Διοικητική Λογιστική Ενότητα 3: Στατικοί-ελαστικοί προϋπολογισμοί Σκοποί ενότητας Κατανόηση των διαφορετικών ειδών προϋπολογισμού. Εξοικείωση με τη χρήση ελαστικών προϋπολογισμών. Κατανόηση των αποκλίσεων των προϋπολογισμών. 1
Είδη προϋπολογισμών Στατικοί προϋπολογισμοί (Static Budgets). Αναφέρονται σε συγκεκριμένο επίπεδο δραστηριότητας. Ελαστικοί προϋπολογισμοί (Flexible Budgets). Αναφέρονται σε εναλλακτικά επίπεδα δραστηριότητας. Αλγόριθμος προϋπολογισμού (Budget Formula). 2
Χρήση ελαστικών προϋπολογισμών (1 από 2) Έλεγχος εναλλακτικών σεναρίων: εκ των προτέρων ανάλυση, π.χ. Εναλλακτικά επίπεδα κέρδους για εναλλακτικά επίπεδα πωλήσεων, Σενάρια: Απαισιόδοξο, αισιόδοξο, αναμενόμενο. Απόδοση πιθανοτήτων σε κάθε εναλλακτικό σενάριο. 3
Χρήση ελαστικών προϋπολογισμών (2 από 2) Αξιολόγηση της απόκλισης από τις αρχικές εκτιμήσεις (το σενάριο που έχει προκριθεί) λαμβάνοντας υπόψη τον πραγματικό όγκο δραστηριότητας: Εκ των υστέρων ανάλυση. Προϋπολογισμένο κόστος τμήματος παραγωγής για 2.000 μονάδες = 25.000. Πραγματικό κόστος παραγωγής για 2.500 μονάδες = 30.000. Απόδοση ευθυνών επιβράβευση. Μέσο κόστος 12,5/μονάδα ( 25.000: 2.000). Άρα επιτρεπτό κόστος 31.250 = 12,5 x 2.500 μονάδες. 4
Χρησιμότητα ελαστικών προϋπολογισμών Οι ελαστικοί προϋπολογισμοί χρησιμοποιούνται κυρίως: Προϋπολογιστικά στα πλαίσια σεναρίων και αναλύσεων ευαισθησίας. Απολογιστικά για την αξιολόγηση της αποδοτικότητας: Σύγκριση πραγματικού κόστους - «κανονικού κόστους». Σε όλα τα τμήματα της επιχείρησης; 5
Παράδειγμα διοργάνωση μουσικής συναυλίας Η ορχήστρα θέλει αμοιβή 20.000 και 15% ποσοστό επί των εσόδων από τα εισιτήρια της παράστασης. Το ενοίκιο του χώρου της συναυλίας είναι 50.000 πλέον 5% επί των εσόδων από τα εισιτήρια. Η εταιρία για την εξασφάλιση της ασφάλειας των παρευρισκομένων σκοπεύει να προσλάβει ιδιωτικούς αστυνομικούς σε αναλογία ένα ιδιωτικό αστυνομικό ανά 200 άτομα. Η αμοιβή είναι 80/ αστυνομικό. Δαπάνες δημοσιοποίησης και ασφάλειας για λοιπούς κινδύνους οι οποίες ανέρχονται σε 28.000. Η τιμή του εισιτηρίου σε 32. Ζητείται: Να καταρτίσετε ελαστικούς προϋπολογισμούς για 3.000, 4.000 και 5.000 εισιτήρια. 6
Λύση (1 από 3) Πωλήσεις εισιτηρίων Αλγόριθμος 3.000 εισιτήρια Έσοδα 32 Χ Ν 96.000 Ορχήστρα 20.000 + 15%32ΧΝ 34.400 Ενοίκιο αίθουσας 30.000 + 5%32ΧΝ 54.800 Εταιρεία ασφαλείας 80Χ(Ν/200) 1.200 Λοιπές δαπάνες 28.000 28.000 Σύνολο δαπανών 118.400 Κέρδος / (Ζημία) (22.400) Τα ποσά σε Ν = αριθμός εισιτηρίων που αναμένεται να πωληθούν 7
Λύση (2 από 3) Πωλήσεις εισιτηρίων Αλγόριθμος 4.000 εισιτήρια Έσοδα 32 Χ Ν 128.000 Ορχήστρα 20.000 + 15%32ΧΝ 39.200 Ενοίκιο αίθουσας 30.000 + 5%32ΧΝ 56.400 Εταιρεία ασφαλείας 80Χ(Ν/200) 1.600 Λοιπές δαπάνες 28.000 28.000 Σύνολο δαπανών 125.200 Κέρδος / (Ζημία) 2.800 Τα ποσά σε Ν = αριθμός εισιτηρίων που αναμένεται να πωληθούν 8
Λύση (3 από 3) Πωλήσεις εισιτηρίων Αλγόριθμος 5.000 εισιτήρια Έσοδα 32 Χ Ν 160.000 Ορχήστρα 20.000 + 15%32ΧΝ 44.000 Ενοίκιο αίθουσας 30.000 + 5%32ΧΝ 58.000 Εταιρεία ασφαλείας 80Χ(Ν/200) 2.000 Λοιπές δαπάνες 28.000 28.000 Σύνολο δαπανών 132.000 Κέρδος / (Ζημία) 28.000 Τα ποσά σε Ν = αριθμός εισιτηρίων που αναμένεται να πωληθούν 9
