ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

Transcript

1 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

2 Φωτογραφίες: Alyce Henson και Monika Lozinska-Lee

3 Περιεχόμενα Εισαγωγή 1. Κατανόηση των Ευθυνών σου Ευθύνες Εψηφισμένου Προέδρου Ομίλου Ευθύνες Προέδρου Ομίλου Σχέδιο Ηγεσίας του Ομίλου Εφαρμογή Παράρτημα 1: Κατευθυντήριες Αρχές του Ρόταρυ 2. Σχεδιασμός της χρονιάς Στρατηγικός σχεδιασμός Εφαρμογή Παραρτήματα 2: Οδηγός Προγραμματισμού Αποτελεσματικών Ροταριανών Ομίλων 3: Οδηγός Στρατηγικού Σχεδιασμού 4: Στρατηγικό Σχέδιο του Δ.Ρ. 3. Διοίκηση του Ομίλου Επιτροπή Διοίκησης του Ομίλου Συναντήσεις Συνεστιάσεις του Ομίλου Γενικές Συνελεύσεις του Ομίλου Η Επίσκεψη του Διοικητή Εκλογές Member Access Καταστατικό και Εσωτερικός Κανονισμός του Ομίλου Οικονομική Διαχείριση Διαχείριση Κινδύνου Χρήση των Διακριτικών του Ρόταρυ Εφαρμογή Παραρτήματα 5: Συναντήσεις της Περιφέρειας και Διεθνείς Συναντήσεις 6: Εγκατάσταση νέων Αξιωματούχων του Ομίλου 7: Βέλτιστες Πρακτικές Οικονομικής Διαχείρισης και Διαχείρισης Κινδύνου 8: Διακριτικά του Ρόταρυ Αυτή είναι η έκδοση 2012 του Εγχειριδίου Προέδρου Ροταριανού Ομίλου. Προορίζεται να χρησιμοποιηθεί από τους Προέδρους που θα υπηρετήσουν το , το και το Οι πληροφορίες αυτής της έκδοσης βασίζονται στο Πρότυπο Καταστατικό Ροταριανού Ομίλου, στον Συνιστώμενο Εσωτερικό Κανονισμό Ροταριανού Ομίλου, στο Καταστατικό και στον Εσωτερικό Κανονισμό του Διεθνούς Ρόταρυ, στον Κώδικα Πολιτικών του Ρόταρυ και στον Κώδικα Πολιτικών του Ροταριανού Ιδρύματος. Παρακαλείστε να συμβουλεύεστε αυτές τις πηγές για την ακριβή πολιτική του Δ.Ρ. Αλλαγές στα παραπάνω έγγραφα από το Νομοθετικό Συμβούλιο που συγκαλείται κάθε τρία χρόνια, από το Δ.Σ. του Δ.Ρ., ή τους Θεματοφύλακες του Ροταριανού Ιδρύματος, υπερισχύουν της πολιτικής που περιγράφεται στην παρούσα έκδοση.

4 4. Ανάληψη της Ηγεσίας των Ροταριανών Συνεργασία με τον Όμιλο Επιτροπές του Ομίλου Παρακίνηση εθελοντών Συνεργασία με την Περιφέρεια Εφαρμογή Παραρτήματα 9: Ενδεικτική Δομή Επιτροπών 10: Βραβεία του Δ.Ρ. και του Ροταριανού Ιδρύματος 11: Ευθύνες του Εκπαιδευτή Ομίλου 5. Συμμετοχή των Μελών Επιτροπή Μελών του Ομίλου Προσέλκυση Μελών Διατήρηση Μελών Ίδρυση Νέων Ομίλων Εφαρμογή 6. Προώθηση του Ομίλου και του Ρόταρυ Επιτροπή Δημοσίων Σχέσεων του Ομίλου Απαντώντας σε Ερωτήσεις σχετικά με το Ρόταρυ Εφαρμογή Παράρτημα 12: Βασικά Ροταριανά Μηνύματα 7. Συμμετοχή στο Ροταριανό Ίδρυμα Επιτροπή Ροταριανού Ιδρύματος του Ομίλου Υποστήριξη από την Περιφέρεια Οικονομική Υποστήριξη Προγραμμάτων Εφαρμογή 8. Υποστήριξη Προγραμμάτων Δράσης Επιτροπή Προγραμμάτων Δράσης του Ομίλου Εκτίμηση Αναγκών Ένα Ισορροπημένο Πρόγραμμα Προσφοράς Σχεδιασμός και Υλοποίηση Προγραμμάτων Αξιολόγηση Εφαρμογή Παραρτήματα 13: Διαχείριση Κινδύνου για Προγράμματα Νέων 14: Ροταριανή Δράση Ερωτήματα για Συζήτηση στη Συνέλευση της Περιφέρειας Φύλλα Εργασίας για τη Συνέλευση της Περιφέρειας

5 Εισαγωγή Συγχαρητήρια για την εκλογή σου στο αξίωμα του Προέδρου. Ο ρόλος σου είναι να ηγηθείς ενός αποτελεσματικού Ροταριανού Ομίλου. Αυτό το εγχειρίδιο είναι η βασική εκπαιδευτική πηγή σου για το Εκπαιδευτικό Σεμινάριο Εψηφισμένων Προέδρων (PETS) και τη Συνέλευση της Περιφέρειας, καθώς και ένας οδηγός που θα συμβουλεύεσαι καθ όλη τη διάρκεια της θητείας σου. Επίσης προσφέρει μια επισκόπηση των εγχειριδίων των πέντε επιτροπών, του Γραμματέα (club secretary) και του Ταμία (club treasurer) του Ομίλου. Αυτό το εγχειρίδιο έχει δημιουργηθεί έτσι ώστε να μπορείς να το δεις στην οθόνη του υπολογιστή σου ή της κινητής συσκευής σου. Ο Όμιλός σου είναι μέλος του Διεθνούς Ρόταρυ, ενός δικτύου περισσότερων από Ροταριανούς Ομίλους παγκοσμίως και έχει πρόσβαση στις υπηρεσίες και τα βοηθήματα του Δ.Ρ., που περιλαμβάνουν εκδόσεις σε 9 γλώσσες, πληροφορίες στον ιστότοπο και δεδομένα για τον Όμιλό σου μέσω του Member Access, χορηγίες από το Ροταριανό Ίδρυμα και βοήθεια από το προσωπικό της Γραμματείας του Δ.Ρ.* Rotary.org Σε όλο αυτό το εγχειρίδιο υπάρχουν πολλές αναφορές στον διαδικτυακό τόπο όπου μπορείς να βρεις τρέχουσες πληροφορίες για όλα τα θέματα του Ρόταρυ. * Η Γραμματεία του Δ.Ρ. αποτελείται από τον Γενικό Γραμματέα του Δ.Ρ., το προσωπικό του Δ.Ρ. και του Ροταριανού Ιδρύματος στα Κεντρικά Γραφεία του Δ.Ρ. στο Έβανστον, Ιλλινόις, ΗΠΑ και σε επτά Διεθνή Γραφεία. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ

6 About Us: Βρες πληροφορίες για το Ρόταρυ και το Ροταριανό Ίδρυμα. Member Access: Εργαλείο της Διοίκησης για να διεκπεραιώνεις διάφορες Ροταριανές εργασίες ηλεκτρονικά, να έχεις πρόσβαση σε πληροφορίες για τον Όμιλό σου και να πάρεις μαθήματα ηλεκτρονικά. News and Announcements: Ενημερώσου για το τι συμβαίνει στο Ρόταρυ. Social Networks: Γίνε μέλος των κοινωνικών δικτύων του Ρόταρυ.. Shop: Παράγγειλε εκδόσεις του Δ.Ρ. κατά θέμα, οπτικοακουστικά προγράμματα και διάφορα υλικά. Search: Πληκτρολόγησε το θέμα που ψάχνεις. Δεδομένου του πλήθους των πηγών που υπάρχουν στην ιστοσελίδα, ίσως χρειαστεί να δοκιμάσεις με μερικές φράσεις για να πάρεις τις πληροφορίες που χρειάζεσαι. Contact Us: Βρες τις πληροφορίες για να έρθεις σε επαφή με τα Διεθνή Γραφεία του Δ.Ρ. για μια συγκεκριμένη περιοχή. Select a language: Διάλεξε σε ποια γλώσσα θα ήθελες να βλέπεις τη σελίδα. Site Map: Δες πώς ταξινομούνται τα θέματα κάτω από κάθε επικεφαλίδα στην ιστοσελίδα. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 6 ΕΙΣΑΓΩΓΗ

7 Μπορείς να αγοράσεις πηγές, να αναζητήσεις κάτι με μια λέξη-κλειδί, να εγγραφείς στο Member Access για να έχεις πρόσβαση σε πληροφορίες που αφορούν στον Όμιλό σου, να έρθεις σε επαφή με το προσωπικό των Διεθνών Γραφείων του Δ.Ρ. και να αλλάξεις τη γλώσσα της ιστοσελίδας. Όλα αυτά μπορείς να τα κάνεις από την αρχική σελίδα του Rotary.org. Σχόλια; Αν έχεις ερωτήσεις ή σχόλια σχετικά με αυτό το εγχειρίδιο ή οποιοδήποτε από τα εκπαιδευτικά βοηθήματα του Δ.Ρ., μπορείς να απευθυνθείς στην παρακάτω διεύθυνση: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA Phone: Fax: ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 7 ΕΙΣΑΓΩΓΗ

8 1 Κατανόηση των Ευθυνών σου Αυτό το Εγχειρίδιο και το Be a Vibrant Club: Your Club Leadership Plan (245), είναι τα βασικά σου βοηθήματα στη διάρκεια της χρονιάς σου. Μπορείς επίσης να συμβουλεύεσαι τον αμέσως προηγούμενο πρόεδρο. Ο ρόλος σου ως Προέδρου Ομίλου είναι να ηγείσαι του Ομίλου φροντίζοντας να λειτουργεί αποτελεσματικά και να είναι καλύτερος στο τέλος της χρονιάς. Ένας αποτελεσματικός Ροταριανός Όμιλος είναι σε θέση Να διατηρεί ή να αυξάνει τον αριθμό των μελών του Να εφαρμόζει επιτυχημένες δράσεις για την αντιμετώπιση των αναγκών της κοινότητάς του και των κοινοτήτων άλλων χωρών Να ενισχύει το Ροταριανό Ίδρυμα αφενός συμμετέχοντας στα προγράμματά του, αφετέρου με χρηματικές εισφορές Να δημιουργεί ηγέτες ικανούς να υπηρετήσουν το Ρόταρυ πέρα από το επίπεδο του Oμίλου Τα στοιχεία ενός αποτελεσματικού Ομίλου μπορούν να αυξήσουν την ικανότητα των Ομίλων να πετύχουν τους στόχους τους σε κάθε Λεωφόρο Δράσης και να υλοποιήσουν το Σκοπό του Ρόταρυ (βλ. παράρτημα 1). ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 8 Κατανόηση των Ευθυνών σου

9 Ευθύνες Εψηφισμένου Προέδρου Ομίλου Οι ευθύνες σου ως Εψηφισμένου Προέδρου του Ομίλου συνοψίζονται παρακάτω και επεξηγούνται σε όλο το εγχειρίδιο (βλ. παραπομπές σε κεφάλαια μέσα στις παρενθέσεις): Σημείωση: Ο αστερίσκος (*) υποδηλώνει μια ευθύνη που περιγράφεται στο Recommended Rotary Club Bylaws ή στο Standard Rotary Club Constitution. Να μελετήσεις το Εγχειρίδιο Προέδρου Ομίλου και να προετοιμαστείς για το εκπαιδευτικό σεμινάριο εψηφισμένων προέδρων (PETS) Να υπηρετήσεις ως μέλος του Δ.Σ. του Ομίλου σου, με ευθύνες που ορίζονται από τον Πρόεδρο του Ομίλου* Να μελετήσεις το στρατηγικό σχέδιο του Ομίλου σου χρησιμοποιώντας ως οδηγό τα στοιχεία ενός αποτελεσματικού Ομίλου (κεφάλαιο 2) Να ορίσεις τους ετήσιους στόχους του Ομίλου σου, οι οποίοι υποβοηθούν μακροπρόθεσμους στόχους, χρησιμοποιώντας τον Οδηγό Προγραμματισμού Αποτελεσματικών Ροταριανών Ομίλων (ΟΠΑΡΟ) [Planning Guide for Effective Rotary Clubs] (παράρτημα 2) -- Να εκτιμήσεις την κατάσταση όσον αφορά τον αριθμό των μελών -- Να συζητήσεις και να οργανώσεις δράσεις προσφοράς -- Να επεξεργαστείς τρόπους για την ενίσχυση του Ροταριανού Ιδρύματος -- Να δημιουργήσεις μελλοντικούς ηγέτες -- Να δημιουργήσεις ένα σχέδιο δημοσίων σχέσεων -- Να σχεδιάσεις βήματα δράσης για τη διεκπεραίωση των διοικητικών υποχρεώσεων του Ομίλου σου Να συνεργαστείς με τον Όμιλό σου και με τους αξιωματούχους της Περιφέρειας (κεφάλαια 3 και 4) -- Να συγκαλέσεις μία ή περισσότερες συνεδριάσεις του Δ.Σ. -- Να μελετήσεις τις διατάξεις του Καταστατικού και του Εσωτερικού Κανονισμού του Ομίλου (κεφάλαιο 3) -- Να εποπτεύσεις την προετοιμασία του προϋπολογισμού του Ομίλου* (κεφάλαιο 3) Να εξασφαλίσεις τη συνέχεια στην ηγεσία και τις δράσεις προσφοράς* (κεφάλαιο 4) -- Να διορίσεις Προέδρους επιτροπών* -- Να διορίσεις μέλη επιτροπών στην ίδια επιτροπή για τρία χρόνια, ώστε να εξασφαλιστεί η συνέχεια, όπου είναι δυνατόν* -- Να συσκεφθείς με τον προκάτοχό σου* -- Να ορίσεις μια κοινή συνεδρίαση του εισερχομένου με το απερχόμενο Δ.Σ. Να εξασφαλίσεις τακτική και συνεχή εκπαίδευση (κεφάλαιο 3) -- Να παρακολουθήσεις το εκπαιδευτικό σεμινάριο εψηφισμένων προέδρων και τη συνέλευση της Περιφέρειας* -- Να ενθαρρύνεις όλους τους αξιωματούχους του Ομίλου να παρακολουθήσουν τη συνέλευση της Περιφέρειας -- Να πραγματοποιήσεις μια γενική συνέλευση του Ομίλου αμέσως μετά τη συνέλευση της Περιφέρειας -- Να παρακολουθήσεις το Συνέδριο της Περιφέρειας ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 9 Κατανόηση των Ευθυνών σου

10 Οι Πρόεδροι Ηλεκτρονικών Ροταριανών Ομίλων έχουν διαφορετικές ευθύνες για τις συναντήσεις του Ομίλου τους, οι οποίες περιγράφονται στο Standard Rotary Club Constitution. Βρείτε περισσότερες πληροφορίες στο βοήθημα What You Need to Know About Rotary E-Clubs, ή απευθυνθείτε στον Club and District Support representative. Ευθύνες Προέδρου Ομίλου και Άριστες Πρακτικές Οι ευθύνες σου ως Προέδρου του Ομίλου συνοψίζονται παρακάτω και επεξηγούνται σε όλο το εγχειρίδιο: Σημείωση: Ο αστερίσκος (*) υποδηλώνει μια ευθύνη που περιγράφεται στο Recommended Rotary Club Bylaws και στο Standard Rotary Club Constitution. Να εγγραφείς στο Member Access στον ιστότοπο για να πάρεις τα διοικητικά στοιχεία για τον Όμιλό σου από το Διεθνές Ρόταρυ Να φροντίσεις ο Γραμματέας και ο Ταμίας σου να έχουν εγγραφεί στο Member Access για να ενημερώνουν τα στοιχεία που αφορούν στον Όμιλο και τα μέλη Να εφαρμόσεις και να αξιολογείς διαρκώς τους στόχους του Ομίλου για τη χρονιά της θητείας σου, φροντίζοντας να εμπλακούν και να ενημερώνονται όλα τα μέλη (κεφάλαιο 2) Να εξασφαλίσεις ότι κάθε επιτροπή έχει συγκεκριμένους στόχους* (κεφάλαιο 4) -- Να ενθαρρύνεις την επικοινωνία μεταξύ των προέδρων των επιτροπών του Ομίλου και της Περιφέρειας -- Να πραγματοποιείς περιοδικούς ελέγχους όλων των δραστηριοτήτων των επιτροπών, των στόχων και των εξόδων τους* -- Να υπηρετείς ως ex officio μέλος όλες τις επιτροπές του Ομίλου* Να προεδρεύεις σε όλες τις συναντήσεις του Ομίλου* (κεφάλαιο 3) -- Να φροντίσεις όλες οι συναντήσεις να έχουν σχεδιαστεί προσεκτικά -- Να ενημερώνεις τα μέλη του Ομίλου για σημαντικά θέματα -- Να οργανώνεις κοινωνικές εκδηλώσεις για τα μέλη Να προετοιμάζεις και να ενθαρρύνεις τη συμμετοχή σε συναντήσεις του Ομίλου και της Περιφέρειας (κεφάλαιο 3) -- Να προγραμματίζεις και να προεδρεύεις σε όλες τις μηνιαίες συνεδριάσεις του Δ.Σ.* -- Να εξασφαλίσεις ότι ο Όμιλος θα εκπροσωπηθεί στο Συνέδριο και τις άλλες συναντήσεις της Περιφέρειας -- Να προωθήσεις την παρακολούθηση του ετήσιου Παγκόσμιου Συνεδρίου του Ρόταρυ Να συνεργάζεσαι με τους αξιωματούχους του Ομίλου σου και με τους αξιωματούχους της Περιφέρειας (κεφάλαιο 4) -- Να καταρτίζεις, να εγκρίνεις και να παρακολουθείς τον προϋπολογισμό του Ομίλου σε στενή συνεργασία με τον Ταμία του Ομίλου* (κεφάλαιο 3) -- Να συνεργάζεσαι με τους αξιωματούχους της Περιφέρειας για να υλοποιήσεις τους στόχους του Ομίλου και της Περιφέρειας (κεφάλαιο 2) -- Να χρησιμοποιείς πληροφορίες και βοηθήματα από την Περιφέρεια, τη Γραμματεία του Δ.Ρ. και το διαδικτυακό τόπο του Δ.Ρ. (όλα τα ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 10 Κατανόηση των Ευθυνών σου

11 κεφάλαια) -- Να προετοιμαστείς για την επίσκεψη του Διοικητή Να εξασφαλίσεις συνέχεια στην ηγεσία και τις δράσεις προσφοράς* -- Να υποβάλεις μια ετήσια αναφορά στον Όμιλό σου για την κατάσταση του Ομίλου πριν τελειώσει η θητεία σου (κεφάλαιο 3) -- Να συσκεφθείς με το διάδοχό σου πριν από το τέλος της θητείας σου (κεφάλαιο 4) -- Να προγραμματίσεις μια κοινή συνεδρίαση του εισερχόμενου με το απερχόμενο Δ.Σ. (κεφάλαιο 4) -- Να εξασφαλίσεις ότι εφαρμόζεται από τον Όμιλο ένα ολοκληρωμένο εκπαιδευτικό πρόγραμμα και να ορίσεις έναν εκπαιδευτή, ή περισσότερους, για να αναλάβει την εκπαίδευση, αν είναι απαραίτητο (κεφάλαιο 4) Να εξασφαλίσεις ότι ακολουθούνται οι πολιτικές του Δ.Ρ. για την προστασία των νέων (κεφάλαιο 8 και παράρτημα 13) -- Να εξασφαλίσεις ότι οι Ροταριανοί στον Όμιλό σου γνωρίζουν τη Διακήρυξη Συμπεριφοράς για τη Συνεργασία με Νέους/Νέες -- Να διαγράφεις ή να μη δέχεσαι ως μέλος οποιοδήποτε πρόσωπο παραδέχεται, ή καταδικάζεται, ή με άλλον τρόπο γίνεται γνωστό, ότι εμπλέκεται σε σεξουαλική κακοποίηση ή παρενόχληση -- Να απαγορεύεις σε μη Ροταριανούς οι οποίοι παραδέχονται, ή καταδικάζονται, ή με άλλον τρόπο γίνεται γνωστό, ότι εμπλέκονται σε σεξουαλική κακοποίηση ή παρενόχληση, να συνεργάζονται με νέους/ νέες στα πλαίσια του Ρόταρυ -- Να προσφέρεις τη βοήθειά σου στην επιλογή εθελοντών, τη διαλογή και τις εκπαιδευτικές απαιτήσεις που περιγράφονται για το πρόγραμμα Ροταριανών Ανταλλαγών Νέων -- Να φροντίζεις για την προστασία των νέων σε όλες τις δραστηριότητες προσφοράς του Ομίλου όπου εμπλέκονται νεαρά άτομα. Σχέδιο Ηγεσίας του Ομίλου σου Το Σχέδιο Ηγεσίας του Ομίλου σου είναι το σχέδιο δράσης για να γίνει ο Όμιλος πιο δραστήριος ή πιο ευχάριστος. Το βοήθημα Be a Vibrant Club: Your Club Leadership Plan προσφέρει άριστες πρακτικές που ο Όμιλός σου μπορεί να προσαρμόσει στο περιβάλλον του Ομίλου. Οι Ροταριανοί Όμιλοι ενθαρρύνονται να χρησιμοποιούν τις προτεινόμενες άριστες πρακτικές για να καταστρώσουν τα δικά τους σχέδια. Όταν καταστρώνετε το σχέδιο του Ομίλου σας, αξιολογήστε τις τρέχουσες πρακτικές του Ομίλου για να προσδιορίσετε τι λειτουργεί καλά και τι έχει σημασία για τον Όμιλο. Επίσης να εξετάσετε πρακτικές που δεν συντελούν στην εμπλοκή των μελών και τη ζωτικότητα του Ομίλου. Τα οφέλη από την εφαρμογή άριστων πρακτικών περιλαμβάνουν: Όλα τα μέλη ενημερώνονται για τις πρωτοβουλίες του Ομίλου και έχουν την ευκαιρία να πουν τη γνώμη τους για το μέλλον του Ομίλου τους. Η μεγαλύτερη εμπλοκή των μελών αυξάνει τη δυνατότητα ανάπτυξης μελλοντικών αξιωματούχων Ομίλου και Περιφέρειας και διατήρησης των υπαρχόντων μελών. Όλα τα μέλη εργάζονται για την επιτυχία των στόχων του Ομίλου γιατί έχουν εμπλακεί σ αυτόν. Η συνέχεια μεταξύ αξιωματούχων και στόχων του Ομίλου διευκολύνει τη ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 11 Κατανόηση των Ευθυνών σου

12 μετάβαση από τη μία Ροταριανή χρονιά στην άλλη. Ο Όμιλος είναι πιο ευχάριστος γιατί δεν δίνει έμφαση σε κανόνες και ξεπερασμένες παραδόσεις και δοκιμάζει νέες δραστηριότητες και προγράμματα για να ικανοποιήσει τις ανάγκες των μελών. Χρησιμοποίησε το Club Leadership Plan Worksheet ως αφετηρία για τη δημιουργία του σχεδίου ηγεσίας του δικού σου Ομίλου. Σκέψου πώς θα παρουσιάσεις τις έννοιες του σχεδίου σου στον Όμιλο. Βρες περισσότερες πληροφορίες στον ιστότοπο του Δ.Ρ. Άριστες Πρακτικές Στρατηγικού Σχεδιασμού Οι τέως, οι εν ενεργεία και οι εισερχόμενοι αξιωματούχοι του Ομίλου θα πρέπει να συνεργαστείτε για να διαμορφώσετε ένα σχέδιο ηγεσίας που θα ενσωματώνει τα σημερινά δυνατά σημεία και τις άριστες πρακτικές του Ομίλου, όπως τα παρακάτω: Να αναπτύξετε μακροπρόθεσμους στόχους που ανταποκρίνονται στα στοιχεία ενός αποτελεσματικού Ομίλου. Να θέσετε ετήσιους στόχους που υποβοηθούν τους μακροπρόθεσμους στόχους. Να ενημερώνετε όλα τα μέλη πραγματοποιώντας γενικές συνελεύσεις. Να επικοινωνείτε αποτελεσματικά με την ηγεσία και τα μέλη του Ομίλου, καθώς και με τους αξιωματούχους της Περιφέρειας. Να εξασφαλίσετε τη συνέχεια στην ηγεσία και τις δράσεις προσφοράς από χρονιά σε χρονιά. Να αναθεωρήσετε τον Εσωτερικό Κανονισμό, ώστε να αντικατοπτρίζει τις λειτουργίες και τις πρακτικές του Ομίλου. Να παρέχετε ευκαιρίες για να αναπτυχθούν ισχυρότερες σχέσεις μεταξύ των μελών. Να εξασφαλίσετε ότι κάθε μέλος δραστηριοποιείται σε μια δράση ή λειτουργία του Ομίλου. Να προσφέρετε τακτική, συνεχή εκπαίδευση. Να διορίσετε επιτροπές που υποβοηθούν τις ανάγκες του Ομίλου. Να εξετάζεις τις πρακτικές σου με τους συναδέλφους σου αξιωματούχους του Ομίλου ετησίως για να εξασφαλίσεις ότι εξακολουθούν να ανταποκρίνονται στους στόχους του Ομίλου και αντικατοπτρίζουν την ταυτότητα του Ομίλου. Ζήτησε τη βοήθεια του Βοηθού Διοικητή. Επίσης μπορείς να συμβουλευτείς τον Club and District Support representative, τον αμέσως προηγούμενο πρόεδρο ή τον συντονιστή του Ρόταρυ για να σε συνδέσει με τις πηγές. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 12 Κατανόηση των Ευθυνών σου

13 Εφαρμογή Τι θα κάνεις για να καταλάβεις καλύτερα τις ευθύνες σου ως Προέδρου Ομίλου; Ποιον θα συμβουλευτείς, όταν έχεις απορίες σχετικά με το ρόλο σου; Για ποιο θέμα χρειάζεσαι να μάθεις περισσότερα πριν ξεκινήσει η θητεία σου; ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 13 Κατανόηση των Ευθυνών σου

14 Παράρτημα 1: Κατευθυντήριες Αρχές του Ρόταρυ Ο ΣΚΟΠΟΣ ΤΟΥ ΡΟΤΑΡΥ Ο Σκοπός του Ρόταρυ είναι να ενθαρρύνει και να καλλιεργεί το ιδανικό της προσφοράς ως βάση αξιόλογης δράσης και, ιδιαίτερα, να ενθαρρύνει και να καλλιεργήσει: ΠΡΩΤΟΝ. Την ανάπτυξη γνωριμιών ως ευκαιρία προσφοράς υπηρεσιών. ΔΕΥΤΕΡΟΝ. Υψηλά ηθικά κριτήρια στις επιχειρήσεις και τα επαγγέλματα, την αναγνώριση της αξίας όλων των χρήσιμων επαγγελματικών ενασχολήσεων και αναγνώριση της αξίας του επαγγέλματος κάθε Ροταριανού ως ευκαιρία να υπηρετήσει την κοινωνία. ΤΡΙΤΟΝ. Την εφαρμογή του ιδανικού της προσφοράς στην προσωπική, επαγγελματική και κοινωνική ζωή κάθε Ροταριανού. ΤΕΤΑΡΤΟΝ. Την προώθηση διεθνούς κατανόησης, καλής θέλησης και ειρήνης μέσω της παγκόσμιας συναδέλφωσης επιχειρηματιών και επαγγελματιών που τους ενώνει το ιδανικό της προσφοράς υπηρεσιών. (ΚΔΡ 4, ΠΚΡΟ 4). ΛΕΩΦΟΡΟΙ ΔΡΑΣΗΣ Η Εσωτερική Δράση εστιάζεται στην ενίσχυση της συναδέλφωσης και στην εξασφάλιση της αποτελεσματικής λειτουργίας του Ομίλου. Η Επαγγελματική Δράση ενθαρρύνει τους Ροταριανούς να προσφέρουν υπηρεσίες στους άλλους μέσω του επαγγέλματός τους και να εφαρμόζουν υψηλά ηθικά πρότυπα. Η Κοινοτική Δράση καλύπτει τα προγράμματα και τις δραστηριότητες που αναλαμβάνει ο Όμιλος για να βελτιώσει τη ζωή των ανθρώπων στην κοινότητά του. Η Διεθνής Δράση περιλαμβάνει τις ενέργειες που γίνονται για να επεκταθεί η ανθρωπιστική δράση του Ρόταρυ σε όλο τον κόσμο και να προωθηθεί η διεθνής κατανόηση και η ειρήνη. Η Δράση των Νέων Γενεών αναγνωρίζει τη θετική αλλαγή που έχουν επιφέρει οι νέοι και οι νεαροί ενήλικες με τις δραστηριότητες ανάπτυξης ηγεσίας, όπως το RYLA, τις δράσεις προσφοράς των Ομίλων Ιντεράκτ και Ροταράκτ και τη δημιουργία διεθνούς κατανόησης με τις Ροταριανές Ανταλλαγές Νέων. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 14 Κατανόηση των Ευθυνών σου

15 ΤΟΜΕΙΣ ΣΤΟΧΕΥΣΗΣ Δράσεις που θα λάβουν επιχορήγηση από το πρόγραμμα Παγκόσμιων Χορηγιών του Ροταριανού Ιδρύματος θα πρέπει να ανήκουν σε έναν τουλάχιστον από τους παρακάτω τομείς στόχευσης: Ειρήνη και πρόληψη/επίλυση συγκρούσεων Πρόληψη και θεραπεία ασθενειών Νερό και υγιεινή Υγεία μητέρας και παιδιού Βασική εκπαίδευση και καταπολέμηση του αναλφαβητισμού Οικονομική και κοινοτική ανάπτυξη ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 15 Κατανόηση των Ευθυνών σου

16 Σημειώσεις ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 16 Κατανόηση των Ευθυνών σου

17 2 Σχεδιασμός της χρονιάς σου Ο Οδηγός Προγραμματισμού Αποτελεσματικών Ροταριανών Ομίλων (ΟΠΑΡΟ) (Planning Guide for Effective Rotary Clubs) και το Strategic Planning Guide είναι βασικά βοηθήματα για την ανάπτυξη των στόχων σου και του σχεδίου δράσης της χρονιάς σου. Ως εψηφισμένος πρόεδρος θα ηγηθείς του Ομίλου σου για να θέσει ετήσιους στόχους που θα υποβοηθήσουν το στρατηγικό σου σχέδιο. Ο Οδηγός Προγραμματισμού Αποτελεσματικών Ροταριανών Ομίλων (ΟΠΑΡΟ) [Planning Guide for Effective Rotary Clubs] (παράρτημα 2) θα σε βοηθήσει να αξιολογήσεις τα δυνατά σημεία του Ομίλου, τις αδυναμίες, τις ευκαιρίες και τους κινδύνους, για να μπορέσεις να θέσεις ετήσιους στόχους. Ευθύνες Ως εψηφισμένος πρόεδρος έχεις τις ακόλουθες ευθύνες που αφορούν τη στοχοθεσία: Να αναπτύξεις ή να εκτιμήσεις κατά πόσον το στρατηγικό σχέδιο του Ομίλου υποβοηθάει το όραμά σου Να θέσεις ετήσιους στόχους που συμπίπτουν με τους μακροπρόθεσμους στόχους του Ομίλου Να εξασφαλίσεις ότι έχει αναπτυχθεί ένα σχέδιο δράσης για κάθε στόχο Να παρακολουθήσεις το Εκπαιδευτικό Σεμινάριο Εψηφισμένων Προέδρων (PETS) και τη Συνέλευση της Περιφέρειας για να αναπτύξεις περαιτέρω τους στόχους σου με την ομάδα σου ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 17 Σχεδιασμός της χρονιάς σου

18 Ως πρόεδρος έχεις τις ακόλουθες ευθύνες που αφορούν τη στοχοθεσία: Να εφαρμόσεις και να αξιολογείς τακτικά τους στόχους του Ομίλου σου Να παρακινείς τα μέλη του Ομίλου να υλοποιούν τους στόχους Στρατηγικός σχεδιασμός Ένα στρατηγικό σχέδιο, που καταστρώνεται με σκοπό να διαρκέσει από τρία έως πέντε χρόνια, βοηθάει τον Όμιλο να προχωρεί προς το όραμά του και να έχει σχέση με τα τρέχοντα και τα πιθανά ενδιαφέροντα των μελών. Το στρατηγικό σχέδιο του Ομίλου σου θα πρέπει να θεωρείται ένα λειτουργικό έγγραφο που αξιολογείται τακτικά για να εξασφαλίσεις ότι εξακολουθεί να αντιπροσωπεύει τους στόχους του Ομίλου για την υλοποίηση του οράματός του. Αν ο Όμιλός σου δεν έχει στρατηγικό σχέδιο, μπορείς να καταστρώσεις ένα σχέδιο χρησιμοποιώντας τον Οδηγό Στρατηγικού Σχεδιασμού [Strategic Planning Guide] (παράρτημα 3). Το Διεθνές Ρόταρυ ενθαρρύνει τους Ροταριανούς Ομίλους και τις Περιφέρειες να ευθυγραμμίζουν τους στόχους τους με το Στρατηγικό Σχέδιο του Δ.Ρ. [RI Strategic Plan] (παράρτημα 4). Μακροπρόθεσμοι και Ετήσιοι Στόχοι Το στρατηγικό σχέδιο του Ομίλου σου θα πρέπει να περιλαμβάνει μακροπρόθεσμους και ετήσιους στόχους. Ο Οδηγός Προγραμματισμού Αποτελεσματικών Ροταριανών Ομίλων (ΟΠΑΡΟ) [Planning Guide for Effective Rotary Clubs] (παράρτημα 2) θα σε βοηθήσει να εκτιμήσεις τη σημερινή κατάσταση του Ομίλου σου και να ανακαλύψεις στρατηγικές για την επίτευξη των στόχων του Ομίλου. Θα επεξεργαστείς τον οδηγό σχεδιασμού με τους συναδέλφους σου αξιωματούχους του Ομίλου κατά τη διάρκεια του Εκπαιδευτικού Σεμιναρίου Εψηφισμένων Προέδρων (PETS) και της Συνέλευσης της Περιφέρειας. Θα υποβάλετε το συμπληρωμένο αντίγραφο του οδηγού στο/στη Διοικητή της Περιφέρειας ως την 1η Ιουλίου. Αξιολόγηση Αφού επιτευχθούν κάποιοι στόχοι, συνεργάσου με εκείνους που τους εφάρμοσαν για να προσδιορίσεις ποιες στρατηγικές ήταν αποτελεσματικές. Σε άλλους στόχους εφάρμοσε νέες αντιλήψεις και συζήτησε με τον εψηφισμένο και τον υποδεδειγμένο πρόεδρο, αναλόγως, καθώς εκείνοι αρχίζουν να αναπτύσσουν στόχους για τη θητεία τους. Χρησιμοποίησε τον οδηγό σχεδιασμού ως λειτουργικό έγγραφο που μπορεί να αναθεωρείται όπως χρειάζεται, καθ όλη τη διάρκεια της χρονιάς. Εξέτασε τον οδηγό μαζί με το βοηθό Διοικητή και το Διοικητή κατά τη διάρκεια των επισκέψεών τους στον Όμιλο. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 18 Σχεδιασμός της χρονιάς σου

19 Εφαρμογή Τι θα κάνεις για να βελτιώσεις το στρατηγικό σχέδιο του Ομίλου σου; Πώς θα εμπλέξεις τα μέλη σου στη διαδικασία της στοχοθεσίας; Τι θα αναθέσεις και σε ποιον; Για ποια πράγματα χρειάζεσαι να μάθεις περισσότερα; Τι θα κάνεις για να εξασφαλίσεις ότι εκπληρώνονται οι στόχοι του Ομίλου σου; ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 19 Σχεδιασμός της χρονιάς σου

