Πρακτικά Εναρκτήριας Συνάντησης Έργου Easytrip : GR-BG-MOBILITY SOLUTIONS

EASYTRIP: GR-BG E-MOBILITY SOLUTIONS European Territorial Cooperation Programme Greece Bulgaria 2007-2013 Πρακτικά Εναρκτήριας Συνάντησης Έργου Easytrip : GR-BG-MOBILITY SOLUTIONS Ημερομηνία: Παρασκευή 6 Απριλίου 2012 Ώρα: 9:00 π.μ. Τοποθεσία: Εθνικό Κέντρο Έρευνας και Τεχνολογικής Ανάπτυξης Αμφιθέατρο «Βεργίνα» 6 ο χλμ Χαριλάου-Θέρμης 57001, Θέρμη, Θεσσαλονίκη τηλ. +30 2310 498457

Εναρκτήρια συνάντηση (Kick-off meeting) στα πλαίσια του έργου Easytrip: GR-BG E-mobility solutions Θεσσαλονίκη: Αίθουσα Βεργίνα, Εγκαταστάσεις ΕΚΕΤΑ Παρασκευή 6 Απριλίου 2012 Συμπεράσματα Εναρκτήριας Συνάντησης Το Ινστιτούτο Βιώσιμης Κινητικότητας και Δικτύων Μεταφορών (ΙΜΕΤ) διοργάνωσε με επιτυχία την εναρκτήρια συνάντηση του έργου Easytrip : GR-BG E-mobility solutions στις εγκαταστάσεις του Συνεδριακού Κέντρου του Εθνικού Κέντρου Έρευνας και Τεχνολογικής Ανάπτυξης (ΕΚΕΤΑ), στη Θεσσαλονίκη στις 6 Απριλίου 2012. Στην εναρκτήρια συνάντηση, συμμετείχαν ο εκπρόσωπος της Διαχειριστικής Αρχής του Προγράμματος κ. Γεώργιος Χαραλάμπους, καθώς και εκπρόσωποι όλων των εταίρων του έργου δηλαδή του Ινστιτούτου Βιώσιμης Κινητικότητας και Δικτύων Μεταφορών, του Ινστιτούτου Τεχνικής Χημικών Διεργασιών, της ΤΡΑΙΝΟΣΕ, και των Δήμων Θεσσαλονίκης, Θέρμης, Καβάλας, Σερρών από Ελληνικής πλευράς καθώς επίσης και των Δήμων Bansko και Krumovgrad από Βουλγάρικης πλευράς. Τη συνάντηση και τις συζητήσεις συντόνισαν η επιστημονική υπεύθυνος του έργου, Πολιτικός Μηχανικός Συγκοινωνιολόγος, Δρ. Γ. Αϋφαντοπούλου, η ειδική λειτουργική επιστήμονας Β του ΙΜΕΤ, Πολιτικός Μηχανικός- Συγκοινωνιολόγος, Δρ. Μ. Μορφουλάκη και ο επιστημονικός συνεργάτης του ΙΜΕΤ, Πολιτικός Μηχανικός-Συγκοινωνιολόγος, Δρ. Ε. Μητσάκης. Μετά την παρουσίαση των εταίρων, τους σκοπούς της συνάντησης και την αποδοχή της ατζέντας, το πρόγραμμα ήταν δομημένο σε τρείς ενότητες που περιελάμβαναν: Τις προσδοκίες της Διαχειριστικής Αρχής του Προγράμματος και τις διαδικασίες που πρέπει να ακολουθηθούν από τους εταίρους Μια συνοπτική επισκόπηση του έργου, τους σκοπούς και τη δομή του, τα χρονοδιαγράμματα που πρέπει να ακολουθηθούν αλλά και τα τελικά παραδοτέα του έργου Τις παρουσιάσεις των πακέτων εργασίας και τις άμεσες ενέργειες στις οποίες πρέπει να προβούν οι εταίροι προκειμένου να τηρηθούν τα χρονοδιαγράμματα. Στο παρόν κείμενο παρουσιάζονται τα βασικά σημεία των συζητήσεων και των παρουσιάσεων που έλαβαν χώρα κατά τη διάρκεια της εναρκτήριας συνάντησης καθώς επίσης και τα συμπεράσματα που προέκυψαν μετά την ολοκλήρωση των παραπάνω ενοτήτων.

