ΤΙ ΝΕΟ ΥΠΑΡΧΕΙ ΣΤΗΝ ΕΚΔΟΣΗ 3

Transcript

1 ΤΙ ΝΕΟ ΥΠΑΡΧΕΙ ΣΤΗΝ ΕΚΔΟΣΗ 3 Στην έκδοση του Arbitrans υπάρχουν πολλές νέες δυνατότητες και προσθήκες. Πολύ συνοπτικά, οι κυριότερες από αυτές είναι: Η εισαγωγή της τεχνολογίας των Batch στην εισαγωγή των παραστατικών στα βιβλία Εσόδων-Εξόδων. Όπως γίνεται το Data Entry στα μεγάλα μηχανογραφικά κέντρα! Εισαγωγή αποδείξεων εισπράξεων (τμηματικές πληρωμές) Παρακρατηθέντες φόροι Μαζική εισαγωγή πελατών και προμηθευτών μέσω πίνακα Excel Εμφάνιση μηνύματος σε περίπτωση λάθους στην ημερομηνία Εμφάνιση μηνύματος σε περίπτωση λάθους στο ποσοστό του ΦΠΑ Η στήλη «ΦΠΑ» των βιβλίων Εσόδων-Εξόδων, μετονομάστηκε σε «Συνολικό ΦΠΑ» και συμπεριλαμβάνει και τα περιεχόμενα της στήλης «ΦΠΑ Παγίων». Συμπεριελήφθη το νέο Ε3. Εισαγωγή παραστατικών των οποίων το ΦΠΑ δεν εκπίπτει, αλλά στην υποβολή της ΜΥΦ πρέπει να εμφανίζεται διακεκριμένα. Χρήση του ειδικού κωδικού 001 για διευκόλυνση στις ενδοκοινοτικές εισαγωγές 1. Το πρώτο άνοιγμα των βιβλίων στην έκδοση Η πρώτη επαφή με την τεχνολογία των Batch Με την είσοδο στα απλογραφικά βιβλία, στο κάτω μέρος της φόρμας εισόδου, υπάρχει η ένδειξη «Batch 000 xxxxxx (Εικόνα 1), όπου xxxxx είναι ο αύξων αριθμός με τον οποίο έχει εισαχθεί η οντότητα στα βιβλία του προγράμματος και 000 είναι ο αριθμός του Batch. Εικόνα 1 Το Batch 000 είναι το βασικό Batch. Τα επόμενα έχουν αριθμούς 001, 002, 003, κτλ. Στο Batch 000 έχουν ενταχθεί όλες οι εγγραφές που υπήρχαν από τις προηγούμενες εκδόσεις του Arbitrans. Στο ίδιο Batch 000 θα εξακολουθήσουν να εισάγονται όλες οι νέες εγγραφές αν δεν γίνει χρήση των δυνατοτήτων που προσφέρει η τεχνολογία των Batch. Μπορείτε να αγνοήσετε τελείως την ύπαρξη των Batch, αν δεν σας χρειάζονται, και να εξακολουθήσετε να εργάζεστε όπως και πριν χωρίς καμία διαφορά (θα υπάρχει πάντα το 000 και μόνο αυτό). Λεπτομερέστερα, σχετικά με τα Batch, θα αναφερθούμε στο κεφάλαιο 2. Σελίδα 1

2 Εμφάνιση μηνύματος σε περίπτωση λάθους στην ημερομηνία ARBITRANS Κάνοντας κλικ στα «Έσοδα», στην εικόνα 1 (ή στα «Εξοδα»), θα εμφανιστεί η εικόνα 2. Υπάρχει κατ αρχήν μία καινούρια φόρμα για να επιλέξετε αν θέλετε να δέχεστε ειδοποίηση σε περίπτωση εισαγωγής λάθους ημερομηνίας. Η φόρμα αυτή είναι δυνατόν να εμφανίζεται κάθε φορά που ανοίγετε τα βιβλία Εσόδων-Εξόδων. Εικόνα 2 Μπορείτε να ξεμαρκάρετε αυτή τη δυνατότητα (Εικόνα 2). Τότε η διαχείριση της φόρμας γίνεται μόνο από το Menu των βιβλίων, όπως φαίνεται στην εικόνα 3. Εικόνα 3 Επισήμανση: Η προστασία έναντι λάθους εισαγωγής της ημερομηνίας επιτυγχάνεται και με το κλείδωμα των βιβλίων Εσόδων-Εξόδων, βλ. κεφάλαιο 25 του manual. Άλλες εμφανείς διαφορές στα Βιβλία στην έκδοση 3 Μόλις κλείσετε το μήνυμα της εικόνας 2, θα εισέλθετε στο Βιβλίο (Εσόδων ή Εξόδων). Θα δείτε ότι υπάρχουν δύο καινούρια χαρακτηριστικά (Εικόνες 4 και 5): Η επισήμανση του Batch Το κουτάκι με την ένδειξη ΧΑ ΦΠΑ Ας τα δούμε πιο αναλυτικά. Επισήμανση του Batch στο οποίο ανήκει το παραστατικό Αναφέρεται στην επισήμανση του Batch στο οποίο θα ανήκει η εισαγωγή που πρόκειται να γίνει. Επίσης, αν κάνετε διπλό κλικ σε ένα ήδη υφιστάμενο παραστατικό θα εμφανιστεί ο αριθμός του Batch στο οποίο ανήκει (Εικόνες 4 και 5). Σελίδα 2

