Τι αφορούν οι Ηλ-προμήθειες Πλεονεκτήματα Στάδια Ηλ-τιμολόγηση Υποδομές και υποστηρικτικές τεχνολογίες PEPPOL e-certis TED Ε.Σ.Η.ΔΗ.Σ. Κ.Η.Μ.ΔΗ.Σ.

Transcript

1 5 - Ηλ-Προμήθειες

2 Ενότητες Τι αφορούν οι Ηλ-προμήθειες Πλεονεκτήματα Στάδια Ηλ-τιμολόγηση Υποδομές και υποστηρικτικές τεχνολογίες PEPPOL e-certis TED Ε.Σ.Η.ΔΗ.Σ. Κ.Η.Μ.ΔΗ.Σ. 2

3 Ηλ-Προήθειες Η χρήση ΤΠΕ με σκοπό την ενίσχυση των συνδέσεων πελάτη προμηθευτή και άλλων εταίρων, ώστε να βελτιωθούν οι εξωτερικές και εσωτερικές διαδικασίες προμήθειας έργων, προϊόντων και υπηρεσιών Βασικό συστατικό του ηλ-επιχειρείν (e-bussiness) και ηλ-εμπορείου (e-commerce) Οι Δημόσιες ηλ-προμήθειες αφορούν συμβάσεις με αγοραστή φορείς της ΔΔ και προμηθευτή επιχειρήσεις 3

4 Πλεονεκτήματα Τυποποίηση διαδικασιών Απλούστευση Επιτάχυνση Αυτοματοποίηση Αποτελεσματικότητα Άμεση και έμμεση εξοικονόμηση πόρων Εξοικονόμηση έως και 5% των δαπανών για τις κυβερνήσεις (άμεσο) Εξοικονόμηση 50% - 80% του κόστους συναλλαγής για αγοραστές και προμηθευτές (έμμεσο) Νέα μοντέλα και πρακτικές 4

5 Πλεονεκτήματα Ικανοποίηση βασικών αρχών Δημοσιότητα Διαφάνεια Ίση μεταχείριση Αύξηση ανταγωνιστικότητας Νέα μοντέλα και πρακτικές 5

6 Βασικά Στάδια Ανεύρεση προμηθευτή και διαπραγμάτευση (source), εκτέλεση προμήθειας (procure), ανάλυση (analyze) 6

7 Στάδια Pre-award e-sourcing e-notification e-tendering (e-access & e-submission) e-evaluation e-awarding Post-award e-auctions e-contract e-ordering e-invoicing e-payment e-statistics 7

8 Στάδια e-sourcing Συλλογή πληροφοριών για τη σύνταξη της προκήρυξης του διαγωνισμού για την προμήθεια έργων / προϊόντων / υπηρεσιών Αναζήτηση και επικοινωνία με δυνητικούς προμηθευτές για εκδήλωση ενδιαφέροντος / υποβολή προσφορών e-notification Δημοσίευση της προκήρυξης προμήθειας με τα συνοδευτικά έγγραφα στον επίσημο εθνικό / κοινοτικό ιστότοπο, με τρόπο που θα επιτρέπει πρόσβαση χωρίς διακρίσεις σε όλους τους ενδιαφερόμενους 8

9 Στάδια e-tendering e-access: Παροχή ηλεκτρονικής υποστήριξης στους υποψήφιους προμηθευτές για τη σύνταξη των προσφορών, διευκρινίσεις και απαντήσεις σε ερωτήματα e-submission: Υποβολή των προσφορών των υποψήφιων προμηθευτών σε ηλεκτρονική μορφή, αυτόματος έλεγχος της πληρότητας / εγκυρότητας των προσφορών και αυτόματη επεξεργασία τους e-evaluation Διαδικασία εξ αποστάσεως αξιολόγησης με τη χρήση ΤΠΕ στη βάση προκαθορισμένων κριτηρίων 9

