ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ Ε Σ Ω Τ Ε Ρ I Κ Ο I Κ Α Ν Ο Ν Ε Σ

Transcript

1 ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ Ε Σ Ω Τ Ε Ρ I Κ Ο I Κ Α Ν Ο Ν Ε Σ ΣΧΕΤIΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓIΣΜΟΥ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ εγκρίθηκαν από το Προεδρείο κατά τη συνεδρίασή του της 1/25

2 Π Ε Ρ Ι Ε Χ Ο Μ Ε Ν Α Σελίδα ΆΡΘΡΟ ΜΕΤΑΦΟΡΕΣ ΠΙΣΤΩΣΕΩΝ ΑΠΟ ΕΤΟΥΣ ΕΙΣ ΕΤΟΣ... 5 (Άρθρο 9 και 10 του δημοσιονομικού κανονισμού)... 5 (Άρθρο 6 των κανόνων εφαρμογής)...5 ΆΡΘΡΟ ΈΣΟΔΑ ΓΙΑ ΕΙΔΙΚΟ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟ... 6 (Άρθρο 18 του δημοσιονομικού κανονισμού)... 6 (Άρθρο 10 των κανόνων εφαρμογής)...6 ΆΡΘΡΟ ΜΕΤΑΦΟΡΕΣ ΠΙΣΤΩΣΕΩΝ... 6 (Άρθρα 22, 24, 25 και 43 του δημοσιονομικού κανονισμού)... 6 (Άρθρα 16 έως 17 και άρθρο 19 των κανόνων εφαρμογής)...6 ΆΡΘΡΟ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΠΙΝΑΚΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ... 8 (Άρθρο 47 του δημοσιονομικού κανονισμού)... 8 ΆΡΘΡΟ ΜΕΤΑΒΙΒΑΣΗ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΩΝ ΔΙΑΤΑΚΤΗ...10 (Άρθρα 51, 59, 73 και 79 του δημοσιονομικού κανονισμού)...10 (Άρθρα 45, 46, 87, 88, 89 και 97 των κανόνων εφαρμογής)...10 ΆΡΘΡΟ ΕΛΑΧΙΣΤΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ...12 (Άρθρο 59 και 60 του δημοσιονομικού κανονισμού)...12 (Άρθρο 45 έως 54 των κανόνων εφαρμογής)...12 ΆΡΘΡΟ ΕΙΔΙΚΕΥΜΕΝΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΣΕ ΘΕΜΑΤΑ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΩΝ ΠΑΡΑΤΥΠΙΩΝ...14 (Άρθρα 60, παράγραφος 6, και 66, παράγραφος 4 του δημοσιονομικού κανονισμού)...14 (Άρθρο 75 των κανόνων εφαρμογής)...14 ΆΡΘΡΟ ΚΥΡΙΟΣ ΔΙΑΤΑΚΤΗΣ...14 (Άρθρο 60, παράγραφος 7 του δημοσιονομικού κανονισμού)...14 (Άρθρο 45 έως 54 των κανόνων εφαρμογής)...14 ΆΡΘΡΟ ΥΠΟΛΟΓΟΣ ΠΑΓΙΩΝ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΩΝ...17 (Άρθρα 63 και 68 του δημοσιονομικού κανονισμού)...17 (Άρθρα 66 έως 71 και 254 των κανόνων εφαρμογής)...17 ΆΡΘΡΟ ΠΑΓΙΑ ΕΝΤΟΛΗ ΕΜΒΑΣΜΑΤΟΣ ΚΑΙ ΠΑΓΙΑ ΕΝΤΟΛΗ ΕΞΟΦΛΗΣΗΣ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ...17 ΆΡΘΡΟ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΗ ΔΕΣΜΕΥΣΗ...18 (Άρθρα 76, παράγραφος 2, και 77 του δημοσιονομικού κανονισμού)...18 (Άρθρο 91 έως 96 των κανόνων εφαρμογής)...18 ΆΡΘΡΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΓΚΤΗΣ /25

3 (Άρθρα 85 έως 87 του δημοσιονομικού κανονισμού)...19 (Άρθρα 109 έως 115 των κανόνων εφαρμογής)...19 ΆΡΘΡΟ ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΤΟΥ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΕΤΟΥΣ...21 (Άρθρα 122, 128, 129 του δημοσιονομικού κανονισμού)...21 (Άρθρο 185 των κανόνων εφαρμογής)...21 ΆΡΘΡΟ ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΑΚΙΝΗΤΟΠΟΙΗΣΕΩΝ...22 (Άρθρο 138 του δημοσιονομικού κανονισμού)...22 (Άρθρα 220 έως 227 των κανόνων εφαρμογής)...22 ΆΡΘΡΟ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ...22 (Άρθρα 139, 143, 144 του δημοσιονομικού κανονισμού)...22 ΆΡΘΡΟ ΣΧΕΔΙΑ ΠΕΡΙ ΑΚΙΝΗΤΩΝ...24 (Άρθρο 179 του δημοσιονομικού κανονισμού)...24 ΆΡΘΡΟ ΔΗΜΟΣΙΕΣ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ...24 ΆΡΘΡΟ ΒΟΗΘΗΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ ΚΑΙ ΕΝΤΥΠΑ...25 ΆΡΘΡΟ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΠΟΥ ΔΙΕΠΟΥΝ ΤΙΣ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΙΣ ΤΩΝ ΠΑΡΟΝΤΩΝ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΚΑΝΟΝΩΝ...25 ΚΑΙ ΤΕΛΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ /25

4 ΤΟ ΠΡΟΕΔΡΕΙΟ, έχοντας υπόψη τη Συνθήκη περί ιδρύσεως της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, και ιδίως το άρθρο 279 αυτής, έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου της 25ης Ιουνίου 2002 για τη θέσπιση του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων 1 και ιδιαίτερα το άρθρο 51, έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 2342/2002 της Επιτροπής, της 23ης Δεκεμβρίου 2002, για τη θέσπιση των κανόνων εφαρμογής του κανονισμού (EK, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου για τη θέσπιση του Δημοσιονομικού Κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων 2, έχοντας υπόψη τον Κανονισμό του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και ιδίως τα άρθρα 19, παράγραφος 4, και 74, παράγραφος 1 αυτού, έχοντας υπόψη τους εσωτερικούς κανόνες σχετικά με την εκτέλεση του προϋπολογισμού που εγκρίθηκαν από το Προεδρείο κατά τη συνεδρίαση της 4ης Δεκεμβρίου 2002, έχοντας υπόψη τη γνωμοδότηση της Επιτροπής Ελέγχου του Προϋπολογισμού, ΕΓΚΡΙΝΕΙ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ: 1 ΕΕ L 248 της , σ ΕΕ L 357 της , σ. 1. 4/25

5 Άρθρο 1 Μεταφορές πιστώσεων από έτους εις έτος (Άρθρο 9 και 10 του δημοσιονομικού κανονισμού) (Άρθρο 6 των κανόνων εφαρμογής) 1. Προκειμένου περί των μη αυτόματων μεταφορών, αυτές διενεργούνται υπό τις προϋποθέσεις που ορίζονται στο άρθρο 9, παράγραφοι 2α και 5 του δημοσιονομικού κανονισμού. Οι πρoτάσεις μη αυτόματης μεταφoράς, συνoδευόμενες από λεπτoμερείς αιτιoλoγήσεις, υπoβάλλoνται από τoν κύριο διατάκτη πριν από τις 31 Δεκεμβρίoυ στo τμήμα πρoϋπoλoγισμoύ πoυ εξετάζει τις προτάσεις τις οποίες θα υπoβάλει ο Γενικός Γραμματέας στον Πρόεδρο προς λήψη αποφάσεως το αργότερο στις 31 Iανoυαρίoυ. Κατ' εφαρμογήν του άρθρου 9 παράγραφος 5 του δημοσιονομικού κανονισμού, ο Πρόεδρος ενημερώνει, το αργότερο την 15η Μαρτίου, την Επιτροπή Προϋπολογισμών και το Συμβούλιο για τις αποφάσεις μεταφοράς που ελήφθησαν. 2. Προκειμένου περί αυτομάτων μεταφορών, που πραγματοποιούνται σύμφωνα με το άρθρο 9 παράγραφος 4 του δημοσιονομικού κανονισμού, σε περίπτωση πoυ τα υπόλoιπα επί συγκεκριμένης ή πρoσωρινής υπoχρέωσης είναι μεγαλύτερα των νoμικών υπoχρεώσεων έναντι τρίτων οι οποίες συνάπτονται τακτικά στο κλείσιμο του οικονομικού έτους, πoυ υλoπoιoύνται κανoνικά διά συμβάσεως ή δελτίoυ παραγγελίας, τα υπόλoιπα αυτά δεν πρέπει να απoτελούν αντικείμενο μεταφoράς, πρoκειμένoυ να απoφεύγονται μη αιτιoλoγημένες μεταφoρές πιστώσεων. Οι αυτόματες μεταφορές διενεργούνται σύμφωνα με τις λεπτομερείς διατάξεις εφαρμογής που κοινοποιεί ο Γενικός Γραμματέας στο τέλος του έτους. Σύμφωνα με αυτές τις λεπτομερείς διατάξεις, α) εμπίπτει στην αρμoδιότητα του κύριου διατάκτη να υποδείξει, σε καταλόγους όπoυ απεικoνίζονται τα διαθέσιμα υπόλoιπα των υπoχρεώσεων, τις πιστώσεις πoυ πρέπει να ακυρωθoύν και, κατά συνέπεια, τις πιστώσεις πoυ πρέπει να μεταφερθoύν. β) Ο κύριος διατάκτης υπογράφει τους καταλόγους πoυ περιλαμβάνουν τα πρoς μεταφoράν πoσά και θέτει επ' αυτού ημερομηνία. Διά της υπoγραφής τoυ, o κύριος διατάκτης επιβεβαιώνει υπ' ευθύνη του και για κάθε πρoς μεταφoράν πoσό την ύπαρξη αντίστoιχης νoμικής υπoχρέωσης. γ) Ο κύριος διατάκτης διαβιβάζει στον υπόλογο τους καταλόγους των οποίων γίνεται μνεία στην παρούσα παράγραφο προς καταχώριση στις λογιστικές καταστάσεις του Οργάνου. 3. Οι πιστώσεις σχετικά με δαπάνες προσωπικού που δεν μπορούν να αποτελέσουν αντικείμενο μεταφοράς κατά την έννοια του άρθρου 9 παράγραφος 6 του δημοσιονομικού κανονισμού είναι οι πιστώσεις σχετικά με τις αποδοχές και αποζημιώσεις των μελών και του προσωπικού. 5/25

