Τ. Ε. Ι ΚΡΗΤΗΣ E X C E L ΧΑΤΖΑΚΗΣ ΗΛΙΑΣ ΗΡΑΚΛΕΙΟ

Transcript

1 Τ. Ε. Ι ΚΡΗΤΗΣ E X C E L ΧΑΤΖΑΚΗΣ ΗΛΙΑΣ ΗΡΑΚΛΕΙΟ 2003 Μάθηµα 1-1- Χατζάκης Ηλίας

2 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ...4 ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΕΙΣ ΣΤΟ EXCEL....6 ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ...6 ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΑΝΟΙΓΜΑ -ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ-ΕΚΤΥΠΩΣΗ - ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΒΙΒΛΙΟΥ ΕΡΓΑΣΙΑΣ...7 ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΕΡΙΟΧΩΝ ΦΥΛΛΟΥ ΕΡΓΑΣΙΑΣ...7 ΒΑΣΙΚΕΣ ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΙΣ...9 ΑΥΤΟΜΑΤΗ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗ ΑΝΤΙΓΡΑΦΗ ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗ ΙΑΓΡΑΦΗ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ...10 ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΦΥΛΛΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ...11 ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ (Μορφή-Format )...12 ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΦΥΛΛΟΥ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΓΡΑΦΙΚΕΣ ΠΑΡΑΣΤΑΣΕΙΣ...15 Γραµµή τάσης ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΙΣ...22 ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΕΣ ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΙΣ...22 ΤΡΙΓΩΝΟΜΕΤΡΙΚΕΣ ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΙΣ...22 ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΙΝΑΚΩΝ...22 ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΙΣ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑΣ ΚΑΙ ΧΡΟΝΟΥ...25 ΑΛΦΑΡΙΘΜΗΤΙΚΕΣ...26 ΛΟΓΙΚΕΣ...27 χρήση λογικών τελεστών AND OR NOT...28 ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΕΣ ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΙΣ...30 ΚΑΤΑΝΟΜΕΣ...33 ιακριτές Κατανοµές...33 Συνεχείς Κατανοµές...36 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΙΣ...38 ΟΝΟΜΑΣΙΑ ΠΕΡΙΟΧΗΣ...40 ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΙΣ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΝΑΦΟΡΑΣ...41 ΣΤΑΘΕΡΟΠΟΙΗΣΗ ΤΜΗΜΑΤΩΝ ΠΑΡΑΘΥΡΟΥ...45 ΚΛΕΙ ΩΜΑ ΠΕΡΙΟΧΗΣ...45 Μάθηµα 1-2- Χατζάκης Ηλίας

3 4. Ε ΟΜΕΝΑ (DATA)...47 ΦΟΡΜΑ (form)...47 ΦΙΛΤΡΟ (FILTER)...48 ΠΙΝΑΚΑΣ (TABLE)...49 ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ (SORT)...50 ΜΕΡΙΚΑ ΑΘΡΟΙΣΜΑΤΑ (SUBTOTAL)...51 ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΕΙΚΟΝΑ (CONSOLIDATE)...51 ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ...52 ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΟΣ ΠΙΝΑΚΑΣ(PIVOT TABLE) MΑΚΡΟΕΝΤΟΛΕΣ...54 ΙΑΦΟΡΕΣ ΜΑΚΡΟΕΝΤΟΛΕΣ Μορφοποίηση κελιών µε µακροεντολές...58 Μάθηµα 1-3- Χατζάκης Ηλίας

