Έκθεση σχετικά με τους ετήσιους λογαριασμούς των Ευρωπαϊκών Σχολείων για το οικονομικό έτος 2009

Transcript

1 ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO EUROPEAN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EUROPOS AUDITO RŪMAI EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN Έκθεση σχετικά με τους ετήσιους λογαριασμούς των Ευρωπαϊκών Σχολείων για το οικονομικό έτος 2009 συνοδευόμενη από τις απαντήσεις των Σχολείων 12, rue Alcide De Gasperi Telephone (+352) EURAUD@ECA.EUROPA.EU L Luxembourg Telefax (+352) Internet:

2 2 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ Σημεία Εισαγωγή 1-6 Λογαριασμοί 7-8 Παρουσίαση των λογαριασμών προς ενοποίηση 9 Παρακολούθηση των συστάσεων που διατύπωσε το Συνέδριο στην ετήσια έκθεση για το Απογραφή Ταμείο Επισφαλείς απαιτήσεις 19 Παθητικό 20 Μεταφορές 21 Νομικές υποθέσεις Δαπάνες μισθοδοσίας 24 Θέματα προσωπικού Σύναψη συμβάσεων Πληρωμές Πρότυπα εσωτερικού ελέγχου Σύνοψη των συστάσεων του Συνεδρίου 42 Παράρτημα 1 - Ενοποιημένος λογαριασμός διαχείρισης για τα οικονομικά έτη 2009 και 2008 Παράρτημα 2 - Ενοποιημένοι ισολογισμοί της 31ης Δεκεμβρίου 2009 και της 31ης Δεκεμβρίου 2008 Παράρτημα 3 - Παρακολούθηση των συστάσεων που διατύπωσε το Συνέδριο στην ετήσια έκθεση για το 2008

3 3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ 1. Οι ενοποιημένοι ετήσιοι λογαριασμοί των Σχολείων για το οικονομικό έτος που έληξε την 31η Δεκεμβρίου Γραμματέα των Ευρωπαϊκών Σχολείων (εφεξής «το Κεντρικό Γραφείο») και διαβιβάστηκαν στο Ελεγκτικό Συνέδριο σύμφωνα με τα άρθρα 90 έως 92 του δημοσιονομικού κανονισμού των Σχολείων. 2. Οι διαθέσιμες πιστώσεις στον προϋπολογισμό του 2009 ανέρχονταν σε 267 εκατομμύρια ευρώ 2 καταρτίστηκαν από το Γραφείο του Γενικού (258 εκατομμύρια ευρώ το 2008). Τα εισπραχθέντα έσοδα ανήλθαν σε 262 εκατομμύρια ευρώ, ενώ οι αναληφθείσες υποχρεώσεις δαπανών ανέρχονταν σε 259 εκατομμύρια ευρώ. 3. Αυτοί οι ετήσιοι λογαριασμοί τελούν υπό την ευθύνη της διαχείρισης των Ευρωπαϊκών Σχολείων. Ευθύνη του Συνεδρίου είναι η κατάρτιση ετήσιας έκθεσης για τους ενοποιημένους ετήσιους λογαριασμούς. 4. Το Συνέδριο διενήργησε την εξέτασή του σύμφωνα με το διεθνές πρότυπο για τις υποχρεώσεις που αφορούν την εξέταση. Το πρότυπο αυτό απαιτεί η εξέταση να σχεδιάζεται και να διενεργείται προκειμένου να αποκομίζεται μέτρια βεβαιότητα σχετικά με την απουσία ουσιωδών ανακριβειών στις δημοσιονομικές καταστάσεις. Η εξέταση περιορίζεται, κυρίως, σε ερωτήσεις στους υπαλλήλους των Ευρωπαϊκών Σχολείων και στις διαδικασίες ανάλυσης που εφαρμόζονται στα δημοσιονομικά στοιχεία. Επομένως, η εξέταση παρέχει μικρότερη βεβαιότητα από τον έλεγχο. Το Συνέδριο δεν διενήργησε έλεγχο και, αντιστοίχως, δεν διατυπώνει ελεγκτική γνώμη σχετικά με τους ενοποιημένους λογαριασμούς. 5. Εκτός από την εξέταση των ενοποιημένων λογαριασμών, το Συνέδριο διενεργεί σε ετήσια βάση έλεγχο του Κεντρικού Γραφείου και εκ περιτροπής 1 2 Βλέπε πίνακες στα παραρτήματα 1 και 2, όπου για λόγους ενημέρωσης παρουσιάζονται συνοπτικά τα στοιχεία των ενοποιημένων λογαριασμών των Σχολείων, οι οποίοι καταρτίστηκαν από το Κεντρικό Γραφείο. Πηγή: Ευρωπαϊκά Σχολεία, κλείσιμο των λογαριασμών του 2009, τόμος Ι.

4 4 έλεγχο δύο εκ των 14 Ευρωπαϊκών Σχολείων ετησίως. Για το 2009, τα Σχολεία που επιλέχθηκαν ήταν αυτό του Μονάχου και το Λουξεμβούργο Ι. 3 Στο πλαίσιο αυτό, εξετάστηκαν, επίσης, οι διαδικασίες που αφορούν την απογραφή, τη σύναψη συμβάσεων, τις προσλήψεις, τις πληρωμές και την εφαρμογή των προτύπων εσωτερικού ελέγχου. 6. Το Συνέδριο διαβίβασε τις παρατηρήσεις του στον Γενικό Γραμματέα και τους διευθυντές των Σχολείων, σύμφωνα με το άρθρο 93 του δημοσιονομικού κανονισμού των Σχολείων. ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΙ 7. Tο Συνέδριο δεν διαπίστωσε ουσιώδη σφάλματα τα οποία να θέτουν υπό αμφισβήτηση την αξιοπιστία των λογαριασμών που ελέγχθηκαν (Σχολεία του Μονάχου και Λουξεμβούργο Ι και το Κεντρικό Γραφείο), οι οποίοι καταρτίστηκαν βάσει των διατάξεων του δημοσιονομικού κανονισμού της 24ης Oκτωβρίου 2006 που εφαρμόζεται στον προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Σχολείων, καθώς και τη νομιμότητα και κανονικότητα των υποκειμένων στους εν λόγω λογαριασμούς πράξεων. 8. Βάσει της εξέτασης των ενοποιημένων λογαριασμών, δεν υπέπεσε στην αντίληψη του Συνεδρίου κάποιο στοιχείο που να αμφισβητεί το γεγονός ότι οι λογαριασμοί παρέχουν ακριβοδίκαιη εικόνα, από κάθε ουσιώδη πλευρά, σύμφωνα με τα σχετικά λογιστικά πρότυπα, με τις ακόλουθες εξαιρέσεις που προκύπτουν από τη μη ικανοποιητική εφαρμογή της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση: - τα Σχολεία δεν πραγματοποίησαν προβλέψεις σχετικά με εκκρεμείς νομικές υποθέσεις κατά αυτών, μολονότι υφίστανται συγκεκριμένες υποθέσεις οι οποίες μπορεί να καταλήξουν σε σημαντική οικονομική εκροή για τα Σχολεία 3 Ο συνολικός προϋπολογισμός του Σχολείου του Μονάχου ανήλθε σε 21 εκατομμύρια ευρώ, του Σχολείου Λουξεμβούργο Ι σε 40 εκατομμύρια ευρώ και του Κεντρικού Γραφείου σε 10 εκατομμύρια ευρώ (Πηγή: Ευρωπαϊκά Σχολεία, κλείσιμο των λογαριασμών του 2009, τόμοι ΙΙ και VI).

