Outgoing and incoming e-invoices. i-docs is a member of:

Outgoing and incoming e-invoices i-docs is a member of:

Agenda Ειςαγωγή ςτην Ηλεκτρονική Τιμολόγηςη My E-invoices ενδεικτικά χαρακτηριςτικά & δυνατότητεσ επζκταςησ My E-invoices - Insights Appendix: Solution design My E-invoices Outgoing invoices My E-invoices Incoming invoices 2

Σι είναι Ηλεκηρονική Σιμολόγηζη Η αληηθαηάζηαζε ησλ παξαδνζηαθψλ ράξηηλσλ ηηκνινγίσλ κε ειεθηξνληθά πνπ πξνζθέξεη πνιιαπιά νθέιε γηα ηνπο εθδφηεο, ηνπο παξαιήπηεο θαη ηηο ειεγθηηθέο αξρέο. Πξφθεηηαη γηα paperless δηαδηθαζία: Ηιεθηξνληθή έθδνζε (ρωξίο κειάλη, ραξηί θαη εθηύπωζε) Ηιεθηξνληθή ηαρύηαηε δηαβίβαζε (ρωξίο ρξήζε ηαρπδξνκηθώλ ππεξεζηώλ) Απηνκαηνπνηεκέλε επεμεξγαζία, κε αθξίβεηα θαη νηθνλνκηθά Ηιεθηξνληθή απνζήθεπζε θαη επθνιία αλαδήηεζεο Απαιηούμενα για Ηλεκηρονική Σιμολόγηζη (ΔΛΛΑΓΑ): 1. Σπκθσλία απνδνρήο ηνπο απφ ηνλ παξαιήπηε - πειάηε 2. Τν ειεθηξνληθφ πξέπεη λα είλαη αθξηβέο αληίγξαθν κε ην ράξηηλν ηηκνιφγην 3. Η απζεληηθφηεηα ηνπ δηαζθαιίδεηαη κε ηελ ειεθηξνληθή ππνγξαθή (Διιάδα -> ΔΑΓΦΣΣ) 4. Αξρεηνζεηνχληαη ειεθηξνληθά γηα ζθνπνχο λνκηκφηεηαο 5. Γηαβηβάδνληαη ειεθηξνληθά καδί κε ηα αξρεία a.txt & b.txt 3

Νομικό Πλαίζιο ΔΤΡΩΠΗ Δλλνηνινγηθή ζεκειίσζε Ηιεθηξνληθψλ Υπνγξαθψλ -> Οδηγία 1999/93/ΔΚ Καζηέξσζε ησλ Πξνεγκέλσλ Ηιεθηξνληθψλ Υπνγξαθψλ σο κέζνπ δηαζθάιηζεο ησλ Ηιεθηξνληθψλ Τηκνινγίσλ -> Οδηγία 2001/115/ΔΚ ΔΛΛΑΓΑ Δλζσκάησζε Δπξσπατθήο λνκνζεζίαο γηα ηηο Ηιεθηξνληθέο Υπνγξαθέο -> Προεδρικό Γιάηαγμα 2001/150 Αλαγλψξηζε Ηιεθηξνληθψλ Υπνγξαθψλ γηα Ηιεθηξνληθή Τηκνιφγεζε -> Νόμος 2003/3193 Καζηέξσζε Δ.Α.Γ.Φ.Σ.Σ. (Φνξνινγηθφο Μεραληζκφο) γηα δεκηνπξγία Ηιεθηξνληθψλ Υπνγξαθψλ -> ΠΟΛ. 1049/21-03-06 4

