: Σύστημα Προσκόπων Κύπρου

Πελάτης : Σύστημα Προσκόπων Κύπρου Παραδοτέο : Εγχειρίδιο Χρηστών και Τεχνικού Διαχειριστή Μηχανογραφικό Σύστημα : escouts Λειτουργία : Εγγραφές και Εκπαιδεύσεις Έκδοση : 1.1 Ημερομηνία : 12 Σεπτεμβρίου 2018 ZEBRA Consultants Ltd 131 Athalassas Avenue Office 202 2024 Strovolos P.O.Box 23857 Nicosia Cyprus Tel: +357 22028128 Fax: +357 22028129 www.zebrac.com

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1 Εισαγωγή... 3 2 Οθόνες... 4 2.1 Είσοδος στο Σύστημα... 4 2.2 Εγγραφές... 4 Εγγραφή Μελών Κλιμακίου... 4 Εγγραφή Νέου Μέλους Κλιμακίου... 6 Μέθοδος Πληρωμής... 10 Κατάλογος Εγγραφών Κλιμακίου... 17 2.3 Εκπαιδεύσεις... 20 Αίτηση Συμμετοχής σε Εκπαίδευση - Διαθέσιμες Εκπαιδεύσεις... 20 Μέθοδος Πληρωμής... 23 Εκπαιδεύσεις Βαθμοφόρων: Εκπαιδεύσεις & Εκπαιδευόμενοι... 27 Εγχειρίδιο Χρηστών και Τεχνικού Διαχειριστή σελ. 2 / 29

1 Εισαγωγή Το Εγχειρίδιο Χρηστών και Τεχνικού Διαχειριστή έχει ετοιμαστεί από τη ZEBRA Consultants Ltd (ZEBRA) για το Σώμα Προσκόπων Κύπρου. Στόχος του εγγράφου είναι η παρουσίαση των οθονών για τις εγγραφές και τις εκπαιδεύσεις, έτσι ώστε οι χρήστες του συστήματος να έχουν μια πλήρη εικόνα για τη διαδικασία των πληρωμών. Εγχειρίδιο Χρηστών και Τεχνικού Διαχειριστή σελ. 3 / 29

2 Οθόνες 2.1 Είσοδος στο Σύστημα Ο σύνδεσμος για πρόσβαση στο σύστημα είναι ως ακολούθως: http://escouts.cyprusscouts.org/escouts/ Για την επιτυχή εισδοχή στο σύστημα είναι απαραίτητη η καταχώρηση username και password. Εικόνα 1 2.2 Εγγραφές Εγγραφή Μελών Κλιμακίου Στη οθόνη «Εγγραφή Μελών Κλιμακίου», υπάρχει μια λίστα με τις υπάρχουσες εγγραφές στο σύστημα. Εάν μια εγγραφή έχει ολοκληρώσει την διαδικασία πληρωμής, αναγράφεται η μέθοδος και αριθμός πληρωμής. Επιλέγοντας μία εγγραφή, αναγράφεται στα δεξιά όλα τα στοιχεία της πληρωμής (Εικόνα 3). Επίσης, υπάρχει το εικονίδιο για επανέκδοση της απόδειξης πληρωμής. Όταν υπάρχει το εικονίδιο σημαίνει ότι η πληρωμή δεν έχει ολοκληρωθεί. Επιλέγοντας το κουμπί «Νέα Εγγραφή», μεταφερόμαστε στη οθόνη «Εγγραφή Νέου Μέλους Κλιμακίου». Εγχειρίδιο Χρηστών και Τεχνικού Διαχειριστή σελ. 4 / 29

Εικόνα 2 Εγχειρίδιο Χρηστών και Τεχνικού Διαχειριστή σελ. 5 / 29

Εικόνα 3 Εγγραφή Νέου Μέλους Κλιμακίου Στη οθόνη «Εγγραφή Νέου Μέλους Κλιμακίου», μπορούμε να αναζητήσουμε μέλος για εγγραφή με βάση: Αριθμό Πολιτικής Ταυτότητας Επώνυμο Τηλέφωνο Με βάση το κριτήριο που έχει καταχωρηθεί και πατώντας το κουμπί «Αναζήτηση Γονέα/Κηδεμόνα» εμφανίζεται υπό μορφή λίστα οι εγγραφές που αντιστοιχούν στη αναζήτηση (Εικόνα 5). Εγχειρίδιο Χρηστών και Τεχνικού Διαχειριστή σελ. 6 / 29

