Μία έκδοση. της CFO s Checklist to. e-invoicing. 10 βήματα. για μία επιτυχημένη εφαρμογή Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης

Transcript

1 Μία έκδοση της CFO s Checklist to 10 βήματα για μία επιτυχημένη εφαρμογή Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης με τη μέγιστη οικονομική απόδοση και R.O.I. <3 μηνών

2 Intro άρα Ηλεκτρονική Τιμολόγηση! Το κόστος διαχείρισης του χαρτιού στο λογιστήριο είναι πράγματι υψηλό (αν και συνήθως δεν είναι άμεσα αντιληπτό πόσο), η ελληνική & ευρωπαϊκή νομοθεσία προωθεί σημαντικά πλέον το ηλεκτρονικό τιμολόγιο, ενώ το υπόσχεται άμεση μείωση του λειτουργικού κόστους που ξεπερνάει το 50% και σημειώνει R.O.I. < 3 μηνών τόσο για τους εκδότες όσο και τους παραλήπτες των παραστατικών Η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση είναι ένα από τα αποτελεσματικότερα εργαλεία που μπορεί να αξιοποιήσει ο CFO σήμερα, προκειμένου να πετύχει μείωση των περιττών εξόδων, άμεσα ορατά στην «κάτω γραμμή» ενισχύοντας παράλληλα την ταχύτητα και την αποτελεσματικότητα στις λειτουργίες του οργανισμού. Πώς όμως θα εξασφαλίσετε ότι η εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στον οργανισμό σας, θα έχει τα μέγιστα αποτελέσματα και το R.O.I. των 3 μόλις μηνών; Ο οδηγός CFO s Checklist to, παρουσιάζει τα 10 βασικά βήματα τα οποία θα υποστηρίξουν τη βέλτιστη εφαρμογή του στον οργανισμό σας εξασφαλίζοντας άμεση λειτουργική εξοικονόμηση και R.O.I, στον οργανισμό σας. Πώς να χρησιμοποιήσω αυτό τον οδηγό; Διαβάστε τα Check-points και τις επιμέρους ενέργειες που περιλαμβάνουν Μαρκάρετε με τα βήματα που έχετε ολοκληρώσει & αξιολογήστε την απόδοσή σας Μοιραστείτε τον οδηγό με την ομάδα σας & οργανώστε τα επόμενα βήματα