ΠΟΛ. 1049/21-03-06... ΔΑΓΦ Η γλεζηφηεηα ηεο πξνέιεπζεο θαη ε αθεξαηφηεηα ησλ δεδνκέλσλ ηνπ πεξηερνκέλνπ ηνπ ηηκνινγίνπ πνπ εθδίδεηαη κεραλνγξαθηθά θαη δηαβηβάδεηαη κε ειεθηξνληθά κέζα, απφ ηνλ επηηεδεπκαηία ηεο παξαγξάθνπ 1 ηνπ άξζξνπ 2 ηνπ ΚΒΣ (Π.Γ. 186/1992) ή εμ νλφκαηφο ηνπ θαη γηα ινγαξηαζκφ ηνπ απφ ηα πξφζσπα πνπ νξίδνληαη απφ ηηο δηαηάμεηο ηεο παξαγξάθνπ 1 ηνπ άξζξνπ 18α ηνπ ίδηνπ Κψδηθα, γηα ηελ παξάδνζε αγαζψλ ή παξνρή ππεξεζηψλ πνπ πξαγκαηνπνηνχληαη απφ απηφλ είηε ζην εζσηεξηθφ ηεο ρψξαο είηε ζε άιια θξάηε κέιε ηεο Δπξσπατθήο Έλσζεο είηε ζε ηξίηε ρψξα θαη είλαη εγθαηεζηεκέλνη ζην εζσηεξηθφ ηεο ρψξαο, ππνρξεσηηθά δηαζθαιίδεηαη κέζσ Πξνεγκέλεο Αζθαινχο Ηιεθηξνληθήο Χεθηαθήο Σχλνςεο πνπ δεκηνπξγείηαη κέζσ ηεο ρξήζεο εγθεθξηκέλνπ κνληέινπ Δηδηθήο Αζθαινχο Γηάηαμεο Σήκαλζεο Σηνηρείσλ, φπσο πξνβιέπεηαη απφ ηηο δηαηάμεηο ησλ ΑΥΟΟ 1051082/549/0015/ ΠΟΛ 1082/2-6-2003 θαη ΑΥΟΟ 1100772/1474/0015/ΠΟΛ 1135/ 26-10-2005. Γηα ηνπο ζθνπνχο ηεο ειεθηξνληθήο δηαβίβαζεο ησλ θαηά ηα αλσηέξσ εθδηδνκέλσλ ηηκνινγίσλ, ππνρξεσηηθά απνζηέιινληαη ηα ειεθηξνληθά αξρεία ησλ δεδνκέλσλ ηνπ πεξηερνκέλνπ ηνπ ηηκνινγίνπ (αξρείν «*_a.txt») θαη ηεο ςεθηαθήο ζήκαλζεο (αξρείν «*_b.txt»). Όηαλ ηα ηηκνιφγηα ηα νπνία έρνπλ εθδνζεί κε ρεηξφγξαθν ηξφπν ή λνκίκσο ρσξίο ηε ρξήζε Δηδηθήο Αζθαινχο Γηάηαμεο Σήκαλζεο Σηνηρείσλ, απνζεθεχνληαη θαη δηαθπιάζζνληαη ζε ειεθηξνληθή κνξθή σο ζηνηρεία ηνπ Κ.Β.Σ. ή σο δηθαηνινγεηηθά εγγξαθήο, ηφηε ε γλεζηφηεηά ηνπο θαη ε αθεξαηφηεηα ησλ δεδνκέλσλ ηνπο, ππνρξεσηηθά δηαζθαιίδεηαη κέζσ Πξνεγκέλεο Αζθαινχο Ηιεθηξνληθήο Χεθηαθήο Σχλνςεο πνπ δεκηνπξγείηαη κέζσ ρξήζεο εγθεθξηκέλνπ κνληέινπ Δηδηθήο Αζθαινχο Γηάηαμεο Σήκαλζεο Σηνηρείσλ. Οη ηερληθέο ιεπηνκέξεηεο θαη νη δηαδηθαζίεο ηεο πεξίπησζεο απηήο ζα θαζνξηζζνχλ κε λεφηεξε Υπνπξγηθή Απφθαζε. 5

