ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΔΗΜΟΣ ΣΕΡΡΩΝ NOMOΣ ΣΕΡΡΩΝ ΑΥΤΟΤΕΛΕΣ ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΔΗΜΟΣ ΣΕΡΡΩΝ NOMOΣ ΣΕΡΡΩΝ ΑΥΤΟΤΕΛΕΣ ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ Μ Ε Λ Ε Τ Η Υπ αριθ. : ΜΗΧ- 1 /2018 ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ : Συστήµατος Ηλεκτρονικής διαχείριση εγγράφων για την ηλεκτρονική οργάνωση των υπηρεσιών του ήµου Σερρών ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ : 16.000 ΧΩΡΙΣ Φ.Π.Α. 20.584 ΜΕ ΦΠΑ ΠΡΟΕΛΕΥΣΗ : ΣΥΝΤΑΞΑΣ : ΤΣΑΚΙΡΙΔΗΣ ΓΕΩΡΓΙΟΣ - ΠΕ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ 1

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΝΟΜΟΣ ΣΕΡΡΩΝ ΔΗΜΟΣ ΣΕΡΡΩΝ ΑΥΤΟΤΕΛΕΣ ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ Προμήθεια Συστήµατος Ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων για την ηλεκτρονική οργάνωση των υπηρεσιών του ήµου Σερρών Προϋπολογισμός: 20.584 ΜΕ ΦΠΑ (16.600 ΧΩΡΙΣ Φ.Π.Α.) Αρ. Μελέτης: ΜΗΧ-1 /2018 Α. ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟ ΙΑΓΡΑΦΕΣ Η µελέτη αναφέρεται στην προµήθεια ενός πληροφοριακού συστήµατος για την πλήρη ψηφιακή οργάνωση των υπηρεσιών του ήµου Σερρών, την ηλεκτρονική διακίνηση και διαχείριση των εγγράφων καθώς και τη διασύνδεσή του µε την υπάρχουσα εφαρµογή Πρωτοκόλλου. Το προτεινόµενο σύστηµα θα αποτελεί µια ολοκληρωµένη πλατφόρµα που να επιτρέπει τον ήµο να οργανώσει ηλεκτρονικά το σύνολο των λειτουργιών του. Αυτές µπορεί να περιλαµβάνουν είτε απλές διαδικασίες, όπως η διακίνηση εγγράφων µεταξύ των εργαζοµένων, είτε πιο σύνθετες όπως ο σχεδιασµός εσωτερικών διαδικασιών. Ο ήµος να µπορεί να αποκτήσει ένα σύνολο από ψηφιοποιηµένες διαδικασίες όπου µε την χρήση της ηλεκτρονικής υπογραφής τα έγγραφα πλέον να διακινούνται µόνο ηλεκτρονικά, οι αναθέσεις εντολών, ενεργειών και εργασιών να γίνονται πλέον µέσα από ένα ψηφιακό περιβάλλον και η συλλογή και επεξεργασία πληροφοριών που διακινούνται θα αξιοποιούνται για να βελτιώσουν ακόµη περισσότερο αυτές τις διαδικασίες. Τα οφέλη από τη χρήση του εν λόγω Πληροφοριακού συστήµατος είναι πολλαπλά. Πρώτα απ όλα θα µειωθούν δραµατικά τα λειτουργικά έξοδα σε χαρτί, γραφίτη, service των εκτυπωτικών µέσων. Θα βελτιωθεί σηµαντικά ο χρόνος διεκπεραίωσης των αιτηµάτων των πολιτών, θα εξοικονοµηθεί και χώρος µέσω της δηµιουργίας ηλεκτρονικού αρχείου για όλα τα έγγραφα. Βασικό πλεονέκτηµα είναι ότι θα υπάρχει µια σαφή εικόνα αναφορικά µε τον αποδοτικό