Ασφαλίστε τις εμπιστευτικές πληροφορίες σας.

Transcript

1 Ασφαλίστε τις εμπιστευτικές πληροφορίες σας.

2 Οι υπολογιστές σας προφυλάσσονται πλέον χάρη στην εξελιγμένη τεχνολογία με τείχη προστασίας, προγράμματα έναντι ιών, ακόμα και με την κρυπτογράφηση δεδομένων. Ωστόσο, οι πληροφορίες που εκτυπώνετε και στέλνετε μέσω φαξ ή άλλων διαδικασιών θα μπορούσαν εύκολα να χαθούν, να καταστραφούν, ή να κλαπούν. Είναι ώρα να διασφαλίσετε τις πολύτιμες πληροφορίες της επιχείρησής σας. Είναι ώρα να ασφαλίσετε επίσης τα έγγραφα στο γραφείο σας. Δεν μπορείτε να βρίσκεστε παντού Η ροή των πληροφοριών σε έντυπη μορφή είναι συνεχής σε όλα τα τμήματα της επιχείρησής σας. Οι πληροφορίες αντιγράφονται, εκτυπώνονται, αποστέλλονται με φαξ ή με υπηρεσίες ταχυμεταφοράς, αποθηκεύονται και διανέμονται. Ενώ ορισμένα από αυτά τα έγγραφα μπορούν εύκολα να αλλάξουν χέρια, ένα μεγάλο ποσοστό δεν προορίζεται ποτέ για ανάγνωση, κοινή χρήση ή αντιγραφή από το προσωπικό, τους προμηθευτές, τους πελάτες ή ακόμα χειρότερα, τους ανταγωνιστές. Είναι σαφές ότι δεν μπορείτε να παρακολουθείτε κάθε άτομο και κάθε συσκευή εκτύπωσης. Αυτός είναι και ο λόγος που η εταιρεία σας χρειάζεται την κατάλληλη ασφάλεια εγγράφων. Δεν πρόκειται για έναν απλό κίνδυνο κόστους Υπάρχει μία στατιστική που καμία επιχείρηση δεν μπορεί να παραβλέψει. Από το κόστος που σχετίζεται με την υποκλοπή ή απώλεια δεδομένων, ένα πολύ ζημιογόνο ποσοστό της τάξης του 36% ισοδυναμεί με απώλεια επιχειρηματικών δραστηριοτήτων *. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η υποκλοπή δεδομένων μπορεί να επηρεάσει την εμπιστευτικότητα του πελάτη και του εργαζόμενου και να οδηγήσει στην απώλεια του αισθήματος εμπιστοσύνης των μετόχων ή των πελατών προς την επιχείρησή σας. Σε μία εποχή όπου πολλές επιχειρήσεις ωθούνται ή αναγκάζονται νομικά να διασφαλίσουν την ασφάλεια και την ακεραιότητα των πληροφοριών που κατέχουν, η ασφάλεια των εγγράφων δεν αποτελεί πλέον επιλογή αλλά αναγκαιότητα. Μέτρα ασφάλειας πολλαπλών επιπέδων Η Canon προσφέρει μία ολοκληρωμένη προσέγγιση στην ασφάλεια εγγράφων για την αποτροπή της ανάγνωσης, της αντιγραφής ή της διακίνησής τους από μη-εξουσιοδοτημένα άτομα. Η προσέγγιση αυτή εκτείνεται από τη σάρωση πληροφοριών σε έντυπη μορφή μέχρι τη διαχείριση ψηφιακών εγγράφων και την εκτύπωση εμπιστευτικών πληροφοριών. Ωστόσο, η τεχνολογία από μόνη της δεν μπορεί να εγγυηθεί πλήρως την ασφάλεια. Οι εταιρείες θα πρέπει επίσης να προνοήσουν για την εσωτερική τους οργάνωση και τη δημιουργία οδηγιών προς το προσωπικό τους για να διασφαλίσουν το υψηλότερο δυνατό επίπεδο ασφάλειας για τα εμπιστευτικά έγγραφα, όπως για παράδειγμα τα εξής: Έλεγχος της πρόσβασης στους εκτυπωτές μέσω της πολιτικής καθορισμού χρηστών με δυνατότητα εκτύπωσης, σάρωσης και αντιγραφής των εγγράφων Ταξινόμηση των εγγράφων για το διαχωρισμό τους σε κατηγορίες όπως εσωτερικά, δημόσια και εμπιστευτικά έγγραφα Τοποθέτηση των συσκευών εκτύπωσης πολλαπλών λειτουργιών σε ασφαλείς, προστατευμένες και ελεγχόμενες περιοχές Η Canon διαθέτει τη γνώση και την εμπειρία ώστε να σας βοηθήσει να εφαρμόσετε μία λύση Ασφάλειας Εγγράφων η οποία καλύπτει όλα αυτά τα στοιχεία.