20 Παράρτημα 2: Οδηγός Προγραμματισμού για Αποτελεσματικών Ροταριανών Ομίλων Απρίλιος 2012 Ο Οδηγός Προγραμματισμού για Αποτελεσματικούς Ροταριανούς Ομίλους είναι ένα εργαλείο, που βοηθά τους Ομίλους να αξιολογήσουν την παρούσα κατάσταση και να ορίσουν τους στόχους τους για τον επόμενο χρόνο. Στηρίζεται στο Σχέδιο Ηγεσίας του Ομίλου. Οι στρατηγικές που αναφέρονται σε κάθε κεφάλαιο, είναι συνήθεις τρόποι για τους Ομίλους να πετύχουν τους στόχους τους. Οι Όμιλοι ενθαρρύνονται να αναπτύξουν και εναλλακτικούς τρόπους επίτευξης των στόχων τους. Οι Εψ. Πρόεδροι πρέπει να συμπληρώσουν αυτή τη φόρμα, σε συνεργασία με τον Όμιλό τους και να στείλουν ένα αντίγραφο στο Βοηθό Διοικητή, μέχρι την 1η Ιουλίου. Κατεβάστε το από το από την σελίδα των εξουσιοδοτημένων χρηστών. Ροταριανός Όμιλος: Ροτ. έτος ευθύνης: Όνομα Προέδρου: Διεύθυνση αλληλογραφίας: Τηλέφωνο: Φαξ: ΑΡΙΘΜΟΣ ΜΕΛΩΝ (ΑΥΞΗΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΤΗΡΗΣΗ) Παρούσα Κατάσταση Πρόσφατος αριθμός μελών: Αριθμός μελών μέχρι την 30 Ιουνίου πέρυσι: Αριθμός μελών πριν πέντε χρόνια: Αριθμός αντρών-μελών: Αριθμός γυναικών-μελών: Μέση ηλικία μελών: Αριθμός Ροταριανών αποφοίτων: Αριθμός αποφοίτων ή συμμετεχόντων σε προγράμματα του Ρ.Ι. που εντόπισε ο Όμιλος: Αριθμός των Ροταριανών οι οποίοι είναι μέλη για 1-3 έτη: 3-5 έτη: 5-10 έτη Αριθμός μελών που πρότειναν ένα νέο μέλος, κατά τα προηγούμενα δύο χρόνια: Ελέγξτε πόσο εκπροσωπεί ο Όμιλός σας τη διαφορετικότητα της κοινότητας: Επάγγελμα Ηλικία Γένος Εθνικότητα Η έρευνα κατηγοριοποίησης των μελών έγινε τελευταία φορά στις και περιέχει κατηγορίες, από τις οποίες οι παραμένουν κενές (ημερομηνία) (αριθμός) Περιγράψτε το πρόγραμμά σας προσανατολισμού νέων μελών. Περιγράψτε το πρόγραμμα συνεχούς εκπαίδευσης νέων και παλιών μελών. Ο Όμιλός σας έχει ιδρύσει ένα νέο Όμιλο τους τελευταίους 24 μήνες; Ναι Όχι Αριθμός Ροτ. Ομάδων Συναδέλφωσης και Ροτ. Ομάδων Δράσης στις οποίες συμμετέχουν τα μέλη: ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 20 Σχεδιασμός της χρονιάς σου

21 Τι κάνει τον Όμιλο σας ελκυστικό σε νέα μέλη; Ποιες πτυχές αυτού του Ομίλου μπορούν να αποτελέσουν εμπόδιο στην προσέλκυση νέων μελών; Μελλοντική κατάσταση Στόχος μελών για το επόμενο Ροταριανό έτος: μέλη την 30η Ιουνίου Έχουμε εντοπίσει τις παρακάτω πηγές πιθανόν μελών μέσα στην κοινότητα: Πώς θα πετύχει το στόχο Αριθμού Μελών ο Όμιλός σας; (σημειώστε όλους τους τρόπους που σχεδιάζετε) Ανάπτυξη ενός σχεδίου διατήρησης μελών, που επικεντρώνεται στην εξασφάλιση υψηλού επιπέδου ενθουσιασμού, με συμμετοχή σε ενδιαφέροντα προγράμματα, δραστηριότητες, συνεχή εκπαίδευση και ενέργειες συναδέλφωσης Εξασφάλιση ότι η επιτροπή μελών έχει εκπαιδευτεί σε αποτελεσματικές τεχνικές προσέλκυσης. Ανάπτυξη προγράμματος προσέλκυσης που κάνει τον Όμιλο να αντανακλά τη διαφορετικότητα της κοινότητας. Επεξήγηση των προσδοκιών για τον αριθμό μελών σε πιθανούς Ροταριανούς. Εφαρμογή ενός προγράμματος προσανατολισμού για τα νέα μέλη. Δημιουργία φυλλαδίου για τα πιθανά μέλη που παρέχει γενικές πληροφορίες για το Ρόταρυ, καθώς και συγκεκριμένες πληροφορίες για τον Όμιλο. Ορισμός ενός έμπειρου Ροταριανού ως μέντορα, για κάθε νέο μέλος του Ομίλου. Αναγνώριση των Ροταριανών που εισάγουν νέα μέλη. Ενθάρρυνση των μελών να συμμετάσχουν σε Ροτ. Ομάδες Συναδέλφωσης ή Ροτ. Ομάδες Δράσης. Συμμετοχή στα προγράμματα βράβευσης του Δ.Ρ. για την Αύξηση και Διατήρηση Μελών Γίνετε Ανάδοχος ενός νέου Ροταριανού Ομίλου Άλλο (παρακαλώ προσδιορίστε): Βήματα δράσης: ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ ΔΡΑΣΗΣ Παρούσα κατάσταση Αριθμός σπουδαστών Ροταριανής Ανταλλαγής Νέων: Φιλοξενημένων: Απεσταλμένων: Αριθμός Ομίλων Ιντεράκτ: Ροταράκτ: Ροτ. Κοινοτικών Σωμάτων που έχουμε ιδρύσει: Αριθμός δραστηριοτήτων RYLA (Rotary Youth Leadership Award): Αριθμός Ανταλλαγών Ροταριανής Φιλίας: Αριθμός άλλων τρεχόντων προγραμμάτων προσφοράς του Ομίλου: ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 21 Σχεδιασμός της χρονιάς σου

22 Μελλοντική κατάσταση Ό Όμιλος έχει σχεδιάσει τα ακόλουθα έργα προσφοράς για την επόμενη Ροταριανή χρονιά: Για την κοινότητα: Για κοινότητες σε άλλες χώρες: Πώς θα πετύχει τους στόχους Προσφοράς ο Όμιλός σας; (σημειώστε όλους τους τρόπους που σχεδιάζετε) Εξασφάλιση ότι η επιτροπή Προγραμμάτων του Ομίλου έχει εκπαιδευτεί στο πώς να προγραμματίζει και να εκτελεί επιτυχημένα Προγράμματα Δράσης. Πραγματοποιήστε μια εκτίμηση των αναγκών της κοινότητας για να εντοπίσετε πιθανές δράσεις. Κάνοντας απολογισμό των τρεχόντων Προγραμμάτων και όσων βρίσκονται σε εξέλιξη, ώστε να διασφαλιστεί ότι καλύπτουν κάποια ανάγκη και ότι είναι ενδιαφέροντα για τα μέλη του Ομίλου Προσδιορισμός των κοινωνικών θεμάτων που απασχολούν την κοινότητα και που ο Όμιλος θέλει να αντιμετωπίσει μέσω των στόχων προσφοράς Αξιολόγηση των δραστηριοτήτων του Ομίλου για συγκέντρωση χρημάτων, ώστε να προσδιοριστεί αν ικανοποιούν τις ανάγκες χρηματοδότησης των προγραμμάτων Εμπλοκή όλων των μελών, κατά κάποιον τρόπο, στα Προγράμματα Δράσης του Ομίλου. Αναγνώριση των μελών που συμμετέχουν και παίζουν ηγετικό ρόλο στα Προγράμματα Προσφοράς υπηρεσιών του ομίλου Προσδιορισμός ενός Ομίλου συνεργάτη (partner), με τον οποίο θα πραγματοποιήσετε ένα διεθνές Πρόγραμμα Δράσης Συμμετέχοντας σε Ιντεράκτ Ροταριανές Ανταλλαγές Φιλίας Ροταράκτ Ανταλλαγή Νέων Ροταριανά Κοινοτικά Σώματα Rotary Youth Leadership Awards (RYLA) Χρησιμοποιήστε μια χορηγία του Ροταριανού Ιδρύματος για να υποστηρίξετε ένα πρόγραμμα του Ομίλου. Εγγράψτε ένα πρόγραμμα που χρειάζεται χρηματοδότηση, αγαθά ή εθελοντές στο Άλλο (παρακαλώ περιγράψτε): Βήματα δράσης: ΡΟΤΑΡΙΑΝΟ ΙΔΡΥΜΑ Τρέχουσα κατάσταση (για Ομίλους όχι στο πιλοτικό πρόγραμμα το ) Αριθμός χορηγιών που χορηγήθηκαν: Απλοποιημένες Χορηγίες Περιφέρειας: Συμμετοχικές Χορηγίες: Αριθμός Πρεσβευτικών Υποτρόφων: Υποψηφίων: Επιλεγέντων: Φιλοξενημένων: Αριθμός μελών της Ομάδας Ανταλλαγής Μελέτης: Υποψηφίων: Επιλεγέντων: Φιλοξενημένων: Αριθμός Υποτρόφων Ειρήνης του Ρόταρυ: Υποψηφίων: Επιλεγέντων: Φιλοξενημένων: Ποσό συνεισφοράς φέτος σε δραστηριότητες PolioPlus Ποσό συνεισφοράς φέτος στο Ετήσιο Κεφάλαιο: Ποσό συνεισφοράς φέτος στο Διαρκές Κεφάλαιο: ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 22 Σχεδιασμός της χρονιάς σου

23 Αριθμός μελών του Ομίλου που είναι Paul Harris Fellows: Ευεργέτες: Μεγάλοι Δωρητές: Υποστηρίζοντα Μέλη του Ρ.Ι.: Μέλη της Εταιρείας Κληροδοτημάτων: Τρέχουσα κατάσταση (για Ομίλους στο πιλοτικό πρόγραμμα το ) Κατάσταση πιστοποίησης του Ομίλου: Πραγματοποιήθηκε Εκκρεμεί Ατελής Δραστηριότητες χορηγιών της Περιφέρειας στις οποίες έχει εμπλακεί ο Όμιλός σας: Δραστηριότητες παγκόσμιων χορηγιών στις οποίες έχει εμπλακεί ο Όμιλός σας: Εκπαιδευτικά προγράμματα και προγράμματα για προβολή και συγκέντρωση χρημάτων που πραγματοποιήθηκαν από τον Όμιλό σας για το PolioPlus πέρυσι: Αριθμός Υποτρόφων Ειρήνης του Ρόταρυ: Υποψηφίων πέρυσι: Επιλεγέντων από τους Θεματοφύλακες πέρυσι: Ποσό συνεισφοράς στο Ετήσιο Κεφάλαιο πέρυσι: Αριθμός αποφοίτων του Ρ.Ι. που εντόπισε ο Όμιλός σας: Αριθμός Ροταριανών που είναι: Υποστηρίζοντα Μέλη του Ρ.Ι. Μέλη της Εταιρείας Arch C. Klumph: Paul Harris Fellows Ευεργέτες: Μέλη της Εταιρείας Paul Harris: Μέλη της Εταιρείας Κληροδοτημάτων: Μεγάλοι Δωρητές: Μελλοντική κατάσταση (για όλους τους Ομίλους το ) Ημερομηνία κατά την οποία θα πιστοποιηθεί ο Όμιλος: Στόχοι του Ομίλου σε σχέση με το Ροταριανό Ίδρυμα για το ερχόμενο Ροταριανό έτος: Στόχος συνεισφορών του Ομίλου στο Ετήσιο κεφάλαιο Στόχος συνεισφορών του Ομίλου στο Διαρκές κεφάλαιο Στόχος δωρεών του Ομίλου για το Polio Plus ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 23 Σχεδιασμός της χρονιάς σου

24 Χορηγίες της Περιφέρειας Τα προγράμματα των Ομίλων θα απευθύνονται στους ακόλουθους τομείς στόχευσης του Ρ.Ι.: Ειρήνη και πρόληψη/επίλυση συγκρούσεων Υγεία μητέρας και παιδιού Πρόληψη και θεραπεία ασθενειών Βασική εκπαίδευση και καταπολέμηση αναλφαβητισμού Νερό και Υγιεινή Οικονομική και κοινοτική ανάπτυξη Παγκόσμιες χορηγίες: Εκπαιδευτικά προγράμματα και προγράμματα για προβολή και συγκέντρωση χρημάτων που πραγματοποιήθηκαν από τον Όμιλό σας για το PolioPlus πέρυσι: Αριθμός Υποτρόφων Ειρήνης του Ρόταρυ: Υποψηφίων: Επιλεγέντων από τους Θεματοφύλακες: Ποιες στρατηγικές σχεδιάζει ο Όμιλος να χρησιμοποιήσει για να πετύχει τους στόχους του σε σχέση με το Ροταριανό Ίδρυμα; (Σημειώστε ό, τι σας αφορά.) Θα διασφαλίσει ότι η Επιτροπή Ροταριανού Ιδρύματος κατανοεί τις χορηγίες και τα προγράμματα του Ιδρύματος και δεσμεύεται να προωθήσει την οικονομική υποστήριξή του. Θα βοηθήσει τα μέλη του Ομίλου να κατανοήσουν τη σχέση ανάμεσα στις δωρεές προς το Ίδρυμα και τα προγράμματά του. Θα προγραμματίσει μια συνεστίαση του Ομίλου κάθε τρίμηνο, ειδικά κατά το μήνα Νοέμβριο, που είναι αφιερωμένος στο Ροταριανό Ίδρυμα. Θα περιλαμβάνει σε κάθε συνεστίαση του Ομίλου μια σύντομη ιστορία σχετικά με το Ίδρυμα. Θα προγραμματίσει παρουσιάσεις που ενημερώνουν τα μέλη για το Ίδρυμα. Θα διασφαλίσει ότι ο πρόεδρος της Επιτροπής Ροταριανού Ιδρύματος του Ομίλου θα παρακολουθήσει το σεμινάριο Ροταριανού Ιδρύματος της Περιφέρειας. Θα χρησιμοποιήσει χορηγίες του Ρ.Ι. για να υποστηρίξει τα διεθνή προγράμματα του Ομίλου. Θα αναγνωρίσει τις οικονομικές συνεισφορές των μελών του Ομίλου προς το Ίδρυμα και τη συμμετοχή τους στα προγράμματά του. Βήματα δράσης: ΗΓΕΤΙΚΗ ΑΝΑΠΤΥΞΗ Παρούσα κατάσταση Αριθμός αξιωματούχων του ομίλου που παρακολούθησε Συνέλευση Περιφέρειας: Περιφέρειας: Σεμινάριο Αύξησης και Επέκτασης Περιφέρειας: Σεμινάριο Ροτ. Ιδρύματος Σεμινάριο Ηγεσίας Περιφέρειας: ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 24 Σχεδιασμός της χρονιάς σου

25 Συνέδριο Περιφέρειας: Αριθμός μελών που υπηρετούν σε επίπεδο Περιφέρειας: Αριθμός επισκέψεων του β. Διοικητή αυτόν τον χρόνο: Μελλοντική κατάσταση Ο Όμιλός μας έχει ορίσει τους ακόλουθους στόχους για την ανάπτυξη μελλοντικών Ροταριανών ηγετών, για τον επόμενο χρόνο Πώς θα πετύχει τους στόχους σχετικά με τους μελλοντικούς ηγέτες ο Όμιλός σας; (σημειώστε όλους τους τρόπους που σχεδιάζετε) Ο Εψ. Πρόεδρος του Ομίλου θα παρακολουθήσει το Σεμ. Εκπαίδευσης Εψ. Προέδρων και τη Συνέλευση της Περιφέρειας Όλοι οι πρόεδροι επιτροπών θα παρακολουθήσουν τη Συνέλευση της Περιφέρειας Θα οριστεί εκπαιδευτής του Ομίλου για την ενημέρωση και την ανάπτυξη δεξιοτήτων των μελών Θα πραγματοποιήσουμε ένα πρόγραμμα αφιερωμένο στην ανάπτυξη ηγεσίας Θα αξιοποιήσουμε την εμπειρία του δικού μας βοηθού Διοικητή Θα ενθαρρύνουμε νέα μέλη να αναλάβουν ηγετικές θέσεις μέσω της συμμετοχής στις επιτροπές του Ομίλου. Μέλη του ομίλου μας θα επισκεφτούν άλλους Ομίλους για να ανταλλάξουν ιδέες και να μοιραστούν τη γνώση που απέκτησαν με τα υπόλοιπα μέλη του Ομίλου Άλλο (παρακαλώ περιγράψτε): Βήματα δράσης: ΔΗΜΟΣΙΕΣ ΣΧΕΣΕΙΣ Παρούσα κατάσταση Καταγράψτε δραστηριότητες του Ομίλου που έχουν καλυφθεί από τα ΜΜΕ και τον τύπο του Μέσου (τηλεόραση, ραδιόφωνο, έντυπα, διαδίκτυο, κλπ.): Μελλοντική κατάσταση Ο όμιλός μας έχει ορίσει τους ακόλουθους στόχους για τις Δημόσιες Σχέσεις, για τον επόμενο χρόνο: Πώς θα πετύχει τους στόχους Δημ. Σχέσεων ο Όμιλός σας; (σημειώστε όλους τους τρόπους που σχεδιάζετε) Θα εξασφαλίσουμε ότι η επιτροπή Δημ. Σχέσεων του Ομίλου έχει εκπαιδευθεί στη χρήση των μέσων Θα σχεδιάσουμε προσπάθειες προβολής όλων των προγραμμάτων δράσης του Ομίλου Θα πραγματοποιήσουμε μια συνεστίαση ενημέρωσης του κοινού που θα απευθύνεται στους επιχειρηματίες και τους επαγγελματίες της κοινότητας και θα εξηγεί τι είναι το Ρόταρυ και τι κάνει Θα φροντίσουμε να γίνει μια δημόσια ανακοίνωση σε ένα τοπικό τηλεοπτικό κανάλι ή τοπικό ραδιοφωνικό σταθμό ή τοπική εφημερίδα ή περιοδικό Άλλο (παρακαλώ προσδιορίστε): ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 25 Σχεδιασμός της χρονιάς σου

26 Βήματα δράσης: ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΟΜΙΛΟΥ Παρούσα κατάσταση Ο Όμιλός σας λειτουργεί με βάση το Σχέδιο Ηγεσίας Ομίλου; Ναι Όχι Πότε και πόσο συχνά συναντάται το Δ.Σ.; Πότε γίνονται Γενικές Συνελεύσεις του Ομίλου; Πώς προετοιμάζεται ο προϋπολογισμός; Εξετάζεται από ανεξάρτητο ελεγκτή; Ναι Όχι Έχει ο Όμιλος ένα μακροπρόθεσμο (στρατηγικό) σχέδιο; Ναι Όχι Έχει αναπτύξει ο Όμιλος ένα πρόγραμμα συνέχειας των αξιωμάτων στο Δ.Σ. και τις επιτροπές; Ναι Όχι Έχει αναπτύξει ο Όμιλος ένα σύστημα που κρατά όλα τα μέλη απασχολημένα με τον Όμιλο; Ναι Όχι Χρησιμοποιεί ο Όμιλος το Member Access στο για την παρακολούθηση των στοιχείων των μελών; Ναι Όχι Κάθε πότε εκδίδεται δελτίο του Ομίλου; Περιγράψτε πώς οργανώνεται το πρόγραμμα της εβδομαδιαίας συνάντησης του Ομίλου: Διαθέτει ο Όμιλος Ιστοσελίδα; Ναι Όχι Κάθε πότε ανανεώνεται η ιστοσελίδα του Ομίλου; Ο Όμιλός σας παρακολουθεί τους ειδικούς μήνες του Ροταριανού ημερολογίου, όπως ο μήνας του Ροτ. Ιδρύματος κλπ.; Ναι Όχι Κάθε πότε ο Όμιλός σας έχει δραστηριότητες συναδέλφωσης; Πώς εμπλέκει ο Όμιλός σας τις οικογένειες των Ροταριανών; Μελλοντική κατάσταση Πώς θα εκτελέσετε τις διοικητικές δραστηριότητες του Ομίλου; (σημειώστε όλα όσα έχετε σχεδιάσει) Έχουν προγραμματιστεί τακτικές συναντήσεις του διοικητικού συμβουλίου Ο Όμιλος θα αναθεωρήσει το Σχέδιο Ηγεσίας του Ομίλου στις ακόλουθες ημερομηνίες: Τα στρατηγικά και τα σχέδια επικοινωνίας του Ομίλου θα αναθεωρηθούν στις ακόλουθες ημερομηνίες: γενικές συνελεύσεις μελών έχουν προγραμματιστεί στις εξής ημερομηνίες: (αριθμός) (ημερομηνίες) Ο Όμιλος θα αναθεωρήσει τον Εσωτερικό Κανονισμό σύμφωνα με τον Προτεινόμενο. Οι εκλογές του Ομίλου θα γίνουν στις Ο Όμιλός μας θα στείλει τουλάχιστον συνέδρους στο Συνέδριο της Περιφέρειας. Έκδοση ενημερωτικού δελτίου που ενημερώνει τα μέλη μας. Η ιστοσελίδα θα ανανεώνεται φορές το χρόνο. Ανάπτυξη προγράμματος με ενδιαφέρουσες εβδομαδιαίες συναντήσεις. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 26 Σχεδιασμός της χρονιάς σου

27 Η Αναφορά Παρουσιών θα στέλνεται στον Διοικητή ως την ημέρα του επόμενου μήνα. Θα χρησιμοποιηθεί το Member Access για την τήρηση του αρχείου μελών και την αποστολή την 1η Ιουνίου και την 1η Ιανουαρίου της εξαμηνιαίας αναφοράς. Αλλαγές στον αριθμό των μελών θα αποστέλλονται στο Δ.Ρ. μέσα σε ημέρες. Αναφορές προς το Δ.Ρ., συμπεριλαμβανομένων και των εξαμηνιαίων αναφορών, θα συμπληρώνονται έγκαιρα. Προγραμματίζονται οι ακόλουθες δραστηριότητες συναδέλφωσης για όλα τα μέλη του ομίλου: Άλλο (παρακαλώ περιγράψτε): Βήματα δράσης: Ο Όμιλός μας θα ήθελε βοήθεια από το βοηθό Διοικητή, στα ακόλουθα: Ο Όμιλός μας θα ήθελε να συζητήσει τα ακόλουθα θέματα με το Διοικητή, ή το βοηθό Διοικητή, κατά τη διάρκεια μιας επίσκεψης: Υπογραφή του Προέδρου Ροταριανό Έτος Υπογραφή του Βοηθού Διοικητή Ημερομηνία Ημερομηνία ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 27 Σχεδιασμός της χρονιάς σου

28 ΣΥΝΟΨΗ ΣΤΟΧΩΝ ΤΟΥ Ρ.Ο. ΓΙΑ ΤΟ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟ ΕΤΟΣ Για κάθε στόχο που έχει θέσει ο Όμιλος για την επόμενη Ροταριανή χρονιά, προσδιορίστε σε ποια Λεωφόρο Δράσης αναφέρεται. Για να διασφαλίσετε ισορροπία στις δράσεις προσφοράς, θα πρέπει να έχετε τουλάχιστον ένα στόχο ανά Λεωφόρο Δράσης. Οι περισσότεροι στόχοι θα αναφέρονται σε περισσότερες από μία Λεωφόρους. Εσωτερική Δράση Επαγγελματική Δράση Κοινοτική Δράση Διεθνής Δράση Δράση Νέων Γενεών Στόχος Μελών μέλη μέχρι την 30η Ιουνίου του (Αριθμός) (Έτος) Στόχος Δράσεων Για την τοπική μας κοινωνία: Για τις κοινότητες σε άλλες χώρες: Στόχος για το Ροταριανό Ίδρυμα Στόχος συνεισφορών στο PolioPlus: Στόχος συνεισφορών στο κεφάλαιο Ετησίων Προγραμμάτων: Στόχος συνεισφορών στο Διαρκές Κεφάλαιο: Στόχος συμμετοχής στα ακόλουθα προγράμματα του Ρ. Ιδρύματος: Στόχος Ανάπτυξης Ηγεσίας Στόχος Δημοσίων Σχέσεων Στόχος Διοίκησης Ομίλου Άλλοι στόχοι Άλλοι στόχοι ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 28 Σχεδιασμός της χρονιάς σου

29 Παράρτημα 3 Οδηγός Στρατηγικού Σχεδιασμού Ο στρατηγικός σχεδιασμός περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός οράματος με στόχους που θα το στηρίζουν και θα μπορούν να μετρώνται τακτικά και να προσαρμόζονται όταν χρειάζεται. Χρησιμοποίησε αυτόν τον οδηγό και το φύλλο εργασίας, που τον συνοδεύει, ως αφετηρία για την κατάρτιση του στρατηγικού σχεδίου σου και εξατομίκευσε αυτά τα βοηθήματα για να ανταποκριθείς στις ανάγκες του Ομίλου σου. Ο οδηγός έχει σχεδιαστεί για Ροταριανούς Ομίλους, αλλά μπορεί να προσαρμοστεί κατάλληλα και για Περιφέρειες. Το φύλλο εργασίας μπορεί να συμπληρωθεί ανεξάρτητα ή ομαδικά. Οι συντονιστές θα πρέπει να εξοικειωθούν με αυτά τα βοηθήματα και να ετοιμάσουν μια ημερήσια διάταξη πριν από τη διεξαγωγή μιας συνάντησης στρατηγικού σχεδιασμού. Η ημερήσια διάταξη θα πρέπει να διαθέσει το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου στο δεύτερο και τρίτο βήμα της διαδικασίας, τα οποία εστιάζουν στο μέλλον και λιγότερο χρόνο στην παρούσα κατάσταση του Ομίλου. Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας στρατηγικού σχεδιασμού μην ξεχάσεις τις παρακάτω συμβουλές: Να εμπλέξεις τέως, σημερινούς και εισερχόμενους αξιωματούχους του Ομίλου. Να συμπεριλάβεις μεγάλη ποικιλία απόψεων εμπλέκοντας όλον τον Όμιλο ή εκπροσώπηση της διαφορετικότητας των μελών του Ομίλου. Να εξετάσεις όλες τις ιδέες. Ζήτησε από έναν αμερόληπτο συντονιστή ή μια μικρή ομάδα συντονιστών να συντονίσουν τις συναντήσεις στρατηγικού σχεδιασμού. Σκέψου πώς ευθυγραμμίζονται οι στόχοι του Ομίλου σου με εκείνους της Περιφέρειας και τις προτεραιότητες και τους στόχους του Στρατηγικού Σχεδίου του Δ.Ρ. (RI Strategic Plan). Να είστε όλοι προετοιμασμένοι να ξαναβλέπετε το σχέδιό σας κάθε χρόνο και να προσαρμόζετε τις στρατηγικές προτεραιότητες και τους ετήσιους στόχους σας όπως χρειάζεται. ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑ ΕΤΗΣΙΟΙ ΣΤΟΧΟΙ: ΟΡΑΜΑ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑ ΕΤΗΣΙΟΙ ΣΤΟΧΟΙ: ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑ ΕΤΗΣΙΟΙ ΣΤΟΧΟΙ: Υπόδειγμα Στρατηγικού Σχεδιασμού Δημιούργησε ένα όραμα για τον Όμιλό σου με στρατηγικές προτεραιότητες που θα σε βοηθήσουν να το πετύχεις. Μετά κατάρτισε ετήσιους στόχους που υποβοηθούν κάθε στρατηγική προτεραιότητα. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 29 Σχεδιασμός της χρονιάς σου

30 Διαδικασία Κατάρτισε ένα στρατηγικό σχέδιο εμπλέκοντας μέλη στην παρακάτω διαδικασία. Χρησιμοποίησε το φύλλο εργασίας για να καταγράψεις τις ιδέες σου. 1. Που βρισκόμαστε τώρα; Δημιούργησε έναν κατάλογο των δυνατών σημείων και των αδυναμιών του Ομίλου σου όπως είναι σήμερα. Δημιούργησε έναν κατάλογο ευκαιριών και προκλήσεων που αντιμετωπίζει η κοινότητά σας. στρατηγικές προτεραιότητες. Προσδιορίστε το χρονοδιάγραμμα, τους πόρους και τους ανθρώπους που είναι αναγκαίοι για την υλοποίηση των ετήσιων στόχων κάτω από κάθε στρατηγική προτεραιότητα. Χρησιμοποίησε τον Οδηγό Προγραμματισμού Αποτελεσματικού Ροταριανού Ομίλου (ΟΠΑΡΟ) [Planning Guide for Effective Rotary Clubs] κατά τον εντοπισμό των ετήσιων στόχων σου για ιδέες και στρατηγικές που θα σε βοηθήσουν να τους πετύχεις. Κατά την εκτίμηση της παρούσας κατάστασης του Ομίλου σου να συμβουλευτείς το βοήθημα Be a Vibrant Club: Your Club Leadership Plan για να προσδιορίσεις τι κάνει ήδη ο Όμιλός σου καλά και τι θα μπορούσες να κάνεις για να τον ανανεώσεις. 2. Πού θέλουμε να πάμε; Δημιούργησε έναν κατάλογο 5 έως 10 χαρακτηριστικών που θα ήθελες να δεις στον Όμιλό σου σε τρία έως πέντε χρόνια από σήμερα. Βάλε το όραμά σου σε μία πρόταση - δήλωση που θα περιγράφει τον Όμιλό σου και πώς θέλεις να είναι σε τρία έως πέντε χρόνια. Σ αυτό το βήμα να λάβεις υπόψη τόσο την ατομική όσο και την ομαδική προσπάθεια. Τελείωσε την πρόταση που περιγράφει το όραμά σου με όλη την ομάδα και βεβαιώσου ότι όλα τα μέλη του Ομίλου το υποστηρίζουν. 3. Πώς θα φτάσουμε εκεί; Κατάρτισε στρατηγικές προτεραιότητες που θα βοηθήσουν τον Όμιλό σου να υλοποιήσει το όραμα εξετάζοντας: -- Δυνατά σημεία και αδυναμίες του Ομίλου -- Προγράμματα και αποστολές του Διεθνούς Ρόταρυ και του Ροταριανού Ιδρύματος -- Εξωτερικό περιβάλλον -- Εμπλοκή όλων των μελών -- Δυνατότητα υλοποίησης σε τρία έως πέντε χρόνια Ως ομάδα, αποφασίστε ποιες είναι οι σημαντικότερες στρατηγικές προτεραιότητες εκείνες που θα έχουν το μεγαλύτερο αντίκτυπο καθώς ο Όμιλός σας εργάζεται προς το όραμα. Εντοπίστε τους ετήσιους στόχους που υποβοηθούν κάθε μία από τις σημαντικότερες 4. Πώς τα πάμε; Δημιουργήστε μια ομάδα στρατηγικού σχεδιασμού για να παρακολουθεί τακτικά την πρόοδο και να προτείνει αναθεώρηση του σχεδίου, αν χρειάζεται. Διαθέστε επαρκείς πόρους για την εφαρμογή του σχεδίου. Αξιολογείστε όλες τις αποφάσεις για να βεβαιωθείτε ότι υποστηρίζουν το σχέδιο, παρέχοντας πληροφορίες στην ομάδα στρατηγικού σχεδιασμού σχετικά με την εφαρμογή τους. Ελέγξτε το στρατηγικό σας σχέδιο μία φορά το χρόνο με όλα τα μέλη του Ομίλου, συμπεριλαμβανομένης και της πρότασης του οράματος, των στρατηγικών προτεραιοτήτων και των ετήσιων στόχων και αναθεωρήστε το εάν είναι απαραίτητο Επαναλάβετε όλη την διαδικασία στρατηγικού σχεδιασμού κάθε τρία ως πέντε χρόνια για να δημιουργήσετε ένα νέο σχέδιο ή να επιβεβαιώσετε το υπάρχον. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 30 Σχεδιασμός της χρονιάς σου

31 Φύλλο Εργασίας Στρατηγικού Σχεδιασμού Συμπλήρωστε αυτό το φύλλο εργασίας για να δημιουργήσετε το στρατηγικό σας σχέδιο. 1. Που βρισκόμαστε τώρα; Σημερινή ημερομηνία: Δυνατά σημεία του Ομίλου Αδυναμίες του Ομίλου Ευκαιρίες για την κοινότητα (π.χ. νέες επιχειρήσεις, αυξανόμενος πληθυσμός) Προκλήσεις που αντιμετωπίζει η κοινότητα (π.χ. οικονομική ύφεση, ανταγωνιστικές υπηρεσίες) 2. Πού θέλουμε να πάμε; Ημερομηνία στόχος: Βασικά χαρακτηριστικά μελλοντικής κατάστασης (π.χ. αριθμός μελών, ποσοστό διατήρησης μελών, ισορροπία μεταξύ τοπικών και διεθνών δράσεων, ενίσχυση του Ροταριανού Ιδρύματος) Πρόταση οράματος (συμπεριλάβετε κάτι που θα κάνει τον Όμιλό σας να ξεχωρίζει από άλλους κοινωφελείς ομίλους της κοινότητάς σας π.χ. Το όραμά μας είναι να γίνουμε ο ανθρωπιστικός Όμιλος με τη μεγαλύτερη διεθνή εκπροσώπηση στην κοινότητά μας. Το όραμά μας είναι να γίνουμε ο πιο υποστηρικτικός για τους νέους ανθρωπιστικός Όμιλος στην κοινότητά μας.) ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 31 Σχεδιασμός της χρονιάς σου

32 3. Πώς θα φτάσουμε εκεί; Για να υλοποιήσουμε το όραμά μας, πρέπει να πετύχουμε τους παρακάτω στόχους. (Στις γραμμές περιγράψτε κάθε μία από τις στρατηγικές σας προτεραιότητες. Μετά, στον πίνακα κάτω από κάθε μία, απαριθμήστε ετήσιους στόχους που θα σας βοηθήσουν να πετύχετε κάθε μία από τις προτεραιότητες αυτές. Αν και δεν υπάρχει όριο στον αριθμό στρατηγικών προτεραιοτήτων ή στους ετήσιους στόχους του στρατηγικού σχεδίου σας, σκεφτείτε τους πόρους που διαθέτετε και εστιάστε την προσοχή σε στόχους που μπορείτε να υλοποιήσετε.) Στρατηγική προτεραιότητα 1: Ετήσιοι στόχοι Χρονοδιάγραμμα Αναγκαίοι Πόροι Υπεύθυνο Μέλος Στρατηγική προτεραιότητα 2: Ετήσιοι στόχοι Χρονοδιάγραμμα Αναγκαίοι Πόροι Υπεύθυνο Μέλος Στρατηγική προτεραιότητα 3: Ετήσιοι στόχοι Χρονοδιάγραμμα Αναγκαίοι Πόροι Υπεύθυνο Μέλος 4. Πώς τα πάμε; Για να παρακολουθήσουμε την πρόοδό μας, θα κάνουμε τα εξής βήματα. (Απαριθμήστε τις ενέργειες που θα κάνει ο Όμιλος, ως επακόλουθο της εφαρμογής του σχεδίου, συμπεριλαμβάνοντας ένα χρονοδιάγραμμα ελέγχου και αξιολόγησης της προόδου σας π.χ. αναφορές στις συνεδριάσεις του Δ.Σ. κάθε μήνα, αναθεωρήσεις του στρατηγικού σχεδίου σε γενικές συνελεύσεις του Ομίλου, ετήσιες αναθεωρήσεις.) ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 32 Σχεδιασμός της χρονιάς σου

