ΕΙΣΤΕ ΕΤΟΙΜΟΙ ΓΙΑ ΝΑ ΠΕΤΥΧΕΤΕ ΨΗΛΕΣ ΑΠΟΔΟΣΕΙΣ ΤΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΣΑΣ; ΝΑΙ ή ΟΧΙ

Transcript

1 ΕΙΣΤΕ ΕΤΟΙΜΟΙ ΓΙΑ ΝΑ ΠΕΤΥΧΕΤΕ ΨΗΛΕΣ ΑΠΟΔΟΣΕΙΣ ΤΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΣΑΣ; 1. Υπάρχουν όραμα, αποστολή και συνολική επιχειρησιακή στρατηγική και μέχρι ποιο επίπεδο διοίκησης; 2. Υπάρχουν επιχειρησιακά σχέδια και στόχοι σε συνολικό επίπεδο, επίπεδο λειτουργίας, επίπεδο εξυπηρέτηση, επίπεδο διεύθυνσης / μονάδος; 3. Υπάρχουν προϋπολογισμοί, προτεραιότητες και άλλοι πόροι για θέματα απόδοσης και μέχρι ποιο επίπεδο διοίκησης; 4. Υπάρχει σύστημα επικοινωνίας που χρησιμοποιείται για την ενημέρωση στρατηγικών, πολιτικών, στόχων και εξυπηρέτησης πελατών προς όλες τις κατευθύνσεις (πάνω, κάτω, δια μέσου, εκτός;) 5. Είναι το όραμα, η αποστολή και η στρατηγική της επιχείρισης / οργανισμού κατανοητά και υποστηρίζονται από όλα τα επίπεδα της οργάνωσης; Προσωπικό; Προμηθευτές; Εξωτερικούς συνεργάτες; Πελάτες; Διοίκηση; Διοικητικό Συμβούλιο; 6. Υπάρχει και λειτουργεί σύστημα ποιότητας στην επιχείρηση / οργανισμό; 7. Υπάρχει και λειτουργεί διαχείριση κινδύνων; Page 1 of 9

2 1. Προσδιορίζονται στόχοι απόδοσης για όλα τα επίπεδα της οργάνωσης του διοικητικού συμβουλίου και των μελών του, των λειτουργιών του οργανισμού της ομάδας και του ατόμου; 2. Υπάρχει εγκεκριμένη πολιτική, σύστημα και διαδικασίες απόδοσης; 3. Υπάρχουν εγκεκριμένες διαδικασίες και σύστημα παρακολούθησης & αξιολόγησης της απόδοσης; 4. Χρησιμοποιείται ένα πρότυπο σύστημα (πχ Balanced Scorecard, EFQM, EVA, κλπ;) 5. Είναι το υπάρχον σύστημα απόδοσης αποδεκτό, κατανοητό και αποτελεσματικό για τους σκοπούς που δημιουργήθηκε; 6. Υπάρχουν συστήματα που παρακολουθούν την επιχειρησιακή απόδοση, την απόδοση του διοικητικού συμβουλίου, των επιτροπών διοίκησης και των μελών του, την απόδοση εξυπηρέτησης, την απόδοση προσωπικού, την απόδοση συστημάτων πληροφορικής, την απόδοση πωλήσεων και παραγωγής; 7. Λαμβάνονται διορθωτικά και βελτιωτικά μέτρα όταν προκύπτουν θέματα απόδοσης Page 2 of 9

3 1. Υπάρχει σύστημα διοικητικών αναφορών (ΣΔΑ); 2. Χρησιμοποιείται το ΣΔΑ για τη συλλογή, επεξεργασία, ανάλυση και αναφορά των στοιχείων προόδου, αποτελεσμάτων, διαχείρισης εταιρικών πόρων, κλπ; 3. Είναι τα στοιχεία απόδοσης ακριβή, πλήρη, παρακολουθούν τους στόχους, σχετικά με την επιχειρησιακή στρατηγική, έγκαιρα (άμεση πρόσβαση) και σε διαφορετικά επίπεδα ανάλυσης (συνοπτικά 2 ή 3 επίπεδα λεπτομέρειας, κλπ;) 4. Είναι η χρήση του ΣΔΑ σε συνεχή βάση (εβδομαδιαία, μηνιαία, τριμηνιαία, κλπ) από όλα τα επίπεδα διοίκησης καθώς και του διοικητικού συμβουλίου; 5. Υπάρχει σύγκριση των στοιχείων του ΣΔΑ με τους επιχειρησιακούς και λειτουργικούς στόχους; 6. Υπάρχουν διορθωτικές ενέργειες στους στόχους από την παρακολούθηση των στοιχείων του ΣΔΑ; 7. Αναφέρονται τα αποτελέσματα της επιχείρησης / οργανισμού (οικονομικά, στόχων εξυπηρέτησης, προσωπικού, κοινωνικής ευθύνης, προστασίας και διαχείρισης εταιρικών πόρων, προστασίας περιβάλλοντος, κλπ) σε περιοδικές και ετήσιες αναφορές (annual reports); Page 3 of 9