4 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Λογιστικά φύλλα. Εκεί έγραφαν τα νούµερα και έκαναν τους οικονοµικούς τους σχεδιασµούς. Το λ.φ. χρησιµοποιούσε γραµµές πλέγµατος για να διαιρεί την επιφάνειά του σε γραµµές και στήλες. Οι γραµµές πλέγµατος χρειάζονται για τη στοίχιση των αριθµών. Το λ.φ. αντικαταστάθηκε από ένα πρόγραµµα, όπως το Excel. Το Excel κάνει πολύ περισσότερα από ένα λ.φ. Όχι µόνο καταχωρούνται αριθµοί, αλλά γίνονται πράξεις, φτιάχνονται διαγράµµατα, γραφικές παραστάσεις κλπ, ενώ η διόρθωση είναι εύκολη και γίνεται άµεσα. ΓΕΝΙΚΗ ΕΙΚΟΝΑ Εκκίνηση του Excel: α) Start Προγράµµατα Microsoft Excel ή β) Από το εικονίδιο απ ευθείας. Ένα αρχείο του Excel λέγεται Βιβλίο εργασίας και µπορεί να περιέχει ένα ή περισσότερα φύλλα εργασίας (π.χ. για να φυλάξουµε στοιχεία 12 µηνών σε ένα και όχι σε 12 διαφορετικά αρχεία). Μπορούµε να προσθέτουµε ή να διαγράφουµε φύλλα κατά βούληση. Τα φύλλα εργασίας ανοίγουν και αποθηκεύονται όλα µαζί. Βλέπουµε: Τη γραµµή τίτλου Τη γραµµή των µενού (οριζόντιο µενού). Κατακόρυφα (pull-down) µενού. Τη Βασική γραµµή εργαλείων για κοινές λειτουργίες (π.χ. αποθήκευση, εκτύπωση) Τη γραµµή εργαλείων Μορφοποίησης (εµφάνιση του φύλλου). είχνοντας σε ένα κουµπί βλέπουµε το όνοµά του σε ένα κίτρινο πλαίσιο. Τη γραµµή τύπων (εισαγωγή τροποποίηση δεδοµένων). Στο αριστερό µέρος της βλέπουµε το όνοµα του κελιού, στο οποίο αναφερόµαστε, κουµπιά καταχώρησης και ακύρωσης, καθώς το περιεχόµενο του κελιου που αναφερόµαστε.. Το παράθυρο φύλλου εργασίας. Κελιά. Αρίθµηση των κελιών (Α1, Β2, Α2 κλπ. 256 στήλες, Α Ζ ΑΑ ΑΖ ΒΑ ΒΖ ΙV και γραµµές). Η διεύθυνση της κάθε θέσης του φύλλου εργασίας(κελί) σχηµατίζεται από τη διεύθυνση της στήλης και του αριθµού της γραµµής που βρίσκεται π.χ. Το κελί που βρίσκεται στη κολώνα Β και στη γραµµή 34 έχει διεύθυνση B34. Εάν θέλουµε να αναφερθούµε σε ένα κελί που βρίσκεται σε άλλο φύλλο εργασίας πρέπει να αναφέρουµε µπροστά από τη διεύθυνση του κελιού και το όνοµα του φύλλου εργασίας που βρίσκεται το κελί π.χ. Το κελί που βρίσκεται στο SHEET3 στη κολώνα Β και στη γραµµή 34 έχει διεύθυνση SHEET3!B34. Το κελί που βρισκόµαστε κάθε φορά είναι περικυκλωµένο µε ένα πλαίσιο εξιά και κάτω: κατακόρυφη και οριζόντια γραµµή κύλισης. Κάτω κάτω: γραµµή κατάστασης. Πληροφορίες αν τα πλήκτρα Num Lock,Scroll Lock,Cups Lock,End Ins, είναι πατηµένα και αν το φύλλο εργασίας είναι έτοιµο να Μάθηµα 1-4- Χατζάκης Ηλίας

5 δεχθεί δεδοµένα (Ready) ή αν γίνεται εισαγωγή δεδοµένων(enter), διόρθωση (Edit) και άλλα. Τρείς καρτέλες φύλλων εργασίας και κουµπιά µετακίνησης στις καρτέλες. Το όνοµα του φύλλου εργασίας που βρισκόµαστε είναι πιο έντονα φωτισµένο. Μάθηµα 1-5- Χατζάκης Ηλίας