Προοπηική Ηλεκηρονικής Σιμολόγηζης ηην Δσρώπη απφ ηελ εθαξκνγή ηεο Ηιεθηξνληθήο Τηκνιφγεζεο πξνβιέπεηαη 1 : Σπλνιηθή κείσζε θφζηνπο (δεκφζηνο θαη ηδησηηθφο ηνκέαο) 243 δηζεθαηνκκχξηα αλά έηνο ηην Δλλάδα θάζε έηνο δηαθηλνχληαη πεξηζζφηεξα απφ 250εθ. Τηκνιφγηα αιιά Η δηείζδπζε ηεο Ηιεθηξνληθήο ηηκνιφγεζεο ζήκεξα είλαη κηθξφηεξε απφ 5% 2 6 1 European Commission Informal Task Force on e-invoicing, Final Report, 07.2007 2 Έξεπλα ELTRUN Οηθνλνκηθό Παλεπηζηήκην Αζελώλ, 11.2010

7 Ηλεκηρονικό vs Υάρηινο ηιμολόγιο

ημανηικόηερα Οθέλη Ηλ. Σιμολόγηζης Γξακαηηθή κείσζε θφζηνπο απφ ηελ δηαθνπή ρξήζεο ράξηηλσλ ηηκνινγίσλ Μειάληα θαη πιηθά εθηχπσζεο Φαξηί θαη πιηθά εκθαθέισζεο Κφζηνο απνζηνιήο (ηαρπδξνκείν, courier) Απηνκαηνπνίεζε δηαδηθαζηψλ πνπ ζπλεπάγεηαη Δμάιεηςε ιαζψλ Δμνηθνλφκεζε ρξφλνπ Άκεζε δηαβίβαζε ηηκνινγίσλ ζε αληίζεζε κε ηα παξαδνζηαθά (5-7 εκέξεο) : Ταρχηεξε ελεκέξσζε νθεηιψλ πξνο ηνπο παξαιήπηεο Βειηίσζε cash flow Βειηίσζε εμππεξέηεζεο πειαηψλ Ηιεθηξνληθή Αξρεηνζέηεζε Βειηίσζε εζσηεξηθψλ δηαδηθαζηψλ θαη εμνηθνλφκεζε ρξφλνπ Απνηειεζκαηηθφηεξε δηεμαγσγή ειέγρσλ Πξνζηαζία πεξηβάιινληνο θαη βειηίσζε ηεο επηρεηξεκαηηθήο εηθφλαο (Corporate Image) 8

Δνδεικηικά Υαρακηηριζηικά (Δκδόηες) Όια ηα παξαγφκελα ηηκνιφγηα αρτειοθεηούνηαι Μφλν ηα ηηκνιφγηα πνπ απεπζχλνληαη ζε παραλήπηες εγγεγραμμένοσς γηα ειεθηξνληθή ηηκνιφγεζε ζα δηαβηβαζηνχλ κε email (καδί κε α.txt & β.txt) Τα ειεθηξνληθά ηηκνιφγηα κπνξνχλ λα ππνγξαθνχλ θαη ειεθηξνληθά κα προηγμένο υηθιακό πιζηοποιηηικό Δλαιιαθηηθά, γηα ιφγνπο αζθάιεηαο, ην ειεθηξνληθφ ηηκνιφγην καδί κε ηα αξρεία txt κπνξνχλ λα παξέρνληαη ζην email μέζφ link πνπ νδεγεί ζε απζεληηθνπνίεζε ηνπ παξαιήπηε (username, password) Τν ινγηζηήξην θαη ην ηκήκα Δμππεξέηεζεο Πειαηψλ κπνξνχλ αλά πάζα ζηηγκή λα: Διέγμνπλ πνηα emails δελ έρνπλ παξαδνζεί θαζψο θαη ην ιφγνπο απνηπρίαο Διέγμνπλ πνηα emails δελ έρνπλ αλαγλσζηεί απφ ηνπο παξαιήπηεο Απνζηείινπλ ππελζπκίζεηο (email, SMS) Γηεπζεηήζνπλ Ταθηνπνηήζνπλ ηνπο ινγαξηαζκνχο κε ηνπο πειάηεο εχθνια θαη απηνκαηνπνηεκέλα κέζσ ιήςεο εξσηήζεσλ ακθηζβεηήζεσλ θαη δπλαηφηεηεο workflow 10

