ΥΠ.ΕΣ. -.Μ.Η.Ε.Σ. ΕΓΧΕΙΡΙ ΙΟ ΧΡΗΣΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟΥ

Transcript

1 ΥΠ.ΕΣ. -.Μ.Η.Ε.Σ. ΕΓΧΕΙΡΙ ΙΟ ΧΡΗΣΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟΥ V 1.3 εκέµβριος 2012

2 Πίνακας Περιεχοµένων 1. Εισαγωγή.. σελ Σύνδεση για πρώτη φορά µε την εφαρµογή 4 3. Είσοδος στην εφαρµογή 9 4. Αναζήτηση Ληξιαρχικής Πράξης Νέα Ληξιαρχική Πράξη Οριστικοποίηση Ληξιαρχικής Πράξης Επεξεργασία Ληξιαρχικής Πράξης Επεξεργασία οριστικοποιηµένης εγγραφής Επεξεργασία µη οριστικοποιηµένης εγγραφής Εκτύπωση Ληξιαρχικής Πράξης 25 2

3 1. Εισαγωγή Το παρόν εγχειρίδιο περιγράφει τη χρήση της διαδικτυακής εφαρµογής που δηµιουργήθηκε, για τη διαχείριση των Ληξιαρχικών Πράξεων (ΛΠ) των Ληξιαρχείων της χώρας, και απευθύνεται στους διαπιστευµένους χρήστες τους. Η πρόσβαση στην εφαρµογή γίνεται διαδικτυακά στην ηλεκτρονική διεύθυνση (URL): µε τη χρήση του Windows Internet Explorer (βλ. οθόνη 1.1). Η συγκεκριµένη διεύθυνση χρησιµοποιεί πόρους του Υπουργείου Εσωτερικών, και η διαχείρισή της γίνεται από τη ιεύθυνση Μηχανοργάνωσης και Ηλεκτρονικής Επεξεργασίας Στοιχείων ( ΜΗΕΣ). Οθόνη 1.1 Ηλεκτρονική διεύθυνση εφαρµογής Ληξιαρχείου 3

4 2. Σύνδεση για πρώτη φορά µε την εφαρµογή Την πρώτη φορά που θα γίνει σύνδεση µε την εφαρµογή ενδέχεται να εµφανιστεί το ακόλουθο µήνυµα (βλ. οθόνη 2.1): «Υπάρχει πρόβληµα µε το πιστοποιητικό ασφαλείας αυτής της τοποθεσίας Web. To πιστοποιητικό ασφαλείας που υποβάλλεται από αυτήν την τοποθεσία Web, δεν έχει εκδοθεί από µια αξιόπιστη αρχή έκδοσης πιστοποιητικών» / «There is a problem with this website's security certificate. Τhe security certificate presented by this website was not issued by a trusted certificate authority.» Οθόνη 2.1: Μήνυµα προβλήµατος µε το πιστοποιητικό ασφαλείας Για να επιλύσετε αυτό το ζήτηµα, 1. Στο Windows Internet Explorer, κάντε κλικ στο κουµπί «συνέχεια για αυτήν την τοποθεσία web (δεν προτείνεται)/ Continue to this website (not recommended)». Οθόνη 2.2: Η σωστή επιλογή για συνέχεια στη σελίδα της web εφαρµογής 2. Στο παράθυρο σύνδεσης που ανοίγει στη συνέχεια, θα πρέπει να εισάγετε το όνοµα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης στην εφαρµογή, που σας έχει δοθεί. Προσοχή: Πριν καταχωρήσετε το όνοµα χρήστη θα πρέπει να πληκτρολογήσετε το πρόθεµα lix\, όπως φαίνεται στο παράδειγµα της οθόνης