10 Στάδια e-awarding Αξιολόγηση των ηλεκτρονικά υποβεβλημένων προσφορών Ανάθεση της σύμβασης με βάση τα κριτήρια που έχουν τεθεί στην προκήρυξη του διαγωνισμού. Π.χ.: Πιο οικονομικά συμφέρουσα προσφορά MEAT (Most Economically Advantageous Tender) 10

11 Στάδια e-auctions Οι υποψήφιοι προμηθευτές, σε απευθείας σύνδεση με την ψηφιακή πλατφόρμα, κάνουν βελτιωμένες προσφορές (με βάση παρεχόμενες πληροφορίες), οι οποίες αξιολογούνται αυτόματα σύμφωνα με τα κριτήρια, που έχουν τεθεί από την προκήρυξη Γίνεται μέσα από την ανάπτυξη ανταγωνισμού ανάμεσα στους προμηθευτές, χωρίς την παρέμβαση του αγοραστή 11

12 Στάδια e-contract Δυναμικό υποσύστημα των ηλεκτρονικών συμβάσεων, το οποίο πραγματοποιεί: τη σύναψη, διαχείριση και παρακολούθηση της προόδου υλοποίησης της σύμβασης τη συγκέντρωση του ιστορικού των προσφορών την παρακολούθηση των επιδόσεων έναντι των συμφωνιών επιπέδου υπηρεσιών (SLAs) και τους βασικούς δείκτες απόδοσης (KPIs) την ειδοποίηση του αγοραστή για σημαντικά γεγονότα, όπως οι ημερομηνίες ανανέωσης των συμβάσεων 12

13 Στάδια e-ordering Σύνταξη, έκδοση και διακίνηση με ηλεκτρονικό τρόπο όλων των σχετιζόμενων με τις παραγγελίες εγγράφων e-invoicing Αυτοματοποίηση διαδικασίας δημιουργίας και διακίνησης τιμολογίων μεταξύ αγοραστή και προμηθευτή e-payment Διακίνηση της πληροφορίας πληρωμών και πραγματοποίηση ηλεκτρονικά της πληρωμής μεταξύ αγοραστή, προμηθευτή και τράπεζας Ηλεκτρονική διαχείριση εγγυητικών επιστολών 13

14 Ηλεκτρονική Τιμολόγηση Σύμφωνα με την Οδηγία 2001/115 της ΕΕ (N.3193/2003), έγκυρα και αποδεκτά είναι τα ηλτιμολόγια εάν: Ο παραλήπτης του τιμολογίου έχει συναινέσει και αποδεχθεί τη συγκεκριμένη μέθοδο Η αποστολή και η λήψη πραγματοποιούνται σε ασφαλές δικτυακό περιβάλλον είτε με χρήση ψηφιακών υπογραφών είτε μέσω του συστήματος EDI (Electronic Data Interchange) 14

15 Ηλεκτρονική Τιμολόγηση Παραδοσιακός τρόπος τιμολόγησης Το τιμολόγιο εκτυπώνεται από το σύστημα του προμηθευτή Αποστέλλεται με ταχυδρομείο στον αγοραστή (ή συνοδεύει την αποστολή των αγαθών) Ο αγοραστής αντιπαραβάλλει το τιμολόγιο με: Δελτίο αποστολής (2-way match) για να διαπιστώσει ότι έχει τιμολογηθεί για αγαθά που έχει παραλάβει ή με Δελτίο αποστολής και εντολή παραγγελίας για να διαπιστώσει ότι έχει τιμολογηθεί για αυτά που παρέλαβε, τα οποία είναι αυτά που παρήγγειλε (είδη-ποσότητες-τιμές) Μετά τον έλεγχο, το τιμολόγιο εισάγεται στο πληροφοριακό σύστημα Aρχειοθετείται και φυλάσεται για όσο χρονικό διάστημα προβλέπεται από τη νομοθεσία 15

