Κείμενο Αποδοχής Κοινών Πολιτικών & Γενικού Τρόπου Λειτουργίας του Συνεργατικού Μοντέλου ILSAS

Κείμενο Αποδοχής Κοινών Πολιτικών & Γενικού Τρόπου Λειτουργίας του Συνεργατικού Μοντέλου ILSAS 1. Σκοπός Το ολοκληρωμένο σύστημα βιβλιοθήκης ως υπηρεσία ILSaS (Integrated Library System as a Service), δημιουργείται στο πλαίσιο του ΣΥΝΔΕΣΜΟΥ ΕΛΛΗΝΙΚΩΝ ΑΚΑΔΗΜΑΪΚΩΝ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΩΝ (Σ.Ε.Α.Β.) και διέπεται στο σύνολο της λειτουργίας της από τα οριζόμενα στο άρθρο 17 του ν. 3404/2005 (ΦΕΚ/Α/260/17.10.2005). Στα παρακάτω περιγράφονται οι ιδιαίτερες συνθήκες οι οποίες διέπουν την έναρξη αλλά και τους κανόνες μετάβασης και λειτουργίας στη συγκεκριμένη υπηρεσία. ILSaS είναι ο διακριτικός τίτλος της αγγλικής ορολογίας Integrated Library System as a Service. Στα παρακάτω, για λόγους συντομίας θα χρησιμοποιείται εναλλακτικά στη θέση του Ολοκληρωμένου Συστήματος Βιβλιοθήκης ως Υπηρεσία. 2. Μετάβαση στο Συνεργατικό Μοντέλο ILSAS Η μετάβαση στο Συνεργατικό Μοντέλο ILSaS αποτελεί κύριο υποέργο της προτεινόμενης Οριζόντιας Πράξης με τίτλο «ΠΡΟΗΓΜΕΝΕΣ, ΚΕΝΤΡΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΨΗΦΙΑΚΩΝ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΩΝ ΑNΟΙΚΤΗΣ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ Σ.Ε.Α.Β.», η οποία κατατέθηκε στο πλαίσιο του ΕΠ: ΨΗΦΙΑΚΗ ΣΥΓΚΛΙΣΗ, ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ 21.1, ΘΕΜΑΤΙΚΗ Β1 ΨΗΦΙΑΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΑΝΩΤΑΤΩΝ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΩΝ ΙΔΡΥΜΑΤΩΝ. 2.1 Εναρμόνιση με τους στόχους του ΣΕΑΒ Η δράση ILSAS θα επιφέρει σημαντικά οφέλη για τα συμμετέχοντα ιδρύματα: - Με την υιοθέτηση ενός κοινού, κεντρικού συστήματος θα υπάρξει σημαντικό οικονομικό όφελος, καθώς θα μειωθεί κατά πολύ το κόστος απόκτησης, λειτουργίας και συντήρησης σε σχέση με τις τοπικές εγκαταστάσεις, ενώ η κεντρική εγκατάσταση θα συμβάλλει στη μείωση κατανάλωσης ενέργειας, με την αξιοποίηση νέων τεχνολογιών εξοικονόμησης υπολογιστικών πόρων (server consolidation). - Η συνεργατική καταλογογράφηση θα μειώσει το κόστος εισαγωγής δεδομένων και θα επιτρέψει την αξιοποίηση του προσωπικού των βιβλιοθηκών σε νέες δράσεις ή άλλες σημαντικές υπηρεσίες (πληροφοριακή παιδεία, διαχείριση του ψηφιακού υλικού, νέες τεχνολογίες, κ.λπ.). Το προσωπικό που θα αποδεσμευθεί θα μπορεί επίσης να εργαστεί για τη δημιουργία κοινών αρχείων ελληνικών καθιερώσεων ονομάτων και θεμάτων (ευρετήριο ελληνικών φυσικών προσώπων και συλλογικών οργάνων, δίγλωσσο θεματικό ευρετήριο κ.λπ.), εκ των ουκ άνευ για τη δομημένη περιγραφή, ακριβή ανάκτηση αλλά και ανάδειξη του ελληνικού επιστημονικού, ιστορικού, πολιτισμικού, και άλλου περιεχομένου. - Η εφαρμογή κοινών πολιτικών στην περιγραφική και θεματική καταλογογράφηση θα συντελέσει στην εναρμόνιση του υλικού μεταξύ των βιβλιοθηκών και θα συμβάλλει στην περαιτέρω ανάδειξη του βιβλιογραφικού και άλλου πλούτου που διαθέτουν οι 1

ελληνικές ακαδημαϊκές βιβλιοθήκες, καθιστώντας παράλληλα ευκολότερη την αναζήτηση και τον εντοπισμό του από τους τελικούς χρήστες. 2.2 Νόμιμοι χρήστες Οι Βιβλιοθήκες των 30 Ιδρυμάτων που συνυπογράφουν την παρούσα συμφωνία των ιδρυμάτων που συμμετέχουν στο συνεργατικό μοντέλο ILSaS, θα αποτελούν τους νόμιμους χρήστες του Κεντρικού Ολοκληρωμένου Συστήματος Αυτοματοποίησης Βιβλιοθηκών (ILS), το οποίο θα αποκτηθεί μέσω του υποέργου 1 της Οριζόντιας Πράξης των βιβλιοθηκών. Μέλη του Κεντρικού Ολοκληρωμένου Συστήματος Αυτοματοποίησης Βιβλιοθηκών ILSaS γίνονται μόνο μέλη του ΣΕΑΒ, σύμφωνα με τους κανόνες και διατάξεις που περιγράφονται στο άρθρο 17 του ν. 3404/2005 (ΦΕΚ/Α/260/17.10.2005). Οι υποχρεώσεις και τα δικαιώματα απορρέουν από την ίδια συμφωνία. Περισσότερα αναφέρονται στη παράγραφο 10 της παρούσας. 2.3 Γενικές αρχές έναρξης και λειτουργίας ILSaS Όλα τα δεδομένα (βιβλιογραφικά και μη) που είναι σήμερα καταχωρημένα στα τοπικά συστήματα των Βιβλιοθηκών θα μεταφερθούν σταδιακά, μέχρι την ολοκλήρωση της Πράξης, στο κεντρικό ILSaS. Στο ILSaS ο κατάλογος των βιβλιογραφικών εγγραφών θα είναι κοινός για όλα τα συμμετέχοντα ιδρύματα, καθώς οι υπάρχουσες βιβλιογραφικές εγγραφές θα ενοποιηθούν στο κεντρικό σύστημα με τη συμβολή των Βιβλιοθηκών-μελών Τα μέλη του ILSaS θα έχουν πλήρη αυτονομία όσον αφορά στην παραμετροποίηση και χρήση όλων των υπόλοιπων βασικών βιβλιοθηκονομικών / διοικητικών λειτουργιών (παραγγελίες, κυκλοφορία υλικού, κ.λπ.). Μετά την επιτυχή ολοκλήρωση της διαδικασίας μεταφοράς στο ILSaS, τα τοπικά συστήματα αυτοματοποίησης των Βιβλιοθηκών θα σταματήσουν να λειτουργούν. Το προσωπικό των Βιβλιοθηκών θα εκπαιδευτεί στη χρήση του ILSaS. 2.4 Διοικητικό σχήμα ILSAS Η Ομάδα Διοίκησης του Υποέργου ILSAS, παρακολουθεί και συντονίζει την υλοποίηση του υποέργου ILSAS και εκφράζει συμβουλευτικές απόψεις για την κατεύθυνση ή/και την εξέλιξή του. Παρακολουθεί τις εργασίες των ομάδων και ενημερώνει το Διοικητικό Συμβούλιο και τη Γενική Συνέλευση του Σ.Ε.Α.Β. για την εξέλιξη του έργου. Η ενημέρωση της ομάδας γίνεται από την ομάδα υποστήριξης του ILSAS, ενώ οι παρατηρήσεις και τυχόν συστάσεις επί των αποφάσεων των ομάδων μεταφέρονται σε αυτές από την ίδια ομάδα. Τα μέλη που αποτελούν την ομάδα ορίζονται από τη γενική συνέλευση του ΣΕΑΒ. Η Ομάδα Υποστήριξης ILSAS αναλαμβάνει το συντονισμό και την ενημέρωση όλων των μελών και σχημάτων του ILSAS, συμβάλει σε συνεργασία με τις Ομάδες Εργασίας στη χάραξη των συνεργατικών πολιτικών των μελών του ILSAS, ελέγχει την εφαρμογή των συνεργατικών πολιτικών, υλοποιεί την εγκατάσταση του νέου πληροφορικού συστήματος 2

