Δ13 Διαδικασία Εντοπισµού µη- Συµµορφώσεων και Διορθωτικών Προληπτικών Ενεργειών

Transcript

1 Δ13 Διαδικασία Εντοπισµού µη- Συµµορφώσεων και Διορθωτικών Προληπτικών Ενεργειών Επάρκειας για την υλοποίηση Συγχρηµατοδοτούµενων Έργων Σύµφωνα µε το Πρότυπο ΕΛΟΤ 1429: 2008 Έκδοση Έγκριση 3 η 3 η Ηµεροµηνία 03/06/ /06/2016 Από Εκπρόσωπος Διοίκησης Πρόεδρος Δ.Σ. ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ Δέσποινα Κότογλου Υπογραφή 1

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1 ΣΚΟΠΟΣ ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΣΧΕΤΙΚΗ ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΠΡΟΤΥΠΟΥ 1429: ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΒΑΣΙΚΟ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΝΤΟΠΙΣΜΟΣ ΜΗ-ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΕΩΝ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΜΗ ΣΥΜΜΟΡΦΟΥΜΕΝΟΥ «ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ» ΔΙΟΡΘΩΤΙΚΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΠΡΟΛΗΠΤΙΚΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΔΙΟΡΘΩΤΙΚΩΝ/ ΕΝΤΥΠΑ ΚΑΙ ΤΗΡΟΥΜΕΝΑ ΑΡΧΕΙΑ ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΩΝ

3 1 Σκοπός Σκοπός της παρούσας Διαδικασίας είναι να περιγράψει τον τρόπο µε τον οποίο η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ σχεδιάζει και υλοποιεί κατάλληλες διορθωτικές ή/και προληπτικές ενέργειες όταν διαπιστώνονται περιπτώσεις µη Συµµόρφωσης των διαδικασιών στα απαιτούµενα του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας, κατά την εκτέλεση εργασιών σε οποιαδήποτε φάση/στάδιο διαχείρισης συγχρηµατοδοτούµενου έργου. Με την παρούσα διαδικασία εξασφαλίζεται η βραχυπρόθεσµη και µακροπρόθεσµη αντιµετώπιση της Μη Συµµόρφωσης και των επιπτώσεων της, ώστε να µην υπάρξει σηµαντική καθυστέρηση ή απόκλιση από το προγραµµατισµό και κατ επέκταση µείωση του σχετικού ρυθµού απορρόφησης κονδυλίων και να εξαλειφθούν τα αίτια εµφάνισης 3

4 2 Πεδίο Εφαρµογής της Διαδικασίας Η διαδικασία εφαρµόζεται για όλες τις διαδικασίες του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας που αφορά στα συγχρηµατοδοτούµενα έργα, προµήθειες και υπηρεσίες, και υλοποίηση έργων µε ίδια µέσα της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ 4

5 3 Σχετικές Αναφορές 3.1 Σχετική παράγραφος προτύπου 1429: Εσωτερικές επιθεωρήσεις 3.2 Διαδικασίες Συστήµατος Δ3 Διαδικασία Ανασκόπησης Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας Δ13 Διαδικασία Εντοπισµού Μη Συµµορφώσεων και Διορθωτικών Προληπτικών Ενεργειών Δ14 Διαδικασία ικανοποίησης επωφελούµενων-εµπλεκοµένων µερών Δ15 Διαδικασία Αξιολόγησης και Απολογισµού 3.3 Βασικό Θεσµικό Πλαίσιο ΕΛΟΤ 1429:2008 ΕΛΟΤ :2008 ΕΛΟΤ :2008 Διαχειριστική επάρκεια οργανισµών για την υλοποίηση έργων δηµοσίου χαρακτήρα Απαιτήσεις Διαχειριστική επάρκεια οργανισµών για την υλοποίηση έργων δηµοσίου χαρακτήρα Οδηγός εφαρµογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισµούς υλοποίησης δηµοσίων συµβάσεων προµηθειών και υπηρεσιών Διαχειριστική επάρκεια οργανισµών για την υλοποίηση έργων δηµοσίου χαρακτήρα Οδηγός εφαρµογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισµούς υλοποίησης συγκεκριµένων δράσεων µε ίδια µέσα 5

6 4 Αρµοδιότητες Αρµόδια όργανα για τη διενέργεια της διαδικασίας είναι ο Εκπρόσωπος Διοίκησης και οι εκάστοτε επιθεωρητές 6