5 Οθόνη 2.1: Παράδειγµα σύνδεσης στο «Παράθυρο σύνδεσης». 3. Μετά τη σύνδεση, εµφανίζεται µια κόκκινη γραµµή διευθύνσεων και µια προειδοποίηση πιστοποιητικού. Οθόνη 2.2: «Σφάλµα πιστοποιητικού» και «Προβολή πιστοποιητικών». 4. Κάντε κλικ στο κουµπί «Σφάλµα πιστοποιητικού» / «Certificate Error» 5. Κάντε κλικ στο κουµπί «Προβολή πιστοποιητικών»/ «View Certificates» και στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουµπί «Εγκατάσταση πιστοποιητικού». 5

6 Οθόνη 2.3: «Εγκατάσταση πιστοποιητικού» 6. Κατά την εγκατάσταση του Πιστοποιητικού ακολουθείστε τις οδηγίες του «Οδηγού Εισαγωγής Πιστοποιητικού», όπως φαίνεται στις επόµενες οθόνες. Οθόνη 2.4: «Οδηγός Εισαγωγής Πιστοποιητικού» βήµα 1 6

7 Οθόνη 2.5: «Οδηγός Εισαγωγής Πιστοποιητικού» βήµα 2 Οθόνη 2.6: «Οδηγός Εισαγωγής Πιστοποιητικού» βήµα 3 7

8 Οθόνη 2.7: «Οδηγός Εισαγωγής Πιστοποιητικού» βήµα 4 Οθόνη 2.8: «Οδηγός Εισαγωγής Πιστοποιητικού» βήµα 5 7. Η διαδικασία ολοκληρώθηκε. Από την επόµενη φορά που θα ανοίξετε τον Internet Explorer δεν θα εµφανίζεται σφάλµα πιστοποιητικού όταν γίνεται σύνδεση µε το link της εφαρµογής Παρατήρηση 1: Οι παραπάνω εικόνες αντιστοιχούν σε Internet Explorer 8. Οι παραπάνω οδηγίες εφαρµόζονται για τις εκδόσεις: Internet Explorer 7 Internet Explorer 8 Internet Explorer 9 Παρατήρηση 2: Στα Windows Vista, η επιλογή εγκατάστασης πιστοποιητικών (Οθόνη 2.9: «Εγκατάσταση πιστοποιητικού») ενδέχεται να µην είναι διαθέσιµη, εκτός αν εκτελείτε τον Windows Internet Explorer µε δικαιώµατα διαχειριστή. Για να το επιτύχετε αυτό, κάνετε δεξί κλικ στο εικονίδιο του Internet Explorer και, στη συνέχεια, επιλέγετε Εκτέλεση ως διαχειριστής. 8

9 3. Είσοδος στην εφαρµογή Η επιτυχής καταχώρηση του κωδικού σύνδεσης µε την εφαρµογή οδηγεί στην αρχική σελίδα της εφαρµογής του Ληξιαρχείου. Μπορείτε να προσθέσετε την url διεύθυνση στα Αγαπηµένα σας, για να έχετε άµεση πρόσβαση (βλ. οθόνες 3.1). Οθόνη 3.1 Επιλογή Προσθήκη στα Αγαπηµένα Πληκτρολογήστε το λεκτικό µε το οποίο θα εµφανίζεται στη λίστα των Αγαπηµένων η ηλεκτρονική διεύθυνση, π.χ. ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ και επιλέξτε Προσθήκη (βλ. οθόνη 3.2). Οθόνη 3.2 Προσθήκη στα Αγαπηµένα Την επόµενη φορά, για την είσοδο στην εφαρµογή, θα επιλέξετε ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ από τη λίστα των Αγαπηµένων (βλ. οθόνη 3.3). Οθόνη 3.3 Επιλογή από τη λίστα των Αγαπηµένων 9