3 10 βήματα για μία επιτυχημένη εφαρμογή e-invoicing

4 1 Απαντήστε στις νομοθετικές «απαιτήσεις» Η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση, αναγνωρίζεται ως νόμιμη μέθοδος ανταλλαγής και αποθήκευσης φορολογικών παραστατικών από το 2006 με την ΠOΛ. 1049/2006 Από 1/1/2013 με τον Κ.Φ.Α.Σ και ιδιαίτερα από 1/1/2015 με τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα, η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση διευκολύνεται σημαντικά, καθώς η ευρωπαϊκή οδηγία καθοδηγεί τις χώρες-μέλη σε μία δια-λειτουργική λύση, η οποία εξυπηρετεί τις ανάγκες του διεθνούς εμπορίου. Έτσι σήμερα, κάθε επιχείρηση μπορεί να αντικαταστήσει τα χάρτινά της παραστατικά με ηλεκτρονικά για κάθε τύπο φορολογικού παραστατικού, (δηλαδή κάθε αξιακό ή συνοδευτικό παραστατικό) λαμβάνοντας υπόψη 3 βασικές προϋποθέσεις: Αναγνωσιμότητα-Αυθεντικότητα-Ακεραιότητα (3A). Συνεπώς πριν ξεκινήσετε το έργο Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, θα πρέπει να έχετε απαντήσει στα παρακάτω ερωτήματα: Πώς θα εξασφαλίσετε τα 3-Α; Στην περίπτωση Φορολογικού Ελέγχου, κάθε παραστατικό πρέπει να είναι διαθέσιμο σε μορφή αναγνώσιμη από τις φορολογικές αρχές. Επιπλέον, η επιχείρηση έχει την υποχρέωση να αποδεικνύει την αυθεντικότητα και την ακεραιότητα κάθε παραστατικού, με άλλα λόγια να διασφαλίζει ότι το περιεχόμενό του (και όχι το format του) δεν έχει υποστεί καμία αλλαγή από τη στιγμή της έκδοσης και μέχρι τη λήξη της περιόδου φύλαξής του. Ποια μέθοδο θα επιλέξετε για την διασφάλιση των 3Α; Η σήμανση των παραστατικών, είναι ο πιο διαδεδομένος τρόπος εξασφάλισης των παραπάνω προϋποθέσεων λόγω της χρήσης των Φορολογικών Μηχανισμών, χωρίς ωστόσο να είναι πλέον υποχρεωτική. Κάθε επιχείρηση μπορεί να επιλέγει ελεύθερα τη μέθοδο διασφάλισης των νομικών προϋποθέσεων (3Α)που θα χρησιμοποιεί. Απαραίτητο είναι πάντως να υπάρχει μια «ελέγξιμη διαδρομή» (auditable trail) για κάθε παραστατικό, η οποία αποδεικνύει την αυθεντικότητα και την ακεραιότητά του. Οι πιο ευρέως διαδεδομένες μέθοδοι διασφάλισης είναι σήμερα οι ακόλουθες: Φορολογικός Μηχανισμός Προηγμένη Ψηφιακή Υπογραφή PDF + EDI (Electronic Data Interchange) Πώς θα εξασφαλίσετε την αποδοχή e-invoices από τους παραλήπτες ; Η επιτυχία πλήρους εφαρμογής της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης εξαρτάται από την αποδοχή των τελικών παραληπτών. Σύμφωνα με την ελληνική & ευρωπαϊκή νομοθεσία μπορείτε να εξασφαλίσετε την αποδοχή ηλεκτρονικών παραστατικών με τους ακόλουθους τρόπους: Γραπτή / Προφορική αποδοχή Μέσω ηλεκτρονικής πρόσκλησης από Portal παρόχου Σιωπηρή αποδοχή Ως σιωπηρή αποδοχή, θεωρείται για παράδειγμα η λήψη ενός ηλεκτρονικού παραστατικού χωρίς να προηγηθεί σχετική ενημέρωση και η εξυπηρέτηση της πληρωμής του από τον παραλήπτη. Ενώ αυτή η μέθοδος αποτελεί μάλλον τον ταχύτερο τρόπο εξασφάλισης αποδοχής από τον παραλήπτη, αυξάνει την πιθανότητα καθυστερήσεων στην πληρωμή, καθώς και το ενδεχόμενο αντίδρασης του παραλήπτη.

