Εκπαιδευτική Μονάδα 8.1: Επαγγελματικοί ρόλοι και προφίλ για την παρακολούθηση και την εποπτεία. Η παρακολούθηση ενός project κινητικότητας. Η διαδικασία παρακολούθησης ενός διακρατικού project κινητικότητας είναι ένα σύνολο ενεργειών που χαρακτηρίζονται από σχετική πολυπλοκότητα. Το αντικείμενο της παρακολούθησης είναι πολυσχιδές και οι δεξιότητες και τα προσόντα που απαιτούνται για την εκτέλεσή της είναι ποικίλα. Αυτό οφείλεται στην ίδια την πολυπλοκότητα των projects Κινητικότητας, καθώς επίσης και στον τρόπο ανάπτυξης της έννοιας της παρακολούθησης. Στην πραγματικότητα, τα τελευταία χρόνια, οι μεθοδολογίες και οι προσεγγίσεις για την παρακολούθηση και την αξιολόγηση των δραστηριοτήτων που συγχρηματοδοτούνται με Ευρωπαϊκά και κρατικά κεφάλαια και σχετίζονται με την εκπαίδευση και την κατάρτιση έχουν αναμφίβολα εξελιχθεί. Από τις διαδικασίες που ουσιαστικά στόχευαν στην επιβεβαίωση της οικονομικής πλευράς των δραστηριοτήτων και σε ορισμένα "φυσικά" δεδομένα όπως ο αριθμός των μαθητευόμενων και ο παρεχόμενος αριθμός ωρών κατάρτισης, έχουμε φτάσει σταδιακά σε πιο πολύπλοκους τρόπους συγκέντρωσης δεδομένων (χάρη στην αυξανόμενη χρήση της Πληροφορικής Τεχνολογίας και των Επικοινωνιών), οι οποίοι στοχεύουν στη διερεύνηση ζητημάτων που σχετίζονται περισσότερο με την ποιότητα: από την αξιολόγηση των δραστηριοτήτων εκμάθησης και την επίτευξη των στόχων του project, στην επίδραση που έχει αυτό στην εργασία και την κοινωνική ζωή των αποδεκτών. Αυτή η εξέλιξη οφείλεται σε διάφορους λόγους: από την πλευρά των φορέων, η υλοποίηση δραστηριοτήτων που έχουν ολοένα και πιο πολύπλοκη μορφή (δραστηριότητες του project που εκτελούνται σε συνεργασία, παρέμβαση σε πολύπλοκα κοινωνικά και οικονομικά προβλήματα, συμπερίληψη της εκπαίδευσης και της κατάρτισης στο κανάλι της πολιτικής για τη δια βίου εκμάθηση), η υιοθέτηση συστημάτων σχεδιασμού και διαχείρισης των projects που είναι ολοένα και πιο δομημένα (Διαχείριση Κύκλου Ζωής ενός Project, Διαχείριση ενός Project), αυξάνουν ολοένα και περισσότερο το πλήθος των μεθοδολογιών και των εργαλείων για τη συλλογή, επεξεργασία και χρήση των πληροφοριών.