33 Παράρτημα 4: Στρατηγικό Σχέδιο του Δ.Ρ. Υπηρετείν Οµίλων Υποστήριξη και ενίσχυση Στόχευση και Αύξηση της Ανθρωπιστικής Προσφοράς Ένα παγκόσµιο δίκτυο εµπνευσµένων ατόµων που µετατρέπουν το πάθος τους σε κοινωφελείς δράσεις για να αλλάξουν τη ζωή στον τόπο τους Ενίσχυση της δηµόσιας εικόνας και της ενηµέρωσης Ηγεσία Συναδέλφωση ιαφορετικότητα Ακεραιότητα ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 33 Σχεδιασμός της χρονιάς σου

34 Οι στόχοι για Υποστήριξη και Ενίσχυση Ομίλων είναι: Καλλιέργεια καινοτομίας και ευελιξίας στον Όμιλο Ενθάρρυνση των Ομίλων να συμμετέχουν σε διάφορες δράσεις προσφοράς Προώθηση της διαφορετικότητας των μελών Βελτίωση της προσέλκυσης νέων και της διατήρησης των υπαρχόντων μελών Ανάπτυξη ηγετικών ικανοτήτων Ίδρυση νέων Ομίλων Ενθάρρυνση στρατηγικού σχεδιασμού σε επίπεδο Ομίλου και Περιφέρειας Οι στόχοι για Στόχευση και Αύξηση της Ανθρωπιστικής Προσφοράς είναι: Εξάλειψη της πολιομυελίτιδας Αύξηση της βιώσιμης προσφοράς υπηρεσιών εστιασμένης σε Προγράμματα Νέων Γενεών Έξι τομείς στόχευσης του Ρ.Ι. Αύξηση συνεργασίας και επαφών με άλλους οργανισμούς Δημιουργία σημαντικών προγραμμάτων δράσης τόσο στην τοπική κοινότητα, όσο και διεθνώς Οι στόχοι για Ενίσχυση της Δημόσιας Εικόνας και της Ενημέρωσης είναι: Ενοποίηση της εικόνας και της ενημέρωσης που έχει κανείς με το έβλημά μας Δημοσιοποίηση της προσφοράς που προσανατολίζεται στη δράση Προώθηση των βασικών αξιών Έμφαση στην επαγγελματική δράση Ενθάρρυνση των Ομίλων, ώστε να προωθούν τις ευκαιρίες τους για δικτύωση και τις δραστηριότητες που προβάλλουν το όνομά τους EN ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 34 Σχεδιασμός της χρονιάς σου

35 Σημειώσεις ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 35 Σχεδιασμός της χρονιάς σου

36 3 Διοίκηση του Ομίλου Ο διαδικτυακός τόπος του Δ.Ρ. και το Member Access καθώς και ο διαδικτυακός τόπος της Περιφέρειάς μας, είναι βασικά βοηθήματα για να διοικήσεις τον Όμιλό σου. Οι Club and District Support representatives μπορούν επίσης να βοηθήσουν απαντώντας στα ερωτήματά σου καθ όλη τη διάρκεια της χρονιάς. Η διοίκηση του Ροταριανού Ομίλου σου είναι βασικά υπό την εποπτεία του Διοικητικού Συμβουλίου του Ομίλου, του οποίου προΐστασαι. Η ηγετική ομάδα του Ομίλου σου, ιδιαίτερα η επιτροπή διοίκησης του Ομίλου, θα πρέπει να σε βοηθάει στις διοικητικές ευθύνες σου για να γίνονται οι λειτουργίες του Ομίλου πιο αποτελεσματικές. Ευθύνες Ως εψηφισμένος πρόεδρος έχεις τις εξής διοικητικές ευθύνες που αφορούν στον Όμιλό σου: Να διορίσεις και να συναντηθείς με την επιτροπή διοίκησης της χρονιάς σου Να γνωρίζεις τις πολιτικές και τις διαδικασίες διοίκησης μελετώντας τις πιο πρόσφατες εκδόσεις του Standard Rotary Club Constitution και του Recommended Rotary Club Bylaws Να συνεργαστείς με τους αξιωματούχους του Ομίλου στην αναθεώρηση του Καταστατικού και του Εσωτερικού Κανονισμού του Ομίλου Να αποφασίσεις ποιες άριστες πρακτικές του βοηθήματος Be a Vibrant Club: Your Club Leadership Plan μπορούν να ενδυναμώσουν τον Όμιλό σου. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 36 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

37 Ως Πρόεδρος έχεις τις εξής διοικητικές ευθύνες που αφορούν στον Όμιλό σου: Να ανταποκριθείς στις διοικητικές απαιτήσεις της Περιφέρειας και του Δ.Ρ. -- Να επιβλέπεις τις απαιτήσεις αναφοράς του Ομίλου -- Να συνεργάζεσαι στενά με το γραμματέα του Ομίλου για να εξασφαλίσεις ότι οι απαιτούμενες αναφορές και τα έντυπα αποστέλλονται εγκαίρως στο Δ.Ρ. και την Περιφέρεια -- Να ενημερώνεις τα αρχεία του Ομίλου και να φροντίζεις να καταβάλλονται οι εξαμηνιαίες εισφορές -- Να επιβλέπεις τη διαχείριση των οικονομικών του Ομίλου -- Να ελαχιστοποιείς τον κίνδυνο κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων του Ομίλου Να εξασφαλίζεις ότι γίνεται σωστή χρήση των Διακριτικών του Ρόταρυ Να διευθύνεις αποτελεσματικές συναντήσεις του Ομίλου, συνεδριάσεις του Δ.Σ. και γενικές συνελεύσεις του Ομίλου Να ενθαρρύνεις την παρακολούθηση της Συνέλευσης της Περιφέρειας και άλλες εκπαιδευτικές συναντήσεις, όπως αρμόζει. Να προετοιμαστείς για την επίσημη επίσκεψη του Διοικητή της Περιφέρειας και τις τριμηνιαίες (ή περισσότερες) επισκέψεις ή συναντήσεις με τον βοηθό Διοικητή σας. Ο Επίσημος Κατάλογος (Official Directory) απαριθμεί πληροφορίες για επαφή με αξιωματούχους του Δ.Ρ. και του Ροταριανού Ιδρύματος, επιτροπές, βοηθητικές ομάδες και το προσωπικό της Γραμματείας του Δ.Ρ., Περιφέρειες και Διοικητές και μια αλφαβητική κατάσταση Ομίλων σε Περιφέρειες και στοιχεία επικοινωνίας. Στοιχειώδεις κανόνες λειτουργίας Για να εξασφαλίσει ότι οι Όμιλοι λειτουργούν αποτελεσματικά το Δ.Σ. του Δ.Ρ. έχει υιοθετήσει τους εξής στοιχειώδεις κανόνες λειτουργίας για έναν Όμιλο: Πληρώνει την ανά μέλος συνδρομή στο Διεθνές Ρόταρυ Πραγματοποιεί τακτικές συναντήσεις Τα μέλη του είναι συνδρομητές μιας πιστοποιημένης Παγκόσμιας Ροταριανής έκδοσης Περιοδικού (The Rotarian ή άλλο Τοπικό Ροταριανό περιοδικό) Εφαρμόζει δράσεις προσφοράς που ανταποκρίνονται στις ανάγκες της τοπικής κοινότητας και κοινοτήτων άλλων χωρών Διατηρεί σχέσεις συνεργασίας με την Περιφέρεια Δέχεται την επίσκεψη του Διοικητή, του βοηθού Διοικητή ή οποιουδήποτε άλλου αξιωματούχου του Διεθνούς Ρόταρυ Έχει ασφαλιστική κάλυψη έναντι γενικής ευθύνης σύμφωνα με τη γεωγραφική περιοχή όπου βρίσκεται ο Όμιλος, ή πληρώνει για υποχρεωτική ασφαλιστική κάλυψη με την εξαμηνιαία αναφορά (μόνο στις ΗΠΑ) Ενεργεί κατά τρόπο σύμφωνο με το RI Constitution and Bylaws και το Rotary Code of Policies Πληρώνει τις ανά μέλος εισφορές προς το Δ.Ρ. και την Περιφέρεια χωρίς έξωθεν βοήθεια Αποστέλλει εγκαίρως στο Δ.Ρ. την ακριβή κατάσταση μελών Επιλύει εσωτερικές διαφωνίες με φιλικό τρόπο Συνεργάζεται με το Δ.Ρ. με την αποφυγή ή τη μη συνέχιση δικαστικής διαδικασίας εναντίον του Δ.Ρ., του Ροταριανού Ιδρύματος, των συνεργαζόμενων ιδρυμάτων και των διεθνών γραφείων της Γραμματείας του Δ.Ρ. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 37 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

38 Αυτοί οι στοιχειώδεις κανόνες λειτουργίας είναι απλώς η αρχή που θα κάνει ένα Ροταριανό Όμιλο επιτυχημένο. Συνεργάσου με το βοηθό Διοικητή για να εξασφαλίσεις ότι ο Όμιλός σου δεν περιορίζεται στους στοιχειώδεις κανόνες λειτουργίας. Επιτροπή Διοίκησης του Ομίλου Η εξασφάλιση αποτελεσματικής διοίκησης του Ομίλου είναι συλλογική προσπάθεια. Ως Πρόεδρος του Ομίλου ηγείσαι αυτής της προσπάθειας ενώ η Επιτροπή Διοίκησης εκτελεί συγκεκριμένα καθήκοντα. Η Επιτροπή Διοίκησης είναι μία από τις συνιστώμενες επιτροπές του Ομίλου. Ο Όμιλός σου μπορεί να τροποποιήσει τον Εσωτερικό Κανονισμό, ώστε να αντικατοπτρίζει τις συγκεκριμένες ευθύνες αυτής της επιτροπής προσθέτοντας υποεπιτροπές όπως χρειάζεται (βλ. παράρτημα 9 για παραδείγματα δομών επιτροπών). Ο γραμματέας του Ομίλου και ο ταμίας θα πρέπει να είναι μέλη αυτής της επιτροπής. Ο Πρόεδρος της επιτροπής, ο οποίος διορίζεται από εσένα, θα πρέπει να είναι μέλος της ηγετικής ομάδας σου. Η Επιτροπή Διοίκησης του Ομίλου έχει τις εξής ευθύνες: Βοηθάει το γραμματέα να τηρεί τις παρουσίες των μελών Διατηρεί μητρώο των μελών και ενημερώνει το Διεθνές Ρόταρυ Βοηθάει τον ταμία να εισπράξει τις συνδρομές Οργανώνει τις συναντήσεις του Ομίλου Οργανώνει κοινωνικές εκδηλώσεις για να γνωριστούν τα μέλη καλύτερα Συντάσσει το Ενημερωτικό Δελτίο και την ιστοσελίδα του Ομίλου Συναντήσεις Οι συναντήσεις του Ομίλου, της Περιφέρειας και οι διεθνείς συναντήσεις επιτρέπουν στους Ροταριανούς να μάθουν περισσότερα για το Ρόταρυ, να δημιουργήσουν μελλοντικούς ηγέτες και προσφέρουν μια ευκαιρία να γνωριστούν οι Ροταριανοί καλύτερα μεταξύ τους. Στη διάρκεια της χρονιάς σου προετοιμάσου για τις εξής συναντήσεις: Συναντήσεις-συνεστιάσεις του Ομίλου Γενικές Συνελεύσεις Συνεδριάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου Επισκέψεις του βοηθού Διοικητή Επίσημη επίσκεψη του Διοικητή της Περιφέρειας Επίσης, στις συναντήσεις του Ομίλου, στις γενικές συνελεύσεις, στην ιστοσελίδα και στο ενημερωτικό Δελτίο του Ομίλου, θα πρέπει να προωθείς τις συναντήσεις της Περιφέρειας και τις διεθνείς συναντήσεις. Να ενθαρρύνεις τα μέλη να παρακολουθήσουν τις εξής συναντήσεις: Το Παγκόσμιο Συνέδριο του Δ.Ρ. (για να βιώσετε την παγκοσμιότητα του Ρόταρυ) Τη Συνέλευση της Περιφέρειας, το Συνέδριο της Περιφέρειας και τα σεμινάρια Ροταριανού Ιδρύματος, μελών και ηγεσίας (για να συναντήσετε άλλους αξιωματούχους Ομίλων της Περιφέρειάς σας) Για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με αυτές τις συναντήσεις της ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 38 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

39 Περιφέρειας και τις διεθνείς συναντήσεις, βλ. παράρτημα 5. Συνεστιάσεις του Ομίλου Προγραμματίστε τις συναντήσεις του Ομίλου, ώστε να συμπίπτουν με το ειδικό τυπικό του Ροταριανού ημερολογίου. Ο Πρόεδρος του Ομίλου προεδρεύει σε όλες τις συναντήσεις του Ομίλου. Οι συναντήσεις του Ομίλου θα πρέπει να παρουσιάζουν ενδιαφέροντα προγράμματα που αυξάνουν τις γνώσεις των μελών για το Ρόταρυ, ενισχύουν την αξία της συνεχούς συμμετοχής και αυξάνουν την ενημέρωση για τοπικά και παγκόσμια ζητήματα. Η Επιτροπή Διοίκησης του Ομίλου έχει την ευθύνη να καταρτίσει τα προγράμματα συναντήσεων του Ομίλου υπό τη δική σου διεύθυνση. Προτάσεις για το σχεδιασμό αποτελεσματικών συναντήσεων απαριθμούνται στο Club Administration Committee Manual (226Α). Ανάλογα με τον Όμιλο, οι συναντήσεις μπορούν να διαρκούν μία ώρα ή περισσότερο. Προσαρμόστε τα παρακάτω παραδείγματα προγραμμάτων στις ανάγκες του Ομίλου σας. Συνάντηση 90 λεπτών Συνάντηση 60 λεπτών Δραστηριότητα Διάρκεια Δραστηριότητα Διάρκεια Έναρξη συνάντησης 5 λεπτά Έναρξη συνάντησης 5 λεπτά Γεύμα και συναδέλφωση 30 λεπτά Γεύμα 30 λεπτά Χρόνος του Προέδρου 20 λεπτά Χρόνος του Προέδρου Παρουσίαση επισκεπτών Ροταριανών/ προσκεκλημένων Αλληλογραφία και ανακοινώσεις Αναφορές επιτροπών Θέματα του Ομίλου Παρουσίαση επισκεπτών Ροταριανών/ προσκεκλημένων Αλληλογραφία και ανακοινώσεις Αναφορές επιτροπών Θέματα του Ομίλου Πρόγραμμα 30 λεπτά Πρόγραμμα 20 λεπτά Παρουσίαση ομιλητή Ομιλία Παρουσίαση ομιλητή Ομιλία Σχόλια του Προέδρου 5 λεπτά Σχόλια του Προέδρου 5 λεπτά Λήξη Λήξη Στις συνεδριάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου να βεβαιώνεσαι ότι κοινοποιείς σαφώς τις προσδοκίες σου, να αφήνεις χρόνο για να αναφέρουν τα μέλη του Δ.Σ. τις ενέργειες και τις δραστηριότητές τους και να υπάρχει χρόνος για να συζητηθούν οποιαδήποτε σημαντικά ζητήματα. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 39 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

40 Γενικές συνελεύσεις του Ομίλου Οι περισσότεροι Όμιλοι πραγματοποιούν τέσσερεις έως έξι συνελεύσεις το χρόνο για να εξασφαλίσουν σαφή επικοινωνία ανάμεσα στους αξιωματούχους, τα μέλη του Ομίλου και τους αξιωματούχους της Περιφέρειας. Να ενθαρρύνεις όλα τα μέλη να συμμετέχουν, ιδιαίτερα τα νέα μέλη. Εσύ ή ένας άλλος αξιωματούχος που ορίζεται γι αυτό, θα πρέπει να προεδρεύεις στις συνελεύσεις του Ομίλου. Πριν προγραμματίσεις συνελεύσεις, να ζητάς απόψεις των μελών για να εξασφαλίσεις ότι οι συναντήσεις ανταποκρίνονται στα ενδιαφέροντα και τα προβλήματά τους. Χρόνος Αμέσως μετά τη Συνέλευση της Περιφέρειας (πριν από την 1η Ιουλίου) Μετά την 1η Ιουλίου Δύο εβδομάδες πριν από την επίσημη επίσκεψη του Διοικητή Κατά την επίσκεψη του Διοικητή Στο μέσο της Ροταριανής χρονιάς (Ιανουάριο/Φεβρουάριο) Απρίλιο ή Μάιο Σκοπός Να περιγραφούν, να εξετασθούν και να συζητηθούν σχέδια που αναπτύχθηκαν και προτάθηκαν στη Συνέλευση της Περιφέρειας και να συζητηθεί πώς ο Όμιλος θα ενσωματώσει το θέμα και τα σημεία έμφασης του Δ.Ρ. (προεδρεύει ο εψηφισμένος πρόεδρος) Να συζητηθούν οι στόχοι της χρονιάς Να προετοιμαστεί η επίσκεψη του Διοικητή Να συζητηθεί η κατάσταση του Ομίλου με το Διοικητή Να εξετασθεί η πορεία του Ομίλου προς τους στόχους και να καθοριστεί το σχέδιο του Ομίλου για την υπόλοιπη χρονιά Να δοθεί η ευκαιρία για ανοιχτή συζήτηση (Ιδέες και προτάσεις μπορούν να εφαρμοστούν ώστε να βοηθήσουν να ολοκληρωθούν τα σχέδια του Ομίλου.) Η Επίσκεψη του Διοικητή Βασική υποχρέωση του Διοικητή της Περιφέρειας είναι να επισκεφθεί όλους τους Ομίλους της Περιφέρειας, είτε μεμονωμένα είτε κατά ομάδες, για να προσφέρει υποστήριξη και ενημέρωση για τους στόχους της Περιφέρειας. Οι Ροταριανοί Όμιλοι απαιτείται να δεχτούν αυτές τις επισκέψεις. Η προσωπική αυτή επίσκεψη είναι μια ευκαιρία για τους Ομίλους να κοινοποιήσουν τους στόχους, τα επιτεύγματα και τα προβλήματά τους. Αν είναι δυνατό, προγραμματίστε αυτή την επίσκεψη ώστε να συμπίπτει με μια σημαντική εκδήλωση του Ομίλου, όπως: Επίδοση Χάρτας Εισδοχή μέλους Πρόγραμμα προσανατολισμού νέων μελών Βράβευση Εκδήλωση για το Ροταριανό Ίδρυμα Συνάντηση με Όμιλο από άλλη πόλη Προσπαθήστε να έχει η συνάντηση μέγιστη συμμετοχή ανακοινώνοντας την επίσκεψη στις επαφές του Ομίλου και ζητώντας από τα μέλη να φέρουν επισκέπτες. Για να προετοιμάσετε την επίσκεψη: Να εξετάσετε την πρόοδο του Ομίλου στην πορεία προς τους στόχους που θέσατε στον Οδηγό Προγραμματισμού Αποτελεσματικού Ομίλου (ΟΠΑΡΟ) (Planning Guide for Effective Rotary Clubs), ώστε να μπορέσετε να συζητήσετε το θέμα κατά τη διάρκεια της επίσκεψης. Κανονίστε να γίνουν αναφορές σχεδίων επιτροπών, δραστηριοτήτων και επιτευγμάτων. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 40 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

41 Εκλογές Κατά τους πρώτους έξι μήνες της θητείας σου θα χρειαστεί να επιβλέψεις την εκλογή αξιωματούχων και μελών του Δ.Σ. Η διαδικασία επιλογής των μελών του Δ.Σ. και των αξιωματούχων ενός Ομίλου θα πρέπει να αναφέρεται στον Εσωτερικό Κανονισμό του Ομίλου και αυτός να είναι διαθέσιμος σε όλα τα μέλη. Κάθε αξιωματούχος και μέλος του Δ.Σ. θα πρέπει να είναι ένα ενεργό και συνεπές μέλος του Ομίλου. Ο Όμιλος θα πρέπει να οργανώνει μια συνάντηση εγκατάστασης αξιωματούχων στην αρχή κάθε Ροταριανής χρονιάς (βλ. παράρτημα 6 για ένα δείγμα προγράμματος εγκατάστασης αξιωματούχων του Ομίλου). Member Access Μάθε πώς να χρησιμοποιείς το Member Access στο elearning για μια επισκόπηση των θεμάτων και των πλεονεκτημάτων του. Το Member Access στον ιστότοπο βοηθάει τους Ροταριανούς να εκτελούν Ροταριανές λειτουργίες πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά, παρέχει περισσότερη συνέχεια ανάμεσα στις χρονιές ηγεσίας και εξασφαλίζει ότι το Δ.Ρ. έχει ακριβή στοιχεία. Μόνο εσύ και ο γραμματέας του Ομίλου μπορείτε να ενεργοποιήσετε για άλλους αξιωματούχους τα προνόμια του Member Access. Εγγραφείτε στο Member Access για να δείτε πληροφορίες που αφορούν στον Όμιλο, να ενημερώσετε στοιχεία για τα μέλη, να εισαγάγετε στόχους του Ομίλου και να πάρετε μαθήματα online για το ρόλο σας. Θέματα του Member Access κατά Ρόλο* Θέμα Πρόεδρος Γραμματέας Ταμίας Ροταριανοί Πρόσβαση σε Ροταριανές ομάδες εργασίας Πρόσβαση σε φόρμες X X Ενημέρωση στοιχείων του Ομίλου X X Ενημέρωση στοιχείων των μελών X X Να βλέπεις αναφορές συνεισφορών και X X βραβεύσεων Να βλέπεις καθημερινή αναφορά Χρεωστικών X X X υπολοίπων του Ομίλου Να βλέπεις αναφορές του SHARE και του polio X X X Να συνεισφέρει στο Ροταριανό Ίδρυμα X X X X Να βλέπεις το ιστορικό συνεισφορών σου στο Ρ.Ι. X X X X Να ψάχνεις στον Επίσημο Κατάλογο X X X X Να διαχειρίζεσαι συνδρομές σε περιοδικά X X X X Να ενημερώνεις τα στοιχεία επαφής σας X X X X Σημ. Οι πρόεδροι της Επιτροπής Ροταριανού Ιδρύματος του Ομίλου μπορούν επίσης να δουν αναφορές του Ροταριανού Ιδρύματος. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 41 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

42 Βρείτε περισσότερες πληροφορίες για τις απαιτήσεις αναφοράς στο Club Secretary s Manual. Απαιτήσεις Αναφορών στο Δ.Ρ. και το Ροταριανό Ίδρυμα Για να εξασφαλίσεις ότι τα μηνύματα από το Δ.Ρ., συμπεριλαμβανομένων των εξαμηνιαίων αναφορών, φθάνουν στα ενδεδειγμένα μέλη του Ομίλου σου, να ενημερώνεις τακτικά όλα τα στοιχεία του Ομίλου κατά προτίμηση μέσω του Member Access. Κάθε Ροταριανός Όμιλος πρέπει να υποβάλει τις εξής αναφορές και πληροφορίες: Προς το Δ.Ρ. -- Εξαμηνιαίες αναφορές (αποστέλλονται 1η Ιουλίου και 1η Ιανουαρίου), οι οποίες περιλαμβάνουν τις ανά μέλος εισφορές στο Δ.Ρ. -- Αλλαγές που αφορούν στον αριθμό των μελών -- Αλλαγές στα στοιχεία αξιωματούχων ή σε ότι αφορά στη συνάντηση του Ομίλου -- Πληροφορίες για τον Επίσημο Κατάλογο (Official Directory) του Δ.Ρ. (ως τις 10 Δεκεμβρίου) -- Προσωπικές συνδρομές και συνδρομές του Ομίλου στο The Rotarian ή στο περιφερειακό Ροταριανό περιοδικό -- Εισφορά στο Νομοθετικό Συμβούλιο (μόνο τον Ιούλιο) -- Μόνο στις ΗΠΑ: Ασφάλεια (μόνο τον Ιούλιο) Προς το Ροταριανό Ίδρυμα -- Χρήση των κεφαλαίων του Ροταριανού Ιδρύματος, αν έχει δοθεί στον Όμιλό σας κάποια χορηγία Προς την Περιφέρεια -- Στόχοι του Ομίλου (χρησιμοποιώντας τον Οδηγό Προγραμματισμού Αποτελεσματικού Ομίλου (ΟΠΑΡΟ) [Planning Guide for Effective Rotary Clubs] και το Έντυπο Αναφοράς Στόχων Ομίλου για Ανάπτυξη Κεφαλαίων του Ροταριανού Ιδρύματος (The Rotary Foundation Fund Development Club Goal Report Form) -- Μηνιαία αναφορά παρουσιών -- Στόχοι που αφορούν στην αύξηση και διατήρηση μελών (ως την 1η Ιουνίου) Τροποποίηση του Συνιστώμενου Εσωτερικού Κανονισμού Ροταριανού Ομίλου ΠΑΡΟΝΤΕΣ Όχι Ναι Presidents-elect Training Seminar 26 Το Καταστατικό και ο Εσωτερικός Κανονισμός του Ομίλου Όλοι οι Όμιλοι που έχουν γίνει δεκτοί ως μέλη του Διεθνούς Ρόταρυ πρέπει να υιοθετήσουν το Πρότυπο Καταστατικό Ροταριανού Ομίλου, το οποίο παρέχει ένα πρότυπο πλαισίου για τις λειτουργίες ενός Ροταριανού Ομίλου. Το Πρότυπο Καταστατικό Ροταριανού Ομίλου θα ενημερωθεί το 2013 και το 2016 για να συμπεριλάβει θεσπίσματα του Νομοθετικού Απαρτία = το 1/3 των μελών Έγκριση με τα 2/3 της απαρτίας Παράδειγμα: 63 μέλη σε έναν Όμιλο 21 μέλη παρόντα 14 ή περισσότερα πρέπει να ψηφίσουν «ναι» για να τροποποιηθεί ο Εσωτερικός Κανονισμός District XXXX Συμβουλίου. Βεβαιώσου ότι ο Όμιλός σου χρησιμοποιεί την πιο πρόσφατη έκδοση. Ο Εσωτερικός Κανονισμός του Ομίλου σου παρέχει πρόσθετες κατευθυντήριες γραμμές για τη διοίκηση του Ομίλου, οι οποίες δεν περιέχονται στο Καταστατικό. Ο Συνιστώμενος Εσωτερικός Κανονισμός Ροταριανού Ομίλου (Recommended Rotary Club Bylaws) εκφράζει την τρέχουσα πολιτική του Ρόταρυ και σκοπός του είναι να προσαρμόζεται, ώστε να αντανακλά την ταυτότητα του Ομίλου σου. Το Δ.Ρ. ενθαρρύνει τους Ομίλους να κοιτάζουν τον Εσωτερικό Κανονισμό τους τακτικά και να τον αναθεωρούν όπως χρειάζεται. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 42 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

43 Τα μέλη του Ομίλου πρέπει να ψηφίζουν οποιεσδήποτε τροποποιήσεις του Εσωτερικού Κανονισμού. Ενημερώστε όλα τα μέλη για την προτεινόμενη τροποποίηση τουλάχιστον 10 ημέρες πριν από τη σχετική συνάντηση. Βεβαιώσου ότι είναι παρόντα τουλάχιστον το 1/3 των ενεργών μελών (απαρτία) στην τακτική συνάντηση για να ψηφίσουν. Η τροποποίηση εγκρίνεται αν υποστηρίζεται από τα δύο τρίτα των παρόντων μελών. Βεβαιώσου ότι η τροποποίηση είναι ευθυγραμμισμένη με το Πρότυπο Καταστατικό Ροταριανού Ομίλου και το Καταστατικό και τον Εσωτερικό Κανονισμό του Δ.Ρ. Οικονομική Διαχείριση Οι οικονομικές ευθύνες σου ως Προέδρου του Ομίλου περιλαμβάνουν την παρακολούθηση των κεφαλαίων του Ομίλου σου, την άσκηση καλής διαχείρισης και την εξασφάλιση ότι ό Όμιλος συμμορφώνεται με το Αστικό Δίκαιο, που περιλαμβάνει νόμους που αφορούν στη φορολογία και στις μη κερδοσκοπικές οργανώσεις (αναλόγως). Βλ. παράρτημα 7 όπου απαριθμούνται άριστες πρακτικές οικονομικής διαχείρισης. Συνδρομές και εισφορές Συνεργάσου με τον ταμία του Ομίλου σου για να εξετάσετε ή να καθιερώσετε ένα σύστημα είσπραξης και καταβολής των συνδρομών και των εισφορών. Συνδρομή του Ομίλου. Η συνδρομή μπορεί να καταβάλεται κάθε εβδομάδα, κάθε μήνα ή κάθε τρεις μήνες, όπως ορίζει ο Όμιλος και το ποσό της συνδρομής καθορίζεται κάθε χρόνο. Αυτή η συνδρομή, που ποικίλει από Όμιλο σε Όμιλο, συνήθως καλύπτει λειτουργικά έξοδα όπως οι συναντήσεις, τα γεύματα, τα δώρα των ομιλητών και άλλα εφόδια. Εισφορά εγγραφής. Η εισφορά εγγραφής για τα νέα μέλη θα πρέπει να περιγράφεται στον Εσωτερικό Κανονισμό. Αυτή η εισφορά αφορά σε όλα τα μέλη εκτός από τα μετεγγραφόμενα ή τέως μέλη άλλων Ομίλων και Ροταράκτορες.* Συνδρομή στην Περιφέρεια. Πολλές Περιφέρειες έχουν κεφάλαια για να χρηματοδοτούν δράσεις υποστηριζόμενες από την Περιφέρεια και να καλύπτουν διοικητικά έξοδα της Περιφέρειας. Στις Περιφέρειες αυτές κάθε Όμιλος συνεισφέρει με ανά μέλος εισφορές. Το ποσό εγκρίνεται κάθε χρόνο στο εκπαιδευτικό σεμινάριο εψηφισμένων προέδρων, στη Συνέλευση της Περιφέρειας ή στο Συνέδριο της Περιφέρειας. Ανά μέλος συνδρομή στο Δ.Ρ. Δύο φορές το χρόνο οι Όμιλοι υποχρεώνονται να καταβάλουν ανά μέλος συνδρομή. Η ανά μέλος συνδρομή στο Δ.Ρ. είναι εξαμηνιαία και έχει ως εξής: : 26 δολάρια ΗΠΑ : δολάρια ΗΠΑ Όλες οι εισφορές, συμπεριλαμβανομένων των κατ αναλογία εισφορών, είναι πληρωτέες την 1η Ιουλίου και την 1η Ιανουαρίου. Για κάθε νέο μέλος που γίνεται δεκτό εντός της εξαμηνιαίας περιόδου, ο Όμιλος πρέπει να πληρώνει κατ αναλογία συνδρομή στο Διεθνές Ρόταρυ. Το ποσό εισφοράς για κάθε πλήρη μήνα συμμετοχής είναι το 1/6 της εξαμηνιαίας ανά μέλος εισφοράς, όπως αναφέρθηκε παραπάνω. * Περισσότερες πληροφορίες στο Πρότυπο Καταστατικό Ροταριανού Ομίλου, Άρθρο 11. Το ποσό της συνδρομής θα παραμείνει σταθερό μετά το εκτός αν το Νομοθετικό Συμβούλιο το αλλάξει. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 43 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

44 Οι ανά μέλος εισφορές καλύπτουν τα γενικά λειτουργικά έξοδα του οργανισμού και παρέχουν πρόσβαση στις υπηρεσίες του και τις πηγές πληροφόρησης, που περιλαμβάνουν και την παραγωγή εκδόσεων σε πολλές γλώσσες. Επίσης παρέχουν υποστήριξη σε δράσεις Ομίλων και Περιφερειών, προσφέρουν εκπαίδευση, καθοδήγηση και βοηθήματα σε εισερχόμενους αξιωματούχους Ομίλων και συντηρούν τον ιστότοπο του Δ.Ρ. Εισφορές στο Δ.Ρ. Εκτός από τη συνδρομή, οι Ροταριανοί επιβαρύνονται με την απαιτούμενη συνδρομή στο Ροταριανό περιοδικό, εισφορά για το Νομοθετικό Συμβούλιο και άλλα έξοδα. Εξαμηνιαία Αναφορά (SAR) Το Διεθνές Ρόταρυ στέλνει στο γραμματέα κάθε Ροταριανού Ομίλου μια εξαμηνιαία αναφορά (SAR) στο τέλος Ιουνίου με τις συνδρομές που θα καταβληθούν τον Ιούλιο και στο τέλος Δεκεμβρίου με τις συνδρομές που θα καταβληθούν τον Ιανουάριο. Ο φάκελος περιλαμβάνει: Κατάλογο των μελών που αντλήθηκε από τα αρχεία του Δ.Ρ. Ο κατάλογος χρησιμεύει ως βάση για τον υπολογισμό του ποσού των ανά μέλος εισφορών που πρέπει να καταβληθούν. Ο γραμματέας του Ομίλου θα πρέπει να ενημερώνει αυτόν τον κατάλογο. Τιμολόγιο για τις ανά μέλος και τις κατ αναλογία εισφορές προς το Δ.Ρ., την εισφορά του Νομοθετικού Συμβουλίου και τις συνδρομές στο περιοδικό (δύο Ροταριανοί που μένουν στην ίδια διεύθυνση μπορούν να μοιράζονται, αν θέλουν, τη συνδρομή στο επίσημο περιοδικό). Ο ταμίας έχει την ευθύνη για αυτό το μερίδιο της συνδρομής και θα πρέπει να υπολογίσει εκ νέου τι οφείλεται χρησιμοποιώντας το ειδικό φύλλο της αναφοράς που περιλαμβάνεται στο φάκελο. Να ενημερώνετε τον κατάλογο των μελών του Ομίλου μέσω του Member Access για να βεβαιώνεστε ότι η ανά μέλος χρέωση είναι ακριβής. Οι συνδρομές του Ομίλου μπορούν να καταβληθούν από το Γραμματέα, τον Ταμία ή εσένα προσωπικά μέσω πιστωτικής κάρτας στο Member Access. Όμιλοι με λιγότερα από 10 μέλη υποχρεούνται να πληρώσουν για 10 μέλη. Αν ο γραμματέας του Ομίλου δεν έχει παραλάβει το φάκελο της εξαμηνιαίας αναφοράς ως το τέλος Ιουλίου ή Ιανουαρίου, μπορείτε να τυπώσετε ένα αντίγραφο από το Member Access ή να ζητήσετε ένα αντίγραφο απευθυνόμενοι στο ή στο διεθνές γραφείο της περιοχής σας. Καταβάλλοντας τις εισφορές σας στην Περιφέρεια και το Δ.Ρ. εξασφαλίζετε τη συμμετοχή του Ομίλου σας ως μέλους του Δ.Ρ. και την καλή οικονομική κατάσταση του Δ.Ρ., καθώς και πρόσβαση στις πηγές πληροφόρησης και τα βοηθήματα του οργανισμού. Διαγραφή και Επανίδρυση Οποιοσδήποτε Όμιλος δεν πληρώνει τη συνδρομή του και τις εισφορές στο Δ.Ρ. θα διαγράφεται και δεν θα απολαμβάνει υπηρεσίες από το Δ.Ρ. ή την Περιφέρεια. Η ιδιότητα ενός Ομίλου ως μέλους του Δ.Ρ. μπορεί επίσης να ανασταλεί ή να διακοπεί αν κάποιο μέλος του Ομίλου έχει καταχραστεί κεφάλαια από το Ροταριανό Ίδρυμα. Διαγραφή Έξι μήνες μετά την προθεσμία της 1ης Ιανουαρίου ή της 1ης Ιουλίου θα διαγράφονται Όμιλοι με απλήρωτες ανά μέλος εισφορές προς το Δ.Ρ. πάνω από 250 δολάρια ΗΠΑ. Όμιλοι που δεν έχουν εκπληρώσει πλήρως τις οικονομικές τους υποχρεώσεις εντός 365 ημερών από τη διαγραφή τους θα απολέσουν την αρχική χάρτα τους και δεν θα έχουν δικαίωμα επανίδρυσης. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 44 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

