Microsoft Access 2007

Transcript

1 Information Technology Services and Solutions Σύμβουλοι Μηχανογράφησης και Εκπαίδευσης Στεφ. Σκουλούδη 27, Καλλίπολη, Πειραιάς Microsoft Access 2007 Κωνσταντίνος Κωβαίος Οι Ειδικοί στην Πληροφορική Αναλυτής Συστημάτων Η/Υ

2 Microsoft Access 2007 Η MS Access 2003 είναι ένα μέλος του Microsoft Office 2003, και πιο συγκεκριμένα η εφαρμογή Βάσεων Δεδομένων. Εκκίνηση Access 2007 Η Αρχική Οθόνη της Access 2007 Σελίδα 2 από 64

3 Βάση Δεδομένων (Database) Μια Βάση Δεδομένων (Database) είναι ένα Σύνολο από Πληροφορίες που έχουν οργανωθεί ώστε η χρήση των εν λόγω Πληροφοριών να είναι Γρήγορη και Αποτελεσματική. Η Οργάνωση και η Διαχείριση των Δεδομένων και των Πληροφοριών γίνεται μέσω του Συστήματος Διαχείρισης Βάσης Δεδομένων (DBMS Database Management System). Μοντέλα Βάσεων Δεδομένων Τα δεδομένα που αποθηκεύουμε σε μια Βάση Δεδομένων οργανώνονται πλέον μέσω δύο Μοντέλων Βάσεων Δεδομένων το Ιεραρχικό Μοντέλο (Hierarchical Model ) και το Σχεσιακό Μοντέλο (Relational Model). Η Access είναι μια Σχεσιακή Βάση Δεδομένων. Όροι Βάσεων Δεδομένων Βάση Δεδομένων (Database): Ένα σύνολο από Αντικείμενα (Objects) που χρησιμοποιούνται για την αποθήκευση και τη διαχείριση των Πληροφοριών. Στην Microsoft Access μια Βάση Δεδομένων αποθηκεύεται στο δίσκο σε ένα αρχείο.mdb Στο αρχείο αυτό βρίσκονται αποθηκευμένα τόσο τα Δεδομένα της Βάσης Δεδομένων όσο και τα Αντικείμενα της Βάσης. Αντικείμενο (Object): Ένα Αντικείμενο (Object) είναι ένα επιμέρους στοιχείο της Βάσης Δεδομένων όπως για παράδειγμα ένας Πίνακας, ένα Ερώτημα, μια Φόρμα ή μια Έκθεση. Πίνακας (Table): Ένας Πίνακας είναι το Αντικείμενο της Βάσης Δεδομένων όπου αποθηκεύονται τα Δεδομένα. Αποτελείται από Στήλες (Columns) που είναι τα Πεδία (Fields) που ορίζουν τις Γραμμές (Rows) που είναι οι Εγγραφές (Records). Πρωτεύον Κλειδί (Primary Key): Η αξία και το έργο ενός RDBMS Relational Database Management System όπως είναι η Access, έγκειται στην ικανότητα σου Συστήματος να εντοπίζει, να φιλτράρει και να συγκεντρώνει γρήγορα πληροφορίες οι οποίες είναι αποθηκευμένες σε διάφορους Πίνακες της Βάσης Δεδομένων, χρησιμοποιώντας Ερωτήματα (Queries), Φόρμες (Forms) και Εκθέσεις (Reports). Για να λάβει χώρα η εν λόγω λειτουργία, θα πρέπει κάθε Πίνακας να περιλαμβάνει ένα Πεδίο (ή ένα συνδυασμό Πεδίων) που να χαρακτηρίζει και να αναγνωρίζει μοναδικά την κάθε, αποθηκευμένη στον Πίνακα, Εγγραφή. Αυτό το Πεδίο (ή ο συνδυασμός Πεδίων) ονομάζεται Πρωτεύον Κλειδί (Primary Key). Από τη στιγμή που θα προσδιοριστεί ένα Πρωτεύον Κλειδί για έναν Πίνακα η Access θα αποτρέπει την καταχώρηση διπλότυπων τιμών ή κενών τιμών (Null) στα πεδία του Πρωτεύοντος Κλειδιού. Ευρετήριο (Index): Ένα Ευρετήριο χρησιμεύει στην ταχύτερη αναζήτηση και ταξινόμηση των Εγγραφών. Βασίζεται σε ένα ή πολλά Πεδία τα οποία επιτρέπουν τη διάκριση μεταξύ των Εγγραφών όπου το πρώτο Πεδίο μπορεί να έχει την ίδια τιμή. Ως Σελίδα 3 από 64

4 Ευρετήρια ορίζουμε Πεδία με τα οποία σκοπεύουμε να κάνουμε συχνές αναζητήσεις ή ταξινομήσεις. Για το Πρωτεύον Κλειδί ενός Πίνακα, δημιουργείται αυτόματα ένα Ευρετήριο. Στα Πεδία Τύπου Δεδομένων Αντικείμενο OLE ΔΕΝ είναι δυνατή η δημιουργία Ευρετηρίου. Φόρμες (Forms): Ένας πιο φιλικός και πιο ασφαλής τρόπος διαχείρισης Δεδομένων. Ερωτήματα (Queries): Τα Ερωτήματα είναι ένα εργαλείο Επιλογής και Ταξινόμησης Δεδομένων για ευκολότερη διαχείριση. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και Εκφράσεις ως Υπολογιζόμενα Πεδία (Calculated Fields) για να κάνουμε υπολογισμούς με τα Δεδομένα. Εκθέσεις (Reports): Οι Εκθέσεις είναι ένα εργαλείο παρουσίασης και εκτύπωσης Δεδομένων με πιο φιλική μορφή για το Χρήστη. Στις Εκθέσεις μπορούμε να συμπεριλάβουμε Υπολογισμούς και Συνοπτικές Πληροφορίες των εκτυπωμένων Δεδομένων. Μακροεντολές (Macros): Οι Μακροεντολές είναι λίστες από αποθηκευμένες Εντολές που παρέχουν έναν αυτοματοποιημένο τρόπο εκτέλεσης συχνών ή περίπλοκων διαδικασιών. Λειτουργικές Μονάδες (Modules): Οι Λειτουργικές Μονάδες είναι λίστες από Εντολές Προγραμματισμού σε κώδικα Visual Basic. Σελίδες (Pages): Οι Σελίδες είναι ξεχωριστά αρχεία αποθηκευμένα έξω από την Access σε HTML μορφή, σχεδιασμένες για χρήση μέσω Internet ή Intranet. Για διευκόλυνσή μας, όταν δημιουργούμε αρχεία Σελίδων, η Access προσθέτει αυτόματα μια συντόμευση στο Παράθυρο της Βάσης Δεδομένων. Σελίδα 4 από 64

5 Ο Σχεδιασμός της Βάσης Δεδομένων Ο Σχεδιασμός της Βάσης Δεδομένων είναι το βασικότερο στάδιο για την κατασκευή της. Αν και στην Access υπάρχει μεγάλη ευελιξία στις όποιες τροποποιήσεις χρειαστεί να κάνουμε στο μέλλον, όσο καλύτερη σχεδίαση και πρόβλεψη των αναγκών έχει γίνει πριν την υλοποίηση τόσο πιο εύχρηστη και αποδοτικότερη θα είναι η Βάση Δεδομένων. Το πρώτο βήμα για τον εν λόγω Σχεδιασμό είναι η Δομή των Πινάκων, δηλαδή το πλήθος και ο τύπος των πεδίων που θα τους αποτελούν. Ακολουθούν οι επιμέρους Ιδιότητες των Πεδίων, όπως Μέγεθος, Μορφή, Περιορισμοί στην Εισαγωγή Δεδομένων. Άμεση σχέση με τη Δομή και το Πλήθος των Πινάκων έχει ο καθορισμός των μεταξύ τους Σχέσεων. Τέλος μπορούν να δημιουργηθούν άλλα αντικείμενα της Βάσης Δεδομένων όπως Φόρμες, Ερωτήματα, Εκθέσεις. Σε μια Σχεσιακή Βάση Δεδομένων όπως η Access, οι Σχέσεις μας επιτρέπουν να αποφύγουμε περιττά δεδομένα. Οι Σχέσεις λειτουργούν με το ταίριασμα των Δεδομένων σε Πεδία-Κλειδιά στους Πίνακες που συνδέονται. Στις περισσότερες περιπτώσεις οι Σχέσεις δημιουργούνται στα Πεδία που ταιριάζουν και αποτελούν το Πρωτεύον Κλειδί (Primary Key) ενός Πίνακα, το οποίο παρέχει ένα μοναδικό αναγνωριστικό για κάθε εγγραφή κι ένα Ξένο Κλειδί (Foreign Key) για τον άλλο Πίνακα. Σχέση Ένα-Προς-Πολλά (One-To-Many) Η πιο συνηθισμένη Σχέση σε μια Βάση Δεδομένων. Μια Εγγραφή ενός Πίνακα Α αντιστοιχεί σε Πολλές Εγγραφές ενός Πίνακα Β, αλλά μία Εγγραφή του Β αντιστοιχεί μόνο σε μία του Α Σχέση Πολλά-Προς-Πολλά (Many-To-Many) Η Σχέση Πολλά-Προς-Πολλά υποδεικνύει ότι μία Εγγραφή ενός Πίνακα Α μπορεί να έχει Πολλές Εγγραφές που ταιριάζουν στον Πίνακα Β και μία Εγγραφή στον Πίνακα Β μπορεί να έχει Πολλές Εγγραφές που ταιριάζουν στον Πίνακα Α Σχέση Ένα-Προς-Ένα (One-To-One) Σε μια Σχέση Ένα-Προς-Ένα, κάθε Εγγραφή ενός Πίνακα Α μπορεί να έχει μόνο μια Εγγραφή που να ταιριάζει στον Πίνακα Β και κάθε Εγγραφή στον Πίνακα Β μπορεί να έχει μόνο μια Εγγραφή που να ταιριάζει στον Πίνακα Α. Σελίδα 5 από 64

