Εργαστήριο 1ο. Microsoft Excel 2000

Transcript

1 Θα ξεκινήσουµε την πρακτική άσκηση στο Microsoft Excel 2000 µε µία εφαρµογή που περιέχει διάφορα οικονοµικά δεδοµένα µιας γεωργικής εκµετάλλευσης και σκοπό έχει να εξοικειώσει το σπουδαστή µε βασικές ενέργειες και τεχνικές που υλοποιούνται κατά τη σύνταξη ενός φύλλου εργασίας. Υποθέτουµε λοιπόν ότι έχοντας κάνει εκκίνηση το πρόγραµµα µέσα από το γραφικό περιβάλλον των Windows 98 (ώστε να φαίνεται στην οθόνη το βασικό του παράθυρο µ ένα κενό φύλλο εργασίας στο εσωτερικό του), επιθυµούµε να καταχωρήσουµε τον παρακάτω πίνακα: ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΚΑΙ ΕΚΤΙΜΗΣΗ ΑΞΙΑΣ Π.Π.Σ. (Ε ΑΦ. - ΕΓ. ΒΕΛ. - ΚΤΙΡΙΑ - ΜΗΧ.) ΕΙ ΟΣ ΑΞΙΑ ΥΠΟΛ. ΣΥΝΤ. ΕΤΟΣ ΕΤΗΣΙΑ ΑΞΙΑ ΑΞΙΑ Μ.Α.Π.Κ. ΕΠΙΤ. Τ.Μ.Α.Π.Κ Π.Π.Σ. ΑΡΧ. Η ΑΝΤΙΚ. ΑΞΙΑ ΑΠΟΣΒ. ΑΠΟ ΑΓΟΡΑΣ ΑΠΟΣΒ. ΑΡΧ. ΕΤΟΥΣ ΤΕΛ. ΕΤΟΥΣ % 1 2=10%* =(1-2)*3 6=1-(4*5) 7=6-5 8=(7+6)/2 9 10=8*9 Χωράφια Ποτ ,5% Χωράφια Ξηρ ,5% Ελκυστ. 70 ΗP , ,5% Άροτρο ,10 5 3,5% Ψεκαστικό ,10 3 3,5% Αντλία ,10 2 3,5% Αποθήκη , ,5% Καλλιεργητής ,10 5 3,5% ΣΥΝΟΛΟ Πριν ξεκινήσουµε την καταχώρηση του πίνακα θα πρέπει να παρατηρήσουµε τα εξής: Η στήλη των ειδών καθώς και οι στήλες 1, 3, 4 και 9 µε τα αριθµητικά δεδοµένα αποτελούν τις αρχικές πληροφορίες της εφαρµογής µας. Με βάση αυτές και τη µαθηµατική σχέση (τύπο) που υπάρχει στην κορυφή καθεµιάς από τις υπόλοιπες στήλες θα προκύψουν τα αποτελέσµατα-τιµές των υπόλοιπων (άδειων µέχρι στιγµής) στηλών. Έτσι η σχέση 7=6-5 στην κορυφή της στήλης ΑΞΙΑ ΤΕΛ. ΕΤΟΥΣ υπονοεί ότι η τιµή αυτής της στήλης που βρίσκεται στη Χ γραµµή θα προκύψει από την αφαίρεση της 2000 Κώστας Β. Καραπούλιος Σελίδα 84

2 αντίστοιχης τιµής της 5ης στήλης (που βρίσκεται στη Χ γραµµή) από την αντίστοιχη (Χ γραµµής) τιµή της 6ης στήλης. Το γεγονός ότι το πλάτος των στηλών του πίνακα δεν είναι σταθερό απαιτεί ισάριθµες ρυθµίσεις πλάτους (µία για κάθε στήλη). Συνήθως το πλάτος καθορίζεται (αλλά και διορθώνεται) κατά τη διάρκεια της καταχώρησης τιµών στην εν λόγω στήλη, έτσι ώστε να µπορεί ο χρήστης να το προσδιορίσει µε ακρίβεια. Αρκεί να επιλεγεί ολόκληρη η στήλη ή ένα οποιοδήποτε κελί της και στη συνέχεια να ενεργοποιηθεί η επιλογή Στήλη (Column) του µενού Μορφή (Format), στο δε εµφανιζόµενο υποµενού επιλογών να ενεργοποιηθεί η διαταγή Πλάτος (Width...). Τέλος στο πλαίσιο κειµένου Πλάτος στήλης: (Column Width:) του εµφανιζόµενου οµώνυµου πλαισίου διαλόγου πληκτρολογούµε το επιθυµητό πλάτος στήλης. Για τις ανάγκες του συγκεκριµένου πίνακα επιλέγουµε µία γραµµατοσειρά (π.χ. Times New Roman µε µέγεθος χαρακτήρων 8 ή αφήνουµε την προεπιλεγµένη Arial Greek µε µέγεθος 10) και ορίζουµε κατ εκτίµηση τα εξής πλάτη: Α 9,71 Β 6,43 D 5,71 E 6,71 και J 4,14. Παρατήρηση: Αν το πλάτος ενός κελιού δεν επαρκεί για να καλύψει έναν αριθµό τότε αυτός εµφανίζεται µε την επιστηµονική του µορφή (π.χ. ο αριθµός θα εµφανισθεί ως 1Ε+07). Αν το ήδη ορισµένο πλάτος ενός κελιού δεν επαρκεί για να καταχωρηθεί ολόκληρη µία τιµή, τότε για την αυξοµείωση του πλάτους της αντίστοιχης στήλης µπορούµε να αποφύγουµε την προηγούµενη διαδικασία ενεργώντας µε το ποντίκι άµεσα ως εξής: 1. θέτουµε το δείκτη του ποντικιού στην κορυφή της εν λόγω στήλης, ακριβώς πάνω στη δεξιά κατακόρυφη γραµµή του κελιού που περιέχει το γράµµα της και 2. µε πατηµένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού σύρουµε το δείκτη του προς τα δεξιά. Βλέπουµε να 2000 Κώστας Β. Καραπούλιος Σελίδα 85

