2.9.2 Φύλλα εργασίας. 2.9 Δεξιότητες Τεχνολογίας Πληροφοριών και Επικοινωνιών EUROPEAN PERSONAL ASSISTANT LEVEL 2

Transcript

1 2.9 Δεξιότητες Τεχνολογίας Πληροφοριών και Επικοινωνιών Φύλλα εργασίας Να είναι σε θέση να χρησιμοποιεί ηλεκτρονικά φύλλα εργασίας, ακίνδυνα και με ασφάλεια, για εισαγωγή, επεξεργασία και οργάνωση αριθμητικών και άλλων δεδομένων. Να είναι σε θέση να επιλέγει και να χρησιμοποιεί κατάλληλες φόρμουλες, εργαλεία και τεχνικές ανάλυσης δεδομένων για την ικανοποίηση των απαιτήσεων ρουτίνας του οργανισμού. Να είναι σε θέση να χρησιμοποιεί εργαλεία και τεχνικές για την παρουσίαση, μορφοποίηση και δημοσίευση πληροφοριών από φύλλα εργασίας (LO034) Δημιουργία:

2 Κώδικας Τομέα Εργασίας: 2.9 Στοιχεία Ενότητας Τίτλος Τομέα Εργασίας: Δεξιότητες Τεχνολογίας Πληροφοριών και Επικοινωνιών Κώδικας Ενότητας: Τίτλος Ενότητας: Ταυτότητες Μαθησιακών Αποτελεσμάτων: Τίτλοι Μαθησιακών Αποτελεσμάτων: Προτεινόμενη Διάρκεια: Φύλλα εργασίας LO034 Να είναι σε θέση να χρησιμοποιεί ηλεκτρονικά φύλλα εργασίας, ακίνδυνα και με ασφάλεια, για εισαγωγή, επεξεργασία και οργάνωση αριθμητικών και άλλων δεδομένων. Να είναι σε θέση να επιλέγει και να χρησιμοποιεί κατάλληλες φόρμουλες, εργαλεία και τεχνικές ανάλυσης δεδομένων για την ικανοποίηση των απαιτήσεων ρουτίνας του οργανισμού. Να είναι σε θέση να χρησιμοποιεί εργαλεία και τεχνικές για την παρουσίαση, μορφοποίηση και δημοσίευση πληροφοριών από φύλλα εργασίας 6 ώρες Εκπαιδευτής:

3 Excel Φύλλα Εργασίας Ένα φύλλο εργασίας είναι μια εφαρμογή του Η.Υ, η οποία προσομοιώνει ένα χάρτινο λογιστικό φύλλο. Εμφανίζει πολλαπλά κελιά συνήθως σε ένα δισδιάστατο matrix ή πλέγμα αποτελούμενο από σειρές και στήλες. Κάθε κελί περιέχει αλφαριθμητικό κείμενο, αριθμητικές αξίες ή φόρμουλες. Μια φόρμουλα καθορίζει πώς το περιεχόμενου αυτού του κελιού θα υπολογιστεί από τα περιεχόμενα οποιουδήποτε άλλου κελιού (ή συνδυασμό κελιών) κάθε φορά που αναβαθμίζεται οποιοδήποτε κελί. Τα φύλλα εργασίας συχνά χρησιμοποιούνται για οικονομικές πληροφορίες λόγω της ικανότητάς τους να επανυπολογίζουν ολόκληρο το φύλλο εργασίας αυτόματα μετά από μια αλλαγή που γίνεται σε ένα μόνο κελί. Μια ψευδο τρίτη διάσταση στο matrix εφαρμόζεται κάποτε σαν άλλο επίπεδο, ή επίπεδα/φύλλα, δισδιάστατων δεδομένων.