στα μέλη, ασκεί καθήκοντα υποστήριξης των μικρών βιβλιοθηκών που δεν διαθέτουν το κατάλληλο προσωπικό. Η Ομάδα Εργασίας Βιβλιοθηκονομικών Θεμάτων & Κοινών Πολιτικών, προτείνει τις κοινές πολιτικές και τον κοινό τρόπο λειτουργίας του συνεργατικού μοντέλου ILSAS σε θέματα βιβλιοθηκονομίας, συμμετέχει στη σύνταξη των προδιαγραφών του νέου αυτοματοποιημένου συστήματος αλλά και στην υλοποίηση της εγκατάστασης και της παραμετροποίησής του στα μέλη, συμβάλει στον καθορισμό των μελλοντικών πολιτικών του ILSAS. Απαρτίζεται από μέλη των βιβλιοθηκών (κυρίως βιβλιοθηκονόμους) που συμμετέχουν στο υποέργο ILSAS και συντονίζεται από την Ομάδα Υποστήριξης του ILSAS. Η Ομάδα Εργασίας Τεχνικών Θεμάτων, προτείνει τις κοινές πολιτικές και τον κοινό τρόπο λειτουργίας του συνεργατικού μοντέλου ILSAS σε θέματα πληροφορικής, συμμετέχει στη σύνταξη των προδιαγραφών του νέου αυτοματοποιημένου συστήματος αλλά και στην υλοποίηση της εγκατάστασης και της παραμετροποίησής του στα μέλη, συμβάλει στον καθορισμό των μελλοντικών πολιτικών του ILSAS, σε θέματα πληροφορικής. Απαρτίζεται από μέλη των βιβλιοθηκών (κυρίως πληροφορικούς) που συμμετέχουν στο υποέργο ILSAS και συντονίζεται από την Ομάδα Υποστήριξης του ILSAS. Οι εκπρόσωποι των βιβλιοθηκών που συμμετέχουν στο υποέργο ILSAS, ορίζονται ως σύνδεσμοι των οργανισμών τους με την Ομάδα Υποστήριξης του ILSAS και με τις Ομάδες Εργασίας του ILSAS. Ευθύνη τους αποτελεί η ενημέρωση της βιβλιοθήκη τους επί των συνεργατικών πολιτικών, ο έλεγχος της εφαρμογής τους στις τοπικές βιβλιοθήκες, ο έλεγχος της εγκατάστασης του ILSAS στις τοπικές βιβλιοθήκες. Οι εκπρόσωποι των βιβλιοθηκών του ILSAS, λαμβάνουν τις τελικές αποφάσεις σε θέματα συνεργατικών πολιτικών σχετικά με το ILSAS. Κάθε μέλος του ILSAS, ορίζει 1 κύριο και 1 αναπληρωτή εκπρόσωπο. 3

Σχ. 1: Διοικητική Δομή ILSAS Μέχρι την ολοκλήρωση του υποέργου ILSAS, στο τέλος του 2013, η Ομάδα Υποστήριξης του ILSAS και οι Ομάδες Εργασίας του ILSAS, σε συνεργασία με τους εκπροσώπους των βιβλιοθηκών, θα έχουν την ευθύνη για το συντονισμό των βιβλιοθηκών, το λεπτομερή σχεδιασμό του κοινού τρόπου λειτουργίας, τον έλεγχο της μεταφοράς των δεδομένων της βιβλιοθήκης από το τοπικό σύστημα στο κεντρικό, την κεντρική παραμετροποίηση του κοινού ILSAS, κλπ. Οι βιβλιοθήκες μικρού μεγέθους που δε διαθέτουν απαραίτητο προσωπικό (τεχνικούς ή βιβλιοθηκονόμους) θα υποστηρίζονται από την Ομάδα Υποστήριξης του ΣΕΑΒ. 3. Βασικά Κριτήρια επιλογής του κοινού Συστήματος Αυτοματοποίησης Βιβλιοθηκών ILS Η επιλογή του Κεντρικού Ολοκληρωμένου Συστήματος Αυτοματοποίησης Βιβλιοθηκών (ILS), το οποίο θα αποκτηθεί μέσω του υποέργου 1 της Οριζόντιας Πράξης των βιβλιοθηκών, θα εξαρτηθεί από τα παρακάτω βασικά κριτήρια: Α) Να είναι ένα διεθνώς αναγνωρισμένο βιβλιοθηκονομικό σύστημα (ILS) και να παρέχει διαβεβαιώσεις για υφιστάμενο σχέδιο/προοπτική ανάπτυξης με ορίζοντα δεκαετίας. Β) Να υποστηρίζει όλες τις βασικές βιβλιοθηκονομικές λειτουργίες (καταλογογράφηση υλικού, διαχείριση καθιερωμένων εγγραφών, αναζήτηση υλικού, κυκλοφορία υλικούδανεισμός-επιστροφή-ανανέωση-κράτηση, διαχείριση περιοδικών εκδόσεων, παραγγελίες υλικού, διαχείριση δεδομένων τελικών χρηστών, διαχείριση απογραφής 4