16 Ηλεκτρονική Τιμολόγηση Ηλεκτρονικός τρόπος τιμολόγησης Το τιμολόγιο δημιουργείται στο σύστημα του προμηθευτή Κρυπτογραφείται και αποστέλλεται μέσω Διαδικτύου στον πάροχο της υπηρεσίας ηλεκτρονικής ανταλλαγής τιμολογίων Ο πάροχος αναγνωρίζει τον αποστολέα και τον παραλήπτη Μετατρέπει το μορφότυπο του προμηθευτή σε μορφότυπο του αγοραστή Εκτελεί συγκεκριμένους ελέγχους ορθότητας στοιχείων Εκτελεί πιθανές διαδικασίες (π.χ. επιμερισμός ΦΠΑ ανά είδος) Κρυπτογραφεί και πάλι τον φάκελο τιμολογίου Αποστέλλει το ηλεκτρονικό τιμολόγιο στο σύστημα του αγοραστή Ειδοποιεί και τα δύο μέρη με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ότι το τιμολόγιο έχει παραδοθεί κανονικά Το τιμολόγιο αποκωδικοποιείται, και φορτώνεται στο σύστημα του αγοραστή Φυλάσσεται σαν ηλεκτρονικό αρχείο 16

17 Ηλεκτρονική Τιμολόγηση Οφέλη: Αποφυγή λαθών κατά την ανταλλαγή παραστατικών, που προκύπτουν από το χειρωνακτικό τρόπο εισαγωγής των στοιχείων Άμεση επίλυση προβλημάτων με τον γρήγορο εντοπισμό προβλημάτων Εξάλειψη λειτουργικού κόστους επεξεργασίας και καταχώρησης τιμολογίων και λοιπών παραστατικών Βελτιστοποίηση λειτουργιών με την συντόμευση του χρόνου καταχώρησης των στοιχείων Πλήρης ευελιξία στην διασύνδεση νέων προμηθευτών καθόσον το σύστημα είναι έτοιμο από πλευράς αγοραστή Ένα κεντρικό σημείο επικοινωνίας με κάθε επιχείρηση και συνεπώς μικρότερο κόστος διαχείρισης, που το αναλαμβάνει ο πάροχος Μεγάλο οικονομικό όφελος 17

18 Ηλεκτρονική Τιμολόγηση Υποδομές EDI (Electronic Data Interchange) Ψηφιακές υπογραφές Ενιαίος χώρος πληρωμών σε ευρώ (Single Euro Payments Area - SEPA) 18

19 Ηλεκτρονική Τιμολόγηση Εμπόδια και Προκλήσεις Νομοθεσία (ΦΠΑ, λογιστική, πληρωμές, αυθεντικοποίηση, διαφάνεια της εταιρείας και διατήρηση των δεδομένων) Εμπιστοσύνη Επιχειρησιακά θέματα Προτυποποίηση 19

20 Υποστηρικτικές Τεχνολογίες Ψηφιακή υπογραφή (e-signature) Ηλεκτρονική ταυτότητα (e-identity) Ηλεκτρονικά πιστοποιητικά / βεβαιώσεις VCD (e-attestations) Ηλεκτρονικοί κατάλογοι (e-catalogues) Ηλεκτρονικές αγορές (e-marketplaces) 20

21 Προγράμματα Ευρωπαϊκής Ένωσης Προγράμματα Ευρωπαϊκής Ένωσης για ηλ-προμήθειες 21

22 Pan-European Public Procurement Online 22

23 Το όραμα του PEPPOL Ηλ-Προμήθειες χωρίς σύνορα Οι κυβερνήσεις είναι οι μεγαλύτεροι αγοραστές στην ΕΕ, αλλά υστερούν στην ηλεκτρονική ανταλλαγή στοιχείων με τους προμηθευτές τους Το όραμα του PEPPOL είναι οποιαδήποτε εταιρεία στην ΕΕ (συμπεριλαμβανομένων των ΜΜΕ) να μπορεί να επικοινωνεί ηλεκτρονικά με οποιοδήποτε φορέα ΔΔ της ΕΕ για όλες τις διαδικασίες σύναψης προμηθειών 23

