ΕΜΙΝΙΔΗΣ ΣΑΒΒΑΣ Τ.Ε.Ι. ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ : ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ :<ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΣΤΑ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑ»

Transcript

1 Τ.Ε.Ι. ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ : ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ :<ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΣΤΑ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑ» ΕΜΙΝΙΔΗΣ ΣΑΒΒΑΣ Εισηγητής : ΒΑΛΣΑΜΙΔΗΣ ΣΤΑΥΡΟΣ ΚΑΒΑΛΑ 2001

2 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΑΟΓΟΣ ΚΕΦΑΑΑΙΟ A Η Συμβολή του τουρισμού στην οικονομική Ανάπτυξη της Ελλάδας ΚΕΦΑΑΑΙΟ Β Ξενοδοχειακό Δυναμικό της Ελλάδας ΚΕΦΑΑΑΙΟ Γ Λειτουργική και Οργανωτική Δομή 1. Λειτουργική δομή των Ξενοδοχείων 2. Οργανωτική δομή ΚΕΦΑΑΑΙΟ Δ Ημερήσια Κατάσταση Κίνησης Πελατών - Main Courante 1. Η Ενημέρωση της Ημερήσιας Κατάστασης Κίνησης Πελατών 2. Συγκεντρωτική Main Courante 3. Μηχανική Main Courante 4. Ηλεκτρονική Main Courante 5. Η Εφαρμογή Ηλεκτρονικού Συστήματος - Πλεονεκτήματα έναντι του Μηχανικού ΚΕΦΑΛΑΙΟ Ε Η Τεχνολογία της Πληροφορικιίς και η Ξενοδοχειακή Βιομηχανία 1. Η Σημασία της Πληροφορικι'ις 2. Η Εφαρμογή των Τεχνολογιών της Πληροφορικής Μηχανοργάνωση 3. Τηλεφωνικά Κέντρα Ξενοδοχείων 4. Πρόγραμμα Ταμειακών Μηχανών ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΣΤ Μηχανογράφηση ( software) 1. Η Μηχανογράφησιι σε Ξενοδοχεία 2. Κριτήρια Επιλογής Μηχανογράφησης Μονάδες 3. Ξενοδοχειακά Προγράμματα ΚΕΦΑΛΑΙΟ Ζ INTERNET και Τουρισμός από τις Ξενοδοχειακές ΚΕΦΑΛΑΙΟ Η Κεντρικά Συστήματα Κρατήσεων CRS 1. Στόχος - Σκοπός - Αντικείμενο του CRS CAROUSEL ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ

3 Η τεχνολογική επανάσταση που συντελείται τα τελευταία χρόνια δεν θα μπορούσε να αφήσει ανεπηρέαστο και τον κλάδο της τουριστικής βιομηχανίας. Η συμβολή της πληροφορικής στη διοίκηση και τον προγραμματισμό μιας ξενοδοχειακής μονάδας είναι μεγάλη και σε συνδυασμό με την απαραίτητη οργάνωση μπορούν να συντελεσουν στην βελτίωση της ανταγωνιστικότητας αλλά και στην αύξηση της απόδοσης των κεφαλαίων των τουριστικών επιχειρήσεων. Από την πλευρά τους, και οι ίδιοι οι managers μπορούν να βοηθηθούν σε μεγάλο βαθμό στιιν εργασία τους όταν βρίσκονται σε ένα πλήρως μηχανοργανωμένο περιβάλλον. Συγκεκριμένα η χρήση της πληροφορικής στον τομέα της διοίκησης αλλάζει τον τρόπο λειτουργίας ενός ξενοδοχείου. Επιμέρους εργασίες που σχετίζονται με το project management, τη λήψη αποφάσεων και τις άλλες ιδιαιτερότιιτες των καθηκόντων ενός manager - ξενοδόχου έχουν επιταχυνθεί σημαντικά, προσφέροντας του έτσι περισσότερο χρόνο και τΐ] δυνατότητα λήψης περισσότερων αξιοποιήσιμων πληροφοριών. Με την παραπάνω διαπίστωση ασχολήθηκα πιο ειδικά στην μελέτη με θέμα '' Εφαρμογές της Πληροφορικής στα Ξενοδοχεία στην οποία παρουσιάζω την πληροφορική σύμφωνα με τη λειτουργική και οργανωτική δομή των Ξενοδοχειακών Μονάδων. Με την εργασία αυτή συμβάλλω κι εγώ στην καλύτερη ενημέρωση για τις τεχνολογικές εξελίξεις, στους σημαντικότερους τομείς της πληροφορικής που σχετίζονται άμεσα με τον τουριστικό χώρο, για τους επιχειρηματίες η για τα στελέχη ξενοδοχειακών επιχειρήσεων ώστε να αντιληφθούμε τα μεγάλα οφέλη και τις τεράστιες προοπτικές που διανοίγονται.

4 ΚΕΦ. A Η ΣΥΜΒΟΛΗ ΤΟΥ ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ ΣΤΗΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΑΝΑΙΠΎΞΗ ΤΗΣ ΕΛΛΑΔΑΣ Ο τουρισμός, είναι γνωστός σαν έννοια και ανθρώπινη δραστηριότητα από την αρχαιότητα, άρχισε όμως να αποκτά οικονομική σημασία κατά τον 20ν αιώνα. Η ανάπτυξη του τουρισμού γενικεύτηκε μετά το Β' Παγκόσμιο πόλεμο, παράλληλα με την άνοδο του βιοτικού και πολιτιστικού επιπέδου των λαών των αναπτυγμένων χωρών και την ανάπτυξη των συγκοινωνιών. Σήμερα, ο τουρισμός έχει γίνει σημαντικός βιομηχανικός κλάδος και για πολλές χώρες αποτελεί μια από τις κυριότερες πηγές εισοδήματος. Για μερικές μάλιστα είναι ο σπουδαιότερος τομέας εξαγωγικού εμπορίου, δηλ: ο κυριότερος παράγοντας εισροής ξένου συναλλάγματος. Ειδικότερα για την Ελλάδα ο τουρισμός, που η ανάπτυξή του επιταχύνθηκε στη δεκαετία του 1970, αποτελεί την πιο συναλλαγματοφόρα πηγή (συμμετέχει στο 6,3 % του Α.Ε.Π.), μετά την πτώση των εσόδων από τις δύο άλλες κατηγορίες αδήλων πόρων : τη ναυτιλία, λόγω παγκόσμιας κρίσης και τα μεταναστευτικά εμβάσματα, λόγω παλιννόστησης μεγάλου αριθμού Ελλήνων του εξωτερικού και ανάσχεσης του μεταναστευτικού ρεύματος. Το τουριστικό συνάλλαγμα που κάθε χρόνο εισρέει στην Ελλάδα, καλύπτει ένα μεγάλο μέρος του εμπορικού ελλείμματος (συμβάλλει κατά 35 % στην κάλυψη αυτού), χάρη στη συμβολή του γίνεται δυνατή η υλοποίηση μιας ορθολογικής πολιτικής εξωτερικού εμπορίου και αποφεύγονται δυσάρεστοι διεθνείς αντίκτυποι που θα δημιουργούνταν οπωσδήποτε, εάν το κράτος για να μειώσει το παθητικό του εμπορικού ισοζυγίου, αναγκαζόταν να πάρει ειδικά προστατευτικά μέτρα για να περιορίσει τις εισαγωγές. Ιδιαίτερα σημαντική είναι η συμβολή του τουρισμού στην ανάπτυξη πολλών κλάδων της οικονομίας οι δαπάνες των τουριστών, τόσο των

5 ημεδαπών όσο και των αλλοδαπών, "διοχετεύονται " μέσα από τις τουριστικές επειχηρήσεις σ άλλους τομείς και κλάδους της οικονομίας, για την αγορά αγαθών. Ειδικότερα στον τομέα της πρωτογενούς παραγωγής, οι κλάδοι που βρίσκονται σε άμεση σχέση με τη διαβίωση των τουριστών είναι η γεωργία, η κτηνοτροφία και η αλιεία. Στον τομέα της δευτερογενούς παραγωγής, είναι δυνατό να υποστηριχθεί ότι όλοι σχεδόν οι κλάδοι επηρεάζονται από τον τουρισμό. Αυτοί διακρίνονται σε τρεις βασικές κατηγορίες; Στην πρώτη κατηγορία, ανήκουν οι βιομηχανίες οι οποίες παράγουν αγαθά για την κατασκευή ξενοδοχειακών μονάδων και τουριστικών εγκαταστάσεων και για τον εξοπλισμό αυτών. Σε αυτήν ανήκουν οι βιομηχανίες οι οποίες υπηρετούν βασικούς τομείς της τουριστικής υποδομιής (συγκοινωνίες) όπως είναι οι βιομηχανίες κατασκευής τουριστικών λεωφορείων, τα ναυπηγεία θαλαμηγών και λοιπών τουριστικών σκαφών. Στην δεύτερη κατηγορία ανήκουν οι βιομηχανίες οι οποίες ικανοποιούν ως επί το πλείστον ανάγκες διαβιώσεως των τουριστών : βιομηχανίες ειδών διατροφής, βιομηχανίες παραγωγής οινοπνευματωδών ποτών κ.λ.π. Τέλος στην Τρίτη κατηγορία, ανήκουν οι μεταποιητικές δραστηριότητες οι οποίες ικανοποιούν πολιτιστικές, ψυχολογικές σε συνδυασμό και με τις ατομικές ανάγκες, των διακινουμένων μέσα στον ελληνικό χώρο τουριστών. Όμως δεν είναι μόνο αυτοί οι κλάδοι που έχουν οφέλη και επηρεάζονται από τον τουρισμό. Μαζί με τα ξενοδοχεία, τα εστιατόρια, τα κέντρα διασκέδασης, τα εμπορικά καταστήματα, συνυπάρχει στον τουριστικό τόπο ένας τεράστιος αριθμός επιχ/σεων, που δημιουργήθηκαν για να εξυπηρετούν άμεσα η έμμεσα τον τουρισμό. Ενδεικτικά αναφέρω τα τουριστικά γραφεία, τις εμπορικές τράπεζες, τα γραφεία ενοικίασης αυτοκινήτων κ.λ.π. Ο τουρισμός είναι αναμφισβήτητα ένας σημαντικός εργοδότης.χάρη στην ανάπτυξή του βρήκαν απασχόληση δεκάδες άνεργοι η υποαπασχολούμενοι.