6 Η Σημασία της Ακεραιότητας των Αναφορών Η Ακεραιότητα Αναφορών είναι ένα Σύστημα Κανόνων που χρησιμοποιεί η Access για να εξασφαλίσει ότι οι Σχέσεις μεταξύ Εγγραφών σε Σχετιζόμενους Πίνακες είναι έγκυρες και ότι δεν θα διαγράψουμε ή μεταβάλλουμε κατά λάθος σχετιζόμενα δεδομένα. Όταν συνδέονται δύο Πίνακες με μια Σχέση, ο Κύριος Πίνακας λέγεται Πρωτεύον Πίνακας (Πχ ο Πίνακας Παραγγελίες) ενώ ο Σχετιζόμενος Πίνακας ονομάζεται Δευτερεύον Πίνακας (Πχ ο Πίνακας Λεπτομέρειες Παραγγελιών). Για το διαχωρισμό μεταξύ των Πρωτευόντων Κλειδιών των Συνδεδεμένων Πινάκων, το Πρωτεύον Κλειδί ενός Δευτερεύοντος Πίνακα αναφέρεται ως Ξένο Κλειδί (Foreign Key). Σελίδα 6 από 64

7 Δημιουργώντας μια Νέα Βάση Δεδομένων Αντίθετα από όσα γνωρίζουμε από τις εφαρμογές του Ms Office, πρέπει ΠΡΩΤΑ να αποθηκεύσουμε τη Βάση Δεδομένων σαν Αρχείο (να δώσουμε χώρο στη Βάση Δεδομένων) ΠΡΙΝ αρχίσουμε να δημιουργούμε αντικείμενα. Για να δημιουργήσουμε μια Νέα Βάση Δεδομένων: Κάνουμε Κλικ στο εικονίδιο Νέα Κενή Βάση Δεδομένων και στο δεξιό τμήμα εμφανίζεται Πλαίσιο Κειμένου στο οποίο πρέπει να επιλέξουμε τον επιθυμητό Φάκελο αποθήκευσης της Βάσης Δεδομένων καθώς και το όνομα αυτής. Κάνοντας Κλικ στο κουμπί Δημιουργία, ολοκληρώνεται η διαδικασία δημιουργίας Νέας Βάσης Δεδομένων. Στην οθόνη εμφανίζεται η νέα μας ΒΔ κι ένας νέος Πίνακας με αρχικό όνομα Πίνακας1. Σελίδα 7 από 64

8 Άνοιγμα Βάσης Δεδομένων Επιλέγουμε την επιθυμητή ΒΔ και πατάμε το κουμπί Άνοιγμα (ή κάνουμε Διπλό Κλικ στο όνομα της ΒΔ). Εμφανίζεται το παράθυρο Βάση Δεδομένων. Σελίδα 8 από 64

9 Προβολή Φύλλου Δεδομένων Όταν ανοίγουμε έναν Πίνακα στην Access, τον βλέπουμε σε Προβολή Φύλλου Δεδομένων η οποία μοιάζει πάρα πολύ με τη μορφή Υπολογιστικού Φύλλου του Excel. Ωστόσο, αντίθετα με ένα Υπολογιστικό Φύλλο, μπορούμε να εισάγουμε Δεδομένα μόνο σε Πεδία που έχουν οριστεί και τα εν λόγω Δεδομένα πρέπει απαραίτητα να είναι μέρος μιας Εγγραφής. Ο Πίνακας είναι μια σειρά από Γραμμές (Rows) που αντιπροσωπεύουν Εγγραφές (Records) και Στήλες (Columns) που αντιπροσωπεύουν Πεδία (Fields). Για να ανοίξουμε έναν Πίνακα σε Προβολή Φύλλου Δεδομένων, από το Παράθυρο Περιήγησης, κάνουμε Κλικ στο αντικείμενο Πίνακες. Επιλέγουμε τον επιθυμητό Πίνακα και κάνουμε Διπλό Κλικ στο όνομα του Πίνακα. Προσθέτοντας μία Εγγραφή Σελίδα 9 από 64

10 Αποθήκευση Αλλαγών σε Εγγραφές Οι Αλλαγές σε Υπάρχουσες Εγγραφές αποθηκεύονται όταν: Χρησιμοποιήσουμε ένα από τα πλήκτρα Page Up, Page Down,,, Shift+Enter Χρησιμοποιήσουμε το ενώ είμαστε στο Τελευταίο Πεδίο Χρησιμοποιήσουμε το ενώ είμαστε στο Πρώτο Πεδίο Όταν κατά τη διάρκεια που είμαστε σε Κατάσταση Επεξεργασίας (Edit) Κάνουμε Κλικ στο σύμβολο Επεξεργασίας (μολυβάκι) Κλείσουμε τον Πίνακα Αναίρεση Αλλαγών σε μία Εγγραφή Κλικ ή Ctrl+Z αν έχουμε αποθηκεύσει την Εγγραφή, διαφορετικά Esc Μετακίνηση Μέσα στο Φύλλο Δεδομένων Εκτός από τους γνωστούς τρόπους μετακίνησης με τη χρήση του Πληκτρολογίου και του Ποντικιού, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε έναν ειδικό πλοηγό, τα Κουμπιά Επιλογής Εγγραφών. Σελίδα 10 από 64

11 Εύρεση Εγγραφής Επιλέγουμε τη Στήλη του πεδίου στο οποίο θα κάνουμε την Αναζήτηση και κάνουμε Κλικ στο Ομάδα Εύρεση στο εικονίδιο κιάλια. Εμφανίζεται το Πλαίσιο Διαλόγου Εύρεση και Αντικατάσταση και δίνουμε τα επιθυμητά κριτήρια αναζήτησης. ΠΡΟΣΟΧΗ στο Drop Down Ταίριασμα. Συνήθως επιλέγουμε Οποιοδήποτε Τμήμα Πεδίου. Τροποποίηση Εγγραφής Εργαζόμαστε με τον ίδιο ακριβώς τρόπο που εργαζόμαστε και στο Ms Excel. Με F2 μεταβαίνουμε σε κατάσταση Επεξεργασίας για ενημέρωση κελιού, ενώ αν ξεκινήσουμε την πληκτρολόγηση απ ευθείας μέσα στο κελί, διαγράφουμε τα υπάρχοντα δεδομένα του. Διαγραφή Εγγραφής Για να Διαγράψουμε μία Εγγραφή σε Προβολή Φύλλου Δεδομένων, κάνουμε Κλικ στον Επιλογέα της Γραμμής της Εγγραφής που θέλουμε να Διαγράψουμε και εργαζόμαστε με έναν από τους παρακάτω τρόπους: Ομάδα Εγγραφές Κλικ Διαγραφή Delete από το πληκτρολόγιο Δεξί Κλικ στον Επιλογέα Γραμμής και από το Μενού Συντόμευσης επιλέγουμε Διαγραφή Εγγραφής. Εμφανίζεται παράθυρο με προειδοποιητικό μήνυμα. Tip! Για Διαγραφή πολλών εγγραφών ταυτόχρονα, τις επιλέγουμε με Drag n Drop ή Ctrl και Click, Shift και Click. Σελίδα 11 από 64

12 Μορφοποίηση Φύλλου Δεδομένων Κάνοντας Δεξί Κλικ στο Φύλλο Δεδομένων εμφανίζεται το αναδυόμενο παράθυρο που βλέπουμε. Από εδώ μπορούμε να κάνουμε όλες τις επιθυμητές τροποποιήσεις στο Φύλλο Δεδομένων. Οι πιο κλασσικές από αυτές είναι : Πλάτος Στήλης Απόκρυψη / Εμφάνιση Στηλών Σταθεροποίηση / Αποσταθεροποίηση Στηλών. Κλείσιμο Πίνακα Με έναν από τους συνήθεις τρόπους κλεισίματος παραθύρου. Διαγραφή Πίνακα Για να Διαγράψουμε έναν Πίνακα από μία Βάση Δεδομένων, επιλέγουμε από το Παράθυρο Περιήγησης το Αντικείμενο Πίνακες, από τη λίστα των υπαρχόντων Πινάκων επιλέγουμε τον επιθυμητό προς Διαγραφή Πίνακα και εργαζόμαστε με έναν από τους παρακάτω τρόπους: Πατάμε το κουμπί Διαγραφή από την Ομάδα Εγγραφές. Πατάμε το πλήκτρο Delete από το πληκτρολόγιο. Δεξί Κλικ στο όνομα του πίνακα και επιλογή Διαγραφή. Εμφανίζεται το παρακάτω προειδοποιητικό Πλαίσιο Διαλόγου: Σελίδα 12 από 64

13 Σχεδίαση και Δημιουργία Πινάκων Tips για τη Σχεδίαση Πινάκων! Ξεκινάμε τη Σχεδίαση ενός Πίνακα στο χαρτί. Σκεφτόμαστε προσεκτικά ποιες πληροφορίες θέλουμε να αποθηκεύσουμε. Επιλέγουμε ένα ξεχωριστό όνομα για κάθε Πεδίο (Column). Τα εν λόγω ονόματα θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν μικρότερου μήκους και να μας θυμίζουν το είδος της Πληροφορίας που θα αποθηκεύσουμε. Χωρίς να απαγορεύονται δύο λέξεις για όνομα Πεδίου, καλό είναι να μην αφήνουμε κενό (διάστημα) μεταξύ των λέξεων αλλά να χρησιμοποιούμε Κάτω Παύλα (Hyphen) ή να γράφουμε τις λέξεις ως μία. Παράδειγμα : Ημερομηνία_Γέννησης ή ΗμερομηνίαΓέννησης. Προσοχή στον Τύπο Δεδομένων του κάθε Πεδίου μιας και αυτός χαρακτηρίζει το τι θα αποθηκεύουμε μέσα στο Πεδίο. Μελλοντική τροποποίηση Τύπου Δεδομένων πολύ πιθανόν να επιφέρει ΑΠΩΛΕΙΑ των Δεδομένων για το συγκεκριμένο Πεδίο. Προσοχή στα Πεδία που θα είναι Πρωτεύοντα Κλειδιά (Primary Keys) Ξένα Κλειδιά (Foreign Keys) για Σχέσεις Πινάκων και στα Πεδία που θα ορίσουμε ως Ευρετήρια. Σελίδα 13 από 64