45 Επανίδρυση Εντός 90 ημερών από τη διαγραφή του ο Όμιλος πρέπει να εξοφλήσει όλες τις οικονομικές υποχρεώσεις του προς το Δ.Ρ., οι οποίες περιλαμβάνουν ένα τέλος επανίδρυσης 10 δολαρίων ανά μέλος. Όμιλος με λιγότερα από 10 μέλη πρέπει να πληρώσει για 10 τουλάχιστον μέλη. Μέσα σε διάστημα μεγαλύτερο των 90 ημερών αλλά μικρότερο των 365 ημερών από τη διαγραφή του, ο Όμιλος πρέπει να εξοφλήσει όλες τις οικονομικές υποχρεώσεις του προς το Δ.Ρ., να πληρώσει ένα τέλος επανίδρυσης για τουλάχιστον 10 μέλη, να συμπληρώσει μια αίτηση επανίδρυσης και να πληρώσει ένα πρόσθετο τέλος 15 δολαρίων ανά μέλος για την αίτηση. Το τέλος αυτό επίσης υπόκειται στην υποχρέωση του ελάχιστου αριθμού των 10 μελών. Διαγραφή μελών Οποιοδήποτε μέλος δεν πληρώσει τη συνδρομή του εντός 30 ημερών από την καθορισμένη προθεσμία θα πρέπει να ενημερωθεί για το οφειλόμενο ποσό και να του δοθεί μια απόλυτη προθεσμία εγγράφως από το γραμματέα του Ομίλου. Αν η συνδρομή δεν πληρωθεί εντός 10 ημερών από την ημερομηνία της ειδοποίησης, μπορεί να διακοπεί η συμμετοχή του μέλους. Αυτό υπόκειται στη διακριτική ευχέρεια του Δ.Σ. του Ομίλου. Το Δ.Σ. μπορεί να επαναφέρει το μέλος μετά από αίτησή του και εξόφληση όλων των οφειλών του προς τον Όμιλο. Φορολογία Έλεγξε τους τοπικούς και εθνικούς φορολογικούς κώδικες για να προσδιορίσεις τα έντυπα που πρέπει να συμπληρώσει ο Όμιλος, αν είναι απαραίτητο. Συνεργάσου με την Επιτροπή Οικονομικών της Περιφέρειας και το βοηθό Διοικητή για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις απαιτήσεις αυτές. Όλοι οι Όμιλοι στις ΗΠΑ είναι υποχρεωμένοι από το νόμο να υποβάλουν μια δήλωση στην Εφορία (Internal Revenue Service) κάθε χρόνο. Απευθυνθείτε στην Υπηρεσία IRS για περισσότερες πληροφορίες. Το Εγχειρίδιο Ταμία Ομίλου (Club Treasurer s Manual) έχει περισσότερες πληροφορίες για την ίδρυση νομικού προσώπου του Ομίλου. Συγκέντρωση χρημάτων Αν ο Όμιλός σου ασχολείται με τη συγκέντρωση χρημάτων, ακολούθησε αυτές τις οδηγίες και εκπαίδευσε τα μέλη σχετικά με αυτές: Να δηλώσετε στις αρμόδιες αρχές το ποσό των χρημάτων που κερδίσατε με την εκδήλωση για συγκέντρωση χρημάτων. Όταν προωθείτε πρωτοβουλίες για συγκέντρωση χρημάτων, να είστε ακριβείς για το πού θα διατεθούν τα χρήματα, σε κάποιο τοπικό Όμιλο, στην εταιρεία της Περιφέρειας, στο Ροταριανό Ίδρυμα, ή κάποια άλλη οργανωτική δομή, Οργάνωση ή Ίδρυμα Αν μια εκδήλωση συγκέντρωσης χρημάτων δικαιολογεί επιστροφή φόρου για τα χρήματα που προσφέρονται, να εκδίδετε τις αναγκαίες αποδείξεις στους δωρητές. Να υποβάλετε όλες τις συνεισφορές στο Ροταριανό Ίδρυμα χωριστά από τις πληρωμές προς το Διεθνές Ρόταρυ. Βρες περισσότερες πληροφορίες για το σχεδιασμό μιας εκδήλωσης για συγκέντρωση χρημάτων στο Εγχειρίδιο Επιτροπής Προγραμμάτων Δράσης του Ομίλου (Club Service Projects Committee Manual). Νομικά Πρόσωπα του Ομίλου. Αν ο Όμιλός σου έχει ή πρόκειται να ιδρύσει ένα ίδρυμα ή ένα φιλανθρωπικό τραστ, βεβαιώσου ότι είναι σύμφωνο με το νόμο. Συμβουλεύσου τις φορολογικές αρχές για τις απαιτήσεις. Απευθύνσου στον εκπρόσωπο Υποστήριξης Ομίλων και Περιφερειών (Club and District Support representative) της περιοχής σου για περισσότερες πληροφορίες. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 45 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

46 Διαχείριση Κινδύνου Άριστες πρακτικές διαχείρισης κινδύνου απαριθμούνται στο παράρτημα 7. Ως Πρόεδρος Ομίλου είσαι σε θέση να ελαχιστοποιήσεις τον κίνδυνο και να προστατεύσεις τα μέλη του Ομίλου σου, τους συμμετέχοντες σε ένα πρόγραμμα και τα περιουσιακά στοιχεία του Ομίλου. Όταν σχεδιάζεις δραστηριότητες και εκδηλώσεις για τη χρονιά σου σκέψου αυτά τα τρία βασικά ερωτήματα: Τι μπορεί να πάει στραβά; Αν κάτι δεν πάει καλά, πώς θα το αντιμετωπίσουμε εγώ ή ο Όμιλος; Πώς θα αναπληρωθούν τυχόν απώλειες; Αν υπάρχει μεγάλη πιθανότητα κάτι να πάει στραβά, μπορείς να μειώσεις τον κίνδυνο Ακυρώνοντας τη δραστηριότητα ή την εκδήλωση Τροποποιώντας τη δραστηριότητα ή την εκδήλωση ώστε να μειωθεί ο κίνδυνος Ετοιμάζοντας ένα σχέδιο για την αντιμετώπιση πιθανών προβλημάτων Βρίσκοντας μια άλλη οργάνωση που θα συμφωνήσει να συμμετάσχει και να μοιραστεί τον κίνδυνο Αν και μπορεί να συνηθίζονται οι συναλλαγές με χειραψίες ή προφορικές συμφωνίες, το Δ.Ρ. συστήνει εντόνως ο Όμιλος να χρησιμοποιεί γραπτά και υπογεγραμμένα συμβόλαια. Ένα συμβόλαιο επιχειρεί να προσδιορίσει σαφώς τους ρόλους και τις ευθύνες κάθε μέρους και μπορεί να περιλαμβάνει διατάξεις που θα περιορίσουν τον κίνδυνο. Κρατήστε τα νομικά έγγραφα μετά την εκδήλωση για την περίπτωση που θα ζητηθεί κάποια αποζημίωση. Οι Όμιλοι προτείνεται να συμβουλεύονται ένα νομικό και έναν ασφαλιστικό σύμβουλο για θέματα προστασίας έναντι γενικής αστικής ευθύνης. Η προστασία μπορεί να εξασφαλιστεί με την αναγνώριση της νομικής υπόστασης του Ομίλου (ή της δράσης του) ή την αγορά ασφαλιστικής κάλυψης έναντι γενικής αστικής ευθύνης, όπως κρίνεται κατάλληλο. Οι Όμιλοι στις ΗΠΑ και τα περιουσιακά τους στοιχεία καλύπτονται αυτόματα έναντι γενικής αστικής ευθύνης και έναντι αστικής ευθύνης από τη δράση μελών του Δ.Σ. και αξιωματούχων και τις πρακτικές απασχόλησης, μέσω ενός προγράμματος που παρέχεται από το Δ.Ρ. και πληρώνεται από όλους τους ενεργούς Ομίλους των Ηνωμένων Πολιτειών με την εξαμηνιαία αναφορά. Όμιλοι εκτός των ΗΠΑ θα πρέπει να εξετάσουν τη σκοπιμότητα της απόκτησης ασφαλιστικής κάλυψης, αν δεν την έχουν ήδη. Βλ. Εγχειρίδιο Διαδικασίας (Manual of Procedure) για περισσότερες πληροφορίες. Χρήση των Διακριτικών του Ρόταρυ Το έμβλημα του Ρόταρυ αποτελεί την ταυτότητα των Ροταριανών Ομίλων και των μελών τους σε όλα τα μέρη του κόσμου. Όλοι οι Ροταριανοί θα πρέπει να ενδιαφέρονται για την προστασία της ακεραιότητας του εμβλήματος και να εξασφαλίσουν ότι θα είναι διαθέσιμο για να το χρησιμοποιήσουν οι μελλοντικοί Ροταριανοί Όμιλοι και οι Περιφέρειες. Το Διεθνές Ρόταρυ διαθέτει διακριτικά σήματα κατατεθέντα και διακριτικά προσφοράς (που αναφέρονται ως Διακριτικά του Ρόταρυ) προς όφελος των Ροταριανών παγκοσμίως. Βλ. παράρτημα 8 για τον κατάλογο των διακριτικών. Συνεργάσου με την Επιτροπή Προγραμμάτων Δράσης για να βεβαιωθείς ότι ο Όμιλός σου ακολουθεί την πολιτική του Δ.Ρ. για την αναπαραγωγή αυτών των διακριτικών και τη χρησιμοποίησή τους στην ιστοσελίδα του Ομίλου και ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 46 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

47 την ονομασία δράσεων. Βλ. το Εγχειρίδιο Διαδικασίας (Manual of Procedure) και το Ροταριανό Κώδικα Πολιτικών για περισσότερες πληροφορίες. Ο εκπρόσωπος Υποστήριξης Ομίλων και Περιφερειών (Club and District Support representative) της περιοχής σου μπορεί να σε βοηθήσει. Συμβουλεύσου τον Οδηγό Οπτικής Ταυτότητας του Δ.Ρ. (RI Visual Identity Guide) για περισσότερες πληροφορίες. Αναπαραγωγή του Ροταριανού Εμβλήματος Όταν αναπαράγετε το Ροταριανό έμβλημα, να ακολουθείτε τις οδηγίες που έχει εγκρίνει το Δ.Σ. του Δ.Ρ. και επιτρέπουν σε ένα Ροταριανό Όμιλο, Περιφέρεια και άλλη Ροταριανή οργανωτική δομή*. να χρησιμοποιεί τα Διακριτικά του Ρόταρυ: Το Ροταριανό έμβλημα δεν επιτρέπεται να μεταβάλλεται, να τροποποιείται ή να παρεμποδίζεται με οποιονδήποτε τρόπο. Πρέπει να αναπαράγεται με το πλήρες σχήμα του. Το συνηθέστερο πρόβλημα όταν αναπαράγεται το έμβλημα του Ρόταρυ είναι ότι δεν χρησιμοποιείται στην πληρότητά του. Να αποφεύγετε λανθασμένες χρήσεις του εμβλήματος του Ρόταρυ όπως οι παρακάτω: Η εγκοπή της αύλακας λείπει από το κέντρο. Το κέντρο του εμβλήματος δεν είναι κενό. Το έμβλημα είναι εν μέρει καλυμμένο ή τροποποιημένο. Τα Διακριτικά του Ρόταρυ δεν θα πρέπει ποτέ να χρησιμοποιούνται για την προώθηση οποιουδήποτε εμπορικού σκοπού ή πολιτικής εκστρατείας. Επίσης, το όνομα και το έμβλημα του Ρόταρυ μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε επιστολόχαρτα και γραφική ύλη του Ομίλου και της Περιφέρειας και προσωπικές κάρτες αλλά ποτέ σε επαγγελματικά επιστολόχαρτα ή επαγγελματικές κάρτες. Κάθε λανθασμένη ή ατελής αναπαραγωγή του εμβλήματος του Ρόταρυ από έναν Όμιλο ή Περιφέρεια θα πρέπει να αποκαθίσταται το συντομότερο σε περίπτωση ηλεκτρονικής αναπαραγωγής και στην αμέσως προσεχή επανέκδοση εντύπων. Οι Όμιλοι μπορούν να κατεβάσουν λογότυπα του Δ.Ρ., του Ροταριανού Ιδρύματος και άλλων Ροταριανών προγραμμάτων από τον διαδικτυακό τόπο graphics ή να παραγγείλουν Ροταριανά Λογότυπα σε CD (234-MU). * Ως Ροταριανή Οντότητα ορίζεται το Διεθνές Ρόταρυ, το Ροταριανό Ίδρυμα, ένας Ροταριανός Όμιλος ή ένας αριθμός Ομίλων, μια Ροταριανή Περιφέρεια ή ένας αριθμός Περιφερειών (που περιλαμβάνει και μια διαπεριφερειακή δραστηριότητα ή μια διαπεριφερειακή διοικητική ομάδα), μια Ροταριανή Ομάδα Δράσης, μια Ομάδα Ροταριανής Συναδέλφωσης, μια επιτροπή οργάνωσης του Παγκόσμιου Συνεδρίου του Δ.Ρ. και διοικητικές περιφερειακές μονάδες του Δ.Ρ. Μεμονωμένα προγράμματα του Δ.Ρ. δεν αποτελούν Ροταριανές Οντότητες. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 47 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

48 Οδηγίες σχετικά με την ονομασία Όταν το όνομα «Ρόταρυ», το έμβλημα ή άλλα Διακριτικά του Ρόταρυ εμφανίζονται μαζί με το όνομα μια δράσης Ομίλου, ένα πρόγραμμα, μια ιστοσελίδα ή έκδοση, βεβαιώσου ότι το όνομα τοποθετείται κοντά στο έμβλημα και τονίζεται εξίσου με το έμβλημα του Ρόταρυ. Παραδείγματα σωστής ονομασίας: Δράση Καθαρισμού του Ροταριανού Ομίλου της πόλης Valley Πάρκο Εκατονταετηρίδας του Ροταριανού Ομίλου της Mountain City Για συγκεκριμένες οδηγίες σχετικά με τη χρήση του ονόματος και του εμβλήματος του Ρόταρυ, βλ. το Ροταριανό Κώδικα Πολιτικών ή απευθύνσου στον εκπρόσωπο Υποστήριξης Ομίλων και Περιφερειών της περιοχής σου. Χρήση των Διακριτικών του Ρόταρυ σε Προϊόντα προς πώληση για Συγκέντρωση Χρημάτων Σχεδόν 300 πωλητές έχουν άδεια κατασκευής προϊόντων με τα Διακριτικά του Ρόταρυ. Ο κατάλογος των εξουσιοδοτημένων κατόχων αδείας διατίθεται στον ιστότοπο ή στον Επίσημο Κατάλογο του Δ.Ρ. Αν ο Όμιλός σου θέλει να συγκεντρώσει χρήματα για μια δράση με την πώληση προϊόντων που θα φέρουν το όνομα του Ρόταρυ, το έμβλημα ή άλλα Διακριτικά του Ρόταρυ, βεβαιώσου ότι τα προϊόντα φέρουν το όνομα του Ροταριανού Ομίλου, της εκδήλωσης ή της δράσης για συγκέντρωση χρημάτων και την ημερομηνία/ες της δράσης και ότι η αγορά γίνεται από έναν εξουσιοδοτημένο κάτοχο άδειας του Δ.Ρ. Αν ο Όμιλός σου θέλει να ασχοληθεί με την πώληση προϊόντων για μια μακροπρόθεσμη δράση συγκέντρωσης χρημάτων, θα χρειαστεί να κάνετε αίτηση για ειδική άδεια από το Δ.Ρ. Απευθύνετε ερωτήματα που αφορούν στην έκδοση άδειας στο ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 48 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

49 Εφαρμογή Τι χρειάζεσαι να μάθεις ακόμη για τη διοίκηση του Ομίλου σου; Πώς θα κάνεις τις συναντήσεις-συνεστιάσεις του Ομίλου σου αποτελεσματικές και ενδιαφέρουσες ώστε να διατηρήσεις το ενδιαφέρον των μελών; Τι νεωτεριστικές ιδέες έχεις για τη χρονιά σου; Ποιοι είναι οι προσωπικοί σου στόχοι όσον αφορά στη διοίκηση του Ομίλου σου; Ποιον θα συμβουλευτείς για να απαντήσεις τα ερωτηματικά σου σε ό, τι αφορά στη διοίκηση του Ομίλου σου; Πώς θα χρησιμοποιήσεις το Member Access? ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 49 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

50 Παράρτημα 5: Συναντήσεις της Περιφέρειας και Διεθνείς Συναντήσεις Εκπαιδευτικό Σεμινάριο Εψηφισμένων Προέδρων (PETS) Το Εκπαιδευτικό Σεμινάριο Εψηφισμένων Προέδρων (PETS) πραγματοποιείται το Φεβρουάριο ή το Μάρτιο και σε προετοιμάζει για τη χρονιά σου ως Προέδρου. Απαιτείται να παρακολουθήσεις το ΕΣΕΠ για να υπηρετήσεις ως Πρόεδρος του Ομίλου σου. Συνέλευση της Περιφέρειας Η Συνέλευση της Περιφέρειας συνήθως πραγματοποιείται το Μάρτιο, τον Απρίλιο ή το Μάιο για να εφοδιάσει τους εισερχόμενους προέδρους επιτροπών, γραμματείς, ταμίες και εψηφισμένους προέδρους με τις απαραίτητες δεξιότητες και γνώσεις για να βοηθήσουν τους Ομίλους τους να επιδιώξουν τους στόχους του Ομίλου τους τη χρονιά της θητείας τους. Η Συνέλευση επίσης προσφέρει μια ευκαιρία συνάντησης με τον εψηφισμένο Διοικητή της Περιφέρειας, τους εισερχόμενους βοηθούς Διοικητές και τις επιτροπές της Περιφέρειας. Το Σεμινάριο Μελών της Περιφέρειας Το Σεμινάριο Μελών της Περιφέρειας, που πραγματοποιείται μετά τη Συνέλευση της Περιφέρειας, προετοιμάζει τους αξιωματούχους του Ομίλου να υποστηρίξουν δραστηριότητες που αφορούν στην αύξηση και διατήρηση μελών στον Όμιλό τους. Εσύ και όλα τα μέλη της επιτροπής μελών θα πρέπει να το παρακολουθήσετε για να μάθετε νέες στρατηγικές προσέλκυσης και διατήρησης μελών. Μπορούν να το παρακολουθήσουν και άλλοι ενδιαφερόμενοι Ροταριανοί. Το Συνέδριο της Περιφέρειας Το Συνέδριο της Περιφέρειας επιτρέπει στους Ροταριανούς Ομίλους να συζητήσουν σημαντικά ζητήματα, να μάθουν για Ροταριανά προγράμματα και να δείξουν επιτυχημένες δράσεις των Ομίλων και της Περιφέρειας. Επίσης είναι μια ευκαιρία συναδέλφωσης και διασκέδασης. Ενθάρρυνε όλα τα μέλη του Ομίλου να το παρακολουθήσουν. Σεμινάριο Ηγεσίας της Περιφέρειας Το Σεμινάριο Ηγεσίας της Περιφέρειας, το οποίο πραγματοποιείται σε συνδυασμό με το Συνέδριο της Περιφέρειας, βοηθάει τα μέλη των Ομίλων να μάθουν περισσότερα για το πώς θα υπηρετήσουν το Ρόταρυ σε επίπεδο Περιφέρειας. Ενθαρρύνονται να το παρακολουθήσουν τέως πρόεδροι και αξιωματούχοι Ομίλων. Σεμινάριο Ροταριανού Ιδρύματος της Περιφέρειας Το Σεμινάριο Ροταριανού Ιδρύματος της Περιφέρειας προβάλλει τα πλεονεκτήματα της συμμετοχής στο Ροταριανό Ίδρυμα και περιγράφει με αδρές γραμμές τα προγράμματα και τις πολιτικές του Ιδρύματος. Το σεμινάριο απευθύνεται στον Πρόεδρο και τα μέλη της επιτροπής Ροταριανού Ιδρύματος του Ομίλου και άλλους ενδιαφερόμενους Ροταριανούς. Παγκόσμιο Συνέδριο του Δ.Ρ. Το ετήσιο Παγκόσμιο Συνέδριο του Δ.Ρ., που πραγματοποιείται το Μάιο ή τον Ιούνιο, γιορτάζει τα επιτεύγματα του Ρόταρυ, προωθεί τη συναδέλφωση και βοηθάει τους Ροταριανούς να μοιραστούν ιδέες προσφοράς και στρατηγικές ενίσχυσης των προγραμμάτων Ομίλων και Περιφερειών. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 50 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

51 Παράρτημα 6: Εγκατάσταση των Αξιωματούχων του Ομίλου Παρόλο που δεν είναι υποχρεωτικό, ο Όμιλός σου ίσως θελήσει να καθιερώσει μια τελετή προς τιμήν των νέων αξιωματούχων και σε αναγνώριση των προσπαθειών και των επιτευγμάτων των αποχωρούντων αξιωματούχων. Μπορείτε να προσαρμόσετε το παρακάτω προτεινόμενο σχέδιο για την εγκατάσταση των νέων αξιωματούχων, όπως χρειάζεται Αποχαιρετισμός με κάποια σχόλια από τον αποχωρούντα πρόεδρο (ο οποίος προεδρεύει) Ευχαριστίες προς τους αποχωρούντες αξιωματούχους και μέλη του Δ.Σ. Αναγνώριση των μελών του Δ.Σ. και των αξιωματούχων που συνεχίζουν να υπηρετούν Εγκατάσταση του νέου Προέδρου Δέσμευση του Προέδρου: Εγώ, ως Πρόεδρος του Ροταριανού Ομίλου του/της (πόλης) θα καταβάλω κάθε δυνατή προσπάθεια για την εκπλήρωση των καθηκόντων μου ως Προέδρου με τρόπο επαγγελματικό και σύμφωνα με το Καταστατικό και τον Εσωτερικό Κανονισμό του Ομίλου Προσφορά του σήματος τέως προέδρου στον αποχωρούντα πρόεδρο. Εγκατάσταση των εισερχομένων αξιωματούχων και μελών του Δ.Σ. Δέσμευση των αξιωματούχων και των μελών του Δ.Σ.: Εγώ, δέχομαι και κατανοώ απολύτως τα καθήκοντα του αξιώματος στο οποίο με εξέλεξαν και θα εργαστώ με ζήλο για τη βελτίωση του Ομίλου Παρουσίαση των προέδρων των επιτροπών Παράδοση της σφύρας Ο Αποχωρών Πρόεδρος: Κηρύσσω τους νέους αξιωματούχους και μέλη του Δ.Σ. ήδη εγκατεστημένους στο αξίωμά τους και παραδίδω στον Πρόεδρο τη σφύρα ως σύμβολο της μεταβίβασης της διοίκησης του Ομίλου. 9. Ομιλία του νέου Προέδρου ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 51 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

52 Παράρτημα 7: Βέλτιστες Πρακτικές Οικονομικής Διαχείρισης και Διαχείρισης Κινδύνου Εξέτασε τα παρακάτω σημεία που θα σε βοηθήσουν να εξασφαλίσεις διαφάνεια και επαγγελματική άσκηση οικονομικής διαχείρισης. Αυτές οι άριστες πρακτικές συνιστώνται για Ομίλους και Περιφέρειες. Οικονομική Διαχείριση Εγγράψτε τον Όμιλο/Περιφέρεια στα μητρώα, σύμφωνα με το νόμο. Υποβάλλετε ετησίως φορολογική δήλωση του Ομίλου/Περιφέρειας, αν απαιτείται από τον φορολογική νομοθεσία. Ανοίξτε Τραπεζικό λογαριασμό του Ομίλου/Περιφέρειας, ανάλογα, και ορίστε δύο δικαιούχους για κάθε λογαριασμό. Καθιερώστε διαδικασίες για τη διαχείριση των κεφαλαίων του Ομίλου/Περιφέρειας. Καταρτίστε προϋπολογισμό και ακολουθείστε τον. Αναθεωρήστε την ανά μέλος εισφορά και βεβαιωθείτε ότι καλύπτει τις ανάγκες του Ομίλου σας. Βεβαιωθείτε ότι ο Όμιλος/Περιφέρεια έχει διαδικασίες για την αποστολή συνεισφορών στο Ροταριανό Ίδρυμα και ότι κάθε Όμιλος έχει μια διαδικασία για την αποστολή της συνδρομής προς το Διεθνές Ρόταρυ. Να είστε ενήμεροι για τους νόμους που αφορούν δωρεές και βεβαιωθείτε ότι οι νόμοι αυτοί τηρούνται. Να ελέγχεται η ετήσια οικονομική αναφορά από εξελεγκτική επιτροπή που τα μέλη της δεν είναι αναμεμειγμένα με τη διαχείριση των διαθεσίμων κεφαλαίων του Ομίλου/Περιφέρειας. Βεβαιωθείτε ότι ο Όμιλος/Περιφέρεια έχει έναν αποτελεσματικό τρόπο να πληροφορείται άριστες πρακτικές και ότι οι πρακτικές αυτές μεταφέρονται στους εισερχόμενους αξιωματούχους κάθε χρόνο. Διαχείριση Κινδύνου Περιορίστε την ευθύνη προβλέποντας τι μπορεί να πάει στραβά και έχοντας σκεφτεί πώς θα αντιδράσει ο Πρόεδρος ή ο Όμιλος και πώς θα αποζημιωθούν οι απώλειες. Να χρησιμοποιείτε γραπτά και υπογεγραμμένα συμφωνητικά και να κρατάτε τα έγγραφα για αρκετά χρόνια μετά την εκδήλωση. Να συμβουλεύεστε έναν νομικό σύμβουλο όταν διαπραγματεύεστε ένα συμφωνητικό. Βεβαιωθείτε ότι ο Όμιλος/Περιφέρεια έχει ασφαλιστική κάλυψη έναντι αστικής ευθύνης για τις δραστηριότητες και τις λειτουργίες του, όπως απαιτείται στη γεωγραφική περιοχή του Ομίλου/ Περιφέρειας. Απευθυνθείτε σε έναν ασφαλιστικό πράκτορα για βοήθεια σε ό, τι αφορά στην ασφάλεια που είναι κατάλληλη για τον Όμιλο/Περιφέρεια.* * Οι Όμιλοι και οι Περιφέρειες στις ΗΠΑ και οι περιουσίες τους έχουν ασφάλεια έναντι γενικής ευθύνης και ασφαλιστική κάλυψη έναντι ευθύνης από τη δράση μελών του Δ.Σ. και αξιωματούχων και τις πρακτικές απασχόλησης με ένα πρόγραμμα που παρέχεται από το Δ.Ρ. και πληρώνεται από όλους τους ενεργούς Ομίλους των Ηνωμένων Πολιτειών με την εξαμηνιαία συνδρομή. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 52 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

53 Παράρτημα 8: Διακριτικά του Ρόταρυ Τα Διακριτικά του Ρόταρυ περιλαμβάνουν τη λέξη Rotary, το έμβλημα του Ρόταρυ, τις ονομασίες και τα λογότυπα προγραμμάτων του Δ.Ρ. και του Ροταριανού Ιδρύματος, θέματα του Δ.Ρ., λογότυπα των Παγκοσμίων Συνεδρίων του Δ.Ρ. και πολλούς άλλους όρους και εικόνες, μερικές από τις οποίες παρουσιάζονται παρακάτω. Βλ. το Ροταριανό Κώδικα Πολιτικών (Rotary Code of Policies) για έναν πλήρη κατάλογο. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 53 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

54 Σημειώσεις ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 54 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΟΥ ΟΜΙΛΟΥ

55 4 Ανάληψη της Ηγεσίας των Ροταριανών Βεβαιώσου ότι η ηγετική ομάδα σου έχει ηγετικές ικανότητες και δημιούργησε μελλοντικούς ηγέτες στον Όμιλό σου διοργανώνοντας ένα εργαστήριο όπου θα χρησιμοποιήσετε την έκδοση Ανάπτυξη ηγεσίας: Οδηγός Έναρξης του Προγράμματος (250). Ο οδηγός μπορεί επίσης να χρησιμεύσει ως βοήθημα κατά την άσκηση του ρόλου σου ως ηγέτη. Η επιτυχία σου ως Προέδρου του Ομίλου εξαρτάται από τις σχέσεις συνεργασίας με τα μέλη του Ομίλου και τους αξιωματούχους της Περιφέρειας. Είναι σημαντικό να είσαι και ηγέτης, που θα δώσει ένα όραμα στον Όμιλο, αλλά και ο διευθύνων, που θα κατανέμει ευθύνες, θα φροντίζει να τηρούνται οι προθεσμίες και θα εξασφαλίζει ανοιχτή και άμεση επικοινωνία με την ηγετική ομάδα του Ομίλου. Ευθύνες Ως εψηφισμένος πρόεδρος, έχεις τις εξής ευθύνες σαν ηγέτης των Ροταριανών: Να διορίσεις τους προέδρους των επιτροπών με βάση ικανότητες και τη δυνατότητά τους για ανάπτυξη Να προετοιμάσεις την ηγετική ομάδα σου για την επόμενη χρονιά Να κατανοήσεις το ρόλο της Περιφέρειας ως υποστηρικτή του Ομίλου Να εξασφαλίσεις τη συνέχεια στην ηγεσία και στις επιτροπές του Ομίλου Ως Πρόεδρος έχεις τις εξής ευθύνες σαν ηγέτης των Ροταριανών: Να εξασφαλίσεις σαφή επικοινωνία μεταξύ των αξιωματούχων του Ομίλου και της Περιφέρειας Να αναγνωρίσεις την προσφορά αξιωματούχων και μελών του Ομίλου με ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 55 Ανάληψη της Ηγεσίας των Ροταριανών

56 βραβεία Να παρακινήσεις τα μέλη να υλοποιήσουν τους στόχους Να ακούς με προσοχή όλα τα μέλη και να φροντίζεις να ικανοποιούνται οι ανάγκες τους Συνεργασία με τον Όμιλο Οι Ροταριανοί που συγκροτούν την εισερχόμενη ηγετική ομάδα του Ομίλου θα ασχοληθούν με την υλοποίηση των στόχων του Ομίλου, συνεπώς θα πρέπει να συμμετάσχουν στη στοχοθεσία. Συμφωνείστε τι θέλει να πετύχει ο Όμιλος και μετά θα αναθέσεις τα αναγκαία καθήκοντα για να επιτευχθούν αυτοί οι στόχοι. Μεταβιβάζοντας την ευθύνη στην ηγετική ομάδα του Ομίλου, θα έχεις περισσότερο χρόνο για να παρακινήσεις τα μέλη να συμμετάσχουν σε δράσεις ή λειτουργίες του Ομίλου. Βεβαιώσου ότι οι αξιωματούχοι του Ομίλου παρακολουθούν τις εκπαιδευτικές συναντήσεις της Περιφέρειας ώστε να είναι προετοιμασμένοι για τα καθήκοντά τους και συνεργάσου με την ηγετική ομάδα του Ομίλου σου στην προετοιμασία μελλοντικών αξιωματούχων ώστε να γίνει ομαλά η μετάβαση στη νέα Ροταριανή χρονιά. Διοικητικό Συμβούλιο του Ομίλου Το Διοικητικό Συμβούλιο του Ομίλου διοικεί τον Όμιλο. Μέλη του είναι ο Πρόεδρος, ο Αντιπρόεδρος, ο Εψηφισμένος Πρόεδρος (ή ο Υποδεδειγμένος Πρόεδρος αν δεν έχει εκλεγεί κάποιος διάδοχος), ο Γραμματέας, ο Ταμίας, ο τέως Πρόεδρος και όσα πρόσθετα μέλη ορίζει ο Εσωτερικός Κανονισμός του Ομίλου. Η ηγετική ομάδα του Ομίλου σου περιλαμβάνει τα μέλη του Δ.Σ. και τον εκπαιδευτή του Ομίλου, τον Κοσμήτορα και τους Προέδρους των Επιτροπών. Το Διοικητικό Συμβούλιο εκλέγεται για να διαχειριστεί τα συμφέροντα του Ομίλου ως συνόλου. Τα μέλη του θα συνεργάζονται στενά μαζί σου για να υλοποιήσετε τα σχέδια και να επιτύχετε τους στόχους του Ομίλου. Σύμφωνα με το Συνιστώμενο Εσωτερικό Κανονισμό Ροταριανού Ομίλου (Recommended Rotary Club Bylaws), το Δ.Σ. του Ομίλου σου θα πρέπει να έχει τις εξής ευθύνες: Την επίβλεψη όλων των αξιωματούχων και των μελών των επιτροπών του Ομίλου Την εκλογή ενός μέλους του Ομίλου ως Κοσμήτορα Την επίβλεψη του προϋπολογισμού του Ομίλου -- Να φροντίσει ο προϋπολογισμός να περιλαμβάνει ρεαλιστικά ποσά για τις λειτουργίες και τις κοινωφελείς δράσεις του Ομίλου -- Να εγκρίνει όλες τις δαπάνες που δεν αναφέρονται στον προϋπολογισμό του Ομίλου Την έγκριση ή απόρριψη προτεινόμενων μελών και την ενημέρωση εκείνων που πρότειναν τα μέλη για την απόφαση αυτή, μέσω του γραμματέα, εντός 30 ημερών Την επισκόπηση των πολιτικών του Ομίλου για να βεβαιώνεται ότι εφαρμόζονται όπως προβλέπεται ή ότι αναθεωρούνται αν δεν ισχύουν πια Την εξέταση νεωτεριστικών τρόπων για να γίνει ο Όμιλος πιο δραστήριος και να εκπληρώνει το Σκοπό του Ρόταρυ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 56 Ανάληψη της Ηγεσίας των Ροταριανών