3 Εικόνα 4 Παραστατικά των οποίων το ΦΠΑ δεν εκπίπτει Το κουτάκι με την ένδειξη ΧΑ ΦΠΑ (= Χωρίς Ανάλυση ΦΠΑ). Λεπτομερέστερα, αναλύεται η λειτουργία του, στο κείμενο της εικόνας 5, που εμφανίζεται μόλις ακουμπήσετε τον δείκτη του ποντικιού πάνω στην ένδειξη Η εισαγωγή παραστατικών Εξόδων, των οποίων το ΦΠΑ δεν εκπίπτει, αλλά στην υποβολή της ΜΥΦ πρέπει να εμφανίζεται διακεκριμένα, έχει ήδη προβλεφθεί και στις προηγούμενες εκδόσεις του Arbitrans, για τις οντότητες που απαλλάσσονται από το ΦΠΑ. Στη έκδοση 3 του προγράμματος, έχει προβλεφθεί αυτό να γίνεται και για μεμονωμένα παραστατικά. Εικόνα 5 Σελίδα 3

4 2. ΝΕΟ: Η τεχνολογία των Batch στην εισαγωγή των στοιχείων! Τι είναι τα Batch και σε τι χρησιμεύουν Η λέξη batch, μεταφράζεται ως «πακέτο». Όταν έχουμε να περάσουμε παραστατικά τα ομαδοποιούμε σε πακέτα και τα αρχειοθετούμε ανάλογα. Οι χρήσεις και οι εφαρμογές των batch είναι πολλές και ο χρήστης του Arbitrans, θα διαπιστώνει συχνά και κάποια καινούρια δυνατότητα. Ενδεικτικά και μόνο αναφέρονται μερικές από αυτές: (α) Έχετε κάποιον πελάτη (οντότητα) που πηγαίνετε στο γραφείο του και εισάγετε τα παραστατικά. Τα εισάγετε σε ένα ξεχωριστό Batch. Όταν γυρίσετε στο γραφείο εξάγετε το Batch από το Laptop και το εισάγετε στο κεντρικό σύστημα. (β) Με κάποιους πελάτες σας (οντότητες) που έχουν πολλά παραστατικά έχετε κάνει τη συμφωνία να εισάγουν τα παραστατικά οι ίδιοι και εσείς να αναλαμβάνετε τα υπόλοιπα. Έχει διαπιστωθεί ότι η ευκολία του Data Entry στο Arbitrans επιτρέπει την σωστή εισαγωγή στοιχείων ακόμη και από ανθρώπους που δεν γνωρίζουν λογιστική. Ο πελάτης σας κάνει τις εισαγωγές σε Batch. Κατά διαστήματα τα εξάγει και σας τα στέλνει με . (γ) Προσλαμβάνετε έναν νέο λογιστή αλλά δεν του έχετε ακόμη εμπιστοσύνη. Του λέτε να κάνει τις εισαγωγές του σε ξεχωριστό Batch (μπορείτε, αν είναι λάθος, να το διαγράψετε). Ο τρόπος εργασίας με τα Batch Από την φόρμα των απλογραφικών βιβλίων (Εικόνα 6), κάνετε κλικ στο «Επιλογή/Διαχείριση Batch Εικόνα 6 και στη φόρμα που θα εμφανιστεί (Εικόνα 7) επιλέγετε «Δημιουργία/Διαχείριση Batch» Εικόνα 7 Σελίδα 4