14 Δημιουργία Πίνακα Καρτέλα Δημιουργία Ομάδα Πίνακες Πίνακας Πρότυπο Πίνακα Λίστες του SharePoint Σελίδα 14 από 64

15 Σχεδίαση Πίνακα Κάνουμε Κλικ στη Στήλη Τύπος Δεδομένων στην ίδια Γραμμή. Για να προσθέσουμε ένα Πεδίο σε έναν Πίνακα, ξεκινάμε τον ορισμό του δίνοντάς του ένα Όνομα και έναν Τύπο Δεδομένων. Αν θέλουμε εισάγουμε και μία Περιγραφή. Αφού ορίσουμε το Πεδίο, μπορούμε να ορίσουμε επιπλέον Ιδιότητες για το Πεδίο, οι οποίες ελέγχουν τη συμπεριφορά του Πεδίου, δηλαδή τον τρόπο εισαγωγής και εμφάνισης των Δεδομένων. Στην πρώτη γραμμή πληκτρολογούμε το επιθυμητό όνομα στη Στήλη Όνομα Πεδίου. Εξ ορισμού επιλέγεται ο Τύπος Δεδομένων Κείμενο. Για να αλλάξουμε Τύπο Δεδομένων, κάνουμε Κλικ στο πτυσσόμενο βέλος και εμφανίζονται οι επιτρεπτοί Τύποι Δεδομένων για να επιλέξουμε τον επιθυμητό. Σελίδα 15 από 64

16 Τύπος Δεδομένων Οδηγός Αναζήτησης (LookUp) Ο Οδηγός Αναζήτησης χρησιμοποιείται για τη δημιουργία ενός Πεδίου, το οποίο επιτρέπει την επιλογή μιας Τιμής από έναν άλλο Πίνακα ή από μία Λίστα Τιμών, μέσω ενός Σύνθετου Πλαισίου (Combo Box). Ο Οδηγός Αναζήτησης ως Τύπος Δεδομένων ενός Πεδίου, βοηθά το χρήστη στη δημιουργία μιας Στήλης Αναζήτησης σε Πίνακα, η οποία εμφανίζει μία Λίστα Τιμών από την οποία επιλέγει ο Χρήστης την επιθυμητή Τιμή. Τιμές που θα πληκτρολογήσουμε εμείς. Συμφέρει μόνο όταν οι εν λόγω τιμές ΔΕΝ αλλάζουν. Δίνουμε το επιθυμητό Όνομα στο Πεδίο και για Τύπο Δεδομένων επιλέγουμε Οδηγός Αναζήτησης. Σελίδα 16 από 64

17 Τιμές που θα αναζητούμε από Πίνακα ή Ερώτημα. Συμφέρει όταν οι εν λόγω τιμές είναι ΔΥΝΑΜΙΚΑ ΜΕΤΑΒΑΛΛΟΜΕΣ. Δίνουμε το επιθυμητό Όνομα στο Πεδίο και για Τύπο Δεδομένων επιλέγουμε Οδηγός Αναζήτησης. Σελίδα 17 από 64

18 Σελίδα 18 από 64

19 Σελίδα 19 από 64

20 Κατά την εισαγωγή δεδομένων έχουμε: Σελίδα 20 από 64

21 Πρωτεύον Κλειδί (Primary Key) Το Πρωτεύον Κλειδί (Primary Key) είναι το Πεδίο εκείνο το οποίο καθορίζει τη μοναδικότητα κάθε Εγγραφής σε έναν Πίνακα. Γίνεται εύκολα κατανοητό το πόσο σημαντική είναι η ύπαρξη του Πρωτεύοντος Κλειδιού. Στα Πρωτεύοντα Κλειδιά ΔΕΝ ΕΠΙΤΡΕΠΟΝΤΑΙ ΔΙΠΛΕΣ ΤΙΜΕΣ. Για το λόγο αυτό, το Πρωτεύον Κλειδί είναι πολύ συχνά πεδίο Αυτόματης Αρίθμησης (κι έτσι αναλαμβάνει η Access την ευθύνη αποφυγής Διπλότυπων Εγγραφών). Για να καθορίσουμε εμείς ένα Πρωτεύον Κλειδί κατά τη Σχεδίαση ενός Πίνακα, επιλέγουμε το επιθυμητό Πεδίο και από την Καρτέλα Σχεδίαση και την Ομάδα Εργαλεία κάνουμε Κλικ στο κουμπί Πρωτεύον Κλειδί. Ομοίως, με Δεξί Κλικ πάνω στο επιθυμητό Πεδίο, επιλέγουμε αναδυόμενο παράθυρο. από το Αν ΔΕΝ επιλέξουμε ένα Πρωτεύον Κλειδί κατά τη δημιουργία ενός Πίνακα, η Access θα μας υπενθυμίσει το γεγονός κατά την έξοδό μας, εμφανίζοντάς μας το παρακάτω μήνυμα: Εναλλαγή μεταξύ Προβολών Είναι πολύ χρήσιμο να εναλλασσόμαστε μεταξύ της Προβολής Σχεδίασης και Προβολής Φύλλου Δεδομένων για να ελέγχουμε τα αποτελέσματα των τροποποιήσεων που κάνουμε στη Σχεδίαση. Αυτό γίνεται πολύ εύκολα μέσω: Σελίδα 21 από 64

22 Ιδιότητες Πεδίων Οι Ιδιότητες των Πεδίων ορίζουν τον τρόπο που Εισάγονται, Αποθηκεύονται και Εμφανίζονται τα Δεδομένα και μας βοηθούν στο να εξαλείψουμε ή να ελαχιστοποιήσουμε τις πιθανότητες λαθών κατά την Εισαγωγή Δεδομένων (Data Entry) από τους χρήστες. Η Ιδιότητα του Μεγέθους ενός Πεδίου Το Μέγεθος ενός Πεδίου Κείμενο Μέγιστο μέγεθος οι 255 χαρακτήρες. Για μεγαλύτερες πληροφορίες Κειμένου χρησιμοποιούμε τον Τύπο Δεδομένων Υπόμνημα. Το Μέγεθος ενός Πεδίου Αριθμός Οι Ιδιότητες Μορφή και Μάσκα Εισαγωγής Με την Ιδιότητα Μορφή μπορούμε να καθορίσουμε τη μορφή των Αποθηκευμένων Δεδομένων (για παράδειγμα θα μπορούσαμε να καθορίσουμε ότι ένα Κείμενο που εισάγουμε εμφανίζεται πάντα με κεφαλαία ασχέτως με το πώς το εισάγουμε στον Πίνακα). Με την Ιδιότητα Μάσκα Εισαγωγής μπορούμε να περιορίσουμε την είσοδο των Δεδομένων για να ελαχιστοποιήσουμε τα λάθη (για παράδειγμα όταν εισάγεται ο αριθμός ταυτότητας με μια Μάσκα Εισαγωγής, μπορούμε να σιγουρέψουμε ότι ο πρώτος χαρακτήρας είναι Γράμμα και οι υπόλοιποι Αριθμοί). Οι δύο κύριες διαφορές μεταξύ των πιο πάνων Ιδιοτήτων είναι: Η Ιδιότητα Μορφή επηρεάζει μόνο τον τρόπο που εμφανίζονται οι Πληροφορίες αφού εισαχθούν στο Πεδίο, ενώ η Μάσκα Εισαγωγής ελέγχει τις Τιμές που μπορούμε να εισάγουμε κατά την στιγμή της Εισαγωγής. Σελίδα 22 από 64

23 Η Ιδιότητα Μορφή Μορφοποιήσεις Κειμένου Μορφοποιήσεις Αριθμών Μορφές Ημερομηνίας και Ώρας Σελίδα 23 από 64

24 Μορφές Τύπου Ναι/Όχι Η Ιδιότητα Μάσκα Εισαγωγής Σελίδα 24 από 64

25 Η Ιδιότητα Λεζάντα Με την Ιδιότητα Λεζάντα μπορούμε να δώσουμε μια ετικέτα στο Πεδίο που ορίζουμε. Η εν λόγω Λεζάντα θα εμφανίζεται στην κορυφή των Στηλών σε Προβολή Φύλλου Δεδομένων. Έτσι, μπορούμε να έχουμε ένα μικρό όνομα σαν Όνομα Πεδίου και μέσω της Λεζάντας να εμφανίζουμε ένα πιο περιγραφικό και φιλικότερο προς το χρήστη όνομα. Κατά τη δημιουργία Φορμών και Εκθέσεων, η ύπαρξη Λεζάντας καθιστά ευκολότερο και γρηγορότερο το σχεδιασμό μιας και γίνεται χρήση της Λεζάντας ως λεκτικού. Η Ιδιότητα Προεπιλεγμένη Τιμή Με την Ιδιότητα Προεπιλεγμένη Τιμή μπορούμε να ορίσουμε μία τιμή η οποία σε κάθε νέα Εγγραφή θα εισάγεται αυτόματα. Ο χρήστης θα έχει φυσικά τη δυνατότητα να την τροποποιήσει κατά βούληση. Η εν λόγω Ιδιότητα μπορεί να εφαρμοστεί στους περισσότερους τύπους δεδομένων της Access. Η Ιδιότητα Απαιτείται Ορίζουμε τη ρύθμιση της Ιδιότητας Απαιτείται σε ΝΑΙ, σε όσα Πεδία είναι άκρως απαραίτητα και θα πρέπει να έχουν Τιμή. Δηλαδή ΔΕΝ θα είναι κενά. Αν ο χρήστης παραλείψει την εισαγωγή Δεδομένων σε ένα τέτοιο Πεδίο, η Access εμφανίζει σχετικό προειδοποιητικό μήνυμα. Σελίδα 25 από 64

