Αθήνα, 29-1-2010 Δ Ι Ο Ι Κ Η Σ Η ΓΕΝΙΚΗ Δ/ΝΣΗ ΔΙΟΙΚ/ΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Δ/ΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΤΜΗΜΑ: ΕΡΓΑΣΙΑΚΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ Ταχ.Δ/νση : Αγ. Κωνσταντίνου 8 Ταχ.Κώδικας: 102 41 ΑΘΗΝΑ Τηλέφωνο : 2105215294, 292, 289 FAX : 210 5223312 Ε-mail : diefpros@ika.gr ΘΕΜΑ: «Υπερωριακή απασχόληση μονίμων διοικητικών υπαλλήλων για το έτος 2010» Αριθμ. Πρωτ. Βαθμός Πρ/τας Μ70/268 ΕΞΑΙΡ. ΕΠΕΙΓΟΝ Π Ρ Ο Σ : 1. Όλες τις Δ/νσεις της Διοίκησης 2. Τα Ταμεία Είσπραξης Εσόδων ΙΚΑ- ΕΤΑΜ 3. Τις ΕΥΠΕΑ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ 4. Τα Περιφερειακά, Τοπικά Υποκ/τα και Παραρτήματα ΙΚΑ-ΕΤΑΜ 5. Τις Νομαρχιακές, Τοπικές Μονάδες Υγείας και Υγειονομικούς Σχηματισμούς ΙΚΑ-ΕΤΑΜ. 6. Γραφεία Συντονιστών Διοίκησης ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ : 1. Γραφείο Γραμματείας Διοικητή 2. Γραφείο Γραμματείας Υποδ/τή κ. Κυρζόπουλου 3. Γραφεία Προϊσταμένων Γενικών Διευθύνσεων ΙΚΑ-ΕΤΑΜ. Αναφορικά με το θέμα, θέτουμε υπόψη σας τα ακόλουθα : Η Διοίκηση του Ιδρύματος έχει θέσει ως πρώτη προτεραιότητα την ποιοτική αναβάθμιση σε όλους τους τομείς αιχμής των παρεχομένων από το ΙΚΑ-ΕΤΑΜ υπηρεσιών. Για το σκοπό αυτό, αλλά και για την εξασφάλιση συνολικά της αρτιότερης λειτουργίας των Υπηρεσιών μας, τίθενται σταδιακά σε εφαρμογή προγράμματα οργανωτικού και λειτουργικού εκσυγχρονισμού που αφορούν όλους τους τομείς δραστηριοτήτων του Ιδρύματος. Σταθεροί στόχοι της Υπηρεσίας είναι η πάταξη της εισφοροδιαφυγής, η ταχύτερη έκδοση των συντάξεων, η έγκαιρη και έγκυρη απόδοση των παροχών, η αύξηση των εσόδων, ο έλεγχος των δαπανών, η αναβάθμιση της κτιριακής υποδομής & γενικά η διεκπεραίωση των εκκρεμοτήτων, με σκοπό την παροχή βελτιωμένων και περισσότερο φιλικών υπηρεσιών προς τους πολίτες. Προκειμένου όμως να ανταποκριθεί το ΙΚΑ-ΕΤΑΜ στις σύγχρονες απαιτήσεις και στις προσδοκίες των συναλλασσομένων, κάθε υπάλληλος από τη θέση που κατέχει, οφείλει να καταβάλλει τη μέγιστη δυνατή προσπάθεια. Δεδομένου δε ότι για το τρέχον έτος η Διοίκηση εξασφάλισε τον απαιτούμενο αριθμό ωρών για την κάλυψη της απογευματινής υπερωριακής απασχόλησης όλων των μονίμων διοικητικών υπαλλήλων, θα πρέπει να
