Ο ΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΕΛΕΓΧΟΥΣ ΠΟΥ ΥΛΟΠΟΙΟΥΝΤΑΙ ΑΠΟ ΤΙΣ ΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΣΤΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΤΟΥ ΑΡΘΡΟΥ 4 ΤΟΥ ΚΑΝ.438/01

Transcript

1 Ο ΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΕΛΕΓΧΟΥΣ ΠΟΥ ΥΛΟΠΟΙΟΥΝΤΑΙ ΑΠΟ ΤΙΣ ΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΣΤΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΤΟΥ ΑΡΘΡΟΥ 4 ΤΟΥ ΚΑΝ.438/01 1. Πλαίσιο ελέγχων Οι έλεγχοι που ασκούν οι ιαχειριστικές Αρχές (βλ. άρθρο 4 του Κανονισµού 438/2001) έχουν ως βασικό στόχο την επαλήθευση των παραδοτέων προϊόντων και των υπηρεσιών που χρηµατοδοτούνται, της πραγµατοποίησης της απαιτούµενης δαπάνης και της συµµόρφωσης µε τους όρους των εγκριτικών αποφάσεων της Επιτροπής για τη συγχρηµατοδότηση των Προγραµµάτων και µε τους εθνικούς και κοινοτικούς κανόνες. Στο πλαίσιο του ισχύοντος συστήµατος διαχείρισης και ελέγχου και µε βάση τις αναθεωρηµένες διατάξεις εφαρµογής του ΚΠΣ, οι έλεγχοι των ιαχειριστικών Αρχών που δηλώνονται στο πλαίσιο του άρθρου 4 του Καν. 438/01 αφορούν το σύνολο των διαδικασιών (ελέγχων) που εφαρµόζονται από τις ιαχειριστικές Αρχές για την ικανοποίηση του βασικού στόχου που προαναφέρθηκε. Πριν την υποβολή της δήλωσης δαπανών στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή, η ιαχειριστική Αρχή διασφαλίζει ότι η Αρχή Πληρωµής έχει ενηµερωθεί για τις διαδικασίες που εφαρµόζονται αναφορικά µε: Την εξασφάλιση συµµόρφωσης προς τους εφαρµοζόµενους κανόνες Την επαλήθευση της δηλούµενης δαπάνης Την επαλήθευση της παράδοσης των συγχρηµατοδοτούµενων προϊόντων και υπηρεσιών Τη διατήρηση της διαδροµής ελέγχου. Με βάση τα ανωτέρω, περιγράφεται στη συνέχεια το είδος και το αντικείµενο των επί µέρους ελέγχων, καθώς και οι σχετικές αρµοδιότητες των επί µέρους Μονάδων των Α. 2. Κατηγορίες ελέγχων 2.1 Προενταξιακοί έλεγχοι Οι εν λόγω έλεγχοι διεξάγονται από τις Μονάδες Β των Α µε στόχο τη διασφάλιση της συµµόρφωσης των συγχρηµατοδοτούµενων Πράξεων µε τους PARARTIMA_II_ODIGIES_ELEGXWN_AR_4_EK438.doc 1

2 όρους των εγκριτικών αποφάσεων της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (ΕΕ) και τους εθνικούς και κοινοτικούς κανόνες. Οι έλεγχοι αυτοί γίνονται βάσει συγκεκριµένων κριτηρίων (κριτήρια αξιολόγησης Πράξεων), τα οποία εξειδικεύονται ανά ΕΠ και, κατά περίπτωση, ανά Άξονα Προτεραιότητας και Μέτρο. Για τους ελέγχους αυτούς συµπληρώνονται τυποποιηµένα φύλλα αξιολόγησης. Στις περιπτώσεις έργων/ενεργειών που, κατά την υποβολή της αίτησης ένταξης, βρίσκονται στο στάδιο υλοποίησης ή ολοκλήρωσης (δηλαδή περιέχουν συµβασιοποιηµένα ή/και ολοκληρωµένα υποέργα), ο προενταξιακός έλεγχος περιλαµβάνει και τα υπόλοιπα είδη ελέγχων (βλ. παρ. 2.2, 2.3, 2.4). 2.2 Προληπτικοί έλεγχοι πριν από την υπογραφή σύµβασης Η ιαχειριστική Αρχή του ΕΠ (Μονάδα Β) ελέγχει προληπτικά στάδια εξέλιξης των υποέργων, µε βασικό στόχο τη διασφάλιση της νοµιµότητας και κανονικότητας πριν τη διενέργεια του διαγωνισµού και υπογραφή της σύµβασης Ειδικές περιπτώσεις: Στην περίπτωση µεγάλου αριθµού συµβάσεων ιδίου τύπου (π.χ. Πράξεις που συγχρηµατοδοτούνται από το ΕΚΤ) η Α ελέγχει το πρότυπο της προς υπογραφή σύµβασης Στις περιπτώσεις κρατικών ενισχύσεων ελέγχονται σε σχέση µε το εγκεκριµένο καθεστώς: α) η προκήρυξη προς τους Τελικούς Αποδέκτες και β) το πρότυπο της απόφασης υπαγωγής ή /και σύµβασης ανά περίπτωση. Για την υποβοήθηση των Α θα παρασχεθούν από τη Α του ΚΠΣ επικαιροποιηµένα πρότυπα φύλλα ελέγχου, τα οποία θα τηρούνται και σε ηλεκτρονικά αρχεία. Εφόσον το αποτέλεσµα του προληπτικού ελέγχου είναι θετικό, η Α προεγκρίνει το αντίστοιχο στάδιο εξέλιξης. Σε αντίθετη περίπτωση γνωστοποιεί στον Τ τις διορθωτικές ενέργειες στις οποίες πρέπει να προβεί προκειµένου να του χορηγηθεί η σχετική προέγκριση. Τα αποτελέσµατα των ελέγχων και άλλα χρήσιµα στοιχεία θα καταχωρούνται συγκεντρωτικά στους Πίνακες του Παραρτήµατος Ι. PARARTIMA_II_ODIGIES_ELEGXWN_AR_4_EK438.doc 2