3 µετατοπίζεται το δεξιό όριο της στήλης, ενώ κατά τη µετατόπιση το τρέχον πλάτος της εµφανίζεται σε στιγµές και pixels. Η καταχώριση της επικεφαλίδας του πίνακα µπορεί να γίνει από το κελί C1. Αν στη συνέχεια χρειασθεί να µετακινηθεί προς τα δεξιά ή αριστερά, τότε αρκεί να επιλεγεί η περιοχή κελιών που αυτή καταλαµβάνει και κατόπιν θέτοντας το δείκτη του ποντικιού σ ένα σηµείο του περιγράµµατός της (ώστε να πάρει τη µορφή πλάγιου βέλους) τον σύρουµε προς την επιθυµητή κατεύθυνση. Όσον αφορά στην υπογράµµιση και έντονη γραφή της αρκεί να επιλέξουµε την περιοχή των κελιών της και ακολούθως να ενεργοποιηθούν τα κουµπιά διαταγών U και Β αντίστοιχα. Στη συνέχεια πληκτρολογούµε τις επικεφαλίδες των στηλών του πίνακα (έστω στα κελιά Α3, Β3, C3 έως και Κ3). Όσες απ αυτές είναι τοποθετηµένες σε περισσότερες από µία γραµµές τις καταχωρούµε σαν ανεξάρτητα τµήµατα σε ισάριθµα κελιά. Κατόπιν για να τις κεντράρουµε και να τις προσδώσουµε έντονη γραφή αρκεί 1. να επιλέξουµε ακριβώς την περιοχή κελιών Α3:K5 που καταλαµβάνουν ή ακόµα να επιλέξουµε τις γραµµές 3, 4 και 5 του Microsoft Excel που τις περιέχουν - από τους αντίστοιχους αριθµούς τους - και στη συνέχεια 2. να ενεργοποιηθεί η επιλογή Κελλιά (Cells ) του µενού Μορφή (Format), και απο το πλαίσιο διαλόγου ιαµόρφωση κελλιών (Format cells) να επιλέξουµε κέντρο (center) και για την Οριζόντια (Horizontal) και Κάθετη (Vertical) Ευθυγράµµηση κειµένου (Text alignment). Τέλος, να ενεργοποιήσουµε το κουµπί διαταγών Β. Στην επόµενη γραµµή του φύλλου εργασίας καταχωρούµε κεντραρισµένες και µε έντονη γραφή τις µαθηµατικές σχέσεις των στηλών του πίνακα που σηµειωτέον εκλαµβάνονται από το Excel σαν αλφαριθµητικά. Καταχωρώντας τώρα τιµές στη στήλη των ειδών (Χωράφια ποτ. κ.λ.π.) παρατηρούµε ότι αυτές στοιχίζονται - σαν αλφαριθµητικά που είναι - στα αριστερά των κελιών της στήλης Α. Η ρύθµιση αυτή ισχύει εξαρχής στο Excel. Όµοια οι αριθµητικές τιµές των άλλων στηλών καταχωρούνται στοιχιζόµενες εξ ορισµού στα δεξιά του κάθε κελιού. Να σηµειώσουµε ότι η αρχική ρύθµιση του Excel για την εµφάνιση των αριθµών (που διαπιστώνεται µε ενεργοποίηση της επιλογής Κελιά (Cells...) του µενού Μορφή (Format) και κατόπιν ενεργοποίηση της καρτέλας Αριθµός (Number) είναι για όλες τις στήλες (εκτός εκείνης των επιτοκίων) η εξής: Κατηγορία: (Category) Γενική. Αυτό σηµαίνει ότι δεν εµφανίζονται 2000 Κώστας Β. Καραπούλιος Σελίδα 86