6 VIEW Επιλέγεται ο τρόπος εµφάνισης του φύλλου εργασίας καθώς και αν θα εµφανίζεται ή όχι η γραµµή των τύπων(formula Bar) η γραµµή κατάστασης (Status Bar). Από τη γραµµή εργαλείων(toolbars) επιλέγουµε τις γραµµές εργαλείων (γραµµές από εικονίδια) που θα εµφανίζονται στην οθόνη. Συνήθως επιλέγουµε τις γραµµές Βασική (Standard) και µορφοποίησης(formating). Επίσης κάνουµε επεξεργασία στην Κεφαλίδα ή στο υποσέλιδο (Footer) Από την επιλογή Πλήρης Οθόνη(Full Screen) κάνουµε το λογιστικό φύλλο να καταλαµβάνει όλη την οθόνη. Ενώ από την επιλογή Zoom µεγεθύνουµε ή σµικρύνουµε την εµφάνιση του λογιστικού φύλλου. ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΕΙΣ ΣΤΟ EXCEL. Μέσα στον ίδιο πίνακα µπορούµε να κινηθούµε χρησιµοποιώντας το mouse ή το mouse και τις µπάρες ολίσθησης, βελάκια, End+(βελάκια), Home, PgUp, PgDn Ctrl+(δεξιό, αριστερό βελάκι). Επίσης µπορούµε να τοποθετηθούµε κατευθείαν σε ένα κελί αφού πατήσουµε το πλήκτρο <F5> και στη συνέχεια πληκτρολογήσουµε τη διεύθυνση του κελιού που θέλουµε να πάµε ή να πληκτρολογήσουµε τη διεύθυνση του κελιού πάνω στην µπάρα των τύπων. Για να αλλάξουµε πίνακα µπορούµε να φωτίσουµε το όνοµα του πίνακα που θέλουµε να πάµε ή να χρησιµοποιήσουµε τα πλήκτρα Ctrl+PgUp Ctrl+PgDn. Για να αλλάξουµε βιβλίο Εργασίας επιλέγουµε την επιλογή Window της µπάρας µενού και φωτίζουµε το όνοµα του βιβλίου εργασίας που θέλουµε να τοποθετηθούµε. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ Ένα κελί µπορεί να περιέχει τους παρακάτω τύπους περιεχοµένων: α)κείµενο(text). Αρχίζει πάντα µε τους χαρακτήρες ' " ^ και τοποθετείται αριστερά (') δεξιά (") ή στο κέντρο(^) του κελιού. Ισχύει και το αντίστροφο δηλαδή όποιο περιεχόµενο αρχίζει µε τα σύµβολα ' " ^ είναι Text. β) Αριθµοί, Αριθµητικές, Λογικές παραστάσεις, Συναρτήσεις. Αρχίζουν µε το σύµβολο = Για τις αριθµητικές πράξεις ισχύουν τα γνωστά σύµβολα ( + - * / ^ ). Για τις συγκρίσεις (< > <> <= >= = ). Το σύµβολο & χρησιµοποιείται για τη συνένωση αλφαριθµητικών. γ) Ηµεροµηνίες, ώρες Στο ίδιο κελί του φύλλου εργασίας µπορεί να τοποθετηθεί η ώρα και η ηµεροµηνία. Το ακέραιο µέρος του κελιού µετατρέπεται σε ηµεροµηνία και το δεκαδικό σε ώρα. Το Excel αντιµετωπίζει ηµεροµηνίες από την 1/1/1900 έως την 31/12/2099. Για να καταχωρήσουµε περιεχόµενο σε ένα κελί τοποθετούµαστε στο κελί, πληκτρολογούµε το περιεχόµενο του, και πατούµε το <Enter>. Κατά την καταχώρηση και πριν την ολοκλήρωση της εµφανίζονται στην µπάρα των τύπων οι επιλογές Χ(ακύρωση ), (ολοκλήρωση καταχώρησης) και = (για εισαγωγή τύπου). Με το πλήκτρο <F2> ή µε διπλό κλικ πάνω στο περιεχόµενο του κελιού κάνουµε διόρθωση (ΕDIT) στο περιεχόµενο του κελιού που βρισκόµαστε. Στη διόρθωση χρησιµοποιούµε τα πλήκτρα Delete Ins End Home το αριστερό και το δεξιό βελάκι. Αναίρεση-επαναφορά. H αναίρεση αλλαγών γίνεται από την επιλογή επεξεργασία \αναίρεση (edit \Undo) Η επαναφορά της αναίρεσης γίνεται από την επιλογή επεξεργασία \ επανάληψη (edit \Redo) Μπορούµε να αναιρέσουµε µέχρι 16 πιο πρόσφατες αλλαγές. εν µπορείς να αναιρέσεις µια αλλαγή που είναι στη µέση αναιρούνται όλες αποκεί και πάνω. Μάθηµα 1-6- Χατζάκης Ηλίας

7 ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΑΝΟΙΓΜΑ -ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ-ΕΚΤΥΠΩΣΗ - ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΒΙΒΛΙΟΥ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Αρχείο (File) Μπορούµε να δηµιουργήσουµε ( ηµιουργία -New) ή να ενεργοποιήσουµε (Άνοιγµα-Open) ή να απενεργοποιήσουµε (Κλείσιµο -Close) ένα βιβλίο Εργασίας. Επίσης µπορούµε να αποθηκεύσουµε (Αποθήκευση - Save) ή να αποθηκεύσουµε µε άλλο όνοµα (Αποθήκευση ως save as) ένα βιβλίο εργασίας. Τα έγγραφα αποθηκεύονται µε προέκταση.xls Με την επιλογή Εκτύπωση(Print) µπορούµε να εκτυπώσουµε µέρος ή ολόκληρο το βιβλίο εργασίας. Με την επιλογή (Έξοδος-Exit) Βγαίνουµε έξω από το excel. ΑΣΚΗΣΗ Να φτιάξετε το παρακάτω φύλλο εργασίας. ( Για την εισαγωγή της τρέχουσας ηµεροµηνίας: χρησιµοποιούµε τα πλήκτρα Ctrl + ; ενώ για την τρέχουσα ώρα τα Ctrl + Shift + : ) Υπολογισµός τιµής πώλησης 22/9/1999 ΑΑ ΑΡΧ.ΤΙΜΗ ΦΠΑ ΤΕΛ.ΤΙΜΗ Συντελεστής ΦΠΑ 0.18 ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΕΡΙΟΧΩΝ ΦΥΛΛΟΥ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Πολλές φορές γράφουµε κάποιους τύπους που αναφέρονται σε ένα τµήµα του φύλλου εργασίας. Η αναφορά σε µια περιοχή του φύλλου εργασίας γίνεται µε τη χρήση των δύο απέναντι διαγωνίων και ακραίων κελιών της µε άνω κάτω τελεία ανάµεσα τους π.χ. η περιοχή A5:C7 είναι η περιοχή που περιλαµβάνει τα κελιά Α5,Α6,Α7,Β5,Β6,Β7,C5,C6,C7 Για την αναφορά σε µία ή περισσότερες ολόκληρες γραµµές χρησιµοποιούµε µόνο την αρίθµηση αυτών π.χ. 1:1 περιέχει όλα τα κελιά που ανήκουν στη πρώτη γραµµή 1:5 περιέχει όλα τα κελιά που ανήκουν στις γραµµές 1,2,3,4, 5 Για την αναφορά σε µία ή περισσότερες ολόκληρες στήλες χρησιµοποιούµε µόνο τα ονόµατα των στηλών Π.χ. B:B περιέχει όλα τα κελιά που ανήκουν στην στήλη Β Α:Β περιέχει όλα τα κελιά που ανήκουν στις στήλες Α και Β Μάθηµα 1-7- Χατζάκης Ηλίας