5 2 Υπολογίστε το οικονομικό σας όφελος Όπως σε κάθε έργο, έτσι και στην περίπτωση της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, η μέτρηση του αποτελέσματος αποτελεί τη βάση για μία επιτυχή εφαρμογή. Στην περίπτωση μάλιστα της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, έχετε τη δυνατότητα εύκολου υπολογισμού του κόστους-πριν (με τη χάρτινη διαδικασία) και του κόστους-μετά (με το ). Έχοντας απαντήσει στα παραπάνω ερωτήματα, μπορείτε να αξιολογήσετε με ασφάλεια το προσδοκώμενο όφελος για τον οργανισμό σας, να υποστηρίξετε τις συζητήσεις σας με τη διοίκηση και να οργανώσετε την εφαρμογή του σύμφωνα με τον οικονομικό στόχο & το επιθυμητό R.O.I. Πώς να υπολογίσω το όφελος από την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση; Για την παραπάνω εργασία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο R.O.I. Calculator στο website της και να υπολογίσετε με σημαντική ακρίβεια το αναμενόμενο οικονομικό & λειτουργικό όφελος. Εναλλακτικά, η μπορεί να σας προσφέρει μια πλήρη ανάλυση του κόστους/οφέλους & R.O.I, με τη συμπλήρωση ενός απλού ερωτηματολογίου, στέλνοντας το σχετικό σας αίτημα στο ή επικοινωνώντας τηλεφωνικά στο (+30) Επιλέξτε την κατάλληλη μέθοδο σύμφωνα με τις ανάγκες του οργανισμού σας Η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση, μπορεί να εφαρμοστεί με μια σειρά διαφορετικών τρόπων (solution set-up), σύμφωνα με τις εκάστοτε ανάγκες και απαιτήσεις κάθε οργανισμού. Συνοπτικά αναφέρονται μερικές από τις πιο συχνές εφαρμογές στην ελληνική αγορά: Ηλεκτρονική Τιμολόγηση & Αρχειοθέτηση στο Cloud: Ιδανική για οργανισμούς με ευέλικτες δομές και σχετικά περιορισμένο όγκο παραστατικών, για τους οποίους προτεραιότητα αποτελεί να «αποφορτίσουν» τα συστήματά τους (servers, ERP systems) με ασφάλεια. Ηλεκτρονική Τιμολόγηση & Τοπική Αρχειοθέτηση: Ιδανική στις περιπτώσεις που προτεραιότητα αποτελεί η κεντρική διαχείριση στην αρχειοθέτηση (με απόλυτο έλεγχο σε επίπεδο οργανισμού) ενώ είναι παράλληλα επιθυμητή η outsourced αυτοματοποίηση (καθόλου manual διαχείριση) στις εργασίες αποστολής παραστατικών. Σε αυτή την περίπτωση όλα τα παραστατικά αρχειοθετούνται ηλεκτρονικά με την έκδοσή τους σε τοπικό επίπεδο και στέλνονται άυλα στους ηλεκτρονικούς παραλήπτες. Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση Εισερχομένων και αυτοματοποίηση καταχώρησης με EDI: Ιδανική λύση για παραλήπτες παραστατικών που δεν στέλνουν μεγάλο όγκο παραστατικών, ωστόσο λαμβάνουν σημαντικό πλήθος παραστατικών και επιθυμούν να μειώσουν το κόστος καταχώρησης & αρχειοθέτησης. Αυτοματοποιημένη καταχώρηση εισερχομένων παραστατικών & εξερχομένων παραγγελιών: Λύση ιδανική σε κάθε κλάδο ή επιχείρηση, όπου ανταλλάσεται μεγάλος όγκος ή μεγάλο πλήθος γραμμών παραστατικών ή παραγγελιών μεταξύ αγοραστώνπρομηθευτών, με αποτέλεσμα να δημιουργούνται μεγάλες απαιτήσεις διαχείρισης στα τμήματα λογιστηρίου και προμηθειών. Όλα τα παραπάνω συνδυαστικά