6 To πιο σπουδαίο όμως είναι ότι ο τουρισμός δημιουργεί θέσεις εργασίας εκεί που άλλοι οικονομικοί κλάδοι π.χ. η βιομηχανία ή η βιοτεχνία δεν είναι σε θέση να τις δημιουργήσουν. Έτσι με την ανάπτυξη, του τουρισμού στους νησιώτικους μικρόκοσμους και στις ορεινές περιοχές της χώρας, όπου ούτε η βιομηχανία, ούτε η γεωργία μπόρεσαν να ανθίσουν, δεν πετυχαίνονται μόνο οικονομικοί στόχοι, αλλά και κοινωνικοί,οι οποίοι απορρέουν από τη μείωση η το σταμάτημα της εσωτερικής και εξωτερικής μετανάστευσης των κατοίκων αυτών των περιοχών. Εύκολα επίσης αντιλαμβάνεται κανείς τη συμβολή του τουρισμού, στη μείωση της μεγάλης διαφοράς μεταξύ των εισοδημάτων των κατοίκων των αστικών κέντρων και εκείνων της περιφέρειας. Συμπερασματικά μπορούμε να πούμε ότι με τον τουρισμό αυξάνεται το εθνικό εισόδημα, βελτιώνεται το ισοζύγιο εξωτερικών πληρωμών, δημιουργούνται ευκαιρίες για απασχόληση, αμβλύνονται οι εισοδηματικές αντιθέσεις μέσα στον εθνικό χώρο, εντείνεται η επιχειρηματική δράση των επιχ/σεων που ικανοποιούν άμεσα η έμμεσα τουριστικές ανάγκες και αυξάνονται τα δημοσιονομικά των περιφερειών που παρουσιάζουν τουριστικό ενδιαφέρον. Παρόλα αυτά η οικονομικί] συνεισφορά των ταξιδίων και του τουρισμού δεν έχει γίνει ακόμα απόλυτα κατανοητή. Μία έρευνα σε 20 χώρες του κόσμου, αποκάλυψε ότι οι χαράσσοντες την πολιτική κατατάσσουν τον τουρισμό ως την 8 μεγαλύτερη βιομηχανία, όσο αφορά την οικονομικι'ι συνεισφορά του. Πρόκειται για μια γενικι'ι βελτίωσιι σε σχέση με τα αποτελέσματα των τελευταίων ετών, η οποία όμως εξακολουθεί να έρχεται σε αντίθεση με την πραγματική συνεισφορά του τουρισμού, που είναι η μεγαλύτερη βιομηχανία του κόσμου. Αν οι κυβερνήσεις αναγνωρίσουν αυτό το γεγονός και υιοθετήσουν υπεύθυνες πολιτικές για την επέκταση των αγορών και περιορισμό των εμποδίων για ανάπτυξη, η συνεισφορά αυτή θα αυξηθεί σημαντικά δημιουργώντας πλούτο και θέσεις εργασίας.

7 ΚΕΦ. Β ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ ΤΗΣ ΕΛΛΑΔΑΣ Τα ξενοδοχεία (μέσα φιλοξενίας των τουριστών) που εκφράζουν τη διαμονή, αποτελούν το σημαντικότερο από τα τέσσερα στοιχεία που συνθέτουν το τουριστικό προϊόν (τα άλλα 3 είναι η τοποθεσία, το ταξίδι και η ψυχαγωγία), γιατί αντιπροσωπεύουν για τον τουρίστα καταναλωτή σα δαπάνη διαμονής, το μεγαλύτερο τμήμα του κόστους των διακοπών του. Για να συντελεσθεί όμως η υποδοχή των προσελκυομένων τουριστικών ρευμάτων κατά τρόπο αποτελεσματικό, είναι ανάγκη κάθε τουριστικός τόπος να διαθέτει επαρκή ξενοδοχειακό δυναμικό, ικανό να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις των τουριστών. Το μεγαλύτερο μέρος του ξενοδοχειακού δυναμικού της χώρας διαθέτει η Στερεά Ελλάδα με μονάδες και κλίνες. Τη δεύτερη θέση κατέχει η Κρήτη με μονάδες και κλίνες. Η Τρίτη θέση ανήκει στα Δωδεκάνησα με 787 μονάδες και κλίνες. Η τέταρτη θέση ανήκει στη Μακεδονία με 709 μονάδες και κλίνες, από τις οποίες οι 81 μονάδες με κλίνες βρίσκονται στη Θεσσ/κη. Η Πέμπτη θέση ανήκει στην Πελοπόννησο με 632 μονάδες και κλίνες. Κατά το 1991 οι ξενοδοχειακές κλίνες αυξήθηκαν κατά 4,8 % με τις 290 νέες άδειες, που σχεδόν στο σύνολό τους αφορούσαν την Α' Β' και Γ' κατηγορία καταλυμάτων. Το ξενοδοχειακό δυναμικό ως γνωστόν αποτελείται από Ξενοδοχεία, bungalows, motels, επιπλωμένα διαμερίσματα, ξενώνες, οικοτροφεία, και πανδοχεία. (Στον παρακάτω, δηλαδή συγκριτικό πίνακα (πιν.1 ) δε συμπεριλαμβάνονται τα campings και τα νόμιμα ενοικιαζόμενα δωμάτια). Η μεγαλύτερη αύξηση σημειώθηκε στα ξενοδοχειακά καταλύματα Α' τάξης και ήταν 10,9 %. Ακολουθούν τα Β' και Γ' τάξης με 6,9 % και 4,4 % αντίστοιχα. Χαρακτηριστική είναι η σταδιακή μείωση των καταλυμάτων Λ' και Ε' τάξης. Η τάση προς καλύτερη ποιότητα της πελατείας και οι

8 Παραινέσεις της πολιτείας για ποιοτική αναβάθμιση, έκαναν τους επενδυτές φαίνεται να στρέφονται προς τις υψηλές κατηγορίες. Το ξενοδοχειακό δυναμικό και γενικότερα τα μέσα στέγασης των τουριστών, πρέπει να είναι αριθμητικά επαρκή, να ικανοποιούν όλες τις εισοδηματικές τάξεις των τουριστών, η ποιοτική τους κατάσταση να βρίσκεται σε επίπεδο διεθνούς συναγωνισμού και η χωροταξική τους κατανομή να εξυπηρετεί σύμμετρα τους τόπους του εθνικού χώρου, που παρουσιάζουν τουριστικό ενδιαφέρον. ΠΙΝΑΚΑΣ 1 ΠΙΝΑΚΑΣ ΝΕΩΝ ΚΥΡΙΩΝ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΩΝ ΚΑΤΑΑΥΜΑΤΩΝ ΠΕΡΙΟΔΟΥ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΠΟΛΥΤΕΛΕΙΑΣ Λ ΤΑΞΗΣ Β ΤΑΞΗΣ Γ ΤΑΞΗΣ Δ ΤΑΞΗΣ Ε ΤΑΞΗΣ ΠΑΝΔΟΧΕΙΑ ΣΥΝΟΛΟ

9 ΚΕΦ. Γ' ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ Οι τουριστικές επιχ/σεις οποιοσδήποτε μορφής προβαίνουν στην παραγωγή υπηρεσιών (τις οποίες παρέχουν σε τρίτους) που είναι και το προϊόν της παραγωγής τους, με σκοπό την επίτευξη κέρδους. Για να επιτευχθεί ο βασικός αυτός σκοπός, απαιτείται η ανάπτυξη ορισμένων δραστηριοτιίτων. Μια ξενοδοχειακή επιχ/ση είναι δυνατό να περιλαμβάνει μία η και περισσότερες δραστηριότητες, οι οποίες διακρίνονται μεταξύ τους σ αυτοτελή τμήματα, που αποσκοπούν στην αύξηση της συνολικής αποτελεσματικότητας της. Οι δραστηριότητες ονομάζονται και κλάδοι εκμετάλλευσης ή κέντρα παραγωγικής δραστηριότητας. Για την ομαλή και κανονική πορεία της επιχ/σης, απαιτείται τα τμήματα να βρίσκονται σε μια εναρμονισμένη σχέση μεταξύ τους. Ειδικότερα, η αρμοδιότητα και το έργο κάθε τμήματος, πρέπει να βρίσκεται σε οργανική σύνδεση με τις αρμοδιότητες και το έργο των λοιπών τμημάτων. Εξάλλου μπορούμε να πούμε ότι αυτό επιβάλλεται μια κι όλα τα τμήματα αποβλέπουν στην επίτευξη του ίδιου σκοπού, που είναι η επίτευξη του κέρδους στιιν επιχ/ση. Στις τουριστικές επιχ/σεις η σύνδεση των διαφόρων τμημάτων, επιτυγχάνεται με κάποια μορφή οργανωτικής δομής. Δεν υπάρχει ιδανικός τρόπος οργάνωσης που να ισχύει για όλες τις επιχ/σεις, κι αυτό γιατί κάθε μονάδα είναι διαφορετική. Το διαφορετικό μέγεθος, η κατηγορία του ξενοδοχείου, το ιδιοκτησιακό καθεστώς κ.λ.π., πρέπει να λαμβάνονται υπόψη. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι η οργανωτική δομή των ξενοδοχείων είναι συνήθως διαφορετική, γιατί σχετίζεται άμεσα με την προσωπικότητα των στελεχών. Έτσι είναι πολύ πιθανό σε κάποιο ξενοδοχείο, η ευθύνη του τμήματος εφοδιασμού ν ανήκει στον προϊστάμενο του F & Β ή ακόμα στον προϊστάμενο λογιστηρίου ή να έχει τέτοια ευρύτητα εξουσιών ώστε ιεραρχικά να αναπληρεί το διευθυντή.

