e-archiving Case Studies e-invoicing Paperless

Transcript

1 BizDocEE e-archiving 2012 Case Studies e-invoicing Paperless

2 ελ. 2 / 11 ΠΙΝΑΚΑ ΠΕΡΙΕΦΟΜΕΝΩΝ ΕΙΑΓΩΓΗ CASE STUDY: BSH Οικιακές υσκευές Α.Β.Ε. Ελλάδας Η Εταιρεία: (Info source: Δεδομένα Τπόθεσης: Ανάγκες: Οι Τπηρεσίες: R@L e-invoicing BizDocEnterprise Edition & Paperless Σα Αποτελέσματα Testimonials...10

3 ελ. 3 / 11 ΕΙΑΓΩΓΗ Οι μελέτη που παρουσιάζεται παρακάτω, αποτελεί πραγματική περίπτωση συνεργασίας της Retail@Link με τον πελάτη της. Σα στοιχεία αφορούν στην παροχή των λύσεων ηλεκτρονικής τιμολόγησης/αρχειοθέτησης της Retail@Link. Οι λύσεις της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, αφορούν στην ηλεκτρονική-άυλη διαχείριση διακίνηση παραστατικών, χωρίς την ανάγκη εκτύπωσης και φυσικής επεξεργασίας του παραστατικού. Οι λύσεις της ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης, αφορούν στην ηλεκτρονική αρχειοθέτηση παραστατικών χωρίς την ανάγκη εκτύπωσής τους σε φυσικό παραστατικό. υγκεκριμένα οι παραπάνω υπηρεσίες παρέχουν : Νόμιμη και ασφαλή αποϋλοποίηση των παραστατικών σε πλήρη ευθυγράμμιση με το νομοθετικό πλαίσιο που διέπει την Ηλεκτρονική Σιμολόγηση. Αρχειοθέτηση των παραστατικών στους servers της εταιρίας. Ενημέρωση των εμπλεκομένων για την αποστολή και την παραλαβή των παραστατικών. Δυνατότητα μελλοντικής επέκτασης EDI για την ηλεκτρονική μεταφορά δομημένης πληροφορίας και συνεπώς τη μείωση του χρόνου και των σφαλμάτων καταχώρησης παραστατικών.

4 ελ. 4 / 11 1 CASE STUDY: BSH Οικιακές υσκευές Α.Β.Ε. Ελλάδας 1.1 Η Εταιρεία: (Info source: Η BSH Οικιακές υσκευές A.B.E. Ελλάδας, είναι ηγέτης στην παραγωγή και το εμπόριο μεγάλων οικιακών συσκευών, καταναλωτικών προϊόντων και οικιακής τεχνολογίας στην ελληνική αγορά. Η BSH Oικιακές υσκευές ΑΒΕ στην Ελλάδα, έχει την έδρα της στην Κηφισιά, όπου και στεγάζονται ο εμπορικός τομέας και ο τομέας μάρκετινγκ. Επιπλέον διαθέτει υποκατάστημα πωλήσεων στην Θεσσαλονίκη, παραγωγική μονάδα οικιακών συσκευών στον Αγ. Ι. Ρέντη και αποθηκευτικούς χώρους στον Ασπρόπυργο Αττικής. Έχει τέλος ένα ολοκληρωμένο δίκτυο service οικιακών συσκευών σε όλη την Ελλάδα, με κεντρικές μονάδες στην Αθήνα, στην Θεσσαλονίκη, στην Πάτρα, στο Ηράκλειο Κρήτης και συμβεβλημένα συνεργεία σε όλη την Ελλάδα. Από το 1977 η BSH Oικιακές υσκευές ΑΒΕ κατέχει το 60% του μετοχικού κεφαλαίου της ΠΙΣΟ AE, ενώ από το 1996, η Bosch, η Siemens και η Pitsos δραστηριοποιούνταν από κοινού με την επωνυμία BSP. Σο 1998 η μάρκα Gaggenau και το 2002 η μάρκα Neff, ενσωματώθηκαν στην BSP. Πρόσφατα, η εταιρεία μετονομάστηκε σε BSH Οικιακές υσκευές ABE. Κατέχει ηγετική θέση στην ελληνική αγορά με μερίδιο πάνω από 40% όσον αφορά τις λευκές οικιακές συσκευές, ενώ η εξαγωγική της δραστηριότητα αυξάνεται συνεχώς και εκτείνεται στις ευρωπαϊκές χώρες και στην Κύπρο. Από τον Απρίλιο του 2012, η BSH Oικιακές υσκευές ΑΒΕ Ελλάδος συνεργάζεται με τη Retail@Link, στις λύσεις R@L e-invoicing BizDocEnterprise Edition & R@L e-invoicing Paperless που της επιτρέπουν να ψηφιοποιεί και να επεξεργάζεται ηλεκτρονικά τα εξερχόμενα και εισερχόμενα επιχειρηματικά της έγγραφα. Η παρούσα μελέτη εξετάζει τα ζητούμενα, τα αποτελέσματα και τα μελλοντικά βήματα της συνεργασίας αυτής.

