Πίνακας Διαχείρισης Επαφές Παραγγελίες - Προσφορές Τιμολόγια Αποδείξεις Πληρωμές Παραστατικά Αναφορές Εργασίες Καταγραφή εμπορευμάτων

Transcript

1 sevdesk Walkthrough

2 Πίνακας Διαχείρισης Επαφές Παραγγελίες - Προσφορές Τιμολόγια Αποδείξεις Πληρωμές Παραστατικά Αναφορές Εργασίες Καταγραφή εμπορευμάτων

3 Πίνακας Διαχείρισης Αφού δημιουργήσετε έναν λογαριασμό ( 14 ημέρες δοκιμή) μπορείτε να συνδεθείτε και θα δείτε τον πίνακα διαχείρισης. Στα αριστερά είναι η πλοήγηση όπου μπορείτε να βρείτε όλες τις ενότητες όπως τιμολόγια, αναφορές και τις ρυθμίσεις. Στη μέση, θα δείτε ένα άδειο διάγραμμα που θα εμφανίζει έξοδα και τα έσοδα, όπως οι κόκκινες και οι πράσινες μπάρες. Από κάτω, θα βρείτε τη ροή δραστηριοτήτων στο sevdesk. Αυτό είναι το μέρος όπου θα δείτε κάθε δραστηριότητα που εσείς ή μέλη της ομάδας σας έχουν κάνει όπως " Ο Δημήτρης έχει προσθέσει μια νέα εταιρεία, την Πέμπτη, 14/7/2016" ή " Ο Τάσος προχώρησε την εξερχόμενη πληρωμή των 100 ευρώ για το Παραστατικό #xyz. Το παραστατικό έχει πληρωθεί τώρα πλήρως."

4 Στη δεξιά στήλη θα βρείτε μια λίστα με δραστηριότητες που έχετε σημειώσει να κάνετε. Στην επάνω δεξιά γωνία, υπάρχει το κόκκινο κουμπί παρότρυνσης. Με αυτό το κουμπί, μπορείτε γρήγορα να δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο ή αν χρησιμοποιήσετε το βέλος ακριβώς δίπλα στο κουμπί, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε γρήγορα διάφορες εργασίες, επαφές και πολλά άλλα. Επαφές Στην ενότητα Επαφές, μπορείτε να δείτε όλες τις επαφές σας όπως τους πελάτες σας ή τους προμηθευτές σας. Για να προσθέσετε μια νέα επαφή, κάντε κλικ στο κόκκινο κουμπί στην πάνω δεξιά γωνία.

5 Καταρχήν, πρέπει να αποφασίσετε αν θα δημιουργήσετε μια οργάνωση (εταιρεία) ή ένα πρόσωπο. Μετά, συμπληρώστε το όνομα, κτλ. Στο πεδίο Τύπος, μπορείτε να επιλέξετε αν αυτό το πρόσωπο είναι ένας πελάτης ή ένας εν δυνάμει πελάτης. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε επιμέρους κατηγορίες στις Ρυθμίσεις -> Σύστημα. Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες πληροφορίες όπως διεύθυνση, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στοιχεία πληρωμής και τους όρους πληρωμής. Αυτές οι πληροφορίες θα τραβηχτούν αυτόματα αν δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο για το πρόσωπο αυτό αργότερα. Για παράδειγμα, η διεύθυνση θα είναι στο τιμολόγιο και αν στείλετε το στον πελάτη, το πεδίο "προς:" της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα έχει ήδη συμπληρωθεί. Στην επισκόπηση επαφής, μπορείτε να δείτε τους διαφορετικούς τύπους επαφών με τα μικρά εικονίδια. Στην επισκόπηση επαφών επίσης, μπορείτε να δημιουργήσετε γρήγορα τιμολόγια ή άλλες εργασίες αν σε κάθε σειρά που πάτε με το ποντίκι πατήσετε πάνω στο κουμπί συν. (Δείτε την εικόνα)