Αποκλίσεις Προϋπολογισμών Απολογισμός Ελαστικός προϋπολογισμός στο πραγματικό επίπεδο δραστηριότητας Στατικός προϋπολογισμός Απόκλιση Δαπάνης Απόκλιση όγκου Κοινό: Όγκος Οι αποκλίσεις οφείλονται σε τιμές Συνολική Απόκλιση Κοινό: Τιμές Οι αποκλίσεις οφείλονται σε όγκους 10
Χαρακτηρισμοί Αποκλίσεων Ευμενείς αποκλίσεις (Favorable Variances - F) Αφορούν: Μείωση κόστους. Αύξηση εσόδων. Δυσμενείς αποκλίσεις (Unfavorable Variances -U) Αφορούν: Αύξηση κόστους. Μείωση εσόδων. 11
Συνέχεια παραδείγματος Το ρεαλιστικό σενάριο που αποφασίστηκε αφορούσε 4.000 άτομα. Στην συναυλία παραβρέθηκαν 4.500 άτομα. Τα έσοδα από την συναυλία ήταν 135.000 (δόθηκαν και φοιτητικά εισιτήρια με έκπτωση και προσκλήσεις). Η επιχείρηση πλήρωσε την ορχήστρα και το ενοίκιο σύμφωνα με την αρχική συμφωνία. Η επιχείρηση χρησιμοποίησε τελικά 25 ιδιωτικούς αστυνομικούς. Οι δαπάνες δημοσιοποίησης και ασφάλειας ανήλθαν σε 29.500. Ζητείται: 1. Να καταρτίσετε έναν ελαστικό προϋπολογισμό για 4.500 εισιτήρια. 2. Να υπολογίσετε τη συνολική απόκλιση. 3. Να υπολογίσετε και να χαρακτηρίσετε τις αποκλίσεις δαπάνης και όγκου. 12
Ελαστικός για 4.500 εισιτήρια Πωλήσεις εισιτηρίων Αλγόριθμος 4.500 εισιτήρια Έσοδα 32 Χ 4.500 144.000 Ορχήστρα 20.000 + 15%32Χ4.500 41.600 Ενοίκιο αίθουσας 30.000 + 5%32Χ4.500 57.200 Εταιρεία ασφαλείας 80Χ(4.500/200) 1.840 Λοιπές δαπάνες 28.000 28.000 Σύνολο δαπανών 128.640 Κέρδος / (Ζημία) 15.360 Τα ποσά σε 13
Συνολική Απόκλιση Απολογισμός 4.500 άτομα Στατικός προϋπολογισμός 4.000 άτομα Συνολική απόκλιση Έσοδα 135.000 128.000 7.000 (Ε) Ορχήστρα 40.250 39.200 1.050 (Δ) Ενοίκιο αίθουσας 56.750 56.400 350 (Δ) Εταιρεία ασφαλείας 2.000 1.600 400 (Δ) Λοιπές δαπάνες 29.500 28.000 1.500 (Δ) Σύνολο δαπανών 128.500 125.200 3.300 (Δ) Κέρδος / (Ζημία) 6.500 2.800 3.700 (Ε) Ορχήστρα 20.000 + 15% x 135.000 και Ενοίκιο 50.000 + 5% x 135.000 14
Απόκλιση δαπάνης Απολογισμός 4.500 άτομα Ελαστικός προϋπολογισμός 4.000 άτομα Απόκλιση δαπάνης Έσοδα 135.000 144.000-9.000 (Δ) Ορχήστρα 40.250 41.600-1.350 (Ε) Ενοίκιο αίθουσας 56.750 57.200-450 (Ε) Εταιρεία ασφαλείας 2.000 1.840 160 (Δ) Λοιπές δαπάνες 29.500 28.000 1.500 (Δ) Σύνολο δαπανών 128.500 128.640-140 (Ε) Κέρδος / (Ζημία) 6.500 15.360-8.860 (Δ) Budget Ορχήστρα 20.000 + 15% x 32x 4.500 15
Απόκλιση όγκου Ελαστικός προϋπολογισμός 4.500 άτομα Στατικός προϋπολογισμός 4.000 άτομα Απόκλιση όγκου Έσοδα 144.000 128.000 16.000 (Ε) Ορχήστρα 41.600 39.200 2.400 (Δ) Ενοίκιο αίθουσας 57.200 56.400 800 (Δ) Εταιρεία ασφαλείας 1.840 1.600 240 (Δ) Λοιπές δαπάνες 28.000 28.000 0 Σύνολο δαπανών 128.640 125.200 3.440 (Δ) Κέρδος / (Ζημία) 15.360 2.800 12.560 (Ε) 16
Ανάλυση απόκλισης κερδών Πραγματοποιούμενα ποσά 6.500 Ευέλικτος προϋπολογισμός στο πραγματικό επίπεδο δραστηριότητας 15.360 Στατικός προϋπολογισμός 2.800 Απόκλιση δαπάνης 8.860 (U) Απόκλιση όγκου 12.560 (F) Συνολική Απόκλιση 3.700 (F) 17
Παρακολούθηση προϋπολογισμών Τακτά χρονικά διαστήματα. Έμφαση στις αποκλίσεις που αφορούν: Σημαντικό ποσοστό. Σημαντικό απόλυτο ποσό. Τόσο ευμενείς όσο και δυσμενείς. Λήψη αποφάσεων: Διορθωτικές ενέργειες. Αναμόρφωση. Απόδοση ευθυνών. Επιβράβευση. Management by exception. 18