Εγχειρίδιο εγγραφής Προμηθευτών

Εγχειρίδιο εγγραφής Προμηθευτών Στη Δράση «Ψηφιακή Εκπαίδευση στις Σχολές των Ενόπλων Δυνάμεων»

Πίνακας περιεχομένων Εισαγωγή... 3 Σελίδα εγγραφής... 4 Φόρμα εγγραφής Προμηθευτή... 6 Στοιχεία Λογαριασμού Χρήστη... 6 Στοιχεία Franchise... 7 Στοιχεία Προμηθευτή... 7 Στοιχεία Διεύθυνσης Έδρας Προμηθευτή... 8 Στοιχεία Νόμιμου Εκπροσώπου του Προμηθευτή... 9 Στοιχεία Υπευθύνου του Προμηθευτή για τη Δράση... 9 Στοιχεία Αναπληρωτή Υπευθύνου Προμηθευτή για τη Δράση... 9 Συμπλήρωση χαρακτήρων εικόνας... 10 Αίτηση Συμμετοχής στο Μητρώο Προμηθευτών της Δράσης... 11 Αξιολόγηση Αίτησης και Πιστοποίηση Προμηθευτή... 16 Διάγραμμα ροής διαδικασίας Εγγραφής-Ένταξης στο Μητρώο Προμηθευτών... 17 2

Εισαγωγή Το παρόν εγχειρίδιο έχει ως σκοπό την επεξήγηση και καθοδήγηση της διαδικασίας εγγραφής των Προμηθευτών στη Δράση «Ψηφιακή Εκπαίδευση στις Σχολές των Ενόπλων Δυνάμεων». Τα βήματα που απαιτούνται προκειμένου να εγγραφούν οι εν λόγω επιχειρήσεις στην υπηρεσία και να έχουν τη δυνατότητα δημοσίευσης προσφορών είναι: η δημιουργία λογαριασμού η υποβολή Αίτησης Συμμετοχής στο Μητρώο Προμηθευτών και τέλος, η αποστολή με fax ή email στη Δράση της Βεβαίωσης Συμμετοχής, που παρέχεται μετά την υποβολή της αίτησης, συνοδευόμενη από φωτοαντίγραφο της Αστυνομικής Ταυτότητας ή του Διαβατήριου του Νόμιμου Εκπροσώπου της επιχείρησης. Παρακάτω περιγράφεται αναλυτικά η διαδικασία εγγραφής και ένταξης στο Μητρώο Προμηθευτών. Βήμα Πρώτο: Συμπλήρωση Φόρμας Εγγραφής Βήμα Δεύτερο: Υποβολή Αίτησης Συμμετοχής στο Μητρώο Προμηθευτών της Δράσης Βήμα Τρίτο: Αξιολόγηση Αίτησης και Πιστοποίηση Προμηθευτή Εικόνα 1. Βήματα Εγγραφής και Ένταξης στο Μητρώο Προμηθευτών 3

Σελίδα εγγραφής Για να εγγραφεί ένας Προμηθευτής στη Δράση θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα παροχής τόσο του φορητού υπολογιστή όσο και της τσάντας μεταφοράς. Δεσμεύεται επίσης ότι αποδέχεται τους όρους χρήσης των πληροφοριακών συστημάτων και τις προϋποθέσεις συμμετοχής, ανάμεσα στις οποίες είναι και η δήλωση πως τα επιδοτούμενα συστήματα (φορητοί υπολογιστές και τσάντα μεταφοράς) θα πληρούν τις ελάχιστες προδιαγραφές, που θα καθοριστούν στο πλαίσιο της Δράσης. Για να πραγματοποιηθεί εγγραφή για έναν Προμηθευτή θα πρέπει να γίνει μετάβαση στην αρχική σελίδα της εφαρμογής και να επιλεγεί η αντίστοιχη κατηγορία από τις προσφερόμενες επιλογές (Εικόνα 2). Εικόνα 2. Εγγραφή Προμηθευτή 4