υλικού, course reserves, σύνδεση με συστήματα αυτόματου δανεισμού υλικού, διαδανεισμό υλικού μεταξύ των μελών, διαχείριση παραμέτρων κ.λπ.) Γ) Να υποστηρίζει όλα τα διεθνώς αναγνωρισμένα βιβλιοθηκονομικά και τεχνικά πρότυπα, και να παρέχει τη διαβεβαίωση ότι θα ενσωματώσει τα νέα πρότυπα και κανόνες που σχεδιάζονται σήμερα για τα βιβλιοθηκονομικά συστήματα (π.χ. υποστήριξη των νέων κανόνων καταλογογράφησης RDA και του σχήματος FRBR.) Δ) Να διαθέτει αντίστοιχες με αυτή του ILSAS (σε αριθμό ιδρυμάτων βιβλιοθηκών που συμμετέχουν, πλήθος εγγραφών, κ.λπ.) εγκαταστάσεις, οι οποίες να λειτουργούν επιτυχώς. Να έχει επίσης τη δυνατότητα μελλοντικής ένταξης και ενσωμάτωσης σε αυτό και των δεδομένων όλων των υπόλοιπων βιβλιοθηκών-μελών του ΣΕΑΒ, που επί του παρόντος δε συμμετέχουν στο ILSAS, με την κατάλληλη αύξηση της απαιτούμενης υπολογιστικής υποδομής. Ε) Ο ανάδοχος να διαθέτει αποδεδειγμένη εμπειρία στη μεταφορά βιβλιοθηκονομικών και άλλων δεδομένων από τα υπάρχοντα τοπικά ILS προς το κοινό συνεργατικό ILS, σε κλίμακα τουλάχιστον αντίστοιχη με αυτήν του συνόλου των μελών του ΣΕΑΒ. Ο ανάδοχος θα πρέπει να διασφαλίσει την ορθή μεταφορά όλων των δεδομένων που υπάρχουν σήμερα από τα τοπικά συστήματα στο ILSAS. ΣΤ) Ο ανάδοχος να διαθέτει προσωπικό υποστήριξης το οποίο θα πρέπει να είναι σε θέση να ανταποκρίνεται στα αιτήματα υποστήριξης του ILSAS, με βάση ένα συγκεκριμένο σχήμα και πλαίσιο υποστήριξης, όπως αυτό θα προσδιοριστεί από τη σχετική ομάδα του ILSAS. Θα εκτιμηθεί θετικά η διάθεση προσωπικού υποστήριξης από τον ανάδοχο και στην Ελλάδα από ομιλούντες την ελληνική γλώσσα. Z) O ανάδοχος πρέπει να ανταποκρίνεται άμεσα στα αιτήματα ή στα προβλήματα που θα προκύπτουν από τη λειτουργία του συστήματος ILS (κεντρικά ή τοπικά). 4. Βασικές Τεχνικές Προδιαγραφές κοινού Συστήματος Αυτοματοποίησης Βιβλιοθηκών ILS Το Κεντρικό Ολοκληρωμένο Σύστημα Αυτοματοποίησης Βιβλιοθηκών θα φιλοξενηθεί σε δικτυακές υποδομές που θα παραχωρηθούν από την ΕΔΕΤ Α.Ε. Επίσης οι ίδιες υποδομές μπορούν να διατεθούν και για τις λειτουργίες συντήρησης του συστήματος και δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας (backup). Η αρχιτεκτονική του συστήματος ILS θα είναι αυτή που εξυπηρετεί πιο παραγωγικά τα συνεργαζόμενα μέλη του δικτύου, είτε αυτή μεταφράζεται ως κεντρική εγκατάσταση με clients ανά χρήστη, είτε ως πλήρως δικτυακή εφαρμογή. Το ILS θα υποστηρίζει όλα τα γνωστά πρωτόκολλα επικοινωνίας, όπως αυτά ορίζονται από την διεθνή βιβλιογραφία, έτσι ώστε να διασφαλίζεται τόσο η δια-λειτουργικότητα με άλλα ILS όσο και με άλλες εξωγενείς εφαρμογές που έχουν αναπτυχθεί τόσο από τις ακαδημαϊκές βιβλιοθήκες του Δικτύου όσο και από τις κεντρικές υποδομές των ιδρυμάτων αυτών. Η διασφάλιση της δια-λειτουργικότητας είναι ένα από τα κύρια ζητήματα που τίθεται σε τεχνικό επίπεδο, και προς αυτό το σκοπό το νέο ILS θα πρέπει να διαθέτει όλα τα API (application program interface) που θα εξυπηρετούν την διασύνδεση της εφαρμογής με άλλες. 5

Το νέο σύστημα θα πρέπει να υποστηρίζει πέρα από τα παραπάνω τουλάχιστον τα βασικά υποσυστήματα που έχουν στο σύνολο τους τα υπάρχοντα ILS ανά ακαδημαϊκή βιβλιοθήκη. Πέρα από τα συστήματα αυτά το ILS θα πρέπει να παρέχει ειδικά τεχνικά υποσυστήματα για την ορθότερη παρακολούθηση του συστήματος και την συντήρηση του. Ο ανάδοχος θα πρέπει να διαθέτει όλα εκείνα τα εργαλεία και τις μεθόδους ώστε να γίνει κατάλληλα τόσο η μετατροπή όσο και η μεταφορά των βιβλιοθηκονομικών και όλων των άλλων εγγραφών στο νέο σύστημα ILS. Επίσης θα πρέπει να ληφθούν υπόψη και οι ειδικές παραμετροποιήσεις που μπορεί να έχει ένα σύστημα τώρα ώστε αυτές να μπορούν να υποστηριχθούν από το νέο σύστημα. Τα εργαλεία και οι τεχνικές που θα χρησιμοποιηθούν κατά τη δημιουργία του νέου συστήματος θα παραμείνουν στην Κοινοπραξία. Τέλος ο ανάδοχος θα πρέπει και στο παρελθόν να έχει κάνει αντίστοιχη εργασία μεταφοράς συστήματος καθώς στο Δίκτυο των ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών συμμετέχουν διαφορετικά βιβλιοθηκονομικά συστήματα που υποστηρίζονται από άλλες εταιρείες ή εθνικούς οργανισμούς (πχ. ΕΚΤ). 5. Κοινά πρότυπα και κανόνες καταλογογράφησης Θα εφαρμοστούν όλα τα διεθνώς αναγνωρισμένα για την περίπτωση πρότυπα, έχοντας ως σημείο αναφοράς τις ανάγκες των Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών. Τα πρότυπα, πέρα από τις λειτουργικές τους δυνατότητες, θα πρέπει να παρέχουν δυνατότητες οικονομίας κλίμακας. Για το σκοπό αυτό στην παρούσα φάση θα χρησιμοποιηθεί το MARC21. Η αιτιολόγηση της επιλογής του MARC21 παρατίθεται στο Παράρτημα Α. Κατ αντιστοιχία, όλα τα μέλη θα χρησιμοποιούν τους Αγγλοαμερικανικούς Κανόνες Καταλογογράφησης (AACR2 2 nd edition). 6. Τρόπος λειτουργίας Συνεργατικού Μοντέλου ILSAS Βιβλιογραφικός Κατάλογος Σκοπός του Συνεργατικού Μοντέλου ILSAS, είναι η ενοποίηση των βιβλιογραφικών εγγραφών των βιβλιοθηκών μελών όπου αυτό είναι εφικτό. 6.1 Τρόπος λειτουργίας της συνεργατικής καταλογογράφησης στο ILSAS Στο Συνεργατικό Μοντέλο ILSAS, όλες οι βιβλιοθήκες θα διαθέτουν ένα κοινό συνεργατικό κατάλογο, ο οποίος θα περιέχει το σύνολο των βιβλιογραφικών εγγραφών των μελών. Η καταλογογράφηση των νέων τεκμηρίων θα πραγματοποιείται στο συνεργατικό βιβλιογραφικό κατάλογο. Το μέλος που θα θέλει να καταλογογραφήσει νέο υλικό, θα αναζητάει στον κοινό κατάλογο την εγγραφή. Εφόσον το υλικό θα έχει ήδη καταλογογραφηθεί από κάποιο άλλο μέλος της ομάδας του ILSAS, η σχετική εγγραφή θα ελέγχεται ως προς την ορθότητά της, θα εισάγονται οι τοπικές πληροφορίες που αφορούν στην τοπική βιβλιοθήκη, σε καθορισμένα πεδία της εγγραφής και θα προστίθενται οι πληροφορίες των αντιτύπων για το υλικό. Μια βιβλιοθήκη θα έχει τη δυνατότητα να τροποποιήσει μια υπάρχουσα εγγραφή στον κοινό κατάλογο, στα 6