ή µη τρόπο λειτουργίας των υπηρεσιών, κατά συνέπεια θα προκύψουν προτάσεις για την βελτιστοποίηση της ποιότητας των υπηρεσιών προς τον πολίτη. Επίσης οι ευέλικτοι µηχανισµοί αναζήτησης των αποθηκευµένων πληροφοριών προσφέρουν µε ταχύτητα και ασφάλεια σε όλα τα δεδοµένα. Στο σύστηµα αυτό θα µπορούν στην συνέχεια να ενσωµατωθούν σαν ξεχωριστές οντότητες και τα ΝΠ του ήµου µε τα αντίστοιχα πλεονεκτήµατα για αυτά, ενώ παράλληλα θα υπάρχει µια ενοποιηµένη οργάνωση όλων των εµπλεκοµένων. 1. Υποσυστήµατα της εφαρµογής Ο Ανάδοχος καλείται να προσφέρει τουλάχιστον τα παρακάτω υποσυστήµατα που θα υλοποιούν το σύνολο της εφαρµογής. 2

1.1. Υποσύστηµα Σχεδιασµού και ιαχείριση Ροών Εργασιών (WorkFlow) Μια ροή εργασίας αποτελείται από µια σειρά συνδεδεµένων βηµάτων, προκειµένου να ολοκληρωθεί µια εργασία. Είναι µια απεικόνιση της ακολουθίας των πράξεων, που δηλώθηκαν ως έργο ενός ατόµου, µιας οµάδα προσώπων, του προσωπικού ενός οργανισµού, ή ενός ή περισσότερων απλών ή πολύπλοκων µηχανισµών. Ροή εργασίας µπορεί να θεωρηθεί οποιαδήποτε αφαίρεση πραγµατικής δουλειάς, που διαχωρίζεται σε επιµέρους εργασίες, οι οποίες πρέπει να πραγµατωθούν σε µια σειρά ή παράλληλα. Για σκοπούς ελέγχου, η ροή εργασίας µπορεί να είναι η απεικόνιση µιας πραγµατικής δουλειάς στο πλαίσιο µιας επιλεγµένης απεικόνισης. ηλαδή, µια εικονική αναπαράσταση της πραγµατικής εργασίας. Η ροή που περιγράφεται συχνά αναφέρεται σε ένα έγγραφο που έχει µεταφερθεί από το ένα στάδιο στο άλλο. Το σύστηµα σχεδιασµού και διαχείρισης ροών εργασιών προσφέρει εργαλεία που επιτρέπουν την δηµιουργία απεικόνισης µιας επιχειρησιακής διαδικασίας. Εργαλείο σχεδιασµού διαγραµµάτων δυναµικών και σύνθετων ροών εργασίας Σύνδεση του οργανογράµµατος µε τις ροές εργασιών Κατά τα τον σχεδιασµό ροής εργασιών να υπάρχει η δυνατότητα: Ανάθεση εργασιών σε συγκεκριµένο υπάλληλο Ανάθεση εργασιών σε οµάδες υπαλλήλων ή στις δοµικές µονάδες (Γραφεία, Τµήµατα, ιευθύνσεις) Πολιτική αυτόµατης ανάθεσης εργασιών µέσα σε µια οµάδα Ενεργοποίηση των δυναµικών ροών εργασίας, είτε από την υπηρεσία του πρωτοκόλλου είτε από εξουσιοδοτηµένο χρήστη. Η εκκίνηση των σχεδιασµένων ροών εργασιών ( workflow) γίνεται µε την επιλογή των κατάλληλων ψηφιοποιηµένων διαδικασιών του ήµου. υνατότητα παρακολούθησης δεικτών παραγωγικότητας και αποδοτικότητας σε κάθε εργασία ( task) µιας ψηφιοποιηµένης διαδικασίας Παρακολούθηση εργασιών κάθε δοµικής οργανωτικής µονάδας του ήµου από τον