6 Αναγνωρίζοντας τις επιμέρους ανάγκες σε επίπεδο λειτουργιών, διε-παφών, εξοπλισμού και Πληροφοριακών Συστημάτων μπορείτε να επιλέξετε με μεγαλύτερη ακρίβεια τη λύση που ταιριάζει στον οργανισμό και να συγκρίνετε τις επιλογές που έχουν πραγματικά νόημα για την επιχείρησή σας. Σε αυτό το σημείο η κοινή εξέταση με την ομάδα Πληροφορικής/IT και λογιστηρίου είναι ιδιαίτερα χρήσιμη. Παρακάτω παρατίθενται ενδεικτικά μερικά σημαντικά στοιχεία που λαμβάνουν μέρος στην επιλογή μίας κατάλληλης λύσης ηλεκτρονικής τιμολόγησης αρχειοθέτησης: Πλήθος παραστατικών (εισερχόμενα-εξερχόμενα) Αριθμός διαφορετικών φορμών/παραστατικό Χρήση προ-τυπωμένων φορμών Πληροφοριακό Σύστημα Δυνατότητα έκδοσης παραστατικού (PDF) από το πληροφοριακό σύστημα Ανάγκη ηλεκτρονικής διαχείρισης των P.O.D (υπογεγραμμένα αντίγραφα παραλαβής) Ανάγκη για αποστολή συνημμένων αρχείων μαζί με τα φορολογικά παραστατικά (καρτέλες / συμβάσεις / διαφημιστικό υλικό κ.ο.κ) Χρήση Φορολογικών Μηχανισμών/Ανάγκη αντικατάστασης Πολυπλοκότητα σημείων έκδοσης παραστατικών Ανάγκη για κεντρικό έλεγχο αρχειοθέτησης Ιδιαιτερότητες στη διαχείριση παραστατικών Συναλλαγές στο εξωτερικό 4 Αναλύστε το πελατολόγιό σας Ο στόχος αυτού του βήματος είναι ιδιαίτερα σημαντικός, καθώς προσδιορίζει την ταχύτητα μετάβασης από τη χάρτινη στην ηλεκτρονική διαδικασία, κατά συνέπεια τη δυνατότητα του οργανισμού να πετύχει το στόχο - R.O.I. στον προβλεπόμενο χρόνο. Στα πλαίσια αυτού του βήματος επιδιώξτε: Συλλογή στοιχείων πελατολογίου: Εξασφαλίζοντας ότι διαθέτετε μία πλήρη λίστα των στοιχείων επαφής με τον κάθε πελάτη σας, μπορείτε να οργανώσετε αποτελεσματικά τις απαραίτητες ενέργειες επικοινωνίας μαζί τους (όπως φαίνεται στο βήμα 1). Η διαχείριση της μετάβασης στο ηλεκτρονικό τιμολόγιο, απαιτεί τουλάχιστον τη γνώση τριών βασικών στοιχείων ανά πελάτη: ΑΦΜ, , Τηλέφωνο επικοινωνίας, Ονοματεπώνυμο υπεύθυνου επικοινωνίας & ρόλος Τμηματοποίηση του πελατολογίου κατά Pareto : Ξεχωρίστε ως πρώτο group-επικοινωνίας & εφαρμογής, εκείνους τους πελάτες οι οποίοι πραγματοποιούν το 80% του ετήσιου τζίρου σας (συμπερασματικά παράγουν το μεγαλύτερο πλήθος παραστατικών) Τμηματοποίηση του υπόλοιπου πελατολογίου : Κατηγοριοποιήστε τους υπόλοιπους πελάτες σας, ανάλογα με τις ανάγκες επικοινωνίας που προβλέπετε ότι απαιτούνται μαζί τους. Ολοκληρώνοντας αυτό το βήμα, έχετε τη δυνατότητα να προβλέψετε την προσπάθεια που απαιτείται για την ενημέρωση των πελατών σας και να δημιουργήσετε εστιασμένα μηνύματα για κάθε επιμέρους group. Όσο πιο στοχευμένη είναι η επικοινωνία σας με το πελατολόγιό σας, τόσο μεγαλύτερη είναι η αποδοχή που μπορείτε να επιτύχετε.