3 ΟΙ ΛΥΣΕΙΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ CANON ΣΑΣ ΒΟΗΘΟΥΝ ΣΕ ΤΡΕΙΣ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟΥΣ ΤΟΜΕΙΣ: Εμπιστευτικότητα Διασφαλίζουμε ότι οι σημαντικές πληροφορίες της επιχείρησης, από τα τιμολόγια μέχρι τα πλάνα στρατηγικής στην έντυπη ή την ηλεκτρονική τους μορφή, θα παραμείνουν εμπιστευτικές. Η απώλεια επιχειρηματικών ευκαιριών ισοδυναμεί με το 36% του κόστους που σχετίζεται με την υποκλοπή δεδομένων * Ακεραιότητα Οι πληροφορίες διατηρούνται στην αρχική τους έκδοση, χάρη στον έλεγχο των αλλαγών ή των διαγραφών μέσω προηγούμενης εξουσιοδότησης. Σε πολλούς κλάδους, η διασφάλιση της ακεραιότητας των εγγράφων αποτελεί νομική απαίτηση. Διαθεσιμότητα Εκτός από την ασφάλεια, διασφαλίζουμε ότι οι πληροφορίες που χρειάζονται οι πελάτες μας είναι διαθέσιμες στη σωστή μορφή, όπου και όταν απαιτείται. * Ponemon Institute 2008

4 Πνευματική ιδιοκτησία, δεδομένα πελατών, λεπτομέρειες συμβολαίων, επιχειρηματικές στρατηγικές: ο κατάλογος των εμπιστευτικών πληροφοριών είναι ατελείωτος. Για το λόγο αυτό, η Canon προστατεύει τα έγγραφά σας σε κάθε στάδιο δημιουργίας από τη σάρωση και την αποθήκευση μέχρι την εκτύπωση και τη διακίνησή τους. Αυτό σημαίνει ότι οι πληροφορίες που θα πρέπει να παραμείνουν στα χέρια σας ή στο εσωτερικό του γραφείου σας είναι απόλυτα ασφαλείς. Διατηρήστε τα ευαίσθητα δεδομένα ασφαλή εντός και εκτός της εταιρείας σας. Προστασία της ακεραιότητας Η Canon μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε αρχεία παρακολούθησης δραστηριοτήτων στα οποία εμφανίζονται πληροφορίες για τα άτομα που εκτέλεσαν συγκεκριμένες εργασίες, καθώς και το χρόνο εκτέλεσης αυτών των εργασιών (για την κάλυψη των νομικών απαιτήσεων όπου χρειάζεται). Έχετε τη δυνατότητα να παρακολουθείτε όλες τις δραστηριότητες που σχετίζονται με τη διακίνηση των εγγράφων σε όλες τις συσκευές μας. Μπορούμε επίσης να προστατεύσουμε την ακεραιότητα των ψηφιακών εγγράφων προσθέτοντας ψηφιακές υπογραφές οι οποίες αποτρέπουν την τροποποίηση του περιεχομένου τους χωρίς εξουσιοδότηση. Διασφάλιση της εμπιστευτικότητας Οι λύσεις ασφάλειας της Canon εξασφαλίζουν ότι τα έγγραφα θα εκτυπώνονται μόνο μετά τη λήψη εξουσιοδότησης στον εκτυπωτή. Τα σαρωμένα έγγραφα μπορούν να κρυπτογραφηθούν για τη διασφάλιση της εμπιστευτικότητας των πληροφοριών, ακόμα και στην περίπτωση της τυχαίας αποστολής ενός εγγράφου σε λανθασμένο προορισμό. Κάθε φορά που σαρώνετε, αντιγράφετε ή εκτυπώνετε ένα έγγραφο, τα δεδομένα μπορούν επίσης να παραμείνουν στη συσκευή. Για το λόγο αυτό, η Canon διαθέτει λύσεις για τη μόνιμη διαγραφή όλων των δεδομένων από τον εσωτερικό σκληρό δίσκο της συσκευής, καθιστώντας αδύνατη την ανάκτηση όλων των ευαίσθητων δεδομένων. Τέλος, με τη διαμόρφωση των πρωτοκόλλων που χρησιμοποιούνται για τη μεταφορά των πληροφοριών προς ή από μία συσκευή πολλαπλών λειτουργιών, η Canon βοηθά στη θωράκιση των δεδομένων από επιθέσεις κατά τη μεταφορά τους.