Στη συνέχεια, για να προχωρήσει ο Προμηθευτής στη φόρμα εγγραφής του, πρέπει να διαβάσει και να αποδεχτεί τους Όρους Χρήσης του Πληροφοριακού Συστήματος αλλά και όσα αναγράφονται στον Οδηγό της Δράσης σχετικά με τη Δράση, και στη συνέχεια να πατήσει το κουμπί «Συνέχεια Εγγραφής», όπως φαίνεται στην εικόνα (Εικόνα 3). Εικόνα 3. Όροι και προϋποθέσεις 5

Βήμα Πρώτο: Συμπλήρωση Φόρμας Εγγραφής Φόρμα εγγραφής Προμηθευτή Μετά τη σελίδα των Όρων και Προϋποθέσεων της Συμμετοχής Προμηθευτή στη Δράση που έχει προηγηθεί, ακολουθεί η φόρμα εγγραφής στην οποία θα πρέπει να συμπληρωθούν τα απαιτούμενα στοιχεία ούτως ώστε να δημιουργηθεί ο λογαριασμός της Επιχείρησης. Παρακάτω παρουσιάζονται βήμα προς βήμα όλα τα απαιτούμενα πεδία της εγγραφής στη Δράση ενός Προμηθευτή Πώλησης Υπολογιστικού Εξοπλισμού. Στοιχεία Λογαριασμού Χρήστη Αφορά τα στοιχεία του λογαριασμού του Προμηθευτή, με τα οποία θα δίνεται η δυνατότητα πρόσβασης στην εφαρμογή, δηλαδή όνομα χρήστη (username), κωδικός πρόσβασης (password) και email επικοινωνίας (Εικόνα 4). Βεβαιωθείτε ότι το email λογαριασμού που θα συμπληρωθεί είναι έγκυρο καθώς σε αυτό θα αποστέλλονται ενημερωτικά μηνύματα από τη δράση. Εικόνα 4. Στοιχεία λογαριασμού Χρήστη 6

Στοιχεία Franchise Στο τρέχον πεδίο ο Προμηθευτής που εγγράφεται θα πρέπει να επιλέξει αν ανήκει σε κάποιο δίκτυο Franchise ή όχι. (Εικόνα 5). Εικόνα 5. Στοιχεία Franchise Εάν επιλεγεί ότι ο Προμηθευτής δεν είναι ο κεντρικός φορέας του δικτύου Franchise, αλλά ανήκει σε κάποιο, θα πρέπει επιπλέον να οριστεί ο Franchisor του, πραγματοποιώντας την αντίστοιχη επιλογή στη λίστα με όλους τους ενταγμένους στο Μητρώο Franchisors (Εικόνα 6). Εικόνα 6. Επιλογή Franchisor Προμηθευτή Στοιχεία Προμηθευτή Αφορά τα στοιχεία του Προμηθευτή και συγκεκριμένα απαιτούνται να συμπληρωθούν υποχρεωτικά τα πεδία: Τύπος Επιχείρησης (ΑΕ, ΟΕ, ΕΠΕ, ΙΚΕ, ατομική επιχείρηση κλπ) Επωνυμία Α.Φ.Μ Δ.Ο.Υ Τηλέφωνο (σταθερό) Email ενώ προαιρετικά μπορούν να συμπληρωθούν και τα πεδία: Διακριτικός Τίτλος Fax 7

Ιστοσελίδα όπως φαίνεται και στην εικόνα (Εικόνα 7). Εικόνα 7. Στοιχεία Προμηθευτή Στοιχεία Διεύθυνσης Έδρας Προμηθευτή Αφορά τα στοιχεία διεύθυνσης της έδρας της επιχείρησης του Προμηθευτή, δηλαδή: Οδό και αριθμό Ταχυδρομικό Κώδικα Περιφερειακή Ενότητα Καλλικρατικό Δήμο όπως φαίνεται και στην εικόνα (Εικόνα 8). Εικόνα 8. Στοιχεία Διεύθυνσης Έδρας Προμηθευτή 8