- 2 - επιτευχθεί η υλοποίηση των στόχων της Υπηρεσίας με εργασία και πέραν του υποχρεωτικού ωραρίου. Ως εκ τούτου οι Προϊστάμενοι Δ/νσεων των Μονάδων καλούνται με γνώμονα τις υπηρεσιακές ανάγκες, τη μείωση των εκκρεμοτήτων και την επίτευξη των τιθεμένων στόχων να διαχειριστούν το θέμα της υπερωριακής απασχόλησης με συνέπεια και διαφάνεια συνεκτιμώντας για τη χορήγηση αποζημίωσης την προσφορά και συμμετοχή κάθε υπαλλήλου χωριστά. Επίσης υποχρεούνται να αξιολογούν την ανταπόκριση των υπαλλήλων ως προς την υλοποίηση και ολοκλήρωση του ανατιθέμενου έργου και να ασκούν ενδελεχέστατο έλεγχο στο βαθμό της καταβαλλόμενης προσπάθειας και στο εξ αυτής προκύπτον αποτέλεσμα, ως ικανής και αναγκαίας προϋπόθεσης της χορήγησης αποζημίωσης εξ υπερωριακής απασχόλησης, δεδομένης της πλήρους υπαγωγής πλέον όλων των Μονάδων του Ιδρύματος στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα που παρέχει τη δυνατότητα καταχώρησης, αποθήκευσης και επεξεργασίας των στοιχείων που αφορούν στα επιμέρους εργασιακά αντικείμενα της Μονάδας. Ο Προϊστάμενος Δ/νσης κάθε Μονάδας θα καταρτίζει μηνιαία κατάσταση υπερωριακής απασχόλησης στην οποία θα δηλώνεται από τους υπαλλήλους η συμμετοχή τους ή μη σ αυτήν και στη συνέχεια θα εκδίδει σχετική απόφαση συγκρότησης συνεργείου υπερωριακής απασχόλησης, η οποία θα αποστέλλεται κάθε μήνα μαζί με τα χρηματικά εντάλματα και στην υπηρεσία Επιτρόπου του Ελεγκτικού Συνεδρίου. Οι στόχοι οι οποίοι τίθενται ανά τομέα απασχόλησης, έχουν αναλυτικά ως εξή : Α. ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΑ & ΤΟΠΙΚΑ ΥΠΟΚ/ΤΑ 1. Τομέας Εσόδων Υποστήριξη Υποκ/των Παρ/των Α & Β φάσης ΟΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ λογισμικού ασφαλιστικών εισφορών. Διόρθωση δοκιμίων λαθών : α) για τα Υποκ/τα που είναι εντός ΟΠΣ θα ελέγχονται για την αποκατάσταση των λαθών κεντρικά με βάση τον βαθμό των διορθώσεων σε επίπεδο εβδομάδας και β) για τα Υποκ/τα που δεν έχουν ενταχθεί στο ΟΠΣ θα λαμβάνονται κεντρικά τα στοιχεία διόρθωσης των λαθών που στέλνονται με δοκίμια και θα ελέγχεται το εμπρόθεσμο της διόρθωσης και η ανταπόκριση με βάση το ποσοστό διόρθωσης. Αποστολή στοιχείων για τη συντήρηση βάσης δεδομένων για τη χορήγηση ασφαλιστικής ενημερότητας εντός των τασσομένων προθεσμιών. Διεκπεραίωση και αποστολή των εργασιών που αφορούν το ΟΠΣ εντός προθεσμιών. Αμεση διεκπεραίωση όλων των καταγγελιών και των σημειωμάτων της ΕΥΠΕΑ.