5 ελ. 5 / Δεδομένα Τπόθεσης: ΚΤΚΛΟ ΕΡΓΑΙΩΝ Ετήσιος Σζίρος 2012: 175,4 εκ. ΕΓΚΑΣΑΣΑΕΙ Έδρα/ Κεντρικά: Κηφισιά (Μάρκετινγκ & Εμπορική Διεύθυνση), Τποκατάστημα πωλήσεων στη Θεσσαλονίκη Εργοστάσιο/Παραγωγική Μονάδα: Αγ.Ι.Ρέντη Αποθήκες: Ασπρόπυργος Αττικής. Δίκτυο Service Οικιακών υσκευών: Αθήνα, Θεσσαλονίκη, Πάτρα, Ηράκλειο Κρήτης, και συνεργεία σε ολόκληση τη χώρα. ΛΟΓΙΣΗΡΙΟ 25 Υ.Μ. 13 σημεία έκδοσης παραστατικών περίπου παραστατικά ετησίως (σύνολο) (= μηνιαίως, =. 460 Ημερησίως) 31% Αξιακά Παραστατικά (Σιμολόγια / Πιστωτικά) 69% υνοδευτικά ή υνενωμένα Παραστατικά (Δελτία Αποστολής / Σιμ. Δελτία Αποστολής) Αριθμός Παραληπτών: 800 πελάτες Αρχικό Κόστος Παραστατικού: 7,08

6 ελ. 6 / Ανάγκες: Δεδομένου του υψηλού κόστους ανά παραστατικό, αλλά και του μεγάλου συνολικού όγκου παραστατικών, βασικός στόχος της Β/S/H Οικιακές υσκευές Ελλάδος ήταν η μείωση του κόστους τιμολόγησης & αρχειοθέτησης. To αρχικό κόστος (πριν την εφαρμογή της υπηρεσίας) υπολογίζεται ότι ξεπερνούσε τα /έτος. Επιπλέον, βασικός στόχος της εταιρείας ήταν η τοπική διαχείριση, η επιτάχυνση των διαδικασιών ελέγχου, αναζήτησης και ανάσυρσης ιστορικών αρχείων, καθώς επίσης και η μείωση του χρόνου συνεννόησης με εμπορικούς συνεργάτες για την εξυπηρέτηση ζητημάτων τιμολόγησης. υνοψίζοντας, τα βασικά ζητούμενα από την εφαρμογή των λύσεων Ηλεκτρονικής Σιμολόγησης & Αρχειοθέτησης ήταν τα ακόλουθα: Μείωση κόστους διαχείρισης παραστατικών σε όλο το μήκος της διαδικασίας τιμολόγησης, από τη διακίνηση, την καταχώρηση ως και την αρχειοθέτηση παραστατικών. (χώρος-χαρτί-χρόνος). Αυτοματοποίηση διαδικασιών Ελέγχου. Διευκόλυνση και Επιτάχυνση διαδικασιών αναζήτησης & ανάσυρσης. Μείωση χρόνου συνεννόησης με τους πελάτες αναφορικά με θέματα τιμολόγησης. Μείωση κύκλου πληρωμών και βελτίωση των χρηματοροών (cashflow). Ενίσχυση Πράσινης Πολιτικής. (Μείωση Φαρτιού/Πλαστικού/Εκπομπής Καυσαερίων)

7 ελ. 7 / Οι Τπηρεσίες: R@L e-invoicing BizDocEnterprise Edition & Paperless Η Εταιρεία επέλεξε την τοπική εφαρμογή R@L e-invoicing BizDoc Enterprise Edition με χρήση της υπηρεσίας Paperless (Service) που της επιτρέπει: Σην ηλεκτρονική διακίνηση και διαχείριση των παραστατικών χωρίς την ανάγκη εκτύπωσης φυσικού χάρτινου παραστατικού. Σην ηλεκτρονική αποστολή μέσω ασφαλούς σύνδεσης στο δίκτυο (Data@Link) Σην τοπική ηλεκτρονική αρχειοθέτηση των εξερχόμενων παραστατικών για τους πελάτες της και των εισερχόμενων παραστατικών σε εταιρικό επίπεδο, για κεντρικό έλεγχο. Σους τακτικούς ελέγχους για την ασφαλή παράδοση των παραστατικών. Σην ενημέρωση των εμπλεκομένων για την αποστολή και την παραλαβή των παραστατικών. υνεργασία με άλλα ASP μοντέλα και συμβατότητα με οποιοδήποτε ERP/WMS σύστημα.