26 Η Ιδιότητα Μηδενικό Μήκος Ειδικά για τα Πεδία Κείμενο και Υπόμνημα, ο ορισμός αυτής της Ιδιότητας σε ΨΕΥΔΕΣ, εμποδίζει κάποιον να προσπεράσει την Ιδιότητα Απαιτείται δίνοντας μια Κενή Συμβολοσειρά σε ένα Πεδίο. Η Ιδιότητα Με Ευρετήριο Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε Ευρετήρια σε: Οποιοδήποτε Πεδίο θέλουμε να χρησιμοποιούμε συχνά για αναζητήσεις στον Πίνακα. Οποιοδήποτε Πεδίο ως προς το οποίο θέλουμε να ταξινομούμε συχνά τα Δεδομένα. Τα Ευρετήρια έχουν πολλά υπέρ αλλά δεν θα πρέπει να χρησιμοποιούμε σαν Ευρετήρια πολλά Πεδία στη Βάση Δεδομένων γιατί κάθε Ευρετήριο αυξάνει το χρόνο που απαιτείται για να ενημερωθούν και να τροποποιηθούν οι Εγγραφές. Όταν επιλέγουμε ένα Ευρετήριο για ένα Πεδίο, μπορούμε να επιλέξουμε αν θα επιτρέπονται για αυτό Διπλότυπα (δηλαδή διπλές τιμές) ή όχι. Το Πρωτεύον Κλειδί ενός Πίνακα ορίζεται ΠΑΝΤΑ Με Ευρετήριο (Δεν επιτρέπονται διπλότυπα). Επικύρωση Δεδομένων Η Access μας παρέχει πολλούς τρόπους ελέγχου των Δεδομένων που εισάγονται σε μία Βάση Δεδομένων, επιτρέποντας τον περιορισμό των Δεδομένων ενός Πεδίου βάση ενός Κανόνα Επικύρωσης για το συγκεκριμένο Πεδίο. Μπορούμε να καθορίσουμε δύο τύπους Κανόνων Επικύρωσης: Κανόνας Επικύρωσης Πεδίων: ο οποίος χρησιμοποιείται για να ελέγχει την Τιμή που εισάγεται σε ένα Πεδίο Κανόνας Επικύρωσης Εγγραφών: ο οποίος χρησιμοποιείται για να ελέγχει πότε θα μπορεί να αποθηκευτεί ολόκληρη η Εγγραφή. Αντίθετα με τους Κανόνες Επικύρωσης Πεδίων, οι Κανόνες Επικύρωσης Εγγραφών μπορούν να αναφέρονται σε άλλα Πεδία του ίδιου Πίνακα. Έτσι, μπορούνε να συγκρίνουμε εισαγόμενες Τιμές σε διαφορετικά Πεδία. Σελίδα 26 από 64

27 Παραδείγματα Tip! Το μέγιστο μήκος για την Τιμή της Ιδιότητας Κανόνας Επικύρωσης είναι 2048 χαρακτήρες ενώ το μέγιστο μήκος για την Τιμή της Ιδιότητας Κείμενο Επικύρωσης είναι 255 χαρακτήρες. Τροποποίηση Σχεδίασης Πίνακα Κάνουμε Δεξί Κλικ στον επιθυμητό Πίνακα κι επιλέγουμε Προβολή Σχεδίασης. Εισαγωγή Πεδίου Κλικ στον Επιλογέα Γραμμής του Πεδίου πάνω από το οποίο θέλουμε να εισαχθεί το νέο Πεδίο και Κλικ από το πληκτρολόγιο στο πλήκτρο Insert Δεξί Κλικ στο Πλέγμα (Grid) των πεδίων του Πίνακα και επιλογή Εισαγωγή Γραμμών από το Μενού Συντόμευσης Στην Καρτέλα Εργαλεία Κλικ στο κουμπί Εισαγωγή Γραμμών Διαγραφή Πεδίου Κλικ στον Επιλογέα Γραμμής του Πεδίου το οποίο θέλουμε να διαγράψουμε και Κλικ από το πληκτρολόγιο στο πλήκτρο Delete Δεξί Κλικ στο Πλέγμα (Grid) των πεδίων του Πίνακα και επιλογή Διαγραφή Γραμμών από το Μενού Συντόμευσης Στην Καρτέλα Εργαλεία Κλικ στο κουμπί Διαγραφή Γραμμών Σελίδα 27 από 64

28 Αλλαγή Ονόματος Πεδίου Σε Προβολή Σχεδίασης επιλέγουμε το Όνομα Πεδίου και πληκτρολογούμε πάνω στο υπάρχον το όνομα που επιθυμούμε ή Σε Προβολή Φύλλου Δεδομένων, κάνουμε Διπλό Κλικ πάνω στο όνομα του Πεδίου πληκτρολογούμε το επιθυμητό όνομα και πατάμε Enter. Αλλαγή Τύπου Δεδομένων Σε Προβολή Σχεδίασης κάνουμε Κλικ στη Στήλη Τύπος Δεδομένων και επιλέγουμε έναν νέο Τύπο από την πτυσσόμενη λίστα. Έπειτα κάνουμε Αποθήκευση. Αλλαγή Μεγέθους Πεδίου Σε Προβολή Σχεδίασης κάνουμε Κλικ στο Πεδίο και από τις Ιδιότητες στο κάτω τμήμα του Παραθύρου, αλλάζουμε το Μέγεθος. Έπειτα κάνουμε Αποθήκευση. Αν επιλέξουμε μικρότερο Μέγεθος Πεδίου από το προηγούμενο, η Access εμφανίζει το παρακάτω προειδοποιητικό μήνυμα: Αν επιλέξουμε ΝΑΙ, το Μέγεθος του Πεδίου θα αλλάξει και τα Δεδομένα που ΔΕΝ χωρούν θα ΑΠΟΚΟΠΟΥΝ. Αν επιλέξουμε ΟΧΙ, τα Μέγεθος θα παραμείνει το ίδιο. Σελίδα 28 από 64

29 Αλλαγή Λοιπών Ιδιοτήτων Σε Προβολή Σχεδίασης κάνουμε Κλικ στο Πεδίο και από τις Ιδιότητες στο κάτω τμήμα του Παραθύρου, αλλάζουμε την επιθυμητή. Έπειτα κάνουμε Αποθήκευση. Η Access ελέγχει τα υπάρχοντα Δεδομένα ως προς τους νέους Κανόνες που εφαρμόστηκαν. Για παράδειγμα, αν ορίσουμε την Ιδιότητα Απαιτείται σε ΝΑΙ, η Access θα ελέγξει αν το Πεδίο είναι κενό και σε κάποια από τις υπάρχουσες Εγγραφές. Κλικ ΝΑΙ Σελίδα 29 από 64

30 Ορισμός Σχέσεων ανάμεσα σε Πίνακες Όταν πρόκειται να δημιουργήσουμε μια Σχέση μεταξύ δύο Πινάκων στην Access, καλό θα είναι, για λόγους ευκολίας, τα Πεδία να έχουν το ίδιο Όνομα αν και ΔΕΝ είναι απαραίτητο. Απολύτως απαραίτητο είναι τα Πεδία των Πινάκων μέσω των οποίων θα δημιουργηθεί η Συσχέτιση των Πινάκων να έχουν τον ίδιο Τύπο Δεδομένων. Η μόνη εξαίρεση αυτού του κανόνα αφορά ένα Πεδίο Πρωτεύοντος Κλειδιού με Τύπο Αυτόματη Αρίθμηση, αφού Πεδία τέτοιου Τύπου μπορούμε να τα συσχετίσουμε με Αριθμητικά Πεδία (Πεδία Τύπου Αριθμός), αν η Ιδιότητα Μέγεθος Πεδίου των δύο αντιστοίχων πεδίων είναι η ίδια, όπως για παράδειγμα αν η Ιδιότητα Μέγεθος Πεδίου και των δύο Πεδίων έχει την Τιμή Ακέραιος Μεγάλου Μήκους. Για να ορίσουμε μια Σχέση μεταξύ δύο Πινάκων εργαζόμαστε ως εξής: Φροντίζουμε όλοι οι Πίνακες να είναι κλειστοί. Δεν μπορούμε να δημιουργήσουμε ή να τροποποιήσουμε Σχέσεις Πινάκων με ανοιχτούς Πίνακες. Μεταφερόμαστε στην Καρτέλα Εργαλεία Βάσης Δεδομένων και στην Ομάδα Εμφάνιση / Απόκρυψη κάνουμε Κλικ στο κουμπί Σχέσεις. Εμφανίζεται το Παράθυρο Σχέσεις. Για να προσθέσουμε Πίνακα ή Πίνακες στο εν λόγω παράθυρο κάνουμε Δεξί Κλικ και από το αναδυόμενο Παράθυρο επιλέγουμε Εμφάνιση Πίνακα. Σελίδα 30 από 64

31 Επιλέγουμε τους επιθυμητούς Πίνακες και πατάμε το κουμπί Προσθήκη. Ολοκληρώνουμε τη διαδικασία με Κλείσιμο. Σύρουμε το Πεδίο που θέλουμε να συσχετίσουμε από τον έναν Πίνακα στο σχετικό Πεδίο του άλλου Πίνακα. Εμφανίζεται ακολούθως το Παράθυρο Διαλόγου Επεξεργασία Σχέσεων. Στη θυρίδα Τύπος Σχέσης: εμφανίζεται ο Τύπος της Σχέσης που ορίζεται αυτόματα από την Access, ως εξής: Ένα Προς Πολλά: σημαίνει ότι ένα από σχετιζόμενα Πεδία είναι Πρωτεύον Κλειδί ή έχει Μοναδικό Ευρετήριο. Ένα Προς Ένα: σημαίνει ότι και τα δύο σχετιζόμενα Πεδία είναι Πρωτεύοντα Κλειδιά ή έχουν Μοναδικά Ευρετήρια. Αόριστη: σημαίνει ότι κανένα από τα δύο Πεδία δεν είναι Πρωτεύον Κλειδί ούτε έχει Μοναδικό Ευρετήριο. Σελίδα 31 από 64