6 Όπως πάντα στην επισκόπηση ενότητας στο sevdesk, μπορείτε να φιλτράρετε τις εγγραφές στην κεφαλίδα. Στην παραπάνω εικόνα, για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε κλικ στο " Προμηθευτές" και θα δείτε μόνο τις επαφές του τύπου προμηθευτές. Κάτω από αυτό, μπορείτε να βρείτε την λειτουργία αναζήτησης και κάποιες άλλες δυνατότητες φιλτραρίσματος όπως το φίλτρο ανά χώρα ή πόλη. Αν θέλετε να εξάγετε τις επαφές, μπορείτε να το κάνετε αυτό κάνοντας κλικ στο κουμπί πάνω δεξιά που ονομάζεται " εξαγωγή". Μπορείτε να επιλέξετε από.csv και.pdf.

7 Παραγγελίες - Προσφορές Στην ενότητα παραγγελία, μπορείτε να δείτε μια επισκόπηση των προσφορών σας, επιβεβαιώσεις παραγγελιών και δελτία παράδοσης. Με ένα κλικ στο κουμπί πάνω δεξιά, μπορείτε να δημιουργήσετε νέα αντικείμενα. Κάνοντας κλικ στο προσθήκη προσφοράς, ανοίγει η ακόλουθη οθόνη.

8 Πελάτης: Ξεκινήστε πληκτρολογώντας το όνομα του πελάτη. Αν έχετε δημιουργήσει ήδη αυτή την επαφή, το sevdesk θα σας δείξει την υπάρχουσα επαφή και μπορείτε να την επιλέξετε. Διαφορετικά, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πελάτη άμεσα σε αυτή την οθόνη εδώ. Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο, όπου μπορείτε να συμπληρώσετε όλες τις πληροφορίες της επαφής. Το πεδίο διεύθυνσης θα συμπληρωθεί αυτόματα από τις πληροφορίες που καταγράφετε για αυτήν την επαφή. Αριθμός προσφοράς: Ο αριθμός βρίσκεται σε εξέλιξη. Κάθε φορά που δημιουργείτε μια νέα προσφορά, το sevdesk θα χρησιμοποιήσει τον επόμενο ελεύθερο αριθμό. Μέσα από τις ρυθμίσεις -> λογαριασμός μπορείτε να επεξεργαστείτε τις διάφορες ακολουθίες. Για παράδειγμα, εάν θέλετε τους αριθμούς των προσφορών σας να εμφανίζονται όπως: "PR " Περιεχόμενο επικεφαλίδας: Αυτό είναι το μέρος όπου μπορείτε να βάλετε κείμενο που θα εμφανίζεται πάνω από τις θέσεις της προσφοράς. Κάτι σαν " Σας ευχαριστούμε για το ενδιαφέρον σας. Εδώ είναι η προσφορά μας:" Προϊόντα και Υπηρεσίες: Εδώ μπορείτε να προσθέσετε τις υπάρχουσες υπηρεσίες ή να δημιουργήσετε νέες (ακριβώς όπως στις επαφές πριν). Απλά επιλέξτε ένα υπάρχον στοιχείο από το αναπτυσσόμενο μενού ή πατήστε "προσθήκη %ΟΝΟΜΑ_ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ" για να το προσθέσετε στα αντικείμενά σας. Στη δεξιά πλευρά θα δείτε τα κουμπιά "ακαθάριστη/καθαρή" όπου μπορείτε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ ακαθάριστων ή καθαρών τιμών :)