6 Άρθρο 2 Έσοδα για ειδικό προορισμό (Άρθρο 18 του δημοσιονομικού κανονισμού) (Άρθρο 10 των κανόνων εφαρμογής) 1. Οι διαδικασίες εσόδων για ειδικό προορισμό εισάγονται από τον κύριο διατάκτη όταν καταρτίζει ένταλμα είσπραξης που περιλαμβάνει τον καταλογισμό σε θέση εσόδων για ειδικό προορισμό. Προσδιορίζει παράλληλα τη θέση του προϋπολογισμού ειδικής δαπάνης συναφούς προς τα έσοδα για ειδικό προορισμό. Το ένταλμα είσπραξης καθώς και αντίγραφο του τιμολογίου που εκδίδει ο κύριος διατάκτης και ο τίτλος των εσόδων αποστέλλονται στον υπόλογο για να καταστεί δυνατή η καταχώριση των εγγραφών στο επίσημο λογιστικό σύστημα. 2. Οι εγγραφές όσον αφορά τις ενέργειες εσόδων για ειδικό προορισμό εγγράφονται στη λογιστική του προϋπολογισμού που εμφαίνεται στο άρθρο 132, παράγραφος 2 του δημοσιονομικού κανονισμού. 3. Κατά την είσπραξη του εσόδου ο υπόλογος καταχωρίζει με τη βοήθεια του τίτλου εσόδων, στην επίσημη λογιστική, τους ακόλουθους καταλογισμούς: α) πίστωση στην αρμόζουσα θέση εσόδων για ειδικό προορισμό, και, β) τροφοδότηση των πιστώσεων που υπάρχουν στη θέση του προϋπολογισμού την οποία προορίζονται να χρηματοδοτήσουν τα έσοδα. 4. Όταν ο κύριος διατάκτης εκτελεί τις διαδικασίες προσέγγισης της κατάστασης της λογιστικής του διατάκτη και της επίσημης λογιστικής, οι διαθεσιμότητες των πιστώσεων στη λογιστική του διατάκτη επικαιροποιούνται αυτομάτως για να αντιστοιχούν στις εισπράξεις των πραγματικών εσόδων. 5. Για να χρησιμοποιηθούν οι πιστώσεις αυτές ο κύριος διατάκτης καταρτίζει ανάληψη δαπανών και ένταλμα μεταγενέστερης πληρωμής. 6. Το προϊόν πώλησης κινητών αγαθών, περιλαμβανομένης της πώλησης ως εξαγοράς, αποτελεί μέρος των εσόδων για ειδικό προορισμό που προβλέπονται στο άρθρο 18 παράγραφος 1, ε) και ζ) του δημοσιονομικού κανονισμού. Άρθρο 3 Μεταφορές πιστώσεων (Άρθρα 22, 24, 25 και 43 του δημοσιονομικού κανονισμού) (Άρθρα 16 έως 17 και άρθρο 19 των κανόνων εφαρμογής) 1. Η αίτηση μεταφοράς που αποσκοπεί στο να αυξήσει τις πιστώσεις μιας θέσης του προϋπολογισμού υπογράφεται από τον κύριο διατάκτη. Προσδιορίζει τα αίτια της ανεπάρκειας των πιστώσεων και ειδικότερα: 6/25

7 α) τους λόγους για τους οποίους η δαπάνη δεν είχε προβλεφθεί κατά την προετοιμασία του προϋπολογισμού στο στάδιο της κατάστασης προβλέψεων β) εάν η δαπάνη απορρέει από απόφαση των πολιτικών αρχών γ) τους λόγους για τους οποίους η δαπάνη είναι απαραίτητη για την καλή λειτουργία του θεσμικού οργάνου δ) τους λόγους που εμποδίζουν τη χρηματοδότηση της δαπάνης στο πλαίσιο της διαθεσιμότητας πιστώσεων της σχετικής θέσης. 2. Η αίτηση μεταφοράς συνοδεύεται από τις ακόλουθες πληροφορίες: α) τα λεπτομερή δικαιολογητικά στοιχεία που δείχνουν ότι πληρούνται οι προϋποθέσεις οι οποίες εμφαίνονται στην παράγραφο 1 του παρόντος άρθρου β) τις δραστηριότητες πoυ χρηματoδoτήθηκαν από τις πιστώσεις αυτές (σε σχέση με την πρόβλεψη δαπάνης που περιέχεται στο προπαρασκευαστικό δελτίο του προϋπολογισμού), την εξέλιξή τoυς, καθώς και την εξέλιξη του συναφούς κόστους σε σχέση με τo/τα πρoηγoύμενo/α οικονομικό/ά έτoς/η τα στoιχεία όσoν αφoρά τη χρησιμoπoίηση των πιστώσεων της πρoς ενίσχυση θέσης (αρχικές πιστώσεις, σημερινές πιστώσεις μετά από ήδη διενεργηθείσα μεταφoρά, αναληφθείσες υποχρεώσεις, πραγματoπoιηθείσες πληρωμές και πρόβλεψη της πίστωσης πoυ απαιτείται έως τo κλείσιμo τoυ oικoνoμικoύ έτoυς, καθώς και τo διαθέσιμo υπόλoιπo πριν και μετά τη μεταφoρά) γ) την περιγραφή των προς χρηματοδότηση δραστηριοτήτων και τον τρόπο υπολογισμού της συμπληρωματικής δαπάνης και του ποσού που ζητείται δ) ενδεχομένως, μνεία της εκθέσεως που εμφαίνεται στην παράγραφο 6 του παρόντος άρθρου ε) οιαδήποτε άλλη επεξήγηση, στατιστική, κ.λπ. χρήσιμη για τη συγκρότηση πλήρους φακέλου για την αίτηση μεταφοράς στ) την προέλευση και τον υπολογισμό του πλεονάσματος πιστώσεων των θέσεων προέλευσης. 3. Το τμήμα προϋπολογισμού ελέγχει τα δικαιολογητικά στοιχεία και έγγραφα που υποβάλλονται για κάθε αίτηση μεταφοράς και, ενδεχομένως, ενημερώνει τον αρμόδιο κύριο διατάκτη για οιαδήποτε παράλειψη προκειμένου αυτή να διορθωθεί πριν από τη διαβίβαση. Όταν o κύριος διατάκτης δεν έχει πρoτείνει στην αίτηση μεταφoράς τις θέσεις προέλευσης, εμπίπτει στην αρμoδιότητα τoυ τμήματoς πρoϋπoλoγισμoύ να υπoβάλει πρόταση και να πάρει τη σύμφωνη γνώμη των κυρίων διατακτών για τις σχετικές θέσεις τoυ πρoϋπoλoγισμoύ. Όταν ο κύριος διατάκτης δίνει ένα ποσό από μια θέση της οποίας είναι διατάκτης, βεβαιώνεται ότι το ποσό είναι διαθέσιμο στην επίσημη λογιστική και προβαίνει στη δέσμευσή του στο σύστημα λογιστικής του διατάκτη. Διαβιβάζει στο τμήμα προϋπολογισμού το πιστοποιητικό της λογιστικής του διατάκτη που βεβαιώνει τη δέσμευση των πιστώσεων. Διατηρεί τις πιστώσεις δεσμευμένες μέχρι την παραλαβή της απόφασης που αφορά την πρόταση μεταφοράς, η οποία κοινοποιείται σύμφωνα με την παράγραφο 5 του παρόντος άρθρου και δίνει την απαραίτητη συνέχεια. 7/25

