ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΗΜΕΡΙΔΑΣ ONE DAY WORKHOP or MEETING Απαιτήσεις σε Υλικοτεχνική Υποδομή + Ανθρώπινους Πόρους Α. ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ α/α Περιγραφή Τεχνική Υποστήριξη Πλάνο Ημερίδας Πλάνο + εισηγητές Διακανονισμός αμοιβών και μετακινήσεων εισηγητών??????? Δημιουργία Τρίπτυχου Αναπαραγωγή Τρίπτυχου Σύνταξη Επιστολής Αναπαραγωγή Επιστολής Δημιουργία Πρόσκλησης Αναπαραγωγή Πρόσκλησης Ταχυδρομικοί φάκελοι + Γραμματόσημα Δημιουργία Αφίσας Αναπαραγωγή Αφίσας Σύνταξη Δελτίου Τύπου Αποστολή Δελτίου Τύπου στον Τοπικό Τύπο μέσω ταχυδρομείου, FAX & e-mail Σημειωματάριο με οπτική ταυτότητα έργου στην όψη + Folder με στυλό + Έντυπο αξιολόγησης Ημερίδας Ωρολόγιο Πρόγραμμα Ημερίδας Seminar Agenda Φόρμα εγγραφής συμμετέχοντα Ετικέτα με όνομα συμμετέχοντα + θήκη προσαρμογής Αποστολή επιστολών + Προσκλήσεων σε ΧΧΧ συμμετέχοντες μέσω ταχυδρομείου, FAX & e-mail Οργάνωση της υποδομής + παροχών Ημερίδας (βλέπε απαιτήσεις παρακάτω σημ. Β) Ειδική προβολή Χορηγών Φόρμα εκδήλωσης ενδιαφέροντος για χορηγία & προβολή της μέσω της ιστοσελίδας του έργου Φόρμα εκδήλωσης ενδιαφέροντος για συνεργασία με παραγωγικούς φορείς (Τουρισμού, Πολιτισμού, IT, ICT,κλπ) για προβολή τους μέσω της ιστοσελίδας του έργου και του e-commerce 1
α/α Β. ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ INFRASTRUCTURE Περιγραφή Πλήρης Μικροφωνική εγκατάσταση Προβολέας Βίντεο Προτζέκτορ DVD δεδομένων με οπτική ταυτότητα έργου στην όψη 1 Η/Υ 1 Video camera 1 φορητός αναγνώστης barcode για σύνδεση με internet Κεντρικό σκηνικό Σκηνικό εισόδου Σήμανση για είσοδο Γραφείο Γραμματείας εισόδου + Σήμανση Επένδυση βάσης τραπεζιού εισηγητών Πάνελ Καφές, τσάϊ, χυμός φρούτων, βουτήματα, Εμφιαλωμένο νερό Φωτογράφηση Ημερίδας Μαγνητοσκόπηση (επιλεκτική) Live streeming Ημερίδας Ψηφιοποίηση Video και αποθήκευση Διακωδικοποίηση Video σε κατάλληλη Video μορφή για χρήση μέσω internet Σύστημα επικοινωνίας κινητά τηλέφωνα Virtual α/α Γ. ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΤΗΣ ΗΜΕΡΙΔΑΣ Περιγραφή Καταγραφή χορηγών και ενδιαφερόμενων επιχειρήσεων στη Βάση Δεδομένων Data Entry Αποκωδικοποίηση αξιολόγησης Ημερίδας Αποστολή επιστολής με DVD σε επιλεγμένους συμμετέχοντες Φόρμα συμπλήρωσης για χορηγία Virtual 2
The idea: Test your idea Strengths, Weaknesses, Threats (SWOT analysis) Check local history/ anniversaries Tell Project Manager and Tourism or Arts officers about your event Possibility of working with partners?? (NGOs, Tour Agents, Folk art enterprises,etc) Set objectives ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ EVENT CHECK LIST Planning and Timing: Event plan Organiser s manual Check with Project Manager the planning diary Time event for right season Schedules The Team: Set up management group Strong leadership Team roles Volunteers Contact lists Engage Mass Media The venue (place): Site plan Contact District/ City Council Contact cross-border Councils Local byelaws/customs Contact Project Manager Bad weather contigency 3
Funding: Budget Dors / Sponsors Concessions VAT Cash flow chart Money-handling procedures Licenses: Estimate visitors numbers Contact licensing officer Personal license (for bar ) Late night license Timing and ise levels Health and safety: Contact health and safety officer Fire Precautions- Engage professional fireworks organizer Accident/incident reporting Emergency procedure Disabled access/emergency access Child safety procedure Free Water Electrical/gas safety Food hygiene Environmental health Safety checklist Risk Management: Security (day/overnight??) Police Barriers Good lighting Lost children, etc Risk assessments 4
Inclusion: Accessibility Diverse cultures / faiths Children and young people Older and disabled persons Environment: Recycling Recyclable containers for food / drink Alternative transport options Fair trade food / drink Local/ seasonal food/drink Atmosphere: Music Singing/ dancing Funfair/ attractions Performers Catering Local food receipts (local cookers) Local arts (manufactures) videotape videotape Infrastructure and Transport: Stages Bars / Cafes Sound/lighting systems Toilets Seating Passes Road closures Special access for VIP, Sponsors & Mass Media journalists/ Hospitality & Parking Parking Road Signs Bus-Train Companies Communication System Mobile phones Volunteer stewards 5
Booking system (if the event is t open-free): Box office Tickets Floats (money) Head count (clickers) Marketing and Communication: Marketing strategy Project Anterpreriatul in Mediul Rural branding Dissemination material Poster/Leaflets/ banners (could be the same as developed for one day Workshop) Distribution Tourism websites Project website (event promotion) Leaflet given to neighbors Press Contacts Press releases VIP invitations Photos/Video Program Free TV offering Free TV shows http://www.allvoices.com/contributednews/6580614-project-free-tv-watchvideos-for-free After the event: Return site to good shape Litter collection Rubbish disposal Banners/posters removal Thank yous Evaluation Funder s Sponsor s VIPs- report and info about their presence participation in the project site event promotion Video Event upload to project site Data Entry Web search for links 6