9 Για να προσθέσετε περισσότερες θέσεις, απλά κάντε κλικ στο " προσθήκη θέσης" για να προσθέσετε μια άλλη σειρά. Περιεχόμενο Υποσέλιδου : Λίγο πολύ το ίδιο με το "Περιεχόμενο Επικεφαλίδας". Βάλτε εδώ το κείμενο που πρέπει να εμφανίζεται κάτω από τις θέσεις. Συμβουλή: Μπορείτε να προσθέσετε πρότυπα κειμένου, έτσι ώστε να να μην χρειάζεται να πληκτρολογείτε κεφαλίδα και υποσέλιδο κειμένου για κάθε τιμολόγιο. Για να το κάνετε αυτό, πηγαίνετε στις ρυθμίσεις -> πρότυπα κειμένου. Στο αναδυόμενο παράθυρο, μπορείτε να επιλέξετε " ορίστε ως προεπιλογή" έτσι ώστε να είναι αρχικά στην περιοχή της Επικεφαλίδας ή του Υποσέλιδου. Κάτω από το περιεχόμενο του υποσέλιδου, μπορείτε να βρείτε περισσότερες επιλογές. Περισσότερες επιλογές: Εδώ μπορείτε να ρυθμίσετε πράγματα όπως εκπτώσεις, νόμισμα, τους όρους παράδοσης & πληρωμής, φορολογικές ρυθμίσεις και πολλά άλλα. Εάν η προσφορά σας είναι έτοιμη, μπορείτε να την κάνετε προεπισκόπηση, να την αποθηκεύσετε (ως ένα προσχέδιο) ή να τη στείλετε / εκτυπώσετε / κατεβάσετε. Μπορείτε να στείλετε το έγγραφο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας στην επαφή, ή μπορείτε να το κατεβάσετε και να το εκτυπώσετε. Πίσω στην επισκόπηση παραγγελίας, μπορείτε να δείτε τη νέα σας προσφορά με την κατάσταση απλήρωτη. Κάντε κλικ ξανά σε αυτή τη προσφορά προκειμένου να μεταβείτε στην οθόνη λεπτομερειών. Εδώ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί περισσότερα για να σημειώσετε την προσφορά ότι έχει γίνει δεκτή ή ότι απορρίφτηκε. Εάν έχετε λάβει την παραγγελία, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε μια παραγγελία ή ακόμα και ένα τιμολόγιο από την προσφορά. Παρακαλώ σημειώστε: Όταν δημιουργείτε νέα παραστατικά, το φιλτράρισμα της επισκόπησης είναι σχεδόν ίδιο σε όλες τις ενότητες. Με βάση αυτό, θα περάσουμε από τις περιττές λειτουργίες πιο γρήγορα.

10 Τιμολόγια H ενότητα τιμολόγια έχει την ίδια δομή όπως και η ενότητα " παραγγελίες". Στην επισκόπηση, βλέπετε όλα τα τιμολόγια. Μπορείτε να τα φιλτράρετε μέσω της επικεφαλίδας και να κάνετε εξαγωγή τα τιμολόγια. Κάνοντας κλικ στο " προσθήκη τιμολογίου", μπορείτε να δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο, ακριβώς όπως κάνατε με την προσφορά. Στην προβολή λεπτομερειών, μπορείτε να κάνετε κράτηση της εισερχόμενης πληρωμής για αυτό το τιμολόγιο. Αν το κάνετε αυτό, μπορείτε να επιλέξετε, σε ποιο τραπεζικό σας λογαριασμό έχετε λάβει τα χρήματα. Στις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις, υπάρχει ο τυπικός σας λογαριασμός. Μπορείτε να δημιουργήσετε περισσότερους τραπεζικούς λογαριασμούς, για παράδειγμα το paypal. Θα βρείτε αυτές τις ρυθμίσεις εδώ: Ρυθμίσεις -> Λογιστικά -> Έλεγχος λογαριασμών.