4 1. Υπάρχει υποστήριξη και ξεκάθαρη δέσμευση του διοικητικού συμβουλίου και των μελών του καθώς και της ανώτατης ηγεσίας για την απόδοση; 2. Οι αιτίες για το σύστημα απόδοσης έχουν προσδιοριστεί ξεκάθαρα και κατανοητά και είναι όλα (το όραμα, η αποστολή, οι στόχοι) εξ ίσου αποδεκτά από όλους σε πλήρη και συμμετοχική βάση; 3. Έχουν τα μεμονωμένα άτομα πλήρη κατανόηση και δέσμευση προς το όραμα, την αποστολή και τους στόχους της επιχειρήσεις και πιστεύουν ότι έχουν την πλήρη υποστήριξη της ηγεσίας; 4. Υπάρχει πλήρης κατανόηση του χρόνου, προσπάθειας, παραγόντων επιτυχίας και κινδύνων υλοποίησης ενός συστήματος απόδοσης; 5. Υπάρχουν εγκεκριμένοι πόροι για τον σχεδιασμό, συντήρηση και βελτίωση του συστήματος απόδοσης; Page 4 of 9

5 1. Είναι όλα τα διοικητικά επίπεδα εκπαιδευμένα στην απόδοση και γνωρίζουν να σχεδιάζουν και να αναπτύσσουν σχέδια επίτευξης στόχων; 2. Έχουν τα διοικητικά στελέχη τα προσόντα επικοινωνίας και διαπραγματεύσεων και είναι σε θέση να καθορίζουν στόχους, να ακούνε τις απαντήσεις, να αξιολογούν την απόδοση και να επιτυγχάνουν συμφωνία; 3. Έχουν τα διοικητικά στελέχη τα προσόντα να αναπτύσσουν, να παρακινούν, να επισκοπούν κλπ τους στόχους σε ατομικό επίπεδο; 4. Έχουν τα διοικητικά στελέχη την κατάλληλη κουλτούρα και νοοτροπία να μεταβάλλουν ή και να βελτιώνουν τον εαυτό τους σε σχέση με τις ανάγκες των πελατών, αγοράς, οικονομίας και κοινωνίας; 5. Υπάρχει πρόγραμμα ανάπτυξης εκπαίδευσης και κατάρτισης των διοικητικών στελεχών σε θέματα: Ανάπτυξης προσόντων ηγεσίας; Διοίκησης απόδοσης σε σχέση με επιχειρηματικούς στόχους; Βελτίωσης διαδικασιών; Διαχείρισης αλλαγών; Διοίκησης έργου; Κατανόησης στοιχείων απόδοσης (οικονομικών και άλλων); Βελτίωσης ικανοποίησης πελατών; Βελτίωσης ομάδων και συγκεκριμένων ατόμων; Διαχείρισης κινδύνων; 6. Υπάρχει και αξιοποιείται η δυνατότητα χρησιμοποίησης έμπειρων εξωτερικών συνεργατών ή εταιρίας για θέματα εκπαίδευσης στην απόδοση; Page 5 of 9

6 1. Υπάρχει αναγνώριση της απόδοσης και γίνεται γνωστή σε όλα τα επίπεδα οργάνωσης; 2. Συνδέεται η αξιολόγηση της απόδοσης με το σύστημα αμοιβών και παροχών της επιχείρησης / οργανισμού; 3. Υπάρχουν διαδικασίες βελτίωσης της απόδοσης σε περιπτώσεις μη αποδεκτών αποτελεσμάτων σε έγκαιρη βάση; 4. Συγκρίνεται η απόδοση της επιχείρησης ή οργανισμό με παρόμοιες επιχειρήσεις / οργανισμούς (σε τοπική ή διεθνή βάση); 5. Χρησιμοποιείται εξωτερικός φορέας για ανεξάρτητη αξιολόγηση των αποτελεσμάτων της επιχείρησης; 6. Συνδέεται η απόδοση του διοικητικού συμβουλίου και των μελών του με τους επιχειρησιακούς στόχους; 7. Υπάρχει σχεδιασμός καριέρας και αποχώρησης για όλα τα επίπεδα οργάνωσης: Μελών του ΔΣ; Διοίκησης; Προσωπικού; Ανώτατης Ηγεσίας; 8. Αναφέρονται οι αμοιβές του διοικητικού συμβουλίου στα ετήσια αποτελέσματα της επιχείρησης / οργανισμού; Page 6 of 9

