Ένα απαραίτητο εργαλείο για την αναβάθμιση της λειτουργίας δημόσιων και ιδιωτικών φορέων.

Transcript

1 v. 2017

2 Protocollo: Ένα απαραίτητο εργαλείο για την αναβάθμιση της λειτουργίας δημόσιων και ιδιωτικών φορέων. H διαχείριση της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας αποτελεί μια σημαντική διαδικασία, απαραίτητη για την αποτελεσματική διοίκηση και οργάνωση των φορέων τόσο του δημοσίου, όσο και του ιδιωτικού τομέα. Η διαδικασία λεπτομερούς καταγραφής των εγγράφων που παραλαμβάνονται ή αποστέλλονται με τρόπο κοινά αποδεκτό, τυποποιημένο και αδιάβλητο είναι γνωστή ως Πρωτοκόλληση Εισερχόμενης και Εξερχόμενης Αλληλογραφίας. Προϊόν της διαδικασίας είναι το γνωστό Βιβλίο Πρωτοκόλλου, στο οποίο καταγράφεται κάθε πράξη παραλαβής και αποστολής εγγράφων, στην οποία αποδίδεται μοναδικός (αύξων) αριθμός - γνωστός ως αριθμός πρωτοκόλλου - και τηρείται ημερολογιακή προοδευτική σειρά. Το Protocollo, είναι ένα λογισμικό που σχεδιάστηκε με στόχο την εύκολη και γρήγορη μετάβαση των μικρών και μεσαίων οργανισμών στην ηλεκτρονική πρωτοκόλληση της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας τους. H υιοθέτηση και χρήση του λογισμικού Protocollo: Καταργεί τη χρήση του χειρόγραφου Βιβλίου Πρωτοκόλλου, απλοποιώντας τη διαδικασία καταχώρησης, διαχείρισης και αναζήτησης της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας στο, ηλεκτρονικό πλέον, Βιβλίο Πρωτοκόλλου. Διευκολύνει την οργάνωση και παρακολούθηση της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας των οργανισμών και επιχειρήσεων. Συμβάλει στην ταχύτερη, αποτελεσματική επικοινωνία μεταξύ φορέων και των επιμέρους τμημάτων τους, με τη χρήση εξειδικευμένων εργαλείων οργάνωσης και διαχείρισης. Αναβαθμίζει τελικά την ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους συναλλασσόμενους, μειώνοντας σημαντικά τους χρόνους απόκρισης των φορέων, ιδιαίτερα κατά την αναζήτηση εγγράφων. Το παρόν εγχειρίδιο χρήσης παρουσιάζει αναλυτικά τα βήματα για την εγκατάσταση και ολοκληρωμένη λειτουργία του Protocollo. 1

3 Ενδεικτικές Λειτουργίες: Πρωτοκόλληση εισερχόμενων, εξερχόμενων και οίκοθεν εγγράφων με επισύναψη ψηφιακών αρχείων. Φάκελοι αρχειοθέτησης, είδη εγγράφων, τρόποι αποστολής και παραλαβής. Πίνακες κοινοποίησης και αποδεκτών. Επισήμανση εγγραφών που απαιτούν ενέργεια με δυνατότητα χρονικής οριοθέτησης διεκπεραίωσης. Απεριόριστο πλήθος αρχών έκδοσης εγγράφων με δυνατότητα καθορισμού τμημάτων. Δυνατότητα εργασίας σε πολλαπλά έτη πρωτοκόλλησης. Αριθμός πρωτοκόλλου με εκκίνηση από την αρχή κάθε χρόνου και τη δυνατότητα ορισμού του αριθμού εκκίνησης από τον χρήστη. Δυνατότητα εισαγωγής διακριτικού στοιχείου στον αριθμό πρωτοκόλλου (καταχώρηση αριθμού πρωτοκόλλου της μορφής: 1Α, 1Β, 1Γ με όμοια ημερομηνία πρωτοκόλλου), Κλείδωμα με κωδικό πρόσβασης ανά χειριστή & δυνατότητα δημιουργίας πολλών χειριστών, με λεπτομερή καθορισμό διαφορετικών δικαιωμάτων πρόσβασης στις λειτουργίες του λογισμικού. Εκτύπωση Βιβλίου Πρωτοκόλλου σε απλό ή προεκτυπωμένο / θεωρημένο χαρτί. Αυτόματο αρχείο καταγραφής ενεργειών και μεταβολών. Εισαγωγή και εξαγωγή δεδομένων μέσω αρχείων Excel. Χρέωση και εργαλεία μαζικής αποχρέωσης εγγράφων*. (*με τη χρήση του ειδικά σχεδιασμένου λογισμικού Protocollo Bridge) Απαιτήσεις Συστήματος Συμβατό με Windows XP (SP3), Vista, 7, 8, 10 Συνιστώμενη ελάχιστη μνήμη 1 GB. Ο απαιτούμενος ελεύθερος χώρος στο σκληρό δίσκο εξαρτάται από το πλήθος και τον όγκο των επισυναπτόμενων εγγράφων. 2

4 Περιεχόμενα Μεταφόρτωση, εγκατάσταση και πρώτη εκκίνηση... 5 Μεταφόρτωση... 5 Εγκατάσταση... 5 Πρώτη εκκίνηση...12 Α. Χρήσιμες πληροφορίες και καλές πρακτικές...12 Β. Η πρώτη είσοδος βήμα βήμα...21 Λογαριασμοί Χειριστών Δημιουργία Νέου Λογαριασμού Χειριστή...22 Δικαιώματα Χειριστή...24 Αποσύνδεση και Σύνδεση Χειριστή...27 Απόκρυψη και Εμφάνιση Στοιχείων Εγγράφων...29 Επεξεργασία Λογαριασμού Χειριστή...30 Διαγραφή Λογαριασμού Χειριστή...31 Παράδειγμα Λογαριασμών Χειριστών...32 Εργαλεία Στοιχεία Οργανισμού...37 Περίοδοι Πρωτοκόλλησης...41 Ρυθμίσεις Εκτύπωσης...47 Προεκτύπωση βιβλίου...52 Κατηγορίες επαφών...57 Τμήματα επαφών...59 Πρόσθετα Πεδία Επαφών...60 Χώρες...62 Περιφέρειες...63 Νομοί...65 Είδη Εγγράφων...67 Ενέργειες...68 Τρόποι Αποστολής Παραλαβής...69 Φάκελοι Αρχειοθέτησης...70 Θέματα...73 Καταγραφή ενεργειών...75 Καταγραφή συμβάντων...77 Επιλογές...79 Επαφές Δημιουργία Νέας Επαφής...85 Επεξεργασία Επαφών...87 Διαγραφή Επαφών...87 Φίλτρα Επαφών...88 Εισαγωγή Δεδομένων Επαφών...92 Εξαγωγή Δεδομένων Επαφών...97 Προσωπικό Δημιουργία νέου υπαλλήλου...99 Επεξεργασία υπαλλήλου Διαγραφή υπαλλήλου Μετακίνηση υπαλλήλου σε νέο ή άλλο τμήμα

5 Εργασία σε διαφορετικά Βιβλία Πρωτοκόλλου Βιβλίο Πρωτοκόλλου Δημιουργία νέου εισερχομένου εγγράφου Εξερχόμενο: Απάντηση σε εισερχόμενο έγγραφο Οίκοθεν Δημιουργία ομοιότυπου Εισαγωγή εισερχομένου εγγράφου Εισαγωγή οίκοθεν Αναζήτηση στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου Παραδείγματα Αναζητήσεων Εκτύπωση Εκτύπωση Βιβλίου Εισερχομένων Εκτύπωση Βιβλίου Εξερχομένων Εκτύπωση μεμονωμένης σελίδας Βιβλίου Πρωτοκόλλου Εκτύπωση Αποδεικτικού Πρωτοκόλλησης Αποχρέωση Ενεργοποίηση προϊόντος Έλεγχος για ενημερώσεις Ανάκληση άδειας χρήσης Βοήθεια και Υποστήριξη Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας Επίλογος

6 Μεταφόρτωση, εγκατάσταση και πρώτη εκκίνηση Μεταφόρτωση Το πρώτο βήμα για την έναρξη λειτουργίας του λογισμικού Protocollo είναι η λήψη του αρχείου εγκατάστασης από την ιστοσελίδα της εταιρείας e-way.gr. Η μεταφόρτωση του αρχείου μπορεί να πραγματοποιηθεί από τον παρακάτω σύνδεσμο: Με κλικ στο κουμπί «Δοκιμή», το αρχείο εγκατάστασης του λογισμικού θα μεταφορτωθεί στον υπολογιστή σας. Εγκατάσταση Αφού ολοκληρωθεί η λήψη, εντοπίστε το αρχείο εγκατάστασης στο φάκελο των Windows όπου έχετε προεπιλέξει να αποθηκεύονται οι λήψεις από το Internet (συνήθως τα αρχεία αποθηκεύονται στο φάκελο «Λήψεις» ή «Στοιχεία Λήψης»). 5

7 Κάντε διπλό κλικ στο αρχείο ώστε να ξεκινήσετε τη διαδικασία εγκατάστασης. Τσεκάροντας το κουτί «Συμφωνώ με τους όρους» (για την ανάγνωση των όρων της άδειας χρήσης σας, απλά πατήστε τη σχετική φράση με τα γαλάζια γράμματα), ενεργοποιείται το πράσινο κουμπί της Εγκατάστασης («Install»), όπως φαίνεται στην εικόνα πάνω αριστερά. Με πάτημα στο κουμπί «Install», θα ξεκινήσει η εγκατάσταση και όταν αυτή ολοκληρωθεί, πατήστε το κουμπί «Τέλος». Με την ολοκλήρωση της εγκατάστασης του προγράμματος, στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας θα δημιουργηθεί το εικονίδιο συντόμευσης του προγράμματος (βλ. εικονίδιο δεξιά). Για να ξεκινήσετε την εργασία σας με το Protocollo, κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο της συντόμευσης. Κατά την εκκίνηση του Protocollo, ο Οδηγός αρχικών ρυθμίσεων λογισμικού σας βοηθά να πραγματοποιήσετε βασικές ρυθμίσεις για την έναρξη της λειτουργίας 6

8 του. Επισημαίνουμε ότι, η διαδικασία αυτή αφορά αποκλειστικά την πρώτη εκκίνηση του προγράμματος, ενώ αλλαγές στις αρχικές ρυθμίσεις μπορούν ανά πάσα στιγμή να πραγματοποιηθούν, όπως θα δούμε στις επόμενες ενότητες του εγχειριδίου. Με κλικ στο κουμπί «Επόμενο», θα μεταβείτε στο 1ο Βήμα, το οποίο αφορά στον ορισμό της θέσης στην οποία θα τοποθετηθεί το αρχείο δεδομένων του προγράμματος στον υπολογιστή σας. Ειδικότερα, το λογισμικό θα δημιουργήσει και θα αποθηκεύσει ένα συγκεκριμένο αρχείο βάσης δεδομένων (το αρχείο protocollo.vdb5). 7

9 Η προτεινόμενη από το λογισμικό θέση είναι στο σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας (συνήθως ονομάζεται C:\). Σε περίπτωση που θέλετε να επιλέξετε μια άλλη θέση αποθήκευσης για το αρχείο δεδομένων του λογισμικού κάντε κλικ στην επιλογή «Πατήστε εδώ για να επιλέξετε τη θέση των αρχείων δεδομένων». 8

10 Αφού δημιουργήσετε ή/και επιλέξετε τον επιθυμητό φάκελο στο κατάλογο φακέλων του υπολογιστή σας, θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί «ΟΚ». Σημείωση: Σε περίπτωση παλαιότερης εγκατάστασης του λογισμικού στον υπολογιστή σας (π.χ. σε περίοδο δοκιμαστικής λειτουργίας), θα εμφανιστεί στον οδηγό προειδοποιητικό μήνυμα, ενημερώνοντας σας για την ύπαρξη παλαιότερου αρχείου βάσης δεδομένων με την ονομασία protocollo.vdb5. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει είτε να επιλέξετε μια νέα θέση για την αποθήκευση του αρχείου σας, είτε να μετονομάσετε το παλαιότερα αποθηκευμένο αρχείο (π.χ. protocolloοld.vdb5.). Για την αλλαγή αυτή δεν χρειάζεται να κλείσετε τον οδηγό αρχικών ρυθμίσεων λογισμικού. Ο οδηγός θα «αντιληφθεί» αυτόματα την αλλαγή και την απελευθέρωση της θέσης των αρχείων δεδομένων που επιλέξατε. Ολοκληρώνοντας τις ενέργειες σας στο Βήμα 1 και για να μεταφερθείτε στο Βήμα 2, θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί «Επόμενο». Στο Βήμα 2, έχετε τη δυνατότητα: Α. Να καταχωρήσετε στοιχεία επικοινωνίας του οργανισμού σας (Ονομασία, Διεύθυνση, Πόλη, Τ.Κ. κ.ο.κ.), στα πεδία της παρακάτω φόρμας. Το Βήμα αυτό, αν και είναι προαιρετικό, σας βοηθά να εισάγετε στο Protocollo βασικά στοιχεία, τα οποία και θα χρησιμοποιηθούν στα έγγραφα του οργανισμού τα οποία θα παράγει στο εξής το λογισμικό για εσάς (π.χ. Αποδεικτικά πρωτοκόλλησης, Βιβλίο Πρωτοκόλλου κ.ο.κ.). 9

11 Β. Να εισάγετε λογότυπο ή οποιοδήποτε άλλο διακριτικό σήμα ώστε αυτό να συμπεριληφθεί στα αναγραφόμενα στοιχεία του οργανισμού σας και να εμφανίζεται στις εκτυπώσεις σας (εκτύπωση Βιβλίου Πρωτοκόλλου, Αποδεικτικού Πρωτοκόλλησης κτλ.). Ειδικότερα, με ένα κλικ στο τετράγωνο πλαίσιο, έχετε τη δυνατότητα να εισάγετε ένα αρχείο εικόνας της μορφής.jpg,.png και.gif, το οποίο θα αποθηκευτεί και θα χρησιμοποιηθεί στο εξής ως λογότυπο. Χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου που ανοίγει με το πάτημα του τετράγωνου πλαισίου, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα, έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε από τους φακέλους του υπολογιστή σας το επιθυμητό αρχείο εικόνας και να το εισάγετε πατώντας «Άνοιγμα». 10

12 Επισημαίνουμε ότι: σε περίπτωση που επιθυμείτε να αλλάξετε ή να καταργήσετε ένα λογότυπο που έχετε ήδη εισάγει, κάντε κλικ στη φράση «Κατάργηση λογότυπου», ακριβώς κάτω από το τετράγωνο πλαίσιο. Το αρχείο εικόνας δεν θα πρέπει να υπερβαίνει σε διαστάσεις τα 160 x 160 pixel. Σε περίπτωση που το μέγεθος της εικόνας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε είναι μεγαλύτερο, μπορείτε να μειώσετε το μέγεθος της με τη χρήση ενός απλού προγράμματος επεξεργασίας εικόνας, ή ακόμη χρησιμοποιώντας τη Ζωγραφική (Windows Paint). Με τη συμπλήρωση των στοιχείων και του λογοτύπου, η φόρμα θα έχει την ακόλουθη μορφή 1 : Αφού ολοκληρώσετε το 2ο Βήμα, πατώντας το κουμπί «Επόμενο», θα οδηγηθείτε στην τελευταία οθόνη του Οδηγού αρχικών ρυθμίσεων του λογισμικού, όπου σας επιβεβαιώνεται η επιτυχής καταχώρηση των στοιχείων. Με κλικ στο κουμπί «Ολοκλήρωση», ολοκληρώνετε τη διαδικασία των αρχικών ρυθμίσεων. 1 Τα δεδομένα και οι πληροφορίες που παρουσιάζονται, ως παραδείγματα για την χρήση των λειτουργιών του λογισμικού δεν είναι πραγματικά. 11

13 Πρώτη εκκίνηση Α. Χρήσιμες πληροφορίες και καλές πρακτικές Η πρώτη σας είσοδος στο Protocollo μόλις πραγματοποιήθηκε! Σ αυτήν την εισαγωγική ενότητα, η ομάδα της e-way.gr, παραθέτει χρήσιμές συμβουλές και καλές πρακτικές με στόχο την κατανόηση και πλήρη αξιοποίηση των δυνατοτήτων του λογισμικού. Το Protocollo είναι ένα λογισμικό που δημιουργήθηκε λαμβάνοντας υπόψη την ανάγκη διαφορετικού μεγέθους οργανισμών και υπηρεσιών να προσαρμοστούν ομαλά στη διαδικασία ηλεκτρονικής πρωτοκόλλησης. Για τον σκοπό αυτό, ο σχεδιασμός του προγράμματος ακολουθεί τις εξής αρχές: 12

14 To παλιό φεύγει το νέο έρχεται. Το χειρόγραφο Βιβλίου Πρωτοκόλλου «μεταφέρεται» στην οθόνη του υπολογιστή σας. Καταχωρείτε στο Protocollo τα στοιχεία των εγγράφων στις ειδικά σχεδιασμένες ηλεκτρονικές φόρμες του λογισμικού, στις οποίες τηρείται μια αντίστοιχη με το χειρόγραφο Βιβλίο Πρωτοκόλλου σειρά καταχώρησης δεδομένων. 13

15 Επισημαίνεται στο σημείο αυτό ότι η διαδικασία που ήδη εφαρμόζεται από έναν φορέα για τη διαχείριση του πρωτοκόλλου, διατηρείται στο σύνολο της ως προς τα βήματα και τις απαιτούμενες ενέργειες παραλαβής και καταγραφής. Ειδικότερα, με την χρήση του Protocollo, ο χειριστής πρωτοκόλλου: Μεταβαίνει στην μηχανογραφημένη, ψηφιακή πρωτοκόλληση, αντικρύζοντας ένα γνωστό και οικείο περιβάλλον, το οποίο θα τον βοηθήσει να υιοθετήσει το λογισμικό γρήγορα και ευχάριστα. Συνεχίζει την τήρηση των γνωστών - στους έχοντες προηγούμενη εμπειρία - κανόνων πρωτοκόλλησης εγγράφων, οι οποίοι έχουν ληφθεί υπόψη και θα πρέπει να τηρούνται με στόχο την ορθή λειτουργία και τήρηση του ηλεκτρονικού Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Η διοικητική διαδικασία, η οποία είναι δυνατόν να διαφοροποιείται ανάλογα τη λειτουργία του κάθε οργανισμού, απαρτίζεται συνήθως από τα ακόλουθα βήματα: Εισερχόμενη αλληλογραφία: Ως εισερχόμενη αλληλογραφία λαμβάνουμε υπόψη, κάθε έγγραφο που: παραλαμβάνεται με ποικίλα μέσα (ηλεκτρονική αλληλογραφία, ταχυδρομείο κ.ο.κ.) ελέγχεται και ταυτοποιείται ως προς τα βασικά του στοιχεία (αποστολέας, ημερομηνία σύνταξης, θέμα, αριθμός πρωτοκόλλου, αποδέκτες για ενέργεια κ.ο.κ. ) καταχωρείται στην φόρμα εισερχομένων εγγράφων, τηρώντας σειρά κατά προοδευτική ημερομηνία παραλαβής και προσδίδοντας έναν μοναδικό αριθμό πρωτοκόλλου εισερχομένου χρεώνεται και διαβιβάζεται κατά περίπτωση στο αρμόδιο τμήμα ή/και στέλεχος για διεκπεραίωση Εξερχόμενη αλληλογραφία: Κάθε έγγραφο που αποστέλλεται σε άλλη υπηρεσία ή φυσικό πρόσωπο, είτε ως ενέργεια επί εισερχομένου εγγράφου είτε ως «οίκοθεν» ενέργεια. Ως οίκοθεν, χαρακτηρίζεται το έγγραφο που εκδίδεται με πρωτοβουλία του φορέα χωρίς να υπάρχει σχετικό εισερχόμενο έγγραφο. Το έγγραφο αυτό: προετοιμάζεται και εκδίδεται σύμφωνα με τη διοικητική διαδικασία που ακολουθεί ο φορέας (π.χ. υπογραφή, επικύρωση) καταχωρείται ως προς τα βασικά του στοιχεία (παραλήπτης, πίνακας αποδεκτών, ημερομηνία σύνταξης, θέμα, κ.ο.κ. ) στην φόρμα εξερχομένων (είτε ως απάντηση σε εισερχόμενο είτε ως οίκοθεν), λαμβάνοντας έναν μοναδικό αριθμό πρωτοκόλλου εξερχομένου Χρεώνεται (στην περίπτωση των οίκοθεν εγγράφων) στο αρμόδιο τμήμα ή/και στέλεχος για διεκπεραίωση ή/και παρακολούθηση αποστέλλεται στους πιθανούς παραλήπτες/αποδέκτες σύμφωνα με την εφαρμοζόμενη διαδικασία διακίνησης εγγράφων του φορέα 14

16 Ο ρόλος του Protocollo είναι καταρχήν να διευκολύνει τις ανωτέρω διαδικασίες, αποδίδοντας αυτόματα έναν μοναδικό αύξοντα αριθμό πρωτοκόλλου σε κάθε εισερχόμενο ή εξερχόμενο έγγραφο που καταχωρείται στο λογισμικό. Έμφαση στην εργονομία και ευχρηστία κατά τη λειτουργία του λογισμικού. Η εργονομία και η ευχρηστία του λογισμικού επιτεύχθηκε με την απλή και λιτή δομή του. Όταν ανοίγετε για πρώτη φορά το Protocollo, εμφανίζεται η ακόλουθη οθόνη: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» Η γραμμή εργαλείων «Διαχείριση» περιλαμβάνει τα εργαλεία (εικονίδια κουμπιά) για τις βασικές λειτουργίες του λογισμικού: Το κουμπί «Νέο» χρησιμοποιείται για τη δημιουργία νέας εγγραφής. Το κουμπί «Αποθήκευση» χρησιμοποιείται για την αποθήκευση, κατόπιν δημιουργίας, επεξεργασίας ή/και διαγραφής δεδομένων. 15

17 Το κουμπί «Διαγραφή» χρησιμοποιείται για τη διαγραφή των δεδομένων. Το κουμπί «Εκτύπωση» χρησιμοποιείται για τη εκτύπωση του Βιβλίου Πρωτοκόλλου εισερχομένων και εξερχομένων, καθώς και του αποδεικτικού πρωτοκόλλου. Το κουμπί «Βιβλίο Πρωτοκόλλου» σας δίνει πρόσβαση στο ηλεκτρονικό πλέον Βιβλίο εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων. Με το πάτημα σε αυτό ενεργοποιούνται τα βασικά κουμπιά καταχώρησης στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου: «Απάντηση», «Νέο εισερχόμενο», «Νέο οίκοθεν». Το κουμπί «Απάντηση» χρησιμοποιείται για τη καταχώρηση του πρωτοκόλλου απαντητικού εγγράφου (εξερχομένου). Το κουμπί «Νέο εισερχόμενο» χρησιμοποιείται για τη καταχώρηση πρωτοκόλλου νέου εισερχομένου εγγράφου. Το κουμπί «Νέο οίκοθεν» χρησιμοποιείται για τη καταχώρηση πρωτοκόλλου νέου οίκοθεν εγγράφου. Το κουμπί «Αναζήτηση» χρησιμοποιείται για την αναζήτηση εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου. Το κουμπί «Επαφές» ανοίγει την καρτέλα δημιουργίας, επεξεργασίας και διαγραφής επαφών. Το κουμπί «Προσωπικό» ανοίγει την καρτέλα καταχώρησης των στοιχείων του προσωπικού του οργανισμού. Το κουμπί «Λογαριασμοί Χρηστών» ανοίγει την καρτέλα δημιουργίας, επεξεργασίας και διαγραφής των λογαριασμών των χειριστών, καθώς και των δικαιωμάτων αυτών. 16

18 Το κουμπί «Εργαλεία» εμφανίζει τη λίστα χρήσιμων εργαλείων που διατίθενται στο λογισμικό Protocollo. Το κουμπί «Σύνδεση» χρησιμοποιείται για τη σύνδεση ενός λογαριασμού χειριστή. Εμφανίζεται μόνο εφόσον έχει δημιουργηθεί τουλάχιστον ένας λογαριασμός χειριστή στο Protocollo. Το κουμπί «Αποσύνδεση» χρησιμοποιείται για την αποσύνδεση του χειριστή από το λογαριασμό του. Σημειώνουμε ότι κάθε κουμπί μπορεί να εμφανίζεται διαθέσιμο για επιλογή, οπότε και απεικονίζεται έγχρωμο, είτε μη διαθέσιμο για επιλογή, οπότε και εμφανίζεται σε απόχρωση του γκρι. Γραμμή Εργαλείων «Βοήθεια» Η γραμμή εργαλείων «Βοήθεια» περιέχει κουμπιά με τα οποία αποκτάτε πρόσβαση σε υποστηρικτικές λειτουργίες για τη χρήση και αναβάθμιση του λογισμικού. Ειδικότερα: Το κουμπί «Αρχεία Δεδομένων», σας οδηγεί στη λίστα των διαφορετικών Βιβλίων Πρωτοκόλλων, το καθένα από τα οποία αντιστοιχεί σε διαφορετικό αρχείο δεδομένων. Το κουμπί «Βοήθεια», σας οδηγεί στην ιστοσελίδα της e-way.gr, όπου μπορείτε να ανατρέξετε σε πρόσθετο υποστηρικτικό υλικό αλλά και σε στοιχεία επικοινωνίας για την υποστήριξή σας. Το κουμπί «Ενημερώσεις» χρησιμοποιείται για τον έλεγχο ύπαρξης νέων ενημερώσεων- εκδόσεων του λογισμικού. Το κουμπί «Άδεια Χρήσης» χρησιμοποιείται για την προβολή στοιχείων άδειας χρήσης, τη διαχείριση της άδειας χρήσης, καθώς και την ενεργοποίηση του προϊόντος λογισμικού με την εισαγωγή κωδικού ενεργοποίησης. Το κουμπί «Περί..» σας εμφανίζει πληροφορίες για το λογισμικό, όπως η έκδοση που είναι εγκατεστημένη στον υπολογιστή σας. 17

19 Χώρος εργασίας Ο χώρος εργασίας του Protocollo είναι αυτός στον οποίο προβάλλονται οι καρτέλες (tabs) των διαφορετικών εργαλείων και λειτουργιών, συμπεριλαμβανομένου και του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Σημειώνονται σε αυτόν οι ακόλουθες δυνατότητες: Ταυτόχρονη εμφάνιση καρτελών Η δυνατότητα «ανοίγματος» και εμφάνισης πολλών καρτελών στον χώρο εργασίας, διευκολύνει την παράλληλη καταχώρηση και επεξεργασία δεδομένων κατά τη διάρκεια λειτουργίας του Βιβλίου Πρωτοκόλλου: Πολλαπλές επιλογές προβολής Δίνεται η δυνατότητα επιλογής διαφορετικής διάταξης και προβολής των καρτελών στον χώρο εργασίας, με στόχο τη διευκόλυνση σας κατά τη παράλληλη εργασία σας σε διαφορετικές καρτέλες. Για την επιλογή της κατάλληλης προβολής, αρκεί να επιλέξετε και να «σύρετε» (drag and drop) την κάθε καρτέλα σε ένα από τα σημεία «αγκύρωσης» που σας εμφανίζονται στην οθόνη (σημειώνονται στην εικόνα με κόκκινο χρώμα). 18

20 Χώρος εμφάνισης μηνυμάτων (pop-ups) Στο δεξί κάτω μέρος της οθόνης εμφανίζονται μηνύματα συμβουλών, ενημερώσεων ή επισημάνσεων για απαιτούμενες ενέργειες ενώ χρησιμοποιείτε το Protocollo. 19

21 Γραμμή Κατάστασης Στη γραμμή κατάστασης εμφανίζεται η ονομασία του οργανισμού, καθώς και το όνομα και επώνυμο του συνδεδεμένου λογαριασμού χειριστή, εφόσον έχετε δημιουργήσει έναν λογαριασμό και έχετε συνδεθεί στο Protocollo. Εύκολη επιλογή και επεξεργασία εγγραφών. Πολλές από τις λειτουργίες του Protocollo, όπως θα δούμε παρακάτω βασίζονται στην καταχώρηση εγγραφών σε επιμέρους «πίνακες» καταγραφής στοιχείων, όπως αυτός της εικόνας. Η επιλογή μιας οποιασδήποτε εγγραφής στο πρωτόκολλο πραγματοποιείται με ένα πάτημα (check) στο κουτάκι αριστερά από κάθε εγγραφή. Για πολλαπλή επιλογή απλά τσεκάρετε στο κουτάκι της κάθε εγγραφής, ενώ για την επιλογή του συνόλου των εγγραφών, επιλέγετε το κουμπί στην κορυφή της πρώτης στήλης. Σημειώνουμε ότι η επιλογή μιας εγγραφής είναι απαραίτητη για την επεξεργασία ή τη διαγραφή της. 20

22 Β. Η πρώτη είσοδος βήμα βήμα Με την επιτυχή ολοκλήρωση του Οδηγού αρχικών ρυθμίσεων λογισμικού, o χρήστης εισέρχεται για πρώτη φορά στο Protocollo: Κατά την είσοδο στο πρόγραμμα, θα παρατηρήσετε ότι στο κάτω δεξιά μέρος της οθόνης, εμφανίζονται οι ακόλουθες ειδοποιήσεις: Οι ειδοποιήσεις αυτές σας ενημερώνουν για τα εξής: 1. Δεν έχετε ορίσει την περίοδο (έτος) πρωτοκόλλησης. Ο ορισμός περιόδου πρωτοκόλλησης αποτελεί απαραίτητο βήμα για την έναρξη λειτουργίας του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. 2. Δεν έχετε ορίσει έναν λογαριασμό χειριστή, προκειμένου να διασφαλίσετε τη δικαιοδοσία πρόσβασης και λειτουργίας του λογισμικού Protocollo (προαιρετική ενέργεια). 21

23 Λογαριασμοί Χειριστών Συνιστώμενο βήμα πριν την έναρξη και λειτουργία του προγράμματος αποτελεί η δημιουργία των απαιτούμενων «Λογαριασμών Χειριστών», οι οποίοι θα χρησιμοποιούν το λογισμικό Protocollo. Η λειτουργία αυτή αποσκοπεί στις ακόλουθες δυνατότητες: - Θέσπιση εξουσιοδοτημένης πρόσβασης στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου ενός οργανισμού. - Δημιουργία διαφορετικών «προφίλ» χειριστών (π.χ. διαχειριστές, συντάκτες, αναγνώστες) με μερικά ή πλήρη δικαιώματα στις λειτουργίες του Protocollo, και κατ επέκταση στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου. Σημείωση: Η δημιουργία ενός ή περισσότερων λογαριασμών χειριστών, συνιστάται αλλά δεν είναι υποχρεωτική για τη λειτουργία του Protocollo. Δημιουργία Νέου Λογαριασμού Χειριστή Για τη δημιουργία ενός νέου λογαριασμού χειριστή, επιλέγετε από την καρτέλα «Διαχείριση», το κουμπί Λογαριασμοί Χειριστών, ώστε να εμφανιστεί η σχετική καρτέλα (tab) στον χώρο εργασίας του λογισμικού. Στη συνέχεια, με επιλογή στο κουμπί «Νέο», εμφανίζεται η καρτέλα «Νέος λογαριασμός χειριστή». Παρατηρήστε ότι η καρτέλα αυτή αποτελείται από τις επιμέρους καρτέλες «Στοιχεία χειριστή» και «Δικαιώματα χειριστή». 22

24 Η καρτέλα «Στοιχεία χειριστή» περιλαμβάνει τα ακόλουθα πεδία καταχώρησης: - Ένα πεδίο για το Ονοματεπώνυμο του Χειριστή - Ένα πεδίο για Παρατηρήσεις, το οποίο συμπληρώνεται προαιρετικά - Ένα πεδίο για το Συνθηματικό του χειριστή, το οποίο θα καταχωρείται κατά την εκκίνηση του προγράμματος. Κατά την πληκτρολόγηση του συνθηματικού, παρατηρήστε ότι σας δίνεται η δυνατότητα με ένα κλικ στο κουμπί με το εικονίδιο του ματιού, να εμφανίσετε τους χαρακτήρες που πληκτρολογήσατε. Επιπρόσθετα, η μπάρα στο δεξί μέρος του πεδίου συνθηματικού, σας ενημερώνει για την «ισχύ» του συνθηματικού. Για την ενεργοποίηση του λογαριασμού χειριστή τσεκάρετε το κουτάκι «Ενεργό». Σημείωση: Κατά την εισαγωγή ενός συνθηματικού στο Protocollo, πραγματοποιείται διάκριση πεζών κεφαλαίων. 23

25 Σημείωση: Κατά την πληκτρολόγηση των στοιχείων χειριστή, παρατηρήστε ότι στη γραμμή τίτλου της καρτέλας («Νέος Λογαριασμός χειριστή») εμφανίζεται το σύμβολο του αστερίσκου (*), το οποίο υποδεικνύει την ύπαρξη νέων στοιχείων τα οποία δεν έχουν αποθηκευτεί. Ο αστερίσκος εμφανίζεται στη γραμμή τίτλου σε κάθε καρτέλα του Protocollo, όταν έχουν πραγματοποιηθεί αλλαγές οι οποίες δεν έχουν ακόμη αποθηκευτεί. Για την αποθήκευση του λογαριασμού χειριστή πατήστε το κουμπί «Αποθήκευση» στην Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Το Αναγνωριστικό Χειριστή, το οποίο εμφανίζεται μετά την αποθήκευση στο αντίστοιχο πεδίο, όπως θα δούμε σε επόμενες ενότητες, αποτελεί απαραίτητο στοιχείο για τη σύνδεση του Protocollo με το Protocollo Bridge, ένα ειδικά σχεδιασμένο λογισμικό για τη διευκόλυνση της διαδικασίας αποχρέωσης εγγράφων. Δικαιώματα Χειριστή Για τον καθορισμό των δικαιωμάτων του νέου λογαριασμού χειριστή, επιλέγετε την καρτέλα «Δικαιώματα χειριστή». Μπορείτε να παρατηρήσετε ότι, ως προεπιλεγμένη ρύθμιση, στο πεδίο «Προφίλ» εμφανίζεται η επιλογή «Δικαιώματα παντού (εξ ορισμού προφίλ)» σύμφωνα με την οποία ο νέος χειριστής έχει πρόσβαση στο σύνολο των εργαλείων και λειτουργιών του Protocollo. 24