5 Εμφανίζεται ο επόμενος αριθμός Batch, όπως φαίνεται στην Εικόνα 8 (στην προκειμένη περίπτωση το 001) και μετά κάνετε κλικ στο «Εισαγωγή Batch». Μπορείτε αν θέλετε να το μετονομάσετε για να προσδιορίσετε καλύτερα τον προορισμό του Εικόνα 8 και μετά κάνετε κλικ στο «Χρήση Επιλεγμένου Batch» (Εικόνα 9). Εικόνα 9 Στην εικόνα 10, βλέπετε το Batch των νέων εγγραφών που θα εισάγονται (στην προκειμένη περίπτωση το 001) Εικόνα 10 και μετά κάνετε κλικ σε κάποιο βιβλίο, π.χ. στο βιβλίο των εσόδων (Εικόνα 10). Θα εμφανιστεί η γνωστή φόρμα του βιβλίου των εσόδων (Εικόνα 11), με την ένδειξη του Batch κάτω από το οποίο θα εισαχθεί το νέο παραστατικό. Αν θελήσετε να επεξεργαστείτε κάποιο προηγούμενο παραστατικό, που ανήκει σε άλλο Batch, τότε, όπως γνωρίζετε, θα κάνετε διπλό κλικ πάνω στο παραστατικό. Θα εμφανιστεί Σελίδα 5

6 στην περιοχή του Data Entry και ο αριθμός του Batch που ανήκει αυτό το παραστατικό. Μετά την τροποποίηση και την οριστικοποίηση του θα παραμείνει στο ίδιο Batch. Συνοψίζοντας, δεν αλλάζει αριθμό Batch ένα ήδη υφιστάμενο παραστατικό. Μόνο οι νέες εγγραφές εισάγονται στο νέο Batch! Εικόνα 11 Μπορείτε, όποτε θέλετε, να αλλάξετε το Batch, κάτω από το οποίο γίνονται οι εισαγωγές, όπως φαίνεται στην εικόνα 12. Η φόρμα αυτή, είναι η ίδια με την φόρμα της εικόνας 8 και καλείται με τον τρόπο που φαίνεται στην εικόνα 7. Εικόνα 12 Επισήμανση: Μετά την αλλαγή του Batch που χρησιμοποιείτε, μην παραλείψετε να πατήσετε το κουμπί «Χρήση Επιλεγμένου Batch». Αλλιώς η αλλαγή του Batch δεν θα πραγματοποιηθεί. Σελίδα 6

7 Εξαγωγή των Batch Για να εξάγετε ένα Batch σε αρχείο, από την κεντρική φόρμα του Arbitrans, επιλέγετε «Εξαγωγή Batch», όπως φαίνεται στην εικόνα 13. Εικόνα 13 Θα εμφανιστεί η φόρμα της εικόνας 14 Εικόνα 14 της οποίας τα πεδία συμπληρώνουμε κάνοντας κλικ στα βελάκια (Εικόνα 15), Σημείωση: Το όνομα του Server είναι συνήθως μόνο ένα (Εικόνα 15), αλλά η επιλογή αυτή είναι απαραίτητη επειδή στα τερματικά μίας εγκατάστασης σε δίκτυο, μπορεί να υπάρξει και δεύτερος Server, ο τοπικός (είναι επιλογή του χρήστη). Εικόνα 15 μετά κάνουμε κλικ στο «Εξαγωγή» (Εικόνα 15) Σελίδα 7

8 με την ολοκλήρωση της οποίας, εμφανίζεται η φόρμα της εικόνας 16 ARBITRANS Εικόνα 16 και δημιουργείται στην επιφάνεια εργασίας ένα μικρό σε μέγεθος αρχείο με τα περιεχόμενα του Batch( Εικόνα 17). Φυσικά μπορούμε να το μεταφέρουμε σε άλλη θέση. Εικόνα 17 Εισαγωγή των Batch Έστω ότι το Batch της εικόνας 17, θέλουμε να το μεταφέρουμε στη βάση δεδομένων ενός άλλου μηχανήματος. Αφού το στείλουμε στο άλλο μηχάνημα (με , USB κτλ.), υπάρχουν δύο τρόποι για να το φορτώσουμε: Α τρόπος: Να κάνουμε διπλό κλικ πάνω στο εικονίδιο που περιέχει το Batch (όπως στο εικονίδιο της εικόνας 17) και μετά, στη φόρμα που θα εμφανιστεί (Εικόνα 18), να κάνουμε κλικ στο «Εισαγωγή Δεδομένων». Εικόνα 18 Σελίδα 8

9 Β τρόπος: Κάνουμε κλικ στην επιλογή του menu «Εισαγωγή Batch», όπως φαίνεται στην εικόνα 19 Εικόνα 19 και στη φόρμα που θα εμφανιστεί (Εικόνα 20) κάνουμε κλικ στο για να ανοίξει η εξερεύνηση αρχείων (Εικόνα 21), Εικόνα 20 μετά ανοίγουμε το φάκελο που περιέχει το αρχείο (Εικόνα 21), που στην προκειμένη περίπτωση είναι ο φάκελος «Arbitrans Batch» και κάνουμε διπλό κλικ πάνω στο αρχείο Batch που θέλουμε να εισάγουμε Εικόνα 21 οπότε θα εμφανιστεί η φόρμα που είδαμε προηγουμένως, στην εικόνα 18. Κάνουμε κλικ στο «Εισαγωγή Δεδομένων». Σελίδα 9