32 Κάνουμε Κλικ στο κουμπί Δημιουργία για να δημιουργήσουμε τη Σχέση. Εμφανίζεται μια μαύρη γραμμή η οποία ενώνει τα δύο Πεδία που συσχετίζονται. Όταν κλείσουμε το Παράθυρο Σχέσεις, εμφανίζεται ένα μήνυμα για το αν θέλουμε να αποθηκεύσουμε τη διάταξη. Ανεξάρτητα από την απάντησή μας, οι Σχέσεις που δημιουργήσαμε αποθηκεύονται στη Βάση Δεδομένων. Επεξεργασία ή Διαγραφή Σχέσης Εμφανίζουμε το Παράθυρο Διαλόγου Σχέσεις, κάνουμε Δεξί Κλικ στη μαύρη ενωτική γραμμή που υποδηλώνει τη Σχέση μεταξύ των Πινάκων και από το Μενού Συντόμευσης επιλέγουμε ανάλογα. Σελίδα 32 από 64

33 Ενεργοποίηση Ακεραιότητας Αναφορών Η Ακεραιότητα Αναφορών είναι ένα Σύστημα Κανόνων που χρησιμοποιεί η Access για να εξασφαλίσει ότι οι Σχέσεις μεταξύ Εγγραφών σε σχετιζόμενους Πίνακες είναι Έγκυρες και ότι δεν θα διαγράψουμε ούτε θα αλλάξουμε κατά λάθος σχετιζόμενα Δεδομένα. Η Ακεραιότητα Αναφορών μπορεί να ενεργοποιηθεί μόνο όταν ικανοποιούνται όλες οι παρακάτω συνθήκες: Το Πεδίο που ταιριάζει από τον Πρωτεύοντα Πίνακα είναι ένα Πρωτεύον Κλειδί ή έχει ένα Μοναδικό Ευρετήριο. Τα σχετιζόμενα Πεδία έχουν τον ίδιο Τύπο Δεδομένων. Και οι δύο Πίνακες ανήκουν στην ίδια Βάση Δεδομένων. Όταν εφαρμοστούν οι Κανόνες Ακεραιότητας Αναφορών: Δεν είναι δυνατή η Εισαγωγή μιας Τιμής στο Πεδίο Ξένου Κλειδιού του σχετιζόμενου Πίνακα, η οποία δεν υπάρχει στο Πρωτεύον Κλειδί του πρωτεύοντα Πίνακα. Δεν είναι δυνατή η Διαγραφή μιας Εγγραφής από έναν Πρωτεύοντα Πίνακα αν υπάρχουν Εγγραφές που ταιριάζουν σε ένα σχετιζόμενο Πίνακα. Δεν είναι δυνατή η Αλλαγή μιας Τιμής Πρωτεύοντος Κλειδιού στον Πρωτεύοντα Πίνακα, αν αυτή η Εγγραφή έχει σχετιζόμενες Εγγραφές. Για να ενεργοποιήσουμε την Ακεραιότητα Αναφορών σε μία Σχέση, στο Παράθυρο Διαλόγου Επεξεργασία Σχέσεων ενεργοποιούμε το Πλαίσιο Ελέγχου Ενεργοποίηση Ακεραιότητας Αναφορών. Κλικ ΟΚ. Σελίδα 33 από 64

34 Ταξινόμηση Δεδομένων Για να Ταξινομήσουμε Δεδομένα προς ένα Πεδίο: Στην Προβολή Φύλλου Δεδομένων, επιλέγουμε ένα Πεδίο ή όλη τη Στήλη ως προς την οποία θέλουμε να ταξινομήσουμε τα Δεδομένα και στην Κεντρική Καρτέλα, Ομάδα Ταξινόμηση & Φιλτράρισμα επιλέγουμε ανάλογα με το επιθυμητό είδος Ταξινόμησης (Αύξουσα / Φθίνουσα) Για να Ταξινομήσουμε Δεδομένα προς περισσότερα από ένα Πεδία: Αν επιλέξουμε περισσότερα από ένα Πεδία σε Προβολή Φύλλου Δεδομένων, η Access θα ταξινομήσει τα Πεδία με τη σειρά που εμφανίζονται στην Προβολή. Τα Δεδομένα θα ταξινομηθούν ως προς την πρώτη επιλεγμένη Στήλη και μετά οι διπλές τιμές αυτής της ταξινόμησης θα ταξινομηθούν ως προς τις τιμές της δεύτερης κοκ. Με την Ταξινόμηση Δεδομένων, ο αρχικός αριθμός των Εγγραφών που μας παρουσιάζονται είναι πάντα ο ίδιος με αυτόν του Πίνακα που ταξινομούμε. Tip! Για να αλλάξουμε τη σειρά των Στηλών, επιλέγουμε πρώτα την Επικεφαλίδα της Στήλης και στη συνέχεια τη μετακινούμε δεξιά ή αριστερά με Drag n Drop. Φιλτράρισμα Δεδομένων Με το Φιλτράρισμα Δεδομένων επιτυγχάνουμε να περιορίσουμε τον αριθμό των Εγγραφών που θα παρουσιάζονται, έχοντας έτσι ένα ευέλικτο υποσύνολο Εγγραφών. Φιλτράρισμα με Βάση την Επιλογή Εμφανίζουμε τον Πίνακα σε Προβολή Φύλλου Δεδομένων. Επιλέγουμε την Τιμή ενός Πεδίου που θέλουμε σαν Τιμή Φιλτραρίσματος. Στην Κεντρική Καρτέλα, Ομάδα Ταξινόμηση & Φιλτράρισμα Κλικ Επιλογή Ανάλογα με την επιλογή μας, ενημερώνεται το παράθυρο που εμφανίζεται στα αριστερά και προχωράμε στο επόμενο βήμα επιλέγοντας ανάλογα. Σελίδα 34 από 64

35 Tips! Αν επιλέξουμε κάποιους χαρακτήρες από τα Δεδομένα ενός Πεδίου, τότε το Φίλτρο θα βασιστεί σε αυτή τη μερική επιλογή και θα μας επιστρέψει μόνο όσες εγγραφές περιέχουν αυτούς τους χαρακτήρες μέσα στο Πεδίο. Αν επιλέξουμε ένα άλλο Πεδίο από την ήδη φιλτραρισμένη λίστα και επιλέξουμε εκ νέου το Φιλτράρισμα με Βάση την Επιλογή, τότε θα εμφανίζονται οι Εγγραφές που ικανοποιούν και τα δύο κριτήρια. Για να εμφανίσουμε πάλι όλες τις Εγγραφές Αφού εφαρμόσουμε ένα Φίλτρο, μπορούμε να εμφανίσουμε πάλι όλες τις Εγγραφές του Πίνακα. Ακόμα κι αν το Φίλτρο που έχουμε δημιουργήσει είναι σύνθετο, μπορούμε να εναλλασσόμαστε μεταξύ της εμφάνισης όλων των Εγγραφών και του Φίλτρου που έχουμε δημιουργήσει. Αφού ορίσουμε ένα Φίλτρο, το κουμπί Εναλλαγή Φίλτρου που βρίσκεται στη Βασική Γραμμή Εργαλείων, μας δίνει τη δυνατότητα να εναλλάσσουμε την οθόνη μεταξύ του Φίλτρου που δημιουργήσαμε και της εμφάνισης όλων των Εγγραφών. Για να ακυρώσουμε ένα μόνο Φίλτρο από ένα μεμονωμένο Πεδίο, κάνουμε Κλικ στο Εικονίδιο Φίλτρου στην Κεφαλίδα της Στήλης στην οποία εφαρμόσαμε το εν λόγω Φίλτρο και ακολούθως κάνουμε Κλικ στην επιλογή Κατάργηση Φίλτρου από τη Στήλη. Σελίδα 35 από 64

36 Προχωρημένα Φίλτρα Πολλές φορές είναι απαραίτητο να φιλτράρουμε έναν Πίνακα όχι μόνο με ακριβείς τιμές αλλά μέσα από ένα εύρος τιμών. Η Access μας δίνει τη δυνατότητα αυτή μέσα από μια τεχνική προχωρημένου φιλτραρίσματος που λέγεται Φιλτράρισμα με Βάση τη Φόρμα. Το Φιλτράρισμα με Βάση τη Φόρμα χρησιμοποιεί μία Κενή Εγγραφή στην οποία μπορούμε να πληκτρολογήσουμε το κριτήριο φιλτραρίσματος μέσω Εκφράσεων και με τη χρήση Ειδικών Τελεστών. Για να ενεργοποιήσουμε το Φιλτράρισμα με Βάση τη Φόρμα εργαζόμαστε ως εξής: οπότε κι εμφανίζεται μια κενή φόρμα για να συμπληρώσουμε τα κριτήρια αναζήτησης. Πεδία στην ίδια Φόρμα επέχουν θέση λογικού ΚΑΙ (AND) δηλαδή θα πρέπει να ισχύουν και τα Δύο. Αν επιθυμούμε λογικό Η (OR) τότε κάνουμε Κλικ στην αντίστοιχη καρτέλα. Ακολουθούν παραδείγματα αναζήτησης. Σελίδα 36 από 64

37 ΛΟΓΙΚΟ Η (OR) Επιλέγουμε Φιλτράρισμα με Βάση τη Φόρμα. Δίνουμε το επιθυμητό κριτήριο. Στο παράδειγμα Πεδίο Περιοχή ίσο με ΑΤΤΙΚΗ Κάνουμε Κλικ στην Καρτέλα OR. Δίνουμε το επόμενο επιθυμητό κριτήριο. Στο παράδειγμα Πεδίο Περιοχή ίσο με ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ. Πατάμε το κουμπί Εφαρμογή Φίλτρου Σελίδα 37 από 64