26 Σημείωση: Για την ενεργοποίηση της επιλογής «Ιδιοκτησία Δεδομένων», με την οποία μπορεί ένας χειριστής να παραχωρήσει δικαιώματα σε έναν άλλο, απαιτείται η δημιουργία τουλάχιστον δύο (2) λογαριασμών χειριστών. 25

27 Αλλαγή Δικαιωμάτων Χειριστή Για την αλλαγή των δικαιωμάτων ενός χειριστή, στο πεδίο «Προφίλ» μπορείτε να κάνετε κλικ στο αναδυόμενο πλαίσιο, για να εμφανιστεί η λίστα προκαθορισμένων προφίλ χειριστών. Επισημαίνεται ότι η επιλογή ενός προφίλ χειριστή συνεπάγεται την ενεργοποίηση συγκεκριμένου τύπου δικαιωμάτων ως ακολούθως: Διαχειριστής λογαριασμών χειριστών: Ενεργοποιούνται μόνο τα δικαιώματα δημιουργίας και διαχείρισης λογαριασμών χειριστών, καθώς και η πρόσβαση στις «Επιλογές» του Protocollo. Γενικός χειριστής πρωτοκόλλου: Ενεργοποιείται το σύνολο των δικαιωμάτων χειρισμού του Protocollo εκτός από αυτό της διαχείρισης των λογαριασμών χειριστών, καθώς και της ιδιοκτησίας των δεδομένων. Ευρετήρια και εκτυπώσεις: Ενεργοποιούνται τα δικαιώματα που αφορούν σε εργαλεία αναζήτησης (αναζήτηση στο βιβλίο πρωτοκόλλου, επαφές, προσωπικό) καθώς και στη δυνατότητα πραγματοποίησης εκτυπώσεων. Τέλος, με την επιλογή του προφίλ «Προσαρμοσμένα Δικαιώματα», μπορείτε να καθορίσετε χειροκίνητα τα επιθυμητά δικαιώματα του χειριστή, με επιλογή και αποεπιλογή σε κάθε κουτί στις επιμέρους ενότητες των δικαιωμάτων. Με την ολοκλήρωση του καθορισμού δικαιωμάτων, επιλέγετε «Αποθήκευση» από τη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Παρατηρήστε ότι η καρτέλα «Λογαριασμοί Χειριστών» έχει ενημερωθεί με έναν νέο, ενεργό λογαριασμό. 26

28 Αποσύνδεση και Σύνδεση Χειριστή Όσο χρησιμοποιείτε το Protocollo χωρίς λογαριασμό χειριστή, παρατηρήστε στη γραμμή κατάστασης ότι συνδέεστε ως «Ανώνυμος». Με τη δημιουργία του πρώτου λογαριασμού χειριστή ΔΕΝ συνδέεστε αυτόματα με τα στοιχεία και τα δικαιώματα του νέου (και μοναδικού) χειριστή, αλλά παραμένετε συνδεδεμένος ως Ανώνυμος. Για να καταργηθεί η ανώνυμη σύνδεση θα πρέπει πρώτα να αποσυνδεθείτε. Για να αποσυνδεθείτε, αρκεί να πατήσετε το κουμπί «Αποσύνδεση», το οποίο έχει εμφανιστεί στη Γραμμή Εργαλείων. Με την αποσύνδεση, θα παρατηρήσετε ότι απενεργοποιείται το σύνολο των κουμπιών της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση», ενώ ταυτόχρονα εμφανίζεται το κουμπί «Σύνδεση». Με τη δημιουργία ενός ή περισσότερων λογαριασμών χειριστών, σε κάθε άνοιγμα του Protocollo θα πρέπει πρώτα να πατήσετε το κουμπί «Σύνδεση» στη Γραμμή Εργαλείων και στη συνέχεια να πληκτρολογήσετε το συνθηματικό χειριστή, ώστε να σας επιτραπεί η πρόσβαση στις διάφορες λειτουργίες του λογισμικού. Με την ολοκλήρωση της πληκτρολόγησης πατήστε το κουμπί «Είσοδος» ή το πλήκτρο Enter για να συνδεθείτε στο Protocollo. Συμβουλή: Βεβαιωθείτε ότι έχετε σημειώσει και αποθηκεύσει το συνθηματικό χειριστή ούτως ώστε αυτός να είναι διαθέσιμος κατά τη σύνδεση σας στο Protocollo. Επισήμανση: Σε περίπτωση που κατά την είσοδο σας ξεχάσετε το συνθηματικό χειριστή, για λόγους ασφάλειας, δεν θα σας επιτραπεί η πρόσβαση στο Protocollo. 27

29 Ιδιοκτησία Δεδομένων Η επιλογή της «Ιδιοκτησίας Δεδομένων» στην καρτέλα δικαιωμάτων χειριστή, καθιστά δυνατή την παραχώρηση δικαιωμάτων από έναν χειριστή του Protocollo σε έναν άλλο. Απαραίτητη προϋπόθεση για την ενεργοποίηση της λειτουργίας αυτής είναι η ύπαρξη τουλάχιστον δύο λογαριασμών χειριστών. Με τη δημιουργία νέου λογαριασμού χειριστή εμφανίζεται στο χώρο εμφάνισης μηνυμάτων η ακόλουθη επισήμανση: Αφού δημιουργήσετε έναν δεύτερο λογαριασμό χειριστή, παρατηρήστε ότι στην καρτέλα «Δικαιώματα χειριστή», έχει ενεργοποιηθεί το κουτάκι δίπλα στην φράση «Ιδιοκτησία Δεδομένων». Αφού τσεκάρετε το κουτί, θα εμφανιστεί η νέα καρτέλα «Παραχώρηση Δικαιωμάτων». 28

30 Στην καρτέλα «Παραχώρηση Δικαιωμάτων», απεικονίζεται σε πίνακα το σύνολο των λοιπών λογαριασμών χειριστών, για τους οποίους είναι τσεκαρισμένα τα κουτιά στις στήλες «Επεξεργασία» και «Διαγραφή». Σύμφωνα με αυτή τη ρύθμιση, ο χειριστής ο οποίος απεικονίζεται στον καρτέλα Παραχώρησης Δικαιωμάτων (Αναστασία Πολύζου) θα έχει τη δυνατότητα να επεξεργαστεί ή/και να διαγράψει δεδομένα που πρόκειται να δημιουργήσει ο χειριστής της καρτέλας που έχετε ανοικτή (εδώ το χειριστή ΙΩΑΝΝΗΣ ΑΓΓΕΛΟΥ). Για να μην επιτρέπεται η επεξεργασία ή διαγραφή των εγγραφών ενός χειριστή από άλλους, αρκεί να από επιλεχθούν τα κουτιά «Επεξεργασία» ή «Διαγραφή», για κάθε άλλο χειριστή. Για την αποθήκευση του συνόλου των ρυθμίσεων που αφορούν στο νέο λογαριασμό χειριστή και τη παραχώρηση δικαιωμάτων, αρκεί να πατήσετε «Αποθήκευση», από την Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Για την καλύτερη κατανόηση των δυνατοτήτων του Protocollo, ως προς τον περιορισμό και την διαβάθμιση της πρόσβασης σε λειτουργίες και δεδομένα που δημιουργούνται σε αυτό, ακολουθεί στη συνέχεια ένα ενδεικτικό παράδειγμα δημιουργίας και χρήσης λογαριασμών χειριστών σ έναν οργανισμό. Απόκρυψη και Εμφάνιση Στοιχείων Εγγράφων Μια πρόσθετη δυνατότητα «διαβάθμισης» των πληροφοριών που καταγράφονται στο Protocollo, είναι η απόκρυψη των βασικών στοιχείων των εγγράφων (Αποστολέας/Παραλήπτης, Θέμα) από συγκεκριμένους χειριστές, όταν τα έγγραφα αυτά έχουν χρεωθεί σε τμήμα και υπάλληλο του Προσωπικού. Για να μην εμφανίζονται τα στοιχεία ενός χρεωμένου εγγράφου στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου σε συγκεκριμένους χειριστές: θα πρέπει από τα «Δικαιώματα Χειριστή», στην ενότητα Βιβλίο Πρωτοκόλλου να απενεργοποιηθεί η προεπιλεγμένη επιλογή «Εμφάνιση στοιχείων ανεξαρτήτως χρεώσεων». Η απενεργοποίηση πραγματοποιείται με κλικ στο αντίστοιχο τσεκαρισμένο κουτί: 29

31 Με την αποθήκευση των αλλαγών, στο εξής ο συγκεκριμένος χειριστής δεν θα βλέπει το θέμα και τον αποστολέα εισερχομένων, το θέμα και τον παραλήπτη των εξερχομένων, καθώς τα στοιχεία τους δεν θα εμφανίζονται πλέον στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου. Σημειώνεται ότι, εάν ο χειριστής έχει δικαίωμα επεξεργασίας, θα μπορεί να δει τα στοιχεία αυτά στην καρτέλα του εγγράφου. Επεξεργασία Λογαριασμού Χειριστή Μετά τη δημιουργία των λογαριασμών χειριστών, είναι δυνατόν να πραγματοποιήσετε οποιαδήποτε αλλαγή στα στοιχεία τα οποία έχουν καταχωρηθεί. Συμβουλή: Απαραίτητη προϋπόθεση για την επεξεργασία ενός λογαριασμού χειριστή, είναι να έχετε πραγματοποιήσει σύνδεση με έναν λογαριασμό χειριστή και να έχετε τα δικαιώματα επεξεργασίας δεδομένων και διαχείρισης λογαριασμών χειριστών. Για να επεξεργαστείτε τα στοιχεία ενός Λογαριασμού Χειριστή, ανοίγετε εκ νέου τη σχετική καρτέλα με πάτημα στο κουμπί «Λογαριασμοί Χειριστών». 30

32 Με επιλογή της εγγραφής και δεξί κλικ, θα εμφανιστεί το αναδυόμενου μενού της παρακάτω εικόνας, από το οποίο επιλέγετε «Επεξεργασία». Με το πάτημα της επιλογής «Επεξεργασία», ανοίγει η αντίστοιχη καρτέλα λογαριασμού χειριστή και έχετε πλέον τη δυνατότητα πραγματοποίησης αλλαγών σε στοιχεία και ρυθμίσεις που αφορούν στο συγκεκριμένο λογαριασμό. Διαγραφή Λογαριασμού Χειριστή Για τη διαγραφή ενός λογαριασμού χειριστή αρκεί να επιλέξετε τον λογαριασμό χειριστή από τη λίστα που εμφανίζεται πλέον στην Καρτέλα «Λογαριασμοί Χειριστών» και να πατήσετε το κουμπί «Διαγραφή» στη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Με την επιλογή της διαγραφής, θα σας εμφανιστεί το παρακάτω μήνυμα, το οποίο σας ενημερώνει ότι είναι δυνατή η διαγραφή μόνο των λογαριασμών χειριστών, οι οποίοι δεν είναι σε χρήση και δεν είναι αυτή τη στιγμή σε επεξεργασία. Εφόσον είστε βέβαιοι ότι πληρούνται αυτές οι προϋποθέσεις επιλέγετε το κουμπί «Ναι», για να ολοκληρωθεί η διαδικασία διαγραφής. 31

33 Παράδειγμα Λογαριασμών Χειριστών Για την καλύτερη κατανόηση των ρυθμίσεων που μπορείτε να πραγματοποιήσετε στις καρτέλες ρυθμίσεων «Δικαιώματα χειριστή» και «Παραχώρηση Δικαιωμάτων», παραθέτουμε ένα ενδεικτικό παράδειγμα δημιουργίας λογαριασμών χειριστών. Έστω λοιπόν, ότι σύμφωνα με τον κανονισμό μιας υπηρεσίας, στη διαδικασία τήρησης του Βιβλίο Πρωτοκόλλου εμπλέκονται οι ακόλουθοι χειριστές: Αναστασία Πολύζου Διευθύντρια Ιωάννης Αγγέλου Γραμματέας Αλέξανδρος Παύλου Βοηθός Γραμματέα Κάθε χειριστής, διαθέτει ένα ειδικότερο «προφίλ», το οποίο καταρχήν αντιστοιχεί σε διαφορετικές αρμοδιότητες στη διοικητική διαδικασία της πρωτοκόλλησης εγγράφων. Επιλογή Δικαιωμάτων Χειριστή Η Διευθύντρια, Αναστασία Πολύζου, κατά τη διαδικασία της ψηφιακής πρωτοκόλλησης στο Protocollo, διατηρεί τις ακόλουθες αρμοδιότητες: Δημιουργεί και διαχειρίζεται τους λογαριασμούς χειριστών του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Δημιουργεί και διαχειρίζεται δεδομένα που αφορούν στο Προσωπικό του Οργανισμού. Πραγματοποιεί γενική αναζήτηση στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου, χωρίς να έχει τη δυνατότητα καταχώρησης ή επεξεργασίας εγγράφων. Λαμβάνοντας υπόψη τις αρμοδιότητες της Διευθύντριας, στην καρτέλα Λογαριασμού Χειριστή «ΑΝΑΣΤΑΣΙΑ ΠΟΛΥΖΟΥ» και στην εσωτερική καρτέλα «Δικαιώματα Χειριστή», θα πρέπει να πραγματοποιηθούν οι ακόλουθες ρυθμίσεις: 1. Από την ενότητα «Γενικά Δικαιώματα» της καρτέλας, θα πρέπει να ενεργοποιηθούν, με κλικ σε κάθε κουτί αριστερά, τα δικαιώματα: Διαχείριση λογαριασμών χειριστών Δημιουργία νέων δεδομένων Εισαγωγή δεδομένων Διαγραφή δεδομένων Επεξεργασία δεδομένων Εξαγωγή δεδομένων 32

34 2. Από την ενότητα «Δικαιώματα πρόσβασης στη γραμμή εργαλεία» της καρτέλας, θα πρέπει να ενεργοποιηθούν, με κλικ σε κάθε κουτί αριστερά, τα δικαιώματα: Αναζήτηση Προσωπικό Παρατηρήστε ότι το προφίλ της είναι πλέον το προφίλ «Προσαρμοσμένα Δικαιώματα». Παραχώρηση Δικαιωμάτων Ο Γραμματέας Ιωάννης Αγγέλου και ο Βοηθός Γραμματέα Αλέξανδρος Παύλου, συμμετέχουν στη διαδικασία ψηφιακής πρωτοκόλλησης ως «Γενικοί Χειριστές Πρωτοκόλλου» και έχουν από κοινού την αρμοδιότητα τήρησης του ψηφιακού Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Έστω ότι οι δυο χειριστές πρωτοκόλλου θέλουν να «προστατέψουν», τα δεδομένα που καταχωρούν στο Protocollo, «απαγορεύοντας» ο ένας στον άλλον την πρόσβαση στην επεξεργασία και διαγραφή των δεδομένων που δημιουργούν. Για να επιτευχθεί αυτό: Α. Στην καρτέλα του Λογαριασμού Χειριστή «ΙΩΑΝΝΗΣ ΑΓΓΕΛΟΥ»: 1. Από την εσωτερική καρτέλα «Δικαιώματα Χειριστή» θα πρέπει να ενεργοποιηθεί με κλικ στο κουτί αριστερά, η επιλογή «Ιδιοκτησία Δεδομένων». 33

35 Παρατηρήστε ότι με την επιλογή της «Ιδιοκτησίας δεδομένων», εμφανίζεται η εσωτερική καρτέλα «Παραχώρηση δικαιωμάτων». 2. Από την εσωτερική καρτέλα «Παραχώρηση δικαιωμάτων», στην γραμμή του Χειριστή «ΑΛΕΞΑΝΔΡΟΣ ΠΑΥΛΟΥ», θα πρέπει να απενεργοποιηθούν τα κουτιά στις στήλες «Επεξεργασία» και «Διαγραφή». Η διαδικασία ρύθμισης του Λογαριασμού του Χειριστή «ΙΩΑΝΝΗΣ ΑΓΓΕΛΟΥ», ολοκληρώνεται με αποθήκευση των ρυθμίσεων, κάνοντας κλικ στο κουμπί «Αποθήκευση» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Β. Όμοια, στην καρτέλα του Λογαριασμού Χειριστή «ΑΛΕΞΑΝΔΡΟΣ ΠΑΥΛΟΥ»: 34

36 1. Από την εσωτερική καρτέλα «Δικαιώματα Χειριστή» θα πρέπει να ενεργοποιηθεί με κλικ στο κουτί αριστερά, η επιλογή «Ιδιοκτησία Δεδομένων». 2. Από την εσωτερική καρτέλα «Παραχώρηση δικαιωμάτων», στην γραμμή του Χειριστή «ΙΩΑΝΝΗΣ ΑΓΓΕΛΟΥ» θα πρέπει να απενεργοποιηθούν τα κουτιά στις στήλες «Επεξεργασία» και «Διαγραφή». Η διαδικασία ρύθμισης του Λογαριασμού του Χειριστή «ΑΛΕΞΑΝΔΡΟΣ ΠΑΥΛΟΥ», ολοκληρώνεται με αποθήκευση των ρυθμίσεων, κάνοντας κλικ στο κουμπί «Αποθήκευση» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». 35

37 Εργαλεία Στην παρούσα ενότητα, επεξηγούνται αναλυτικά τα εργαλεία του Protocollo, τα οποία σας βοηθούν να «οργανώσετε» τη καθημερινή λειτουργία του Βιβλίου Πρωτοκόλλου σύμφωνα με τις δικές σας ανάγκες. Η πρόσβαση στα εργαλεία πραγματοποιείται από τη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση», με πάτημα στο εικονίδιο «Εργαλεία». Από τη λίστα επιλογών στο αναδυόμενο μενού, μπορείτε να διακρίνετε τις ακόλουθες «ομάδες» εργαλείων: 1. Η πρώτη ομάδα εμπεριέχει εργαλεία που αφορούν στις αρχικές ρυθμίσεις λειτουργίας του Βιβλίου Πρωτοκόλλου, όπως η καταχώρηση των στοιχείων του οργανισμού, ο ορισμός της περιόδου (έτους) για την οποία θα ξεκινήσετε τη διαδικασία πρωτοκόλλησης, κ.ο.κ.. Σε αυτήν την ενότητα επίσης θα βρείτε και τα εργαλεία ρύθμισης των εκτυπώσεων, οι οποίες θα πραγματοποιούνται από το Protocollo, καθώς και τη λειτουργία της «Προεκτύπωσης». 36

38 2. Η δεύτερη ομάδα εμπεριέχει εργαλεία για τη διευκόλυνση της διαδικασίας καταχώρησης επαφών και τήρησης του αρχείου επαφών που αποθηκεύεται στο Protocollo. 3. Η τρίτη ομάδα εμπεριέχει εργαλεία για τη διευκόλυνση της διαδικασίας καταχώρησης των στοιχείων της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας. Επιπρόσθετα, εμπεριέχονται εργαλεία καταγραφής των ενεργειών των χειριστών, καθώς και καταγραφής των συμβάντων κατά τη λειτουργία του Protocollo. 4. Η τέταρτη ομάδα εμπεριέχει τα εργαλεία αποστολής και παραλαβής χρεώσεων, τα οποία λειτουργούν σε συνδυασμό με το λογισμικό Protocollo Bridge. Ο τρόπος χρήσης των εργαλείων αποστολής και παραλαβής χρεώσεων, καθώς και η χρήση του Protocollo Bridge, περιγράφεται σε επόμενη ενότητα του παρόντος εγχειριδίου. Τέλος, στο αναδυόμενο μενού των εργαλείων, θα βρείτε και τις «Επιλογές», με τις οποίες θα μπορείτε να πραγματοποιήσετε ενέργειες εξατομίκευσης της χρήσης του Protocollo. Στοιχεία Οργανισμού Σε προηγούμενη ενότητα παρατέθηκαν αναλυτικά τα βήματα για την καταχώρηση των βασικών στοιχείων του οργανισμού σας στον Οδηγό αρχικών ρυθμίσεων του λογισμικού Protocollo. Με το άνοιγμα της σχετικής καρτέλας από τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Εργαλεία > Στοιχεία Οργανισμού θα παρατηρήσετε ότι στην καρτέλα βρίσκονται καταρχήν τα στοιχεία οργανισμού, τα οποία είχατε καταχωρήσει στο Βήμα 2 του Οδηγού αρχικών ρυθμίσεων του λογισμικού. 37

39 Ειδικότερα, στην καρτέλα «Στοιχεία Οργανισμού» μπορείτε: 1. Να επεξεργαστείτε ή/και να προσθέσετε στοιχεία που αφορούν στη λειτουργία του οργανισμού σας, στη περίπτωση που αυτά δεν είχαν καταχωρηθεί εξαρχής στο σχετικό βήμα του Οδηγού Αρχικών Ρυθμίσεων του λογισμικού. Στα στοιχεία που μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να προσθέσετε συμπεριλαμβάνεται βεβαίως και η εισαγωγή λογοτύπου του οργανισμού, η οποία μπορεί να πραγματοποιηθεί ακριβώς με τον ίδιο τρόπο με τον οποίο περιγράφεται σε προηγούμενη ενότητα. 2. Να αντιγράψετε το υπάρχον Αναγνωριστικό του ηλεκτρονικού υπολογιστή που χρησιμοποιείτε ή να δημιουργήσετε ένα νέο. Για να δημιουργήσετε ένα νέο Αναγνωριστικό πατήστε το κουμπί «Ανανέωση». 3. Να ορίσετε ως προτεινόμενη ημερομηνία παραλαβής νέων εισερχομένων, την τρέχουσα ημερομηνία συστήματος. Κάνοντας κλικ στο κουτάκι αριστερά από την επιλογή «Η ημερομηνία παραλαβής των νέων εισερχομένων να είναι η τρέχουσα ημερομηνία συστήματος», το Protocollo θα συμπληρώνει εκ των προτέρων για εσάς την τρέχουσα σημερινή ημερομηνία, στην ημερομηνία παραλαβής των νέων εισερχόμενων εγγράφων. 4. Να ρυθμίσετε την μορφή εμφάνισης του αποδεικτικού πρωτοκόλλησης. Στην ενότητα «Ρυθμίσεις αποδεικτικού πρωτοκόλλησης» της καρτέλας «Στοιχεία Οργανισμού», μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε διαφορετικές μορφές εμφάνισης του αριθμού πρωτοκόλλου, αλλά και του διακριτικού στοιχείου αυτού (για τους αριθμούς πρωτοκόλλου της μορφής: 1 Α, 1Β, 1Γ με όμοια ημερομηνία πρωτοκόλλου). Οι διαθέσιμες επιλογές αφορούν σε διαφορετικούς συνδυασμούς απεικόνισης του αύξοντα αριθμού, του διακριτικού, αλλά και της ημερομηνίας καταχώρησης του πρωτοκόλλου. 38

40 Ενδεικτικές μορφές εμφάνισης αριθμού πρωτοκόλλου και διακριτικού: 125στ 125 στ/ στ 1/1/ στ, 1/1/ στ/ ΣΤ/ κ.α. 125 στ ΙΑΝΟΥΑΡΙΟΣ 2017 Για να προχωρήσετε στις σχετικές ρυθμίσεις, κάντε κλικ μέσα στο πεδίο «Μορφή πρωτοκόλλου» ώστε να εμφανιστεί η αναπτυσσόμενη λίστα με τις διαφορετικές μορφές εμφάνισης του αριθμού πρωτοκόλλου: Στη συνέχεια κάντε κλικ μέσα στο πεδίο «Μορφή Διακριτικού», ούτως ώστε να σας εμφανιστεί η αναπτυσσόμενη λίστα με τις μορφές εμφάνισης του διακριτικού. Δεξιά από το πεδίο «Μορφή διακριτικού», έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε την εμφάνιση του διακριτικού με κεφαλαία γράμματα, τσεκάροντας το κουτί «Κεφαλαία γράμματα». Με την επιλογή μορφής πρωτοκόλλου και διακριτικού, σας εμφανίζεται προεπισκόπηση της μορφής του αριθμού πρωτοκόλλου στο πεδίο «Δείγμα». 39

41 Τέλος, στην καρτέλα «Στοιχεία Οργανισμού», έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε τις ακόλουθες επιλογές αναφορικά με την εμφάνιση του αποδεικτικού πρωτοκόλλησης: Ειδικότερα, κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο κουτάκι αριστερά από την κάθε επιλογή μπορείτε: Α. Να επιλέξετε την εμφάνιση του ονοματεπώνυμου του συνδεδεμένου χειριστή στο αποδεικτικό πρωτοκόλλησης (δηλαδή του χειριστή που πραγματοποιεί την εκτύπωση). Β. Να επιλέξετε την εμφάνιση του ονοματεπώνυμου του χειριστή που πρώτος καταχώρησε το έγγραφο, για το οποίο θα εκδοθεί αποδεικτικό πρωτοκόλλησης. Γ. Να επιλέξετε την εμφάνιση των τμημάτων και των προσώπων που χρεώθηκαν το έγγραφο, για το οποίο θα εκδοθεί αποδεικτικό πρωτοκόλλησης. Ολοκληρώνοντας τις προσθήκες, αλλαγές και ρυθμίσεις που πραγματοποιήσατε στην καρτέλα «Στοιχεία Οργανισμού», πατήστε το εικονίδιο «Αποθήκευση» στην Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Κατά την ενέργεια της αποθήκευσης, το Protocollo θα σας ρωτήσει με σχετικό πλαίσιο διαλόγου αν θέλετε να διατηρηθούν τα προηγούμενα Στοιχεία Οργανισμού για τις εγγραφές που καταχωρήθηκαν έως σήμερα. 40

42 Πατήστε το κουμπί «Ναι» για τη διατήρηση των στοιχείων του οργανισμού στο ιστορικό των εγγραφών ή «Όχι» για την αντικατάσταση τους με τα νέα στοιχεία που καταχωρήσατε. Στη περίπτωση που θέλετε να αναιρέσετε την ενέργεια σας πατήστε «Ακύρωση». Κατόπιν της αποθήκευσης των αλλαγών στην καρτέλα «Στοιχεία Οργανισμού», η καρτέλα θα έχει την ακόλουθη μορφή: Περίοδοι Πρωτοκόλλησης Ο ορισμός της περιόδου πρωτοκόλλησης αποτελεί απαραίτητο βήμα για την έναρξη της λειτουργίας του Protocollo. Για να ορίσετε τα έτη για τα οποία θέλετε να λειτουργήσετε το Βιβλίο Πρωτοκόλλου, θα πρέπει να ακολουθήσετε τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Εργαλεία > Περίοδοι Πρωτοκόλλησης 41

43 Με το άνοιγμα της καρτέλας «Περίοδοι Πρωτοκόλλησης», παρατηρήστε ότι εμφανίζεται ένας κενός πίνακας με τις ακόλουθες στήλες, οι οποίες συνοψίζουν τα διακριτικά στοιχεία μιας περιόδου πρωτοκόλλησης: Έτος Βιβλίου Πρωτοκόλλου: Εμφανίζεται το έτος για το οποίο τηρείται το πρωτόκολλο (τρέχον έτος ή/και προηγούμενα έτη). Σημείωση: Το Protocollo, σας δίνει τη δυνατότητα να εργάζεστε παράλληλα σε διαφορετικά έτη πρωτοκόλλησης. Η λειτουργία αυτή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη κατά τη διαδικασία «ψηφιοποίησης» δεδομένων Βιβλίων Πρωτοκόλλων παρελθόντων ετών για τη γρήγορη αναζήτηση στοιχείων κ.ο.κ.. Αριθμός Πρωτοκόλλου εκκίνησης Απεικονίζεται ο αριθμός με τον οποίο θα ξεκινήσει η καταχώρηση του πρώτου εγγράφου στην επιλεγμένη περίοδο πρωτοκόλλησης. Σημείωση: Σε περιπτώσεις όπου η έναρξη λειτουργίας του Protocollo, πραγματοποιείται κατά τη διάρκεια και όχι στην αρχή ενός έτους πρωτοκόλλησης, ο οργανισμός και οι χειριστές πρωτοκόλλου διατηρούν τις ακόλουθες επιλογές: 5. Να προχωρήσουν σε «αναδρομική» καταχώρηση των στοιχείων των εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων, τα οποία έχουν πρωτοκολληθεί από την αρχή του έτους πρωτοκόλλησης στο χειρόγραφο Βιβλίο Πρωτοκόλλου του οργανισμού. Σε αυτήν την περίπτωση, ο αριθμός πρωτοκόλλου εκκίνησης μπορεί να είναι ο αριθμός Να συνεχίσουν τη διαδικασία πρωτοκόλλησης, από το τελευταίο έγγραφο και αριθμό πρωτοκόλλου, ο οποίος είχε καταχωρηθεί στο χειρόγραφο Βιβλίο Πρωτοκόλλου του οργανισμού. Σε αυτήν την περίπτωση, ο αριθμός πρωτοκόλλου εκκίνησης μπορεί να είναι οποιοσδήποτε ακέραιος αριθμός. 42

44 Σφραγισμένο Στη στήλη «Σφραγισμένο» εμφανίζεται το διακριτικό στοιχείο, για όσα έτη πρωτοκόλλησης έχουν «σφραγιστεί» και κατ επέκταση δεν είναι δυνατή η εκ νέου ενεργοποίηση τους. Ενεργό Στη στήλη «Ενεργό» εμφανίζεται το διακριτικό στοιχείο, για όσα έτη πρωτοκόλλησης έχουν ενεργοποιηθεί και κατ επέκταση εμφανίζονται διαθέσιμα για πρωτοκόλληση στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου. Σε χρήση Στη στήλη «Σε χρήση» εμφανίζεται το διακριτικό στοιχείο, για τα έτη πρωτοκόλλησης στα οποία έχει καταχωρηθεί τουλάχιστον ένας αριθμός πρωτοκόλλου και κατ επέκταση δεν επιτρέπεται πια η διαγραφή τους. Δημιουργία νέας περιόδου πρωτοκόλλησης Για τη δημιουργία μιας νέας περιόδου πρωτοκόλλησης, πατήστε το εικονίδιο «Νέο» στη γραμμή εργαλείων «Διαχείριση». Εναλλακτικά, κάνοντας δεξί κλικ στο κενό χώρο της καρτέλας «Περίοδοι Πρωτοκόλλησης», επιλέγετε «Νέο» από το αναδυόμενο μενού. Στη συνέχεια, θα σας εμφανιστεί το παράθυρο «Δημιουργία νέας περιόδου πρωτοκόλλησης». Από τη λίστα των διαθέσιμων ετών, επιλέγετε με κλικ πάνω στο επιθυμητό έτος, το έτος για το οποίο θα ξεκινήσετε τη διαδικασία πρωτοκόλλησης. 43

45 Σημείωση: Στο Protocollo, το τελευταίο διαθέσιμο για πρωτοκόλληση εγγράφων έτος είναι πάντα το τρέχον έτος (στο παράδειγμα, το έτος 2017). Το επόμενο κατά σειρά έτος (στο παράδειγμα, το έτος 2018) εμφανίζεται διαθέσιμο για επιλογή μόνο για τις περιπτώσεις όπου απαιτείται να πραγματοποιηθεί η προεκτύπωση κενού Βιβλίου Πρωτοκόλλου (π.χ. στο τέλος του τρέχοντος έτους ώστε αυτό να προσκομιστεί για θεώρηση από αρμόδια αρχή). Στη συνέχεια για να ορίσετε τον πρώτο αριθμό πρωτοκόλλου πληκτρολογείτε ή επιλέγετε με τα βοηθητικά βέλη τον επιθυμητό αριθμό. Έστω ότι επιθυμούμε να ξεκινήσουμε από τον αριθμό 50: Ολοκληρώνουμε τη διαδικασία πατώντας το κουμπί «Αποδοχή». Ενεργοποίηση περιόδου πρωτοκόλλησης Με τη δημιουργία μιας νέας περιόδου πρωτοκόλλησης, παρατηρείτε ότι δημιουργήθηκε η αντίστοιχη εγγραφή στην καρτέλα «Περίοδοι Πρωτοκόλλησης». Για να μπορέσετε ωστόσο να ξεκινήσετε να εργάζεστε στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου θα πρέπει η περίοδος πρωτοκόλλησης να ενεργοποιηθεί. Με δεξί κλικ στην εγγραφή επιλέγετε «Ενεργοποίηση». 44

46 Οι αλλαγές και προσθήκες που πραγματοποιήσατε θα ισχύσουν μόνο εάν κάνετε αποθήκευση. Πατήστε το κουμπί «Αποθήκευση», στη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Επεξεργασία και διαγραφή περιόδου πρωτοκόλλησης Πριν την έναρξη καταχώρησης και αποθήκευσης δεδομένων στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου, έχετε τη δυνατότητα με την επιλογή «Επεξεργασία» στο αναδυόμενο μενού της προηγούμενης εικόνας να επεξεργαστείτε τις ρυθμίσεις που κάνατε κατά τη δημιουργία μιας νέας περιόδου πρωτοκόλλησης (αλλαγή έτους και αριθμού πρωτοκόλλου εκκίνησης.). Για τη διαγραφή μιας περιόδου πρωτοκόλλησης, επιλέγετε από το ίδιο μενού «Διαγραφή». Εναλλακτικά, επιλέγετε με αριστερό κλικ τη γραμμή και πατάτε το εικονίδιο «Διαγραφή» από την Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Σημείωση: Από τη στιγμή που θα ξεκινήσετε τη καταχώρηση και αποθήκευση στοιχείων για ένα έτος πρωτοκόλλησης στο βιβλίο πρωτοκόλλου: Το συγκεκριμένο έτος πρωτοκόλλησης θα εμφανίζεται «Σε χρήση» Η λειτουργία της διαγραφής και επεξεργασίας δεν θα είναι πλέον διαθέσιμη, για το συγκεκριμένο έτος πρωτοκόλλησης. Κλείσιμο και σφράγιση περιόδου πρωτοκόλλησης Ολοκληρώνοντας την καταχώρηση στοιχείων για μια συγκεκριμένη περίοδο πρωτοκόλλησης έχετε τη δυνατότητα να κλείσετε προσωρινά ή να σφραγίσετε οριστικά ένα έτος πρωτοκόλλησης. Για το προσωρινό κλείσιμο μιας περιόδου πρωτοκόλλησης, επιλέγετε τη σχετική εγγραφή στην καρτέλα «Περίοδοι Πρωτοκόλλησης» και κάνετε δεξί κλικ για να σας εμφανιστεί το παρακάτω αναδυόμενο μενού: 45

