e-seminars Πρωτοποριακή Συνεχής Επαγγελματική και Προσωπική Εκπαίδευση Επαγγελματική Βελτίωση Διοικώ 1 e Seminars Copyright Seminars & Consulting Page 1
Περιεχόμενα 1. Τι είναι «διοίκηση» 2. Η «διοίκηση» στην εργασία 3. Η «διοίκηση» στην καθημερινή ζωή 4. Ο στόχος της δουλειάς του manager 5. Πρακτικές ενέργειες διοίκησης e Seminars Copyright Seminars & Consulting Page 2
Τι είναι Διοίκηση Πολλά έχουν γραφεί σχετικά με τον ορισμό της «διοίκησης» και πολλοί είναι εκείνοι που πιστεύουν, πως ουσιαστικά δεν υπάρχει ή δεν μπορεί να διατυπωθεί τέτοιος ορισμός. Έχουν και δίκιο και άδικο, με την έννοια πως είναι πολύ δύσκολο από την μία να περιλάβεις μια τόσο ευρεία έννοια σε μια πρόταση, ενώ από την άλλη υπάρχει δυσκολία στην διατύπωση ενός ορισμού, που δεν έχει από πριν ξεκαθαρίσει τον σκοπό που εξυπηρετεί. Ο σκοπός που εξυπηρετεί τον ορισμό έχει πολύ μεγάλη σημασία! Γι αυτό και κάποιος μπορεί να ορίσει την «διοίκηση» ως «την τέχνη του να προβλέπει, να σχεδιάζει, να καθοδηγεί μια ομάδα ανθρώπων προς έναν συγκεκριμένο στόχο», ενώ κάποιος άλλος την ορίζει ως «την ικανότητα που έχει κάποιος να πείθει κάποιον άνθρωπο να κάνει ό,τι εκείνος τον διατάξει». Ο πρώτος έχει επιφυλάξει για τον εαυτό του την πρόβλεψη, τον σχεδιασμό και την καθοδήγηση, γι αυτό και δίνει τον αντίστοιχο ορισμό. Ο δεύτερος επιθυμεί να διατάζει, γι αυτό και περιλαμβάνει την έννοια «πειθώ» στον δικό του ορισμό. Η διοίκηση λοιπόν, συνδέεται άμεσα με το τι θέλει να επιτύχει εκείνος που διοικεί. Υπάρχουν ορισμοί, όσοι και οι άνθρωποι επάνω στην γη. Δεν υπάρχει «αντικειμενικός ορισμός» για την διοίκηση. Ωστόσο, υπάρχει ορισμός που είναι «συμβατικός» δηλαδή, που τον αποδέχονται οι περισσότεροι άνθρωποι, που θέλουν πραγματικά να φέρουν αποτελέσματα μέσω της διοίκησης και όχι να ικανοποιήσουν το κύρος τους, την επιθυμία τους για εξουσία και την αυτοπροβολή τους. e Seminars Copyright Seminars & Consulting Page 3
Ο ορισμός της Διοίκησης είναι ο εξής : «Διοίκηση είναι όλες οι απαραίτητες ενέργειες που κάνει κάποιος, ώστε να προσανατολίσει το δυναμικό των ανθρώπων της ομάδας του, προς έναν κοινά αποδεκτό στόχο». Αυτός ο ορισμός έχει τα εξής πλεονεκτήματα : αναφέρεται σε ενέργειες και άρα είναι πρακτικός, αποτελεσματικός και όχι θεωρητικός και αφηρημένος, χρησιμοποιεί τον «προσανατολισμό» και όχι την καθοδήγηση ή τον εξαναγκασμό των άλλων, αναφέρεται στο «δυναμικό» των άλλων ανθρώπων, που περιλαμβάνει τις ικανότητες, τις γνώσεις, την νοοτροπία και κάθε άλλη δημιουργική ενέργεια που διαθέτει ως άνθρωπος όπως η φαντασία, η εφευρετικότητα, η δημιουργικότητα κλπ. χρησιμοποιεί την έννοια «ομάδα» για να διοικήσει, που σημαίνει πως έχει ομαδική αντίληψη για την λειτουργία των ανθρώπων, κάτι που συνάδει με τις πλέον πρόσφατες αντιλήψεις για την ανθρώπινη ψυχολογία, χρησιμοποιεί τον όρο «κοινά αποδεκτό» για τον στόχο, με την έννοια ότι δεν χρειάζεται να πιέσει, να εξαναγκάσει, να εξουσιάσει για να έχει αποτέλεσμα, και τέλος αναφέρεται στον στόχο, που είναι και η βασική έννοια της διοίκησης, αφού διοίκηση χωρίς συγκεκριμένο στόχο δεν είναι δυνατή. e Seminars Copyright Seminars & Consulting Page 4