57 Την έρευνα των αναγκών της κοινότητας και του κόσμου και τον καθορισμό στόχων του Ομίλου για να αντιμετωπισθούν αυτές οι ανάγκες Δική σου ευθύνη είναι να διευθύνεις τις συνεδριάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου. Ο Πρόεδρος του Ομίλου, ο γραμματέας και ο ταμίας θα πρέπει να δημιουργήσουν λογαριασμούς στο Member Access για να βλέπουν και να ενημερώνουν το Δ.Ρ. για διοικητικά δεδομένα του Ομίλου. Επίσης ο Πρόεδρος θα λάβει κωδικούς πρόσβασης στο MyDistrict στην ιστοσελίδα της Περιφέρειας. Γραμματέας του Ομίλου Ο γραμματέας έχει πολλές από τις διοικητικές ευθύνες για τις καθημερινές λειτουργίες του Ομίλου. Σύμφωνα με το Συνιστώμενο Εσωτερικό Κανονισμό Ροταριανού Ομίλου (Recommended Rotary Club Bylaws) ο γραμματέας του Ομίλου θα πρέπει να έχει τις παρακάτω ευθύνες: Να διατηρεί το μητρώο μελών Να ενημερώνει για τις συναντήσεις του Ομίλου, τις συνεδριάσεις του Δ.Σ. και των επιτροπών Να διατηρεί αρχείο και να κρατάει πρακτικά των συναντήσεων του Ομίλου, του Δ.Σ. και των επιτροπών Να συντάσσει και να αποστέλλει τις απαιτούμενες αναφορές προς το Δ.Ρ. και την Περιφέρεια συμπεριλαμβανομένων των εξαμηνιαίων αναφορών και να καταβάλλει τις εισφορές προς το Δ.Ρ. την 1η Ιουλίου και την 1η Ιανουαρίου Να καταγράφει τις παρουσίες στις συναντήσεις και να αποστέλλει τη μηνιαία αναφορά παρουσιών στο Διοικητή εντός 15 ημερών από την τελευταία συνάντηση του μήνα Να συνεργάζεται με τους αξιωματούχους του Ομίλου Να εκτελεί οποιαδήποτε άλλα καθήκοντα του αναθέτει ο Όμιλος Συνεργάσου με το γραμματέα του Ομίλου για να έχεις αντίληψη της κατάστασης και των τάσεων του Ομίλου κατά τη διάρκεια της χρονιάς. Στο τέλος της χρονιάς, συνεργάσου με το γραμματέα για να ενημερώσετε το αρχείο του Ομίλου, που περιλαμβάνει και τις δραστηριότητες της χρονιάς, φωτογραφίες αξιωματούχων ή ειδικών εκδηλώσεων, ονόματα νέων μελών και έναν κατάλογο ξεχωριστών επιτευγμάτων. Συμβούλευσε το γραμματέα του Ομίλου και άλλους αξιωματούχους να προσέχουν την ηλεκτρονική αλληλογραφία που χρησιμοποιεί Ροταριανή ορολογία και ζητάει αριθμό διαβατηρίου ή άλλα προσωπικά στοιχεία ταυτότητας. Συνήθως πρόκειται για απάτη και θα πρέπει να τα αγνοείτε. Πριν δώσετε οποιεσδήποτε προσωπικές πληροφορίες σε μια ηλεκτρονική επιστολή, επιβεβαιώστε την ταυτότητα του αποστολέα και το λόγο της επιστολής μέσω χωριστού ηλεκτρονικού μηνύματος ή τηλεφωνικής επικοινωνίας. Ταμίας του Ομίλου Για να εξασφαλίσετε σωστή επίβλεψη των διαθεσίμων κεφαλαίων του Ομίλου, των συναλλαγών και των αναφορών, θα πρέπει να συναντάς τακτικά τον ταμία του Ομίλου. Ο ταμίας θα πρέπει να διευθετεί τις οικονομικές συναλλαγές του Ομίλου, να τηρεί το οικονομικό αρχείο του Ομίλου και να βοηθάει στο σχεδιασμό του προϋπολογισμού του Ομίλου. Ο Συνιστώμενος Εσωτερικός Κανονισμός Ροταριανού Ομίλου (Recommended Rotary Club Bylaws) απαριθμεί τις εξής ευθύνες του ταμία: Φυλάσσει όλα τα κεφάλαια του Ομίλου Δίνει λογαριασμό για όλα τα κεφάλαια του Ομίλου, το βιβλιάριο καταθέσεων ή άλλη περιουσία του Ομίλου στο Δ.Σ., τον εισερχόμενο ταμία ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 57 Ανάληψη της Ηγεσίας των Ροταριανών

58 Εάν ο όμιλος σου δεν έχει Ταμία, ο Γραμματέας θα ασκεί αυτά τα καθήκοντα. ή τον Πρόεδρο στο τέλος της χρονιάς Συνεργάζεται με το διάδοχό του για να εξασφαλίσει ομαλή μετάβαση στην επόμενη Ροταριανή χρονιά Εκτελεί άλλα καθήκοντα που έχουν σχέση με το αξίωμά του Εξετάσετε την προσθήκη της επίβλεψης των οικονομικών στις ευθύνες του Δ.Σ. Κοσμήτορας του Ομίλου Ο Κοσμήτορας φροντίζει να κυλήσει ομαλά η συνάντηση του Ομίλου με μικρές διακοπές. Ο κοσμήτορας έχει την ευθύνη να βοηθάει να γίνονται με τάξη και αποτελεσματικότητα οι συναντήσεις-συνεστιάσεις του Ομίλου. Δες στο παράρτημα 11, για το πως ο όμιλος σου, μπορεί να χρησιμοποιήσει έναν εκπαιδευτή ομίλου Εκπαιδευτής του Ομίλου Για να εξασφαλίσεις ότι ο Όμιλός σου έχει ένα εκπαιδευτικό πρόγραμμα, μπορείς να διορίσεις έναν εκπαιδευτή του Ομίλου. Ο εκπαιδευτής του Ομίλου θα πρέπει να συνεργάζεται με το Δ.Σ. και τις επιτροπές του Ομίλου, το Βοηθό Διοικητή, την επιτροπή εκπαίδευσης της Περιφέρειας και το Διοικητή για υποστήριξη και ιδέες. Το εκπαιδευτικό πρόγραμμα του Ομίλου θα πρέπει να εξασφαλίζει ότι Οι αξιωματούχοι του Ομίλου παρακολουθούν τις εκπαιδευτικές συναντήσεις της Περιφέρειας Παρέχεται συστηματική καθοδήγηση στα νέα μέλη Συνεχείς εκπαιδευτικές ευκαιρίες είναι διαθέσιμες για τα τακτικά μέλη Ένα πρόγραμμα ανάπτυξης ηγετικών ικανοτήτων είναι διαθέσιμο για όλα τα μέλη Ο διάδοχός σου Συνεργάσου με το διάδοχό σου για να εξασφαλίσεις τη συνέχεια με την ηγετική ομάδα του Ομίλου, ιδιαίτερα σε δραστηριότητες που διαρκούν περισσότερο από μία Ροταριανή χρονιά, όπως ο στρατηγικός σχεδιασμός, ο διορισμός μελών σε επιτροπές και οι κοινωφελείς δράσεις του Ομίλου. Επιτροπές του Ομίλου Οι επιτροπές του Ομίλου θα πρέπει να σχεδιάζουν, να προωθούν και να υλοποιούν δραστηριότητες και προγράμματα για να εκπληρώσουν τους ετήσιους και τους μακροπρόθεσμους στόχους του Ομίλου. Ως εψηφισμένος Πρόεδρος έχεις τις εξής ευθύνες όσον αφορά στις επιτροπές του Ομίλου: Να αποφασίσεις κατά πόσο η παρούσα δομή των επιτροπών του Ομίλου εξυπηρετεί τους στόχους της επόμενης χρονιάς Να διορίσεις τις επιτροπές όχι αργότερα από την 31η Μαρτίου Να προετοιμάσεις τους προέδρους των επιτροπών του Ομίλου για το ρόλο τους Να εξασφαλίσεις τη συνέχεια στις επιτροπές του Ομίλου και να συμπληρώσεις τα κενά Να τροποποιήσεις, αν χρειάζεται, τον Εσωτερικό Κανονισμό του Ομίλου ώστε να απηχεί τις οργανωτικές ανάγκες του Ομίλου Ως Πρόεδρος του Ομίλου εποπτεύεις τις εργασίες κάθε επιτροπής για να εξασφαλίσεις ότι όλες θα πετύχουν τους στόχους που έθεσαν αυτή τη χρονιά. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 58 Ανάληψη της Ηγεσίας των Ροταριανών

59 Παραδείγματα δομής των επιτροπών του Ομίλου στο παράρτημα 9. Βλ. κεφάλαιο 3 για λεπτομέρειες σχετικά με την τροποποίηση του Εσωτερικού Κανονισμού του Ομίλου για να αλλάξει η δομή των επιτροπών του Ομίλου. Δομή των Επιτροπών του Ομίλου Η δομή των επιτροπών του Ομίλου θα πρέπει να υποβοηθάει τους στόχους και τους σκοπούς του Ομίλου αυτή τη χρονιά. Η προτεινόμενη δομή επιτροπών του Ομίλου περιλαμβάνει τις παρακάτω επιτροπές, για κάθε μία από τις οποίες υπάρχει ένα ειδικό κεφάλαιο που καλύπτει τον ανάλογο τομέα: Διοίκησης του Ομίλου (κεφάλαιο 3) Αύξησης και διατήρησης μελών (κεφάλαιο 5) Δημοσίων σχέσεων (κεφάλαιο 6) Ροταριανού Ιδρύματος (κεφάλαιο 7) Προγραμμάτων δράσης (κεφάλαιο 8) Διορίστε πρόσθετες επιτροπές και υποεπιτροπές όπως χρειάζεται. Επιλογή Πρόεδρων Επιτροπών Διόρισε προέδρους επιτροπών με βάση τις επαγγελματικές ικανότητές τους, τα προσωπικά ενδιαφέροντα και τα ταλέντα. Επειδή οι δραστηριότητες μιας επιτροπής μπορεί να συνεχιστούν και την επόμενη χρονιά, επαναδιορίστε κάποια μέλη της επιτροπής για να εξασφαλίσετε τη συνέχεια. Κάθε πρόεδρος επιτροπής θα πρέπει να έχει υπηρετήσει ως μέλος στην ίδια επιτροπή. Προετοιμασία των Προέδρων των Επιτροπών Δώσε σε κάθε πρόεδρο ένα αντίγραφο του εγχειριδίου της επιτροπής του. Ενθάρρυνε με έμφαση όλους τους προέδρους των επιτροπών να παρακολουθήσουν τη Συνέλευση της Περιφέρειας, όπου θα αποκτήσουν τις αναγκαίες δεξιότητες και γνώσεις για να ηγηθούν μιας αποτελεσματικής επιτροπής. Συνεργασία με τις Επιτροπές Για να ενισχύσεις τις επιτροπές, μεγιστοποίησε τις δυνατότητές τους και ενθάρρυνε τη συνεχή αποτελεσματικότητά τους: Έλεγξε την κατάσταση του σχεδίου δράσης κάθε επιτροπής. Συντόνισε τη συνεργασία μεταξύ των επιτροπών. Παρακίνησε τις επιτροπές να αναλάβουν νέες προκλήσεις. Σεβάσου τον τρόπο λειτουργίας μιας επιτροπής αν είναι διαφορετικός από αυτόν που θα επέλεγες εσύ. Παρακίνηση Εθελοντών Οι Ροταριανοί είναι εθελοντές, όμως αυτό που τους κινητοποιεί στο επάγγελμά τους μπορεί να μην τους κινητοποιεί και στο Ρόταρυ. Αυτά που συνήθως κινητοποιούν Ροταριανούς εθελοντές είναι: Η πεποίθηση ότι ο στόχος θα ωφελήσει την κοινότητα και τον Όμιλό τους Η πεποίθηση ότι ο στόχος μπορεί να επιτευχθεί Κοινωνικές ευκαιρίες Ευκαιρίες επαγγελματικής δικτύωσης Ανάθεση έργου που αξιοποιεί την ειδικότητά τους Χρονικός περιορισμός με συνεχή παρακολούθηση της δράσης από τον Πρόεδρο ή μέλη της ηγετικής ομάδας του Ομίλου Αναγνώριση των προσπαθειών τους ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 59 Ανάληψη της Ηγεσίας των Ροταριανών

60 Βραβεύσεις Η αναγνώριση των προσπαθειών Ροταριανών στον Όμιλο αποτελεί σημαντικό μέρος του ρόλου σου ως Προέδρου του Ομίλου. Εκτός από τα εύσημα που δίνονται από το Διεθνές Ρόταρυ και το Ροταριανό Ίδρυμα (παράρτημα 10), η Περιφέρεια μπορεί να έχει αρκετά δικά της βραβεία. Ρώτησε το Διοικητή ή το βοηθό Διοικητή για τα βραβεία που προσφέρονται για άτομα ή Ομίλους. Επίσης ενθαρρύνονται μεμονωμένοι Όμιλοι να θεσπίσουν τα δικά τους βραβεία αναγνώρισης της προσφοράς. Θέσπισε ετήσιους και μακροχρόνιους στόχους του Ομίλου που θα ταιριάζουν στις προϋποθέσεις όπως αυτής της Προεδρικής Εύφημης Μνείας Είναι μέρος του ρόλου σου ως Προέδρου να επιδώσεις τα βραβεία σε μέλη του Ομίλου ή της κοινότητας. Για να μεγιστοποιηθεί η δυνατότητα κινητοποίησης από τα βραβεία και την αναγνώριση συνεισφοράς: Κάνε την εκδήλωση όπου θα δοθούν τα βραβεία ένα αξιομνημόνευτο γεγονός. -- Προσκάλεσε το Διοικητή ή άλλον ενδεδειγμένο Ροταριανό αξιωματούχο για να δώσει το βραβείο. -- Προσκάλεσε μέλη της οικογένειας να παραστούν στην εκδήλωση. -- Φωτογραφείστε την απονομή του βραβείου και δημοσιεύστε τη φωτογραφία στο Δελτίο επικοινωνίας του Ομίλου. Προσκάλεσε υποψήφια μέλη να παρακολουθήσουν την εκδήλωση. Αυτό θα τους επιτρέψει να μάθουν για το Ρόταρυ και τη σημαντική προσφορά των μελών του Ομίλου. Αυτό επίσης δείχνει την εκτίμηση του Ομίλου για τα μέλη του. Δημιούργησε την κατάλληλη ατμόσφαιρα για την επίδοση των βραβείων. -- Χρησιμοποίησε σκηνή ή πόντιουμ. -- Χρησιμοποίησε κάποια διακόσμηση ή λουλούδια, αναλόγως. Συνεργασία με την Περιφέρεια Πρωταρχική ευθύνη των αξιωματούχων της Περιφέρειας είναι να υποστηρίζουν αποτελεσματικούς Ομίλους. Η ηγετική ομάδα της Περιφέρειας αποτελείται από το Διοικητή, τους βοηθούς Διοικητές, τις Επιτροπές, τον Εκπαιδευτή, το Γραμματέα και τους τέως Διοικητές. Η Περιφέρεια στηρίζει τον Όμιλό Προσφέροντας καθοδήγηση σε ζητήματα όπως η αύξηση και διατήρηση μελών και τα προγράμματα δράσης Συνδέοντας Ομίλους που έχουν παρόμοια ζητήματα ή δράσεις Παρέχοντας στους Ροταριανούς μια ευκαιρία να αναπτύξουν τις ηγετικές τους ικανότητες και να αυξήσουν τις κοινωφελείς προσπάθειές τους με τη συμμετοχή τους σε Επιτροπές της Περιφέρειας Μεταδίδοντας Ροταριανές πληροφορίες στις επιτροπές και τα μέλη των Ομίλων Συντονίζοντας προγράμματα του Διεθνούς Ρόταρυ και του Ροταριανού Ιδρύματος Ο Διοικητής της Περιφέρειας Η διοίκηση των Ομίλων μιας Περιφέρειας γίνεται υπό την άμεση επίβλεψη του Διοικητή, ο οποίος Παρέχει συμβουλές, έμπνευση και παρακίνηση για να βοηθήσει τους Ομίλους να γίνουν πιο αποτελεσματικοί Ενημερώνει τους Ομίλους και τους αξιωματούχους τους για τις δραστηριότητες της Περιφέρειας και για ευκαιρίες κοινωφελούς δράσης ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 60 Ανάληψη της Ηγεσίας των Ροταριανών

61 Οι βοηθοί Διοικητές Οι βοηθοί Διοικητές διορίζονται από το Διοικητή για να βοηθήσουν τους Ομίλους να λειτουργήσουν αποτελεσματικά και να επιτύχουν τους στόχους τους. Κάθε βοηθός Διοικητής έχει την ευθύνη της συνεργασίας με τέσσερεις έως οκτώ Ομίλους. Συνιστώνται οι εξής ευθύνες για ένα βοηθό Διοικητή: Να βοηθάει στην εφαρμογή των άριστων πρακτικών που αναφέρει το βοήθημα Be a Vibrant Club: Your Club Leadership Plan Να βοηθάει στον εντοπισμό και την εξέταση των στόχων του Ομίλου χρησιμοποιώντας τον Οδηγό Προγραμματισμού Αποτελεσματικών Ροταριανών Ομίλων (ΟΠΑΡΟ) [Planning Guide for Effective Rotary Clubs] Να παρακολουθεί συναντήσεις-συνεστιάσεις και συνελεύσεις Ομίλων όπου προσκαλείται, ιδίως τη γενική συνέλευση που έχει σχέση με την επίσημη επίσκεψη του Διοικητή Να επισκέπτεται κάθε Όμιλο τακτικά (κατά προτίμηση μία φορά το μήνα με τουλάχιστον μία επίσκεψη κάθε τρίμηνο της Ροταριανής χρονιάς) και να συναντάται με τους αξιωματούχους του Ομίλου για να συζητήσουν τη λειτουργία του Ομίλου, τους πόρους και τη διαχείριση των κεφαλαίων του Ομίλου* Να βοηθάει τους αξιωματούχους του Ομίλου να προγραμματίσουν και να σχεδιάσουν την επίσκεψη του Διοικητή Να λειτουργεί ως σύνδεσμος ανάμεσα στο Διοικητή και τους Ομίλους Να βοηθάει τους Ομίλους στις κοινωφελείς δράσεις και να παρακολουθεί την πρόοδο Να ενθαρρύνει τους Ομίλους να φθάσουν ως την ολοκλήρωση της δράσης με προτάσεις από το Διοικητή Να συντονίζει την εκπαίδευση σε επίπεδο Ομίλου με την αντίστοιχη επιτροπή της Περιφέρειας Να εντοπίζει και να ενθαρρύνει την ανάπτυξη μελλοντικών αξιωματούχων της Περιφέρειας Επιτροπές της Περιφέρειας Οι Επιτροπές της Περιφέρειας υποστηρίζουν τις δραστηριότητες των Ομίλων που έχουν σχέση με το δικό τους τομέα ειδίκευσης: Συνεδρίου της Περιφέρειας Προγραμμάτων της Περιφέρειας (για παράδειγμα, Ροταριανής Αναγνώρισης Ηγετικών Ικανοτήτων Νέων, Ροταράκτ και Ανταλλαγής Νέων) Επέκτασης (βοηθάει στη δημιουργία νέων Ομίλων) Οικονομικών Αύξησης και Διατήρησης Μελών Δημοσίων Σχέσεων Προώθησης του Παγκόσμιου Συνεδρίου του Δ.Ρ. Ροταριανού Ιδρύματος Εκπαίδευσης της Περιφέρειας *Αν είναι δύσκολες οι προσωπικές επισκέψεις, συμβουλευτείτε το βοηθό Διοικητή ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 61 Ανάληψη της Ηγεσίας των Ροταριανών

62 Εφαρμογή Σε ποιες δεξιότητες χρειάζεται να βασιστείς για να είσαι καλός ηγέτης; Ποιο είναι το σχέδιό σου για τη βελτίωση αυτών των δεξιοτήτων; Τι θα κάνεις για να ενισχύσεις τις σχέσεις συνεργασίας με την ηγετική ομάδα του Ομίλου σου; Σε ποιον μπορείς να μιλήσεις που να μπορεί να σε συμβουλεύσει πώς να συνεργαστείς με την ηγετική ομάδα σου; Τι θα κάνει ο Όμιλός σου για να αναπτύξει ηγετικές ικανότητες στα μέλη; ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 62 Ανάληψη της Ηγεσίας των Ροταριανών

63 Σημειώσεις ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 63 Ανάληψη της Ηγεσίας των Ροταριανών

64 Παράρτημα 9: Ενδεικτική Δομή Επιτροπών Συνιστώνται πέντε επιτροπές για τους Ροταριανούς Ομίλους. Οι Όμιλοι μπορούν να προσθέτουν ή να αφαιρούν επιτροπές ή υποεπιτροπές ανάλογα με τα ενδιαφέροντα και τις δραστηριότητές τους. Οι βοηθοί Διοικητές ή οι Διοικητές μπορούν να βοηθήσουν τους αξιωματούχους των Ομίλων να ορίσουν τις κατάλληλες υποεπιτροπές. ΕΠΙΛΟΓΗ 1: Πρότυπος Ροταριανός Όμιλος Διοικητικό Συμβούλιο Επιτροπή Στρατηγικού Σχεδιασμού (προαιρετική) Επιτροπή Στρατηγικού ΕΠΙΤΡΟΠΕΣ Διοίκησης Μελών Δημοσίων Σχέσεων Προγραμμάτων Δράσης Ροταριανό Ίδρυμα ΠΙΘΑΝΕΣ ΥΠΟΕΠΙΤΡΟΠΕΣ Προγράμματος του Ομίλου Δελτίου επικοινωνίας του Ομίλου Ιστοσελίδας Παρουσιών Συναδέλφωσης Προσέλκυσης Διατήρησης Προσανατολισμού και εκπαίδευσης Διαφορετικότητας/ Κατηγοριών Σχέσεων με τα ΜΜΕ Διαφήμισης και προώθησης (μάρκετινγκ) Διαδικτύου και μέσων κοινωνικής δικτύωσης Επαγγελματικής δράσης Κοινοτικής δράσης Διεθνούς δράσης Δράσης Νέων Γενεών Συγκέντρωσης χρημάτων για δράσεις του Ομίλου Πολιομυελίτιδας Συγκέντρωσης χρημάτων για το Ίδρυμα Χορηγιών ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 64 Ανάληψη της Ηγεσίας των Ροταριανών

65 ΕΠΙΛΟΓΗ 2: Μεγάλος Ροταριανός Όμιλος Διοικητικό Συμβούλιο Επιτροπή Στρατηγικού Σχεδιασμού (προαιρετική) ΕΠΙΤΡΟΠΕΣ Διοίκησης Μελών Δημοσίων Σχέσεων Προγραμμάτων Δράσης Ροταριανό Ίδρυμα ΠΙΘΑΝΕΣ ΥΠΟΕΠΙΤΡΟΠΕΣ Προγραμμάτων του Ομίλου Δελτίου επικοινωνίας του Ομίλου Ιστοσελίδας Παρουσιών Αρχείου του Ομίλου Συναδέλφωσης Οικογένειας του Ρόταρυ Κοσμητείας Προσέλκυσης Διατήρησης Καθοδήγησης των μελών Προσανατολισμού και εκπαίδευσης Εκπαίδευσης Διαφορετικότητας/ Κατηγοριών Αποφοίτων Σχέσεων με τα ΜΜΕ Διαφήμισης και προώθησης (μάρκετινγκ) Ειδικών εκδηλώσεων Εξωτερικών σχέσεων Διαδικτύου και μέσων κοινωνικής δικτύωσης Επαγγελματικής δράσης Κοινοτικής δράσης Διεθνούς δράσης Δράσης Νέων Γενεών Συγκέντρωσης χρημάτων για δράσεις του Ομίλου [Προσθήκη και άλλων επιτροπών που κρίνονται αναγκαίες) Έλεγχου των επιδοτήσεων Υποτροφιών Επιδοτήσεων της Περιφέρειας Διεθνών επιδοτήσεων Πολιομυελίτιδας Συγκέντρωσης χρημάτων για το Ίδρυμα Χορηγιών ΕΠΙΛΟΓΗ 3: Μικρός Ροταριανός Όμιλος Διοικητικό Συμβούλιο Επιτροπή Στρατηγικού Σχεδιασμού (προαιρετική) ΕΠΙΤΡΟΠΕΣ Διοίκησης Μελών Δημοσίων Σχέσεων Προγραμμάτων Δράσης Ροταριανό Ίδρυμα ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 65 Ανάληψη της Ηγεσίας των Ροταριανών

66 Παράρτημα 10: Βραβεύσεις του Δ.Ρ. και του Ροταριανού Ιδρύματος Βρες περισσότερες πληροφορίες για τις απαιτήσεις εκλεξιμότητας και τις προθεσμίες στον ιστότοπο www. rotary.org, ή ζήτησε πληροφορίες στο Βραβείο Τιμώμενοι Υπόδειξη από Προθεσμία Εύφημη μνεία για τις Λεωφόρους Δράσης Βραβεύσεις Ροταριανών Ένας Ροταριανός ανά Όμιλο το χρόνο τον Πρόεδρο του Ομίλου Διαρκής Βραβείο Θεμελιωτή Ομίλου Ένας Ροταριανός ανά Περιφέρεια το χρόνο το Διοικητή 1 Νοεμβρίου Προσεγγίστε Έναν, Διατηρήστε Έναν Ροταριανοί που γίνονται ανάδοχοι νέων μελών τους Προέδρους των Ομίλων Διαρκής Βραβείο Δ.Ρ. Προσφοράς Υπεράνω Εαυτού (Μέχρι) 150 Ροταριανοί το χρόνο τους εν ενεργεία και αμέσως προηγούμενους Διοικητές, τα εν ενεργεία και τέως μέλη του Δ.Σ. του Δ.Ρ. 1 Σεπτεμβρίου Βραβείο Προσφοράς Συζύγου/Συντρόφου Ροταριανού Μία/ένας σύζυγος ή σύντροφος Ροταριανού ανά Περιφέρεια το χρόνο το Διοικητή 15 Ιανουαρίου Βραβείο Προσφοράς για έναν κόσμο απαλλαγμένο από την πολιομυελίτιδα Εκλέξιμοι Ροταριανοί οποιονδήποτε Ροταριανό 1 Νοεμβρίου Εύφημη μνεία του Ροταριανού Ιδρύματος για Αξιέπαινη Προσφορά Ένας Ροταριανός ανά Περιφέρεια το χρόνο το Διοικητή Διαρκής Βραβείο του Ροταριανού Ιδρύματος για Διακεκριμένη Προσφορά Μέχρι 50 Ροταριανοί παγκοσμίως το χρόνο (προϋπόθεση η Εύφημη μνεία για Αξιέπαινη Προσφορά) το Διοικητή με την έγκριση δύο ακόμη Ροταριανών (από τους οποίους ο ένας από Περιφέρεια ξένη προς τον υποψήφιο) 15 Νοεμβρίου Βραβείο Περιφέρειας για Προσφορά στο Ροταριανό Ίδρυμα Μέχρι 20 Ροταριανοί ανά Περιφέρεια το Διοικητή Διαρκής Βραβείο Ηγετικής Επαγγελματικής Δράσης Ένας Ροταριανός ανά Περιφέρεια το χρόνο το Διοικητή Διαρκής ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 66 Ανάληψη της Ηγεσίας των Ροταριανών

67 Βραβείο Τιμώμενοι Υπόδειξη από Προθεσμία Βραβεύσεις Ομίλων Προεδρική Εύφημη Μνεία Ροταριανοί Όμιλοι, Όμιλοι Ροταράκτ και Ιντεράκτ το Διοικητή Μέσα Απριλίου: Οι Όμιλοι υποβάλλουν συμπληρωμένα έντυπα στο Διοικητή για πιστοποίηση Βραβείο του Δ.Ρ. για Ανάπτυξη Μελών και Επέκταση Ροταριανοί Όμιλοι το Διοικητή 15 Μαΐου Αναγνώριση του Δ.Ρ. για πρωτοβουλίες Ανάπτυξης Μελών Ροταριανοί Όμιλοι το Διοικητή 15 Απριλίου: υποβολή εγγράφων στους Διοικητές Αναγνώριση του Δ.Ρ. Μικρότερων Ομίλων για Αύξηση Μελών Ροταριανοί Όμιλοι το Διοικητή 16 Μαΐου - 30 Ιουνίου Βραβείο Σημαντικού Επιτεύγματος Ένας Όμιλος ανά Περιφέρεια το χρόνο το Διοικητή 15 Μαρτίου Βραβεύσεις Αποφοίτων Βραβείο του Ροταριανού Ιδρύματος Ένωσης Αποφοίτων της Χρονιάς Μία Ένωση Αποφοίτων του Ροταριανού Ιδρύματος Οποιονδήποτε Ροταριανό ή απόφοιτο του Ροταριανού Ιδρύματος, όπως εγκρίνεται από τον Περιφερειακό συντονιστή του Ροταριανού Ιδρύματος 15 Νοεμβρίου Βραβείο του Ροταριανού Ιδρύματος Παγκόσμια Προσφορά Αποφοίτων στην Global Alumni Ανθρωπότητα (TRF Service to Humanity Award) Ένας/Μία Απόφοιτος του Ροταριανού Ιδρύματος Θεματοφύλακες του Ροταριανού Ιδρύματος, συντονιστές του Ιδρύματος, Διοικητές, ή Προέδρους της υποεπιτροπής αποφοίτων της Περιφέρειας 15 Νοεμβρίου ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 67 Ανάληψη της Ηγεσίας των Ροταριανών

68 Παράρτημα 11: Ευθύνες του Εκπαιδευτή Ομίλου Για να διασφαλίσει ο Όμιλος ότι έχει ένα συγκροτημένο εκπαιδευτικό σχέδιο μπορεί να ορίσει έναν εκπαιδευτή του Ομίλου. Ο εκπαιδευτής θα πρέπει να συνεργαστεί με το Δ.Σ. και τις επιτροπές του Ομίλου, το βοηθό Διοικητή, την Επιτροπή Εκπαίδευσης της Περιφέρειας και το Διοικητή για υποστήριξη και ιδέες. Συμπληρώστε την παρακάτω αξιολόγηση του Ομίλου για να σχεδιάσετε μαζί με τον Εκπαιδευτή του Ομίλου το πρόγραμμα εκπαίδευσης αυτή τη χρονιά. Τι θα κάνει ο Εκπαιδευτής του Ομίλου; Εντοπίζει τις εκπαιδευτικές ανάγκες των μελών Σχεδιάζει ένα πρόγραμμα το μήνα για όλα τα μέλη Συναντάται με τα νέα και τα υποψήφια μέλη μεμονωμένα ή σε μικρές ομάδες Διαχειρίζεται ένα πρόγραμμα καθοδήγησης μελών Διοργανώνει ένα πρόγραμμα ανάπτυξης ηγεσίας Βοηθά στο στρατηγικό σχεδιασμό Ποιος θα διεξαγάγει την εκπαίδευση; Ο εκπαιδευτής του Ομίλου Μέλη επιτροπής Μέλη του Ομίλου Εξωτερικοί εκπαιδευτές ή ειδικοί σε συγκεκριμένα θέματα Πότε θα διεξάγεται η εκπαίδευση στον Όμιλο; Κατά τη διάρκεια των συναντήσεων του Ομίλου Στις συνελεύσεις του Ομίλου Σε προσωπικό χρόνο των μελών ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 68 Ανάληψη της Ηγεσίας των Ροταριανών

69 Σημειώσεις ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 69 Ανάληψη της Ηγεσίας των Ροταριανών

70 5 Συμμετοχή των Μελών Βασικό βοήθημα για την ανάπτυξη μελών είναι το Εγχειρίδιο Αύξησης - Διατήρησης - Επέκτασης Μελών [Membership Development Resource Guide] (417) και τα Εργαλεία Αξιολόγησης Ομίλου, ένα συμπλήρωμα online για ανάλυση των τάσεων του Ομίλου σε ό, τι αφορά στην αύξηση και διατήρηση μελών. Η δυνατότητα του Ομίλου να προσφέρει στην κοινότητα, να υποστηρίζει το Ροταριανό Ίδρυμα και να αναπτύσσει μελλοντικούς ηγέτες συνδέεται άμεσα με το επίπεδο ενθουσιασμού και εμπλοκής των μελών του. Ευθύνες Ως εψηφισμένος Πρόεδρος έχεις τις ακόλουθες ευθύνες ανάπτυξης μελών: Να διορίσεις και να πραγματοποιείς συναντήσεις με την Επιτροπή Μελών του Ομίλου Να εκτιμήσεις την παρούσα κατάσταση όσον αφορά στα μέλη του Ομίλου και να αναθεωρήσεις τους μακροπρόθεσμους στόχους του Ομίλου σχετικά με τον αριθμό των μελών Να θέσεις τους στόχους της χρονιάς σου για την αύξηση των μελών, που υποστηρίζουν τους μακροπρόθεσμους στόχους του Ομίλου, χρησιμοποιώντας τον Οδηγό Προγραμματισμού Αποτελεσματικών Ροταριανών Ομίλων (ΟΠΑΡΟ) και ευθυγραμμίζοντας τους δικούς σου ετήσιους στόχους αύξησης και διατήρησης μελών με τους αντίστοιχους στόχους της Περιφέρειας Να εντοπίσεις και να εφαρμόσεις καινοτόμες και δημιουργικές στρατηγικές ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 70 Συμμετοχή των Μελών

71 προσέλκυσης και διατήρησης μελών Να προωθήσεις τα προγράμματα εκπαίδευσης μελών του Ομίλου και της Περιφέρειας και την επιμόρφωση σε όλα τα επίπεδα, που περιλαμβάνει την εκπαίδευση υποψηφίων, νέων και τακτικών μελών Να αναζητήσεις ευκαιρίες για την ίδρυση ενός νέου Ομίλου στην περιοχή σου Μία από τις τρεις προτεραιότητες του Στρατηγικού Σχεδίου του Δ.Ρ. είναι η υποστήριξη και η ενδυνάμωση των Ομίλων. Οι Ροταριανοί Όμιλοι ενθαρρύνονται Να καλλιεργούν καινοτομίες και ευελιξία στον Όμιλο Να προσπαθούν να υπάρχει ισορροπία στις δραστηριότητες του Ομίλου με ποικίλες δράσεις προσφοράς Να προωθούν τη διαφορετικότητα των μελών Να βελτιώνουν τους τρόπους προσέλκυσης και διατήρησης μελών Να αναπτύσσουν ηγέτες Να ιδρύουν νέους Ομίλους Να έχουν ένα αναθεωρημένο στρατηγικό σχέδιο Επιτροπή Μελών του Ομίλου Σχεδίασε συναντήσεις και δραστηριότητες τηρώντας το Μήνα Αύξησης και Διατήρησης Μελών και Επέκτασης (τον Αύγουστο) και το Μήνα Νέων Γενεών (το Σεπτέμβριο). Η Επιτροπή Μελών του Ομίλου έχει μεγάλη σημασία για την εφαρμογή του σχεδίου ανάπτυξης μελών του Ομίλου. Ο βασικός ρόλος της είναι να προσελκύσει με επιτυχία, να διατηρήσει και να εκπαιδεύσει τα μέλη του Ομίλου. Ο Όμιλος μπορεί να τροποποιήσει τον Εσωτερικό Κανονισμό του ώστε να περιγράφει τις συγκεκριμένες ευθύνες της Επιτροπής Μελών με την προσθήκη υποεπιτροπών όπως χρειάζεται. Βλ. παράρτημα 9 για ενδεικτική δομή επιτροπών. Τα μέλη της Επιτροπής Μελών θα πρέπει να συντονίζουν τις προσπάθειές τους με τα μέλη των άλλων Επιτροπών του Ομίλου για να μεγιστοποιήσουν τις ευκαιρίες αύξησης των μελών. Διόρισε στην Επιτροπή Μελών Ροταριανούς που έχουν ισχυρές διασυνδέσεις με ένα ευρύ στρώμα της κοινωνίας της κοινότητας και ενδιαφέρονται να βελτιώσουν την εμπειρία συμμετοχής των μελών στον Όμιλο. Τα μέλη αυτής της Επιτροπής θα πρέπει να χαίρονται να συνεργάζονται με ανθρώπους και να έχουν βαθειά γνώση του Ρόταρυ. Να ελέγχεις την Επιτροπή Μελών τακτικά για να προσδιορίσεις ποιες νέες στρατηγικές απαιτούνται για να επιτευχθούν οι στόχοι αύξησης και διατήρησης μελών. Η Επιτροπή Μελών έχει τις ακόλουθες ευθύνες: Να πετύχει τους στόχους αύξησης και διατήρησης μελών για την επόμενη χρονιά χρησιμοποιώντας τον Οδηγό Προγραμματισμού Αποτελεσματικών Ροταριανών Ομίλων Να εκπαιδεύει και να επιμορφώνει τα μέλη του Ομίλου στη σημασία που έχει η προσέλκυση και η διατήρηση μελών Να διεξάγει έρευνες επαγγελματικών κατηγοριών για να διασφαλίσει ότι οι επαγγελματικές ασχολίες και οι επιχειρήσεις των μελών του Ομίλου απηχούν τις τρέχουσες επαγγελματικές και κοινοτικές τάσεις Να αναπτύσσει ένα σχέδιο δράσης για μεγαλύτερη εμπλοκή των μελών, που περιλαμβάνει έρευνα μεταξύ των μελών και αλλαγές σύμφωνα με τις απόψεις που εκφράζουν τα μέλη ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 71 Συμμετοχή των Μελών