Εικόνα 4 Εικόνα 5 Επιλέγοντας μια εγγραφή εμφανίζονται όλα τα στοιχεία για την αντίστοιχη εγγραφή (Εικόνα 6). Ο χρήστης μπορεί να διαλέξει παιδί της οικογένειας για εγγραφή στο σύστημα. Επιλέγοντας το κουμπί «Φύλαξη», πραγματοποιείται η εγγραφή Εγχειρίδιο Χρηστών και Τεχνικού Διαχειριστή σελ. 7 / 29

εμφανίζοντας το αντίστοιχο μήνυμα. Επίσης, θα εμφανιστεί το κουμπί «Προχωρήστε στη Πληρωμή» (Εικόνα 7). Επιλέγοντας το κουμπί μεταφερόμαστε στη οθόνη «Μέθοδος Πληρωμής». Εικόνα 6 Εγχειρίδιο Χρηστών και Τεχνικού Διαχειριστή σελ. 8 / 29

Μέθοδος Πληρωμής Στη οθόνη «Μέθοδος Πληρωμής», ο χρήστης μπορεί να επιλέξει μεταξύ των πιο κάτω μεθόδων πληρωμής: Μετρητά Επιταγή Κατάθεση στη Τράπεζα Ηλεκτρονικά Όταν ο χρήστης επιλέξει την επιλογή «Μετρητά» ως μέθοδο πληρωμής, εμφανίζεται το κουμπί «Εκτύπωση». Επιλέγοντας το κουμπί ο χρήστης μπορεί να εκτυπώσει την απόδειξη πληρωμής (Εικόνα 8). Εικόνα 8 Όταν ο χρήστης επιλέξει την επιλογή «Επιταγή» ως μέθοδο πληρωμής, μπορεί να καταχωρήσει τον Αριθμό της Επιταγής και το όνομα της Τράπεζας. Επίσης, εμφανίζεται το κουμπί «Εκτύπωση». Επιλέγοντας το κουμπί ο χρήστης μπορεί να εκτυπώσει την απόδειξη πληρωμής (Εικόνα 9). Εγχειρίδιο Χρηστών και Τεχνικού Διαχειριστή σελ. 10 / 29

Εικόνα 9 Όταν ο χρήστης επιλέξει την επιλογή «Κατάθεση στη Τράπεζα» ως μέθοδο πληρωμής, μπορεί να καταχωρήσει τον Αριθμό της Απόδειξης της Κατάθεσης Επίσης, εμφανίζεται το κουμπί «Εκτύπωση». Επιλέγοντας το κουμπί ο χρήστης μπορεί να εκτυπώσει την απόδειξη πληρωμής (Εικόνα 10). Ο χρήστης πρέπει να βεβαιωθεί ότι η κατάθεση στη τράπεζα έχει πραγματοποιηθεί πριν ολοκληρώσει την διαδικασία της πληρωμής. Εικόνα 10 Εγχειρίδιο Χρηστών και Τεχνικού Διαχειριστή σελ. 11 / 29

Όταν ο χρήστης επιλέξει την επιλογή «Ηλεκτρονικά» ως μέθοδο πληρωμής, εμφανίζεται το κουμπί «Προχωρήστε στη Πληρωμή» (Εικόνα 11).. Επιλέγοντας το κουμπί ο χρήστης μεταφέρεται στη σελίδα της JCC για να συνεχίσει στη πληρωμή (Εικόνα 12). Εικόνα 11 Στη σελίδα της JCC, αναγράφεται το ποσό της πληρωμής στο πάνω μέρος της οθόνης. Για να ολοκληρωθεί η πληρωμή ο χρήστης πρέπει να καταχωρήσει το αριθμό της πιστωτικής κάρτας, την ημερομηνία λήξης της πιστωτικής κάρτας και το αριθμό CVV2/CSC. Πατώντας το κουμπί «Submit», εφόσον η πληρωμή ολοκληρωθεί με επιτυχία μεταφέρεται πίσω στο σύστημα (Εικόνα 13). Εγχειρίδιο Χρηστών και Τεχνικού Διαχειριστή σελ. 12 / 29