Μέρος Πρώτο: Παρουσίαση Διαχειριστικής Αρχής, Συνοπτική περιγραφή του έργου και παρουσίαση του πρώτου πακέτου εργασίας (ΠΕ1) Η Δρ. Γ. Αϋφαντοπούλου εγκαινίασε τις εργασίες της εναρκτήριας συνάντησης, καλωσορίζοντας όλους τους συμμετέχοντες και παρουσιάζοντας εν συντομία το Ινστιτούτο Βιώσιμης Κινητικότητας και Δικτύων Μεταφορών. Ευχαρίστησε όλους τους εκπροσώπους των εταίρων που παρευρισκόταν στη συνάντηση και έγινε αποδοχή της ατζέντας. Στη συνέχεια καθόρισε τους στόχους της συνάντησης στους εξής: Κατανόηση του έργου σε τεχνικό επίπεδο Καθορισμός του ρόλου του κάθε εταίρου Άμεσες ενέργειες στις οποίες πρέπει να προβεί ο κάθε εταίρος Διαδικασία εκτέλεσης ενεργειών Διεπαφές εταίρων Ακολούθησε ο χαιρετισμός των εκπροσώπων των εταίρων και ξεκίνησε η πρώτη παρουσίαση από τον εκπρόσωπο της Διαχειριστικής Αρχής του προγράμματος κ. Γ. Χαραλάμπους. Ο κ. Χαραλάμπους αρχικά συνεχάρη τους εταίρους για την πρόταση του έργου καθώς επεσήμανε πως ήταν μία από τις εικοσιπέντε προτάσεις ανάμεσα σε άλλες διακόσιες τριάντα που συνολικά κατατέθηκαν και που κατάφερε να διακριθεί και τελικά να χρηματοδοτηθεί. Παρουσίασε τις προσδοκίες της Διαχειριστικής Αρχής που επικεντρώνονται στην επιτυχή υλοποίηση και κατ ακολουθία στην επίτευξη των στόχων του έργου που θα φανεί μέσα από εντατικές ενέργειες δημοσιότητας του έργου. Εστίασε στις αρμοδιότητες του επικεφαλής εταίρου που αφορούν στη γενικότερη οργάνωση αλλά και την οικονομική διαχείριση του έργου καθώς επίσης και στις αρμοδιότητες των υπολοίπων εταίρων που αφορούν στην υλοποίηση συγκεκριμένων ενεργειών, στην παροχή των απαραίτητων δεδομένων που απαιτούνται από τον επικεφαλής εταίρο προκειμένου να προχωρήσει το έργο και στη μηνιαία υποβολή δαπανών. Στη συνέχεια παρουσίασε θέματα σχετικά με την οικονομική διαχείριση του έργου, όπως γενικούς κανόνες που διέπουν τις επιλέξιμες δαπάνες αλλά και τον τρόπο επαλήθευσης πληρωμών που ισχύει για Έλληνες και Βούλγαρους εταίρους. Ιδιαίτερη έμφαση έδωσε και στις αναφορές προόδου που πρέπει να προσκομίζει ο επικεφαλής εταίρος στη Διαχειριστική Αρχή κάθε τρεις μήνες καθώς επίσης και στο περιεχόμενο που θα πρέπει να περιλαμβάνεται σε αυτές. Τέλος, διαβεβαίωσε τους εταίρους πως θα βρίσκεται πάντα στη διάθεση όλων για οποιαδήποτε διευκρίνιση ή βοήθεια αυτοί χρειαστούν καθ όλη τη διάρκεια του έργου. Στη συνέχεια η Δρ. Αϋφαντοπούλου προχώρησε στην παρουσίαση της γενικότερης επισκόπησης του τεχνικού αντικειμένου του έργου και τόνισε πως το Easytrip αποτελεί ένα έργο πρόκληση που θα κινήσει συνεργασίες μεταξύ των δύο χωρών και θα δώσει τη δυνατότητα ανάπτυξης στις κρίσιμες μάζες αυτών.

