2.1.1 Διαχείριση Αλληλογραφίας

Transcript

1 2.1 Διαδικασίες Γραφείου Διαχείριση Αλληλογραφίας Να είναι σε θέση να περιγράφει τη διαδικασία μέσω της οποίας ο οργανισμός χειρίζεται την εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία (LO001) Να είναι σε θέση να τακτοποιεί την εισερχόμενη αλληλογραφία με κατάλληλο τρόπο (LO002) Να είναι σε θέση να συλλέγει, να οργανώνει και να αποστέλλει την εξερχόμενη αλληλογραφία με ακρίβεια (LO003) Δημιουργία:

2 Κώδικας Τομέα Εργασίας: 2.1 Τίτλος Τομέα Εργασίας: Διαδικασίες Γραφείου Κώδικας Ενότητας: Στοιχεία Ενότητας Τίτλος Ενότητας: Διαχείριση Αλληλογραφίας Ταυτότητες Μαθησιακών Αποτελεσμάτων: LO001, LO002 και LO003 Τίτλοι Μαθησιακών Αποτελεσμάτων: Να είναι σε θέση να περιγράφει τη διαδικασία μέσω της οποίας ο οργανισμός χειρίζεται την εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία. Να είναι σε θέση να τακτοποιεί την εισερχόμενη αλληλογραφία με κατάλληλο τρόπο. Να είναι σε θέση να συλλέγει, να οργανώνει και να αποστέλλει την εξερχόμενη αλληλογραφία με ακρίβεια. Προτεινόμενη Διάρκεια: Εκπαιδευτής: 6 ώρες

3 Γιατί είναι σημαντική Η αλληλογραφία είναι ένας σημαντικός τρόπος επικοινωνίας του οργανισμού με το εξωτερικό περιβάλλον Ο χειρισμός της αλληλογραφίας περιλαμβάνει: Οργάνωση της αλληλογραφίας Διαχωρισμός στα αντίστοιχα τμήματα ή άτομα Άνοιγμα της αλληλογραφίας του προϊστάμενου Να τίθεται προτεραιότητα Συγκέντρωση απαραίτητων προκαταρτικών πληροφοριών ώστε να δοθεί απάντηση σε συγκεκριμένα ζητήματα ή η επίλυση προβλημάτων.

4 Τι εννοούμε με τον όρο αλληλογραφία Οτιδήποτε φτάνει στο γραφείο μέσω: Ταχυδρομείου Τηλεομοιότυπου Courier Ηλεκτρονικών μηνυμάτων κτλ.

5 Τι περιλαμβάνει συνήθως μια πολιτική διαχείρισης αλληλογραφίας Η πολιτική μιας εταιρίας για τη διαχείριση της εισερχόμενης αλληλογραφίας περιλαμβάνει: Ποιος τη συλλέγει Τι κάνει με αυτήν Την καταγράφει; Την αντιγράφει και τη διαμένει; Τη σφραγίζει, την αντιγράφει και τη διαμένει; Απλά τη διαμένει; Δεν υπάρχει σωστό ή λάθος φτάνει να υπάρχει κάποια πολιτική Συνήθως ένας συμβιβασμός μεταξύ διοικητικής εργασίας (ο χρόνος που έχει ξοδευτεί) και της ικανότητας να ανιχνευτεί ένα αντικείμενο αλληλογραφίας

6 Τι περιλαμβάνει συνήθως μια πολιτική διαχείρισης αλληλογραφίας Η πολιτική μιας εταιρίας για τη διαχείριση της εξερχόμενης αλληλογραφίας περιλαμβάνει: Ποιος μπορεί να αποστείλει εξερχόμενη αλληλογραφία Ποιος είναι υπεύθυνος για την αλληλογραφία Κάποιο είδος καταγραφής; Δεν υπάρχει σωστό ή λάθος φτάνει να υπάρχει κάποια πολιτική Και πάλι ένας συμβιβασμός