περιγραφικά πεδία της, με την υποχρέωση να στείλει σχετικό μήνυμα στους δημιουργούς της εγγραφής, για τις αλλαγές που πραγματοποίησε, αιτιολογώντας τις τροποποιήσεις. Για το σκοπό αυτό θα δημιουργηθεί από την κεντρική ομάδα υποστήριξης του ILSAS σχετικός ιστοχώρος συζητήσεων (forum), στις σελίδες του οποίου θα λαμβάνουν χώρα οι αντίστοιχες ανταλλαγές απόψεων και θα αποκρυσταλλώνονται οι σχετικές αποφάσεις. Ο ιστοχώρος αυτός θα αποτελέσει ταυτόχρονα και το σημείο επικοινωνίας των καταλογογράφων αλλά και καταγραφής των ποικίλων αιτιολογήσεων με βάση τις οποίες θα λαμβάνονται οι διάφορες αποφάσεις. Σε περίπτωση διαφορετικής εκτίμησης από τα συνεργαζόμενα μέλη, την τελική απόφαση θα παίρνει μια ειδικά ορισμένη κεντρική ομάδα του ILSAS αποτελούμενη από μέλη της Ομάδας Εργασίας Βιβλιοθηκονομικών Θεμάτων και της Ομάδας Υποστήριξης του ILSAS. Σε περίπτωση που μια εγγραφή δεν υπάρχει στον κοινό κατάλογο, όλα τα μέλη του ILSAS θα έχουν τη δυνατότητα να τη δημιουργήσουν. Στον κοινό κατάλογο κανένα μέλος δεν θα έχει δικαίωμα διαγραφής μιας εγγραφής, ακόμα και όταν αποσύρει την εγγραφή από την βιβλιοθήκη του. Σε αυτή την περίπτωση θα μπορεί να διαγράψει μόνο τα δικά του αντίτυπα και τα τοπικά πεδία που έχει δημιουργήσει στη βιβλιογραφική εγγραφή. Θα υπάρχει πρόβλεψη οι εγγραφές που δεν θα έχουν αντίτυπα να μεταφέρονται σε βοηθητικά αρχεία εγγραφών, ώστε να μην εμφανίζονται στην αναζήτηση των χρηστών και δημιουργούνται προβλήματα διαθεσιμότητας του υλικού. 6.2 Βιβλιογραφικές εγγραφές Τρόπος ενοποίησης των υφιστάμενων εγγραφών Στόχος του ILSAS είναι η ενοποίηση των υφιστάμενων βιβλιογραφικών εγγραφών των μελών του. Για το λόγο αυτό, προβλέπεται κατά τη μεταφορά των εγγραφών στο νέο κοινό ILS, η ενοποίηση τους σε μια κοινή master εγγραφή. Οι όμοιες βιβλιογραφικές εγγραφές, μέσω αυτοματοποιημένων διεργασιών και μέσω εργασίας με ανθρώπινη παρέμβαση, όπου χρειαστεί, θα ενοποιούνται σε μια κοινή εγγραφή. Το περιγραφικό μέρος της κοινής εγγραφής θα περιέχει τις πληροφορίες της πιο πλήρους και σωστής από τις όμοιες εγγραφές των τοπικών καταλόγων. Ταυτόχρονα θα ληφθεί μέριμνα να μην χαθούν επιμέρους σημαντικές βιβλιογραφικές πληροφορίες που περιέχονται στις εγγραφές που θα συγχωνευτούν. Τα τοπικά πεδία που χρησιμοποιούν σήμερα οι βιβλιοθήκες, θα μεταφερθούν σε καθορισμένα τοπικά πεδία κοινής χρήσης, με την ένδειξη της βιβλιοθήκης που τα χρησιμοποιεί και θα εμφανίζονται στην αναζήτηση των τοπικών καταλόγων (OPAC). Στα αντίτυπα, θα μεταφερθούν όλες οι υπάρχουσες τοπικές ενδείξεις, με χρήση κοινής κωδικοποίησης για όλα τα μέλη, όπου χρειάζεται (κωδικοποίηση ονομασίας βιβλιοθηκών, τμημάτων, συλλογών, κλπ.). Οι βιβλιοθήκες θα εξακολουθούν να χρησιμοποιούν τα ίδια ταξιθετικά σύμβολα που χρησιμοποιούν και σήμερα. Για την ενοποίηση των υφιστάμενων βιβλιογραφικών εγγραφών και των αρχείων καθιέρωσης θα αξιοποιηθούν εκτενώς: 1. Η υπάρχουσα εμπειρία από τη δημιουργία και λειτουργία του ΣΚΕΑΒ (στατιστικά -πορίσματα, αναφορές-παρουσιάσεις, ομάδας υποστήριξης και διαρκών επιτροπών). 7

2. Οι ποικίλες τεκμηριωμένες επισημάνσεις-προτάσεις για την καλύτερη λειτουργία του Συλλογικού Καταλόγου από σχετικές εργασίες που έχουν παρουσιαστεί στα συνέδρια των ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών, αλλά και άλλες συναφείς επιστημονικές εργασίες. 3. Η υπάρχουσα διεθνής εμπειρία από τη δημιουργία και λειτουργία αντίστοιχων συνεργατικών δράσεων (πχ, Program for Cooperative Cataloging, COPAC/CC- Interop, Virtual International Authority File, κ.λπ.) έχοντας ως σημείο αναφοράς τις ανάγκες των Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών. θα ελεγχθεί ποιος είναι ο πλέον αξιόπιστος τρόπος εργασίας ενός τέτοιου σχήματος, λαμβάνοντας υπόψη και την διεθνή εμπειρία. 6.3 Απαραίτητες για την ενοποίηση διορθωτικές εργασίες / τροποποιήσεις στους τοπικούς καταλόγους Για την ενοποίηση των βιβλιογραφικών εγγραφών που θα περιέχει ο κοινός κατάλογος του ILSAS, απαιτούνται μια σειρά από διορθωτικές εργασίες και τροποποιήσεις στους τοπικούς καταλόγους των βιβλιοθηκών. Οι εργασίες αυτές αφορούν στη διόρθωση βασικών προβλημάτων των τοπικών εγγραφών, έτσι ώστε αυτές να πληρούν όλα τα κριτήρια της κοινής πολιτικής καταλογογράφησης, πριν εισαχθούν στον κοινό κατάλογο (π.χ. εγγραφές χωρίς αντίτυπα, εγγραφές χωρίς ταυτότητα εγγραφής, πολλαπλές εγγραφές σε πολύτομα έργα, πολλαπλές εγγραφές ίδιας έκδοσης και ανατυπώσεων, λάθη στη κωδικοποίηση των πεδίων και των δεικτών του MARC, προβλήματα στην κωδικοποίηση των χαρακτήρων των εγγραφών κ.λπ.). Οι βιβλιοθήκες-μέλη του ILSAS, δεσμεύονται ότι μέχρι τη μεταφορά των εγγραφών τους στο νέο σύστημα θα προβούν στις απαραίτητες διορθωτικές εργασίες και τροποποιήσεις των εγγραφών τους, με σκοπό τόσο τη διόρθωση λαθών, όσο και την ενοποίηση των εγγραφών τους, με βάση τις κοινές πολιτικές. Η ομάδα υποστήριξης του ILSAS, θα υποδείξει με βάση την υπάρχουσα εμπειρία από τη λειτουργία του υφιστάμενου Συλλογικού Καταλόγου, στις βιβλιοθήκεςμέλη τις βιβλιογραφικές εγγραφές που χρειάζονται τροποποίηση ώστε να ενταχθούν στο ILSAS. 7. Τρόπος λειτουργίας Συνεργατικού Μοντέλου ILSAS Αρχείο Καθιερωμένων Όρων Το αρχείο των καθιερωμένων όρων που ελέγχει τις βιβλιογραφικές εγγραφές της βάσης του ILSaS αποτελεί κοινή ιδιοκτησία των βιβλιοθηκών. Σκοπός του παρόντος είναι η καταγραφή διαδικασιών και πολιτικών ανάπτυξης εγγραφών καθιερωμένων, η αποδοχή κοινών προτύπων και κανόνων, η ενοποίηση των καθιερωμένων εγγραφών των βιβλιοθηκών μελών σε ένα κοινό αρχείο και τέλος, η ελεύθερη διάθεσή τους προς χρήση από κάθε ενδιαφερόμενο. 7.1 Τρόπος λειτουργίας Αρχείου Καθιερωμένων Όρων Συνεργατικού Μοντέλου ILSAS 8