10 Θα εμφανιστεί η φόρμα της εικόνας 22 η οποία μας ενημερώνει για την επιτυχή εισαγωγή του Batch και για τον αριθμό που πήρε κατά την εισαγωγή του. Π.χ. από την εικόνα 22, αντιλαμβανόμαστε ότι το Batch ενσωματώθηκε στην οντότητα με αριθμό και πήρε τον αριθμό 001. Γι αυτό, η πλήρης ονομασία του είναι 001_ Αν θέλουμε, όπως θα δούμε παρακάτω, μπορούμε να το ενσωματώσουμε στο κεντρικό Batch της οντότητας 000_700001, διαγράφοντας συγχρόνως το 001_ Τελειώσαμε! Η οντότητα ενσωμάτωσης ενός εισαγόμενου Batch: Αν κατά την εισαγωγή του Batch, βρεθεί οντότητα με το ίδιο ΑΦΜ, το Batch ενσωματώνεται σε αυτήν την οντότητα, παίρνοντας τον επόμενο διαθέσιμο αριθμό Batch. Αν δεν υπάρχει ο ΑΦΜ, δημιουργείται νέα οντότητα και ενσωματώνεται σε αυτήν με τον αριθμό Batch 001. Το Batch 000 αυτής της οντότητας, παραμένει, κατ αρχήν, κενό, εκτός και αν το 001 μεταφερθεί αργότερα στο 000. Εικόνα 22 Διαχείριση των αρχείων Batch Κάνουμε κλικ στην επιλογή «Δημιουργία/Διαχείριση Batch» (Εικόνα 23) Εικόνα 23 και στη φόρμα της εικόνας 24, κάνουμε κλικ στο «Αναζήτηση». Θα εμφανιστεί η φόρμα της εικόνας 25. Επισήμανση: Στην εικόνα 24, αναφέρεται ένα Batch με τον αριθμό 002. Αυτό το Batch δεν υφίσταται ακόμη. Είναι ο επόμενος διαθέσιμος αριθμός Batch, το οποίο όμως, για να δημιουργηθεί θα πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί «Εισαγωγή Batch. Σελίδα 10

11 Εικόνα 24 Από την φόρμα της εικόνας 25 μπορούμε να κάνουμε τα εξής: Να αλλάξουμε την ονομασία ενός υφιστάμενου Batch, είτε κάνοντας διπλό κλικ πάνω στο Batch είτε πατώντας το πλήκτρο «Αλλαγή ονομασίας Batch». Να το διαγράψουμε, ή να το ενσωματώσουμε σε άλλο Batch πατώντας το πλήκτρο «Del» ή κάνοντας κλικ στο κουμπί «Delete Batch». Προφανώς, η ενσωμάτωση των εγγραφών ενός Batch, σε άλλο Batch προϋποθέτει την παράλληλη διαγραφή του Batch προέλευσης, αλλιώς θα είχαμε διπλοεγγραφές. Επισήμανση: Το Main Batch 000 δεν επιδέχεται καμία επεξεργασία και ούτε μπορεί να διαγραφεί. Εικόνα 25 Αν επιλέξετε την διαγραφή, θα εμφανιστεί η φόρμα της εικόνας 26. Μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ των εξής: Αν, πριν την διαγραφή, τα περιεχόμενα του Batch θα ενσωματωθούν στο κεντρικό Batch της οντότητας. Αν, πριν την διαγραφή, θα ενσωματωθούν σε κάποιο άλλο υφιστάμενο Batch, της ιδίας οντότητας, το οποίο θα το επιλέξετε. Αν θα διαγράψετε το Batch, για πάντα, χωρίς να σώσετε τα περιεχόμενα του. Στην περίπτωση αυτή τα περιεχόμενα του Batch θα χαθούν και δεν υπάρχει τρόπος για να τα ανακτήσετε. Μετά κάνετε κλικ στο κουμπί «Οριστική Διαγραφή Batch. Σελίδα 11