8 4. Ο κύριος διατάκτης διαβιβάζει τις αιτήσεις μεταφοράς, δεόντως αιτιολογημένες, στο τμήμα προϋπολογισμού που επαληθεύει την τήρηση του συνολικού ορίου 10% το οποίο προβλέπεται στο άρθρο 22, παράγραφος 1 του δημοσιονομικού κανονισμού και εξασφαλίζει την προετοιμασία της πρότασης μεταφοράς στην απαιτούμενη μορφή. Οι προτάσεις μεταφοράς εντός του άρθρου διαβιβάζονται στον Πρόεδρο προς λήψη αποφάσεως. Ο Πρόεδρος μπορεί, εάν κρίνεται σκόπιμο, να καλέσει τον πρόεδρο της Επιτροπής Προϋπολογισμών να διατυπώσει γνώμη επί της προτάσεως εντός καθορισμένης προθεσμίας. Οι άλλες προτάσεις διαβιβάζονται από τον Πρόεδρο στον πρόεδρο της Επιτροπής Προϋπολογισμών σύμφωνα με το άρθρο 22, παράγραφος 2 του δημοσιονομικού κανονισμού. Μετά την παρέλευση της προθεσμίας των τριών εβδομάδων που προβλέπεται στο προαναφερθέν άρθρο, η απόφαση λαμβάνεται από τον Πρόεδρο. Εάν η Επιτροπή Προϋπολογισμών επικαλεσθεί βάσιμους λόγους εντός της προαναφερθείσας προθεσμίας των τριών εβδομάδων και εάν η μεταφορά υπερβαίνει το συνολικό όριο 10%, εφαρμόζεται η διαδικασία που προβλέπεται στο άρθρο 24 του δημοσιονομικού κανονισμού. 5. Η απόφαση μεταφοράς της αρμόδιας αρχής επισημαίνει τις θέσεις του προϋπολογισμού και τα σχετικά ποσά. Το τμήμα προϋπολογισμού κοινοποιεί την απόφαση αυτή στον κύριο διατάκτη προς ενημέρωση και εκτέλεση στη λογιστική του διατάκτη και στον υπόλογο προς εκτέλεση στη λογιστική του Οργάνου. 6. Όταν για την αποδέσμευση των πιστώσεων των κεφαλαίων αποθεματικού το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ορίζει ως προϋπόθεση την υποβολή εκθέσεως, η έκθεση αυτή πρέπει να διαβιβάζεται στην Επιτροπή Προϋπολογισμών μέσω του τμήματος προϋπολογισμού τουλάχιστον 30 ημέρες πριν από την εισαγωγή της αίτησης μεταφοράς. 7. Οιαδήποτε σημαντική απόκλιση μεταξύ της μεταφοράς και της εκτέλεσής της πρέπει να οδηγεί σε επικριτική ανασκόπηση της διαχείρισης με σκοπό να βελτιωθεί η αποτελεσματικότητά της και να αποτελεί αντικείμενο αιτιολόγησης στο πλαίσιο των εκθέσεων που εμφαίνονται στο άρθρο 6 των παρόντων κανόνων. 8. Οι κινήσεις μεταξύ υποδιαιρέσεων των θέσεων εντός της ίδιας θέσης εμπίπτουν στην αρμοδιότητα του σχετικού κύριου διατάκτη με την επιφύλαξη των διατάξεων του άρθρου 5 των παρόντων κανόνων. Ο κύριος διατάκτης της υποδιαίρεσης θέσης προορισμού αναλαμβάνει να λάβει τη σύμφωνη γνώμη για την μεταφορά του κύριου διατάκτη μιας άλλης υποδιαίρεσης θέσης προέλευσης και απευθύνει στο τμήμα προϋπολογισμού αίτηση μεταφοράς μεταξύ υποδιαιρέσεων θέσεων την οποία υπογράφουν οι αντίστοιχοι κύριοι διατάκτες. Οι κινήσεις αυτές κοινοποιούνται από το τμήμα προϋπολογισμού στον υπόλογο προς εκτέλεση. Άρθρο 4 Τροποποίηση του πίνακα προσωπικού (Άρθρο 47 του δημοσιονομικού κανονισμού) 8/25

9 1. Οι βαθμοί A1, A2 και A3 που εμφαίνονται στο άρθρο 47 δημοσιονομικού κανονισμού είναι οι βαθμοί AD16, AD15, AD14 και AD13 (A*16, A*15, A*14, A*13 αντιστοίχως). 2. Η Γενική Διεύθυνση Προσωπικού συντάσσει σχέδιο σημειώματος του Γενικού Γραμματέα προς το Προεδρείο με το οποίο αιτιολογεί την πρόταση τροποποίησης του πίνακα προσωπικού Η αιτιολόγηση αποδεικνύει το επείγον της προτεινόμενης τροποποίησης και τη συμφωνία της προς τις εφαρμοστέες διατάξεις, δηλαδή: - η τροποποίηση δεν αφορά τις θέσεις, μόνιμες και έκτακτες, που εμφαίνονται στην παράγραφο 1 - ο αριθμός των υπό τροποποίηση θέσεων είναι κατώτερος ή ίσος του 10% του αριθμού των θέσεων που έχουν εγκριθεί στον προϋπολογισμό του οικονομικού έτους και περιλαμβάνονται στο "Γενικό σύνολο" του πίνακα του "εγκριθέντος οργανογράμματος", τμήμα Ι, Κοινοβούλιο μετά από αφαίρεση των θέσεων, μονίμων και εκτάκτων, που εμφαίνονται στην παράγραφο 1 - ο όγκος των πιστώσεων προσωπικού που αντιστοιχούν στις νέες θέσεις και υπολογίζονται για τους δώδεκα μήνες του οικονομικού έτους είναι κατώτερος ή ίσος του όγκου των πιστώσεων που αντιστοιχούν στις παλαιές θέσεις για το οικονομικό έτος - μετά την τροποποίηση το "Γενικό σύνολο" του πίνακα του "εγκριθέντος οργανογράμματος" που εμφαίνεται στη δεύτερη παύλα είναι κατώτερο ή ίσο του "Γενικού συνόλου" πριν από την τροποποίηση. Η πρόταση συνοδεύεται από πίνακα προσωπικού που παρουσιάζει την κατάσταση πριν από την τροποποίηση, την τροποποίηση και την κατάσταση μετά την τροποποίηση για το εξεταζόμενο οικονομικό έτος καθώς και την κατάσταση του επόμενου οικονομικού έτους. Η Γενική Διεύθυνση Προσωπικού βεβαιώνεται ότι οι βαθμοί που προορίζονται για ανακατάταξη σε κατώτερο βαθμό δεσμεύονται κατά τρόπον ώστε να αποφεύγεται κάθε πρόσληψη στον αρχικό βαθμό κατά τη διάρκεια της διαδικασίας έγκρισης. 3. Το σχέδιο σημειώματος με υπογραφή του Γενικού Διευθυντή Προσωπικού διαβιβάζεται στη Γενική Διεύθυνση Οικονομικών που ελέγχει την τήρηση των εφαρμοστέων διατάξεων και διαβιβάζει το σχέδιο αυτό στον Γενικό Γραμματέα. 4. Κατόπιν προτάσεως του Γενικού Γραμματέα, το Προεδρείο εγκρίνει πρόταση τροποποίησης του πίνακα προσωπικού. Αυτή η πρόταση διαβιβάζεται από τον Πρόεδρο στον πρόεδρο της Επιτροπής Προϋπολογισμών. Με τη λήξη της προθεσμίας που προβλέπεται στο άρθρο 47 παράγραφος 1 του δημοσιονομικού κανονισμού, και εάν η Επιτροπή Προϋπολογισμών δεν προβάλλει αντιρρήσεις, ο Πρόεδρος διαπιστώνει την τροποποίηση του πίνακα προσωπικού. Εάν εντός της προθεσμίας αυτής η Επιτροπή Προϋπολογισμών προβάλλει αντιρρήσεις, θεωρείται ότι η τροποποίηση έχει απορριφθεί. 9/25

10 Άρθρο 5 Μεταβίβαση αρμοδιοτήτων διατάκτη (Άρθρα 51, 59, 73 και 79 του δημοσιονομικού κανονισμού) (Άρθρα 45, 46, 87, 88, 89 και 97 των κανόνων εφαρμογής) 1. Σύμφωνα με το άρθρο 59, παράγραφος 1, του δημοσιονομικού κανονισμού, το όργανο εκπροσωπούμενο από τον Πρόεδρό του δυνάμει των άρθρων 19, παράγραφος 4, και 74, παράγραφος 1, του Κανονισμού του, ασκεί τα καθήκοντα του διατάκτη. 2. Το καθεστώς των μεταβιβάσεων αρμοδιοτήτων διατάκτη ορίζεται από: α) τις κύριες μεταβιβάσεις β) τις δευτερεύουσες μεταβιβάσεις γ) τις αναστολές μεταβίβασης δ) τις αποσύρσεις μεταβίβασης ε) τις έκτακτες μεταβιβάσεις. 3. Με απόφαση μεταβίβασης που λαμβάνεται από το Όργανο εκπροσωπούμενο από τον Πρόεδρό του, ο Γενικός Γραμματέας ορίζεται αρχικός κύριος διατάκτης. Πάντως οι πράξεις παραίτησης από την είσπραξη βεβαιωθείσας απαίτησης που εμφαίνεται στο άρθρο 87, παράγραφος 4α) των κανόνων εφαρμογής εμπίπτουν στην αρμοδιότητα του Προέδρου. 4. Οι κύριες μεταβιβάσεις εκχωρούνται από τον αρχικό κύριο διατάκτη στους κύριους διατάκτες. Οι δευτερεύουσες μεταβιβάσεις εκχωρούνται από τους κύριους διατάκτες στους δευτερεύοντες διατάκτες. 5. Οι αιτήσεις μεταφοράς πιστώσεων δεν μπορούν να αποτελούν αντικείμενο δευτερεύουσας μεταβίβασης εκτός από επείγουσα αίτηση εν τη απουσία του κυρίου διατάκτη. Οι κινήσεις μεταξύ υποδιαιρέσεων θέσεων που εμφαίνονται στο άρθρο 3, παράγραφος 8 των παρόντων κανόνων μπορούν να αποτελούν αντικείμενο δευτερεύουσας μεταβίβασης εντός των ορίων που θέτει ο κύριος διατάκτης. Οι πράξεις παραίτησης από την είσπραξη βεβαιωθείσας απαίτησης και ακύρωσης εντάλματος είσπραξης δεν μπορούν να αποτελούν αντικείμενο δευτερεύουσας μεταβίβασης. 6. Οι κύριες και οι δευτερεύουσες μεταβιβάσεις αρμοδιοτήτων διατάκτη πραγματοποιούνται στο προσωπικό που έχει την ιδιότητα του υπαλλήλου ή, σε εξαιρετικές περιπτώσεις, του εκτάκτου υπαλλήλου. Ο εξουσιοδοτών βεβαιώνεται για την ικανότητα στον δημοσιονομικό τομέα των υπαλλήλων ή εκτάκτων υπαλλήλων που ορίζει. Προϋπόθεση για την ανάθεση καθηκόντων διατάκτη είναι ο υποψήφιος να έχει παρακολουθήσει προηγουμένως κατάρτιση διατάκτη. Οι κύριοι διατάκτες προσδιορίζουν τις ανάγκες του προσωπικού των υπηρεσιών τους σε κατάρτιση σε θέματα προϋπολογισμού, ιδίως έχοντας υπόψη το άρθρο 50 παράγραφος 2β των κανόνων εφαρμογής. 7. Οι πράξεις κύριας και δευτερεύουσας μεταβίβασης συντάσσονται από το τμήμα προϋπολογισμού και αναφέρουν σαφώς: α) το επώνυμο, όνομα του κύριου ή δευτερεύοντος διατάκτη 10/25

