Περιεχόμενα Κεφάλαιο 1 Εισαγωγή στην Access...9 Γνωριμία με την Access... 12 Δημιουργία βάσης δεδομένων... 18 Άνοιγμα και κλείσιμο βάσης δεδομένων... 21 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης... 22 Πρακτική εξάσκηση... 23 Κεφάλαιο 2 Χειρισμός πινάκων... 25 Λίγα λόγια για τους πίνακες... 25 Δημιουργία πινάκων... 27 Τροποποίηση σχεδίασης πινάκων... 35 Σχέσεις... 40 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης... 54 Πρακτική εξάσκηση... 55
6 Το μικρό βιβλίο για την ελληνική Access 2003 Κεφάλαιο 3 Εργασία σε φύλλα δεδομένων... 57 Άνοιγμα πίνακα σε προβολή Φύλλου Δεδομένων... 57 Μορφοποίηση και εκτύπωση του φύλλου δεδομένων... 64 Εργασία με δευτερεύοντα φύλλα δεδομένων... 70 Χειρισμός δεδομένων... 72 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης... 82 Πρακτική εξάσκηση... 83 Κεφάλαιο 4 Ερωτήματα... 85 Δημιουργία ερωτήματος... 87 Προσθήκη κριτηρίων... 92 Εκτέλεση ερωτήματος... 101 Ερωτήματα ενεργειών... 104 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης... 105 Πρακτική εξάσκηση... 107 Κεφάλαιο 5 Φόρμες και σελίδες προσπέλασης δεδομένων... 109 Δημιουργία φόρμας... 111 Προσαρμογή φόρμας... 117 Δημιουργία σελίδας προσπέλασης δεδομένων... 125 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης... 132 Πρακτική εξάσκηση... 133
Περιεχόμενα 7 Κεφάλαιο 6 Εκθέσεις... 135 Δημιουργία εκθέσεων... 136 Προσαρμογή έκθεσης... 147 Αποθήκευση έκθεσης... 152 Εμφάνιση και εκτύπωση εκθέσεων... 152 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης... 154 Πρακτική εξάσκηση... 155 Παράρτημα Τεχνικές της Access και Βοήθεια... 157 Εκκίνηση της Microsoft Access 2003... 158 Άνοιγμα αποθηκευμένου εγγράφου... 159 Δημιουργία και αποθήκευση βάσης δεδομένων... 161 Έξοδος από την Access... 162 Αναίρεση ενεργειών... 163 Γραμμές εργαλείων... 164 Διαμόρφωση των μενού... 167 Μενού συντόμευσης... 169 Αντιγραφή και επικόλληση... 170 Το σύστημα Βοήθειας... 173 Ο Βοηθός του Office... 178 Πλαίσιο ερώτησης... 180 Άλλες βοηθητικές λειτουργίες... 180 Ερωτήσεις ανακεφαλαίωσης... 181 Πρακτική εξάσκηση... 182 Ευρετήριο...183
Κεφάλαιο 1 Εισαγωγή στην Access Η Microsoft Access είναι το πρόγραμμα χειρισμού βάσεων δεδομένων (databases) στην ομάδα προγραμμάτων του Microsoft Office δηλαδή, ένα πρόγραμμα που παρέχει εξειδικευμένες λειτουργίες για την αποθήκευση, το χειρισμό, και την ανάλυση μεγάλων ποσοτήτων με δεδομένα, τα οποία είναι αποθηκευμένα σε πίνακες. Ίσως αναρωτιέστε γιατί πρέπει να χρησιμοποιεί κανείς την Access για το χειρισμό των δεδομένων του, τη στιγμή που μπορεί να χρησιμοποιήσει είτε το Word είτε το Excel, τα οποία παρέχουν τη δυνατότητα δημιουργίας πινάκων (και με τα οποία είναι, πιθανότατα, πιο εξοικειωμένος) για την ίδια δουλειά; Για να κατανοήσετε το λόγο ύπαρξης της Access, αλλά και να αποφασίσετε αν χρειάζεται να καταφύγετε σε αυτή, θα πρέπει να αντιληφθείτε τη σημαντική διαφορά που υπάρχει μεταξύ των πινάκων της Access και των πινάκων που μπορείτε να δημιουργήσετε σε όλα τα υπόλοιπα, μη εξειδικευμένα, προγράμματα. Για να το δούμε αυτό μέσα από ένα παράδειγμα, φανταστείτε έ- ναν πίνακα καταγραφής πωλήσεων που είναι αποθηκευμένος στο Excel, ό- πως αυτός που φαίνεται στην επόμενη εικόνα:
10 Το μικρό βιβλίο για την ελληνική Access 2003 Αν προσπαθήσει κανείς να καταγράψει τις πωλήσεις σε έναν τέτοιο πίνακα, θα συναντήσει τα παρακάτω προβλήματα: Υπάρχει περιορισμός ως προς το πλήθος των πωλήσεων. Το Excel διαθέτει μέχρι 65536 γραμμές, άρα οι συνολικές πωλήσεις δεν μπορούν να υπερβαίνουν αυτόν τον αριθμό. Αντίθετα, στην Access δεν υπάρχει άλλος περιορισμός εκτός από το διαθέσιμο αποθηκευτικό χώρο στο δίσκο. Είναι πολύ δύσκολο να επιβληθούν αυστηροί περιορισμοί ως προς το είδος των πληροφοριών που καταχωρίζετε σε κάθε πεδίο του πίνακα (ειδικά, μάλιστα, αν προσπαθήσετε να καταχωρίσετε αυτά τα στοιχεία σε έ- ναν πίνακα του Word). Το κυριότερο πρόβλημα είναι ότι υπάρχει επανάληψη πληροφοριών από γραμμή σε γραμμή. Για παράδειγμα, σε κάθε πώληση θα πρέπει να επαναλαμβάνετε το όνομα και τον κωδικό του πελάτη, καθώς και την περιγραφή και τον κωδικό του προϊόντος. Αυτό προκαλεί απώλεια χώρου στο δίσκο και επιπλέον αυξάνει την πιθανότητα σφάλματος πληκτρολόγησης κατά την καταχώριση των στοιχείων. Αυτοί οι πίνακες, λόγω της δομής τους, ονομάζονται επίπεδες βάσεις δεδομένων (flat databases). Η Access, από την άλλη, παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας σχεσιακών βάσεων δεδομένων (relational databases), όπως αυτή που φαίνεται στην επόμενη εικόνα.
Κεφάλαιο 1: Εισαγωγή στην Access 11 Σε μια τέτοια βάση δεδομένων δε χρειάζεται να καταχωρίζετε ξανά και ξανά τις επαναλαμβανόμενες πληροφορίες. Για παράδειγμα, αρκεί απλώς να καταχωρίσετε για την πώληση ένα μοναδικό κωδικό του πελάτη (όπως τον ΑΦΜ του) και η Access θα πάρει αυτόματα όλες τις υπόλοιπες πληροφορίες από τον αντίστοιχο πίνακα με τους πελάτες. Αυτό βελτιώνει κατά πολύ και την εξοικονόμηση χώρου κατά την αποθήκευση, αλλά και την αποφυγή λαθών κατά την καταχώριση των στοιχείων. Έτσι, μπορούμε να πούμε ότι καταφεύγετε στην Access όταν θέλετε: να αποφύγετε την επανάληψη πληροφοριών κατά την καταχώριση των δεδομένων σας, να μπορείτε να καταχωρίζετε μεγάλο πλήθος δεδομένων, να επιβάλετε ισχυρούς περιορισμούς ως προς το είδος των δεδομένων που θα καταχωρίζετε.
12 Το μικρό βιβλίο για την ελληνική Access 2003 Γνωριμία με την Access Όπως συμβαίνει και με όλα τα υπόλοιπα προγράμματα του Microsoft Office, μπορείτε να ξεκινήσετε την Access με πολλούς διαφορετικούς τρόπους: Μπορείτε να επιλέξετε τη διαταγή έναρξη Όλα τα προγράμματα Microsoft Office Microsoft Office Access 2003. Η διαταγή αυτή εμφανίζει το παράθυρο της Access χωρίς να ανοίξει κάποια βάση δεδομένων. Μπορείτε να διπλοπατήσετε (ή απλώς να πατήσετε, ανάλογα με τις ρυθμίσεις του συστήματός σας) στο εικονίδιο ενός αρχείου βάσης δεδομένων της Access, στην Εξερεύνηση των Windows ή σε ένα παράθυρο φακέλου. Με τον τρόπο αυτόν θα ξεκινήσει η Access και θα ανοίξει ταυτόχρονα την αντίστοιχη βάση δεδομένων. Σε όλες τις περιπτώσεις θα εμφανιστεί στην οθόνη σας το παράθυρο της Microsoft Access. Εκτός από τα τυπικά χαρακτηριστικά αυτού του παραθύρου, όπως είναι η γραμμή μενού και η γραμμή εργαλείων, υπάρχουν χειριστήρια Παράθυρο Βάσης δεδομένων Λίστα αντικειμένων Κουμπιά επιλογής τύπου αντικειμένων Κουμπιά χειρισμού ή δημιουργίας αντικειμένων Εικόνα 1.1 Το παράθυρο της Access.