Η προσπάθεια εφαρμογής αυτού του ορισμού δεν παρουσιάζει δυσκολίες Γιατί ; Δεν έχει να αντιμετωπίσει την αντίσταση των ανθρώπων Δεν έχει στοιχεία εσωτερικών συγκρούσεων Χρησιμοποιεί την ομαδική δουλειά και την συμμετοχή όλων στις αποφάσεις Δεν έχετε παρά να δοκιμάσετε και εσείς! e Seminars Copyright Seminars & Consulting Page 5
Η Διοίκηση στην Εργασία Η διοίκηση είναι συνυφασμένη με την εργασία, από τότε που ο άνθρωπος εφηύρε τον «καταμερισμό εργασίας» για να αυξήσει την παραγωγικότητα του. Δεν είναι δυνατόν να αναλάβει κάποιος ένα έργο, χωρίς να υφίσταται ή να κάνει διοίκηση, που σημαίνει υποστήριξη και βοήθεια προκειμένου να προσανατολίσει το δυναμικό του προς το κοινά αποδεκτό και επιθυμητό αποτέλεσμα. Η διοίκηση στην εργασία, έχει σχέση με την υποστήριξη των άλλων και όχι με την υποκατάσταση τους (όπως κάνουν πολλοί managers) ή με την καταπίεση (όπως επίσης κάνουν πολλοί managers). Ο manager χρειάζεται να υποστηρίξει τους ανθρώπους του γιατί αλλιώς δεν θα φέρουν το αποτέλεσμα, οπότε και εκείνος θα έχει αποτύχει. Ουσιαστικά, η δική του επιτυχία, οφείλεται στην επιτυχία των άλλων. Πώς λοιπόν, νομίζετε πως πρέπει να συμπεριφέρεται κάποιος προς τους άλλους ανθρώπους, όταν εξαρτάται από την δουλειά τους ; Πολλοί πιστεύουν πως πρέπει να τους έχουν στην πίεση και κάτω από καθεστώς φόβου. Άλλοι πάλι, νομίζουν πως πρέπει να τους αφήσει τελείως ελεύθερους να κάνουν αυτό που νομίζουν. e Seminars Copyright Seminars & Consulting Page 6
Η αλήθεια βρίσκεται κάπου στην μέση. Η διοίκηση δεν είναι άσπρο ή μαύρο, αλλά κινείται ανάμεσα στα δύο αυτά άκρα, με τάση να βρίσκεται κάπου στην μέση. Ο λόγος είναι πως δεν είναι δυνατόν κάποιος να αποδώσει όταν τον υποβιβάζουμε και τον υποτιμούμε με την συμπεριφορά μας, ενώ αντίστοιχα δεν είναι δυνατόν επίσης κάποιος να φέρει αποτέλεσμα χωρίς βοήθεια, χωρίς υποστήριξη και τουλάχιστον μια «υψηλή επίβλεψη». Σημαντικό ρόλο παίζει και η συμμετοχή των ανθρώπων που διοικούνται, στην διοίκηση που τους ασκείται. Και στο σημείο αυτό τα πράγματα δεν είναι και τόσο ξεκάθαρα και τα όρια δεν είναι τόσο σαφή. Πόσο δηλαδή συμμετοχή χρειάζεται, σε κάθε περίπτωση, τι γίνεται με τις περιπτώσεις κρίσης και επίσης τι γίνεται με την τάση των ανθρώπων να «καπελώνουν» τους άλλους; Ευτυχώς για όλα αυτά τα ερωτήματα, υπάρχουν απαντήσεις, που θα τις επεξεργαστούμε στα επόμενα e-seminars. e Seminars Copyright Seminars & Consulting Page 7
