Διοίκηση Έργου. Ενότητα 5: Έλεγχος Έργου. Σαμαρά Ελπίδα Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων (Κοζάνη)

Transcript

1 Διοίκηση Έργου Ενότητα 5: Έλεγχος Έργου Σαμαρά Ελπίδα Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων (Κοζάνη)

2 Άδειες Χρήσης Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό υπόκειται σε άδειες χρήσης Creative Commons. Για εκπαιδευτικό υλικό, όπως εικόνες, που υπόκειται σε άλλου τύπου άδειας χρήσης, η άδεια χρήσης αναφέρεται ρητώς. 2

3 Χρηματοδότηση Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό έχει αναπτυχθεί στα πλαίσια του εκπαιδευτικού έργου του διδάσκοντα. Το έργο «Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα στο TEI Δυτικής Μακεδονίας και στην Ανώτατη Εκκλησιαστική Ακαδημία Θεσσαλονίκης» έχει χρηματοδοτήσει μόνο τη αναδιαμόρφωση του εκπαιδευτικού υλικού. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους. 3

4 Σκοποί ενότητας Συλλογή, καταγραφή και αναφορά πληροφοριών όσο αφορά την απόδοση του έργου από κάθε πλευρά. 4

5 Περιεχόμενα ενότητας Παρακολούθηση. Πλεονεκτήματα των λεπτομερών αναφορών. Κόστος / Σύστημα Κριτηρίων Ελέγχου Προγράμματος (C/SCSC). Αξιολόγηση των PMISs. 5

6 Παρακολούθηση Συλλογή, καταγραφή και αναφορά πληροφοριών όσο αναφορά την απόδοση του έργου από κάθε πλευρά. Παρακολούθηση. Έλεγχος. Αξιολόγηση. 6

7 Έντυπα για την Συλλογή Δεδομένων 1. Έλεγχοι συχνότητας. 2. Αριθμοί μη επεξεργασμένοι. 3. Υποκειμενικές, αριθμητικές εκτιμήσεις. 4. Δείγματα. 5. Προφορικά μέτρα. 7

8 Πλεονεκτήματα των λεπτομερών αναφορών (1/2) Κατανόηση των στόχων του έργου. Ενημέρωση της προόδου παράλληλων δραστηριοτήτων και των συνδυαζόμενων προβλημάτων και συντονισμός των δραστηριοτήτων. Περισσότερο ρεαλιστικό σχεδιασμό για τις ανάγκες όλων των ομάδων ή και των μεμονωμένων ενεργειών στο έργο. Κατανόηση των σχέσεων των μεμονωμένων εργασιών με τα άλλα και με το συνολικό έργο. Έγκαιρα προειδοποιητικά μηνύματα για τυχόν προβλήματα ή καθυστερήσεις στο έργο. 8

9 Πλεονεκτήματα των λεπτομερών αναφορών (2/2) Ελαχιστοποίηση της σύγχυσης σε συνδυασμό με την μείωση των καθυστερήσεων που προκαλούνται από αλλαγές στην επικοινωνία. Γρήγορες ενέργειες/αντιδράσεις της διοίκησης σε τυχόν ανεπιθύμητο ή ακατάλληλο αποτέλεσμα. Καλύτερη εποπτεία από τα υψηλόβαθμα διευθυντικά στελέχη και πλήρες έλεγχος των άμεσων αναγκών του έργου. Διατήρηση έγκαιρης και έγκυρης ενημέρωσης για όλους τους εξωτερικούς εμπλεκόμενους (ιδίως πελάτες) σχετικά με το κόστος του έργου, των παραδοτέων, των προβλημάτων κ.λ.π. 9

10 Προβλήματα Αναφοράς α) Υπερβολικά λεπτομερής. β) Μη συμβατότητα μεταξύ των συστημάτων προγραμματισμού (π.χ. software) και παρακολούθησης έργων. 10

11 Διάγραμμα κερδών Υπέρβαση δαπανών (= πραγματικό κόστος πλήρη αξία) + προγ/νη διαφορά (=πλήρης αξία προγ/νο κόστος). Συνολική διαφορά (= πραγματικό κόστος προγ/νο κόστος). Διάγραμμα 1: Διάγραμμα κερδών. Πηγή: Burke (2014). 11

12 Κόστος / Σύστημα Κριτηρίων Ελέγχου Προγράμματος (C/SCSC ) Μια τροποποίηση της ανάλυσης κερδών: BCWS: Προϋπολογισμένο Κόστος του Προγραμματισμένου Έργου. BCWP: Προϋπολογισμένο Κόστος του Πραγματοποιημένου Έργου. ACWP: Πραγματικό Κόστος του Πραγματοποιημένου Έργου. BCWS - BCWP: Διασπορά Προγραμματισμένου Χρόνου. BCWP - ACWP: Διασπορά Κόστους. Το σύνολο των προγραμμάτων δράσης του έργου (το κύριο πρόγραμμα του έργου) πρέπει να ενημερώνεται. 12

13 Παράδειγμα δικτύου έργου με έλεγχο (1/2) Εικόνα 1: Παράδειγμα δικτύου έργου με έλεγχο. Πηγή: Burke (2014). 13