72 Να κάνει αξιολογήσεις για να διασφαλίσει ότι οι προσπάθειες για ανάπτυξη και διατήρηση των μελών είναι αποτελεσματικές και επιτυχημένες Να αναπτύσσει ένα σχέδιο δράσης για να λειτουργήσει ο Όμιλος ως ανάδοχος ενός νέου Ομίλου στην κοινότητα Το ιστορικό μελών του Ομίλου σου τα τελευταία πέντε χρόνια είναι διαθέσιμο στο Member Access. Βρείτε πληροφορίες επικοινωνίας για τον Υπεύθυνο Συντονισμού του Ρόταρυ στην περιοχή σας στο Εκτίμηση του Ομίλου Ως εψηφισμένος Πρόεδρος θα συνεργαστείς στενά με την Επιτροπή Μελών του Ομίλου για να εκτιμήσετε την παρούσα κατάσταση του Ομίλου και να θέσετε στόχους αύξησης και διατήρησης μελών χρησιμοποιώντας τον Οδηγό Προγραμματισμού Αποτελεσματικών Ροταριανών Ομίλων (παράρτημα 2) και άλλα εργαλεία εκτίμησης της ανάπτυξης μελών που είναι διαθέσιμα στο βοήθημα Εργαλεία Εκτίμησης Ομίλου (Club Assessment Tools ) στον ιστότοπο Για να αντιληφθείτε τις τάσεις του Ομίλου σε ό, τι αφορά στην αύξηση και διατήρηση μελών: Αναθεωρήστε τους μακροπρόθεσμους στόχους του Ομίλου για την αύξηση και διατήρηση μελών. Κάνετε μια επισκόπηση του ιστορικού της ανάπτυξης και των τάσεων του Ομίλου σχετικά με την αύξηση και διατήρηση μελών κατά την τελευταία πενταετία (στατιστικές διατήρησης, αριθμό νέων μελών, αριθμό νέων μελών που παραμένουν στον Όμιλο και εξετάστε αν ο Όμιλος εκπροσωπεί δημογραφικά την κοινότητα). Συμπληρώστε τον κατάλογο επαγγελματικών κατηγοριών, όσο το δυνατόν νωρίτερα, για να εντοπίσετε επαγγέλματα που δεν αντιπροσωπεύονται στον Όμιλο. Συμβουλευτείτε το Διοικητή, το βοηθό Διοικητή, τον Πρόεδρο της Επιτροπής Μελών της Περιφέρειας ή το συντονιστή του Ρόταρυ, ανάλογα. Προωθείστε τη συμμετοχή στο σεμινάριο μελών της Περιφέρειας. Αφού εκτιμήσετε το ιστορικό αύξησης και διατήρησης μελών και των τάσεων του Ομίλου και έχετε θέσει τους ανάλογους στόχους, θα πρέπει να καταρτίσετε ένα σχέδιο δράσης για προσέλκυση και διατήρηση μελών. Διαφορετικότητα Τα μέλη του Ομίλου θα πρέπει να αντανακλούν με ακρίβεια τον επαγγελματικό κόσμο της κοινότητας όσον αφορά στο επάγγελμα, την ηλικία, το φύλο και την εθνικότητα. Ένας τρόπος για να διασφαλιστεί η διαφορετικότητα στον Όμιλο είναι να διεξάγονται τακτικά έρευνες επαγγελματικών κατηγοριών και εκτιμήσεις διαφορετικότητας των μελών. Έχοντας στον Όμιλο ποικιλία μελών υπάρχει ευρύτερο πεδίο εμπειρίας και γνώσεων διαθέσιμο για τις προσπάθειες προσφοράς και έτσι προσεγγίζετε όλες τις ομάδες του πληθυσμού της κοινότητας. Η πολιτική του Δ.Ρ. απαγορεύει περιορισμούς στη συμμετοχή μελών σε Ροταριανούς Ομίλους με βάση το φύλο, τη φυλή, το χρώμα, τη θρησκεία, ή την εθνική προέλευση. Βλ. Εσωτερικό Κανονισμό του Δ.Ρ. Άρθρο για περισσότερες πληροφορίες. Προσέλκυση Μελών Τα νέα μέλη φέρνουν σημαντικά οφέλη στον Όμιλο, όπως φρέσκιες ιδέες και ενέργεια, αυξημένη ικανότητα προσφοράς στην κοινότητα, καθώς και μελλοντικούς ηγέτες για να διασφαλιστεί μακροπρόθεσμα η συνέχεια των Ομίλων. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 72 Συμμετοχή των Μελών

73 Επισκέψου το Membership Development Best Practices Exchange στο org για να δεις τις προσπάθειες μελών σε άλλους ομίλους. Για να ενθαρρύνεις τα μέλη του Ομίλου να προσκαλούν νέα μέλη, συνεργάσου με την Επιτροπή Μελών με τους ακόλουθους τρόπους: Φτιάξτε ένα φυλλάδιο του Ομίλου και διανείμετέ το σε υποψήφια μέλη στην κοινότητα. Προωθήστε τον Όμιλό σας και τις εκδηλώσεις του σε φίλους και στις οικογένειές τους χρησιμοποιώντας ιστοσελίδες κοινωνικής δικτύωσης. Προσελκύστε μέλη που αντανακλούν τη διαφορετικότητα της κοινότητας κάθε Ομίλου. Εργαστείτε για την εφαρμογή καινοτόμων νέων δράσεων που κινούν το ενδιαφέρον της κοινότητας. Προσεγγίστε τέως συμμετέχοντες σε προγράμματα Νέων Γενεών. Ευθύνες Ως Πρόεδρος του Ομίλου έχεις τις ακόλουθες ευθύνες προσέλκυσης μελών: Να καθοδηγήσεις με το παράδειγμά σου προσελκύοντας εσύ ένα νέο μέλος και ενθαρρύνοντας κάθε μέλος του Ομίλου να κάνει το ίδιο Να διορίσεις δραστήρια μέλη, γνώστες του Ρόταρυ, ως μέλη της Επιτροπής Μελών Να θέσεις φιλόδοξους αλλά εφικτούς στόχους προσέλκυσης μελών Να συγκαλέσεις μια Γενική Συνέλευση του Ομίλου αφιερωμένη στη σημασία επιτυχημένων στρατηγικών προσέλκυσης Να ενθαρρύνεις την πλήρη εκπροσώπηση της διαφορετικότητας της κοινότητας στο Όμιλο Να ενθαρρύνεις τα μέλη του Ομίλου να συζητούν για το Ρόταρυ και τους στόχους του με την οικογένεια, τους φίλους και τους συναδέλφους τους και να προσκαλούν όσους θεωρούν κατάλληλους να έλθουν στο Ρόταρυ Να προωθείς την ενημέρωση και τη γνωριμία της κοινότητας με τον Όμιλο και τις δραστηριότητές του Να αναγνωρίζεις τα μέλη του Ομίλου που γίνονται ανάδοχοι νέων μελών Διατήρηση Μελών Η διατήρηση των μελών είναι εξίσου σημαντική με την προσέλκυση νέων μελών. Για να αυξήσεις και να διατηρήσεις τα μέλη του Ομίλου, αναζήτησε τους λόγους που πρώην μέλη αποφάσισαν να φύγουν από τον Όμιλο. Ενεργά μέλη που είναι αφοσιωμένα, δραστήρια και κινητοποιημένα θα κάνουν τον Όμιλο πιο διασκεδαστικό και είναι πιθανότερο να προσελκύσουν νέα μέλη και να τα διατηρήσουν. Χρησιμοποίησε τα Εργαλεία Εκτίμησης Ομίλου (Club Assessment Tools) για να εντοπίσεις τα δυνατά σημεία του Ομίλου και τις αδυναμίες του όσον αφορά στη διατήρηση μελών και μετά συνεργάσου με την Επιτροπή Μελών για να εφαρμόσετε στρατηγικές αντιμετώπισής τους. Ευθύνες Ως Πρόεδρος του Ομίλου έχεις τις ακόλουθες ευθύνες για να διασφαλίσεις ότι ο Όμιλος θα διατηρήσει τα μέλη του: Να αξιολογείς τακτικά το περιβάλλον του Ομίλου για να βεβαιωθείς ότι ανταποκρίνεται στις ανάγκες των μελών του Ομίλου και της κοινότητας Να εκσυγχρονίζεις τις πολιτικές και τις διαδικασίες του Ομίλου κάνοντάς τις ευέλικτες ώστε να ανταποκρίνονται στις ανάγκες των σημερινών ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 73 Συμμετοχή των Μελών

74 εργαζόμενων επαγγελματιών Να παρέχεις ποικίλες ευκαιρίες στα μέλη να συμμετάσχουν σε επιτροπές του Ομίλου και σε δράσεις προσφοράς, όπως και ευκαιρίες δικτύωσης και ευκαιρίες ανάπτυξης ηγετικών ικανοτήτων Να κάνεις τη συνεχή εκπαίδευση και την επιμόρφωση μια τακτική δραστηριότητα του Ομίλου Να συντονίζεις τις προσπάθειες ανάμεσα στις επιτροπές μελών, δημοσίων σχέσεων και προγραμμάτων δράσης για να ενισχύσεις τις προσπάθειες διατήρησης των μελών Να συμπεριλαμβάνεις τοπικές και διεθνείς Ροταριανές πληροφορίες στις συναντήσεις του Ομίλου Να επιβραβεύεις τα υπάρχοντα μέλη για τη συμβολή τους στις δράσεις και τις εκδηλώσεις του Ομίλου Κάθε μέλος του Ομίλου θα πρέπει να παίζει ενεργό ρόλο στην παρουσίαση και την υποδοχή νέων μελών στον Όμιλο. Όρισε έναν μέντορα για κάθε νέο μέλος για να διευκολύνεις την ένταξή τους στον Όμιλο. Ίδρυση Νέων Ομίλων Ενημερώσου για τις ευκαιρίες να αναλάβεις την οργάνωση ενός νέου Ομίλου στην περιοχή σου, για παράδειγμα, αν υπάρχει μια ομάδα αφοσιωμένων Ροταριανών που θα ήθελαν η συνάντησή τους να γίνεται σε διαφορετική ώρα ή ημέρα, ή μια ομάδα δραστήριων και αφοσιωμένων μελών της κοινότητας που δεν μπορούν να έρχονται στις συναντήσεις του Ομίλου τη συγκεκριμένη μέρα και ώρα. Αν ο Όμιλος γίνει ανάδοχος ενός νέου Ροταριανού Ομίλου, πρέπει να αναθέσεις στα μέλη τις ακόλουθες ευθύνες: Να βοηθήσουν τον ειδικό εκπρόσωπο στο σχεδιασμό και την οργάνωση των διοικητικών διαδικασιών του νέου Ομίλου Να βοηθήσουν να οργανωθούν τα προγράμματα και οι δράσεις του νέου Ομίλου Να αναφέρουν στο Διοικητή όπως προβλέπεται κατά τη διάρκεια της πρώτης χρονιάς Να υπηρετήσουν ως μέντορες στο νέο Όμιλο επί δύο τουλάχιστον χρόνια μετά την εισδοχή του Ομίλου ως μέλους του Δ.Ρ. Για περισσότερες πληροφορίες απευθύνσου στο Διοικητή, την Επιτροπή Μελών της Περιφέρειας ή την Επιτροπή Επέκτασης της Περιφέρειας. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 74 Συμμετοχή των Μελών

75 Εφαρμογή Τι θα κάνεις για να δραστηριοποιήσεις τα μέλη σου; Τι θα κάνεις αυτή τη χρονιά για να κάνεις τον Όμιλο διασκεδαστικό; Πώς μπορεί ο Όμιλος να γίνει καινοτόμος και ευέλικτος; Ποιοι είναι οι προσωπικοί σου στόχοι για τα μέλη του Ομίλου σου; ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 75 Συμμετοχή των Μελών

76 Σημειώσεις ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 76 Συμμετοχή των Μελών

77 6 Προβολή του Ομίλου και του Ρόταρυ Τα βασικά σου βοηθήματα για τις προσπάθειες που αφορούν στις δημόσιες σχέσεις περιλαμβάνουν την έκδοση Αποτελεσματικές Δημόσιες Σχέσεις: Οδηγός Ροταριανών Ομίλων [Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs] (257) και το ηλεκτρονικό Κέντρο ΜΜΕ Online Media Center του Ρόταρυ, όπου μπορείς να δεις και να αντιγράψεις δωρεάν έτοιμα για προβολή και δημοσίευση υλικά. Το Ρόταρυ είναι ο παλιότερος διεθνής ανθρωπιστικός οργανισμός στον κόσμο και έτσι πρέπει να προβάλλεται. Όταν οι άνθρωποι γνωρίζουν τα εξαιρετικά ανθρωπιστικά επιτεύγματα των Ροταριανών Ομίλων και των Περιφερειών, σέβονται την οργάνωσή μας για τη συμβολή της στην κοινωνία και αποκτούν μεγαλύτερο ενδιαφέρον να γίνουν μέλη της οργάνωσης του Ρόταρυ. Κάθε Ροταριανός Όμιλος θα πρέπει να καταρτίσει και να υλοποιήσει ένα επιτυχημένο σχέδιο δημοσίων σχέσεων για να γνωρίσει η κοινότητα τον Όμιλο και το Ρόταρυ. Μέρος του ρόλου σου ως Προέδρου του Ομίλου είναι να διασφαλίσεις ότι δημιουργείται στην κοινότητα θετική δημόσια εικόνα για τον Όμιλο και το Ρόταρυ παγκοσμίως. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 77 Προβολή του Ομίλου και του Ρόταρυ

78 Ευθύνες Ως εψηφισμένος Πρόεδρος έχεις τις εξής ευθύνες σχετικά με τις δημόσιες σχέσεις: Να διορίσεις και να συνεργαστείς με την Επιτροπή Δημοσίων Σχέσεων του Ομίλου Να εξετάσεις τις τρέχουσες πρωτοβουλίες δημοσίων σχέσεων του Ομίλου χρησιμοποιώντας τον Οδηγό Προγραμματισμού Αποτελεσματικών Ροταριανών Ομίλων (ΟΠΑΡΟ) (παράρτημα 2) Να θέσεις στόχους δημοσίων σχέσεων χρησιμοποιώντας τον ΟΠΑΡΟ Να διασφαλίσεις ότι ο Όμιλος σχεδιάζει δράσεις και εκδηλώσεις που θα προσελκύσουν θετικά την προσοχή των ΜΜΕ Ως Πρόεδρος έχεις τις εξής ευθύνες σχετικά με τις δημόσιες σχέσεις: Να λειτουργήσεις ως εκπρόσωπος τύπου του Ομίλου κατά τη συνεργασία με τα ΜΜΕ ή να τοποθετήσεις ένα συνάδελφο μέλος του Ομίλου για να λειτουργήσει ως εκπρόσωπος τύπου του Ομίλου Να διοχετεύεις τακτικά πληροφορίες για την αποστολή του Ρόταρυ και την κοινωφελή προσφορά του Ομίλου στις επιχειρήσεις και τις αρχές της κοινότητας, στους νέους και σε άλλες οργανώσεις Να καλλιεργείς σχέσεις με τους εκπροσώπους των τοπικών ΜΜΕ και άλλων οργανώσεων Να ενθαρρύνεις τα μέλη του Ομίλου να αναζητούν ευκαιρίες για να προωθήσουν τους σκοπούς και τα επιτεύγματα του Ρόταρυ με τις προσωπικές, επιχειρηματικές και επαγγελματικές επαφές τους Να επιδιώκεις δημοσιότητα για επιτυχημένες κοινωφελείς δράσεις ή άλλες δραστηριότητες που αποδεικνύουν την αποστολή του Ρόταρυ και τα επιτεύγματά του Να χρησιμοποιείς τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για να ενημερώνεις την κοινότητα για τις εκδηλώσεις και τις δραστηριότητες του Ομίλου. Με αποτελεσματικές δημόσιες σχέσεις ο Όμιλός σου θα μπορέσει: Να ενισχύσει τη δημόσια εικόνα του Ομίλου Να κερδίσει υποστήριξη και πόρους για δράσεις Να δημιουργήσει δεσμούς με άλλες οργανώσεις της κοινότητας Να προσελκύσει αξιόλογα μέλη Να αναγνωρίσει τους Ροταριανούς για τη συνεισφορά τους στην κοινότητα Να διορθώσει εσφαλμένες αντιλήψεις που ίσως υπάρχουν στην κοινότητα για τον Όμιλό σου και το Ρόταρυ Μία από τις τρεις προτεραιότητες του Στρατηγικού Σχεδίου του Δ.Ρ. είναι η ενίσχυση της δημόσιας εικόνας και η ενημέρωση. Οι Ροταριανοί Όμιλοι ενθαρρύνονται : Να συνδέουν την εικόνα και την ενημέρωση που έχει κανείς με το έμβλημά μας Να δημοσιοποιούν την προσφορά που προσανατολίζεται στη δράση Να προβάλλουν τις βασικές αξίες του Ρόταρυ Να δίνουν έμφαση στην επαγγελματική δράση Να προωθούν τις ευκαιρίες για κοινωνική δικτύωση και δραστηριότητες που προβάλλουν το όνομά τους ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 78 Προβολή του Ομίλου και του Ρόταρυ

79 Επιτροπή Δημοσίων Σχέσεων του Ομίλου Ο ρόλος της Επιτροπής Δημοσίων Σχέσεων του Ομίλου είναι να αναπτύσσει και να υλοποιεί ένα σχέδιο πληροφόρησης του κοινού σχετικά με το Ρόταρυ και προβολής των κοινωφελών δράσεων και άλλων δραστηριοτήτων του Ομίλου. Ως κύριος εκπρόσωπος του Ομίλου σου θα βοηθήσεις στην εφαρμογή και τη συνεχή αξιολόγηση του σχεδίου δημοσίων σχέσεων του Ομίλου. Ο Όμιλος μπορεί να τροποποιήσει τον Εσωτερικό Κανονισμό του, ώστε να περιγράφει τα συγκεκριμένα καθήκοντα της επιτροπής δημοσίων σχέσεων προσθέτοντας υποεπιτροπές, αν χρειάζεται. Για την επιτροπή δημοσίων σχέσεων του Ομίλου θα επιλέξεις Ροταριανούς που είναι καλοί ομιλητές και έχουν βαθιά γνώση του Διεθνούς Ρόταρυ και του Ομίλου. Διάλεξε ως πρόεδρο της επιτροπής κάποιον με επαγγελματική εμπειρία στο χώρο των δημοσίων σχέσεων ή τα ΜΜΕ και γνωρίζει πώς να συνεργάζεται με τα ΜΜΕ. Για περισσότερες πληροφορίες, βλ. Εγχειρίδιο Επιτροπής Δημοσίων Σχέσεων [Club Public Relations Committee Manual] (226C). Η Επιτροπή Δημοσίων Σχέσεων του Ομίλου έχει τις ακόλουθες ευθύνες: Να επιτύχει τους στόχους των δημοσίων σχέσεων του Ομίλου της επόμενης χρονιάς (βλ. το τμήμα των Δημοσίων Σχέσεων του Οδηγού Προγραμματισμού Αποτελεσματικών Ροταριανών Ομίλων στο παράρτημα 2) Να εξοικειωθούν με τα βοηθήματα δημοσίων σχέσεων του Δ.Ρ. Να ενημερώνει για τις δραστηριότητες του Ομίλου τα μέλη, τα ΜΜΕ και γενικά το κοινό Να ενισχύει τις δράσεις και τις εκδηλώσεις του Ομίλου, ώστε να προκαλέσουν το ενδιαφέρον των ΜΜΕ Να βοηθήσει να δημιουργηθεί μια δημόσια εικόνα που θα οδηγήσει σε ανάπτυξη μελών Αποτελεσματικές δημόσιες σχέσεις απαιτούν χρόνο, προσπάθεια και σχεδιασμό. Πριν από την έναρξη της Ροταριανής χρονιάς, η επιτροπή δημοσίων σχέσεων του Ομίλου πρέπει να καταρτίσει ένα σχέδιο δράσης που θα εντοπίσει το κοινό στο οποίο απευθύνεται, τις στρατηγικές και τα εργαλεία καθώς και τις κοινωφελείς δράσεις και τις άλλες δραστηριότητες που θα προβληθούν. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα στοιχεία των δημοσίων σχέσεων, βλ. το Εγχειρίδιο της Επιτροπής Δημοσίων Σχέσεων του Ομίλου. Μπορείτε να παραγγείλετε υλικά προώθησης και εκδόσεις στο shop.rotary. org, που περιλαμβάνουν τα εξής: What s Rotary? This is Rotary DVD Ο Διοικητής, ο βοηθός Διοικητής, ο Πρόεδρος της Επιτροπής Δημοσίων Σχέσεων της Περιφέρειας και ο συντονιστής Δημόσιας Εικόνας του Ρόταρυ μπορούν να συμβουλεύσουν και να βοηθήσουν τους Ομίλους σε θέματα δημοσίων σχέσεων. Το Εγχειρίδιο Αντιμετώπισης Κρίσης (515) περιγράφει πώς να διαχειριστείτε αρνητική δημοσιότητα. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 79 Προβολή του Ομίλου και του Ρόταρυ

80 Απαντώντας σε ερωτήσεις σχετικά με το Ρόταρυ Ως Πρόεδρος είσαι ο Ροταριανός εκπρόσωπος του Ομίλου. Επειδή συχνά θα απευθύνεσαι στο κοινό σε ειδικές εκδηλώσεις, δράσεις προσφοράς και άλλες περιστάσεις, θα πρέπει να είσαι προετοιμασμένος να απαντήσεις σε κάθε μία από τις παρακάτω ερωτήσεις με όχι περισσότερες από 25 λέξεις: Τι είναι το Ρόταρυ; Ποιοι είναι Ροταριανοί; Τι κάνει το Ρόταρυ; Οι απαντήσεις θα πρέπει να είναι θετικές, ουσιαστικές, συγκεκριμένες και σύντομες. Μη χρησιμοποιείς Ροταριανή ορολογία που μη Ροταριανοί μπορεί να μην καταλαβαίνουν. Δες μερικά σημαντικά μηνύματα στο παράρτημα 12. Για περιστάσεις που απαιτούν πιο επίσημη ή μεγαλύτερη ομιλία λάβε υπόψη τις ακόλουθες συμβουλές: Σκέψου σε ποιους απευθύνεται το μήνυμα και τροποποίησε την παρουσίασή σου έτσι, ώστε να προκαλέσεις το ενδιαφέρον τους. Ετοίμασε έναν κατάλογο με θέματα που θέλεις να αναφέρεις. Κάνε πρόβα στην ομιλία σου και χρονομέτρησέ τη. Ετοίμασε έναν κατάλογο με ερωτήσεις που θα ήθελες να θέσεις στα μέλη του Ομίλου. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 80 Προβολή του Ομίλου και του Ρόταρυ

81 Εφαρμογή Τι θα κάνεις για να προβάλεις τον Όμιλό σου; Τι θα κάνεις για να προβάλεις το Διεθνές Ρόταρυ; Πώς θα προετοιμαστείς για να υπηρετήσεις ως εκπρόσωπος του Ομίλου σου; Ποιες καινοτόμες ιδέες θα δοκιμάσει ο Όμιλός σου για να γνωρίσει η κοινότητα καλύτερα το Ρόταρυ; ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 81 Προβολή του Ομίλου και του Ρόταρυ

82 Παράρτημα 12: Βασικά Ροταριανά Μηνύματα Το Ρόταρυ είναι ένας διεθνής ανθρωπιστικός οργανισμός. Τα μέλη του Ρόταρυ είναι διακεκριμένοι επιχειρηματίες και επαγγελματίες που διαθέτουν εθελοντικά τις ειδικές ικανότητές τους, τη συμπόνια και τις δυνάμεις τους για να βελτιώσουν τις κοινότητες στη χώρα τους και στο εξωτερικό σε περισσότερες από 200 χώρες και γεωγραφικές περιοχές. Το Ρόταρυ είναι ένα παγκόσμιο δίκτυο Ομίλων που απαρτίζεται από εμπνευσμένα άτομα που μετατρέπουν το πάθος τους σε κοινωφελείς δράσεις για ν αλλάξουν τη ζωή στον τόπο τους και να βελτιώσουν την κοινότητά τους. Η επιτυχία της πορείας μας αποδεικνύεται με τα εκατομμύρια των ανθρώπων που κατάφεραν μέσω του Ρόταρυ να αποκτήσουν και να διατηρήσουν καλύτερη ποιότητα ζωής. Ο κορυφαίος στόχος του Ρόταρυ είναι η εξάλειψη της πολιομυελίτιδας παγκοσμίως. Το Ρόταρυ σε συνεργασία με την Παγκόσμια Οργάνωση Υγείας, τη UNICEF, το Ίδρυμα Μπιλ και Μελίντα Γκέιτς και εθνικές κυβερνήσεις, είναι πολύ κοντά στην εξάλειψη της δεύτερης ασθένειας στην ιστορία της ανθρωπότητας μετά την ευλογιά, με 99% μείωση των κρουσμάτων πολιομυελίτιδας σε όλο τον κόσμο από το Οι Ροταριανοί έχουν συνεισφέρει πάνω από 1 δις δολάρια ΗΠΑ και αμέτρητες ώρες εθελοντικής εργασίας για να βοηθήσουν στον εμβολιασμό 2 δισεκατομμυρίων παιδιών σε 122 χώρες. Το Ρόταρυ έχει σχεδόν φτάσει στο στόχο της συγκέντρωσης ακόμη 200 εκατομμυρίων δολαρίων για να ανταποκριθεί στη χορηγία- πρόκληση των 355 εκατομμυρίων δολαρίων του Ιδρύματος Μπιλ και Μελίντα Γκέιτς. Το Ρόταρυ είναι στην πρώτη γραμμή της αντιμετώπισης σοβαρών ανθρωπιστικών ζητημάτων με τα οποία βρίσκεται αντιμέτωπος ο σύγχρονος κόσμος. Η υγεία μητέρας και παιδιού, το καθαρό νερό και η υγιεινή, η καταπολέμηση του αναλφαβητισμού και η πρόληψη και θεραπεία ασθενειών είναι ανάμεσα στους πιο σημαντικούς τομείς στόχευσης του Ρόταρυ. Το προσανατολισμένο στο στόχο επιχειρησιακό μοντέλο προσέγγισης του Ρόταρυ έχει ελκύσει και άλλες οργανώσεις που συνεργάζονται μαζί μας για να αντιμετωπίσουμε αυτές τις κοινές ανθρωπιστικές προτεραιότητες. Το Ρόταρυ επενδύει στους ανθρώπους για να δημιουργήσει βιώσιμη οικονομική ανάπτυξη. Το Ρόταρυ υποστηρίζει μικρούς επιχειρηματίες και προετοιμάζει νέους και γυναίκες για σημαντική απασχόληση. Το Ρόταρυ βοηθάει τις κοινότητες να αυξήσουν την ικανότητά τους να υποστηρίξουν βιώσιμη οικονομική ανάπτυξη. Το Ρόταρυ οικοδομεί την ειρήνη και τη διεθνή κατανόηση μέσω της εκπαίδευσης. Το πρόγραμμα των Ροταριανών Κέντρων Ειρήνης προσφέρει πανεπιστημιακά πτυχία και πιστοποιητικά επαγγελματικής κατάρτισης σε σπουδές ειρήνης σε περισσότερους από 110 υποψήφιους κάθε χρόνο που θα φοιτήσουν σε επτά κέντρα με έδρα Πανεπιστήμια σε όλο τον κόσμο. Σήμερα, περισσότεροι από 600 Υπότροφοι Ειρήνης κατέχουν σημαντικές θέσεις, όπου λαμβάνονται σοβαρές αποφάσεις, σε κυβερνήσεις και οργανισμούς σε όλο τον κόσμο. Το πρόγραμμα Ανταλλαγής Νέων καλλιεργεί διεθνώς την καλή θέληση δίνοντας κάθε χρόνο τη δυνατότητα σε μαθητές Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης να ζήσουν και να σπουδάσουν στο εξωτερικό σε 115 χώρες. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 82 Προβολή του Ομίλου και του Ρόταρυ

83 Σημειώσεις ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 83 Προβολή του Ομίλου και του Ρόταρυ

84 7 Συμμετοχή στο Ροταριανό Ίδρυμα Ο Σύντομος Ενημερωτικός Οδηγός του Ροταριανού Ιδρύματος [The Rotary Foundation Quick Reference Guide](219), οι Στατιστικές για το Ροταριανό Ίδρυμα [Rotary Foundation Facts] (159) και το βοήθημα επιτυχίας του Ομίλου στο πρόγραμμα «Κάθε Ροταριανός, Κάθε Χρόνο» [Every Rotarian, Every Υear Club Success Booklet] (958) είναι τα βασικά βοηθήματα για το Ροταριανό Ίδρυμα που θα χρησιμοποιήσεις κατά τη διάρκεια της θητείας σου. Αποστολή του Ροταριανού Ιδρύματος του Διεθνούς Ρόταρυ είναι να δώσει τη δυνατότητα στους Ροταριανούς να προωθήσουν την παγκόσμια κατανόηση, την καλή θέληση και την ειρήνη με τη βελτίωση της υγείας, την υποστήριξη της εκπαίδευσης και την ανακούφιση της φτώχιας. Με τη συμμετοχή στα προγράμματα και την υποστήριξη του Ροταριανού Ιδρύματος, ο Όμιλός σου μπορεί να αλλάξει σημαντικά τη ζωή των ανθρώπων σε ολόκληρο τον κόσμο. Η συμμετοχή στις δραστηριότητες του Ροταριανού Ιδρύματος μπορεί να βοηθήσει στην προσέλκυση και διατήρηση μελών. Όταν οι Ροταριανοί βιώνουν άμεσα τη συμμετοχή στα προγράμματα του Ιδρύματος, αυτό τους εμπνέει να συνεισφέρουν στο Ροταριανό Ίδρυμα. Τα προγράμματα του Ροταριανού Ιδρύματος υποστηρίζονται μόνο από τις συνεισφορές που οικειοθελώς καταβάλλουν οι Ροταριανοί και οι φίλοι του Ιδρύματος, οι οποίοι μοιράζονται το όραμά του για έναν καλύτερο κόσμο. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 84 Συμμετοχή στο Ροταριανό Ίδρυμα

85 Ευθύνες Ως εψηφισμένος Πρόεδρος έχεις τις ακόλουθες ευθύνες για το Ροταριανό Ίδρυμα: Να διορίσεις και να συνεργάζεσαι με την Επιτροπή Ροταριανού Ιδρύματος του Ομίλου Να εκτιμήσεις την τρέχουσα συμμετοχή του Ομίλου στα προγράμματα του Ιδρύματος χρησιμοποιώντας τον ΟΠΑΡΟ (Οδηγό Προγραμματισμού Αποτελεσματικών Ροταριανών Ομίλων) (παράρτημα 2) Να ελέγξεις τις συνεισφορές του Ομίλου στο Ροταριανό Ίδρυμα χρησιμοποιώντας το Member Access στο Να θέσεις τους στόχους συνεισφοράς και συμμετοχής στα προγράμματα του Ροταριανού Ιδρύματος στη χρονιά σου χρησιμοποιώντας τον ΟΠΑΡΟ και το Έντυπο Αναφοράς Στόχων του Ομίλου για Ανάπτυξη Κεφαλαίων του Ροταριανού Ιδρύματος (που διανέμεται στο PETS και είναι διαθέσιμο στον ιστότοπο Να γνωρίσεις τους διαθέσιμους πόρους για να βοηθήσεις τον Όμιλο να υποστηρίξει το Ροταριανό Ίδρυμα Να συνεργαστείς με την Επιτροπή Ροταριανού Ιδρύματος για να διασφαλίσεις ότι ο Όμιλος έχει τις προϋποθέσεις να υποβάλει αίτηση για χορηγίες από το Ροταριανό Ίδρυμα, ότι οι αναφορές για ανοιχτές χορηγίες υποβάλλονται εγκαίρως και ότι όλες οι χορηγίες που ολοκληρώθηκαν έχουν κλείσει Οι Πρόεδροι, οι Γραμματείς, οι Ταμίες και οι πρόεδροι των Επιτροπών Ροταριανού Ιδρύματος μπορούν να ελέγχουν τις συνεισφορές του Ομίλου στο Ροταριανό Ίδρυμα στο Member Access στον ιστότοπο www. rotary.org. Ο ηγετικός ρόλος σου είναι ιδιαίτερα σημαντικός για να διασφαλίσεις ότι ο Όμιλος σημειώνει σταθερή πρόοδο προς τους στόχους του Ιδρύματος. Στρατηγικές ενθάρρυνσης των μελών του Ομίλου περιλαμβάνουν: Να ζητήσεις από τα μέλη του Ομίλου να συνεισφέρουν στο Ίδρυμα, με ιδιαίτερη προσοχή σε μέλη που δεν έχουν συνεισφέρει ποτέ Να αναγνωρίσεις συνεισφορές και συμμετοχή σε προγράμματα με χορηγίες του Ιδρύματος Να διασφαλίσεις σωστή διαχείριση των κεφαλαίων από χορηγίες του Ιδρύματος Να ενθαρρύνεις τα μέλη του Ομίλου να ασχοληθούν με το μοντέλο χορηγιών του Ροταριανού Ιδρύματος σχεδιάζοντας δράσεις και άλλες δραστηριότητες που θα μπορούν να πάρουν μια χορηγία της Περιφέρειας ή μια παγκόσμια χορηγία Να καθοδηγείς με το παράδειγμά σου κάνοντας μια προσωπική δωρεά στο Ροταριανό Ίδρυμα Επιτροπή Ροταριανού Ιδρύματος του Ομίλου Η δομή της Επιτροπής Ροταριανού Ιδρύματος του Ομίλου θα πρέπει να προσδιορίζεται από τους στόχους που θέτει ο Όμιλος για το Ίδρυμα. Για παράδειγμα, αν τα σχέδιά σας περιλαμβάνουν το να ζητήσετε μια παγκόσμια χορηγία, ο Όμιλος ίσως θα πρέπει να δημιουργήσει μια υποεπιτροπή χορηγιών. Ο Όμιλος μπορεί να τροποποιήσει τον Εσωτερικό Κανονισμό του για να περιγράφει τα συγκεκριμένα καθήκοντα της Επιτροπής Ροταριανού Ιδρύματος προσθέτοντας υποεπιτροπές, αν χρειάζεται (παράρτημα 9). Για την Επιτροπή Ροταριανού Ιδρύματος διάλεξε Ροταριανούς με εξαιρετική ικανότητα στην επικοινωνία, διεθνή εμπειρία και πείρα σε προγράμματα εθελοντισμού σε κοινοτικό και διεθνές επίπεδο. Όσοι έχουν συμμετάσχει σε προηγούμενα προγράμματα με χορηγίες είναι επίσης καλοί υποψήφιοι. Κύριος ρόλος της Επιτροπής Ροταριανού Ιδρύματος είναι να καταρτίσει και ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 85 Συμμετοχή στο Ροταριανό Ίδρυμα