5 5 (το Συνέδριο προσδιόρισε τον ελάχιστο κίνδυνο σε 1,5 εκατομμύρια ευρώ για λεπτομερή στοιχεία βλέπε τα σημεία 22 και 23) - δεν υπολογίστηκαν μελλοντικές οφειλές όσον αφορά τις αυξήσεις των μισθών σχετικά με την περίοδο από 1η Ιουλίου έως 31 Δεκεμβρίου 2009, οι οποίες καταβλήθηκαν τον Φεβρουάριο του 2010 (1,85 %, ήτοι 1,8 εκατομμύρια ευρώ) ούτε πραγματοποιήθηκε πρόβλεψη για την αύξηση των μισθών που ακόμη εκκρεμεί (επιπλέον 1,85 %, ήτοι 1,8 εκατομμύρια ευρώ) (για λεπτομερή στοιχεία βλέπε το σημείο 24) - οι προβλέψεις για μελλοντικές δαπάνες (μη τρέχουσες υποχρεώσεις ) έχουν υπερεκτιμηθεί (1,7 εκατομμύρια ευρώ για λεπτομερή στοιχεία βλέπε το σημείο 21). ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΤΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ ΠΡΟΣ ΕΝΟΠΟΙΗΣΗ 9. Σύμφωνα με το άρθρο 87 του δημοσιονομικού κανονισμού των Σχολείων, «κάθε Σχολείο, κατόπιν συζήτησης και έγκρισης από το διοικητικό συμβούλιό του, διαβιβάζει, το αργότερο την 1η Aπριλίου, στο Γραφείο του Γενικού Γραμματέα, τα πληροφοριακά στοιχεία που απαιτούνται για την κατάρτιση του λογαριασμού διαχείρισης και του ισολογισμού». Παρόλ' αυτά, η εν λόγω προθεσμία δεν τηρήθηκε από την πλειονότητα των Σχολείων. ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΩΝ ΣΥΣΤΑΣΕΩΝ ΠΟΥ ΔΙΑΤΥΠΩΣΕ ΤΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ ΣΤΗΝ ΕΤΗΣΙΑ ΕΚΘΕΣΗ ΓΙΑ ΤΟ Ο πίνακας στο παράρτημα 3 παρουσιάζει πληροφοριακά στοιχεία σχετικά με την παρακολούθηση των 14 συστάσεων του Συνεδρίου που διατυπώθηκαν μετά τον έλεγχο για το έτος 2008: - τρεις συστάσεις ακολουθήθηκαν πλήρως (2, 5, 9), - δύο συστάσεις ακολουθήθηκαν εν μέρει (3, 6), - πέντε συστάσεις δεν ακολουθήθηκαν καθόλου (1, 4, 7, 8, 12),

6 6 - τέσσερις συστάσεις βρίσκονται στη διαδικασία υλοποίησής τους (10, 11, 13, 14). ΑΠΟΓΡΑΦΗ Κατά τη διάρκεια του ελέγχου των δύο Σχολείων και του Κεντρικού Γραφείου, το Συνέδριο διαπίστωσε προβλήματα σχετιζόμενα με την τήρηση της απογραφής και τις σχετικές εκθέσεις, τα οποία είχαν, επίσης, θιγεί τα προηγούμενα έτη: - απουσία φυσικών ελέγχων σχετικά με τα πάγια στοιχεία ενεργητικού, - εργαλεία μη προσαρμοσμένα στην τήρηση της απογραφής, - έλλειψη συμφωνίας μεταξύ των στοιχείων της απογραφής και των λογιστικών συστημάτων. 12. Σύμφωνα με το υπόμνημα «Διοικητικές και δημοσιονομικές διαδικασίες σχετικά με την απογραφή» 5, το οποίο εγκρίθηκε το 2006, τουλάχιστον κάθε τρία έτη (ήτοι για πρώτη φορά έως το τέλος του 2009) πρέπει να πραγματοποιείται φυσικός έλεγχος των στοιχείων ενεργητικού, ώστε να επαληθεύεται ότι η απογραφή είναι πλήρης και ακριβής και ότι τα στοιχεία ενεργητικού που έχουν καταχωριστεί στην απογραφή είναι όντως παρόντα στο σχολείο. Ωστόσο, κατά τη χρονική στιγμή του ελέγχου, ο δημοσιονομικός ελεγκτής δεν είχε ακόμη λάβει καμία έκθεση σχετικά με την απογραφή από κανένα σχολείο ή το ίδιο το Κεντρικό Γραφείο. 13. Το σύστημα απογραφής του σχολείου του Μονάχου επιτρέπει στο Σχολείο να προσδιορίζει την καθαρή λογιστική αξία των στοιχείων ενεργητικού. Η καθαρή λογιστική αξία υπολογίζεται βάσει της ωφέλιμης διάρκειας ζωής των στοιχείων 4 5 Οι διατάξεις για τις απογραφές κινητής και ακίνητης περιουσίας ορίζονται στον τίτλο IV, τμήμα II του δημοσιονομικού κανονισμού των Σχολείων. Έγγραφο που εγκρίθηκε από τον Γενικό Γραμματέα των Ευρωπαϊκών Σχολείων το 2006 (αριθ. αναφοράς: 2006-M-12/MR. Στους συγκεκριμένους κανόνες περιλαμβάνονται: α) διορισμός από τον διευθυντή του υπευθύνου για τη διεξαγωγή του φυσικού ελέγχου, β) το αποτέλεσμα της απογραφής καταγράφεται και υπογράφεται από τον διευθυντή και γ) αντίγραφο της απογραφής αποστέλλεται στον δημοσιονομικό ελεγκτή.