11 β) τις πράξεις εκτέλεσης του προϋπολογισμού γ) τις θέσεις και υποδιαιρέσεις θέσεων του προϋπολογισμού δ) την αποδοχή του κύριου ή δευτερεύοντος διατάκτη ε) τη διεύθυνση intranet του καταλόγου αποστολών των διατακτών στ) ενδεχομένως, το μέγιστο επιτρεπόμενο ποσό κατά δράση ζ) για τις πράξεις δευτερεύουσας μεταβίβασης, τη μνεία ότι απαγορεύεται οι δευτερεύοντες διατάκτες να μεταβιβάζουν εκ νέου τα καθήκοντα που έχουν αναλάβει. 8. Οι αποφάσεις για αναστολή μεταβίβασης λαμβάνονται από τον εξουσιοδοτούντα διατάκτη. Οι αποφάσεις αυτές θέτουν τέλος στην άσκηση των καθηκόντων διατάκτη για τον ή τους αντίστοιχο/ους διατάκτη/ες και για την περίοδο που προσδιορίζεται από την απόφαση. 9. Οι αποφάσεις για απόσυρση μεταβίβασης λαμβάνονται από τον εξουσιοδοτούντα διατάκτη και θέτουν οριστικώς τέλος στην άσκηση των καθηκόντων διατάκτη για τον ή τους αντίστοιχο/ους διατάκτη/ες και από την ημερομηνία που προσδιορίζεται από την απόφαση. 10. Ο αρχικός κύριος διατάκτης και οι κύριοι διατάκτες εξουσιοδοτούνται να ασκούν τις αρμοδιότητες τις οποίες μετεβίβασαν είτε ιδία πρωτοβουλία, είτε κατόπιν αιτήσεως του κύριου ή δευτερεύοντος διατάκτη και εν τη απουσία του τελευταίου. 11. Σε περίπτωση αντικατάστασης του εξουσιοδοτούντος διατάκτη, οι εν ισχύι κύριες και δευτερεύουσες μεταβιβάσεις παραμένουν αμετάβλητες. Πάντως, εντός προθεσμίας μιας εβδομάδας από της αναλήψεως καθηκόντων, αποτελούν αντικείμενο σημειώματος επιβεβαίωσης του νέου εξουσιοδοτούντος διατάκτη. Ελλείψει τέτοιου σημειώματος εντός της ανωτέρω προθεσμίας οι εν ισχύι κύριες και δευτερεύουσες μεταβιβάσεις θεωρείται ότι επικυρώνονται από τον εξουσιοδοτούντα διατάκτη. Όταν μια κύρια ή δευτερεύουσα μεταβίβαση λήγει, ο απερχόμενος κύριος ή δευτερεύων διατάκτης συντάσσει με προορισμό τον αρχικό κύριο διατάκτη ή τον κύριο διατάκτη και, ενδεχομένως, τον διάδοχό του, δήλωση στην οποία αναφέρει την κατάσταση των υφισταμένων υποθέσεων. 12. Έκτακτες μεταβιβάσεις αρμοδιοτήτων μπορούν να πραγματοποιούνται σε περιπτώσεις κατά τις οποίες δεν υπάρχουν προσωρινώς διαθέσιμοι κύριοι ή δευτερεύοντες διατάκτες. Καταγράφονται σε τυποποιημένο έγγραφο που αναφέρει τα στοιχεία τα οποία εμφαίνονται στην παράγραφο 7 του παρόντος άρθρου και υποδεικνύουν την περίοδο ισχύος. Οι κανόνες που ισχύουν για τους κύριους ή δευτερεύοντες διατάκτες ισχύουν επίσης για τους έκτακτους κύριους ή δευτερεύοντες διατάκτες. 13. Οι πράξεις που εμφαίνονται στην παράγραφο 2 κοινοποιούνται από το τμήμα προϋπολογισμού στους κύριους διατάκτες, στον υπόλογο, στον εσωτερικό ελεγκτή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Ο Γενικός Γραμματέας ενημερώνει την Επιτροπή Προϋπολογισμών για τις αλλαγές που εμφαίνονται στο άρθρο 45 παράγραφος 2 των κανόνων εφαρμογής. 11/25

12 Άρθρο 6 Ελάχιστες διαδικασίες εσωτερικής διαχείρισης και ελέγχου (Άρθρο 59 και 60 του δημοσιονομικού κανονισμού) (Άρθρο 45 έως 54 των κανόνων εφαρμογής) 1. Ο κύριος διατάκτης περιγράφει τις διαδικασίες διαχείρισης και εσωτερικού ελέγχου σε έγγραφο στο οποίο έχει πρόσβαση όλο το προσωπικό της γενικής διεύθυνσης ή της υπηρεσίας και τις επικαιροποιεί τακτικά. Κοινοποιεί το έγγραφο στον αρχικό κύριο διατάκτη και στον εσωτερικό ελεγκτή. 2. Το θεσμικό όργανο θέτει στη διάθεση των διατακτών ολοκληρωμένο μηχανογραφικό σύστημα για να καθίσταται δυνατή η καλή διαχείριση των εσόδων και δαπανών για τις οποίες είναι υπεύθυνοι. Η χρήση του συστήματος αυτού στη διαχείριση και τον έλεγχο των ενεργειών είναι υποχρεωτική για όλους τους διατάκτες. 3. Το σύστημα εσωτερικού ελέγχου, που εφαρμόζει ο κύριος διατάκτης, διασφαλίζει ότι κάθε δημοσιονομική πράξη εξετάζεται από τρεις διαφορετικούς υπαλλήλους, ως εξής: α) τον υπάλληλο που είναι επιφορτισμένος με καθήκοντα έναρξης της πράξης, β) τον υπάλληλο που είναι επιφορτισμένος με τις εκ των προτέρων επαληθεύσεις και γ) τον υπεύθυνο διατάκτη. Οι αρμοδιότητες έναρξης, επαλήθευσης και διατάκτη είναι ασυμβίβαστες μεταξύ τους. Οι υπάλληλοι που είναι επιφορτισμένοι με εκ των προτέρων επαληθεύσεις δεν υπόκεινται στους υπαλλήλους που είναι επιφορτισμένοι με καθήκοντα έναρξης. Ένας υπάλληλος του μηχανογραφικού συστήματος διαχείρισης των δημοσιονομικών ενεργειών δεν μπορεί να είναι ούτε επιφορτισμένος με εκ των προτέρων επαληθεύσεις ούτε διατάκτης. Ο υπάλληλος δεν μπορεί να δέχεται μεταβίβαση αρμοδιοτήτων για την εισαγωγή της ηλεκτρονικής επικύρωσης της έγκρισης της πράξης από τον διατάκτη στο μηχανογραφικό σύστημα. Κατά την εκπλήρωση των καθηκόντων του, καθένας από τους τρεις υπαλλήλους μπορεί να ζητεί τη συμβουλή άλλων υπηρεσιών ή διοικητικών τμημάτων του οργάνου. Οι διαβουλεύσεις σε καμιά περίπτωση δεν περιορίζουν την ευθύνη του υπαλλήλου για τις πράξεις του. 4. Βάσει των πράξεων που εμφαίνονται στο άρθρο 47, παράγραφος 1 των κανόνων εφαρμογής, ο υπάλληλος που είναι επιφορτισμένος με καθήκοντα έναρξης ετοιμάζει το συναφές σχέδιο λογιστικού εγγράφου, μέσω του μηχανογραφικού συστήματος και το υποβάλλει από κοινού με τα απαιτούμενα δικαιολογητικά έγγραφα στον υπάλληλο που είναι επιφορτισμένος με τις εκ των προτέρων επαληθεύσεις. 5. Εάν ο υπάλληλος που είναι επιφορτισμένος με τις εκ των προτέρων επαληθεύσεις διαπιστώσει σφάλμα στο υποβληθέν σχέδιο λογιστικού εγγράφου ή εάν κρίνει ανεπαρκή ή ελλιπή τα δικαιολογητικά έγγραφα, επιστρέφει τον φάκελο στον υπάλληλο που είναι επιφορτισμένος με καθήκοντα έναρξης ή τον παραπέμπει ενδεχομένως στον διατάκτη, προσδιορίζοντας γραπτώς τη φύση των διορθώσεων ή των αιτιολογήσεων που απαιτούνται. Ο υπάλληλος που είναι επιφορτισμένος με τις εκ των προτέρων επαληθεύσεις καταχωρεί τις γραπτές παρατηρήσεις του στο μηχανογραφικό σύστημα. Πρέπει να λάβει γραπτή απάντηση 12/25