Κεφάλαιο 1: Εισαγωγή στην Access 13 τα οποία σας επιτρέπουν να δείτε και να χειριστείτε όλα τα αντικείμενα της βάσης δεδομένων σας. Τα χειριστήρια αυτά βρίσκονται σε ένα αυτόνομο παράθυρο, που ονομάζεται παράθυρο Βάσης δεδομένων. Όπως βλέπετε και στην προηγούμενη εικόνα, ένα αρχείο βάσης δεδομένων της Access περιέχει πολλά διαφορετικά είδη αντικειμένων, ομαδοποιημένα κατά κατηγορίες (τύπους) αντικειμένων. Οι κατηγορίες αυτές είναι οι εξής: Πίνακες Οι πίνακες (tables) είναι τα σημαντικότερα δομικά στοιχεία μιας βάσης δεδομένων. Στην πραγματικότητα, όλα τα δεδομένα που υ- πάρχουν μέσα στη βάση δεδομένων είναι καταχωρισμένα σε κάποιον πίνακα επειδή μόνο στους πίνακες μπορούν να αποθηκευτούν δεδομένα. Όλα τα υπόλοιπα αντικείμενα της βάσης δεδομένων αναφέρονται, έμμεσα ή άμεσα, στους πίνακες για να αντλήσουν από αυτούς δεδομένα. Έτσι, είναι θεμελιώδες να καταστρώσετε σωστά τη διαμόρφωση των πινάκων σας, αφού είναι ο αποθηκευτικός σας χώρος. Για να εμφανίσετε τους πίνακές σας, πατήστε στο κουμπί Πίνακες του παραθύρου Βάσης δεδομένων. Ερωτήματα Τα ερωτήματα (queries) παίρνουν τα δεδομένα από τους πίνακες και τα αναλύουν, τα συγκρίνουν, ή τα παρουσιάζουν με διαφορετικούς τρόπους. Με άλλα λόγια, τα ερωτήματα εκτελούν καθήκοντα "αποθηκάριου" στη βάση δεδομένων αναλαμβάνουν να εντοπίσουν, μέσα στην πληθώρα δεδομένων, μόνο τα συγκεκριμένα στοιχεία που σας ενδιαφέρουν. Για να εμφανίσετε τα ερωτήματά σας, πατήστε στο κουμπί Ερωτήματα του παραθύρου Βάσης δεδομένων. Φόρμες Οι φόρμες (forms) είναι τα εργαλεία που σας βοηθούν στην καταχώριση ή τη διόρθωση των δεδομένων. Είναι το ηλεκτρονικό αντίστοιχο των έντυπων φορμών που καλούμαστε να συμπληρώσουμε στις διάφορες υπηρεσίες: παρέχουν κουτιά (πλαίσια) μέσα στα οποία θα πρέπει να καταχωριστούν, με συγκεκριμένο τρόπο και σε συγκεκριμένη θέση, τα διάφορα στοιχεία. Για να εμφανίσετε τις φόρμες σας, πατήστε στο κουμπί Φόρμες του παραθύρου Βάσης δεδομένων.