7 7 ενεργητικού. Εντούτοις, εάν, για οποιοδήποτε λόγο, ένα στοιχείο ενεργητικού παύει να υφίσταται πριν από το τέλος της αρχικής εκτίμησης σχετικά με την ωφέλιμη διάρκεια ζωής του, πρέπει να πραγματοποιηθούν διορθώσεις εκτός του συστήματος απογραφής. Στην περίπτωση αυτή, η λογιστική υπηρεσία πραγματοποιεί την απαιτούμενη συμφωνία των στοιχείων, αλλά όχι σε συστηματική βάση. 14. Στο Λουξεμβούργο Ι, το σύστημα απογραφής περιορίζεται στην καταχώριση των στοιχείων ενεργητικού, την τοποθεσία τους, τον αριθμό απογραφής και την επισήμανση. Ωστόσο, δεν πρόκειται για αποτελεσματικό εργαλείο διαχείρισης προκειμένου α) να προσδιοριστεί η καθαρή λογιστική αξία των στοιχείων ενεργητικού και β) να πραγματοποιηθούν οι συμφωνίες με το λογιστικό σύστημα. 15. Όσον αφορά τη φυσική απογραφή, σε αμφότερα τα σχολεία τα στοιχεία ενεργητικού δεν φέρουν όλα ετικέτες ούτε βρίσκονται όλα στην προσδιορισθείσα θέση τους. Στο Λουξεμβούργο Ι, ελλείπουν ορισμένα στοιχεία ενεργητικού που έχουν καταχωριστεί στο σύστημα απογραφής (τέσσερις φωτογραφικές μηχανές, αξίας 952 ευρώ και αθλητικός εξοπλισμός, αξίας ευρώ), ενώ άλλα στοιχεία που περιλαμβάνονται στο σύστημα απογραφής δεν έχουν καταχωριστεί στον ισολογισμό (φορητός υπολογιστής, αξίας ευρώ). Επιπλέον, δεν υπάρχει επισήμανση στο αυτοκίνητο της υπηρεσίας ( ευρώ). Στο Σχολείο του Μονάχου, το υλικό τμήμα υπολογιστή (2 393 ευρώ) δεν βρισκόταν στην προσδιορισθείσα θέση του, όπως αναφερόταν στην ετικέτα. 16. Στοιχεία ενεργητικού που διαθέτουν δωρεάν οι οικείες κυβερνήσεις των κρατών όπου φιλοξενούνται τα σχολεία δεν περιλαμβάνονται στην απογραφή αμφοτέρων των σχολείων που ελέγχθηκαν. Σε πολλές περιπτώσεις, αυτά τα στοιχεία ενεργητικού δεν φέρουν ετικέτες. Ο κίνδυνος εσφαλμένου προσδιορισμού είναι υψηλός στην περίπτωση στοιχείων ενεργητικού ομοίων ή παρόμοιων με τα στοιχεία ενεργητικού που βρίσκονται στην κατοχή των Σχολείων.

8 8 ΤΑΜΕΙΟ 17. Έξι (από τους εννέα) τραπεζικούς λογαριασμούς που έχουν ανοιχθεί στο όνομα του Σχολείου Λουξεμβούργο Ι, με σύνολο υπολοίπου ευρώ στο τέλος του έτους, δεν περιλαμβάνονται στον ισολογισμό της 31ης Δεκεμβρίου Οι λογαριασμοί αυτοί χρησιμοποιούνται για τη χρηματοδότηση δραστηριοτήτων εκτός του πλαισίου του προϋπολογισμού (για παράδειγμα: ένωση γονέων και εξωσχολικές δραστηριότητες). Ο δημοσιονομικός κανονισμός των Σχολείων ορίζει σαφώς ότι όλα τα επιπλέον έσοδα και δαπάνες του προϋπολογισμού πρέπει να καταχωρίζονται στους λογαριασμούς 18. Η διαχείριση των λογαριασμών παγίων προκαταβολών ασκείται από τους διοικητικούς υπαλλήλους στους οποίους έχει ανατεθεί το καθήκον αυτό, στο Μόναχο και στο Λουξεμβούργο Ι. Δεν υφίσταται απόφαση σχετικά με το μέγιστο ποσό παγίων προκαταβολών που μπορούν να προπληρωθούν. Πέραν αυτού, δεν διενεργήθηκαν επιτόπιοι έλεγχοι από τον αρμόδιο υπόλογο κατά τη διάρκεια του Μολονότι ο λογαριασμός παγίων προκαταβολών υπόκειται σε ειδικούς κανόνες διαχείρισης, δεν συμβαίνει το ίδιο με τους λογαριασμούς μικροεξόδων. Στο Λουξεμβούργο Ι, πέντε λογαριασμοί μικροεξόδων, με συνολική αξία ευρώ, δεν έχουν καταχωριστεί στον ισολογισμό. Επιπλέον, όσον αφορά έναν λογαριασμό μικροεξόδων, δεν υφίστατο διαδρομή ελέγχου. ΕΠΙΣΦΑΛΕΙΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ Στα δύο σχολεία που ελέγχθηκαν, το μεγαλύτερο τμήμα των επισφαλών απαιτήσεων αφορούσε διαφοροποιημένα επιδόματα 7, τα οποία έπρεπε να διευθετηθούν (διακανονιστούν). Στην περίπτωση του Σχολείου του Μονάχου, το 6 7 Άρθρο 5 του δημοσιονομικού κανονισμού, άρθρο 1 των εκτελεστικών διατάξεων. Το διαφοροποιημένο επίδομα συνίσταται στη διαφορά μεταξύ α) του ποσού που εισπράττεται ως φόρος επί του εθνικού μισθού και β) του ποσού που εισπράττεται ως φόρος επί των αποδοχών των υπαλλήλων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Η προσαρμογή πραγματοποιείται ώστε να εξασφαλίζεται ίσος μισθός για τους υπαλλήλους από διαφορετικά κράτη μέλη (βλέπε άρθρο 49 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης των αποσπασμένων υπαλλήλων στα Ευρωπαϊκά Σχολεία).

9 9 ποσό που εμφαίνετο στον ισολογισμό ( ευρώ) συνιστούσε διαφοροποιημένο επίδομα, το οποίο έπρεπε να διευθετηθεί μετά την αποχώρηση των εκπαιδευτικών από τα Σχολεία. Επιπλέον ποσό ( ευρώ) δεν είχε ενσωματωθεί στους οριστικούς λογαριασμούς. Στο Λουξεμβούργο Ι, το ποσό που αντιστοιχούσε σε επισφαλείς απαιτήσεις περιλαμβάνεται στον ισολογισμό ως καθαρό παθητικό 8, εξαιτίας του γεγονότος ότι οι απαιτήσεις και οι υποχρεώσεις συμψηφίζονται μεταξύ τους, στοιχείο που αντιβαίνει στην «αρχή του μη συμψηφισμού». Το τμήμα που αντιστοιχεί στις πιστώσεις ( ευρώ), αφορά διαφοροποιημένα επιδόματα τα οποία πρέπει να διακανονιστούν. Πέραν αυτού, σε αμφότερα τα σχολεία δεν υπήρχε διαθέσιμη ανάλυση σχετικά με το χρονικό διάστημα που αφορούσαν οι απαιτήσεις αυτές ούτε εκτίμηση σχετικά με τη δυνατότητα ανάκτησής τους. ΠΑΘΗΤΙΚΟ 20. Το ακόλουθο καταχωρισμένο παθητικό δεν αντιπροσωπεύει πραγματικές υποχρεώσεις: α) στο Μόναχο, ένα ποσό που καταχωρίστηκε ως οφειλή προς κράτος μέλος ( ευρώ) δεν πρέπει να αποδοθεί και πρέπει να διαγραφεί, β) στο Λουξεμβούργο Ι, η είσπραξη από τις υπηρεσίες κοινωνικής ασφάλισης του Λουξεμβούργου, με σκοπό την απόδοση προηγούμενων δαπανών του Σχολείου ( ευρώ), καταχωρίστηκε ως παθητικό και όχι ως εισόδημα. ΜΕΤΑΦΟΡΕΣ 21. Οι ετήσιοι λογαριασμοί καταγράφουν όλες τις αναλήψεις υποχρεώσεων που πραγματοποιήθηκαν κατά το οικονομικό έτος 2009 και μεταφέρθηκαν στο οικονομικό έτος 2010 ως παθητικό. Αυτό συνάδει με τον δημοσιονομικό κανονισμό των Σχολείων 9, αλλά αντιβαίνει στη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση, διότι στις μεταφορές περιλαμβάνονται ποσά που αφορούν δεδουλευμένες 8 9 Το ποσό που εμφαίνετο στον ισολογισμό ήταν ευρώ (παθητικό). Ωστόσο, αυτό το ποσό πρέπει να αναλυθεί ως α) απαιτήσεις, για ποσό ευρώ (ενεργητικό) και β) πιστώσεις, για ποσό ευρώ (παθητικό). Άρθρο 104, παράγραφος 7, των εκτελεστικών διατάξεων.