10 Επομένως η οργανωτική δομή των ξενοδοχείων διαφοροποιείται ανάλογα με την προσωπικότητα των στελεχών τους, την ικανότητα και θέληση της διοίκησης, καθώς και τις ειδικότερες συνθήκες που διαμορφώνονται σ αυτά. Το αποτέλεσμα ενός ξενοδοχείου με την οργανωτική δομή χ, μπορεί κάλλιστα να είναι εξίσου ικανοποιητικό με το αποτέλεσμα ενός άλλου του ίδιου επιπέδου με την οργανωτικί] δομή ψ. Αυτό που πρέπει να προσέχουμε ιδιαίτερα, είναι να καλύπτονται οι λειτουργικές ανάγκες του ξενοδοχείου και μετά να βλέπουμε την οργανωτική δομή του. Μια σωστή οργανωτική δομιή, πέρα από την πρόβλεψη του αριθμού των στελεχών που ευθύνονται για την κάλυψη όλων των λειτουργικών αναγκών του ξενοδοχείου, θα πρέπει με σαφήνεια να προσδιορίζει και τα καθήκοντα για κάθε έναν απ αυτούς, ώστε να μην υπάρχουν αλληλοκαλύψεις ή κενά. Υψηλού επιπέδου οργανωτική δομή συναντούμε στις αλυσίδες των πολυεθνικών ξενοδοχειακών επιχ/σεων π.χ. Hilton. Μια μορφή οργανωτικής δομής ξενοδοχειακής μονάδας που διοικητικά ανήκει σε κάποια Management company, ακολουθεί παρακάτω. Στο σχεδιάγραμμα 2, παρουσιάζεται η άμεση σχέση της λειτουργικής και οργανωτικής δομής μιας ξενοδοχειακής επιχ/σης. π.χ το τμήμα του Marketing υπάρχει σε μια ξενοδοχειακή μονάδα αλλά δεν είναι δυνατό να λειτουργεί από μόνο του. Για την επίτευξη των σκοπών του συνεργάζεται με τη διεύθυνση κ.λ.π.

11 Σχεδ 2. Λειτουργική & οργανωτική δομή μιας Ξενοδοχειακής Επιχείρησης. MANAGEMENT C.S.A. [ξ ε ν ο δ ο χ ε ίο Α' Α.Ε. I « ΓΕΝΙΚΟΣΔ Δ/ΝΤΗΣ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΟΥ Α' ADMINISTRATION ί Δ/ΝΤΗΣ Α Α.Ε. ROOM DIVISION RESTAURANT ENGINEERING

12 1. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗ ΔΟΜΗ ΤΩΝ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΩΝ Οι ξενοδοχειακές μονάδες προσφέρουν υπηρεσίες στους πελάτες τους, που ο αριθμός τους και το μέγεθός τους χαρακτηρίζει την κατηγορία του ξενοδοχείου. Ανάλογα με τους κλάδους εκμετάλλευσης οι οποίοι υπάρχουν σε μια ξενοδοχειακή επιχείρηση αυτή διακρίνεται σε απλή εκμετάλλευση και σε σύνθετη ή πολυσύνθετη. Η ύπαρξη ενός ή περισσοτέρων κλάδων εκμετάλλευσης σε μια επιχ/ση, εξαρτάται κυρίως από το πλήθος και τη μορφή των προσφερόμενων απ αυτήν αγαθών ή υπηρεσιών με βάση την ανάγκη της όσο το δυνατόν καλύτερης εξυπηρέτησης της πελατείας της. Οι ξενοδοχειακές μονάδες έχουν πολλούς κλάδους ή τμήματα εκμετάλλευσης; α. Κύρια τμήματα εκμετσίλευσης. Είναι εκείνα από τα οποία προσδοκούμε υψηλά κέρδη, π.χ τμήμα υπνοδωματίων, εστιατορίου, bar. β. Βοηθητικά τμήματα εκμετάλλευσης Είναι εκείνα από τα οποία δεν προσδοκούμε υψηλά κέρδη, αλλά η λειτουργία τους κρίνεται απαραίτητη για τη βελτίωση του γενικού επιπέδου των προσφερομένων υπηρεσιών και κατ επέκταση στην επαύξηση του αποτελέσματος των κύριων τμημάτων εκμετάλλευσης, π.χ τμήμα πλυντηρίου. Τμήματα διοικητικής λειτουργίας Εκτός από τα δημιουργικά αποτελέσματος τμήματα, τα τμήματα διοικιιτικής λειτουργίας δεν εμφανίζουν κέρδη,αλλά συμβάλλουν σε μεγάλο βαθμό στην επίτευξη του επιπέδου των προσφερομένων υπηρεσιών και κατ επέκταση στα κέρδη,

13 Εδώ διακρίνουμε : 1) Τμήμα Εφοδιασμού Έχει την ευθύνη για την αγορά, παραλαβή και αποθήκευση ειδών πάσης φύσεως. 2) Τμήμα Παραγωγής Έχει την ευθύνη για την τεχνική της μεταποίησης των πρώτων υλών και παραγωγής ετοίμων προς διάθεση προϊόντων. 3) Τμήμα Πωλήσεων Έχει την ευθύνη της επαύξησης των εσόδων πάσης φύσεως σε συνδυασμό με το επίπεδο και το κόστος των υπηρεσιών, εκτός ξενοδοχείου με την προσέλκυση πελατών και εντός με την επαύξηση των εσόδων των παραγωγικών τμημάτων. Όπου δε δημιουργείται ιδιαίτέρο τμήμα για την προσέλκυση πελατών την ευθύνη αυτί'] αναλαμβάνει συνήθως ο διευθυντής, ενώ την ευθύνη για τις εντός του ξενοδοχείου πωλήσεις των παραγωγικών τμημάτων, αναλαμβάνει το τμήμα F & Β. 4) Τμήμα Συντήρησης Έχει την ευθύνη της συντιίρησης των κτιρίων, την καλή λειτουργία και ασφάλεια των εγκαταστάσεων, μηχανημάτων και εξοπλισμού, καθώς και την περιποίηστ) του περιβάλλοντος χώρου. 5) Οικονομικό Τμήμα Έχει την ευθύνη του ελέγχου της λογιστικής αποτύπωσης, της μελέτης των αποτελεσμάτων και εξαγωγής συμπερασμάτων, το γενικότερο προγραμματισμό και συντονισμό των τμημάτων, με απώτερο σκοπό την εξασφάλιση υψηλού βαθμού αποδοτικότητας και τη διατήρηση σε κανονικά επίπεδα της ταμειακής ρευστότητας της μονάδας. Σ αυτόν τον τομέα υπάγεται και ο υπολογισμός της μισθοδοσίας του προσωπικού.

14 2. ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ Μέχρι σήμερα συνηθιζόταν η πορεία μιας επιχ/σεως να συνδυάζεται με τη βιολογική ύπαρξη ενός ατόμου. Οι άνθρωποι έχουν κάποιο βιολογικό κύκλο που δεν μπορεί να διαρκέσει πέρα από μια γενεά, ενώ οι επιχ/σεις δημιουργούνται για να αποδώσουν στο διηνεκές. Έτσι όταν εκλείψει ο ηγέτης συνήθως δεν μπορεί να αντικατασταθεί, με αποτέλεσμα η πορεία της επιχ/σης να μην είναι εξασφαλισμένη. ΓΓαυτό σε κάθε επιχ/ση υπάρχει κάποια μορφή οργανωτικής δομής απαραίτητη για την εκτέλεση της πολιτικής της επιχ/σης, για να μπορεί να συνεχίζει την πορεία της χωρίς πρόβλημα για διαστήματα πολλών γενεών. Η οργανωτική δομή προσδιορίζει ττιν ευθύνη και τις τυπικές σχέσεις μέσα σε μια ξενοδοχειακή επιχ/ση. Μια οργανωτική δομή μπορεί να παρασταθεί γραφικά μ ένα διάγραμμα που καλείται οργανόγραμμα. Ένα οργανόγραμμα λοιπόν δεν είναι τίποτα άλλο παρά η γραφική απεικόνιση της οργανωτικής δομής μιας δραστηριότητας. Ο στόχος του οργανογράμματος μέσα σε μια επιχ/ση είναι να δείξει πως είναι κατανεμημένη η εργασία σε τμήματα ώστε να μπορεί να αντιμετωπισθεί αποτελεσματικά από τα στελέχη. Μπορεί παράλληλα το οργανόγραμμα να χρησιμεύει σα μια βάση για μια προτεινόμενη δομή ή ακόμα και σαν ένα ιστορικό στοιχείο του τρόπου με τον οποίον μεγάλωσε μια επιχ/ση. Το οργανόγραμμα έχει 5 κύριες χρήσεις; α. Είναι ένα βοήθημα για τη διοίκηση για να βλέπει τον τρόπο με τον οποίο είναι μοιρασμένα τα καθήκοντα μέσα στην επιχ/ση. Κατά τη διάρκεια περιόδων μεταβολής συνθηκών, επιτρέπει τη γρήγορη αναγνώριση εκείνων των εργασιών ή των ανθρώπων που χρειάζονται αλλαγή.

15 γ. Είναι ένας γενικός οδηγός του τρόπου με τον οποίο είναι μοιρασμένες οι ευθύνες και βοηθάει τα στελέχη στις επαφές τους με άλλα τμήματα της οργανώσεως. δ. Κατά την πρόσληψη νέων στελεχών είναι ένα χρήσιμο στοιχείο εκπαιδεύσεως, που τους εξηγεί την οργάνωση. ε. Επιτρέπει την αποτύπωση της αναθέσεως της εξουσίας και την εξακρίβωση των αρμοδιοτι'ιτων και είναι ένας οδηγός για την επανεκτίμηση της υπάρχουσας δομής. Ένα οργανόγραμμα είναι ένα δυναμικό στοιχείο στον προγραμματισμό της δομής.