8 Για να επιλέξουµε µία περιοχή τοποθετούµαστε στο πρώτο κελί της περιοχής και στη συνέχεια κρατώντας πατηµένο το αριστερό πλήκτρο του mouse φωτίζουµε όλη τη περιοχή που θέλουµε να επιλέξουµε. Επίσης ένας άλλος τρόπος για την επιλογή περιοχής είναι µε τη χρήση του πλήκτρου shift δηλαδή κάνω κλικ στο πρώτο κελί και µε πατηµένο το πλήκτρο shift κάνω κλικ στο τελευταίο κελί της περιοχής. Για την επιλογή περισσοτέρων από µία περιοχών επιλέγω την πρώτη περιοχή πατάω το ctrl και επιλέγω την επόµενη κ.λ.π. Για να επιλέξουµε µία ή περισσότερες ολόκληρες στήλες ή γραµµές κάνουµε κλικ στην πάνω στις επικεφαλίδες των στηλών ή των γραµµών. Για να επιλέξουµε ολόκληρο φύλλο εργασίας κάνουµε κλικ στο τετραγωνάκι που βρίσκετε πάνω από την πρώτη γραµµή και πριν την πρώτη κολώνα. Εισαγωγή-διαγραφή περιοχής, µιας ή περισσοτέρων γραµµών ή στηλών. α)επιλέγουµε την περιοχή τη γραµµή ή τη στήλη που θέλουµε να εισάγουµε ή να διαγράψουµε. Για την εισαγωγή επιλέγουµε από το µενού εισαγωγή κελιών, γραµµών ή στηλών ανάλογα. Για την διαγραφή επιλέγουµε από το µενού επεξεργασία(edit) διαγραφή(delete). Οι παραπάνω επιλογές εµφανίζονται µε το πάτηµα του δεξιού πλήκτρου του ποντικιού µετά από την επιλογή της περιοχής. Αν θέλουµε να εισάγουµε περισσότερες από µία γραµµές ή στήλες επιλέγουµε τόσες στήλες ή γραµµές όσος είναι ο αριθµός που θέλουµε να εισάγουµε. Στη περίπτωση της εισαγωγής περιοχής πρέπει να ορίσουµε σε ποια κατεύθυνση θα κινηθούν τα κελιά για να δηµιουργηθεί χώρος να εισαχθούν τα νέα κελιά ενώ στη περίπτωση της διαγραφής από ποια κατεύθυνση θα κινηθούν τα κελιά για να καλύψουν το κενό που δηµιουργείται Αλλαγή πλάτους στηλών, ύψους γραµµών Για να αυξήσουµε το πλάτος µιας στήλης τοποθετούµε τον δείκτη του mouse στην επικεφαλίδα της στήλης στο δεξιό περιθώριο στη συνέχεια κρατούµε πατηµένο το αριστερό πλήκτρο του mouse, και το σύρουµε δεξιά ή αριστερά και έτσι αυξάνεται ή ελαττώνεται το πλάτος της στήλης. Αν στην ίδια θέση κάνουµε διπλό κλικ το πλάτος της στήλης προσαρµόζεται αυτόµατα στο πλάτος της µεγαλύτερης καταχώρησης της. Για να αυξήσουµε το ύψος µιας γραµµής τοποθετούµε τον δείκτη του mouse στην επικεφαλίδα της γραµµής, στο κάτω περιθώριο στη συνέχεια κρατούµε πατηµένο το αριστερό πλήκτρο του mouse και το σύρουµε κάτω ή πάνω και έτσι αυξάνεται ή ελαττώνεται το ύψος της γραµµής. Αν στην προηγούµενη θέση κάνουµε διπλό κλικ το ύψος της γραµµής προσαρµόζεται αυτόµατα στο ύψος της µεγαλύτερης καταχώρησης. Εάν επιλέξουµε περισσότερες γραµµές ή στήλες οι µεταβολές του πλάτους ή του ύψους µίας εξ αυτών ενεργεί σε όλες τις επιλεγµένες. Έχουµε τη δυνατότητα να ορίσουµε το ακριβές πλάτος µιας ή περισσοτέρων στηλών σε δέκατα της ίντσας επιλέγοντας µορφή\ στήλης\ πλάτος(format \column \width ) Παρόµοια µε την επιλογή ύψος(heigth) µπορούµε να ορίσουµε το ύψος µιας ή περισσοτέρων γραµµών. Μάθηµα 1-8- Χατζάκης Ηλίας

