ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΓΓΡΑΦΗ ΣΤΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΙΣΤΙΚΩΝ ΦΟΡΕΩΝ ΒΗΜΑΤΑ 1. Δημιουργία λογαριασμού χρήστη του ιστοτόπου [σελ. 1] 2. Καταχώρηση ταυτότητας φορέα [σελ. 4] Ι. Γενικές πληροφορίες II. Στοιχεία επικοινωνίας III. Δραστηριότητα IV. Οικονομικά στοιχεία 3. Υποβολή της ταυτότητας για έλεγχο [σελ. 10] 4. Εκτύπωση της φόρμας καταχώρησης της ταυτότητας, υπογραφή της από το νόμιμο εκπρόσωπο του φορέα και αποστολή της στην αρμόδια Διεύθυνση του Υπουργείου, συνοδευόμενης από επικυρωμένο αντίγραφο του Καταστατικού και υπεύθυνη δήλωση. [σελ. 12] 1
1. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΧΡΗΣΤΗ Προκειμένου να αποκτήσετε πρόσβαση στις υπηρεσίες που παρέχονται στους φορείς απαιτείται η δημιουργία λογαριασμού χρήστη του ιστοτόπου. Στο μενού «Είσοδος Φορέα» επιλέγετε τη «Δημιουργία λογαριασμού». Θα σας ζητηθούν τα ακόλουθα στοιχεία: Πλήρης Επωνυμία Φορέα Όνομα Χρήστη Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο Φορέα Κωδικός πρόσβασης Επιβεβαίωση Κωδικού Πρόσβασης Πλήρης Επωνυμία Φορέα: Η επίσημη ονομασία του Φορέα, όπως αναφέρεται στο ιδρυτικό του έγγραφο. 1-50 χαρακτήρες. Σε περίπτωση που η επωνυμία είναι μεγαλύτερη, ο φορέας θα μπορεί να τη συμπληρώσει στη φόρμα της ταυτότητάς του. Όνομα Χρήστη: Το όνομα με το οποίο θα εμφανίζεται ο φορέας ως χρήστης του λογαριασμού. 1-25 χαρακτήρες. Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο Φορέα: Το e-mail του φορέα. Σε αυτό το e-mail θα σας αποσταλεί το μήνυμα ενεργοποίησης του λογαριασμού. Προσοχή: σε αυτό το e-mail θα επικοινωνούν με το φορέα οι Υπηρεσίες του Υπουργείου για ό,τι αφορά το Μητρώο Πολιτιστικών Φορέων. Κωδικός πρόσβασης: ελάχιστο 4 χαρακτήρες Μόλις ολοκληρώσετε την εγγραφή στον ιστότοπο θα σας αποσταλεί ο σύνδεσμος ενεργοποίησης του λογαριασμού σας στη διεύθυνση ηλεκτρονικού 2
ταχυδρομείου (e-mail) την οποία δηλώσατε. Μετά την ενεργοποίηση, θα μπορείτε να συνδεθείτε στον ιστότοπο χρησιμοποιώντας το όνομα φορέα και τον κωδικό που δηλώσατε και θα έχετε πρόσβαση στη φόρμα εγγραφής στο Μητρώο Πολιτιστικών Φορέων (καταχώρηση ταυτότητας φορέα). 3
2. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΤΑΥΤΟΤΗΤΑΣ ΦΟΡΕΑ Αφού συνδεθείτε στον ιστότοπο με το λογαριασμό σας, έχετε τη δυνατότητα να καταχωρήσετε την ταυτότητα του φορέα, επιλέγοντας στο μενού «Φορείς» την «Ταυτότητα Φορέα» και στη συνέχεια «Καταχώρηση». Θα σας ζητηθεί να συμπληρώσετε τα ακόλουθα πεδία (όσα έχουν αστερίσκο είναι υποχρεωτικά): Ι. ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Πλήρης Επωνυμία*: Συμπληρώνεται αυτόματα με την επωνυμία του φορέα, όπως αυτή έχει δηλωθεί κατά τη δημιουργία λογαριασμού χρήστη. Στο στάδιο αυτό μπορείτε να τη διορθώσετε, αλλά μετά την υποβολή της φόρμας της ταυτότητας η επωνυμία οριστικοποιείται και δεν είναι δυνατή η μεταβολή της. Διακριτικός Τίτλος: Σύντομη επωνυμία του φορέα, συνήθως τμήμα της επωνυμίας του. Το πεδίο δεν είναι υποχρεωτικό. Α.