7 5 6 7 Επικοινωνήστε το στόχο στον οργανισμό Διαφορετικά τμήματα του οργανισμού, είναι πιθανό να χρειάζεται να εμπλακούν στην εφαρμογή και χρήση της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό, να διαχειριστείτε την «αλλαγή» τόσο σε εξωτερικό επίπεδο (με τους συναλλασσόμενους) όσο και σε εσωτερικό επίπεδο (στελέχη-εργαζόμενοι) και να προωθήσετε τη σύσταση μιας μικρής ομάδας εργασίας-διαχείρισης. Επικοινωνήστε το στόχο με τις εμπλεκόμενες ομάδες και ορίστε συγκεκριμένους ρόλους στην εφαρμογή της λύσης ιδιαίτερα όταν αυτή απαιτεί την ενεργό συμμετοχή τους. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να πετύχετε ταχύτερα αποτελέσματα και μειωμένη αντίσταση, ενώ ενισχύετε τη συλλογική σκέψη στον οργανισμό σας: πχ: Στόχος μας είναι να είμαστε μια Paperless επιχείρηση: Να μειώσουμε το περιττό κόστος λειτουργίας και να κάνουμε πιο ευχάριστη, εύκολη και παραγωγική την εργασία στο λογιστήριο/ Να μειώσουμε τα «χαμένα» παραστατικά & να επιταχύνουμε τις πληρωμές/ Να ενισχύσουμε την Περιβαλλοντική μας Υπευθυνότητα, κ.ο.κ» Επιλέξτε την ανάθεση στο οργανισμό ή σε πάροχο Έχοντας καταλήξει στο σύνολο των αναγκών του οργανισμού και στο κατάλληλο μείγμα επικοινωνίας, μπορείτε να σταθμίσετε με μεγαλύτερη ακρίβεια την επιλογή ανάθεσης της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης στον οργανισμό (in house) ή σε outsourced πάροχο. Είναι πάντως γεγονός ότι η επιλογή του Outsourcing, προσφέρει αυξημένα οφέλη στην περίπτωση της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης κυρίως λόγω της δυνατότητας αξιοποίησης των υπαρχόντων δικτύων διασύνδεσης στο και της ευκολίας & ταχύτητας υλοποίησης & επέκτασης. Επιλέξτε πάροχο Στην περίπτωση που καταλήξετε στην επιλογή του Outsourcing, θα πρέπει να επιλέξετε τον κατάλληλο πάροχο που θα απαντήσει με τη μεγαλύτερη πληρότητα στους στόχους του οργανισμού. Παρακάτω παρατίθεται ένα ενδεικτικό παράδειγμα αναγκών-κριτηρίων που μπορούν να σας κατευθύνουν στην επιλογή του παρόχου όπως και μια περιεκτική λίστα κριτηρίων-επιλογής παρόχου: Ανάγκη Οργανισμού: Εφαρμογή Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης και κεντρική διαχείριση της αρχειοθέτησης στον οργανισμό (on premise). Η εταιρεία επιθυμεί να απαλλαγεί από το κόστος συντήρησης Φορολογικών Μηχανισμών. Απαίτηση Επιλογής Παρόχου: Ο πάροχος πρέπει να προσφέρει τη δυνατότητα σήμανσης με Πιστοποιημένη Προηγμένη Ψηφιακή Υπογραφή καθώς και λύσεις τοπικής αρχειοθέτησης. Επιπλέον η αποστολή των παραστατικών θα πρέπει να πραγματοποιείται με ασφάλεια, εξασφαλίζοντας την «ελέγξιμη διαδρομή» κάθε παραστατικού. Επιλογή Παρόχου: Χρήσιμα Κριτήρια Αξιολόγησης Εγγύηση συμβατότητας με τη νομοθεσία Συμφωνία παρεχόμενων λύσεων με επιχειρησιακές ανάγκες (βήμα 3) Πελατολόγιο παρόχου Κάλυψη Πελατολογίου από το υπάρχον δίκτυο (οικονομίες κλίμακας) Υπηρεσίες επέκτασης της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης στο σύνολο των παραληπτών (εγγενείς στη λύση ή με επιπλέον καμπάνιες επικοινωνίας) Υπηρεσίες υποστήριξης & SLAs Κόστος λύσης παρόχου σε αντιπαράθεση με το εκτιμώμενο όφελος Οικονομική Υπόσταση & Εμπειρία παρόχου Ταχύτητα υλοποίησης & Συμπληρωματικές Υπηρεσίες