αντίστοιχο υπεύθυνο Παρακολούθηση της ροής εργασιών των διαδικασιών µε γραφικό τρόπο. Χρωµατική αποτύπωση των καταστάσεων µετάβασης εργασιών ( tasks) Χρονοπρογραµµατισµός εργασιών και διεκπεραίωσης - σύστηµα alerts σε όλα τα επίπεδα : δήµος, τµήµα, υπάλληλος 1.2. Υποσύστηµα ιαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων Το υποσύστηµα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων θα καλύπτει τα γενικά χαρακτηριστικά : Είναι συµβατικό µε τα εθνικά πρότυπα ηλεκτρονικής διακυβέρνησης όπως περιγράφονται στην εθνική νοµοθεσία: o Νόµος 3979/2011, (ΦΕΚ 138/Α/2011) o Απόφαση ΥΑΠ/Φ40.4/1/989, (ΦΕΚ 1301/Β /2012) o Απόφαση ΥΑΠ/Φ.40.4/3/ 1031, (ΦΕΚ 1317/Β /2012) o Απόφαση ΥΑΠ/Φ.40.4/163, (ΦΕΚ 401/Β /2013) o Π 25/2014 «Ψηφιοποίηση Εγγράφων και Ηλεκτρονικό Αρχείο» (ΦΕΚ 44/Α/2014) 3

o Νόµος 4440/2016, (ΦΕΚ 224/Α/2016) o Νόµος 4488/2017 άρθρο 63, (ΦΕΚ Α' 137/13-09-2017) o Τήρηση του ισχύοντος πλαισίου διαλειτουργικότητας (Κανόνες και Πρότυπα για ιαδικτυακούς Τόπους του ηµόσιου Τοµέα) Σχεδιασµό που θα παρέχει εγγενώς την απαραίτητη ευελιξία και θα επιτρέπει την παραµετροποίηση του συστήµατος για την προσθήκη νέων διαδικασιών από τους χρήστες του, χωρίς την παρέµβαση του αναδόχου ιαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων ιακίνηση εισερχόµενου εγγράφου από Κεντρικό Πρωτόκολλο ή από άλλο σηµείο εισόδου στο φορέα προς ιευθύνσεις / Τµήµατα Χρέωση εγγράφου από προϊστάµενο υπηρεσίας σε υπάλληλο/ χειριστή µε δυνατότητα προσθήκης σχολίων παρατηρήσεων. ιεκπεραίωση εξερχόµενου εγγράφου υνατότητα επιστροφής εγγράφου από παραλαµβάνοντα χρήστη ή τµήµα Να υποστηρίζει την ενέργεια αρχειοθέτησης του εγγράφου. Κατάλογος εσωτερικών αποδεκτών προς ενέργεια και εσωτερικών κοινοποιήσεων µε εύκολο και φιλικό τρόπο επιλογής µέσω ψηφιακού οργανογράµµατος Να υλοποιήσει την απαίτηση για διασύνδεση µε το Κεντρικό ηλεκτρονικό σύστηµα για την αυτόµατη ηλεκτρονική ανταλλαγή και διακίνηση εγγράφων µεταξύ των φορέων του ηµοσίου, όταν αυτό θα τεθεί σε λειτουργία (ν4440/2016, Άρθρο 24). Να υποστηρίζει τη δυνατότητα χρήσης εγκεκριµένης ψηφιακής υπογραφής (ν4440/2016, Άρθρο 24) και ενσωµάτωσής της στα έγγραφα. Το Σύστηµα θα πρέπει να υποστηρίζει το σύνολο των συµβατών µε τη διαδικτυακή πύλη ΕΡΜΗΣ ασφαλών διατάξεων δηµιουργίας υπογραφής (Α Υ) και να αξιοποιεί την υπηρεσία χρονοσήµανσης του συστήµατος ΕΡΜΗΣ κατά τη δηµιουργία ψηφιακών υπογραφών σε έγγραφα. Να υποστηρίζει την δυνατότητα πολλαπλών ψηφιακών υπογραφών στο ίδιο έγγραφο Να επιτρέπει την άµεση και αυτόµατη δηµοσίευση εγγράφων στο ΙΑΥΓΕΙΑ από κατάλληλα εξουσιοδοτηµένους χρήστες. Να πρέπει να δίνει τη δυνατότητα καταχώρησης των µεταδεδοµένων που υποστηρίζει και απαιτεί το σύστηµα ΙΑΥΓΕΙΑ κατά την καταχώρηση / επεξεργασία του εγγράφου. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να διασφαλίσει την προσαρµογή των µεταδεδοµένων τεκµηρίωσης εγγράφων σε αλλαγές του σχήµατος τεκµηρίωσης του ΙΑΥΓΕΙΑ. Όλες οι λειτουργίες του Συστήµατος προς όλες τις κατηγορίες χρηστών και προς τους διαχειριστές παρέχονται αποκλειστικά µε πρόσβαση από διαδικτυακό φυλλοµετρητή (Web Browser) Το σύστηµα θα πρέπει να ελαχιστοποιεί τα βήµατα που πρέπει να εκτελέσει ο χρήστης για τη διεκπεραίωση των βασικών καθηµερινών λειτουργιών (όχι πάνω από 3-4 κλικ ανά ενέργεια) Στο Σύστηµα θα πρέπει να εισέρχονται και να καταχωρούνται έγγραφα κατ ελάχιστο από το σύστηµα Ψηφιακών Αρχείων (File System) του υπολογιστή Να ενσωµατώνει λειτουργίες αναζήτησης µε δυνατότητα δυναµικής αναζήτησης εγγράφων µε βάση συνδυασµό οντοτήτων όπως (ενδεικτικά): o Αριθµός Πρωτοκόλλου o Αριθµός Πρωτοκόλλου Αποστολέα o Αποστολέας o Θέµα Εγγράφου o Είδος Εγγράφου o Κατάσταση Εγγράφου o Εξωτερικοί Αποδέκτες o Ηµεροµηνίες (δηµιουργίας, αποστολής, ιστορικό κινήσεων, κλπ.) o Θεµατικές Κατηγορίες o Εµπλεκόµενοι Χρήστες: Υπογράφων, Συντάκτης, Καταχωρητής, Χειριστής, Απαντήθηκε, Αρχειοθετήθηκε. o Μεταδεδοµένα υποθέσεων στις οποίες εντάσσεται το προς αναζήτηση έγγραφο Θα πρέπει να ενσωµατώνεται δυνατότητα εξαγωγής αποτελεσµάτων αναζήτησης σε εφαρµογή υπολογιστικού φύλλου Excel και pdf. 4

Μηχανισµός ειδοποιήσεων (notifications) προς τους χρήστες για τις εκκρεµότητές τους (ανατεθείσες ροές εργασίας, χρεώσεις εγγράφων κ.α.) ηµιουργία και χρήση πρότυπων εγγράφων (templates), τα οποία να συµπληρώνονται αυτόµατα µε µεταδεδοµένα από το σύστηµα Προβολή και χρήση στατιστικών φορµών Αναλυτική καταγραφή των λειτουργιών που εκτελεί κάθε χρήστης στο σύστηµα (audit trail): o Ηµεροµηνία και ώρα o Είδος ενέργειας o Χρήστης o ID αντικειµένου o Πληροφορίες αποτελέσµατος Να έχει εναρµονιστεί µε τον Ευρωπαϊκό Κανονισµό 2016/679 GDPR, να έχει ενσωµατώσει την πολιτική ασφαλείας και συγκεκριµένα θα πρέπει να υποστηρίζει κατ ελάχιστο: o Κρυπτογράφηση, και στα αποθετήρια όπου βρίσκονται αποθηκευµένα τα έγγραφα αλλά και κατά τη µεταφορά τους (π.