Στο συνεργατικό μοντέλο όλες οι Βιβλιοθήκες θα χρησιμοποιούν το ίδιο αρχείο καθιερωμένων όρων. Το αρχείο αυτό θα δημιουργηθεί καταρχήν από τη συνένωση των ανεπτυγμένων καθιερωμένων εγγραφών όλων των τύπων των συμμετεχόντων ιδρυμάτων στο έργο, ενώ συνεργασίες θα αναζητηθούν σε ιδρύματα και οργανισμούς που δεν συμμετέχουν, αλλά αναπτύσσουν και συντηρούν αρχεία καθιερωμένων όρων. Η δυνατότητα καθιέρωσης των νέων όρων (που ισοδυναμεί με πρόταση καθιέρωσης) μπορεί να είναι δυνατή για όλους τους καταλογογράφους ενώ η ανάπτυξη των εγγραφών τους θα πρέπει να γίνεται μόνο από εξειδικευμένο προσωπικό. Ο προτεινόμενος διαβαθμισμένος έλεγχος στην ανάπτυξη των καθιερωμένων όρων ανά συμμετέχον ίδρυμα σκοπό έχει την αποφυγή σημαντικών λαθών που μπορεί να οδηγήσουν σε διένεξη τις εγγραφές των σημείων πρόσβασης και να δημιουργήσουν πρόβλημα στη βάση. Ο καθορισμός των ατόμων αφήνεται στην κρίση των βιβλιοθηκών. Το σύνολο των επιλεγμένων ατόμων θα αποτελεί την Κεντρική Ομάδα Διαχείρισης Αρχείου Καθιερωμένων Όρων που θα είναι υπεύθυνη για τον έλεγχο των καθιερώσεων, την ανάπτυξη, καταγραφή και τήρηση των πολιτικών και διαδικασιών που αφορούν στις εγγραφές καθιερωμένων όρων. Μέσα στα καθήκοντά της μεταξύ άλλων, θα είναι η δημιουργία ή η μεταφόρτωση των νέων καθιερωμένων όρων, όπως αυτοί θα εμφανίζονται στη λίστα νέων όρων του ILS. Η διαδικασία copy cataloguing νέων όρων, εφόσον αυτοί εντοπίζονται ολοκληρωμένοι σε άλλη βάση, θα είναι δυνατή για όλους τους καταλογογράφους. Η Κεντρική Ομάδα Διαχείρισης Αρχείου Καθιερωμένων Όρων θα είναι υπεύθυνη για την επίλυση διαφορετικών απόψεων μεταξύ καταλογογράφων αλλά και των προβλημάτων που μπορεί να προκύπτουν στις ίδιες τις εγγραφές. Παράλληλα θα αναπτυχθεί ιστοχώρος στον οποίο θα συγκεντρωθούν όλα τα υφιστάμενα προτεινόμενα εργαλεία, βάσεις δεδόμενων κ.ά. αλλά και αυτά που θα αναπτυχθούν και θα αποτελεί σημείο άντλησης πληροφοριών και ενημέρωσης, επικοινωνίας και ανταλλαγής απόψεων. Ειδική μέριμνα θα υπάρξει στην ανάπτυξη οδηγιών που αφορούν σε θέματα εθνικού ενδιαφέροντος αλλά και σε όλα εκείνα που χρήζουν ιδιαίτερης ή ειδικότερης ανάλυσης. Ο ιστοχώρος θα εντοπίζεται στο ίδιο σημείο με αυτόν που προτείνεται στο 6.1. Η καθιέρωση των εγγραφών των ονομάτων, τίτλων, συλλογικών οργάνων, συνεδρίων θα γίνεται σύμφωνα με τους AACR2 rev. ed. και τις οδηγίες LCRI s, ενώ η ανάπτυξη θα βασιστεί στο Descriptive Cataloging Manual (DCM):Z1 μέχρι να καθοριστούν αντίστοιχες οδηγίες στην ελληνική γλώσσα. Ειδικοί κανόνες για τους έλληνες συγγραφείς θα καθοριστούν όπου θεωρηθεί απαραίτητο. Σε ότι αφορά τη θεματική περιγραφή κρίνεται ότι η ανάπτυξη δίγλωσσου θησαυρού (ελληνική και αγγλική γλώσσα) σύμφωνα με τα πρότυπα, θα καταστήσει δυνατή τη διάθεση του υλικού των ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών στην παγκόσμια κοινότητα. Η βασική πηγή καθιέρωσης των θεματικών επικεφαλίδων για την αγγλική γλώσσα θα είναι οι θεματικές επικεφαλίδες της LC (LC Subject Headings) ενώ κατά περίπτωση θα επιτρέπεται η περιγραφή με ελεύθερους όρους καθώς και η χρήση θησαυρών ελεγχόμενων όρων. Η ελληνική θεματική περιγραφή μπορεί να βασιστεί στις επικεφαλίδες της ΕΒΕ που το αρχείο της αποτελεί σήμερα το μεγαλύτερο κατάλογο καθιερωμένων θεμάτων στην ελληνική γλώσσα (παρά τις όποιες ελλείψεις του), ενώ η διάθεσή του σε μορφή MARC, μπορεί να αποτελέσει τη βάση για τον περαιτέρω εμπλουτισμό του με την συνδρομή των ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών και να σηματοδοτήσει την αρχή ενός εθνικού μοντέλου συνεργασίας που θα οδηγήσει στην ταχύτερη ανάπτυξη και διάθεσή του στην ελληνική βιβλιοθηκονομική κοινότητα. Επιπλέον θα ερευνηθεί η δυνατότητα χρήσης άλλων έτοιμων αρχείων όπως οι Εγγραφές Καθιερωμένων Τύπων του Συλλογικού Καταλόγου Δημοσίων Βιβλιοθηκών. Η ανάπτυξη των θεματικών επικεφαλίδων θα γίνεται σύμφωνα με το 9

μοντέλο Β του MARC21 (Παράρτημα ΙΙ στο τέλος του κεφαλαίου) για δεδομένα καθιερωμένων όρων, ενώ για τον έλεγχο και τη συγκροτημένη ανάπτυξη των ελεγχόμενων όρων των θησαυρών θα διερευνηθεί με ποιο τρόπο και εάν, μπορούν να αναπτυχθούν οι εγγραφές καθιερώσεων που θα περιγράφουν τις σχέσεις των όρων ώστε να μην υπάρξει διένεξη στη βάση. Επιπλέον ανάγκη για καθιέρωση όρων σε περισσότερες γλώσσες (αφορά σε επιστήμες όπως μουσική, ζωγραφική κ.ά.) θα καταγράφονται σε παραπομπές βλέπε (4ΧΧ). 7.2 Καθιερωμένα αρχεία Τρόπος ενοποίησης των υφιστάμενων εγγραφών Τα καθιερωμένα αρχεία (ανεπτυγμένες εγγραφές ονομάτων, τίτλων, θεμάτων) των Βιβλιοθηκών θα μεταφερθούν κατόπιν επιλογής σε μία κοινή βάση. Βασικός στόχος της μεταφοράς και εισαγωγής των αρχείων στο νέο ILS είναι η οργανωμένη και μεθοδική συνέχιση του έργου των βιβλιοθηκών που θα εφαρμόζει και θα εναρμονίζεται με τα διεθνή πρότυπα και θα στοχεύει σε διεθνή συνεργασία. Η επιλογή τους θα βασιστεί στις προδιαγραφές που θα θέσει η Υποομάδα Εργασίας Καθιερωμένων Αρχείων ILSAS για το ελάχιστο επίπεδο αποδεκτών εγγραφών καθιερωμένων όρων, ενώ θα διενεργηθεί έρευνα ώστε να διευκρινιστεί η ποιότητα και η ποσότητα των αρχείων. Σκοπός είναι η αξιοποίηση του υπάρχοντος υλικού κάθε βιβλιοθήκης αλλά και ο εμπλουτισμός του όπου αυτός θεωρηθεί απαραίτητος. Οι όμοιες εγγραφές καθιερωμένων όρων θα ενοποιηθούν βάσει οδηγιών που θα αναπτύξει η παραπάνω ομάδα (αυτοματοποιημένα ή/και χειρωνακτικά) ενώ θα ληφθεί μέριμνα για να μη χαθούν πληροφορίες που θα αφορούν σημειώσεις εσωτερικής χρήσης. Θα διερευνηθεί τέλος η δυνατότητα (α) συνένωσης του αρχείου των βιβλιοθηκών με αυτό της ΕΒΕ ή και άλλων ήδη ανεπτυγμένων αρχείων καθιερώσεων και (β) η συνεργατική δράση για την περαιτέρω ανάπτυξη και εμπλουτισμός. 7.3 Απαραίτητες για την ενοποίηση διορθωτικές εργασίες / τροποποιήσεις στους τοπικούς καταλόγους Για την μεταφορά και ενοποίηση των εγγραφών καθιερωμένων όρων που θα περιέχει ο κοινός κατάλογος του ILSAS, θα απαιτηθεί μια σειρά από διορθωτικές εργασίες και τροποποιήσεις στους τοπικούς καταλόγους των βιβλιοθηκών. Οι εργασίες αυτές θα αφορούν στη διόρθωση βασικών προβλημάτων των τοπικών εγγραφών, έτσι ώστε αυτές να πληρούν όλα τα κριτήρια της κοινής πολιτικής ανάπτυξης εγγραφών καθιερωμένων όρων, πριν εισαχθούν στον κοινό κατάλογο (π.χ. Μετατροπή κεφαλαίων σε πεζά, Διόρθωση χαρακτήρων, Αλλαγή χαρακτήρων σε συγκεκριμένες θέσεις στα πεδία ελέγχου, εισαγωγή κωδικού βιβλιοθήκης σε τοπικές πληροφορίες ή εσωτερικά σημειώματα, κ.λπ.). Οι βιβλιοθήκες μέλη του ILSAS, δεσμεύονται ότι μέχρι τη μεταφορά των εγγραφών τους στο νέο σύστημα θα προβούν στις απαραίτητες διορθωτικές εργασίες και τροποποιήσεις των εγγραφών τους, βάσει των οδηγιών που θα τους δοθούν. Η ομάδα υποστήριξης του ILSAS, θα υποδείξει στις βιβλιοθήκες-μέλη τις εγγραφές καθιερωμένων όρων που χρειάζονται τροποποίηση ώστε να ενταχθούν στο ILSAS. 10