47 Με την επιλογή «Κλείσιμο», η περίοδος πρωτοκόλλησης θα εμφανίζεται πλέον ως μη ενεργή. Ωστόσο, όπως σας ενημερώνει το σχετικό μήνυμα, έχετε τη δυνατότητα να ενεργοποιήσετε εκ νέου την περίοδο πρωτοκόλλησης με δεξί κλικ στην εγγραφή και επιλέγοντας «Ενεργοποίηση». Η απενεργοποίηση έτους πρωτοκόλλησης αποτρέπει την καταχώρηση νέων και την επεξεργασία τροποποίηση υφιστάμενων εγγράφων. Τέλος, για την οριστική σφράγιση του Βιβλίου Πρωτοκόλλου, επαναλαμβάνετε τη διαδικασία επιλέγοντας από το μενού την επιλογή «Σφράγιση». Και σε αυτήν την περίπτωση το λογισμικό θα ζητήσει επιβεβαίωση της ενέργειας σας, δεδομένου ότι μετά την σφράγιση δεν θα επιτρέπεται η εκ νέου ενεργοποίηση του έτους πρωτοκόλλησης. Επιβεβαιώστε ότι επιθυμείτε τη σφράγιση του επιλεγμένου έτους πρωτοκόλλησης πατώντας το κουμπί «Ναι». Για να ισχύσουν ωστόσο οι αλλαγές που πραγματοποιήσατε, θα πρέπει να αποθηκεύσετε πατώντας το κουμπί «Αποθήκευση», στη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». 46

48 Ρυθμίσεις Εκτύπωσης Οι «Ρυθμίσεις Εκτύπωσης» είναι ένα εργαλείο διαμόρφωσης της εκτύπωσης του Βιβλίου Πρωτοκόλλου εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων, κυρίως για την διευκόλυνση της εκτύπωσης σε προεκτυπωμένο/θεωρημένο χαρτί. Για να πραγματοποιήσετε τις επιθυμητές ρυθμίσεις εκτύπωσης ανοίγετε τη σχετική καρτέλα του Protocollo, ακολουθώντας τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Εργαλεία > Ρυθμίσεις Εκτύπωσης Με το άνοιγμα της καρτέλας, θα δείτε αρχικά τις σχετικές προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του λογισμικού: Για την καλύτερη κατανόηση των ρυθμίσεων που μπορείτε να επιλέξετε σε αυτήν την καρτέλα, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τις δυνατότητες εκτύπωσης του Βιβλίου Πρωτοκόλλου μέσα από το Protocollo. 47

49 Εκτύπωση Βιβλίου Πρωτοκόλλου: Απλή ή πρόχειρη εκτύπωση: Η εκτύπωση του Βιβλίου Πρωτοκόλλου πραγματοποιείται σε «κενό», λευκό χαρτί εκτύπωσης. Σε αυτήν την περίπτωση, οι «Ρυθμίσεις Εκτύπωσης», περιλαμβάνουν τις ρυθμίσεις για την διαμόρφωση της εκτύπωσης του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Εκτύπωση σε προεκτυπωμένο/θεωρημένο χαρτί: Η εκτύπωση του Βιβλίου Πρωτοκόλλου μπορεί να πραγματοποιηθεί σε «προεκτυπωμένα» φύλλα του Βιβλίου Πρωτοκόλλου, τα οποία έχουν προηγουμένως θεωρηθεί από αρμόδιο φορέα. Σε αυτήν την περίπτωση, η διαδικασία εκτύπωσης του Βιβλίου Πρωτοκόλλου, περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Πραγματοποιείτε τις απαιτούμενες ρυθμίσεις εκτύπωσης για τη διαμόρφωση της προεκτύπωσης του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. 2. Λαμβάνοντας υπόψη τον συνήθη αριθμό πρωτοκόλλων που καταχωρείτε ετησίως στο Βιβλίου Πρωτοκόλλου του φορέα σας, χρησιμοποιείτε το εργαλείο «Προεκτύπωση βιβλίου», για να προσδιορίσετε τον απαιτούμενο αριθμό φύλλων που θα χρησιμοποιηθούν για την προεκτύπωση του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Η διαδικασία της προεκτύπωσης θα επεξηγηθεί αναλυτικά στην αμέσως επόμενη ενότητα. 3. Αφού προεκτυπώσετε τα φύλλα του Βιβλίου Πρωτοκόλλου (δηλ. τους «κενούς» πίνακες καταχώρησης των στοιχείων των εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων), μπορείτε να πραγματοποιήσετε τη θέωρηση των φύλλων αυτών, σύμφωνα με την προβλεπόμενη από την αρμόδια αρχή θεώρησης διοικητική διαδικασία. Σημειώνουμε ότι γι αυτήν τη δυνατότητα εκτύπωσης, η καρτέλα «Ρυθμίσεις Εκτύπωσης» περιλαμβάνει ρυθμίσεις που επιλύουν το πρόβλημα της «διπλής εκτύπωσης» γραφικών και άλλων στοιχείων του Βιβλίου Πρωτοκόλλου, όταν αυτό πρέπει σε σελίδες στις οποίες έχουν ήδη τυπωθεί στοιχεία. Λαμβάνοντας υπόψη τις ανωτέρω δυνατότητες του λογισμικού για την πραγματοποίηση εκτυπώσεων του Βιβλίου Πρωτοκόλλου, στην σελίδα που ακολουθεί μπορείτε να δείτε μια ενδεικτική εκτύπωση της κενής από καταχωρήσεις πρώτης σελίδας του Βιβλίου Πρωτοκόλλου εισερχομένων. 48

50 49

51 Για να προσθέσετε στις δικές σας εκτυπώσεις τα επιμέρους στοιχεία που απεικονίζονται στο υπόδειγμα, από την καρτέλα «Ρυθμίσεις Εκτύπωσης», ενεργοποιείστε την επιθυμητή ρύθμιση με επιλογή στο αντίστοιχο κουτάκι: Ρυθμίσεις εκτύπωσης στην ενότητα «Κεφαλίδα»: Με την ρύθμιση «Δέσμευση χώρου λογοτύπου στην πρώτη σελίδα», θα δημιουργήσετε το απαιτούμενο περιθώριο στο πάνω μέρος (κεφαλίδα) της πρώτης σελίδας του Βιβλίου Πρωτοκόλλου, ώστε να εκτυπωθούν στη συνέχεια σ αυτή τα στοιχεία και το λογότυπο του οργανισμού. Όμοια, με την ρύθμιση «Δέσμευση χώρου λογοτύπου στις επόμενες σελίδες», δημιουργείτε το απαιτούμενο περιθώριο στο πάνω μέρος των επόμενων σελίδων του Βιβλίου Πρωτοκόλλου, ώστε να εκτυπωθούν στη συνέχεια τα στοιχεία και το λογότυπο του οργανισμού σ αυτές. Με την ρύθμιση «Εκτύπωση λογοτύπου στην πρώτη σελίδα», επιλέγετε την εκτύπωση του λογοτύπου στη κεφαλίδα της πρώτης σελίδας του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Όμοια, με την ρύθμιση «Εκτύπωση λογοτύπου στις επόμενες σελίδες», επιλέγετε την εκτύπωση του λογοτύπου στη κεφαλίδα των επόμενων σελίδων. Ρυθμίσεις εκτύπωσης στην ενότητα «Πίνακας Στοιχείων»: Με την ρύθμιση «Κεφαλίδες πίνακα ορατές στην πρώτη σελίδα», επιλέγετε να εμφανίζεται η γραμμή των κεφαλίδων του πίνακα στην πρώτη σελίδα του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Με την ρύθμιση «Κεφαλίδες πίνακα ορατές στις επόμενες σελίδες», επιλέγετε να εμφανίζεται η γραμμή των κεφαλίδων του πίνακα στις επόμενες σελίδες του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Με την ρύθμιση «Εκτύπωση κεφαλίδων πίνακα στην πρώτη σελίδα», επιλέγετε να εκτυπώνονται οι κεφαλίδες του πίνακα στην πρώτη σελίδα του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. 50

52 Με την ρύθμιση «Εκτύπωση κεφαλίδων πίνακα στις επόμενες σελίδες», επιλέγετε να εκτυπώνονται οι κεφαλίδες του πίνακα στις επόμενες σελίδες του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Με την ρύθμιση «Γραμμές πλέγματος πίνακα ορατές», επιλέγετε την εμφάνιση και εκτύπωση των γραμμών πλέγματος του πίνακα στις σελίδες του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Ρυθμίσεις Εκτύπωσης στην ενότητα «Υποσέλιδο»: Με την ρύθμιση «Εκτύπωση υποσέλιδου στην πρώτη σελίδα», επιλέγετε την εκτύπωση του υποσέλιδου στην πρώτη σελίδα του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Με την ρύθμιση «Εκτύπωση υποσέλιδου στις επόμενες σελίδες», επιλέγετε την εκτύπωση του υποσέλιδου στις επόμενες σελίδες του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Με την ρύθμιση «Εκτύπωση ημερομηνίας στο υποσέλιδο», επιλέγετε την εκτύπωση της τρέχουσας ημερομηνίας στο υποσέλιδο του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Στο πεδίο «Ετικέτα υποσέλιδου» μπορείτε να πληκτρολογήσετε την ετικέτα της επιλογής σας. Ως προεπιλογή, εμφανίζεται το κείμενο «Ημερομηνία και ώρα εκτύπωσης». Επιπρόσθετα, μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ διαφορετικών μορφών ημερομηνίας, κάνοντας κλικ μέσα στο πεδίο «Μορφή ημερομηνίας» και επιλέγοντας την επιθυμητή μορφή από την αναδυόμενη λίστα: Με την ρύθμιση «Εκτύπωση ώρας στο υποσέλιδο», επιλέγετε την εκτύπωση της τρέχουσας ώρας στο υποσέλιδο των εκτυπωμένων σελίδων του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. 51

53 Με την ρύθμιση «Εκτύπωση αριθμού σελίδας στο υποσέλιδο», επιλέγετε την εκτύπωση του αριθμού σελίδας στο υποσέλιδο των εκτυπωμένων σελίδων του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Συμβουλή: Πριν από κάθε εκτύπωση σε προεκτυπωμένα ή/και θεωρημένα φύλλα του Βιβλίου Πρωτοκόλλου, βεβαιωθείτε ότι έχετε από-επιλέξει τα στοιχεία που έχουν ήδη εκτυπωθεί στα θεωρημένα φύλλα (στην περίπτωση των λογοτύπων, του υποσέλιδου κτλ.). Τέλος, σε περίπτωση που επιθυμείτε να επαναφέρετε της αρχικές ρυθμίσεις εκτύπωσης του Protocollo επιλέγετε το κουμπί «Επαναφορά αρχικών ρυθμίσεων» που βρίσκεται στο πάνω μέρος της καρτέλας «Ρυθμίσεις Εκτύπωσης». Για να εφαρμοστούν οι ρυθμίσεις εκτύπωσης αποθηκεύετε με πάτημα στο εικονίδιο «Αποθήκευση», της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Προεκτύπωση βιβλίου Όπως αναφέρθηκε σε ειδική ενότητα, η προεκτύπωση βιβλίου αποτελεί ένα ειδικό εργαλείο διαμόρφωσης εκτύπωσης, το οποίο έχει εφαρμογή στην περίπτωση όπου ένας φορέας τηρεί θεωρημένο Βιβλίο Πρωτοκόλλου. Για να πραγματοποιήσετε την προεκτύπωση του Βιβλίου Πρωτοκόλλου, ακολουθείτε την διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Εργαλεία > Προεκτύπωση βιβλίου Στην νέα καρτέλα που εμφανίζεται, παρατηρήστε ότι εμπεριέχονται τα ακόλουθα πεδία καταχώρησης, καθώς και κουμπιά ενεργειών: Για να προεκτυπώσετε ένα Βιβλίο Πρωτοκόλλου: 1. Επιλέγετε αν θα προχωρήσετε στην εκτύπωση του Βιβλίου Εισερχομένων ή του Βιβλίου Εξερχομένων, κάνοντας κλικ μέσα στο πεδίο «Βιβλίο» και την επιλογή «Εισερχομένων» ή «Εξερχομένων» από την αναδυόμενη λίστα. 2. Εφόσον έχετε δημιουργήσει παραπάνω από μια περιόδους πρωτοκόλλησης, κάνετε κλικ μέσα στο πεδίο «Έτος» και επιλέγετε το έτος πρωτοκόλλησης για το οποίο θέλετε να εκτυπώσετε το Βιβλίο Πρωτοκόλλου. 3. Στα πεδία «από σελίδα» έως «σελίδα», καταχωρείτε με πληκτρολόγηση ή τη χρήση των βοηθητικών βελών τον αριθμό της πρώτης και της τελευταίας σελίδας που θα εκτυπώσετε. 52

54 Συμβουλή: Ανεξάρτητα με το αν πραγματοποιείτε τμηματικά ή όχι την προεκτύπωση των σελίδων του Βιβλίου Πρωτοκόλλου, θα πρέπει στο σημείο αυτό να υπολογίσετε τον αριθμό σελίδων, που χρειάζεται να προεκτυπώσετε. Παράδειγμα υπολογισμού: Ένας οργανισμός υπολογίζει ότι θα χρειαστεί να καταχωρήσει 350 εγγραφές στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου του. Α. Εφόσον επιθυμεί την εκτύπωση του λογοτύπου σε κάθε σελίδα, θα πρέπει να υπολογίσει ότι σε κάθε σελίδα δύναται να εκτυπωθούν 5 εγγραφές του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Διαιρώντας τον συνολικό αριθμό των εγγραφών με τον αριθμό αυτό, προκύπτει ότι ο φορέας θα χρειαστεί να προεκτυπώσει 70 σελίδες. Β. Εφόσον δεν επιθυμεί την εκτύπωση κεφαλίδας και λογοτύπου σε κάθε σελίδα, θα πρέπει να υπολογίσει ότι σε κάθε σελίδα δύναται να εκτυπωθούν 7 εγγραφές του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Διαιρώντας τον συνολικό αριθμό των εγγραφών με τον αριθμό αυτό, προκύπτει ότι ο φορέας θα χρειαστεί να προεκτυπώσει 50 σελίδες. Λαμβάνοντας υπόψη το ανωτέρω παράδειγμα, για την εκτύπωση 70 σελίδων του Βιβλίου Πρωτοκόλλου, πραγματοποιείτε την αντίστοιχη ρύθμιση στα ακόλουθα πεδία: Για να προβάλλετε τις σελίδες που πρόκειται να προεκτυπώσετε, πατάτε το κουμπί «Προεπισκόπηση». Στη φάση της προεπισκόπησης, έχετε τη δυνατότητα να περιηγηθείτε στις σελίδες, να επιλέξετε διαφορετικούς τρόπους προβολής, να μεγεθύνετε και να σμικρύνετε την κάθε σελίδα από την σχετικές επιλογές που εμφανίζονται στην μπλε γραμμή, πάνω από την Γραμμή Κατάστασης. 53

55 Τέλος, για την ολοκλήρωση της διαδικασίας προεκτύπωσης βιβλίου, έχετε τις ακόλουθες επιλογές: 1. Εκτύπωση των προεκτυπωμένων σελίδων του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Ακολουθώντας τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Εκτύπωση Θα σας εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου «Εκτύπωση». 54

56 Επιλογή Εκτυπωτή Από το παράθυρο διαλόγου, επιλέγετε από τους διαθέσιμους εκτυπωτές τον εκτυπωτή στον οποίο επιθυμείτε να προεκτυπώσετε το Βιβλίο Πρωτοκόλλου επιλέγοντας τον από την αναδυόμενη λίστα στο πεδίο «Όνομα». Επιλογή Περιοχής Εκτύπωσης Επιλέγετε από την ενότητα «Περιοχή Εκτύπωσης» αν θα εκτυπώσετε όλες τις σελίδες, ή επιλεγμένο εύρος. Επιλογή αριθμού αντιτύπων Στο πεδίο «Αριθμός Αντιτύπων», πληκτρολογείτε ή καταχωρείτε με τα βοηθητικά βέλη τον αριθμό των αντιτύπων τα οποία θέλετε να προεκτυπώσετε. Ολοκληρώνετε τη διαδικασία πατώντας το κουμπί «ΟΚ» 2. Αποθήκευση προεκτυπωμένων σελίδων σε αρχείο της μορφής.pdf Για να αποθηκεύσετε το προεκτυπωμένο Βιβλίο Πρωτοκόλλου σε αρχείο της μορφή.pdf, ακολουθείτε τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Αποθήκευση Θα σας εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου «Αποθήκευση αναφοράς». 55

57 Αφού επιλέξετε τη θέση αποθήκευσης και πληκτρολογήσετε το όνομα που επιθυμείτε, πατήστε «Αποθήκευση» για την αποθήκευση του αρχείου στον υπολογιστή σας. 56

58 Κατηγορίες επαφών Η τήρηση αρχείου επαφών αποτελεί μια σημαντική λειτουργία του Protocollo, αφού αποτελεί τη δεξαμενή δεδομένων από όπου αντλεί στοιχεία για τον αποστολέα εισερχόμενου ή τον παραλήπτη εξερχόμενου εγγράφου. Ειδικότερα ως προς την αρχειοθέτηση των δεδομένων επαφών σας, τα σχετικά εργαλεία του Protocollo σας δίνουν τη δυνατότητα: Α. Να καταχωρείτε και να αποθηκεύετε για μελλοντική χρήση Ονομασίες κατηγοριών, τμημάτων, γεωγραφικών ενοτήτων κ.α, οι οποίες χρησιμοποιούνται συχνά κατά την καταχώρηση νέων επαφών του οργανισμού σας. Β. Να δημιουργείτε τα δικά σας πρόσθετα πεδία επαφών, εφόσον επιθυμείτε να συλλέγετε πρόσθετες πληροφορίες για κάθε νέα επαφή που αποθηκεύετε στο Protocollo. Οι Επαφές στο Protocollo Χρησιμοποιείστε τη λειτουργία «Επαφές» για την αποθήκευση και διαχείριση των απαραίτητων στοιχείων επικοινωνίας των φορέων με τους οποίους αλληλογραφείτε. Για την καταχώρηση των στοιχείων επικοινωνίας και αρχειοθέτησης των επαφών σας, το Protocollo διαθέτει ήδη προκαθορισμένα πεδία καταχώρησης στη λειτουργία «Επαφές» για τα ακόλουθα: - Κατηγορία επαφής - Ονομασία επαφής - Χώρα προέλευσης επαφής - Νομός προέλευσης επαφής - Περιφέρεια προέλευσης επαφής - Διεύθυνση - Σταθερό Τηλέφωνο - Fax - Κινητό - - Ιστοσελίδα επαφής Δημιουργία νέας Κατηγορίας Επαφών Για να δημιουργήσετε μια νέα κατηγορία επαφής, ακολουθείτε τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Εργαλεία > Κατηγορίες Επαφών Όπως θα παρατηρήσετε, στην σχετική καρτέλα του εργαλείου βρίσκονται ήδη καταχωρημένες ορισμένες ονομασίες κατηγοριών επαφών, οι οποίες συναντώνται συχνά στους οργανισμούς της δημόσιας διοίκησης. 57

59 Για να δημιουργήσετε μια νέα κατηγορία, επιλέγετε το εικονίδιο «Νέο» από την Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Παρατηρήστε ότι δημιουργήθηκε μια νέα εγγραφή στον πίνακα της καρτέλας, ενώ επίσης έχει τοποθετηθεί ο κέρσορας στο πεδίο «Ονομασία». Πληκτρολογήστε την ονομασία της νέας Κατηγορίας Επαφής και πατήστε Enter (ή κάντε κλικ στο κενό χώρο της καρτέλας) για την καταχώρηση της εγγραφής. Ολοκληρώστε με πάτημα στο κουμπί «Αποθήκευση» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση», για την αποθήκευση της νέας κατηγορίας στη καρτέλα «Κατηγορίες Επαφών». Επεξεργασία Κατηγορίας Επαφών Για να επεξεργαστείτε μια κατηγορία επαφών, κάντε κλικ στην εγγραφή την οποία θέλετε να επεξεργαστείτε: 58

60 Πληκτρολογήστε τη νέα ονομασία και ολοκληρώστε τη καταχώρηση, αποθηκεύοντας. Διαγραφή Κατηγορίας Επαφών Για να διαγράψετε μια κατηγορία επαφών, επιλέξτε την εγγραφή που θέλετε να διαγράψετε, τσεκάροντας το αντίστοιχο κουτί αριστερά. Ολοκληρώνετε τη διαγραφή με πάτημα στο κουμπί «Διαγραφή» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Για να ισχύσει η διαγραφή, θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί «Αποθήκευση» στη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Τμήματα επαφών Δημιουργία νέου Τμήματος Επαφών Για να δημιουργήσετε ένα νέο τμήμα επαφών, ακολουθείτε τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Εργαλεία > Τμήματα Επαφών Στην καρτέλα «Τμήματα Επαφών», δημιουργείτε μια νέα εγγραφή στον πίνακα της Καρτέλας πατώντας το κουμπί «Νέο» από τη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Πληκτρολογήστε την ονομασία του νέου Τμήματος Επαφών και πατήστε Enter (ή κάντε κλικ στο κενό χώρο της καρτέλας) για την καταχώρηση της εγγραφής. Ολοκληρώστε με πάτημα στο κουμπί «Αποθήκευση» για την αποθήκευση του νέου τμήματος στη καρτέλα «Τμήματα Επαφών». Επεξεργασία Τμήματος Επαφών Για να επεξεργαστείτε μια κατηγορία επαφών, κάντε κλικ στην εγγραφή την οποία θέλετε να επεξεργαστείτε: 59

61 Πληκτρολογήστε τη νέα ονομασία και ολοκληρώστε τη διαδικασία καταχώρησης και αποθήκευσης. Διαγραφή Τμήματος Επαφών Για να διαγράψετε ένα τμήμα επαφών, επιλέξτε την εγγραφή που θέλετε να διαγράψετε, τσεκάροντας το αντίστοιχο κουτί αριστερά. Ολοκληρώνετε τη διαγραφή με πάτημα στο κουμπί «Διαγραφή» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Για να ισχύσει η διαγραφή, θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί «Αποθήκευση» στη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Πρόσθετα Πεδία Επαφών Για να δημιουργήσετε ένα πρόσθετο πεδίο επαφών, ακολουθείτε τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Εργαλεία > Πρόσθετα Πεδία Επαφών Όπως θα παρατηρήσετε στην καρτέλα «Πρόσθετα Πεδία Επαφών», υπάρχει η δυνατότητα δημιουργίας μέχρι 10 πρόσθετων πεδίων, τα οποία εφόσον δημιουργηθούν, θα είναι πλέον διαθέσιμα για καταχώρηση στις «Επαφές». Δημιουργία πρόσθετου πεδίου επαφής Έστω ότι το πρόσθετο πεδίο που επιθυμούμε να δημιουργήσουμε είναι ένας αριθμός μητρώου. 60

62 Πληκτρολογείτε την ονομασία του πρόσθετου πεδίου στο πεδίο «Ετικέτα». Τσεκάρετε την επιλογή «Υποχρεωτικό», εφόσον θέλετε το πεδίο αυτό να συμπληρώνεται υποχρεωτικά κατά την καταχώρηση και αποθήκευση μιας νέας επαφής. Επιλέγετε το επιθυμητό μήκος χαρακτήρων του νέου πεδίου, πληκτρολογώντας στο πεδίο τον αριθμό χαρακτήρων ή χρησιμοποιώντας τα βοηθητικά βέλη. Εφόσον επιθυμείτε να πραγματοποιείται έλεγχος εγκυρότητας από το Protocollo κατόπιν καταχώρησης του πρόσθετου πεδίου, επιλέγετε ένα από τα διαθέσιμα είδη ελέγχου. Ολοκληρώνετε τη διαδικασία με την ενεργοποίηση του πρόσθετου πεδίου, τσεκάροντας την επιλογή «Ενεργό». Εφόσον επιθυμείτε τη δημιουργία ενός νέου πεδίου για μελλοντική χρήση, μπορείτε να αποθηκεύσετε το πρόσθετο πεδίο πατώντας το κουμπί «Αποθήκευση», έχοντας απενεργοποιήσει την επιλογή «Ενεργό». Συμβουλή: Μπορείτε να επεξεργάζεστε τα πρόσθετα πεδία επαφών που έχετε δημιουργήσει, κάνοντας αλλαγές στα καταχωρημένα στοιχεία = της καρτέλας «Πρόσθετα Πεδία Επαφών». 61

63 Χώρες Για να προσθέσετε νέες χώρες ανοίξτε τη σχετική καρτέλα του Protocollo ακολουθώντας τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Εργαλεία > Χώρες Πατήστε το κουμπί «Νέο» για να δημιουργήσετε μια νέα εγγραφή στον πίνακα της καρτέλας. Πληκτρολογήστε την ονομασία της νέας χώρας και πατήστε Enter (ή κάντε κλικ στο κενό χώρο της καρτέλας) για την καταχώρηση της. Ολοκληρώστε με πάτημα στο κουμπί «Αποθήκευση» για την αποθήκευση της εγγραφής στην καρτέλα «Χώρες». Επεξεργασία Χώρας Για να επεξεργαστείτε την ονομασία μια χώρας, κάντε κλικ στην εγγραφή την οποία θέλετε να επεξεργαστείτε: Πληκτρολογήστε τη νέα ονομασία και ολοκληρώστε τη καταχώρηση της πατώντας Enter. Διαγραφή Χώρας Για να διαγράψετε μια χώρα, επιλέξτε την αντίστοιχη εγγραφή, τσεκάροντας το κουτί αριστερά της. 62

64 Ολοκληρώνετε τη διαγραφή με πάτημα στο κουμπί «Διαγραφή» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Για να ισχύσει η διαγραφή, θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί «Αποθήκευση» στη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Περιφέρειες Για να προσθέσετε νέες περιφέρειες ανοίξτε τη σχετική καρτέλα του Protocollo ακολουθώντας τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Εργαλεία > Περιφέρειες Η προσθήκη νέων περιφερειών αφορά τις περιπτώσεις όπου έχει ήδη προστεθεί νέα ονομασία Χώρας στην καρτέλα «Χώρες» (βλ. προηγούμενο κεφάλαιο). Αναφορικά με τι ελληνικές περιφέρειες, με την επιλογή «ΕΛΛΑΔΑ» στο πεδίο χώρα, παρατηρείτε ότι βρίσκεται ήδη καταχωρημένη και διαθέσιμη για χρήση, η λίστα των 13 περιφερειών. 63

65 Δημιουργία νέας Περιφέρειας Επιλέξτε από το Πεδίο «Χώρες», την χώρα στην οποία κατηγοριοποιείται η νέα περιφέρεια που θέλετε να καταχωρήσετε. Πατήστε το κουμπί «Νέο» για να δημιουργήσετε μια νέα εγγραφή στον πίνακα της καρτέλας «Περιφέρειες». Πληκτρολογήστε την ονομασία της νέας περιφέρειας και πατήστε Enter (ή κάντε κλικ στο κενό χώρο της καρτέλας) για την καταχώρηση της. Ολοκληρώστε με πάτημα στο κουμπί «Αποθήκευση» για την αποθήκευση της εγγραφής. Επεξεργασία Περιφέρειας Για να επεξεργαστείτε την ονομασία μιας περιφέρειας, κάντε κλικ στην εγγραφή την οποία θέλετε να επεξεργαστείτε: Πληκτρολογήστε τη νέα ονομασία και ολοκληρώστε τη καταχώρηση της πατώντας Enter. Διαγραφή Περιφέρειας Για να διαγράψετε μια περιφέρεια, επιλέξτε την εγγραφή που θέλετε να διαγράψετε, τσεκάροντας το κουτί αριστερά της. Ολοκληρώνετε τη διαγραφή με πάτημα στο κουμπί «Διαγραφή» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Για να ισχύσει η διαγραφή, θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί «Αποθήκευση» στη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». 64

66 Νομοί Για να προσθέσετε νέους νομούς ανοίξτε τη σχετική καρτέλα του Protocollo ακολουθώντας τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Εργαλεία > Νομοί Επιλέγοντας από την αναδυόμενη λίστα στο πεδίο «Χώρα», την επιλογή «ΕΛΛΑΔΑ», παρατηρείτε ότι βρίσκεται ήδη καταχωρημένη και διαθέσιμη για χρήση, η λίστα των νομών της Ελλάδας. Δημιουργία νέου Νομού Επιλέξτε από το Πεδίο «Χώρες», την χώρα στην οποία κατηγοριοποιείται ο νέος νομός. Πατήστε το κουμπί «Νέο» από τη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση», για να δημιουργήσετε μια νέα εγγραφή στον πίνακα της καρτέλας «Νομοί». 65

67 Πληκτρολογήστε την ονομασία και πατήστε Enter (ή κάντε κλικ στο κενό χώρο της καρτέλας) για την καταχώρηση της. Επιλέξτε στη συνέχεια από το πεδίο «Περιφέρεια» την περιφέρεια στην οποία ανήκει ο νομός. Ολοκληρώστε με πάτημα στο κουμπί «Αποθήκευση» για την αποθήκευση της εγγραφής. Επεξεργασία Νομού Για να επεξεργαστείτε την ονομασία ενός νομού, κάντε κλικ στην αντίστοιχη εγγραφή: Πληκτρολογήστε τη νέα ονομασία και ολοκληρώστε τη καταχώρηση της πατώντας Enter. Διαγραφή Νομού Για να διαγράψετε έναν νομό, επιλέξτε την εγγραφή που θέλετε να διαγράψετε, τσεκάροντας το κουτί αριστερά της. Ολοκληρώνετε τη διαγραφή με πάτημα στο κουμπί «Διαγραφή» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Για να ισχύσει η διαγραφή, θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί «Αποθήκευση» στη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». 66

68 Είδη Εγγράφων Κατά την πρωτοκόλληση εισερχόμενων, εξερχόμενων και οίκοθεν εγγράφων στο Protocollo, έχετε τη δυνατότητα καταχώρησης συνημμένων εγγράφων. Σημαντικό στοιχείο καταχώρησης των συνημμένων εγγράφων είναι το είδος του εγγράφου, ο προσδιορισμός του οποίου συμβάλλει στην καλύτερη αρχειοθέτηση και μετέπειτα αναζήτηση του. Για να προβάλλετε αρχικά τα καθορισμένα από το πρόγραμμα «Είδη εγγράφων» αλλά και για να προσθέσετε νέα ανοίξτε το σχετικό εργαλείο του Protocollo ακολουθώντας τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Εργαλεία > Είδη Εγγράφων Δημιουργία νέου είδους εγγράφων Στην καρτέλα «Είδη Εγγράφων», δημιουργείτε μια νέα εγγραφή πατώντας το κουμπί «Νέο» από τη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Πληκτρολογήστε την ονομασία του νέου Είδους Εγγράφων και πατήστε Enter (ή κάντε κλικ στο κενό χώρο της καρτέλας) για την καταχώρηση της εγγραφής. Ολοκληρώστε με πάτημα στο κουμπί «Αποθήκευση». Επεξεργασία είδους εγγράφων: Για να επεξεργαστείτε ένα είδος εγγράφου, κάντε κλικ στη σχετική εγγραφή: 67

69 Πληκτρολογήστε τη νέα ονομασία και ολοκληρώστε τη διαδικασία καταχώρησης και αποθήκευσης. Διαγραφή είδους εγγράφων Για να διαγράψετε ένα είδος εγγράφου, επιλέξτε την εγγραφή που θέλετε να διαγράψετε, τσεκάροντας το αντίστοιχο κουτί αριστερά. Ολοκληρώνετε τη διαγραφή με πάτημα στο κουμπί «Διαγραφή» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Για να ισχύσει η διαγραφή, θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί «Αποθήκευση» στη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Ενέργειες Κατά την πρωτοκόλληση ενός εισερχόμενου εγγράφου, ένας οργανισμός έχει τη δυνατότητα να «δηλώσει» την απαίτηση ενέργειας για το συγκεκριμένο έγγραφο. Για να προσδιορίσετε τις πιθανές ενέργειες που είναι δυνατόν να αντιστοιχηθούν σε ένα έγγραφο, ακολουθείτε τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Εργαλεία > Ενέργειες Δημιουργία νέας Ενέργειας Στην καρτέλα «Ενέργειες», δημιουργείτε μια νέα εγγραφή στον πίνακα πατώντας το κουμπί «Νέο» από τη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Πληκτρολογήστε την ονομασία της Ενέργειας και πατήστε Enter (ή κάντε κλικ στο κενό χώρο της καρτέλας) για την καταχώρηση της εγγραφής. Ολοκληρώστε με πάτημα στο κουμπί «Αποθήκευση». Επεξεργασία ενέργειας: Για να επεξεργαστείτε μια καταχωρημένη ενέργεια, κάντε κλικ στη σχετική εγγραφή: 68