Θα πρέπει επίσης να υπενθυμίσουμε ότι η Επιτροπή της ΕΕ συνεχίζει να θεωρεί την παρακολούθηση ως μια προσέγγιση που εστιάζεται έντονα στον έλεγχο της οικονομικής πλευράς και στην πρόοδο της υλοποίησης. Ωστόσο, ακόμα και σε αυτή την περίπτωση, η εξέλιξη έχει ένα νόημα. Το 1999, με το ξεκίνημα μιας νέας περιόδου δομικού σχεδιασμού του Ταμείου, δόθηκε προσωρινά ο παρακάτω ορισμός: "Η παρακολούθηση είναι ένα εργαλείο πληροφόρησης και μια λειτουργία της διαδικασίας σχεδιασμού, εκτέλεσης και αξιολόγησης πολιτικών (τόσο όσον αφορά τον σχεδιασμό όσο και τα projects). Συνίσταται στη διαρκή αξιολόγηση της υλοποίησης της παρέμβασης και ορισμένων από τα αποτελέσματά της." Η παρακολούθηση και η αξιολόγηση θα πρέπει να εφαρμόζονται σε όλα τα επίπεδα σχεδιασμού εντός της ΕΕ, από το Πρόγραμμα συνολικά έως τις μεμονωμένες ενέργειες, μέσω συστημάτων οικονομικών και φυσικών δεικτών αλλά και δεικτών που αφορούν την υλοποίηση, το αποτέλεσμα και τον αντίκτυπο. Μαζί με αυτό τον γενικό στόχο, η προσέγγιση της ΕΕ θεωρεί επίσης την παρακολούθηση στο στάδιο της προετοιμασίας για την κατάρτιση και της διαχείρισης ως μέσο υποστήριξης της αξιολόγησης. Εδώ, το "αντικείμενο" που παρακολουθείται περιλαμβάνει τα αναμενόμενα αποτελέσματα, τις τροποποιήσεις που γίνονται κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης έναντι όσων είχαν αρχικά σχεδιαστεί, την τήρηση των προτύπων ποιότητας και τους φυσικούς και οικονομικούς δείκτες της υλοποίησης. Οι δραστηριότητες μέσω των οποίων πραγματοποιείται η παρακολούθηση περιλαμβάνουν την καταγραφή της παρατηρούμενης προόδου, τη συλλογή ποσοτικών και ποιοτικών δεδομένων (επίσης μέσω ερωτηματολογίων και συνεντεύξεων), την εφαρμογή δεικτών, την περιοδική δραστηριότητα υποβολής αναφορών. Αντιθέτως, το κυριότερο χαρακτηριστικό της αξιολόγησης είναι η εξαγωγή ενός κριτικού αποτελέσματος: αυτό το αποτέλεσμα βασίζεται στα μαζικά δεδομένα για την προετοιμασία που προέρχονται από την παρακολούθηση και στοχεύει στην παροχή σημαντικών απαντήσεων σχετικά με της απαιτήσεις προετοιμασίας των ατόμων που ασχολούνται με την αξιολόγηση: έχουν επιτευχθεί οι στόχοι του project; Είναι τα αποτελέσματα εκείνα που αναμένονταν; Είχαν κάποιο κέρδος οι άμεσοι αποδέκτες της παρέμβασης; Χρησιμοποιήθηκαν αποτελεσματικά οι ανθρώπινοι και οικονομικοί πόροι; Επίσης, η αξιολόγηση, όπως και η παρακολούθηση, μπορεί να χρησιμοποιεί ειδικούς δείκτες, ερωτηματολόγια (κυρίως με το πέρας μιας δραστηριότητας) και ειδικές αναφορές. Κατά συνέπεια, όσον αφορά αυτή την εννοιολογική εξέλιξη και λαμβάνοντας υπόψη τον αυξανόμενο βαθμό πολυπλοκότητας που χαρακτηρίζει το αντικείμενο και τις διαδικασίες της