7 5 Διαδικασία 5.1 Εντοπισµός µη-συµµορφώσεων Οι µη συµµορφώσεις συνήθως εντοπίζονται: α. από το προσωπικό της επιχείρησης, κατά τη διεξαγωγή: των ελέγχων παραλαβής των προµηθευόµενων ειδών και υπηρεσιών, του ελέγχου της διαχείρισης των συγχρηµατοδοτούµενων έργων κατά ΣΔΕΠ, καθώς και της ανάλυσης των δεικτών παρακολούθησης των στόχων που τίθενται από τις διαδικασίες που σχετίζονται µε το πεδίο εφαρµογής του υφισταµένου ΣΔΕΠ των εσωτερικών επιθεωρήσεων των ανασκοπήσεων του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας από τη Διοίκηση β. από εξωτερική πηγή και µπορεί να αφορούν σε: παράπονα πολιτών/ δηµοτών/ κατοίκων/ επωφελούµενων/ άλλων εµπλεκοµένων µερών που έρχονται σε επαφή µε την επιχείρηση ανατροφοδότηση µε δεδοµένα του βαθµού ικανοποίησης των προαναφερόµενων ατόµων/φορέων αποτελέσµατα (εξωτερικής) επιθεώρησης Φορέα Πιστοποίησης ή άλλης αρµόδιας ελεγκτικής Αρχής Πιο συγκεκριµένα, κατά την εκτέλεση εργασιών διαχείρισης συγχρηµατοδοτούµενου έργου, οι µη συµµορφώσεις δύνανται να εντοπίζονται µέσα από τους ελέγχους που διενεργούνται: κατά τη φάση του σχεδιασµού και της ωρίµανσης του έργου κατά το στάδιο υποβολής πρότασης προς ένταξη κατά τη φάση της διενέργειας διαγωνισµού, ανασκόπησης/ανάθεσης σύµβασης / επιλογής ωφελούµενων κατά τη φάση της παρακολούθησης και υλοποίησης του έργου 7

8 κατά τη φάση της πιστοποίησης φυσικού και οικονοµικού αντικειµένου κατά την εκτέλεση εργασιών οικονοµικής διαχείρισης του έργου κατά τη διεξαγωγή εξωτερικών ελέγχων από αρµόδια αρχή κατά τη διενέργεια εσωτερικών επιθεωρήσεων κατά τη λήψη παραπόνων πολιτών/ δηµοτών/ κατοίκων/ επωφελούµενων/ άλλων εµπλεκοµένων µερών που έρχονται σε επαφή µε την επιχείρηση 5.2 Αντιµετώπιση Μη Συµµορφούµενου «Προϊόντος» Ο Εκπρόσωπος της Διοίκησης ή άλλοι εσωτερικοί επιθεωρητές εντοπίζουν τις µη συµµορφώσεις και τις συγκεκριµένες εργασίες, όπου εµφανίζονται, µέσω των σχετικών ελέγχων, διερευνούν τη σοβαρότητα των επιπτώσεων των µη συµµορφώσεων στο αντίστοιχο διακριτό στάδιο/ φάση διαχείρισης του έργου και προτείνουν τις προβλεπόµενες και ενδεικνυόµενες κατά περίπτωση ενέργειες αντιµετώπισης. Για τις συγκεκριµένες εργασίες που εµφανίζουν τις µη συµµορφώσεις εντοπίζονται οι εργασίες αµέσως προηγούµενων σταδίων διαχείρισης του έργου και εξετάζεται η πιθανότητα να έχουν επηρεαστεί δυσµενώς. Σε κάθε στάδιο, ελέγχεται εκ νέου η επάρκεια των δεδοµένων, η ακολουθούµενη µεθοδολογία εργασίας, η ορθότητα και η συνέπεια των αποτελεσµάτων, έως ότου εντοπιστεί η αιτία των τελικών µη συµµορφώσεων που εµφανίστηκαν. Ανάλογα µε τη φύση των αιτίων που εντοπίζονται, σχεδιάζονται και υλοποιούνται οι κατάλληλες τεκµηριωµένες διορθωτικές ή/και προληπτικές ενέργειες και επαναλαµβάνονται οι αντίστοιχες εργασίες που επηρεάστηκαν, διενεργώντας ταυτόχρονα τις προβλεπόµενες επαληθεύσεις ως προς την ορθότητα των ενεργειών. Η παραπάνω διαδικασία ακολουθείται και όταν εντοπιστούν µη συµµορφώσεις από σχετική ενηµέρωση αρµόδιας διαχειριστικής ή άλλης ελεγκτικής αρχής σε στάδιο/ φάση διαχείρισης συγχρηµατοδοτούµενου έργου που έχει ολοκληρωθεί ή/και τα αποτελέσµατά του έχουν ήδη παραδοθεί. Σε τέτοια περίπτωση και µε ευθύνη του αρµόδιου προσώπου/ οργάνου ανακαλούνται τα παραδοτέα των σχετικών εργασιών και οι εργασίες επαναλαµβάνονται 8