38 ΛΟΓΙΚΟ KAI (AND) Επιλέγουμε Φιλτράρισμα με Βάση τη Φόρμα. Δίνουμε τα επιθυμητά κριτήρια. Στο παράδειγμα Πεδίο Επωνυμία Εταιρίας ίσο με Σείριος ΑΕ και Πεδίο Περιοχή ίσο με ΑΤΤΙΚΗ. Πατάμε το κουμπί Εφαρμογή Φίλτρου Σελίδα 38 από 64

39 Φόρμες Η Εισαγωγή Δεδομένων σε έναν Πίνακα μέσω της Προβολής Φύλλου Δεδομένων παρότι είναι άμεση (και αρκετά οικεία μιας και έχει πολλές ομοιότητες με ένα Φύλλο Excel), έχει αρκετά μειονεκτήματα, τόσο από πλευράς χειρισμού όσο κι από πλευράς ελέγχου. Για το λόγο αυτό, για την διαχείριση των Δεδομένων μας, εργαζόμαστε με Φόρμες. Τις περισσότερες φορές, μια Φόρμα εμφανίζει τις Εγγραφές μία κάθε φορά. Αυτό εξαρτάται από τη διάταξη της Φόρμας (πχ. Στήλη ή Πίνακα). Κάθε Πεδίο εμφανίζεται συνήθως σαν Πλαίσιο Κειμένου (Text Box) με μια σχετική Ετικέτα (Label) δίπλα του. Οι Φόρμες μπορούν να δημιουργηθούν με διάφορες διατάξεις και μπορούν να χρησιμοποιήσουν γραφικά και διάφορα εφέ. Δημιουργία Φόρμας με τη χρήση του Εργαλείου Φορμών (Αυτόματη Φόρμα) Είναι ο απλούστερος τρόπος για τη δημιουργία μίας Φόρμας. Εργαζόμαστε ως εξής: Επιλέγουμε τον επιθυμητό Πίνακα για τον οποίο θα δημιουργήσουμε μια Αυτόματη Φόρμα και ακολούθως μεταβαίνουμε στην Καρτέλα Δημιουργία και επιλέγουμε Φόρμα. Η Φόρμα εμφανίζεται αμέσως. Εμείς απλά αποθηκεύουμε τη Φόρμα δίνοντας ένα επιθυμητό όνομα. Σελίδα 39 από 64

40 Δημιουργία Φόρμας με τον Οδηγό Φορμών Ο Οδηγός Φορμών είναι το απόλυτο εργαλείο για το σχεδιασμό μιας Φόρμας, μιας και μας παρέχει ισχύ και λειτουργικότητα. Εργαζόμαστε ως εξής: Μεταβαίνουμε στην Καρτέλα Δημιουργία και κάνουμε Κλικ Εμφανίζεται ο Οδηγός Φορμών κι εμείς μέσα από μια διαδικασία Βήμα Βήμα (Step By Step) δημιουργούμε την επιθυμητή Φόρμα. Επιλέγουμε τον επιθυμητό Πίνακα από τη Λίστα κι έπειτα επιλέγουμε τα Πεδία που θέλουμε να εμφανίζονται με τη χρήση των ειδικών κουμπιών που βλέπουμε: Κουμπί Λειτουργία > Μετακινεί το επιλεγμένο Πεδίο από τα Διαθέσιμα Πεδία στα Επιλεγμένα >> Μετακινεί όλα τα Πεδία από τα Διαθέσιμα στα Επιλεγμένα < Μετακινεί το επιλεγμένο Πεδίο από τα Επιλεγμένα πίσω στα Διαθέσιμα Πεδία << Μετακινεί όλα τα Πεδία από τα Επιλεγμένα πίσω στα Διαθέσιμα Σελίδα 40 από 64

41 Το τελικό αποτέλεσμα. Οι Φόρμες που δημιουργούμε, ανεξάρτητα του τρόπου δημιουργίας, βρίσκονται στο Παράθυρο Περιήγησης στο Αντικείμενο Φόρμες. Από εκεί, με επιλογή και διπλό Κλικ ανοίγουμε μία Φόρμα για Επεξεργασία Δεδομένων. Σελίδα 41 από 64

42 Δημιουργία Φόρμας μέσω Σχεδίασης Φόρμας Από την Καρτέλα Δημιουργία επιλέγουμε Σχεδίαση Φόρμας. Πατώντας το κουμπί Λίστα Πεδίων εμφανίζονται οι υπάρχοντες στη ΒΔ Πίνακες και επεκτείνοντας τον επιθυμητό πίνακα, εμφανίζονται τα διαθέσιμα Πεδία (στο παράδειγμα επεκτείναμε τον Πίνακα tblclients). Με τη μέθοδο του συρσίματος (Drag and Drop), μεταφέρουμε από τη Λίστα Πεδίων τα επιθυμητά Πεδία στην Περιοχή Λεπτομερειών της Φόρμας. Σελίδα 42 από 64

43 Τροποποίηση Σχεδίασης Υπάρχουσας Φόρμας Μεταβαίνουμε στο Παράθυρο Περιήγησης και στο Αντικείμενο Φόρμες. Επιλέγουμε την επιθυμητή προς επεξεργασία σχεδίασης Φόρμα και με Δεξί Κλικ εμφανίζεται ένα αναδυόμενο Παράθυρο από το οποίο επιλέγουμε Προβολή Σχεδίασης. Εμφανίζεται η επιλεγμένη Φόρμα σε Προβολή Σχεδίασης καθώς και τα διαθέσιμα εργαλεία σχεδίασης. Επίσης εμφανίζεται η Λίστα Πεδίων. Σελίδα 43 από 64

44 Tip!!! Για να εμφανίσουμε Κεφαλίδες και Υποσέλιδα ΣΕΛΙΔΑΣ σε μία Φόρμα, κάνουμε Δεξί Κλικ στη Γραμμή με τον Τίτλο Λεπτομέρεια και από το αναδυόμενο Παράθυρο επιλέγουμε Κεφαλίδα Υποσέλιδο Σελίδας. Η Κεφαλίδα και το Υποσέλιδο Σελίδας εμφανίζονται μία φορά στην εκτύπωση της Φόρμας. Ενότητες Φόρμας Ενότητα Λεπτομέρεια: Περιέχει τα Πεδία της τρέχουσας επιλεγμένης Εγγραφής του Πίνακα ή του Ερωτήματος στα οποία στηρίζεται η Φόρμα. Ενότητες Κεφαλίδας και Υποσέλιδου Φόρμας: Οι Ενότητες αυτές είναι προαιρετικές αλλά αν επιλεχθούν θα εμφανίζονται πάντα στο πάνω και στο κάτω μέρος της Φόρμας, ανεξαρτήτως μεγέθους της Ενότητας Λεπτομερειών. Έτσι, σε περίπτωση που η Φόρμα είναι μεγαλύτερη από την Οθόνη στην οποία εμφανίζεται, ορισμένες Πληροφορίες θα εμφανίζονται πάντα. Αυτό είναι απαραίτητο όταν έχουμε επιλέξει Φόρμα Διάταξης Πίνακα. Οι Επικεφαλίδες των Στηλών πρέπει να φαίνονται πάντα. Για αυτό τοποθετούνται στην Κεφαλίδα της Φόρμας. Ενότητες Κεφαλίδας και Υποσέλιδου Σελίδας: Αν και η κύρια χρήση των Φορμών είναι η Εισαγωγή και η Επεξεργασία Δεδομένων, εντούτοις, πολλές φορές είναι ιδιαίτερα πρακτικό το να εκτυπώσουμε μία Φόρμα. Σε αυτή την περίπτωση είναι ιδιαίτερα χρήσιμη η Κεφαλίδα και το Υποσέλιδο της Σελίδας. Οι Ενότητες Κεφαλίδα Σελίδας και Υποσέλιδο Σελίδας ΔΕΝ εμφανίζονται ΠΟΤΕ σαν μέρος της Φόρμας όταν προβάλλεται στην Οθόνη αλλά εμφανίζονται ΜΟΝΟ κατά την Εκτύπωση της Φόρμας ως εξής: Η Ενότητα Κεφαλίδα Φόρμας τυπώνεται πριν την πρώτη φόρμα στην εκτύπωση. Η Ενότητα Υποσέλιδο Φόρμας τυπώνεται στο τέλος της τελευταίας φόρμας στην εκτύπωση. Αντίθετα με αυτό, οι Ενότητες Κεφαλίδα Σελίδας και Υποσέλιδο Σελίδας τυπώνονται στο Πάνω και στο Κάτω μέρος της Κάθε Σελίδας, με σκοπό να κάνουν πιο ευανάγνωστη την εκτύπωση πολλαπλών σελίδων. Γίνεται εύκολα κατανοητό από τα πιο πάνω το ότι αν ΔΕΝ σκοπεύουμε να τυπώνουμε τις Φόρμας μας, μπορούμε να αγνοήσουμε τις Ενότητες Κεφαλίδα / Υποσέλιδο Σελίδας. Σελίδα 44 από 64