14 Παράδειγμα δικτύου έργου με έλεγχο (2/2) Εικόνα 2: Παράδειγμα δικτύου έργου με έλεγχο. Πηγή: Burke (2014). 14

15 Πίνακας παρακολούθησης Πίνακας 1: Πίνακας παρακολούθησης. Πηγή: Burke (2014). 15

16 Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Έργων (PMIS) Computer Paralysis. PMIS Verification. Information Overload. Project Isolation. Computer Dependence. PMIS Misdirection. 16

17 Διάγραμμα εργασιών ανά φάση Διάγραμμα 2: Διάγραμμα εργασιών ανά φάση. Πηγή: Burke (2014). 17

18 Αξιολόγηση των PMISs Φιλικότητα. Χρονοδιαγράμματα. Ημερολόγια. Προϋπολογισμοί. Αναφορές και Γραφικά. Δίκτυο. Διαγράμματα. Ολοκλήρωση / Πολυσύνθετο. 18

19 Δυνατότητες του PMIS α) Προγραμματισμός Έργων. β) Διαχείριση Πόρων. γ) Παρακολούθηση. δ) Διαμόρφωση Εγγράφων Προόδου. ε) Διαμόρφωση Αποφάσεων. 19

20 Διαδικασία εκλογής PMIS (1/2) α) Επιβολή μιας πλήρης σειράς κριτηρίων επιλογής, λαμβάνοντας υπόψη τις αμφισβητήσεις αλλά και τις δυνατότητες που προαναφέρθηκαν. β) Θέσπιση προτεραιοτήτων για τα κριτήρια και διαχωρισμός των πρέπει να, θα ήταν καλύτερα να, δεν είναι αναγκαίο. γ) Προεκτίμηση των διαθέσιμων στην αγορά πακέτων λογισμικού με κριτήρια, όπως αξιoπιστία πωλητών, εξέταση προϊόντων, αξιολόγηση λογισμικού κλπ. δ) Επιλογή τριών πακέτων και σύγκριση της έκδοσης demo του καθενός όσο αναφορά τα προσφερόμενα, τη συντήρηση και την υποστήριξη. 20

21 Διαδικασία εκλογής PMIS (2/2) ε) Αξιολόγηση κάθε πακέτου με ένα τυπικό και γνωστό έργο της εταιρείας. Καταγραφή των δυνατών και αδύνατων σημείων αυτών. ζ) Διαπραγμάτευση της τιμής, ειδικά εάν πρόκειται για μαζική αγορά ή αγορά για πολλούς χρήστες και λεπτομερή αναφορά στο συμβόλαιο για υποστήριξη, εκπαίδευση και συντήρηση. 21

22 Βιβλιογραφία Rory Burke, Διαχείριση Έργου, 2014 Project Management, Εκδόσεις ΚΡΙΤΙΚΗ, [ISBN ] 22

23 Τέλος Ενότητας

24 Σημείωμα Αναφοράς Copyright ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας, Σαμαρά Ελπίδα. «Διαχείριση Έργων». Έκδοση: 1.0. Κοζάνη Διαθέσιμο από τη δικτυακή διεύθυνση: 24

25 Σημείωμα Αδειοδότησης Το παρόν υλικό διατίθεται με τους όρους της άδειας χρήσης Creative Commons Αναφορά, Μη Εμπορική Χρήση Παρόμοια Διανομή 4.0 [1] ή μεταγενέστερη, Διεθνής Έκδοση. Εξαιρούνται τα αυτοτελή έργα τρίτων π.χ. φωτογραφίες, διαγράμματα κ.λ.π., τα οποία εμπεριέχονται σε αυτό και τα οποία αναφέρονται μαζί με τους όρους χρήσης τους στο «Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων». [1] Ως Μη Εμπορική ορίζεται η χρήση: που δεν περιλαμβάνει άμεσο ή έμμεσο οικονομικό όφελος από την χρήση του έργου, για το διανομέα του έργου και αδειοδόχο. που δεν περιλαμβάνει οικονομική συναλλαγή ως προϋπόθεση για τη χρήση ή πρόσβαση στο έργο. που δεν προσπορίζει στο διανομέα του έργου και αδειοδόχο έμμεσο οικονομικό όφελος (π.χ. διαφημίσεις) από την προβολή του έργου σε διαδικτυακό τόπο. Ο δικαιούχος μπορεί να παρέχει στον αδειοδόχο ξεχωριστή άδεια να χρησιμοποιεί το έργο για εμπορική χρήση, εφόσον αυτό του ζητηθεί. 25

26 Διατήρηση Σημειωμάτων Οποιαδήποτε αναπαραγωγή ή διασκευή του υλικού θα πρέπει να συμπεριλαμβάνει: το Σημείωμα Αναφοράς. το Σημείωμα Αδειοδότησης. τη δήλωση Διατήρησης Σημειωμάτων. το Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων (εφόσον υπάρχει). μαζί με τους συνοδευόμενους υπερσυνδέσμους. 26

27 Σημείωμα Χρήσης Έργων Τρίτων Το Έργο αυτό κάνει χρήση των ακόλουθων έργων: Εικόνες/Σχήματα/Διαγράμματα/Φωτογραφίες. Rory Burke, Διαχείριση Έργου, 2014 Project Management, Εκδόσεις ΚΡΙΤΙΚΗ, [ISBN ]. 27