8 8 Ορίστε το πλάνο υλοποίησης Έχοντας φτάσει σε αυτό το βήμα, έχετε αναγνωρίσει και υπολογίσει τους ποσοτικούς στόχους της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, την ομάδα ή στελέχη που θα συμμετέχουν στο έργο, τον πάροχο (η την ομάδα του οργανισμού) που θα σας προσφέρει/υλοποιήσει τη λύση, όπως και τα groups πελατών με τα οποία θα πρέπει να γίνει επικοινωνία με στόχο την αποδοχή των ηλεκτρονικών παραστατικών. Στόχος σε αυτό το βήμα είναι να ορίσετε ένα πλάνο υλοποίησης και επέκτασης το οποίο θα σας επιτρέψει να πετύχετε τους στόχους- ROI και εξοικονόμησης που προσδιορίσατε στο βήμα 3. Έχοντας ορίσει την προσδοκώμενη εξοικονόμηση/παραστατικό μπορείτε να δημιουργήσετε εύκολα 3 σενάρια υλοποίησης, τα οποία θα προσδιορίσουν με μεγαλύτερη ακρίβεια το αναμενόμενο αποτέλεσμα, σε συνάρτηση με την ταχύτητα επέκτασης στους εμπορικούς συνεργάτες. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να ορίσετε το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης και επέκτασης και να αξιολογήσετε την αποτελεσματικότητα του παρόχου και του οργανισμού σας στην εφαρμογή της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης. Τυπικά προτείνονται 3 στάδια υλοποίησης με το χρόνο ολοκλήρωσης να εξαρτάται από τις απαιτήσεις της λύσης που έχετε επιλέξει: 1. Εφαρμογή & Υλοποίηση 2. Εφαρμογή στο 40% του πελατολογίου (ή στο % που έχει οριστεί στο βήμα 4) 3. Διαρκής Επέκταση στο υπόλοιπο δίκτυο πελατών & στους νέους συναλλασσομένους 9 Επιλέξτε μια Win-Win προσέγγιση για εσάς και τους πελάτες σας Αν και τοποθετείται στην 9 η θέση, αυτό το βήμα είναι το σημαντικότερο για την επιτυχή εφαρμογή της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης στον οργανισμό. Κάθε εκδότης αντιλαμβάνεται το, ως την διαδικασία αποστολής ηλεκτρονικών παραστατικών στους παραλήπτες του. Αυτή η αντίληψη περιλαμβάνει την υπόθεση ότι και οι παραλήπτες έχουν την πρόθεση να δεχθούν χωρίς αντίσταση, κάθε αλλαγή στις διαδικασίες τους ώστε να εξυπηρετήσουν τον προμηθευτή τους, χωρίς να αντιλαμβάνονται κάποιο περαιτέρω όφελος, ή ακόμα με μειωμένη κατανόηση του σωστού τρόπου διαχείρισης όλων των διαφορετικών αρχείων που λαμβάνουν. Το παραπάνω συχνά οδηγεί σε χαμηλότερα επίπεδα επέκτασης στους πελάτες, άρα και σε μεγαλύτερο διάστημα μέχρι το επιθυμητό R.O.I.. Παρακάτω σας προτείνουμε μερικά χρήσιμα tips που διευκολύνουν την επέκταση στο πελατολόγιό σας, συμβάλλοντας παράλληλα στη διαμόρφωση μιας λύσης αμοιβαίου οφέλους για εσάς και τους εμπορικούς σας συνεργάτες (και παραλήπτες των παραστατικών σας.) Πώς να επικοινωνήσετε με το πελατολόγιό σας: Marketing: Επικοινωνήστε στοχευμένα τη νέα διαδικασία με τα διαφορετικά τμήματα (groups) πελατών που ορίσατε στο βήμα 4. Documentation: Παρέχετε υποστηρικτικό υλικό με στόχο να προετοιμάσετε τους προμηθευτές σας, στην αποδοχή ηλεκτρονικών τιμολόγιων. Ενημερώστε τους για τα οφέλη της διαχείρισης ηλεκτρονικών παραστατικών, τη νομοθεσία και τις δυνατότητες αξιοποίησης της νέας διαδικασίας προς όφελός τους (ηλεκτρονική αρχειοθέτηση, αυτόματη καταχώρηση παραστατικών στο πληροφοριακό τους σύστημα κ.ο.κ) Workshop: Στις περιπτώσεις που η αντίσταση στην αλλαγή είναι σημαντική, οργανώστε εστιασμένα workshops στα top-τμήματα των πελατών, ώστε να τους προσφέρετε πλήρη ενημέρωση και κίνητρα για την αποδοχή ηλεκτρονικών παραστατικών.