Στοιχεία Νόμιμου Εκπροσώπου του Προμηθευτή Στο συγκεκριμένο πλαίσιο ζητούνται τα στοιχεία του Νόμιμου Εκπροσώπου. Επισημαίνεται ότι ως νόμιμος εκπρόσωπος πρέπει να εγγραφεί το ίδιο φυσικό πρόσωπο που έχει οριστεί ως Νόμιμος Εκπρόσωπος της επιχείρησης με βάση τα σχετικά νομιμοποιητικά έγγραφα σύστασης και λειτουργίας νομικού προσώπου, ανάλογα με το είδος της επιχείρησης (Εικόνα 9). Εικόνα 9. Στοιχεία Νόμιμου Εκπροσώπου του Προμηθευτή Στοιχεία Υπευθύνου του Προμηθευτή για τη Δράση Αφορά στα στοιχεία του Υπευθύνου για τη Δράση (Εικόνα 10). Τα στοιχεία επικοινωνίας σε αυτό το πεδίο θα πρέπει να είναι επικαιροποιημένα καθώς οι ενημερώσεις της εφαρμογής αποστέλλονται τόσο στο κεντρικό email λογαριασμού, όσο και στο email του Υπευθύνου για τη Δράση. Εικόνα 10. Στοιχεία Υπευθύνου του Προμηθευτή Στοιχεία Αναπληρωτή Υπευθύνου Προμηθευτή για τη Δράση *το πεδίο αυτό δεν είναι υποχρεωτικό Προαιρετικά, μπορούν να συμπληρωθούν τα στοιχεία του Αναπληρωτή Υπεύθυνου για τη Δράση (Εικόνα 11). 9

Εικόνα 11. Στοιχεία Αναπληρωτή Υπευθύνου του Προμηθευτή Συμπλήρωση χαρακτήρων εικόνας Προκειμένου να ολοκληρωθεί η δημιουργία λογαριασμού, ο εγγραφόμενος Προμηθευτής θα πρέπει να συμπληρώσει τους χαρακτήρες της εικόνας και να επιλέξει το κουμπί με την ένδειξη «Δημιουργία Λογαριασμού» (Εικόνα 12). Εικόνα 12. Δημιουργία Λογαριασμού. 10

Βήμα Δεύτερο: Υποβολή Αίτησης Συμμετοχής στο Μητρώο Προμηθευτών της Δράσης Δράσης. Αίτηση Συμμετοχής στο Μητρώο Προμηθευτών της Δράσης Προκειμένου να μπορέσει να χρησιμοποιήσει την εφαρμογή ένας Προμηθευτής, δηλαδή να μπορεί να δημοσιεύσει προσφορές και να εκτελέσει παραγγελίες, θα πρέπει να υποβάλει Αίτηση Συμμετοχής στο Μητρώο Προμηθευτών της Μόλις πραγματοποιηθεί επιτυχώς η δημιουργία λογαριασμού, ο Προμηθευτής θα πρέπει να επιβεβαιώσει τη διεύθυνση email που έχει δηλώσει, ακολουθώντας έναν σύνδεσμο που θα του αποσταλεί σε αυτήν (Εικόνα 13). Εικόνα 13. Εισερχόμενο e-mail με τον υπερσύνδεσμο πιστοποίησης Στη συνέχεια και αφού ο Προμηθευτής έχει επιβεβαιώσει τη διεύθυνση email, θα προσφέρονται οδηγίες για τη διαδικασία συμμετοχής στο Μητρώο Προμηθευτών στην αρχική σελίδα της εφαρμογής (Εικόνα 14). 11