Πάνω σε αυτό τοποθετήθηκε ο κ. Χαραλάμπους ο οποίος ξεκαθάρισε πως η Διαχειριστική Αρχή του προγράμματος δε θα αναμειχτεί στο τεχνικό κομμάτι του έργου. Προσδοκά όμως από όλους μια συντονισμένη προσπάθεια ώστε το έργο να μπορέσει να γίνει ευρέως γνωστό κι έτσι να αποκτήσει προστιθέμενη αξία που άλλωστε αποτελεί και το ζητούμενο. Διευκρίνισε πως η 2 η πρόσκληση υποβολής προτάσεων του προγράμματος εδαφικής συνεργασίας Ελλάδα-Βουλγαρία 2007-2013, προωθεί την υλοποίηση μεγάλων έργων υποδομών. Το Easytrip είναι σαφέστατα έργο μικρότερης εμβέλειας που μπορεί όμως να αποκτήσει σημαντική προστιθέμενη αξία η οποία για να διασαφηνιστεί θα χρειαστεί την κατάλληλη υποστήριξη και προώθηση. Με την τοποθέτηση αυτή του κ. Χαραλάμπους συμφώνησε και η κ. Αϋφαντοπούλου η οποία τόνισε πως σε τέτοιου είδους προγράμματα η προσοχή στέφεται στα μεγάλα έργα υποδομών όπως για παράδειγμα στην κατασκευή δρόμων που θεωρείται έργο κοινώς αποδεκτό, τονίζοντας όμως πως σε εποχές οικονομικής κρίσης πρέπει να διαμορφωθούν και οι αντίστοιχες ροές που θα κάνουν τα έργα αυτά πιο αποδοτικά. Συνέχισε με την ερώτηση αν είναι εφικτό το έργο Easytrip να πραγματοποιηθεί. Στην ερώτηση αυτή απάντησε ο εκπρόσωπος της ΤΡΑΙΝΟΣΕ κ. Κατσαρός υποστηρίζοντας πως το έργο μπορεί να υλοποιηθεί αλλά το δύσκολο κομμάτι είναι η μετέπειτα συντήρησή του. Η κ. Αϋφαντοπούλου απάντησε πως η συντήρηση θα είναι εύκολη αν και εφόσον οι συμμετέχοντες στο έργο καταφέρουν να εκπονήσουν τα επιχειρηματικά σχέδια και πιάσουν τους στόχους που θα έχουν τεθεί, τονίζοντας σε αυτό το σημείο ότι καθοριστικός θα είναι και ο ρόλος των σιδηροδρόμων. Ακολούθησε η παρουσίαση του τεχνικού μέρους του πρώτου πακέτου εργασίας από τη Δρ. Μ. Μορφουλάκη, ενώ το οικονομικό μέρος παρουσιάστηκε από την κ. Π. Λογιωτάτου υπεύθυνη της οικονομικής διαχείρισης του έργου. Σε ότι αφορά στο τεχνικό μέρος η κ. Μορφουλάκη τόνισε τους βασικούς στόχους του πρώτου πακέτου εργασίας και έθεσε τις ευθύνες που έχει ο επικεφαλής εταίρος, συμπεριλαμβάνοντας μεταξύ άλλων την επίβλεψη όλων των συναντήσεων των εταίρων, τη συνεχή συνεργασία με τη Διαχειριστική Αρχή, την εκπόνηση ελέγχων των παραδοτέων του έργου, τη διασφάλιση καλής συνεργασίας μεταξύ των εταίρων, τον έλεγχο προόδου και την εξεύρεση λύσεων σε τυχόν προβλήματα που θα παρουσιαστούν καθ όλη τη διάρκεια του έργου. Σε ότι αφορά στο οικονομικό κομμάτι, η κ. Λογιοτάτου ζήτησε από τους εταίρους να είναι συνεπείς στις προθεσμίες υποβολής των ελέγχων προόδου και των δαπανών και τόνισε πως τα παραστατικά δαπανών σε καμία περίπτωση δεν προωθούνται στον επικεφαλής εταίρο. Τέλος αναφέρθηκε και στα επίσημα έγγραφα που πρέπει να συλλέγονται από τους εταίρους ώστε να είναι οικονομικά εφικτή η εφαρμογή του έργου.