4 στην οθόνη τα ενδεχόµενα µηδενικά δεκαδικά ψηφία στο τέλος κάθε αριθµού. Έτσι στη στήλη D τιµές όπως η 0,10 εµφανίζονται µε τη µορφή 0,1. Στην 9η στήλη µε την πληκτρολόγηση του συµβόλου % στην 1η τιµή, το Excel αυτόµατα ορίζει Κατηγορία Ποσοστό και Πλήθος δεκαδικών ψηφίων: 2. Γι αυτό και η πληκτρολογούµενη τιµή 3,5% εµφανίζεται ως 3,50% που βέβαια δεν µας ενοχλεί. Στη µνήµη όµως του Η/Υ η ποσοστιαία αυτή τιµή αποθηκεύεται αφού προηγουµένως διαιρεθεί δια του 100, δηλαδή σαν 0,035. Αυτό µπορούµε να το επαληθεύσουµε αν επιλέξουµε το κελί και κατόπιν ακολουθήσουµε τη σειρά ενεργειών Μορφή, Κελιά, Αριθµός, Κατηγορία Γενική Κώστας Β. Καραπούλιος Σελίδα 87

5 Για να αποφύγουµε τη δυσάρεστη και χρονοβόρα διαδικασία των επαναλαµβανόµενων καταχωρήσεων της ίδιας τιµής σ όλα τα υπόλοιπα κελιά της στήλης J των επιτοκίων, εκµεταλλευόµαστε τη δυνατότητα αντιγραφής τιµών που προσφέρει το Excel και έτσι για να συµπληρώσουµε την στήλη J υλοποιούµε τα παρακάτω βήµατα: 1. επιλέγουµε το κελί J7 που περιέχει την τιµή 3,50%. Το κελί αυτό θεωρείται περιοχή ενός µόνο κελιού (µοναδιαία περιοχή) 2. ενεργοποιούµε την επιλογή Copy του µενού Edit (ή ενεργοποιούµε το αντίστοιχο κουµπί διαταγών). Το κελί J7 αποκτά ένα κινούµενο πλαίσιο διακεκοµµένης γραµµής 3. ορίζουµε (επιλέγουµε) µε το ποντίκι την περιοχή προορισµού (αντιγραφής), δηλαδή την J8:J14 και 4. ενεργοποιούµε την επιλογή Paste του µενού Edit (ή ενεργοποιούµε το αντίστοιχο κουµπί διαταγών). Σηµείωση: Το κινούµενο πλαίσιο από το κελί αφετηρίας εξαλείφεται κάνοντας διπλό κλικ σ ένα οποιοδήποτε σηµείο του φύλλου εργασίας έξω απ αυτό. Το φύλλο εργασίας θα πρέπει τώρα να µοιάζει µ αυτό του παρακάτω σχήµατος: Φτάσαµε πλέον στο σηµείο που θα πρέπει να εκφράσουµε στο Excel τις αριθµητικές σχέσεις (τύπους) των άδειων στηλών. Αρχίζοντας από τη στήλη C υποχρεώνουµε το Excel να κάνει τους απαραίτητους υπολογισµούς καταχωρώντας στο πρώτο κελί της (C7) τον τύπο =(Β7*10)/100 (στα λατινικά), οπότε εµφανίζεται στο εσωτερικό του η επιθυµητή τιµή 2000 Κώστας Β. Καραπούλιος Σελίδα 88