9 ΒΑΣΙΚΕΣ ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΙΣ Όλες οι συναρτήσεις αρχίζουν µε το σύµβολο = ακολουθεί το όνοµα τη συνάρτησης και στη συνέχεια µέσα σε παρενθέσεις τα ορίσµατα της συνάρτησης. Ό διαχωριστής των ορισµάτων της συνάρτησης είναι το κόµµα (,) ή το ερωτηµατικό (;) ανάλογα µε τον ορισµό που έχουµε κάνει από τις ρυθµίσεις των Windows. SUM(περιοχή1;περιοχή2 ) ίνει το άθροισµα του περιεχοµένου όλων των κελιών των περιοχών. PRODUCT(περιοχή1;περιοχή2 ) ίνει το γινόµενο του περιεχοµένου όλων των κελιών των περιοχών. COUNT (περιοχή1;περιοχή2 ) ίνει το πλήθος των κελιών των περιοχών που έχουν αριθµητικό περιεχόµενο ή παρεµφερές. AVERAGE (περιοχή1;περιοχή2 ) ίνει το µέσο όρο του περιεχοµένου όλων των κελιών των περιοχών. MAX (περιοχή1;περιοχή2 ) ίνει το µεγαλύτερο περιεχόµενο όλων των κελιών των περιοχών. MIN (περιοχή1;περιοχή2 ) ίνει το µικρότερο περιεχόµενο όλων των κελιών των περιοχών. ΑΣΚΗΣΕΙΣ 1)Να υπολογιστεί το ορισµένο ολοκληρώµατος της συνάρτησης 2Χ 2 +3Χ στο κλειστό διάστηµα [2, 3] (τύπος Euler) υπόδειξη Στην Α στήλη γράφω τις τιµές του Χ από 2 έως 3 µε βήµα 0,001 ( 2,001 2, ) Στην Β στήλη τις αντίστοιχες τιµές της συνάρτησης τότε το άθροισµα όλων των κελιών της Β επί το 0,001 που είναι το πλάτος του κάθε υποδιαστήµατος είναι το ολοκλήρωµα που ζητώ 2) Να διαµορφώσετε το προηγούµενο φύλλο εργασίας ώστε να έχει τη παρακάτω µορφή. Υπολογισµός τιµής πώλησης Συντελεστής 0.18 Φ.Π.Α. Γενικά Σύνολα Τιµών αγοράς Φ.Π.Α Τιµών πώλησης Κωδικός Όνοµα Τιµή Αγοράς Φ.Π.Α. Τιµή Πώλησης 1 καρέκλα τραπέζι κρεβάτι διπλό πολυθρόνα κρεβάτι µονό Μάθηµα 1-9- Χατζάκης Ηλίας