7 1. Γίνονται μετρήσεις μόνο για χρηματοοικονομικά ή για άλλες περιοχές (διαδικασίες, πελάτες, προϊόντα, πωλήσεις, παραγωγή, ανθρώπινο δυναμικό); 2. Οι μετρήσεις αφορούν τον βραχυχρόνιο ορίζοντα ή και τον μακροχρόνιο; 3. Οι μετρήσεις απόδοσης είναι μυστικές ή επικοινωνούνται, επισκοπούνται και συζητούνται σε ολόκληρη την οργάνωση; 4. Συνδέονται οι μετρήσεις με τους στρατηγικούς στόχους ή χρησιμοποιούνται μόνο για έλεγχο και διοίκηση; 5. Λαμβάνονται αποφάσεις στο επίπεδο που υπάρχει το θέμα / πρόβλημα απόδοσης ή όλα προωθούνται προς επίλυση στο ανώτατο επίπεδο; 6. Συνδέονται οι μετρήσεις απόδοσης με το σύστημα αμοιβών σε όλα τα επίπεδα της οργάνωσης (διοίκηση, τμήμα, λειτουργία, άτομο); 7. Έχουν κουλτούρα προσαρμογής η διοίκηση και το προσωπικό σε καινοτόμες ιδέες, τεχνολογίες, μεθόδους και πρακτικές για τη βελτίωση της απόδοσης; 8. Υπάρχει σύστημα διαχείρισης γνώσης και καινοτομίας και συνδέονται αυτά με τη στρατηγική και τους στόχους; 9. Βασίζεται η επιχείρηση στις ανάγκες της αγοράς και των πελατών ή αποκλειστικά σε εσωτερικές της ανάγκες; 10. Υπάρχει αίσθηση πλήρης συμμετοχή και αξιοποίηση της μέτρησης για τη βελτίωση της απόδοσης; Page 7 of 9

8 Αξιολόγηση των απαντήσεων Θεματική Ενότητα Όραμα, αποστολή και στρατηγική: Σύστημα απόδοσης: Σύστημα διοικητικών αναφορών: Υποστήριξη και δέσμευση διοίκησης: Εκπαίδευση και κατάρτιση Αξιολόγηση απόδοσης: Κουλτούρα μέτρησης: Σύνολο Ερωτήσεων / Ενότητα 7 ερωτήσεων 7 ερωτήσεων 7 ερωτήσεων 5 ερωτήσεων 6 ερωτήσεων 8 ερωτήσεων 10 ερωτήσεων Σύνολό 50 ερωτήσεις Η αξιολόγηση των απαντήσεων στο σύνολο των 50 ερωτήσεων, πραγματοποιείται ως εξής: Βήμα 1 ο : Άθροισμα των βαθμών ανά θεματική ενότητα, δηλ. πόσα «1», πόσα «2», κλπ Βήμα 2 ο : Άθροισμα όλων των και βαθμονόμηση σε «5» Βήμα 3 ο : Συνολικό άθροισμα των βαθμών «1»,«2», «3»,«4» και «5» Βήμα 4 ο : Πολλαπλασιασμός των βαθμών ως εξής: Συνολικό Άθροισμα βαθμών «1» x 100 = Σ 1 Συνολικό Άθροισμα βαθμών «2» x 80 = Σ 2 Συνολικό Άθροισμα βαθμών «3» x 40 = Σ 3 Συνολικό Άθροισμα βαθμών «4» x 10 = Σ 4 Συνολικό Άθροισμα βαθμών «5» x 5 = Σ 5 Βήμα 5 ο : Άθροισμα των Σ1 + Σ2 + Σ3 + Σ4 + Σ5 (Σ 1-5 ) Βήμα 6 ο : Διαίρεση του (Σ 1-5 ) με το 50 (50 ερωτήσεις) Το τελικό αποτέλεσμα δείχνει το βαθμό ετοιμότητας της επιχείρησης ή οργανισμού για θέματα απόδοσης, σε κλίμακα 1 έως 100. Όσο πιο κοντά είναι η επιχείρηση στο 100 τόσο καλύτερα παρακολουθείται η απόδοση. Όσο πιο μακριά είναι τόσο η απόδοση θέλει βελτίωση. Η αξιολόγηση, για παράδειγμα >70 σημαίνει ότι η επιχείρηση έχει ή παρακολουθεί την απόδοση αλλά απαιτείται βελτίωση και περισσότερη συστηματοποίηση. Η αξιολόγηση <60 θέλει μεγάλη βελτίωση Η αξιολόγηση <40 θέλει ριζική και επαναστατική βελτίωση κ.ο.κ Page 8 of 9

9 1 = Υπάρχει σχεδιασμός για την απόδοση και σύστημα 2= Πολύ κοντά. Υπάρχουν ορισμένες εμπειρίες 3= Λίγο κοντά. Μεμονωμένες εμπειρίες 4 = Μακριά Δεν υπάρχουν συγκεκριμένες στρατιγικές 5= Πολύ Μακριά. Το θέμα δεν είναι γνωστό στην Διοίκηση Page 9 of 9