70 Πληκτρολογήστε τη νέα ονομασία και ολοκληρώστε τη διαδικασία καταχώρησης και αποθήκευσης. Διαγραφή ενέργειας Για να διαγράψετε μια ενέργεια, επιλέξτε την εγγραφή που θέλετε να διαγράψετε, τσεκάροντας το αντίστοιχο κουτί αριστερά. Ολοκληρώνετε τη διαγραφή με πάτημα στο κουμπί «Διαγραφή» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Για να ισχύσει η διαγραφή, θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί «Αποθήκευση» στη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Τρόποι Αποστολής Παραλαβής Κατά την πρωτοκόλληση ενός οποιουδήποτε εγγράφου, ένας οργανισμός έχει τη δυνατότητα να προσδιορίσει τον τρόπο αποστολής ή παραλαβής του. Για να προβάλλετε τους προκαθορισμένους από το Protocollo τρόπους αποστολής και παραλαβής, αλλά και να αποθηκεύσετε για μελλοντική καταχώρηση τους δικούς σας, μεταβείτε στη καρτέλα «Τρόποι Αποστολής Παραλαβής» από τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Εργαλεία > Τρόποι Αποστολής - Παραλαβής Δημιουργία νέου Τρόπου αποστολής παραλαβής Στην καρτέλα «Τρόποι Αποστολής Παραλαβής», δημιουργείστε μια νέα εγγραφή στον πίνακα πατώντας το κουμπί «Νέο» από τη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Πληκτρολογήστε την ονομασία του νέου Τρόπου αποστολής και Παραλαβής και πατήστε Enter (ή κάντε κλικ στο κενό χώρο της καρτέλας) για την καταχώρηση της εγγραφής. Ολοκληρώστε με πάτημα στο κουμπί «Αποθήκευση». 69

71 Επεξεργασία Τρόπου αποστολής παραλαβής: Για να επεξεργαστείτε έναν τρόπο αποστολής και παραλαβής, κάντε κλικ στη σχετική εγγραφή: Πληκτρολογήστε τη νέα ονομασία και ολοκληρώστε τη διαδικασία καταχώρησης και αποθήκευσης. Διαγραφή Τρόπου αποστολής παραλαβής: Για να διαγράψετε έναν τρόπο αποστολής και παραλαβής, επιλέξτε την εγγραφή που θέλετε να διαγράψετε, τσεκάροντας το αντίστοιχο κουτί αριστερά. Ολοκληρώνετε τη διαγραφή με πάτημα στο κουμπί «Διαγραφή» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Για να ισχύσει η διαγραφή, θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί «Αποθήκευση» στη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Φάκελοι Αρχειοθέτησης Πολλοί οργανισμοί επιλέγουν να τηρούν έγγραφα ως φυσικό αρχείο, οργανώνοντας και αρχειοθετώντας τα εκτυπωμένα έγγραφα σε φακέλους τύπου κλασέρ και βιβλιοθήκες. Για την καλύτερη αρχειοθέτηση των συνημμένων εγγράφων, το Protocollo σας δίνει τη δυνατότητα να καταχωρήσετε το όνομα του Φυσικού Φακέλου Αρχειοθέτησης στον οποίο αποθηκεύεται το έντυπο/έγγραφο. Για να προσδιορίσετε τους Φακέλους Αρχειοθέτησης των εγγράφων σας, ακολουθείστε τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Εργαλεία > Φάκελοι Αρχειοθέτησης Με πάτημα στο κουμπί «Νέο» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση» δημιουργείστε μια νέα εγγραφή στην καρτέλα «Φάκελοι Αρχειοθέτησης». Πληκτρολογήστε στο πεδίο «Ονομασία», το όνομα του Φακέλου Αρχειοθέτησης και πατήστε Enter (ή κάντε κλικ στο κενό χώρο της καρτέλας) για την καταχώρηση της εγγραφής. 70

72 Ολοκληρώστε με πάτημα στο κουμπί «Αποθήκευση». Επεξεργασία Φακέλου Αρχειοθέτησης: Για να επεξεργαστείτε έναν φάκελο αρχειοθέτησης, κάντε κλικ στη σχετική εγγραφή: Πληκτρολογήστε τη νέα ονομασία και ολοκληρώστε τη διαδικασία καταχώρησης και αποθήκευσης. Διαγραφή Φακέλου Αρχειοθέτησης: Για να διαγράψετε έναν φάκελο αρχειοθέτησης, επιλέξτε την εγγραφή που θέλετε να διαγράψετε, τσεκάροντας το αντίστοιχο κουτί αριστερά. Ολοκληρώνετε τη διαγραφή με πάτημα στο κουμπί «Διαγραφή» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Για να ισχύσει η διαγραφή, θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί «Αποθήκευση» στη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Προβολή και Εκτύπωση Πίνακα Περιεχομένων Μια πρόσθετη δυνατότητα σε σχέση με τους Φακέλους Αρχειοθέτησης, είναι η δυνατότητα προβολής και εκτύπωσης της λίστας των εγγράφων που εμπεριέχονται σε αυτόν. Για να προβάλλετε τα έγγραφα που έχουν αρχειοθετηθεί σε έναν Φάκελο Αρχειοθέτησης, επιλέγετε την συγκεκριμένη εγγραφή Φάκελο Αρχειοθέτησης και κάνετε δεξί κλικ. Στη συνέχεια, κάνετε κλικ στην επιλογή «Πίνακας περιεχομένων» από το αναδυόμενο μενού. 71

73 Με την επιλογή αυτή, θα εμφανιστεί στον χώρο εργασίας του Protocollo η νέα καρτέλα «Πίνακας περιεχομένων φακέλου», στην οποία προβάλλεται σε μορφή πίνακα η λίστα των καταχωρημένων εγγράφων στον επιλεγμένο Φάκελο Αρχειοθέτησης. Παρατηρήστε ότι κάθε γραμμή του πίνακα περιλαμβάνει βασικά στοιχεία των εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων, με στόχο την εύκολη ταυτοποίησή τους. Για να εκτυπώσετε τον Πίνακα περιεχομένων του Φακέλου πατάτε το κουμπί «Εκτύπωση» από τη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». 72

74 Αφού πραγματοποιήσετε τις επιθυμητές ρυθμίσεις (επιλογή εκτυπωτή, περιοχή εκτύπωσης, αριθμός αντιτύπων) πατήστε «ΟΚ» για την πραγματοποίηση της εκτύπωσης. Θέματα Το λεκτικό ορισμένων θεμάτων της αλληλογραφίας ενός οργανισμού, είναι δυνατόν να επαναλαμβάνεται με μεγάλη συχνότητα. Με τη χρήση του εργαλείου «Θέματα», έχετε τη δυνατότητα να καταχωρήσετε και να αποθηκεύσετε απεριόριστο πλήθος θεμάτων αλληλογραφίας, προκειμένου να εξοικονομήσετε χρόνο με την επαναχρησιμοποίηση τους κατά τη διαδικασία πρωτοκόλλησης. Για να καταστήσετε διαθέσιμα «έτοιμα» θέματα αλληλογραφίας, ακολουθείστε τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Εργαλεία > Θέματα Με πάτημα στο κουμπί «Νέο» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση» δημιουργείστε μια νέα εγγραφή στην καρτέλα «Θέματα». 73

75 Πληκτρολογήστε στο κενό πεδίο «Θέμα» το κείμενο που επιθυμείτε να αποθηκεύσετε και πατήστε το πλήκτρο Tab (ή κάντε κλικ στο κενό χώρο της καρτέλας) για την καταχώρηση της εγγραφής. Σημείωση: Το πεδίο «Θέμα» μπορεί να εμπεριέχει κείμενο με έως και 400 χαρακτήρες. Ολοκληρώστε με πάτημα στο κουμπί «Αποθήκευση». Επεξεργασία Θέματος Για να επεξεργαστείτε έναν θέμα, κάντε κλικ στη σχετική εγγραφή: Πληκτρολογήστε το νέο περιεχόμενο και ολοκληρώστε τη διαδικασία καταχώρησης και αποθήκευσης. Διαγραφή Θέματος Για να διαγράψετε ένα θέμα, επιλέξτε το θέμα που θέλετε να διαγράψετε, τσεκάροντας το κουτάκι αριστερά. Ολοκληρώνετε τη διαγραφή με πάτημα στο κουμπί «Διαγραφή» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Για να ισχύσει η διαγραφή, θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί «Αποθήκευση» στη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». 74

76 Καταγραφή ενεργειών Το εργαλείο «Καταγραφή Ενεργειών» σας δίνει τη δυνατότητα παρακολούθησης και ανασκόπησης των ενεργειών σας στο Protocollo. Για να προβάλλετε και να αναζητήσετε τις ενέργειες που έχουν πραγματοποιηθεί κατά τη χρήση του Protocollo, ανοίξτε την καρτέλα του εργαλείου από τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Εργαλεία > Καταγραφή ενεργειών Με το άνοιγμα της καρτέλας «Καταγραφή Ενεργειών», θα δείτε ότι έχουν εμφανιστεί στον χώρο εργασίας σας: 1. Η πλευρική εργαλειοθήκη «Επιλογές», η οποία περιλαμβάνει φίλτρα για την αναζήτηση ενεργειών, καθώς και τα κουμπιά «Αναζήτηση» και «Επαναφορά». 2. Ο πίνακα προβολής των αποτελεσμάτων αναζήτησης. Για να εκτελέσετε μια αναζήτηση και καταγραφή ενεργειών, ακολουθείτε τα εξής βήματα: 1. Επιλέγετε από την αναδυόμενη λίστα του φίλτρου «Χειριστής», τον χειριστή για το οποίο θέλετε να καταγραφούν οι ενέργειες. 75

77 2. Επιλέγετε από την αναδυόμενη λίστα του φίλτρου «Ενέργεια», το είδος της ενέργειας για την οποία θέλετε να κάνετε αναζήτηση. Σε περίπτωση που επιθυμείτε να εκτελέσετε γενική αναζήτηση για έναν χειριστή επιλέγετε «Όλες οι ενέργειες» 3. Χρησιμοποιήστε το φίλτρο «Ημερ/νία ενέργειας», για να ορίσετε το χρονικό εύρος για το οποίο θέλετε να πραγματοποιήσετε την αναζήτηση. Ειδικότερα, επιλέξτε τις επιθυμητές ημερομηνίες στα πεδία «από» και «έως» είτε με πληκτρολόγηση είτε με πάτημα στο πεδίο «από», χρησιμοποιώντας το αναδυόμενο ημερολόγιο. 4. Πληκτρολογήστε στο πεδίο «Παρατηρήσεις», κείμενο ή λέξεις κλειδιά με τις οποίες θα πραγματοποιηθεί αναζήτηση στις ήδη καταχωρημένες παρατηρήσεις στο Protocollo. Ολοκληρώνετε πατώντας το κουμπί «Αναζήτηση» της πλευρικής εργαλειοθήκης. 76

78 Για να προχωρήσετε σε καθαρισμό των φίλτρων και νέα αναζήτηση, πατήστε το κουμπί «Επαναφορά» της πλευρικής εργαλειοθήκης «Επιλογές». Καταγραφή συμβάντων Η «Καταγραφή συμβάντων» είναι ένα εργαλείο του Protocollo, το οποίο καταγράφει κάθε δυσλειτουργία ή αστοχία που συμβαίνει κατά τη λειτουργία του λογισμικού και εμφανίζεται ως μήνυμα σφάλματος. Σημείωση: Τα στοιχεία του σφάλματος αποστέλλονται αυτόματα στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες της εταιρείας μας, προκειμένου να πραγματοποιηθεί γρήγορα ο εντοπισμός και η αποκατάσταση της δυσλειτουργίας. Η διαδικασία αυτή έχει ως αποτέλεσμα να εκδίδεται σε σύντομο χρόνο νέα έκδοση του λογισμικού, στην οποία έχει εξαλειφθεί η δυσλειτουργία. ΔΗΛΩΣΗ ΑΠΟΡΡΗΤΟΥ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ Η εταιρεία μας δηλώνει ότι, κατά την καταγραφή σφαλμάτων που παρουσιάζονται κατά τη χρήση του λογισμικού, αποστέλλονται αυτόματα μέσω διαδικτύου στις ηλεκτρονικές τα ακόλουθα στοιχεία: Η ονομασία και η έκδοση του προϊόντος λογισμικού. Ονομασία της βαθμίδας λογισμικού όπου συνέβη το σφάλμα. Ημερομηνία και ώρα εμφάνισης του σφάλματος. Κωδικός και σύντομη περιγραφή του σφάλματος. Η δηλωθείσα επωνυμία του πελάτη. Ο δηλωθέν αριθμός τηλεφώνου του πελάτη. Ο δηλωθέν Α.Φ.Μ. του πελάτη. Η διεύθυνση IP του πελάτη. 77

79 Τα στοιχεία αυτά χρησιμεύουν αποκλειστικά και μόνο στον έγκαιρο εντοπισμό και τη διόρθωση δυσλειτουργιών, για την αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση των πελατών. Σε καμία περίπτωση δεν διανέμονται σε τρίτους και δεν χρησιμοποιούνται για διαφημιστικούς ή άλλους σκοπούς. Η αποστολή των δεδομένων καταγραφής σφαλμάτων πραγματοποιείται μέσα από κρυπτογραφημένο ασφαλή δίαυλο (SSL). Για να δείτε τα στοιχεία ενός συμβάντος, μετά από σχετική επισήμανση ή ειδοποίηση σφάλματος στον χώρο εμφάνισης μηνυμάτων, ακολουθήστε τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Εργαλεία > Καταγραφή συμβάντων Δεδομένου ότι έχει πραγματοποιηθεί κάποια δυσλειτουργία, η προβολή των μηνυμάτων μέσω της καρτέλας «Καταγραφής Συμβάντων», θα συμβάλει στην καλύτερη υποστήριξη σας για την επιδιόρθωση σφαλμάτων και την αποκατάσταση των λειτουργιών του Protocollo ως εξής: Με πράσινο χρώμα, εμφανίζονται τα μηνύματα σφάλματος, τα οποία έχουν σταλεί επιτυχώς στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες καταγραφής σφαλμάτων της εταιρείας μας. Με κόκκινο χρώμα, εμφανίζονται τα μηνύματα σφάλματος, τα οποία δεν έχουν σταλεί (π.χ. λόγω απουσίας σύνδεσης στο διαδίκτυο). Αποστολή Σφάλματος Για την αποστολή ενός ή περισσότερων σφαλμάτων, αρκεί να επιλέξετε τη κάθε μια σχετική εγγραφή (όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα) και να κάνετε δεξί κλικ. Στη συνέχεια, επιλέγετε «Αποστολή» από το αναδυόμενο μενού ώστε να αποσταλούν τα επιλεγμένα σφάλματα. Διαγραφή Σφάλματος Για τη διαγραφή ενός ή περισσοτέρων σφαλμάτων, επιλέγετε τη κάθε μια σχετική εγγραφή (όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα) και κάνετε δεξί κλικ. Στη συνέχεια, επιλέγετε «Διαγραφή» από το αναδυόμενο μενού. Εναλλακτικά, έχοντας επιλέξει την εγγραφή, πατάτε το κουμπί «Διαγραφή» από τη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». 78

80 Επιλογές Οι «Επιλογές» είναι ένα εργαλείο περαιτέρω εξατομίκευσης του λογισμικού Protocollo, καθώς μέσω αυτού έχετε τη δυνατότητα: Να τροποποιήσετε τη μορφή εμφάνισης του λογισμικού, επιλέγοντας ανάμεσα σε διαφορετικά χρωματικά θέματα. Να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων (αρχείο τη μορφής protocollo.vdb5) και κατ επέκταση ένα νέο Βιβλίο Πρωτοκόλλου. Να ορίσετε νέο φάκελο όπου τηρούνται τα αρχεία δεδομένων. Να πραγματοποιήσετε συμπίεση της βάσης δεδομένων που επιφέρει σε πολλές περιπτώσεις σημαντική βελτίωση της ταχύτητας απόκρισης του λογισμικού. Να επαναφέρετε τις αρχικές ρυθμίσεις του λογισμικού. Συμπληρωματικά, η καρτέλα «Επιλογές», περιλαμβάνει ορισμένες εργασίες συντήρησης του λογισμικού. Για να εργαστείτε με το εργαλείο «Επιλογές», ακολουθείστε τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Εργαλεία > Επιλογές Αλλαγή χρωματικού θέματος Από την καρτέλα «Επιλογές», εφαρμόστε από την αριστερή λίστα επιλογών οποιοδήποτε από τα διαθέσιμα χρωματικά θέματα, κάνοντας ένα κλικ στο επιλεγμένο θέμα. Τα γραφικά του Protocollo θα προσαρμοστούν επιτόπου στο νέο 79

81 χρωματικό θέμα, δίνοντας σας τη δυνατότητα άμεσης προεπισκόπησης των διαθέσιμων θεμάτων, στο σύνολο των μενού και λειτουργιών του Protocollo. Για τη διατήρηση ενός θέματος σε κάθε νέα είσοδο σας στο Protocollo, αφού επιλέξετε με ένα κλικ το επιθυμητό θέμα, πατήστε το κουμπί «Αποθήκευση» στη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Συμβουλή: Για να επαναφέρετε το προεπιλεγμένο χρωματικό θέμα του Protocollo, αρκεί να επιλέξετε με ένα κλικ το θέμα «Οffice 2013 (*default)». Δημιουργίας νέας βάσης δεδομένων (Βιβλίου Πρωτοκόλλου) Για τη δημιουργία μιας νέας βάσης δεδομένων στο Protocollo, ανατρέξτε στο πλαίσιο «Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων» και πατήστε το εικονίδιο του φακέλου. Από το παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, δημιουργήστε ή επιλέξτε το φάκελο στον οποίο επιθυμείτε να αποθηκευτεί η νέα βάση δεδομένων. Πατήστε «ΟΚ» για να ολοκληρώσετε την επιλογή του νέου φακέλου. 80

82 Παρατηρήστε ότι έχει εμφανιστεί η επιλεγμένη θέση αποθήκευσης της νέας βάσης, δεξιά του εικονιδίου του φακέλου. Ολοκληρώστε τη διαδικασία, πατώντας το κουμπί «Δημιουργία βάσης δεδομένων». Στο μήνυμα επιβεβαίωσης που θα εμφανιστεί κάντε κλικ στο κουμπί «Ναι». Ορισμός του φακέλου που τηρούνται τα αρχεία δεδομένων Με τη δημιουργία μιας νέας βάσης, το Protocollo θα σας εμφανίσει το ακόλουθο μήνυμα επιτυχίας: Για να εργαστείτε σε μια νέα βάση δεδομένων, μεταβείτε στο πλαίσιο «Ορισμός του φακέλου όπου τηρούνται τα αρχεία δεδομένων» και πατήστε το εικονίδιο του φακέλου: 81

83 Από το παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, επιλέξτε το φάκελο στον οποίο έχετε αποθηκεύσει την νέα βάση δεδομένων και πατήστε «ΟΚ». Η νέα θέση του φακέλου, θα εμφανιστεί στο σχετικό πλαίσιο: Εργασίες Συντήρησης Τέλος, από το πλαίσιο «Εργασίες Συντήρησης» του Protocollo, μπορείτε: 1. Να απενεργοποιήσετε και να ενεργοποιήσετε την λειτουργία «Έλεγχος νέων εκδόσεων κατά την εκκίνηση». Δεδομένου ότι με αυτήν τη λειτουργία ενημερώνεστε για νέες, αναβαθμισμένες εκδόσεις του Protocollo, συνιστούμε την διατήρηση της. Για την απενεργοποίηση της λειτουργίας αυτής κάνετε κλικ στο κουτάκι αριστερά και στη συνέχεια κάνετε αποθήκευση. 82

84 2. Να επαναφέρετε τις αρχικές ρυθμίσεις του Protocollo. Η λειτουργία αυτή αφορά στο σύνολο των προεπιλεγμένων ρυθμίσεων του Protocollo αναφορικά με τη διάταξη των στηλών των πινάκων και των πλευρικών εργαλειοθηκών στον χώρο εργασίας του λογισμικού. Για να προβείτε στην ενέργεια αυτή πατήστε το κουμπί «Επαναφορά στις αρχικές ρυθμίσεις». 3. Να συμπιέσετε το αρχείο βάσης δεδομένων, για τη βελτιστοποίηση και μείωση του μεγέθους της. Για την εκτέλεση της συμπίεσης πατήστε το κουμπί «Συμπίεση αρχείου βάσης» Στο τέλος της συμπίεσης, το λογισμικό εκτελεί αλγόριθμο ο οποίος αποδεσμεύει / ξεκλειδώνει εγγραφές που έχουν σημανθεί ότι είναι σε χρήση αλλά στην ουσία δεν συνδέονται πια με καμία κίνηση, καθιστώντας τις εγγραφές αυτές ελεύθερες προς διαγραφή. Το Protocollo θα σας ενημερώσει στη συνέχεια με σχετικό μήνυμα αναφορικά με το ποσοστό συμπίεσης του αρχείου βάσης. Συμβουλή: Η βελτιστοποίηση του αρχείου βάσης δεδομένων, μέσα από το εργαλείο «Επιλογές» θα πρέπει να πραγματοποιείται σε μηνιαία βάση τόσο για την καλύτερη λειτουργία του Protocollo, όσο και για τη διατήρηση της «καλής υγείας» της βάσης δεδομένων που επιτυγχάνεται με την επανάκτηση του πλεονάζοντος όγκου. Για τη διατήρηση των αλλαγών στην ενότητα «Επιλογές», πατήστε το κουμπί «Αποθήκευση» από την Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». 83

85 Επαφές Η τήρηση αρχείου επαφών, όπως αναφέρθηκε και σε προηγούμενο κεφάλαιο αποτελεί μια σημαντική λειτουργία του Protocollo με στόχο τη καλύτερη διαχείριση των αποστολέων και παραληπτών της αλληλογραφίας ενός οργανισμού. Ειδικότερα, η χρήση της λειτουργίας «Επαφές», επιτρέπει την καταχώρηση και αποθήκευση χρήσιμων δεδομένων για τους φορείς με τους οποίους συναλλάσσεστε, ενώ παράλληλα επιταχύνει τη διαδικασία καταχώρησης των στοιχείων των πρωτοκολλημένων εγγράφων. Για να δημιουργήσετε ή να επεξεργαστείτε το δικό σας κατάλογο επαφών, κάντε κλικ στο κουμπί «Επαφές» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Με το άνοιγμα της καρτέλας «Επαφές», παρατηρήστε ότι θα εμφανιστούν: Στον χώρο εργασίας σας: 1. Η πλευρική εργαλειοθήκη «Επιλογές», η οποία τοποθετείται αριστερά του χώρου εργασίας και εμπεριέχει χρήσιμα φίλτρα για το άμεσο φιλτράρισμα των επαφών, καθώς και το κουμπί «Επαναφορά» για τον καθαρισμό των φίλτρων. Για την καλύτερη προβολή του πίνακα επαφών, η εργαλειοθήκη μπορεί να «ελαχιστοποιηθεί» με πάτημα στο εικονίδιο της πινέζας (pin) στο δεξιά πάνω μέρος της. 84

86 2. Ο πίνακας εμφάνισης των επαφών, τα στοιχεία των οποίων αναλύονται στις στήλες των προκαθορισμένων πεδίων που καταχωρούνται για κάθε επαφή. Στη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση»: Το κουμπί «Εισαγωγή Δεδομένων», δεξιά από το κουμπί «Εργαλεία». Το κουμπί εισαγωγής δεδομένων θα δούμε αργότερα ότι μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εισαγωγή επαφών στο Protocollo από αρχείο Excel (με επέκταση αρχείου.xls). Δημιουργία Νέας Επαφής Για τη δημιουργία μιας νέας επαφής, πατήστε το κουμπί «Νέο», από τη Γραμμή Εργαλείων Διαχείριση. Εναλλακτικά, κάντε δεξί κλικ στο κενό χώρο του πίνακα προβολής των επαφών και επιλέξτε «Νέο», από το αναδυόμενο μενού επιλογών. Σε κάθε μια από τις περιπτώσεις θα σας εμφανιστεί η καρτέλα «Νέα επαφή». Στην καρτέλα της νέας επαφής, εμπεριέχεται το σύνολο των προκαθορισμένων πεδίων για καταχώρηση, ενώ στο τέλος της καρτέλας τοποθετούνται τα πρόσθετα 85

87 πεδία επαφών, που ενδεχόμενα έχουν προστεθεί με τη χρήση του εργαλείου «Πρόσθετα Πεδία Επαφών». Για κάθε νέα επαφή καταχωρείτε το σύνολο ή μέρος των πεδίων, ακολουθώντας κατά περίπτωση τα μηνύματα συμβουλών του Protocollo για την ορθή καταχώρηση τους. Σημείωση: Για την καταχώρηση μιας επαφής, τα πεδία «Κατηγορία» και «Ονομασία» συμπληρώνονται υποχρεωτικά. Όλα τα υπόλοιπα πεδία είναι προαιρετικά. Αρχικά, επιλέγετε από την αναδυόμενη λίστα μια από τις διαθέσιμες κατηγορίες επαφών ή πληκτρολογείτε μια νέα: Σημείωση: Εφόσον πληκτρολογήσετε μια νέα «Κατηγορία Επαφής» και προχωρήσετε στην αποθήκευση της επαφής, η κατηγορία αυτή θα αποθηκευτεί στη λίστα ονομασιών της καρτέλας «Κατηγορίες Επαφών» και θα είναι πλέον διαθέσιμη για επιλογή και καταχώρηση. Όμοια, με την ολοκλήρωση της καταχώρησης των λοιπών πεδίων, η καρτέλα «Νέα Επαφή» θα έχει την ακόλουθη μορφή: Για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία, αποθηκεύετε με πάτημα στο κουμπί «Αποθήκευση» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Η επαφή θα είναι πλέον διαθέσιμη στον πίνακα των επαφών. 86

88 Επεξεργασία Επαφών Για την επεξεργασία μιας επαφής είτε για την αλλαγή είτε για την προσθήκη στοιχείων, επιλέγετε την επαφή και κάνετε δεξί κλικ για να σας εμφανιστεί το αναδυόμενο μενού επιλογών: Με κλικ στην επιλογή «Επεξεργασία», θα ανοίξει εκ νέου η καρτέλα με τα στοιχεία της επαφής, στην οποία μπορείτε να πραγματοποιήσετε πλέον αλλαγές ή προσθήκες. Διαγραφή Επαφών Για τη διαγραφή μιας επαφής, επιλέγετε την επαφή και πατάτε το κουμπί «Διαγραφή» από τη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Εναλλακτικά, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε «Διαγραφή» από το αναδυόμενο μενού. 87

89 Το Protocollo, θα εμφανίσει σχετικό μήνυμα, ώστε να επιβεβαιώσετε την επιλογή σας. Επιβεβαιώστε πατώντας το κουμπί «Ναι». Σημείωση: Η ενέργεια διαγραφής της επαφής επιτρέπεται μόνο για τις καταχωρημένες επαφές που δεν είναι σε χρήση. Σημειώνεται ότι για τη διαγραφή μιας επαφής που έχει καταχωρηθεί στο παρελθόν στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου και τυπικά παραμένει σε χρήση αλλά ουσιαστικά δεν συνδέεται πια με καμία κίνηση, απαιτείται να πραγματοποιήσετε τη διαδικασία «Συμπίεσης αρχείου βάσης», όπως αυτή περιγράφεται σε προηγούμενη ενότητα. Με την βελτιστοποίηση της βάσης δεδομένων, η επαφή δεν θα εμφανίζεται πλέον σε χρήση και άρα θα είναι δυνατή η διαγραφή της, όπως αυτή καταγράφηκε προηγουμένως. Φίλτρα Επαφών Δεδομένου ότι έχετε δημιουργήσει μια λίστα επαφών, η λειτουργία «Αναζήτηση Επαφής», θα σας προσφέρει τη δυνατότητα να αναζητήσετε και να εντοπίσετε γρήγορα για προβολή μια συγκεκριμένη επαφή ή και να «φιλτράρετε» ομάδες επαφών. Η επιλογή των φίλτρων πραγματοποιείται εντός της πλευρικής εργαλειοθήκης «Επιλογές». Για την εφαρμογή του φίλτρου «Κατηγορία Επαφών», κάνετε κλικ στο πεδίο «Κατηγορία» και επιλέγετε από την αναδυόμενη λίστα την κατηγορία βάσει της οποίας θα εμφανιστούν οι σχετικές καταχωρημένες επαφές. Για την εφαρμογή του φίλτρου «Ονομασία», πληκτρολογείτε λέξεις κλειδιά ή/και μεμονωμένους αλφαβητικούς χαρακτήρες για το φιλτράρισμα επαφών. 88

90 Για την εφαρμογή του φίλτρου «Χώρα», κάντε κλικ μέσα στο πεδίο «Χώρα» και επιλέξτε από την αναδυόμενη λίστα την χώρα βάσει της οποίας θα εμφανιστούν οι σχετικές καταχωρημένες επαφές. Για την εφαρμογή του φίλτρου «Περιφέρεια», κάντε κλικ μέσα στο πεδίο «Περιφέρεια» και επιλέξτε από την αναδυόμενη λίστα την περιφέρεια βάσει της οποίας θα εμφανιστούν οι σχετικές καταχωρημένες επαφές. Για την εφαρμογή του φίλτρου «Νομός», κάντε κλικ μέσα στο πεδίο «Νομός» και επιλέξτε από την αναδυόμενη λίστα τον νομό βάσει του οποίου θα εμφανιστούν οι σχετικές καταχωρημένες επαφές. Για την εφαρμογή του φίλτρου «Πόλη», κάντε κλικ μέσα στο πεδίο «Πόλη» και επιλέξτε από την αναδυόμενη λίστα την πόλη βάσει της οποίας θα εμφανιστούν οι σχετικές καταχωρημένες επαφές. 89

91 Για την εφαρμογή του φίλτρου «Τ.Κ.», πληκτρολογείτε αριθμητικούς χαρακτήρες, για το φιλτράρισμα των επαφών. Για την εφαρμογή του φίλτρου «Τηλ./Fax/Κιν», πληκτρολογείτε αριθμητικούς χαρακτήρες, για το φιλτράρισμα των επαφών. Για την εφαρμογή του φίλτρου «Ε-mail», πληκτρολογείτε λέξεις κλειδιά ή/και μεμονωμένους χαρακτήρες, για το φιλτράρισμα των επαφών. Για την εφαρμογή του φίλτρου «Web site», πληκτρολογείτε λέξεις κλειδιά ή/και μεμονωμένους χαρακτήρες, για το φιλτράρισμα επαφών. Αφού ολοκληρώσετε τη διαδικασία αναζήτησης, έχετε τη δυνατότητα να κάνετε καθαρισμό των φίλτρων πατώντας το κουμπί «Επαναφορά» στο κάτω μέρος της πλευρικής εργαλειοθήκης. Σημείωση: Η χρήση των φίλτρων επαφών γίνεται σε πραγματικό χρόνο, με την έννοια ότι με τη μεταβολή ενός φίλτρου (επιλογή ή πληκτρολόγηση στα σχετικά πεδία της πλευρικής εργαλειοθήκης), προβάλλονται άμεσα στο πίνακα τα αποτελέσματα της αναζήτησης. Σημειώνουμε επίσης ότι, μπορούν να χρησιμοποιηθούν παραπάνω από ένα φίλτρα επαφών, για την πραγματοποίηση «συνδυαστικής αναζήτησης» στο κατάλογο των επαφών. 90

92 Παράδειγμα εφαρμογής συνδυαστικού φίλτρου Έστω ότι στην παρακάτω λίστα επαφών θέλουμε να αναζητήσουμε τις επαφές που ανήκουν στην Κατηγορία «Υπουργεία» και βρίσκονται στην «Περιφέρεια Αττικής». Από την πλευρική εργαλειοθήκη «Επιλογές», επιλέγουμε κάνοντας κλικ μέσα στο πεδίο «Κατηγορία» την επιλογή «Υπουργεία». Θα παρατηρήσετε ότι με την πραγματοποίηση της επιλογής στον πίνακα προβολής των επαφών εμφανίζονται τα ακόλουθα αποτελέσματα: Στη συνέχεια, από την πλευρική εργαλειοθήκη «Επιλογές», επιλέγουμε στο πεδίο «Περιφέρειες» την επιλογή «Περιφέρεια Αττικής». 91

93 Παρατηρείτε, τέλος, ότι με την πραγματοποίηση της νέας επιλογής στον πίνακα προβολής των επαφών οι επαφές περιορίζονται περαιτέρω με την εφαρμογή του νέου φίλτρου «Περιφέρειες». Εισαγωγή Δεδομένων Επαφών Η «Εισαγωγή δεδομένων» είναι μια λειτουργία του Protocollo, η οποία σας δίνει τη δυνατότητα μαζικής εισαγωγής δεδομένων επαφών στην καρτέλα «Επαφές». Βασική προϋπόθεση για την εισαγωγή δεδομένων επαφών στο Protocollo είναι τα δεδομένα αυτά να βρίσκονται αποθηκευμένα σε αρχείο excel (μορφής.xls) και να έχουν μια διάταξη αντίστοιχη με αυτήν της εικόνας που ακολουθεί (ανάλυση δεδομένων σε στήλες). Συμβουλή: Κάθε στήλη του αρχείου δεδομένων (.xls) έχει τη δυνατότητα να αντιστοιχηθεί σε ένα από τα προκαθορισμένα ή πρόσθετα πεδία καταχώρησης στοιχείων επαφών του Protocollo. Σε περίπτωση όπου μια στήλη του αρχείου δεδομένων σας δεν μπορεί να αντιστοιχηθεί στα πεδία επαφών που υπάρχουν στην καρτέλα «Επαφές», μπορείτε να προχωρήσετε εκ των προτέρων στη δημιουργία τους, με τη χρήση του εργαλείου «Πρόσθετα πεδία επαφών». 92

94 ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ/ΟΝΟΜΑΣΙΑ ΙΔΙΟΤΗΤΑ ΤΗΛΕΦΩΝΟ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΠΟΛΗ ΝΟΜΟΣ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ Τ.Κ. Ε-MAIL Αλέξανδρος Παπαχαραλάμπους Πολίτης Άνδρου 8 Ερμούπολη Κυκλάδων Νοτίου Αιγαίου info@phl.gr Αναστασίου και ΣΙΑ Ο.Ε. Εταιρεία Λαμπράκη 6 Ερμούπολη Κυκλάδων Νοτίου Αιγαίου sales@anastasiou.gr Άννα- Μαρία Μαρτίνου Σύμβουλος Πλατεία Συνοδινού Ερμούπολη Κυκλάδων Νοτίου Αιγαίου amartinou@gmail.com Σύλλογος προστασίας ανηλίκων Σύλλογος Αγ. Γεωργίου 8 Ερμούπολη Κυκλάδων Νοτίου Αιγαίου info@spasy.gr Νομική Υπηρεσία Δήμου Θήρας Δήμος Καραμανλή 9 Φηρά Θήρας Κυκλάδων Νοτίου Αιγαίου nomy@dthiras.gr Για να προχωρήσουμε στην εισαγωγή των δεδομένων του πίνακα από τo αρχείο.xls, έχοντας ανοιχτή την καρτέλα «Επαφές» κάνουμε κλικ στο κουμπί «Εισαγωγή δεδομένων» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Από το παράθυρο διαλόγου επιλέγουμε τον φάκελο στον οποίο είναι αποθηκευμένο το αρχείο δεδομένων και πατάμε «Άνοιγμα» 93