Παράρτημα ΙΙ Μοντέλο εγγραφών καθιέρωσης Β Εγγραφή Α 1xx (MARC21) Ελληνικός όρος 7xx (MARC21) Αντίστοιχος όρος στην αγγλική Εγγραφή Β 1xx (MARC21) Αγγλικός όρος 7xx (MARC21) Αντίστοιχος όρος στην ελληνική 8. Κοινός βιβλιογραφικός κατάλογος δυνατότητες αναζήτησης Το νέο σύστημα θα προσφέρει πολλαπλές επιλογές για την αναζήτηση ανάκτηση του υλικού (OPAC). Αναλυτικότερα, Α. θα υπάρχει αφενός ένας κοινός κεντρικός κατάλογος αναζήτησης για όλα τα μέλη, με δυνατότητα συνδυασμού πολλαπλών βιβλιοθηκών με διάφορα κριτήρια (ιδρύματος, θεματικής κατηγορίας υλικού, τοπικών κριτηρίων, κ.λπ.). Ταυτόχρονα, Β. κάθε βιβλιοθήκη θα έχει την επιλογή να χρησιμοποιεί, ως δικό της περιβάλλον αναζήτησης: 1. τόσο μια προσαρμοσμένη εκδοχή του περιβάλλοντος διεπαφής του κεντρικού καταλόγου, με τις δικές της προσαρμογές και με εμφάνιση μόνο των δικών της βιβλιογραφικών εγγραφών και εγγραφών καθιερωμένων αρχείων, όσο και 2. τυχόν δικά της εργαλεία αναζήτησης, τα οποία θα μπορούν να αντλούν δεδομένα της βιβλιοθήκης από το σύστημα του κοινού κεντρικού καταλόγου, μέσω σχετικών καθιερωμένων πρωτοκόλλων επικοινωνίας. 9. Λοιπές βασικές βιβλιοθηκονομικές λειτουργίες (εκτός της συνεργατικής καταλογογράφησης) Για τις υπόλοιπες βασικές βιβλιοθηκονομικές λειτουργίες, τα μέλη θα έχουν πλήρη αυτονομία σε θέματα χρήσης και παραμετροποίησής τους. Όλα τα μη βιβλιογραφικά δεδομένα, που υπάρχουν σήμερα στα τοπικά συστήματα, θα μεταφερθούν στο κοινό συνεργατικό σύστημα ILSAS. Οι Ομάδες Εργασίας και η Ομάδα Υποστήριξης του ILSAS, σε συνεργασία με τις βιβλιοθήκες-μέλη του ILSAS, θα καταγράψουν τις υπάρχουσες λειτουργίες ανά βιβλιοθήκη, τα δεδομένα που πρέπει να μεταφερθούν στο ILSAS και τις 11

απαιτήσεις των βιβλιοθηκών. Όλα τα δεδομένα θα μεταφερθούν από τον ανάδοχο στο νέο σύστημα. Όλες οι λειτουργικές απαιτήσεις των βιβλιοθηκών πρέπει να καλύπτονται από το ILSAS. Το νέο ILS θα εξασφαλίζει την αυτονομία των βιβλιοθηκών σε αυτές τις βιβλιοθηκονομικές λειτουργίες. 10. Κλιμάκωση του συνεργατικού Καταλόγου Θα πρέπει να προβλεφθεί: Α. η δυνατότητα «κλιμάκωσης» του ILSAS με την ενσωμάτωση των λοιπών ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών που δε συμμετέχουν επί του παρόντος στη δράση, ή και στο μέλλον, ερευνητικών ελληνικών βιβλιοθηκών που συνεργάζονται με το ΣΕΑΒ στο πλαίσιο του Συλλογικού Καταλόγου των Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών. Β. η κατάρτιση ενός αλγορίθμου ο οποίος με ένα καθαρό τρόπο θα ορίζει το κόστος εισαγωγής μιας Ακαδημαϊκής ή Ερευνητικής Βιβλιοθήκης στο ILSAS. Με αυτό τον τρόπο θα είναι σαφές το εναλλακτικό κόστος για κάθε μια από τις παραπάνω βιβλιοθήκες προκειμένου να εισέλθει στο ILSAS. 11. Εκπαίδευση χρηστών (βιβλιοθηκονόμων & πληροφορικών) και δημιουργία επιπέδων και δομών διαχείρισης του ILSAS Θα πραγματοποιηθεί πρόγραμμα εκπαίδευσης του προσωπικού βιβλιοθηκών μελών στο ILSAS και στο συνεργατικό μοντέλο λειτουργίας των βιβλιοθηκών. Ειδικότερα, το προσωπικό των βιβλιοθηκών-μελών θα εκπαιδευτεί σε θέματα τεχνικής διαχείρισης και παραμετροποιήσεων του ILSAS, καθώς και στην εφαρμογή των κοινών πολιτικών και κανόνων λειτουργίας του συνεργατικού μοντέλου (π.χ. κανόνες και τρόποι ενοποίησης καθιερωμένων αποδόσεων, χρήση MARC21 κλπ.). Ο ανάδοχος υλοποίησης του υποέργου, σε συνεργασία με τις Ομάδες Εργασίας του ILSAS και με την κεντρική ομάδα υποστήριξης του ILSAS, θα ετοιμάσει το υλικό της εκπαίδευσης (έντυπο και ηλεκτρονικό). Στη συνέχεια, οι ως άνω ομάδες θα καθορίσουν το πρόγραμμα και το χρονοδιάγραμμα της εκπαίδευσης, καθώς και τα μέσα και το υλικό αξιολόγησης αυτού από τους εκπαιδευόμενους. Το πρόγραμμα θα λάβει χώρα με τη φυσική παρουσία των εμπλεκομένων και με τη χρήση τεχνολογιών πληροφορίας και επικοινωνιών, κατά περίπτωση. Το πρόγραμμα θα αξιολογηθεί από τους εκπαιδευόμενους και θα επαναληφθεί στις περιπτώσεις που αυτό κρίνεται απαραίτητο. Τέλος, με έδρα το Ε.Μ.Π., θα δημιουργηθεί ένα γραφείο υποστήριξης προσωπικού των βιβλιοθηκών στο νέο κεντρικό μοντέλο λειτουργίας των βιβλιοθηκών, με στόχο την αποτελεσματική και απρόσκοπτη λειτουργία της υπηρεσίας (Διασύνδεση με το Υποέργο 9.1. της οριζόντιας Πράξης Κέντρο Υποστήριξης Βιβλιοθηκονόμου). 12. Μελλοντική λειτουργία - Βιωσιμότητα Συνεργατικού Μοντέλου Σκοπός των συνεργαζόμενων μελών του υποέργου ILSAS είναι η εύρυθμη και απρόσκοπτη λειτουργία του συνεργατικού μοντέλου και μετά την ολοκλήρωση της 12