10 10 δαπάνες του τρέχοντος έτους (τρέχουσες υποχρεώσεις), οι οποίες ορθώς εμφαίνονται ως παθητικό, καθώς και ποσά που αφορούν μελλοντικές δαπάνες που δεν αφορούν το τρέχον έτος. Τα συγκεκριμένα ποσά, ύψους 1,7 εκατομμυρίων ευρώ, δεν πρέπει να περιλαμβάνονται στον ισολογισμό, αλλά να αναφέρονται στις επεξηγηματικές σημειώσεις. Παράδειγμα αυτών συνιστά ο εξοπλισμός ηλεκτρονικών υπολογιστών που προβλέπεται να αγοραστεί το ΝΟΜΙΚΕΣ ΥΠΟΘΕΣΕΙΣ 22. Μολονότι υφίστανται εκκρεμείς νομικές υποθέσεις κατά ορισμένων Σχολείων σχετικά με α) εκπαιδευτικούς μερικής απασχόλησης, οι οποίοι ζητούν επιπρόσθετες πληρωμές μισθών και β) γονείς που αμφισβητούν τα έξοδα σχολικής φοίτησης, οι αναφορές που πραγματοποιήθηκαν στους ξεχωριστούς ετήσιους λογαριασμούς του Σχολείου είναι υπερβολικά γενικές. Δεν περιγράφεται το συνολικό ποσό που αξιώνουν τρίτοι ούτε παρατίθεται εκτίμηση των πιθανών οριστικών πληρωμών. Πέραν αυτών, δεν πραγματοποιείται αναφορά στους ετήσιους λογαριασμούς ούτε και σε περιπτώσεις όπου υφίσταται αξιόπιστη εκτίμηση Σύμφωνα με το υπόμνημα του Γενικού Γραμματέα «Πληροφοριακά στοιχεία που παρουσιάζονται στους λογαριασμούς για το οικονομικό έτος 2009» 11, λεπτομερή πληροφοριακά στοιχεία σχετικά με τις νομικές υποθέσεις πρέπει να περιέχονται στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων. Ωστόσο, τα Σχολεία δεν ακολούθησαν με συνέπεια τον κανόνα αυτό. Διαπιστώθηκαν τα ακόλουθα προβλήματα: - δεν αναφέρθηκαν οι εκκρεμείς νομικές υποθέσεις, - αναφέρθηκαν οι εκκρεμείς νομικές υποθέσεις, αλλά χωρίς το ποσό που αξιώνεται Έγγραφο 2009-D-76-en-2 σχετικά με εκτίμηση των Σχολείων όσον αφορά τα ευρώ εκκρεμών νομικών υποθέσεων βέλγων εκπαιδευτικών. Σχετ.: 2010-M-12/RC.

11 11 Στο Λουξεμβούργο Ι, οι νομικές υποθέσεις δεν αναφέρονται στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων. Ωστόσο, σύμφωνα με τη νομική υπηρεσία του, υφίστανται εκκρεμείς νομικές υποθέσεις κατά του Σχολείου, οι οποίες μπορεί να οδηγήσουν σε μελλοντικές πληρωμές (1 εκατομμύριο ευρώ). ΔΑΠΑΝΕΣ ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ 24. Η αύξηση των μισθών, ύψους 1,85 % (1,8 εκατομμύρια ευρώ), η οποία εγκρίθηκε από το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο για την περίοδο από 1ης Ιουλίου 2009 και μετά, καταβλήθηκε τον Φεβρουάριο του Ως αποτέλεσμα, καταχωρίστηκε ως δαπάνη για το 2010 μολονότι πρόκειται για δαπάνη που αφορά το Το γεγονός αυτό δεν συνάδει με την αρχή της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση. Πέραν αυτού, όσον αφορά το επιπρόσθετο 1,85 % (1,8 εκατομμύρια ευρώ), το οποίο δεν εγκρίθηκε από το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο και υπόκειται σε απόφαση του Ευρωπαϊκού Δικαστηρίου, τα Σχολεία δεν προέβησαν σε αναφορά σχετικά με την πιθανότητα πληρωμής αυτών των ενδεχόμενων υποχρεώσεων. ΘΕΜΑΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ 25. Το 2009, η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου της Επιτροπής (ΥΕΕ) κατάρτισε έκθεση ελέγχου σχετικά με τη διαχείριση των ανθρώπινων πόρων των Σχολείων, η οποία καλύπτει επίσης το Λουξεμβούργο Ι και το Κεντρικό Γραφείο. Παρά τη βελτίωση στους σχετικούς τομείς, όπως οι διαδικασίες πρόσληψης και οι ατομικοί φάκελοι, ως αποτέλεσμα της έγκρισης των μέτρων παρακολούθησης από τα Σχολεία, το Συνέδριο διαπίστωσε τα ακόλουθα προβλήματα. 26. Στα Σχολεία του Μονάχου και Λουξεμβούργο Ι δεν έχουν καταρτιστεί επίσημες, λεπτομερείς, εσωτερικές έγγραφες διαδικασίες για τις προσλήψεις προσωπικού, όσον αφορά εκπαιδευτικούς μερικής απασχόλησης και διοικητικό και βοηθητικό (ΔΒ) προσωπικό 12. Το ίδιο ισχύει στο Κεντρικό Γραφείο για το ΔΒ προσωπικό. 12 Οι όροι πρόσληψης και οι διαδικασίες διορισμού παρουσιάζονται στο κεφάλαιο ΙΙ, άρθρο 5 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης για το διοικητικό και βοηθητικό προσωπικό των Ευρωπαϊκών Σχολείων, τον οποίο ενέκρινε το διοικητικό συμβούλιο

