοποιηµένο (αν όχι επικοινωνήσετε µε τον Ταµία, Γ.Στραβού ) 1. ΕΓΓΡΑΦΗ ΑΘΛΗΤΗ Παραλαµβάνετε από τον αθλητή, συµπληρωµένο πλήρως, την αίτηση-δελτίο ιατρικών εξετάσεων που έχει προµηθευθεί αυτός από την ιστοσελίδα της ΑΜΟΤΟΕ ( και από την σχετική επιλογή. Υπάρχει δε, εδώ: =218 Πηγαίνετε στο (προσέχετε τις επισηµάνσεις µε κόκκινα γράµµατα)

2 Βάζετε κωδικό σωµατείου και συνθηµατικό (password) και βλέπετε αυτό: Μπαίνετε στους αθλητές του σωµατείου και βλέπετε αυτό: Πατάτε για να ξεκινήσετε την έναρξη εγγραφής ενός νέου αθλητή και βλέπετε αυτό: Συµπληρώνετε τα στοιχεία του αθλητή µε, ελληνικά, κεφαλαία και τις ηµεροµηνίες µε αριθµούς και καθέτους ή παύλες, π.χ. 31/12/2011 ή Ο αριθµός µητρώου και ο αριθµός κάρτας θα συµπληρωθεί αργότερα από το σύστηµα! Συµπληρώστε το µε λατινικά φυσικά. Αν δεν έχει ο αθλητής ή δεν έχει ο αδελφός του, η κοπέλα του κλπ, βάλτε του σωµατείου ή το δικό σας γιατί αυτό θα σας βοηθήσει αργότερα στις πληρωµές συνδροµών (εκεί απαιτείται οπωσδήποτε για να αποσταλεί η απόδειξη πληρωµής).

3 Θα πρέπει να έχετε αποθηκεύσει µια ψηφιακή φωτογραφία ταυτότητας του αθλητή σε µικρές σχετικά διαστάσεις (το σύστηµα ζητάει 283Χ331 pixels). Αυτή µπορείτε να την έχετε, είτε µε σκανάρισµα της φωτογραφίας που σας έφερε ο αθλητής, είτε µε φωτογράφιση της ίδιας φωτογραφίας µε ψηφική µηχανή ή ακόµα και το κινητό σας και αποθήκευσή της στον υπολογιστή που χρησιµοποιείτε, είτε ακόµα και µε φωτογράφιση του αθλητή την ώρα που σας φέρνει τον έντυπο της αίτησης εγγραφής δελτίο Ιατρικών εξετάσεων. Πατάτε το κουµπί «ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ» για να βρείτε την φωτογραφία του αθλητή που θέλετε να στείλετε και µετά πατάτε «ΑΠΟΣΤΟΛΗ» Βλέπετε, ξανά τα στοιχεία του αθλητή που βάλατε µε την φωτογραφία του, και κάτωκάτω πατάτε το κουµπί «Επιστροφή» που σας γυρίζει στην σελίδα από όπου ξεκινήσατε την διαδικασία αίτησης. Πατάτε ξανά στο όνοµα το σωµατείου και βλέπετε αυτό: Αν θέλετε, κάνετε και άλλη αίτηση ή άλλες αιτήσεις. Θα πρέπει να περιµένετε µέχρι η ΜεγαSoft να διεκπεραιώσει την αίτηση, να εκδώσει την κάρτα και το δελτίο του αθλητή. Αν υποβάλετε την αίτηση πρωινές ώρες, η αίτηση διεκπεραιώνεται την ίδια ηµέρα, αλλιώς την επόµενη (!! Προσοχή λοιπόν στις αιτήσεις τελευταίας στιγµής!!) Μόλις η αίτηση διεκπεραιωθεί, ο νέος αθλητής περνάει στο σύνολο των αθλητών του σωµατείου, ταξινοµηµένος αλφαβητικά, και αριστερά του ονόµατός του βλέπετε σαν «Ισχύον έτος» το 00 οπότε τον χειρίζεστε πλέον σαν κανονικό αθλητή και περνάτε στην δεύτερη ηλεκτρονική διαδικασία (επόµενη σελίδα). Σχετικός χρόνος χρειάζεται και για την µεταγραφή ενός αθλητή από ένα σωµατείο σε άλλο. Η διαδικασία των εγγράφων υπάρχει στο στον τοµέα (µενού) «Αθλητές» όπου υπάρχει τοµέας «Μεταγραφές» Μόλις παραλάβετε τα έγγραφα αθλητή από µεταγραφή, επικοινωνείτε µε την ΜεγαSoft για να γίνει και η µεταγραφή στην βάση δεδοµένων της ηλεκτρονικής Γραµµατείας και να εµφανιστεί ο αθλητής στους αθλητές του Σωµατείου σας. Θα εµφανιστεί µε «Ισχύον έτος» 99 το οποίο σηµαίνει ότι ο αθλητής είναι από µεταγραφή και η ανανέωση του ελτίου του για την τρέχουσα χρονιά επιβαρύνεται (τώρα µε 10 ) µε τοπ κόστος έκδοσης καινούργιας κάρτας κλπ.