χ. µε SSL κανάλι) o ιαβαθµισµένη πρόσβαση, µε λεπτοµερή δικαιώµατα και εξουσιοδοτήσεις σε δεδοµένα, έγγραφα και χρήστες. Καταγραφή όλων των ενεργειών (audit trail). o Τήρηση εκδόσεων: Κάθε έγγραφο θα µπορεί να έχει πολλαπλές εκδόσεις και υποεκδόσεις, µε ταυτόχρονη ή ασύγχρονη επεξεργασία και µε πλήρες ιστορικό καταγραφής ενεργειών o Κανόνες για κύκλο ζωής εγγράφων: Στο λογισµικό θα πρέπει να ορίζονται κανόνες για τον κύκλο ζωής των εγγράφων (π.χ. ηµ/νία λήξης). o Επίσης θα παράγονται αυτόµατα σχετικές ειδοποιήσεις για τις περαιτέρω ενέργειες (π.χ. διαγραφή ή αποστολή σε άλλο αποθετήριο). 1.3. Υποσύστηµα Κεντρικής ιαχείρισης Πλατφόρµας Ο σκοπός του υποσυστήµατος είναι η κεντρική και ολοκληρωµένη παραµετροποίηση της πλατφόρµας ώστε το κάθε επιµέρους υποσύστηµα ή εφαρµογή να υποστηρίζει την συνεργασία των εµπλεκοµένων και να λειτουργεί αποδοτικά και αποτελεσµατικά. 1.3.1. ιαχείριση Χρηστών Γενικά για την διαχείριση χρηστών θα ισχύουν: Οι ρόλοι των χρηστών είναι ιεραρχικά µε πλήρη δικαιώµατα στον ιαχειριστή και περιορισµένα δικαιώµατα στον απλό χρήστη. Τα δικαιώµατα κληρονοµούνται µε την αναβάθµιση του ρόλου. Κάθε χρήστης συνδέεται µε ακριβώς ένα ρόλο και µε δυνατότητα κάλυψης πέραν του ενός Κεντρική και ενιαία διαχείριση χρηστών για όλες τις εφαρµογές και επεκτάσεις. ιαχείριση δικαιωµάτων σε επίπεδο αρχείων και ροών εργασιών. υναµικό και εύχρηστο περιβάλλον λειτουργίας του συστήµατος από τους χρήστες. Επίσης το σύστηµα ιαχείρισης Χρηστών κατά ελάχιστο θα υποστηρίζει τα παρακάτω: Έλεγχος πρόσβασης χρηστών σε επίπεδο συστήµατος, εφαρµογής, εγγράφων, βάσεων δεδοµένων και αρχείων. Ασφαλής διαχείριση, καταχώρηση και κρυπτογράφηση των κωδικών πρόσβασης. ηµιουργία καταλόγου εξουσιοδοτηµένων φυσικών προσώπων που θα έχουν δικαίωµα πρόσβασης 5

Ορισµό µοναδικού κωδικού χρήστη για όλα τα υποσυστήµατα του πληροφοριακού συστήµατος (single sign-on). Αναλυτικά οι ρόλοι θα πρέπει να καλύπτουν τουλάχιστον τις παρακάτω ενέργειες: Απλός χρήστης Να αναζητήσει έγγραφα και εγγραφές πρωτοκόλλου. Να αναζητήσει µία Επαφή. Να παρακολουθεί τις εργασίες που του έχουν ανατεθεί Να εκτελεί τις εργασίες που του έχουν ανατεθεί Να δηµιουργεί εισηγήσεις για τα ηµοτικά όργανα Να εκκινήσει µια ψηφιακή διαδικασία Υπεύθυνος διαδικασιών Ο Υπεύθυνος διαδικασιών θα µπορεί να εκτελεί τις παρακάτω ενέργειες: Σχεδιασµός/δηµιουργία ψηφιακών ροών εργασιών ( ψηφιακές διαδικασίες) Τροποποίηση ψηφιακών ροών εργασιών ( αλλαγή ροών, αλλαγή χρηστών) ιαγραφή ψηφιακών ροών εργασιών Ενεργοποίηση/απενεργοποίηση