12 Όσον αφορά την πρόσληψη εκπαιδευτικών μερικής απασχόλησης διαπιστώνονται τα εξής: - Στο Μόναχο, η διαδικασία πρόσληψης εκπαιδευτικών μερικής απασχόλησης δεν είναι διαφανής, καθώς δεν υφίσταται τεκμηρίωση για τα στάδια που ακολουθούνται. - Στο Λουξεμβούργο Ι υπήρξε βελτίωση στις διαδικασίες πρόσληψης, κατόπιν ελέγχου της ΥΕΕ. Ωστόσο, στο δείγμα του Συνεδρίου, σε μία περίπτωση από τις έξι η διαδικασία δεν ήταν διαφανής, καθώς δεν τηρήθηκαν δικαιολογητικά. Σε όλες τις περιπτώσεις, ο Διευθυντής του Σχολείου δεν δίδει επίσημη έγκριση για το πρόσωπο που τελικώς προτείνει η επιτροπή επιλογής. Η αξιολόγηση των βιογραφικών σημειωμάτων που πραγματοποιούν τα μέλη της επιτροπής επιλογής δεν είναι συστηματική και χρήζει βελτίωσης. 28. Στον τομέα των προσλήψεων ΔΒ προσωπικού, τόσο στα Σχολεία όσο και στο Κεντρικό Γραφείο, υφίστανται οι κατευθυντήριες γραμμές του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης για το ΔΒ προσωπικό, οι οποίες ακολουθούνται, κατά γενικό κανόνα, εξασφαλίζοντας διαφάνεια στη διαδικασία. Ωστόσο, σε μία περίπτωση από τις τρεις που εξετάστηκαν σχετικά με το Κεντρικό Γραφείο, η διαδικασία δεν ακολουθήθηκε πλήρως. 29. Σε γενικές γραμμές, στα Σχολεία δεν υφίσταται επίσημο σύστημα αξιολόγησης για τους εκπαιδευτικούς μερικής απασχόλησης και, κατά συνέπεια, οι συμβάσεις ανανεώνονται, στην πλειονότητά τους κάθε έτος, χωρίς την πραγματοποίηση επίσημης αξιολόγησης. 30. Αφενός, στα Σχολεία και, αφετέρου, στο Κεντρικό Γραφείο είναι αναγκαία η βελτίωση της διαδικασίας αξιολόγησης για το ΔΒ προσωπικό. Στο Μόναχο, η αξιολόγηση δεν τεκμηριώνεται επίσημα στο τέλος της περιόδου δοκιμασίας. Στο στη Λισσαβώνα, στις Απριλίου Εντούτοις, δεν παρέχει λεπτομερείς κατευθυντήριες γραμμές που να καλύπτουν όλες τις πτυχές της διαδικασίας πρόσληψης.

13 13 Λουξεμβούργο Ι, μετά τον έλεγχο της ΥΕΕ, η διαδικασία αξιολόγησης βρίσκεται στο στάδιο εφαρμογής. Στο Κεντρικό Γραφείο δεν υφίσταται συστηματική αξιολόγηση εκ μέρους της ΥΕΕ. 31. Η εξέταση του περιεχομένου των ατομικών φακέλων, αφενός, στα Σχολεία και, αφετέρου, στο Κεντρικό Γραφείο αποκάλυψε ότι τα έγγραφα που απαιτεί ο κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης για το ΔΒ προσωπικό των Ευρωπαϊκών Σχολείων 13 και οι κανονισμοί για το αποσπασμένο προσωπικό στα Ευρωπαϊκά Σχολεία 14, απουσιάζουν σε πολλές περιπτώσεις. 32. Το σύστημα αρχειοθέτησης των ατομικών φακέλων, αφενός, στα Σχολεία και, αφετέρου, στο Κεντρικό Γραφείο χρήζει βελτίωσης. Σε γενικές γραμμές, υφίστανται δύο ξεχωριστοί φάκελοι που περιέχουν στοιχεία των υπαλλήλων: ο φάκελος με τα προσωπικά στοιχεία και ο φάκελος με τα οικονομικά στοιχεία. Η απουσία σαφών οδηγιών σχετικά με τα στοιχεία που περιλαμβάνονται στον κάθε φάκελο έχει ως αποτέλεσμα την αλληλεπικάλυψη εγγράφων, γεγονός που μπορεί να έχει επιπτώσεις στην τήρηση του απορρήτου και την πληρότητα των φακέλων. Ειδικά στο Μόναχο, το γενικό σύστημα αρχειοθέτησης για τους ατομικούς φακέλους είναι ανάγκη να καταστεί συστηματικότερο, ενώ στο Λουξεμβούργο Ι, λόγω του προηγούμενου ελέγχου της ΥΕΕ, υπήρξε βελτίωση. Στο Κεντρικό Γραφείο, το σύστημα αρχειοθέτησης είναι υπό κατάρτιση. ΣΥΝΑΨΗ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ 33. Στην ετήσια έκθεση για τα σχολεία σχετικά με το έτος 2008, το Συνέδριο συνέστησε στα Σχολεία να διασφαλίζουν τη νομιμότητα και κανονικότητα των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων 15. Ωστόσο, το 2009, το Συνέδριο διαπίστωσε προβλήματα, τόσο στα Σχολεία όσο και στο Κεντρικό Γραφείο Άρθρο 13. Άρθρο 16. Ετήσια έκθεση 2008, άρθρο 30/12.

14 14 α) Όσον αφορά τη σύναψη συμβάσεως με εξειδικευμένο σύμβουλο σχετικά με τον διαγωνισμό που αφορά τις υπηρεσίες καθαριότητας (αξίας ευρώ), θα έπρεπε να είχε πραγματοποιηθεί διαδικασία με διαπραγμάτευση με τουλάχιστον πέντε υποψηφίους. Εντούτοις, το Σχολείο εφάρμοσε την εξαίρεση του άρθρου 70, στοιχείου β), του δημοσιονομικού κανονισμού των Ευρωπαϊκών Σχολείων 16 χωρίς να αιτιολογήσει την εφαρμογή του (Μόναχο). β) στην περίπτωση προμήθειας φωτοαντιγραφικών μηχανημάτων ( ευρώ), το Συνέδριο δεν μπορούσε να προσδιορίσει την ημερομηνία παραλαβής των προσφορών, εφόσον δεν είχαν διατηρηθεί οι φάκελοι, δεν υπήρχαν δηλώσεις αποκλεισμού από τη συμμετοχή, δεν υπήρχαν δηλώσεις απουσίας σύγκρουσης συμφερόντων και δεν υπήρχε έκθεση αξιολόγησης (Μόναχο). γ) στην περίπτωση προμήθειας επίπλων ( ευρώ), δεν υπήρχε σημείωμα του διευθυντή στην αρχή του διαγωνισμού, δεν διατηρήθηκαν οι φάκελοι, από την εισερχόμενη αλληλογραφία απουσίαζε η ημερομηνία και ώρα παραλαβής των προσφορών, στην έκθεση αξιολόγησης ο επικρατών υποψήφιος δεν αναφερόταν ρητώς, δεν υπήρξε απόφαση ανάθεσης και δεν ειδοποιήθηκαν οι μη επιτυχόντες προσφέροντες (Λουξεμβούργο Ι). δ) Οι υγειονομικές υπηρεσίες ( ευρώ το 2009) παρέχονται από το 2007 από εταιρεία χωρίς τη σύναψη σύμβασης και χωρίς προηγούμενη διαδικασία πρόσκλησης για την υποβολή προσφορών (Λουξεμβούργο Ι). 34. Τόσο στα Σχολεία όσο και στο Κεντρικό Γραφείο, αντιμετωπίστηκαν προβλήματα στη σύναψη συμβάσεων χαμηλής και μέσης αξίας (από 600 έως ευρώ). Διαπιστώθηκε ότι απουσίαζαν τα εξής: πρόσκληση για την υποβολή προσφορών, οι προδιαγραφές, πρότυπο σύμβασης/πρότυπο δελτίου 16 Η υποχρέωση πραγματοποίησης πρόσκλησης για την υποβολή προσφορών δεν εφαρμόζεται σε συμβάσεις με αξία μικρότερη των ευρώ και οι οποίες συνάπτονται με τους ίδιους αναδόχους και με τους ίδιους όρους όπως η σύμβαση την οποία συνήψε (στη συγκεκριμένη περίπτωση) το Ευρωπαϊκό Γραφείο Ευρεσιτεχνίας.