12 Εικόνα 26 Πριν την διαγραφή, θα σας ζητηθεί ο κωδικός ασφαλείας του συστήματος (Εικόνα 27). Αν δεν τον έχετε αλλάξει είναι ο Εικόνα 27 Εισαγωγή ενός Batch περισσότερες από μία φορές Πιθανόν, κατά λάθος, να εισάγετε ένα Batch περισσότερες από μία φορές. Δεν υπάρχει πρόβλημα, αφού η κάθε εισαγωγή Batch παίρνει ξεχωριστό αριθμό. Έτσι, στην αναζήτηση, θα εμφανιστεί μία εικόνα ανάλογη με αυτήν της εικόνας 28. Στην εικόνα 28, το ίδιο Batch εισήχθη, κατά λάθος 3 φορές. Απλά διαγράφετε τα δύο από τα τρία Batch, πχ. διαγράφετε τα 002 και 003. Εικόνα 28 Διπλοεγγραφές: Δεν γίνεται κανένας έλεγχος για διπλοεγγραφές κατά την εισαγωγή των Batch, και δεν μπορούν να υπάρξουν, εκτός και αν γίνει εισαγωγή του Batch περισσότερες από μία φορές. Σελίδα 12

13 3. Εισαγωγή εξοφλητικών αποδείξεων Όταν ένα παραστατικό εξοφλείται σταδιακά, μπορούμε να τηρούμε αρχείο με τις τμηματικές εξοφλητικές αποδείξεις. Η διαδικασία έχει ως εξής: Κάνουμε δεξί κλικ πάνω στο παραστατικό (Εικόνα 29) και επιλέγουμε «Αποδείξεις Είσπραξης Εισαγωγή Νέας» Εικόνα 29 οπότε εμφανίζεται η φόρμα «Απόδειξη Είσπραξης» (Εικόνα 30). Τη συμπληρώνουμε και κάνουμε κλικ στο «Εισαγωγή Απόδειξης» Εικόνα 30 οπότε θα εμφανιστεί η επόμενη απόδειξη πληρωμής με το νέο υπόλοιπο (Εικόνα 31). Εικόνα 31 Σελίδα 13

14 Επίσης μπορούμε να προβάλουμε στην οθόνη και να εκτυπώσουμε ολόκληρη την κίνηση των εξοφλητικών αποδείξεων. Η διαδικασία έχει ως εξής: Κάνουμε δεξί κλικ πάνω σε οποιαδήποτε απόδειξη και επιλέγουμε «Αποδείξεις Είσπραξης Εκτυπώσεις Ιστορικού Προσαρμοσμένη Εκτύπωση» όπως φαίνεται στην εικόνα 32, Εικόνα 32 συμπληρώνουμε τη φόρμα που θα εμφανιστεί και μαρκάρουμε την επιλογή «Εκτύπωση μόνο των Συνόλων» όπως φαίνεται στην εικόνα 33. Μετά κάνουμε κλικ στο κουμπί «Εκτύπωση» Εικόνα 33 Θα εμφανιστεί στην οθόνη η συνολική κατάσταση των πληρωμών που έχουν γίνει και του υπολειπόμενου ποσού προς καταβολή, όπως φαίνεται στην «Εικόνα 34». Η εκτύπωση γίνεται κάνοντας κλικ στο κουμπί. Εικόνα 34 Σελίδα 14

15 Αν στην εικόνα 33, είχαμε μαρκάρει την επιλογή «Αναλυτική Εκτύπωση» θα μας παρουσιάζονταν εκτυπώσεις για όλες τις εταιρείες που αναφέρονται στον πίνακα της εικόνας 34. Ενδεικτικά, η εικόνα 35, μας δίνει αναλυτικά τα στοιχεία για την εταιρεία «Α». Εικόνα Εισαγωγή προκαταβλητέου φόρου Γίνεται με την ίδια περίπου τεχνική, που γίνεται και η εισαγωγή των αποδείξεων είσπραξης. Η διαδικασία έχει ως εξής: Κάνουμε δεξί κλικ πάνω στο παραστατικό (Εικόνα 36) και επιλέγουμε «Παρακράτηση Φόρου Νέα Εισαγωγή» Εικόνα 36 Σελίδα 15

16 οπότε εμφανίζεται η φόρμα «Παρακράτηση Φόρου» (Εικόνα 37). Τη συμπληρώνουμε, και μετά κάνουμε κλικ στο «Εισαγωγή Φόρου» Ο φόρος που παρακρατήθηκε, καταχωρήθηκε στη βάση δεδομένων. Εικόνα 37 Επίσης μπορούμε να προβάλουμε στην οθόνη και να εκτυπώσουμε όλες μαζί τις παρακρατήσεις φόρων. Η διαδικασία έχει ως εξής: Κάνουμε δεξί κλικ πάνω σε οποιαδήποτε απόδειξη και επιλέγουμε, από το menu, τη διαδρομή «Παρακράτηση Φόρου Εκτυπώσεις Ιστορικού Προσαρμοσμένη Εκτύπωση» όπως φαίνεται στην εικόνα 38, Εικόνα 38 και θα εμφανιστεί η φόρμα της εικόνας 39. Συμπληρώνουμε τη φόρμα και μαρκάρουμε την επιλογή «Εκτύπωση μόνο των Συνόλων» όπως φαίνεται στην εικόνα 33 Σελίδα 16