3 2.3 Έλεγχοι κατά την υλοποίηση Προληπτικοί έλεγχοι µεταβολής σύµβασης Η Μονάδα Β της ιαχειριστικής Αρχής ελέγχει προληπτικά ενδεχόµενες µεταβολές συµβάσεων. Ειδικότερη εγκύκλιος όσον αφορά στα δηµόσια έργα, θα εκδοθεί το επόµενο διάστηµα από την Αρχή Πληρωµής Επαλήθευση της δαπάνης που έχει δηλωθεί από τους Τ Η ιαχειριστική Αρχή του ΕΠ (Μονάδα Β) ασκεί έλεγχο των Μηνιαίων ελτίων Παρακολούθησης Υποέργου πριν την καταχώρηση στο ΟΠΣ, για το σύνολο των νοµικών δεσµεύσεων που έχουν αναληφθεί και βαρύνουν το Επιχειρησιακό Πρόγραµµα. Ο έλεγχος αυτός περιλαµβάνει την καταρχήν επιβεβαίωση της πληρωµής σε ότι αφορά τη συγκεκριµένη νοµική δέσµευση και της συµφωνίας των στοιχείων που δηλώνονται στο Μηνιαίο ελτίο µε τα αντίγραφα παραστατικών που το συνοδεύουν. Ειδικές περιπτώσεις: Σε περιπτώσεις µεγάλου πλήθους παραστατικών (π.χ. έργα ΕΚΤ, αυτεπιστασίες, κλπ), το Μηνιαίο ελτίο δύναται να συνοδεύεται µόνο από λογιστική κατάσταση, στην οποία αναγράφονται ο αριθµός παραστατικού, η ηµεροµηνία έκδοσής του, το ποσό και η αιτιολογία της πληρωµής. Η περίπτωση αυτή βέβαια αφορά Τελικούς ικαιούχους που τηρούν λογιστικό σύστηµα (βιβλία Γ Κατηγορίας) και η ιαχειριστική Αρχή έχει επιβεβαιώσει τους επιλέξιµους κωδικούς λογιστικής που βαρύνουν το Έργο και καταγράφονται στη λογιστική µερίδα του Έργου. Για τις συµβάσεις δηµοσίων έργων, το Μηνιαίο ελτίο συνοδεύεται από: - τους δύο πρώτους πίνακες του κυρίου σώµατος του εγκεκριµένου λογαριασµού, χωρίς τα συνοδευτικά τεύχη (π.χ. ΠΠΕ, επιµετρήσεις, κλπ. Οι τίτλοι των πινάκων είναι: «Συνοπτικός πίνακας πιστώσεων και πληρωµών» και «Αναλυτικός πίνακας δαπανών που εγκρίθηκαν και πληρωµών που έγιναν για την εκτέλεση του υπόψη έργου» και κατά κανόνα καταλαµβάνουν µικρό αριθµό σελίδων). - την επιταγή του Τελικού ικαιούχου και - το τιµολόγιο του Αναδόχου. Για τα έργα προµηθειών και υπηρεσιών, το Μηνιαίο ελτίο συνοδεύεται από το πρακτικό της Επιτροπής Παραλαβής, το τιµολόγιο του Αναδόχου και την επιταγή του Τελικού ικαιούχου. Στις περιπτώσεις προκαταβολών δεν απαιτείται πρακτικό. PARARTIMA_II_ODIGIES_ELEGXWN_AR_4_EK438.doc 3

4 Στις περιπτώσεις κρατικών ενισχύσεων που χορηγούνται από Ενδιάµεσους Φορείς, το Μηνιαίο ελτίο συνοδεύεται από λογιστική κατάσταση µε τα χαρακτηριστικά της πιστοποίησης στοιχεία (αριθµός, ηµεροµηνία, ποσό), τον αριθµό/ ηµεροµηνία επιταγής του Ενδιάµεσου Φορέα στον Τελικό Αποδέκτη. Στις περιπτώσεις κρατικών ενισχύσεων που ο Τελικός ικαιούχος ή ο φορέας που χορηγεί τις ενισχύσεις δεν έχει βιβλία Γ κατηγορίας τότε υποβάλλονται, η απόφαση του αρµόδιου οργάνου που πιστοποιεί τις δαπάνες του Τελικού Αποδέκτη που θα περιλαµβάνει τα παραπάνω στοιχεία και αντίγραφο της επιταγής του προς στον Τελικό Αποδέκτη ή ισοδύναµο παραστατικό (π.χ. extrait της τράπεζας). Στο φάκελο του Έργου η Α τηρεί αναλυτικά και συγκεντρωτικά στοιχεία σχετικά µε το ύψος των τυχόν εντοπιζόµενων µη επιλέξιµων δαπανών οι οποίες δεν βαρύνουν το συγχρηµατοδοτούµενο Έργο. Τα στοιχεία αυτά θα πρέπει να είναι διαθέσιµα στα αρµόδια ελεγκτικά όργανα, στην Αρχή Πληρωµής και στην Α του ΚΠΣ, εφόσον ζητηθούν Επαλήθευση της παράδοσης των συγχρηµατοδοτούµενων προϊόντων και υπηρεσιών, της διατήρησης της διαδροµής ελέγχου και της συµµόρφωσης µε τους εφαρµοζόµενους κανόνες Έλεγχος τριµηνιαίων/ εξαµηνιαίων ελτίων Παρακολούθησης Η παρακολούθηση της υλοποίησης των Πράξεων (χρόνος, κόστος, φυσικό αντικείµενο) γίνεται από τις Μονάδες Β των Α µέσω των τριµηνιαίων ή εξαµηνιαίων ελτίων Παρακολούθησης Έργου και Υποέργου και καλύπτει το σύνολο των Έργων και Υποέργων. Στα πλαίσια της εν λόγω παρακολούθησης πρέπει να ελέγχονται ενδεικτικά τα ακόλουθα: Η συστηµατική συµπλήρωση των πεδίων που αναφέρονται στα παρουσιαζόµενα προβλήµατα και τις διορθωτικές ενέργειες (βλ. πεδίο Β του εξαµηνιαίου ελτίου Παρακολούθησης Έργου) καθώς και η ποιότητα και πληρότητα των πληροφοριών που περιέχουν. Η αναφορά και επιβεβαίωση της υλοποίησης διορθωτικών ενεργειών που περιγράφονταν στο προηγούµενο εξαµηνιαίο ελτίο µε χρονικό ορίζοντα υλοποίησης αυτόν του παρόντος εξαµηνιαίου ελτίου. Η συστηµατική συµπλήρωση του πίνακα προβλέψεων και δαπανών και των εκτιµήσεων για το συνολικό προβλεπόµενο κόστος (βλ. παράρτηµα εξαµηνιαίου ελτίου Παρακολούθησης Έργου). Τονίζεται ότι το συνολικό προβλεπόµενο κόστος πρέπει να επικαιροποιείται µε βάση τα πραγµατικά PARARTIMA_II_ODIGIES_ELEGXWN_AR_4_EK438.doc 4