24 Τι είναι το PEPPOL Μία υποδομή ή ένα δίκτυο ανταλλαγής ηλεκτρονικών εγγράφων σχετικών με το ηλ-εμπόριο και τις ηλ-προμήθειες, κυρίως μεταξύ ΔΔ και προμηθευτών Δημιουργήθηκε το 2008 σαν έργο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής με συμμετέχοντες 21 φορείς από 11 χώρες της ΕΕ. Στόχος ήταν να διευκολυνθεί η ανάπτυξη του ηλ-εμπορίου στην Ευρώπη Λειτούργησε υπό την Ευρωπαϊκή Επιτροπή μέχρι τον Αύγουστο του Έκτοτε το διαχειρίζεται η μη κερδοσκοπική οργάνωση Open PEPPOL που αναπτύσει τα πρότυπα και τις προδιαγραφές που ορίστηκαν από το PEPPOL Υποστηρικτικά συστήματα του PEPPOL: e-certis TED 24

25 Open PEPPOL To Open PEPPOL αποτελείται από περίπου 100 δημόσιους και ιδιωτικούς φορείς στην Ευρώπη Οι φορείς της ΔΔ και οι εταιρείες που θέλουν να επικοινωνήσουν ηλεκτρονικά συνδέονται με το PEPPOL και έτσι μπορούν να έλθουν σε επαφή με αγοραστές και προμηθευτές που είναι επίσης συνδεδεμένοι 25

26 PEPPOL Στη προ-ανάθεσης φάση το PEPPOL υποστηρίζει τη δημόσια διαδικασία υποβολής προσφορών μέσω Επαλήθευσης ψηφιακών υπογραφών (esignatures) Κατάθεσης εικονικού εταιρικού φακέλου (Virtual Company Dossier) με τυποποιημένη πληροφορία (αποδεικτικά στοιχεία, πιστοποιητικά και βεβαιώσεις) Ηλεκτρονικό κατάλογο (ecatalogue) για την υποβολή προσφορών για προϊόντα και πληροφορίες σε τυποποιημένο μορφότυπο 26

27 PEPPOL Στη μετά-ανάθεση φάση το PEPPOL προσφέρει: Ηλ-κατάλογο (ecatalogue) για την ανταλλαγή πληροφοριών για προϊόντα και πληροφορίες που προσφέρονται στο πλαίσιο της σύμβασης Ηλ-παραγγελία (eorders) και ηλ-τιμολόγηση (einvoicing) παρέχοντας σε αγοραστή και προμηθευτή καθορισμένες διαδικασίες για να μοιράζονται κοινές επιχειρηματικές πληροφορίες Την υποδομή ψηφιακής μεταφοράς (transport infrastructure) με βάση κοινά εθνικά συμβατά τεχνολογικά πρότυπα, η οποία διασυνδέει κοινότητες που διαθέτουν ηλπρομήθειες (eprocurement communities) 27

28 Συστατικά του PEPPOL 28

29 Σύνδεση διαφορετικών συστημάτων ηλ-προμηθειών μέσω του PEPPOL 29

30 e-certis Πληροφοριακό σύστημα που ενημερώνει για τα πιστοποιητικά και τις βεβαιώσεις που απαιτούνται για τις διαδικασίες προμηθειών στα κράτη μέλη της ΕΕ, Νορβηγία, Ισλανδία, Λιχτενστάιν και Τουρκία Βοηθά τις αναθέτουσες αρχές και τους προμηθευτές: Να κατανοήσουν τις πληροφορίες που παρέχονται αλλά και αυτές που ζητούνται Να προσδιορίσουν ποια έγγραφα μιας χώρας είναι ισοδύναμα με ζητούμενα πιστοποιητικά και βεβαιώσεις που απαιτούνται από άλλη χώρα 30