10 Η αρχική σελίδα της εφαρµογής είναι η οθόνη αναζήτησης µιας ΛΠ (βλ. οθόνη 3.4). Η εφαρµογή σε όλα της τα στάδια διατηρεί την ίδια διαµόρφωση, η οποία περιγράφεται στη συνέχεια, και περιλαµβάνει τα εξής: στο κέντρο της σελίδας εµφανίζεται η τρέχουσα διαδικασία που επεξεργάζεται ο χρήστης (π.χ. Αναζήτηση ), και τα πεδία καταχώρησης που αφορούν τη συγκεκριµένη διαδικασία κάτω από τα πεδία καταχώρησης, βρίσκονται σε πλαίσια οι εντολές που είναι διαθέσιµες για την τρέχουσα διαδικασία (π.χ. Αναζήτηση, Καθαρισµός Πεδίων) στο χώρο κάτω από το λεκτικό Αποτελέσµατα εµφανίζονται τα αποτελέσµατα της εκτέλεσης της εντολής που επιλέχθηκε. στο αριστερό περιθώριο εµφανίζονται: o o στην πρώτη γραµµή, το όνοµα του χρήστη µε τον οποίο έχει εισέλθει στο σύστηµα, και η επιλογή Έξοδος για την δυνατότητα εξόδου από αυτό όποτε θελήσει το µενού µε τις επιλογές που είναι διαθέσιµες, ανάλογα µε τη φάση την οποία επεξεργάζεται ο χρήστης, π.χ. στην κεντρική σελίδα Αναζήτηση οι επιλογές του µενού είναι: Νέα Ληξιαρχική Πράξη, Στοιχεία Ληξιαρχείων και Αλλαγή Κωδικού Οθόνη 3.4 Κεντρική οθόνη εφαρµογής Από την κεντρική σελίδα της εφαρµογής, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να αλλάξει τον κωδικό χρήστη και να διορθώσει ή να συµπληρώσει τα στοιχεία του χρήστη, µε την επιλογή Αλλαγή Κωδικού (βλ. οθόνη 3.5), ως εξής: Για την αλλαγή κωδικού χρήστη Στο πεδίο Παρόν Κωδικός καταχωρείται ο κωδικός που έστειλε το ΥΠΕΣ Στο πεδίο Νέος Κωδικός καταχωρείται ο κωδικός που έχει επιλέξει ο χρήστης Με κλικ στο Αλλαγή γίνεται η καταχώρηση του νέου κωδικού Για την αλλαγή των στοιχείων του χρήστη Καταχωρούνται τα σωστά στοιχεία του χρήστη 10

11 Με κλικ στο Αλλαγή γίνεται η αποθήκευσή τους Οθόνη 3.5 Αλλαγή κωδικού χρήστη Στη συνέχεια περιγράφονται οι διαθέσιµες λειτουργίες της εφαρµογής. Στην πρώτη φάση η εφαρµογή θα λειτουργήσει για τις ΛΠ θανάτου και σε αυτές θα αναφέρεται το παρόν εγχειρίδιο. 11