10 ΑΥΤΟΜΑΤΗ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗ ΑΝΤΙΓΡΑΦΗ ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗ ΙΑΓΡΑΦΗ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ Πρόχειρο(Clipboard ) είναι µια περιοχή της µνήµης στην οποία µπορούµε να αποθηκεύσουµε δεδοµένα µε σκοπό να τα αντιγράψουµε κάπου αλλού. Η αντιγραφή, µετακίνηση και διαγραφή γίνεται µε διάφορους τρόπους. α) Με τη χρήση µενού. Eάν τοποθετηθούµε σε ένα κελί ή αν επιλέξουµε µία περιοχή και στη συνέχεια πατήσουµε το δεξιό πλήκτρο του mouse εµφανίζεται ένα µενού µε το οποίο µπορούµε να αντιγράψουµε (αντιγραφή-copy) ή να µετακινήσουµε (αποκοπή-cat) το περιεχόµενο του κελιού ή της περιοχής στο πρόχειρο(clipboard). Με την επιλογή επικόλληση(paste) αντιγράφουµε το περιεχόµενο του clipboard στο κελί που έχουµε τοποθετηθεί. Επίσης µπορούµε να σβήσουµε (Απαλοιφή-clear ) το περιεχόµενο του κελιού Τα παραπάνω µπορούν να γίνουν από το κεντρικό µενού από την επιλογή Επεξεργασία (Edit). Επίσης από την επιλογή Επεξεργασία\Ειδική επικόλληση µπορούµε να επιλέξουµε αν θα αντιγραφή µόνο το περιεχόµενο ή την µορφοποίηση των κελιών ή αν κατά την επικόλληση θα γίνει αντιµετάθεση των γραµµών σε κολώνες και αντίστροφα β) Drag & Drop Επιλέγουµε τη περιοχή που θέλουµε να µεταφέρουµε ή να αντιγράψουµε και κατόπιν τοποθετούµε το δείκτη στο περιθώριο της περιοχής ώστε να πάρει το σχήµα βέλους. Πατώντας το αριστερό πλήκτρο του mouse σέρνουµε το περιθώριο στη θέση που θέλουµε να µετακινηθεί το περιεχόµενο και αφήνουµε το πλήκτρο. Αν πατήσουµε το πλήκτρο ταυτόχρονα και το Ctrl έχουµε αντιγραφή του περιεχοµένου. γ) fill Επιλέγουµε το κελί ή τη περιοχή που θέλουµε να αντιγράψουµε και τοποθετούµε το δείκτη του mouse στην κάτω δεξιά γωνία του περιθωρίου της περιοχής ή του κελιού που θέλουµε να αντιγράψουµε. Ο δείκτης του mouse παίρνει το σχήµα σταυρού µε µονή γραµµή. Στη συνέχεια έχοντας πατηµένο το αριστερό πλήκτρο του mouse µαυρίζουµε την περιοχή και τοποθετούνται τα αντίγραφα που έχουµε επιλέξει. Ενδιαφέρον παρουσιάζει σε 'αυτή την περίπτωση η λειτουργία autofill που γίνεται µε τον ίδιο τρόπο µε τη διαφορά ότι 1) Αν το περιεχόµενο της περιοχής είναι 2 αριθµοί θεωρούνται σαν 2 διαδοχικοί όροι αριθµητικής προόδου οπότε κατά την αντιγραφή γεµίζει η περιοχή µε τους όρους που ακολουθούν, ενώ αν το περιεχόµενο τής περιοχής είναι όρος κάποιας λίστας τότε τα κελιά γεµίζουν µε τους επόµενους όρους της λίστας. π. χ. Αν το πρώτο κελί περιλαµβάνει τη λέξη MONDAY τα επόµενα κελιά θα περιέχουν τις λέξεις TUESDAY, WEDNESDAY... Oι λίστες ορίζονται στην επιλογή Εργαλεία\ επιλογές \ προσαρµοσµένες λίστες (Tools\Options\Custom lists). Κατά την αντιγραφή τύπων γίνεται αυτόµατη προσαρµογή των διευθύνσεων των κελιών που περιέχονται σε αυτούς. Συγκεκριµένα όταν ο τύπος αντιγράφεται προς τα πάνω ή προς τα κάτω ελαττώνονται ή αυξάνονται αντίστοιχα οι γραµµές των διευθύνσεων των κελιών που αναφέρονται στους τύπους. Αν ο τύπος αντιγράφεται προς τα αριστερά ή προς τα δεξιά προσαρµόζονται κατάλληλα και οι στήλες των διευθύνσεων των κελιών που αναφέρονται στους τύπους. Μάθηµα Χατζάκης Ηλίας

11 Αν θέλουµε η κολώνα ή γραµµή ή και τα δύο που αναφέρονται στη διεύθυνση ενός κελιού να µην µεταβάλλονται κατά την αντιγραφή βάζουµε το σύµβολο του δολαρίου($) πριν από την κολώνα ή από τη γραµµή π. χ. Α$1 ή $Α1 ή $Α$1. Τα σύµβολα των δολαρίων µπορούν να πληκτρολογηθούν ή αν τοποθετηθούν στον τύπο µε το πάτηµα του F4. ΑΣΚΗΣΗ Γράψτε το κατάλληλο τύπο στο κελί Β2 ώστε µε την αντιγραφή του και µόνο χωρίς καµία µεταβολή στον τύπο να εµφανισθεί η προπαίδεια ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΦΥΛΛΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Eάν δείξουµε το όνοµα ενός φύλλου εργασίας και πατήσουµε το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού εµφανίζεται ένα µενού από το οποίο µπορούµε να δηµιουργήσουµε (insert) ένα νέο φύλλο εργασίας ή να αλλάξουµε το όνοµα του (rename) ή να το διαγράψουµε (delete ) ή να αντιγράψουµε, µετακινήσουµε (move or copy) αυτό. Aν επιλέξουµε την επιλογή (select All Sheets) τότε ότι καταχωρούµε σε ένα κελί κάποιου φύλλου εργασίας καταχωρείται στο ίδιο κελί των υπολοίπων φύλλων εργασίας. Για να αναφέρουµε σε κάποιο τύπο ένα κελί το οποίο βρίσκεται σε διαφορετικό φύλλο εργασίας αναφέρουµε το όνοµα του φύλλου εργασίας το! και το κελί π.χ. Φύλλο1!Α1. Εάν έχουµε να προσθέσουµε από πολλά φύλλα εργασίας το ίδιο κελί µπορεί να γραφεί =Sh1!A1+Sh2!A1+Sh3!A1+Sh4!A1 ή SUM(Sh1:Sh4!A1) ΑΣΚΗΣΗ Να δηµιουργηθούν τέσσερα φύλλα εργασίας µε όµοια δοµή τα οποία πρόκειται να περιέχουν τις πωλήσεις των τεσσάρων τριµήνων του έτους δηλαδή α/α,,ονοµα προϊόντος, τιµή Αγοράς, Φ.Π.Α και τιµή πώλησης καθώς και ένα πέµπτο φύλλο το οποίο θα περιέχει τα σύνολα των τιµών αγοράς, ΦΠΑ και τιµών πώλησης όλων των τετραµήνων και τα σύνολα θα ενηµερώνονται αυτόµατα µε κάθε πώληση. Τα φύλλα εργασίας να µετονοµασθούν έτσι ώστε να έχουν παρεµφερή ονόµατα µε το περιεχόµενο τους. Μάθηµα Χατζάκης Ηλίας