ψηφιακών ροών εργασιών ιαχειριστής συστήµατος Ο ιαχειριστής θα µπορεί να εκτελεί τις παρακάτω ενέργειες: ηµιουργία νέων χρηστών Τροποποίηση υπαρχόντων χρηστών ιαγραφή Χρηστών. Απόδοση προφίλ σε υπάρχοντα χρήστη: ο διαχειριστής θα µπορεί να αναβαθµίσει ή να υποβαθµίσει τον ρόλο ενός χρήστη εφόσον ο χρήστης αυτός είναι εγγεγραµµένος στο σύστηµα Ακύρωση εισερχοµένου ή εξερχοµένου πρωτοκόλλου Εισαγωγή Νέου Βιβλίου Πρωτοκόλλου. Ο διαχειριστής θα µπορεί να ξεκινήσει νέο βιβλίο πρωτοκόλλου. Εξαγωγή του βιβλίου πρωτοκόλλου στη µορφή PDF. Εισαγωγή Λεξικών α) Επαφών β) Τύπου εγγράφου. Να αλλάζει παραµέτρους στο σύστηµα όπως το µέγιστο µέγεθος των αρχείων που αποθηκεύονται. Να ενεργοποιήσει ή να απενεργοποιήσει την εκτέλεση µιας ψηφιοποιηµένης ροής εργασίας ( ψηφιακή διαδικασία) Να σχεδιάσει ή να τροποποιήσει µια ψηφιοποιηµένη ροή εργασίας 6

1.3.2. Παραµετροποίηση της Πλατφόρµας Η πλατφόρµα θα παραµετροποιείται στις κοινές δοµές που χρησιµοποιούνται από τα υποσυστήµατα και τις εφαρµογές και περιλαµβάνουν τουλάχιστον: 1.3.2.1. Οργανόγραµµα Εργαλείο γραφικής δηµιουργίας και επεξεργασίας οργανογράµµατος. Ιεραρχική αποτύπωση της δοµής του φορέα Επεξεργασία του οργανογράµµατος ως προς το µέγεθος, την χρωµατική αποτύπωση, το σχήµα, την περιγραφή και την στοίχιση για κάθε δοµικό στοιχείο του Αντιστοίχιση των υπαλλήλων του φορέα σε κάθε στοιχείο του οργανογράµµατος Περιγραφή των εργαζοµένων ως προς: o Τις ειδικότητες o Τον βαθµό o Την εργασιακή σχέση o Τις καταστάσεις των υπαλλήλων (τύποι αδειών ) 1.3.2.2. ιοικητικές πληροφορίες Ενσωµάτωση προτύπων ( word, open office κλπ) για την παραγωγή εγγράφων κατά την διαδικασία εκτέλεσης µιας διαδικασίας ή εφαρµογής Ενσωµατωµένο εργαλείο δηµιουργίας προτύπων για την παραγωγή αναφορών και εκθέσεων κατά την διαδικασία εκτέλεσης µιας διαδικασίας ή εφαρµογής o Σύνδεση µε βάση δεδοµένων o Σχεδιασµός της αναφοράς ή της έκθεσης µε χρήση drag&drop 2. ιασυνδέσεις µε άλλες εφαρµογές Ο Ανάδοχος υποχρεούται να διασυνδέσει και να διασφαλίσει την διαλειτουργικότητα της εφαρµογής του µε τις υφιστάµενες δοµές, υπηρεσίες κι εφαρµογές όπως του Κεντρικού Πρωτοκόλλου του ήµου, της Τεχνικής Υπηρεσίας & ιαχείρισης Προσωπικού καθώς και με τις διαδικασίες Οικονομικής Διαχείρισης ώστε να υπάρχει ενοποιηµένη χρήση των εφαρµογών αυτών, µε την επίδειξη της ενοποίησης ενώπιον της αρµόδιας επιτροπής. Θα πρέπει δηλαδή ο Ανάδοχος να διασφαλίσει την ενοποιηµένη χρήση των παραπάνω εφαρµογών, χωρίς να απαιτηθούν επιπλέον ενέργειες ή κόστος από την πλευρά του ήµου Σερρών. ιευκρινίζεται ότι ο ήµος Σερρών χρησιµοποιεί για τα ανωτέρω υποσυστήµατα λογισµικό της εταιρίας SingularLogic έκδοσης 3.10a9 και βάση δεδοµένων Oracle έκδοσης 11.2. 