95 Η «Εισαγωγή επαφών από αρχείο Εχcel» θα ανοίξει ως μια νέα καρτέλα στο Protocollo, στην οποία καλείστε να επιλέξετε ειδικότερα τις στήλες και τις γραμμές δεδομένων που επιθυμείτε να εισαχθούν στο Protocollo από το αρχείο δεδομένων σας. Τα βήματα που ακολουθείτε είναι τα εξής: Επιλογή Γραμμών Δεδομένων Για να επιλέξετε τις γραμμές δεδομένων που επιθυμείτε να εισαχθούν, κάντε κλικ στα κουτάκια επιλογής στην πρώτη στήλη του Πίνακα «Δεδομένα που φορτώθηκαν», για να από-επιλέξετε τις γραμμές δεδομένων που δεν θέλετε να εισαχθούν. Συμβουλή: Όταν ένα φύλλο δεδομένων (αρχείο) εμπεριέχει πρώτη γραμμή κεφαλίδας (ονομασίες πεδίων - στηλών), θυμηθείτε να από-επιλέξετε την πρώτη γραμμή, σε διαφορετική περίπτωση, τα δεδομένα των ονομασιών θα εισαχθούν ως μια νέα επαφή στο Protocollo. 94

96 Όπως φαίνεται στην εικόνα, στο συγκεκριμένο παράδειγμα από-επιλέγουμε την πρώτη γραμμή κεφαλίδας και την κενή γραμμή στο τέλος του πίνακα. Αντιστοίχιση στηλών σε πεδία Επόμενο βήμα για την εισαγωγή των δεδομένων είναι η αντιστοίχιση των στηλών του αρχείου δεδομένων στα πεδία επαφών που διατίθενται στο λογισμικό Protocollo. Λαμβάνοντας υπόψη τη διάταξη των δεδομένων στις στήλες προέλευσης (F1 - F9) του πίνακα «Δεδομένα που φορτώθηκαν», θα χρησιμοποιήσετε τον πίνακα «Αντιστοίχιση στηλών σε πεδία», στο δεξί μέρος της καρτέλας. Αντιπαραθέτοντας τους δυο πίνακες, αντιστοιχίστε προσεκτικά την κάθε στήλη προέλευσης με ένα πεδίο ορισμού ως εξής: 1. Με κλικ στο βέλος δεξιά του κενού πεδίου της Στήλης «Πεδίο προορισμού», ανοίγετε την αναδυόμενη λίστα των πεδίων προορισμού 2. Με κλικ σε ένα από τα πεδία της αναδυόμενης λίστας πραγματοποιείτε την αντιστοίχιση με την στήλη προέλευσης για το συγκεκριμένο πεδίο. Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας αντιστοίχισης για κάθε στήλη, τελικά, ο πίνακας «Αντιστοίχιση στηλών σε πεδία» θα έχει την ακόλουθη μορφή: 95

97 Έλεγχος και αποκλεισμός δεδομένων Πριν την ολοκλήρωση της διαδικασίας εισαγωγής, το Protocollo, σας δίνει τη δυνατότητα ελέγχου «καταλληλότητας» των δεδομένων, πριν την εισαγωγή τους στο Protocollo. Ειδικότερα: 1. Με την επιλογή «Αγνόησε εγγραφές με κενά Υποχρεωτικά πεδία», δεν θα εισαχθούν στη λίστα επαφών οι εγγραφές οι οποίες έχουν κενά (μη καταχωρημένα) τα πεδία τα οποία έχουν οριστεί ως «Υποχρεωτικά». Για να ενεργοποιήσετε αυτή τη λειτουργία κάντε κλικ στο κουτάκι αριστερά από την σχετική επιλογή. 2. Με την επιλογή «Αγνόησε μη αποδεκτά δεδομένα», δεν θα εισαχθούν στη λίστα τα δεδομένα τα οποία δεν παρουσιάζουν την κατάλληλη μορφή δεδομένων. Για παράδειγμα, αν το μιας επαφής δεν παρουσιάζει τη μορφή αλλά έχει γραφτεί σε μορφή info{at}organization.com, δεν θα μεταφερθεί στη λίστα επαφών. Για να ενεργοποιήσετε αυτή τη λειτουργία κάντε κλικ στο κουτάκι αριστερά από την σχετική επιλογή. 3. Με την επιλογή «Απόρριψη χαρακτήρων που υπερβαίνουν τον περιορισμό μήκος πεδίου», σε περίπτωση που τα δεδομένα ενός πεδίου υπερβαίνουν σε αριθμό χαρακτήρων το προκαθορισμένο μήκος του πεδίου, το Protocollo θα εισάγει μόνο τον επιτρεπόμενο αριθμό χαρακτήρων. 96

98 Για παράδειγμα, αν οι χαρακτήρες που έχουν καταχωρηθεί στο ΑΦΜ μιας επαφής είναι 11 και επομένως υπερβαίνουν τον αριθμό 9 (προκαθορισμένος αριθμός χαρακτήρων ΑΦΜ), στο πεδίο του ΑΦΜ στη λίστα επαφών του Protocollo θα εισαχθούν οι εννέα πρώτοι χαρακτήρες, ενώ οι δύο τελευταίοι θα απορριφθούν. Για να ενεργοποιήσετε αυτή τη λειτουργία κάντε κλικ στο κουτάκι αριστερά από την σχετική επιλογή. Ολοκληρώνοντας με την επιλογή των στοιχείων ελέγχου, κάνουμε κλικ στο κουμπί «Εισαγωγή Δεδομένων» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Το Protocollo θα εμφανίσει ένα παράθυρο επιβεβαίωσης, στο οποίο θα σας ενημερώνει για την εισαγωγή επαφών και τις εξαιρέσεις που έχουν πραγματοποιηθεί βάσει των επιλογών ελέγχου. Επιβεβαιώστε την ενέργεια πατώντας «Ναι», ή πατήστε «Όχι» για επιστροφή στην καρτέλα και τροποποίηση των επιμέρους ρυθμίσεων. Σημείωση: Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας εισαγωγής, το Protocollo καταγράφει τη θέση και το όνομα αρχείου που χρησιμοποιήσατε. Εάν επιχειρήσετε να κάνετε εκ νέου εισαγωγή δεδομένων από το ίδιο αρχείο, θα συμπληρώσει αυτόματα τις επιλογές αντιστοίχισης πεδίων που είχατε επιλέξει. Εξαγωγή Δεδομένων Επαφών Εκτός από το να εισάγετε δεδομένα επαφών, το Protocollo σας δίνει τη δυνατότητα να εξάγετε τα δεδομένα των επαφών σας σε αρχείο excel ή pdf. H δυνατότητα αυτή μπορεί να καταστεί χρήσιμη σε περιπτώσεις που θέλετε να μοιραστείτε δεδομένα των επαφών σας, ή απλά να αποθηκεύσετε τα δεδομένα αυτά σε ένα αρχείο excel. Για να προχωρήσετε στην εξαγωγή δεδομένων, έχοντας ανοιγμένη την καρτέλα «Επαφές», κάντε δεξί κλικ στον πίνακα των επαφών για να σας εμφανιστεί το ακόλουθο αναδυόμενο μενού: 97

99 Από τις επιλογές του μενού, επιλέξτε «Εξαγωγή δεδομένων». Στο παράθυρο «Εξαγωγή σε αρχείο Excel», επιλέξτε τον φάκελο στο οποίο επιθυμείτε να κάνετε εξαγωγή του αρχείου επαφών καθώς και την μορφή του αρχείου. Ειδικότερα, με κλικ στο πεδίο «Αποθήκευση ως», έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε ανάμεσα στους ακόλουθους τύπους αρχείων: Αφού επιλέξετε το όνομα και το τύπο του αρχείου ολοκληρώστε τη διαδικασία πατώντας «Αποθήκευση». Προσωπικό Η εισαγωγή των στοιχείων του προσωπικού ενός οργανισμού είναι μια ιδιαίτερα σημαντική λειτουργία του Protocollo, δεδομένου ότι τα στοιχεία αυτά πρόκειται να χρησιμοποιηθούν στη διαδικασία χρέωσης των εγγράφων που καταχωρούνται στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου. Για να καταχωρήσετε τα στοιχεία του οργανισμού σας, κάντε κλικ στο κουμπί «Προσωπικό» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». 98

100 Δημιουργία νέου υπαλλήλου Για τη δημιουργία ενός υπαλλήλου στην καρτέλα «Προσωπικό», κάντε κλικ στο κουμπί «Νέο» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση» ή εναλλακτικά κάντε δεξί κλικ στο κενό χώρο και επιλέξτε «Νέο» από το αναδυόμενο μενού. Στην καρτέλα «Νέα εγγραφή» που θα σας εμφανιστεί συμπληρώστε τα στοιχεία του νέου υπαλλήλου πληκτρολογώντας στα πεδία της καρτέλας. Κάνοντας κλικ στο κουτάκι «Ενεργό», το στέλεχος θα εμφανίζεται ως ενεργό και διαθέσιμο για τη διαδικασία της χρέωσης. Ολοκληρώνοντας τη διαδικασία καταχώρησης, κάντε κλικ στο κουμπί «Αποθήκευση», για να αποθηκευτεί ο νέος υπάλληλος στη λίστα του προσωπικού. 99

101 Επεξεργασία υπαλλήλου Για να πραγματοποιήσετε αλλαγές ή προσθήκες στα στοιχεία ενός υπαλλήλου, επιλέξτε τη σχετική εγγραφή της καρτέλας «Προσωπικό» και κάντε δεξί κλικ. Από το αναδυόμενο μενού της εικόνας επιλέξτε «Επεξεργασία», ώστε να σας εμφανιστεί εκ νέου η καρτέλα του υπαλλήλου και να πραγματοποιήσετε τις απαιτούμενες τροποποιήσεις. Διαγραφή υπαλλήλου Για να διαγράψετε έναν υπάλληλο αρκεί να επιλέξετε τη σχετική εγγραφή του πίνακα και να πατήσετε το κουμπί «Διαγραφή» από τη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». 100

102 Εναλλακτικά, επιλέξτε την εγγραφή και κάντε δεξί κλικ για την εμφάνιση του αναδυόμενου μενού, όπου μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή «Διαγραφή». Σε κάθε περίπτωση, για να διατηρηθεί η αλλαγή της διαγραφής, πατήστε το κουμπί «Αποθήκευση» στη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Μετακίνηση υπαλλήλου σε νέο ή άλλο τμήμα Οι μεταβολές που πραγματοποιούνται στη διοικητική διάρθρωση ενός οργανισμού και ιδιαίτερα η πραγματοποίηση κατάργησης ή συγχώνευσης τμημάτων αυτού, θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη στις διαδικασίες χρεώσεων, προκειμένου η χρέωση των εγγράφων να πραγματοποιείται ορθά. Στην περίπτωση μετακίνησης ενός υπαλλήλου σε ένα νέο ή άλλο τμήμα, υπάρχουν τα εξής ενδεχόμενα: Μετακίνηση υπαλλήλου, στον οποίο δεν έχει γίνει καμία χρέωση εγγράφου Η αλλαγή του τμήματος στο οποίο έχει αντιστοιχηθεί ο υπάλληλος πραγματοποιείται με τη διαδικασία «Επεξεργασία υπαλλήλου». Μετακίνηση υπαλλήλου, στο οποίο έχουν πραγματοποιηθεί χρεώσεις εγγράφων Στην περίπτωση που σ έναν υπάλληλο έχουν πραγματοποιηθεί χρεώσεις εγγράφων, και άρα εμφανίζεται «Σε χρήση» στον πίνακα του Προσωπικού, θα παρατηρήσετε ότι το πεδίο «Τμήμα», εμφανίζεται κλειδωμένο για επεξεργασία. Αυτό συμβαίνει γιατί το Protocollo θα πρέπει να διατηρήσει σε κάθε περίπτωση τις αποθηκευμένες πληροφορίες σχετικά με τη χρέωση ενός εγγράφου σε ένα Τμήμα του οργανισμού αλλά και σ ένα συγκεκριμένο στέλεχος, για κάθε δεδομένη χρονική στιγμή. Για τη διατήρηση λοιπόν της πληροφορίας των χρεώσεων με «διαχρονικό τρόπο», λαμβάνοντας υπόψη τις μεταβολές που μπορούν να συμβούν στη δομή ενός οργανισμού, αν ένα στέλεχος μετακινηθεί, πραγματοποιείτε τα ακόλουθα βήματα: 1. Ανοίγετε με δεξί κλικ και επιλογή «Επεξεργασία» την καρτέλα του υπαλλήλου, ο οποίος έχει μετακινηθεί σε νέο τμήμα και από επιλέγετε το κουμπί «Ενεργό». 101

103 2. Με κλικ στο κουμπί «Δημιουργία Ομοιότυπου» πάνω δεξιά δημιουργείτε ένα «ομοιότυπο» της καρτέλας του υπαλλήλου. 3. Επιλέγετε το τμήμα ή συμπληρώνετε τα νέα στοιχεία του Τμήματος, στη νέα εγγραφή ομοιότυπο που έχει δημιουργηθεί. 4. Ολοκληρώνετε τη διαδικασία πατώντας «Αποθήκευση» στη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Με τον τρόπο αυτό, στη λίστα του προσωπικού θα δημιουργηθεί μια «νέα εικόνα» του υπαλλήλου, η οποία μπορεί πλέον να χρησιμοποιηθεί για την χρέωση εγγράφων. 102

104 Εργασία σε διαφορετικά Βιβλία Πρωτοκόλλου Η τήρηση δύο ή και περισσότερων Βιβλίων Πρωτοκόλλων αποτελεί ένα συχνό φαινόμενο στις διοικητικές διαδικασίες ενός οργανισμού. Σ αυτές τις περιπτώσεις, η εξασφάλιση της άμεσης και γρήγορης πρόσβασης στα διαφορετικά Βιβλία Πρωτοκόλλου είναι ιδιαίτερα σημαντική. Σημείωση: Επισημαίνεται ότι ως διαφορετικά Βιβλία Πρωτοκόλλου, λαμβάνουμε υπόψη τα Βιβλία Πρωτοκόλλου αλληλογραφίας διαφορετικού σκοπού και όχι τα Βιβλία Πρωτοκόλλου που δημιουργούνται για διαφορετικές περιόδους πρωτοκόλλησης (βλ. ΒΙΒΛΙΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ 2016, ΒΙΒΛΙΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ 2017). Χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι ότι πολλοί οργανισμοί εφαρμόζουν την τήρηση ενός «κοινού» Βιβλίου Πρωτοκόλλου αλληλογραφίας και ενός «εμπιστευτικού». Πρόσβαση σε διαφορετικά βιβλία πρωτοκόλλου Σε προηγούμενη ενότητα, παρατέθηκε αναλυτικά η διαδικασία δημιουργίας ενός νέου Βιβλίου Πρωτοκόλλου (νέου αρχείου δεδομένων) με τη χρήση του εργαλείου «Επιλογές». Στην ίδια ενότητα, επεξηγήθηκε η διαδικασία «Ορισμού διαφορετικού φακέλου όπου τηρούνται τα αρχεία δεδομένων», με την πραγματοποίηση της οποίας ήταν δυνατό το άνοιγμα ενός διαφορετικού Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Για να αποφύγετε την επανάληψη της διαδικασίας αυτής κάθε φορά που θέλετε να ανοίξετε ένα διαφορετικό Βιβλίο Πρωτοκόλλου, έχετε τη δυνατότητα να καταχωρήσετε μια «λίστα» των Βιβλίων Πρωτοκόλλου. Με αυτόν τρόπο θα έχετε τη δυνατότητα να επιλέγετε κατά την εκκίνηση του Protocollo σε ποιο Βιβλίο Πρωτοκόλλου θα εργαστείτε. Για να δημιουργήσετε τη λίστα των Βιβλίων Πρωτοκόλλου σας, ακολουθείστε τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Βοήθεια» > Αρχεία Δεδομένων Μετά το άνοιγμα της Καρτέλας «Αρχεία Δεδομένων», κάντε δεξί κλικ στο κενό χώρο εντός της καρτέλας: 103

105 Από το αναδυόμενο μενού, κάντε κλικ στο κουμπί «Νέο». Κατόπιν, επιλέξτε στο παράθυρο «Αναζήτηση φακέλου», τον φάκελο στον οποίο είναι αποθηκευμένο το πρώτο αρχείο δεδομένων που θέλετε να εισάγετε στη λίστα και πατήστε «ΟΚ». Σημείωση: Κάθε Βιβλίο Πρωτοκόλλου θα πρέπει να δημιουργείται σε διακριτό - ξεχωριστό φάκελο. Δεν δίνεται η δυνατότητα τήρησης πολλαπλών βιβλίων σε ένα φάκελο. Αυτό σημαίνει ότι το Βιβλίο Πρωτοκόλλου είναι ουσιαστικά ολόκληρος ο φάκελος, που περιλαμβάνει τη βάση δεδομένων, τα ηλεκτρονικά έγγραφα και άλλους βοηθητικούς φακέλους. 104

106 Με την ολοκλήρωση της αναζήτησης φακέλου, το Protocollo θα εισάγει στην καρτέλα «Αρχεία δεδομένων» το αρχείο δεδομένων, η ονομασία του οποίου αντιστοιχεί στην ονομασία του οργανισμού. Επαναλάβετε τη διαδικασία, για όσες θέσεις δεδομένων επιθυμείτε να εισάγετε στη λίστα της καρτέλας. Στο συγκεκριμένο παράδειγμα θα εισάγουμε το κενό αρχείο βάσης δεδομένων που έχουμε δημιουργήσει στην ενότητα «Επιλογές». 105

107 Παρατηρήστε ότι κατόπιν εισαγωγής του αρχείου της κενής βάσης, εμφανίζεται δεύτερη εγγραφή στον πίνακα της καρτέλας «Αρχεία Δεδομένων». Δεδομένου ότι το αρχείο αυτό είναι κενό (δεν έχουν καταχωρηθεί στοιχεία οργανισμού), το πεδίο «Ονομασία» εμφανίζεται επίσης κενό. Μετονομασία Αρχείων Δεδομένων Για να δώσετε ένα όνομα στα κενά αρχεία δεδομένων ή να μετονομάσετε ένα αρχείο δεδομένων της λίστας, αρκεί να κάνετε κλικ στο πεδίο της στήλης «Ονομασία» σε κάθε εγγραφή του πίνακα. Αφού πληκτρολογήσετε τις νέες ονομασίες, για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία κάνετε δεξί κλικ στο πίνακα της καρτέλας και επιλέγετε «Αποθήκευση» από το αναδυόμενο μενού. Εναλλακτικά, πατήστε «Αποθήκευση» στη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». 106

108 Διαγραφή Αρχείων Δεδομένων Για να διαγράψετε μια εγγραφή από τη λίστα των αρχείων δεδομένων σας, επιλέξτε την εγγραφή και κάντε δεξί κλικ. Από το αναδυόμενο μενού επιλέξτε «Διαγραφή». Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στη λίστα των αρχείων δεδομένων σας κάντε δεξί κλικ στο κενό χώρο και επιλέξτε «Αποθήκευση» από το αναδυόμενο μενού. Σημείωση: Η διαγραφή μιας εγγραφής από την καρτέλα «Αρχείο Δεδομένων» δεν συνεπάγεται τη διαγραφή του αρχείου δεδομένων, συνεπώς τα αρχεία δεδομένων παραμένουν ανέπαφα στη θέση τους. Επιλογή Βιβλίου πρωτοκόλλου κατά την εκκίνηση Με την αποθήκευση της λίστας των αρχείων δεδομένων στην καρτέλα «Αρχεία Δεδομένων», σε κάθε εκκίνηση του Protocollo πλέον θα σας εμφανίζεται στο εξής το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου: 107

109 Με διπλό κλικ στην ονομασία του Βιβλίου Πρωτοκόλλου ή με επιλογή και πατώντας Enter στο πληκτρολόγιο σας, ανοίγετε το αντίστοιχο αρχείο δεδομένων και ξεκινάτε κανονικά την εργασία σας στο Protocollo. Βιβλίο Πρωτοκόλλου Έχετε πραγματοποιήσει τις βασικές ρυθμίσεις (Καταχώρηση Στοιχείων Οργανισμού, Ορισμός Περιόδου Πρωτοκόλλησης) και είστε πλέον έτοιμοι να εργαστείτε στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου σας. Σε αυτή τη φάση, το κουμπί «Βιβλίο Πρωτοκόλλου» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση», εμφανίζεται διαθέσιμο για επιλογή. 108

110 Σημείωση: Εάν καταχωρείτε έγγραφα στο τρέχον έτος, ως ημερομηνία πρωτοκόλλησης κάθε εγγράφου αποθηκεύεται η ημερομηνία και ώρα του υπολογιστή σας. Εάν όμως καταχωρείτε έγγραφα για Βιβλίο Πρωτοκόλλου παρελθόντων ετών, για τα εισερχόμενα έγγραφα αποθηκεύεται ως ημερομηνία πρωτοκόλλησης η ημερομηνία παραλαβής και για τα οίκοθεν η ημερομηνία του εγγράφου σας. Συνεπώς στη δεύτερη περίπτωση θα πρέπει να τηρήσετε σειρά εγγράφων κατά ημερομηνία. Κάντε κλικ στο κουμπί του Βιβλίου Πρωτοκόλλου για να ανοίξετε την καρτέλα «Βιβλίο Πρωτοκόλλου έτους 2017». Με το άνοιγμα του Βιβλίου Πρωτοκόλλου πραγματοποιούνται τα εξής: 1. Άνοιγμα Πλευρικής Εργαλειοθήκης «Επιλογές» Η πλευρική Εργαλειοθήκη «Επιλογές» ενεργοποιείται για να σας δώσει ένα σύνολο επιλογών προβολής, βάσει των οποίων μπορείτε να εμφανίσετε συγκεκριμένες κατηγορίες εγγραφών πρωτοκόλλου στον χώρο Εργασίας σας. Ειδικότερα: Στο πλαίσιο «Προβολή», κάνετε κλικ στα κουτάκια «Εισερχομένων» και «Εξερχομένων», για να απενεργοποιήσετε την εμφάνιση των εισερχομένων ή των εξερχομένων εγγράφων αντίστοιχα. Στο πεδίο «Έτος πρωτοκόλλησης», με κλικ στο μέσα στο πεδίο του έτους, επιλέγετε από την αναδυόμενη λίστα την περίοδο πρωτοκόλλησης στην οποία επιθυμείτε να εργαστείτε. Στο πεδίο «Μήνας πρωτοκόλλησης», επιλέγετε το μήνα του έτους για τον οποίο θέλετε να προβάλλετε τα πρωτοκολλημένα έγγραφα σας. Δεδομένου ότι δεν έχουν καταχωρηθεί ακόμη αριθμοί πρωτοκόλλου στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου σας το πεδίο αυτό εμφανίζεται ως απενεργοποιημένο. 109

111 Στο πεδίο «Αρ. πρωτοκόλλου εγγράφου», πληκτρολογείτε τους αριθμητικούς χαρακτήρες βάσει των οποίων θα «φιλτραριστούν» οι αριθμοί πρωτοκόλλου των εγγράφων. π.χ. Εφόσον καταχωρήσετε τον αριθμό 5, θα σας εμφανιστούν τα έγγραφα των οποίων ο αριθμός πρωτοκόλλου εμπεριέχει τον αριθμό 5. Στο πεδίο «Θέμα» μπορείτε να πληκτρολογήσετε φράσεις ή και λέξεις κλειδιά, για την προβολή εγγράφων με σχετικό με τις φράσεις θέμα. π.χ. Με την πληκτρολόγηση «ΛΕΙΤ ΜΟΝΑΔ», θα εμφανιστούν όλες οι εγγραφές που στο θέμα υπάρχουν λέξεις που περιέχουν το λήμμα «ΛΕΙΤ» ή το λήμμα «ΜΟΝΑΔ». Παράδειγμα: «ΑΝΑΒΟΛΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΣΧΟΛΙΚΩΝ ΜΟΝΑΔΩΝ» Στο πεδίο «Τόπος», επιλέγετε τον τόπο των αποστολέων ή παραληπτών, για να προβληθούν στον χώρο εργασίας σας τα έγγραφα που προέρχονται από τον τόπο αυτό. Στο πεδίο «Αποστολέας», επιλέγετε έναν συγκεκριμένο αποστολέα για να προβάλλετε μόνο τα έγγραφα που προέρχονταν από αυτόν. Στο πεδίο «Παραλήπτης», επιλέγετε έναν συγκεκριμένο αποστολέα για να προβάλλετε μόνο τα έγγραφα που προορίζονταν για αυτόν. Στο πεδίο «Είδος εγγράφου», επιλέγετε το είδος του συνημμένου εγγράφου για να προβάλλετε μόνο τις εγγραφές στις οποίες έχει επισυναφθεί το συγκεκριμένο είδος εγγράφου. Στο πεδίο «Φάκελος αρχειοθέτησης», επιλέγετε τον Φάκελο αρχειοθέτησης για να προβάλλετε μόνο τις εγγραφές που εμπεριέχουν συνημμένα έγγραφα που αρχειοθετούνται στο συγκεκριμένο Φάκελο. Στο πεδίο «Αριθμός πρωτ/λου», ορίζετε το εύρος των καταχωρημένων στο λογισμικό αριθμών πρωτοκόλλου, το οποίο θέλετε να προβληθεί στην οθόνη σας. Στο πεδίο «Ημερ/νία παραλαβής», ορίζετε το χρονικό εύρος για να προβάλλετε τα έγγραφα τα οποία έχουν παραληφθεί σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Στο πεδίο «Ημερ/νία εγγράφου», ορίζετε το χρονικό εύρος για να προβάλλετε τα έγγραφα τα οποία έχουν εκδοθεί εντός του συγκεκριμένου χρονικού εύρους. Στο πεδίο «Συνημμένα», επιλέγετε «Όχι» για να προβάλλετε τις εγγραφές στις οποίες δεν έχουν επισυναφθεί έγγραφα ή «Ναι» για να προβάλλετε μόνο τις εγγραφές με συνημμένα έγγραφα. Στο πεδίο «Απαιτεί Ενέργεια», επιλέγετε «Όχι» για να προβάλλετε τις εγγραφές στις οποίες δεν είχε καταχωρηθεί ενέργεια ή «Ναι» για να προβάλλετε τις εγγραφές στις οποίες είχε καταχωρηθεί η απαίτηση ενέργειας. 110

112 Στο πεδίο «Διεκπεραιώθηκε», επιλέγετε «Όχι» για να προβάλλετε μόνο τα μη διεκπεραιωμένα έγγραφα ή «Ναι» για να εμφανίσετε αυτά που έχουν διεκπεραιωθεί. Στο πεδίο «Χρέωση», επιλέγετε «Όχι», για να προβάλλετε μόνο τα έγγραφα που δεν περιέχουν χρεώσεις ή «Ναι» για να προβάλλετε μόνο τα χρεωμένα έγγραφα. Σημείωση: Η συμπλήρωση ή επιλογή στα ανωτέρω πεδία μπορεί να πραγματοποιηθεί είτε μεμονωμένα είτε συνδυαστικά, προκειμένου να προβάλλετε συγκεκριμένες κατηγορίες εγγραφών. Για να επιστρέψετε στην προεπιλεγμένη προβολή των εγγραφών στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου, κάντε κλικ στο κουμπί «Επαναφορά» στο κάτω μέρος της πλευρικής εργαλειοθήκης. 2. Εισερχόμενα και Εξερχόμενα Δεξιά από την πλευρική εργαλειοθήκη εμφανίζονται κατ αντιστοιχία με την διάταξη του χειρόγραφου πρωτοκόλλου οι πίνακες καταχώρησης των Εισερχομένων και Εξερχομένων εγγράφων. Δεδομένου ότι, ακόμη δεν έχει πραγματοποιηθεί η καταχώρηση πρωτοκόλλων, οι πίνακες εμφανίζονται κενοί, ενώ είναι ορατές μόνο οι κεφαλίδες των πινάκων. Κάτω από τις στήλες αυτές, θα εμφανίζονται τα βασικότερα στοιχεία των εγγράφων, τα οποία θα καταχωρούνται κατά τη διαδικασία πρωτοκόλλησης. 3. Ενεργοποίηση Κουμπιών «Νέο Εισερχόμενο» και «Νέο Οίκοθεν» Με το άνοιγμα του Βιβλίου Πρωτοκόλλου, τα κουμπιά «Νέο Εισερχόμενο» και «Νέο Οίκοθεν» εμφανίζονται πλέον ενεργοποιημένα στην Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Εφόσον επιλέξετε στο πεδίο «Έτος Πρωτοκόλλησης» της πλευρικής εργαλειοθήκης το ενεργό έτος πρωτοκόλλησης για το οποίο θα εργαστείτε, μπορείτε να ξεκινήσετε κανονικά τη διαδικασία καταχώρησης εγγράφων. 111

113 Δημιουργία νέου εισερχομένου εγγράφου Για να δημιουργήσετε ένα εισερχόμενο έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί «Νέο Εισερχόμενο» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Με την επιλογή του κουμπιού, θα ανοίξει στον χώρο Εργασίας σας μια νέα καρτέλα με την ονομασία «Βιβλίο Πρωτοκόλλου έτους 2016 Νέο Εισερχόμενο». Η αναφορά στο έτος πρωτοκόλλου, χρησιμοποιείται για την αποφυγή λαθών κατά την εργασία σας σε διαφορετικές περιόδους πρωτοκόλλησης. Η καρτέλα νέου εισερχομένου, εμπεριέχει υποχρεωτικά και μη υποχρεωτικά πεδία προς καταχώρηση, τα οποία είναι κατανεμημένα σε 3 επιμέρους καρτέλες. Τα πεδία των καρτελών, συμπληρώνονται με τη σειρά που προκύπτει κατά την ανάγνωση και παραλαβή ενός εγγράφου, σύμφωνα με τη διαδικασία που ακολουθεί ο κάθε οργανισμός. Για τη καταχώρηση ενός εισερχόμενου εγγράφου, είναι υποχρεωτική η συμπλήρωση των πεδίων «Αρ. πρωτοκόλλου εγγράφου», «Αποστολέας» και «Θέμα». Πιο κάτω, παρατίθενται αναλυτικά τα βήματα συμπλήρωσης των επιμέρους πεδίων. Για να «μετακινηθείτε», κάνετε κλικ σε κάθε πεδίο ή πατάτε το πλήκτρο Τab: 1. Πληκτρολογείτε στο πεδίο «Αρ. Πρωτοκόλλου εγγράφου», τον αριθμό πρωτοκόλλου του αποστολέα: 112

114 2. Καταχωρείτε την «Ημερομηνία έκδοσης του εγγράφου», με πληκτρολόγηση ή κάνοντας κλικ μέσα στο πεδίο, για να επιλέξετε από το αναδυόμενο ημερολόγιο: Συμβουλή: Με πάτημα στο κουμπί με το εικονίδιο του ανοικτού λουκέτου, έχετε τη δυνατότητα να κρατήσετε «κλειδωμένη» μια συγκεκριμένη ημερομηνία, ώστε αυτή να επιλεχθεί αυτόματα κατά την πρωτοκόλληση του επόμενου προς καταχώρηση εγγράφου. Η λειτουργία αυτή μπορεί να φανεί ιδιαίτερα χρήσιμη όταν καταχωρείτε πολλά συνεχόμενα έγγραφα με την ίδια ημερομηνία έκδοσης. Για να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία πατήστε το εικονίδιο. 3. Όμοια, καταχωρείτε την «Ημερομηνία παραλαβής του εγγράφου». 4. Καταχωρείτε τον αποστολέα του εγγράφου στο πεδίο «Αποστολέας». A. Για να επιλέξετε μια ήδη καταχωρημένη επαφή κάντε κλικ στο βέλος δεξιά του κενού πεδίου. 113

115 Από το αναδυόμενο παράθυρο των επαφών, έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε μια από τις καταχωρημένες επαφές κάνοντας διπλό κλικ στην εγγραφή της επαφής. Β. Για να καταχωρήσετε έναν αποστολέα για πρώτη φορά κάνετε κλικ στο κουμπί δίπλα στο πεδίο «Αποστολέας». Στην αναδυόμενη φόρμα, πληκτρολογήστε τα στοιχεία του Αποστολέα στα πεδία της καρτέλας και αποθηκεύστε κάνοντας κλικ στο κουμπί με την ένδειξη «Καταχώρηση», το οποίο βρίσκεται στο πάνω αριστερά μέρος της φόρμας. 114

116 5. Καταχωρείτε το τμήμα του αποστολέα στο πεδίο «Τμήμα Αποστολέα», με κλικ μέσα στο πεδίο και επιλογή του επιθυμητού τμήματος από την αναδυόμενη λίστα. Σε περίπτωση που δεν υπάρχει τμήμα αποστολέα προς καταχώρηση μπορείτε να επιλέξετε την παύλα. 6. Εισάγετε το θέμα του εγγράφου στο πεδίο «Θέμα» με τους ακόλουθους τρόπους Α. Με ελεύθερη πληκτρολόγηση στον κενό χώρο του πεδίου: Β. Με επιλογή ενός θέματος από τον κατάλογο θεμάτων, τον οποίο έχετε καταχωρήσει στο Protocollo χρησιμοποιώντας το εργαλείο «Θέματα». Με πάτημα στο κουμπί «Κατάλογος θεμάτων» ανοίγει το ομώνυμο παράθυρο, στο οποίο εμφανίζονται τα αποθηκευμένα θέματα. 115