11 Εάν λάβατε μια εισερχόμενη πληρωμή, θα παρατηρήσετε ότι το καθεστώς του τιμολογίου σας έχει αλλάξει σε πληρωμένο. Μόλις αυτό χαρακτηρίζεται ως πληρωμένο, θα δείτε την πληρωμή στο διάγραμμα στο πίνακα διαχείρισης. Μερικές φορές, ένας πελάτης κάνει μόνο ένα μέρος μιας πληρωμής. Για να το δηλώσετε αυτό στο sevdesk, αλλάζετε το ποσό στη πραγματική μερική εισερχόμενη πληρωμή. Στη συνέχεια, επιλέξτε ένα λόγο για τη διαφορά και επιλέξτε μερική πληρωμή από το αναπτυσσόμενο μενού. Εάν ο πελάτης σας δεν πληρώσει στην ώρα του, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε μια υπενθύμιση, από το τιμολόγιό σας. Ως εκ τούτου, πηγαίνετε στην προβολή λεπτομερειών του τιμολογίου και βρίσκετε το κουμπί περισσότερα. Εδώ θα βρείτε την υπενθύμιση πληρωμής. Υπάρχουν επίσης άλλες επιλογές όπως να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του τιμολογίου. Αν θέλετε να γράφετε επαναλαμβανόμενα τιμολόγια, μπορείτε να το κάνετε αυτό επίσης. Βρείτε Επαναλαμβανόμενα στην πλοήγηση. Το περιβάλλον για το επαναλαμβανόμενο τιμολόγιο είναι σχεδόν πανομοιότυπο με τα τιμολόγια. Θα δείτε μόνο ότι υπάρχουν μερικά περισσότερα πεδία στην επικεφαλίδα: Επόμενο τιμολόγιο & Διάστημα. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να ορίσετε μια ημερομηνία έναρξης για το πρώτο τιμολόγιο και το διάστημα. Για καλύτερη κατανόηση, φανταστείτε ένα πρότυπο. Κάθε φορά που θα χρειαστεί να στείλετε το ίδιο τιμολόγιο, χρησιμοποιείτε το πρότυπο. Το επαναλαμβανόμενο τιμολόγιο θα δημιουργηθεί αυτόματα κάτω από τα τιμολόγια και θα οριστεί ως πρόχειρο. Το πρότυπο θα παραμείνει στα επαναλαμβανόμενα.

12 Αποδείξεις Στην ενότητα αποδείξεις, μπορείτε να δημιουργήσετε έξοδα και έσοδα (μπορείτε να βρείτε τα έσοδα αν κάνετε κλικ στο μικρό βέλος δίπλα στο κουμπί παρότρυνσης για δράση.) Αν πατήσετε προσθήκη εξόδων, μπορείτε να φορτώσετε μια απόδειξη και να συμπληρώσετε τις πληροφορίες της απόδειξης. Επιλέξτε την κατηγορία στην οποία ανήκει η απόδειξη και ολοκληρώστε τις δαπάνες κάνοντας κλικ στο τέλος. Όπως έχετε ήδη δει στη ροή εργασίας του τιμολογίου, η δαπάνη έχει την κατάσταση απλήρωτο ή να πληρωθεί εάν η πληρωμή ήδη οφείλεται. Αν έχετε πληρώσει τα έξδοα, πηγαίνετε στην οθόνη λεπτομέρειες και επισημάνετε το ως πληρωμένο Είστε επίσης σε θέση να ρυθμίσετε τις επαναλαμβανόμενες δαπάνες. Είναι η ίδια ροή εργασίας, όπως αυτή στα τιμολόγια.

13 Πληρωμές Στο παράθυρο πληρωμές θα δείτε όλους τους λογαριασμούς ελέγχου που έχετε δημιουργήσει και τις κρατήσεις τους. Εάν έχετε πληρώσει την απόδειξη από πάνω μέσω του τυπικού λογαριασμού σας, θα το δείτε σε αυτή την επισκόπηση, για παράδειγμα. Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, μπορείτε να δημιουργήσετε περισσότερους λογαριασμούς ελέγχου μέσω των ρυθμίσεων -> Λογιστικά - λογαριασμοί ελέγχου Θα βρείτε επίσης τη ταμειακή μηχανή στη μπάρα πλοήγησης. Έχοντας αυτή τη λειτουργία, μπορείτε να κρατήσετε τις πληρωμές σε μετρητά (εισερχόμενες και εξερχόμενες) οργανωμένες. Όταν ανοίξετε για πρώτη φορά, θα πρέπει να τοποθετήσετε το ποσό ανοίγματος για την ταμειακή μηχανή. Έχετε πολλές επιλογές στην επισκόπηση. Μπορείτε να ορίσετε μια καταχώρηση στην ταμειακή μηχανή, να συλλάβετε μεταφορές χρημάτων μεταξύ δύο λογαριασμών ή να προσθέσετε δαπάνες σε μετρητά ή τιμολόγια σε μετρητά. Δίπλα στον τίτλο αυτής της ενότητας, θα βρείτε το άθροισμα όλων των ποσών.