14 Το μικρό βιβλίο για την ελληνική Access 2003 Μια παραλλαγή των φορμών είναι οι σελίδες προσπέλασης (ή πρόσβασης) δεδομένων (data access pages). Η σημαντικότερη διαφορά τους από τις φόρμες είναι ότι αυτές προορίζονται για παρουσίαση των δεδομένων μέσω κάποιου δικτύου (ή μέσω του Διαδικτύου), καθώς και το ότι δεν αποθηκεύονται μαζί με τα υπόλοιπα στοιχεία της βάσης δεδομένων. Για να εμφανίσετε τις σελίδες προσπέλασης δεδομένων, πατήστε στο κουμπί Σελίδες του παραθύρου Βάσης δεδομένων. Εκθέσεις Οι εκθέσεις ή αναφορές (reports) είναι το εργαλείο εκτύπωσης των δεδομένων συλλέγουν τα δεδομένα σας από τους πίνακες (ή από τα ερωτήματα) και στη συνέχεια τα παρουσιάζουν με τέτοιον τρόπο ώστε αυτά να μπορούν να τυπωθούν σε ένα φύλλο χαρτί. Με άλλα λόγια, οι εκθέσεις είναι η υπηρεσία "παραδόσεων" της βάσης δεδομένων, αφού αναλαμβάνουν να ετοιμάσουν και να παραδώσουν τα δεδομένα στη μορφή που θέλει ο παραλήπτης. Για να εμφανίσετε τις εκθέσεις σας, πατήστε στο κουμπί Εκθέσεις του παραθύρου Βάσης δεδομένων. Μακροεντολές και Λειτουργικές μονάδες Η Access παρέχει ιδιαίτερα εξελιγμένες δυνατότητες αυτοματοποίησης και προγραμματισμού, αφού υποστηρίζει (όπως και οι υπόλοιπες εφαρμογές του Microsoft Office) τη γλώσσα προγραμματισμού Visual Basic for Applications (VBA). Στις δύο αυτές συλλογές αντικειμένων αποθηκεύονται, αντίστοιχα, τα αντικείμενα αυτοματισμού (μακροεντολές) και προγραμματισμού (λειτουργικές μονάδες) που θα δημιουργήσετε, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιηθούν κατά την εργασία σας με τη βάση δεδομένων. Χειρισμός αντικειμένων στην Access Παρόλο που, όπως είδαμε στην προηγούμενη ενότητα, μια βάση δεδομένων της Access περιέχει πολλά διαφορετικά είδη αντικειμένων, ο τρόπος χειρισμού όλων αυτών των αντικειμένων είναι παρόμοιος. Στην κορυφή του παραθύρου Βάσης δεδομένων υπάρχει μια μικρή γραμμή εργαλείων με την ο- ποία μπορείτε να εκτελείτε τις σημαντικότερες εργασίες χειρισμού των αντικειμένων, ή αλλαγής του τρόπου εμφάνισής τους στην οθόνη, όπως βλέπετε στην επόμενη εικόνα:
Κεφάλαιο 1: Εισαγωγή στην Access 15 Εικόνα 1.2 Η γραμμή εργαλείων του παραθύρου Βάσης δεδομένων περιέχει εργαλεία για το χειρισμό και την εμφάνιση αντικειμένων. Το πρώτο από τα κουμπιά αυτά, που ονομάζεται Άνοιγμα, Προεπισκόπηση, ή Εκτέλεση ανάλογα με τον επιλεγμένο τύπο αντικειμένων, παρουσιάζει το αποτέλεσμα αυτού του αντικειμένου σε ένα ξεχωριστό παράθυρο. Κάθε είδος αντικειμένου έχει διαφορετικό αποτέλεσμα για παράδειγμα, το αποτέλεσμα ενός πίνακα είναι η εμφάνιση των δεδομένων που περιέχει, το αποτέλεσμα μιας φόρμας είναι η εμφάνιση της ίδιας της φόρμας, σε εκτελούμενη κατάσταση, ενώ το αποτέλεσμα μιας έκθεσης είναι η παρουσίαση των αντίστοιχων σελίδων στην οθόνη, πριν τις στείλετε στον εκτυπωτή. Χρησιμοποιείτε το κουμπί αυτό όταν έχετε ήδη ετοιμάσει το αντίστοιχο αντικείμενο, και θέλετε απλώς να το χρησιμοποιήσετε. Το δεύτερο από τα κουμπιά, το κουμπί Σχεδίαση, σας δίνει τη δυνατότητα να αλλάξετε το σχεδιασμό του αντικειμένου, δηλαδή να τροποποιήσετε τη μορφή και τη διάταξη των πληροφοριών που θα εμφανίζονται με αυτό. Χρησιμοποιείτε αυτό το κουμπί κατά τη φάση επεξεργασίας των αντικειμένων, μέχρι να πετύχετε τα επιθυμητά αποτελέσματα. Σημείωση: Πάντως, ακόμη και μετά το άνοιγμα ενός αντικειμένου σε οποιαδήποτε από τις διαθέσιμες προβολές του, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον πτυσσόμενο κατάλογο του κουμπιού Προβολή της γραμμής εργαλείων για να αλλάξετε την προβολή του.