Εικόνα 12 Όταν η πληρωμή έχει ολοκληρωθεί επιτυχώς, εμφανίζεται η εγγραφή μαζί με τα στοιχεία της πληρωμής. Επίσης, με το εικονίδιο ο χρήστης μπορεί να εκτυπώσει την απόδειξη της πληρωμής (Εικόνα 14). Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας της πληρωμής, στέλνεται μέσω email μήνυμα επιβεβαίωσης στο λογιστήριο με τον αριθμό της πληρωμής, τον αριθμό της εγγραφής και το ποσό της πληρωμής (Εικόνα 15). Εγχειρίδιο Χρηστών και Τεχνικού Διαχειριστή σελ. 13 / 29

Εικόνα 15 Σε περίπτωση που η διαδικασία δεν έχει ολοκληρωθεί, το σύστημα θα εμφανίσει το αντίστοιχο μήνυμα (Εικόνα 16). Εικόνα 16 Εγχειρίδιο Χρηστών και Τεχνικού Διαχειριστή σελ. 16 / 29

Κατάλογος Εγγραφών Κλιμακίου Στη οθόνη «Κατάλογος Εγγραφών Κλιμακίου», εμφανίζεται μια λίστα με όλες τις εγγραφές που έχουν πραγματοποιηθεί στο σύστημα είτε έχουν ολοκληρώσει την διαδικασία της πληρωμής είτε όχι. Ο χρήστης μπορεί να αναζητήσει της εγγραφές με βάση Προσκοπικό Κλιμάκιο, Προσκοπική Περίοδο και με την επιλογή Πληρωμένες. Η επιλογή «Πληρωμένες» έχει τις πιο κάτω επιλογές: Όλες: Εμφανίζονται όλες οι πληρωμές Ναι: Εμφανίζονται ΜΟΝΟ οι εγγραφές που έχουν ολοκληρώσει την διαδικασία της πληρωμής Όχι: Εμφανίζονται ΜΟΝΟ οι εγγραφές που δεν έχουν ολοκληρώσει την διαδικασία της πληρωμής Εικόνα 17 Εγχειρίδιο Χρηστών και Τεχνικού Διαχειριστή σελ. 17 / 29

Ο χρήστη μπορεί να εκτυπώσει μια συγκεντρωτική κατάσταση των εγγράφων που αναζήτησε με το κουμπί που εμφανίζεται στο κάτω δεξί μέρος της οθόνης. Επίσης, μπορεί να εκτυπώσει συγκεντρωτική κατάσταση με βάση τις ημερομηνίες που επιθυμεί. Στη συγκεντρωτική κατάσταση υπάρχει η στήλη «Πληρωμή». Με κόκκινο χρώμα αναγράφονται οι πληρωμές που δεν έχουν ολοκληρωθεί (Εικόνα 18). Εικόνα 18 Επίσης, ο χρήστης μπορεί να εκτυπώσει μια συγκεντρωτική κατάσταση των εγγράφων για την τρέχων προσκοπική περίοδο (Εικόνα 19). Εγχειρίδιο Χρηστών και Τεχνικού Διαχειριστή σελ. 18 / 29

2.3 Εκπαιδεύσεις Αίτηση Συμμετοχής σε Εκπαίδευση - Διαθέσιμες Εκπαιδεύσεις Στη οθόνη «Αίτηση Συμμετοχής σε Εκπαίδευση», εμφανίζονται υπό μορφή λίστας όλες οι διαθέσιμες εκπαιδεύσεις (Εικόνα 20). Επιλέγοντας μια εκπαίδευση εμφανίζεται το κουμπί «Αίτηση» (Εικόνα 21). Πατώντας το κουμπί, μεταφερόμαστε στη οθόνη της αίτησης (Εικόνα 22) Εικόνα 20 Εικόνα 21 Εγχειρίδιο Χρηστών και Τεχνικού Διαχειριστή σελ. 20 / 29

Στη οθόνη της αίτησης, υπάρχει στο κάτω δεξί μέρος τα κουμπί «Υποβολή Αίτησης Συμμετοχής». Πατώντας το κουμπί, εμφανίζεται ένα μήνυμα ότι η αίτηση έχει γίνει προσωρινά αποδεκτή. και εμφανίζεται το κουμπί «Προχωρήστε στη Πληρωμή» (Εικόνα 23). Πατώντας το κουμπί «Προχωρήστε στη Πληρωμή», ο χρήστης μεταφέρεται στη οθόνη «Μέθοδος Πληρωμής» (Εικόνα 24). Εικόνα 22 Εγχειρίδιο Χρηστών και Τεχνικού Διαχειριστή σελ. 21 / 29