Στο σημείο αυτό ετέθησαν κάποιες ερωτήσεις από τους εταίρους και πιο συγκεκριμένα: Η εκπρόσωπος του Δήμου Καβάλας κ. Χατζηβαρύτη αναφέρθηκε στο ότι οι Δήμοι δεν έχουν συγκεκριμένο προσωπικό αλλά δημιουργούν μια ομάδα έργου την οποία και υπογράφει ο Δήμαρχος. Η ερώτηση αφορούσε στο αν θα έπρεπε να συμπληρωθούν μηδενικά φύλλα κατανομής χρόνου (timesheets). Η κ. Λογιοτάτου πήρε το λόγο και συμβούλεψε ότι θα είναι καλύτερο για κάθε Δήμο να ορίσει επίσημα την ομάδα έργου. Η εκπρόσωπος του Krumovgrad, κα Μ. Hristozova, ρώτησε εάν θα πρέπει να ανοιχτεί ξεχωριστός λογαριασμός για το Easytrip καθώς ήδη στο Krumovgrad υλοποιείται έργο που αφορά στην 1 η πρόσκληση και σύμφωνα με τη Βουλγάρικη νομοθεσία δεν επιτρέπεται να έχουν δύο διαφορετικούς λογαριασμούς. Πάνω σε αυτό το ζήτημα που δημιουργήθηκε ο κ. Χαραλάμπους απάντησε πως πρέπει να υπάρχει ξεχωριστός λογαριασμός και τη διαβεβαίωσε πως θα εξετάσουν το θέμα ώστε να βρεθεί λύση. Η δεύτερη τοποθέτηση της εκπροσώπου του Krumovgrad ήταν σχετικά με το ότι από την 1 η πρόσκληση δεν έχουν λάβει την προκαταβολή της εθνικής συμμετοχής, κάτι που απεύχονται να συμβεί και στην περίπτωση του Easytrip καθώς χωρίς τα απαραίτητα κονδύλια θα είναι εξαιρετικά δύσκολο να μπορέσουν να προχωρήσουν στην υλοποίηση των απαιτούμενων ενεργειών. Την απάντηση έδωσε ο κ. Χαραλάμπους ο οποίος διευκρίνισε πως το πρόβλημα αυτό οφειλόταν στο ότι για τη μεταφορά χρημάτων, στο έργο της 1 ης πρόσκλησης υπεύθυνοι ήταν οι ελληνικοί Δήμοι ενώ στο έργο αυτό τα χρήματα θα αποστέλλονται απευθείας από τον επικεφαλής εταίρο που είναι το ΙΜΕΤ. Η κ. Αϋφαντοπούλου μάλιστα διασαφήνισε πως τα χρήματα θα σταλθούν στους εταίρους σε δύο με τρεις ημέρες αφότου κατατεθούν στο ΕΚΕΤΑ. Μέρος Δεύτερο: Παρουσίαση δεύτερου, τρίτου και τέταρτου πακέτου εργασίας (ΠΕ2, ΠΕ3,ΠΕ4), επίδειξη της ηλεκτρονικής πλατφόρμας του κέντρου αστικής κινητικότητας Θεσσαλονίκης Το δεύτερο μέρος της συνάντησης άνοιξε η κ. Χρυσοστόμου, Πολιτικός Μηχανικός- Συγκοινωνιολόγος-Επιστημονική Συνεργάτης του ΙΜΕΤ, η οποία και παρουσίασε το δεύτερο πακέτο εργασίας που αφορούσε στις ενέργειες δημοσιότητας που πρέπει να πραγματοποιηθούν από όλους τους εταίρους, προκειμένου να εξασφαλιστεί η όσο το δυνατόν καλύτερη διάχυση των αποτελεσμάτων του έργου. Οι ενέργειες αυτές αφορούν στη δημιουργία ιστοσελίδας του έργου όπου θα παρέχονται πληροφορίες προόδου του έργου και διαφημιστικό υλικό, στη δημιουργία διαφημιστικών φυλλαδίων και εξαμηνιαίων ενημερωτικών δελτίων, τη δημιουργία ραδιοφωνικού και τηλεοπτικού σποτ αλλά και τη διοργάνωση των συναντήσεων του έργου μεταξύ των εταίρων καθώς και τη διοργάνωση του τελικού συνεδρίου. Στην παρουσίαση