5 στοιχεία εκτέλεσης του έργου και όχι µόνο κατά την υποβολή των τροποποιήσεων της σύµβασης για προέγκριση. Το συνολικό προβλεπόµενο κόστος δεν πρέπει να συγχέεται µε τον επιλέξιµο προϋπολογισµό του υποέργου και για το λόγο αυτό µπορεί να είναι µικρότερο ή σε εξαιρετικές περιπτώσεις µεγαλύτερό του. Επισηµαίνεται ότι το συνολικό προβλεπόµενο κόστος προτείνεται ως στοιχείο για την αποτελεσµατικότερη παρακολούθηση της Πράξης. Ως εκ τούτου, δεν αποτελεί αντικείµενο έγκρισης από τη Α και δεν συνεπάγεται νοµιµοποίηση υπέρβασης ή µείωσης του επιλέξιµου προϋπολογισµού. Η συστηµατική και ορθή συµπλήρωση των δεικτών εκροών του Έργου και των υποέργων του (βλ. πεδίο Γ του εξαµηνιαίου ελτίου Παρακολούθησης Έργου και πεδίο Β4 του εξαµηνιαίου ελτίου Παρακολούθησης Υποέργου). Η συστηµατική συµπλήρωση της προόδου των διακριτών τµηµάτων και ο εντοπισµός εκτελεσµένων ποσοτήτων που υπερβαίνουν τις αρχικά προβλεπόµενες (βλ. πεδίο Β3 του εξαµηνιαίου ελτίου Παρακολούθησης Υποέργου). Τονίζεται ότι για τις Πράξεις υποδοµών, προµηθειών ή υπηρεσιών πρέπει να καταγράφονται σαν χωριστά διακριτά τµήµατα τα απρόβλεπτα, η αναθεώρηση και ο ΦΠΑ, ενώ για τις Πράξεις ενισχύσεων και ΕΚΤ πρέπει να καταγράφεται σαν χωριστό διακριτό τµήµατα ο ΦΠΑ. Επίσης, τα διακριτά τµήµατα πρέπει να αντιστοιχούν στις κατηγορίες εργασιών του Τιµολογίου (για υποέργα κατασκευών), ενώ, για άλλα είδη υποέργων -µε εξαίρεση υποέργα κρατικών ενισχύσεων και ΕΚΤ µικρού προϋπολογισµού και απλού φυσικού αντικειµένου- τα διακριτά τµήµατα θα πρέπει να αντιστοιχούν στα επί µέρους παραδοτέα τους, όπως αυτά περιγράφονται στην οικεία σύµβαση ή/και τα συµβατικά τεύχη. Τα παραπάνω ισχύουν για όλες τις Πράξεις που θα εντάσσονται στο εξής, ενώ θα πρέπει να εφαρµοστούν και για τις Πράξεις προϋπολογισµού άνω των 5 εκ. ευρώ που βρίσκονται σε εξέλιξη. Για τις υπόλοιπες ενταγµένες Πράξεις, η εφαρµογή των παραπάνω συστήνεται σε αρχικά στάδια εξέλιξης (µε ποσοστό απορρόφησης έως 50%) και πραγµατοποιείται κατά την τροποποίηση ή επικαιροποίηση του Τ Ε. Η ορθή και πλήρης συµπλήρωση των στοιχείων διοικητικής εξέλιξης των υποέργων (βλ. πεδίο Β5 του ελτίου Παρακολούθησης Υποέργου), καθώς και η αιτιολόγηση και ο τρόπος αντιµετώπισης των τυχόν καθυστερήσεων (βλ. πεδίο Β του ελτίου Παρακολούθησης Έργου). Επιπλέον των παραπάνω, τα στελέχη της Α υπολογίζουν το λόγο των τρεχουσών απορροφήσεων προς τις προβλεπόµενες για το ίδιο χρονικό διάστηµα, ώστε να προκύπτει ο δείκτης αποτελεσµατικότητας, ο οποίος δίνει άµεσα την εικόνα απόκλισης από τους αρχικούς στόχους και την αναγκαιότητα λήψης διορθωτικών µέτρων. PARARTIMA_II_ODIGIES_ELEGXWN_AR_4_EK438.doc 5

6 Το εξαµηνιαίο ελτίο Παρακολούθησης αποτελεί το σηµαντικότερο εργαλείο παρακολούθησης του Έργου και θα πρέπει να δίνει σαφή εικόνα της εξέλιξης και των προοπτικών του Έργου τόσο στο σύνολό του όσο και ως προς τις νοµικές δεσµεύσεις που έχουν αναληφθεί για την εκτέλεσή του. ε νοείται να καταρτίζεται ετήσια έκθεση χωρίς να υπάρχει πλήρης εικόνα του συνόλου των Έργων που έχουν εκτελεστεί µέχρι και το τέλος του έτους. Κατά συνέπεια η υποβολή των εξαµηνιαίων ελτίων Παρακολούθησης Έργου υποέργου δεν είναι µόνο υποχρέωση των Τελικών ικαιούχων αλλά και απολύτως αναγκαία συνθήκη για τη ιαχειριστική Αρχή για να επιτελέσει το έργο της σύµφωνα µε το άρθρο 34 του κανονισµού 1260/ Επιτόπιες επιθεωρήσεις Η διαδικασία ελέγχου των Πράξεων περιλαµβάνει και επιτόπιες επιθεωρήσεις σε αυτές. Αντικείµενο των επιτόπιων επιθεωρήσεων είναι η διαπίστωση της προόδου του φυσικού και οικονοµικού αντικειµένου της Πράξης όπως αυτή αποτυπώνεται µε τα υποβληθέντα στοιχεία ( ελτία Παρακολούθησης) και τα συµβατικά κείµενα (Τ Ε, Απόφαση Ένταξης, Συµβατικά Τεύχη). Είναι προφανές ότι επιτόπιες επιθεωρήσεις διεξάγονται στα υποέργα της Πράξης για τα οποία υπάρχουν νοµικές δεσµεύσεις. Τονίζεται ότι η επιτόπια επιθεώρηση έχει επιβεβαιωτικό χαρακτήρα και αποσκοπεί στο να αποκτήσει η ιαχειριστική Αρχή µία εικόνα της προόδου της Πράξης µακροσκοπικά (πέραν των εγγράφων που έχει στα χέρια της). Στόχοι δηλαδή της επιτόπιας επιθεώρησης είναι: να αποκτήσει η ιαχειριστική Αρχή ιδίαν αντίληψη της Πράξης που εκτελείται σε πραγµατικό χρόνο η επιτόπια επιβεβαίωση των στοιχείων των εξαµηνιαίων ελτίων Παρακολούθησης η πρόληψη των αστοχιών κατά την εκτέλεση του φυσικού αντικειµένου των Πράξεων η έγκαιρη λήψη διορθωτικών µέτρων που εκτιµώνται ως αναγκαία για την οµαλή πορεία των Πράξεων η αποτελεσµατική υποστήριξη του συνόλου των Τελικών ικαιούχων, ιδίως στην περίπτωση που προβλήµατα που εντοπίζονται κατά τη διάρκεια της PARARTIMA_II_ODIGIES_ELEGXWN_AR_4_EK438.doc 6

7 επιτόπιας επιθεώρησης είναι δυνατόν να επεκτείνονται και σε άλλες κατηγορίες Πράξεων ή Τελικών ικαιούχων (συστηµικές αδυναµίες Τ ). Κατά την επιτόπια επιθεώρηση, η πορεία υλοποίησης ελέγχεται ως προς το χρονοδιάγραµµα, το φυσικό αντικείµενο και το οικονοµικό αντικείµενο. Ειδικότερα για τις Πράξεις Υποδοµών: Συγκρίνεται το υλοποιούµενο φυσικό αντικείµενο (δείκτες, διακριτά) µε αυτό που δηλώνεται στο Τ Ε και µε το συµβασιοποιηµένο φυσικό αντικείµενο (σύµφωνα µε τα συµβατικά τεύχη). Συγκρίνονται οι ποσότητες των διακριτών του τελευταίου πληρωµένου λογαριασµού, µε αυτές του τελευταίου καταχωρηµένου στο ΟΠΣ εξαµηνιαίου ελτίου και επαληθεύονται µακροσκοπικά. Συγκρίνεται το ισχύον χρονοδιάγραµµα του Αναδόχου και οι εγκεκριµένες παρατάσεις του µε τα αντίστοιχα χρονοδιαγράµµατα του ισχύοντος Τ Ε και του τελευταίου καταχωρηµένου στο ΟΠΣ εξαµηνιαίου ελτίου Παρακολούθησης. Ελέγχεται αν, σε περίπτωση που προκύπτουν καθυστερήσεις, µε βάση τα στοιχεία παρακολούθησης έχουν γίνει οι σχετικές οχλήσεις προς τον Ανάδοχο για επιτάχυνση των εργασιών (π.χ. έγγραφες προειδοποιήσεις, ειδική πρόσκληση κτλ.). Σε περίπτωση που έχουν παρέλθει αποκλειστικές τµηµατικές προθεσµίες, ελέγχεται αν έχει υλοποιηθεί το προβλεπόµενο σε σχέση µε αυτές φυσικό αντικείµενο, σύµφωνα µε τα συµβατικά τεύχη. Συγκρίνεται ο τελευταίος εγκεκριµένος ΑΠΕ µε τον αντίστοιχο προεγκεκριµένο ΑΠΕ του Φακέλου Έργου της Α. Ελέγχεται η τήρηση των κανόνων δηµοσιότητας σε σχέση µε τις υποχρεώσεις του Αναδόχου (πινακίδες πληροφόρησης, αναµνηστικές πλάκες κλπ βάσει του Παραρτήµατος του Καν. 1159/2000). Εφόσον κατά την επιτόπια επιθεώρηση εντοπιστούν προβλήµατα στην εξέλιξη της Πράξης, η Α προβαίνει στις κατάλληλες ενέργειες υποστήριξης του Τ ή/και στη διατύπωση αντίστοιχων συστάσεων προς τον Τ. Στις περιπτώσεις που διαπιστώνονται αποκλίσεις από τα στοιχεία του τελευταίου τριµηνιαίου/ εξαµηνιαίου ελτίου Παρακολούθησης, η έκθεση της επιτόπιας επιθεώρησης κοινοποιείται στη Μονάδα Γ για τη διενέργεια έκτακτου ελέγχου. Οι επιτόπιες επιθεωρήσεις θα διενεργούνται βάσει τυποποιηµένων φύλλων και τα ευρήµατα θα συνοψίζονται σε τυποποιηµένες εκθέσεις. Υποδείγµατα των παραπάνω θα συνταχθούν από τη Α του ΚΠΣ στο επόµενο διάστηµα. PARARTIMA_II_ODIGIES_ELEGXWN_AR_4_EK438.doc 7