Φ.Μ.*: Συμπληρώνετε τον Αριθμό Φορολογικού Μητρώου του φορέα Δ.Ο.Υ.*: Επιλέγετε μέσα από αναδυόμενη λίστα τη Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών στην οποία υπάγεται ο φορέας. Έτος ίδρυσης* Νομική Μορφή*: Επιλέγετε μέσα από αναδυόμενη λίστα τη νομική μορφή του φορέα. Στη λίστα υπάρχουν οι εξής επιλογές: ίδρυμα σωματείο - αστική μη κερδοσκοπική εταιρία - νομικό πρόσωπο δημοσίου δικαίου - άλλη. Σε περίπτωση που επιλέξετε άλλη», πρέπει να διευκρινιστεί στο πεδίο που εμφανίζεται στην οθόνη η νομική μορφή του φορέα. 4
Καταστατικό έγγραφο*: Συμπληρώνετε τα στοιχεία της συστατικής/ καταστατικής πράξης του φορέα (π.χ. προεδρικό διάταγμα σύστασης ιδρύματος, αριθμός απόφασης πρωτοδικείου για εγγραφή στο βιβλίο σωματείων και αριθμός καταχώρησης στα βιβλία σωματείων). Μετά την καταχώρηση της ταυτότητας του φορέα μπορείτε να επισυνάψετε το καταστατικό του φορέα σε μορφή pdf, επιλέγοντας «Συνημμένα» στο μενού «Φορείς» και επισυνάπτοντας το σχετικό αρχείο στο πεδίο «Καταστατικό». Προσοχή: Αντίγραφο του καταστατικού/ οργανισμού πρέπει να αποσταλεί στην αρμόδια Διεύθυνση του Υπουργείου προκειμένου να ολοκληρωθεί η εγγραφή του φορέα στο Μητρώο. Νομός: Επιλέγετε μέσα από αναδυόμενη λίστα το Νομό στον οποίο εδρεύει ο φορέας. Πόλη*: Συμπληρώνετε την πόλη στην οποία εδρεύει ο φορέας. Σε περίπτωση που ο φορέας εδρεύει στο εξωτερικό, στο ίδιο πεδίο συμπληρώνεται και η Χώρα. Σκοπός*: Περιγράφετε το σκοπό του φορέα, όπως αυτός προσδιορίζεται στο καταστατικό του. Μέχρι 1000 χαρακτήρες. Διοικητικό Συμβούλιο*: Συμπληρώνετε την ημερομηνία εκλογής του Δ.Σ., την οποία πρέπει να αλλάζετε κάθε φορά που τροποποιείται η σύνθεση του Δ.Σ. Στη συνέχεια, επιλέγετε μέσα από αναδυόμενη λίστα την ιδιότητα κάθε μέλους του Δ.Σ. (Πρόεδρος, Αντιπρόεδρος κοκ) και στη διπλανή στήλη συμπληρώνετε το όνομα του μέλους. Για να προσθέσετε το επόμενο μέλος επιλέγετε «+». Επιλέγοντας «-» μπορείτε να διαγράψετε την εγγραφή. Λοιπά Όργανα Διοίκησης: π.χ. διευθυντής, καλλιτεχνικός διευθυντής. 5
Νόμιμος Εκπρόσωπος*: Συμπληρώνετε το όνομα του νομίμου εκπροσώπου του φορέα. Προσοχή: Αφού ολοκληρωθεί η ηλεκτρονική καταχώρηση της ταυτότητας του φορέα, η φόρμα πρέπει να εκτυπωθεί, να υπογραφεί από το νόμιμο εκπρόσωπο και να αποσταλεί στην αρμόδια Διεύθυνση του Υπουργείου μαζί με το καταστατικό του φορέα και υπεύθυνη δήλωση του νομίμου εκπροσώπου. Μέλη: Συμπληρώνετε το συνολικό αριθμό των εγγεγραμμένων μελών. Ενεργά μέλη: Συμπληρώνετε τον αριθμό των ενεργών μελών Εργαζόμενοι: Συμπληρώνετε τον αριθμό των ατόμων που απασχολούνται από τον φορέα με οποιαδήποτε μορφή εργασίας. Εθελοντές: Συμπληρώνετε τον αριθμό των ατόμων που προσφέρουν εθελοντική εργασία στο φορέα II. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Διεύθυνση*: Η Διεύθυνση του φορέα τ.κ. * Υπεύθυνος επικοινωνίας* Τηλέφωνα* Φαξ e-mail*: Το πεδίο συμπληρώνεται αυτόματα με το e-mail που δηλώσατε κατά τη δημιουργία λογαριασμού στο site. Για το λόγο αυτό πρέπει εξ αρχής να δηλώσετε το επίσημο e-mail επικοινωνίας με το φορέα. Σε περίπτωση που θελήσετε στο μέλλον να αλλάξετε αυτό το στοιχείο πρέπει να επικοινωνήσετε με την αρμόδια Διεύθυνση του Υπουργείου. Ιστοσελίδα 6
III. ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ Αντικείμενο Δραστηριότητας*: Επιλέγετε μέσα από αναδυόμενη λίστα την κατηγορία στην οποία κατατάσσεται η κύρια δραστηριότητα του φορέα. Σε περίπτωση που αυτή δεν μπορεί να υπαχθεί σε μία από της κατηγορίες που αναφέρονται στη λίστα, επιλέγετε «άλλη» και συμπληρώνετε στο πεδίο που εμφανίζεται αντικείμενο της δραστηριότητας του φορέα. Περιγραφή Δραστηριότητας*: Σύντομη παρουσίαση της εν γένει δραστηριότητας του φορέα. Στο Μενού «Δράσεις Φορέα» μπορείτε, αφού ολοκληρωθεί η εγγραφή στο Μητρώο, να περιγράψετε αναλυτικότερα τις σημαντικότερες δράσεις που έχει πραγματοποιήσει ο φορέας στο παρελθόν. Εμβέλεια Δραστηριότητας Γεωγραφική*: Επιλέγετε από αναδυόμενη λίστα τη γεωγραφική εμβέλεια της δραστηριότητας του φορέα. Δίνονται οι εξής επιλογές: τοπική περιφερειακή πανελλαδική ευρωπαϊκή διεθνής. Επιλέξτε με κριτήριο τη συνήθη δραστηριότητα του φορέα και λαμβάνοντας υπόψη τις περιοχές στις οποίες ζει το κοινό στο οποίο απευθύνεται. Π.χ. η συμμετοχή του φορέα σε ένα φεστιβάλ του εξωτερικού δεν καθιστά τη δραστηριότητά του διεθνούς εμβέλειας. Διευκρινίστε τη γεωγραφική εμβέλεια*: Αναφέρετε αναλυτικότερα την περιοχή στην οποία δραστηριοποιείται ο φορέας. Χρονική*: Επιλέγετε από αναδυόμενη λίστα την κατηγορία που ανταποκρίνεται στη συχνότητα των δράσεων του φορέα. Δίνονται οι εξής επιλογές: καθ όλη τη διάρκεια του έτους περιοδική περιστασιακή. Περιοδική είναι η δραστηριότητα όταν οι δράσεις του φορέα 7
πραγματοποιούνται σε τακτά χρονικά διαστήματα (π.χ. ετήσια διοργάνωση φεστιβάλ, μηνιαία έκδοση περιοδικού). Κοινό στο οποίο απευθύνεται ο Φορέας*: Προφίλ του κοινού (ηλικία, ιδιαίτερα χαρακτηριστικά π.χ. ΑΜΕΑ, ευπαθείς κοινωνικές ομάδες, μετανάστες) Αναγνώριση της Δραστηριότητας του Φορέα (λ.χ. βραβεία, δημοσιεύσεις): Αναφέρετε διακρίσεις του φορέα, και αναφορές στο έργο του. IV. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ Πηγές εσόδων*: Επιλέγετε από τις κατηγορίες που εμφανίζονται στην οθόνη τις πηγές χρηματοδότησης του φορέα. Στον πίνακα περιλαμβάνονται οι εξής κατηγορίες: Εισφορές μελών έσοδα από τη δραστηριότητα του φορέα δωρεές χορηγίες επιχορηγήσεις από δημόσιους φορείς άλλη. Μπορείτε να επιλέξετε περισσότερες από μία, εφόσον τα έσοδα του φορέα προέρχονται από περισσότερες πηγές. Επιλέγετε «άλλη» σε περίπτωση που θέλετε να προσθέσετε κάποια πηγή εσόδων που δεν περιλαμβάνεται στον πίνακα. Επισυνάψτε τους πίνακες που απεικονίζουν την οικονομική δραστηριότητα του φορέα κατά το τελευταίο οικονομικό έτος σύμφωνα με το υπόδειγμα* : Κατεβάζετε το υπόδειγμα στον υπολογιστή σας, το συμπληρώνετε και το υποβάλετε σε μορφή pdf, αφού καταχωρήσετε την ταυτότητα του φορέα, επιλέγοντας «Συνημμένα» από το μενού «Ταυτότητα Φορέα». Προσοχή: τα οικονομικά στοιχεία μπορούν να υποβληθούν μόνο μία φορά και πρέπει να υποβάλλονται κάθε χρόνο, εφόσον ο φορέας υποβάλει αίτημα επιχορήγησης. Το υπόδειγμα έχει την εξής μορφή 8
ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΠΕΡΙΟΔΟΥ 01/01-31/12/2009 ΠΕΡΙΟΔΟΥ 01/01-31/12/2009 Α.- Ενεργητικό ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΣΟΔΩΝ Πάγια στοιχεία Πωλήσεις Κτίρια - Οικόπεδα Συνδρομές μελών Εξοπλισμός Χορηγίες & Δωρεές Μεταφορικά μέσα Λοιπά έσοδα Σύνολο Απαιτήσεις Συνδρομές ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΞΟΔΩΝ Χρεώστες διάφοροι Δεσμευμένοι Λογ/μοί καταθέσεων Έξοδα Δράσης α' Δράσης β' Διαθέσιμα Δράσης γ' Ταμείο Καταθέσεις Έξοδα διοικητικής λειτουργίας Σύνολο Β.- Παθητικό Σύνολο Κεφάλαια Λογ/μοί πληρωτέοι - υποχρεώσεις Μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις Σύνολο ΣΧΟΛΙΑ Στη στήλη των εξόδων καταχωρείτε ξεχωριστά τα έξοδα για κάθε δράση που πραγματοποιήσατε κατά το τελευταίο έτος, αναφέροντας τον τίτλο της δράσης. Στο πεδίο των σχολίων μπορείτε να προβείτε σε όποιες διευκρινίσεις κρίνετε απαραίτητες. 9
3. ΥΠΟΒΟΛΗ ΤΗΣ ΤΑΥΤΟΤΗΤΑΣ ΓΙΑ ΕΛΕΓΧΟ Όταν συμπληρώσετε τη φόρμα της ταυτότητας του φορέα μπορείτε να την αποθηκεύσετε προσωρινά, επιλέγοντας «Προσωρινή Αποθήκευση» ή να σβήσετε τα στοιχεία που δώσατε, επιλέγοντας «Καθαρισμός». Εάν επιλέξετε την «Προσωρινή Αποθήκευση», εμφανίζονται στην οθόνη τα στοιχεία που έχετε δώσει προκειμένου να επιβεβαιώσετε την ορθότητά τους. Έχετε τις εξής δυνατότητες: «Επιβεβαίωση»: ολοκληρώνεται η καταχώρηση της ταυτότητας του φορέα. Προσοχή: Πρέπει στη συνέχεια να υποβάλετε την ταυτότητα προς έγκριση (βλ παρακάτω) «Διόρθωση»: επιστρέφετε στη φόρμα καταχώρησης της ταυτότητας του φορέα και έχετε τη δυνατότητα να κάνετε αλλαγές σε όλα τα πεδία που συμπληρώσατε προηγουμένως «Ακύρωση»: διαγράφονται όλα τα στοιχεία που δώσατε και επιστρέφεται στη φόρμα καταχώρησης της ταυτότητας του φορέα Αφού ολοκληρωθεί η καταχώρηση της ταυτότητας του φορέα έχετε τη δυνατότητα να την προβάλλετε και να την τροποποιείτε επιλέγοντας «Προβολή/Αλλαγή», από στο μενού «Ταυτότητα Φορέα». Έχετε τις εξής δυνατότητες: «Αλλαγές/Προσθήκες»: Έχετε πρόσβαση στη φόρμα