1 Εξερεύνηση του Word Επεξεργασία και έλεγχος εγγράφων Αλλαγή της εμφάνισης του κειμένου 131

Transcript

1

2

3 Περιεχόμενα Οι συγγραφείς Εισαγωγή στο Word Νέες λειτουργίες...14 Ας ξεκινήσουμε!...16 Πληροφορίες για αναγνώστες που χρησιμοποιούν τα Windows XP Διαχείριση των αρχείων εξάσκησης...17 Χρήση του μενού Start (Έναρξη)...18 Περιήγηση σε πλαίσια διαλόγου...19 Το πρόγραμμα πιστοποίησης επιχειρήσεων της Microsoft Επιλογή της κατάλληλης πιστοποίησης...22 Πώς θα αποκτήσετε την πιστοποίηση Microsoft Certified Application Specialist...22 Οι εξετάσεις για την πιστοποίηση επιχειρήσεων της Microsoft...23 Περισσότερες πληροφορίες...24 Χαρακτηριστικά και συμβάσεις του βιβλίου Χρήση του CD του βιβλίου Τα περιεχόμενα του CD...27 Ελάχιστες απαιτήσεις συστήματος...30 Εγκατάσταση των αρχείων εξάσκησης...31 Χρήση των αρχείων εξάσκησης...32 Απεγκατάσταση των αρχείων εξάσκησης...33 Βοήθεια Βοήθεια για το βιβλίο και το συνοδευτικό CD...35 Βοήθεια για το Word Περισσότερες πληροφορίες...39 Γρήγορη αναφορά... 41

4 6 Περιεχόμενα 1 Εξερεύνηση του Word Εργασία στο περιβάλλον του Word...68 Άνοιγμα εγγράφου, μετακίνηση στα περιεχόμενά του, και κλείσιμό του...76 Συμβατότητα με παλαιότερες εκδόσεις...81 Προβολή εγγράφου με διαφορετικούς τρόπους...81 Δημιουργία και αποθήκευση εγγράφου...89 Προεπισκόπηση και εκτύπωση εγγράφου...93 Βασικά σημεία Επεξεργασία και έλεγχος εγγράφων 99 Πραγματοποίηση αλλαγών σε έγγραφο Τι συνέβη στην Αντικατάσταση Κειμένου (Overtype); Πληροφορίες για το Πρόχειρο Εισαγωγή αποθηκευμένου κειμένου Εισαγωγή ημερομηνίας και ώρας Επιλογή της καταλληλότερης λέξης Διεξαγωγή έρευνας Μετάφραση κειμένου Αναδιάρθρωση εγγράφου Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου Διόρθωση ορθογραφικών και γραμματικών λαθών Προβολή στατιστικών στοιχείων εγγράφου Ολοκλήρωση εγγράφου Προσθήκη ψηφιακής υπογραφής Βασικά σημεία Αλλαγή της εμφάνισης του κειμένου 131 Γρήγορη μορφοποίηση κειμένου και παραγράφων Αλλαγή της εμφάνισης των χαρακτήρων με μη αυτόματο τρόπο Περισσότερα για τη χρήση πεζών-κεφαλαίων και τη μορφοποίηση χαρακτήρων Αλλαγή της εμφάνισης των παραγράφων με μη αυτόματο τρόπο Εύρεση και αντικατάσταση μορφοποίησης Δημιουργία και τροποποίηση λίστας Μορφοποίηση κειμένου κατά την πληκτρολόγηση Βασικά σημεία

5 Περιεχόμενα 7 4 Αλλαγή της εμφάνισης ενός εγγράφου 161 Αλλαγή του φόντου ενός εγγράφου Χρήση εικόνας ως υδατογραφήματος Αλλαγή του θέματος ενός εγγράφου Χρήση προτύπων Εφαρμογή διαφορετικού προτύπου σε υπάρχον έγγραφο Προσθήκη κεφαλίδων και υποσέλιδων Έλεγχος των στοιχείων που εμφανίζονται σε κάθε σελίδα Εισαγωγή και μορφοποίηση αριθμών σελίδων Βασικά σημεία Παρουσίαση πληροφοριών σε στήλες και πίνακες 189 Παρουσίαση πληροφοριών σε στήλες Δημιουργία λίστας με στηλοθέτες Παρουσίαση πληροφοριών σε πίνακα Άλλες επιλογές διάταξης Μορφοποίηση πληροφοριών πίνακα Εκτέλεση υπολογισμών σε πίνακα Δημιουργία στυλ πίνακα Χρήση πίνακα για τον έλεγχο της διάταξης της σελίδας Ποιος τρόπος εισαγωγής δεδομένων οτου Excel είναι ο καλύτερος; Βασικά σημεία Χρήση γραφικών, συμβόλων, και εξισώσεων 223 Εισαγωγή και τροποποίηση εικόνων Οργάνωση έτοιμων εικόνων Clip Art Δημιουργία εντυπωσιακού κειμένου Μορφοποίηση του πρώτου γράμματος μιας παραγράφου Σχεδίαση και τροποποίηση σχημάτων Αλλαγή της σχέσης των στοιχείων σε μια σελίδα Εισαγωγή συμβόλων και εξισώσεων Βασικά σημεία

6 8 Περιεχόμενα 7 Εργασία με διαγράμματα και γραφήματα 253 Δημιουργία διαγράμματος Τροποποίηση διαγράμματος Εισαγωγή γραφήματος Τροποποίηση γραφήματος Χρήση υπαρχόντων δεδομένων σε γράφημα Βασικά σημεία Εργασία με μεγαλύτερα έγγραφα 283 Εισαγωγή έτοιμων τμημάτων κειμένου Δημιουργία και τροποποίηση πίνακα περιεχομένων Δημιουργία άλλων τύπων πινάκων Δημιουργία και τροποποίηση ευρετηρίου Προσθήκη σελιδοδεικτών και παραπομπών Προσθήκη υπερσυνδέσμων Προσθήκη πηγών και δημιουργία βιβλιογραφίας Προσθήκη υποσημειώσεων και σημειώσεων τέλους Βασικά σημεία Δημιουργία φορμών επιστολών, μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, και ετικετών 321 Κατανόηση της συγχώνευσης αλληλογραφίας Προετοιμασία δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας Χρήση λίστας επαφών του Outlook ως πηγή δεδομένων Προετοιμασία φόρμας επιστολής Συγχώνευση φόρμας επιστολής με την προέλευση δεδομένων της Εκτύπωση φακέλων Αποστολή εξατομικευμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλούς παραλήπτες Δημιουργία και εκτύπωση ετικετών Βασικά σημεία Συνεργασία με άλλους 345 Αποστολή εγγράφου κατευθείαν από το Word Αποστολή εγγράφου με φαξ Παρακολούθηση και διαχείριση αλλαγών εγγράφου Προσθήκη και εξέταση σχολίων Καταχώριση χειρόγραφων αλλαγών