8 Συνοπτικά στοιχεία της επιτόπιας επιθεώρησης και τα βασικά συµπεράσµατα της έκθεσης καταχωρούνται στο ΟΠΣ στην οθόνη «Επιτόπιες Επιθεωρήσεις». Ο αριθµός των επιτόπιων επιθεωρήσεων που θα διενεργηθούν ανά Πράξη κατά τη φάση της υλοποίησής της, θα συναρτηθεί από το είδος της Πράξης, το µέγεθός της, τις ιδιαιτερότητες και τη συνθετότητά της, τα διαθέσιµα από προηγούµενους ελέγχους στοιχεία, το βαθµό προόδου της υλοποίησής της κλπ. (βλ. παρ ). Για ορισµένες κατηγορίες Πράξεων είναι δυνατό να µην πραγµατοποιηθούν επιτόπιες επιθεωρήσεις κατά τη φάση υλοποίησής τους. Στις περιπτώσεις αυτές διενεργείται επιτόπια επιθεώρηση µία φορά µετά την ολοκλήρωση της Πράξης (βλ. παρ. 2.4). Οι επιτόπιες επιθεωρήσεις διενεργούνται κατά κανόνα από τα αρµόδια στελέχη των Μονάδων Β των ιαχειριστικών Αρχών, τα οποία και παρακολουθούν συστηµατικά την υλοποίηση των Πράξεων, µε δυνατότητα υποστήριξης αυτών και από άλλα έµπειρα στελέχη των Α. Κατά τις επιτόπιες επιθεωρήσεις δύναται να παρασχεθεί υποστήριξη από εξωτερικούς συµβούλους, εξειδικευµένες οµάδες που συγκροτούνται από τη ΜΟ ΑΕ, κλπ Επιτόπιοι έλεγχοι συστήµατος Τελικών ικαιούχων και Πράξεων Επιτόπιος έλεγχος συστήµατος Τ διενεργείται από τη Μονάδα Ελέγχου της ιαχειριστικής Αρχής (Μονάδα Γ), κατά κανόνα σε κάθε Τελικό ικαιούχο του Προγράµµατος και σε επαρκές δείγµα Έργων και δαπανών (βλ. παρ. 3.3). Για τον επιτόπιο έλεγχο, τα στελέχη της Μονάδας Γ δύνανται να υποστηρίζονται από εξωτερικούς εµπειρογνώµονες. Ο επιτόπιος έλεγχος περιλαµβάνει: Την επαλήθευση ικανοποιητικής διαδροµής ελέγχου για τις Πράξεις που υλοποιούνται από τον Τελικό ικαιούχο. Τον έλεγχο της νοµιµότητας και κανονικότητας των Πράξεων και των διαδικασιών. Τον έλεγχο της αξιοπιστίας των πληροφοριών που δηλώνονται από τον Τελικό ικαιούχο. Τον έλεγχο της τήρησης των δεσµεύσεων που έχει αναλάβει ο Τελικός ικαιούχος στο πλαίσιο της Πράξης. Τον έλεγχο της τήρησης των κανόνων δηµοσιότητας. PARARTIMA_II_ODIGIES_ELEGXWN_AR_4_EK438.doc 8

9 Κάθε επιτόπιος έλεγχος αποτυπώνεται σε τυποποιηµένη έκθεση ελέγχου που καταχωρείται στο ΟΠΣ. Οι Μονάδες Γ είναι υπεύθυνες για την πρόταση ενδεχόµενων δηµοσιονοµικών διορθώσεων, λόγω παρατυπιών που διαπιστώνονται κατά τους επιτόπιους ελέγχους ή τους έκτακτους που προκλήθηκαν µετά από τη διαδικασία παρακολούθησης από τη Μονάδα Β (επιτόπιες επιθεωρήσεις, έλεγχος των δηλωθέντων στοιχείων) Έλεγχοι ΕΣΠΕΛ Για τα δηµόσια έργα υποδοµής ασκείται έλεγχος από τον Εξειδικευµένο Σύµβουλο Ποιοτικού Ελέγχου (ΕΣΠΕΛ). Ο έλεγχος αυτός µπορεί να αντικαταστήσει την επιτόπια επιθεώρηση κατά τη διάρκεια υλοποίησης της Πράξης, δηλαδή στους ετήσιους στόχους που τίθενται στα προγράµµατα επιτόπιων επιθεωρήσεων των ιαχειριστικών Αρχών δύνανται να προσµετρώνται οι έλεγχοι του ΕΣΠΕΛ. Τα ανακεφαλαιωτικά σηµειώµατα των ελέγχων του ΕΣΠΕΛ κοινοποιούνται στην Αρχή Πληρωµής. 2.4 Έλεγχοι µετά την ολοκλήρωση Μετά την ολοκλήρωση κάθε Πράξης, όπως αυτή πιστοποιείται µε τη «ήλωση Ολοκλήρωσης Πράξης», που υποβάλλεται από τον Τελικό ικαιούχο στη Α, (βλ. κεφάλαιο ΙΙ.7 του «Σχεδίου Οδηγιών για τις διαδικασίες Παρακολούθησης Πράξεων του ΚΠΣ ») απαιτείται επιτόπια επιθεώρηση από τη Μονάδα Β. Περιπτώσεις Πράξεων που δύνανται να επιθεωρηθούν µόνο µία φορά µετά την ολοκλήρωσή τους είναι: Πράξεις προµηθειών και υπηρεσιών, η εκτέλεση των οποίων συνίσταται σε ενέργεια που γίνεται άπαξ (π.χ. παραλαβή µηχανηµάτων ή αγορά λογισµικού). Πράξεις υποδοµών χαµηλού προϋπολογισµού (µέχρι ) και διάρκειας µέχρι ενός έτους. Πράξεις ΕΚΤ και κρατικών ενισχύσεων, η φύση των οποίων επιτρέπει την επιβεβαίωση του φυσικού αντικειµένου και µετά την υλοποίηση. Στις περιπτώσεις των οµοειδών Πράξεων στις οποίες αντιστοιχεί µεγάλο πλήθος Τελικών ικαιούχων, οι επιτόπιες επιθεωρήσεις δύνανται να γίνονται δειγµατοληπτικά στο επίπεδο των Τελικών ικαιούχων (βλ. παρ ). PARARTIMA_II_ODIGIES_ELEGXWN_AR_4_EK438.doc 9

