ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΝΟΜΟΣ ΗΡΑΚΛΕΙΟΥ ΔΗΜΟΣ ΗΡΑΚΛΕΙΟΥ. Διαδικασίες Λειτουργίας ΓΔ-13 «ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΕΡΓΩΝ»

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΝΟΜΟΣ ΗΡΑΚΛΕΙΟΥ ΔΗΜΟΣ ΗΡΑΚΛΕΙΟΥ «ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΕΡΓΩΝ»

2 Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 2 από 4 Έγκριση: Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας Πίνακας Ελέγχου Μεταβολών Διαδικασιών Συστήματος ΈΚΔΟΣΗ ΑΝΑΘ/ΣΗ ΗΜ/ΝΙΑ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΜΕΤΑΒΟΛΗΣ ΕΓΚΡΙΣΗ ΑΠΟ /9/2008 ΑΡΧΙΚΗ ΣΥΝΤΑΞΗ Εκπρόσωπο Διοίκησης /1/2009 Γενικές διορθώσεις αρχικής Εκπρόσωπο Διοίκησης 1 3 1/6/2010 Επανασχεδιασμός ΣΔΠ Υπεύθυνη Διαχείρισης Ποιότητας /1/2016 Επικαιροποίηση για την διοικητική ικανότητα, στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ Υπεύθυνη Διαχείρισης Ποιότητας 1. Σκοπός H διαδικασία αυτή καθορίζει τους κανόνες και τις ενέργειες που ακολουθούνται ώστε μια δράση να χαρακτηρίζεται ως ολοκληρωμένη. Η διαδικασία αυτή εφαρμόζεται, σε όλα τα συγχρηματοδοτούμενα και μη τεχνικά έργα- μελέτες-προμήθειες - υπηρεσίες που υλοποιεί ο Δήμος Ηρακλείου. Ως έργο νοείται κάθε είδους δράση (τεχνικό έργο, μελέτη, προμήθεια, υπηρεσία) που εγγράφεται στο ΕΠΔ του Δήμου. 2. Ευθύνη Την ευθύνη για την επιβεβαίωση και την αξιολόγηση της επιτυχούς ολοκλήρωσης της δράσης έχει η κατά περίπτωση οριζόμενη ομάδα επίβλεψης και η Επιτροπή Παραλαβής και το Δημοτικό Συμβούλιο, εκεί όπου απαιτείται η έγκρισή του. 3. Διαδικασίες 3.1. Γενικά Η πιστοποίηση του φυσικού αντικειμένου του έργου γίνεται σύμφωνα με τη διαδικασία ΓΔ-11 από τη ομάδα παρακολούθησης της δράσης. Μετά την ολοκλήρωση του έργου μελέτης-προμήθειας υπηρεσίας, η Επιτροπή Παραλαβής παραλαμβάνει το έργο υπογράφοντας το σχετικό πρωτόκολλο παραλαβής.

3 Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 3 από 4 Έγκριση: Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας Μετά την τελική παραλαβή του έργου μελέτης-προμήθειας - υπηρεσίας ο Δήμος Ηρακλείου έχει καθορίσει διαδικασίες, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, για την επιβεβαίωση και την αξιολόγηση της επιτυχούς ολοκλήρωσης της δράσης. Η ολοκλήρωση του αντικειμένου του έργου αποτελείται από: 1. Την ολοκλήρωση του φυσικού αντικειμένου 2. Την ολοκλήρωση του οικονομικού αντικειμένου 1. Το φυσικό αντικείμενο αφορά κυρίως: στην ολοκλήρωση του φυσικού αντικειμένου της δράσης από τον ανάδοχο σύμφωνα με τα καθορισμένα στη σύμβαση ανάθεσης. στην ολοκλήρωση των διαδικασιών ή ενεργειών που σχετίζονται με την υλοποίηση και ολοκλήρωση της δράσης, από την Διευθύνουσα Υπηρεσία. 2. Το οικονομικό αντικείμενο αφορά την οικονομική διαχείριση της δράσης, ήτοι τις τελικές πληρωμές αυτής, είτε αυτές αφορούν σε πληρωμές αναδόχων, είτε πληρωμές άλλων εξόδων που έχουν γίνει κατά την υλοποίηση της δράσης κλπ. αλλά και τις εισπράξεις των αντίστοιχων ποσών από τα προγράμματα συγχρηματοδότησης, όπως αναλύεται διεξοδικά στην ΓΔ Ολοκλήρωση παραλαβή φυσικού αντικειμένου Για Τεχνικά έργα Με την ολοκλήρωση του εγκεκριμένου χρονοδιαγράμματος συντάσσεται η αναφορά της ομάδας επίβλεψης, προκειμένου να ενημερωθεί η Διευθύνουσα Υπηρεσία για την ολοκλήρωση του φυσικού αντικειμένου. Εκδίδεται στη συνέχεια, από τον Προϊστάμενο της Διευθύνουσας Υπηρεσίας, εντός των προβλεπόμενων χρονικών ορίων, η βεβαίωση περάτωσης των εργασιών. Διενεργείται, εφόσον απαιτείται, διοικητική παραλαβή κατόπιν σχετικού αιτήματος του αναδόχου και εκδίδεται το αντίστοιχο πρωτόκολλο. Η προσωρινή παραλαβή των έργων διενεργείται εντός των χρονικών ορίων που ορίζεται από τη νομοθεσία, εφόσον τηρούνται οι απαραίτητες προϋποθέσεις, από αρμόδια επιτροπή παραλαβής και εκδίδεται το σχετικό πρωτόκολλο.