Δνδεικηικά Υαρακηηριζηικά (Παραλήπηες) Γπλαηφηεηα εγγραθής ζηελ ππεξεζία ειεθηξνληθήο ηηκνιφγεζεο κε δηάθνξνπο ηξφπνπο ειεθηξνληθά (ζπκπεξηιακβαλνκέλνπ ηνπ self-registration) Σοπική αρτειοθέηηζη ησλ ηηκνινγίσλ πνπ ιακβάλνληαη ειεθηξνληθά ή αλαθηψληαη κέζσ ηνπ portal πειάηε Τα ειεθηξνληθά ηηκνιφγηα κπνξνχλ αλ γίλνπλ απνδεθηά ή λα ακθηζβεηεζνχλ Απνδνρή ηνπ ηηκνινγίνπ ζεκαίλεη φηη απηφ ζεσξείηαη έγθπξν Ακθηζβήηεζε ζεκαίλεη φηη ν παξαιήπηεο δχλαηαη λα επηθνηλσλήζεη κε απηφκαην ηξφπν κε ηνλ εθδφηε ππνβάιινληαο ζρφιηα εξσηήζεηο κε δπλαηφηεηεο γηα παξαθνινχζεζε θαη workflow Γπλαηφηεηα πξφζζεηεο αζθάιεηαο κε πξφζβαζε ζηα δηαβηβαδφκελα ηηκνιφγηα κφλν θαηφπηλ εηζαγσγήο νλφκαηνο θαη θσδηθνχ ρξήζηε 11

Δνδεικηικά Υαρακηηριζηικά - Δπεκηάζεις Ολοκληρφμένη λύζη κε ηελ δηαρείξηζε θαη αξρεηνζέηεζε ησλ εηζεξρνκέλσλ ηηκνινγίσλ Οινθιεξσκέλε ιχζε κε απηνκαηνπνηεκέλε ή εκη-απηνκαηνπνηεκέλε ειζαγφγή ηφν δεδομένφν ζε 3 α ζσζηήμαηα (ERP) Δληαίν ζχζηεκα αξρεηνζέηεζεο γηα φια ηα εμεξρφκελα θαη εηζεξρφκελα ηηκνιφγηα θαη δπλαηφηεηα ζχλλνκσλ επαλ-εθηππψζεσλ Γπλαηφηεηα παξνρήο πιήξνπο ειέγρνπ ησλ ηηκνινγίσλ ζηνπο ίδηνπο ηνπο πειάηεο (κέζσ ηνπ portal πειαηψλ) Βεληίφζη ηοσ cash flow κέζσ ππελζπκίζεσλ θαη δπλαηφηεηαο απνζηνιήο κελπκάησλ φριεζεο γηα αλεμφθιεηα ππφινηπα Ακεραιόηηηα δεδνκέλσλ αθνχ είλαη ηερληθά αδχλαην λα παξέκβεη θαλείο ζηε δηαβίβαζε ηνπ ηηκνινγίνπ θαη ζην ίδην ην αξρείν (πξνυπφζεζε ε ρξήζε πξνεγκέλνπ ςεθηαθνχ πηζηνπνηεηηθνχ γηα ηελ ππνγξαθή ησλ ηηκνινγίσλ) Δμπιζηεσηικόηηηα δεδνκέλσλ θαη ηηκνινγίσλ θαζψο απηά παξέρνληαη κφλν ζηνπο πηζηνπνηεκέλνπο ρξήζηεο (εζσηεξηθά) θαη παξαιήπηεο (κέζσ ηνπ portal πειαηψλ) Αχμεζε ηεο εμπιζηοζύνης ησλ πειαηψλ θαη θαζηέξσζε σο ηερλνινγηθά πξνεγκέλεο εηαηξείαο Δχθνιε διεσθέηηζη λογαριαζμών θαη δπλαηφηεηεο workflow Τεξάζηηεο δπλαηφηεηεο γηα Marketing θαη βειηίσζε ηεο εκπεηξίαο ηνπ πειάηε κέζσ πξνζσπνπνίεζεο ησλ ηηκνινγίσλ, παξνρή ζπγθξίζεσλ θαη άιισλ ππεξεζηψλ πξνζηηζέκελεο αμίαο Πολύ συηλό ROI ηφζν απφ ηελ θαηάξγεζε ηαρπδξνκηθήο απνζηνιήο θαη πιηθψλ εθηχπσζεο φζν θαη απφ ηα θφζηε δηαρείξηζεο θαη πξφζβαζεο ζηηο απνζήθεο 12