αξιολόγησης, οι φορείς θα πρέπει να λαμβάνουν κάποιες αποφάσεις κατά την έναρξη των δραστηριοτήτων του project: τόσο στο στάδιο της εφαρμογής και στη φάση της υλοποίησης (εξετάζοντας επίσης τις ενδεχόμενες τροποποιήσεις του προϋπολογισμού), το πεδίο διερεύνησης θα πρέπει να καθορίζεται σαφώς και τα εργαλεία θα πρέπει να ρυθμίζονται ανάλογα με τον επιλεγμένο στόχο και τις απαιτούμενες πληροφορίες. Λόγω των χαρακτηριστικών των δραστηριοτήτων ενός project και εξ' αιτίας της τυπολογίας των ανθρώπων που εμπλέκονται στην υλοποίηση, ένα διακρατικό project κινητικότητας είναι αρκετά πολύπλοκο, πράγμα που επηρεάζει τη γενική γραμμή της παρακολούθησης. Μαζί με την πληθώρα στόχων και ενεργειών, στην πραγματικότητα, υπάρχουν επίσης οι επιλογές για την αξιολόγηση που καθορίζονται στο έντυπο της αίτησης και αφορούν το πλάνο αξιολόγησης, τα εργαλεία και το χρονικό πλαίσιο. Κατά συνέπεια, όταν το δίκτυο των συνεργατών κάνει μια επιλογή σχετικά με την παρακολούθηση και την αξιολόγηση, αποφασίζει αν θα υιοθετηθεί μια κατά κύριο λόγο οικονομική και διοικητική θεώρηση ή αν θα διευρυνθεί το πεδίο παρακολούθησης και, πάνω απ' όλα, αν θα υιοθετηθεί μια συμμετοχική προσέγγιση, η οποία θα επιτρέπει την εμπλοκή όλων των ενδιαφερομένων και θα στοχεύει κυρίως στην προετοιμασία για την κατάρτιση. Το διπλό αντικείμενο της παρακολούθησης σε ένα διακρατικό project κινητικότητας. Ουσιαστικά, ένα διακρατικό project κινητικότητας χαρακτηρίζεται από δύο κύρια αντικείμενα παρακολούθησης και αξιολόγησης: από τη μία πλευρά, το αποτέλεσμα του project, δηλ. οι δραστηριότητες κινητικότητας στο εξωτερικό και τα σχετικά αποτελέσματα, και από την άλλη η διαδικασία του project στο σύνολό της, περιλαμβανομένων των δραστηριοτήτων, των αποτελεσμάτων, της οργάνωσης και της διαχείρισης. Επειδή αυτά τα δύο "αντικείμενα" δεν είναι ανεξάρτητες μεταβλητές αλλά συνδέονται στενά, συνιστάται ανεπιφύλακτα να υιοθετούν οι συνεργαζόμενοι ένα σύστημα παρακολούθησης, σχεδιάζοντας συνεργατικά τη δραστηριότητα και δημιουργώντας ένα σύστημα διαρκούς και ακριβούς παρακολούθησης. Κανονικά, ένα τέτοιο σχέδιο εκπονείται από τον προτείνοντα / συντονιστή οργανισμό, σε στενή συνεργασία με τα άλλα μέρη. Το δίκτυο έχει επίσης την ευθύνη της εκτέλεσης του σχεδίου, τόσο σε σχέση με την πρόσληψη επαγγελματιών όσο και με την παροχή των εργαλείων. Ένα σχέδιο παρακολούθησης περιλαμβάνει μεθοδολογίες και εργαλεία για την ανάλυση της προόδου του project, για τη σύγκριση των αρχικών στόχων με τα αποτελέσματα και για την
αξιολόγηση των πιθανών αποκλίσεων προκειμένου να λαμβάνονται διορθωτικά μέτρα. Επίσης, το ποιοτικό πρότυπο της εμπειρίας της κινητικότητας και η εκτίμηση των συμμετεχόντων θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη στο σχέδιο. Επιπλέον, κατά την τελική εκτίμηση, η παρακολούθηση και η αξιολόγηση θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη το έργο που έχει επιτελεστεί, αναλύοντας προσεκτικά τις ενέργειες των καταρτιζόμενων, τις δραστηριότητες του φιλοξενούντος οργανισμού