Εικόνα 14. Αρχική σελίδα Οδηγίες υποβολής Αίτησης Συμμετοχής στο Μητρώο Προμηθευτών Για να υποβληθεί Αίτηση Συμμετοχής στο Μητρώο θα πρέπει να γίνει μετάβαση στην καρτέλα «Στοιχεία Προμηθευτή» και να επιβεβαιωθεί ότι τα στοιχεία που συμπληρώθηκαν στη φόρμα εγγραφής είναι ορθά. Στη συνέχεια, πρέπει να συμπληρωθούν τα Στοιχεία Τραπεζικού Λογαριασμού Προμηθευτή. Στην εικόνα (Εικόνα 15) εμφανίζεται η φόρμα συμπλήρωσης της τράπεζας καθώς και του αριθμού IBAN του λογαριασμού του Προμηθευτή. Εικόνα 15. Στοιχεία Τραπεζικού Λογαριασμού Προμηθευτή 12

Αφού συμπληρωθούν τα παραπάνω στοιχεία, η Αίτηση Συμμετοχής στο Μητρώο Προμηθευτών καταχωρείται επιλέγοντας την ένδειξη «Υποβολή Αίτησης Συμμετοχής στο Μητρώο Προμηθευτών» (Εικόνα 16). Εικόνα 16. Υποβολή αίτησης Συμμετοχής στο Μητρώο Προμηθευτών Τέλος, με την επιλογή «Υποβολή Αίτησης Συμμετοχής στο Μητρώο Προμηθευτών», θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο (pop-up) παράθυρο προειδοποίησης σχετικά με τη μη δυνατότητα τροποποίησης των εταιρικών στοιχείων του Προμηθευτή κατά τη διάρκεια αξιολόγησης της αιτήσεως του. Πατώντας «Υποβολή», υποβάλλεται η αίτηση του Προμηθευτή για Συμμετοχή στο Μητρώο Προμηθευτών (Εικόνα 17). Εικόνα 17. Αναδυόμενο (popup) παράθυρο υποβολής Αίτησης Συμμετοχής στο Μητρώο Προμηθευτών 13

Επισημαίνεται πως από τη στιγμή που έχει υποβληθεί η Αίτηση Συμμετοχής στο Μητρώο Προμηθευτών δεν είναι δυνατή καμία αλλαγή στα Στοιχεία του Προμηθευτή. Αν κάποιο από τα στοιχεία έχει συμπληρωθεί εσφαλμένα και εφόσον η αίτηση δεν βρίσκεται σε διαδικασία αξιολόγησης, ο Προμηθευτής έχει το δικαίωμα να αναιρέσει την αίτηση που έχει υποβάλλει, ούτως ώστε να μπορέσει να επεξεργαστεί τα Στοιχεία (Εικόνα 18). Μετά την επεξεργασία των Στοιχείων Προμηθευτή, μπορεί να υποβληθεί εκ νέου Αίτηση Συμμετοχής στο Μητρώο Προμηθευτών. Εικόνα 18.Αναίρεση Αίτησης Συμμετοχής στο Μητρώο Προμηθευτών Σημειώνεται ότι στην περίπτωση που πραγματοποιηθεί αναίρεση της αίτησης, δε θα ισχύει ο παρών Κωδικός Αριθμός Υποβολής Αίτησης Συμμετοχής (ΚΑΥΑΣ) και θα πρέπει θα υποβληθεί εκ νέου Αίτηση Συμμετοχής στο Μητρώο Προμηθευτών εντός των προβλεπόμενων από τον Οδηγό της Δράσης προθεσμιών. Για κάθε νέα Υποβολή Αίτησης Συμμετοχής θα ισχύει διαφορετικός ΚΑΥΑΣ, γεγονός που μπορεί να έχει ως συνέπεια τη μετάθεση της ημερομηνίας αξιολόγησης της Αίτησης σε μεταγενέστερο χρόνο. Για να ολοκληρωθεί η πιστοποίηση του ενδιαφερόμενου Προμηθευτή πρέπει να εκτυπώσει και να αποστείλει τη Βεβαίωση Συμμετοχής υπογεγραμμένη από το Νόμιμο Εκπρόσωπο και με τη σφραγίδα της Επιχείρησης στο fax 215-2157869 ή ηλεκτρονικά με email στο helpdesk@e-cadet.gr, μαζί με αντίγραφο της Αστυνομικής Ταυτότητας ή του Διαβατηρίου του Νόμιμου Εκπρόσωπου της Επιχείρησης. Η Βεβαίωση Συμμετοχής θα είναι διαθέσιμη προς εκτύπωση μετά την Υποβολή της Αίτησης Συμμετοχής επιλέγοντας την αντίστοιχη επιλογή που φαίνεται παρακάτω(εικόνα 19). 14