10 Οι επιτόπιες επιθεωρήσεις µετά την ολοκλήρωση γίνονται ακριβώς κατ αναλογία των επιτόπιων επιθεωρήσεων κατά την υλοποίηση (βλ. παρ ). Με βάση τα συµπεράσµατα της επιτόπιας επιθεώρησης µετά την ολοκλήρωση, η ιαχειριστική Αρχή υπογράφει «Βεβαίωση Τήρησης Υποχρεώσεων Τελικού ικαιούχου», σύµφωνα µε το υπόδειγµα που δίδεται στο «Σχέδιο Οδηγιών για τις διαδικασίες Παρακολούθησης Πράξεων του ΚΠΣ », όπως αυτό επικαιροποιηθεί. Στην παραπάνω βεβαίωση, η ιαχειριστική Αρχή του ΕΠ βεβαιώνει την υλοποίηση του φυσικού αντικειµένου της Πράξης και το λειτουργικό αποτέλεσµα αυτής, λαµβάνοντας υπόψη το εγκεκριµένο Τεχνικό ελτίο και όλα τα στοιχεία παρακολούθησης (τα καταχωρηµένα στο ΟΠΣ δεδοµένα, τις συνοπτικές εκθέσεις των επιτόπιων επιθεωρήσεων), καθώς και τις παρατηρήσεις και τα συµπεράσµατα του ΕΣΠΕΛ για τα δηµόσια έργα υποδοµής. Η βεβαίωση αυτή συνοδεύει το φάκελο ολοκλήρωσης (κλεισίµατος) της Πράξης και καταχωρείται στο ΟΠΣ. Στις περιπτώσεις Πράξεων που έχουν συµπεριληφθεί στο πρόγραµµα επιτόπιων ελέγχων της Μονάδας Γ και οι οποίες έχουν ολοκληρωθεί κατά το χρόνο διενέργειας του ελέγχου (έχει υποβληθεί ήλωση Ολοκλήρωσης του Τ προς τη Α), η «Βεβαίωση Τήρησης Υποχρεώσεων Τελικού ικαιούχου» της Α βασίζεται στο πόρισµα του επιτόπιου ελέγχου. Ως εκ τούτου, δεν απαιτείται η διενέργεια επιτόπιας επιθεώρησης από τη Μονάδα Β. 3. Προγραµµατισµός επιτόπιων ελέγχων/ επιθεωρήσεων 3.1 Γενικά Τα βήµατα για έναν ορθολογικό και αποτελεσµατικό προγραµµατισµό είναι τα ακόλουθα: Εκτίµηση του συνολικού αριθµού Τ και Πράξεων που θα ενταχθούν στο Πρόγραµµα µέχρι το τέλος της Προγραµµατικής Περιόδου. Προσδιορισµός συνολικών υποχρεώσεων επιτόπιων ελέγχων/ επιθεωρήσεων για όλη την περίοδο (εκτίµηση αριθµού Τ και Πράξεων που θα ελεγχθούν/ επιθεωρηθούν). Κατανοµή συνολικών υποχρεώσεων επιτόπιων ελέγχων/ επιθεωρήσεων στη χρονική µονάδα (έτος). PARARTIMA_II_ODIGIES_ELEGXWN_AR_4_EK438.doc 10

11 Προσδιορισµός Πράξεων που θα ελεγχθούν/ επιθεωρηθούν το έτος αναφοράς. Κατάρτιση ετήσιων προγραµµάτων επιτόπιων ελέγχων/ επιθεωρήσεων: Αξιολόγηση της χωρικής διασποράς των Τελικών ικαιούχων ή και των Αναδόχων δεδοµένου ότι επηρεάζεται άµεσα ο προγραµµατισµός των ελέγχων/ επιθεωρήσεων. Εκτίµηση του απαιτούµενου χρόνου της συνολικής διαδικασίας ελέγχου/ επιθεώρησης, από το στάδιο της προετοιµασίας του ελεγκτή µέχρι το στάδιο σύνταξης της έκθεσης ελέγχου αποτελεσµάτων και της προώθησης διορθωτικών ενεργειών. Καθορισµός απαιτούµενου µεγέθους κλιµακίου ελέγχου/ επιθεώρησης. Καθορισµός, βάσει των ανωτέρω, των ανθρώπινων πόρων που απαιτούνται για το σύνολο των ελέγχων/ επιθεωρήσεων. Εκτίµηση κόστους συνεργασιών µε εξωτερικούς συνεργάτες, (εµπειρογνώµονες ή ελεγκτές), στην περίπτωση που το ανθρώπινο δυναµικό υπολείπεται ποσοτικά του αναγκαίου για την διενέργεια των ελέγχων/ επιθεωρήσεων ή που, µετά από εκτίµηση της ιαχειριστικής Αρχής, κριθεί ότι είναι αναγκαία η αξιοποίηση εµπειρογνωµόνων για την αντιµετώπιση συγκεκριµένων θεµάτων. Εκτίµηση κόστους διενέργειας ελέγχων/ επιθεωρήσεων (αµοιβές, δαπάνες µετακίνησης - διαµονής - διατροφής ελεγκτών). ιασφάλιση των απαιτούµενων οικονοµικών πόρων, ετήσιου προγράµµατος Τεχνικής Βοήθειας του Ε.Π. µέσω του Αποτύπωση προγράµµατος ελέγχων/ επιθεωρήσεων σε πίνακα, υπόδειγµα του οποίου δίδεται στο Παράρτηµα III. Τα ετήσια προγράµµατα των επιτόπιων ελέγχων και επιθεωρήσεων εγκρίνονται από τον Ειδικό ή Γενικό Γραµµατέα που προΐσταται της ιαχειριστικής Αρχής του ΕΠ. 3.2 Προπαρασκευαστικές ενέργειες Επεξεργασία στοιχείων των ενταγµένων Πράξεων στο ΕΠ Θα σχεδιαστεί Πίνακας µε αναλυτική αποτύπωση των ενταγµένων Πράξεων (Πίνακας ΙΙ.1 του Παραρτήµατος ΙΙ). Οι στήλες του Πίνακα θα είναι: ιαρθρωτικό Ταµείο ( Τ), Άξονας Προτεραιότητας, Μέτρο, κωδικός Πράξης στο ΟΠΣ, τίτλος Πράξης, Τελικός ικαιούχος, Π/Υ, δαπάνες, ποσοστό PARARTIMA_II_ODIGIES_ELEGXWN_AR_4_EK438.doc 11