- 3 - Διεκπεραίωση σημειωμάτων που αφορούν συνταξιοδοτικά θέματα εντός 10 ημερών. Διεκπεραίωση υπευθύνων δηλώσεων απωλείας ασφαλιστικών βιβλιαρίων (ΥΔΑΑΒ) Διεκπεραίωση σημειωμάτων αυθαιρέτων. Διεκπεραίωση αιτήσεων θεραπείας. Έλεγχος όλων των ανέλεγκτων επιχειρήσεων και οικοδομοτεχνικών έργων με προτεραιότητα σε όσες επίκειται παραγραφή της αξίωσης για είσπραξη εισφορών. Εκκαθάριση οικοδομοτεχνικών έργων προς αποφυγή τυχόν παραγραφών. Διενέργεια επιτοπίων ελέγχων και αποστολή στοιχείων στη Διοίκηση. Διενέργεια κατευθυνομένων ελέγχων επιχειρήσεων και αποστολή σχετικών στοιχείων στη Διοίκηση ΙΚΑ-ΕΤΑΜ. Διαχείριση των χειρόγραφων και εκτός ΟΠΣ- ΙΚΑ/ΕΤΑΜ διαδικασιών, σύμφωνα με τις οδηγίες της Δ/νσης Ασφάλισης και Εσόδων. 2. Τομέας Παροχών Εκδοση απόφασης απόδοσης δαπάνης για νοσοκομειακή περίθαλψη εντός είκοσι (20) ημερών από την ημερομηνία παραλαβής των δικαιολογητικών. Εκδοση απόφασης απόδοσης δαπάνης για ιατροφαρμακευτική περίθαλψη καθώς και της απόδοσης δαπάνης για αποκλειστική νοσοκόμα-νοσοκόμο αυθημερόν και για τις περιπτώσεις που αυτό είναι αδύνατο το αργότερο εντός δέκα (10) ημερών. Χαρακτηρισμός ατυχήματος εντός ενός (1) μηνός από την παραλαβή των δικαιολογητικών. Αντιμετώπιση θεμάτων αιτήσεων θεραπείας. Εκκαθάριση των περιπτώσεων νοσηλείας στο εξωτερικό το αργότερο εντός διμήνου από την επιστροφή του ασφ/νου στην Ελλάδα. Συστηματικός έλεγχος για την τακτοποίηση εκκρεμοτήτων των υπό ένταξη στο Ο.Π.Σ Υποκαταστημάτων. 3. Τομέας Συντάξεων Εκδοση απόφασης απονομής σύνταξης γήρατος ή θανάτου με φορέα ασφάλισης μόνο ΙΚΑ εντός δύο (2) μηνών και αναπηρίας το ταχύτερο δυνατόν. Εκδοση απόφασης μεταβίβασης σύνταξης εντός ενός (1) μηνός. Ολοκλήρωση οποιασδήποτε μεταβολής εντός ενός (1) μηνός από την υποβολή της αίτησης του ενδιαφερομένου και αναγγελία στο ΚΗΥΚΥ. Πληρωμή σύνταξης εντός δέκα (10) ημερών από την ημερομηνία έκδοσης της απόφασης και αναγγελία του συνταξιούχου στο ΚΗΥΚΥ. Τακτοποίηση ΕΚΑΣ εντός ενός (1) μηνός. Αντιμετώπιση θεμάτων αιτήσεων θεραπείας. Συστηματικός έλεγχος για την τακτοποίηση εκκρεμοτήτων των υπό ένταξη στο Ο.Π.Σ Υποκαταστημάτων. Υλοποίηση προγράμματος ΕΣΠΑ για τη σύνδεση Υποκ/των με τα υπό δημιουργία νέα Κ.ΑΝ. Διεκπεραίωση αιτήσεων για χορήγηση πριμοδότησης βαρέων σε συνταξιούχους πρώην υπαλλήλους της ΟΛΥΜΠΙΑΚΗΣ.
- 4 - Χορήγηση α και β δόσης του επιδόματος κοινωνικής αλληλεγγύης σε συνταξιούχους που δεν πληρώθηκαν μηχανογραφικά. 4. Τομέας Μητρώου Ανακεφαλαίωση των προς συνταξιοδότηση περιπτώσεων. Διεκπεραίωση υπευθύνων δηλώσεων απωλείας ασφαλιστικών βιβλιαρίων (ΥΔΑΑΒ) Ενημέρωση πινακίδων ασφαλισμένων (ΠΑΗΕ) με αποφάσεις αναγνώρισης, εκθέσεις ελέγχου, κ.λ.π Χορήγηση βεβαιώσεων. Σύνταξη καταστάσεων ΚΑΗΕ. Συγκρότηση απογευματινών συνεργείων για τη θεώρηση βιβλιαρίων, όπου κρίνεται απαραίτητο. 5. Τομέας Οικονομικού Καταχώρηση ΓΕΤΕ το αργότερο μέσα στο πρώτο δεκαήμερο του επόμενου μήνα. Καθημερινή τακτοποίηση αρχείου. Προμήθειες & συμβάσεις παροχής υπηρεσιών. Απόδοση πάσης φύσεως κρατήσεων από φόρους προμηθειών & συμβάσεων παροχής υπηρεσιών. Απόδοση κρατήσεων σε φορείς του Δημοσίου. Διενέργεια πρόχειρων ανοικτών διαγωνισμών. Εκκαθάριση μετακινήσεων. Απόδοση μικρού ταμείου. 6. Τομέας Διοικητικού Διαχείριση θεμάτων προσωπικού. Γραμματειακή υποστήριξη Επιτροπών. Εγκαιρη διακίνηση αλληλογραφίας τήρηση αρχείου. Διαχείριση και λειτουργία αποθήκης υλικού, συντήρηση εξοπλισμού. Β. Ε Υ Π Ε Α: Εντατικοποίηση αύξηση ελέγχων. Γ. ΤΑΜΕΙΑ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ ΕΣΟΔΩΝ ΤΑΜΕΙΑΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ Διαχείριση γραμματίων είσπραξης καθυστερούμενων εισφορών. Λήψη όλων των προβλεπομένων από τον ΚΕΔΕ αναγκαστικών μέτρων για την είσπραξη και διασφάλιση των απαιτήσεων του Ιδρύματος εντός του χρονικού διαστήματος που ορίζουν οι σχετικές διατάξεις. Αποστολή ατομικών ειδοποιήσεων στους εργοδότες. Ελεγχος, καταχώρηση και αποστολή μηνυτηρίων αναφορών. Ρυθμίσεις οφειλών στο συντομότερο δυνατό χρόνο. Διαχείριση Πλειστηριασμών. Ενέργειες για διακοπή της παραγραφής των οφειλών.