17 Μετά κάνουμε κλικ στο κουμπί «Εκτύπωση» ARBITRANS Εικόνα 39 για να εμφανιστεί στην οθόνη η συνολική κατάσταση των παρακρατήσεων που έχουν γίνει όπως φαίνεται στην «Εικόνα 40». Η εκτύπωση του πίνακα της εικόνας 40, γίνεται κάνοντας κλικ στο κουμπί. Εικόνα 40 Αν στην εικόνα 39, είχαμε μαρκάρει την επιλογή «Αναλυτική Εκτύπωση» θα μας παρουσιάζονταν περισσότερο αναλυτικές εκτυπώσεις όπως φαίνεται στην εικόνα 41. Εικόνα 41 Σελίδα 17

18 5. Εισαγωγή καταλόγου πελατών-προμηθευτών μέσω αρχείου Excel Η προσθήκη της δυνατότητας εισαγωγής του καταλόγου πελατών-προμηθευτών μέσω αρχείου Excel, έγινε για να εξυπηρετηθούν οι νέοι χρήστες του Arbitrans που διαθέτουν τον πίνακα πελατών προμηθευτών σε μορφή Excel. Τα βήματα που ακολουθούνται συνοπτικά είναι ως εξής: Από την κεντρική φόρμα του Arbitrans (Εικόνα 42), επιλέγουμε τη διαδρομή: «Αρχείο Πελάτες/Προμηθευτές Νέος Πελάτης/Προμηθευτής Κατέβασμα Αρχείων Excel» Εικόνα 42 κατεβάζουμε το αρχείο «Excel Files.zip», το αποσυμπιέζουμε, ανοίγουμε το φάκελο με τα αρχεία (Εικόνα 43) και φορτώνουμε το κατάλληλο αρχείο Excel, ανάλογα με την έκδοση του Excel που διαθέτουμε (Εικόνα 44). Εικόνα 43 Εικόνα 44 Σελίδα 18

19 Από το αρχείο πελατών που είναι σε μορφή Excel, αντιγράφετε τα δεδομένα, στήλη-στήλη, στο αρχείο Excel της εικόνας 44, και όταν τελειώσετε: Κάνετε «Αποθήκευση» Καλείτε το «Αποθήκευση Ως», σώζετε το αρχείο σε μορφή Κείμενο Unicode (*.txt) όπως φαίνεται στην εικόνα 45, χρησιμοποιώντας όποιο όνομα θέλετε 1. Κλείνετε το αρχείο Excel (αλλιώς δεν θα λειτουργήσει το φόρτωμα του αρχείου των Πελατών/Προμηθευτών) Εικόνα 45 Επιλέγουμε τη διαδρομή: «Αρχείο Πελάτες/Προμηθευτές Εισαγωγή από Αρχείο» (Εικόνα 46) Εικόνα 46 1 Το πρόγραμμα δέχεται και αρχεία σε μορφή CSV, οριοθετημένα με το ;. Αν χρησιμοποιείται άλλο Spreadsheet αντί για το Excel 365, το οποίο δεν υποστηρίζει την εξαγωγή των αρχείων σε μορφή Unicode, αλλά υποστηρίζει την εξαγωγή σε αρχεία CSV, μπορείτε να εργαστείτε ως εξής: Σώζετε το αρχείο Πελατών/Προμηθευτών σε μορφή CSV, αντί για Unicode Αν το σύμβολο οριοθέτησης δεν είναι το ;, το αντικαθιστάτε μέσω του Notepad με το ;. Προσοχή: το σύμβολο οριοθέτησης, δεν πρέπει να χρησιμοποιείται μέσα στον πίνακα. Για να είσαστε σίγουροι, κάντε «Αναζήτηση» του συμβόλου στο αρχείο Excel και αν κάπου υπάρχει, αντικαταστήστε το. Το Excel 365, στην τελευταία του έκδοση, μπορεί να εξάγει σε αρχεία CSV, αλλά οριοθετημένα μόνο με κόμματα (Εικόνα 45), τα οποία όμως, ίσως να μην είναι κατάλληλα για την περίπτωση μας, αφού τα κόμματα, ενδέχεται να χρησιμοποιούνται και στα πεδία περιγραφής των Πελατών/Προμηθευτών. Φυσικά, αν χρησιμοποιείτε το Excel 365, δεν χρειάζεται να κάνετε εξαγωγή σε CSV, αφού υποστηρίζεται η εξαγωγή σε αρχεία Unicode. Σελίδα 19