45 Αλλαγή Μεγέθους σε Ενότητες μιας Φόρμας Τοποθετούμε το Ποντίκι στο όριο της Ενότητας που θέλουμε να αλλάξουμε το μέγεθος. Ο δείκτης του Ποντικιού παίρνει το σχήμα Σύρουμε κρατώντας το Αριστερό πλήκτρο του Ποντικιού πατημένο μέχρι το ύψος της Ενότητας να φτάσει στο επιθυμητό σημείο. Το Πλάτος της Ενότητας ΔΕΝ αλλάζει για μεμονωμένες Ενότητες αλλά για όλη τη Φόρμα μαζί. Tip! Η Access θα μας επιτρέψει να μικρύνουμε το μέγεθος μιας Ενότητας μόνο έως την άκρη του πιο χαμηλού ή του πιο δεξιού Στοιχείου Ελέγχου της Ενότητας. Στοιχεία Ελέγχου Φόρμας Τα Στοιχεία Ελέγχου είναι το μέσον με το οποίο παρουσιάζονται τα Δεδομένα και οι άλλες Πληροφορίες σε μία Φόρμα. Κάθε Αντικείμενο μιας Φόρμας είναι ένα Στοιχείο Ελέγχου κάποιου συγκεκριμένου τύπου, όπως για παράδειγμα ένα Σύνθετο Πλαίσιο. Τα Στοιχεία Ελέγχου προστίθενται στη Φόρμα από την Εργαλειοθήκη και τη Λίστα Πεδίων. Υπάρχουν δύο βασικοί τύποι Στοιχείων Ελέγχου: Δεσμευμένα Στοιχεία Ελέγχου Τα Δεσμευμένα Στοιχεία Ελέγχου εμφανίζουν Δυναμικά Μεταβαλλόμενες Πληροφορίες σε μία Φόρμα. Καθώς αλλάζουν η Εγγραφή, ενημερώνεται και το δεσμευμένο Στοιχείο Ελέγχου με τις Πληροφορίες του Πεδίου της νέας Εγγραφής. Λόγω αυτής της ιδιότητας, όταν ένας χρήστης εισάγει η επεξεργάζεται Δεδομένα στο Στοιχείο Ελέγχου, ενημερώνεται το αντίστοιχο Αρχείο Προέλευσης των Δεδομένων. Μη Δεσμευμένα Στοιχεία Ελέγχου Τα Μη Δεσμευμένα Στοιχεία Ελέγχου περιέχουν Στατικές Πληροφορίες σε σχέση με το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων, όπως για παράδειγμα Ετικέτες και Εικόνες. Σελίδα 45 από 64

46 Διάταξη Στοιχείων Ελέγχου μίας Φόρμας Μετακίνηση και Αλλαγή Μεγέθους στα Στοιχεία Ελέγχου Κάνουμε Κλικ στο επιθυμητό Στοιχείο Ελέγχου και η Access το οριοθετεί με ειδικά σημαδάκια λαβές γύρω του. Διαγραφή Στοιχείων Ελέγχου Επιλέγουμε τα επιθυμητά Στοιχεία Ελέγχου και πατάμε Delete. Το Φύλλο Ιδιοτήτων Το Φύλλο Ιδιοτήτων προσδιορίζει την Εμφάνιση και τη Συμπεριφορά των Στοιχείων Ελέγχου και των Ενοτήτων στη Φόρμα. Όλες οι Ιδιότητες ενός επιλεγμένου αντικειμένου εμφανίζονται στο Παράθυρο Διαλόγου Ιδιότητες. Το Φύλλο Ιδιοτήτων έχει Πέντε Καρτέλες (Tabs). Οι Τέσσερις πρώτες οργανώνουν τις Ιδιότητες σε λογικές ενότητες ενώ η Πέμπτη Καρτέλα εμφανίζει όλες τις Ιδιότητες μαζί. Βασικές Ιδιότητες Στοιχείων Ελέγχου Όνομα, Λεζάντα, Επάνω αριστερά, Πλάτος, Ύψος, Χρώμα πρώτου πλάνου, Χρώμα φόντου, Στοίχιση Κειμένου, Όνομα Γραμματοσειράς, Μέγεθος Γραμματοσειράς, Πάχος Γραμματοσειράς, Πλάγια Γραμματοσειρά, Υπογράμμιση Γραμματοσειράς, Ενεργοποιημένο, Κλειδωμένο, Ειδικό εφέ. Σελίδα 46 από 64

47 Ερωτήματα Τα Ερωτήματα είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο με το οποίο μπορούμε να εξάγουμε Εγγραφές σύμφωνα με επιθυμητά κριτήρια, να ταξινομούμε τις Εγγραφές με συγκεκριμένη σειρά, να χρησιμοποιούμε Υπολογιζόμενα Πεδία και να Συνοψίζουμε Δεδομένα. Ένα Ερώτημα δημιουργείται καθορίζοντας τα Δεδομένα που αναζητούμε σε ένα ή περισσότερα Πεδία Κριτήρια και αποθηκεύεται στη Βάση Δεδομένων. Όταν εκτελούμε ( τρέχουμε ) ένα Ερώτημα, η Access δημιουργεί ένα Σύνολο Εγγραφών δηλαδή ένα είδος Πίνακα που περιέχει τα Δεδομένα που ικανοποιούν τα Κριτήρια που καθορίσαμε. Αυτό το Σύνολο Εγγραφών (που επί της αρχής μοιάζει με Πίνακα), είναι προσωρινό. Δεν αποθηκεύεται στη Βάση Δεδομένων. Η Access δημιουργεί ένα νέο Σύνολο Εγγραφών κάθε φορά που τρέχουμε το Ερώτημα. Δημιουργία Ερωτήματος με τη Χρήση του Οδηγού Ερωτημάτων Καρτέλα Δημιουργία Ομάδα Άλλο. Κάνουμε Κλικ στο κουμπί: Επιλέγουμε το είδος του Ερωτήματος Σελίδα 47 από 64

48 Επιλέγουμε τον επιθυμητό Πίνακα (ή Ερώτημα) από τη Λίστα κι έπειτα επιλέγουμε τα Πεδία που θέλουμε να εμφανίζονται με τη χρήση των ειδικών κουμπιών που βλέπουμε: Κουμπί Λειτουργία > Μετακινεί το επιλεγμένο Πεδίο από τα Διαθέσιμα Πεδία στα Επιλεγμένα >> Μετακινεί όλα τα Πεδία από τα Διαθέσιμα στα Επιλεγμένα < Μετακινεί το επιλεγμένο Πεδίο από τα Επιλεγμένα πίσω στα Διαθέσιμα Πεδία << Μετακινεί όλα τα Πεδία από τα Επιλεγμένα πίσω στα Διαθέσιμα Αποθηκεύουμε το Ερώτημα Σελίδα 48 από 64

49 Εκτελούμε το Ερώτημα και παίρνουμε τα αποτελέσματα: Προσοχή!!! Το Σύνολο Εγγραφών που επιστέφει η εκτέλεση του Ερωτήματος είναι τα Πραγματικά Δεδομένα του Πίνακα Προέλευσης. ΑΝ τροποποιήσουμε ή διαγράψουμε τα Δεδομένα αυτά τροποποιούμε ή διαγράφουμε και τα Δεδομένα του Πίνακα. Δημιουργία Ερωτήματος σε Προβολή Σχεδίασης Καρτέλα Δημιουργία Ομάδα Άλλο. Κάνουμε Κλικ στο κουμπί: Επιλέγουμε τους επιθυμητούς Πίνακες (ή και Ερωτήματα) τα οποία θα συμμετέχουν στο Ερώτημα. Πατάμε Κλείσιμο για να προχωρήσουμε στο επόμενο βήμα δημιουργίας Ερωτήματος. Σελίδα 49 από 64

50 Επιλέγουμε τα επιθυμητά Πεδία είτε κάνοντας Διπλό Κλικ στο όνομά τους από τη λίστα με τα Πεδία, είτε με σύρσιμο (Drag and Drop) από τη Λίστα στο Πλέγμα. Για την Εκτέλεση του Ερωτήματος στην Καρτέλα Σχεδίαση και στην Ομάδα Αποτελέσματα πατάμε το κουμπί: Σελίδα 50 από 64

51 Περιορίζοντας τις Εγγραφές που επιστρέφει ένα Ερώτημα Με τη χρήση Κριτηρίων, όπως κάναμε και κατά τη δημιουργία Φίλτρων, επιτυγχάνουμε τον περιορισμό των Εγγραφών που επιστρέφει ένα Ερώτημα. Οι τελεστές που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε παρουσιάζονται στο σχήμα στα αριστερά. Χρήση Κριτηρίων και Μπαλαντέρ Σελίδα 51 από 64

52 Ένας από τους Τελεστές που χρησιμοποιούμε πολύ συχνά είναι ο Τελεστής Like. Ακολουθούν παραδείγματα χρήσης του εν λόγω Τελεστή: Τροποποίηση Ερωτήματος Μεταβαίνουμε στο Παράθυρο Περιήγησης και στο Αντικείμενο Ερωτήματα. Επιλέγουμε το επιθυμητό προς επεξεργασία Ερώτημα και με Δεξί Κλικ εμφανίζεται ένα αναδυόμενο Παράθυρο από το οποίο επιλέγουμε Προβολή Σχεδίασης. Σελίδα 52 από 64

53 Ταξινόμηση Δεδομένων Στο Πλέγμα του Ερωτήματος, επιλέγουμε τη Γραμμή Ταξινόμηση: στο πεδίο ως προς το οποίο θέλουμε να Ταξινομήσουμε. Από το πτυσσόμενο βέλος επιλέγουμε το είδος της Ταξινόμησης. Επιλογή Πεδίων Αλλαγή Θέσης Πεδίου Με επιλεγμένο το Πεδίο πατάμε με το Ποντίκι πάνω στον Επιλογέα και με την τεχνική Drag n Drop το σύρουμε στην επιθυμητή θέση. Διαγραφή Πεδίου Κλικ Επιλέγουμε το Πεδίο και από Μενού Επεξεργασία Διαγραφή ή Delete από Πληκτρολόγιο Πρόσθεση Πεδίου στο Ερώτημα Ακολουθούμε μία από τις τεχνικές που αναφέραμε στη δημιουργία Ερωτήματος. Απόκρυψη Πεδίου κατά την Εκτέλεση Ερωτήματος Κάνουμε Κλικ στο Check Box στην επιλογή του πλαισίου Εμφάνιση για το Πεδίου που δεν θέλουμε να εμφανίζεται όταν τρέχουμε το Ερώτημα. Σελίδα 53 από 64