3. Εκπαίδευση Εκτός της προµήθειας, ο ανάδοχος υποχρεούται να εκπαιδεύσει τους χρήστες του ήµου Σερρών στη χρήση της εφαρµογής (περίπου 150 απλούς χρήστες που διεκπεραιώνουν διοικητικά έγγραφα). Υποχρεούται να αναλάβει την εκπαίδευση των τεχνικών που θα υποδειχθούν από τον ήµο για την διαχείριση του συστήµατος. Αντικείµενο 7

εκπαίδευσης θα είναι η ενδελεχής εκµάθηση των υποσυστηµάτων σε οµάδες των 15 ατόµων το πολύ. Εγχειρίδιο χρήσης του προγράµµατος θα διατεθεί σ όλους τους χρήστες γραµµένο στην ελληνική γλώσσα για τη βέλτιστη προσαρµογή των χρηστών σε νέο περιβάλλον εργασίας. Εκτιµάται ότι η εκπαίδευση θα πρέπει να ολοκληρωθεί σε 2 µήνες, προκειµένου να εκπαιδευτεί όλο το προσωπικό του ήµου σε επίπεδο που να µπορεί να λειτουργήσει αυτόνοµα. 4. Εγκατάσταση-Παραµετροποίηση Τέλος, ο ανάδοχος είναι υποχρεωµένος να εγκαταστήσει και να παραµετροποιήσει όλα τα προσφερόµενα συστήµατα στους Servers του ήµου, εξασφαλίζοντας την οµαλή λειτουργία των υφιστάµενων εφαρµογών. Οφείλει να έχει εξετάσει εκ των προτέρων το διατιθέµενο υλικό του ήµου. Ο χρόνος παράδοσης δε θα πρέπει να υπερβαίνει τους τρεις (3) µήνες. 5. Επιπλέον υλικοτεχνικός εξοπλισµός Για την ολοκλήρωση κι επιτυχή έκβαση του έργου ο Ανάδοχος θα προµηθεύσει και θα εγκαταστήσει τον παρακάτω καινούργιο και µη µεταχειρισµένο εξοπλισµό: α) Σαρωτής x 2 µε τις κάτωθι κατ ελάχιστο απαιτήσεις: Τύπος σαρωτή: Α4 διπλής όψης αυτόµατης τροφοδότησης Σάρωση φύλου: Μονού περάσµατος Χωρητικότητα τροφοδότη: >= 50 φύλλα Α4 Μέγιστο µέγεθος χαρτιού : Α4 Οπτική ανάλυση : Τουλάχιστον 600dpi Βάθος χρώµατος: 24bit Ταχύτητα ADF σάρωσης: >= 45 σελίδες το λεπτό Χρόνος επίπεδης σάρωσης: < 6 δευτερόλεπτα/σελίδα υνατότητες παραγωγής: >= 4.000 σελίδες ανά ηµέρα Θύρες Σύνδεσης: USB 2.0, USB 3.0 Μορφή Αρχείων Σάρωσης: TIFF, JPEG, BMP, PDF Προγράµµατα Οδήγησης: TWAIN, ISIS Υποστηριζόµενα Λειτουργικά Συστήµατα: Windows 7, Windows 8 και Windows10 Εγγύηση καλής λειτουργίας: Τουλάχιστον 1 χρόνο µε επιτόπια αντικατάσταση β) Συσκευή Ασφαλούς ιάταξης ηµιουργίας Υπογραφής (Α Υ) x 50 Τύπος: usb Συµβατότητα λειτουργίας µε την πύλη ΕΡΜΗΣ Υποστηριζόµενοι Κρυπταλγόριθµοι: RSA 1024, RSA 2048, 3DES, SHA1, SHA256, AES128, AES192, AES256 