16 ΚΕΦ. Δ ΗΜΕΡΗΣΙΑ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΙΝΗΣΗΣ ΠΕΑΑΤΩΝ - MAIN COURANTE Στις ξενοδοχειακές επιχ/σεις επικρατεί πάντοτε μια αρχή που είναι απαράβατη. Η αρχή αυτή στηρίζεται στο «ότι όλα τα έσοδα τα οποία προέρχονται από τα παραγωγικά τμήματα του ξενοδοχείου, πρέπει να καταχωρούνται στη Main Courante». Στην προκειμένη περίπτωση εννοούμε τα τμήματα του ξενοδοχείου και όχι τις τυχόν λοιπές εκμεταλλεύσεις, οι οποίες είναι δυνατό να υπάρχουν σ ένα μεγάλο συγκρότημα τουριστικών εγκαταστάσεων. Η κατάσταση ημερήσιας κίνησης πελατών ή Main Courante και για συντομία M/C,είναι το πολύστηλο λογιστικό βιβλίο που αποτελεί συγχρόνως το αναλυτικό καθολικό του πρωτοβάθμιου λογαριασμού «πελάτες». Ακόμη μπορούμε να πούμε ότι η M/C είναι μια αναλυτική κατάσταση παρακολούθησης των εσόδων εκμετάλλευσης. Η γραμμογράφηση της χειρόγραφης M/C είναι ανάλογη : α. Με το λογιστικό σχέδιο που υπάρχει στο ξενοδοχείο β. Με τον αριθμό των δωματίων γ. Με το μέγεθος του ξενοδοχείου δ. Με τον αριθμό των κέντρων παραγωγικότητας ε. Με τις λειτουργίες - δρασττιριότητες των εκμεταλλεύσεων Στο βιβλίο αυτό : α. καταχωρούνται οι ημερήσιες καταναλώσεις των πελατών χρεωστικές και με μετρητά και β. μέσω του αναλυτικού αυτού καθολικού και με βάση τις ημερήσιες συγκεντρωτικές καταστάσεις ενημερώνεται το λογιστήριο, το οποίο διαφορετικά δε θα μπορούσε να συλλάβει τις λεπτομερειακές

17 ξενοδοχειακές οικονομικές πράξεις, που λαμβάνουν χώρα κατά το στάδιο της διάθεσης. Αν λάβουμε υπόψη μας ότι το ξενοδοχείο είναι καθαρά κερδοσκοπική επιχ/ση, γίνεται αμέσως αντιληπτό ότι η Main Courante είναι το σπουδαιότερο από τα τηρούμενα σ αυτό βιβλία, γιατί είναι το βιβλίο από το οποίο απορρέουν τα έσοδα, οι απαιτήσεις και ο τρόπος διακανονισμού τους. Επίσης με τη Main Courante, μπορούμε να έχουμε κάθε στιγμή οποιαδήποτε πληροφορία θέλουμε, γύρω από κάποιο πελάτη μας. 1. Η ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΤΗΣ ΚΙΝΗΣΗΣ ΠΕΛΑΤΩΝ ΗΜΕΡΗΣΙΑΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ Η διάθεση των αγαθών λαμβάνει χώρα στα διάφορα τμήματα των επιμέρους εκμεταλλεύσεων του ξενοδοχείου, με ειδικά δελτία για κάθε περίπτωση διάθεσης, πάνω στα οποία ενημερώνεται το λογιστήριο. Τα ειδικά αυτά δελτία (bonus), βγαίνουν σε κάθε περίπτωση πώλησης με πίστωση ή μετρητά σε πελάτες και καταχωρούνται σε καταστάσεις ημερήσιας πώλησης (διαχωριστικές), κατά τμήμα και κατηγορία. Βασική προϋπόθεση για την καταχώρηση της Main Courante και την καταχώρηση των εσόδων της επιχ/σης, είναι η διαβίβαση αντιγράφων, που έχουν υπογραφεί από τους πελάτες χρεωστικών δελτίων (bonus) με τη μέριμνα των τμηματαρχών αμέσως ή όσο το δυνατόν συντομότερα, στον υπάλληλο ο οποίος τηρεί τη Main Courante, για τη γρήγορη ενημέρωσή της και την ενημέρωση του λογαριασμού των πελατών. Η άμεση διαβίβασιι στη Main Courante των δελτίων πώλησης (bonus) είναι απαραίτητη, για να μπορέσουμε να εισπράξουμε σε περίπτωση άμεσης αναχώρησης κάποιου πελάτη, το πραγματικό χρεωστικό υπόλοιπο αυτού ενημερωμένο και με τη μέχρι τελευταίας στιγμής κατανάλωσή του. Με την άφιξη του πελάτη, βγαίνει από την υποδοχή το δελτίο άφιξης, το οποίο υπογράφεται από τον πελάτη. Αντίγραφο αυτού δίνεται αμέσως στον

18 υπάλληλο που τηρεί την ημερήσια κατάσταση κίνησης πελατών. Με τον τρόπο αυτό ο παραπάνω υπάλληλος ενημερώνεται πλήρως σχετικά με τα στοιχεία και τη συμφωνία του πελάτη με το ξενοδοχείο. Η πρώτη ενέργεια του είναι το άνοιγμα λογαριασμού στο όνομα του πελάτη, με όλα τα στοιχεία που υπάρχουν στο δελτίο άφιξης. Ύστερα από αυτά προβαίνει στην ενημέρωση της Main Courante. Ο λογαριασμός κάθε πελάτη καλύπτει καθημερινά αφού επαναληφθεί (μεταφέρεται η υποχρέωσή του στη Main Courante της επόμενης ημέρας ) μια οριζόντια γραμμή. Αρα διαθέτονται τόσες γραμμές στη Main Courante, όσοι είναι και οι πελάτες στο όνομα των οποίων βγαίνει ο λογαριασμός. 2. ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΗ MAIN COURANTE Η συγκεντρωτική Main Courante είναι ένα ακόμα βιβλίο που χρησιμοποιεί το λογιστήριο, με το οποίο επιτυγχάνεται η παρακολούθηση και επαλήθευση των εσόδων της ξενοδοχειακής επιχ/σης. Σ αυτήν καταχωρούμε κάθε μέρα το συνολικό ποσό καθεμιάς χωριστά στήλης της Αναλυτικής Main Courante. Στο τέλος κάθε μήνα, με εγγραφή στο Αναλυτικό Ημερολόγιο Διαφόρων Πράξεων χρεώνουμε με το συνολικό ποσό της στήλης Σύνολο Ημέρας τους πελάτες, και πιστώνουμε το λογαριασμό Έσοδα Παροχής Υπηρεσιών. Επίσης στον ίδιο λογαριασμό χρεώνουμε με τις εκπτώσεις και πιστώνουμε το λογαριασμό πελάτες. Όταν τελειώνει κάθε μήνας, μετά την άθροιση μεταφέρουμε το συνολικό ποσό του προηγούμενου μήνα και με αυτόν τον τρόπο έχουμε το συνολικό ποσό εισπράξεων και εσόδων όλων των μηνών. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι: Στη συγκεντρωτική M/C πρέπει οι στήλες όλων των εσόδων να είναι ισόποσες με τη στήλη Σύνολο Ημέρας και οι στήλες α) Εκπτώσεις β) Εισπράξεις Ημέρας γ) Υπόλοιπο Ημέρας, να είναι ισόποσες με τη στήλη Σύνολο Ημέρας. 18

19 Διαφορετικά υπάρχει λάθος είτε αθροιστικό, είτε κατά τη μεταφορά από την Αναλυτική M/C. 3. ΜΗΧΑΝΙΚΗ MAIN COURANTE Κατά τα τελευταία χρόνια η πρόοδος της επιστήμης και της τεχνολογίας και ειδικά της χρήσης των υπολογιστικών μηχανών, έδωσε στα ξενοδοχεία τις μηχανικές Main Courante. Η M/C είναι μηχανή η οποία παρακολουθεί όλη την κίνηση της ημέρας στο ξενοδοχείο. Παρακολουθεί τους λογαριασμούς των πελατών, τους λογαριασμούς των χρεωστών, τις εισπράξεις και τις πληρωμές της ημέρας. Επίσης μας δίδει το ημερήσιο ισοζύγιο ( daily report) στο οποίο φαίνεται η κίνηση όλης της ημέρας, καθώς Και το γενικό ισοζύγιο στο οποίο φαίνεται όλη η κίνηση ημέρας των χρεωστών. Τέλος έχουμε τις στατιστικές καρτέλες από τις οποίες φαίνεται η μηνιαία κίνηση του ξενοδοχείου. Τις μηχανικές M/C μπορούμε να τις χωρίσουμε σε δύο κατηγορίες : α. Σε εκείνες που παρακολουθούν οι ίδιες τους χρεώστες (π.χ SWEDA) β. Σε εκείνες που δεν παρακολουθούν οι ίδιες τους χρεώστες αλλά το λογιστήριο (π.χ. NATIONAL) 4. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ MAIN COURANTE Η ηλεκτρονική μηχανή αποτελεί συνέχεια της μηχανικής M/C. Θεωρείται η τελειότερη εξέλιξη του συστήματος. Όπως η μηχανική έτσι και η ηλεκτρονική M/C έχει δύο τυπογραφεία. Στο ά τυπογραφείο τοποθετείται ο λογαριασμός. Στο β' τυπογραφείο τοποθετείται η χαρτοταινία, η οποία καταγράφει αναλυτικά οτιδήποτε χρεώνουμε.