6 Για να µην επαναλάβουµε την καταχώριση αυτού του τύπου σ όλα τα υπόλοιπα κελιά της C στήλης ακολουθούµε τη διαδικασία αντιγραφής τιµών που προαναφέραµε: 1. επιλέγουµε το κελί C7 µε περιεχόµενο τον τύπο =(Β7*10)/100 (το κελί αυτό αποτελεί τη µοναδιαία περιοχή αφετηρίας) 2. ενεργοποιούµε την επιλογή Copy του µενού Edit (ή ενεργοποιούµε το αντίστοιχο κουµπί διαταγών) ώστε το κελί C7 να αποκτήσει ένα κινούµενο πλαίσιο διακεκοµµένης γραµµής. 3. ορίζουµε (επιλέγουµε) µε το ποντίκι την περιοχή προορισµού (αντιγραφής), δηλαδή την C8:C14 και 4. ενεργοποιούµε την επιλογή Paste του µενού Edit (ή το αντίστοιχο κουµπί διαταγών). Τι συνέβει; Απλά το Excel «ερµήνευσε» τη λογική του αρχικού τύπου που καταχωρήσαµε στο κελί C7 εξάγοντας ένα συµπέρασµα της µορφής: στο κελί που εφαρµόζεται ο τύπος θα προκύψει σαν περιεχόµενο το 10% του περιεχοµένου του κελιού που βρίσκεται στα αριστερά του. Κατόπιν, το σηµαντικό αυτό συµπέρασµα, το επανέλαβε για όλα τα κελιά της περιοχής προορισµού εξάγοντας σαν τιµές γι αυτά το 10% των περιεχοµένων των ευρισκόµενων στα αριστερά τους κελιών. Με την ίδια διαδικασία µπορούµε εύκολα και ταχύτατα να συµπληρώσουµε µε τιµές τις υπόλοιπες άδειες στήλες. Αρκεί να προσέχουµε κάθε φορά ώστε να εκφράζουµε σωστά τον αρχικό τύπο του κελιού αφετηρίας. Τα υπόλοιπα τα αναλαµβάνει πλέον το Excel. Καταχωρούµε λοιπόν τους εξής τύπους: Κελί αφετηρίας Κελί αφετηρίας Τύπος Κελί αφετηρίας Τύπος F7 G7 =(B7-C7)*D7 =B7-(E7*F7) H7 I7 =G7-F7 =(H7+G7)/2 K7 =I7*J Κώστας Β. Καραπούλιος Σελίδα 89

7 Πρέπει να σηµειώσουµε ότι τα εµφανιζόµενα δεκαδικά ψηφία σε κάποια κελιά της περιοχής Κ7:K14 οφείλονται στην τρέχουσα ρύθµιση του Excel (Κατηγορία Γενική). Πρέπει λοιπόν να το αλλάξουµε σε 0 µε τον τρόπο που προαναφέραµε (επιλέγουµε το κελί και κατόπιν ακολουθούµε τη σειρά ενεργειών Μορφή, Κελιά, Αριθµός, Κατηγορία Αριθµός και αλλάζουµε τα δεκαδικά ψηφία σε 0). Την ίδια αλλαγή πρέπει να κάνουµε και στο κελί Κ17. Αφού πληκτρολογήσουµε στο κελί Α17 τη λέξη ΣΥΝΟΛΟ αποµένει να υπολογίσουµε τα µερικά αθροίσµατα των στηλών B, C, G, H, I και Κ. Έτσι στο κελί Β17 πληκτρολογούµε την καταχώρηση =SUM(B7:B14), µε την προκαθορισµένη συνάρτηση αθροίσµατος SUM του Excel, δηλώνοντας ότι θέλουµε να αθροίσουµε τα περιεχόµενα των κελιών της περιοχής B7:B14. Βέβαια µπορούµε να διευκολυνθούµε σ αυτή την καταχώρηση ενεργοποιώντας το εργαλείο αυτόµατης άθροισης Ένας άλλος τρόπος (που δεν συµφέρει στην περίπτωσή µας) είναι να πληκτρολογήσουµε στο κελί B17 σαν περιεχόµενο τον τύπο = B7+B8+...+B14. Ο τρόπος αυτός είναι γενικά χρήσιµος στις περιπτώσεις όπου τα κελιά που υπεισέρχονται σε µία πράξη δεν είναι διαδοχικά. (AutoSum) Σ της Βασικής γραµµής εργαλείων (standard) που µας παρουσιάζει αυτόµατα την καταχώρηση =SUM(B6:B16). Όµως η περιοχή κελιών προς άθροιση που µας προτείνει µε τον τρόπο αυτό το Excel πρέπει να διορθωθεί ως προς το πρώτο της κελί (από Β6 σε Β7). Τέλος πληκτρολογούµε στα κελιά C17, G17, H17, I17 και Κ17 παρόµοιους τύπους άθροισης παίρνοντας τα αποτελέσµατα που φαίνονται στο επόµενο σχήµα. Τέλος, για καλύτερη εµφάνηση του πίνακα (κυρίως όταν το εκτυπώσουµε) κάνουµε στοίχηση των αριθµών µε τις επικεφαλίδες των στηλών, επιλέγοντας την περιοχή Β7:Κ17 και κάνουµε κλικ στο εικονίδιο της γραµµής εργαλείων ή ανοίγουµε την επιλογή Κελλιά (Cells ) απο το µενού διαταγών Μορφή (Format) και στο πλαίσιο διαλόγου Μορφοποίηση Κελλιών (Format Cells) επιλέγουµε Κέντρο (Center) στις επιλογές Οριζόντιο: (Horizontal:) 2000 Κώστας Β. Καραπούλιος Σελίδα 90

8 και Κάθετο: (Vertical:) που υπάρχουν στην περιοχή Ευθυγράµµηση κειµένου (Text alignment) Κώστας Β. Καραπούλιος Σελίδα 91