12 απορρόφησης, δείκτης αποτελεσµατικότητας (βλ. παρ ), προβλεπόµενη/ πραγµατική ηµεροµηνία ολοκλήρωσης, ηµεροµηνία επιτόπιου ελέγχου που έχει ήδη διενεργηθεί από τη Μονάδα Γ, επιβεβαίωση πραγµατοποίησης ελέγχου από Αρχή Πληρωµής, επιβεβαίωση πραγµατοποίησης ελέγχου από ΕΣΠΕΛ, επιβεβαίωση πραγµατοποίησης ελέγχου ολοκλήρωσης της Πράξης. Υπόδειγµα του Πίνακα ΙΙ.1 δίδεται στο Παράρτηµα ΙΙ Χειρισµός οµοειδών Πράξεων µε µεγάλο αριθµό Τελικών ικαιούχων Για ειδικές περιπτώσεις µεγάλου αριθµού οµοειδών Πράξεων χαµηλού προϋπολογισµού, οι οποίες κατά κανόνα αφορούν σε ενέργειες ΕΚΤ ή οµοειδείς προµήθειες (π.χ Πράξεις για τον εξοπλισµό εργαστηρίων πληροφορικής στα σχολεία της χώρας ενταγµένες στο ΕΠ ΚτΠ), η κατάρτιση των προγραµµάτων επιτόπιων επιθεωρήσεων και επιτόπιων ελέγχων δύναται, κατ εξαίρεση, να βασιστεί σε επαρκώς τεκµηριωµένη ανά περίπτωση µέθοδο δειγµατοληψίας. Για το σκοπό αυτό, οι παραπάνω οµοειδείς Πράξεις αφαιρούνται από τον προαναφερόµενο Πίνακα ΙΙ.1 και εξαιρούνται από τη µεθοδολογία κατάρτισης προγραµµάτων ελέγχων/ επιθεωρήσεων, που περιγράφεται στις παραγράφους που ακολουθούν. Ο προγραµµατισµός των επιτόπιων ελέγχων και επιτόπιων επιθεωρήσεων για τις Πράξεις αυτές, βασίζεται σε δειγµατοληπτική µέθοδο η οποία διαµορφώνεται από την αρµόδια Α, επιβεβαιώνεται από τη Α του ΚΠΣ και εντάσσεται στον προγραµµατισµό επιτόπιων ελέγχων και επιθεωρήσεων της Α Εκτίµηση συνολικού αριθµού Τελικών ικαιούχων και συνολικού αριθµού Πράξεων που θα ενταχθούν στο ΕΠ µέχρι το τέλος της Προγραµµατικής Περιόδου Με βάση τους Τελικούς ικαιούχους του εγκεκριµένου Συµπληρώµατος Προγραµµατισµού, τις κατηγορίες Πράξεων που πρόκειται να προκηρυχθούν ως το τέλος της Προγραµµατικής Περιόδου και τις προκηρύξεις που βρίσκονται σε εξέλιξη, θα εκτιµηθούν για κάθε Τ: PARARTIMA_II_ODIGIES_ELEGXWN_AR_4_EK438.doc 12

13 ο αριθµός των νέων Τ που αναµένεται να συµπεριληφθούν στο Πρόγραµµα ανά Τ, µέχρι το τέλος της Προγραµµατικής Περιόδου ο αριθµός των νέων Πράξεων που αναµένεται να ενταχθούν στο Πρόγραµµα, ανά Τ, µέχρι το τέλος της Προγραµµατικής Περιόδου. Βάσει των ανωτέρων εκτιµήσεων και µε δεδοµένα τα στοιχεία υλοποίησης του ΕΠ (Πίνακας ΙΙ.1: ενταγµένες Πράξεις, Τ ), κατά τη φάση κατάρτισης των προγραµµάτων ελέγχων/ επιθεωρήσεων, υπολογίζεται ο συνολικός αριθµός Τ και ο συνολικός αριθµός Πράξεων που θα ενταχθούν στο ΕΠ µέχρι το τέλος της Προγραµµατικής Περιόδου. 3.3 Πρόγραµµα επιτόπιων ελέγχων Μονάδας Γ (δειγµατοληπτικοί έλεγχοι συστήµατος και Πράξεων) Προσδιορισµός συνολικών υποχρεώσεων επιτόπιων ελέγχων για όλη την περίοδο Για τον προσδιορισµό των Τελικών ικαιούχων και των Πράξεων που θα ελεγχθούν για το σύνολο της περιόδου, τίθενται οι ακόλουθοι στόχοι: Ελέγχονται όλοι οι Τελικοί ικαιούχοι ανά Τ. Ελέγχονται οπωσδήποτε όλες οι Πράξεις σηµαντικού προϋπολογισµού. Ειδικότερα ελέγχονται οι Πράξεις υποδοµής µε ύψος δηµόσιας δαπάνης ίσο ή µεγαλύτερο των 5 εκ.ευρώ και οι λοιπές Πράξεις µε ύψος δηµόσιας δαπάνης ίσο ή µεγαλύτερο των 10 εκ.ευρώ. Ελέγχονται Πράξεις από όλα τα Μέτρα του ΕΠ. Εφαρµόζονται τα ακόλουθα βήµατα: Με βάση τα στοιχεία του Πίνακα ΙΙ.1 κατανέµονται οι Τ ανά Τ Εκτιµάται ο συνολικός αριθµός των Τ ανά Τ που θα ελεγχθούν επιτόπια από τη Μονάδα Γ για το σύνολο της περιόδου. Η εκτίµηση γίνεται συνδυάζοντας τα στοιχεία των Τ ανά Τ του Πίνακα ΙΙ.1 (Τ ενταγµένων Πράξεων, Τ Πράξεων που έχουν ήδη ελεγχθεί) και τα στοιχεία των Τ ανά Τ που αναµένεται να συµπεριληφθούν στο ΕΠ (βλ. παρ και 3.2.3), µε πρόβλεψη να µην επικαλύπτονται οι Τ Προσδιορισµός αριθµού Τ ανά Τ που θα ελεγχθούν επιτόπια κατά έτος PARARTIMA_II_ODIGIES_ELEGXWN_AR_4_EK438.doc 13