4 Excel - Φύλλα Εργασίας Η Excel είναι ένα μηχανογραφημένο φύλλο εργασίας, το οποίο είναι σημαντικό επαγγελματικό εργαλείο που σας βοηθάει να αναφέρετε και αναλύσετε πληροφορίες. Η Excel αποθηκεύει τα φύλλα εργασίας σε αρχεία που ονομάζονται βιβλία εργασίας. Κάθε βιβλίο εργασίας αποτελείται από ατομικά φύλλα εργασίας, ή φύλλα. Επειδή όλων των ειδών υπολογισμοί μπορούν να γίνουν στα φύλλα εργασίας της Excel, είναι πολύ πιο ευέλικτο από ένα χάρτινο φύλλο εργασίας. Το παράθυρο της Excel έχει ορισμένα βασικά στοιχεία, όπως ένα Ενεργό κελί (Active cell), οι επικεφαλίδες Στήλης (Column headings), η γραμμή Φόρμουλας (Formula bar), ένα κουτί ονόματος (Name box), το βελάκι του ποντικιού, οι επικεφαλίδες Σειρών (Row headings), τα Sheet tabs, το Task Pane, τα Tab scrolling buttons και η Ribbon με τα Tabs (Ομάδες).

5 Microsoft Excel- Φύλλα Εργασίας Περιβάλλον Εκκίνησης Η Microsoft Excel ανοίγει αυτόματα ένα κενό φύλλο εργασίας όταν εκκινήσετε το πρόγραμμα. Start All Programs Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007

6 Το περιβάλλον της Microsoft Excel Ομάδες Κουμπιά Κουτί διαλόγου Κουμπί Office

7 Δημιουργία νέου βιβλίου Για την Δημιουργία Νέου, Κενού Βιβλίου Εργασίας: Κάντε κλικ στο Κουμπί Microsoft Office. Επιλέξτε New. Tο New Workbook dialog box εμφανίζεται. Επιλέξτε Blank Workbook κάτω από την ενότητα Blank and recent. Θα τονιστεί από προεπιλογή. Κάντε κλικ στο Create. Ένα νέο, κενό βιβλίο εργασίας εμφανίζεται στο παράθυρο της Excel. εργασίας στην Excel 2007

8 Φύλλα εργασίας και βιβλία εργασίας της Excel Οταν ρυθμίζετε υπολογισμούς σε ένα φύλλο εργασίας, εαν μια καταχώρηση αλλάξει σε ένα κελί, το φύλλο εργασίας αυτόματα θα αναβαθμίσει οποιεσδήποτε υπολογιζόμενες αξίες οι οποίες βασίζονται σε αυτή την καταχώρηση. Όταν ανοίγετε την Excel, προεπιλεγμένα θα ανοίξει ένα κενό βιβλίο εργασίας με τρια κενά φύλλα εργασίας. Όταν αποθηκεύετε ένα βιβλίο εργασίας, έχετε την επιλογή Save As η οποία μπορεί να αποθηκεύσει το φύλλο εργασίας σε προηγούμενες εκδοχές της Excel ή στο Quattro Pro, Lotus 123 formats, dbase formats, και ακόμη σε ένα comma ή tab-delimited text αρχείο.

9 Η προσθήκη Νέων Φύλλων Εργασίας και η περιήγηση μεταξύ των Φύλλων Εργασίας Ένα βιβλίο εργασίας αποτελείται από τρια φύλλα εργασίας. Κάθε φύλλο εργασίας αποτελείται από 16,384 στήλες και 1,048,576 σειρές. Tο μέγεθος του φύλλου εργασίας είναι προκαθορισμένο, επομένως ένα φύλλο εργασίας θα έχει πάντοτε τον ίδιο αριθμό σειρών και στήλων με ένα άλλο φύλλο εργασίας. Παρόλα αυτά, το μέγεθος του βιβλίου εργασίας δεν είναι προκαθορισμένο, επομένως κάποιος μπορεί να προσθέσει οποιοδήποτε αριθμό νέων φύλλων εργασίας. Για την περιήγηση μέσα σε ένα βιβλίο εργασίας, χρησιμοποιείτε τα βελάκια, τα πλήκτρα PageUp και PageDown, ή το Ctrl σε συνδυασμό με τα βελάκια για να κάνετε μεγαλύτερες μετακινήσεις. Tο πιο άμεσο μέσο για περιήγηση είναι το ποντίκι σας. Τα Scroll bars παρέχονται και λειτουργούν όπως σε όλες τις εφαρμογές των Windows.