13 σε αυτές τις παρατηρήσεις. Όλες οι παρατηρήσεις και οι απαντήσεις σε αυτές περιλαμβάνονται στα δικαιολογητικά έγγραφα. 6. Όταν ο υπάλληλος που είναι επιφορτισμένος με τις εκ των προτέρων επαληθεύσεις διαπιστώνει ότι η σχετική πράξη είναι σύμφωνη προς τις απαιτήσεις του άρθρου 47, παράγραφος 3 των κανόνων εφαρμογής, παρέχει τη σύμφωνη γνώμη του. Η σύμφωνη γνώμη υλοποιείται με την ηλεκτρονική επικύρωση της πράξης στο μηχανογραφικό σύστημα η οποία είναι προϋπόθεση για τη δημιουργία του οριστικού λογιστικού εγγράφου. Ο υπάλληλος που είναι επιφορτισμένος με τις εκ των προτέρων επαληθεύσεις περιγράφει τους ελέγχους που διενήργησε για να στηρίξει τη σύμφωνη γνώμη του σε έγγραφο "πρόγραμμα ελέγχων" το οποίο προστίθεται στα δικαιολογητικά έγγραφα της πράξης. Το οριστικό λογιστικό έγγραφο καθώς και όλα τα δικαιολογητικά έγγραφα διαβιβάζονται στον διατάκτη. 7. Η τελική απόφαση για κάθε δημοσιονομική πράξη εναπόκειται στον διατάκτη που αναλαμβάνει τη συνολική ευθύνη της συναλλαγής με το να θέσει την υπογραφή του. Για το σκοπό αυτό, ο διατάκτης πρέπει: α) να υπογράψει το λογιστικό έγγραφο και να θέσει επ' αυτού ημερομηνία, και, β) να εισαγάγει στο μηχανογραφικό σύστημα (ή ενδεχομένως να ζητήσει από τον υπάλληλο που είναι επιφορτισμένος με την έναρξη της πράξης αφού του δοθεί η δέουσα εξουσιοδότηση), την ηλεκτρονική επικύρωση της έγκρισής του της πράξης υπό το α). Οι δύο πράξεις είναι υποχρεωτικές. Η υπογραφή επί του λογιστικού εγγράφου πιστοποιεί την πράξη και υποδεικνύει στον υπόλογο ότι το έγγραφο μπορεί να καταχωρηθεί στην επίσημη λογιστική του οργάνου. Η εισαγωγή της ηλεκτρονικής επικύρωσης της έγκρισης της πράξης στο μηχανογραφικό σύστημα καταχωρεί οριστικά τη λογιστική εγγραφή στην λογιστική του διατάκτη. 8. Ο υπάλληλος που είναι επιφορτισμένος με τις εκ των προτέρων επαληθεύσεις μπορεί να αρνηθεί τη σύμφωνη γνώμη του εάν, κατά την άποψή του, δεν πληρούνται οι όροι που εμφαίνονται στο άρθρο 47, παράγραφος 3 των κανόνων εφαρμογής. Η άρνηση πρέπει να αποτελεί αντικείμενο γραπτής παρατήρησης δεόντως αιτιολογημένης. Γνωστοποιείται στον διατάκτη. Ο υπάλληλος που είναι επιφορτισμένος με τις εκ των προτέρων επαληθεύσεις εισάγει τη μη σύμφωνη γνώμη στο μηχανογραφικό σύστημα, παγώνοντας με τον τρόπο αυτό την πράξη. Ο διατάκτης μπορεί να μη λάβει υπόψη τη μη σύμφωνη γνώμη με γραπτή απόφαση δεόντως αιτιολογημένη. Η απόφαση αυτή κοινοποιείται στον υπάλληλο που είναι επιφορτισμένος με τις εκ των προτέρων επαληθεύσεις που εισάγει την ηλεκτρονική επικύρωση "passer outre" στο μηχανογραφικό σύστημα, οπότε καθίσταται δυνατή η δημιουργία του οριστικού λογιστικού εγγράφου. Η διαδικασία συνεχίζεται σύμφωνα με την παράγραφο 6 του παρόντος άρθρου. 9. Εάν ο διατάκτης αποφασίσει να μην δώσει συνέχεια σε πράξη που έλαβε σύμφωνη ή μη σύμφωνη γνώμη από τον υπάλληλο που είναι επιφορτισμένος με τις εκ των προτέρων επαληθεύσεις, εισάγει την ακύρωση της πράξης στο μηχανογραφικό σύστημα και αναθέτει γραπτώς στον υπάλληλο που είναι επιφορτισμένος με την έναρξη της πράξης να αποδεσμεύσει τις πιστώσεις που είχαν παγώσει. Το ακυρωθέν έγγραφο καθώς και όλα τα συναφή δικαιολογητικά έγγραφα διατηρούνται στα αρχεία του διατάκτη. 13/25

14 10. Όταν το λογιστικό έγγραφο του υποβάλλεται προς υπογραφή, ο αρμόδιος διατάκτης οφείλει να επαληθεύσει ότι η πράξη είναι σύμφωνη προς την κύρια ή δευτερεύουσα μεταβίβαση αρμοδιότητας που του έχει εκχωρηθεί. Ο έλεγχος των μεταβιβάσεων αρμοδιότητας υπογραφής επί των λογιστικών εγγράφων εμπίπτει στην αρμοδιότητα του διατάκτη. 11. Το πρωτότυπο κάθε λογιστικού εγγράφου αποστέλλεται στον υπόλογο σύμφωνα με τις οδηγίες του. Αντίγραφο κάθε λογιστικού εγγράφου με όλα τα συναφή δικαιολογητικά έγγραφα διατηρείται στα αρχεία του διατάκτη σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές που εκδίδει ο Γενικός Γραμματέας. 12. Ο κύριος διατάκτης διαβιβάζει τα σχέδια συμβάσεων-πλαίσιο στον υπάλληλο που είναι επιφορτισμένος με τις εκ των προτέρων επαληθεύσεις για έλεγχο των λειτουργικών και δημοσιονομικών πτυχών. Άρθρο 7 Ειδικευμένη υπηρεσία σε θέματα δημοσιονομικών παρατυπιών (Άρθρα 60, παράγραφος 6, και 66, παράγραφος 4 του δημοσιονομικού κανονισμού) (Άρθρο 75 των κανόνων εφαρμογής) Το Προεδρείο αποφασίζει την αποστολή, τους κανόνες λειτουργίας και τη σύνθεση της υπηρεσίας κατόπιν διαβουλεύσεων με την Επιτροπή Ελέγχου του Προϋπολογισμού. Άρθρο 8 Κύριος διατάκτης (Άρθρο 60, παράγραφος 7 του δημοσιονομικού κανονισμού) (Άρθρο 45 έως 54 των κανόνων εφαρμογής) 1. Το δημοσιονομικό δελτίο Οι προτάσεις αποφάσεων του Προεδρείου, της Διάσκεψης των Προέδρων ή των Κοσμητόρων καθώς και οι αιτήσεις εξουσιοδότησης που προέρχονται από άλλο κοινοβουλευτικό όργανο (επιτροπή, πολιτική ομάδα) και του Γενικού Γραμματέα που έχουν επίπτωση στον προϋπολογισμό αποτελούν αντικείμενο δημοσιονομικού δελτίου σύμφωνα με το τυποποιημένο διάγραμμα. Κάθε σχέδιο που ενδέχεται να έχει σημαντικές δημοσιονομικές επιπτώσεις ή κάθε αλλαγή των ρυθμίσεων αποτελεί αντικείμενο ενημερωτικού σημειώματος προς το Προεδρείο στο οποίο επισυνάπτεται ένα δημοσιονομικό δελτίο. Το δημοσιονομικό δελτίο ετοιμάζεται από τον επικεφαλής του σχεδίου μόλις αυτός παραλάβει την αίτηση ή λάβει γνώση αυτής, ο οποίος συμπληρώνει τα δημοσιονομικά δεδομένα και επαληθεύει την ύπαρξη των πιστώσεων στις θέσεις για τις οποίες είναι διατάκτης και προσδιορίζει τη γνώμη του για την πρόταση. Διαβιβάζει τη συμπληρωθείσα πρόταση στους διατάκτες των άλλων εμπλεκομένων θέσεων. Εντός τριών εργάσιμων ημερών από την διαβίβαση, οι διατάκτες αυτοί συμπληρώνουν τα δημοσιονομικά δεδομένα, επαληθεύουν την ύπαρξη των πιστώσεων για τις οποίες είναι διατάκτες και προσδιορίζουν τη γνώμη τους για την πρόταση. Αυτή η προθεσμία μπορεί να παραταθεί ανάλογα με τη σημασία των απαραίτητων ερευνών και διευκρινίσεων. 14/25

15 Εν συνεχεία, και τουλάχιστον πέντε εργάσιμες ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης του οργάνου στο οποίο παραπέμφθηκε το σχέδιο, ο επικεφαλής διαβιβάζει το δελτίο στο τμήμα προϋπολογισμού που το επαληθεύει, το υπογράφει και το διαβιβάζει στη γραμματεία του οργάνου. 2. Όταν οι αρχές που εμφαίνονται στην παράγραφο 1 επιθυμούν να λάβουν απόφαση που συνεπάγεται δαπάνες οι οποίες δεν καλύπτονται από τις διαθέσιμες πιστώσεις στην οικεία θέση του προϋπολογισμού, αναθέτουν στον Γενικό Γραμματέα να ξεκινήσει τη διαδικασία μεταφοράς πιστώσεων ενώπιον της αρμόδιας αρχής. Η απόφαση καθίσταται οριστική όταν οι πιστώσεις είναι διαθέσιμες. Όταν το ποσό των προβλεπόμενων δαπανών καλύπτεται από τις διαθέσιμες πιστώσεις αλλά υπάρχει κίνδυνος μεταγενεστέρως να μην υπάρχουν άλλες πιστώσεις, ο διατάκτης το αναφέρει στο δημοσιονομικό δελτίο και στις πληροφορίες που παρέχει στην Επιτροπή Προϋπολογισμών στο πλαίσιο επακριβούς ενημέρωσης για την κατάσταση της εκτέλεσης των πιστώσεων. 3. Η γραμματεία του οικείου οργάνου επαληθεύει ότι το δημοσιονομικό δελτίο είναι συνημμένο στην πρόταση που εγγράφεται στην ημερήσια διάταξη. 4. Οι περιοδικές εκθέσεις Ο κύριος διατάκτης προβαίνει σε απολογισμό προς τον αρχικό κύριο διατάκτη, σύμφωνα με τις οδηγίες του τελευταίου, όσον αφορά την άσκηση των καθηκόντων του με τη μορφή εκθέσεων δραστηριοτήτων που συνοδεύονται από δημοσιονομικές και διαχειριστικές πληροφορίες. 5. Η πρώτη έκθεση σχετικά με το τρέχον οικονομικό έτος συντάσσεται στην αρχή του οικονομικού έτους και συνοδεύει την ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων για το προηγούμενο οικονομικό έτος που εμφαίνεται στην παράγραφο 9 του παρόντος άρθρου. Περιορίζεται στο να προσδιορίζει τις διορθώσεις που επιφέρονται ενδεχομένως στους γενικούς και ειδικούς στόχους του οικονομικού έτους που είχαν τεθεί κατά το παρελθόν και τις επιπτώσεις στο ανθρώπινο δυναμικό και τους πόρους του προϋπολογισμού που οφείλονται σε αυτές τις διορθώσεις. Συνοδεύεται από τον προγραμματισμό των εργασιών του οικονομικού έτους. 6. Η δεύτερη έκθεση συντάσσεται στις 15 Ιουνίου για την περίοδο από 1ης Ιανουαρίου έως 31η Μαΐου του οικονομικού έτους η τρίτη έκθεση συντάσσεται στις 15 Οκτωβρίου για την περίοδο από 1ης Ιανουαρίου έως 30ή Σεπτεμβρίου. Στις εκθέσεις αυτές ο κύριος διατάκτης αναφέρει τα αποτελέσματα των ενεργειών του σε σχέση με τους στόχους του, τον προγραμματισμό των εργασιών του και τη χρησιμοποίηση των πόρων που τέθηκαν στη διάθεσή του. Παρουσιάζει επίσης τα στοιχεία των εξαιρέσεων. Οι εκθέσεις συνοδεύονται από τον δημοσιονομικό προγραμματισμό και τον προγραμματισμό των εργασιών που επικαιροποιούνται για το επόμενο χρονικό διάστημα. 7. Πέραν των καθορισθεισών προθεσμιών, ο κύριος διατάκτης ενημερώνει επίσης τον αρχικό κύριο διατάκτη για σημαντικές ενέργειες που ενδέχεται να έχουν σοβαρές δημοσιονομικές επιπτώσεις στον προϋπολογισμό, για την εξέλιξή της και για το κλείσιμο των ενεργειών. Πρόκειται ιδιαίτερα για ενέργειες που αποτέλεσαν αντικείμενο σημειώματος του Γενικού Γραμματέα προς το Προεδρείο συνοδευόμενο από δημοσιονομικό δελτίο. 15/25