7 Περιεχόμενα 9 Σύγκριση και συγχώνευση εγγράφων Προστασία εγγράφου με κωδικό πρόσβασης Αποτροπή αλλαγών Χρήση χώρων εργασίας εγγράφων Βασικά σημεία Δημιουργία εγγράφων για χρήση έξω από το Word 371 Αποθήκευση αρχείου σε διαφορετική μορφή Αποθήκευση αρχείου PDF Χρήση πρόσθετων Δημιουργία και τροποποίηση εγγράφου Ιστού Δημιουργία δημοσίευσης ιστολογίου Διευθέτηση λογαριασμού ιστολογίου Δημιουργία εγγράφου XML Η μορφή DOCX Βασικά σημεία Προσαρμογή του Word 395 Αλλαγή των επιλεγμένων ρυθμίσεων του προγράμματος Εύκολη προσπέλαση συνηθισμένων διαταγών του Word Συμπερίληψη διαταγών σε συγκεκριμένο έγγραφο Δημιουργία προσαρμοσμένων πλήκτρων συντόμευσης Εντοπισμός των ενσωματωμένων πλήκτρων συντόμευσης Βασικά σημεία Γλωσσάρι Λεξικό όρων Ευρετήριο

8 Το κεφάλαιο με μια ματιά Εργασία στο περιβάλλον του Word, σελίδα 68 Εμφάνιση ενός εγγράφου σε διαφορετικές προβολές, σελίδα 81 Προεπισκόπηση και εκτύπωση ενός εγγράφου, σελίδα 93

9 1 Εξερεύνηση του Word 2007 Σε αυτό το κεφάλαιο θα μάθετε: Να δουλεύετε στο περιβάλλον του Word. Να ανοίγετε ένα έγγραφο, να μετακινείστε μέσα σε αυτό, και κατόπιν να το κλείνετε. Να προβάλλετε ένα έγγραφο με διάφορους τρόπους. Να δημιουργείτε και να αποθηκεύετε ένα έγγραφο. Να βλέπετε σε προεπισκόπηση και να τυπώνετε ένα έγγραφο. Επεξεργασία κειμένου (word processing) είναι η χρήση ενός προγράμματος υπολογιστή με σκοπό τη δημιουργία, την επεξεργασία, και την παραγωγή εγγράφων κειμένου. Το Microsoft Office Word 2007 αποτελεί ένα από τα πιο εξελιγμένα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου που είναι διαθέσιμα σήμερα. Η χρήση του Word 2007 απλουστεύει περισσότερο από ποτέ τη δημιουργία μεγάλου εύρους επαγγελματικών και προσωπικών εγγράφων, από απλές επιστολές μέχρι περίπλοκες αναφορές. Επιπλέον, το Word διαθέτει πολλές δυνατότητες ηλεκτρονικής έκδοσης εντύπων (desktoppublishing), οι οποίες επιτρέπουν τη βελτίωση των εγγράφων ώστε να γίνονται ελκυστικά και ευανάγνωστα. Για να είναι πιο εύκολη η προσπέλαση αυτών των δυνατοτήτων αλλά και άλλων, πιο ισχυρών, το πρόγραμμα έχει σχεδιαστεί από την αρχή. Συνεπώς, μετά από μια απλή εισαγωγή στο Word, ακόμα και οι αρχάριοι χρήστες θα μπορούν να το χρησιμοποιούν αποδοτικά. Σε αυτό το κεφάλαιο αρχικά θα εξοικειωθείτε με το περιβάλλον εργασίας του Word. Έπειτα, θα μάθετε να ανοίγετε ένα υπάρχον έγγραφο του Word, να μετακινείστε μέσα σε αυτό, και να το κλείνετε. Θα ανακαλύψετε διάφορους τρόπους προβολής εγγράφων ώστε να μάθετε ποια προβολή είναι κατάλληλη για διαφορετικές εργασίες, και θα προσαρμόσετε το παράθυρο του προγράμματος στις δικές σας ανάγκες. Επίσης, θα δημιουργήσετε και θα αποθηκεύσετε ένα νέο έγγραφο και μετά θα αποθηκεύσετε ένα υπάρχον έγγραφο σε μια άλλη θέση. Τέλος, θα εμφανίσετε ένα έγγραφο σε προεπισκόπηση και θα το τυπώσετε. Δείτε επίσης Μήπως το μόνο που χρειάζεστε είναι μια γρήγορη ανασκόπηση των θεμάτων αυτού του κεφαλαίου; Δείτε τις καταχωρίσεις της Γρήγορης Αναφοράς στις σελίδες Σημαντικό Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε τα αρχεία πρακτικής εξάσκησης αυτού του κεφαλαίου, πρέπει να τα εγκαταστήσετε από το συνοδευτικό CD στην προεπιλεγμένη τους θέση. Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε την ενότητα "Χρήση του CD του βιβλίου" στη σελίδα 27.

10 68 Κεφάλαιο 1 Εξερεύνηση του Word 2007 Πρόβλημα Οι οδηγίες και τα γραφικά που σχετίζονται με το λειτουργικό σύστημα ανταποκρίνονται στη διασύνδεση χρήστη των Windows Vista. Αν στον υπολογιστή σας χρησιμοποιείτε τα Microsoft Windows XP και έχετε πρόβλημα να ακολουθήσετε τις οδηγίες με τον τρόπο που είναι γραμμένες, ανατρέξτε στην ενότητα "Πληροφορίες για αναγνώστες που χρησιμοποιούν τα Windows XP", στην αρχή του βιβλίου. Εργασία στο περιβάλλον του Word Όπως με όλα τα προγράμματα της έκδοσης 2007 του Microsoft Office, ο πιο συνηθισμένος τρόπος εκκίνησης του Word είναι μέσα από το μενού Start (Έναρξη) που εμφανίζεται όταν πατάτε στο κουμπί Start στην αριστερή άκρη της γραμμής εργασιών των Microsoft Windows. Αν το Word είναι το πρώτο πρόγραμμα του Office 2007 που χρησιμοποιείτε, τότε σας περιμένει μια έκπληξη! Το παράθυρο του προγράμματος έχει αλλάξει ριζικά σε σχέση με προηγούμενες εκδόσεις. Κουμπί Microsoft Office Γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης Καρτέλα Γραμμή τίτλου Ομάδα Ταινία Γραμμή κατάστασης Κουμπί ανοίγματος πλαισίου διαλόγου Γραμμή εργαλείων Προβολής

11 Εργασία στο περιβάλλον του Word 69 Συµβουλή Αυτά που θα βλέπετε στη δική σας οθόνη ίσως να µην είναι ακριβώς όµοια µε τις εικόνες του βιβλίου. Οι εικόνες του βιβλίου έχουν ληφθεί σε ανάλυση 1024 x 768, µε τη γραµµή εργασιών των Windows να είναι κρυµµένη προκειµένου να αυξηθεί ο διαθέσιµος χώρος προβολής. Το νέο περιβάλλον του Word έχει σχεδιαστεί ώστε να ανταποκρίνεται περισσότερο στον τρόπο µε τον οποίο οι χρήστες χρησιµοποιούν συνήθως το πρόγραµµα. Όταν ξεκινάτε το για πρώτη φορά, το περιβάλλον του αποτελείται από τα παρακάτω στοιχεία: Κουµπί Microsoft Office Οι διαταγές που σχετίζονται µε τη διαχείριση του Word και των εγγράφων του συνολικά (και όχι απλώς µε το περιεχόµενό τους) είναι συγκεντρωµένες σε ένα µενού που εµφανίζεται ό- ταν πατάτε στο κουµπί Microsoft Office. Οι διαταγές αντιπροσωπεύονται και µε κουµπιά στη γραµµή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar), που βρίσκεται στα δεξιά του κουµπιού Microsoft Office. Εξ ορισµού, αυτή η γραµµή εργαλείων περιέχει τα κουµπιά Save (Αποθήκευση), Undo (Αναίρεση) και Repeat (Επανάληψη), αλλά µπορείτε να την προσαρµόσετε ώστε να περιλαµβάνει όποια διαταγή χρησιµοποιείτε συχνά. είτε επίσης Για να µάθετε πώς να προσαρµόζετε τη γραµµή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar), δείτε την ενότητα "Εύκολη προσπέλαση συνηθισµένων διαταγών του Word", στο Κεφάλαιο 12, "Προσαρµογή του Word". Στη γραµµή τίτλου (title bar) εµφανίζεται το όνοµα του ενεργού εγγράφου. Στο δεξιό ά- κρο της γραµµής τίτλου υπάρχουν τα τρία γνωστά κουµπιά που λειτουργούν µε τον ίδιο τρόπο σε όλα τα προγράµµατα των Windows. Μπορείτε να κρύψετε προσωρινά το παράθυρο του Word πατώντας στο κουµπί Minimize (Ελαχιστοποίηση), να επαναφέρετε το µέγεθος του παραθύρου πατώντας στο κουµπί Restore Down/Maximize (Επαναφορά κάτω/μεγιστοποίηση), καθώς και να κλείσετε το ενεργό έγγραφο ή να τερµατίσετε το Word πατώντας στο κουµπί Close (Κλείσιµο). Κάτω από τη γραµµή τίτλου υπάρχει η Ταινία (Ribbon), που συγκεντρώνει όλες τις δυνατότητες του Word σε µία µόνο περιοχή ώστε να µπορείτε να δουλεύετε αποδοτικά µε το πρόγραµµα. Οι διαταγές που σχετίζονται µε το χειρισµό των περιεχοµένων των εγγράφων αναπαρίστανται ως κουµπιά στις καρτέλες από τις οποίες αποτελείται η Ταινία. Η καρτέλα Home (Αρχική) είναι ενεργοποιηµένη εξ ορισµού. Αν πατήσετε σε κάποια από τις άλλες καρτέλες, όπως στην καρτέλα Insert (Εισαγωγή), τότε θα εµφανιστούν τα κουµπιά της συγκεκριµένης καρτέλας. Συµβουλή Αν έχετε εγκαταστήσει στον υπολογιστή σας το Microsoft Outlook µε το Business Contact Manager τότε, εκτός από τις καρτέλες που φαίνονται στις εικόνες µας, θα βλέπετε και την καρτέλα Business Tools (Επαγγελµατικά Εργαλεία). Σε κάθε καρτέλα, τα κουµπιά είναι οργανωµένα σε οµάδες (groups). Ανάλογα µε το µέγεθος του παραθύρου του προγράµµατος, σε κάποιες οµάδες το κουµπί που πιθανόν θα χρησιµοποιείτε συχνότερα θα είναι µεγαλύτερο από τα υπόλοιπα.

12 70 Κεφάλαιο 1 Εξερεύνηση του Word 2007 Συμβουλή Ανάλογα με την ανάλυση της οθόνης σας και το μέγεθος του παραθύρου του προγράμματος, είναι πιθανό να μην υπάρχει επαρκής χώρος σε μια καρτέλα για να εμφανίζονται όλες οι ομάδες της. Στην περίπτωση αυτή, το όνομα της ομάδας θα μοιάζει με κουμπί στο οποίο μπορείτε να πατήσετε για να εμφανίσετε τις διαταγές της ομάδας. Κουμπί ανοίγματος πλαισίου διαλόγου Άλλες διαταγές, σχετικές αλλά λιγότερο συνηθισμένες, δεν αναπαρίστανται ως κουμπιά στην ομάδα. Αντίθετα, είναι διαθέσιμες μέσα από ένα πλαίσιο διαλόγου το οποίο μπορείτε να εμφανίσετε πατώντας στο κουμπί ανοίγματος πλαισίου διαλόγου (dialog box launcher), που βρίσκεται στο δεξιό άκρο της γραμμής τίτλου της ομάδας. Μερικά ονόματα κουμπιών είναι ορατά ενώ κάποια άλλα δεν είναι. Η παραμονή του δείκτη του ποντικιού πάνω από οποιοδήποτε κουμπί για λίγα δευτερόλεπτα (λέγεται και αιώρηση) εμφανίζει μια συμβουλή οθόνης (ScreenTip), η οποία περιέχει το όνομα του κουμπιού και πληροφορίες για τη λειτουργία του. Κάποια κουμπιά έχουν βέλη, τα οποία όμως δεν είναι όλα όμοια. Αν δείξετε σε ένα κουμπί, το οποίο μαζί με το βέλος του περιέχονται στο ίδιο πλαίσιο και έχουν το ίδιο χρώμα, τότε το πάτημα στο κουμπί θα έχει αποτέλεσμα την εμφάνιση επιλογών για τη ρύθμιση της λειτουργίας του. Αν δείξετε σε ένα κουμπί το οποίο βρίσκεται σε διαφορετικό πλαίσιο από το βέλος του και έχει διαφορετική σκίαση από αυτό, τότε με πάτημα στο κουμπί θα εκτελεστεί η ε- νέργεια του κουμπιού με τις τρέχουσες ρυθμίσεις του. Αν θέλετε να αλλάξετε αυτές τις ρυθμίσεις, πρέπει να πατήσετε στο βέλος για να εμφανίσετε τις διαθέσιμες επιλογές. Το πάτημα σε αυτό το είδος κουμπιού εμφανίζει πάντα έναν κατάλογο επιλογών. Αν πατήσετε σε αυτόν τον τύπο κουμπιού θα εκτελεστεί η διαταγή με τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις Το πάτημα στο βέλος αυτού του κουμπιού εμφανίζει έναν κατάλογο επιλογών Το κουμπί Microsoft Office Help (Βοήθεια του Microsoft Office) εμφανίζεται στο δεξιό άκρο της Ταινίας. Στο παράθυρο εγγράφου δημιουργείτε έγγραφα. Αν είναι ανοιχτά περισσότερα από ένα έγγραφα, το κάθε ένα θα περιέχεται σε δικό του παράθυρο. Στο κάτω μέρος του παράθυρου του προγράμματος, η γραμμή κατάστασης (status bar) σας δίνει πληροφορίες για το τρέχον έγγραφο. Μπορείτε να απενεργοποιήσετε την εμφάνιση ενός στοιχείου πληροφοριών πατώντας στη γραμμή κατάστασης με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού και επιλέγοντας στη συνέχεια το συγκεκριμένο στοιχείο.

13 Εργασία στο περιβάλλον του Word 71 Πατήστε σε αυτό το στοιχείο για να εμφανιστεί στη γραμμή κατάστασης Στο δεξιό άκρο της γραμμής κατάστασης βρίσκεται η γραμμή εργαλείων Προβολής (View toolbar) η οποία παρέχει εργαλεία για τη ρύθμιση της προβολής των περιεχομένων ενός εγγράφου. Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά με την προσαρμογή της προβολής ενός εγγράφου, δείτε την ενότητα "Προβολή εγγράφου με διαφορετικούς τρόπους" στη συνέχεια του κεφαλαίου. Ο λόγος για τον οποίο ανασχεδιάστηκε το περιβάλλον είναι για να γίνει πιο διαισθητική η εργασία με έγγραφα. Οι διαταγές για εργασίες που εκτελείτε συχνά δεν είναι πια κρυμμένες σε μενού και πλαίσια διαλόγου, ενώ λειτουργίες που ίσως να μην είχατε ανακαλύψει πριν τώρα είναι πιο εμφανείς. Για παράδειγμα, αν μια ρύθμιση μορφοποίησης έχει διαθέσιμες αρκετές επιλογές, αυτές προβάλλονται σε μια συλλογή μικρογραφιών. Αυτές οι συλλογές σάς παρέχουν μια άμεση εικόνα κάθε επιλογής. Αν δείξετε με το ποντίκι σε μια μικρογραφία, μια καταπληκτική νέα λειτουργία με το όνομα ζωντανή προεπισκόπηση (live preview) σας δείχνει τι ακριβώς θα κάνει η επιλογή αυτή αν την εφαρμόσετε στο έγγραφό σας. Όταν δείχνετε σε μια μικρογραφία, η ζωντανή προεπισκόπηση παρουσιάζει το αποτέλεσμα της επιλογής στο έγγραφο

14 72 Κεφάλαιο 1 Εξερεύνηση του Word 2007 Στην επόμενη άσκηση θα ξεκινήσετε το Word και θα εξετάσετε το κουμπί Microsoft Office και τις καρτέλες και τις ομάδες της Ταινίας. Κατά την εκτέλεση της άσκησης θα δείτε και πώς να εκμεταλλεύεστε τις συλλογές και τη ζωντανή προεπισκόπηση. Για την άσκηση αυτή δεν υπάρχουν αρχεία εξάσκησης. ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ΟΤΙ έχετε ανοίξει τον υπολογιστή σας, αλλά μην ξεκινήσετε ακόμα το Word. Έναρξη Κουμπί Microsoft Office 1. Στη γραμμή εργασιών, πατήστε στο κουμπί Start (Έναρξη), δείξτε διαδοχικά στις επιλογές All Programs και Microsoft Office, και μετά πατήστε στη διαταγή Microsoft Office Word Θα ανοίξει το παράθυρο προγράμματος του Word εμφανίζοντας ένα κενό έγγραφο. 2. Πατήστε στο κουμπί Microsoft Office. Οι διαταγές που σχετίζονται με τη διαχείριση εγγράφων (όπως τη δημιουργία, την αποθήκευση, και την εκτύπωση) εκτελούνται μέσω του μενού που ανοίγει. Το μενού αυτό, το οποίο στο βιβλίο αναφέρεται ως μενού Office (Office menu), αντικαθιστά το μενού File (Αρχείο) που υπήρχε στις προηγούμενες εκδόσεις του Word. Οι διαταγές στα αριστερά χρησιμοποιούνται για εργασίες που αφορούν το έγγραφο στο σύνολό του. Αφού θα έχετε δουλέψει με ένα έγγραφο, το όνομά του θα εμφανίζεται στη λίστα πρόσφατων εγγράφων (Recent Documents) ώστε να μπορείτε να το ανοίξετε πάλι γρήγορα. Στο κάτω μέρος του μενού υπάρχουν κουμπιά για την τροποποίηση επιλογών του προγράμματος και για το κλείσιμο του Word.

15 Εργασία στο περιβάλλον του Word 73 Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά με την τροποποίηση επιλογών του προγράμματος, δείτε την ενότητα "Αλλαγή των προεπιλεγμένων ρυθμίσεων του προγράμματος" στο Κεφάλαιο 12, "Προσαρμογή του Word". 3. Για να κλείσετε το μενού, πατήστε το πλήκτρο. Η καρτέλα Home (Αρχική) είναι ενεργοποιημένη στην Ταινία. Στην καρτέλα αυτή υπάρχουν πέντε ομάδες κουμπιών που αφορούν την εργασία με τα περιεχόμενα ενός εγγράφου: Clipboard (Πρόχειρο), Font (Γραμματοσειρά), Paragraph (Παράγραφος), Styles (Στυλ) και Editing (Επεξεργασία). Ενεργά είναι μόνο τα κουμπιά που αντιπροσωπεύουν εντολές οι ο- ποίες μπορούν να εκτελεστούν στο τρέχον επιλεγμένο στοιχείο του εγγράφου. 4. Αν μεταφέρετε το δείκτη του ποντικιού επάνω από τα ενεργά κουμπιά αυτής της καρτέλας θα εμφανιστούν συμβουλές οθόνης με τα ονόματα και τις περιγραφές των λειτουργιών των κουμπιών. Σημαντικό Ανάλογα με την ανάλυση της οθόνης σας και το μέγεθος του παραθύρου του προγράμματος, μπορεί να βλέπετε περισσότερα ή λιγότερα κουμπιά σε κάθε ομάδα, ή τα κουμπιά που βλέπετε μπορεί να αντιπροσωπεύονται από μικρότερα ή μεγαλύτερα εικονίδια από αυτά που φαίνονται στο βιβλίο. Για να κατανοήσετε πώς επηρεάζεται η εμφάνιση των καρτελών, πειραματιστείτε με το μέγεθος του παραθύρου του προγράμματος. 5. Πατήστε στην καρτέλα Insert και μετά περιεργαστείτε τα κουμπιά της. Στην καρτέλα αυτή υπάρχουν κουμπιά τα οποία σχετίζονται με όλα τα στοιχεία που μπορούν να εισαχθούν στο έγγραφο, και είναι οργανωμένα σε επτά ομάδες: Pages (Σελίδες), Tables (Πίνακες), Illustrations (Εικόνες), Links (Σύνδεσμοι), Header & Footer (Κεφαλίδα & υποσέλιδο), Text (Κείμενο) και Symbols (Σύμβολα). 6. Πατήστε στην καρτέλα Page Layout (Διάταξη σελίδας) και περιεργαστείτε τα κουμπιά της. Τα κουμπιά που σχετίζονται με την εμφάνιση του εγγράφου σας είναι οργανωμένα σε πέντε ομάδες στην καρτέλα αυτή: Themes (Θέματα), Page Setup (Διαμόρφωση σελίδας), Page Background (Φόντο σελίδας), Paragraph (Παράγραφος), και Arrange (Διάταξη).

16 74 Κεφάλαιο 1 Εξερεύνηση του Word 2007 Κουμπί ανοίγματος πλαισίου διαλόγου 7. Στην ομάδα Page Setup, εμφανίστε τη συμβουλή οθόνης για το κουμπί Margins (Περιθώρια). Η συμβουλή οθόνης σάς ενημερώνει πώς μπορείτε να ρυθμίσετε τα περιθώρια. 8. Στο δεξιό άκρο της γραμμής τίτλου της ομάδας Page Setup, πατήστε στο κουμπί ανοίγματος του πλαισίου διαλόγου Page Setup. Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Page Setup. Αυτό το πλαίσιο διαλόγου αποτελεί ένα κεντρικό σημείο από όπου μπορείτε να ρυθμίζετε τα περιθώρια και τον προσανατολισμό και να καθορίζετε τη διάταξη ενός πολυσέλιδου εγγράφου. Επίσης, έχετε τη δυνατότητα να βλέπετε τα αποτελέσματα των αλλαγών σας σε προεπισκόπηση πριν τις εφαρμόσετε. Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά με τη διευθέτηση πολυσέλιδων εγγράφων, δείτε την ενότητα "Έλεγχος των στοιχείων που εμφανίζονται σε κάθε σελίδα" στο Κεφάλαιο 4, "Αλλαγή της εμφάνισης ενός εγγράφου". 9. Πατήστε στο κουμπί Cancel (Ακύρωση) για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου. 10. Στην ομάδα Themes (Θέματα), πατήστε στο ομώνυμο κουμπί.

17 Εργασία στο περιβάλλον του Word 75 Θα εμφανιστεί μια συλλογή με μικρογραφίες των διαθέσιμων θεμάτων. 11. Πατήστε το για να κλείσετε τη συλλογή χωρίς να επιλέξετε κάποιο θέμα. 12. Στην ομάδα Page Background (Φόντο σελίδας), πατήστε στο κουμπί Page Color (Χρώμα σελίδας) και, στη συνέχεια, στην επάνω γραμμή της παλέτας Theme Colors (Χρώματα θέματος), δείξτε σε κάθε πλαίσιο με τη σειρά. Στην κενή σελίδα του εγγράφου θα εμφανιστεί μια ζωντανή προεπισκόπηση του πώς θα μοιάζει η σελίδα αν επιλέξετε το χρώμα στο οποίο δείχνετε. Έτσι, μπορείτε να βλέπετε το αποτέλεσμα της επιλογής χωρίς να την εφαρμόσετε. 13. Πατήστε το για να κλείσετε την παλέτα χωρίς να κάνετε κάποια επιλογή. 14. Πατήστε στην καρτέλα References (Αναφορές) και περιεργαστείτε τα κουμπιά της. Τα κουμπιά που σχετίζονται με στοιχεία τα οποία μπορούν να προστεθούν σε μακροσκελή έγγραφα, όπως αναφορές, είναι οργανωμένα στην καρτέλα αυτή σε έξι ομάδες: Table Of Contents (Πίνακας περιεχομένων), Footnotes (Υποσημειώσεις), Citations & Bibliography (Παραπομπές & βιβλιογραφία), Captions (Λεζάντες), Index (Ευρετήριο), και Table Of Authorities (Πίνακας νομολογιών).

18 76 Κεφάλαιο 1 Εξερεύνηση του Word Πατήστε στην καρτέλα Mailings (Αλληλογραφία) και περιεργαστείτε τα κουμπιά της. Σε αυτή την καρτέλα, τα κουμπιά που σχετίζονται με τη μαζική δημιουργία επιστολών είναι οργανωμένα σε πέντε ομάδες: Create (Δημιουργία), Start Mail Merge (Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας), Write & Insert Fields (Εγγραφή & εισαγωγή πεδίων), Preview Results (Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων), and Finish (Ολοκλήρωση). 16. Πατήστε στην καρτέλα Review (Έλεγχος) και περιεργαστείτε τα κουμπιά της. Σε αυτή την καρτέλα υπάρχουν κουμπιά που αφορούν τον έλεγχο, την εισαγωγή σχολίων, και την αλλαγή εγγράφων, οργανωμένα σε έξι ομάδες: Proofing (Έλεγχος), Comments (Σχόλια), Tracking (Παρακολούθηση), Changes (Αλλαγές), Compare (Σύγκριση), και Protect (Προστασία). 17. Πατήστε στην καρτέλα View (Προβολή) και περιεργαστείτε τα κουμπιά της. Σε αυτήν την καρτέλα υπάρχουν κουμπιά που σχετίζονται με την αλλαγή της προβολής ή της εμφάνισης των εγγράφων, οργανωμένα σε πέντε ομάδες: Document Views (Προβολές εγγράφου), Show/Hide (Εμφάνιση/Απόκρυψη), Zoom (Συντελεστής μεγέθυνσης), Window (Παράθυρο), και Macros (Μακροεντολές). Άνοιγμα εγγράφου, μετακίνηση στα περιεχόμενά του, και κλείσιμό του Για να ανοίξετε ένα υπάρχον έγγραφο, πατήστε στο κουμπί Microsoft Office και μετά επιλέξτε Open (Άνοιγμα) για να εμφανίσετε το πλαίσιο διαλόγου Open. Όταν χρησιμοποιήσετε τη διαταγή για πρώτη φορά, στο πλαίσιο διαλόγου θα εμφανιστούν τα περιεχόμενα του φακέλου Documents (Έγγραφα). Αν ανοίξετε ξανά αυτό το πλαίσιο διαλόγου στην ίδια περίοδο εργασίας του Word, θα εμφανίζονται τα περιεχόμενα του φακέλου που χρησιμοποιήσατε πιο πρόσφατα. Για να δείτε τα περιεχόμενα ενός διαφορετικού φακέλου, χρησιμοποιήστε τις γνωστές τεχνικές των Windows. Αφού εντοπίσετε το αρχείο που θέλετε να επεξεργαστείτε, διπλοπατήστε σε αυτό για να το ανοίξετε.

19 Άνοιγμα εγγράφου, μετακίνηση στα περιεχόμενά του, και κλείσιμό του 77 Συμβουλή Αν πατήσετε σε ένα όνομα αρχείου και μετά πατήσετε στο βέλος Open (Άνοιγμα) στην κάτω δεξιά γωνία του πλαισίου διαλόγου Open, θα εμφανιστεί μια λίστα με εναλλακτικούς τρόπους ανοίγματος του αρχείου. Για να εξετάσετε το έγγραφο χωρίς να κάνετε ακούσιες αλλαγές, μπορείτε να ανοίξετε το αρχείο με την ιδιότητα μόνο για ανάγνωση (read-only) ή να ανοίξετε ένα ανεξάρτητο αντίγραφο του αρχείου. Ε- πίσης, έχετε τη δυνατότητα να ανοίξετε ένα αρχείο σε ένα φυλλομετρητή Ιστού ή να ανοίξετε ένα αρχείο XML με μετασχηματισμό (δείτε το Κεφάλαιο 11). Στην περίπτωση που ο υπολογιστής καταρρεύσει ή συμβεί κάτι παρόμοιο, μπορείτε να υποδείξετε στο Word να ανοίξει το αρχείο και να προσπαθήσει να επιδιορθώσει τυχόν προβλήματα. Επιπλέον, μπορείτε να δείτε και προηγούμενες εκδόσεις του αρχείου. Για να μετακινείστε στο εσωτερικό ενός ανοιχτού εγγράφου χωρίς να αλλάζετε τη θέση του σημείου εισαγωγής, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιείτε την κατακόρυφη και την οριζόντια ράβδο κύλισης ως εξής: Πατήστε στα βέλη κύλισης για να μετακινήσετε το παράθυρο εγγράφου επάνω ή κάτω κατά μία γραμμή, ή δεξιά ή αριστερά κατά μερικούς χαρακτήρες. Πατήστε επάνω ή κάτω από το κατακόρυφο πλαίσιο κύλισης για να μετακινηθείτε προς τα επάνω ή προς τα κάτω κατά μία οθόνη, ή στα αριστερά ή τα δεξιά του οριζόντιου πλαισίου κύλισης για να μετακινηθείτε προς τα αριστερά ή προς τα δεξιά κατά μία οθόνη. Σύρετε το πλαίσιο κύλισης στη ράβδο κύλισης για να εμφανίσετε το τμήμα του εγγράφου που αντιστοιχεί στη θέση του πλαισίου. Για παράδειγμα, αν σύρετε το πλαίσιο κύλισης στο μέσο της ράβδου κύλισης, στην οθόνη θα δείτε το μεσαίο τμήμα του εγγράφου. Μπορείτε επίσης να μετακινείστε μέσα σε ένα έγγραφο έτσι ώστε να μετακινείται και το σημείο εισαγωγής. Για να τοποθετήσετε το σημείο εισαγωγής σε μια συγκεκριμένη θέση, απλώς πατήστε στη θέση που θέλετε. Για να μετακινήσετε το σημείο εισαγωγής κατά μία σελίδα προς τα μπρος ή προς τα πίσω, πατήστε στα κουμπιά Previous Page (Προηγούμενη σελίδα) και Next Page (Επόμενη σελίδα) κάτω από την κατακόρυφη ράβδο κύλισης.

20 78 Κεφάλαιο 1 Εξερεύνηση του Word 2007 Για να μετακινήσετε το σημείο εισαγωγής, μπορείτε ακόμα να πατήσετε ένα πλήκτρο ή ένα συνδυασμό πλήκτρων του πληκτρολογίου. Για παράδειγμα, αν πατήσετε το πλήκτρο Home, το σημείο εισαγωγής θα μετακινηθεί στο αριστερό άκρο μιας γραμμής, ενώ με το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Home ο δείκτης θα μετακινηθεί στην αρχή του εγγράφου. Συμβουλή Η θέση του σημείου εισαγωγής εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης. Εξ ορισμού, η γραμμή κατάστασης σας πληροφορεί για τη σελίδα στην οποία βρίσκεται το σημείο εισαγωγής, αλλά μπορεί επίσης να εμφανίζει τη θέση του κατά ενότητα, κατά γραμμή, και κατά στήλη, καθώς και σε ίντσες (ή εκατοστά) από την κορυφή της σελίδας. Απλώς πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στη γραμμή κατάστασης και στη συνέχεια διαλέξτε την επιλογή που θέλετε να εμφανίσετε. Στον επόμενο πίνακα παρουσιάζονται οι τρόποι μετακίνησης του σημείου εισαγωγής με το πληκτρολόγιο. Μετακίνηση του σημείου εισαγωγής Ένα χαρακτήρα προς τα αριστερά Ένα χαρακτήρα προς τα δεξιά Μία γραμμή προς τα κάτω Μία γραμμή προς τα επάνω Μία λέξη προς τα αριστερά Μία λέξη προς τα δεξιά Στην αρχή της τρέχουσας γραμμής Στο τέλος της τρέχουσας γραμμής Στην αρχή του εγγράφου Στην αρχή της προηγούμενης σελίδας Στην αρχή της επόμενης σελίδας Μία οθόνη προς τα επάνω Μία οθόνη προς τα κάτω Πλήκτρα Αριστερό βέλος Δεξιό βέλος Κάτω βέλος Επάνω βέλος Ctrl + Αριστερό βέλος Ctrl + Δεξιό βέλος Home End Ctrl + End Ctrl +Page Up Ctrl + Page Down Page Down Page Up Σε ένα μακροσκελές έγγραφο, ίσως θελήσετε να μετακινηθείτε μεταξύ στοιχείων του ίδιου τύπου όπως, για παράδειγμα, μεταξύ γραφικών. Πατήστε στο κουμπί Select Browse Object (Επιλογή αντικειμένου αναζήτησης) στο κάτω μέρος της κατακόρυφης ράβδου κύλισης, και από την παλέτα επιλογών διαλέξτε μια επιλογή όπως Browse by Page (Αναζήτηση ανά σελίδα) ή Browse by Graphic (Αναζήτηση ανά γραφικό). Αν είναι ανοιχτά περισσότερα από ένα έγγραφα, μπορείτε να τα κλείσετε πατώντας στο κουμπί Κλεισίματός τους στο δεξιό άκρο της γραμμής τίτλου. Αν είναι ανοιχτό μόνο ένα έγγραφο, τότε το πάτημα στο κουμπί Κλεισίματος θα έχει αποτέλεσμα το κλείσιμο του εγγράφου και τον τερματισμό τού Word. Αν θέλετε να κλείσετε το έγγραφο αλλά να αφήσετε ανοιχτό το Word, πρέπει να πατήσετε στο κουμπί Microsoft Office και μετά να επιλέξετε Close. Στην επόμενη άσκηση θα ανοίξετε ένα υπάρχον έγγραφο και θα ανακαλύψετε διάφορους τρόπους να μετακινείστε μέσα σε αυτό. Στη συνέχεια, θα κλείσετε το έγγραφο.

21 Άνοιγμα εγγράφου, μετακίνηση στα περιεχόμενά του, και κλείσιμό του 79 ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ το έγγραφο 02_Opening. Αυτό το αρχείο εξάσκησης βρίσκεται στον υποφάκελο Chapter01 του φακέλου SBS_Word2007. Κουμπί Microsoft Office 1. Πατήστε στο κουμπί Microsoft Office και μετά στη διαταγή Open (Άνοιγμα). Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Open, με ανοιχτό το φάκελο που χρησιμοποιήσατε για την τελευταία αποθήκευση ή το τελευταίο άνοιγμα εγγράφου. 2. Αν δεν εμφανίζονται τα περιεχόμενα του φακέλου Documents (Έγγραφα), πατήστε στο εικονίδιο Documents στο τμήμα Πλοήγησης. 3. Διπλοπατήστε διαδοχικά στους φακέλους MSP, SBS_Word2007, και Chapter Πατήστε στο αρχείο 02_Opening και κατόπιν στο κουμπί Open. To έγγραφο 02_Opening θα ανοίξει στο παράθυρο προγράμματος του Word. Σημείο εισαγωγής Γραμμή κύλισης Βέλος κύλισης Κατακόρυφη γραμμή κύλισης Κουμπί "Επιλογή αντικειμένου αναζήτησης"

22 80 Κεφάλαιο 1 Εξερεύνηση του Word 2007 Επόμενη σελίδα Επιλογή αντικειμένου αναζήτησης 5. Στη δεύτερη γραμμή του τίτλου εγγράφου, πατήστε στο τέλος της παραγράφου για να τοποθετήσετε εκεί το σημείο εισαγωγής. 6. Πατήστε το πλήκτρο για να μετακινήσετε το σημείο εισαγωγής στην αρχή της γραμμής. 7. Πατήστε το πλήκτρο δύο φορές για να μετακινήσετε το σημείο εισαγωγής στην αρχή της λέξης Fantasy στην επικεφαλίδα. 8. Πατήστε το πλήκτρο για να μετακινήσετε το σημείο εισαγωγής στο τέλος της γραμμής κειμένου. 9. Πατήστε + για να μετακινήσετε το σημείο εισαγωγής στο τέλος του εγγράφου. 10. Πατήστε + για να μετακινήσετε το σημείο εισαγωγής στην αρχή του εγγράφου. 11. Στο κάτω μέρος της κατακόρυφης γραμμής κύλισης, πατήστε στο κουμπί Next Page (Επόμενη σελίδα). 12. Πατήστε επάνω από το ορθογώνιο της κατακόρυφης ράβδου κύλισης για να κυλήσετε τα περιεχόμενα του εγγράφου προς τα επάνω κατά μία οθόνη. 13. Σύρετε το ορθογώνιο της κατακόρυφης ράβδου κύλισης στο πάνω μέρος της. Τώρα μπορείτε να δείτε την αρχή του εγγράφου. Προσέξτε ότι δεν έχει αλλάξει η θέση του σημείου εισαγωγής αλλά μόνο η προβολή του εγγράφου. 14. Πατήστε στο αριστερό μέρος του τίτλου για να τοποθετήσετε το σημείο εισαγωγής στην κορυφή του εγγράφου, και στη συνέχεια πατήστε στο κουμπί Select Browse Object (Επιλογή αντικειμένου αναζήτησης) στο κάτω μέρος της κατακόρυφης ράβδου κύλισης. Εμφανίζεται μια παλέτα με επιλογές αναζήτησης. Αναζήτηση ανά σελίδα 15. Μετακινήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω στην παλέτα των αντικειμένων. Καθώς δείχνετε σε κάθε κουμπί, στην κορυφή της παλέτας εμφανίζεται το όνομα του αντικειμένου. 16. Πατήστε στο κουμπί Browse by Page (Αναζήτηση ανά σελίδα). Το σημείο εισαγωγής θα μετακινηθεί από την αρχή της σελίδας 1 στην αρχή της σελίδας Πατήστε στο κουμπί Microsoft Office και μετά στη διαταγή Close. Πρόβλημα Αν αντί να πατήσετε στο κουμπί Microsoft Office και μετά στο κουμπί Close, πατήσετε στο κουμπί Close στο δεξιό άκρο της γραμμής τίτλου, το ανοιχτό έγγραφο του Word θα κλείσει και το Word θα τερματιστεί. Για να συνεχίσετε την εργασία σας, ξεκινήστε πάλι το Word.

23 Προβολή εγγράφου µε διαφορετικούς τρόπους 81 Συµβατότητα µε παλαιότερες εκδόσεις Το Word 2007 χρησιµοποιεί διαφορετική µορφή αρχείου από ό,τι οι προηγούµενες εκδόσεις του προγράµµατος. Αν και µπορείτε να ανοίξετε ένα έγγραφο που έχει δηµιουργηθεί µε κάποια προηγούµενη έκδοση, οι νέες λειτουργίες του Word 2007 δεν θα είναι διαθέσιµες. Το όνοµα του εγγράφου εµφανίζεται στη γραµµή τίτλου µε την ένδειξη [Compatibility Mode] (Κατάσταση συµβατότητας) στα δεξιά. Μπορείτε να εργαστείτε σε κατάσταση συµβατότητας ή να µετατρέψετε το έγγραφο στη µορφή αρχείου που χρησιµοποιεί το Word 2007 πατώντας στο κουµπί Microsoft Office και στη συνέχεια στο κουµπί Convert (Μετατροπή). Κατόπιν, πατήστε στο κουµπί Save (Αποθήκευση) στη γραµµή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar) ή πατήστε στο κουµπί Save As (Αποθήκευση ως) στο µενού Office για να αποθηκεύσετε το έγγραφο στη νέα µορφή µε διαφορετικό όνοµα. εν µπορείτε να ανοίξετε ένα έγγραφο του Word 2007 σε παλαιότερη έκδοση του Word, εκτός αν εγκαταστήσετε το πακέτο συµβατότητας (Compatibility Pack) για το Office 2007, το οποίο µπορείτε να κατεβάσετε δωρεάν από την τοποθεσία Microsoft Office Online. Μετά την εγκατάσταση του πακέτου συµβατότητας µπορείτε να ανοίγετε και να χειρίζεστε έγγραφα του Word 2007, όχι όµως και πρότυπα του Word Προβολή εγγράφου µε διαφορετικούς τρόπους Στο Word, ένα έγγραφο µπορεί να παρουσιαστεί µε διάφορους τρόπους: Προβολή ιάταξης Εκτύπωσης (Print Layout). Στην προβολή ιάταξης Εκτύπωσης (Print Layout) το έγγραφο εµφανίζεται στην οθόνη ακριβώς όπως θα τυπωθεί. Σε αυτή την προβολή µπορείτε να βλέπετε στοιχεία όπως περιθώρια, αλλαγές σελίδων, κεφαλίδες και υποσέλιδα, και υδατογραφήµατα. Προβολή Ανάγνωσης Πλήρους Οθόνης (Full Screen Reading). Σε αυτήν την προβολή εµφανίζεται όσο περισσότερο περιεχόµενο του εγγράφου χωράει στην οθόνη σε µέγεθος που να διαβάζεται εύκολα. Σε αυτή την προβολή η Ταινία αντικαθίσταται από µια γραµµή εργαλείων στο επάνω άκρο της οθόνης µε κουµπιά τα οποία χρησιµοποιείτε για την αποθήκευση και εκτύπωση του εγγράφου, την προσπέλαση αναφορών και άλλων εργαλείων, την επισήµανση κειµένου και την προσθήκη σχολίων. Επίσης, έχετε τη δυνατότητα να µετακινείστε από τη µία σελίδα στην άλλη και να ρυθµίζετε την προβολή. Προβολή ιάταξης Ιστού (Web Layout View). Στην προβολή ιάταξης Ιστού (Web Layout) το έγγραφο παρουσιάζεται στην οθόνη µε τη µορφή που θα έχει όταν φορτωθεί σε ένα φυλλοµετρητή Ιστού (Web browser). Σε αυτή την προβολή φαίνονται τα φόντα, τα αυτόµατα σχήµατα (AutoShapes), και άλλα εφέ. Μπορείτε επίσης να δείτε πώς αναδιπλώνεται το κείµενο για να χωρέσει στο παράθυρο, καθώς και τον τρόπο τοποθέτησης των γραφικών. είτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά µε τα έγγραφα του Ιστού, δείτε την ενότητα " ηµιουργία και τροποποίηση εγγράφου Ιστού", στο Κεφάλαιο 11, " ηµιουργία εγγράφων για χρήση έξω από το Word". Προβολή ιάρθρωσης (Outline view). Η προβολή αυτή εµφανίζει τη δοµή του εγγράφου µε τη µορφή ένθετων επιπέδων επικεφαλίδων και σώµατος κειµένου, και παρέχει εργαλεία για την εµφάνιση και την τροποποίηση της ιεραρχίας.

24 82 Κεφάλαιο 1 Εξερεύνηση του Word 2007 Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά με τη διάρθρωση, δείτε την ενότητα "Αναδιάρθρωση εγγράφου", στο Κεφάλαιο 2, "Διόρθωση και έλεγχος εγγράφων". Πρόχειρη προβολή (Draft View). Η προβολή αυτή παρουσιάζει τα περιεχόμενα ενός εγγράφου με μια απλοποιημένη διάταξη ώστε να μπορείτε να πληκτρολογείτε και να επεξεργάζεστε το κείμενο γρήγορα. Δεν εμφανίζεται κανένα στοιχείο διάταξης, όπως κεφαλίδες και υποσέλιδα. Μπορείτε να εναλλάσσεστε μεταξύ των προβολών χρησιμοποιώντας τα κουμπιά της ομάδας Document Views (Προβολές εγγράφων) στην καρτέλα View ή τα κουμπιά της γραμμής εργαλείων Προβολής (View) στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου. Με τα άλλα κουμπιά της καρτέλας View μπορείτε να κάνετε τα εξής: Να εμφανίζετε χάρακες και γραμμές πλέγματος για να διευκολύνεστε στην τοποθέτηση και την ευθυγράμμιση των στοιχείων. Να εμφανίζετε ένα ξεχωριστό τμήμα που περιέχει το χάρτη εγγράφου (Document Map) μια λίστα των επικεφαλίδων που απαρτίζουν τη δομή του εγγράφου καθώς ελέγχετε και διορθώνετε το κείμενο. Να εμφανίζετε ένα ξεχωριστό τμήμα το οποίο περιέχει μικρογραφίες (thumbnails) των σελίδων του εγγράφου. Να τακτοποιείτε και να χρησιμοποιείτε παράθυρα. Να αλλάζετε τη μεγέθυνση του εγγράφου. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε τη μεγέθυνση του εγγράφου χρησιμοποιώντας τα εργαλεία της γραμμής εργαλείων Προβολής στο δεξιό άκρο της γραμμής κατάστασης. Έχετε τη δυνατότητα να πατήσετε στο κουμπί Zoom (Συντελεστής μεγέθυνσης) και να διαλέξετε (ή να πληκτρολογήσετε) ένα ποσοστό, να σύρετε το ροοστάτη προς τα αριστερά ή τα δεξιά, ή να πατήσετε στα κουμπιά Zoom Out (Μείωση συντελεστή μεγέθυνσης) ή Zoom In (Αύξηση συντελεστή μεγέθυνσης) που βρίσκονται στα άκρα του ροοστάτη. Όταν θέλετε να δημιουργήσετε πιο σύνθετα έγγραφα, η ενεργοποίηση της εμφάνισης των μη εκτυπώσιμων χαρακτήρων κάνει ευκολότερη την τοποθέτηση στοιχείων με ακρίβεια. Οι χαρακτήρες αυτοί ανήκουν σε δύο κατηγορίες: σε αυτούς που ελέγχουν τη διάταξη του εγγράφου και σε αυτούς που ορίζουν τη δομή για διεργασίες οι οποίες εκτελούνται στο παρασκήνιο, όπως η δημιουργία ευρετηρίων. Η προβολή των μη εκτυπώσιμων χαρακτήρων μπορεί να ενεργοποιείται και να απενεργοποιείται με το κουμπί Show/Hide (Προβολή/Απόκρυψη ) στην ομάδα Paragraph (Παράγραφος) της καρτέλας Home. Συμβουλή Για να κρύψετε κείμενο επιλέξτε το, πατήστε στο κουμπί ανοίγματος του πλαισίου διαλόγου Font (Γραμματοσειρά) στο δεξιό άκρο της γραμμής τίτλου της ομάδας Font στην καρτέλα Home, ενεργοποιήστε το πλαίσιο κειμένου Hidden (Κρυφό), και πατήστε στο OK. Όταν το κουμπί Show/Hide είναι πατημένο, το κρυφό κείμενο είναι ορατό και επισημαίνεται στο έγγραφο με μια εστιγμένη υπογράμμιση. Στην επόμενη άσκηση θα ανακαλύψετε διάφορους τρόπους προσαρμογής της προβολής Διάταξης Εκτύπωσης ώστε η δημιουργία εγγράφων να γίνεται με πιο αποδοτικό τρόπο. Θα ενεργοποιήσετε και θα απενεργοποιήσετε το λευκό χώρο (τα κενά διαστήματα), θα αυξήσετε και θα μειώσετε το συντελεστή μεγέθυνσης (zoom), θα εμφανίσετε τους χάρακες και το χάρτη εγγράφου, και θα προ-

25 Προβολή εγγράφου με διαφορετικούς τρόπους 83 βάλετε τους μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες και το μη εκτυπώσιμο κείμενο. Έπειτα θα αλλάξετε προβολές, παρατηρώντας τις διαφορές ώστε να γνωρίζετε ποια είναι η κατάλληλη για κάθε εργασία. Τέλος, θα εναλλάσσεστε μεταξύ ανοιχτών εγγράφων και θα προβάλετε έγγραφα σε περισσότερα από ένα παράθυρα ταυτόχρονα. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ τα έγγραφα 03_Viewing1 και 03_Viewing2. Αυτά τα αρχεία εξάσκησης βρίσκονται στον υποφάκελο Chapter01 του φακέλου SBS_Word2007. ΑΝΟΙΞΤΕ το έγγραφο 03_Viewing1. 1. Κυλήστε τα περιεχόμενα του εγγράφου σε προβολή Διάταξης Εκτύπωσης. Όπως βλέπετε, σε όλες τις σελίδες εκτός της πρώτης, το τυπωμένο έγγραφο περιέχει τον τίτλο στην κεφαλίδα στο επάνω μέρος της σελίδας, τον αριθμό σελίδας στο δεξιό περιθώριο, και την ημερομηνία στο υποσέλιδο στο κάτω μέρος κάθε σελίδας. Δείτε επίσης Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα, δείτε την ενότητα "Προσθήκη κεφαλίδων και υποσέλιδων", στο Κεφάλαιο 4, "Αλλαγή της εμφάνισης ενός εγγράφου". 2. Δείξτε στο κενό μεταξύ δύο οποιωνδήποτε σελίδων και, μόλις ο δείκτης αλλάξει σε δύο α- ντίθετα βέλη, διπλοπατήστε με το ποντίκι. Μετά κυλήστε πάλι τα περιεχόμενα του εγγράφου. Ο λευκός χώρος στην κορυφή και το τέλος κάθε σελίδας και ο γκρίζος χώρος μεταξύ των σελίδων κρύβονται. Κουμπί Zoom 3. Επαναφέρετε το λευκό χώρο δείχνοντας στη μαύρη γραμμή που χωρίζει τις δύο σελίδες και διπλοπατώντας με το ποντίκι. 4. Πατήστε + για να μετακινηθείτε στην κορυφή του εγγράφου, και μετά πατήστε στο κουμπί Zoom στη γραμμή εργαλείων Προβολής. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Zoom.

26 84 Κεφάλαιο 1 Εξερεύνηση του Word Στην περιοχή Many pages (Πολλές σελίδες), πατήστε στο κουμπί της οθόνης, έπειτα στη μικρογραφία της δεύτερης σελίδας στην επάνω γραμμή, και μετά στο ΟΚ. Η μεγέθυνση αλλάζει ώστε να βλέπετε δύο σελίδες τη μία δίπλα στην άλλη. Επόμενη σελίδα 6. Κάτω από την κατακόρυφη γραμμή κύλισης, πατήστε στο κουμπί Next Page (Επόμενη σελίδα) για να εμφανίσετε την τρίτη και την τέταρτη σελίδα του εγγράφου.

27 Προβολή εγγράφου με διαφορετικούς τρόπους 85 Κουμπί Zoom Out Κουμπί Zoom In 7. Στη γραμμή εργαλείων Προβολής, πατήστε στο κουμπί Zoom. Έπειτα, στο πλαίσιο διαλόγου Zoom πατήστε στην τιμή 75% και μετά στο ΟΚ. Παρατηρήστε ότι η θέση του ροοστάτη Zoom μεταβάλλεται ώστε να ανταποκρίνεται στη νέα ρύθμιση. 8. Στο αριστερό άκρο του ροοστάτη Zoom, πατήστε μερικές φορές στο κουμπί Zoom Out. Καθώς πατάτε στο κουμπί, ο ροοστάτης μετακινείται προς τα αριστερά και το ποσοστό μεγέθυνσης μειώνεται. 9. Στο δεξιό άκρο του ροοστάτη Zoom, πατήστε στο κουμπί Zoom In μέχρι η μεγέθυνση να φτάσει στο 100%. 10. Στην ομάδα Show/Hide (Εμφάνιση/Απόκρυψη) της καρτέλας View, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Ruler (Χάρακας). Στο επάνω και το αριστερό μέρος της σελίδας εμφανίζονται, αντίστοιχα, ο οριζόντιος και ο κατακόρυφος χάρακας. Στους χάρακες, η ενεργή περιοχή της σελίδας επισημαίνεται με λευκό χρώμα και τα περιθώρια με μπλε. 11. Στην ομάδα Show/Hide, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Document Map (Χάρτης εγγράφου). Στην αριστερή πλευρά της οθόνης θα ανοίξει ένα τμήμα παραθύρου, το οποίο περιέχει τη διάρθρωση των επικεφαλίδων του εγγράφου. Η πρώτη επικεφαλίδα στην ενεργή σελίδα είναι επισημασμένη.

28