12 4. Αναζήτηση Ληξιαρχικής Πράξης Η βασική οθόνη της εφαρµογής περιλαµβάνει σαν κεντρική διαδικασία την Αναζήτηση της ΛΠ θανάτου. Στο µενού αριστερά είναι διαθέσιµες οι επιλογές Νέα Ληξιαρχική Πράξη και Στοιχεία Ληξιαρχείων και Αλλαγή Κωδικού (βλ. οθόνη 3.4). Η διαδικασία της αναζήτησης γίνεται ως εξής: ηµιουργείται ένα φίλτρο αναζήτησης µε τη συµπλήρωση των διαθέσιµων πεδίων. Η συµπλήρωση των πεδίων γίνεται µε τρόπο που να µας φέρει το επιθυµητό αποτέλεσµα. Το επίπεδο του φίλτρου θα προσδιορίσει και το πλήθος των εγγραφών που θα εµφανιστούν κάτω από τα Αποτελέσµατα. Μια ΛΠ µπορεί να είναι οριστικοποιηµένη ή µη οριστικοποιηµένη, γι αυτό και η αναζήτηση γίνεται σε µια από τις δυο κατηγορίες κάθε φορά. Κάτω από τα πεδία καταχώρησης υπάρχει το κουτάκι επιλογής Οριστικοποιηµένες, το οποίο περιορίζει το φίλτρο αναζήτησης στις οριστικοποιηµένες ΛΠ όταν είναι επιλεγµένο ή στις µη οριστικοποιηµένες όταν απενεργοποιηθεί η επιλογή. Η αναζήτηση της ΛΠ ξεκινάει µε την επιλογή της εντολής Αναζήτηση µε το ποντίκι. Τα αποτελέσµατα εµφανίζονται στο κάτω µέρος της οθόνης. Αν δεν βρεθεί εγγραφή µε τα στοιχεία που καταχωρήθηκαν θα εµφανιστεί σχετικό µήνυµα. Στην περίπτωση που εµφανιστούν περισσότερα του ενός αποτελέσµατα, ο χρήστης θα επιλέξει την σωστή εγγραφή όπως προκύπτει από τη δήλωση του πολίτη. Σκοπός της αναζήτησης είναι να προβεί ο χρήστης σε κάποιες ενέργειες που διαφέρουν ανάλογα µε το αν η ΛΠ είναι οριστικοποιηµένη ή όχι. Ειδικότερα: σε µη οριστικοποιηµένη ΛΠ (βλ. οθόνη 4.1), οι διαθέσιµες ενέργειες είναι: o o o Επεξεργασία, για καταχώρηση µεταβολών Οριστικοποίηση, αφού ολοκληρωθούν όλες οι µεταβολές ιαγραφή, για την περίπτωση λάθος καταχώρησης Οθόνη 4.1. Αναζήτηση µη οριστικοποιηµένης ΛΠ σε οριστικοποιηµένη ΛΠ (βλ. οθόνη 4.2), οι διαθέσιµες ενέργειες είναι: o Επεξεργασία, για καταχώρηση µεταβολών o Εκτύπωση της ΛΠ o ιαγραφή, για την περίπτωση λάθος καταχώρησης 12

13 Οθόνη 4.2. Αναζήτηση οριστικοποιηµένης ΛΠ Με την επιλογή Καθαρισµός πεδίων αδειάζουν τα πεδία που καταχωρήθηκαν και η λίστα των αποτελεσµάτων για να γίνει νέα αναζήτηση. Το µενού των διαθέσιµων ενεργειών στο αριστερό περιθώριο, στην τρέχουσα κατάσταση της εφαρµογής, περιλαµβάνει τις επιλογές: Νέα Ληξιαρχική Πράξη. Αυτή η λειτουργία περιγράφεται σε επόµενο κεφάλαιο. Στοιχεία Ληξιαρχείου απ όπου γίνεται η καταχώρηση ή επεξεργασία των στοιχείων του Ληξιαρχείου όπως φαίνεται στην οθόνη 4.3. Το όνοµα του Ληξιαρχείου και ο ήµος είναι ήδη συµπληρωµένα. Κάθε φορά που γίνεται κάποια µεταβολή στα στοιχεία του Ληξιαρχείου πρέπει να αποθηκεύεται µε την επιλογή της εντολής Αποθήκευση. Για την ολοκλήρωση της αποθήκευσης µας ενηµερώνει η εφαρµογή µε το λεκτικό Οι αλλαγές αποθηκεύτηκαν. Προσοχή: Πρέπει υποχρεωτικά να γίνει η ενηµέρωση σωστά των στοιχείων του Ληξιαρχείου, αφού αυτά τυπώνονται στην ΛΠ. Οθόνη 4.3 Επεξεργασία στοιχείων Ληξιαρχείου Η επιστροφή στην οθόνη της αναζήτησης γίνεται µε την επιλογή Νέα Αναζήτηση στο αριστερό περιθώριο. 13