15 15 παραγγελίας, δηλώσεις για αποκλεισμό από τη συμμετοχή, δηλώσεις για τη μη σύγκρουση συμφερόντων, επίσημες αξιολογήσεις, τεκμηρίωση των επαφών με τους υποβάλλοντες προσφορά και σημειώσεις στον φάκελο σε περίπτωση τηλεφωνικών επαφών. ΠΛΗΡΩΜΕΣ 35. Σύμφωνα με τον δημοσιονομικό κανονισμό των Σχολείων, κάθε πράξη υπόκειται στο σύστημα του προληπτικού ελέγχου 36. Η νομική βάση απαιτεί οι εντολές πληρωμών να συνοδεύονται από τα πρωτότυπα δικαιολογητικά. Τα έγγραφα αυτά πρέπει να πιστοποιούνται ή να συνοδεύονται από πιστοποιητικό που βεβαιώνει την ορθότητα των προς πληρωμή ποσών Σε μια περίπτωση στο Μόναχο, μια εντολή πληρωμής 17. Εντούτοις, αφενός, στα Σχολεία και, αφετέρου, στο Κεντρικό Γραφείο η «σφραγίδα δρομολόγησης» (η κατάσταση ελέγχου που τίθεται με σφραγίδα στο τιμολόγιο) δεν είχε συμπληρωθεί ορθά (δεόντως υπογεγραμμένη και με ημερομηνία) από τους υπαλλήλους που ήταν αρμόδιοι για την έναρξη της διαδικασίας, που διενήργησαν τον προληπτικό έλεγχο και ενέκριναν τις πληρωμές. διευθυντή ένα μήνα μετά την καταβολή της πληρωμής ( ευρώ). 38. Σε μια περίπτωση στο Λουξεμβούργο, η οποία αφορούσε την πληρωμή της αποζημίωσης αποχώρησης σε ξένο νόμισμα, η εντολή πληρωμής για τη διαφορά που προέκυψε από μεταβολή της συναλλαγματικής ισοτιμίας υπογράφηκε πλέον του ενός μηνός μετά την καταβολή της πληρωμής (2 089 ευρώ). 39. Γενικό πρόβλημα παρουσιάστηκε στο Κεντρικό Γραφείο σχετικά με την πληρωμή των μεταφράσεων, όπου τα έντυπα παραγγελίας υπογράφονται από. 19 υπογράφηκε από τον Άρθρο 8, παράγραφος 3, των εκτελεστικών διατάξεων. Άρθρο 42 του δημοσιονομικού κανονισμού. «Εντολή πληρωμής/ανάκτησης».

16 16 υπαλλήλους (π.χ. γραμματείς) χωρίς προηγούμενη επίσημη εξουσιοδότηση. Εντοπίστηκαν περιπτώσεις όπου το Κεντρικό Γραφείο δεν διατηρούσε επίσημη τεκμηρίωση, η οποία να πιστοποιεί την ικανότητα των σχετικών μεταφραστών ούτε υπήρχαν συμβάσεις-πλαίσιο μεταξύ αυτών και του Κεντρικού Γραφείου. ΠΡΟΤΥΠΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ 40. Το διοικητικό συμβούλιο ενέκρινε, τον Οκτώβριο του 2007, 18 πρότυπα εσωτερικού ελέγχου (ΠΕΕ). Τόσο τα Σχολεία που ελέγχθηκαν όσο και το Κεντρικό Γραφείο βρίσκονται ακόμη στην αρχή της εφαρμογής αυτών και απαιτείται σημαντική προσπάθεια προκειμένου να υλοποιηθούν οι ενδεδειγμένοι κανόνες για κάθε πρότυπο. 41. Το Συνέδριο εντόπισε τους ακόλουθους κύριους τομείς στους οποίους είναι ανάγκη να αναλάβουν δράση τα Σχολεία ώστε να εφαρμοστούν με τον κατάλληλο τρόπο οι απαιτήσεις των ΠΕΕ: - στα ΠΕΕ 3 και ΠΕΕ 4 που αφορούν την αξιολόγηση των ικανοτήτων και των επιδόσεων των υπαλλήλων, - στο ΠΕΕ 7 που αφορά την ανάλυση κινδύνου, - στο ΠΕΕ 8 που αφορά την επαρκή πληροφόρηση σχετικά με τη διαχείριση, - στο ΠΕΕ 9 που αφορά το σύστημα αλληλογραφίας και αρχειοθέτησης, - στο ΠΕΕ 10 σχετικά με την αναφορά παρατυπιών, - στο ΠΕΕ 11 σχετικά με τις διαδικασίες, - στο ΠΕΕ 15 σχετικά με τη συνέχεια των εργασιών, - στα ΠΕΕ 17 ΠΕΕ 18 που αφορούν δράσεις για την υλοποίηση των διαπιστώσεων των εκθέσεων ελέγχου και της εξέτασης του εσωτερικού ελέγχου.

17 17 ΣΥΝΟΨΗ ΤΩΝ ΣΥΣΤΑΣΕΩΝ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ ΓΙΑ ΤΟ Βάσει της εξέτασης που πραγματοποίησε το Συνέδριο για το οικονομικό έτος 2009 συστήνονται τα εξής: 1. ενόψει της αναθεώρησης του δημοσιονομικού κανονισμού των Σχολείων, η οποία βρίσκεται σε εξέλιξη, να εξεταστεί το ενδεχόμενο πλήρους εφαρμογής της αρχής της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση στους ισολογισμούς των Σχολείων, προκειμένου να αντικατοπτρίζουν όλες τις πράξεις και γεγονότα με δημοσιονομικό αντίκτυπο τα οποία προέκυψαν κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους ή τα οποία έχουν δυνητικό δημοσιονομικό αντίκτυπο (π.χ. προβλέψεις σχετικά με εκκρεμείς νομικές υποθέσεις ή προβλέψεις για προσαρμογές μισθών) 2. να τηρείται η προθεσμία της 1ης Aπριλίου από τα Σχολεία για τη διαβίβαση στο Κεντρικό Γραφείο των πληροφοριακών στοιχείων που απαιτούνται για την κατάρτιση του λογαριασμού διαχείρισης και του ισολογισμού 3. να χρησιμοποιούνται τα κατάλληλα εργαλεία για τη διαχείριση της απογραφής, να πραγματοποιούνται φυσικοί έλεγχοι και να πραγματοποιείται συμφωνία των στοιχείων που περιλαμβάνουν τα συστήματα απογραφής και λογιστικής. Το Κεντρικό Γραφείο πρέπει να συντονίζει και να καθοδηγεί αποτελεσματικά τα Σχολεία, προκειμένου να έχει στη διάθεσή του ενημερωμένη και εκ περιτροπής (κάθε τρία έτη) απογραφή, στην οποία έχουν καταχωριστεί τα δέοντα στοιχεία 4. να συμπεριλαμβάνονται στον ισολογισμό όλοι οι τραπεζικοί λογαριασμοί, και όλα τα σχετικά επιπλέον έσοδα και δαπάνες του προϋπολογισμού στους λογαριασμούς, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που χρησιμοποιούνται για τη χρηματοδότηση εξωσχολικών δραστηριοτήτων, τους οποίους διαχειρίζονται οι εκπαιδευτικοί και οι γονείς, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του δημοσιονομικού κανονισμού των Σχολείων 5. να βελτιωθεί η διαχείριση των λογαριασμών παγίων προκαταβολών και μικροεξόδων