επισημάνθηκε ο ρόλος και τα καθήκοντα του κάθε εταίρου και διευκρινίστηκε ο ρόλος της ΤΡΑΙΝΟΣΕ. Σύμφωνα με τον εκπρόσωπό της κ. Κατσαρό, η ΤΡΑΙΝΟΣΕ προχωρά σε υπηρεσίες που θα υποστηρίζουν συνδυασμένες μεταφορές και οι οποίες θα ξεκινήσουν να λειτουργούν στη Θεσσαλονίκη λίγες μέρες μετά από αυτή τη συνάντηση. Ακολούθησε η παρουσίαση του τρίτου πακέτου εργασίας από τον Δρ. Ε. Μητσάκη που αφορά στην εκπόνηση μελέτης ανάλυσης αναγκών χρηστών και στην ανάπτυξη των ηλεκτρονικών υπηρεσίών που θα παρέχει το σύστημα που θα αναπτυχθεί. Η μελέτη ανάλυσης αναγκών χρηστών θα πραγματοποιηθεί μέσω εστιασμένων ερευνών ερωτηματολογίων προκειμένου να γίνει μια πλήρης καταγραφή όλων των αναγκών των μετακινουμένων που δημιουργούνται πριν και κατά τη διάρκεια του ταξιδιού τους. Η έρευνα θα περιλαμβάνει τρία είδη ερωτηματολογίων ανάλογα με το πληθυσμιακό δείγμα στο οποίο θα διεξαχθεί. Συγκεκριμένα, θα πραγματοποιηθεί έρευνα σε πολίτες μετακινούμενους μεταξύ των δύο χωρών, σε φορείς πόλεων που συμμετέχουν στο έργο (μεταφορικές, τουριστικές εταιρείες, διαφημιστικές εταιρείες κ.α.) και τέλος σε χρήστες του σιδηροδρομικού δικτύου. Έτσι θα συλλεχθούν πολύτιμες πληροφορίες σχετικές με τις μετακινήσεις που πραγματοποιούνται ανάμεσα στην Ελλάδα και τη Βουλγαρία οι οποίες θα οδηγήσουν σε συμπεράσματα βάσει των οποίων θα δημιουργηθούν οι υπηρεσίες της πλατφόρμας και θα διασφαλιστεί η μετέπειτα λειτουργία του συστήματος. Σχετικά με την ΤΡΑΙΝΟΣΕ o κ. Κατσαρός επεσήμανε πως ως εταιρεία παροχής υπηρεσιών μεταφοράς στοχεύει σε περιοχές παρέμβασης να υπάρχουν θεματικά τρένα δηλαδή τρένα που να εκτελούν δρομολόγια που να εξυπηρετούν πολύ συγκεκριμένους σκοπούς (π.χ. εκδρομές μαθητών από Ελλάδα προς Βουλγαρία και αντίστροφα, χαμηλές τιμές και εκπτώσεις, εκδρομές για σκι στη Βουλγαρία, θερινές διακοπές στην Ελλάδα κλπ.). Πρόσθεσε πως αναμένεται η επαναλειτουργία του δρομολογίου Θεσσαλονίκη-Σόφια και πως τα ερωτηματολόγια θα συνταχθούν σε πλήρη συνεργασία με τη Βουλγάρικη σιδηροδρομική εταιρεία PTZ. Σημαντική ήταν στο σημείο αυτό η παρέμβαση της κ. Αϋφαντοπούλου που δήλωσε πως οι παρουσιάσεις των πακέτων εργασίας έχουν γίνει κατά τέτοιο τρόπο που ο κάθε εταίρος να γνωρίζει ποιες ακριβώς είναι οι αρμοδιότητές του. Τόνισε πως οι ημερομηνίες είναι εφικτές και πρέπει να τηρηθούν. Σε περίπτωση που κάποιος από τους εταίρους δε θα μπορέσει να είναι συνεπής εντός των χρονικών ορίων θα πρέπει να ενημερώσει τον επικεφαλής εταίρο εντός της επόμενης εβδομάδας. Συμφωνώντας ο κ. Μητσάκης εστίασε και στην ανάγκη ολοκλήρωσης των διαγωνισμών, ώστε να αγοραστεί ο απαραίτητος εξοπλισμός από τους Δήμους που θα επηρεάσει την πιλοτική επίδειξη του έργου. Ακολούθησε η παρουσίαση του κ. Τσάκη από το Ινστιτούτο Τεχνικής Χημικών Διεργασιών, ο οποίος έκανε μια σύντομη παρουσίαση του Ινστιτούτου και αποσαφήνισε τη συμβολή του στο έργο Easytrip. Διευκρίνισε, πως θα πραγματοποιηθούν μετρήσεις σωματιδίων σε συγκεκριμένα σημεία της Ελλάδας και

της Βουλγαρίας όπου συγκεντρώνονται πλήθος δραστηριοτήτων. Έτσι για την Ελλάδα οι μετρήσεις πιθανά να πραγματοποιηθούν κατά τους θερινούς μήνες σε περιοχές όπως το λιμάνι της Καβάλας και η ευρύτερη περιοχή της Χαλκιδικής και στη Βουλγαρία αντίστοιχα κατά τους χειμερινούς μήνες στο Bansko. Στο σημείο αυτό η Κ. Αϋφαντοπούλου τόνισε πως θα πρέπει να δοθεί σημαντική διάσταση στο ποιοτικό προφίλ των πόλεων που συμμετέχουν στο έργο και να ευαισθητοποιήσουν τις Δημοτικές Αρχές ώστε αυτές