16 Εξάλλου, ο κύριος διατάκτης ενημερώνει έγκαιρα τον αρχικό κύριο διατάκτη για οιοδήποτε σημαντικό γεγονός που μπορεί να θέσει εν κινδύνω την χρηστή διαχείριση των πιστώσεων ή να παρεμποδίσει την επίτευξη των καθορισθέντων στόχων. 8. Ο Γενικός Γραμματέας ενημερώνει, ενδεχομένως, τον Πρόεδρο για το περιεχόμενο αυτών των εκθέσεων. 9. Η ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων Ο κύριος διατάκτης προβαίνει, προς το οικείο όργανο, σε απολογισμό της άσκησης των καθηκόντων του με τη μορφή ετήσιας έκθεσης δραστηριοτήτων η οποία συνοδεύεται από δημοσιονομικές και διαχειριστικές πληροφορίες. Η έκθεση αυτή περιλαμβάνει επίσης το αποτέλεσμα της ετήσιας έκθεσης του εσωτερικού ελέγχου που διενεργείται υπό την ευθύνη του κύριου διατάκτη, τις πληροφορίες σχετικά με τις συμβάσεις που ανατέθηκαν και τις επιδοτήσεις που χορηγήθηκαν καθώς και την κατάσταση του συνόλου των εξαιρέσεων που έχουν καταγραφεί στη διάρκεια του έτους. Η ετήσια έκθεση διαβιβάζεται από τον κύριο διατάκτη στον αρχικό κύριο διατάκτη το αργότερο στις 20 Ιανουαρίου και αναφέρεται στους λογαριασμούς του προηγούμενου οικονομικού έτους. Ο κύριος διατάκτης σε περίπτωση αλλαγής θέσης ή λήξης των καθηκόντων του κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους προβαίνει προς το οικείο όργανο σε απολογισμό της άσκησης των καθηκόντων του κατά την περίοδο του οικονομικού έτους μέχρι την αλλαγή θέσης ή την λήξη των καθηκόντων του. 10. Κατά τη διαβίβαση στον αρχικό κύριο διατάκτη της ετήσιας έκθεσης δραστηριοτήτων, κάθε κύριος διατάκτης υπογράφει δήλωση με σκοπό, αφενός, να επιβεβαιώσει το αληθές και το αξιόπιστον των πληροφοριών που περιέχει η έκθεση και αφετέρου, να διαβεβαιώσει ότι έχει τη λογική βεβαιότητα ότι οι πόροι που τέθηκαν στη διάθεσή του χρησιμοποιήθηκαν για τους προβλεφθέντες σκοπούς και σύμφωνα με τις αρχές της νομιμότητας, κανονικότητας και χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης. Η δήλωση αυτή συντάσσεται βάσει της ιδίας κρίσης του κύριου διατάκτη και βάσει των πληροφοριών που έχει στη διάθεσή του, περιλαμβανομένων των αποτελεσμάτων της αυτοαξιολόγησης, των εκ των υστέρων ελέγχων και των παρατηρήσεων της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου καθώς και του Ελεγκτικού Συνεδρίου. 11. Η δήλωση μπορεί να συνοδεύεται από ειδικούς χαρακτηρισμούς που αποσκοπούν στο να προβάλουν τους κινδύνους που ενέχουν οι ενέργειες και δράσεις τις οποίες διαχειρίζεται η γενική διεύθυνση ή η υπηρεσία. Οι χαρακτηρισμοί μπορούν να περιέχουν παρατηρήσεις του κύριου διατάκτη σχετικά με τη διαχείριση των υποθέσεων που παρέλαβε από τον/τους προκάτοχο/ους του. Οι χαρακτηρισμοί δεν μπορούν να επηρεάσουν την ουσία της δήλωσης αλλά μπορούν να οδηγήσουν στην επισήμανση των δυσλειτουργιών της σύλληψης ή της εφαρμογής των συστημάτων εσωτερικής διαχείρισης και ελέγχου στην περίπτωση αυτή πρέπει να συνοδεύονται από την υπόδειξη των μέτρων που ελήφθησαν ή πρόκειται να ληφθούν (περιλαμβανομένης της προθεσμίας εφαρμογής) από τον κύριο διατάκτη προς αποκατάσταση της ομαλής λειτουργίας. Ο αρχικός κύριος διατάκτης διαβιβάζει στον Πρόεδρο και στην Επιτροπή Ελέγχου των Προϋπολογισμών τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων, συνοδευόμενες από υπογεγραμμένη δήλωση σύμφωνα με τις απαιτήσεις που θέτει το παρόν άρθρο. 16/25

17 Άρθρο 9 Υπόλογος παγίων προκαταβολών (Άρθρα 63 και 68 του δημοσιονομικού κανονισμού) (Άρθρα 66 έως 71 και 254 των κανόνων εφαρμογής) 1. Τα καθήκoντα τoυ υπόλoγoυ παγίων πρoκαταβoλών και τoυ διατάκτη δεν είναι συμβατά για τις ίδιες θέσεις τoυ πρoϋπoλoγισμoύ. 2. Ο διατάκτης πoυ είναι αρμόδιoς για τις θέσεις τoυ πρoϋπoλoγισμoύ πoυ άπτoνται των παγίων πρoκαταβoλών βεβαιώνεται ότι όλες oι δαπάνες πoυ πραγματoπoιήθηκαν από τoν υπόλoγo παγίων προκαταβολών καλύπτoνται από ανάληψη υποχρέωσης η oπoία έχει πρoηγoυμένως υπογραφεί. Ο διατάκτης ενημερώνει τoν υπόλoγo παγίων προκαταβολών για την κατάσταση χρησιμoπoίησης των πιστώσεων για τις οποίες ανελήφθη υποχρέωση στις oικείες θέσεις τoυ πρoϋπoλoγισμoύ. 3. Οι πάγιες προκαταβολές μπορούν να είναι αορίστου διάρκειας ή ορισμένης σε συγκεκριμένη περίοδο. Οι πληρωμές στο πλαίσιο των παγίων προκαταβολών μπορούν να διενεργούνται είτε χρησιμoπoιώντας τα ίδια κεφάλαια της πρoκαταβoλής (πρoκαταβoλή με κεφάλαια), είτε από τoν υπόλoγo κατόπιν αιτήσεως τoυ υπόλoγoυ παγίων προκαταβολών (πρoκαταβoλή χωρίς κεφάλαια). Στην περίπτωση πρoκαταβoλής χωρίς κεφάλαια, oι πληρωμές εκτελoύνται υπ' ευθύνη τoυ υπόλoγoυ παγίων προκαταβολών. 4. Οι προτάσεις σύστασης παγίων προκαταβολών πρέπει να υποβάλλονται από τον(ους) αρμόδιο(ους) διατάκτη(ες) στον υπόλογο εντός της ακόλουθης ελάχιστης προθεσμίας ειδοποίησης: α) για προσωρινές πάγιες προκαταβολές, πέντε εργάσιμες ημέρες πριν από την ημέρα κατά την οποία πρέπει να είναι διαθέσιμα τα κεφάλαια β) για πάγιες προκαταβολές για τις οποίες πρέπει να ανοίξει τραπεζικός λογαριασμός ή, για τις οποίες πρέπει να διενεργηθούν τροποποιήσεις των εγκρίσεων του υπογράφοντος, δέκα εργάσιμες ημέρες πριν από την προταθείσα ημερομηνία της σύστασης ή τροποποίησης της πάγιας προκαταβολής. 5. Οι υπόλογοι παγίων προκαταβολών που είναι αρμόδιοι για προσωρινές πάγιες προκαταβολές υποβάλλουν τη λογιστική κατάσταση από κοινού με τα δικαιολογητικά έγγραφα στον υπόλογο το αργότερο δέκα εργάσιμες ημέρες μετά την τελική ημερομηνία της περιόδου για την οποία συστάθηκε η πάγια προκαταβολή. Άρθρο 10 Πάγια εντολή εμβάσματος και πάγια εντολή εξόφλησης τιμολογίου 1. Όταν oι λήξεις προθεσμίας πληρωμής χωρoύν σε περιoδικά χρoνικά διαστήματα, η πληρωμή μπoρεί να διενεργείται με πάγια εντoλή εμβάσματoς ή πάγια εντoλή εξόφλησης τιμoλoγίoυ. Η πληρωμή με πάγια εντoλή εξόφλησης τιμoλoγίoυ είναι δυνατή μόνoν εάν πρoβλέπεται στη σύμβαση με τoν πιστωτή ως μόνη μέθοδος πληρωμής. 17/25