και MD5 Πιστοποιητικά Ασφαλείας: Common Criteria EAL4+ και FIPS 140-2 Level 3 Να πληροί τις προϋποθέσεις της Απόφασης 295-63 της ΕΕΤΤ (ΦΕΚ 1730/2003) Μνήµη: 72Κ Λειτουργικό σύστηµα: Java Συµβατό µε Windows 10, 8.1, 8, 7(32/64bit), Vista(32/64bit), Αδιάβροχο Πιστοποίηση IPX7 6. Επιπλέον απαιτήσεις Ο Ανάδοχος θα πρέπει να έχει εγκαταστήσει την πλατφόρµα κατά την τελευταία πενταετία σε αντίστοιχο Φορέα µε το ήµο Σερρών.. Η πιστοποίηση θα γίνει µε την επίδειξη σε αρµόδια επιτροπή αντίστοιχου 8

Πρωτοκόλλου Παραλαβής και αντίστοιχης Βεβαίωσης του Φορέα ή των Φορέων για την παραγωγική λειτουργία. ο Ανάδοχος πρέπει να έχει πιστοποιηθεί µε ISO 9001, 27000 (περί ιαχείρισης Ασφάλειας Πληροφοριών) µε προσκόµιση του ανάλογου πιστοποιητικού εν ισχύ Ο Ανάδοχος θα παραδώσει το σύνολο του πηγαίου κώδικα που θα παραχθεί στα πλαίσια των υπηρεσιών υλοποίησης λογισµικού µε αναλυτική τεκµηρίωση και θα διατίθεται µε άδεια που θα επιτρέπει την περαιτέρω χρήση του από το φορέα Ο ΑΝΑΠΛΗΡΩΤΗΣ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΤΟΥ ΑΥΤΟΤΕΛΟΥΣ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ ΤΣΑΚΙΡΙΔΗΣ ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΠΕ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ 9

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΝΟΜΟΣ ΣΕΡΡΩΝ ΔΗΜΟΣ ΣΕΡΡΩΝ ΑΥΤΟΤΕΛΕΣ ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ Προμήθεια Συστήµατος Ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων για την ηλεκτρονική οργάνωση των υπηρεσιών του ήµου Σερρών Προϋπολογισμός: 20.584 ΜΕ ΦΠΑ (16.600 ΧΩΡΙΣ Φ.Π.Α.) Αρ. Μελέτης: ΜΗΧ-1 /2018 Β. ΕΝ ΕΙΚΤΙΚΟΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ Ποσότητα ΚΟΣΤΟΣ ΦΠΑ (24%) ΣΥΝΟΛΟ 1 Ηλεκτρ. Διακίνηση εγγράφων 1 (απεριόριστος αριθμός χρηστών) 8.000,00 1.920,00 1.920,00 2 Υπηρεσίες Εγκατάστασης, Παραμετροποίησης κατ'αποκοπή 2.250,00 540,00 2.790,00 3 Υπηρεσίες εκπαίδευσης κατ'αποκοπή 3.600,00 864,00 4.464,00 4 Σαρωτής 2 1.300,00 312,00 1.612,00 5 Συσκευή Ασφαλούς Διάταξης Δημιουργίας Υπογραφής (ΑΔΔΥ) 50 1.450,00 348,00 1.798,00 ΣΥΝΟΛΑ 16.600,00 3.984,00 20.584,00 Η δαπάνη της παραπάνω προµήθειας θα βαρύνει τον ΚΑΕ 70.7134.001 του ήµου Σερρών. Ο ΑΝΑΠΛΗΡΩΤΗΣ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΤΟΥ ΑΥΤΟΤΕΛΟΥΣ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ ΤΣΑΚΙΡΙΔΗΣ ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΠΕ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ 10