να δώσουν την πρέπουσα σημασία. Ακολούθησε ο κ. Βασιλαντωνάκης από το ΙΜΕΤ ο οποίος παρουσίασε το Σύστημα Αστικής Κινητικότητας Θεσσαλονίκης που αναπτύχθηκε από το ΙΜΕΤ. Η κ. Αϋφαντοπούλου επεσήμανε πως το σύστημα δίνει πληροφόρηση σε πραγματικό χρόνο, κάνει εκτίμηση κυκλοφορίας για την επόμενη ώρα και τρέχει περιβαλλοντικό μοντέλο για διασπορά ρύπων. Άρα η λογική ηλεκτρονικών υπηρεσιών του Easytrip είναι κοινή και επιπλέον θα υπάρχει η δυνατότητα πληροφόρησης μέσω κινητής τηλεφωνίας. Στη συνέχεια ο κ. Ιορδανόπουλος, Πολιτικός Μηχανικός-Συγκοινωνιολόγος- Επιστημονικός Συνεργάτης του ΙΜΕΤ, έκανε παρουσίαση του τέταρτου πακέτου εργασίας που αφορά στην πιλοτική εφαρμογή του έργου. Το πακέτο αυτό σε πρώτη φάση περιλαμβάνει τη δοκιμή του συστήματος ώστε να διασφαλιστεί η λειτουργικότητα και αποδοτικότητά του και σε δεύτερη φάση την αξιολόγηση του συστήματος από τους χρήστες του. Η αξιολόγηση θα πραγματοποιηθεί μέσω ερωτηματολογίων που θα κληθούν να απαντήσουν πολίτες αλλά και επιχειρήσεις που θα έχουν προηγουμένως συμμετάσχει στην έρευνα ερωτηματολογίου αναγκών χρηστών που θα πραγματοποιήσουν οι εταίροι του έργου. Το πέμπτο πακέτο εργασίας παρουσιάστηκε από την κ. Αϋφαντοπούλου όπου δόθηκε έμφαση στο πόσο σημαντικές είναι οι ενέργειες που πρέπει να γίνουν από όλους τους εταίρους του έργου ώστε να αυτό να καταστεί βιώσιμο. Η λειτουργικότητα και αποδοτικότητα του συστήματος που θα αναπτυχθεί θα εξαρτηθεί σε μεγάλο βαθμό από την εκπόνηση των επιχειρηματικών σχεδίων αλλά και των συνεργασιών που θα επιτευχθούν μεταξύ τοπικών και εθνικών φορέων αλλά και εκπροσώπων του επιχειρηματικού τομέα. Όλα αυτά θα δώσουν τη δυνατότητα ανάπτυξης στις κρίσιμες μάζες των τοπικών κοινωνιών και ακολούθως θα συνδράμουν σε περαιτέρω οικονομική ενδυνάμωσή τους. Στη συνέχεια ζητήθηκε από την κ. Μορφουλάκη μία σύντομη ενημέρωση από τους εκπροσώπους του κάθε εταίρου σχετικά με την πορεία των διαγωνισμών. Ο Δήμος Bansko που θα πρέπει μέχρι την 1 η Ιουνίου να έχει υπογράψει συμβόλαιο με τον ανάδοχο της έρευνας αναγκών χρηστών που θα διεξαχθεί στην ευρύτερη περιοχή του Bansko, δήλωσε πως δυστυχώς οι διαδικασίες δεν έχουν προχωρήσει καθώς θα

πρέπει να προηγηθεί συνάντηση με το Δήμαρχό τους και στη συνέχεια να ενημερώσουν. Στην ερώτηση της κ. Αϋφαντοπούλου σχετικά με το χρονικό διάστημα που χρειάζονται προκειμένου να έχουν ανάδοχο η εκπρόσωπος του Δήμου Bansko απάντησε περίπου ένα με ενάμισι μήνα. Για το ΙΤΧΗΔ η κ. Παπαϊωάννου απάντησε πως είναι έτοιμοι καθώς ο εξοπλισμός που έπρεπε να αγοραστεί αφορούσε σε ένα μικρό ποσό της τάξεως των 7.000 οπότε και δεν πραγματοποιήθηκε διαγωνισμός. Όσον αφορά στο Δήμο Θεσσαλονίκης ο οποίος θα πρέπει μέχρι την 1 η Ιουνίου να υπογράψει την παραγωγή και προώθηση ενός τηλεοπτικού σποτ και την έρευνα αποδοχής χρηστών του ηλεκτρονικού συστήματος που θα αναπτυχθεί στα πλαίσια του Easytrip, ο κ. Χριστοδούλου δήλωσε πως μέχρι και την 1 η Ιουνίου θα γνωρίζουν ποιος θα είναι ο ανάδοχος του τηλεοπτικού σποτ αλλά περαιτέρω πληροφορίες θα δοθούν από τη συνάδελφο που απουσιάζει. Στην