και των εμπλεκόμενων υπηρεσιών. Οι ρόλοι για την παρακολούθηση της κινητικότητας. Μετά από όσα προαναφέρθηκαν, σε αυτή την Εκπαιδευτική Μονάδα εξετάζουμε τους ρόλους για την παρακολούθηση των διακρατικών projects κινητικότητας και στη συνέχεια θα εξετάσουμε τα εργαλεία και τις μεθόδους. Επειδή η παρακολούθηση της κινητικότητας έχει, όπως προαναφέρθηκε, διπλό αντικείμενο - την επιβεβαίωση της σωστής προόδου των δραστηριοτήτων και την εξασφάλιση μιας ικανοποιητικής ενσωμάτωσης του συμμετέχοντα στο νέο κοινωνικό και εργασιακό περιβάλλον - οι κύριοι ρόλοι για τη σωστή υλοποίηση της διαδικασίας παρακολούθησης είναι οι εξής: Ο διευθυντής παρακολούθησης: έχει την ευθύνη της γενικής προσέγγισης και υλοποίησης της παρακολούθησης, φροντίζει για την οργάνωση των εργαλείων, συντονίζει το έργο των εποπτών, εκτελεί διαδικασίες συλλογής πληροφοριών, συντάσσει τις προβλεπόμενες αναφορές / εκθέσεις. Μπορεί να είναι εσωτερικό μέλος του συντονίζοντα οργανισμού ή εξωτερικός σύμβουλος. Ο επόπτης του αποστέλλοντα οργανισμού: φροντίζει, ειδικά από τη φάση της επιλογής, για τη διατήρηση της επαφής με τους καταρτιζόμενους και τους επόπτες στην τοποθεσία διεξαγωγής της κατάρτισης. Μπορεί επίσης να συνοδεύει τους αποδέκτες κατά τη διάρκεια της κινητικότητας ή μπορεί να εκτελεί τμήμα της εργασίας του εξ' αποστάσεως. Μεταξύ των πολλών στόχων αυτού του ρόλου περιλαμβάνεται η συλλογή πληροφοριών από τον καταρτιζόμενο σχετικά με θέματα όπως η εκτίμησή του για της δραστηριότητες, την εκμάθηση και την ενσωμάτωση στο εργασιακό περιβάλλον Ο επόπτης του φιλοξενούντα οργανισμού: κανονικά, σχετίζεται με τον συνεργάτη στο εξωτερικό ο οποίος εξασφαλίζει την διασύνδεση μεταξύ του αποστέλλοντα οργανισμού και του οργανισμού στον οποίο λαμβάνει χώρα η κατάρτιση. Αυτός ο επόπτης φροντίζει για την
υποδοχή των συμμετεχόντων, τους βοηθά σε θέματα επιμελητείας, τους παρουσιάζει στο εργασιακό περιβάλλον και αντιμετωπίζει τις ενδεχόμενες προβληματικές ερωτήσεις Ο επόπτης της εταιρείας (ο οποίος μερικές φορές αποκαλείται λανθασμένα μέντορας): είναι το άτομο από το οποίο η εταιρεία ζητά να ακολουθεί τον καταρτιζόμενο και να τον βοηθά να επιτύχει τους στόχους της κατάρτισης που έχουν συμφωνηθεί με τον αποστέλλοντα οργανισμό. Αυτή η δραστηριότητα περιλαμβάνει τις εξής διαδικασίες: υποδοχή στο περιβάλλον της εταιρείας, γνωστοποίηση των αξιών και της νοοτροπίας της εταιρείας, υποστήριξη κατά την ενσωμάτωση, υποστήριξη κατά την υλοποίηση του προγράμματος κατάρτισης που έχει συμφωνηθεί, υλοποίηση της κατάρτισης. Μερικές φορές, ο επόπτης κατάρτισης της εταιρείας αλληλεπιδρά με τον αποδέκτη, αναφέροντάς του τις δικές του εμπειρίες, αντιμετωπίζοντας τα προβλήματα και βοηθώντας στην εξεύρεση λύσεων, συσχετίζοντας όλα αυτά με τους σκοπούς της κατάρτισης. Μόνο σε αυτή την περίπτωση μπορεί κανείς να αναφέρει τον