12 ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ (Μορφή-Format ) Κελιά(Cells) Κάνουµε διάφορες µορφοποιήσεις για τα κελιά που έχουµε φωτίσει. Οι επιλογές που υπάρχουν είναι : α) αριθµός(number) επιλέγετε η µορφή παραστάσεως των αριθµητικών δεδοµένων σαν αριθµοί (γενική, Αριθµός, ποσοστό, κλάσµα, επιστηµονική, λογιστική), ή αν παριστάνονται σαν ηµεροµηνίες ή ώρες ή σαν κείµενο. β) Στοίχιση(Aligment) στοιχίζουµε τα περιεχόµενα των κελιών οριζοντίως (horizontal), καθέτως (vertical) ή κάνουµε περιστροφή (orientation) αυτών γ) γραµµατοσειρά (fonts) δ)περίγραµµα(border) προσθέτουµε γραµµές γύρω ή διαγώνια από την περιοχή που έχουµε επιλέξει και ορίζουµε το στυλ και το χρώµα αυτών. ε)µοτίβο(pattern) ορίζουµε το χρώµα του φόντου καθώς και το τύπο σκιαγράµµισης της περιοχής που έχουµε επιλέξει. ζ) προστασία (protect) ορίζουµε η περιοχή θα είναι κλειδωµένη (locked) για να µην µεταβάλλεται το περιεχόµενο της ή κρυφή (hidden) για να κρύβονται οι τύποι που υπάρχουν στα κελιά. Η λειτουργία των παραπάνω επιλογών εξαρτάται από την ενεργοποιήσει η µη την επιλογής εργαλεία \ προστασία (tools \prottection). Γραµµή(Row) Επιλέγεται για τις γραµµές που έχουµε φωτίσει α)ύψος (Heigth) ορίζουµε το ύψος της γραµµής σε δέκατα της ίντσας. β) Αυτόµατη προσαρµογή (Autofit) του ύψους της γραµµής ώστε να χωράνε όλα τα περιεχόµενα των κελιών. γ) Απόκρυψη (Hide) των γραµµών δ) επαναφορά (Unhide) των γραµµών που έχουµε κρύψει. Στήλη(Column) Επιλέγουµε για τις στήλες τα ίδια χαρακτηριστικά µε τις γραµµές της προηγούµενης παραγράφου. Επί πλέον υπάρχει η επιλογή κανονικό πλάτος(standard width) µε την οποία ορίζουµε το πλάτος όλων των στηλών του φύλλου εργασίας. Φύλλο(Sheet) µε την επιλογή αυτή µπορούµε να κάνουµε µετονοµασία(rename), απόκρυψη(hide) ή επαναφορά(unhide) του φύλλου εργασίας στο οποίο βρισκόµαστε ή να τοποθετήσουµε µία ολόκληρη εικόνα στο φόντο του. Αυτόµατη µορφοποίηση (Autoformat) Με την επιλογή αυτή µπορούµε να επιλέξουµε µια προκατασκευασµένη φόρµα µορφοποίησης για τα κελιά που έχουµε φωτίσει. Μορφοποίηση υπό όρους. Με την επιλογή αυτή µπορούµε να κάνουµε διάφορες µορφοποίησης στην περιοχή που έχουµε επιλέξει ανάλογα µε το περιεχόµενο των κελιών της. Στυλ(Style) µε την επιλογή αυτή µπορούµε να ορίσουµε τα χαρακτηριστικά που αναφέρονται στη παράγραφο cells και θα ισχύουν εξ'ορισµού. Μάθηµα Χατζάκης Ηλίας