18 18 6. να διασφαλιστεί η παρακολούθηση κάθε περίπτωσης χωριστά των επισφαλών απαιτήσεων και να συμπεριλαμβάνονται πληροφοριακά στοιχεία στα σχόλια του ισολογισμού 7. να τηρείται η «λογιστική αρχή του μη συμψηφισμού», με την ξεχωριστή παρουσίαση των απαιτήσεων και υποχρεώσεων 8. να καταρτιστούν έγγραφες διαδικασίες για τις προσλήψεις εκπαιδευτικών μερικής απασχόλησης και ΔΒ προσωπικού 9. να αναπτυχθεί κοινή διαδικασία αξιολόγησης για τους εκπαιδευτικούς μερικής απασχόλησης και να βελτιωθεί η διαδικασία αξιολόγησης για το ΔΒ προσωπικό με την τήρηση των επίσημων περιόδων αξιολόγησης 10. να εφαρμοστεί εναρμονισμένο σύστημα αρχειοθέτησης για τους ατομικούς φακέλους 11. να εξασφαλίζεται η δέουσα εφαρμογή των κανόνων που διέπουν τις διαδικασίες σύναψης συμβάσεων 12. να εφαρμόζεται ένα αποτελεσματικό σύστημα προληπτικού ελέγχου των πληρωμών 13. να τεθούν σε εφαρμογή πλήρως και το συντομότερο δυνατόν τα 18 πρότυπα εσωτερικού ελέγχου.

19 19 Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Τμήμα IV, του οποίου προεδρεύει ο κύριος Louis GALEA, Μέλος του Ελεγκτικού Συνεδρίου, στο Λουξεμβούργο, κατά τη συνεδρίασή του της 23ης Νοεμβρίου Για το Ελεγκτικό Συνέδριο Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Πρόεδρος

20 1 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1 Ενοποιημένος λογαριασμός διαχείρισης για τα οικονομικά έτη 2009 και 2008 όπως παρουσιάζονται στους ενοποιημένους λογαριασμούς των Σχολείων (με ξεχωριστή παρουσίαση του πλεονάσματος του προηγούμενου έτους) (1.000 ευρώ) Έσοδα Επιχορηγήσεις από την Επιτροπή Λοιπά έσοδα ( 1 ) ( 2 ) Σύνολο εσόδων (α) Δαπάνες Εκκαθαρισθείσες κατά το κλείσιμο του οικονομικού έτους Αναληφθείσες και μεταφερθείσες στο επόμενο οικονομικό έτος Σύνολο δαπανών (β) Αποτέλεσμα του οικονομικού έτους (α-β) Συναλλαγματικές διαφορές Μεταφερθείσες πιστώσεις από το προηγούμενο οικονομικό έτος που δεν χρησιμοποιήθηκαν Πλεόνασμα του προηγούμενου έτους που μεταφέρθηκε Υπόλοιπο οικονομικού έτους ( 1 ) Εκ των οποίων ευρώ αντιστοιχούν στους μισθούς που καταβλήθηκαν στους αποσπασμένους εκπαιδευτικούς από τα κράτη μέλη. ( 2 ) Εκ των οποίων ευρώ αντιστοιχούν στους μισθούς που καταβλήθηκαν στους αποσπασμένους εκπαιδευτικούς από τα κράτη μέλη. Πηγή: Ευρωπαϊκά Σχολεία. Στους παρόντες πίνακες παρουσιάζονται συνοπτικά τα στοιχεία που παρείχαν τα Σχολεία στις οικονομικές καταστάσεις τους που καταρτίζονται βάσει τροποποιημένης μεθόδου λογιστικής σε ταμειακή βάση.

21 1 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 2 Ενοποιημένοι ισολογισμοί της 31ης Δεκεμβρίου 2009 και της 31ης Δεκεμβρίου 2008 (1.000 ευρώ) ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟ ΠΑΘΗΤΙΚΟ Προϋπολογισμός Προϋπολογισμός Καθαρό ενεργητικό Ίδιο κεφάλαιο Οφειλέτες Αποθεματικά Τράπεζες Υπόλοιπο οικονομικού έτους Ταμείο 25 Πιστώσεις μεταφερθείσες από το οικονομικό έτος ν στο 29 οικονομικό έτος ν Λογαριασμοί τρίτων Δικαιώματα που απομένουν προς είσπραξη Υποσύνολο Υποσύνολο Εκτός προϋπολογισμού ( 1 ) Εκτός προϋπολογισμού ( 1 ) Αποθέματα Αποθεματικά από προηγούμενα έτη Λογαριασμοί τρίτων Αποτελέσματα Τράπεζες Λογαριασμοί τρίτων Ταμείο 3 4 Υποσύνολο Υποσύνολο ΣΥΝΟΛΟ ΣΥΝΟΛΟ (1) Οι πράξεις εκτός προϋπολογισμού αφορούν εξωσχολικές δραστηριότητες για τη χρηματοοικονομική διαχείριση των οποίων είναι υπεύθυνα τα Σχολεία (π.χ. σχολικές εκδρομές, προμήθεια βιβλίων, κ.λπ.). Η διαχείρισή τους πραγματοποιείται αποκλειστικώς σε επίπεδο ισολογισμού (τα έσοδα και οι δαπάνες δεν παρουσιάζονται στον λογαριασμό διαχείρισης των Σχολείων). Πηγή: Ευρωπαϊκά Σχολεία. Στους παρόντες πίνακες παρουσιάζονται συνοπτικά τα στοιχεία που παρείχαν τα Σχολεία στις οικονομικές καταστάσεις τους που καταρτίζονται βάσει τροποποιημένης μεθόδου λογιστικής σε ταμειακή βάση.

22 1 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 3 Παρακολούθηση των συστάσεων που διατύπωσε το Συνέδριο στην ετήσια έκθεση για το 2008 Ο ακόλουθος πίνακας παρουσιάζει πληροφοριακά στοιχεία σχετικά με την παρακολούθηση των συστάσεων του Συνεδρίου που διατυπώθηκαν μετά τον έλεγχο για το έτος 2008: Σύσταση 2008 (Ετήσια έκθεση των Σχολείων για το 2008, άρθρο 30) Ευρωπαϊκό Σχολείο Mόναχο Υλοποιήθηκε Ευρωπαϊκό Σχολείο Λουξεμβούργο I Υλοποιήθηκε Κεντρικό Γραφείο Υλοποιήθηκε Παρατηρήσεις ΝΑΙ/ΟΧΙ/ά.α/ σε εξέλιξη ΝΑΙ/ΟΧΙ/ά.α/σε εξέλιξη ΝΑΙ/ΟΧΙ/ά.α/σε εξέλιξη Σύσταση αριθ. 1): να αναθεωρηθεί ο δημοσιονομικός κανονισμός προκειμένου να ληφθούν υπόψη οι προτάσεις του Συνεδρίου για βελτιώσεις, όπως προτείνεται στη γνώμη του Συνεδρίου αριθ. 5/2006 της 18ης Oκτωβρίου Οι εν λόγω προτάσεις δεν έχουν ληφθεί δεόντως υπόψη, ιδίως όσον αφορά την πλήρη εφαρμογή των αρχών της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση. (Σημείωση: Το άρθρο 104 του δημοσιονομικού κανονισμού των Ευρωπαϊκών Σχολείων της 24ης Oκτωβρίου 2006 ορίζει ότι κάθε τρία έτη, ή όποτε καθίσταται αναγκαίο, το διοικητικό συμβούλιο των Ευρωπαϊκών Σχολείων αναθεωρεί τον κανονισμό.) ά.α. ά.α. ΟΧΙ Όσον αφορά τη σύσταση 1, συστάθηκε ομάδα εργασίας στο τέλος του 2009 προκειμένου να αναθεωρήσει τον δημοσιονομικό κανονισμό το 2010.