14 Ο συνολικός αριθµός των Τ ανά Τ που θα ελεγχθούν επιτόπια για το σύνολο της περιόδου, κατανέµεται κατά έτος, έτσι ώστε να διασφαλίζεται: Οµαλότητα στους ετήσιους αριθµούς ελέγχων Μέγιστη αξιοποίηση του διαθέσιµου ανθρώπινου δυναµικού Με βάση την ανωτέρω προσέγγιση καθορίζεται ο αριθµός των Τ ανά Τ που θα ελεγχθούν επιτόπια από τη Μονάδα Γ κατ έτος Προσδιορισµός Τ και Πράξεων που θα ελεγχθούν το έτος αναφοράς Για τον προσδιορισµό των Τ και Πράξεων που θα ελεγχθούν το έτος αναφοράς, τίθενται οι ακόλουθοι στόχοι: Θα ελεγχθούν οπωσδήποτε οι Τ ως προς τις Πράξεις για τις οποίες απαιτείται επανέλεγχος από ευρήµατα προγενέστερων ελέγχων ή έχει ζητηθεί έλεγχος από τη Μονάδα Β. Θα ελεγχθούν οι Τ ως προς τις Πράξεις, οι οποίες έχουν καλύψει ένα συγκεκριµένο ποσοστό απορρόφησης (δαπάνες/ προϋπολογισµός) κατά τη φάση κατάρτισης του ετήσιου προγράµµατος ελέγχων. Συνιστάται το ποσοστό αυτό να είναι 25%. Από τους παραπάνω Τ, επιλέγονται οπωσδήποτε οι Τ που υλοποιούν Πράξεις σηµαντικού προϋπολογισµού (βλ. παρ ) και ελέγχονται ως προς τις Πράξεις αυτές. Αν οι Πράξεις αυτές δεν καλύπτουν το 10% του αριθµού των ενταγµένων Πράξεων κάθε Τ ανά Τ, επιλέγονται προς έλεγχο πρόσθετες Πράξεις του Τ. Από τους υπόλοιπους Τ, θα ελεγχθούν κατά προτεραιότητα οι Τ µε τη µεγαλύτερη οικονοµική βαρύτητα ανά Τ του ΕΠ, ως ότου καλυφθεί ο ετήσιος αριθµός-στόχος που έχει τεθεί ανά Τ (βλ. παρ ). Από αυτούς τους Τ ανά Τ, θα επιλεχθούν οι Πράξεις µε τον υψηλότερο Π/Υ και τόσες ώστε να καλυφθεί το 10% του αριθµού των ενταγµένων Πράξεων. Στην περίπτωση Πράξεων µε τον ίδιο Π/Υ, θα ελεγχθούν οι Πράξεις µε το υψηλότερο ποσοστό απορρόφησης. Στην περίπτωση που σε κάποιο από τα ανωτέρω βήµατα επιλέγονται Πράξεις που έχουν ελεγχθεί από την Αρχή Πληρωµής, οι Πράξεις αυτές αντικαθίστανται από τις αµέσως επόµενες. Ειδικές περιπτώσεις PARARTIMA_II_ODIGIES_ELEGXWN_AR_4_EK438.doc 14

15 Στις περιπτώσεις Πράξεων ΕΚΤ και ενισχύσεων µε µεγάλο αριθµό υποέργων ή άλλων Πράξεων µε µεγάλο αριθµό οµοειδών υποέργων χαµηλού προϋπολογισµού, θα προσδιοριστεί δείγµα υποέργων για επιτόπιο έλεγχο, το οποίο θα καλύπτει όλους τους φορείς επίβλεψης (φορέας επίβλεψης: φορέας που πιστοποιεί το φυσικό αντικείµενο του υποέργου). Η µεθοδολογία θα περιλαµβάνει στρωµατοποίηση των υποέργων µε βάση τους φορείς επίβλεψης ή τη γεωγραφική διασπορά των υποέργων στις περιπτώσεις που αυτή δεν αντιστοιχεί στη γεωγραφική διασπορά των φορέων επίβλεψης. Ανά στρώµα υποέργων, επιλέγεται τυχαίο δείγµα, το µέγεθος του οποίου υπολογίζεται βάσει του ακόλουθου πίνακα: Πλήθος υποέργων στο στρώµα είγµα (ποσοστό υποέργων) % % % >1001 3% Στις περιπτώσεις οµοειδών Πράξεων ΕΚΤ, ενισχύσεων του ίδιου Τ µε µεγάλο αριθµό υποέργων που διέπονται από το ίδιο κανονιστικό πλαίσιο εφαρµογής (π.χ. Πράξεις που εντάχθηκαν στο πλαίσιο διαφορετικών προκηρύξεων της ίδιας κατηγορίας Πράξεων), γίνεται ενοποίηση των υποέργων των Πράξεων, ακολουθείται η ως άνω µεθοδολογία στρωµατοποίησης για το σύνολο των εν λόγω υποέργων και προσδιορίζεται το µέγεθος του δείγµατος. Το τελικό δείγµα θα πρέπει να είναι επαρκές και κατά το δυνατόν αντιπροσωπευτικό ως προς τον αριθµό των υποέργων κάθε Πράξης. Με βάση την ανωτέρω προσέγγιση, προσδιορίζονται οι Τ και Πράξεις που θα ελεγχθούν ανά Τ το έτος αναφοράς, από τη Μονάδα Γ και καταστρώνεται το αντίστοιχο ετήσιο πρόγραµµα επιτόπιων ελέγχων. Ενδεχόµενοι έκτακτοι έλεγχοι δύναται να αντικαταστήσουν τακτικούς ελέγχους που έχουν προγραµµατιστεί. Η κατάρτιση του ετήσιου προγράµµατος επιτόπιων ελέγχων αποτυπώνεται σε πίνακα, υπόδειγµα του οποίου παρουσιάζεται στο Παράρτηµα III. Σηµειώνεται ότι κατά την κατάρτιση του προγράµµατος επιτόπιων ελέγχων του τελευταίου έτους, η Α του ΕΠ ελέγχει αν έχουν ελεγχθεί ή προγραµµατίζεται να ελεγχθούν Πράξεις από όλα τα Μέτρα του ΕΠ. PARARTIMA_II_ODIGIES_ELEGXWN_AR_4_EK438.doc 15

16 3.4 Πρόγραµµα επιτόπιων επιθεωρήσεων Πράξεων Μονάδας Β Προσδιορισµός συνολικών υποχρεώσεων επιτόπιων επιθεωρήσεων για όλη την περίοδο Για τον προσδιορισµό αυτό θα πρέπει να ληφθεί υπόψη η απαίτηση ότι όλες οι Πράξεις θα επιθεωρηθούν µία φορά µετά την ολοκλήρωσή τους. Με βάση τα στοιχεία του Πίνακα ΙΙ.1, τα βήµατα που ακολουθούνται είναι: Ο συνολικός αριθµός Πράξεων που αντιστοιχεί στις συνολικές υποχρεώσεις της περιόδου (βλ. παρ ) αποµειώνεται κατά τον αριθµό των Πράξεων στις οποίες έχει γίνει έλεγχος ολοκλήρωσης από τη Α του ΕΠ Προσδιορισµός Πράξεων που θα επιθεωρηθούν µόνο µία φορά, µετά την ολοκλήρωσή τους (βλ. παρ. 2.4). Προσδιορισµός συχνότητας επιθεώρησης Πράξεων, κατά την υλοποίηση, (µία ή περισσότερες επιθεωρήσεις κατά την υλοποίηση) ανάλογα µε το είδος και το µέγεθός τους, τις ιδιαιτερότητες και τη συνθετότητά τους, τα διαθέσιµα από προηγούµενους ελέγχους στοιχεία, το βαθµό προόδου της υλοποίησής τους κλπ. Προσδιορισµός Πράξεων του ΕΠ που αποτελούν «Μεγάλα Έργα» (Π/Υ ). Οι Πράξεις αυτές θα πρέπει να αποτελούν αντικείµενο επιτόπιας επιθεώρησης µία φορά κατά έτος. Ειδικές περιπτώσεις Στις περιπτώσεις Πράξεων ΕΚΤ και ενισχύσεων µε µεγάλο αριθµό υποέργων ή άλλων Πράξεων µε µεγάλο αριθµό οµοειδών υποέργων χαµηλού προϋπολογισµού, θα προσδιοριστεί δείγµα υποέργων για επιτόπια επιθεώρηση, το οποίο θα καλύπτει όλους τους φορείς επίβλεψης (φορέας επίβλεψης: φορέας που πιστοποιεί το φυσικό αντικείµενο του υποέργου). Η µεθοδολογία θα περιλαµβάνει στρωµατοποίηση των υποέργων µε βάση τους φορείς επίβλεψης ή τη γεωγραφική διασπορά των υποέργων στις περιπτώσεις που αυτή δεν αντιστοιχεί στη γεωγραφική διασπορά των φορέων επίβλεψης. Ανά στρώµα υποέργων, επιλέγεται τυχαίο δείγµα, το µέγεθος του οποίου υπολογίζεται βάσει του ακόλουθου πίνακα: Πλήθος υποέργων στο στρώµα είγµα (ποσοστό υποέργων) % % PARARTIMA_II_ODIGIES_ELEGXWN_AR_4_EK438.doc 16