7 Γιατί είναι σημαντική πιθανά σενάρια Σενάριο A: Ένας πελάτης έχει αποστείλει ταχυδρομικώς ένα αίτημα για προσφορά. Το άτομο που είναι υπεύθυνο για την αλληλογραφία καθυστέρησε να την παραδώσει. Αποτέλεσμα: Χάθηκε η προθεσμία για να υποβληθεί η προσφορά. Και... Δεν απαντήσαμε καν στον πελάτη. Σενάριο B: Ένας προμηθευτής έχει αποστείλει πρόσκληση στο διευθυντή μας για μια δεξίωση. Η πρόσκληση δεν φτάνει ποτέ στο διευθυντή. Αποτέλεσμα: Ο διευθυντής χάνει τη δεξίωση και δεν έχει απαντήσει καν στην πρόσκληση.

8 Γιατί είναι σημαντική πιθανά σενάρια Σενάριο C: Ο τραπεζίτης μας ζητά να αποστείλουμε μέσω τηλεομοιότυπου την οικονομική μας κατάσταση προκειμένου να ανανεώσουμε τις εγκαταστάσεις μας για τον επόμενο χρόνο. Δεν το λαμβάνει ποτέ. Αποτέλεσμα: Δεν ανανεώνονται οι εγκαταστάσεις. Επομένως ο χειρισμός της αλληλογραφίας επηρεάζει: Την ανάπτυξη της εταιρίας μας Τις δραστηριότητές μας Την εικόνα μας.

9 Προβλήματα που προκύπτουν από την ανεπαρκή διανομή της αλληλογραφίας - Χάνεται μια προθεσμία - Ανεξόφλητοι λογαριασμοί - Ελλείποντα συνημμένα - Ανεπιθύμητη/ ύποπτη αλληλογραφία

10 Περιγράψτε διάφορους τύπους πολιτικής Περιγράψτε διάφορους τύπους πολιτικής

11 Πολιτικές Εισερχόμενης Αλληλογραφίας Η χρήση του Ελέγχου Εγγράφων Οποιοδήποτε έγγραφο φτάνει στο γραφείο σφραγίζεται με την ημερομηνία και το ονοματεπώνυμο του ατόμου στο οποίο θα διανεμηθεί. Πριν τη διανομή, το έγγραφο αντιγράφεται και αποθηκεύεται σε ένα φάκελο ελέγχου εγγράφων. Με αυτόν τον τρόπο, ο οργανισμός κρατά ένα επιπλέον αντίγραφο όλων των εγγράφων και κρατά επίσης ιστορικό του ατόμου στο οποίο το έγγραφο έχει διανεμηθεί. Επιπλέον, αυτή η πρακτική αφαιρεί τυχόν ύποπτα έγγραφα. Αποτελεσματική καταγραφή εισερχόμενης αλληλογραφίας Κρατήστε ένα υπολογιστικό φύλλο (excel) ή έναν πίνακα σε λογισμικό επεξεργασίας κειμένου (word) και κάνετε καταχώρηση κάθε φορά που ένα έγγραφο φτάνει στο γραφείο. Η καταχώρηση πρέπει να περιλαμβάνει: Ημερομηνία Αποστολέα Παραλήπτη Θέμα Σε ποιον έχει παραδοθεί

12 Πολιτικές Εξερχόμενης Αλληλογραφίας Συλλογή αλληλογραφίας από τους συναδέλφους Εγγραφή αλληλογραφίας σε ένα μητρώο ελέγχου της εξερχόμενης αλληλογραφίας που περιλαμβάνει πληροφορίες όπως: Αποστολέας Παραλήπτης Θέμα Μέθοδος αποστολής Ταξινόμηση της αλληλογραφίας σύμφωνα με τον τρόπο αποστολής (ταχυδρομείο, courier) Βάλτε προτεραιότητα εντοπίστε την επείγουσα αλληλογραφία Βεβαιωθείτε ότι η τιμή αποστολής είναι εντός του προϋπολογισμού που συμφωνήθηκε Τακτοποιήστε τις υπηρεσίες για την παραλαβή της εξερχόμενης αλληλογραφίας