8 ελ. 8 / Σα Αποτελέσματα ημαντική μείωση του κόστους/παραστατικό που φτάνει το -46% για τα υνοδευτικά Παραστατικά και το -75% για τα Αξιακά Παραστατικά. Δυνατότητα Πλήρους αποϋλοποίησης του 31% των παραστατικών της BSH (αξιακά) και μερική αποϋλοποίηση (Κατάργηση τελέχους) για τα υνοδευτικά με το υπάρχον Νομοθετικό Πλαίσιο και με μελλοντική δυνατότητα 100% ηλεκτρονικής διαχείρισης. Πλήρης αποϋλοποίηση της Αρχειοθέτησης για το σύνολο των παραστατικών. Pay Back Period σε λιγότερο από 2 μήνες. Διάχυση της Ηλεκτρονικής Σιμολόγησης σε 343 πελάτες, δηλαδή στο 44% του συνόλου. Αποϋλοποίηση του 70% των αξιακών παραστατικών μέσα σε 1 χρόνο χρήσης της υπηρεσίας. υνολικό υπολογιζόμενο όφελος με στον 1 ο χρόνο της εφαρμογής στο 44% των εμπορικών συνεργατών που υπολογίζεται στο -39% από το αρχικό κόστος. υνολικό υπολογιζόμενο όφελος με τo Full Roll Out της εφαρμογής σε όλους τους εμπορικούς συνεργάτες που υπολογίζεται στο -55% από το αρχικό κόστος. ημαντική εξοικονόμηση χρόνου & αποδοτικότερη εργασία στο λογιστήριο. Γρηγορότερη δυνατότητα ανταπόκρισης σε περίπτωση ελέγχου. Κεντρική σύννομη ηλεκτρονική αρχειοθέτηση για Κάλυψη Νόμου και Υορολογικών Ελέγχων Καλύτερες συμφωνίες καρτέλας υμβολή στην αειφορία του περιβάλλοντος, από τη μείωση χαρτιού/εκπομπών

9 ελ. 9 / 11 καυσαερίου. ΤΓΚΕΝΣΡΩΣΙΚΑ ΑΠΟΣΕΛΕΜΑΣΑ Σύπος Παραστατικών Αξιακά & υνοδευτικά Ποσοστό Αξιακών Παραστατικών 31% Ποσοστό υνοδευτικών Παραστατικών 69% Κόστος Παραστατικού / Πριν 7,08 Κόστος Παραστατικού / Μετά (αξιακά) 1,73 / Μείωση 76% Κόστος Παραστατικού / Μετά 3,74 / Μείωση 47% Αριθμός Παραστατικών /έτος Αρχικό Κόστος Σιμολόγησης (ύνολο) Σελικό Κόστος Σιμολόγησης (Full Roll Out) Εξοικονόμηση 1 ο έτος * 39% Εξοικονόμηση Full Roll-Out 55% Pay Back Period 1 μήνας ύνολο Παραληπτών τιμολογίων 800 ύνολο Παραληπτών με e-invoicing (1o έτος) 343 (44%)

10 ελ. 10 / Testimonials Όπως δηλώνει η Διευθύντρια Μηχανογράφησης της BSH Οικιακές υσκευές Α.Β.Ε, κα. Φριστίνα Λαζάρου: «H Υπηρεσία της Άυλης Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης της Retail@Link σε συνδιασμό με την λύση της Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης «BizDoc Enterprize Edition, έχει εξελίξει τις εσωτερικές διαδικασίες της εταιρείας μας, συμβάλει στη βελτιστοποίησή τους και στη μείωση των δαπανών μέσω της καλύτερης αξιοποίησης όλων των διαθέσιμων πόρων της. Παράλληλα διασφαλίσαμε την αξιοπιστία και την διαφάνεια των πληροφοριών που ανταλλάσουμε με τους συνεργάτες μας. Η Retail@Link μας απέδειξε ότι έχει την ικανότητα και την εμπειρία για να διασφαλίσει την παροχή υψηλού επιπέδου υπηρεσιών και να σταθεί δίπλα μας ως αξιόπιστος συνεργάτης.»

11 ελ. 11 / 11