9 5.3 Διορθωτικές Ενέργειες Η ανάγκη για σχεδιασµό και τεκµηριωµένη υλοποίηση κατάλληλων διορθωτικών ενεργειών προκύπτει από τη στιγµή εµφάνισης και σχετικής ανίχνευσης οποιασδήποτε µη συµµόρφωσης. Όλες οι µη συµµορφώσεις, ανεξάρτητα από το είδος τους και τον τρόπο µε τον οποίο εντοπίζονται, κοινοποιούνται στον Εκπρόσωπο Διοίκησης, µε την συµπλήρωση της Αναφοράς Μη Συµµόρφωσης και Διορθωτικών/Προληπτικών Ενεργειών, ώστε µετά την ολοκλήρωση του ελέγχου του µη συµµορφούµενου προϊόντος /εργασίας, να αναλαµβάνονται οι κατάλληλες διορθωτικές ενέργειες. Για την καταγραφή της διορθωτικής ενέργειας χρησιµοποιείται η Αναφορά Μη Συµµόρφωσης και Διορθωτικών/Προληπτικών Ενεργειών. Ο Εκπρόσωπος Διοίκησης σε συνεργασία µε τον Διευθυντή ή/και τον αρµόδιο Προϊστάµενο Τµήµατος της επιχείρησης, το πρόσωπο που εντόπισε τη µη Συµµόρφωση, ή/και τον Πρόεδρο, είναι υπεύθυνοι κατά περίπτωση (ανάλογα µε το κατά πόσο η µη συµµόρφωση αφορά κάποιο Τµήµα ή τη γενικότερη λειτουργία της επιχείρησης) να διερευνήσουν την αιτία που την προκάλεσε και ανάλογα µε την σοβαρότητά της να προτείνουν τόσο την κατάλληλη άµεση διορθωτική ενέργεια αντιµετώπισής της, όσο και τη αρµόζουσα µεσοπρόθεσµη ενέργεια για την αποφυγή επανεµφάνισής της. Ανάλογα µε το είδος της διορθωτικής ενέργειας που αποφασίζεται (αλλαγή τρόπου εργασίας, επανεκπαίδευση προσωπικού, αγορά εξοπλισµού, κ.ά.) καθορίζονται κατόπιν συνεργασίας του Εκπροσώπου Διοίκησης και του αντίστοιχου εµπλεκόµενου Προϊσταµένου Τµήµατος ή του Διευθυντή: ο χρόνος ολοκλήρωσης και ο υπεύθυνος για την εφαρµογή της, και ο χρόνος επαλήθευσης της εφαρµογής και ο υπεύθυνος για την επιβεβαίωση της αποτελεσµατικότητάς της Αν κατά την επαλήθευση διαπιστωθεί ότι η διορθωτική ενέργεια δεν ελαχιστοποίησε την πιθανότητα να επανεµφανισθεί η συγκεκριµένη µη συµµόρφωση ή προκάλεσε άλλου είδους µη συµµόρφωση, τότε µε µέριµνα του Εκπροσώπου Διοίκησης 9

10 προγραµµατίζεται έκτακτη επιθεώρηση της συγκεκριµένης πτυχής λειτουργίας της επιχείρησης. Η τελική επαλήθευση της υλοποίησης των διορθωτικών ενεργειών γίνεται συνήθως από τον Εκπρόσωπο Διοίκησης εκτός εάν τεχνικοί λόγοι επιβάλλουν να επαληθεύσει κάποιος µε ανάλογη τεχνική ικανότητα και επάρκεια. Επισηµαίνεται ότι ορισµένες διορθωτικές ενέργειες που αποφασίζονται και ειδικότερα αυτές που επιφέρουν σηµαντικές µεταβολές στο προγραµµατισµένο έργο ή/και διάθεση σηµαντικών πρόσθετων πόρων ή/και άπτονται του κύρους και της εικόνας της επιχείρησης, χρήζουν και της έγκρισης του Προέδρου, ενδεχοµένως δε και του Διοικητικού Συµβουλίου. Σε περίπτωση που η τελικά αποδεκτή (µετά τη σχετική επαλήθευση της αποτελεσµατικότητας) διορθωτική ενέργεια επιφέρει αλλαγές και τροποποιήσεις στη γραπτή τεκµηρίωση του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας, αυτές πραγµατοποιούνται µε ευθύνη του Εκπροσώπου Διοίκησης και σύµφωνα µε την σχετική Διαδικασία Διαχείρισης Εγγράφων και Αρχείων 5.4 Προληπτικές Ενέργειες Η ανάγκη για εφαρµογή προληπτικών ενεργειών προκύπτει από την παρουσία ικανών ενδείξεων για την πιθανότητα εµφάνισης µη συµµόρφωσης. Η πιθανότητα εµφάνισης δυνητικής µη Συµµόρφωσης µπορεί να ανιχνευθεί κατά τη διεξαγωγή των εσωτερικών επιθεωρήσεων, όµως συστηµατικά αυτό γίνεται κατά την Ανασκόπηση του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας που λαµβάνει χώρα από τη Διοίκηση, όπου και αναλύονται πληροφορίες που αποτελούν σοβαρές πηγές ενδείξεων και γενικότερων τάσεων, όπως: τα αποτελέσµατα των ελέγχων των προµηθευοµένων ειδών και υπηρεσιών, ο βαθµός επίτευξης των στόχων που τέθηκαν και παρακολουθούνται µέσω κατάλληλων ποσοτικοποιηµένων δεικτών τα αποτελέσµατα των εσωτερικών επιθεωρήσεων και των µηχανισµών ελέγχου εκτελούµενων εργασιών κατά ΣΔΕΠ 10