13 Απευθυνόμενοι προς την επιτυχία Μια εταιρία κρίνεται Από τον τρόπο με τον οποίο απευθύνονται στους φακέλους της Δε δημιουργεί μόνο καλή εντύπωση, αλλά επηρεάζει και το εάν η αλληλογραφία θα παραδοθεί εγκαίρως Λάβετε υπόψιν σας τα εξής Χρησιμοποιήστε ξεκάθαρη γραμματοσειρά που είναι εύκολο να διαβαστεί Χρησιμοποιήστε το κατάλληλο μέγεθος γραμματοσειράς Βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση φαίνεται καθαρά μέσα από το παράθυρο του φακέλου Σε περίπτωση αποστολής στο εξωτερικό, βεβαιωθείτε ότι έχετε το όνομα της χώρας Βεβαιωθείτε πως χρησιμοποιείτε την κατάλληλη απόσταση μεταξύ των χαρακτήρων, λέξεων και γραμμών διευθύνσεων.

14 Αναβαθμίζετε τους καταλόγους διευθύνσεών σας συχνά Προτάσεις βελτίωσης Τυποποιήστε τη λίστα των διευθύνσεων, βεβαιώνοντας ότι έχετε όλες τις πληροφορίες Βεβαιωθείτε πως οι ταχυδρομικοί κώδικες είναι σωστοί Διορθώστε τυχόν ορθογραφικά λάθη

15 Επικίνδυνα και παράνομα Σε γενικές γραμμές, είναι παράνομο να στέλνεται μέσω ταχυδρομείου οτιδήποτε μπορεί να προκαλέσει κακό, να τραυματίσει ή να τραυματίσει θανάσιμα κάποιο άτομο, ή το οποίο μπορεί να παρεμποδίσει την ταχυδρομική υπηρεσία ή να προκαλέσει υλικές ζημιές. Επιβλαβές υλικά/ αντικείμενα περιλαμβάνουν, αλλά δεν περιορίζονται, στα ακόλουθα: Όλες τις δηλητηριώδεις (τοξικές) ή μολυσματικές ουσίες Όλα τα ζωντανά πλάσματα, όπως χελώνες, αράχνες, φίδια αντικείμενα Όλα τα παθογόνα που μπορούν να προκαλέσουν ασθένειες, όπως ένας ιός Όλα τα εκρηκτικά αντικείμενα, εύφλεκτα υλικά ή χημικές ουσίες

16 Επικίνδυνα και παράνομα αντικείμενα Νομικές κυρώσεις τίθενται και για τα ακόλουθα: Πυροβόλα όπλα, μαχαίρια και αιχμηρά αντικείμενα Ναρκωτικά και παραισθησιογόνα Κλειδιά αυτοκινήτου Και άλλα παρόμοια

17 Διαφορετικές ταχυδρομικές υπηρεσίες Οι ταχυδρομικές υπηρεσίες διαφέρουν μεταξύ χωρών Αλληλογραφία ταχυμεταφοράς Αλληλογραφία προτεραιότητας Αλληλογραφία 1 ης κατηγορίας Συστημένη αλληλογραφία Διαφορετικές υπηρεσίες κούριερ Η επιλογή βασίζεται: Στο διαθέσιμο προϋπολογισμό Στον αιτούμενο χρόνο παράδοσης Στη σημαντικότητα του εγγράφου

18 Μεθοδολογικό εργαλείο Ορισμός της πολιτικής της εταιρίας EUPA_LO_001_M_001

19 Μεθοδολογικό εργαλείο Χειρισμός Εισερχόμενης Αλληλογραφίας EUPA_LO_002_M_002

20 Μεθοδολογικό εργαλείο Χειρισμός Εξερχόμενης Αλληλογραφίας EUPA_LO_003_M_003

21 Μεθοδολογικό εργαλείο Χειρισμός Παγκόσμιας Αλληλογραφίας EUPA_LO_003_M_004