20 θα ανοίξει η φόρμα εισαγωγής των αρχείων Πελατών/Προμηθευτών (Εικόνα 47) Εικόνα 47 Στη συνέχεια κάνετε τα εξής (Εικόνα 48): Ανοίγετε την εξερεύνηση αρχείων όπως φαίνεται στην εικόνα 48, σημείο (1) Επιλέγετε «Text Files», σημείο (2) Φορτώνετε το αρχείο που είχατε σώσει με μορφή Unicode, σημείο (3) Εικόνα 48 Σελίδα 20

21 Θα εμφανιστεί η φόρμα της εικόνας 49. Κάνετε κλικ στο κουμπί «Εισαγωγή Πελατών Προμηθευτών» Εικόνα 49 Το αρχείο, πριν την εισαγωγή του, ελέγχεται ως προς την ορθότητα των ΑΦΜ. Αν υπάρχει έστω και ένα ΑΦΜ λάθος, δεν φορτώνονται τα υπόλοιπα ΑΦΜ. Διαγράφουμε ή διορθώνουμε τα μη έγκυρα ΑΦΜ και κάνουμε ξανά κλικ στο κουμπί «Εισαγωγή Πελατών Προμηθευτών» Εικόνα 50 Σελίδα 21

22 και η εισαγωγή έγινε (Εικόνα 51). ARBITRANS Εικόνα 51 Για να βεβαιωθούμε ότι έγινε η εισαγωγή, από την κεντρική φόρμα του Arbitrans (Εικόνα 42), επιλέγουμε τη διαδρομή: «Αρχείο Πελάτες/Προμηθευτές Εύρεση/Επεξεργασία» Εικόνα 52 και διαπιστώνουμε ότι πράγματι έγινε (Εικόνα 53). Εικόνα 53 Σελίδα 22

23 6. Άλλες βελτιώσεις και αλλαγές στην έκδοση 3 ARBITRANS Εμφάνιση μηνύματος σε περίπτωση λάθους στο ποσοστό του ΦΠΑ Έστω ότι κάνατε λάθος στον ΦΠΑ και πληκτρολογήσατε μία τιμή που δεν ισχύει, π.χ στην εικόνα 54, έγινε αναγραμματισμός και αντί 23 γράψατε 32. Θα εμφανιστεί το μήνυμα λάθους. Αν τυχόν πρόκειται για σωστή τιμή, θα επιλέξετε «ΝΑΙ» για να γίνει αποδεκτή. Εικόνα 54 Συμπεριελήφθη το νέο Ε3 Στα έντυπα, αν κάνετε κλικ στο κουμπί Ε3 θα εμφανιστεί η εικόνα 55. Με το πλήκτρο «Έκδοση 2015 (ΙΙ)» καλείτε τη φόρμα για την τελευταία έκδοση του Ε3 (Εικόνα 56). Εικόνα 55 Εικόνα 56 Σελίδα 23

24 Στις εκτυπώσεις, η στήλη «ΦΠΑ» μετονομάστηκε σε «Συνολικό ΦΠΑ» και συμπεριλαμβάνει και τα περιεχόμενα της στήλης «ΦΠΑ Παγίων» Στις προηγούμενες εκδόσεις του Arbitrans, όταν ένα παραστατικό περιλάμβανε και πάγια περιουσιακά στοιχεία, ο λογιστής έπρεπε, για να βρει το συνολικό ΦΠΑ, να αθροίσει τη στήλη του «ΦΠΑ Παγίων» και τη στήλη του «ΦΠΑ». Στην έκδοση 3 του προγράμματος, η αντιμετώπιση είναι διαφορετική. Π.χ., στην εικόνα 57, φαίνεται ένα παραστατικό, το ΔΑΤ/0567, το οποίο περιέχει δύο εγγραφές, η μία με πάγια και η άλλη χωρίς πάγια. Αυτή η αναλυτική παρουσίαση των εγγραφών των παραστατικών στην οθόνη παραμένει η ίδια χωρίς αλλαγές. Η αλλαγή είναι στις εκτυπώσεις. Εικόνα 57 Στην εκτύπωση, όπως συνέβαινε και με τις προηγούμενες εκδόσεις, το παραστατικό φαίνεται σε μία μόνο γραμμή, ανεξάρτητα από τω πλήθος των εγγραφών που περιέχει. Αυτό που έχει αλλάξει είναι η παρουσίαση του ΦΠΑ στην εκτύπωση, όπου η στήλη Φ.Π.Α. αντικαταστάθηκε από τη στήλη «ΣΥΝΟΛΙΚΟ Φ.Π.Α.» και αθροίζεται σε αυτήν το Φ.Π.Α. από τη στήλη των παγίων, το οποίο εξακολουθεί να φαίνεται, ξεχωριστά, στην ιδιαίτερη στήλη. Έτσι για το παραπάνω παραστατικό ΔΑΤ/0567, ενώ στις προηγούμενες εκδόσεις του προγράμματος, αναγράφονταν στην τελευταία στήλη 966, τώρα αναγράφεται το άθροισμα 552 (παγίων) = Εικόνα 58 Σελίδα 24