86 να υλοποιήσει σχέδια υποστήριξης του Ροταριανού Ιδρύματος με συνεισφορές και συμμετοχή του Ομίλου σε χορηγίες και δραστηριότητες του Ροταριανού Ιδρύματος. Η Επιτροπή Ροταριανού Ιδρύματος έχει τις εξής ευθύνες: Να οργανώσει τουλάχιστον τέσσερεις φορές το χρόνο συνεστιάσεις του Ομίλου αφιερωμένες στο Ροταριανό Ίδρυμα ικανές να εμπνεύσουν τα μέλη Να έρθει σε επαφή με τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ροταριανού Ιδρύματος της Περιφέρειας για να βρει Απόφοιτους του Ιδρύματος ή εθελοντές που θα αφηγηθούν την εμπειρία τους από το Ροταριανό Ίδρυμα Να εκπληρώσει τους στόχους του Ομίλου για το Ίδρυμα την επόμενη χρονιά Να εκπαιδεύσει τα μέλη του Ομίλου σε θέματα του Ροταριανού Ιδρύματος Να ενθαρρύνει τα μέλη του Ομίλου να συμμετάσχουν σε χορηγίες και δραστηριότητες του Ιδρύματος και να συνεισφέρουν στο Ροταριανό Ίδρυμα Να ενημερώσει τα μέλη του Ομίλου για τους στόχους που έχει θέσει η Περιφέρεια για το Ροταριανό Ίδρυμα και οι Θεματοφύλακες του Ροταριανού Ιδρύματος Να διασφαλίσει σωστή διαχείριση των χορηγιών του Ιδρύματος Για περισσότερες πληροφορίες, βλ. Εγχειρίδιο της Επιτροπής Ροταριανού Ιδρύματος του Ομίλου [Club Rotary Foundation Committee Manual] (226Ε). Υποστήριξη από την Περιφέρεια Τα μέλη της Επιτροπής Ροταριανού Ιδρύματος της Περιφέρειας μπορούν να παρέχουν καθοδήγηση για το Ροταριανό Ίδρυμα και να φέρουν τον Όμιλο σε επαφή με άλλους Ροταριανούς Ομίλους που εργάζονται σε παρόμοια προγράμματα. Συμβουλεύσου τον Πρόεδρο της Επιτροπής της Περιφέρειας για ό, τι απορίες έχεις σχετικά με το Ίδρυμα. Πληροφορίες για τους τρόπους συμμετοχής του Ομίλου σε προγράμματα του Ροταριανού Ιδρύματος μπορείς να βρεις στον Σύντομο Ενημερωτικό Οδηγό του Ροταριανού Ιδρύματος (The Rotary Foundation Quick Reference Guide). Σεμινάριο Ροταριανού Ιδρύματος της Περιφέρειας Σκοπός του σεμιναρίου Ροταριανού Ιδρύματος της Περιφέρειας είναι να αγγίξει κάθε Ροταριανό με το μήνυμα του Ροταριανού Ιδρύματος να επιτευχθεί παγκόσμια κατανόηση και ειρήνη. Πρόεδροι Ομίλων, μέλη της Επιτροπής Ροταριανού Ιδρύματος και άλλοι ενδιαφερόμενοι Ροταριανοί ενθαρρύνονται να το παρακολουθήσουν για να μάθουν περισσότερα για το Ροταριανό Ίδρυμα. Σεμινάριο Διαχείρισης Χορηγιών Σκοπός του σεμιναρίου διαχείρισης χορηγίας είναι να βοηθήσει τα μέλη του Ομίλου να κατανοήσουν πώς να διαχειριστούν με επιτυχία μια χορηγία του Ροταριανού Ιδρύματος, να τους ενημερώσει για τις προσδοκίες διαχείρισης του Ιδρύματος και να τους προετοιμάσει να εφαρμόσουν το πρωτόκολλο αποδοχής του Ομίλου. Ένα μέλος του Ομίλου απαιτείται να παρακολουθήσει αυτό το σεμινάριο για να έχει ο Όμιλος δικαίωμα συμμετοχής σε μια χορηγία (βλ. σελίδες 83-85). Περισσότερες πληροφορίες στο Εγχειρίδιο Διαχείρισης Χορηγιών (Grant Management Manual). ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 86 Συμμετοχή στο Ροταριανό Ίδρυμα

87 Χορηγίες και Προγράμματα του Ροταριανού Ιδρύματος Οι Θεματοφύλακες του Ροταριανού Ιδρύματος υιοθέτησαν μια στρατηγική προσέγγιση για να εκπληρώσουν την αποστολή του Ιδρύματος. Η νέα δομή χορηγιών του Ροταριανού Ιδρύματος βασίστηκε στις απόψεις πολλών Ροταριανών και έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε Να απλοποιήσει τα προγράμματα και τις διαδικασίες του Ιδρύματος σύμφωνα με την αποστολή του Να εστιάσει το ενδιαφέρον σε Ροταριανές κοινωφελείς προσπάθειες εκεί όπου θα έχουν το μεγαλύτερο αντίκτυπο Να προσφέρει επιλογές χρηματοδότησης για να βοηθήσει να επιτευχθούν τόσο τοπικοί, όσο και παγκόσμιοι στόχοι Να μεταβιβάσει περισσότερες αποφάσεις στις Περιφέρειες και στους Ομίλους Να προωθήσει την κατανόηση του έργου του Ροταριανού Ιδρύματος και να ενισχύσει τη δημόσια εικόνα του Ρόταρυ Για να απλοποιήσει τη διαδικασία επιχορήγησης αυτό το μοντέλο προσφέρει τρία είδη χορηγιών: Χορηγίες της Περιφέρειας (District Grants), Παγκόσμιες Χορηγίες (Global Grants) και Χορηγίες Πλήρους Χρηματοδότησης (Packaged Grants). Συνολικά, οι χορηγίες αυτές επιτρέπουν στους Ομίλους και τις Περιφέρειες να υλοποιούν μια ευρεία κλίμακα ανθρωπιστικών και εκπαιδευτικών προσπαθειών, τόσο στη χώρα τους, όσο και στο εξωτερικό. Χορηγίες της Περιφέρειας (District Grants). Με χρηματοδότηση από τις χορηγίες της Περιφέρειας οι Όμιλοι και οι Περιφέρειες μπορούν να υποστηρίξουν συγκεκριμένες δράσεις οι οποίες τους ενδιαφέρουν, είναι ευθυγραμμισμένες με την αποστολή του Ροταριανού ιδρύματος και ανταποκρίνονται σε άμεσες ανάγκες τόσο στη χώρα τους όσο και στο εξωτερικό. Τις χορηγίες αυτές προσφέρει η Περιφέρεια. Οι Όμιλοι υποβάλλουν στην Περιφέρεια αιτήσεις για χρηματοδότηση δράσεων και η Περιφέρεια μετά προσδιορίζει το ποσό χορηγίας της Περιφέρειας που θα ζητήσει από το Ροταριανό Ίδρυμα. Η Περιφέρεια έχει το δικαίωμα να λάβει μία χορηγία Περιφέρειας ετησίως. Αφού λάβει τη χορηγία η Περιφέρεια διανέμει τα ποσά στους Ομίλους. Παραδείγματα προγραμμάτων με χορηγίες της Περιφέρειας περιλαμβάνουν μια ετήσια υποτροφία που επιτρέπει στον υπότροφο να επιλέξει τις σπουδές του και να παρακολουθήσει ένα πανεπιστήμιο στη χώρα του ή στο εξωτερικό, ή χρηματοδότηση εθελοντών για να εργαστούν σε μια οδοντιατρική κλινική σε άλλη χώρα για δύο εβδομάδες την ίδια Ροταριανή χρονιά. Αυτά τα παραδείγματα είναι πολύ πιθανό να εγκριθούν για χορηγία της Περιφέρειας διότι και τα δύο Είναι προγράμματα που μπορεί να διαχειριστεί και να δώσει τη χορηγία η Περιφέρεια Είναι μικρά προγράμματα (τοπικά ή διεθνή) Είναι μικρής διάρκειας αυτοτελή προγράμματα Παγκόσμιες Χορηγίες (Global Grants). Οι Όμιλοι και οι Περιφέρειες μπορούν να λάβουν σημαντική υποστήριξη από το Ίδρυμα συμμετέχοντας σε μεγαλύτερα προγράμματα με βιώσιμα αποτελέσματα και με μεγάλο αντίκτυπο στην κοινωνία σε έναν από τους έξι τομείς στόχευσης του Ρόταρυ: Ειρήνη και πρόληψη/επίλυση συγκρούσεων Πρόληψη και θεραπεία ασθενειών Νερό και υγιεινή ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 87 Συμμετοχή στο Ροταριανό Ίδρυμα

88 Υγεία μητέρας και παιδιού Βασική εκπαίδευση και καταπολέμηση του αναλφαβητισμού Οικονομική και κοινοτική ανάπτυξη Προγράμματα που σχεδιάζουν οι Όμιλοι και οι Περιφέρειες κατάλληλα για παγκόσμια χορηγία θα λάβουν ελάχιστη επιχορήγηση από το Παγκόσμιο Κεφάλαιο ύψους δολαρίων ΗΠΑ για ελάχιστο προϋπολογισμό δράσης δολαρίων. Το Παγκόσμιο Κεφάλαιο επιχορηγεί ποσό ίσο με το 100% του ποσού που διατίθεται από το Προσδιορισμένο Κεφάλαιο της Περιφέρειας ((DDF) και 50% από συνεισφορές των Ομίλων σε μετρητά. Τις Παγκόσμιες Χορηγίες πρέπει να αναλάβουν δύο Όμιλοι/Περιφέρειες: ένας εταίρος-οικοδεσπότης στη χώρα όπου γίνεται η δράση και ένας διεθνής εταίρος από άλλη χώρα. Για παράδειγμα, ένας Όμιλος χρηματοδοτεί μια ομάδα 10 γιατρών για να μεταβούν σε μια άλλη χώρα να μελετήσουν τη θεραπεία τροπικών ασθενειών σε παιδιά και να οργανώσουν έναν εργαστήριο με μέλη της κοινότητας για την έγκαιρη διάγνωση και θεραπεία ασθενειών, όπως η φυματίωση. Αυτό το πρόγραμμα έχει μεγάλη πιθανότητα να λάβει παγκόσμια χορηγία διότι Ανταποκρίνεται σε έναν από τους έξι τομείς στόχευσης (πρόληψη και θεραπεία ασθενειών) Απαιτεί περισσότερο χρόνο για το σχεδιασμό, αλλά έχει βιώσιμα αποτελέσματα Ζητάει συνδυασμένη χρηματοδότηση από το Ροταριανό Ίδρυμα Χορηγίες Πλήρους Χρηματοδότησης (Packaged Grants). Οι χορηγίες Πλήρους Χρηματοδότησης αναπτύσσονται από το Ροταριανό Ίδρυμα και τους στρατηγικούς εταίρους του. Το Παγκόσμιο Κεφάλαιο και ο στρατηγικός εταίρος προσφέρουν το 100% της χρηματοδότησης και οι Ροταριανοί υλοποιούν το πρόγραμμα με τη χορηγία. Ένα πρόγραμμα πλήρους χρηματοδότησης, που ανέπτυξαν το Ροταριανό Ίδρυμα και το Πανεπιστήμιο Αγά Χαν, υποστηρίζει υποτροφίες για νοσηλευτές/ νοσηλεύτριες στην Ανατολική Αφρική. Οι υποψήφιοι/ες μπορούν να κάνουν αίτηση για υποτροφία για σπουδές νοσηλευτικής και μαιευτικής στη Νοσηλευτική Σχολή του Πανεπιστημίου στην Κένυα, την Τανζανία και την Ουγκάντα. Η εμπλεκόμενη Περιφέρεια επιλέγει τους υποτρόφους και τους παρακολουθεί καθ όλη τη διάρκεια του διετούς προγράμματος. Το Πανεπιστήμιο Αγά Χαν ανήκει ως υπηρεσία στο Δίκτυο Ανάπτυξης Αγά Χαν, που εστιάζει το ενδιαφέρον του στην αύξηση του αριθμού επαγγελματιών και επαγγελματικών δεξιοτήτων στον αναπτυσσόμενο κόσμο παρέχοντας πρόσβαση σε ευκαιρίες ανώτερης εκπαίδευσης και επιστημονικής έρευνας. Διαχείριση και προϋποθέσεις. Οι συμμετέχοντες σε μια χορηγία πρέπει να δεσμεύονται για τη σωστή διαχείριση των χρημάτων των χορηγιών του Ροταριανού Ιδρύματος με την έγκριση της Περιφέρειάς τους. Η διαχείριση απηχεί τον Τετραπλό Έλεγχο και περιλαμβάνει: Λεπτομερή σχεδιασμό του προγράμματος Υποβολή πλήρους και ακριβούς αίτησης με δικαιολογητικά Άμεση εμπλοκή των Ροταριανών στην υλοποίηση του προγράμματος Διαφάνεια σε όλες τις οικονομικές συναλλαγές Έγκαιρη ενημέρωση Αφού εγκρίνει η Περιφέρεια έναν Όμιλο, αυτός μπορεί να υποβάλει αίτηση για παγκόσμια χορηγία. Το Ροταριανό Ίδρυμα έχει δύο ελάχιστες προϋποθέσεις για ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 88 Συμμετοχή στο Ροταριανό Ίδρυμα

89 την καταλληλότητα του Ομίλου: Ο εψηφισμένος Πρόεδρος ή ένας εκπρόσωπος που έχει ορίσει ο Όμιλος πρέπει να παρακολουθήσει το σεμινάριο διαχείρισης χορηγιών του Ροταριανού Ιδρύματος της Περιφέρειας Ο Όμιλος εγκρίνει και υπογράφει το πρωτόκολλο αποδοχής του Ομίλου Αν η Περιφέρεια θέσει πρόσθετες προϋποθέσεις, ο Όμιλος πρέπει να ικανοποιήσει και αυτές. Βλ. το Εγχειρίδιο Διαχείρισης Χορηγιών (Grant Management Manual) για περισσότερες πληροφορίες. PolioPlus. Αυτό είναι ένα κοινό πρόγραμμα του Διεθνούς Ρόταρυ και του Ροταριανού Ιδρύματος. Είναι το πιο αναγνωρισμένο πρόγραμμα του Ρόταρυ και στόχος του είναι η εξάλειψη της πολιομυελίτιδας. Με τις προσπάθειες των Ροταριανών για συγκέντρωση χρημάτων, το Ρόταρυ έχει συνεισφέρει πάνω από 1 δις δολάρια ΗΠΑ στην προσπάθεια για την εξάλειψη της πολιομυελίτιδας. Επιπλέον, οι Ροταριανοί υπηρετούν ως ένα ισχυρό δίκτυο εθελοντών σε τοπικό επίπεδο προσφέροντας υποστήριξη σε κλινικές και κινητοποιώντας την κοινότητά τους για εμβολιασμό ή άλλες δραστηριότητες που έχουν σχέση με την εξάλειψη της πολιομυελίτιδας. Ο Όμιλός σου μπορεί να διασφαλίσει ότι ο στόχος της εξάλειψης της πολιομυελίτιδας παγκοσμίως θα επιτευχθεί με δραστηριότητες όπως: Να οργανώσει μια εκδήλωση για συγκέντρωση χρημάτων που θα απευθύνεται στο ευρύτερο κοινό για να συγκεντρωθούν χρήματα για το PolioPlus και να ενημερωθεί ο κόσμος για την προσπάθεια του Ρόταρυ να εξαλείψει την πολιομυελίτιδα Να αφιερώσει μια συνεστίαση στο θέμα της εξάλειψης της πολιομυελίτιδας Να εξασφαλίσει ότι τα μέλη ενημερώνονται και συμμετέχουν διαρκώς μέχρι να πιστοποιηθεί ο κόσμος ολόκληρος ως απαλλαγμένος από την πολιομυελίτιδα Αν ο Όμιλος βρίσκεται σε περιοχή όπου ενδημεί η πολιομυελίτιδα: Να απευθυνθείτε στον πρόεδρο της εθνικής επιτροπής PolioPlus για να σας βοηθήσει στις δραστηριότητες παρακολούθησης της ασθένειας. Να συνεργαστείτε με τους αρμόδιους για τη δημόσια υγεία για να διατηρήσετε υψηλά ποσοστά εμβολιασμού κατά της πολιομυελίτιδας και άλλων ασθενειών. Ροταριανά Κέντρα Ειρήνης. Το πρόγραμμα Ροταριανών Κέντρων Ειρήνης χορηγεί υποτροφίες σε άτομα που επιδιώκουν είτε ένα μεταπτυχιακό δίπλωμα στις διεθνείς σχέσεις, την ειρήνη, την επίλυση συγκρούσεων και σχετικά θέματα, ή ένα πιστοποιητικό επαγγελματικής ανάπτυξης σε σπουδές ειρήνης και επίλυσης συγκρούσεων σε ένα από τα Ροταριανά Κέντρα Διεθνών Σπουδών Ειρήνης και Επίλυσης Συγκρούσεων. Οι Όμιλοι μπορούν να υποβάλουν αιτήσεις για Ροταριανές Υποτροφίες Ειρήνης στην Επιτροπή Ροταριανού Ιδρύματος της Περιφέρειας. Ρωτήστε στην Περιφέρειά σας πότε είναι η καταληκτική ημερομηνία υποβολής αίτησης. Οι Περιφέρειες πρέπει να υποβάλουν την αίτησή τους στο Ροταριανό Ίδρυμα το αργότερο ως την 1η Ιουλίου. Οι Ροταριανοί αναλαμβάνουν την επιλογή, την προετοιμασία και τη φιλοξενία των υποτρόφων. Ο Όμιλός σας μπορεί να συμμετάσχει με διάφορους τρόπους που αποβλέπουν: Να προσκαλέσουν τους σημερινούς και παλιότερους Υπότροφους Ειρήνης να μοιραστούν τις εμπειρίες τους με τον Όμιλο Να υποδείξουν υποψήφιους για μια Ροταριανή Υποτροφία Ειρήνης για να ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 89 Συμμετοχή στο Ροταριανό Ίδρυμα

90 εξεταστεί από την Περιφέρεια Να υπηρετήσετε ως οικοδεσπότες και σύμβουλοι υποτρόφων Απόφοιτοι Ροταριανού Ιδρύματος. Πάνω από άνθρωποι έχουν συμμετάσχει στα προγράμματα του Ροταριανού Ιδρύματος από το Αυτοί οι απόφοιτοι του Ιδρύματος είναι ισχυροί συνήγοροι του Ροταριανού Ιδρύματος και είναι πιθανοί Ροταριανοί και δωρητές. Οι απόφοιτοι μπορούν επίσης να βοηθήσουν τον Όμιλο Φέροντας σε επαφή Ομίλους από διαφορετικές χώρες για προγράμματα δράσης και συναδέλφωση Καταθέτοντας στα μέλη του Ομίλου και τα ΜΜΕ την προσωπική τους εμπειρία για το πώς το Ίδρυμα άλλαξε τη ζωή τους Προωθώντας την ευκαιρία του προγράμματος σε συναδέλφους τους Παρέχοντας συμβουλές σε θέματα επιλογής, προσανατολισμού και υποδοχής Με το να γίνουν μέλη του Ομίλου Απευθυνθείτε στον Πρόεδρο της Επιτροπής Μελών της Περιφέρειας για να βρείτε πώς μπορείτε να ενσωματώσετε τους αποφοίτους του Ιδρύματος στις δραστηριότητες του Ομίλου. Το σύστημα SHARE και το Προσδιορισμένο Κεφάλαιο της Περιφέρειας. Μέσω του συστήματος SHARE οι συνεισφορές στο Ροταριανό Ίδρυμα μετατρέπονται σε χορηγίες που βελτιώνουν τον κόσμο και αλλάζουν τη ζωή των ανθρώπων. Οι Θεματοφύλακες του Ιδρύματος εμπλέκουν τους Ροταριανούς διεθνώς στη διαδικασία λήψης απόφασης για χορηγίες και προγράμματα του Ιδρύματος. Κανένα άλλο ίδρυμα δεν δίνει στους δωρητές την ευχέρεια να αποφασίζουν πώς θα δαπανηθούν οι εισφορές. Στο τέλος κάθε ροταριανής χρονιάς οι συνεισφορές στο Ετήσιο Κεφάλαιο- SHARE από όλους τους Ομίλους της Περιφέρειας κατανέμονται σε δύο κεφάλαια: 50% πιστώνεται στο Παγκόσμιο Κεφάλαιο 50% πιστώνεται στο Προσδιορισμένο Κεφάλαιο της Περιφέρειας* Το Ίδρυμα χρησιμοποιεί το μερίδιο του Παγκοσμίου Κεφαλαίου για τα προγράμματα σε όλο τον κόσμο που είναι στη διάθεση των Περιφερειών. Η Περιφέρειά σας χρησιμοποιεί το μερίδιο του Προσδιορισμένου Κεφαλαίου για τη χρηματοδότηση των προγραμμάτων του Ιδρύματος που αυτή επιλέγει. Ο μοναδικός αυτός κύκλος χρηματοδότησης του Ροταριανού Ιδρύματος αφήνει όλες τις συνεισφορές από μια Περιφέρεια στη διάθεση της Περιφέρειας αυτής τρία χρόνια μετά την παραλαβή τους. Ο κύκλος των τριών ετών δίνει χρόνο στις Περιφέρειες να σχεδιάσουν προγράμματα και να επιλέξουν συμμετέχοντες και επιτρέπει στο Ίδρυμα να επενδύσει τις συνεισφορές. Τα κέρδη από αυτές τις επενδύσεις καλύπτουν δαπάνες γενικής διοίκησης και ανάπτυξης κεφαλαίων. Η Επιτροπή Ροταριανού Ιδρύματος της Περιφέρειας αποφασίζει πώς θα χρησιμοποιήσει το διαθέσιμο Προσδιορισμένο Κεφάλαιό της, σε συνεννόηση με τους Ομίλους της. Απευθυνθείτε στον πρόεδρο της Επιτροπής για να μάθετε περισσότερα. * Οι συνεισφορές στο Ετήσιο Κεφάλαιο που ορίζονται για έναν τομέα στόχευσης δεν περιλαμβάνονται στον υπολογισμό SHARE της Περιφέρειας και δεν πιστώνονται στο Προσδιορισμένο Κεφάλαιο της Περιφέρειας ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 90 Συμμετοχή στο Ροταριανό Ίδρυμα

91 Οικονομική Υποστήριξη Προγραμμάτων Τα προγράμματα του Ροταριανού Ιδρύματος χρηματοδοτούνται από εθελοντικές συνεισφορές των Ροταριανών παγκοσμίως. Όταν οι Ροταριανοί βλέπουν τα εξαιρετικά αποτελέσματα των εκπαιδευτικών και ανθρωπιστικών δραστηριοτήτων, αντιλαμβάνονται γιατί η οικονομική ενίσχυση του Ροταριανού Ιδρύματος είναι ζωτικής σημασίας για να κάνουμε τον κόσμο καλύτερο. Οι συνεισφορές προς το Ροταριανό Ίδρυμα μπορούν να κατευθύνονται προς το Ετήσιο Κεφάλαιο, το Διαρκές Κεφάλαιο ή το Κεφάλαιο του PolioPlus. Ως εψηφισμένος Πρόεδρος θα υποβάλεις το Έντυπο Αναφοράς Στόχων του Ομίλου για Ανάπτυξη Κεφαλαίων του Ροταριανού Ιδρύματος, το οποίο θα πάρεις στο Εκπαιδευτικό Σεμινάριο Εψηφισμένων Προέδρων (PETS). Αναζήτησε στον ιστότοπο τον περιφερειακό συντονιστή του Ροταριανού Ιδρύματος της περιοχής σου για βοήθεια ή συμβουλές σε θέματα του Ροταριανού Ιδρύματος. Συνεισφορές στο Ροταριανό Ίδρυμα Οι συνεισφορές θα πρέπει να υποβάλλονται μέσω του Member Access ή με τη Φόρμα Παγκόσμιας Συνεισφοράς στο Ροταριανό Ίδρυμα (TRF Global Contribution Form) ή τη Φόρμα Πολλαπλού Δωρητή (Multiple Donor Form). Κεφάλαιο PolioPlus. Η μεγαλύτερη πρόκληση στη μάχη κατά της πολιομυελίτιδας σήμερα είναι οικονομική. Παρά τους τεράστιους πόρους που έχουν ήδη διατεθεί, χρειάζονται επειγόντως περισσότερα χρήματα για να πλησιάσουμε τα παιδιά στις υπόλοιπες χώρες όπου ακόμη ενδημεί η ασθένεια. Οι Ροταριανοί ενθαρρύνονται να συνεισφέρουν στο Κεφάλαιο PolioPlus, το οποίο βοηθάει να συνεχιστούν οι προσπάθειες εμβολιασμού έως ότου κηρυχθεί ο κόσμος ελεύθερος από την πολιομυελίτιδα. Οι Όμιλοι ενθαρρύνονται να πραγματοποιούν ειδικές εκδηλώσεις για συγκέντρωση χρημάτων προς ενίσχυση του προγράμματος PolioPlus. Οι χορηγίες από αυτό το πρόγραμμα καλύπτουν τις δαπάνες Εθνικών Ημερών Εμβολιασμού και δραστηριοτήτων παρακολούθησης της ασθένειας. Το Βοήθημα Επιτυχίας του Ομίλου Κάθε Ροταριανός, Κάθε Χρόνο [Every Rotarian, Every Year Club Success Booklet] (958) περιλαμβάνει φυλλάδια, αυτοκόλλητα και οδηγίες που θα βοηθήσουν τους Ροταριανούς Ομίλους να προωθήσουν τη συμμετοχή στα προγράμματα και συνεισφορές στο Ετήσιο Κεφάλαιο. Ετήσιο Κεφάλαιο. Το Ετήσιο Κεφάλαιο είναι η πρωταρχική πηγή υποστήριξης των χορηγιών και των δραστηριοτήτων του Ροταριανού Ιδρύματος. Οι Ροταριανοί ενθαρρύνονται να συνεισφέρουν στο Ροταριανό Ίδρυμα κάθε χρόνο. Για την ενίσχυση αυτής της προσπάθειας: Κάνε τη δωρεά σου στο Ίδρυμα στην αρχή της ροταριανής χρονιάς. Ενθάρρυνε και ζήτησε από κάθε μέλος του Ομίλου να κάνει μια δωρεά κάθε χρόνο. Ενημέρωσε τα μέλη πώς οι συνεισφορές τους στο Ετήσιο Κεφάλαιο υποστηρίζουν χορηγίες και δραστηριότητες του Ιδρύματος που κάνουν το καλό στον κόσμο. Αναγνώρισε εκείνους που υποστηρίζουν το Ροταριανό Ίδρυμα. Διαρκές Κεφάλαιο. Το Διαρκές Κεφάλαιο είναι η προίκα του Ρόταρυ. Το βασικό κεφάλαιο δεν ξοδεύεται ποτέ και ένα μέρος των κερδών κατευθύνεται προς τις χορηγίες και τις δραστηριότητες του Ιδρύματος. Οι δωρεές στο Διαρκές Κεφάλαιο έχουν τη μορφή άμεσων δωρεών, ασφαλειών, κληροδοτημάτων ή παραχώρηση ψιλής κυριότητας. Πολλοί Ροταριανοί κατευθύνουν σημαντικές δωρεές προς το Διαρκές Κεφάλαιο. Οι Ροταριανοί που επιθυμούν να υποστηρίξουν τα Ροταριανά Κέντρα Ειρήνης μπορούν να κάνουν μια δωρεά ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 91 Συμμετοχή στο Ροταριανό Ίδρυμα

92 στο πρόγραμμα αυτό μέσω του Διαρκούς Κεφαλαίου. Αν ξέρετε ότι ένα μέλος του Ομίλου έχει τη δυνατότητα να κάνει μια μεγάλη δωρεά στο Ίδρυμα, ελάτε σε επαφή με τον περιφερειακό συντονιστή ή βοηθό συντονιστή του Ροταριανού Ιδρύματος της περιοχής σας. Χρηματοδότηση του Ροταριανού Ιδρύματος Κεφάλαια από την κοινότητα. Αν και πολλές από τις συνεισφορές στο Ροταριανό Ίδρυμα προέρχονται από τους Ροταριανούς, η κοινότητα συμβάλλει επίσης με εκδηλώσεις για συγκέντρωση χρημάτων και ανεξάρτητες δωρεές. Εξέτασε τη δυνατότητα να σχεδιάσεις εκδηλώσεις για συγκέντρωση χρημάτων για να ενθαρρύνεις την κοινότητα να υποστηρίξει τον Όμιλο και το Ροταριανό Ίδρυμα. Για περισσότερες πληροφορίες βλ. το τμήμα που αφορά τέτοιες εκδηλώσεις στο Εγχειρίδιο Επιτροπής Προγραμμάτων Δράσης του Ομίλου [Club Service Projects Committee Manual] (226D) Αναγνώριση συνεισφοράς. Η ειλικρινής αναγνώριση της δωρεάς ενός δωρητή είναι το πρώτο βήμα για πρόσθετη οικονομική υποστήριξη. Το Ροταριανό Ίδρυμα αναγνωρίζει τους δωρητές για τις συνεισφορές τους ή τη δέσμευσή τους για συνεισφορές στο μέλλον. ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΗ ΑΠΌ ΤΟ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟ ΙΔΡΥΜΑ Αναγνώριση Ατόμων Αναγνώριση Ομίλων Υποστηρίζον Μέλος του Ροτ. Ιδρύματος Paul Harris Fellow (εταίρος) Πολλαπλός Εταίρος Paul Harris Πιστοποιητικό Paul Harris Fellow εις μνήμην Πιστοποιητικό Εκτίμησης (και για επιχειρήσεις) Ευεργέτης (benefactor) Ακαδημία Κληροδοτημάτων Ροτ. Ιδρύματος Μεγάλος Δωρητής (Major Donor) Arch C. Klumph Society Λαβαράκι 100% Υποστηρίζον Μέλος του Ροτ. Ιδρύματος (δίδεται κάθε χρόνο) Λαβαράκι Κάθε Ροταριανός, Κάθε Χρόνο (δίδεται κάθε χρόνο) Λαβαράκι των πρώτων τριών Ομίλων με τη μεγαλύτερη κατά κεφαλή συμμετοχή στο Ετήσιο Κεφάλαιο (ανά Περιφέρεια, δίδεται κάθε χρόνο) Λάβαρο Όμιλος 100% Paul Harris Fellow (δίδεται μετά από αίτηση) Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αναγνώριση στον ιστότοπο Appreciation and Recognition Opportunities (Ευκαιρίες Εκτίμησης και Αναγνώρισης). Για περισσότερη υποστήριξη σε θέματα Ροταριανού Ιδρύματος απευθύνσου στους περιφερειακούς συντονιστές του Ροταριανού Ιδρύματος, τους βοηθούς συντονιστές και τους συντονιστές αποφοίτων του Ροταριανού Ιδρύματος. Η υποστήριξη από τη Γραμματεία του Δ.Ρ. περιλαμβάνει και το προσωπικό του Ροταριανού Ιδρύματος στα Κεντρικά Γραφεία του Δ.Ρ. ή το Διεθνές Γραφείο της περιοχής σας. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 92 Συμμετοχή στο Ροταριανό Ίδρυμα

93 Εφαρμογή Τι θα κάνεις για να ενθαρρύνεις τη συμμετοχή στο Ροταριανό Ίδρυμα; Ποιες επιπλέον πληροφορίες χρειάζεσαι για να υποστηρίξεις καλύτερα το Ροταριανό Ίδρυμα; Πώς θα συγκεντρώσεις χρήματα για το Ροταριανό Ίδρυμα; Πώς θα διασφαλίσεις τη διαχείριση των κεφαλαίων του Ομίλου; Ποιος είναι ο προσωπικός σου στόχος για να υποστηρίξεις το Ροταριανό Ίδρυμα; ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 93 Συμμετοχή στο Ροταριανό Ίδρυμα

94 Σημειώσεις ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 94 Συμμετοχή στο Ροταριανό Ίδρυμα

95 8 Υποστήριξη Προγραμμάτων Δράσης Τα βοηθήματα: Κοινότητες σε Δράση, Οδηγός Αποτελεσματικών Προγραμμάτων [Communities in Action: A Guide to Effective Projects] (605Α) και Εργαλεία Εκτίμησης της Κατάστασης στην Κοινότητα [Community Assessment Tools] (605C) είναι βασικά βοηθήματα για να θέσεις στόχους και να καταρτίσεις το σχέδιο δράσης της χρονιάς σου. Η προσφορά είναι μία από τις βασικές αξίες του Ρόταρυ. Αποτελεσματικά προγράμματα δράσης σημαίνει αποτελεσματικοί Όμιλοι. Με προσεκτική επιλογή, σχεδιασμό και αξιολόγηση του προγράμματος, ένας Ροταριανός Όμιλος μπορεί να υλοποιήσει με επιτυχία προγράμματα δράσης που ανταποκρίνονται στις ανάγκες της κοινότητας, ενώ απευθυνόμενοι στην κοινότητα και προβάλλοντας τη δραστηριότητα που συνδέεται με το όνομά σας, μπορείτε να ενισχύσετε τη δημόσια εικόνα σας και να προσελκύσετε νέα μέλη. Βιώσιμα προγράμματα μπορούν να λειτουργούν χωρίς έξωθεν βοήθεια ή παρέμβαση μετά τις αρχικές δραστηριότητες του προγράμματος και αφού τελειώσει η χρηματοδότηση. Ευθύνες Ως εψηφισμένος Πρόεδρος έχεις τις ακόλουθες ευθύνες για τα προγράμματα δράσης: Να διορίσεις και να συνεργαστείς με την Επιτροπή Προγραμμάτων Δράσης Να εκτιμήσεις την παρούσα κατάσταση των προγραμμάτων δράσης του Ομίλου σου χρησιμοποιώντας τον Οδηγό Προγραμματισμού Αποτελεσματικών Ομίλων (ΟΠΑΡΟ) (παράρτημα 2) ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 95 Υποστήριξη Προγραμμάτων Δράσης

96 Να θέσεις στόχους για δράσεις προσφοράς χρησιμοποιώντας τον ΟΠΑΡΟ. Ως Πρόεδρος έχεις τις ακόλουθες ευθύνες για τα προγράμματα δράσης: Να διασφαλίσεις ότι ο Όμιλος και τα μέλη του τηρούν τις πολιτικές προστασία των νέων (κεφάλαιο 1 και παράρτημα 13) Να διασφαλίσεις ότι η Επιτροπή Προγραμμάτων Δράσης ακολουθεί τα εξής βασικά βήματα διεξαγωγής επιτυχημένων προγραμμάτων δράσης: -- Εκτίμηση αναγκών -- Σχεδιασμό και εφαρμογή -- Αξιολόγηση Μία από τις τρεις προτεραιότητες του Στρατηγικού Σχεδίου του Δ.Ρ. είναι η στόχευση και αύξηση της ανθρωπιστικής προσφοράς. Οι Ροταριανοί Όμιλοι ενθαρρύνονται να Εξαλείψουν την πολιομυελίτιδα Να αυξήσουν τη βιώσιμη προσφορά υπηρεσιών που θα είναι εστιασμένη σε προγράμματα για νέους και νεαρούς ενήλικες και στους έξι τομείς στόχευσης του Ροταριανού Ιδρύματος Να διευρύνουν στρατηγικές συνεργασίες και σχέσεις με άλλους οργανισμούς Να δημιουργήσουν σημαντικά προγράμματα τόσο στην τοπική κοινότητα όσο και διεθνώς Επιτροπή Προγραμμάτων Δράσης του Ομίλου Κύριος σκοπός της Επιτροπής Προγραμμάτων Δράσης του Ομίλου είναι να πραγματοποιεί τις δράσεις προσφοράς του Ομίλου και να διασφαλίζει ότι οι δράσεις αυτές ανταποκρίνονται στις ανάγκες της κοινότητας όπου βρίσκεται ο Όμιλος. Επίσης συντονίζει τη συνεργασία με Ομίλους άλλων χωρών για διεθνή προγράμματα δράσης. Ο Όμιλος μπορεί να τροποποιήσει τον Εσωτερικό Κανονισμό του για να περιγράφει τα συγκεκριμένα καθήκοντα της Επιτροπής Προγραμμάτων Δράσης, προσθέτοντας υποεπιτροπές, αν χρειάζεται (παράρτημα 9). Όσοι διορίζονται στην Επιτροπή Προγραμμάτων Δράσης θα πρέπει να γνωρίζουν καλά την κοινότητα και να έχουν εμπειρία κοινοτικής εθελοντικής δράσης. Ως εψηφισμένος Πρόεδρος συνεργάσου με την επιτροπή για να αποφασίσετε αν τα τρέχοντα προγράμματα δράσης του Ομίλου θα συνεχιστούν την επόμενη χρονιά. Όταν θέσεις τους στόχους σου ενσωμάτωσε όποια προγράμματα θα συνεχιστούν. Η Επιτροπή Προγραμμάτων Δράσης έχει τις ακόλουθες ευθύνες: Να εκτιμήσει τις ανάγκες της κοινότητας και του Ομίλου Να σχεδιάσει προγράμματα δράσης, τόσο σε τοπικό όσο και σε διεθνές επίπεδο, χρησιμοποιώντας πόρους του Ομίλου, της Περιφέρειας και του Δ.Ρ. Να συνεργαστεί με την Επιτροπή Δημοσίων Σχέσεων για να διασφαλίσει ότι σχεδιάζεται η προβολή των προγραμμάτων δράσης Να υλοποιήσει δράσεις προσφοράς και να εντάξει όλα τα μέλη Να αξιολογήσει όλα τα προγράμματα δράσης και να χρησιμοποιήσει τα ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 96 Υποστήριξη Προγραμμάτων Δράσης