20 α. «Πως Ενημερώνουμε τους Λογαριασμούς» Τοποθετούμε το λογαριασμό στο τυπογραφείο ( μόλις τοποθετήσω το λογ/μό ανάβει το τυπογραφείο ) και σχηματίζουμε τον αριθμό δωματίου, πατάμε το πλήκτρο ΔΩΜΑΤΙΟ, κατόπιν το ποσό σε ROOM, το ποσό σε BREAKFAST, το ποσό σε L/D και κατόπιν αναμονή TRANSFER. Έτσι ενημερώνουμε όλους τους λογ/μούς και έχουμε τα συμφωνηθέντα. Στις περιπτώσεις των EXTRAS, παίρνουμε το νούμερο του δωματίου, η μηχανή μας βγάζει το ποσό που έχει χρεωθεί μέχρι εκείνη τη στιγμή ο πελάτης ( υπόλοιπο προηγουμένης ) και πληκτρολογούμε, το ποσό σε τμήμα π.χ TAVERNA, ποσό σε ΤΗΛΕΦΩΝΑ - ΑΝΑΜΟΝΗ και TRANSFER π.χ Πως Περνάμε τα PASSANTS ΤΩΝ ΤΜΗΜΑΤΩΝ : Πληκτρολογούμε το ποσό κατά τμήμα, ποσό πάλι και τμήμα και TOTAL (CASH) π.χ 10Θ0 τηλέφωνα, 50Θ snack bar και TOTAL. Για να δώ την ενδιάμεση κίνηση μέχρι εκείνη τη στιγμή, γυρνάμε το κλειδί στη θέση X και πατάμε το ΔΩΜΑΤΙΟ. Η μηχανή μας δίνει την κίνηση των δωματίων μέχρι εκείνη τη στιγμή. 5. Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΕΝΑΝΤΙ ΤΟΥ ΜΗΧΑΝΙΚΟΥ Με την εφαρμογή του ηλεκτρονικού συστήματος οι εργασίες που μπορεί να επεξεργασθεί αυτόματα ο υπολογιστής είναι οι παρακάτω λειτουργίες στα τμήματα όπως : α) Τμήμα Δωματίων (ROOM DEPARTMENT) I. Κρατήσεις δωματίων II. Τήρηση λογαριασμών πελατών III. Τήρηση χρεωστών β) Τμήμα Τροφίμων & Ποτών I. Προγραμματισμός εδεσματολογίων II. Τήρηση αποθεμάτων

21 III. Έλεγχος κόστους τροφίμων & ποτών γ ) Οικονομική Διαχείριση Επιχειρήσεως I. Μισθοδοσία II. Τήρηση χρεωστών - πιστωτών III. Γενική λογιστικιί δ ) Διοίκηση Προσωπικού I. Τήρηση φακέλων προσωπικού II. Προγραμματισμός εργασίας προσωπικού κατά τμήμα III. Ανάλυση αποδόσεως προσωπικού IV. Κόστος προσωπικού ανά τμήμα ε ) Παροχή Στατιστικών Στοιχείων στ) Πληροφοριακό Σύστημα Διοικήσεως ( Hotel M.I.S.) Τα πλεονεκτήματα έναντι του μηχανικού είναι; α. αθόρυβη δουλειά β. οθόνη κάθε ενεργείας γ. οικονομία χρόνου δ. ασφάλεια ενεργειών

22 ΚΕΦ. Ε Η ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ Η ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΗ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΑ I. Η ΣΗΜΑΣΙΑ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ Ο πιο πολύτιμος εσωτερικός πόρος ενός ξενοδοχείου είναι η «πληροφορία». Σήμερα, με τη βοήθεια ενός σκελετού από προηγούμενο hardware και με τη χρήση ενός καλά σχεδιασμένου πληροφοριακού συστήματος για την αξιοποίησή του, η πληροφορία μπορεί να συλλεχτεί, να γίνει αντικείμενο επεξεργασίας, να καταχωρηθεί και να διανεμηθεί με τρόπο που θα ελαττώσει το ανθρώπινο δυναμικό ή θα το ελευθερώσει για πιο δημιουργικά καθήκοντα και ταυτόχρονα θα αυξήσει τα κέρδη του οργανισμού. Οι πληροφορίες ικανοποιούν 3 πολύ βασικές ανάγκες σε ένα ξενοδοχείο. Πρώτον, η πληροφορία παρέχει γνώσεις στη διοίκηση για τις ξενοδοχειακές λειτουργίες κάτι που θα θεωρείται το σημαντικότερο χαρακτηριστικό κατά τη λήψη αποφάσεων από τα ανώτατα στελέχη. Τυπικά, η γνώση παρέχεται μέσω κάποιων reports για τα έσοδα, τα κόστη κι άλλα οικονομικά στατιστικά και στοιχεία παραγωγικότητας. Δεύτερον, η πληροφορία παρέχοντας γνώση ελαττώνει τις αβεβαιότητες, άρα και το ρίσκο που αναλαμβάνει η εταιρία. Το ξενοδοχείο- κερδίζει ένα σημαντικό ενεργητικό για τη λήψη αποφάσεων μέσω της επεξεργασίας πληροφοριών. Ο τρίτος παράγοντας που προσφέρεται από τΐ]ν αξιοποίηση της ανάλυσης των πληροφοριών είναι η γνώση για τον ανταγωνισμό και η επανατροφοδότηση λειτουργικών πληροφοριών που αφορούν τον οργανισμό. Επομένως, το Management ενός ξενοδοχείου λαμβάνοντας πολύτιμες πληροφορίες την κατάλληλη χρονική στιγμή, μπορεί να ενεργήσει έγκαιρα 22

23 και αποτελεσματικά πριν η εταιρία απομακρυνθεί πολύ από τους στόχους της. 2. Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΩΝ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ - ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗ Η είσοδος των τεχνολογιών πληροφορικής στον τουριστικό τομέα, αποτελεί μια από τις σημαντικότερες ενέργειες, μέσα από την οποία θα ενισχυθεί προς κάθε κατεύθυνση η αποδοτικότητα των τουριστικών επιχειρήσεων. Είτε αυτό αφορά την ανταγωνιστικότητά τους είτε την καλύτερη λειτουργία τους, οι τεχνολογίες πληροφορικής συνώνυμες σε μεγάλο βαθμό με τον εκσυγχρονισμό και την αναβάθμιση, έρχονται να καλύψουν αλλά και να συμπληρώσουν κατά ένα μεγάλο μέρος το σχήμα που οι επιχειρήσεις του τουρισμού, θα πρέπει να επιδείξουν στις νέες συνθήκες αγοράς. Για το λόγο αυτό θα λέγαμε ότι η υιοθέτησή τους είναι αποτέλεσμα τόσο μιας επιχειρηματικής και αναγκαίας πρωτοβουλίας, όσο Και μιας αλλαγής νοοτροπίας εκ μέρους των τουριστικών επιχειρηματιών απέναντι στις ανάγκες που απαιτούνται από τη διεθνή τουριστική αγορά. Η μηχανοργάνωση και η μηχανογράφηση των τουριστικών επιχειρήσεων, η πρόσβαση σε τράπεζες πληροφοριών και η on-line επικοινωνία, οι τηλεπικοινωνίες, αλλά και οι υπόλοιπες εφαρμογές των τεχνολογιών πληροφορικής θα διαδραματίσουν στη δεκαετία που έρχεται ένα σημαντικό και καθοριστικό ρόλο στην πορεία του ελληνικού τουρισμού. Είναι σημαντικό βέβαια να επισημάνουμε ότι η εφαρμογή των τεχνολογιών πληροφορικής και στον τουριστικό τομέα, έχει σχέση με οικονομικούς λόγους, αλλά και κατά πόσο το περιβάλλον των τουριστικών επιχ/σεων έχει τη δυνατότητα να υιοθετήσει τη νέα αυτή μορφή για την ανταγωνιστικότητα των επιχ/σεων. Ειδικά σήμερα που η πολιτική των επιχ/σεων πληροφορικής υπό το καθεστώς του σκληρού ανταγωνισμού και της υπερπαραγωγής, παρέχει τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις για την 23

24 κάλυψη των αναγκών τους με μηχανήματα, αλλά και προγράμματα με σχετικά μειωμένο κόστος, η ευθύνη για την εκμετάλλευση των δυνατοτήτων της σύγχρονης τεχνολογίας, αφορά σε μεγάλο βαθμό τις πρωτοβουλίες των τουριστικών επιχ/τιών. Μπορούμε να συνοψίσουμε τις εφαρμογές ( ομάδες προγραμμάτων ) σχετικό παράδειγμα ακολουθεί της μηχανοργάνωσης στην κάλυψη των εξής αναγκών : Κρατήσεις, Allotments, προβλέψεις Reception, Αφίξεις - Αναχωρήσεις ( front office ) Main Courante ( τιμολόγηση γενικότερα) και εργασίες ταμείου Αογιστήριο - Έλεγχος - Οικονομικές αναφορές P.O.S., σημεία πώλησης Μισθοδοσία - Διαχείριση Προσωπικού Αποθήκες και Food & Beverage Control Banqueting και Εκδηλώσεις Οι εφαρμογές αυτές που πρέπει να λειτουργούν ανεξάρτητα βέβαια η καθεμιά για το τμήμα ή την εργασία που αφορούν, πρέπει να συνεργάζονται πλήρως μεταξύ τους ώστε να ενημερώνει η καθεμιά την άλλη αλυσιδωτά, για να αποφεύγεται η διπλή εργασία ( διπλή πληκτρολόγηση ). Όταν π.χ το bar χρεώσει μια πορτοκαλάδα στον πελάτη του δωματίου 301, θα πρέπει να ενημερώνεται ταυτόχρονα και ο λογαριασμός του πελάτη στη M/C αλλά και η αποθήκη του bar, με τη μια κίνηση που θα κάνει ο barman. Σήμερα οι τεχνικές προδιαγραφές του ηλεκτρονικού εξοπλισμού των ξενοδοχείων όπως τηλεφωνικά κέντρα, ταμειακές μηχανές, ρολόι παρουσίας προσωπικού κ.λ,π., μας δίνουν ττ δυνατότητα σύνδεσης με ΗΛέ, ώστε να