10 Περιήγηση μεταξύ των Φύλλων Εργασίας Για να μετακινηθείτε σε άλλα Φύλλα Εργασίας, μπορείτε να: Κάνετε κλικ με το ποντίκι στο tab τους Χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο Ctrl με τα πλήκτρα Page Up και Page Down για να μετακινηθείτε διαδοχικά πάνω ή κάτω μεταξύ των φύλλων εργασίας Εαν είστε εξοικειωμένοι με την Microsoft Access, θα βρείτε τα tab scrolling κουμπιά για μετακίνηση μεταξύ των φύλλων εργασίας, παρόμοια με το record browsing σε μια Access μορφή ή φύλλο δεδομένων.

11 Περιβάλλον της Microsoft Κουμπί Office Save ή Save As Ονομασία αρχείου (XXX.xls) Αποθήκευση Excel Αποθήκευση ενός αρχείου

12 Η διαφορά μεταξύ του Save και του Save as Το Save θα αποθηκεύσει την τρέχουσα κατάστασή σας Το Save as θα σας επιτρέψει να αλλάξετε τις παράμετρους Επομένως, αν έχετε ένα ανοικτό κείμενο ή εικόνα το save θα το αποθηκεύσει στην τρέχουσα κατάστασή του, αλλά το save as θα σας επιτρέψει να αλλάξετε το όνομα ή στην περίπτωση της εικόνας, θα σας επιτρέψει να το μεταφέρετε σε άλλο τύπο αρχείου (ABΓ αντί αβγ, για παράδειγμα)

13 Excel- Φύλλα Εργασίας Εισαγωγή-Insert, Μετακίνησηmove, και Μετονομασία-rename Τα Φύλλα Εργασίας είναι παρόμοια με τις σελίδες σε ένα βιβλίο. Μετακινήστε σε αυτές σαν να γυρίζετε τις σελίδες ενός βιβλίου. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι να μετακινηθείτε, αντιγράψετε και δουλέψετε με φύλλα εργασίας. Κάντε δεξί κλικ στο sheet tab και επιλέξτε Move ή Copy. Επιλέξτε μια νέα θέση στο βιβλίο εργασίας για το φύλλο εργασίας ή κάντε κλικ στο Create a copy checkbox και η Excel θα επικολλήσει ένα αντίγραφο αυτού του φύλλου εργασίας στο βιβλίο εργασίας. Tο ίδιο shortcut menu για το sheet tab σας δίνει επίσης την επιλογή για να εισάξετε, διαγράψετε ή μετονομάσετε ένα φύλλο εργασίας.

14 Excel- Φύλλα Εργασίας Επισκόπηση των φύλλων εργασίας σας Normal Δείτε το έγγραφο στην κανονική προβολή. Page Layout - Δείτε το έγγραφο όπως θα εμφανίζεται στην εκτυπωμένη σελίδα. Χρησιμοποιήστε αυτή την προβολή για να δείτε που ξεκινούν και τελειώνουν οι σελίδες, και να δείτε οποιεσδήποτε κεφαλίδες (headers) ή υποσέλιδα (footers) στην σελίδα. Page Break Preview Δείτε την προεπισκόπηση του, που θα «σπάσουν» οι σελίδες όταν το έγγραφο εκτυπωθεί. Custom Views Αποθηκεύστε ένα σετ εμφάνισης και τις ρυθμίσεις εκτύπωσης ως προσαρμοσμένη προβολή. Μόλις έχετε αποθηκεύσει την τρέχουσα προβολή, μπορείτε να την εφαρμόσετε στο έγγραφο επιλέγοντας το από την λίστα των διαθέσιμων προσαρμοσμένων προβολών. Full Screen Δείτε το έγγραφο σε ολόκληρη την οθόνη

