MOBILITY TOOL + ΝΟΕΜΒΡΙΟΣ 2014

Transcript

1 MOBILITY TOOL + ΝΟΕΜΒΡΙΟΣ 2014

2 User profiles Administrator Ε.Μ.Σ. Χρήστης Ε.Μ.Σ. Δικαιούχος Διαχείριση χρηστών Ε.Μ.Σ. και δικαιούχων Πρόσβαση στα project Επικύρωση δραστηριοτήτων (mobilities) Πρόσβαση στα project Διαχείριση χρηστών δικαιούχων Επικύρωση δραστηριοτήτων (mobilities) Διαχείριση πληροφοριών του Προγράμματος Διαχείριση και προσθήκη άλλων χρηστών Διαχείριση partners Διαχείριση δραστηριοτήτων (mobilities) Διαχείριση των participant reports Οριστικοποίηση των projects -> Προϋπολογισμός

3 Mobility Tool + Το πρόγραμμα μεταφέρεται στο Mobility Tool από την Ε.Μ.Σ. αμέσως μετά την υπογραφή της σύμβασης Αν το του δικαιούχου δεν υπάρχει στο σύστημα, τότε δημιουργείται ένας λογαριασμός για το συγκεκριμένο mail και ο δικαιούχος λαμβάνει ένα ενημερωτικό . EPlusLink Project Project data + Benef. Contact Data

4 Δημιουργία λογαριασμού

5 Δημιουργία λογαριασμού Αμέσως μόλις λάβει το mail με την επιτυχή δημιουργία του λογαριασμού του, ο δικαιούχος μπορεί να συνδεθεί στο Mobility Tool. Ο δικαιούχος δημιουργεί ένα λογαριασμό ECAS, αν δεν έχει ήδη, χρησιμοποιώντας το που έχει δηλώσει στην αίτηση. Mobility Tool

6 Δημιουργία λογαριασμού! ΠΡΟΣΟΧΗ Αν το (στην αίτηση) δεν είναι σωστό: Ο λογαριασμός του δικαιούχου δεν δημιουργείται. Ο δικαιούχος δεν λαμβάνει ενημερωτικό και δεν έχει πρόσβαση στην πλατφόρμα. Αν το (στην αίτηση) είναι διαφορετικό από αυτό που χρησιμοποιήθηκε για την δημιουργία λογαριασμού ECAS: Ο δικαιούχος δεν έχει πρόσβαση στην πλατφόρμα.

7 Διαχείριση project Το project πρέπει να έχει ήδη μεταφερθεί στο Mobility Tool από την Ε.Μ.Σ. Ένας νέος χρήστης μπορεί να προστεθεί για να κάνει την διαχείριση του project. Με ποιον τρόπο? Από τον αρχικό χρήστη Από την Ε.Μ.Σ. Σημ. Όταν δημιουργείται ένα project, έχει ήδη ένα χρήστη. (contact person)

8 Mobility Tool +

9 Mobility Tool + Select all (in list) Export to excel /.csv Add new (partner / mobility / κλπ) Add / remove columns Delete (after selecting) Reset filters Export to.pdf Printer Icon

10 Διαχείριση project Search = Ctrl-F

11 Διαχείριση project

12 Διαχείριση project

13 Διαχείριση project Δικαιούχος Διαχείριση project Mobility Tool Export Data Import Data e.g. Excel

14 Διαχείριση project Διαχείριση: Mobilities + Συμμετέχοντες General User Interface Προσθήκη mobility Εξαγωγή mobility Εισαγωγή mobility Προϋπολογισμός Import / export file