ερώτηση της κ. Αϋφαντοπούλου για το ποιος αναλαμβάνει τις προκηρύξεις ο κ. Χριστοδούλου απάντησε πως δε γνωρίζει καθώς ενημερώθηκε την τελευταία στιγμή. Για το Δήμο Καβάλας σχετικά με το workshop, την προώθηση και την έρευνα αναγκών χρηστών η κ. Χατζηβαρύτη δήλωσε πως γενικά δεν έχουν κάνει καμία ενέργεια καθώς θα προχωρήσουν μάλλον σε απ ευθείας ανάθεση. Πρόσθεσε πως υπάρχει δισταγμός από την πλευρά της αγοράς να αναλάβει κάποια από τις δράσεις και ότι υπάρχει πρόβλημα στο να αναρτήσουν τους διαγωνισμούς λόγω των εκλογών. Η κ. Αϋφαντοπούλου τοποθετήθηκε πάνω στο θέμα της διστακτικότητας και είπε πως σε περίπτωση που δεν υπάρχει διαθέσιμο δυναμικό μπορούν να απευθυνθούν στο ΙΜΕΤ που γνωρίζει τους αρμόδιους για να αναλάβουν την διεκπεραίωση τέτοιων ζητημάτων. Ο Δήμος Σερρών σχετικά με τις δράσεις προώθησης και την έρευνα αναγκών χρηστών, απάντησε πως έχουν ξεκινήσεις όλες τις διαδικασίες και πως είναι σε φάση ολοκλήρωσης της προκήρυξης των μελετών και ότι ως προς τις απαιτούμενες ημερομηνίες δε θα υπάρξει πρόβλημα. Για το Δήμο Θέρμης που έχει αναλάβει το ραδιοφωνικό σποτ ο εκπρόσωπος δήλωσε πως ο διαγωνισμός έχει αναρτηθεί και πως αναμένεται σύντομα να ολοκληρωθεί. Όσο ν αφορά στην ΤΡΑΙΝΟΣΕ ο κ. Κατσαρός επεσήμανε πως ο διαγωνισμός για το σύνολο των δράσεων έχει αναρτηθεί οπότε και θα έχει ολοκληρωθεί εντός των απαιτούμενων χρονικών ορίων. Επιπλέον τόνισε πως η ΤΡΑΙΝΟΣΕ ξεκίνησε με τη συγγραφή του ερωτηματολογίου αναγκών χρηστών και πως θα έρθει σε επαφή με το ΙΜΕΤ προκειμένου να καταλήξουν από κοινού. Ο Δήμος Krumovgrad αφού ευχαρίστησε τον επικεφαλής εταίρο για τις προδιαγραφές που τους παρείχε, απάντησε πως δε θα χρειαστούν περισσότερο χρόνο

και ότι μέχρι την 1 η Ιουνίου θα έχουν υπογράψει τους διαγωνισμούς που αφορούν στις δράσεις δημοσιότητας και στην έρευνα αναγκών χρηστών. Στο σημείο αυτό παρενέβη ο κ. Κατσαρός της ΤΡΑΙΝΟΣΕ ο οποίος θέλησε να διευκρινίσει αν τα ερωτηματολόγια που θα συνταχθούν και θα αφορούν την έρευνα αναγκών χρηστών που θα πραγματοποιηθεί στους συνοριακούς σταθμούς θα υπάρχουν ερωτήσεις σχετικά με την μετακίνηση με σιδηρόδρομο ή αν θα πρέπει η ΤΡΑΙΝΟΣΕ να αναλάβει κάποια άλλη αντίστοιχη έρευνα στους σταθμούς αυτούς. Η απάντηση της κ. Μορφουλάκη ήταν πως ερωτήματα σχετικά με σιδηρόδρομο θα ενταχθούν στην έρευνα ερωτηματολογίου αναγκών χρηστών στα σύνορα και δεν υπάρχει επομένως τέτοιου είδους ανάγκη. Με αφορμή τα παραπάνω η κ. Αϋφαντοπούλου ζήτησε από την ΤΡΑΙΝΟΣΕ να αναλάβει να κάνει έρευνα στο τελευταίο σταθμό της Βουλγαρίας. Σε ότι αφορά στα προβλήματα που μπορεί να δημιουργηθούν κατά τη φάση επιλογής των εταιρειών που θα συμμετέχουν στην έρευνα αναγκών χρηστών (π.