31 TED Το TED (Tenders Electronic Daily) είναι η ηλεκτρονική έκδοση του Συμπληρώματος της Επίσημης Εφημερίδας της ΕΕ, που αφορά τις ευρωπαϊκές δημόσιες συμβάσεις Κάθε μέρα, από την Τρίτη έως το Σάββατο, δημοσιεύονται στην TED περίπου 1700 νέες προκηρύξεις δημόσιων συμβάσεων Παρέχει: Δωρεάν πρόσβαση σε επιχειρηματικές ευκαιρίες στις χώρες της EE, του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου αλλά και πέραν αυτών Δυνατότητα φυλλομέτρησης, αναζήτησης και ταξινόμησης προκηρύξεων δημόσιων συμβάσεων ανά χώρα, περιοχή, επιχειρηματικό τομέα κ.λπ. Πληροφορίες σχετικά με κάθε έγγραφο δημόσιας σύμβασης στις 24 επίσημες γλώσσες της ΕΕ. Όλες οι προκηρύξεις των οργάνων της ΕΕ δημοσιεύονται εξ ολοκλήρου σε αυτές τις γλώσσες 31

32 Δημόσιες Προμήθειες στην Ελλάδα 32

33 Ε.Σ.Η.ΔΗ.Σ. Το Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων (Ε.Σ.Η.ΔΗ.Σ.) αποτελεί το κεντρικό ηλεκτρονικό κόμβο για τις δημόσιες συμβάσεις στην Ελλάδα. Στόχος του είναι ο εκσυγχρονισμός και η απλοποίηση των διαδικασιών ανάθεσης και η υποστήριξη των ενδιαφερομένων (πολίτες, αναθέτουσες αρχές, προμηθευτές, εποπτικές αρχές) Η διενέργεια όλων των διαγωνισμών για δημόσιες συμβάσεις υπηρεσιών, προμηθειών άνω των θα πρέπει να γίνονται υποχρεωτικα ηλεκτρονικα μέσω του Ε.Σ.Η.ΔΗ.Σ. 33

34 Ε.Σ.Η.ΔΗ.Σ. Ανάθεση και υλοποίηση δημόσιας σύμβασης 34

35 Κ.Η.Μ.ΔΗ.Σ. Το Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων (Κ.Η.Μ.ΔΗ.Σ.) αποτελεί βασικό συστατικό στοιχείο του Ε.Σ.Η.ΔΗ.Σ. Σε αυτό καταχωρούνται στοιχεία όλων των δημοσίων συμβάσεων ανεξαρτήτως ποσού για προϊόντα, υπηρεσίες και έργα. Στόχος του Μητρώου είναι η διαφάνεια, η λογοδοσία και η ενίσχυση του ανταγωνισμού Για κάθε δημόσια σύμβαση καταχωρούνται τα στοιχεία που αφορούν Το πρωτογενές αίτημα Την έγκρισή του Τη διακήρυξή του Τη συμβασιοποίηση του Τις πληρωμές που πραγματοποιούνται για την υλοποίηση της σύμβασης Στόχοι του Μητρώου είναι η διαφάνεια στις προμήθειες του ευρύτερου Δημοσίου Τομέα και η ενίσχυση του ανταγωνισμού Η καταχώριση αποτελεί προϋπόθεση κανονικότητας της δαπάνης κατά την έννοια της παραγράφου 2 του άρθρου 26 του ν.2362/55 35

36 Κ.Η.Μ.ΔΗ.Σ. 36

37 Πρακτική Άσκηση Από το διαδικτυακό τόπο που αποτελεί Συμπλήρωμα στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης : Αναζητείστε τους διεθνείς διαγωνισμούς που έχουν προκηρυχθεί και είναι σε εξέλιξη στην Ελλάδα Βρείτε διαγωνισμούς με κριτήρια ανάθεσης τη χαμηλότερη τιμή και δικαίωμα προαίρεσης Εκτιμήστε κατά πόσο οι παρεχόμενες πληροφορίες είναι χρήσιμες για κάποιον προμηθευτή ξένης χώρας 37

38 38