4 2. ΑΝΑΝΕΩΣΗ ΕΛΤΙΟΥ ΑΘΛΗΤΗ Αν θέλετε να ανανεώσετε το ελτίο ενός αθλητή ή να ενεργοποιήσετε το ελτίο ενός νέου αθλητή, πηγαίνετε στο και µπαίνετε στους αθλητές του σωµατείου, όπως περιγράφεται παραπάνω. Βλέπετε αυτό: Πατώντας τον «ενεργό» αριθµό που βλέπετε στην στήλη «Ισχύον έτος», ξεκινάτε την διαδικασία ανανέωσης του ελτίου. Βλέπετε αυτό: Πατώντας το «Αποδοχή και προσθήκη στο καλάθι αγορών» βλέπετε αυτό: Αν θα κάνετε και άλλες ανανεώσεις, πατήστε το «συνεχίστε τις αγορές σας» (συνιστάται να κάνετε µαζικές πληρωµές γιατί στα διεθνή τραπεζικά συστήµατα δεν τους αρέσει οι πολλές, µικρές, ισόποσες, πληρωµές και µάλιστα συνεχόµενες) αλλιώς το «επιβεβαίωση και πληρωµή».

5 Στην επόµενη σελίδα πατάτε το εικονίδιο της VISA και µεταφέρεστε σε ασφαλές ( "περιβάλλον", βάζετε αριθµό της VISA κάρτα σας ή της προπληρωµένης (prepaid), ή της χρεωστικής κάρτας που µπορεί να έχετε, βάζετε ηµεροµηνία λήξης χωρίς καθέτους, π.χ.: 0711 και τον κωδικό ασφαλείας (τα 3 τελευταία ψηφία του αριθµού που βρίσκεται στο πίσω µέρος της κάρτας σας) πατάτε "Pay now" και τελειώσατε!!! Πλέον ο αθλητής είναι ενεργοποιηµένος για το τρέχον έτος και µπορεί να συµµετάσχει σε αγώνες. Για να γίνει αυτό, θα πρέπει ο αθλητής να πάρει αριθµό, από το σωµατείο του, στον θεσµό (πρωτάθληµα/κύπελλο/έπαθλο κ.λ.π.) που θέλει να συµµετάσχει. Για να γίνει αυτό, βρίσκετε τον αθλητή από το µητρώο αθλητών του σωµατείου πατάτε πάνω στο όνοµά του, βλέπετε τα στοιχεία του και δίπλα, δεξιά έναν κατάλογο πρωταθληµάτων, κυπέλλων κ.λ.π.

6 Επιλέγετε (πατάς Select τον επιθυµητό θεσµό (πρωτάθληµα, και από κάτω εµφανίζονται οι κατηγορίες). Επιλέγετε την κατηγορία µε Select και δηλώνετε τον αριθµό που θέλετε και παίρνετε την επιβεβαίωση Αν πάρετε µήνυµα ότι ο αριθµός χρησιµοποιείται, πατάτε, πάνω δεξιά, στο: «Μπορείτε να δείτε τους αριθµούς που έχουν δηλωθεί από άλλους αθλητές» και µπαίνετε στο περιβάλλον ανεύρεσης, επιβεβαίωσης αριθµών συµµετοχής ανά πρωτάθληµα, κύπελλο, κλπ (το επιλέγετε από το µενού/κατάλογο αριστερά)

7 ΠΡΟΣΟΧΗ!! Οσους αριθµούς βλέπετε στην στήλη «Αριθµός» δεν µπορείτε να τους χρησιµοποιήσετε. Χρησιµοποιούνται ακόµα και αν δεν έχουν αριθµό δίπλα ή έχουν κρατηθεί από την ΑΜΟΤΟΕ για εύλογη χρήση. Μόλις ο αθλητής πάρει αριθµό, περνάτε στην φάση 3, στην δήλωση συµµετοχής η οποία πλέον, όλη την χρονιά, γίνεται πολύ εύκολα, σε 1 λεπτό!!! Στο αρχείο Word που θα πάρετε µε όνοµα: «ήλωση συµµετοχής στο e-secretary» περιγράφονται όλα τα βήµατα που µπορεί να κάνει ο αθλητής µόνος του ή ο υπεύθυνος του σωµατείου. Οταν δηλώνει το σωµατείο την συµµετοχή των αθλητών του σε έναν αγώνα, στο πεδίο «κωδικός σωµατείου» βάζετε το password του σωµατείου. Για να δηλώνουν οι αθλητές µόνοι τους, ζητάτε και παίρνετε από την Μεγαsoft (Κα Νίκη Χατζηπαρτάλη, ), 2 ο κωδικό, µόνο για δήλωση συµµετοχής.