14 5. Νέα Ληξιαρχική Πράξη Η βασική οθόνη της νέας ΛΠ περιλαµβάνει στο κέντρο, σε µορφή καρτελών τα βήµατα της καταχώρησης. Αριστερά στο µενού υπάρχει η δυνατότητα επιστροφής στην προηγούµενη οθόνη για Νέα αναζήτηση. Το πέρασµα στο επόµενο/προηγούµενο βήµα/καρτέλα γίνεται µε απευθείας επιλογή από την ετικέτα της καρτέλας ή µε την επιλογή Επόµενο ή Προηγούµενο που βρίσκονται στο κάτω µέρος της οθόνης. Η µετάβαση σε άλλη καρτέλα προϋποθέτει τη συµπλήρωση όλων των υποχρεωτικών πεδίων, τα οποία είναι σηµειωµένα µε κόκκινο αστεράκι. Η καταχώρηση νέας ΛΠ γίνεται µε τα παρακάτω διαδοχικά βήµατα: 1. Στοιχεία Πράξης (βλ. οθόνη 5.1). o o o Συµπληρώνονται υποχρεωτικά όλα τα πεδία που φαίνονται στην οθόνη. Το πεδίο Ληξιαρχείο είναι προεπιλεγµένο και δεν επιτρέπεται η µεταβολή του. Το πεδίο Ηµεροµηνία ήλωσης συµπληρώνεται µε επιλογή από το εικονίδιο του ηµερολόγιου που βρίσκεται δίπλα στο πεδίο ή µε καταχώρηση από το πληκτρολόγιο σε µορφή DD/ΜΜ/YYYY. Οθόνη 5.1 Καταχώρηση νέας ΛΠ, βήµα 1 2. Στοιχεία Θανάτου. Σε αυτή την οθόνη συµπληρώνονται τα στοιχεία που αναφέρονται στον τόπο του θανάτου, την ηµεροµηνία και την ώρα. Ειδικότερα: o o o Η συµπλήρωση του πεδίου Μέρος Θανάτου γίνεται µε επιλογή από τη διαθέσιµη λίστα Στην περίπτωση που επιλεγεί ως µέρος θανάτου η Ιδιωτική κατοικία, στη φόρµα προστίθενται τα πεδία της διεύθυνσης της κατοικίας (βλ. οθόνη 5.2). Στην περίπτωση που επιλεγεί ως µέρος θανάτου το Νοσοκοµείο, στη φόρµα προστίθεται ένα ακόµα πεδίο για τη συµπλήρωση του ονόµατος του νοσοκοµείου (βλ. οθόνη 5.3). Τα πεδία Χώρα, Νοµός και ήµος είναι προεπιλεγµένα και δεν επιτρέπεται η µεταβολή τους. Η συµπλήρωση των πεδίων ηµοτική Ενότητα και ηµοτικό ιαµέρισµα γίνεται µε επιλογή από τη διαθέσιµη λίστα. 14

15 o o Το πεδίο Ηµεροµηνία ήλωσης συµπληρώνεται µε επιλογή από το εικονίδιο του ηµερολόγιου που βρίσκεται δίπλα στο πεδίο ή µε καταχώρηση από το πληκτρολόγιο σε µορφή DD/ΜΜ/YYYY. Το πεδίο Ώρα Θανάτου συµπληρώνεται µε πληκτρολόγηση σε µορφή ΩΩ:ΛΛ Οθόνη 5.2 Καταχώρηση νέας ΛΠ, βήµα 2 Οθόνη 5.3 Καταχώρηση στοιχείων θανάτου (βήµα 2) µε επιλογή το νοσοκοµείο 3. Στοιχεία Θανόντος. Σε αυτή την οθόνη καταχώρησης τα στοιχεία του θανόντος είναι οµαδοποιηµένα ανά κατηγορία. Σε πρώτη φάση καταχωρούνται τα υποχρεωτικά πεδία της οµάδας Προσωπικά στοιχεία, για την αναζήτηση της εγγραφής του θανόντος στη βάση δεδοµένων του Υπουργείου Εσωτερικών, µε σκοπό να βρεθούν τα 15