54 ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Στη περίπτωση που ζητηθεί η δημιουργία Ερωτήματος το οποίο να περιέχει ΟΛΑ τα Πεδία ενός Πίνακα ΑΛΛΑ με βάση κάποιο ΚΡΙΤΗΡΙΟ, τότε επιλέγουμε ΟΛΑ τα Πεδία με τη χρήση του Μπαλαντέρ * και τοποθετούμε το Πεδίο που θα είναι το Κριτήριο ΚΑΤΑΡΓΩΝΤΑΣ την εμφάνισή του, ως εξής: Αποθήκευση ενός Φίλτρου ως Ερώτημα Μπορούμε να αποθηκεύσουμε πολύ εύκολα ένα Φίλτρο ως Ερώτημα ως εξής: Σελίδα 54 από 64

55 Εκθέσεις Μια Έκθεση είναι η παρουσίαση των Δεδομένων από μια Βάση Δεδομένων με πιο φιλικό προς το χρήστη τρόπο. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορούμε να δημιουργήσουμε μία Έκθεση στην Access κι αυτό λαμβάνει χώρα μέσω της Καρτέλας Σχεδίαση Ομάδα Εκθέσεις. Δημιουργία Έκθεση με τη χρήση του Εργαλείου Εκθέσεων (Αυτόματη Έκθεση) Είναι ο απλούστερος τρόπος για τη δημιουργία μίας Έκθεσης. Εργαζόμαστε ως εξής: Επιλέγουμε τον επιθυμητό Πίνακα για τον οποίο θα δημιουργήσουμε μια Αυτόματη Φόρμα και ακολούθως μεταβαίνουμε στην Καρτέλα Δημιουργία και επιλέγουμε Έκθεση. Η Έκθεση εμφανίζεται αμέσως. Εμείς απλά αποθηκεύουμε την Έκθεση δίνοντας ένα επιθυμητό όνομα. Σελίδα 55 από 64

56 Σχεδίαση Έκθεσης με τη Χρήση Οδηγού Εκθέσεων Καρτέλα Δημιουργία Ομάδα Εκθέσεις. Κάνουμε Κλικ στο κουμπί: Επιλέγουμε τον επιθυμητό Πίνακα (ή Ερώτημα) από τη Λίστα κι έπειτα επιλέγουμε τα Πεδία που θέλουμε να εμφανίζονται με τη χρήση των ειδικών κουμπιών που βλέπουμε: Κουμπί Λειτουργία > Μετακινεί το επιλεγμένο Πεδίο από τα Διαθέσιμα Πεδία στα Επιλεγμένα >> Μετακινεί όλα τα Πεδία από τα Διαθέσιμα στα Επιλεγμένα < Μετακινεί το επιλεγμένο Πεδίο από τα Επιλεγμένα πίσω στα Διαθέσιμα Πεδία << Μετακινεί όλα τα Πεδία από τα Επιλεγμένα πίσω στα Διαθέσιμα Επιλέγουμε αν θα έχουμε Επίπεδα Ομαδοποίησης (πχ ανά Περιοχή) Σελίδα 56 από 64

57 Επιλέγουμε αν επιθυμούμε σειρά Ταξινόμησης με βάση 4 το πολύ Πεδία Επιλέγουμε την επιθυμητή Διάταξη της Έκθεσης Σελίδα 57 από 64

58 Επιλέγουμε επιθυμητό Στυλ Αποθηκεύουμε την Έκθεση δίνοντας το επιθυμητό όνομα Σελίδα 58 από 64

59 Παράδειγμα Έκθεσης με Επίπεδα Ομαδοποίησης Σελίδα 59 από 64

60 Παράδειγμα Έκθεσης με Επιλογές Σύνοψης Αριθμητικών Πεδίων Σελίδα 60 από 64

61 Σελίδα 61 από 64

62 Ενότητες και Στοιχεία Ελέγχου σε Εκθέσεις Όπως και μία Φόρμα, έτσι και μία Έκθεση αποτελείται από διάφορες Ενότητες. Ωστόσο, η χρήση των Ενοτήτων μιας Έκθεσης είναι πιο περίπλοκη από τις Φόρμες. Η εμφάνιση μιας Ενότητας σε μία Έκθεση ξεκινά από ένα διαφορετικό συμβάν στη διάρκεια της επεξεργασίας των Εγγραφών. Όταν σχεδιάζουμε Εκθέσεις, είναι σημαντικό να γνωρίζουμε ότι οι Ενότητες ΔΕΝ τυπώνονται πάντα σε μια συγκεκριμένη θέση της σελίδας, αντίθετα τυπώνονται σαν αποτελέσματα συμβάντων που γίνονται κατά τη διάρκεια της επεξεργασίας της Έκθεσης. Το ύψος κάθε Ενότητας καθορίζει τον κατακόρυφο χώρο που θα καταλαμβάνει στην εκτυπωμένη σελίδα. Ενότητα Υποσέλιδου Έκθεσης Ενότητα Λεπτομέρεια Κάθε Έκθεση περιέχει μία απαραίτητη λεπτομερή Ενότητα που τυπώνεται μία φορά για κάθε Εγγραφή του σχετικού με την Έκθεση Πίνακα ή του Ερωτήματος. Ενότητα Κεφαλίδας Έκθεσης Αυτή η Ενότητα τυπώνεται στην Αρχή της Έκθεσης ΠΡΙΝ από την πρώτη Κεφαλίδα. Αυτό κάνει την Κεφαλίδα Έκθεσης κατάλληλη για πρώτη σελίδα (Cover Page). Το Υποσέλιδο της Έκθεσης τυπώνεται προς το Τέλος της Έκθεσης, ακριβώς ΠΡΙΝ από το τελευταίο Υποσέλιδο της σελίδας. Αυτή η Ενότητα χρησιμοποιείται για Συνολικά Ποσά και Υποσημειώσεις. Ενότητες Κεφαλίδα Σελίδας και Υποσέλιδο Σελίδας Αυτές οι Ενότητες θα φαίνονται ΠΑΝΤΑ στην κορυφή και στο κάτω μέρος της σελίδας της Έκθεσης. Σελίδα 62 από 64

63 Ενότητες Κεφαλίδα Ομάδας και Υποσέλιδο Ομάδας Όταν δημιουργούμε Επίπεδα Ομαδοποίησης, η Access παρέχει μία Ενότητα Κεφαλίδα Ομάδας και Υποσέλιδο Ομάδας για ΚΑΘΕ Επίπεδο Ομαδοποίησης που έχουμε ορίσει. Οι Ενότητες είναι ένθετες ως εξής: Κεφαλίδα Ομάδας 1 Κεφαλίδα Ομάδας 2 Ενότητα Λεπτομέρεια Υποσέλιδο Ομάδας 2 Κεφαλίδα Ομάδας 2 Ενότητα Λεπτομέρεια Υποσέλιδο Ομάδας 2 Υποσέλιδο Ομάδας 1 Κεφαλίδα Ομάδας 1 Κεφαλίδα Ομάδας 2 Ενότητα Λεπτομέρεια Υποσέλιδο Ομάδας 2 Υποσέλιδο Ομάδας 1 Tip! Εργασία με Στοιχεία Ελέγχου Χρησιμοποιούμε τα ίδια εργαλεία για να μετακινήσουμε, να αλλάξουμε μέγεθος, να προσθέσουμε και να μορφοποιήσουμε τα Στοιχεία Ελέγχου των Εκθέσεων όπως και τις Φόρμες. Για να Εισάγουμε Συνοπτικά Πεδία Αν θέλουμε να εισάγουμε ένα Συνοπτικό Πεδίο μέσα στην Έκθεση σε Προβολή Σχεδίασης που να εμφανίζει (α) το Σύνολο (β) το Μέσο Όρο (γ) το Πλήθος (δ) το Ελάχιστο ή (ε) το Μέγιστο ενός Πεδίου εργαζόμαστε ως εξής: Μεταβαίνουμε σε Προβολή Σχεδίασης. Στην Εργαλειοθήκη κάνουμε Κλικ στο Εργαλείο Πλαίσιο Κειμένου Τοποθετούμε το Πλαίσιο Κειμένου στο επιθυμητό σημείο της Έκθεσης. Στην Ετικέτα πληκτρολογούμε το αντίστοιχο λεκτικό του Συνοπτικού Πεδίου (πχ Σύνολο) Στο Πλαίσιο Κειμένου πληκτρολογούμε έναν από τους Κωδικούς Πεδίων Υπολογισμού συνοδευόμενο από το όνομα του Πεδίου που επιθυμούμε να συνοψίσουμε. Τα Ονόματα Πεδίων πληκτρολογούνται μέσα σε Αγκύλες [ ] : [Όνομα Πεδίου] Πληκτρολογούμε Για να εισαχθεί Συνοπτικό Πεδίο =Πλήθος([Όνομα Πεδίου]) Για το Πλήθος των εμφανίσεων του Πεδίου =Άθροισμα([Όνομα Πεδίου]) Για το Άθροισμα των εμφανίσεων του Πεδίου =Μέσος_όρος([Όνομα Πεδίου]) Για το Μέσο Όρο των εμφανίσεων του Πεδίου =Ελάχιστο([Όνομα Πεδίου]) Για την Ελάχιστη Τιμή των εμφανίσεων του Πεδίου =Μέγιστο([Όνομα Πεδίου]) Για τη Μέγιστη Τιμή των εμφανίσεων του Πεδίου Ανά Ομάδα αν είναι Ομαδοποιημένη η Έκθεση κατά κάποιο Πεδίο. Κάνουμε Κλικ έξω από το Πλαίσιο και αποθηκεύουμε την Έκθεση. Σελίδα 63 από 64

64 Information Technology Services and Solutions Στεφ. Σκουλούδη 27 Καλλίπολη, Πειραιάς, Τηλέφωνο / Fax : info@itss.gr Σελίδα 64 από 64