117 Για να επιλέξετε ένα αποθηκευμένο θέμα για καταχώρηση, κάνετε διπλό κλικ πάνω του. Εάν τα θέματα στο κατάλογο είναι πάρα πολλά, μπορείτε να πληκτρολογήσετε το θέμα που αναζητάτε στο πεδίο στην κορυφή του αναδυόμενου παραθύρου. 7. Καταγράφετε ενδεχόμενες παρατηρήσεις σχετικά με το έγγραφο που καταχωρείτε, πληκτρολογώντας στο πεδίο «Παρατηρήσεις» 8. Καταχωρείτε τον τρόπο παραλαβής του εγγράφου, κάνοντας κλικ μέσα στο πεδίο «Τρόπος Παραλαβής». Επιλέγετε κάνοντας κλικ σε μια από τις διαθέσιμες επιλογές της αναδυόμενης λίστας. 9. Καταχωρείτε τις απαιτούμενες ενέργειες σχετικά με το εισερχόμενο έγγραφο. Για να καταχωρήσετε μια ενέργεια: 116

118 Α. Κάνετε κλικ στο κουτάκι «Απαιτεί Ενέργεια» για να ενεργοποιήσετε το πεδίο καταχώρησης ενεργειών. Β. Με κλικ μέσα στο πεδίο «Επιλέξτε ενέργεια» σας εμφανίζεται η λίστα ενεργειών, από την οποία μπορείτε να επιλέξετε ένα από τα προηγούμενα από εσάς καταχωρημένα είδη ενεργειών. Γ. Καταχωρείτε την ημερομηνία της προθεσμίας μέχρι την οποία θα πρέπει να ολοκληρωθεί η ενέργεια, κάνοντας κλικ μέσα στο πεδίο «με προθεσμία έως». Πληκτρολογήστε την επιθυμητή ημερομηνία ή επιλέξτε την από το αναδυόμενο ημερολόγιο.. Δ. Εφόσον η ενέργεια έχει διεκπεραιωθεί τσεκάρετε το κουτάκι στο πεδίο «Διεκπεραιώθηκε» και καταχωρήστε την ημερομηνία Διεκπεραίωσης στο σχετικό πεδίο. 117

119 Με την ολοκλήρωση της καταχώρησης της καρτέλας «Στοιχεία εισερχομένου», η καρτέλα νέου εισερχομένου έχει την μορφή που ακολουθεί: Χρεώσεις / Αποχρεώσεις Για να προσθέσετε χρεώσεις σε ένα εισερχόμενο έγγραφο μεταβαίνετε στην καρτέλα «Χρεώσεις/αποχρεώσεις» και κάνετε κλικ στο κουμπί «Προσθήκη Χρέωσης». Με την επιλογή του κουμπιού, θα σας εμφανιστεί η καρτέλα «Νέα Χρέωση 1», η οποία εμπεριέχει βασικά στοιχεία για την πραγματοποίηση της χρέωσης. 118

120 Για να επιλέξετε το τμήμα στο οποίο θα πραγματοποιηθεί η χρέωση, κάνετε κλικ μέσα στο πεδίο «Τμήμα» και επιλέγετε ένα από τα Τμήματα της αναδυόμενης λίστας. Σημείωση: Απαραίτητη προϋπόθεση για την πραγματοποίηση χρέωσης είναι η καταχώρηση των απαιτούμενων στοιχείων στην καρτέλα «Προσωπικό» του Protocollo. Μετά την επιλογή του τμήματος, συνεχίστε τη διαδικασία της χρέωσης με την επιλογή του υπαλλήλου στον οποίο θα γίνει η χρέωση. Με κλικ μέσα στο πεδίο «Υπάλληλος», επιλέξτε το όνομα του υπαλλήλου από την αναδυόμενη λίστα. Για την πραγματοποίηση της χρέωσης, η επιλογή τμήματος είναι υποχρεωτική και η επιλογή υπαλλήλου προαιρετική. Εφόσον θέλετε να πραγματοποιήσετε και δεύτερη χρέωση πατήστε εκ νέου το κουμπί «Προσθήκη Χρέωσης» και επαναλάβετε τη διαδικασία. 119

121 Για να καταργήσετε μια χρέωση που έχετε καταχωρήσει, πατήστε το κουμπί «Κλείσιμο» στο πάνω δεξιά μέρος της καρτέλας χρέωσης. Επισύναψη εγγράφου Για να επισυνάψετε ένα έγγραφο μεταβείτε στην καρτέλα «Συνημμένα» του νέου εισερχόμενου. Στην καρτέλα αυτή δημιουργείστε ένα νέο συνημμένο έγγραφο, κάνοντας κλικ στο κουμπί «Νέο» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Εναλλακτικά κάντε δεξί κλικ στο κενό χώρο και επιλέξτε «Νέο έγγραφο» από το αναδυόμενο μενού. 120

122 Στη νέα εγγραφή που δημιουργείται στην καρτέλα, κάνετε κλικ στο πεδίο «Είδος εγγράφου». Αφού ενεργοποιηθεί, μπορείτε να επιλέξετε ή να πληκτρολογήσετε το είδος του συνημμένου εγγράφου και να πατήσετε Enter ή να κάνετε κλικ στο βέλος δεξιά του πεδίου και να επιλέξετε από τα διαθέσιμα είδη εγγράφου της αναδυόμενης λίστας. Για να πραγματοποιήσετε επισύναψη ενός ηλεκτρονικού αρχείου στην καρτέλα «Συνημμένα», κάντε δεξί κλικ στο κενό πεδίο «Ηλεκτρονικό Αρχείο» και επιλέξτε «Επισύναψη αρχείου» από το αναδυόμενο μενού. 121

123 Εναλλακτικά μπορείτε να βρείτε το αρχείο που θέλετε να επισυνάψετε στην εξερεύνηση αρχείων του υπολογιστή σας, να επιλέξετε αντιγραφή και στη συνέχεια στην καρτέλα αυτή να επιλέξετε «Επικόλληση αρχείου» από το αναδυόμενο μενού. Από το παράθυρο διαλόγου, επιλέγετε από τους φακέλους σας το αρχείο που επιθυμείτε να επισυνάψετε και κάνετε κλικ στο κουμπί «Άνοιγμα». Με το άνοιγμα του αρχείου θα δείτε ότι πλέον στο πεδίο "Ηλεκτρονικό Αρχείο" εμφανίζεται το αρχείο που επισυνάψατε, καθώς αναγράφεται η θέση αποθήκευσης του. Σημείωση: Κατά την καταγραφή των συνημμένων ενός εγγράφου, δεν είναι υποχρεωτική η επισύναψη ενός ηλεκτρονικού αρχείου. Σε κάθε περίπτωση, έχετε τη δυνατότητα να επισυνάψετε ηλεκτρονικά αρχεία διαφορετικών τύπων (αρχεία επεξεργασίας κειμένου, φύλλων δεδομένων, αρχεία τύπου.pdf). 122

124 Για το συνημμένο έγγραφο, μπορείτε επιπρόσθετα να καταχωρήσετε την ονομασία του Φακέλου, στον οποίο πρόκειται να γίνει η αρχειοθέτηση του. Με κλικ στο πεδίο «Φάκελος Αρχειοθέτησης», έχετε τη δυνατότητα να πληκτρολογήσετε το όνομα του Φακέλου Αρχειοθέτησης, ή να επιλέξετε από την αναδυόμενη λίστα έναν από τους ήδη καταχωρημένους φακέλους. Με την ολοκλήρωση της καταχώρησης του συνημμένου εγγράφου μπορείτε να επαναλάβετε τη διαδικασία για όσα συνημμένα έγγραφα επιθυμείτε να καταχωρήσετε. Επιπρόσθετα, μπορείτε: Να επεξεργαστείτε εκ νέου την καταχώρηση του συνημμένου σας με κλικ στο αντίστοιχο πεδίο της καρτέλας. Να καταργήσετε την επισύναψη του ηλεκτρονικού αρχείου. Για να καταργήσετε ένα συνημμένο ηλεκτρονικό αρχείο, επιλέγετε την εγγραφή και κάνετε δεξί κλικ. Από το αναδυόμενο μενού, κάνετε κλικ στην επιλογή «Κατάργηση επισύναψης». 123

125 Να διαγράψετε ένα συνημμένο, με τσεκάρισμα της εγγραφής και κλικ στο κουμπί «Διαγραφή» από τη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στην εγγραφή και να επιλέξετε «Διαγραφή» από το αναδυόμενο μενού, όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα. Με την ολοκλήρωση της καταχώρησης όλων των καρτελών του νέου εισερχομένου, μπορείτε να επιστρέψετε στην καρτέλα «Στοιχεία Εισερχομένου» για μια γενική επισκόπηση των καταχωρήσεων σας. Τέλος, για την καταχώρηση και αποθήκευση του νέου εισερχομένου εγγράφου σας, κάντε κλικ στο κουμπί «Αποθήκευση» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Ολοκληρώστε την ενέργεια της καταχώρησης πατώντας «Ναι» στο σχετικό μήνυμα της επιβεβαίωσης. Με κλικ στο κουμπί «Όχι» μπορείτε να επιστρέψετε στη καρτέλα του Νέου Εισερχομένου για περαιτέρω επεξεργασία των καταχωρήσεων. Προβολή Εισερχομένου Με την καταχώρηση του Εισερχομένου, θα διαπιστώσετε ότι έχουν πραγματοποιηθεί οι ακόλουθες αλλαγές στον χώρο εργασίας σας: Η καρτέλα του νέου εισερχομένου έχει μετονομαστεί πλέον σε ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΟ Α.Π.: 1, ενώ στο κάτω μέρος της καρτέλας έχει σημειωθεί με έντονα γράμματα η χρέωση, καθώς και η τρέχουσα ημερομηνία χρέωσης. 124

126 Σημείωση: Σε περίπτωση που η καταχώρηση στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου γίνεται σε έτος πρωτοκόλλησης προγενέστερο του τρέχοντος (όπως π.χ. στις περιπτώσεις όπου καταχωρείται ηλεκτρονικά το Βιβλίο Πρωτοκόλλου για αρχειακούς λόγους), η ημερομηνία χρέωσης επιλέγεται ελεύθερα από τον χρήστη και σε κάθε περίπτωση είναι ίδια ή μεταγενέστερη της ημερομηνίας παραλαβής του εγγράφου. Η καταχώρηση του εισερχομένου έχει εμφανιστεί στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου. Ειδικότερα, βάσει των στοιχείων που καταχωρήθηκαν, έχει δημιουργηθεί στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου μια πλήρης εγγραφή, στην οποία προβάλλονται τα ακόλουθα στοιχεία: Αναλυτικά: 125

127 Το εικονίδιο του συνδετήρα, δηλώνει ότι το εισερχόμενο έγγραφο έχει καταχωρημένα συννημένα έγγραφα. Το εικονίδιο της σημαίας, δηλώνει ότι στο εισερχόμενο έγγραφο έχει καταχωρηθεί ότι απαιτείται ενέργεια. Το εικονίδιο του ημερολογίου, δηλώνει ότι έχει οριστεί προθεσμία για την πραγματοποίηση της ενέργειας. Ειδικότερα, με το πέρασμα του ποντικιού πάνω από το ημερολόγιο εμφανίζεται το κείμενο «Η ενέργεια να διεκπεραιωθεί έως (καταχωρημένη ημερομηνία)» Το εικονίδιο του χρήστη, δηλώνει ότι το συνημμένο έγγραφο έχει χρεωθεί. Επεξεργασία Εισερχομένου Για να επεξεργαστείτε ένα εισερχόμενο επιλέγετε την καταχώρηση του εισερχομένου από το Βιβλίο Πρωτοκόλλου και κάνετε δεξί κλικ. Στο αναδυόμενο μενού, επιλέγετε «Επεξεργασία» για να σας ανοίξει εκ νέου η καρτέλα «ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΟ Α.Π.: 1», στην οποία και μπορείτε να πραγματοποιήσετε τις τροποποιήσεις που επιθυμείτε. Με την ολοκλήρωση της επεξεργασίας πατήστε το εικονίδιο «Αποθήκευση» από τη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» για να αποθηκευτούν οι ενδεχόμενες αλλαγές. Στη συνέχεια πατήστε «Ναι» στο σχετικό μήνυμα επιβεβαίωσης ενεργειών του Protocollo. 126

128 Εξερχόμενο: Απάντηση σε εισερχόμενο έγγραφο Για τη δημιουργία απάντησης σε ένα εισερχόμενο έγγραφο, επιλέγετε το έγγραφο από τα Εισερχόμενα του Βιβλίου Πρωτοκόλλου και κάνετε κλικ στο κουμπί «Απάντηση» από τη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Η νέα καρτέλα που θα εμφανιστεί κάτω από τη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» αφορά στη δημιουργία ενός νέου εξερχομένου εγγράφου, το οποίο: Θα λάβει αυτόματα τον ίδιο αριθμό πρωτοκόλλου με το εισερχόμενο έγγραφο για το οποίο δημιουργήθηκε. Θα έχει ήδη προσυμπληρωμένα από το λογισμικό τα πεδία του Παραλήπτη, του Τμήματος Παραλήπτη και του τρόπου αποστολής, βάσει του εισερχομένου εγγράφου στο οποίο γίνεται η απάντηση. Στην καταχώρηση του εισερχομένου εγγράφου μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε, με τη συμπλήρωση των αντίστοιχων καρτελών, Συνημμένα Έγγραφα, Πίνακα Αποδεκτών, καθώς και Κοινοποιήσεις. 127

129 Αναλυτικά, τα βήματα για την καταχώρηση του εξερχομένου είναι τα ακόλουθα: - Καταχωρείτε την ημερομηνία του εξερχομένου εγγράφου στο πεδίο «Ημερ. εγγράφου», πληκτρολογώντας ή επιλέγοντας την ημερομηνία από το αναδυόμενο ημερολόγιο. - Καταχωρείτε το θέμα του απαντητικού εγγράφου με πληκτρολόγηση στο πεδίο «Θέμα» ή με επιλογή από τον κατάλογο θεμάτων. - Καταχωρείτε ενδεχόμενες παρατηρήσεις σε σχέση με το εξερχόμενο έγγραφο, πληκτρολογώντας μέσα στο πεδίο «Παρατηρήσεις». 128

130 - Καταχωρείτε τον τρόπο αποστολής, με κλικ μέσα στο πεδίο «Τρόπος αποστολής» και επιλογή του επιθυμητού τρόπου από την αναδυόμενη λίστα. Επισύναψη εγγράφου Για να προσθέσετε ένα συνημμένο στο απαντητικό σας έγγραφο, μεταβείτε στην καρτέλα «Συνημμένα». Με κλικ στο κουμπί «Νέο» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση», προσθέστε μια νέα εγγραφή στην καρτέλα των συνημμένων. Εναλλακτικά, κάντε δεξί κλικ στο κενό χώρο της καρτέλας και επιλέξτε «Νέο..» από το αναδυόμενο μενού. 129

131 Στη νέα εγγραφή που δημιουργείται στην καρτέλα, κάνετε κλικ στο πεδίο «Είδος εγγράφου». Αφού ενεργοποιηθεί, μπορείτε να πληκτρολογήσετε το είδος του συνημμένου εγγράφου και να πατήσετε Εnter ή να κάνετε κλικ στο βέλος δεξιά του πεδίου και να επιλέξετε από τα διαθέσιμα είδη εγγράφου της αναδυόμενης λίστας. Στη συνέχεια, για να πραγματοποιήσετε επισύναψη ενός ηλεκτρονικού αρχείου, κάνετε δεξί κλικ στο κενό πεδίο «Ηλεκτρονικό Αρχείο» και επιλέξτε «Επισύναψη αρχείου» από το αναδυόμενο μενού. 130

132 Από το παράθυρο διαλόγου, επιλέγετε από τους φακέλους σας το αρχείο που επιθυμείτε να επισυνάψετε και κάνετε κλικ στο κουμπί «Άνοιγμα». Με το άνοιγμα του αρχείου θα δείτε ότι πλέον στο πεδίο «Ηλεκτρονικό Αρχείο» εμφανίζεται το αρχείο που επισυνάψατε, καθώς αναγράφεται η θέση αποθήκευσης του. Τελευταία, καταχωρείτε την ονομασία του Φακέλου, στον οποίο πρόκειται να γίνει η αρχειοθέτηση του. Με κλικ στο πεδίο «Φάκελος Αρχειοθέτησης», έχετε τη δυνατότητα να πληκτρολογήσετε το όνομα του Φακέλου Αρχειοθέτησης, ή να επιλέξετε από την αναδυόμενη λίστα έναν από τους ήδη καταχωρημένους φακέλους. Εφόσον ολοκληρώσετε τη καταχώρηση του συνημμένου, επαναλαμβάνετε τη διαδικασία για όσα συνημμένα επιθυμείτε να καταχωρήσετε στο απαντητικό έγγραφο. Πίνακας Αποδεκτών Για την καταχώρηση ενός πίνακα αποδεκτών στο απαντητικό σας έγγραφο, μεταβείτε στην καρτέλα «Πίνακας Αποδεκτών» και επιλέξτε το κουμπί «Νέο» από τη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Εναλλακτικά, κάντε δεξί κλικ μέσα στην καρτέλα και επιλέξτε «Νέο» από το αναδυόμενο μενού. 131

133 Για να καταχωρήσετε τον αποδέκτη, κάνετε κλικ στο πεδίο «Ονομασία Αποδέκτη» και επιλέξτε μια από τις επαφές από την αναδυόμενη καρτέλα επαφών. Η καταχώρηση πραγματοποιείται με διπλό κλικ στην εγγραφή της επαφής. Για να καταχωρήσετε το τμήμα του αποδέκτη, κάνετε κλικ στο πεδίο «Τμήμα Αποδέκτη» και επιλέξτε το επιθυμητό τμήμα από την αναδυόμενη λίστα. 132

134 Στη συνέχεια, επαναλαμβάνετε τη διαδικασία για όσους αποδέκτες επιθυμείτε να καταχωρήσετε. Επεξεργασία αποδέκτη Για την περαιτέρω επεξεργασία μιας εγγραφής στον Πίνακα Αποδεκτών, κάνετε κλικ στα πεδία «Ονομασία αποδέκτη» και «Τμήμα Αποδέκτη» για να τα επεξεργαστείτε εκ νέου. Διαγραφή αποδέκτη Για τη διαγραφή μιας επαφής από τον Πίνακα Αποδεκτών, επιλέγετε την επιθυμητή εγγραφή και πατάτε το κουμπί «Διαγραφή» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Κοινοποιήσεις Για να προσθέσετε κοινοποιήσεις στο απαντητικό σας έγγραφο μεταβείτε στην καρτέλα «Κοινοποίηση» και επιλέξτε το κουμπί «Νέο» από τη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Εναλλακτικά, κάντε δεξί κλικ μέσα στην καρτέλα και επιλέξτε «Νέο» από το αναδυόμενο μενού. 133

135 Για να καταχωρήσετε τον προορισμό της κοινοποίησης, κάνετε κλικ στο πεδίο «Ονομασία προορισμού κοινοποίησης» και επιλέξτε μια από τις επαφές της αναδυόμενης καρτέλας επαφών. Η καταχώρηση της επαφής πραγματοποιείται με διπλό κλικ στη εγγραφή της αναδυόμενης καρτέλας. Στη συνέχεια προσδιορίστε το Τμήμα της επαφής στο οποίο θα πραγματοποιηθεί η κοινοποίηση, κάνοντας κλικ στο πεδίο «Τμήμα προορισμού κοινοποίησης» και επιλέγοντας από την αναδυόμενη λίστα το επιθυμητό τμήμα. 134

136 Στη συνέχεια, επαναλαμβάνετε τη διαδικασία για όσες κοινοποιήσεις επιθυμείτε να καταχωρήσετε. Επεξεργασία προορισμού κοινοποίησης Για την περαιτέρω επεξεργασία μιας εγγραφής στη καρτέλα «Κοινοποίηση», κάνετε κλικ στα πεδία «Ονομασία προορισμού κοινοποίησης» και «Τμήμα προορισμού κοινοποίησης» και επιλέξτε εκ νέου τις επαφές που επιθυμείτε. Διαγραφή προορισμού κοινοποίησης Για τη διαγραφή ενός προορισμού κοινοποίησης, επιλέξτε την επιθυμητή εγγραφή και πατήστε το κουμπί «Διαγραφή» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Με την ολοκλήρωση τη καταχώρησης των επιμέρους καρτελών επιστρέψτε στην καρτέλα «Στοιχεία Εξερχομένου» για μια τελική επισκόπηση των βασικών στοιχείων του απαντητικού σας εγγράφου. Τέλος, για την ολοκλήρωση της καταχώρησης του απαντητικού εγγράφου κάντε κλικ στο κουμπί «Αποθήκευση» και επιβεβαιώστε την ενέργεια σας στο μήνυμα που σας εμφανίζει το Protocollo, κάνοντας κλικ στην επιλογή «Ναι». 135

137 Με την επιβεβαίωση της καταχώρησης του απαντητικού εγγράφου, επιστρέψτε στην καρτέλα του Βιβλίου Πρωτοκόλλου για να διαπιστώσετε την καταχώρηση του στην πλευρά των εξερχομένων, δίπλα στο εισερχόμενο έγγραφο στο οποίο έχει αντιστοιχηθεί. Επεξεργασία εξερχομένου Για την επεξεργασία ενός εξερχομένου εγγράφου, επιλέγετε την εγγραφή και κάνετε δεξί κλικ. 136

138 Από το αναδυόμενο μενού, κάνετε κλικ στην επιλογή «Επεξεργασία». Στον χώρο εργασία σας, θα ανοίξει εκ νέου η καρτέλα Εξερχομένου, στην οποία μπορείτε να πραγματοποιήσετε τις τροποποιήσεις που επιθυμείτε. Αντιγραφή απάντησης Έχοντας δημιουργήσει μια απάντηση σε ένα εξερχόμενο έγγραφο, το Protocollo σας δίνει τη δυνατότητα αντιγραφής αυτής της απάντησης, προκειμένου αυτή να επικολληθεί ως απάντηση σε ήδη καταχωρημένα εισερχόμενα έγγραφα. Για να αντιγράψετε ένα καταχωρημένο απαντητικό έγγραφο: Επιλέξτε την εγγραφή που θέλετε να αντιγράψετε από την πλευρά των εξερχομένων εγγράφων και κάντε δεξί κλικ. Από το αναδυόμενο μενού, κάντε κλικ στην επιλογή «Αντιγραφή απάντησης». Το Protocollo, έχοντας κρατήσει στη μνήμη του το σύνολο των καταχωρημένων στοιχείων του εξερχομένου, έχει τη δυνατότητα να επικολλήσει την απάντηση δίπλα σε ένα οποιοδήποτε εισερχόμενο έγγραφο. Επικόλληση απάντησης Για να επικολλήσετε μια απάντηση σ ένα εισερχόμενο έγγραφο, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει από την Πλευρική Εργαλειοθήκη «Επιλογές», την προβολή των εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων. Στη συνέχεια, από το Βιβλίο Πρωτοκόλλου, επιλέξτε την εγγραφή του εισερχομένου στην οποία πρόκειται να επικολληθεί η απάντηση και κάντε δεξί κλικ. 137

139 Στο αναδυόμενο μενού που θα σας εμφανιστεί, κάντε κλικ στην επιλογή «Επικόλληση Απάντησης». Η ενέργεια της επικόλλησης θα οδηγήσει στο άνοιγμα μια νέας καρτέλας εξερχόμενου εγγράφου το οποίο θα έχει προσυμπληρωμένη την καρτέλα «Στοιχεία Εξερχομένου», για τη διευκόλυνση σας. 138

140 Οίκοθεν Για τη δημιουργία ενός νέου οίκοθεν εξερχόμενου εγγράφου στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου κάνετε κλικ στο κουμπί «Νέο Οίκοθεν» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Με το πάτημα του κουμπιού «Νέο Οίκοθεν» εμφανίζεται άμεσα στον χώρο εργασίας σας η καρτέλα «Νέο Οίκοθεν Εξερχόμενο». Η διαδικασία καταχώρησης στο «Νέο Οίκοθεν» έχει πολλές ομοιότητες με αυτήν της δημιουργίας ενός απαντητικού εγγράφου. Σημαντική διαφορά σε σχέση με το απαντητικό εξερχόμενο έγγραφο, είναι ότι το οίκοθεν εμπεριέχει επιπρόσθετα την καρτέλα «Χρεώσεις/ Αποχρεώσεις». 139

141 Για την καταχώρηση του οίκοθεν εγγράφου, συμπληρώνετε τα πεδία των καρτελών: Στην καρτέλα «Στοιχεία εξερχομένου» Καταχωρείτε την ημερομηνία του νέου οίκοθεν εγγράφου στο πεδίο «Ημερ. εγγράφου», πληκτρολογώντας ή επιλέγοντας την ημερομηνία από το αναδυόμενο ημερολόγιο. Καταχωρείτε τον παραλήπτη του εγγράφου είτε με επιλογή από την ενσωματωμένη καρτέλα των επαφών, είτε με εξ αρχής καταχώρηση με τη χρήση του κουμπιού «Νέα Επαφή». Α. Για να επιλέξετε έναν ήδη καταχωρημένο στην λίστα επαφών παραλήπτη κάνετε κλικ στο πεδίο «Παραλήπτης». Στη συνέχεια επιλέγετε μια επαφή από την καρτέλα που σας εμφανίζεται και τη καταχωρείτε με διπλό κλικ στην εγγραφή της επαφής. Εναλλακτικά, Β. Για να καταχωρήσετε μια νέα επαφή, κάνετε κλικ στο κουμπί «Νέα Επαφή» δίπλα στο πεδίο «Παραλήπτης» Με το πάτημα του κουμπιού θα σας εμφανιστεί η ακόλουθη καρτέλα, στην οποία καταχωρούνται τα στοιχεία της επαφής, όπως ακριβώς καταχωρούνται στις «Επαφές». 140

142 Αφού καταχωρήσετε τα στοιχεία της νέας επαφής, πατήστε το κουμπί «Καταχώρηση» για να συμπληρωθεί το πεδίο «Παραλήπτης» με την ονομασία της Νέας Επαφής. Καταχωρείστε το τμήμα στο οποίο απευθύνεται το νέο οίκοθεν έγγραφο, με κλικ στο πεδίο «Τμήμα παραλήπτη» και επιλογή από την αναδυόμενη λίστα. Στη συνέχεια, συμπληρώστε το θέμα του νέου οίκοθεν εγγράφου, πληκτρολογώντας μέσα στο πεδίο «Θέμα» ή επιλέγοντας ένα έτοιμο θέμα από τον κατάλογο θεμάτων. Καταχωρείτε ενδεχόμενες παρατηρήσεις σε σχέση με το νέο οίκοθεν έγγραφο πληκτρολογώντας μέσα στο πεδίο «Παρατηρήσεις». 141

143 Τελευταίο στοιχείο συμπλήρωσης σε αυτήν την καρτέλα, είναι ο τρόπος αποστολής. Καταχωρείτε το στοιχείο αυτό στο πεδίο «Τρόπος αποστολής», με κλικ μέσα στο πεδίο και επιλογή από την αναδυόμενη λίστα. Με την ολοκλήρωση της καταχώρησης της πρώτης καρτέλας, το νέο οίκοθεν παρουσιάζει την ακόλουθη μορφή: Χρεώσεις/αποχρεώσεις Για να προσθέσετε χρεώσεις σε ένα οίκοθεν έγγραφο μεταβαίνετε στην καρτέλα «Χρεώσεις/αποχρεώσεις» και κάνετε κλικ στο κουμπί «Προσθήκη Χρέωσης». Με την επιλογή του κουμπιού, θα σας εμφανιστεί η καρτέλα «Νέα Χρέωση 1», η οποία εμπεριέχει βασικά στοιχεία για την πραγματοποίηση της χρέωσης. 142

144 Για να επιλέξετε το τμήμα στο οποίο θα πραγματοποιηθεί η χρέωση, κάνετε κλικ μέσα στο πεδίο «Τμήμα» και επιλέγετε ένα από τα Τμήματα της αναδυόμενης λίστας. Σημείωση: Απαραίτητη προϋπόθεση για την πραγματοποίηση χρέωσης είναι να έχει γίνει προηγούμενα, η καταχώρηση των απαιτούμενων στοιχείων στην καρτέλα «Προσωπικό» του Protocollo. Μετά την επιλογή του τμήματος, συνεχίστε τη διαδικασία της χρέωσης με την επιλογή του υπαλλήλου στον οποίο πρόκειται να γίνει η χρέωση. Με κλικ μέσα στο πεδίο «Υπάλληλος», επιλέξτε το όνομα του υπαλλήλου από την αναδυόμενη λίστα. Για την πραγματοποίηση πρόσθετων χρεώσεων επαναλάβετε τη διαδικασία πατώντας εκ νέου «Προσθήκη Χρέωσης». 143

145 Για να καταργήσετε μια χρέωση που έχετε ήδη καταχωρήσει, πατήστε το κουμπί «Κλείσιμο» στο πάνω δεξιά μέρος της καρτέλας χρέωσης. Συνημμένα Για να προσθέσετε ένα συνημμένο σε ένα νέο οίκοθεν έγγραφο, μεταβείτε στην καρτέλα «Συνημμένα». Με κλικ στο κουμπί «Νέο» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση», προσθέστε μια νέα εγγραφή στην καρτέλα των συνημμένων. Εναλλακτικά, κάντε δεξί κλικ στον κενό χώρο της καρτέλας και επιλέξτε «Νέο» από το αναδυόμενο μενού. 144

146 Στη νέα εγγραφή που δημιουργείται στην καρτέλα, κάνετε κλικ στο πεδίο «Είδος εγγράφου». Αφού ενεργοποιηθεί, μπορείτε να πληκτρολογήσετε το είδος του συνημμένου εγγράφου και να πατήσετε Εnter ή να κάνετε κλικ στο βέλος δεξιά του πεδίου και να επιλέξετε από τα διαθέσιμα είδη εγγράφου της αναδυόμενης λίστας. Στη συνέχεια, για να πραγματοποιήσετε επισύναψη ενός ηλεκτρονικού αρχείου, κάντε δεξί κλικ στο κενό πεδίο «Ηλεκτρονικό Αρχείο» και επιλέξτε «Επισύναψη αρχείου» από το αναδυόμενο μενού. 145

147 Από το παράθυρο διαλόγου που θα εμφανιστεί, επιλέγετε από τους φακέλους σας το αρχείο που επιθυμείτε να επισυνάψετε και κάνετε κλικ στο κουμπί "Άνοιγμα". Με το άνοιγμα του αρχείου θα δείτε ότι πλέον στο πεδίο «Ηλεκτρονικό Αρχείο» εμφανίζεται το αρχείο που επισυνάψατε, καθώς αναγράφεται η θέση αποθήκευσης του. 146

148 Τελευταία, καταχωρείτε την ονομασία του Φακέλου, στον οποίο πρόκειται να γίνει η αρχειοθέτηση του. Με κλικ στο πεδίο "Φάκελος Αρχειοθέτησης", έχετε τη δυνατότητα να πληκτρολογήσετε το όνομα του Φακέλου Αρχειοθέτησης ή να επιλέξετε από την αναδυόμενη λίστα έναν από τους ήδη καταχωρημένους φακέλους. Εφόσον ολοκληρώσετε τη καταχώρηση του συνημμένου, επαναλαμβάνετε τη διαδικασία για όσα συνημμένα επιθυμείτε να καταχωρήσετε στο απαντητικό έγγραφο. Πίνακας Αποδεκτών Για τη σύνταξη ενός πίνακα αποδεκτών σε ένα νέο οίκοθεν έγγραφο, μεταβείτε στην καρτέλα «Πίνακας Αποδεκτών» και επιλέξτε το κουμπί «Νέο» από τη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Για να καταχωρήσετε τον αποδέκτη, κάνετε κλικ στο πεδίο «Ονομασία Αποδέκτη» και προβάλλετε τις επαφές σας από την αναδυόμενη καρτέλα επαφών. Κάντε διπλό κλικ στην εγγραφή της επαφής για να την εισάγετε στο πεδίο «Ονομασία Αποδέκτη». 147

149 Για να καταχωρήσετε το τμήμα του αποδέκτη, κάνετε κλικ στο πεδίο Τμήμα Αποδέκτη και επιλέξτε το επιθυμητό τμήμα από την αναδυόμενη λίστα. Στη συνέχεια, επαναλαμβάνετε τη διαδικασία για όσους αποδέκτες χρειάζεται να καταχωρήσετε. Επεξεργασία αποδέκτη Για την περαιτέρω επεξεργασία μιας εγγραφής στον Πίνακα Αποδεκτών, κάνετε κλικ στα πεδία «Ονομασία αποδέκτη» και «Τμήμα Αποδέκτη» και επαναλαμβάνετε τη διαδικασία καταχώρησης. Διαγραφή αποδέκτη Για τη διαγραφή μιας επαφής από τον Πίνακα Αποδεκτών, επιλέγετε την επιθυμητή εγγραφή και κάνετε κλικ στο κουμπί «Διαγραφή» από την Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». 148

150 Κοινοποιήσεις Τέλος, στην καρτέλα «Κοινοποίηση» του νέου οίκοθεν εγγράφου, μπορείτε να προσθέσετε τους παραλήπτες στους οποίους πρόκειται να κοινοποιηθεί το έγγραφο του οργανισμού σας. Για την καταχώρηση των κοινοποιήσεων, ανοίξτε την καρτέλα «Κοινοποίηση» και επιλέξτε το κουμπί «Νέο» από τη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Εναλλακτικά, κάντε δεξί κλικ μέσα στην καρτέλα και επιλέξτε «Νέο...» από το αναδυόμενο μενού. Για να καταχωρήσετε τον προορισμό της κοινοποίησης, κάνετε κλικ στο πεδίο «Ονομασία προορισμού κοινοποίησης» και επιλέξτε μια από τις επαφές της αναδυόμενης καρτέλας επαφών. Για να εισαχθεί η επαφή στο πεδίο, κάντε διπλό κλικ στην επιλεγμένη επαφή. 149