A think green strategy... Με ηα e-invoices επιησγτάνονηαι Σεκαληηθά πεξηβαιινληηθά νθέιε Σεκαληηθή κείσζε ρξήζεο ραξηηνχ πιηθψλ εθηχπσζεο Σεκαληηθή κείσζε πιηθψλ εθηχπσζεο επομένως ο οργανιζμός έτει ηη δσναηόηηηα να προωθήζει Τελ πξφζεζε ηνπ γηα ρξήζε ιηγφηεξεο ελέξγεηαο (εθπνκπέο CO 2 ) Τελ πξφζεζε ηνπ γηα ρξήζε ιηγφηεξσλ θπζηθψλ πφξσλ (ραξηί) Τε δεκηνπξγία ιηγφηεξσλ απνξξηκκάησλ 13

σμπεράζμαηα Παραδοσιακά Τιμολόγια Ηλεκτρονικά Τιμολόγια 14

16 My E-invoices @ Karcher

My E-invoices αρτειοθέηηζη & ανάκηηζη..επιςκόπηςη..νόμιμη εκτφπωςη ή αντίγραφο..μετατροπή (ςε XLS, CSV, etc.)..αποςτολή με email Not provided for Confidentiality purposes 17

My E-invoices Portal πελαηών One-click away Γελδξηθή κνξθή αλαδήηεζεο παξνπζίαζεο ηηκνινγίσλ Δπηζήκαλζε κε αλαγλσζκέλσλ ηηκνινγίσλ Δπθνιία αλαδήηεζεο (thumbnails) Απνζήθεπζε Γηαρείξηζε πξνθίι Δπηθνηλσλία κε Δθδφηε (interactivity) Δθηχπσζε Πεξηνρή επηζθφπεζεο 18

Τπηρεζίες διαβίβαζης - ενημέρφζης Μέζσ Email & SMS Έλα email γηα πνιιαπιά ηηκνιφγηα Τηκνιφγην PDF & a.txt & b.txt ζπλλεκέλα ζε zip ή κέζσ Link Email body παξέρεη δηάθνξεο πιεξνθνξίεο (πρ. πνζφ νθεηιήο, ιήμε πιεξσκήο, κελχκαηα φριεζεο) Πξνζσπνπνηεκέλα banners Πξνζσπνπνηεκέλα κελχκαηα Γιψζζα αλάινγα κε ην πξνθίι παξαιήπηε 19

Έλεγτος παράδοζης ανάγνφζης (email - SMS) Ηκεξνκελία έθδνζεο απνζηνιήο Δίδνο ηηκνινγίνπ Αλ ε παξάδνζε ηνπ email απέηπρε, ν ιφγνο θαηαγξάθεηαη Σηνηρεία αλαγλψξηζεο (πρ. ΑΦΜ, επσλπκία) Πνιιαπιέο δηεπζχλζεηο απνζηνιήο ησλ E-invoices Έιεγρνο θαηάζηαζεο παξάδνζεο θαη αλάζεζε ελεξγεηψλ ζην αξκφδην ηκήκα (workflow) 20

21 Προζφποποίηζη ηλεκηρονικού ηιμολογίοσ

Προζφποποίηζη ηλεκηρονικού ηιμολογίοσ Page 4 Info you asked for Info you asked for Page 1 Page 3 22

Ηλεκηρονική Τπογραθή (προαιρεηική) Η ππνγξαθή ησλ ηηκνινγίσλ κε ρξήζε πξνεγκέλνπ ςεθηαθνχ πηζηνπνηεηηθνχ απνδεηθλχεη: Ο εθδφηεο ηνπ ει. ηηκνινγίνπ κπνξεί λα αλαγλσξηζηεί (Authenticity) Τν ει. ηηκνιφγην δελ έρεη παξαραξαρζεί αιιαρζεί ρσξίο ελεκέξσζε (Integrity) Ο ππνγξάθσλ ην ει. ηηκνιφγην δελ κπνξεί λα ην απαξλεζεί (Non repudiation) 23