17 % >1001 3% Στις περιπτώσεις οµοειδών Πράξεων ΕΚΤ και ενισχύσεων του ίδιου Τ µε µεγάλο αριθµό υποέργων που διέπονται από το ίδιο κανονιστικό πλαίσιο εφαρµογής (π.χ. Πράξεις που εντάχθηκαν στο πλαίσιο διαφορετικών προκηρύξεων της ίδιας κατηγορίας Πράξεων), γίνεται ενοποίηση των υποέργων των Πράξεων, ακολουθείται η ως άνω µεθοδολογία στρωµατοποίησης για το σύνολο των εν λόγω υποέργων και προσδιορίζεται το µέγεθος του δείγµατος. Το τελικό δείγµα θα πρέπει να είναι επαρκές και κατά το δυνατόν αντιπροσωπευτικό ως προς τον αριθµό των υποέργων κάθε Πράξης. Με βάση την ανωτέρω προσέγγιση καθορίζεται ο συνολικός αριθµός επιτόπιων επιθεωρήσεων για το σύνολο της περιόδου από τη Μονάδα Β Κατανοµή του αριθµού των συνολικών επιτόπιων επιθεωρήσεων κατά έτος Η κατανοµή θα πρέπει να διασφαλίζει: Οµαλότητα στους ετήσιους αριθµούς των επιτόπιων επιθεωρήσεων Μέγιστη αξιοποίηση του διαθέσιµου ανθρώπινου δυναµικού. Με βάση την ανωτέρω προσέγγιση καθορίζεται ο συνολικός αριθµός επιτόπιων επιθεωρήσεων κατά έτος για τη Μονάδα Β Προσδιορισµός Πράξεων που θα επιθεωρηθούν το έτος αναφοράς Πράξεις που δεν θα επιθεωρηθούν το έτος αναφοράς: Πράξεις που θα επιθεωρηθούν µία φορά κατά την ολοκλήρωσή τους και προβλέπεται να ολοκληρωθούν µετά το έτος αναφοράς Πράξεις που προβλέπεται να επιθεωρηθούν µία φορά κατά την υλοποίησή τους και στις οποίες έχει γίνει ήδη επιθεώρηση Πράξεις που έχουν ήδη ελεγχθεί ή προβλέπεται να ελεγχθούν από τη Μονάδα Γ κατά το έτος αναφοράς Πράξεις που έχουν ήδη ελεγχθεί από τον ΕΣΠΕΛ και δεν εµπίπτουν στην κατηγορία Μεγάλων Έργων ή έργων που αναµένεται να ολοκληρωθούν εντός του έτους αναφοράς. PARARTIMA_II_ODIGIES_ELEGXWN_AR_4_EK438.doc 17

18 Πράξεις που θα επιθεωρηθούν οπωσδήποτε το έτος αναφοράς: Πράξεις που αναµένεται να ολοκληρωθούν εντός του έτους αναφοράς. Πράξεις που έχει εκτιµηθεί ότι πρέπει να επιθεωρούνται κάθε έτος (Μεγάλα Έργα). Πράξεις που έχει εκτιµηθεί ότι πρέπει να επιθεωρηθούν πάνω από µία φορά µέχρι την ολοκλήρωσή τους και κρίνεται ότι η πρώτη επιθεώρηση πρέπει να γίνει το έτος αναφοράς. Λοιπές Πράξεις που θα επιθεωρηθούν το έτος αναφοράς: Θα επιθεωρηθούν Πράξεις που εµφανίζουν ποσοστό απορρόφησης µεταξύ 30% και 70%. Οι Πράξεις αυτές θα ιεραρχηθούν µε βάση τα ακόλουθα κριτήρια: 1. Προϋπολογισµός Πράξης. 2. Πορεία παρακολούθησης Πράξης (µη ικανοποιητική ανταπόκριση Τ στην τήρηση των συµβατικών του υποχρεώσεων, χρονικές καθυστερήσεις, ενδείξεις υπέρβασης κόστους, χαµηλό δείκτη αποτελεσµατικότητας - βλ. παρ , κλπ). 3. Ευρήµατα προγενέστερων ελέγχων. Επισηµαίνεται ότι το έτος αναφοράς δύναται να απαιτηθούν έκτακτες επιτόπιες επιθεωρήσεις σε Πράξεις (περίπτωση επαλήθευσης της εφαρµογής διορθωτικών ενεργειών ή περίπτωση ΑΠΕ µε σαφείς ενδείξεις ότι τροποποιεί ουσιωδώς το φυσικό αντικείµενο της σύµβασης). Οι έκτακτες επιτόπιες επιθεωρήσεις δύναται να αντικαταστήσουν τακτικές επιθεωρήσεις που έχουν προγραµµατιστεί. Με βάση την ανωτέρω προσέγγιση προσδιορίζονται οι Πράξεις που θα επιθεωρηθούν, το έτος αναφοράς, από τη Μονάδα Β και καταστρώνεται το αντίστοιχο ετήσιο πρόγραµµα επιτόπιων επιθεωρήσεων, το οποίο αποτυπώνεται στον πίνακα του Παραρτήµατος III. 3.5 Έγκριση και επαναπροσδιορισµός των προγραµµάτων επιτόπιων ελέγχων/ επιθεωρήσεων PARARTIMA_II_ODIGIES_ELEGXWN_AR_4_EK438.doc 18

19 Όπως προαναφέρθηκε, τα ετήσια προγράµµατα των επιτόπιων ελέγχων και επιθεωρήσεων εγκρίνονται από τον Ειδικό ή Γενικό Γραµµατέα που προΐσταται της ιαχειριστικής Αρχής του ΕΠ. Ο προγραµµατισµός των επιτόπιων ελέγχων και επιθεωρήσεων δεν είναι µία στατική, αλλά µία δυναµική διεργασία η οποία αξιολογείται συνεχώς. Η ιαχειριστική Αρχή δύναται να επαναπροσδιορίζει τα δεδοµένα του ετήσιου προγραµµατισµού της, σε εξαµηνιαία βάση, σύµφωνα µε: τις διαφοροποιήσεις που θα επέλθουν κατά τη διάρκεια υλοποίησης των Πράξεων (π.χ. αλλαγή χρονοδιαγράµµατος στην υλοποίηση των υποέργων, κλπ) τα ευρήµατα επιθεωρήσεων και ελέγχων της Α του ΕΠ ή άλλων ελεγκτικών οργάνων την αναγκαιότητα διενέργειας έκτακτων ελέγχων/ επιθεωρήσεων (π.χ. έλεγχος σε άλλους Τ παρόµοιου προφίλ ή υλοποιούµενης ενέργειας µε αυτόν στον οποίο διαπιστώθηκε παρατυπία). PARARTIMA_II_ODIGIES_ELEGXWN_AR_4_EK438.doc 19