18 2. Ο διατάκτης υπoβάλλει επί τυποποιημένου εντύπoυ αίτηση πληρωμής με πάγια εντoλή εμβάσματoς στoν υπόλoγo αναφέροντας: τo oικoνoμικό έτoς τoυ καταλoγισμoύ, τoν/τoυς αριθμό/ούς και τo/τα πoσό/ά της/των ανάληψης/αναλήψεων δαπανών πρoς κάλυψη των δαπανών του προϋπολογισμού πoυ πρέπει να πληρωθoύν με πάγια εντoλή εμβάσματoς, τo πoσό της περιoδικής πληρωμής, τη λήξη της προθεσμίας πληρωμής, τoν δικαιoύχo, καθώς και τα τραπεζικά τoυ στoιχεία, τη φύση και τo αντικείμενo της δαπάνης, τoυς λόγoυς πoυ δικαιoλoγoύν την πρoσφυγή στo σύστημα της πάγιας εντoλής εμβάσματoς αντί της πληρωμής με άμεσo ένταλμα. Αναφέρει επίσης τη μέγιστη περίoδo ισχύoς της πάγιας εντoλής, η oπoία κανoνικά συνδέεται με τη διάρκεια της oικείας σύμβασης. Η αίτηση φέρει ημερoμηνία και υπoγράφεται από τo διατάκτη. 3. Οι δαπάνες πρέπει να καλύπτoνται για όλη τη διάρκεια από δημοσιονομική δέσμευση που έχει υπογράψει εκ των προτέρων ο διατάκτης. 4. Σε περίπτωση συμφωνίας, o υπόλoγoς παρέχει τις απαιτoύμενες oδηγίες στην τράπεζα για την πληρωμή. Τα καταβληθέντα πoσά πιστώνoνται σε μεταβατικό λoγαριασμό προς διακανoνισμό από τo διατάκτη. Μετά την πληρωμή, o διατάκτης επιφορτίζεται με την έκδoση εντάλματoς διακανoνισμoύ με σκοπό τoν καταλoγισμό στoν πρoϋπoλoγισμό, πoυ συνεπάγεται την εκκαθάριση τoυ μεταβατικoύ λoγαριασμoύ εντός πρoθεσμίας 30 ημερών μετά την ημερoμηνία πληρωμής. 5. Ο διατάκτης oφείλει να εξετάζει τουλάχιστον μία φορά κατ' έτος εάν oι πρoϋπoθέσεις πoυ αιτιoλόγησαν την πρoσφυγή στo σύστημα αυτό πληρωμής εξακολουθούν να ισχύουν και, ενδεχoμένως, να το αντικαταστήσει με τη διαδικασία πληρωμής βάσει εκ των προτέρων εντάλματος. Άρθρο 11 Δημοσιονομική δέσμευση (Άρθρα 76, παράγραφος 2, και 77 του δημοσιονομικού κανονισμού) (Άρθρο 91 έως 96 των κανόνων εφαρμογής) 1. Η προσωρινή δημοσιονομική δέσμευση υπόκειται στις ακόλουθες διατάξεις: α) η περίοδος ισχύος ορίζεται από τον αρμόδιο διατάκτη συναρτήσει της προς κάλυψη ανάγκης. Αναγράφεται στην πρόταση ανάληψης της δαπάνης. β) ο διατάκτης εξασφαλίζει την παρακολούθηση των ατομικών νομικών δεσμεύσεων που καταλογίζονται σε κάθε προσωρινή δημοσιονομική δέσμευση στο σύστημα λογιστικής του διατάκτη και, ενδεχομένως, σε ίδιο σύστημα. γ) πέραν της περιόδου ισχύος για την οποία καταρτίσθηκε η προσωρινή δημοσιονομική δέσμευση μπορούν να καταλογισθούν σε αυτή μόνον οι πληρωμές που απορρέουν από ατομικές νομικές δεσμεύσεις που συνήφθησαν κατά τη διάρκεια της περιόδου ισχύος ή οι τρέχουσες διοικητικές δαπάνες που αντιστοιχούν στην περίοδο ισχύος. 2. Μια νομική δέσμευση σχετικά με σύμβαση προμηθειών, παροχής υπηρεσιών ή έργων της οποίας η συνολική αξία, που υπολογίζεται σύμφωνα με τις διατάξεις των άρθρων 155, παράγραφος 1 και 156 των κανόνων εφαρμογής, υπερβαίνει το ανώτατο όριο που προβλέπεται στο άρθρο 129 παράγραφος 2 των κανόνων εφαρμογής, πρέπει να καλύπτεται από ατομική δέσμευση. Ωστόσο, μια σύμβαση που βασίζεται σε σύμβαση-πλαίσιο και 18/25

19 αφορά τρέχουσες δαπάνες διοικητικής φύσεως των οποίων ο δικαιούχος πρέπει να προσδιορίζεται είναι δυνατόν να καλύπτεται από προσωρινή δέσμευση. 3. Η ακύρωση του υπολοίπου της δημοσιονομικής δέσμευσης Όταν ο διατάκτης διαπιστώνει ότι η δημοσιονομική δέσμευση δεν οδηγεί πλέον σε πληρωμές ή σε δημοσιονομικούς διακανονισμούς, προβαίνει στην ακύρωση του υπολοίπου της δέσμευσης. Προς τον σκοπό αυτό, βεβαιώνεται πρώτα απ' όλα ότι όλα τα εντάλματα πληρωμής και διακανονισμού που εξέδωσε καταχωρήθηκαν στην επίσημη λογιστική του οργάνου. Εν συνεχεία, συντάσσει ακύρωση της δέσμευσης χρησιμοποιώντας το τυποποιημένο έντυπο και προσδιορίζοντας την αιτιολόγηση της ακύρωσης. Υπογράφει την ακύρωση και θέτει επ' αυτής ημερομηνία και την διαβιβάζει στον υπόλογο για καταχώριση. 4. Η αποδέσμευση πιστώσεων για τις οποίες ανελήφθη δέσμευση Όταν ο διατάκτης διαπιστώνει ότι το υπόλοιπον της δημοσιονομικής δέσμευσης υπερβαίνει το οριστικό ποσό των νομικών υποχρεώσεων που εναπομένουν, προβαίνει: στην ακύρωση του υπολοίπου της δέσμευσης, σύμφωνα με την ανωτέρω διαδικασία, και, ταυτόχρονα, στην ανάληψη δαπανών για τo εναπoμένoν oφειλόμενo πoσό, στην oπoία αναφέρει ότι η νέα δέσμευση πρoκύπτει από την ακύρωση της παλαιάς δέσμευσης. Άρθρο 12 Εσωτερικός ελεγκτής (Άρθρα 85 έως 87 του δημοσιονομικού κανονισμού) (Άρθρα 109 έως 115 των κανόνων εφαρμογής) 1. Οι συνεργάτες της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου ασκούν τα καθήκοντά τους αποκλειστικά υπό την επίβλεψη του εσωτερικού ελεγκτή. 2. Με την επιφύλαξη της συλλογικής ευθύνης του Προεδρείου για την εφαρμογή των διατάξεων των άρθρων 85, 86 και 87 του δημοσιονομικού κανονισμού, συγκροτείται, κατόπιν συστάσεως του Προέδρου, επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων ("Audit Panel") που αποτελείται από τρεις αντιπροέδρους τους οποίους ορίζει το Προεδρείο. Η ιδιότητα του μέλους της επιτροπής παρακολούθησης των ελέγχων είναι ασυμβίβαστη με την ιδιότητα του μέλους της Επιτροπής Ελέγχου του Προϋπολογισμού. Η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων συνέρχεται όποτε το κρίνει χρήσιμο, όμως τουλάχιστον μία φορά κατ' έτος, με σκοπό: α) να εξασφαλίσει την ανεξαρτησία της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου β) να εξετάσει το σχέδιο προγράμματος εργασίας, τις εκθέσεις ελέγχου και την ετήσια έκθεση του εσωτερικού ελεγκτή γ) να εξετάσει, κατόπιν αιτήσεως του εσωτερικού ελεγκτή, τις αιτήσεις για ιδιαίτερους ελέγχους που δεν περιλαμβάνονται στο πρόγραμμα εργασίας δ) να μεριμνήσει ώστε να δοθεί η δέουσα συνέχεια στις συστάσεις του εσωτερικού ελεγκτή 19/25