4 Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 4 από 4 Έγκριση: Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας Μετά το πέρας του χρονικού διαστήματος της υποχρεωτικής συντήρησης των έργων, διενεργείται η οριστική παραλαβή από αρμόδια επιτροπή οριζόμενη από το Δημοτικό Συμβούλιο. Τα πρωτόκολλα προσωρινής και οριστικής παραλαβής εγκρίνονται από το Δημοτικό Συμβούλιο. Υποβάλλεται από τον ανάδοχο ο τελικός λογαριασμός του έργου με τον οποίο εκκαθαρίζονται όλες οι τελικές απαιτήσεις του έργου, όπως η επιστροφή των εγγυητικών επιστολών καλής εκτέλεσης Για μελέτες τεχνικών έργων Μετά την έγκριση του τελευταίου σταδίου της μελέτης, οι επιβλέποντες αναφέρουν την περαίωση αυτής στη Διευθύνουσα Υπηρεσία. Η Διευθύνουσα Υπηρεσία εκδίδει την βεβαίωση συμμόρφωσης, βασιζόμενη στην αναφορά των επιβλεπόντων. Η οριστική παραλαβή της μελέτης, πραγματοποιείται με απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου Για Υπηρεσίες Γίνεται η αναφορά των επιβλεπόντων στην Διευθύνουσα Υπηρεσία Εκδίδεται βεβαίωση περαίωσης από τη Διευθύνουσα Υπηρεσία Εκδίδεται η βεβαίωση καλής εκτέλεσης, από την αρμόδια επιτροπή, οριζόμενη από το Δημοτικό Συμβούλιο Για προμήθειες Παραλαβή τιμολογίου Καταχώρηση του τιμολογίου στο διπλογραφικό σύστημα Συντάσσεται το πρωτόκολλο παραλαβής από την αρμόδια επιτροπή, προκειμένου μετά να εισαχθούν τα προμηθευόμενα στην αποθήκη. Στα πλαίσια της ολοκλήρωσης και διοικητικού κλεισίματος του φακέλου της δράσης από την ομάδα επιβλεπόντων, ανήκει επίσης και ο έλεγχος πληρότητας και τελική αρχειοθέτηση όλων των εγγράφων και πληροφοριών του έργου όπως:

5 Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 5 από 4 Έγκριση: Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας Έγγραφα έργου τα οποία αποτελούν περιεχόμενα του φακέλου έργου (εντύπου και ηλεκτρονικού) Ενημέρωση πληροφοριακών και μηχανογραφικών συστημάτων Ο ολοκληρωμένος φάκελος της δράσης τηρείται στη Διευθύνουσα υπηρεσία, για το χρονικό διάστημα που ορίζεται από την ισχύουσα νομοθεσία Διαχειριστικό κλείσιμο της δράσης Με βάση το σύνολο των πληροφοριών και δεδομένων της δράσης, γίνεται το διαχειριστικό κλείσιμο της δράσης το οποίο αφορά τον τελικό έλεγχο, για την υλοποίηση όλων των απαραίτητων ενεργειών όπως προβλέπεται από την ισχύουσα νομοθεσία και στο σύμφωνο αποδοχής όρων, όταν η δράση είναι συγχρηματοδοτούμενη. Επίσης γίνεται και η τελική ενημέρωση του ηλεκτρονικού προγράμματος παρακολούθησης των έργων, για το κλείσιμο της δράσης και η ενημέρωση του ΟΠΣ, όταν αυτή είναι συγχρηματοδοτούμενη. Η ομάδα παρακολούθησης και επίβλεψης συντάσσει και υποβάλει τις απαραίτητες αναφορές στους αρμόδιους φορείς, που ορίζονται από τη νομοθεσία ή από το πρόγραμμα συγχρηματοδότησης. Τα στοιχεία από τους ελέγχους που έχουν πραγματοποιηθεί, για το διαχειριστικό έλεγχο της δράσης, καταγράφονται στα έντυπα του ΟΠΣ, όταν είναι συγχρηματοδοτούμενα Αξιολόγηση έργου Αφού ολοκληρωθεί το έργο-μελέτη-προμήθεια-υπηρεσία, η ομάδα σχεδιασμού και ωρίμανσης του έργου αξιολογεί την επίτευξη των στόχων που έχουν τεθεί. Για το λόγο αυτό συλλέγονται τα κατάλληλα δεδομένα, επεξεργάζονται και εξάγονται τα απαραίτητα συμπεράσματα όπως προβλέπεται από το σχεδιασμό. Στη φάση αυτή δύναται να χρησιμοποιηθούν ειδικά ερωτηματολόγια συλλογής δεδομένων αξιολόγησης της αποτελεσματικότητας των έργων από τους τελικούς αποδέκτες, τα εμπλεκόμενα μέρη, τους φορείς διαχείρισης κλπ. Σε περίπτωση που κριθεί απαραίτητο δύναται να γίνει και εσωτερική αξιολόγηση του έργου π.χ. παρουσίαση σε αρμόδια στελέχη / επιτροπές του Δήμου από την Διευθύνουσα Υπηρεσία. ΕΝΤΥΠΑ EΓΔ-37 ΦΥΛΛΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ ΕΡΓΩΝ Αρχεία Φάκελος έργου