καταχώρησης της ταυτότητας και μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε όλα τα πεδία που έχετε συμπληρώσει. Επιλέγοντας «Ενημέρωση» οι αλλαγές καταχωρούνται στην ταυτότητά σας. Προσοχή: Όταν υποβάλετε την ταυτότητα προς έγκριση (δηλαδή για εγγραφή στο Μητρώο) και μέχρι να γίνει δεκτή, δεν θα έχετε τη δυνατότητα να κάνετε αλλαγές. Μόλις η ταυτότητά σας εγκριθεί, θα υπάρχει η δυνατότητα να ενημερώσετε όλα τα πεδία εκτός από: επωνυμία, ΑΦΜ, έτος ίδρυσης, νομική μορφή, καταστατικό, έδρα, 10
σκοπός, αντικείμενα, οικονομικά στοιχεία τελευταίου οικονομικού έτους). «Διαγραφή»: Διαγράφεται η ταυτότητα του φορέα «Υποβολή προς έλεγχο»: Η ταυτότητα υποβάλλεται προς έλεγχο στην αρμόδια Διεύθυνση. Μέχρι να ολοκληρωθεί ο έλεγχος δεν έχετε τη δυνατότητα να αλλάξετε τα στοιχεία του φορέα. Στη φόρμα της προβολής της ταυτότητας αναφέρεται η κατάσταση στην οποία βρίσκεται η ταυτότητα: «Η Ταυτότητα δεν έχει υποβληθεί προς έλεγχο» - Πριν την υποβάλετε προς έλεγχο «Η ταυτότητα έχει υποβληθεί προς έλεγχο». μετά την υποβολή προς έλεγχο «Ο Φορέας είναι εγγεγραμμένος στο Μητρώο Πολιτιστικών Φορέων με Αριθμό Μητρώου:» - Μόλις ολοκληρωθεί ο έλεγχος και εγγραφείτε στο Μητρώο Πολιτιστικών Φορέων «Ο Φορέας έχει απορριφθεί» - Εάν δεν εγκριθεί το αίτημά σας για εγγραφή στο Μητρώο, θα εμφανιστεί η κατάσταση. Μπορείτε στην περίπτωση αυτή να επικοινωνήσετε με την αρμόδια Διεύθυνση για να πληροφορηθείτε το λόγο της απόρριψης. Προσοχή: Η αρμόδια υπηρεσία του Υπουργείου δεν θα προβεί σε έλεγχο της ταυτότητας του φορέα και εγγραφή του στο Μητρώο πριν παραλάβει τη φόρμα υπογεγραμμένη από το νόμιμο εκπρόσωπο, συνοδευόμενη από το καταστατικό του φορέα και υπεύθυνη δήλωση του νομίμου εκπρόσωπο. 11
4. ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΩΝ ΣΤΟ ΥΠΠΟΤ Προκειμένου να εξετάσει το αίτημά σας για εγγραφή στο Μητρώο Πολιτιστικών Φορέων η αρμόδια Διεύθυνση του Υπουργείου πρέπει να λάβει: 1. τη φόρμα της ταυτότητας υπογεγραμμένη από το νόμιμο εκπρόσωπο του φορέα, η οποία υπέχει θέση αίτησης εγγραφής στο Μητρώο 2. υπεύθυνη δήλωση του νομίμου εκπροσώπου, συμπληρωμένη σύμφωνα με το υπόδειγμα που υπάρχει στο μενού «Ταυτότητα φορέα», με βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής του 3. επικυρωμένο αντίγραφο του καταστατικού του φορέα Αφού ολοκληρώσετε την ηλεκτρονική καταχώρηση της ταυτότητας του φορέα και την υποβάλετε προς έλεγχο πρέπει να τυπώσετε τη φόρμα της ταυτότητας, από το μενού «Προβολή/Αλλαγή», επιλέγοντας πάνω δεξιά. Η φόρμα αυτή πρέπει να υπογραφεί από το νόμιμο εκπρόσωπο του φορέα και να αποσταλεί μαζί με την υπεύθυνη δήλωση και το καταστατικό στην καθ ύλη αρμόδια Διεύθυνση του Υπουργείο. Στο μενού «Επικοινωνία» υπάρχουν τα στοιχεία επικοινωνίας και οι διευθύνσεις όλων των αρμόδιων Διευθύνσεων. 12