- 5 - Εκδοση βεβαιώσεων και Υπηρεσιακών Σημειωμάτων. Διαχείριση ενεργειών αμοιβών δικαστικών επιμελητών. Διαχείριση, παρακολούθηση και διεκπεραίωση ενδίκων μέσων. Αναγγελία απαιτήσεων σε πτωχεύσεις και πλειστηριασμούς τρίτων. Δ. ΜΟΝΑΔΕΣ ΥΓΕΙΑΣ Διαβίβαση αιτημάτων έκτακτης περίθαλψης αυθημερόν στην Μονάδα Ασφάλισης. Διεκπεραίωση θεμάτων προς ΑΥΕ, ΒΥΕ το συντομότερο δυνατό. Διεκπεραίωση όλων των θεμάτων της αρμοδιότητάς τους στον ελάχιστο δυνατό χρόνο. Ε. ΚΕΝΤΡΑ ΠΑΙΔΟΨΥΧΙΚΗΣ ΥΓΙΕΙΝΗΣ Εγκαιρη διακίνηση αλληλογραφίας. Τήρηση μητρώου ασθενών. Συλλογή & τήρηση στατιστικών στοιχείων λειτουργίας του Κέντρου. Διαχείριση θεμάτων προσωπικού. ΣΤ. ΝΟΣΟΚΟΜΕΙΑ Διαχείριση θεμάτων προσωπικού κατάρτιση προγραμμάτων. Τήρηση αρχείου. Εκδοση εισιτηρίων εξιτηρίων ασθενών. Χορήγηση πιστοποιητικών και παραπεμπτικών ασθενών. Συλλογή και τήρηση στατιστικών στοιχείων λειτουργίας του Νοσοκομείου. Εκτέλεση κάθε είδους Οικονομικών συναλλαγών του Νοσοκομείου, τήρηση λογιστικών στοιχείων & λογ/σμών. Ε. ΔΙΕΥΘΥΝΣΕΙΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ Εκπόνηση & υλοποίηση προγραμμάτων με σκοπό την επιτάχυνση των διαδικασιών διεκπεραίωσης των θεμάτων της αρμοδιότητάς τους. Διεκπεραίωση των πάσης φύσεως εκκρεμοτήτων. Απαντήσεις επί αιτημάτων αναφορών κ.λ.π. εντός των προθεσμιών που προβλέπονται από τον Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας Εγκύκλιοι ΙΚΑ 67/99 & 103/2004. Με ευθύνη των Προϊσταμένων Διευθύνσεων των Μονάδων να λάβουν γνώση του περιεχομένου του εγγράφου αυτού όλοι οι μόνιμοι διοικητικοί υπάλληλοι ενυπόγραφα. Ο ΔΙΟΙΚΗΤΗΣ ΘΕΟΔΩΡΟΣ ΑΜΠΑΤΖΟΓΛΟΥ ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ Η Προϊσταμένη του Τμήματος Γραμματειακής Υποστήριξης & Διοικητικής Μέριμνας ΡΟΥΜΠΛΗ ΦΩΤΕΙΝΗ