15 Excel- Φύλλα Εργασίας Τιμή-Price: Μπορεί να είναι ημερομηνία: 6/9/95, ή ώρα: 3:24 μμ. Κείμενο-Text: Κείμενο με αριθμούς. Π.χ. 16 Οδός Ίμβρου. Φόρμουλα-Formula: Έξυπνα εργαλεία (Τιμή, Tο καλύτερο μέρος των φύλλων εργασίας excel. Οι φόρμουλες είναι καταχωρήσεις οι οποίες σχηματίζουν εξίσωση για τον υπολογισμό μιας αξίας. Κείμενο, Φόρμουλα)

16 Excel - Φύλλα Εργασίας Βάλτε το ποντίκι σας στο κελί και πατήστε το πλήκτρο F2 Κάντε διπλό κλικ στο κελί και πατήστε το πλήκτρο Διαγραφή- Delete Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά undo και redo για να ακυρώσετε ή να επαναφέρετε την τελευταία σας πράξη. Για να διαγράψετε ή να διορθώσετε κάτι από ένα κελί

17 Οι εντολές Undo και Redo Για να διαγράψετε μια δράση κτυπήστε στο undo: Κάντε κλικ στο Undo πάνω στην γραμμή γρήγορης πρόσβασης (Quick Access Toolbar). Για να κάνετε μια δράση που διαγράψατε Redo, κάντε κλικ στο Redo πάνω στην γραμμή γρήγορης πρόσβασης (Quick Access Toolbar).

18 Καταχώρηση και Τροποποίηση Δεδομένων Tύποι Δεδομένων Αξία: Ένας αριθμός που εκπροσωπεί την ποσότητα ενός είδους: πωλήσεις, βάρος, βαθμοί διαγωνισμού και άλλα. Η αξία μπορεί επίσης να είναι μια ημερομηνία όπως 6/9/95 ή ώρα όπως 3:24. Κείμενο: Μια σειρά από χαρακτήρες και αριθμούς. Η διεύθυνση οδός 16 Ίμβρου είναι κείμενο, παρά το γεγονός ότι ξεκινά με αριθμό. Φόρμουλα/ Φόρμουλες: Αυτές κάνουν τα ηλεκτρονικά φύλλα εργασίας διαφορετικά. Εαν αυτές δεν χρησιμοποιούνται, τότε η χρήση ενός επεξεργαστή κειμένου δεν θα έκανε διαφορά. Προεπιλεγμένα, οι αριθμοί στοιχίζονται στη δεξιά μεριά ενός κελιού, ενώ το κείμενο στοιχίζεται στα αριστερά

19 Αποθήκευση, κλείσιμο και άνοιγμα ενός βιβλίου εργασίας Όταν δημιουργείτε ένα βιβλίο εργασίας, και μετά το αποθηκεύετε ως αρχείο Excel, μπορείτε να το μοιραστείτε με τους συναδέλφους σας και να το επαναχρησιμοποιήσετε πάνω από μια φορά. Κάντε κλικ στο Κουμπί Microsoft Office, και μετά κλικ στο Save as. Στο File name box, πληκτρολογήστε το όνομα αρχείου, ή μην κάνετε τίποτα για να αποδεκτεί το προτεινόμενο όνομα αρχείου. Στο Save as τύπο λίστας, κάντε κλικ στο Excel Template, και μετά κλικ στο Save.

20 Αποθήκευση, κλείσιμο και άνοιγμα ενός βιβλίου εργασίας Ανοίγοντας ένα βιβλίο εργασίας Για να ανοίξετε ένα βιβλίο εργασίας Excel, πάρτε τη συνηθισμένη διαδρομή- κάντε κλικ στο κουμπί της Office και επιλέξετε Άνοιγμα-Open. Κλείνοντας ένα βιβλίο εργασίας Για να κλείσετε ένα βιβλίο εργασίας Excel, αποθηκεύστε το αρχείο σας και χρησιμοποιήστε μια από αυτές τις τεχνικές: Κάντε κλικ στο κουμπί της Office και επιλέξετε Κλείσιμο-Close στην κάτω λίστα. Tο πρόγραμμα της Excel παραμένει ανοιχτό παρόλο που το βιβλίο εργασίας είναι κλειστό. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλεισίματος-Close, το οποίο είναι σημειωμένο ως X στην πάνω-δεξιά γωνία του παραθύρου Excel. Κάνοντας κλικ στο κουμπί κλεισίματος, κλείνει η Excel όπως και το βιβλίο εργασίας σας.