9 Επιλέξτε μια Win-Win προσέγγιση για εσάς και τους πελάτες σας (συνέχεια) DO s: : Συμπεριλάβετε την ηλεκτρονική τιμολόγηση στις νέες συμβάσεις συνεργασίας.: Έτσι μπορείτε να συμπεριλάβετε την αποστολή ηλεκτρονικών τιμολογίων σε κάθε νέα συνεργασία. Συνδέστε το με έναν κοινωφελή σκοπό: Δοκιμάστε να προσθέσετε έναν κοινωφελή στόχο στην εξίσωση, για παράδειγμα: «Για κάθε ηλεκτρονικό τιμολόγιο, προσφέρουμε x χρηματικό ποσό, σε ένα μη κερδοσκοπικό οργανισμό, ή στην αναδάσωση μίας περιοχής». Προσφέρετε κίνητρα: Επιβραβεύστε τους πελάτες που δέχονται την παραλαβή ηλεκτρονικών παραστατικών με κάποια έκπτωση, ή τους προμηθευτές που στέλνουν ηλεκτρονικά παραστατικά ή μηνύματα EDI, εξυπηρετώντας ταχύτερα τις πληρωμές τους. DONT s: Μην «τιμωρείτε» τους πελάτες/προμηθευτές σας: Η παρουσίαση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης υπό το πρίσμα του οφέλους είναι πολύ πιο αποτελεσματική από την «τιμωρία» των εμπορικών συνεργατών που δεν αποδέχονται τη νέα διαδικασία. Μην απαιτείτε «άμεση» αλλαγή: Προβλέψτε ένα μικρό διάστημα προσαρμογής στη νέα διαδικασία, που θα επιτρέψει στους εμπορικούς σας συνεργάτες να αισθανθούν ασφαλείς με την Ηλεκτρονική διαχείριση. Στο διάστημα αυτό, διατηρήστε και τις 2 μεθόδους αποστολής. 10 Μετρήστε την επέκτασή σας σε τακτά χρονικά διαστήματα και προγραμματίστε τους επόμενους στόχους Η μέτρηση είναι συνδεδεμένη με τη γνώση! Επιδιώξτε την παρακολούθηση της επέκτασης της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης στο δίκτυό σας, ανά 3-6μήνες, ώστε να προσαρμόσετε όπου χρειάζεται το επικοινωνιακό σας μείγμα ή την προσέγγισή σας απέναντι στους πελάτες/προμηθευτές σας. Στη περίπτωση της χρήσης υπηρεσιών παρόχου, επιδιώξτε συγκεκριμένους στόχους στη συνεργασία με στόχο την μέγιστη αξιοποίηση του συνδεδεμένου δικτύου τους και την ένταση των επικοινωνιών όπου θεωρείται απαραίτητο. Το e-invocing είναι μόνο η αρχή: Η Ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι παραπάνω από μια μέθοδος γρήγορης και αποτελεσματικής εξοικονόμησης, καθώς αυτοματοποιεί τη μεταφορά δεδομένων μεταξύ εμπορικών συνεργατών, αποτελώντας τη βάση για την αναβάθμιση των επιχειρησιακών λειτουργιών. Ενδεικτικά αναφέρονται προτάσεις για την περαιτέρω αξιοποίηση του για κάθε CFO που επιδιώκει τη διαρκή εξέλιξη του οργανισμού του με απτά οικονομικά αποτελέσματα: e-ordering & : Αυτοματοποιήστε την αποστολή και καταχώρηση παραγγελιών και τιμολογίων, μοιράζοντας το όφελος της ηλεκτρονικής διαδικασίας με τους εμπορικούς σας συνεργάτες. to Supply Chain Financing: Χρηματοδοτήστε την εφοδιαστική σας αλυσίδα, «πουλώντας» τα ηλεκτρονικά παραστατικά χωρίς επίπονες διαδικασίες factoring. to Distribution Channel Monitoring: Συλλέξτε ηλεκτρονικά τα παραστατικά από το δίκτυο αντιπροσώπων σας και αποκτήστε πλήρη γνώση των πωλήσεων στο δίκτυό σας.