13 ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΦΥΛΛΟΥ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Αρχείο Προεπισκόπηση Εκτύπωσης Ενεργεί στο φύλλο εργασίας που είµαστε τοποθετηµένοι. Όταν επιλέξουµε τη προεπισκόπηση τα όρια της σελίδας εµφανίζονται µε διακεκοµµένες γραµµές πάνω στο φύλλο εργασίας Από την προεπισκόπηση σελίδας µε τις επιλογές επόµενο προηγούµενο πάµε στην επόµενη ή την προηγούµενη σελίδα. Με το ζουµ µεγενθύνουµε ή µειώνουµε την εµφάνιση της προεπισκόπησης. Η επιλογή εκτύπωση µας οδηγεί στο µενού για την εναρξη της εκτύπωσης. Η επιλογή ιαµόρφωση µπορούµε να ορίσουµε κάποια διαµόρφωση για τη σελίδα εκτύπωσης όπως αν γίνει οριζόντια ή κατακόρυφη να ελατώσουµε ή να αυξήσουµε το (%) µέγεθος των φύλλων που πρόκειται να εκτυπωθούν ώστε να χωράνε ακριβώς στη σελίδα εκτύπωσης (ρυθµιση από) ή να ορίσουµε τον ακριβή αριθµό σελίδων που θέλουµε να χωρέσει η εκτύπωση ανα πλάτος και ανα µήκος (Προσαρµοσµένη σε). Επίσης από την ίδια επιλογή µπορουµε να ορίσουµε τις κεφαλίδες /υποσέλιδα καθώς και να ορίσουµε αν εµφνίζονται κάποια στοιχεία του φύλλου εργασίας όπως οι γραµµές, επικεφαλίδες γραµµών,στηλών τη ποιότητα εκτύπωσης. Με την επιλογή περιθώρια από το κεντρικό µενού της προεπισκόπησης έχουµε απόκρυψη ή εµφάνιση των περιθωρίων µε τετοιο τρόπο ώστε να µπορούµε µε το ποντίκι να τραβήξουµε και να τα µεταβάλουµε ενώ από την επιλογή περιθώρια το µενού της διαµόρφωσης µπορούµε να τα µεταβάλουµε δίνοντας τα µεγέθη τους. Αρχείο Εκτύπωση και µετά, επιλογή του εκτυπωτή, της περιοχής σελίδων, του αριθµού των αντιτύπων. Ασκήσεις 1) Να γίνει µορφοποίηση του φύλλου της προηγούµενης άσκησης ως ακολούθως. ΤΡΙΜΗΝΟ Α Συντελεστής 18% Φ.Π.Α. Γενικά Σύνολα Τιµών αγοράς 1988,15 Φ.Π.Α. 357,867 Τιµών πώληςης 2346,017 Κωδικός Όνοµα Τιµή αγοράς Φ.Π.Α. Τιµή πώλησης 1 Καρέκλα ,24 670,24 2 Τραπέζι 23,8 4,284 28,084 3 κρεβάτι διπλό 372,5 67,05 439,55 4 Πολυθρόνα 456,85 82, ,083 5 κρεβάτι µονό ,06 669,06 Μάθηµα Χατζάκης Ηλίας

14 2) Να κατασκευασθούν 12 φύλλα εργασίας ένα για κάθε µήνα όπως το παρακάτω ΠΟΣΟΣΤΟ Φ.Μ.Υ. ΕΠΙ ΟΜΑ ΤΕΚΝΟΥ ΜΙΣΘΟ ΟΣΙΑ ΙΑΝΟΥΑΡΙΟΥ ,00% ΣΥΝΟΛΑ ΟΙΚΟΓΕΝΕΙΑΚΑ ΦΜΥ ΚΑΘΑΡΟΣ Α/Α ΜΙΣΘΩΤΟΣ ΒΑΣΙΚΟΣ ΠΑΙ ΙΑ ΟΙΚΟΓΕΝΕΙΑΚΑ ΑΚΑΘΑΡΙΣΤΑ Φ.Μ.Υ. ΚΑΘΑΡΟΣ 1 ΠΑΠΑ ΑΚΗΣ ΕΜΜ 2 ΝΙΚΟΛΑΚΑΚΗΣ ΑΡ. 3 ΕΛΗΓΙΑΝΝΗΣ ΗΛ. 4 ΧΑΤΖΑΚΗΣ ΙΩΑΝΝ 5 ΕΥΘΥΜΙΟΥ ΑΠΟΣΤ Στη συνέχεια να κατασκευασθεί ένα φύλλο µε τα σύνολα όλων των µηνών του έτους ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΜΙΣΘΩΤΟΣ ΑΚΑΘΑΡΙΣΤΑ Φ.Μ.Υ. ΠΑΠΑ ΑΚΗΣ ΕΜΜ ΝΙΚΟΛΑΚΑΚΗΣ ΑΡ ΕΛΗΓΙΑΝΝΗΣ ΗΛ ΧΑΤΖΑΚΗΣ ΙΩΑΝΝ ΕΥΘΥΜΙΟΥ ΑΠΟΣΤ Μάθηµα Χατζάκης Ηλίας