15 Προσθήκη Mobility

16

17

18 Ο συνολικός προϋπολογισμός εμφανίζεται στο Budget menu View Mobility

19 Εξαγωγή Mobility

20 Εξαγωγή Mobility

21 Εξαγωγή Mobility

22 Εισαγωγή Mobility

23 Εισαγωγή Mobility

24 Εισαγωγή Mobility

25 Error Log

26 Error Log Import did not succeed! Field name Μαρκάρονται οι γραμμές και οι στήλες που έχουν πρόβλημα

27 Error Log Για να την αποφυγή σφαλμάτων: Σιγουρευτείτε ότι έχετε εισάγει όλα τα υποχρεωτικά πεδία. Χρησιμοποιείστε τις σωστές τιμές στα πεδία. Δώστε προσοχή στο format των πεδίων. Σε περίπτωση σφάλματος: Χρησιμοποιείστε το Error Log για να διορθώσετε το αρχείο.csv Εισάγετε ξανά το αρχείο.

28 Project: Διαχείριση Προϋπολογισμού Organisations Mobilities Budgets Beneficiary Youth Exchange Mobility budget + Partners Youth Workers Exceptional costs Voluntary Services Reports Total Grant

29 Διαχείριση Προϋπολογισμού

30 Participant Report Συμμετέχων Mobility Tool Fill in + Submit Send data End date of mobility

31 Participant Report Στο τέλος της δραστηριότητας (mobility) το σύστημα στέλνει αυτόματα στον συμμετέχοντα και του ζητά να συμπληρώσει το participant report. Η κατάσταση του report φαίνεται στο Mobility Tool Ο δικαιούχος μπορεί να διαχειριστεί tα participant reports, να τα αποθηκεύσει (.csv ή.pdf), να εξάγει δεδομένα. Η διαχείριση των reports, μπορεί να γίνει είτε μεμονωμένα, είτε όλα μαζί.

32 Υποβολή Απολογισμού Δικαιούχος Mobility Tool Αποστολή Απολογισμού Συμπλήρωση απολογισμού Prj: 12345

33 Υποβολή Απολογισμού

34 Αλλαγές - Τροποποιήσεις Τροποποίηση στα στοιχεία του Οργανισμού. Mobility Tool 1. Κάνετε τις τροποποιήσεις στο URF. 2. Η Ε.Μ.Σ. αποδέχεται τις αλλαγές στο EPlusLink. 3. H Ε.Μ.Σ. στέλνει τις αλλαγές στο Mobility Tool +. EPlusLink 4. Ο δικαιούχος κάνει τις αλλαγές στο Mobility Tool +. Σημ. Ισχύει και για τους partners

35 Αλλαγές - Τροποποιήσεις Προσθήκη αλλαγή partner: 1. Ο partner πρέπει να υπάρχει στο URF (PIC) 2. Ο δικαιούχος στέλνει αίτημα τροποποίησης στην E.Μ.Σ. 3. Η Ε.Μ.Σ. αποδέχεται την τροποποίηση και κάνει την αλλαγή στο EPlusLink. 4. H Ε.Μ.Σ. στέλνει τις αλλαγές στο Mobility Tool H Ε.Μ.Σ. κάνει τις αλλαγές στο Mobility Tool +. Διαγραφή partner: 1. Ο δικαιούχος στέλνει αίτημα τροποποίησης στην E.Μ.Σ. 2. Η Ε.Μ.Σ. αποδέχεται την τροποποίηση και κάνει την αλλαγή στο EPlusLink. 3. Η Ε.Μ.Σ. στέλνει τις αλλαγές στο Mobility Tool Η Ε.Μ.Σ. ταυτοποιεί ποιες δραστηριότητες (mobilities) επηρεάζονται. 5. H E.M.Σ. διαγράφει τις δραστηριότητες που επηρεάζονται από την διαγραφή του φορέα ή επιλέγει κάποιον άλλο φορέα. 6. Η Ε.Μ.Σ. διαγράφει τον φορέα από το Mobility Tool +.

36 Προσθήκη contact person Αλλαγές - Τροποποιήσεις

37 Επιλέγουμε το εικονίδιο Add New Αλλαγές - Τροποποιήσεις

38 Αλλαγές - Τροποποιήσεις

39 Ευχαριστούμε πολύ!

40