151 Στη συνέχεια προσδιορίστε το Τμήμα της επαφής στο οποίο θα πραγματοποιηθεί η κοινοποίηση, κάνοντας κλικ στο πεδίο «Τμήμα προορισμού κοινοποίησης» και επιλέγοντας από την αναδυόμενη λίστα το επιθυμητό τμήμα. Στη συνέχεια, επαναλαμβάνετε τη διαδικασία για όσες κοινοποιήσεις επιθυμείτε να καταχωρήσετε. Επεξεργασία προορισμού κοινοποίησης Για την περαιτέρω επεξεργασία μιας εγγραφής στη καρτέλα «Κοινοποίηση», κάνετε κλικ στα πεδία «Ονομασία προορισμού κοινοποίησης» και «Τμήμα προορισμού κοινοποίησης» και τροποποιήστε τις καταχωρήσεις σας. Διαγραφή προορισμού κοινοποίησης Για τη διαγραφή ενός προορισμού κοινοποίησης, επιλέξτε την επιθυμητή εγγραφή και πατήστε το κουμπί «Διαγραφή» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». 150

152 Με την ολοκλήρωση καταχώρησης των καρτελών επιστρέψτε στην καρτέλα «Στοιχεία Εξερχομένου» για μια τελική επισκόπηση των βασικών στοιχείων του οίκοθεν εγγράφου. Τέλος, για την ολοκλήρωση της καταχώρησης του απαντητικού εγγράφου κάντε κλικ στο κουμπί «Αποθήκευση» και επιβεβαιώστε την ενέργεια σας στο μήνυμα που σας εμφανίζει το Protocollo, κάνοντας κλικ στην επιλογή «Ναι». Με την ολοκλήρωση της καταχώρησης, θα διαπιστώσετε ότι η καρτέλα του νέου οίκοθεν έχει μετονομαστεί σε «ΟΙΚΟΘΕΝ ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΟ Α.Π.:3», ενώ στο κάτω μέρος της καρτέλας «Στοιχεία Εξερχομένου» έχει τοποθετηθεί η ένδειξη της χρέωσης. 151

153 Ταυτόχρονα, στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου έχει δημιουργηθεί μια νέα εγγραφή στο τμήμα των εξερχομένων, η οποία εμφανίζεται ως εξής: Το εικονίδιο του συνδετήρα δηλώνει ότι το εισερχόμενο έγγραφο περιλαμβάνει καταχωρημένα συννημένα έγγραφα. Το εικονίδιο του χρήστη δηλώνει ότι το συνημμένο έγγραφο έχει χρεωθεί. Δημιουργία ομοιότυπου Κατά την εργασία σας στο Βιβλίο πρωτοκόλλου, πολλές φορές παρουσιάζεται η αναγκαιότητα πρωτοκόλλησης πολλών εγγράφων με κοινά στοιχεία (θέμα, παραλήπτες, χρεώσεις). Σε αυτές τις περιπτώσεις, το Protocollo σας δίνει τη δυνατότητα δημιουργίας «ομοιότυπου» ενός εισερχόμενου ή οίκοθεν εγγράφου. Η δημιουργία ενός «ομοιότυπου», είναι ουσιαστικά μια διαδικασία αντιγραφής των καταχωρημένων στοιχείων ενός εισερχόμενου ή οίκοθεν εγγράφου σε μια νέα καρτέλα, γεγονός που βοηθά τον χειριστή του πρωτοκόλλου να καταχωρεί με ταχύτητα τα έγγραφα που παρουσιάζουν όμοια στοιχεία. 152

154 Για να δημιουργήσετε ένα «ομοιότυπο», επιλέγετε την εγγραφή του Βιβλίου Πρωτοκόλλου (εισερχόμενο ή οίκοθεν), για την οποία επιθυμείτε να δημιουργήσετε μια όμοια καταχώρηση και κάνετε δεξί κλικ. Από το αναδυόμενο μενού επιλέξτε «Δημιουργία ομοιότυπου». Με την επιλογή αυτή θα εμφανιστεί καρτέλα νέου εισερχομένου στον χώρο εργασίας του Protocollo, η οποία θα εμπεριέχει προσυμπληρωμένες τις καρτέλες «Στοιχεία Εισερχομένου» και «Χρεώσεις». Αφού προχωρήσετε στην συμπλήρωση των κενών πεδίων (π.χ. αριθμός πρωτοκόλλου εγγράφου, στοιχεία συνημμένων, προθεσμία ενεργειών) καθώς και 153

155 σε ενδεχόμενες τροποποιήσεις στα αντιγραμμένα στοιχεία, ολοκληρώστε τη διαδικασία καταχώρησης του εγγράφου με κλικ στο κουμπί «Αποθήκευση». Σημείωση: Για τη δημιουργία ομοιότυπου οίκοθεν εγγράφου ακολουθείτε την ίδια διαδικασία, κάνοντας δεξί κλικ στο οίκοθεν έγγραφο και κλικ στην επιλογή «Δημιουργία Ομοιότυπου». Εισαγωγή εισερχομένου εγγράφου Η δυνατότητα εισαγωγής εισερχομένων στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου, αφορά στην δυνατότητα καταχώρησης αριθμών πρωτοκόλλου με διακριτικό στοιχείο (Α.Π. της μορφής 1Α,1Β,1Γ κ.ο.κ.), οι οποίοι ουσιαστικά παρεμβάλλονται ανάμεσα σε δυο συνεχόμενους αριθμούς πρωτοκόλλησης. Για την εισαγωγή εισερχομένου εγγράφου, επιλέγετε την εγγραφή με τον αριθμό πρωτοκόλλου με βάση τον οποίο θέλετε να καταχωρήσετε νέο εισερχόμενο έγγραφο, που θα έχει ίδιο αριθμό πρωτοκόλλου και διακριτικό, και κάνετε δεξί κλικ. Από το αναδυόμενο μενού, επιλέγετε «Εισαγωγή εισερχομένου» και παρατηρείτε τη δημιουργία μιας νέας καρτέλας με τίτλο «ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΝΕΟΥ ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΟΥ ΓΙΑ Α.Π.: 26». Η καταχώρηση του θα οδηγήσει στην αποθήκευση μιας νέας εγγραφής στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου, η οποία θα λάβει τον αριθμό πρωτοκόλλου 26Α. Στη συνέχεια, καταχωρείτε κανονικά τα στοιχεία του εισερχομένου εγγράφου, με τον τρόπο που περιγράψαμε σε προηγούμενη ενότητα. 154

156 Σημείωση: Το Protocollo, έχει προσυμπληρώσει ενδεικτικά τις ημερομηνίες έκδοσης και παραλαβής του εγγράφου, λαμβάνοντας υπόψη ότι ένα εισηγμένο έγγραφο: - Δεν μπορεί να έχει προγενέστερη ημερομηνία παραλαβής από το αμέσως προηγούμενο έγγραφο του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. - Δεν μπορεί να έχει μεταγενέστερη ημερομηνία παραλαβής από το αμέσως επόμενο έγγραφο του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Π.χ. Αν, όπως στο παράδειγμα, η ημερομηνία του προηγούμενου εγγράφου είναι η 30/3/2016 και η ημερομηνία του επόμενου εγγράφου είναι 31/3/2016, το «ενδιάμεσο» έγγραφο μπορεί να έχει παραληφθεί μόνο κατά τις ημερομηνίες 30/3/2016 και 31/3/2016. Με την ολοκλήρωση της καταχώρησης στην καρτέλα εισαγωγής νέου εισερχομένου, η καρτέλα αποκτά την ακόλουθη μορφή: Πατώντας το κουμπί «Αποθήκευση» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση», θα δημιουργηθεί η ακόλουθη καταχώρηση στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου: 155

157 Συμβουλή: Η εισαγωγή εισερχομένων εγγράφων σε μια εγγραφή του Βιβλίου Πρωτοκόλλου, μπορεί να πραγματοποιηθεί παραπάνω από μια φορές, καθώς η συνέχιση της αρίθμησης συνεχίζεται πλέον στο διακριτικό του αριθμού πρωτοκόλλου (στο παράδειγμα: η καταχώρηση μπορεί να συνεχιστεί με τους αριθμούς πρωτοκόλλου 26Β, 26Γ, 26Δ κ.ο.κ.). Είναι σημαντικό ωστόσο, η διαδικασία αυτή να πραγματοποιείται σε ειδικές για έναν οργανισμό περιπτώσεις, όπου η εισαγωγή ενός εγγράφου μεταξύ δυο συνεχόμενων εγγραφών κρίνεται απαραίτητη. Εισαγωγή οίκοθεν Η διαδικασία που περιεγράφηκε παραπάνω, όμοια μπορεί να πραγματοποιηθεί και για ένα οίκοθεν έγγραφο, στο οποίο θέλετε να εισάγετε έναν νέο αριθμό πρωτοκόλλου με τη χρήση διακριτικού. Για την εισαγωγή οίκοθεν εγγράφου, επιλέγετε το εξερχόμενο έγγραφο στο οποίο θέλετε να εισάγετε ένα νέο οίκοθεν και κάνετε δεξί κλικ. 156

158 Από το αναδυόμενο μενού, επιλέγετε «Εισαγωγή οίκοθεν». Αμέσως, θα δημιουργηθεί η αντίστοιχη καρτέλα «ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΝΕΟΥ ΟΙΚΟΘΕΝ ΓΙΑ Α.Π.: 24» στην οποία καταχωρείτε τα στοιχεία του νέου οίκοθεν με τον τρόπο που περιγράψαμε στην αντίστοιχη ενότητα. Επισημαίνεται ότι - Η ημερομηνία παραλαβής του εισηγμένου οίκοθεν εγγράφου δεν μπορεί να είναι προγενέστερη του αμέσως προηγούμενου εξερχόμενου εγγράφου στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου. - Η ημερομηνία παραλαβής του εισηγμένου οίκοθεν εγγράφου δεν μπορεί να είναι μεταγενέστερη του αμέσως επόμενου εξερχόμενου εγγράφου στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου. Με την ολοκλήρωση της καταχώρησης στην καρτέλα εισαγωγής νέου οίκοθεν, η καρτέλα αποκτά την ακόλουθη μορφή: 157

159 Κατόπιν αποθήκευσης του νέου οίκοθεν με πάτημα στο κουμπί «Αποθήκευση» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση», πραγματοποιείται η εισαγωγή της σχετικής εγγραφής με αριθμό πρωτοκόλλου 14Α στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου Εξερχομένων. 158

160 Αναζήτηση στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου Μια από τις σημαντικότερες λειτουργίες του Protocollo είναι η λειτουργία καθολικής αναζήτησης των Εισερχομένων και Εξερχομένων εγγράφων μέσα από το Βιβλίο Πρωτοκόλλου. Η δυνατότητα να διεξάγετε απλές και σύνθετες αναζητήσεις για την ανεύρεση συγκεκριμένων ή ομάδων εγγράφων, καθιστά τη λειτουργία αυτή ένα χρήσιμο εργαλείου εντοπισμού και παρακολούθησης των εγγράφων ενός οργανισμού. Για να εργαστείτε με τη λειτουργία της Αναζήτησης, ακολουθήστε τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Αναζήτηση Με το άνοιγμα της καρτέλας «Αναζήτηση», θα παρατηρήσετε ότι όμοια με το Βιβλίο Πρωτοκόλλου στην καρτέλα εμπεριέχονται τα ακόλουθα τμήματα: 1. Η Πλευρική Εργαλειοθήκη «Επιλογές», η οποία εμπεριέχει τα φίλτρα αναζήτησης τα οποία θα σας βοηθήσουν να εντοπίσετε μεμονωμένα έγγραφα ή ομάδες εγγράφων. 2. Ο Πίνακας Προβολής των Εισερχομένων, Εξερχομένων και Οίκοθεν Εγγράφων, στον οποίο θα προβάλλονται τα αποτελέσματα της αναζήτησης σας. Πλευρική Εργαλειοθήκη Επιλογές Η αναζήτηση εγγράφων πραγματοποιείται με την επιλογή των κατάλληλων φίλτρων αναζήτησης από την Πλευρική Εργαλειοθήκη. Ειδικότερα, για να αναζητήσετε οποιοδήποτε έγγραφο ή ομάδες εγγράφων: Επιλέγετε από το πλαίσιο «Προβολή», το είδος των εγγράφων που επιθυμείτε να αναζητήσετε. Κάνοντας κλικ στο κουτάκι του αντίστοιχου πεδίου, έχετε τη δυνατότητα να διενεργήσετε αναζήτηση στα εισερχόμενα, εξερχόμενα ή οίκοθεν έγγραφα του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. 159

161 Για να επιλέξετε, κάντε κλικ στο αντίστοιχο κουτάκι στο πλαίσιο «Προβολή» της πλευρικής εργαλειοθήκης. Στο πεδίο «Έτος Πρωτοκόλλησης», επιλέγετε την περίοδο πρωτοκόλλησης στην οποία εμπεριέχεται το έγγραφο ή η ομάδα εγγράφων, που θέλετε να αναζητήσετε. Για την επιλογή της επιθυμητής περιόδου, κάνετε κλικ στο πεδίο «Έτος Πρωτοκόλλησης» και επιλέγετε το έτος από την αναδυόμενη λίστα. Στο πεδίο «Αριθμός Πρωτοκόλλου εγγράφου», πληκτρολογείτε τα ψηφία ή/και τους χαρακτήρες του αριθμού πρωτοκόλλου εντός του πεδίου, βάσει των οποίων θα αναζητηθούν τα εισερχόμενα έγγραφα. Στο πεδίο «Θέμα», πληκτρολογείτε λέξεις ή φράσεις κλειδιά εντός του πεδίου, για την εύρεση εγγράφων με θέμα στο οποίο εμπεριέχονται οι λέξεις ή φράσεις. π.χ.(1) Με την πληκτρολόγηση της λέξης «Μετακίνηση» και πάτημα στο κουμπί «Αναζήτηση», θα εμφανιστούν όλες οι εγγραφές που εμπεριέχουν στο θέμα τους τη λέξη «Μετακίνηση». Παράδειγμα θέματος: «Μετακίνηση Μαθητών 1 ου Γυμνασίου». π.χ.(2) Με την πληκτρολόγηση πολλαπλών λημμάτων όπως «ΑΝΑΛ ΕΣΠΑ», θα εμφανιστούν όλες οι εγγραφές που περιέχουν στο θέμα το λήμμα «ΑΝΑΛ» ή το λήμμα «ΕΣΠΑ». Παράδειγμα θέματος: «ΑΝΑΛΗΨΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ 60 ΠΕ ΕΣΠΑ». Στο πεδίο «Αποστολέας», πληκτρολογείτε λέξεις ή φράσεις κλειδιά εντός του πεδίου, για την εύρεση εγγράφων τα οποία προέρχονται από έναν συγκεκριμένο αποστολέα ή ομάδα αποστολέων. 160

162 Στο πεδίο «Παραλήπτης», πληκτρολογείτε λέξεις ή φράσεις κλειδιά για την εύρεση εντός του πεδίου, εγγράφων τα οποία προέρχονται από έναν συγκεκριμένο παραλήπτη ή ομάδα παραληπτών. Στο πεδίο «Διαγραμμένο», έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε την αναζήτηση των διαγραμμένων ή μη εγγραφών. Για την αναζήτηση των διαγραμμένων εγγραφών κάντε κλικ στο πεδίο «Διαγραμμένο» και επιλέξτε «ΝΑΙ» από την αναδυόμενη λίστα. Στο πεδίο «Αριθμός Πρωτ/λου», ορίζετε το εύρος των καταχωρημένων στο λογισμικό αριθμών πρωτοκόλλου, το οποίο θέλετε να προβληθεί στην οθόνη εργασίας σας. Καταχωρείτε τους αριθμούς πρωτοκόλλου είτε πληκτρολογώντας τα ψηφία στα πεδία «από» και «έως», είτε χρησιμοποιώντας τα βοηθητικά βέλη. Στο πεδίο «Ημερ/νία παραλαβής», ορίζετε το χρονικό εύρος για να αναζητήσετε τα εισερχόμενα έγγραφα τα οποία έχουν παραληφθεί σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Καταχωρείτε τις ημερομηνίες είτε με πληκτρολόγηση, είτε κάνοντας κλικ στα βοηθητικά βέλη (επιλογή ημερομηνίας από ημερολόγιο). 161

163 Στο πεδίο «Ημερ/νία εγγράφου», ορίζετε το χρονικό εύρος για να αναζητήσετε τα έγγραφα τα οποία έχουν εκδοθεί εντός του συγκεκριμένου χρονικού εύρους. Με την ολοκλήρωση της επιλογής των κατάλληλων φίλτρων αναζήτησης, κάνετε κλικ στο κουμπί «Αναζήτηση» για την προβολή των αποτελεσμάτων στο πίνακα της καρτέλας. Σε περίπτωση που θέλετε να πραγματοποιήσετε καθαρισμό των φίλτρων και να επανακαθορίσετε τα κριτήρια αναζήτησης κάντε κλικ στο κουμπί «Επαναφορά», το οποίο βρίσκεται στο κάτω μέρος της Πλευρικής Εργαλειοθήκης «Επιλογές». Συμβουλή: Για να εντοπίσετε ένα συγκεκριμένο στοιχείο στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου μέσω της «Αναζήτησης», μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον χαρακτήρα * (αστερίσκος) κατά την πληκτρολόγηση στα πεδία της πλευρικής εργαλειοθήκης «Επιλογές». Ειδικότερα, ο αστερίσκος (*) είναι ένας «χαρακτήρας μπαλαντέρ», ο οποίος μπορεί να αντικαταστήσει άγνωστους χαρακτήρες σε μια τιμή κειμένου, και είναι ένας εύχρηστος τρόπος για τον εντοπισμό πολλών στοιχείων με παρόμοια, αλλά όχι ίδια, δεδομένα. π.χ. (1): Με την πληκτρολόγηση των χαρακτήρων «εν*» και την εκτέλεση αναζήτησης, εντοπίζονται οι λέξεις ενημέρωση, εντοπισμός αλλά όχι η λέξη προένταξη. π.χ. (2): Με την πληκτρολόγηση των χαρακτήρων «*λήψη» και την εκτέλεση αναζήτησης, εντοπίζονται οι λέξεις κατάληψη, ανάληψη, παράληψη. 162

164 Παραδείγματα Αναζητήσεων Α. Αναζήτηση μεμονωμένου εγγράφου Έστω ότι ο Αποστολέας ενός εισερχόμενου εγγράφου σας ζητά να του γνωστοποιήσετε τον Αριθμό Πρωτοκόλλου της υπηρεσίας σας. Σ αυτήν την περίπτωση, έχετε τη δυνατότητα να αναζητήσετε την αντίστοιχη εγγραφή στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου σας λαμβάνοντας υπόψη τα ακόλουθα κριτήρια αναζήτησης: - Τον Αποστολέα του εγγράφου - Το Έτος Πρωτοκόλλησης - Τον Αριθμό Πρωτοκόλλου του εγγράφου Για να προσαρμόσετε κατάλληλα τα κριτήρια αναζήτησης, από την Πλευρική Εργαλειοθήκη «Επιλογές»: 1. Επιλέγετε το κουμπί «Εισερχομένων» από το πλαίσιο «Προβολή», για την αναζήτηση μόνο των εισερχόμενων εγγράφων. 2. Επιλέγετε το «Έτος Πρωτοκόλλησης» από το αντίστοιχο πεδίο, για να περιορίσετε τα αποτελέσματα σε ένα συγκεκριμένο έτος πρωτοκόλλησης. 3. Πληκτρολογείτε το όνομα στο πεδίο «Αποστολέας», για την αναζήτηση των εγγράφων μόνο από τον συγκεκριμένο αποστολέα. 4. Καταχωρείτε τον δεδομένο αριθμό πρωτοκόλλου στο πεδίο «Αρ. Πρωτοκόλλου εγγράφου». 163

165 5. Έχοντας ολοκληρώσει την καταχώρηση των κριτηρίων αναζήτησης, κάνετε κλικ στο κουμπί «Αναζήτηση» της Πλευρικής Εργαλειοθήκης «Επιλογές». Τα αποτελέσματα στη συνέχεια θα εμφανιστούν στον πίνακα προβολής των αποτελεσμάτων, ενώ έχει προσδιοριστεί με ακρίβεια η εγγραφή στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου. Β. Γενική Αναζήτηση σε ομάδες εγγράφων Έστω ότι θέλετε να καταγράψετε τον αριθμό των εγγράφων που έχετε αποστείλει σε έναν συγκεκριμένο Παραλήπτη στο α τρίμηνο του Σ αυτήν την περίπτωση, έχετε τη δυνατότητα να αναζητήσετε τις αντίστοιχες εγγραφές στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου σας, λαμβάνοντας υπόψη τα ακόλουθα κριτήρια αναζήτησης: - Τον Παραλήπτη του εγγράφου - Το Έτος Πρωτοκόλλησης - Την Ημερομηνία του εγγράφου Για να προσαρμόσετε κατάλληλα τα κριτήρια αναζήτησης, από την Πλευρική Εργαλειοθήκη «Επιλογές»: 1. Επιλέγετε το κουμπί «Εισερχομένων» από το πλαίσιο «Προβολή», για την αναζήτηση μόνο των εισερχόμενων εγγράφων. 2. Επιλέγετε το «Έτος Πρωτοκόλλησης» από το αντίστοιχο πεδίο, για να περιορίσετε τα αποτελέσματα σε ένα συγκεκριμένο έτος πρωτοκόλλησης: 3. Πληκτρολογείτε το όνομα στο πεδίο «Παραλήπτης», για την αναζήτηση των εγγράφων μόνο από τον συγκεκριμένο παραλήπτη. 164

166 4. Επιλέγετε το χρονικό εύρος στο πεδίο «Ημερ/νία εγγράφου», για να αναζητήσετε τα έγγραφα που αφορούν στο α τρίμηνο του Έχοντας ολοκληρώσει την καταχώρηση των κριτηρίων αναζήτησης, κάνετε κλικ στο κουμπί «Αναζήτηση» της Πλευρικής Εργαλειοθήκης «Επιλογές». Τα αποτελέσματα στη συνέχεια θα εμφανιστούν στον πίνακα προβολής των αποτελεσμάτων. 165

167 Εκτύπωση Η λειτουργία της εκτύπωσης στο Protocollo καλύπτει με ολοκληρωμένο τρόπο τις ανάγκες εκτύπωσης ενός οργανισμού, οι οποίες σχετίζονται με την τήρηση του Βιβλίου Πρωτοκόλλου Αλληλογραφίας. Ειδικότερα, οι λειτουργίες εκτύπωσης αφορούν: Την εκτύπωση του Βιβλίου Εισερχομένων Εγγράφων Την εκτύπωση του Βιβλίου Εξερχομένων Εγγράφων Την εκτύπωση αποδεικτικού Πρωτοκόλλησης εισερχόμενων εγγράφων Όπως, σημειώθηκε σε προηγούμενη ενότητα, οι εκτυπώσεις στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου περιλαμβάνουν, εκτός από την απλή εκτύπωση σε κενές σελίδες, και τη δυνατότητα εκτύπωσης σε προεκτυπωμένο/θεωρημένο χαρτί. Για την πραγματοποίηση των προαπαιτούμενων ενεργειών και ρυθμίσεων σχετικά με τη δυνατότητα αυτή, δείτε αναλυτικά στο κεφάλαιο «Ρυθμίσεις Εκτύπωσης» και «Προεκτύπωση βιβλίου». Συμβουλή: Στην ενότητα «Ρυθμίσεις Εκτύπωσης», θα βρείτε - εκτός από τις ρυθμίσεις που αφορούν στη διαδικασία της προεκτύπωσης οδηγίες για την πραγματοποίηση γενικών ρυθμίσεων διαμόρφωσης της εκτύπωσης. Εκτύπωση Βιβλίου Εισερχομένων Για την εκτύπωση του Βιβλίου Εισερχομένων, ανοίξτε το Βιβλίο Πρωτοκόλλου πατώντας το κουμπί «Βιβλίο Πρωτοκόλλου» στη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Με το άνοιγμα του «Βιβλίου Πρωτοκόλλου», θα παρατηρήσετε ότι το κουμπί «Εκτύπωση» της Γραμμής Εργαλείων ενεργοποιείται. Κάντε κλικ στο κουμπί «Εκτύπωση» και επιλέξτε «Βιβλίο πρωτοκόλλου εισερχομένων» από την αναδυόμενη λίστα. 166

168 Μετά την πραγματοποίηση της επιλογής, μια συνολική απεικόνιση του Βιβλίου Πρωτοκόλλου εισερχομένων εμφανίζεται στην καρτέλα «Προβολή Βιβλίου πρωτοκόλλου εισερχομένων». Μέσω αυτής μπορείτε: - Να πραγματοποιήσετε μια συνολική επισκόπηση του Βιβλίου Πρωτοκόλλου εισερχομένων, όπως αυτό πρόκειται να εκτυπωθεί στις σελίδες του εκτυπωτή σας. Για να πλοηγηθείτε στο προς εκτύπωση Βιβλίο Πρωτοκόλλου Εισερχομένων, επιλέξτε από τη φόρμα πάνω αριστερά τον μήνα πρωτοκόλλησης, ώστε να μεταβείτε στις αντίστοιχες σελίδες. 167

169 Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε για την πλοήγηση σας την γραμμή εργαλείων προβολής στο κάτω μέρος της καρτέλας. Ειδικότερα, μεταβείτε στη πρώτη, στην προηγούμενη, επόμενη αλλά και τελευταία σελίδα με τη χρήση των βελών: Επιπρόσθετα μπορείτε να προβάλλετε το Βιβλίο Πρωτοκόλλου με διαφορετικούς τρόπους, κάνοντας κλικ στα παρακάτω κουμπιά προβολής και ρυθμίζοντας το επίπεδο «Ζουμ» με τη χρήση της οριζόντιας μπάρας: - Να πραγματοποιήσετε μια απλή εκτύπωση, βάσει της προεπισκόπησης που έχετε πραγματοποιήσει ως τώρα, κάνοντας κλικ στο πάνω μέρος του εικονιδίου «Εκτύπωση». Επιλογή Εκτυπωτή Από το παράθυρο διαλόγου, επιλέγετε από τους διαθέσιμους εκτυπωτές τον εκτυπωτή στον οποίο επιθυμείτε να εκτυπώσετε το Βιβλίο Πρωτοκόλλου Εισερχομένων επιλέγοντας τον από την αναδυόμενη λίστα στο πεδίο «Όνομα». 168

170 Επιλογή Περιοχής Εκτύπωσης Επιλέγετε από την ενότητα «Περιοχή Εκτύπωσης» αν θα εκτυπώσετε όλες τις σελίδες ή επιλεγμένο εύρος, πατώντας το αντίστοιχο κουμπί επιλογής. Επιλογή αριθμού αντιτύπων Πληκτρολογείτε ή καταχωρείτε με τα βοηθητικά βέλη τον αριθμό των αντιτύπων του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Ολοκληρώνετε τη διαδικασία πατώντας το κουμπί «ΟΚ» Αποθήκευση σε αρχείο pdf Εκτός από την εκτύπωση του Βιβλίου Πρωτοκόλλου Εισερχομένων, σε αυτό το σημείο μπορείτε να προχωρήσετε και στην αποθήκευση του σε μορφή pdf. Για να αποθηκεύσετε το προς εκτύπωση Βιβλίο πρωτοκόλλου σε μορφή pdf, έχοντας ανοιχτή την καρτέλα «Προβολή Βιβλίου πρωτοκόλλου εισερχομένων» ακολουθείτε τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Αποθήκευση Θα σας εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου «Αποθήκευση αναφοράς». Αφού επιλέξετε τη θέση αποθήκευσης και πληκτρολογήσετε το όνομα που επιθυμείτε, επιλέξτε «Αποθήκευση» για την αποθήκευση του αρχείου στον υπολογιστή σας. 169

171 Εκτύπωση «Στιγμιοτύπου σελίδας» Εκτός από την απλή εκτύπωση, έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε ένα «Στιγμιότυπο σελίδας», στο οποίο θα έχετε τη δυνατότητα να πραγματοποιήσετε τις απαιτούμενες ρυθμίσεις, πριν από την εκτύπωση σε προεκτυπωμένο χαρτί. Σημείωση: Η λειτουργία του στιγμιότυπου εφαρμόζεται στις περιπτώσεις όπου χρειάζεται να εκτυπώσετε ορισμένα μόνο από τα στοιχεία μιας σελίδας του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Ενδεικτικά, αυτό μπορεί να συμβεί στις περιπτώσεις όπου: - Επιθυμείτε την εκτύπωση σε θεωρημένες/εκτυπωμένες σελίδες πρωτοκόλλου, οι οποίες ήδη εμπεριέχουν γραφικά στοιχεία (λογότυπα, γραμμές πλέγματος) όσο και ορισμένες καταχωρήσεις εγγραφές πρωτοκόλλου. - Θέλετε να συνεχίσετε την εκτύπωση του Βιβλίου Πρωτοκόλλου, από την τελευταία σελίδα εκτύπωσης, στην οποία ήδη έχουν εκτυπωθεί παλαιότερες εγγραφές πρωτοκόλλου αλλά και γραφικά στοιχεία. Έστω λοιπόν ότι από ένα Βιβλίο Πρωτοκόλλου Εισερχομένων, έχει πραγματοποιηθεί σε προηγούμενη φάση η ακόλουθη εκτύπωση: Για να εκτυπώσετε τις υπόλοιπες εγγραφές εισερχομένων στη σελίδα αυτή, αφού ανατρέξετε στη σελίδα από την καρτέλα «Προβολή Βιβλίου πρωτοκόλλου εισερχομένων» κάνετε κλικ στο κουμπί «Στιγμιότυπο σελίδας». 170

172 Στον χώρο εργασίας σας, θα εμφανιστεί άμεσα το Στιγμιότυπο της σελίδας καθώς και η πλευρική στήλη «Επιλογές εκτύπωσης». Παρατηρείτε ότι σε σχέση με την εκτυπωμένη σελίδα, η σελίδα αυτή εμπεριέχει νέες εγγραφές στις τελευταίες τρεις γραμμές του πίνακα. Για να αποφύγετε την επανεκτύπωση των στοιχείων της ήδη εκτυπωμένης σελίδας: 1. Πραγματοποιείτε τις απαιτούμενες ρυθμίσεις από το Εργαλείο «Ρυθμίσεις Εκτύπωσης». Ειδικότερα, μεταβαίνετε στις ρυθμίσεις εκτύπωσης για να απενεργοποιήσετε την επιλογή εκτύπωσης του λογοτύπου. 171

173 Αποθηκεύστε τις αλλαγές και πραγματοποιήστε εκ νέου λήψη «Στιγμιοτύπου». 2. Από το νέο στιγμιότυπο της Σελίδας προχωρήστε σε περαιτέρω επιλογές εκτύπωσης, αφαιρώντας τα στοιχεία που έχουν ήδη εκτυπωθεί στην σελίδα. Λαμβάνοντας υπόψη ότι επιθυμούμε να εκτυπώσουμε πρόσθετα τις τρεις τελευταίες εγγραφές από επιλέγουμε: τις σειρές που έχουν ήδη εκτυπωθεί, τα στοιχεία του πίνακα, των κεφαλίδων και του υποσέλιδου. 172

174 Ολοκληρώνετε τη διαδικασία εκτύπωσης κάνοντας κλικ στο κουμπί «Εκτύπωση» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Εκτύπωση Βιβλίου Εξερχομένων Για την εκτύπωση του Βιβλίου Εξερχομένων, ανοίξτε εκ νέου το Bιβλίο Πρωτοκόλλου πατώντας το κουμπί «Βιβλίο Πρωτοκόλλου» στη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση». Με το άνοιγμα του «Βιβλίου Πρωτοκόλλου», θα παρατηρήσετε ότι το κουμπί «Εκτύπωση» της Γραμμής Εργαλείων ενεργοποιείται. Κάντε κλικ στο κουμπί «Εκτύπωση» και επιλέξτε «Βιβλίο πρωτοκόλλου εξερχομένων» από το αναδυόμενο μενού. Μετά την πραγματοποίηση της επιλογής, μια συνολική απεικόνιση του Βιβλίου Πρωτοκόλλου εισερχομένων εμφανίζεται στη Καρτέλα «Προβολή Βιβλίου πρωτοκόλλου εξερχομένων». Απλή εκτύπωση Βιβλίου Πρωτοκόλλου Εξερχομένων Όμοια με τη διαδικασία εκτύπωσης που αφορά στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου Εξερχομένων, μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια απλή εκτύπωση του βιβλίου, βάσει των επιλογών που έχετε πραγματοποιήσει στις Ρυθμίσεις Εκτύπωσης. Για να κάνετε μια απλή εκτύπωση του Βιβλίου Πρωτοκόλλου Εξερχομένων, πατήστε το πάνω μέρος του κουμπιού εκτύπωση για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου της εκτύπωσης. 173

175 Επιλογή Εκτυπωτή Από το παράθυρο διαλόγου, επιλέγετε από τους διαθέσιμους εκτυπωτές τον εκτυπωτή στον οποίο επιθυμείτε να εκτυπώσετε το Βιβλίο Πρωτοκόλλου Εξερχομένων επιλέγοντας τον από την αναδυόμενη λίστα στο πεδίο «Όνομα». Επιλογή Περιοχής Εκτύπωσης Επιλέγετε από την ενότητα «Περιοχή Εκτύπωσης» αν θα εκτυπώσετε όλες τις σελίδες, ή επιλεγμένο εύρος, πατώντας το αντίστοιχο κουμπί επιλογής. Επιλογή αριθμού αντιτύπων Πληκτρολογείτε ή καταχωρείτε με τα βοηθητικά βέλη τον αριθμό των αντιτύπων του Βιβλίου Πρωτοκόλλου Εξερχομένων. Ολοκληρώνετε τη διαδικασία πατώντας το κουμπί «ΟΚ» Αποθήκευση σε αρχείο pdf Εκτός από την εκτύπωση του Βιβλίου Πρωτοκόλλου Εξερχομένων, σε αυτό το σημείο μπορείτε να προχωρήσετε και στην αποθήκευση του σε μορφή pdf. Για να αποθηκεύσετε το προς εκτύπωση Βιβλίο πρωτοκόλλου σε μορφή.pdf, έχοντας ανοιχτή την καρτέλα «Προβολή Βιβλίου πρωτοκόλλου εισερχομένων» ακολουθείτε τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Αποθήκευση 174