Think Green 24 Αςφαλήσ Ηλεκτρονική Διαβίβαςη ςε ζναν κόςμο που προςτατεφει το «Πράςινο»

My outgoing e-invoices Import Process Export Process Input Applications 26 Data Collection Data Validation Data Enrichment PDF, *a.txt, *b.txt to Repository Document Composition. Document Repository Output Management Digital Signing Printing i-docs MY e-invoices Business Scenario. Final Document e-mail (PDF invoice - a.txt /b.txt attached or via link) E-invoices portals CCAs Branches POS Finishing (enveloping) End-Customers Postal Services

Outgoing Invoices Solution Α ERP Tax machine files (a,b) Pdf files without tax signature Other Applications (external info) Digital Signing E-invoices Archiving Email e-invoices Send non e- invoices to printer 27 Document Viewer/ Reprints

Outgoing Invoices Solution Α workflow 1. Back office (ERP) produces I. The printable invoice (spool file) and II. Pdf of the invoice (not printed) 2. The spool file is sent to tax machine 3. Tax machine: I. Assigns tax signature II. Creates files a, b.txt 28

Outgoing Invoices Solution Α workflow 4. i-docs combines a,b.txt and pdf created by the back office I. i-docs correlates pdf file with a & b files and creates a zip file II. Optionally digital signs the zip file III. Archives zip file, with metadata retrieved from a.txt IV. Adds background image to pdf, if necessary V. Adds tax signature to pdf VI. Conditionally sends email for e-invoices VII.Conditionally sends to physical printer the non electronic documents 5. Document Viewer I. Search based on metadata (criteria) II. Display results list 29

Outgoing Invoices Solution B ERP Tax machine Tax machine files (a,b) i-docs virtual printer (VPD) Other Applications (external info) Digital Signing E-invoices Archiving Email e-invoices Send non e- invoices to printer 30 Document Viewer/ Reprints

Outgoing Invoices Solution B workflow 1. Back office (ERP) produces the printable invoice (spool file) 2. The spool file is sent to tax machine 3. Tax machine: I. Assigns signature II. Creates files a, b.txt III. Sends printable file to i-docs virtual printer (VPD) 4. i-docs combines a,b.txt and pdf created by VPD I. i-docs correlates pdf file with a & b files and creates a zip file II. Optionally digital signs the zip file III. Archives zip file, with metadata retrieved from a.txt IV. Adds background image to pdf, if necessary V. Adds tax signature to pdf VI. Conditionally sends email for e-invoices VII. Conditionally sends to physical printer the non electronic documents 31

Outgoing Invoices Solution B workflow 5. Document Viewer I. Search based on metadata (criteria) II. Display results list 32

Incoming email attachments Mailbox Listener Archive all e-mails with attachments Document Viewer Metadata Editor 34

Incoming email attachments Mailbox listener Archive all email attachments Extract default metadata Subject Sender, Recipients Part of the e-mail body Attachments filename Mark processed emails Document Viewer Search based on metadata (criteria) Select processed or non-processed incoming documents Display results list based on the criteria submitted Display results based on access rights 35

Incoming email attachments Metadata Editor Update pre-defined metadata Different Actions based on user s capabilities (UPDATE, DELETE metadata) Delete unnecessary archived documents 36

Incoming Documents saved at filesystem Hot folder Archive all contents Document Viewer Metadata Editor 37

Incoming Documents saved at filesystem Hot folder checking the contents of a directory Archive all contents (1 document per file) Move contents to new folder Document Viewer Search based on metadata (criteria) Select processed or non-processed incoming documents Display results list based on the criteria submitted Display results based on access rights Metadata Editor Update pre-defined metadata Different Actions based on user s capabilities (UPDATE, DELETE metadata) Delete unnecessary archived documents 38

Thank you 39 Thank you