16 δηµοτολογικά του στοιχεία. Τα υποχρεωτικά πεδία για αυτή την αναζήτηση είναι αυτά που καταχωρούνται και στο Μάθε που ψηφίζεις, δηλαδή: Επώνυµο, Όνοµα, Όνοµα Πατρός και Ηµ/νία Γέννησης (βλ. οθόνη 5.4). Αν είναι γνωστό µόνο το έτος π.χ καταχωρείται ως πλήρης ηµ/νία η 1/1/1938. Οθόνη 5.4 Καταχώρηση προσωπικών στοιχείων στο βήµα 3 Όταν καταχωρηθούν αυτά τα πεδία ενεργοποιείται η επιλογή Εύρεση στοιχείων δηµοτολογίου από το Μάθε που ψηφίζεις. Κάνοντας κλικ µε το ποντίκι πάνω της εµφανίζονται στην οθόνη οι εγγραφές που βρέθηκαν µε αυτά τα στοιχεία (βλ. οθόνη 5.5). Ο χρήστης επιλέγει µε το ποντίκι την εγγραφή που αντιστοιχεί στο δηµοτολόγιο του θανόντος. Οθόνη 5.5 Αναζήτηση στοιχείων δηµοτολογίου στο Μάθε που ψηφίζεις 16

17 Η επιλογή µιας από τις εγγραφές φέρνει στην οθόνη τα δηµοτολογικά στοιχεία και γεµίζει τα πεδία Νοµός, ήµος και Μερίδα ηµοτολογίου (βλ. οθόνη 5.6). Οθόνη 5.6 Εύρεση στοιχείων δηµοτολογίου Στη συνέχεια ο χρήστης πρέπει να συµπληρώσει και τα υπόλοιπα στοιχεία που απαιτούνται σε όλες τις οµάδες που περιλαµβάνει η οθόνη καταχώρησης. Στα στοιχεία της οµάδας ηµογραφικά Αριθµοί Μητρώων υπάρχει η δυνατότητα ελέγχου του Α.Φ.Μ (βλ. οθόνη 5.7). που θα καταχωριστεί. Οθόνη 5.7 Καταχώρηση ηµογραφικών στοιχείων και Αριθµών Μητρώων µε έλεγχο ΑΦΜ Το πεδίο ΑΦΜ είναι ένα πεδίο κειµένου στο οποίο ο χρήστης εισάγει το ΑΦΜ του θανόντος µε βάση της δήλωση θανάτου που γίνεται από τον πολίτη-συγγενή, και πατώντας το κουµπί γίνονται 2 έλεγχοι: Έλεγχος εγκυρότητας ψηφίων ΑΦΜ. Στην περίπτωση που ο έλεγχος αυτός είναι αρνητικός η εφαρµογή δεν επιτρέπει την καταχώρηση και 17

18 τη µετάβαση στο επόµενο βήµα. Το πρόβληµα αυτό µπορεί να ξεπεραστεί αν επιλεγεί το κουτάκι Χωρίς ΑΦΜ. Επικοινωνία µε web service της ΓΓΠΣ όπου µε βάση τον ΑΦΜ επιστρέφονται τα πεδία Επώνυµο, Όνοµα, Πατρώνυµο και Ηµ/νία γέννησης. Τα στοιχεία αυτά εµφανίζονται σε κατάλληλο πλαίσιο διαλόγου για οπτική σύγκριση από τον καταχωριστή. Στην περίπτωση που τα στοιχεία διαφέρουν ο Ληξίαρχος θα αποφασίζει αν θα καταχωρηθεί η ΛΠ ή όχι, και για να επιτραπεί η συνέχιση της εφαρµογής επιλέγεται το κουτάκι χωρίς ΑΦΜ. Στην περίπτωση που δεν είναι γνωστό το ΑΜΚΑ επιλέγεται το κουτάκι Χωρίς ΑΜΚΑ για να µπορέσει να γίνει η µετάβαση στο επόµενο βήµα καταχώρησης. Οθόνη 5.8 Καταχώρηση ηµογραφικών στοιχείων και Αριθµών Μητρώων χωρίς έλεγχο ΑΦΜ 4. Αιτία Θανάτου. Σε αυτή την οθόνη συµπληρώνεται η αιτία θανάτου και επιλέγεται η πιστοποίηση ή όχι του θανάτου. Ειδικότερα: Πιστοποίηση από θεράποντα ιατρό (βλ. οθόνη 5.9) 18