25 καταχωρούνται αυτόματα οι κινήσεις χωρίς τη μεσολάβηση του ανθρώπινου παράγοντα, με αποτέλεσμα να επιτυγχάνουμε διπλό στόχο: 1) Πλήρη έλεγχο με αποφυγή λαθών 2) Σωστότερη εκμετάλλευση του ανθρώπινου δυναμικού Εκτός των άλλων βέβαια θα πρέπει να αναφέρουμε στο σημείο αυτό ότι ο Έλληνας ξενοδόχος έχει ωριμάσει πλέον και ξέρει και τι ζητάει αλλά και πως να το επιτύχει. 3. ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΑ ΚΕΝΤΡΑ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΩΝ Ως τηλεφωνικό κέντρο ορίζεται ένα επαγγελματικό τηλεφωνικό σύστημα το οποίο προσφέρει αποτελεσματική διαχείριση των συνδέσεων στα εσωτερικά τηλέφωνα, αλλά και ταυτόχρονη χρήση εξωτερικών γραμμών, με τη χρησιμοποίηση πολύ μικρότερου αριθμού τηλεφωνικών γραμμών από τον αντίστοιχο των κανονικών συσκευών. Για να επιτευχθεί αυτό, χρησιμοποιείται τεχνολογία μικροεπεξεργαστών οι οποίοι προγραμματίζουν και κατευθύνουν τα ηλεκτρονικά δεδομένα. «Καρδιά» του τηλεφωνικού κέντρου είναι ο επεξεργαστής ελέγχου, ο οποίος αποτελείται από ένα ολοκληρωμένο υπολογιστικό σύστημα που συνοδεύεται από αντίστοιχο software. Οι μονάδες επεξεργασίας και ελέγχου (CPU) ποικίλλουν ανάλογα με το hardware και το λογισμικό που χρησιμοποιείται. Οι «λειτουργίες» όμως που εκτελούνται αφορούν στις διεργασίες ελέγχου και επεξεργασίας των ηλεκτρονικών και ηχητικών μηνυμάτων. Οι κυριότερες από αυτές είναι: α. Κατανομή των πηγών κατά τη διάρκεια λήψης των τηλεφωνημάτων β. Διατήρηση των κατανομών που απαιτούνται κατά τη διάρκεια ενός τηλεφωνήματος γ. Απελευθέρωση των δεσμευμένων πηγών δ. Αυτόματος έλεγχος των τμημάτων του CPU 25

26 Συγκέντρωση δεδομένων λειτουργιών για παρουσιάσεις σε αναφορές ή αναλύσεις Η μνήμη του συστήματος ελέγχου περιέχει έναν μεγάλο αριθμό πληροφοριών, οι οποίες περιλαμβάνουν δεδομένα διαχείρισης των τηλεφωνημάτων και των λειτουργιών των γραμμών. Ο πίνακας διακοπτών έχει ως κύρια λειτουργία του την κατανομή πολλαπλών συνδέσεων στο ίδιο χρονικό διάστημα. Πρόκειται για ένα σύστημα που χρησιμοποιεί μια τεχνικπ'ι διασύνδεσης κυκλωμάτων χρηστών, οι οποίοι πραγματοποιούν ταυτόχρονα συνδιαλέξεις. Οι χρήστες συνδέονται στη γραμμή σε ελάχιστο χρόνο. Στο επόμενο χρονικό σημείο πραγματοποιείται η μετάδοση των ηχητικών κυμάτων σε διαφορετικές κατευθύνσεις ανάλογα με τις γραμμές και τις συνδέσεις. Με τον τρόπο αυτό δεκάδες χρήστες μπορούν να χρησιμοποιούν ταυτόχρονα μία και μοναδική γραμμή. Σε μία ξενοδοχειακή μονάδα εξοπλισμένη με τηλεφωνικό κέντρο, πέρα από την κεντρική μονάδα ελέγχου (CPU) και τον πίνακα διανομής, υπάρχουν οι τηλεφωνικές συσκευές οι οποίες παίζουν το ρόλο του τερματικού. Τα δεδομένα συνδέονται απευθείας με τον επεξεργαστή ελέγχου του συστήματος. Αυτά επιτρέπουν στο διαχειριστή ελέγχου να αλλάξει τα βασικά δεδομένα του συστήματος, τις πληροφορίες, τους χρήστες, την καταγραφή μονάδων αλλά και αριθμών (υπό προϋποθέσεις ) των τηλεφωνημάτων που γίνονται μέσα από το ξενοδοχείο αλλά και προς αυτό. Τα κριτήρια επιλογής σχετίζονται άμεσα με τις προδιαγραφές και τις κατασκευαστικές δυνατότητες των ξενοδοχείων. «Ανοικτές» οριζόντιες κατασκευές ( συνήθως bungalows ) απαιτούν διαφορετική ηλεκτρολογική προσέγγιση από τις κάθετες κατακόρυφες κατασκευές. Το μέγεθος του ξενοδοχείου επίσης διαφοροποιεί την επιλογή τηλεφωνικού κέντρου καθώς και το κόστος. Το είδος των υπηρεσιών που θα διαλέξει ο επιχ/τίας ή ο manager διαδραματίζει πρωτεύοντα ρόλο στην επιλογή του κέντρου.

27 Βασική προδιαγραφή είναι και η πρόβλεψη των μελλοντικών απαιτήσεων από τον κατασκευαστή ώστε να υπάρχει δυνατότητα επέκτασης του συστήματος. Ο σχεδιασμός και η εγκατάσταση ενός τηλεφωνικού κέντρου στα ξενοδοχεία αποτελεί πολύ σοβαρή υπόθεση. Απαιτεί ειδική μελέτη στην οποία θα καθορίζονται η τεχνική επιλογή, η εφαρμογή, η δυνατότητα σέρβις και συντήρησης και κυρίως οι σωστές μονώσεις. Το πρώτο στάδιο σχεδιασμού ενός νέου τηλεφωνικού κέντρου είναι η διατύπωση των αναγκών και των απαιτήσεων της επιχείρησης. Στο επόμενο βήμα συγκεντρώνονται πληροφορίες. για τα είδη των τηλεφωνικών κέντρων που υπάρχουν στην αγορά και τις τιμές τους. Τέλος, γίνεται η επιλογή, πάντα με βάση τα παραπάνω κριτήρια. Το κόστος εξαρτάται από τιιν εφαρμοσμένη τεχνολογία, το μέγεθος της εγκατάστασης, το μέγεθος του ξενοδοχείου και την εμπεριστατωμένη μελέτη που έχει γίνει. Γενικότερα το κόστος ενός συστήματος καταμερίζεται ως εξής : Το 50 % αφορά τον εξοπλισμό του δικτύου των γραμμών, το % στον εξοπλισμό του κέντρου και το υπόλοιπο στις τηλεφωνικές συσκευές. Το κόστος της μελέτης μπορεί να επιβαρυνθεί η ίδια η εταιρία ή να δοθεί σε ιδιώτη. Σε αυτό το σημείο αξίζει να επισημανθεί ότι ο έντονος ανταγωνισμός οδηγεί τις περισσότερες φορές σε φθηνότερες προσφορές. Χαρακτηριστικά, ενός πλήρες τηλεφωνικού κέντρου. είναι να «συγκεντρώνει» γραμμές από άλλες τηλεφωνικές συσκευές, να επικοινωνεί με περισσότερες της μία τηλεφωνικές συσκευές και να κρατά ένα τηλεφώνημα σε αναμονή. Αυτά αποτελούν τα στοιχειώδη χαρακτηριστικά καθώς η εξέλιξη οδι^γεί σε περισσότερες υπηρεσίες με ανάλογες τιμές. Το τηλεφωνικό κέντρο ενός ξενοδοχείου είναι ο ομφάλιος λώρος που συνδέει την επιχείρηση με τους πελάτες και τους πελάτες με τη βάση τους. Αποτελεί ταυτόχρονα εργαλείο για τον ξενοδόχο -επιχειρηματία και υπηρεσία επικοινωνίας προς τον πελάτη.

28 Η εφαρμογή των νέων τεχνολογιών στον τομέα των τηλεφωνικών κέντρων έχει φέρει θεαματικά αποτελέσματα.

29 ΠΟΣΟ ΕΧΕΙ ΔΙΕΙΣΔΥΣΕΙ Η ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΣΤΑ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑ ΤΟΥ ΑΙΓΑΙΟΥ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΚΑΤΑΑΥΜΑΤΟΣ ΜΕΣΟΣ ΑΡΙΘΜΟΣ COMPUTERS LUX 9,3 A κατηγορία 4,1 Β κατηγορία 1.2 C κατηγορία 0,5 D-E κατηγορία 0,3 Bungalows 0,8 Ενοικιαζόμενα Διαμερίσματα 0,2 Pensions 0,1 Ενοικιαζόμενα δωμάτια 0 ΣΥΝΟΛΟ 0 1,4 ΔΥΝΑΜΙΚΟΤΗΤΑ ΜΟΝΑΔΩΝ ΜΕΣΟΣ ΑΡΙΘΜΟΣ ΣΕ ΚΛΙΝΕΣ COMPUTERS , , , , , και πάνω 7,8 ΣΥΝΟΛΟ 1,4 Η έρευνα πραγματοποιήθηκε το καλοκαίρι του 1993 σε 300 ξενοδοχεία όλων των κατηγοριών. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι την περίοδο αυτή η χρήση του

30 Internet δεν ήταν ιδιαίτερα εξαπλωμένη στην Ελλάδα. Ετσι, τα στοιχεία του πίνακα ίσως παρουσιάζουν απόκλιση από την σημερινή διαμορφωμένη κατάσταση. 4. ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΤΑΜΕΙΑΚΩΝ ΜΗΧΑΝΩΝ Σαν βασικό κομμάτι του συστήματος ταμειακών μηχανών της Unidata, αποτελεί μια πραγματικά πρωτοποριακή δυνατότητα για πλήρη μηχανογράφηση. Αναφορικά με τα χαρακτηριστικά προγράμματα σημειώνουμε ότι χρεώνει το λογαριασμό του πελάτη μέχρι και την τελευταία στιγμή που αυτός θα καταναλώσει. Ενημερώνει για τα δικαιούμενα των πελατών και χρεώνει αυτόματα σε περίπτωση μη δικαιουμένων αναλύει τις πωλήσεις των ειδών βάσει συνταγολογίου και ενημερώνει τις αποθήκες των τμημάτων. 5. ΡΟΑΟΪ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Πρόκειται για καινούργια δημιουργία που αποσκοπεί στην κατά το δυνατόν αυτοματοποίηση του υπολογισμού της μισθοδοσίας. Λειτουργεί είτε ανεξάρτητο, είτε για καλύτερα αποτελέσματα σε σύνδεση με το πρόγραμμα μισθοδοσίας. Υπολογίζει τα ωρομίσθια, ημερομίσθια, τις υπερωρίες των εργαζομένων, τις άδειες, και με βάση τις ημέρες και ώρες προσέλευσης και αποχώρησης παίρνοντας τα στοιχεία από το ηλεκτρονικό ρόλοι παρουσίας προσωπικού.