Εικόνα 19. Εκτύπωση Βεβαίωσης Συμμετοχής. Η Βεβαίωση Συμμετοχής καθώς και το αντίγραφο της Αστυνομικής Ταυτότητας ή του Διαβατηρίου οφείλουν να είναι ευδιάκριτα και να επαληθεύουν με σαφήνεια και καθαρότητα τα δηλωθέντα στοιχεία. 15

Βήμα Τρίτο: Αξιολόγηση Αίτησης και Πιστοποίηση Προμηθευτή Αξιολόγηση Αίτησης και Πιστοποίηση Προμηθευτή Το Γραφείο Υποστήριξης Χρηστών της Δράσης προβαίνει στη διαδικασία ελέγχου των Αιτήσεων Συμμετοχής και των αποσταλμένων δικαιολογητικών (Βεβαίωση Συμμετοχής, Αστυνομική Ταυτότητα/Διαβατήριο) των ενδιαφερόμενων Προμηθευτών. Το αποτέλεσμα του ελέγχου της πιστοποίησης, ανακοινώνεται στον ενδιαφερόμενο με ηλεκτρονικό μήνυμα τόσο στο email του λογαριασμού όσο και του υπευθύνου του Προμηθευτή. Παράλληλα εμφανίζεται σχετικό ενημερωτικό μήνυμα στην Αρχική Σελίδα του λογαριασμού του Προμηθευτή. Μετά την πιστοποίηση της υποβεβλημένης αίτησης παρέχονται στον ενδιαφερόμενο Προμηθευτή δικαιώματα πλήρους χρήσης του πληροφοριακού συστήματος της Δράσης. Στο πλαίσιο αυτό, ο Προμηθευτής που έχει υποβάλει Αίτηση Συμμετοχής στο Μητρώο Προμηθευτών και αυτή έχει εγκριθεί, έχει την δυνατότητα να πραγματοποιεί όλες τις εργασίες που είναι διαθέσιμες για τα μέλη του Μητρώου Προμηθευτών. Στην περίπτωση της απόρριψης της αίτησης εγγραφής του ενδιαφερόμενου Προμηθευτή, ο λογαριασμός παραμένει ενεργός και προσβάσιμος από τον ίδιο. Οι ενδιαφερόμενοι Προμηθευτές που απορρίφθηκαν μπορούν να επικοινωνήσουν με το Γραφείο Υποστήριξης Χρηστών της Δράσης για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με την απόρριψη τους αλλά και για να ενημερωθούν πως μπορούν να υποβάλουν νέα Αίτηση Συμμετοχής εφόσον το επιθυμούν. 16

Διάγραμμα ροής διαδικασίας Εγγραφής-Ένταξης στο Μητρώο Προμηθευτών Η πορεία της αίτησης που έχει υποβληθεί μπορεί να παρακολουθείται από την Αρχική Σελίδα του Προμηθευτή. Η διαδικασία ένταξης στο Μητρώο Προμηθευτών περιγράφεται στην παρακάτω εικόνα (Εικόνα 20). Εικόνα 20.Διαδικασία Ένταξης στο Μητρώο Προμηθευτών 17