97 ευρήματα για να ισχυροποιήσει μελλοντικά προγράμματα δράσης Να έρθει σε επαφή με Ομίλους άλλων χωρών για να αναπτύξει συνεργασίες για μελλοντικές εκδηλώσεις συναδέλφωσης, προγράμματα δράσης και δραστηριότητες εθελοντισμού Περισσότερες πληροφορίες στο Εγχειρίδιο Επιτροπής Προγραμμάτων Δράσης Ομίλου [Club Service Projects Committee Manual] (226D) Υποστήριξη στην πραγματοποίηση προγραμμάτων δράσης μπορούν να προσφέρουν οι παρακάτω: Ροταριανοί, οι οικογένειες και οι φίλοι τους Οργανώσεις της κοινότητας Απόφοιτοι του Ροταριανού Ιδρύματος Σπουδαστές των προγραμμάτων Ανταλλαγών Νέων και συμμετέχοντες στα Βραβεία Ανάπτυξης Ηγεσίας Ροταριανής Νεολαίας (RYLA) Μέλη Ροταριανών Κοινοτικών Σωμάτων Μέλη Ομίλων Ιντεράκτ και Ροταράκτ Μέλη άλλων Ροταριανών Ομίλων Ροταριανές Ομάδες Δράσης και Ροταριανές Ομάδες Συναδέλφωσης Τα προγράμματα δράσης προσφέρουν την ευκαιρία για δικτύωση και συναδέλφωση μεταξύ των μελών. Η ένταξη όλων των μελών στα προγράμματα δράσης θα βοηθήσει να διατηρηθεί το ενδιαφέρον των μελών. Εκτίμηση Αναγκών Τα επιτυχημένα προγράμματα δράσης απευθύνονται σε πραγματικά και τρέχοντα προβλήματα της κοινότητας και κινούν το ενδιαφέρον των μελών του Ομίλου, ενώ αξιοποιούν τις ικανότητές τους. Εξωτερική Εκτίμηση Η εξωτερική εκτίμηση, ή αξιολόγηση της κοινότητας, θα σας βοηθήσει να αντιληφθείτε τις ανάγκες της κοινότητας στις οποίες μπορείτε να ανταποκριθείτε ως Ροταριανός Όμιλος. Η Επιτροπή Προγραμμάτων Δράσης του Ομίλου θα πρέπει να έρθει σε επαφή με πολλά μέλη της κοινότητας. Αυτές οι ομάδες μπορούν να αποτελέσουν μια βάση εμπειρογνωμόνων για κοινοτικά ζητήματα, στρατηγικές προγραμμάτων και μελλοντικά προγράμματα δράσης. Επιπλέον, η συνεργασία με μέλη της κοινότητας στο σχεδιασμό και την υλοποίηση προγραμμάτων δράσης βοηθάει στον εντοπισμό υποψήφιων νέων Ροταριανών. Εκτίμηση του Ομίλου Η εσωτερική εκτίμηση του Ομίλου μπορεί να σου δείξει αν ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα δράσης ταιριάζει στις δεξιότητες, τα ενδιαφέροντα και τις ικανότητες των μελών. Για την εκτίμηση αυτή πρέπει να εστιάσεις την προσοχή σου στα εξής: Παλιότερα προγράμματα δράσης και διδάγματα από την εφαρμογή τους Σύνθεση του Ομίλου που περιλαμβάνει: -- Αριθμό μελών που είναι πρόθυμα να συμμετάσχουν σε προγράμματα δράσης -- Διαφορετικές δεξιότητες -- Επίπεδο ενδιαφέροντος των μελών σε πιθανά προγράμματα δράσης -- Επίπεδο ικανοποίησης από προηγούμενα προγράμματα ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 97 Υποστήριξη Προγραμμάτων Δράσης

98 Ένα Ισορροπημένο Πρόγραμμα Δράσης Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πώς θα χρησιμοποιήσεις τις χορηγίες του Ροταριανού Ιδρύματος για τη χρηματοδότηση των διεθνών προγραμμάτων δράσης του Ομίλου σου, βλ. κεφάλαιο 7. Για μια επισκόπηση των ευκαιριών της επαγγελματικής δράσης για τον όμιλο σου, δες το An Introduction to Vocational Service (Εισαγωγή στην Επαγγελματική Δράση). Προγράμματα δράσης που απευθύνονται σε διαφορετικές προτεραιότητες του Δ.Ρ. θα διατηρήσουν τις δράσεις του Ομίλου ισορροπημένες. Όταν σχεδιάζει δράσεις η επιτροπή προγραμμάτων δράσης θα πρέπει να εξετάζει τα εξής: Την εκτίμηση του Ομίλου και της κοινότητας Το Στρατηγικό Σχέδιο του Δ.Ρ. Τους τομείς Στόχευσης του Δ.Ρ. Τις Λεωφόρους Δράσης Την Προεδρική Εύφημη Μνεία Το φυλλάδιο Τομείς Στόχευσης του Δ.Ρ. [Rotary s Areas of focus] (965) παρέχει παραδείγματα προγραμμάτων δράσης σε κάθε τομέα. Προγράμματα δράσης του Διεθνούς Ρόταρυ Το Διεθνές Ρόταρυ και το Ροταριανό Ίδρυμα προσφέρουν πολλά ανθρωπιστικά, πολιτιστικά και εκπαιδευτικά προγράμματα για να βοηθήσουν τους Ομίλους και τις Περιφέρειες να πετύχουν τους στόχους τους. Για λεπτομερείς περιγραφές, βλ. παράρτημα 14. Προγράμματα Νέων Γενεών. Οι Νέες Γενεές είναι η Πέμπτη Λεωφόρος Δράσης του Ρόταρυ. Οι Όμιλοι πρέπει να υποστηρίζουν τα προγράμματα Νέων Γενεών όπως είναι το Ροταράκτ, το Ιντεράκτ, η Ροταριανή Αναγνώριση Ηγετικών Ικανοτήτων Νέων (RYLA) και η Ανταλλαγή Νέων, ή να καταρτίζουν προγράμματα δράσης που απευθύνονται σε νέους έως 30 χρόνων. Οι Όμιλοι μπορούν επίσης να ασχολούνται με προγράμματα δράσης που εντάσσουν νέους/νέες στην κοινότητά τους προκαλώντας το ενδιαφέρον τους για το Ρόταρυ τη συμμετοχή τους στα προγράμματά του. Η έκδοση Εισαγωγή στη Δράση Νέων Γενεών [An Introduction to New Generations Service] (735) προτείνει και άλλους τρόπους ένταξης νέων και νεαρών ενηλίκων με τον Όμιλό σου. Όταν διεξάγετε ένα πρόγραμμα δράσης όπου εθελοντές θα έχουν άμεση συνεργασία με νέους/νέες, μελετήστε το Εγχειρίδιο Εκπαίδευσης για Προστασία Νέων και τον Οδηγό Ηγεσίας [Youth Protection Training Manual and Leaders Guide] για βοηθήματα σε θέματα προστασίας και εκπαίδευσης. Τοπικά και διεθνή προγράμματα δράσης. Οι Όμιλοι μπορούν να συνεργάζονται με τοπικούς Ομίλους και Ομίλους άλλων χωρών σε προγράμματα που ανταποκρίνονται στις ανάγκες της κοινότητας. Πληροφορίες στο βοήθημα Κοινότητες σε Δράση, Οδηγός Αποτελεσματικών Προγραμμάτων [Communities in Action: A Guide to Effective Projects] (605Α) Οι βασικές στρατηγικές υλοποίησης τοπικών προγραμμάτων δράσης μπορούν να εφαρμοστούν και στα διεθνή προγράμματα δράσης. Για να συμμετάσχει σε ένα διεθνές πρόγραμμα ο Όμιλός σου θα χρειαστεί να βρει ένα διεθνή εταίρο. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να επιτευχθεί αυτό: Ερευνήστε τα βοηθήματα στον ιστότοπο του Δ.Ρ. Ελάτε σε επαφή με τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ροταριανού Ιδρύματος της Περιφέρειας Δικτυωθείτε με συναδέλφους Ροταριανούς σε συναντήσεις της Περιφέρειας και διεθνείς συναντήσεις Διευρύνετε τις διεθνείς επαφές σας μέσω επισκέψεων συναδέλφωσης σε άλλους Ομίλους και μέσω της Ροταριανής Ανταλλαγής Φιλίας ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 98 Υποστήριξη Προγραμμάτων Δράσης

99 Παρακολουθήστε μια εκδήλωση προβολής μιας Ροταριανής δράσης Χρησιμοποιήστε τον Όμιλο Ροταράκτ του Ομίλου σας για να δικτυωθείτε Συνδεθείτε με συναδέλφους Ροταριανούς μέσω ιστοσελίδων κοινωνικής δικτύωσης Σχεδιασμός και Υλοποίηση προγραμμάτων Ο σχεδιασμός μπορεί να ελαχιστοποιήσει καθυστερήσεις ή αποτυχίες των προγραμμάτων δράσης. Έλεγξε ότι η επιτροπή προγραμμάτων δράσης θέτει στόχους για τα προγράμματα, καταρτίζει έναν προϋπολογισμό και ένα χρονοδιάγραμμα και μετά αρχίζει την υλοποίηση. Για ιδέες σχετικά με το ξεκίνημα, συμπληρώστε την ηλεκτρονική φόρμα How to Start a Service Project (Πώς να Ξεκινήσετε ένα Πρόγραμμα Δράσης) που θα βρείτε στον ιστότοπο του Δ.Ρ. Οι πηγές χρηματοδότησης του προγράμματος μπορούν να περιλαμβάνουν: Κεφάλαια από μεμονωμένους δωρητές ή τοπικές επιχειρήσεις Χορηγίες από άλλα ιδρύματα Χορηγίες του Ροταριανού Ιδρύματος Πριν αρχίσετε ένα πρόγραμμα δράσης, βεβαιωθείτε ότι η επιτροπή προγραμμάτων δράσης έχει καταρτίσει ένα σχέδιο ενεργειών για το πρόγραμμα που λαμβάνει υπόψη τα εξής: Σε ποια προγράμματα είναι αυτή την περίοδο αναμεμειγμένα τα μέλη; Ποιος θα είναι ο στόχος του προγράμματος; Γιατί αναλαμβάνει ο Όμιλός σας αυτή τη δράση; Ποιος θα αναμειχθεί από τον Όμιλο και την κοινότητα; Πώς θα συνεργασθεί ο Όμιλος με τα μέλη της κοινότητας που θα ωφεληθούν από το πρόγραμμα; Πώς μπορεί το πρόγραμμα να έχει βιώσιμα αποτελέσματα; Πότε θα ξεκινήσει το πρόγραμμα; Πού θα πραγματοποιηθεί το πρόγραμμα και πώς θα πάνε εκεί οι εθελοντές; Τι πόροι χρειάζονται για να ολοκληρωθεί το πρόγραμμα; Πώς θα διασφαλίσει ο Όμιλος σωστή χρήση των πόρων; Πώς θα προβάλει ο Όμιλος το πρόγραμμα; Κατά την υλοποίηση του προγράμματος φρόντισε να συμμετέχουν όλα τα μέλη και να παρακολουθείς συνεχώς τις δραστηριότητες σε σχέση με το σχέδιο δράσης. Αξιολόγηση Ως Πρόεδρος πρέπει να εξασφαλίσεις ότι η επιτροπή προγραμμάτων δράσης θα αξιολογήσει όλες τις δραστηριότητες που αφορούν στα προγράμματα δράσης. Όταν αξιολογείτε ένα πρόγραμμα δράσης μετά την ολοκλήρωσή του, εξετάστε αυτές τις βασικές ερωτήσεις: Το πρόγραμμα ικανοποίησε ανάγκες της κοινότητας; Αν όχι, γιατί; Είχαν την ευκαιρία όλα τα μέλη του Ομίλου και της κοινότητας να συμμετάσχουν; Ήταν επαρκής η κάλυψη του προγράμματος από τα ΜΜΕ; Ο Όμιλος μπόρεσε να καλύψει τις οικονομικές απαιτήσεις του προγράμματος; ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 99 Υποστήριξη Προγραμμάτων Δράσης

100 Εφαρμογή Τι θα κάνεις για να υποστηρίξεις τα προγράμματα δράσης του Ομίλου σου; Τι θα κάνεις για να εξασφαλίσεις ότι τα προγράμματα δράσης του Ομίλου σου ικανοποιούν ανάγκες της κοινότητας και είναι βιώσιμα; Πώς θα εξασφαλίσεις ότι τα προγράμματα δράσης του Ομίλου εμπλέκουν όλα τα μέλη και αξιοποιούν τα δυνατά σημεία και τα ταλέντα τους; ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 100 Υποστήριξη Προγραμμάτων Δράσης

101 Παράρτημα 13: Διαχείριση Κινδύνου σε Προγράμματα Νέων Διαχείριση κινδύνου σημαίνει ότι αντιλαμβάνεται κανείς ενδεχόμενους κινδύνους που υπάρχουν στις δραστηριότητες των νέων, όπως τραυματισμός, ασθένεια και κακοποίηση, έτσι ώστε οι συμμετέχοντες να κάνουν ορθές επιλογές. Η διαχείριση κινδύνου δεν αποκλείει όλα τα αρνητικά ενδεχόμενα, μπορεί όμως να μειώσει τον αριθμό και τις συνέπειές τους. Ο Όμιλος θα πρέπει να εξετάσει τα ακόλουθα σημεία όταν αναπτύσσει ένα πρόγραμμα διαχείρισης κινδύνου για να συνεργαστεί με νέους: Αναπτύξτε και εφαρμόστε μια πολιτική προστασίας των νέων για την αντιμετώπιση σωματικής, σεξουαλικής και ψυχολογικής κακοποίησης ή παρενόχλησης. Απευθυνθείτε στην Περιφέρειά σας για λεπτομέρειες αυτής της πολιτικής. Καθιερώστε έναν κώδικα συμπεριφοράς για ενήλικες και νεαρούς συμμετέχοντες. Οι κανόνες αυτοί θα πρέπει να αντανακλούν τοπικά πολιτισμικά πρότυπα, όπως και αυτά της Περιφέρειας και του Ομίλου, καθώς και άριστες πρακτικές προστασίας των νέων. Ελέγξτε τις πολιτικές του Ομίλου για να βεβαιωθείτε ότι είναι ευθυγραμμισμένες με τις πολιτικές της Περιφέρειας και συγκεκριμένες οδηγίες του Δ.Σ. του Δ.Ρ. για κάθε πρόγραμμα νέων. Εξετάστε αυτά τα ερωτήματα όταν αναλαμβάνετε ένα πρόγραμμα ή μια εκδήλωση νέων: -- Τι θα γίνει αν τραυματιστεί κάποιος; -- Τι θα γίνει αν ένας συμμετέχων ισχυριστεί ότι υπέστη σεξουαλική παρενόχληση; -- Τι θα γίνει αν επέλθει μια φυσική καταστροφή κατά τη διάρκεια του προγράμματος ή της εκδήλωσης; Προσπαθήστε να ελαχιστοποιήσετε πιθανές απώλειες ως εξής: -- Διδάσκοντας τους συμμετέχοντες πώς να συμπεριφέρονται με ασφάλεια κατά τη διάρκεια του προγράμματος -- Αναπτύσσοντας ένα σχέδιο αντιμετώπισης κινδύνου και δοκιμάζοντας την εφαρμογή του -- Ασφαλίζοντας τη δράση ικανοποιητικά έναντι αστικής ευθύνης Όλοι οι συμμετέχοντες θα πρέπει να ελέγξουν ότι θα υπάρχει επαρκής ασφαλιστική κάλυψη υγείας και ζωής, γιατί πολλές ασφάλειες παρέχουν περιορισμένη κάλυψη σε περίπτωση ταξιδιού ή παραμονής μακριά από τον τόπο κατοικίας. Σε αυτές τις περιπτώσεις οι συμμετέχοντες μπορεί να θελήσουν να αγοράσουν ασφάλεια ταξιδιού που περιλαμβάνει αποζημίωση ιατρικών εξόδων, επαναπατρισμό, επείγουσα απομάκρυνση και αιφνίδιο θάνατο και διαμελισμό. Οι Όμιλοι και οι Περιφέρειες παροτρύνονται να απευθυνθούν σε έναν επαγγελματία ασφαλιστή για να διερευνήσουν, αν οι ασφαλιστικές πολιτικές τους παρέχουν επαρκή κάλυψη στα προγράμματα νέων. Επίσης συνιστάται να συμβουλευθεί ο Όμιλος έναν νομικό πριν υπογράψει οποιοδήποτε συμβόλαιο ή συμφωνία με άλλον οργανισμό. Στα έγγραφα αυτά μπορεί να υπάρχουν όροι παραίτησης από δικαιώματα, αποφυγής βλάβης, ή συμφωνίες για αποζημιώσεις με στόχο να απαλλάξουν κάποιους από την ευθύνη μεταφέροντας τον κίνδυνο στο Όμιλο ή την Περιφέρεια. Λάβετε υπόψη ότι το Δ.Ρ. δεν ευθύνεται για τυχόν ασθένεια ή τραυματισμό συμμετεχόντων ή οργανωτών ή καταστροφή περιουσίας. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 101 Υποστήριξη Προγραμμάτων Δράσης

102 Παράρτημα 14: Ροταριανή Δράση Εξετάστε τις ακόλουθες επιλογές προγραμμάτων του Διεθνούς Ρόταρυ: Κοινοτική Δράση Ιντεράκτ Διεθνής Δράση Δράση Νέων Γενεών PolioPlus Ροταράκτ Ροταριανές Ομάδες Δράσης Ροταριανά Κοινοτικά Σώματα (RCC) Ομάδες Ροταριανής Συναδέλφωσης Χορηγίες Ροταριανού Ιδρύματος Ροταριανή Ανταλλαγή Φιλίας Ροταριανά Κέντρα Ειρήνης Ροταριανές Ανταλλαγές Νέων Ροταριανή Αναγνώριση Ηγετικών Ικανοτήτων Νέων (RYLA) Επαγγελματική Δράση Προγράμματα που ανταποκρίνονται στις ανάγκες της τοπικής κοινότητας Όμιλοι προσφοράς για νέους/νέες ηλικίας χρόνων Προγράμματα που περιλαμβάνουν προσπάθειες από Ροταριανούς σε περισσότερες από μία χώρες Προγράμματα και δραστηριότητες που εμπλέκουν νέους/νέες έως 30 χρόνων στην κοινότητά τους και σε προγράμματα δράσης και καλλιεργούν το ενδιαφέρον τους για το Ρόταρυ Το κοινό πρόγραμμα του Διεθνούς Ρόταρυ και του Ροταριανού Ιδρύματος που υποστηρίζει τις προσπάθειες εξάλειψης της πολιομυελίτιδας παγκοσμίως Όμιλος προσφοράς για νεαρούς άντρες και γυναίκες ηλικίας χρόνων που ιδρύεται με ανάδοχο τον τοπικό Ροταριανό Όμιλο Διεθνείς ομάδες Ροταριανών, συζύγων και Ροταρακτόρων που συνεργάζονται σε διεθνή προγράμματα δράσης σχετικά με κάποιο θέμα Ομάδες προσφοράς από μη Ροταριανούς ενήλικες που ιδρύονται και υποστηρίζονται από τον τοπικό Ροταριανό Όμιλο Διεθνείς ομάδες Ροταριανών, συζύγων και Ροταρακτόρων που έχουν ένα κοινό ψυχαγωγικό ή επαγγελματικό ενδιαφέρον Υποστήριξη Ομίλων και Περιφερειών για την ανάληψη ανθρωπιστικών και εκπαιδευτικών δραστηριοτήτων τόσο στον τόπο τους όσο και στο εξωτερικό Πρόγραμμα διεθνών ανταλλαγών για Ροταριανούς και τις οικογένειές τους που προωθεί την οικοδόμηση σχέσεων που μπορεί να εξελιχθούν σε διεθνείς συνεργασίες για προγράμματα προσφοράς Διεθνές εκπαιδευτικό πρόγραμμα που προσφέρει υποτροφία για μεταπτυχιακό δίπλωμα ή πιστοποιητικό επαγγελματικής ανάπτυξης στην ειρήνη και την επίλυση συγκρούσεων. Οι υποψήφιοι με τα κατάλληλα προσόντα έχουν την ευκαιρία να σπουδάσουν σε ένα από τα Κέντρα Ειρήνης του Ρόταρυ που εδρεύουν σε πανεπιστήμια σε διάφορα μέρη του κόσμου. Πρόγραμμα που προωθεί τη διεθνή κατανόηση και την ειρήνη μεταξύ μαθητών ηλικίας χρόνων και νεαρών ενηλίκων ηλικίας χρόνων Εκπαιδευτικό πρόγραμμα για νεαρά άτομα που επικεντρώνεται στην ηγεσία, τα πολιτικά δικαιώματα και την προσωπική ανάπτυξη Δραστηριότητα που ενθαρρύνει τους Ροταριανούς να αποτελούν πρότυπα υψηλών ηθικών αρχών και να εφαρμόζουν τις επαγγελματικές γνώσεις και ικανότητές τους προς όφελος των άλλων ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 102 Υποστήριξη Προγραμμάτων Δράσης

103 Σημειώσεις ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 103 Υποστήριξη Προγραμμάτων Δράσης

104 Συνέλευση της Περιφέρειας Ερωτήσεις για Συζήτηση στη Συνέλευση της Περιφέρειας Πριν από τη Συνέλευση της Περιφέρειας σκεφτείτε αυτές τις ερωτήσεις. Δημόσια Ομιλία Πώς προετοιμάζεσαι για μια παρουσίαση; Ποια σημεία πρέπει να προσέξει κανείς, όταν ετοιμάζει μια δημόσια ομιλία; Ανάπτυξη Ηγετικών Ικανοτήτων Ποιες ικανότητες χρειάζονται για να ηγηθείς του Ομίλου σου; Ποιες ηγετικές ικανότητες χρειάζεται να βελτιώσεις; Τι θα κάνεις για να βελτιώσεις αυτές τις ικανότητες; ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 104 Υποστήριξη Προγραμμάτων Δράσης

105 Συνέλευση της Περιφέρειας Άσκηση Εφαρμογής Ποιες διαδικασίες πρέπει να έχει ρυθμίσει ένας Όμιλος για να ενδυναμώσει τις προσπάθειές του σε ό, τι αφορά στη διοίκηση, την αύξηση και διατήρηση μελών, τα προγράμματα δράσης, τις δημόσιες σχέσεις και το Ροταριανό Ίδρυμα; Ολοκλήρωση Στοχοθεσίας και Επίλυση Προβλημάτων Ποιοι είναι οι στόχοι του Ομίλου σου για την επόμενη χρονιά; Ποιες προκλήσεις θα αντιμετωπίσει ο Όμιλος για να πετύχει αυτούς τους στόχους; Ποιες στρατηγικές θα χρησιμοποιήσεις για να αντιμετωπίσεις αυτές τις προκλήσεις; ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 105 Υποστήριξη Προγραμμάτων Δράσης

106 Συνέλευση της Περιφέρειας Φύλλο Εργασίας 1: Δημόσια Ομιλία Σου έχουν ζητήσει από ένα σχολείο να μιλήσεις στα παιδιά για το τι προσφέρει το Ρόταρυ στην κοινότητα. Γράψε κάποια σχόλια εδώ. Σκέψου τις ικανότητες που απαιτούνται για μια δημόσια ομιλία, που αναφέρθηκαν νωρίτερα, καθώς ετοιμάζεις την παρουσίασή σου. Στη συνέχεια, τα μέλη της ομάδας πρέπει να παρουσιάσουν τις σημειώσεις τους και να ακούσουν τα σχόλια των άλλων μελών της ομάδας. Χρησιμοποίησε τις παρακάτω ερωτήσεις σαν οδηγό για να προσφέρεις ανατροφοδότηση σε κάποιο συνάδελφο. Αν υπάρχει χρόνος, οι μικρές ομάδες μπορούν να αναφέρουν τις παρατηρήσεις τους στη μεγαλύτερη ομάδα. Παρουσίαση: ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 106

107 Συνέλευση της Περιφέρειας Ανατροφοδότηση Η παρουσίαση σου έδωσε τις αναγκαίες πληροφορίες; Σχολίασε την ποιότητα της φωνής του ομιλητή. Άλλαζε καθόλου τον τόνο της φωνής του/της; Έγινε η παρουσίαση με σαφήνεια; Ο ομιλητής φαινόταν να κατέχει το θέμα; Σε ποιο βαθμό χρησιμοποιήθηκαν σημειώσεις για την παρουσίαση αυτή; Ο ομιλητής φαινόταν χαλαρός και άνετος; Ποια σημάδια το έδειχναν αυτό; Ήταν σωστός ο ρυθμός του ομιλητή; Τήρησε το χρονικό περιθώριο που είχε στη διάθεσή του; Ποιες άλλες παρατηρήσεις ή συμβουλές μπορείς να δώσεις στον ομιλητή; ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 107

108 Συνέλευση της Περιφέρειας Φύλλο Εργασίας 2: Σημειώσεις ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 108

109 Συνέλευση της Περιφέρειας Φύλλο Εργασίας 3: Ανάπτυξη Ηγετικών Ικανοτήτων Απαρίθμησε χαρακτηριστικά αποτελεσματικών ηγετών. Στα παρακάτω πλαίσια, σημείωσε τέσσερα ηγετικά χαρακτηριστικά που χρειάζεται να βελτιώσεις και μετά να περιγράψεις πώς θα βελτιώσεις κάθε ένα από αυτά τα χαρακτηριστικά. Χαρακτηριστικό: Για να το βελτιώσω θα Χαρακτηριστικό: Για να το βελτιώσω θα Χαρακτηριστικό: Για να το βελτιώσω θα Χαρακτηριστικό: Για να το βελτιώσω θα ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 109

110 Συνέλευση της Περιφέρειας Φύλλο Εργασίας 4: Σημειώσεις ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 110

111 Συνέλευση της Περιφέρειας Φύλλο Εργασίας 5: Παραδείγματα εφαρμογής για τον Εψηφισμένο Πρόεδρο Διάβασε τα παρακάτω παραδείγματα και απάντησε στις ερωτήσεις. Χρησιμοποίησε το παράδειγμα του σχεδίου δράσης στο φύλλο εργασίας στη σελίδα 111 για να δημιουργήσεις το δικό σου σχέδιο δράσης. Παράδειγμα 1 Ο Γιάννης είναι ο εισερχόμενος Πρόεδρος ενός μικρού Ροταριανού Ομίλου. Ο Όμιλος οργανώνει ένα ετήσιο μπάρμπεκιου για να ενισχύσει ένα τοπικό καταφύγιο αστέγων. Θα ήθελε να ζητήσει από τη Σάντυ, ένα μέλος του Ομίλου, να ασχοληθεί με τα φαγητά για πρώτη φορά. Η Σάντυ ασχολείται με τον Όμιλο αρκετά χρόνια και συνήθως είναι πολύ δεκτική όταν της ζητούν να βοηθήσει. Είναι ιδιοκτήτρια μιας εμπορικής επιχείρησης και έχει πολλές γνωριμίες στην κοινότητα. Η πρώτη φορά που ο Γιάννης ζήτησε τη βοήθεια της Σάντυ ήταν μέσω αυτού του μηνύματος που της έστειλε με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ( ): Γεια σου Σάντυ, Αφού δεν έχεις πολλή δουλειά, μπορείς να ρυθμίσεις το θέμα των φαγητών για το ετήσιο μπάρμπεκιου; Θα είναι για 500 περίπου άτομα. Επίσης, μπορείς να φροντίσεις για τέντες, καρέκλες, δοχεία απορριμμάτων, κλπ.; Σ ευχαριστώ πολύ! Με ροταριανούς χαιρετισμούς, Γιάννης Ο Γιάννης εξεπλάγη όταν η Σάντυ του είπε ότι δεν μπορούσε να τον βοηθήσει στην εκδήλωση. Τι θα μπορούσε να είχε κάνει διαφορετικά ο Γιάννης για να αναθέσει στη Σάντυ αποτελεσματικά αυτά τα καθήκοντα;; ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 111

112 Συνέλευση της Περιφέρειας Παράδειγμα 2 Στην αρχή της θητείας σου ως Προέδρου παρατηρείς ότι η συμμετοχή των μελών στις συναντήσεις-συνεστιάσεις είναι μικρή. Έχεις ακούσει τα μέλη να λένε μεταξύ τους ότι αισθάνονται την παρακολούθηση των συναντήσεων σαν βάρος και ότι τα προγράμματα και οι άλλες δραστηριότητες του Ομίλου τους εμπνέουν περισσότερο. Έχεις σκεφτεί να αλλάξεις το χρόνο των συναντήσεων του Ομίλου αλλά δεν είσαι σίγουρος για το πώς θα αντιδράσουν τα μέλη. Γιατί είναι μικρή η συμμετοχή των μελών; Πώς θα μάθεις τι θέλουν τα μέλη; Τι θα κάνεις για να εμπνεύσεις τα μέλη να είναι ενεργά μέλη του Ομίλου; ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 112

113 Συνέλευση της Περιφέρειας Παράδειγμα 3 Στον Όμιλό σου ο νέος εψηφισμένος Πρόεδρος κατά παράδοση κάνει μια σύντομη εισαγωγική ομιλία. Διάβασε την παρακάτω ομιλία: «Γεια σας. Ε, πώς; Τώρα μ ακούτε; Νομίζω θα έπρεπε να είχα προετοιμαστεί. Συγγνώμη, είμαι λίγο αμήχανος. Ωραία, λοιπόν, με γνωρίζετε όλοι. Δεν έχω πολλά να πω. Λοιπόν, είμαι ο Ρίτσαρντ, και είμαι μέλος του Ομίλου ε τέσσερα χρόνια όχι, περιμένετε πέντε χρόνια. Έχω βοηθήσει πολύ, ε, τον Όμιλο σε διάφορα, όπως ξέρετε. Σε διάφορα προγράμματα. Λοιπόν, θα έχουμε μια καλή χρονιά και, ε, περιμένω με ανυπομονησία να αναλάβω την προεδρία του Ομίλου. Σας ευχαριστώ. Λοιπόν, μήπως θέλετε να ρωτήσετε κάτι;» Πώς θα μπορούσε ο Ρίτσαρντ να έχει διαμορφώσει την ομιλία του διαφορετικά; ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 113

114 Συνέλευση της Περιφέρειας Παράδειγμα 4 Ο προκάτοχός σου έθεσε τους παρακάτω στόχους για τον Όμιλο στη διάρκεια της θητείας του: Να αυξήσει τα μέλη κατά 50% Να αναπτύξει πέντε νέα προγράμματα δράσης Να οργανώσει τρεις εκδηλώσεις για συγκέντρωση χρημάτων για το PolioPlus Να ιδρύσει έναν Όμιλο Ιντεράκτ Θεωρείς ότι αυτοί οι στόχοι φαίνονται μη ρεαλιστικοί και ανέφικτοι. Τώρα πρέπει εσύ να θέσεις τους ετήσιους στόχους του Ομίλου και θέλεις να βεβαιωθείς ότι είναι ρεαλιστικοί. Απαρίθμησε τρεις στόχους για τη χρονιά σου. Πώς θα μάθεις τη γνώμη των μελών του Ομίλου σου; Τι μέτρα θα πάρεις για να διασφαλίσεις ότι είσαι σε καλό δρόμο σε σχέση με τους στόχους σου στη διάρκεια της χρονιάς; Πώς θα αποφασίσεις ποιους στόχους θα συνεχίσεις και ποιους στόχους θα βάλεις κατά μέρος; ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 114

115 Συνέλευση της Περιφέρειας Παράδειγμα Σχεδίου Δράσης Βήμα Δράσης Ποιος θα το αναλάβει; Πόσο θα διαρκέσει; Πώς θα μετρηθεί πρόοδος; Ποιοι πόροιείναι διαθέσιμοι; Τι έμαθες που μπορείς να το εφαρμόσεις στον Όμιλό σου; ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 115

116 Συνέλευση της Περιφέρειας Φύλλο Εργασίας 6: Οδηγός Επίλυσης Προβλημάτων Χρησιμοποίησε τον Οδηγό Προγραμματισμού Αποτελεσματικών Ροταριανών Ομίλων (ΟΠΑΡΟ) και το φύλλο εργασίας στόχων για να φτιάξεις τον οδηγό σου για επίλυση προβλημάτων. Ανάλυσε τους στόχους του Ομίλου σου και σκέψου πιθανές προκλήσεις για την επίτευξή τους. Μετά, πρότεινε λύσεις για τις προκλήσεις αυτές. Παράδειγμα 1 Στόχος Πιθανή Πρόκληση Ποια βοηθήματα είναι διαθέσιμα; Διοίκηση Αύξηση και Διατήρηση Μελών Δημόσιες Σχέσεις Προγράμματα Δράσης Ροταριανό Ίδρυμα Άλλοι ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΥ ΡΟΤΑΡΙΑΝΟΥ ΟΜΙΛΟΥ 116

117 Μετάφραση: Κωνσταντίνα Επισκοποπούλου (Ρ.Ο. Νέας Σμύρνης) Σελιδοποίηση: Καλλιόπη Ξενοπούλου (Ρ.Ο. Φιλοθέης) Έκδοση της 2470 Περιφέρειας Δ.Ρ. Ροταριανό έτος

118 Χρειάζεται μόνο ένα Κλικ! Εγγραφείτε στο Member Access Για να μάθετε περισσότερα για το Ρόταρυ Για να ενημερώσετε τα στοιχεία του Ομίλου σας και να κατεβάσετε αναφορές Για να δείτε την εξαμηνιαία αναφορά του Ομίλου σας (SAR) και να πληρώσετε τις εισφορές σας Για να ενημερώσετε για τους ετήσιους στόχους του Ομίλου σας και να παρακολουθήσετε τα επιτεύγματά σας Συνδεθείτε με το Member Access κάνοντας κλικ στο σύνδεσμο στη δεξιά πάνω γωνία της αρχικής σελίδας του ιστότοπου του Ρόταρυ. Είναι το βασικό σημείο για όλες τις Ροταριανές λειτουργίες σας. One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA Πρωτότυπο: 222-EN (312)