31 ΚΕΦ. ΣΤ 1. Η ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ΣΕ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑ Αναμφισβήτητα, η μηχανογράφηση είναι αυτό που σκιαγραφεί την εικόνα μιας επιχ/σης που ασχολείται με τον τουρισμό. Σήμερα, πολλές προσφερόμενες ολοκληρωμένες λύσεις συνδυάζουν το hardware με το software ή είναι «custom made» ώστε να ανταποκρίνονται στις συγκεκριμένες ανάγκες του πελάτη. Ακόμα, στις περισσότερες προτεινόμενες λύσεις software έχει ληφθεί μέριμνα ώστε να υπάρχει η ευελιξία, δηλαδή να μπορεί να τρέξει κάτω από διάφορες πλατφόρμες. Σημαντικότατο επίσης χαρακτηριστικό είναι η ύπαρξη συμβατότητας μεταξύ hardware & software, έτσι ώστε να αποφύγουμε πιθανά προβλήματα ολοκλήρωσιις των εφαρμογών. Το software που σχετίζεται με το χώρο του τουρισμού μπορεί να χωριστεί σε δύο μεγάλες κατηγορίες : το software ξενοδοχείων και το software τουριστικών γραφείων. Το software για ξενοδοχειακές επιχ/σεις καλείται να καλύψει πλήθος αναγκών. Το πρώτο βασικό στοιχείο της λειτουργίας ενός ξενοδοχείου είναι η επαφή και γενικότερη σχέση με τον πελάτη. Για την καλύτερη δυνατή παροχή υπηρεσιών προς τους πελάτες θα πρέπει να ληφθούν υπόψη όλες οι λειτουργίες - κλειδιά όπως οι διαδικασίες ελέγχου των οικονομικών δοσοληψιών ανάμεσα στον πελάτη και το ξενοδοχείο, καθώς και η καταγραφή των παρεχόμενων υπηρεσιών. Στο χώρο του ξενοδοχείου γίνεται τόσο η παραγωγή όσο και η κατανάλωση των αγαθών - υπηρεσιών, ενώ είναι αξιοσημείωτο το γεγονός ότι ο πελάτης καταναλώνει τα αγαθά προτού τα εξοφλήσει. Έτσι, είναι επιτακτική η ανάγκη για ακριβείς και όσο το δυνατόν πιο άμεσες πληροφορίες Τα μέρη από τα οποία ο πελάτης αγοράζει κάποιο αγαθό οποιοσδήποτε είδους λέγεται Σημεία Πώλησης ( point of sales - POS ).

32 ο αριθμός των POS είναι αρκετά μεγάλος, αφού ως τέτοια μπορούν να οριστούν η ταμειακή μηχανή ή το τερματικό στο οποίο γίνεται η ανάλογη χρέωση. Η διαχείριση των στοιχείων από όλα τα POS μπορεί να γίνει με τη βοήθεια ενός ισχυρού software. Αν κάποιος ήθελε να συγκεκριμενοποιήσει τη δομή του ξενοδοχειακού περιβάλλοντος, θα έπρεπε να κάνει ένα διαχωρισμό σε δύο μέρη ανάλογα με το αν υπάρχει επαφή της επιχ/σης με τον πελάτη ή όχι. Έτσι υπάρχει το Front Office Management και το Back Office Management. Ως Front Office Management ορίζεται η διαχείριση της «βιτρίνας» του ξενοδοχείου, δηλαδή του χώρου με τον οποίο έχει ο πελάτης τις δοσοληψίες του. Βασικές από τις λειτουργίες του Front Office είναι οι κρατήσεις θέσεων. Οι δραστηριότητες του Front Desk : α. Τμήμα εγγραφής των πελατών β. Τμήμα ταμείου ( Λογαριασμοί - Συν/μα - SAFE ) γ. Τμήμα πληροφοριών ( Κλειδιά - Διαβατήρια - SERVICE) Οι δοσοληψίες στα POS, η προώθηση και οι πωλήσεις, οι διαδικασίες αναχώρησης, η επιμέλεια των χώρων αναψυχής κ.λ.π. Ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα, στο οποίο ενσωματώνεται το κατάλληλο software, είναι σε θέση να αυτοματοποιήσει και απλουστεύσει όλες τις επιμέρους διαδικασίες του Front Office Management. To «Back Office Management» έχει πολλά κοινά σημεία με τη διαχείριση μιας επιχ/σης γενικότερου αντικειμένου. Οι λειτουργίες του Back Office είναι η λογιστική παρακολούθηση, η μισθοδοσία, ο έλεγχος αποθήκης, η διαχείριση ενέργειας, η συντι'ιρηση και ασφάλεια των εγκαταστάσεων κ.λ.π. Όλες αυτές οι λειτουργίες καλύπτονται επίσης από διάφορα τμήματα των προσφερόμενων ξενοδοχειακών πακέτων. Ο ρόλος του Front Office είναι σημαντικός αφού είναι ο καθοριστικός παράγοντας ελέγχου όλων των υπηρεσιών που παρέχονται στους πελάτες,

33 ενώ ταυτόχρονα συντονίζει όλες τις δραστηριότητες που υποστηρίζουν τις υπηρεσίες και τις λειτουργίες του Back Office. 2. ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΑΠΟ ΤΙΣ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΕΣ ΜΟΝΑΔΕΣ α Εξασφάλιση συαβατότητας αετα ύ hardware και software Το διαθέσιμο software απευθύνεται σε ποικίλα περιβάλλοντα.έτσι, υπάρχουν πακέτα για DOS, που μπορούν να εγκατασταθούν σε προσωπικούς υπολογιστές ( PCs ), καθώς και πακέτα για Unix που μπορούν να εγκατασταθούν σε μεγαλύτερα και ακριβότερα συστήματα (minis, RISC workstations ). Έτσι, καλό θα ήταν προτού προχωρήσουμε στην τελική επιλογή λογισμικού, να έχουμε εξασφαλίσει τη συμβατότητά του με τη hardware πλατφόρμα που έχουμε εγκαταστημένη στην επιχ/σή μας ή αυτή που σκοπεύουμε να αποκτήσουμε. β. Εξασφάλιση ικανού επιπέδου υπoσ Γήoι rιc Σημαντική είναι η εξασφάλιση ενός ικανού επιπέδου υποστήριξης. Πολλοί προμηθευτές ολοκληρομένων μηχανογραφικών λύσεων, για παράδειγμα, συνοδεύουν τα προϊόντα τους με 24ωρη βοήθεια μέσω τηλεφώνου καθημερινά. γ. Επίπεδο παρεγόαενικ εκπαίδευσης Το τρίτο σημαντικό, το οποίο θα χαρακτηρίσει επαγγελματία κάποιον προμηθευτή είναι το επίπεδο της εκπαίδευσης που προσφέρεται. Η εκπαίδευση αυτή θα πρέπει να είναι επαναλαμβανόμενη κατά τη διάρκεια του χρόνου, αφού συμβαίνει στο κυρίως πρόγραμμα να προστίθενται καινούργια λειτουργικά τμήματα ( ανάλογα με την αύξηση των απαιτήσεων του χώρου ) ή να αλλάζουν οι θέσεις εργασίας, δηλαδή, οι χρήστες ενός συγκεκριμένου προγράμματος.

34 ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ Οι προοπτικές και οι δυνατότητες που προσφέρουν οι τεχνολογίες της πληροφορικής στον τουριστικό χώρο είναι τεράστιες. Σε μια τόσο γρήγορα αναπτυσσόμενη αγορά όπως είναι η τουριστική, ο ρόλος που αυτές καλούνται να διαδραματίσουν δεν είναι απλά να αναλάβουν τη διεκπεραίωση κάποιων εργασιών ρουτίνας. Επιτυχημένη θα θεωρείται η εφαρμογή τους εάν το περιβάλλον που θα δημιουργήσουν αλλάξει την οργανωτική δομή του ξενοδοχείου ή του ταξιδιωτικού γραφείου, με αποτέλεσμα να γίνουν αποδοτικότερες οι υπηρεσίες που προσφέρουν. Η ανάγκη για νέες τεχνολογικές μεθόδους, με τις οποίες αφενός μεν θα επιτυγχάνεται καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών και αφετέρου θα επιτρέπουν στην επιχ/ση την πρόσβασή της στις διεθνείς τουριστικές εξελίξεις, έχει δημιουργήσει μια ολόκληρη γκάμα εταιριών που παρέχουν προϊόντα και λύσεις για όλες τις ανάγκες της τουριστικής αγοράς. Η μηχανογράφηση και μηχανοργάνωση παρόλα αυτά απαιτούν κυρίως σωστές αποφάσεις. Η επιλογή και η αξιολόγηση των μηχανημάτων και του προγράμματος, θα πρέπει να στοχεύουν στην προσφορά ολοκληρωμένων υπηρεσιών. Πριν απ όλα όμως, απαιτείται να γνωρίζει ο χρήστης τις ανάγκες του, τους στόχους της επιχ/σης και πως συγκεκριμένα θα χρησιμοποιήσει το σύστημα που θα αγοράσει. Μένει λοιπόν να απευθυνθεί σε μια εταιρία που θα κάνει όχι την οικονομικότερη προσφορά, αλλά που θα κερδίσει την εμπιστοσύνη του. Στη συνέχεια αναφέρω μία σειρά από ξενοδοχειακά προγράμματα με αναλυτικές πληροφορίες για τις δυνατότητες που παρέχουν το καθένα από αυτά, την τεχνική υποστήριξη και καθετί χρήσιμο στοιχείο που θα βοηθήσει το χρήστη στην επιλογή του.