χ. μπορεί να μην υπάρχουν τριακόσιες επιχειρήσεις που να εμπλέκονται στις υπηρεσίες του Easytrip), η κ. Αϋφαντοπούλου τόνισε πως είναι κατά κύριο λόγο ευθύνη του επικεφαλής εταίρου να εκτιμήσει αν υπάρχει πρόβλημα με τη δειγματοληψία. Σε περίπτωση προβλήματος μπορεί η έρευνα να επεκταθεί και σε διπλανή περιοχή ή η έρευνα αναγκών χρηστών να γίνει σε μικρότερο δείγμα και αντίστοιχα να μεγαλώσει το δείγμα της έρευνας αποδοχής χρηστών. Ο Δήμος Bansko ρώτησε ποιο θα είναι το περιεχόμενο του ερωτηματολογίου και η κ. Αϋφαντοπούλου της απάντησε πως μπορεί να υπάρξει συνεργασία με το ΙΜΕΤ σε ότι αφορά τη συγγραφή του, αλλά θα πρέπει και ο κάθε Δήμος να έχει διαφορετικές ερωτήσεις ώστε με αυτόν τον τρόπο να μπορέσει να συγκεντρώσει το απαραίτητο υλικό πάνω στο οποίο θα βασίσει και το επιχειρηματικό σχέδιο που θα αναπτύξει στην πορεία του έργου ώστε να μπορέσει να το καταστήσει βιώσιμο. Οδηγίες και κατευθύνσεις για τη σύνταξη του ερωτηματολογίου θα δοθούν από τον επικεφαλής εταίρο προς όλους τους εταίρους που θα πρέπει να διεξάγουν έρευνα ερωτηματολογίου, αλλά θα πρέπει να υπάρχει κι ένα τμήμα εξειδικευμένων ερωτήσεων για κάθε εταίρο. Τελειώνοντας η κ. Αϋφαντοπούλου ζήτησε από τους Δήμους να στείλουν υλικό όπως τοπικές πρωτοβουλίες, δηλώσεις Δημάρχων κλπ., προκειμένου να συγκεντρωθεί το απαραίτητο υλικό για την έκδοση του πρώτου εξαμηνιαίου ενημερωτικού φυλλαδίου (newsletter). Η εναρκτήρια συνάντηση τελείωσε με τη δήλωση της εκπροσώπου του Δήμου Καβάλας κας Χατζηβαρύτη, η οποία ενημέρωσε για τη συνέντευξη τύπου που θα διοργανώσει ο Δήμος Καβάλας για την παρουσίαση και προώθηση του έργου Easytrip σε φορείς της Καβάλας μέσα στον Απρίλιο.

Draft Agenda Friday, April 6 th, 2012 Παράρτημα I: Πρόγραμμα Συνάντησης 9:00 Registration and Welcome coffee 9:30 Opening of the meeting and welcome Introduction of the partners Aims of the meeting Approval of the agenda 10:00 Expectations from the JTS Procedures Questions and discussion 10:30 Project overview Goals and aims of EasyTrip Structure of the project Timeplan - Gantt Deliverables Key milestones 11:00 WP 1: Management and Coordination Management procedures Reporting Budget and resources Payments Questions and discussion 11:15 WP2: Information and Publicity WP overview Website Dissemination material Regional workshops Final conference Allocation of work and resources Questions and discussion 11:30 Coffee break CERTH/HIT, All JTS CERTH/HIT EasyTrip Financial Manager & EasyTrip Technical Manager CERTH/HIT, TRAINOSE

12:00 WP3: Users mobilization and services specification CERTH/HIT, TRAINOSE, Objectives CERTH/CPERI Approach Actions Timing & Deliverables Allocation of work and resources Environmental measurements Urban Mobility relevant services Questions and discussion 12:15 WP4: Pilot testing CERTH/HIT, TRAINOSE Objectives Approach Actions Timing & Deliverables Allocation of work and resources Questions and discussion 12:30 WP5: Users community building measures CERTH/HIT, TRAINOSE and services expansion Objectives Approach Actions Timing & Deliverables Allocation of work and resources Questions and discussion 12:45 Summary of work plan and discussions All 13:00 Light Lunch 13:45 Short term actions Next steps All 15:00 Kick-off meeting closure 15:15 1 hour Tour to HIT infrastructures/simulators CERTH/HIT, All 17:00: Meal by the sea (Restaurant Batis, N. Krini, Kalamaria, Thessaloniki)

Παράρτημα II: Λίστα Συμμετεχόντων