επόπτη ως μέντορα, καθώς η παροχή υποστήριξης γίνεται με συγκεκριμένη μέθοδο ώστε να αναπτύσσονται οι σχετικές δεξιότητες και να εντοπίζονται λύσεις για τα προβλήματα. Ο επόπτης της εταιρείας συμμετέχει στην παροχή εργαλείων παρακολούθησης (βλ. 8.2) και συντονίζει τις ενέργειές του με εκείνες του φιλοξενούντα οργανισμού. Κατά την εκτέλεση μιας δραστηριότητας παρακολούθησης και εποπτείας σε ένα project κινητικότητας, θα πρέπει κανείς να διαθέτει ένα ευρύ φάσμα δεξιοτήτων και προσόντων, τόσο όσον αφορά τη δημιουργία και διατήρηση σχέσεων όσο και σε τεχνικούς τομείς. Πράγματι, οι επόπτες συνοδεύουν τους καταρτιζόμενους, συνεισφέρουν στο σχέδιο, διαχειρίζονται και ελέγχουν τη μετάδοση της γνώσης, των δεξιοτήτων και των ικανοτήτων που προβλέπονται. Λειτουργούν ως διαμεσολαβητές ανάμεσα στον αποστέλλοντα οργανισμό, στις εταιρείες και στους αποδέκτες που φιλοξενούνται σε αυτές, συνεισφέροντας στην επίλυση ενδεχόμενων προβλημάτων και βοηθώντας τους καταρτιζόμενους να ενταχθούν στην οργανωτική ζωή της εταιρείας και στο πολιτισμικό περιβάλλον της χώρας που τους φιλοξενεί. Το σύστημα προσόντων ενός επόπτη θα πρέπει, κατά συνέπεια, να περιλαμβάνει την ικανότητα να λειτουργεί ως καθοδηγητής και ως σημείο αναφοράς για τον καταρτιζόμενο - αυτό προϋποθέτει την ικανότητα ακρόασης και την ικανότητα περιορισμού της ενδεχόμενης έλλειψης σιγουριάς από την πλευρά του καταρτιζόμενου. Επιπλέον, θα πρέπει να έχει ειδικές δεξιότητες σε σχέση με τον γνωστικό τομέα στον οποίο λαμβάνει χώρα η κατάρτιση, ------------ --------------------------. Οι συσχετιζόμενες πλευρές του ρόλου του απαιτούν ο επόπτης να είναι
πάντοτε διαθέσιμος και υπομονετικός με τους αποδέκτες και να καλλιεργεί με θετικό τρόπο μια θετική αλλαγή στον καταρτιζόμενο. Δεν υπάρχει αυστηρός προσδιορισμός κάποιου ιδανικού επαγγέλματος προκειμένου να διαδραματίσει κανείς επιτυχώς το ρόλο του επόπτη. Ωστόσο, όσοι έχουν κάποιο επάγγελμα που σχετίζεται με την κατάρτιση και την παροχή συμβουλών πληρούν όλες τις απαιτούμενες προϋποθέσεις για να γίνουν εξαίρετοι επόπτες. Η ιδιαιτερότητα των εποπτών σε projects VETPRO. Όπως γνωρίζουμε, τα δίκτυα VETPRO αφορούν την κινητικότητα ενηλίκων δασκάλων, εκπαιδευτών, συμβούλων οι οποίοι μεταβαίνουν στο εξωτερικό με σκοπό να ανταλλάξουν μεθόδους και καλές πρακτικές με άλλους Ευρωπαίους συναδέλφους τους. Κατά συνέπεια, οι αποκλίσεις αυτών που επιτυγχάνονται έναντι όσων είχαν αρχικά σχεδιαστεί είναι μάλλον λιγότερο συχνές. Επιπλέον, επειδή είναι ειδικευμένα άτομα, είναι λιγότερο πιθανό να χρειάζονται κάποιον μέντορα. Έτσι λοιπόν, είναι ευκολότερο ο ρόλος του επόπτη να περιορίζεται κυρίως στην εξέταση ζητημάτων που σχετίζονται με την εκτίμηση των δραστηριοτήτων και στην προσαρμογή με τον ακριβέστερο δυνατό τρόπο του συνδυασμού των θεμάτων που αποτελούν το αντικείμενο της κινητικότητας.