35 ABACUS ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Α.Ε. XENOS Το XENOS είναι ελληνικής προελεύσεως, και το είδος του πακέτου ολοκληρωμένο παραμετρικό. Οι τομείς των εφαρμογών του είναι : ολοκληρωμένο σύσττιμα για Front Office, Back Office και Σημεία Πώλησης, που περιλαμβάνει μεταξύ άλλων ; «Front Office - βασικό» (Παράμετροι ξενοδοχείου / τιμές, πρακτορεία / πελάτες, κρατήσεις, Front desk. Main Courante, κλείσιμο ημέρας, αναφορές management), ιστορικό πελατών, διαχείριση δωματίων, θυρωρείο - τηλεφωνείο, συνάλλαγμα, αίθουσες εκδηλώσεων, κεντρικές κρατήσεις, προκαταβολές, έλεγχο δικαιούμενων γευμάτων, pro-forma τιμολόγηση, προμήθειες πρακτορείων, τηλεφωνικό κέντρο, ανάλυση αγοράς ξενοδοχείων, ανάλυση αγοράς αλυσίδας, αναλυτή management, βελτιστοποίηση απόδοσης, γραφικά ξενοδοχείων, γραφικά αλυσίδας, σύνδεση F/0 επεξεργασία κειμένου, σύνδεση F/0 γενική λογιστική σύνδεση F/0 λογιστική πελατών, καρτέλα πελατών, στατιστικές, σημεία πώλησης, αποθήκες και ανάλυση τροφίμων και ποτών, τιμολόγια παροχής υπηρεσιών, γενική λογιστική, οικονομικό έλεγχο, πελάτες εξοφλήσεις πελατών, προμηθευτές, μισθοδοσία, πάγια, αξιόγραφα, επιταγές. Διατίθεται σε: Αγγλικά / Ελληνικά Windows Help functions Αυτόματες συνδέσεις Καλύπτει σε μεγάλη έκταση τι ν καθημερινή εργασία και δίνει έμφαση σε θέματα ελέγχου management, εξυπηρέτησης πελατών και στατιστικής παρακολούθησης. Εκπαίδευση : Παρέχεται Συντήρηση ; Εξασφαλίζεται 35

36 Εγγύηση : Τρεις μήνες ΗΛΓ και λειτουργικό ; Υπολογιστές PC, 486, Pentium RISC Computers. BIT HOTEL LTD Ερμής ( Front Office ) Εστία (Back Office) Είναι ελληνικής προελεύσεως και το είδος του πακέτου ολοκληρωμένη ξενοδοχειακή εφαρμογή. Οι τομείς εφαρμογών του: Ξενοδοχειακές επιχ/σεις ανεξαρτήτου μεγέθους. Η εφαρμογή ΕΡΜΗΣ καλύπτει πλήρως το Front Office κάθε ξενοδοχειακής επιχ/σης και αποτελείται από τις εφαρμογές Front Office (κρατήσεις, Reception, M/C, M.I.S, αρχείο ιστορικού πελατών), Invoicing (τιμολόγηση σε συνάλλαγμα), Συνάλλαγμα (ανταλλακτήριο συναλλάγματος). Impressions (στατιστική παρακολούθηση εντυπώσεων πελατών), τηλεφωνικό κέντρο (για αυτόματιι χρέωση τελών στο λογαριασμό του πελάτη). Η εφαρμογή ΕΣΤΙΑ καλύπτει το Back Office της ξενοδοχειακής επιχ/σης και αποτελείται από τις εφαρμογές: Γενική Λογιστική (με κύκλωμα παρακολούθησης Παγίων, Cost Centers και Budgeting) ξενοδοχειακή μισθοδοσία, αποθήκες με Food & Beverage Control, Banquenting και Catering (για παρακολούθηση εκδηλώσεων, αιθουσών, κόστους, από την προσφορά μέχρι τι^ν τιμολόγηση), POS (προσομοίωση ταμειακής με δυνατότητα αυτόματης ενημέρωσης M/C της εφαρμογής Ερμής και του κυκλώματος Πωλήσεις της εφαρμογής Εστία - Αποθήκες F/B ). Η εταιρία έχει επίσης αναπτύξει εφαρμογές για αυτόματη σύνδεση περιφερειακών μηχανών όπως : Ταμειακές μηχανές, τηλεφωνικό κέντρο, ρολόι προσωπικού κ.λ.π. Εκπαίδευση: Εξασφαλίζεται πλήρης εκπαίδευση στα τέσσερα τοπικά γραφεία της εταιρίας αλλά και στο χώρο του πελάτη. Εγγύηση: Παρέχεται δωδεκάμηνη εγγύηση με την αγορά.

37 Συντήρηση; Μετά τη λήξη της εγγύησης, υπογράφεται συμβόλαιο συντήρησης για 12 μήνες. Αναβάθμιση: Ο πελάτης έχει δικαίωμα, δίχως επιβάρυνση, στις νέες αλλαγές και τις πιθανές τροποποιήσεις, εφόσον έχει συνάψει σύμβαση συντήρησης. Οι εφαρμογές καλύπτουν πλήρως τις ανάγκες του ΚΒΣ του 1992 (έκδοση παραστατικών, καταστάσεις ΚΕΠΥΟ κ.λ.π.) και φυσικά, έχουν προαιρετικός αυτόματη σύνδεση με τα προγράμματα Εστία Γεν. Λογιστικής της εταιρίας. ΕΕΥ και λειτουργικό: Το πακέτο λειτουργεί σε όλα τα μοντέλα IBM και συμβατά για περιβάλλον MS - DOS, SCO XENIX και UNIX. Κυριότεροι πελάτες: Στους πελάτες της περιλαμβάνονται 460 ξενοδοχεία, από μικρά μέχρι και συγκροτήματα 780 δωματίων. Τα 460 ξενοδοχεία που έχει μηχανογραφήσει η εταιρία μέχρι τον Αύγουστο του 1994 κατανέμονται κατά περιοχή; Αττική 63, Κρήτη 98, Δωδεκάνησα 62, Πελοπόννησος 21, νησιά Ιονίου 38, νησιά Αιγαίου και Κυκλάδες 85, Κεντρική Ελλάδα - Θεσσαλία και Εύβοια 38, Ήπειρος και Μακεδονία 54. Η Bit Hotel έχει εγκαταστήσει για εκπαιδευτικούς λόγους τα προγράμματά της στα ΤΕ1 Αθήνας, Πάτρας, Ηρακλείου, Λάρισας, ΣΤΕ Αναβύσσου, Ηρακλείου, Ρόδου, Θεσσ/κης, Αλεξανδρούπολης, Ναυπλίου, Κέρκυρας, ΕΛΚΕΠΑ Αθηνών, Θεσσ/κης, Ηρακλείου, ΧανΙων, Ιωαννίνων, Πάτρας, Αγ. Νικολάου κ.α. Η εταιρία εκτός των κεντρικών γραφείων της Αθήνας, έχει τοπικά γραφεία υποστήριξης στο Ηράκλειο Κρήτης, τη Θεσσ/κη και τη Λευκωσία. Η τηλεφωνική υποστήριξη καλύπτει Σαββατοκύριακα και αργίες.

38 C. I. S. GROUP OF COMPANIES a. FIDELIO b. MICROS c. PRODAC d. VINGCARD Oi χώρες προέλευσης είναι; Γερμανία του πρώτου και τρίτου, ΗΠΑ του δεύτερου και Νορβηγία του τέταρτου. Το είδος των πακέτων στο Fidelio είναι ολοκληρωμένο και παραμετρικό software πακέτο για μηχανοργάνωση ξενοδοχειακών μονάδων. Το Micros είναι ολοκληρωμένη ( hardware & software ) μηχανογραφική επισιτιστικών τμημάτων POS ( point of sales ). To Prodac είναι σύστημα παροχής υπηρεσιών VIDEO Services, PAY-TV, Communications, ενώ το Vingcard έχει ηλεκτρονικές καρτοκλειδαριές ασφαλείας. Οι τομείς των εφαρμογών στο καθένα από αυτά: A. FIDELIO Καλύπτει τις ακόλουθες εργασίες σε ενότητες Front Office Groups Control & Allotments, Yield/rate management, Yield forecasting & trend analysis. Accounts receivables. Travel agent accounting. Regional Central Reservations. On board cruise management module, ASCII reservations input program, παρακολούθηση πωλήσεων τμημάτων, τμήματα αγορών (παρακολούθηση προμηθευτών, παραγγελιών), τμήματα πωλήσεων & marketing, τμήματα δεξιώσεων. Επίσης σύνδεση με τηλεφωνικά κέντρα για αυτόματη χρέωση τηλεφωνικών συνδιαλέξεων, check in/ check out, μηνύματα. Σύνδεση με ταμειακές μηχανές και ειδικότερα με Micros για αυτόματη χρέωση λογ/μών εστιατορίων, αυτόματη ενημέρωση stock αποθήκης. Τέλος, σύνδεση με Video Systems, Door Locking, πιστωτικές κάρτες. Back Office, Ανάπτυξη και εγκατάσταση Central Reservations System (C.R.S.) Graphics ; Προσφέρονται εκατό γραφικές παραστάσεις.