21 Πρόσθεση Δεδομένων με την Λαβή Συμπλήρωσης(Fill Handle) Εαν έχετε προσθέσει λίστες προσαρμοσμένων δεδομένων με την λαβή συμπλήρωσης (fill handle), αυτό το σημείο εξηγεί πόσο εύκολο είναι να προσθέσετε δεδομένα στο φύλλο εργασίας σας. 1. Κάντε κλικ στο κελί όπου θέλετε να αρχίζει η λίστα. 2. Πληκτρολογήστε το πρώτο όνομα στη λίστα. 3. Πατήστε το πλήκτρο ENTER πάνω στο πληκτρολόγιο. 4. Κάντε κλικ στο κελί που περιέχει το πρώτο όνομα στη λίστα. 5. Κάντε κλικ και κρατήστε κάτω το βελάκι του ποντικιού στην λαβή συμπλήρωσης (fill handle) στην κάτω δεξιά γωνία του ενεργού κελιού. 6. Τραβήξτε την λαβή συμπλήρωσης (fill handle) στο auto fill για όσα περισσότερα κελιά χρειάζονται. προσθέτοντας τους καταλόγους των δεδομένων με τη λαβή συμπλήρωσης

22 Μορφοποίηση Χαρακτήρων Για να μορφοποιήσετε χαρακτήρες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία της ομάδας Font τα οποία βρίσκονται στο Home Tab. Κάντε κλικ στο τόξο που βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία στην ομάδα Font στο Home tab. Μια λίστα ποικίλων φόντων εμφανίζεται. Μέγεθος- Size Χρησιμοποιώντας αυτά τα εργαλεία, μπορείτε να τροποποιήστε το όλο του πίνακά σας ή μόνο ένα κελί, κάνοντας το να φαίνεται όπως εσείς θέλετε. Έντονα -Bold Πλάγια -Italics Υπογράμμιση - Underline Χρώμα γεμίσματος -Fill Color Περίγραμμα Borders Χρώμμα Γραμματοσειράς -Color Font

23 Μορφοποίηση Φύλλων Εργασίας της Excel Η μορφοποίηση είναι η διαδικασία της αλλαγής εμφάνισης του βιβλίου εργασίας σας. Ένα ορθά τροποποιημένο βιβλίο εργασίας μπορεί να είναι εύκολο στην ανάγνωση, να παρουσιάζεται πιο επαγγελματικό, και να βοηθήσει στην προσέλκυση προσοχής σε σημαντικά σημεία. Tο Home Tab είναι ο γρηγορότερος τρόπος να τροποποιήσετε το Φύλλο Εργασίας σας. Με ομάδες σε αυτό το tab, μπορείτε να εφαρμόσετε ένα comma format, να προσαρμόσετε τον αριθμό των δεκαδικών μερών σε ένα αριθμό, να εφαρμόσετε Συνάλλαγμα-Currency και formats Ποσοστών-Percent και ακόμα πιο γρήγορα αντίγραφα formats. Εαν επιλέξετε ένα κελί ή περιοχή, κάντε δεξί κλικ στο κελί και μετά κλικ στο Format Cells και ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου - dialog box.

24 Tο πλαίσιο διαλόγου Format Cells - Καρτέλα Number Δείχνει την κατηγορία μορφοποίησης που εφαρμόζεται στο ενεργό κελί Επιλογές που σχετίζονται με την επιλεγμένη κατηγορία εμφανίζονται εδώ

25 Tο πλαίσιο διαλόγου Format Cells Καρτέλα Alignment Μπορείτε να εμφανίσετε το κείμενο κατακόρυφα μέσα σε ένα κελί Με την περιστροφή του προσανατολισμού του κειμένου

26 Tο πλαίσιο διαλόγου Format Cells - Καρτέλα Border Επιλογές στυλ γραμμής Προεπισκόπηση της τοποθέτησης της διπλής γραμμής των περιγραμμάτων Κάντε κλικ για να καθορίσετε το χρώμα της γραμμής