Μέθοδος Πληρωμής Στη οθόνη «Μέθοδος Πληρωμής», ο χρήστης έχει ΜΟΝΟ μια μέθοδο πληρωμής στη διάθεση του, η οποία είναι «Ηλεκτρονικά» (Εικόνα 24). Επίσης, στη οθόνη εμφανίζεται το κουμπί «Προχωρήστε στη Πληρωμή». Επιλέγοντας το κουμπί ο χρήστης μεταφέρεται στη σελίδα της JCC για να συνεχίσει στη πληρωμή (Εικόνα 25). Εικόνα 24 Στη σελίδα της JCC, αναγράφεται το ποσό της πληρωμής στο πάνω μέρος της οθόνης. Για να ολοκληρωθεί η πληρωμή ο χρήστης πρέπει να καταχωρήσει το αριθμό της πιστωτικής κάρτας, την ημερομηνία λήξης της πιστωτικής κάρτας και το αριθμό CVV2/CSC. Πατώντας το κουμπί «Submit», εφόσον η πληρωμή έχει ολοκληρωθεί με επιτυχία μεταφέρεται πίσω στο σύστημα (Εικόνα 25). Εγχειρίδιο Χρηστών και Τεχνικού Διαχειριστή σελ. 23 / 29

Εικόνα 25 Όταν η πληρωμή έχει ολοκληρωθεί επιτυχώς, εμφανίζεται η εκπαίδευση μαζί με τα στοιχεία της πληρωμής. Επίσης, με το κουμπί «Εκτύπωση» ο χρήστης μπορεί να εκτυπώσει την απόδειξη της πληρωμής (Εικόνα 28). Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας της πληρωμής, στέλνεται μέσω email μήνυμα επιβεβαίωσης στο λογιστήριο με τον αριθμό της πληρωμής, τον αριθμό της εγγραφής και το όνομα του εκπαιδευόμενου. Επίσης, υπάρχει ως συνημμένο η απόδειξη της πληρωμής (Εικόνα 27). Εγχειρίδιο Χρηστών και Τεχνικού Διαχειριστή σελ. 24 / 29

Εικόνα 26 Εικόνα 27 Εγχειρίδιο Χρηστών και Τεχνικού Διαχειριστή σελ. 25 / 29

Εκπαιδεύσεις Βαθμοφόρων: Εκπαιδεύσεις & Εκπαιδευόμενοι Στη οθόνη «Εκπαιδεύσεις Βαθμοφόρων: Εκπαιδεύσεις & Εκπαιδευόμενοι», εμφανίζεται υπό μορφή λίστας όλες οι εκπαιδεύσεις (Εικόνα 29). Επιλέγοντάς μια εκπαίδευση, εμφανίζεται μια δεύτερη λίστα με όλους τους εκπαιδευόμενους για την συγκεκριμένη εκπαίδευση (Εικόνα 30). Εικόνα 29 Υπάρχει δυνατότητα αναζήτησης των εκπαιδευόμενων με βάση την επιλογή «Πληρωμένες». Η επιλογή «Πληρωμένες» έχει τις πιο κάτω επιλογές: Όλες: Εμφανίζονται όλες οι πληρωμές Ναι: Εμφανίζονται ΜΟΝΟ οι εκπαιδευόμενοι που έχουν ολοκληρώσει την διαδικασία της πληρωμής Όχι: Εμφανίζονται ΜΟΝΟ οι εκπαιδευόμενοι που δεν έχουν ολοκληρώσει την διαδικασία της πληρωμής Ο χρήστης μπορεί να εκτυπώσει μια κατάσταση των εκπαιδευόμενων που αναζήτησε με το κουμπί. Στη κατάσταση υπάρχει η στήλη «Πληρωμή». Με κόκκινο χρώμα αναγράφονται οι πληρωμές που δεν έχουν ολοκληρωθεί (Εικόνα 31). Εγχειρίδιο Χρηστών και Τεχνικού Διαχειριστή σελ. 27 / 29