5 Το σύστημα της Canon λειτουργεί πολύ αποτελεσματικά εδώ στη Ζυρίχη. Με βάση αυτή την εμπειρία, το εφαρμόζουμε στις εγκαταστάσεις μας σε όλη την Ελβετία. Peter Binz COO, PricewaterhouseCoopers ΜΕΛΕΤΗ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ: PRICEWATERHOUSECOOPERS Πρόβλημα Λύση Η εμπιστευτικότητα των πελατών είναι θέμα ζωτικής σημασίας για την εταιρεία PricewaterhouseCoopers στην Ελβετία, καθώς χειρίζεται συγχωνεύσεις εταιρειών. Για το λόγο αυτό, αναγνωρίζουν την ανάγκη ύπαρξης αυστηρότερου ελέγχου στη διακίνηση των εγγράφων. Η εταιρεία εφάρμοσε τη λύση εκτύπωσης MyPrintAnywhere του λογισμικού uniflow Output Manager (OM) της Canon. Το uniflow OM επιτρέπει τώρα σε περισσότερους από 1200 εργαζόμενους σε ένα σύγχρονο περιβάλλον να ανακτούν με ασφάλεια τα εκτυπωμένα έγγραφα από οποιαδήποτε θέση στο κτίριο ή από πολλαπλά γραφεία σε όλη την Ελβετία πλησιάζοντας απλά στη συσκευή εκτύπωσης με μία ειδική κάρτα ραδιοσυχνικής αναγνώρισης (RFID). Καθώς οι λειτουργίες εκτύπωσης, φαξ, σάρωσης και αντιγραφής ενσωματώνονται στις συσκευές πολλαπλών λειτουργιών της Canon σε πολυάριθμους ορόφους, η εταιρεία έχει βελτιώσει τη διαχείριση των εργασιών εκτύπωσης, επιτυγχάνοντας παράλληλα μείωση του κόστους. Η PricewaterhouseCoopers διέθετε ήδη μία λύση τεχνολογίας RFID για την είσοδο στο κτίριο και την ασφάλεια του χώρου στάθμευσης των αυτοκινήτων και η Canon ενσωμάτωσε όλους τους τομείς της ασφάλειας εγγράφων στην υπάρχουσα κάρτα RFID κάθε εργαζόμενου.