Πράξης στο πλαίσιο του Ε.Π. Ψηφιακής Σύγκλισης. Ο ΣΕΑΒ θα επιδιώξει τη λειτουργία του Συνεργατικού Μοντέλου ILSAS σε μόνιμη βάση με τη χρηματοδότησή του από τα ιδρύματα που συμμετέχουν. Οι ομάδες του διοικητικού σχήματος του ILSAS θα συνεχίσουν να λειτουργούν ως Διαρκείς Επιτροπές με το ίδιο αντικείμενο. Παράλληλα, θα πρέπει να υπάρξει ειδική πρόβλεψη για την Ομάδα Υποστήριξης του ILSAS, η οποία θα πρέπει να συνεχίσει να λειτουργεί σε μόνιμη βάση με την ίδια στελέχωση, δεδομένου ότι αφενός θα έχει αποκτήσει ειδική τεχνογνωσία στην υποστήριξη της υπηρεσίας ILSAS, αφετέρου θα είναι απολύτως απαραίτητη για την υποστήριξη, τόσο του κεντρικού συστήματος, όσο και των βιβλιοθηκών μικρού μεγέθους που δε διαθέτουν το απαραίτητο προσωπικό. 13. Κόστος συντήρησης Το κόστος συντήρησης θα πρέπει να είναι λελογισμένο για τις βιβλιοθήκες και στο πλαίσιο ενός αλγορίθμου ο οποίος θα παρουσιάζει κοινά χαρακτηριστικά με τον υφιστάμενο αλγόριθμο συμμετοχής των ιδρυμάτων στο Σ.Ε.Α.Β. Πρέπει να προβλεφθεί, ότι οι βιβλιοθήκες που στηρίζονται αποκλειστικά από το προσωπικό του ILSAS, θα συμμετέχουν στο αντίστοιχο κόστος με προσαυξημένο ποσό (ποσοστό), το οποίο θα είναι προδιαγεγραμμένο. 14. Συνεργασία με ΕΔΕΤ Α.Ε. Θα υπογραφεί μνημόνιο συνεργασίας με την ΕΔΕΤ Α.Ε., το οποίο θα ρυθμίζει τις λεπτομέρειες συνεργασίες των δύο συμβαλλόμενων και το οποίο θα εξασφαλίζει την εύρυθμη και απρόσκοπτη λειτουργία του ILS του ILSAS και τη διαθεσιμότητά του σε 24ωρη βάση 365 ημέρες τον χρόνο. Λόγω της χωρικής διασποράς των βιβλιοθηκών-μελών σε όλη την ελληνική επικράτεια, θα πρέπει να εξασφαλίζεται το απαραίτητο εύρος δικτύου και η υψηλή διαθεσιμότητα του συστήματος, τόσο για τον κοινό πλέον βιβλιογραφικό κατάλογο, όσο και για τις λοιπές βιβλιοθηκονομικές λειτουργίες, σε πραγματικό χρόνο, καθώς η ομαλή καθημερινή λειτουργία των βιβλιοθηκών-μελών θα εξαρτάται πλήρως από την προσβασιμότηταδιαθεσιμότητα του νέου ILS. Θα πρέπει επίσης να αναληφθεί εκ μέρους της ΕΔΕΤ Α.Ε. η δέσμευση ότι οι απαιτούμενοι υπολογιστικοί και δικτυακοί πόροι θα συνεχίσουν να παρέχονται από αυτή, χωρίς χρέωση του ΣΕΑΒ ή των συμμετεχόντων στο ILSAS ιδρυμάτων, και μετά την ολοκλήρωση του υποέργου ILSAS και της συνολικής οριζόντιας πράξης στο τέλος του 2013, τουλάχιστον για μια δεκαετία. 15. Συνεργασία με άλλους φορείς και βιβλιοθήκες Στόχος του ILSAS και του ΣΕΑΒ είναι η συνεργασία με όλους τους φορείς και βιβλιοθήκες της Ελλάδας και της Κύπρου, ώστε να αξιοποιηθούν πλήρως οι βιβλιογραφικές πληροφορίες που αυτοί οι φορείς αναπτύσσουν. Η συνεργασία αυτή θα έχει ως στόχο την άμεση αξιοποίηση των παραγόμενων ελληνικών βιβλιογραφικών εγγραφών από τους 13

συνεργαζόμενους φορείς και την δημιουργία ενός κοινού ελληνικού αρχείου καθιερωμένων όρων (Θεματικών επικεφαλίδων, ονομάτων, συλλογικών οργάνων, σειρών, ομοιόμορφων τίτλων) το οποίο θα δημιουργηθεί με την συμβολή όλων των συνεργαζόμενων μελών και θα αξιοποιήσει τα καθιερωμένα αρχεία που μέχρι σήμερα έχουν δημιουργηθεί (Εθνικής Βιβλιοθήκης, Συλλογικού Καταλόγου Δημοσίων Βιβλιοθηκών, BIBLIONET, ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών κλπ.). 14