19 Οθόνη 5.9 Πιστοποίηση θανάτου από θεράποντα ιατρό Πιστοποίηση από Άλλο ιατρό/ιατροδικαστή, όπου προστίθεται προς καταχώρηση το πεδίο Ηµεροµηνία Πιστοποίησης Θανάτου (βλ. οθόνη 5.10). Έκδοση ΛΠ θανάτου χωρίς πιστοποίηση (βλ. οθόνη 5.11). 19

20 Οθόνη 5.11 Έκδοση ΛΠ χωρίς πιστοποίηση Για κάθε µια από τις παραπάνω περιπτώσεις συµπληρώνονται τα αντίστοιχα πεδία, όπως φαίνονται από τη δήλωση του πολίτη/συγγενή. Η επιλογή Βίαιος Θάνατος προσθέτει στη φόρµα ένα πλαίσιο στο οποίο πρέπει να επιλεγεί από λίστα το Είδος Βίαιου Θανάτου και τα Εξωτερικά Αίτια (βλ. οθόνη 5.12). Οθόνη 5.12 Έκδοση ΛΠ χωρίς πιστοποίηση µε επιλογή Βίαιος Θάνατος 5. Παρατηρήσεις (βλ. οθόνη 5.13). Στην οθόνη αυτή υπάρχει ένα πλαίσιο, στο οποίο ο χρήστης µπορεί να καταχωρήσει τις µεταβολές της ΛΠ, δηλαδή αυτές τις µεταβολές που στο βιβλίο γράφονταν στο περιθώριο της σελίδας. Αφού συµπληρωθούν και οι παρατηρήσεις η ΛΠ µπορεί να αποθηκευτεί µε την επιλογή τη εντολής Αποθήκευση. Η συγκεκριµένη εγγραφή σε αυτό το στάδιο δεν θεωρείται οριστικοποιηµένη. 20

21 Οθόνη 5.13 Καταχώρηση µεταβολών στις Παρατηρήσεις 21

22 6. Οριστικοποίηση Ληξιαρχικής Πράξης Οι µη οριστικοποιηµένες ΛΠ που θα βρεθούν µετά από αναζήτηση µε το κατάλληλο φίλτρο µπορούν στη συνέχεια να οριστικοποιηθούν µια µια εφόσον δεν υπάρχει άλλη εκκρεµότητα στην καταχώρησή τους (βλ. οθόνη 6.1). Οθόνη 6.1 Επιλογή ΛΠ προς οριστικοποίηση Αν δεν υπάρχει εκκρεµότητα η οριστικοποίηση είναι επιτυχής όπως λέει και το µήνυµα στην οθόνη 6.2. Οθόνη 6.2 Μήνυµα επιτυχούς οριστικοποίησης 22