25 Χρήση του ειδικού κωδικού 001 στις ενδοκοινοτικές εισαγωγές Η χρήση του κωδικού 001, υπήρχε και στις προηγούμενες εκδόσεις. Βασικά, σημαίνει «αγνόησε αυτήν την εγγραφή, δεν είναι πραγματικό έσοδο». Η χρήση του τροποποιήθηκε ώστε να διευκολύνει καλύτερα τις ανάγκες των ενδοκοινοτικών αγορών και τη σύγκριση των αποτελεσμάτων του Φ2 με αυτά του βιβλίου των εσόδων. Όσοι έχουν ήδη χρησιμοποιήσει τον 001, δεν χρειάζεται να κάνουν καμία αλλαγή, όλα θα λειτουργούν όπως πριν. Αυτό που προστέθηκε είναι η δυνατότητα να αγνοηθούν τελείως, οι εγγραφές των ειδών με κωδικό 001, κατά την εκτύπωση του βιβλίου των Εσόδων. Αυτό έγινε με την επιλογή που προστέθηκε κάτω από τα «Εργαλεία», του menu του βιβλίου των Εσόδων (Εικόνα 59). Εικόνα 59 Η εισαγωγή ενός είδους με τον ειδικό κωδικό 001, γίνεται εισάγοντας το 001, στη θέση του κωδικού του Ε3 (Εικόνα 60). Φυσικά, στο Ε3, δεν υπάρχει τέτοιος κωδικός. Το αποτέλεσμα είναι να μην λαμβάνεται υπόψη αυτό το είδος ως έσοδο και να μην αναφέρεται στο έντυπο Ε3. Εικόνα 60 Ως γνωστό, στις ενδοκοινοτικές εισαγωγές, η αξία των εισαγόμενων ειδών, αναγράφεται αυτόματα και στη στήλη των Εσόδων του Φ2, για τον μηδενισμό του ΦΠΑ, χωρίς όμως να αναγράφονται στο βιβλίο των Εσόδων. Σε αυτή την περίπτωση, για τον έλεγχο των αθροισμάτων του Φ2, προσφέρεται η (προαιρετική) δυνατότητα, οι ενδοκοινοτικές εισαγωγές, να αναγραφούν και στο βιβλίο των Εσόδων, με κωδικό Ε3 τον ειδικό κωδικό 001, όπως φαίνεται στην εικόνα 60. Σελίδα 25

26 Το αποτέλεσμα είναι, ενώ ένα έντυπο Φ2, χωρίς ενδοκοινοτικές εισαγωγές, έχει μορφή της εικόνας 61, στην οποία παρουσιάζεται σύνολο εισόδων 10221,68 Εικόνα 61 αν υπάρχουν ενδοτικές εισαγωγές, π.χ. 2000,00, θα έχει τη μορφή της εικόνας 62, στην οποία παρουσιάζεται σύνολο εσόδων 12221,68 (πλασματικό). Εικόνα 62 Αν εισαχθούν, στο βιβλίο των εσόδων, ενδοκοινοτικές εισαγωγές, συνολικής αξίας 2000, με τον ειδικό κωδικό 001 και την επιλογή της εικόνας 59 για την εκτύπωση του βιβλίου Εσόδων, το αποτέλεσμα της εκτύπωσης των βιβλίων θα είναι όπως στις εικόνες 63 και 64. Εικόνα 63 Σελίδα 26

27 Εικόνα 64 Το αποτέλεσμα όμως θα συμφωνεί πλήρως με αυτό του Φ2. Αν αλλάξουμε την επιλογή εκτύπωσης των Ειδών με κωδικό 001, όπως στην εικόνα 65 Εικόνα 65 οι εκτυπώσεις που θα πάρουμε των βιβλίων θα είναι όπως στις εικόνες 66 και 67. Εικόνα 66 Εικόνα 67 Σελίδα 27