10 Case Studies & Επιτυχημένη Εφαρμογή

11 >30% Αποϋλοποίηση στους 6 μήνες -56,7% Από 4,06 σε 1,73-70% Μείωση Χρόνου ROI 2,5 ΜΗΝΕΣ Η συνεργασία μας με τη Retail@Link, μας επέτρεψε να διαχειριστούμε εύκολα & γρήγορα την αλλαγή από το χάρτινο στο ηλεκτρονικό παραστατικό και την ψηφιακή υπογραφή, προσφέροντάς μας ένα εύχρηστο τεχνολογικό εργαλείο που μειώνει καθημερινά το κόστος λειτουργίας μας και βελτιώνει τις λειτουργίες του οργανισμού μας. Γιώργος Θεοδωρίδης, Διευθυντής Μηχανογράφησης ELTA COURIER

12 >44% Αποϋλοποίηση στο 1 ο έτος -76% Από 7,08 σε 1,73-55% Συνολική Εξοικονόμηση ROI <2 ΜΗΝΕΣ H λύση Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης & Τοπικής Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης που επιλέξαμε έχει εξελίξει τις εσωτερικές διαδικασίες της εταιρείας μας, συμβάλει στη βελτιστοποίησή τους & στη μείωση των δαπανών μέσω της καλύτερης αξιοποίησης όλων των διαθέσιμων πόρων της. Χριστίνα Λαζάρου, Διευθύντρια Μηχανογράφησης B/S/H Hellas

13 40% Αποϋλοποίηση στο 1 ο έτος -79% Από 2,58 σε 0,55 ROI -50% Ετήσιο Κόστος Ελέγχων 2 ΜΗΝΕΣ Επιλέξαμε να συνεργαστούμε με τη Retail@Link στην Ηλεκτρονική Τιμολόγηση, Αρχειοθέτηση και το EDI, καθώς διακρίναμε έναν αξιόπιστο συνεργάτη που κατανοεί τις επιχειρηματικές μας ανάγκες και συμβάλλει στη φιλοσοφία της εταιρείας για τη δημιουργία υψηλής προστιθέμενης αξίας στους συνεργάτες μας μέσω της παροχής προς αυτούς νέων λύσεων και συνεχούς υποστήριξης σε όλα τα επίπεδα. Γιώργος Κανιός, IT Director V.KAFKAS S.A.

14 >40% Αποϋλοποίηση 1 ο έτος -57,3% Από 4,06 σε 1,73 ROI -50% Συνολική Εξοικονόμηση 3,5 ΜΗΝΕΣ Δημήτρης Η χρήση νέων & αποτελεσματικών εργαλείων τεχνολογίας, είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με το όραμα και τη στρατηγική της Sarmed. Η συνεργασία μας με τη Retail@Link προσφέρει σημαντικά πλεονεκτήματα στην ενίσχυση των λειτουργιών μας τόσο σήμερα όσο και στο μέλλον. Κυμπιζής, Operations & Quality Manager SARMED

15 More info Μάθετε περισσότερα για την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση Λύσεις & Προτάσεις της Case Studies: Υπολογισμός Οφέλους R.O.I Calculator: Ακολουθήστε τη Νέα & Ανακοινώσεις: LinkedIn Twitter Παρουσιάσεις & Εκπαιδευτικό Υλικό: Slideshare