6 Επιτρέψτε τη σωστή πρόσβαση στα σωστά άτομα. Ο έλεγχος της πρόσβασης στις πληροφορίες σας δεν χρειάζεται να είναι περιοριστικός ή παρεμβατικός. Αντιθέτως, θα πρέπει να εξασφαλίζει την πλήρη πρόσβαση των εξουσιοδοτημένων ατόμων στα σημαντικά ψηφιακά έγγραφα της εταιρείας σας, όταν τα χρειάζονται. Έλεγχος με πολλαπλούς τρόπους Παροχή διαθεσιμότητας Στο εσωτερικό της εταιρείας σας η Canon εργάζεται για τον έλεγχο και την παρακολούθηση των χρηστών, των ενεργειών και των θέσεων που σχετίζονται με τη ροή και τη διαχείριση των εγγράφων, ενώ παράλληλα διαχειρίζεται με ασφάλεια αυτή τη διαδικασία. Όταν η εταιρεία σας είναι ασφαλής εσωτερικά, ο κίνδυνος διαρροής των πληροφοριών εκτός της εταιρείας μειώνεται. Τα σημαντικά έγγραφα της επιχείρησής σας όπως τα συμβόλαια σε ψηφιακή μορφή θα πρέπει να είναι 100% διαθέσιμα όταν τα χρειάζεστε. Η Canon μπορεί να σας βοηθήσει να το επιτύχετε με την εφαρμογή ενός συστήματος αποθήκευσης πλεοναζόντων δεδομένων. Τα έντυπα έγγραφα μετατρέπονται σε ψηφιακά δεδομένα και διατηρούνται σε ένα δεύτερο σύστημα, σε δύο διαφορετικές θέσεις. Η δυνατότητα αυτή προσφέρει στην επιχείρησή σας υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας και εξαλείφει τον κίνδυνο καταστροφής των έντυπων εγγράφων από φωτιά ή νερό.

7 ΜΕΛΕΤΗ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ: ADIDAS Πρόβλημα Λύση Για τον Όμιλο Adidas στην πόλη Herzogenaurach της Γερμανίας, οι καινοτομίες στην τεχνολογία και στη σχεδίαση αποτελούν βασικούς παράγοντες επιτυχίας σε μία εξαιρετικά ανταγωνιστική αγορά. Έτσι, η δημιουργία νέων προϊόντων πρέπει να προστατευθεί μέσω της αυστηρής προστασίας και ασφάλειας των δεδομένων. Ένα πιθανός κίνδυνος είναι η μηεξουσιοδοτημένη σάρωση των σχεδίων ή των εμπιστευτικών πληροφοριών. Η Canon εφάρμοσε μία στρατηγική ασφαλούς σάρωσης, για την οποία απαιτείται εξουσιοδότηση και είναι διαθέσιμη μόνο στους εργαζόμενους του Ομίλου Adidas. Οι σαρώσεις των εμπιστευτικών πληροφοριών αποστέλλονται μόνο στον προσωπικό φάκελο κάθε χρήστη, αποτρέποντας τη σάρωση και την αποστολή τους σε μία διεύθυνση εκτός του Ομίλου από άτομα που δεν ανήκουν στο προσωπικό της Adidas. Επιπλέον, χρησιμοποιήθηκαν λύσεις για την αντικατάσταση (overwrite) των δεδομένων του σκληρού δίσκου της συσκευής τρεις φορές μετά από τη σάρωση, διασφαλίζοντας τη διαγραφή όλων των εμπιστευτικών πληροφοριών. Σε συνεργασία με την Canon τυποποιήσαμε την υποδομή εκτύπωσης της εταιρείας μας στις συσκευές πολλαπλών λειτουργιών και εφαρμόσαμε μία λύση για την ασφάλεια των εμπιστευτικών δεδομένων. Με τον τρόπο αυτό, προσφέραμε μία εύχρηστη λύση σάρωσης σε όλους τους εργαζομένους μας και παράλληλα διασφαλίσαμε τη συμμόρφωση με όλες τις απαιτήσεις για την προστασία των δεδομένων. Annette Kraus, Διευθύντρια του Τμήματος Εξυπηρέτησης Πελατών, Global IT Operations, Όμιλος Adidas, Γερμανία

8 Ασφαλίστε τις εμπιστευτικές πληροφορίες σας. Canon Inc. Canon Europa Greek Edition 0134W280 Canon Europa 2009 (0609) INTERSYS S.A. Αθήνα: Βóλου 7, Μοσχάτο, Τηλ.: Θεσ /νίκη: Κ. Καραμανλή 182, 54248, Τηλ.: