4 ο ΦΥΛΛΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΓΕΝΙΚΟΣ ΣΚΟΠΟΣ :

4 ο ΦΥΛΛΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΓΕΝΙΚΟΣ ΣΚΟΠΟΣ : Σκοπός του συγκεκριμένου φύλλου εργασίας είναι ο μαθητής να εξοικειωθεί με τις συναρτήσεις, τις αριθμητικές πράξεις καθώς και την επισήμανση κελιών υπό όρους με στόχο τον αυτόματο υπολογισμό των αποτελεσμάτων του οικογενειακού προϋπολογισμού τους. ΣΤΟΧΟΣ : 1) Άνοιγμα βιβλίου 2) Εισαγωγή συναρτήσεων 3) Αριθμητικές πράξεις 4) Μορφοποίηση υπό όρους 5) Αποθήκευση βιβλίου Φίλιππος Γιαννακάς Καθηγητής Πληροφορικής Εργασία με το Ελληνικό Excel 2007

ΕΠΕΞΗΓΗΣΗ ΣΥΜΒΟΛΩΝ που θα συναντήσετε μέσα στο φύλλο εργασίας 1 Σύμβολο σχετικής θεωρίας που πρέπει να διαβάσετε. Σύμβολο γενικής θεωρίας που πρέπει να διαβάσετε. Σύμβολο ενεργειών που πρέπει να υλοποιήσετε. Σύμβολο ερωτήσεων που πρέπει να απαντήσετε. ΕΝΑΡΞΗ ΦΥΛΛΟΥ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΕΚΚΙΝΗΣΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 1 Εκκινήστε το πρόγραμμα δημιουργίας εγγράφων Excel 2007 του Η/Υ (Έναρξη Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007) ΑΝΟΙΓΜΑ ΒΙΒΛΙΟΥ Σε αυτή την φάση για να συνεχίσουμε θα πρέπει να ανοίξουμε το βιβλίο εργασίας με όνομα «Προϋπολογισμός», το οποίο αποθηκεύσαμε στο προηγούμενο φύλλο εργασίας. 2 Πατάμε το κουμπί Office «Άνοιγμα» (Εικόνα 1). και εν συνεχεία από τις επιλογές επιλέγουμε 3 Στον διάλογο που ακολουθεί (Εικόνα 2), βρίσκουμε το βιβλίο «Προϋπολογισμός» και πατάμε κάτω αριστερά «Άνοιγμα». Φίλιππος Γιαννακάς, Καθηγητής Πληροφορικής 2

Εικόνα 1 Εικόνα 2 Ένας ποιο εύκολο τρόπος για ανοίξουμε ένα βιβλίο εργασίας είναι από την θέση με τα πρόσφατα έγγραφα και στην περίπτωση που αυτό εμφανίζεται στην λίστα (Εικόνα 3). Εικόνα 3 Φίλιππος Γιαννακάς, Καθηγητής Πληροφορικής 3

Αν έχουμε εκτελέσει σωστά τις παραπάνω ενέργειες θα πρέπει να μας εμφανιστεί ο οικογενειακός προϋπολογισμός που είχαμε ετοιμάσει στο προηγούμενο φύλλο εργασίας (Εικόνα 4). Εικόνα 4 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΩΝ Παρατηρούμε ότι μέχρι στιγμής έχουμε αφήσει κενά τα κελιά που αφορούν τα σύνολα εσόδων, εξόδων και το γενικό σύνολο. Κάποιος που δεν γνωρίζει καλά το Excel θα έπαιρνε μια αριθμομηχανή θα έκανε τις αντίστοιχες πράξεις και θα έβαζε τα σύνολα στις αντίστοιχες θέσεις. Όμως αυτό δε θα ήταν εύχρηστο καθότι αν υπήρχε μια αλλαγή σε κάποιο ποσό θα έπρεπε να εκτελέσουμε ξανά τις προσθέσεις και να εισάγουμε τα αντίστοιχα ποσά στις θέσεις τους. Φανταστείτε ένα βιβλίο που είχε για παράδειγμα 10.000 ποσά και όχι μόνο 11 που έχουμε εδώ. Έτσι θα χρησιμοποιήσουμε τις συναρτήσεις. Οι συναρτήσεις που διαθέτει το Excel είναι πολλές και χωρίζονται σε κατηγορίες π.χ Μαθηματικές, Οικονομικές, Χαρακτήρων κτλ ανάλογα με το είδος της εργασίας που πρέπει να εκτελέσουμε. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να εισάγουμε μια συνάρτηση. 1 ος Τρόπος : Αφού επιλέξουμε το κελί στο οποίο θέλουμε να εμφανιστεί το αποτέλεσμα της συνάρτησης επιλέγουμε το σύμβολο της συνάρτησης Φίλιππος Γιαννακάς, Καθηγητής Πληροφορικής 4

(Εισαγωγή συνάρτησης) που βρίσκεται στο πάνω μέρος δίπλα στο όνομα του κελιού.. Στην συνέχεια εμφανίζεται ο ακόλουθος διάλογος (Εικόνα 5) από τον οποίο μπορούμε να επιλέξουμε τη συνάρτηση που επιθυμούμε. Εικόνα 5 2 ος Τρόπος : Αφού επιλέξουμε το κελί στο οποίο θέλουμε να εμφανιστεί το αποτέλεσμα της συνάρτησης για την άθροιση επιλέγουμε το βελάκι στα δεξιά του συμβόλου (Εικόνα 6). που βρίσκεται στη γραμμή εργαλείων του φακέλου «Κεντρική» Εικόνα 6 3 ος Τρόπος : Αφού επιλέξουμε το κελί στο οποίο θέλουμε να εμφανιστεί το αποτέλεσμα της συνάρτησης επιλέγουμε «Εισαγωγή Συνάρτησης» από την γραμμή εργαλείων του φακέλου «Τύποι» (Εικόνα 7). Εν συνεχεία εμφανίζεται ο ίδιος διάλογος με αυτόν της Εικόνας 5. Φίλιππος Γιαννακάς, Καθηγητής Πληροφορικής 5

Εικόνα 7 Μπορείτε να σκεφτείτε τι είδους συνάρτηση μπορεί να χρειαζόμαστε να χρησιμοποιήσουμε στα κελιά F14 και Κ14? Περιγράψτε εν συντομία. Απάντηση : 4 Άρα για να έχουμε σύνολα θα πρέπει να χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση «Άθροισμα» γνωστή ως SUM συνάρτηση. Χρησιμοποιήστε έναν από τους τρεις παραπάνω τρόπους που περιγράψαμε για να εισάγετε τη σωστή συνάρτηση στα κελιά F14 (Σύνολο εσόδων) και Κ14 (Σύνολο εξόδων) του πίνακάς σας. Αφού εισάγετε τη συνάρτηση πατήστε το «ENTER» για να επικυρωθεί η εισαγωγή. ΠΡΟΣΟΧΗ: Όταν επιλέξετε την συνάρτηση εμφανίζεται η παρακάτω επιλογή. Συγκεκριμένα υπάρχει μια διακεκομμένη γραμμή που περιβάλλει τα κελιά το περιεχόμενο των οποίων θα χρησιμοποιηθεί στην άθροιση. Αυτή η επιλογή ονομάζεται και πεδίο τιμών. Εδώ για το κελί F14 βλέπουμε ότι έχουν επιλεγεί τα κελιά F5 έως και F13 (Εικόνα 8). Αν επιθυμούμε να αλλάξουμε αυτό το πεδίο τιμών απλά πληκτρολογούμε μέσα στην παρένθεση το σωστό εύρος. Για την δική μας περίπτωση το περιεχόμενο του κελιού F14 είναι η συνάρτηση «Άθροισμα» και συγκεκριμένα = SUM(F5:F13) Φίλιππος Γιαννακάς, Καθηγητής Πληροφορικής 6

Εικόνα 8 Παρατηρήσατε ότι υπάρχει πριν από την συνάρτηση SUM(F5:F13) το σύμβολο της ισότητας (=)? Αν δεν υπήρχε τι θα γινότανε? Δοκιμάστε και απαντήστε. Απάντηση : Ποια είναι η διαφορά του ερωτηματικού (;) σε σχέση με την άνω και κάτω τελεία (:) στο διαχωρισμό των κελιών κατά τη χρήση των συναρτήσεων? Δοκιμάστε να αλλάξετε την άνω και κάτω τελεία με το ερωτηματικό στα παραπάνω κελιά και απαντήστε. Απάντηση : 5 Ενεργήστε με τον ίδιο τρόπο για να εισάγετε την αντίστοιχη συνάρτηση στο κελί K14. Αλλάξτε ένα οποιοδήποτε ποσό και δείτε το αποτέλεσμα των συναρτήσεων. Τι παρατηρείτε τώρα σε σχέση με το εάν η άθροιση είχε γίνει με μια αριθμομηχανή και το αποτέλεσμα είχε εισαχθεί στα κελία με το χέρι? Απάντηση : Φίλιππος Γιαννακάς, Καθηγητής Πληροφορικής 7

ΑΡΙΘΜΗΤΙΚΕΣ ΠΡΑΞΕΙΣ 6 Σε αρκετές περιπτώσεις δεν χρειαζόμαστε συναρτήσεις για να εκτελέσουμε κάποιες απλές πράξεις. Άλλωστε δεν υπάρχουν για όλα τα πράγματα συναρτήσεις. Για παράδειγμα μας απομένει το «ΚΑΘΑΡΟ ΣΥΝΟΛΟ» στο κελί Κ15 που στην ουσία είναι το ποσό που απομένει στην οικογένεια αν αφαιρέσουμε τα ΕΞΟΔΑ από τα ΕΣΟΔΑ. Για να εκτελέσουμε την αφαίρεση θα πρέπει να γράψουμε την κατάλληλη πράξη στο κελί K15. Γράψτε την. Τι νομίζετε ότι θα πρέπει να γράψετε στο κελί Κ15? Απάντηση : Αν γράψετε την σωστή πράξη στο κελι Κ15 τότε το αποτέλεσμα θα είναι ίδιο με αυτό της Εικόνας 9. Εικόνα 9 ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ ΥΠΟ ΟΡΟΥΣ 8 Πολλές φορές χρειαζόμαστε να δώσουμε με αυτόματο τρόπο έμφαση σε κάποια κελιά χρησιμοποιώντας διάφορες μορφές οπτικοποίησης που διαθέτει το Excel. Για παράδειγμα θα θέλαμε στη δική μας περίπτωση αν το καθαρό σύνολο είναι αρνητικός αριθμός (δηλαδή τα έξοδα να είναι περισσότερα από τα έσοδα της οικογένειας), αυτό να επισημαίνεται με τέτοιο τρόπο που το κελί να παίρνει μια συγκεκριμένη μορφή π.χ. Κόκκινο χρώμα ή και να εμφανίζεται ένα σύμβολο. Επιλέγουμε το κελί στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε τη μορφοποίηση υπό όρους (Καθαρό Σύνολο). Εν συνεχεία επιλέγουμε το κουμπί «Μορφοποίηση υπό όρους» από τη γραμμή εργαλείων του φακέλου κεντρική (Εικόνα 10). Φίλιππος Γιαννακάς, Καθηγητής Πληροφορικής 8

Εικόνα 10 9 Όταν το επιλέξουμε εμφανίζεται ο ακόλουθος διάλογος (Εικόνα 11). Εκεί υπάρχουν αρκετές επιλογές με τις οποίες μπορούμε να δουλέψουμε. Εμείς ας χρησιμοποιήσουμε την επιλογή «Σύνολα Εικόνων» για να εισάγουμε επισήμανση με χρήση συμβόλων. Κάποιος θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει και την πρώτη επιλογή «Επισήμανση κανόνων κελιών» και να ορίσει τιμή υπέρβασης και αντίστοιχη χρωματική απεικόνιση. Εικόνα 11 Φίλιππος Γιαννακάς, Καθηγητής Πληροφορικής 9

Μετά την εισαγωγή της μορφοποίησης παρατηρούμε ότι το κελί έχει την συγκεκριμένη μορφή. Αυτό θα το δούμε αρκετές φορές να συμβαίνει στο Excel και συγκεκριμένα σε αριθμητικά δεδομένα. Αυτό συμβαίνει διότι το αριθμητικό περιεχόμενο του κελιού είναι μεγαλύτερο από το μέγεθος του ίδιου του κελιού. Άρα για να μπορέσει να εμφανιστεί το αριθμητικό δεδομένο θα πρέπει να μεγαλώσουμε το μέγεθος του κελιού. 10 Μεγαλώστε το μέγεθος του κελιού Κ15 για να εμφανιστεί σωστά το δεδομένο. Ακόμα δεν έχουμε ολοκληρώσει τον κανόνα. Θα πρέπει να ορίσουμε τις τιμές πάνω από τις οποίες θα εμφανίζονται αντίστοιχα τα τρία σύμβολα. 11 12 Επιλέγουμε ξανά το κελί Κ15 (Καθαρό Σύνολο) στο οποίο έχουμε εισάγει τον κανόνα και εν συνεχεία την επιλογή «Μορφοποίηση υπό όρους». Στο διάλογο που ανοίγει (Εικόνα 11), επιλέγουμε την τελευταία επιλογή «Διαχείριση κανόνων». Στο διάλογο που ακολουθεί (Εικόνα 12) επιλέγουμε «Επεξεργασία κανόνα». Εικόνα 12 13 Ορίζουμε τον τύπο για κάθε σύμβολο από «Ποσοστό» σε «Αριθμός». Στο διάλογο που ακολουθεί (Εικόνα 13) ορίζουμε τις τιμές για το κάθε εικονίδιο. Εμείς θα ορίσουμε ότι πάνω από τα 500 ευρώ θα εμφανίζει το σύμβολο, μεταξύ 0 500 ευρώ το σύμβολο και κάτω από το ποσό των 0 ευρώ το σύμβολο. Τέλος πατάμε το ΟΚ και ξανά ΟΚ στον επόμενο διάλογο (Εικόνα 12). Φίλιππος Γιαννακάς, Καθηγητής Πληροφορικής 10

Εικόνα 13 14 15 Δοκιμάστε να αλλάξετε τα ποσά στα έσοδα και έξοδα ώστε να διαπιστώστε την αλλαγή στα σύμβολα για το καθαρό σύνολο. Εισάγετε μορφοποίηση υπό όρους (όποια θέλετε και με όποιες τιμές εσείς θέλετε) στα αντίστοιχα κελιά για τα ΣΥΝΟΛΑ ΕΣΟΔΩΝ & ΣΥΝΟΛΑ ΕΞΟΔΩΝ. ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΒΙΒΛΙΟΥ ΕΡΓΑΣΙΑΣ 16 Αποθηκεύστε στον φάκελό σας το βιβλίο εργασίας σας με το ίδιο όνομα «Προϋπολογισμός». ΤΕΛΟΣ Φίλιππος Γιαννακάς, Καθηγητής Πληροφορικής 11