20 ε) να διευκολύνει την υλοποίηση των ελέγχων λαμβάνοντας υπόψη τις διατάξεις του άρθρου 110 των κανόνων εφαρμογής σχετικά με τα μέσα λειτουργίας που παραχωρούνται στον εσωτερικό ελεγκτή. Κατά την άσκηση των καθηκόντων της, η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων μπορεί να προσφεύγει στις συμβουλές ανεξάρτητου μέλους που ανήκει στον επαγγελματικό κλάδο του λογιστικού ελέγχου. 3. Όλες οι συνεδριάσεις της επιτροπής παρακολούθησης των ελέγχων διεξάγονται κεκλεισμένων των θυρών. Ο εσωτερικός ελεγκτής μπορεί να απευθύνεται στην επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων όσον αφορά οιοδήποτε θέμα συνδέεται με την άσκηση των καθηκόντων του, εάν το κρίνει σκόπιμο. Η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων υποβάλλει ετησίως έκθεση στο Προεδρείο, αντίγραφο της οποίας διαβιβάζεται στην Επιτροπή Ελέγχου του Προϋπολογισμού. 4. Πριν από την έναρξη κάθε οικονομικού έτους, ο εσωτερικός ελεγκτής, κατόπιν διαβουλεύσεων με τον Γενικό Γραμματέα, καταρτίζει σχέδιο προγράμματος εργασίας. Στη βάση αυτή, συλλέγει τις ενδεχόμενες παρατηρήσεις της επιτροπής παρακολούθησης των ελέγχων και εγκρίνει το πρόγραμμα εργασίας του. Κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους και συναρτήσει των αναγκών που διαπιστώνονται, ο Γενικός Γραμματέας μπορεί να ζητήσει από τον εσωτερικό ελεγκτή, κατ' εξαίρεση, να διενεργήσει ελέγχους που δεν περιλαμβάνονται στο αρχικό πρόγραμμα εργασίας. Επ' αυτού, λαμβάνονται υπόψη οι διατάξεις του άρθρου 111 των κανόνων εφαρμογής και του χάρτη αποστολών του εσωτερικού ελεγκτή. Ο εσωτερικός ελεγκτής εξετάζει κάθε αίτηση για ιδιαίτερο έλεγχο, προκειμένου να προσδιορίσει τη συμβατότητά του σε σχέση με το ετήσιο πρόγραμμα, τους απαιτούμενους πόρους για την εκτέλεση του ελέγχου και τις προεκτάσεις του για την υλοποίηση του ετήσιου προγράμματος. Κοινοποιεί στον Γενικό Γραμματέα την αιτιολογημένη γνώμη του επί της αιτήσεως, συνοδευόμενη από τα αποτελέσματα της ανάλυσης αυτής. Στην περίπτωση κατά την οποία ο εσωτερικός ελεγκτής κρίνει ότι δεν είναι σε θέση να δώσει συνέχεια στην αίτηση, ενημερώνει σχετικά την επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων. 5. Ο εσωτερικός ελεγκτής διαβιβάζει το πρόγραμμα εργασίας του καθώς και τις ενδεχόμενες τροποποιήσεις του κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους στον Γενικό Γραμματέα, στην επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων, στο Προεδρείο, στην Επιτροπή Ελέγχου του Προϋπολογισμού καθώς και στους κύριους διατάκτες. 6. Η έκθεση ελέγχου, η οποία συντάσσεται από τον εσωτερικό ελεγκτή, περιλαμβανομένων των απαντήσεων των υπηρεσιών, διαβιβάζεται από τον εσωτερικό ελεγκτή στον Γενικό Γραμματέα και στην ελεγχόμενη υπηρεσία. Εντός προθεσμίας ενός μηνός, ο Γενικός Γραμματέας διαβιβάζει την έκθεση ελέγχου συνοδευόμενη από τις προτάσεις του παρακολούθησης στην επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων. Αντίγραφο των προτάσεων παρακολούθησης διαβιβάζεται στον εσωτερικό ελεγκτή. 7. Η ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων του εσωτερικού ελεγκτή εκδίδεται εντός προθεσμιών που επιτρέπουν την εξέτασή της από τις αρμόδιες για την απαλλαγή αρχές για το αντίστοιχο οικονομικό έτος. 20/25

21 Ο εσωτερικός ελεγκτής καταρτίζει σχέδιο ετήσιας έκθεσης δραστηριοτήτων και, το αργότερο, την 1η Μαΐου μετά το σχετικό οικονομικό έτος, την διαβιβάζει στον Γενικό Γραμματέα. Ο Γενικός Γραμματέας έχει στη διάθεσή του ένα μήνα για να διατυπώσει τις παρατηρήσεις του. Πριν από την 31η Ιουλίου, αφού έχει υποβάλει το σχέδιο ετήσιας έκθεσης στην επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων, ο εσωτερικός ελεγκτής εγκρίνει την ετήσια έκθεσή του και την διαβιβάζει στο Προεδρείο σύμφωνα με το άρθρο 112, παράγραφος 1 των κανόνων εφαρμογής. 8. Κατ' εφαρμογήν του άρθρου 86, παράγραφος 4 του δημοσιονομικού κανονισμού, η ετήσια έκθεση του εσωτερικού ελεγκτή, συνοδευόμενη από τις παρατηρήσεις του Γενικού Γραμματέα καθώς και από τις αποφάσεις που έλαβε το Προεδρείο, διαβιβάζεται από το όργανο στην αρμόδια για την απαλλαγή αρχή πριν από τις 30 Σεπτεμβρίου. Υπό τις προϋποθέσεις που προβλέπονται στο άρθρο 112, παράγραφος 2 των κανόνων εφαρμογής, η ετήσια έκθεση, συνοδευόμενη από τις παρατηρήσεις του Γενικού Γραμματέα καθώς και τις αποφάσεις που ελήφθησαν από το Προεδρείο, θα μπορούσε να διαβιβασθεί στα άλλα θεσμικά όργανα προς ενημέρωση. 9. Ο εσωτερικός ελεγκτής είναι υπεύθυνος έναντι του θεσμικού οργάνου για την επαλήθευση της ορθής λειτουργίας των συστημάτων και των διαδικασιών εκτέλεσης του προϋπολογισμού του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Υπό τις συνθήκες αυτές, το πεδίο δράσης του εσωτερικού ελεγκτή δεν θα επεκταθεί στις προϋποθέσεις χρησιμοποίησης των πιστώσεων της θέσης 3701 "Έξοδα γραμματείας, διοικητικές δαπάνες λειτουργίας, ενημερωτικές δραστηριότητες και δαπάνες που συνδέονται με τις πολιτικές ομάδες και τα μη εγγεγραμμένα μέλη". Ωστόσο, το μέρος των δαπανών σχετικά με τα μη εγγεγραμμένα μέλη των οποίων η χρησιμοποίηση επαληθεύεται και καταχωρίζεται λογιστικά από τον κύριο διατάκτη της θέσης 3701 εμπίπτει στο πεδίο δράσης του εσωτερικού ελεγκτή. 10. Όταν τα συμπεράσματα ενός σχεδίου έκθεσης ελέγχου θίγουν πρόσωπα που μπορούν να εντοπισθούν, πρέπει να δίδεται η δυνατότητα στους ενδιαφερομένους να διατυπώνουν παρατηρήσεις επί των σημείων των εκθέσεων που τους αφορούν, προτού οι εκθέσεις αυτές εγκριθούν οριστικά. Προς τον σκοπό αυτό ο εσωτερικός ελεγκτής διαβιβάζει το σχέδιο των σχετικών σημείων της έκθεσης στους ενδιαφερομένους, καλώντας τους να διατυπώσουν τις παρατηρήσεις τους εντός των ιδίων προθεσμιών με εκείνες που προβλέπονται για τη διαδικασία εκατέρωθεν ακροάσεων με την ελεγχόμενη υπηρεσία. Ο εσωτερικός ελεγκτής λαμβάνει υπόψη του τις παρατηρήσεις αυτές κατά την οριστικοποίηση της έκθεσής του. Άρθρο 13 Κλείσιμο του οικονομικού έτους (Άρθρα 122, 128, 129 του δημοσιονομικού κανονισμού) (Άρθρο 185 των κανόνων εφαρμογής) 1. Κάθε χρόνο ο Γενικός Γραμματέας κοινοποιεί στους διατάκτες και στον υπόλογο: α) τις πρακτικές λεπτομέρειες κλεισίματος του οικονομικού έτους με υπόδειξη του χρονοδιαγράμματος που πρέπει να τηρηθεί 21/25

22 β) τον κατάλογο των θέσεων του προϋπολογισμού οι οποίες, σύμφωνα με το άρθρο 9 παράγραφος 6 του δημοσιονομικού κανονισμού, δεν μπορούν να αποτελέσουν αντικείμενο μεταφοράς πιστώσεων από έτους εις έτος. 2. Το τμήμα προϋπολογισμού ετοιμάζει έκθεση σχετικά με την δημοσιονομική και χρηματοοικονομική διαχείριση του οικονομικού έτους που έκλεισε βάσει των ετησίων εκθέσεων των κύριων διατακτών που εμφαίνονται στο άρθρο 8 των παρόντων κανόνων και των προσωρινών λογαριασμών που υποβάλλει ο υπόλογος. Ο Πρόεδρος εγκρίνει την έκθεση για τη δημοσιονομική και χρηματοοικονομική διαχείριση του οικονομικού έτους που παραδίδεται στον υπόλογο προς διαβίβαση στον υπόλογο της Επιτροπής το αργότερο την 1η Μαρτίου. Ο Γενικός Γραμματέας κοινοποιεί την έκθεση για τη δημοσιονομική και χρηματοοικονομική διαχείριση και τους προσωρινούς λογαριασμούς του οικονομικού έτους, προς ενημέρωση, στο Προεδρείο, στην Επιτροπή Προϋπολογισμών και στην Επιτροπή Ελέγχου του Προϋπολογισμού. Ο Πρόεδρος εγκρίνει τους οριστικούς λογαριασμούς του οργάνου και τους διαβιβάζει το αργότερο την 1η Ιουλίου στον υπόλογο της Επιτροπής και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Άρθρο 14 Απογραφή των ακινητοποιήσεων (Άρθρο 138 του δημοσιονομικού κανονισμού) (Άρθρα 220 έως 227 των κανόνων εφαρμογής) 1. Η απογραφή ενσώματων ακινητοποιήσεων τηρείται σε βάση δεδομένων κοινή σε όλους τους κύριους διατάκτες σύμφωνα με τις διαδικασίες που θεσπίζει ο Γενικός Γραμματέας, κατόπιν προτάσεως της Γενικής Διεύθυνσης οικονομικών και μετά από γνωμοδότηση του υπόλογου. 2. Κατά τη διαβίβαση στον υπόλογο της εντολής πληρωμής του συνόλου των οφειλομένων ποσών, ο διατάκτης βεβαιώνει ότι η εγγραφή στο βιβλίο απογραφής των περιουσιακών στοιχείων που εμφαίνονται στο άρθρο 222 των κανόνων εφαρμογής έχει διενεργηθεί. 3. Η δήλωση ή τα πρακτικά διαγραφής από την κατάσταση απογραφής, τα οποία συντάσσει ο διατάκτης σύμφωνα με το άρθρο 227 των κανόνων εφαρμογής, περιέχουν τα δικαιολογητικά στοιχεία της διαγραφής αυτής και προσδιορίζουν τον βαθμό απόσβεσης των σχετικών αγαθών. 4. Ο διατάκτης καταρτίζει επίσης απογραφή ασώματων και χρηματοοικονομικών ακινητοποιήσεων που αποκτά ή παράγει και κοινοποιεί την αξία της απογραφής αυτής στον υπόλογο κατόπιν αιτήσεώς του. Άρθρο 15 Εξωτερικός έλεγχος (Άρθρα 139, 143, 144 του δημοσιονομικού κανονισμού) 22/25