176 Θα σας εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου «Αποθήκευση αναφοράς». Αφού επιλέξετε τη θέση αποθήκευσης και πληκτρολογήσετε το όνομα που επιθυμείτε, επιλέξτε «Αποθήκευση» για την αποθήκευση του αρχείου.pdf στον υπολογιστή σας. Εκτύπωση στιγμιοτύπου Όμοια με τη διαδικασία που περιγράψαμε για το Βιβλίο Εισερχομένων, το Protocollo σας δίνει τη δυνατότητα να πραγματοποιήσετε ένα στιγμιότυπο σελίδας, προκειμένου να εκτυπώσετε στη συνέχεια σε θεωρημένο/προεκτυπωμένο χαρτί. Για να προχωρήσετε στη δημιουργία στιγμιοτύπου σελίδας: 1. Ελέγχετε την προεκτυπωμένη σελίδα του Βιβλίου Πρωτοκόλλου ως προς τις εγγραφές και τα γραφικά στοιχεία που έχουν ήδη προεκτυπωθεί. Έστω ότι η σελίδα στην οποία θα πραγματοποιήσετε προεκτύπωση είναι η ακόλουθη: 175

177 2. Προβάλλετε τη σελίδα την οποία επιθυμείτε να εκτυπώσετε, στην καρτέλα «Προβολή Βιβλίου Πρωτοκόλλου εξερχομένων». Διαπιστώνετε σε σύγκριση με την προεκτυπωμένη σας σελίδα, ποιες είναι οι νέες εγγραφές που πρέπει να εκτυπωθούν στον πίνακα του Βιβλίου Πρωτοκόλλου Εξερχομένων. 176

178 3. Στην καρτέλα «Προβολή Βιβλίου Πρωτοκόλλου εξερχομένων», κάνετε κλικ στο κουμπί «Στιγμιότυπο Σελίδας». Παρατηρείτε ότι σε σχέση με την εκτυπωμένη σελίδα, η σελίδα αυτή εμπεριέχει νέες εγγραφές στη δεύτερη και στη τέταρτη γραμμή του πίνακα. Για να αποφύγετε την επανεκτύπωση των στοιχείων της ήδη εκτυπωμένης σελίδας: 1. Πραγματοποιείτε τις απαιτούμενες ρυθμίσεις από το Εργαλείο «Ρυθμίσεις Εκτύπωσης». Ειδικότερα, μεταβαίνετε στις ρυθμίσεις εκτύπωσης για να απενεργοποιήσετε την επιλογή εκτύπωσης του λογοτύπου. 177

179 Αποθηκεύετε τις αλλαγές και πραγματοποιείτε εκ νέου λήψη «Στιγμιοτύπου». 2. Από το νέο στιγμιότυπο της Σελίδας προχωρήστε σε περαιτέρω επιλογές εκτύπωσης, αφαιρώντας τα στοιχεία που έχουν ήδη εκτυπωθεί στην σελίδα. Ειδικότερα αποεπιλέγετε: τις εγγραφές που έχουν ήδη εκτυπωθεί, τα στοιχεία του πίνακα, των κεφαλίδων και του υποσέλιδου. 178

180 Ολοκληρώστε τέλος τη διαδικασία εκτύπωσης κάνοντας κλικ στο κουμπί «Εκτύπωση» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Εκτύπωση μεμονωμένης σελίδας Βιβλίου Πρωτοκόλλου Για να εκτυπώσετε μια μεμονωμένη σελίδα από το Βιβλίο Πρωτοκόλλου, στην οποία εμπεριέχεται μια ή περισσότερες προς εκτύπωση εγγραφές, ακολουθείτε έναν από τους δύο τρόπους: Α τρόπος Από το Βιβλίο Πρωτοκόλλου (Εισερχομένων ή Εξερχομένων), επιλέγετε μια από τις εγγραφές και κάνετε δεξί κλικ. Από το αναδυόμενο μενού, επιλέγετε «Επισκόπηση εκτύπωσης» ώστε να εμφανιστεί η νέα καρτέλα «ΑΠΟΣΠΑΣΜΑ ΒΙΒΛΙΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ - ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΑ». Από την καρτέλα αυτή πραγματοποιείτε τη διαδικασία εκτύπωσης όπως αυτή παρατέθηκε αναλυτικά παραπάνω. 179

181 Β τρόπος Από την Αναζήτηση (Εισερχομένων ή Εξερχομένων), επιλέγετε μια από τις εγγραφές Εισερχομένων ή Εξερχομένων και κάνετε δεξί κλικ. Από το αναδυόμενο μενού, επιλέγετε «Επισκόπηση εκτύπωσης» ώστε να εμφανιστεί η νέα καρτέλα «ΑΠΟΣΠΑΣΜΑ ΒΙΒΛΙΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ - ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΑ». Από την καρτέλα αυτή πραγματοποιείτε τη διαδικασία εκτύπωσης όπως αυτή παρατέθηκε αναλυτικά παραπάνω. 180

182 Εκτύπωση Αποδεικτικού Πρωτοκόλλησης Για την εκτύπωση Αποδεικτικού Πρωτοκόλλησης: 1. Ανοίγετε το Βιβλίο Πρωτοκόλλου με πάτημα στο κουμπί «Βιβλίο Πρωτοκόλλου». 2. Επιλέγετε το έτος και το μήνα πρωτοκόλλησης για το οποίο θέλετε να εκτυπώσετε ένα αποδεικτικό, από τα πεδία της Πλευρικής Εργαλειοθήκης «Επιλογές». 3. Επιλέγετε την εγγραφή του εισερχόμενου εγγράφου από το Βιβλίο Πρωτοκόλλου, για την οποία θέλετε να εκτυπώσετε το αποδεικτικό πρωτοκόλλησης. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Εκτύπωση» και επιλέξτε «Αποδεικτικό πρωτοκόλλου» από το αναδυόμενο μενού. 181

183 Θα σας εμφανιστεί η νέα καρτέλα «Προβολή αποδεικτικού πρωτοκόλλησης προς εκτύπωση». Σε αυτή, προβάλλεται το αποδεικτικό πρωτοκόλλησης όπως πρόκειται να εκτυπωθεί. Σημείωση: Η διαμόρφωση της σελίδας έχει πραγματοποιηθεί βάσει των επιλεγμένων Ρυθμίσεων Εκτύπωσης (βλ. στοιχεία λογοτύπου, κεφαλίδων, υποσέλιδου). Παρατηρήστε ότι το αποδεικτικό πρωτοκόλλησης εισερχομένου εγγράφου εμπεριέχει τα ακόλουθα στοιχεία: 182

184 Αριθμός πρωτοκόλλου εισερχομένου εγγράφου Ημερομηνία Παραλαβής Αποστολέας Θέμα εγγράφου Εφόσον σε κάποιο έγγραφο έχει επιλεχθεί από τα «Στοιχεία Οργανισμού» (βλ. τη σχετική ενότητα «Εργαλεία»), η εμφάνιση του ονοματεπώνυμου συνδεδεμένου χειριστή, του ονοματεπώνυμου καταχωρητή καθώς και των τμημάτων και προσώπων που χρεώθηκαν το έγγραφο, το αποδεικτικό πρωτοκόλλου θα συμπεριλάβει και αυτά τα στοιχεία κατά την εκτύπωση. Για την εκτύπωση του αποδεικτικού πρωτοκόλλησης, κάντε κλικ στο πάνω μέρος του εικονιδίου «Εκτύπωση». 183

185 Επιλογή Εκτυπωτή Από το παράθυρο διαλόγου, επιλέγετε από τους διαθέσιμους εκτυπωτές τον εκτυπωτή στον οποίο επιθυμείτε να εκτυπώσετε το Βιβλίο Πρωτοκόλλου Εισερχομένων επιλέγοντας τον από την αναδυόμενη λίστα στο πεδίο «Όνομα». Επιλογή αριθμού αντιτύπων Πληκτρολογείτε ή καταχωρείτε με τα βοηθητικά βέλη τον αριθμό των αντιτύπων του αποδεικτικού πρωτοκόλλησης Ολοκληρώνετε τη διαδικασία πατώντας το κουμπί «ΟΚ» Αποθήκευση σε αρχείο.pdf Εκτός από την εκτύπωση του Αποδεικτικού Πρωτοκόλλου, μπορείτε να το αποθηκεύσετε σε μορφή pdf. Ειδικότερα, έχοντας ανοιχτή την καρτέλα «Προβολή Βιβλίου πρωτοκόλλου εισερχομένων» ακολουθείτε τη διαδρομή: Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» > Αποθήκευση Θα σας εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου «Αποθήκευση αναφοράς». 184

186 Αφού επιλέξετε τη θέση αποθήκευσης και πληκτρολογήσετε το όνομα που επιθυμείτε, επιλέξτε «Αποθήκευση» για την αποθήκευση του αρχείου στον υπολογιστή σας. 185

187 Αποχρέωση Σε προηγούμενη ενότητα, καταγράφηκαν στο πλαίσιο της καταχώρησης ενός νέου εισερχόμενου ή ενός οίκοθεν εγγράφου, τα απαιτούμενα βήματα για τη χρέωση ενός εγγράφου σε ειδικότερο τμήμα και υπάλληλο ενός οργανισμού. Σε αυτό το κεφάλαιο θα δείτε τη διαδικασία απλής και μαζικής αποχρέωσης εγγράφων με τη χρήση του λογισμικού Protocollo Bridge. Απλή Αποχρέωση εγγράφου Η διαδικασία αποχρέωσης ενός εισερχομένου ή οίκοθεν περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Εντοπίζετε και επιλέγετε την εγγραφή του εισερχομένου ή του οίκοθεν εγγράφου, το οποίο επιθυμείτε να αποχρεώσετε, από το Βιβλίο Πρωτοκόλλου. 2. Κάντε δεξί κλικ στην εγγραφή και επιλέξτε «Επεξεργασία» από το αναδυόμενο μενού. 186

188 3. Στην καρτέλα του πρωτοκολλημένου εγγράφου (είτε εισερχόμενου είτε οίκοθεν), μεταβαίνετε στην υπό- καρτέλα «Χρεώσεις/Αποχρεώσεις» 4. Στις «Χρεώσεις/Αποχρεώσεις» επιλέγετε το κουτάκι «Αποχρεώθηκε» για να πραγματοποιηθεί η αποχρέωση από το Τμήμα και τον υπάλληλο του οργανισμού. Αποθηκεύουμε τις αλλαγές με κλικ στο κουμπί «Αποθήκευση» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση». Παρατηρήστε ότι κατόπιν της αποχρέωσης ενός εγγράφου, στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου, το εικονίδιο της χρέωσης στην αντίστοιχη εγγραφή έχει αλλάξει χρώμα και εμφανίζεται γκρίζο με την ένδειξη «Αποχρεώθηκε». 187

189 Μαζική Αποχρέωση Εγγράφων Η μαζική αποχρέωση εγγράφων είναι μια συμπληρωματική λειτουργία του Protocollo, η οποία δύναται να πραγματοποιηθεί με την εγκατάσταση και χρήση της επέκτασης του λογισμικού, το Protocollo Bridge. Με το Protocollo Bridge δίνεται η δυνατότητα να αναθέσετε τις εργασίες αποχρέωσης σε άλλο υπάλληλο. Ο υπάλληλος πραγματοποιεί την αποχρέωση των εγγράφων με τυποποιημένο, εύχρηστο και εργονομικό τρόπο, επιταχύνοντας συνολικά τη διαδικασία της αποχρέωσης. Για την προσθήκη της επέκτασης του Protocollo Bridge και την εκτέλεση της διαδικασίας μαζικής αποχρέωσης εγγράφων επικοινωνήστε με τα στελέχη της e- way.gr για πρόσθετες πληροφορίες για την εγκατάσταση και χρήση του προγράμματος. Σχηματικά, η λειτουργία της επέκτασης Protocollo Bridge, περιγράφεται ως εξής: 188

190 Εγκατάσταση Επέκτασης Protocollo Bridge Για την εγκατάσταση της επέκτασης του Protocollo Bridge, κάνετε διπλό κλικ στο αρχείο εγκατάστασης του λογισμικού, το οποίο σας έχει αποσταλεί από την e- way.gr. Με διπλό κλικ στο αρχείο της εγκατάστασης, θα σας εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου που αφορά στην εγκατάσταση του Protocollo Bridge. Τσεκάρετε το κουτί «Συμφωνώ με τους όρους», για να ενεργοποιήσετε το κουμπί της Εγκατάστασης («Install»), όπως φαίνεται στην εικόνα δεξιά. Με πάτημα στο κουμπί «Install», θα ξεκινήσει η εγκατάσταση του λογισμικού. 189

191 Με την ολοκλήρωση της εγκατάστασης πατήστε το κουμπί «Τέλος». Αποστολή Χρεώσεων Πρώτο βήμα για την μαζική αποχρέωση των εγγράφων αποτελεί η διαδικασία «Αποστολής Χρεώσεων» από το Protocollo. Για να πραγματοποιήσετε την αποστολή χρεώσεων κάνετε κλικ στο κουμπί «Εργαλεία» στη Γραμμή Εργαλείων «Διαχείριση» και επιλέγετε «Αποστολή Χρεώσεων» από το αναδυόμενο μενού. 190

192 Κατά την αποστολή των χρεώσεων το Protocollo θα σας ενημερώνει σταδιακά για την πρόοδο των εργασιών αποστολής. Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας (100%) θα σας εμφανιστεί ενημερωτικό μήνυμα στο κάτω δεξιά μέρος της οθόνης. Άνοιγμα και Σύνδεση Protocollo Bridge Αμέσως μετά την αποστολή των χρεώσεων συνεχίζετε με το άνοιγμα του Protocollo Bridge. Κατόπιν της εγκατάστασης του λογισμικού, στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας έχει δημιουργηθεί αυτόματα το εικονίδιο συντόμευσης του προγράμματος (βλ. εικονίδιο δεξιά). Για να ξεκινήσετε την εργασία σας με το Protocollo Bridge, κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο της συντόμευσης. 191

193 Με το άνοιγμα του λογισμικού, θα παρατηρήσετε ότι στο κάτω αριστερά μέρος του χώρου εργασίας εμφανίζεται η ένδειξη «Αποσυνδεδεμένο». Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να πραγματοποιήσετε αρχικά τη διαδικασία εγγραφής στο Protocollo Bridge, προκειμένου να καταστεί δυνατή η αποστολή των δεδομένων των χρεώσεων από το ένα λογισμικό στο άλλο. Για να πραγματοποιήσετε τη διαδικασία σύνδεσης πατάτε το κουμπί «Εγγραφή», στο πάνω αριστερά μέρος της οθόνης: 4 192

194 Παρατηρήστε ότι τα απαιτούμενα προς συμπλήρωση πεδία είναι τα ακόλουθα: 1. Το «Αναγνωριστικό Οργανισμού» 2. Το «Αναγνωριστικό Χειριστή» Για να αντιγράψετε τα στοιχεία αυτά σε ένα πρόχειρο έγγραφο κειμένου, το οποίο θα μπορείτε να αποθηκεύσετε και να αποστείλετε στο αρμόδιο για της διαδικασία αποχρέωσης στέλεχος, πραγματοποιείτε τα ακόλουθα βήματα: Ακολουθείτε στο Protocollo τη διαδρομή: Γραμμή εργαλείων «Διαχείριση» > Λογαριασμοί Χειριστών Ανοίγετε την καρτέλα χειριστή κάνοντας δεξί κλικ στην εγγραφή του χειριστή και κλικ στην επιλογή «Επεξεργασία». Αντιγράφετε το «Αναγνωριστικό Λογαριασμού» και το «Αναγνωριστικό χειριστή», κάνοντας κλικ στο κουμπί «Αντιγραφή λογαριασμού». Το Protocollo θα σας επιβεβαιώσει την αντιγραφή των στοιχείων στο πρόχειρο, με σχετικό μήνυμα στο κάτω δεξιά μέρος του χώρου εργασίας σας. 193

195 Επικολλήστε στη συνέχεια τα στοιχεία σε ένα κενό αρχείο κειμένου της μορφής.doc ή.txt. Επιστρέψτε εκ νέου στο Protocollo Bridge για να καταχωρήσετε το «Αναγνωριστικό Οργανισμού» και το «Αναγνωριστικό Χειριστή» στο παράθυρο «Εγγραφή». 194

196 Αφού καταχωρήσετε τα απαιτούμενα αναγνωριστικά, ολοκληρώστε τη διαδικασία πατώντας το κουμπί «Εγγραφή». Με το πάτημα στο κουμπί «Εγγραφή» και την ολοκλήρωση των διεργασιών σύνδεσης, θα σας εμφανιστεί ένα μήνυμα επιβεβαίωσης με τίτλο «Ολοκλήρωση εγγραφής». Ακολουθήστε τις οδηγίες του μηνύματος, κλείνοντας τη φόρμα εγγραφής και πατώντας το κουμπί «Σύνδεση» στην πάνω αριστερά γωνία του Protocollo Bridge. Θα σας εμφανιστεί στη συνέχεια το παράθυρο διαλόγου «Σύνδεση» στο οποίο θα πρέπει να καταχωρήσετε το συνθηματικό του χειριστή, όπως αυτό παραλήφθηκε κατά την αντιγραφή των στοιχείων του Λογαριασμού Χειριστή. Αφού καταχωρήσετε το συνθηματικό του χειριστή στο πεδίο, πατήστε «Σύνδεση». 195

197 196

198 Με τη σύνδεση σας, θα εμφανιστεί στο παράθυρο η οθόνη εργασίας του Protocollo Bridge, στην οποία μπορείτε να διακρίνετε τα εξής τμήματα: - Την πλευρική εργαλειοθήκη «Επιλογές» (αριστερά), στην οποία, μπορείτε να επιλέξετε διαφορετικά φίλτρα για την προβολή των εγγραφών του Βιβλίου Πρωτοκόλλου. - Τον πίνακα προβολής των Εισερχομένων/Εξερχομένων, στον οποίο θα προβάλλονται τα έγγραφα τα οποία εμπεριέχουν χρεώσεις, προκειμένου να προχωρήσετε στην αποχρέωση τους. - Την πλευρική εργαλειοθήκη «Λεπτομέρειες» (δεξιά) στην οποία προβάλλονται τα ειδικότερα στοιχεία ενός επιλεγμένου από τον πίνακα προβολής εγγράφου και τέλος, το πλαίσιο «Χρεώσεις/Αποχρεώσεις», στο οποίο θα σας εμφανιστεί το κουμπί αποχρέωσης των εγγράφων. Παραλαβή Χρεώσεων Για να εμφανίσετε τα δεδομένα των εγγράφων, τα οποία απεστάλησαν από το Protocollo κατά τη διαδικασία «Αποστολής Χρεώσεων», θα πρέπει να προχωρήσετε στην παραλαβή των χρεώσεων, πατώντας το κουμπί «Παραλαβή» από τη μοναδική γραμμή εργαλείων του Protocollo Bridge. To λογισμικό θα ξεκινήσει άμεσα τη διαδικασία παραλαβής χρεώσεων. Ανάλογα με τον αριθμό των χρεωμένων εγγράφων, η διαδικασία αναμένεται να διαρκέσει από μερικά δευτερόλεπτα έως μερικά λεπτά. Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας παραλαβής, πατήστε το κουμπί «Αναζήτηση», από την πλευρική εργαλειοθήκη «Επιλογές». Με αυτόν τον τρόπο θα εμφανιστεί στον πίνακα προβολής των εγγραφών, το σύνολο των εγγράφων που εμπεριέχουν χρεώσεις και απεστάλησαν από το Protocollo. 197

199 198

200 Παρατηρήστε ότι στον πίνακα προβολής, εμφανίζεται το σύνολο των εγγράφων τα οποία εμπεριέχουν χρεώσεις, καθώς η στήλη «Χρεωμένο» είναι τσεκαρισμένη για κάθε εγγραφή. Αποχρέωση Με την μαζική πλέον προβολή των εγγραφών στον πίνακα του Protocollo Bridge, προχωρήστε τη διαδικασία αποχρέωσης επιλέγοντας την κάθε εγγραφή και πατώντας το κουμπί «Αποχρεώθηκε», το οποίο βρίσκεται στην δεξιά εργαλειοθήκη «Λεπτομέρειες» στο πλαίσιο «Χρεώσεις/Αποχρεώσεις» Με το πάτημα του κουμπιού «Αποχρεώθηκε», θα παρατηρήσετε ότι η εγγραφή αφαιρείται από τον πίνακα προβολής, γεγονός που συνεπάγεται και την αποχρέωση του επιλεγμένου εγγράφου. Επαναφορά Χρέωσης Σε περίπτωση που εκ παραδρομής πατήσετε «Αποχρέωση» για ένα μη αποχρεωμένο έγγραφο έχετε τη δυνατότητα να το επαναφέρετε σε κατάσταση χρέωσης με τις ακόλουθες ενέργειες: 1. Από την Πλευρική Εργαλειοθήκη «Επιλογές» στο πεδίο «Χρεωμένο» επιλέγετε «Όχι» και στη συνέχεια εκτελείτε αναζήτηση με πάτημα στο κουμπί «Αναζήτηση» 199

201 2. Στον πίνακα προβολής των εγγράφων επιλέγετε το έγγραφο που θέλετε να επαναφέρετε. 3. Στην πλευρική Εργαλειοθήκη «Λεπτομέρειες» ξετσεκάρετε το πεδίο «Αποχρέωθηκε». Επιλέξτε από την Πλευρική Εργαλειοθήκη «Επιλογές» την προβολή των χρεωμένων εγγράφων, επιλέγοντας «Ναι» στο πεδίο «Χρεωμένο» και πατώντας «Αναζήτηση». Το έγγραφο σας έχει επανέλθει στα χρεωμένα έγγραφα. Αποστολή αποχρεώσεων Αφού πραγματοποιήσετε τη διαδικασία αποχρέωσης και για τα υπόλοιπα έγγραφα του πίνακα, ολοκληρώνετε τη συλλογή και αποστολή των αποχρεώσεων στο Protocollo, πατώντας το κουμπί «Αποστολή», από τη Γραμμή Εργαλείων. Το Protocollo Bridge στο σημείο αυτό θα σας ενημερώσει ότι με την ολοκλήρωση της αποστολής των αποχρεώσεων δεν θα είναι δυνατή η περαιτέρω επεξεργασία των εγγράφων αυτών στο Protocollo Bridge. Επιβεβαιώνοντας την ενέργεια σας, θα ολοκληρωθεί η ενέργεια αποστολής των αποχρεώσεων πίσω στο Protocollo. 200

202 Παραλαβή Αποχρεώσεων Τελευταίο στάδιο στη διαδικασία μαζικής αποχρέωσης εγγράφων είναι η παραλαβή των αποχρεώσεων, οι οποίες πραγματοποιήθηκαν μέσω της επέκτασης Protocollo Bridge, στο Protocollo. Για να προχωρήσετε στην παραλαβή των Αποχρεώσεων, κάνετε κλικ στο κουμπί «Εργαλεία» της Γραμμής Εργαλείων «Διαχείριση» και επιλέγετε «Παραλαβή Αποχρεώσεων» από το αναδυόμενο μενού. H διαδικασία παραλαβής αποχρεώσεων μπορεί να διαρκέσει από μερικά δευτερόλεπτα έως μερικά λεπτά, ανάλογα τον αριθμό των αποχρεώσεων που πρόκειται να παραληφθεί. 201

203 Αφού σας ενημερώσει τμηματικά για την πρόοδο των εργασιών παραλαβής των αποχρεώσεων, το Protocollo, θα εμφανίσει μήνυμα επιτυχίας ολοκλήρωσης της διαδικασίας. Με το άνοιγμα του Βιβλίου Πρωτοκόλλου, θα μπορείτε πλέον να δείτε την αποχρέωση των εισερχόμενων ή των οίκοθεν εγγράφων, είτε ανοίγοντας τα επιμέρους έγγραφα, είτε κάνοντας επισκόπηση στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου, όπου το εικονίδιο της χρέωσης, θα εμφανίζεται πλέον γκριζαρισμένο. 202

204 Ενεργοποίηση προϊόντος Για την ενεργοποίηση του Protocollo, απαιτείται η χρήση του Κωδικού ενεργοποίησης του προϊόντος. O κωδικός αυτός, αποστέλλεται μετά από την ολοκλήρωση της αγοράς του προϊόντος από την ιστοσελίδα της e-way.gr και αφορά στην εγκατάσταση μιας άδειας χρήσης σε έναν ηλεκτρονικό υπολογιστή. Το σας αποστέλλεται από την ηλεκτρονική διεύθυνση support@e-way.gr. Σημείωση: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το σύνολο λειτουργιών του λογισμικού Protocollo δωρεάν και για απεριόριστο χρόνο, έχοντας τη δυνατότητα να πρωτοκολλήσετε ελεύθερα έως και πενήντα (50) έγγραφα. Η αγορά άδειας χρήσης είναι απαραίτητη για την ενεργοποίηση του προϊόντος, προκειμένου να μπορέσετε να πρωτοκολλήσετε απεριόριστο αριθμό εγγράφων. Όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα, στο μήνυμα αλληλογραφίας που σας έχει αποσταλεί, αναγράφεται ο 32ψήφιος κωδικός ενεργοποίησης του προϊόντος, τον οποίο θα πρέπει να αντιγράψετε και να καταχωρήσετε στη συνέχεια στην φόρμα ενεργοποίησης του προϊόντος. Για να οδηγηθείτε στη φόρμα αυτή, θα πρέπει έχοντας ανοιχτό το Protocollo, να επιλέξετε τη Γραμμή Εργαλείων «Βοήθεια» και στη συνέχεια να πατήσετε το κουμπί «Άδεια Χρήσης». 203

205 Στο παράθυρο που ανοίγει αναγράφεται το αναγνωριστικό του μηχανήματος, ενώ επίσης μπορείτε να ενημερωθείτε για το «υπόλοιπο» των αριθμών πρωτοκόλλου που μπορείτε να καταχωρήσετε χωρίς να απαιτηθεί η ενεργοποίηση του προϊόντος. Με πάτημα στο κουμπί «Ενεργοποιήστε το προϊόν σας», θα εμφανιστεί νέο παράθυρο διαλόγου, στο οποίο θα πρέπει να καταχωρήσετε το σας (όπως δηλώθηκε κατά την εγγραφή), καθώς και τον Κωδικό ενεργοποίησης του Προϊόντος. Αφού ολοκληρώσετε την συμπλήρωση των ζητούμενων στοιχείων, θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί «Ενεργοποίηση». Για την πραγματοποίηση της ενεργοποίησης απαιτείται σύνδεση στο Internet. Το λογισμικό στη συνέχεια θα σας ενημερώσει για την επιτυχή ενεργοποίηση του προϊόντος με σχετικό μήνυμα (βλ. παρακάτω εικόνα). Σε διαφορετική περίπτωση, ελέγξτε την ορθότητα των στοιχείων που καταχωρήσατε και επαναλάβετε τη διαδικασία. 204

206 Έλεγχος για ενημερώσεις Μετά από την ενεργοποίηση του προϊόντος συνιστούμε την πραγματοποίηση ελέγχου για την ύπαρξη νέων εκδόσεων του Protocollo. Επισημαίνουμε ότι οι νέες εκδόσεις, διατίθενται δωρεάν για λήψη και εγκατάσταση, ανεξάρτητα από την αγορά άδειας χρήσης. Μόνη απαίτηση είναι η σύνδεση του ηλεκτρονικού σας υπολογιστή με το διαδίκτυο. Για τη λήψη των ενημερώσεων και επομένως την απόκτηση νέας έκδοσης του λογισμικού, θα πρέπει να ανατρέξετε στη Γραμμή Εργαλείων «Βοήθεια» και να επιλέξετε το κουμπί «Ενημερώσεις». Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί, το λογισμικό σας ενημερώνει για την ύπαρξη νέας έκδοσης, καθώς και για τις νεότερες λειτουργίες ή/και αλλαγές που περιλαμβάνονται σε αυτή. Αρκεί να επιλέξετε «Λήψη ενημερώσεων τώρα» για να πραγματοποιηθεί η διαδικασία λήψης και εγκατάστασης των ενημερώσεων. Σημείωση: Μια νέα έκδοση μπορεί να είναι καθολική ή μερική. Στην πρώτη περίπτωση το αρχείο ενημερώσεων είναι σημαντικά μεγαλύτερο και η λήψη του θα διαρκέσει περισσότερο χρόνο. Περιμένετε πάντοτε μέχρι να ολοκληρωθεί η λήψη και ο έλεγχος ακεραιότητας του αρχείου ενημερώσεων. 205

207 Με την ολοκλήρωση της λήψης, θα απαιτηθεί να επανεκκινήσετε το Protocollo. Με το εκ νέου άνοιγμα του Protocollo θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο διαλόγου, στο οποίο και θα πρέπει να επιλέξετε «Αναβάθμιση τώρα». Με την ολοκλήρωση της αναβάθμισης μπορείτε να ανοίξετε το Protocollo. 206

208 Ανάκληση άδειας χρήσης Για την ανάκληση της άδειας χρήσης του προϊόντος σας, επιλέγετε εκ νέου από τη Γραμμή Εργαλείων «Βοήθεια», το κουμπί «Άδεια Χρήσης». Στο παράθυρο διαλόγου «Άδεια χρήσης», κάνετε κλικ στο κουμπί «Ανάκληση της άδειας χρήσης». Το Protocollo στη συνέχεια θα σας ζητήσει να επιβεβαιώσετε την ενέργειά σας, πατώντας «Ναι» στο σχετικό μήνυμα επιβεβαίωσης: 207

209 Βοήθεια και Υποστήριξη Επισκεφθείτε την τοποθεσία web υποστήριξης της e-way.gr για να διαβάσετε μια επισκόπηση των λειτουργιών του Protocollo, καθώς και για να ενημερωθείτε για ότι νεότερο σχετικά με το λογισμικό (λήψη νεότερων εκδόσεων, αλλαγές στις απαιτήσεις συστήματος, πρόσθετοι πόροι). Για την απευθείας πρόσβαση σας στη τοποθεσία web από το Protocollo ακολουθείστε τη διαδρομή: Γραμμή εργαλείων «Βοήθεια» > Βοήθεια Με το πάτημα στο κουμπί «Βοήθεια», θα σας ανοίξει σε ένα νέο παράθυρο του web browser σας η ιστοσελίδα του Protocollo στη web τοποθεσία της e-way.gr. 208

210 Σημειώνουμε ότι, εκτός από τις πληροφορίες της ιστοσελίδας αναφορικά με το λογισμικό, πληροφορίες για την απευθείας υποστήριξης σας από την ομάδα της e.way.gr μπορείτε να αντλήσετε: 1. Από την ενότητα «Υποστήριξη» της e-way.gr Ειδικότερα, με πάτημα στο κουμπί «Υποστήριξη» στο διαδικτυακό τόπο της e- way.gr, παρατίθενται αναλυτικά στοιχεία επικοινωνίας καθώς και οδηγίες και πόροι για υποστήριξη εξ αποστάσεως με τη χρήση του TeamViewer. Η χρήση του λογισμικού, μας επιτρέπει να πραγματοποιήσουμε μαζί σας μια συνεδρία απομακρυσμένου ελέγχου, αποκτώντας πρόσβαση στον υπολογιστή σας και υποστηρίζοντας σας σε πραγματικό χρόνο. 2. Με την άμεση αποστολή μηνύματος στο τμήμα υποστήριξης της e-way.gr Στο κάτω δεξιά μέρος της σελίδας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο αποστολής μηνυμάτων πατώντας στο κουμπί «Leave a message». Στην φόρμα που εμφανίζεται αφήστε τα στοιχεία και το μήνυμα σας και ένας συνεργάτης μας θα επικοινωνήσει μαζί σας το συντομότερο δυνατόν. 209

211 Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας είναι μια ιδιαίτερα σημαντική ενέργεια, η οποία είναι αναγκαίο να πραγματοποιείται τακτικά από τους χειριστές πρωτοκόλλου. Σε περίπτωση που λόγω κάποιου συμβάντος (π.χ βλάβη του ηλεκτρονικού υπολογιστή, καταστροφή σκληρού δίσκου) προκληθεί απώλεια ή βλάβη του αρχείου βάσης δεδομένων του Protocollo, τα αντίγραφα ασφαλείας θα έχουν ως αποτέλεσμα την ανάκτηση του μεγαλύτερου μέρους των δεδομένων σας. Προκειμένου να εξασφαλιστείτε από πιθανά συμβάντα απώλειας δεδομένων, επισημαίνουμε ως καλή πρακτική τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου βάσης δεδομένων και την αποθήκευση τους σε κάποια εξωτερική συσκευή (π.χ. USB flash disk, εξωτερικό σκληρό δίσκο). Η διαδικασία αυτή θα πρέπει ανάλογα και με τον όγκο των δεδομένων ενός οργανισμού να πραγματοποιείται σε τακτική βάση. Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας Για τη δημιουργία αντιγράφου του αρχείου βάσης δεδομένων σας: 1. Μεταβείτε μέσω της Εξερεύνησης των αρχείων του υπολογιστή σας στο Φάκελο τον οποίο έχετε επιλέξει για την αποθήκευση του αρχείου βάσης δεδομένων (βλ. σχετική ενότητα). Έστω ότι έχετε αποθηκεύσει το αρχείο βάσης δεδομένων στο φάκελο ProtocolloData, στο σκληρό δίσκο του ηλεκτρονικού σας υπολογιστή: 2. Επιλέγετε το φάκελο στον οποίο είναι αποθηκευμένο το αρχείο βάσης δεδομένων, καθώς και τα συνοδευτικά αυτού αρχεία, και κάνετε δεξί κλικ. Από το αναδυόμενο μενού επιλέγετε «Αντιγραφή». 210

212 3. Έχοντας αντιγράψει το φάκελο, επικολλήστε τον σε μια εξωτερική μονάδα αποθήκευσης κάνοντας δεξί κλικ και «Επικόλληση», όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. 211