23 2 Σύσταση αριθ. 2): να αποφεύγεται παρουσίαση στην οποία το πλεόνασμα του προηγούμενου έτους περιλαμβάνεται στα «λοιπά έσοδα». Σύσταση αριθ. 3): να τηρείται η προθεσμία της 1ης Aπριλίου από τα Σχολεία για τη διαβίβαση στο Κεντρικό Γραφείο των πληροφοριακών στοιχείων που απαιτούνται για την κατάρτιση του λογαριασμού διαχείρισης και του ισολογισμού. ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ ΟΧΙ ΝΑΙ Τηρήθηκε πλήρως από όλα τα Σχολεία. Δεν τηρήθηκε από την πλειονότητα των Σχολείων. Σύσταση αριθ. 4): να χρησιμοποιούνται εργαλεία προσαρμοσμένα στην τήρηση της απογραφής, να πραγματοποιούνται φυσικοί έλεγχοι και να πραγματοποιείται συμφωνία των στοιχείων που περιλαμβάνουν τα συστήματα απογραφής και λογιστικής. ΟΧΙ ΟΧΙ ΟΧΙ Δεν τηρήθηκε. Σύσταση αριθ. 5): να καταχωρίζονται στο σύστημα απογραφής αντικείμενα η ατομική αξία των οποίων είναι μικρότερη των 600 ευρώ, αλλά τα οποία θεωρούνται λόγω της φύσης τους ως στοιχεία ενεργητικού. ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ Τηρήθηκε από τα δύο Σχολεία που ελέγχθηκαν και το Κεντρικό Γραφείο. Σύσταση αριθ. 6): να συμπεριλαμβάνονται στον ισολογισμό οι τραπεζικοί λογαριασμοί που χρησιμοποιούνται για τη χρηματοδότηση εξωσχολικών δραστηριοτήτων, τους οποίους διαχειρίζονται οι εκπαιδευτικοί και οι γονείς. ΝΑΙ ΟΧΙ ά.α. Δεν τηρήθηκε σε ένα από τα Σχολεία που ελέγχθηκαν.

24 3 Σύσταση αριθ. 7): να βελτιωθεί η διαχείριση του ταμείου. Σύσταση αριθ. 8): να διασφαλιστεί η αποτελεσματική παρακολούθηση των επισφαλών απαιτήσεων και να περιλαμβάνονται πληροφοριακά στοιχεία σχετικά με τις επισφαλείς απαιτήσεις στα σχόλια του ισολογισμού. Σύσταση αριθ. 9): να βελτιωθεί η παρουσίαση των μεταφορών στον ισολογισμό με τον προσδιορισμό των τρεχουσών υποχρεώσεων στις επεξηγηματικές σημειώσεις. ΟΧΙ ΟΧΙ ά.α. ΟΧΙ ΟΧΙ ά.α. ΝΑΙ ΝΑΙ ΝΑΙ Δεν βελτιώθηκε η διαδικασία διαχείρισης του ταμείου. Μολονότι διαπιστώθηκαν ορισμένες βελτιώσεις στο επίπεδο ενημέρωσης στις δημοσιονομικές καταστάσεις (για παράδειγμα Σχολείο του Μολ), δεν πραγματοποίησαν όλα τα Σχολεία ανάλυση σχετικά με το χρονικό διάστημα που αφορούσαν οι ανακτήσεις αυτές και σχετικά με τον πραγματικό κίνδυνο ανακτησιμότητας. Τηρήθηκε πλήρως από όλα τα Σχολεία και το Κεντρικό Γραφείο.

25 4 Σύσταση αριθ. 10): να δημιουργηθούν έγγραφες εσωτερικές διαδικασίες για τις προσλήψεις προσωπικού σχετικά με τους εκπαιδευτικούς μερικής απασχόλησης και το ΔΒ προσωπικό. Σύσταση αριθ. 11): να εφαρμοστεί εναρμονισμένο σύστημα αρχειοθέτησης για τους ατομικούς φακέλους, προκειμένου να διασφαλίζεται η πληρότητα και η ενημέρωση των φακέλων. Σύσταση αριθ. 12): να εξασφαλίζεται η νομιμότητα και κανονικότητα των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων. Σε εξέλιξη Σε εξέλιξη Σε εξέλιξη ΟΧΙ Σε εξέλιξη Σε εξέλιξη ΟΧΙ ΟΧΙ ΟΧΙ Μολονότι υφίστανται ορισμένοι ανεπίσημοι κανόνες σχετικά με την πρόσληψη εκπαιδευτικών μερικής απασχόλησης, οι κανόνες αυτοί πρέπει να ενσωματωθούν επίσημα στους εσωτερικούς κανόνες των Σχολείων και να εναρμονιστούν. Όσον αφορά το ΔΒ προσωπικό, η διαδικασία πρόσληψης πρέπει, επίσης να εναρμονιστεί σε κεντρικό επίπεδο. Σε κάθε Σχολείο εφαρμόζονται διαφορετικές διαδικασίες και πρέπει να ακολουθηθεί η προσέγγιση της βέλτιστης πρακτικής ώστε να εξασφαλίζεται η πληρότητα και η ακεραιότητα του συστήματος αρχειοθέτησης. Είναι αναγκαίο να σημειωθεί περαιτέρω πρόοδος, ώστε να υπάρξει συμμόρφωση με τους νέους κανόνες και πρέπει να ληφθούν μέτρα, τα οποία να διασφαλίζουν τη νομιμότητα και κανονικότητα των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων.

26 5 Σύσταση αριθ. 13): να εφαρμοστεί ένα αποτελεσματικό σύστημα προληπτικού ελέγχου των πληρωμών, όπως ορίζει ο δημοσιονομικός κανονισμός. Σύσταση αριθ. 14): να τεθούν σε εφαρμογή τα 18 πρότυπα εσωτερικού ελέγχου που εγκρίθηκαν από το διοικητικό συμβούλιο τον Οκτώβριο του Σε εξέλιξη Σε εξέλιξη Σε εξέλιξη Σε εξέλιξη Σε εξέλιξη Σε εξέλιξη Είναι αναγκαίο να σημειωθεί περαιτέρω πρόοδος στην εφαρμογή ενός αποτελεσματικού συστήματος προληπτικού ελέγχου των πληρωμών στο επίπεδο των Σχολείων. Το 2009, τα Σχολεία άρχισαν να κατανοούν τι πρέπει να εφαρμόσουν, ωστόσο, λόγω περιορισμών στους πόρους και έλλειψης κεντρικής καθοδήγησης, απομένουν ακόμη πολλά να πραγματοποιηθούν προκειμένου να εφαρμοστούν ικανοποιητικά και τα 18 πρότυπα εσωτερικού ελέγχου.

27

28