14 Παραστατικά Στην ενότητα παραστατκά μπορείτε να αποθηκεύσετε αρχεία. Το sevdesk αποθηκεύει αυτόματα τους πελάτες σας και όλα τα έγγραφα που έχετε δημιουργήσει γι 'αυτούς. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε φακέλους και υποφακέλους για να οργανώσετε τα αρχεία που έχετε ανεβάσει. Μετακινήστε τους με drag & drop (σύρετε και αφήστε).

15 Αναφορές Υπάρχουν δύο διαθέσιμες αναφορές, η δήλωση εσόδων και η δήλωση ΦΠΑ. Κοιτάζοντας την δήλωση εσόδων, μπορείτε να επιλέξετε μια ημερομηνία έναρξης και λήξης και το τρόπο υπολογισμού. Στη συνέχεια μπορείτε να δείτε τα κέρδη σας σε σχέση με τα κόστη σας. Κάνοντας κλικ στο κουμπί παρότρυνσης για δράση στην πάνω δεξιά γωνία, μπορείτε να κατεβάσετε την αναφορά ως.pdf.

16 Στην Αναφορά ΦΠΑ, μπορείτε επίσης να επιλέξετε ένα εύρος ημερομηνιών και θα δείτε τους φόρους των πωλήσεων σε σύγκριση με τους φόρων επί των εισροών.

17 Εργασίες Στην ενότητα εργασίες, μπορείτε να δημιουργήσετε εργασίες για σας ή τα μέλη της ομάδας σας. Στην επισκόπηση, θα δείτε όλα τα είδη των εργασιών. Με ένα κλικ στο φίλτρο, μπορείτε να τα φιλτράρετε με βάση τον τύπο, που δημιουργήθηκε από, κτλ. Για να δημιουργήσετε μια εργασία, κάντε κλικ στο κουμπί παρότρυνσης για δράση στην πάνω αριστερή γωνία. Για παράδειγμα: Αν το μέλος της ομάδας σας ο Peter Sutter χρειάζεται να καλέσει τον κ. Jürgen, μπορεί να προσθέσει τον Πέτρο στο Αναπτυσσόμενο μενού ως Εντολοδόχο και να προσθέσει τον κ. Jürgen ως σημείο αναφοράς. Η εργασία αυτή θα πρέπει επίσης να εμφανίζεται στο sidebar των στοιχείων επικοινωνίας στο προφίλ του κ. Jürgen. Όλες οι εργασίες που έχουν ανατεθεί σε σας θα εμφανίζονται στο πίνακα διαχείρισής σας.

18 Καταγραφή εμπορευμάτων Αν πουλάτε προϊόντα, μπορείτε να τα δημιουργήσετε μία φορά στην απογραφή σας και στη συνέχεια απλά να τα επιλέξετε όταν γράφετε ένα τιμολόγιο. Παρακαλώ σημειώστε: H απογραφή είναι διαθέσιμη μόνο στο συνδρομητικό πακέτο "sevdesk ERP". Εάν έχετε ένα άλλο συνδρομητικό πακέτο, μπορείτε να διατηρήσετε τα προϊόντα σας στις ρυθμίσεις -> άρθρα. Με την Απογραφή Αποθεμάτων, μπορείτε να προσθέσετε πληροφορίες όπως λιανική τιμή, τιμή αγοράς και τις μονάδες των αποθεμάτων. Ας υποθέσουμε ότι έχετε 100 πόρτες σε απόθεμα και γράφετε μια λίστα συσκευασίας, το απόθεμα αυτόματα θα μειωθεί