23 7. Επεξεργασία Ληξιαρχικής Πράξης Η µεταβολή στοιχείων µιας ΛΠ προϋποθέτει την εύρεσή της µε τη διαδικασία αναζήτησης όπως περιγράψαµε στο προηγούµενο κεφάλαιο. ιακρίνεται δε σε επεξεργασία οριστικοποιηµένης και µη οριστικοποιηµένης ΛΠ Επεξεργασία οριστικοποιηµένης εγγραφής Η επεξεργασία οριστικοποιηµένης εγγραφής γίνεται είτε για τη διόρθωση και συµπλήρωση πεδίων (όπως και στην οθόνη 7.2) είτε για την προσθήκη µεταβολών στη ΛΠ. Οι µεταβολές της ΛΠ, που γράφονταν στο περιθώριο του βιβλίου, τώρα θα καταχωρούνται στο τελευταίο βήµα της επεξεργασίας, στο πλαίσιο των παρατηρήσεων σε µορφή κειµένου. Ο χρήστης επιλέγει Παρατηρήσεις πληκτρολογεί τις µεταβολές και στη συνέχεια αποθηκεύει την εγγραφή (βλ. οθόνη 7.1). Οθόνη 7.1 Ολοκλήρωση επεξεργασίας οριστικοποιηµένης ΛΠ Οι επιλογές του µενού στο αριστερό περιθώριο της οθόνης του δίνουν τη δυνατότητα να εκτυπώσει την ΛΠ ή να τη διαγράψει Επεξεργασία µη οριστικοποιηµένης εγγραφής Η επεξεργασία µη οριστικοποιηµένης εγγραφής γίνεται για την συµπλήρωση ή διόρθωση των στοιχείων της και στη συνέχεια την οριστικοποίησή της. Στο παράδειγµα της οθόνης 7.2 συµπληρώθηκαν τα στοιχεία κατοικίας (Οδός, Αριθµός, ΤΚ) στην καρτέλα Στοιχεία Θανόντος. Στη φάση της επεξεργασίας ο χρήστης επιλέγει την καρτέλα στην οποία θα κάνει τη διόρθωση χωρίς να χρειαστεί να περάσει από τις προηγούµενες. Οθόνη 7.2 Επεξεργασία στοιχείων ΛΠ Στις Παρατηρήσεις µπορεί ο χρήστης να καταχωρήσει τις µεταβολές της ΛΠ. Στο τέλος της επεξεργασίας µπορεί να γίνει η οριστικοποίηση της εγγραφής από το µενού των επιλογών στο αριστερό περιθώριο της οθόνης (βλέπε οθόνη 7.3). Με την οριστικοποίησή της µια ΛΠ αποκτά τον ειδικό κωδικό αριθµό που φαίνεται µε γαλάζιο χρώµα στην οθόνη πάνω από το πλαίσιο των παρατηρήσεων, ο οποίος στην εκτύπωση της ΛΠ αναφέρεται µε το όνοµα Χαρακτηριστικό ασφαλείας. 23

24 Οθόνη 7.3 Απόκτηση χαρακτηριστικού ασφαλείας 24

25 8. Εκτύπωση Ληξιαρχικής Πράξης Μετά την οριστικοποίησή της µια ΛΠ, µπορεί να εκτυπωθεί, µε επιλογή της εντολής Εκτύπωση. Η εκτύπωση είναι ένα έγγραφο µιας σελίδας όπως φαίνεται στην οθόνη 8.. Προσοχή Είναι απαραίτητο πριν ξεκινήσει η εκτύπωση να γίνουν κάποιες ρυθµίσεις στη διαµόρφωση της σελίδας. Αναλυτικά θα πρέπει να γίνουν τα παρακάτω: Επιλέξτε Αρχείο από το µενού του explorer Επιλέξτε ιαµόρφωση Σελίδας (βλ. οθόνη 8.1) Οθόνη 8.1 ιαµόρφωση Σελίδας Στο πλαίσιο διαλόγου και στο χώρο που είναι οι ρυθµίσεις της Κεφαλίδας και του Υποσέλιδου να γίνει σε όλες τις λίστες το Κενό- όπως φαίνεται στην οθόνη

26 Οθόνη 8.2 Ρυθµίσεις Κεφαλίδας και Υποσέλιδου Για την αποστολή στον εκτυπωτή, γίνονται οι απαραίτητες ρυθµίσεις από το πλαίσιο διαλόγου της εκτύπωσης, και δίνεται η εντολή της εκτύπωσης (βλ. οθόνη 8.3). Οθόνη 8.3 Παράδειγµα εγγράφου ΛΠ προς εκτύπωση 26