Α. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ: MARC21. ΑΙΤΙΟΛΟΓΗΣΗ 1. Το MARC21 αναπτύσσεται, ενημερώνεται και υποστηρίζεται διαρκώς και αδιάλειπτα από τρεις από τις μεγαλύτερες και πλέον σταθερές και έγκυρες βιβλιοθήκες στον κόσμο, ιδρύματα που δεν ασχολούνται μόνο με πρότυπα, αλλά επίσης διαθέτουν από τους μεγαλύτερους και πλέον έγκυρους βιβλιογραφικούς καταλόγους εθνικής εμβέλειας (Library of Congress, Library and Archives Canada, British Library). Είναι επίσης σημαντικό ότι το MARC21 αποτελεί συνεργατική μετεξέλιξη των αντίστοιχων εθνικών προτύπων από τις τρεις αυτές εθνικές βιβλιοθήκες, σε μια λογική ενοποίησης, απλούστευσης και διαλειτουργικότητας για την κάλυψη των νέων αναγκών του 21 ου αιώνα. Οι ίδιες βιβλιοθήκες συμμετέχουν επίσης στο PCC (Program for Cooperative Cataloging), ένα από τα μεγαλύτερα προγράμματα συνεργατικής καταλογογράφησης σε παγκόσμιο επίπεδο, με διεθνή ορίζοντα, ανοιχτό σε συνεργασίες με βιβλιοθήκες άλλων χωρών. 2. Είναι το πλέον ενημερωμένο όσον αφορά την τεκμηρίωσή του (αναλυτική τεκμηρίωση και παραδείγματα), ενώ ενημερώνεται επίσης τόσο για τις αλλαγές των υφιστάμενων κανόνων καταλογογράφησης, αλλά και για νέα συναφή πρότυπα (π.χ. υποστήριξη των νέων κανόνων καταλογογράφησης RDA και του σχήματος FRBR). 3. Ενημερώνεται διαρκώς για τις τρέχουσες εξελίξεις σε σχέση με άλλα συναφή πρότυπα περιγραφής, κωδικοποίησης ή επικοινωνίας, και έχουν ήδη αναπτυχθεί και αναπτύσσονται διαρκώς προγράμματα-γέφυρες και αντιστοιχίσεις με αυτά (εργαλεία λογισμικού και πίνακες αντιστοίχησης). Ιδιαίτερα σημαντικό για το Web_2 περιβάλλον και τη διαλειτουργικότητα που προσφέρει, είναι ότι υφίσταται ήδη ένα πλαίσιο λειτουργίας των MARC21 δεδομένων σε XML (αρχιτεκτονική, σχήμα και τεκμηρίωση MARCXML). Ιδιαίτερη αναφορά πρέπει να γίνει επίσης για την επικοινωνία με τα πρότυπα των Ψηφιακών Βιβλιοθηκών Αποθετηρίων. 4. Αποτελεί το μορφότυπο πάνω στο οποίο δομούνται τα διεθνώς de facto εδραιωμένα αρχεία των καθιερωμένων ονομάτων και θεμάτων του LC, λόγος για τον οποίο δίνει τη δυνατότητα ομαλής αντιστοίχισης βιβλιογραφικών και καθιερωμένων εγγραφών (Βλ. και Βουγιουκλής, Προβλήµατα µετατροπής του MARC21 σε UNIMARC: «ενδογενή λάθη αδυναµίας αντιστοίχησης των πεδίων µεταξύ των δύο format»). 5. Τα ανωτέρω ιδρύματα, με την προσθήκη της Εθνικής Βιβλιοθήκης της Γερμανίας συμμετέχουν στην επιτυχή συνεργατική δράση VIAF (Virtual International Authority File) που προσφέρει ανοιχτή πρόσβαση σε 5,8 εκατομμύρια καθιερωμένες εγγραφές ονομάτων, συνδεδεμένες με βιβλιογραφικές, με την πεποίθηση ότι θα συμβάλλουν ως θεμελιώδες κομμάτι στο «Σημασιολογικό ιστό» (Semantic Web). 6. Όλα τα βασικά συστήματα ILS, ανοιχτού και κλειστού κώδικα, παρότι μπορούν να υποστηρίζουν και τα δυο μορφότυπα, δομούνται με βάση το MARC21, με αποτέλεσμα να είναι άμεσα χρησιμοποιήσιμα για τοπική παραμετροποίηση σε 15

MARC21 μετά την αρχική εγκατάσταση. Αντίθετα, για την παραμετροποίηση σε UNIMARC απαιτούνται συνήθως, τόσο για την καταλογογράφηση, όσο και για τα λοιπά υποσυστήματα (παραγγελίες, διαδανεισμός κλπ, -υποσυστήματα για τα οποία απαιτούνται πιο σύνθετες διεργασίες), αρκετά περίπλοκες διαδικασίες, με όχι πάντα επιτυχές αποτέλεσμα. 7. Αποτελεί το πρότυπο πάνω στο οποίο κυρίως στηρίζονται αρκετά πρωτόκολλα βιβλιογραφικής επικοινωνίας/ανταλλαγής (πχ, Z39.50), αλλά και τα επικρατέστερα συστήματα μετα-αναζήτησης. 8. Αποτελεί το πρότυπο στο οποίο στηρίζεται ο μεγαλύτερος συνεργατικός κατάλογος σε παγκόσμιο επίπεδο OCLC-WorldCat, με βασικό πυρήνα εγγραφές ακαδημαϊκών ιδρυμάτων, ο οποίος αποτελεί επίσης μια από τις μεγαλύτερες πηγές για την αντιγραφή εγγραφών (copy cataloging) διεθνώς, και για τα ελληνικά ιδρύματα. 9. Πολλές αντίστοιχες με του ILSAS συνεργατικές προσπάθειες που χρησιμοποιούσαν δική τους εκδοχή του MARC ή UNIMARC, εθνικού ή συνεργατικού επιπέδου, έχουν προσχωρήσει στο MARC21 (πχ, COPAC). 10. Το MARC21 έχει πλέον υιοθετηθεί ως εθνικό πρότυπο από την πλειοψηφία των αναπτυγμένων χωρών με ισχυρή βιβλιοθηκονομική παράδοση: ανάμεσα στις Ηνωμένες Πολιτείες, τον Καναδά και την Αγγλία, και η Αυστραλία, Σουηδία, Νορβηγία. Δυο ακόμα μεγάλες ευρωπαϊκές χώρες με ισχυρές γλώσσες βρίσκονται επίσης σε διαδικασία μετάβασης στο MARC21, η Γερμανία (από το MAB) και η Ισπανία (από το IberMARC), καθώς και η Πορτογαλία (από το UNIMARC). 11. Εκτός αυτού, η ίδια τάση φαίνεται να επικρατεί γενικότερα στις ευρωπαϊκές εθνικές βιβλιοθήκες: από τις 29 χώρες που συμμετείχαν σε πρόσφατη μελέτη που ασχολήθηκε με τη χρήση σχημάτων βιβλιογραφικών δεδομένων στις εθνικές βιβλιοθήκες, μόνο δέκα χρησιμοποιούσαν UNIMARC ή παράγωγό του: Αλβανία, Βουλγαρία, Κύπρος, Γαλλία, Ελλάδα, Λιθουανία, Πορτογαλία (ήδη σε διαδικασία μετάβασης στο MARC21), ΠΓΔΜ, Σερβία και Σλοβενία. Ακόμη, από τις 12 εθνικές βιβλιοθήκες που συμμετείχαν στο έργο Setting up a FRBR repository for the European Library μόνο 5 έστειλαν UNIMARC εγγραφές μεταδεδομένων. 12. Γενικότερα, μια πλειάδα χωρών από όλο τον κόσμο εγκατέλειψαν είτε την εθνική τους εκδοχή του MARC, είτε το UNIMARC, για να μεταβούν στο MARC21 (ενώ δεν έχει συμβεί το αντίθετο με το UNIMARC): Μεξικό, Λατινική Αμερική, Νότια Αφρική (από Unimarc), Πολωνία, Ελβετία, Τσεχία (από Unimarc), Κροατία (από Unimarc), Νέα Ζηλανδία, Χονγκ Κονγκ, Κίνα, Φιλιππίνες, Ταϊλάνδη, Βιετνάμ, Ινδία και άλλες, ενώ το Βέλγιο και η Σλοβακία σκοπεύουν επίσης να εγκαταλείψουν το UNIMARC. 13. Οι ακαδημαϊκές βιβλιοθήκες διεθνώς χρησιμοποιούσαν, ήδη από τη δεκαετία του 1990, το USMARC, ακόμη και στις περιπτώσεις που δεν αποτελούσε το εθνικό πρότυπο. (Βλ. και: Οριζόντια Δράση Βιβλιοθηκών ΑΕΙ - ΤΕΙ, Εκθεση ομάδας εργασίας Σύνταξης Βιβλιοθηκονομικών Προδιαγραφών για τον Συλλογικό Κατάλογο, Αθήνα, Δεκέμβριος 1997: «Το φαινόμενο παρατηρείται ήδη σε πολλές χώρες όπου η εθνική βιβλιοθήκη επιλέγει το UNIMARC για την εθνική 16

βιβλιογραφία, και οι ακαδημαϊκές το USMARC για τη χρήση έτοιμων βιβλιογραφικών εγγραφών από ξένες βάσεις»). 14. Από καθαρά πραγματιστική σκοπιά, το MARC21 είναι το ευρύτερα χρησιμοποιούμενο πρότυπο, με μεγαλύτερη βάση βιβλιογραφικών εγγραφών (πάνω από 1 δις εγγραφές διεθνώς). 17