11 τα αποτελέσµατα και τα ευρήµατα των εξωτερικών επιθεωρήσεων από αρµόδιες ελεγκτικές αρχές τα παράπονα που εξέφρασαν οι πολίτες/ δηµότες/ κάτοικοι/ επωφελούµενοι/ άλλα εµπλεκόµενα µέρη που έρχονται σε επαφή µε την επιχείρηση και τα δεδοµένα διερεύνησης του βαθµού ικανοποίησής τους οι σηµαντικές µεταβολές που έχουν περιέλθει στο τυποποιητικό, κανονιστικό και θεσµικό πλαίσιο λειτουργίας της επιχείρησης και διαχείρισης συγχρηµατοδοτούµενων έργων Από τη στιγµή που εντοπίζεται το είδος της πιθανής µη συµµόρφωσης, αναλαµβάνονται ενέργειες για τη διερεύνηση των αιτιών και για την εφαρµογή και επαλήθευση της κατάλληλης προληπτικής ενέργειας µε την ίδια αλληλουχία όπως αυτή καθορίστηκε στην περίπτωση των διορθωτικών ενεργειών, συντάσσοντας παράλληλα αντίστοιχη Αναφορά Μη Συµµόρφωσης και Διορθωτικών /Προληπτικών Ενεργειών 5.5 Παρακολούθηση Εφαρµογής Διορθωτικών/Προληπτικών Ενεργειών Για την πορεία υλοποίησης και την παρακολούθηση της εφαρµογής των Διορθωτικών/ Προληπτικών ενεργειών την ευθύνη έχει ο Εκπρόσωπος Διοίκησης, ο οποίος µάλιστα επιβεβαιώνει την εφαρµογή της εκάστοτε Διορθωτικής/Προληπτικής ενέργειας στο σχετικό πεδίο της Αναφοράς Μη Συµµόρφωσης. Οι Διορθωτικές/Προληπτικές ενέργειες καταγράφονται στον Κατάλογο Διορθωτικών και Προληπτικών Ενεργειών, ο οποίος τηρείται από τον Εκπρόσωπο Διοίκησης, στο Αρχείο Εσωτερικών/Εξωτερικών/ Διορθωτικών και Προληπτικών Ενεργειών Επίσης, σε αυτό το αρχείο τηρείται ενηµερωµένο το Έντυπο Καταγραφής Εξωτερικών Ελέγχων, ενώ τα σχετικά έγγραφα των εξωτερικών ελέγχων κάθε συγχρηµατοδοτούµενου έργου τηρούνται στο αντίστοιχο Φάκελο του Έργου 11

12 6 Έντυπα και Τηρούµενα Αρχεία Κωδικός Περιγραφή Έντυπα Δ13_ΕΝ01 Δ13_ΕΝ02 Δ12_ΕΝ04 Κατάλογος Διορθωτικών και Προληπτικών Ενεργειών Έντυπο Καταγραφής Εξωτερικών Ελέγχων Αναφορά Μη Συµµόρφωσης και Διορθωτικών/Προληπτικών Ενεργειών Αρχεία Αρχείο Εσωτερικών Επιθεωρήσεων/Εξωτερικών Επιθεωρήσεων/ Διορθωτικών και Προληπτικών Ενεργειών 12

13 7 Ιστορικό Τροποποιήσεων Έκδοση Περιγραφή Τροποποίησης Συντάχθηκε Εγκρίθηκε Ισχύει από 1 Αρχική Έκδοση Οµάδα εργασίας 2 2 η Έκδοση Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Βασίλειος Κοντορίζος Πρόεδρος: Αναστασία Μορφογιάννη 22/06/ /06/ η Έκδοση Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Δέσποινα Κότογλου 03/06/