16 Το μικρό βιβλίο για την ελληνική Access 2003 Το τρίτο από τα κουμπιά, το κουμπί Δημιουργία, εμφανίζει ένα πλαίσιο διαλόγου το οποίο σας δείχνει τις διαθέσιμες μεθόδους για τη δημιουργία ενός αντικειμένου αυτού του τύπου. Για τα περισσότερα είδη αντικειμένων υπάρχουν διαθέσιμοι Οδηγοί δημιουργίας νέων στοιχείων, οι οποίοι σας καθοδηγούν βήμα προς βήμα σε όλες τις απαραίτητες ενέργειες. Το τέταρτο κουμπί όπως δηλώνει και το όνομά του, Διαγραφή α- πλώς καταργεί το επιλεγμένο αντικείμενο από τη βάση δεδομένων. Σε γενικές γραμμές, πρέπει να θυμάστε ότι στην Access ελάχιστες από τις ενέργειες έχουν δυνατότητα αναίρεσης, και το ίδιο συμβαίνει και με τη διαγραφή αντικειμένων. Πάντως, η Access θα σας προειδοποιήσει σχετικά. Αν όμως εκτελέσετε τη διαγραφή, δε θα υπάρχει δρόμος επιστροφής. Το ισοδύναμο αυτού του κουμπιού είναι να επιλέξετε το κατάλληλο αντικείμενο και να πατήσετε το πλήκτρο Delete. Συμβουλή: Επειδή ακριβώς η Access δεν παρέχει μεγάλες δυνατότητες αναίρεσης, όπως συμβαίνει στο Word ή το Excel, είναι απαραίτητο να διατηρείτε εφεδρικό αντίγραφο της βάσης δεδομένων σας, ειδικά μάλιστα αν πρόκειται να κάνετε κάποια δραστική αλλαγή. Φανταστείτε να διαγράψετε κατά λάθος έναν πίνακα και μετά να πρέπει να τον ξαναπληκτρολογήσετε ολόκληρο από την αρχή και οι πίνακες μπορεί να περιέχουν χιλιάδες γραμμές δεδομένων. Τα τέσσερα τελευταία κουμπιά αλλάζουν απλώς τον τρόπο προβολής των αντικειμένων μέσα στο παράθυρο της Βάσης δεδομένων, και λειτουργούν παρόμοια με τα αντίστοιχα κουμπιά που υπάρχουν στα παράθυρα φακέλων και την Εξερεύνηση των Windows. Και εδώ έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε προβολή Μικρών ή Μεγάλων εικονιδίων, προβολή Λίστας, και προβολή Λεπτομερειών. Ειδικά στην προβολή Λεπτομερειών, εμφανίζονται μαζί με τα ονόματα των στοιχείων και τα σχόλια που έχει καταχωρίσει για τα στοιχεία αυτά ο δημιουργός τους και έτσι είναι πολλές φορές ευκολότερος ο εντοπισμός του στοιχείου που ψάχνετε, όπως φαίνεται στην Εικόνα 1.3.
Κεφάλαιο 1: Εισαγωγή στην Access 17 Εικόνα 1.3 Η προβολή Λεπτομερειών σάς επιτρέπει να βλέπετε τα περιγραφικά σχόλια που έχουν καθοριστεί για τα διάφορα αντικείμενα. Επιπλέον, το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται όταν πατάτε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού σάς παρέχει μερικές πρόσθετες δυνατότητες, όπως φαίνεται στην εικόνα της επόμενης σελίδας. Με τις διαταγές αυτές μπορείτε να κάνετε τα εξής: Μετονομασία του επιλεγμένου αντικειμένου. Εναλλακτικά, μπορείτε απλώς να πατήσετε στο αντικείμενο και μετά να πατήσετε το πλήκτρο F2. Μεταφορά ή αντιγραφή του αντικειμένου. Η μέθοδος είναι η ίδια όπως σε όλες τις εφαρμογές των Windows: επιλέγετε τη διαταγή Αποκοπή ή Αντιγραφή, αντίστοιχα, ανοίγετε τη βάση δεδομένων προορισμού (η ο- ποία μπορεί να είναι είτε η ίδια βάση δεδομένων, είτε μια άλλη βάση δεδομένων σε διαφορετικό παράθυρο), και δίνετε εκεί τη διαταγή Επικόλληση. Αποθήκευση ή εξαγωγή του αντικειμένου σε άλλες μορφές αρχείου.