27 Tο πλαίσιο διαλόγου Format Cells - Καρτέλα Patterns Γκαλερί μοτίβων 50% Γκρίζο Παλέττα

28 Συναρτήσεις(functions) Formulas Tab Στην Excel υπάρχουν εκατοντάδες συναρτήσεις που μπορούν να χρησιμοποιηθούν. Αυτές οι συναρτήσεις μπορεί να είναι φόρμουλες οι οποίες χρησιμοποιούνται για την διεκπεραίωση ορισμένων λειτουργιών. Αυτές οι φόρμουλες ήδη υπάρχουν στο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, η λειτουργία Average (C22:C26) υπολογίζει τον μέσο όρο των τιμών που βρίσκονται στα κελιά C22:C26. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να είστε ικανοί να χρησιμοποιήσετε την φόρμουλα και να καθορίσετε την περιοχή στην οποία βρίσκονται οι αξίες. Εαν ήταν να δημιουργήσετε την φόρμουλα για τον μέσο όρο, θα έπρεπε να πληκτρολογήσετε =(C22+C23+C24+C25=C26)/5. Είναι φανερό ότι χρησιμοποιώντας την υπάρχουσα φόρμουλα είναι πολύ πιο εύκολο από την δημιουργία της φόρμουλας. Υπάρχουν επίσης άλλες συναρτήσεις οι οποίες δίνουν μόνο πληροφορίες, όπως την τρέχουσα ημερομηνία, ώρα και τα λοιπά. Επιπρόσθετα, υπάρχουν συναρτήσεις οι οποίες δρουν σαν μικρά προγράμματα όπως οι συναρτήσεις min, max, lookup, και τα λοιπά. Αυτές οι συναρτήσεις δεν μπορούν να αντικατασταθούν από άλλη φόρμουλα.

29 Ένα φύλλο εργασίας μπορεί να περιέχει ποικίλες σχέσεις, όπως διαφορές μεταξύ αριθμών και αλλαγές σε αριθμούς σύμφωνα με το έτος. Μια οπτική εικόνα αυτών των σχέσεων μπορεί να είναι πιο αποτελεσματική ούτως ώστε να κατανοηθούν, επομένως η χρήση των γραφικών παραστάσεων είναι ένα από τα πιο δυναμικά εργαλεία που έχει να προσφέρει το MS Excel Γραφικές παραστάσεις

30 Tο παράθυρο προβολή εκτύπωσης - Print Preview Επιθυμούμε να εκτυπώσουμε το έγγραφό μας. Πριν να το πράξουμε, πρέπει να βεβαιωθούμε ότι οι επιθυμητές σειρές και στήλες θα εκτυπωθούν. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με τη χρήση της προεπισκόπησης(print Preview). Το Print Preview δείχνει ποιο μέρος του φύλλου εργασίας θα εκτυπωθεί σε κάθε σελίδα.

31 Τυπώστε ένα βιβλίο εργασίας Για να εκτυπώσετε ένα φύλλο εργασίας μπορείτε να χρησιμοποιήσετε: Ένα μενού Το κουμπί Print στο κουμπί Office Tα πλήκτρα Ctrl-P για την αρχική εκτύπωση του φύλλου εργασίας Η Excel χρησιμοποιεί τις ίδιες βασικές μεθόδους για εκτύπωση όπως άλλα λογισμικά της Microsoft Office.

32 Tο Print dialog box Εκτυπώστε τα επιλεγμένα κελιά στο ενεργό φύλλο Εκτυπώστε το περιεχόμενο του ενεργού φύλλου ή φύλλων Δείτε σε προεπισκόπηση το εκτυπώμενο αποτέλεσμα Τυπώστε το περιεχόμενο ολόκληρου του φύλλου εργασίας

33 Τώρα χρησιμοποιήστε. Τις σημειώσεις βήμα προς βήμα

34 Mεθοδολογικό εργαλείο Εξάσκηση στη δημιουργία φύλλων εργασίας με φόρμουλες EUPA_LO_034_M_037