Η Διοίκηση στην Καθημερινή Ζωή Μπορεί να φαίνεται περίεργο που αναφερόμαστε στην διοίκηση κατά την διάρκεια της καθημερινής ζωής, γιατί έχουμε συνηθίσει να αναφερόμαστε στην «εργασιακή διοίκηση» και όχι στην «προσωπική». Όμως στην πραγματικότητα, η διοίκηση είναι στοιχείο της προσωπικής μας ζωής, αφού ζούμε μέσα σε ομάδες και παίρνουμε αποφάσεις και επιδιώκουμε προσωπικούς στόχους. Είτε μέσα στην οικογένεια, είτε μέσα σε έναν σύλλογο, είτε ακόμη και στην παρέα μας, ασκείται «διοίκηση» ακόμη και αν δεν φαίνεται, ακόμη και αν οι άνθρωποι δεν το συνειδητοποιούν. Αναδεικνύονται φυσικοί αρχηγοί, εμφανίζονται εκτελεστικά όργανα, παρουσιάζονται περιπτώσεις εσωτερικών συγκρούσεων και γενικά υπάρχουν αντίστοιχες καταστάσεις που προσομοιάζουν προς εκείνης της εργασίας. Η σημαντικότερη έκφραση της διοίκησης κατά την γνώμη μας, υπάρχει μέσα στην οικογένεια. Η οικογένεια είναι μια ομάδα, που έχει στρατηγικό στόχο, αλλά και τακτικούς στόχους, έχει ανάγκη συμμετοχικών διαδικασιών, έχει απόλυτη ανάγκη θετικού κλίματος και κυρίως κατάκτησης της επιτυχίας σε όλους τους τομείς. Με την έννοια αυτή, η επιτυχία του παιδιού στο σχολείο είναι το ίδιο σημαντικός οικογενειακός στόχος, όπως ακριβώς και η επιτυχία του πατέρα ή της μητέρας στην δουλειά τους. Στην πρώτη περίπτωση χρειάζεται η συμμετοχή και η υποστήριξη των γονέων, στην δεύτερη περίπτωση χρειάζεται η συμμετοχή και η υποστήριξη των παιδιών. e Seminars Copyright Seminars & Consulting Page 8
Η παραδοσιακή οικογένεια θέλει τον πατέρα να είναι ο manager της οικογένειας, παρ όλο που πολλές φορές χρειάζεται να είναι ένα παιδί ή η μητέρα σε άλλες περιπτώσεις. Άλλωστε, οι ανάγκες της ζωής πάντα καθορίζουν τελικά τους ρόλους, αν σκεφτούμε πως ένα μικρό παιδί, ακόμη και ένα βρέφος, μπορεί να καθορίσει την λειτουργία της οικογένειας όχι απλώς ως ένας manager που κατευθύνει τους άλλους, αλλά ως ένας στυγνός δυνάστης που δεν υπολογίζει κανέναν, εκτός από την προσωπική ανάγκη της επιβίωσης. Μια άλλη προκατάληψη έχει να κάνει με το ότι μια γυναίκα δεν μπορεί να λειτουργήσει και να παίξει τον ρόλο του manager, προκατάληψη που θέλει ακόμη την γυναίκα να είναι ένα «βοηθητικό» μέλος της οικογένειας που ασχολείται με μικρά και ασήμαντα πράγματα. Αν σκεφτεί όμως πως η διαχείριση των εργασιών του σπιτιού και η ομαλή λειτουργία του, απαιτεί πολύ ισχυρές ικανότητες διοίκησης, τότε θα χρειαστεί να αναθεωρήσει τις προκαταλήψεις αυτές και να δει τα πράγματα με νέο πνεύμα. Θα μας απασχολήσουν στο μέλλον αρκετά οι περιπτώσεις διοίκησης στην προσωπική και καθημερινή ζωή, γιατί δεν είναι λίγες οι δυσκολίες που όλοι έχουμε και που μας δημιουργούν προβλήματα σχέσεων και άλλα. e Seminars Copyright Seminars & Consulting Page 9
Ο Στόχος της Δουλειάς του Manager Ο στόχος της δουλειάς του Manager Είναι... Κάποια στιγμή να γίνει : «Μη απαραίτητος» στα μέλη της ομάδας του!!! e Seminars Copyright Seminars & Consulting Page 10
Πρακτικές ενέργειες Διοίκησης Η διοίκηση είναι μια έννοια που εμπεριέχει δράση, ενέργειες, δημιουργικότητα και εφευρετικότητα. Δεν είναι μια θεωρητική διεργασία που γίνεται από τον manager. Αλλά και η δράση του δεν έχει σχέση με το ότι πρέπει πάντα να είναι απασχολημένος και «πηγμένος» στο γραφείο του, με το ότι δεν έχει χρόνο, δεν μπορεί να μιλήσει με κανέναν ή με το ότι δεν του φτάνουν οι 24 ώρες. Η διοίκηση χρειάζεται «αυτό-διοίκηση» σε πρώτη φάση, προετοιμασία για την διοίκηση σε δεύτερη φάση και αξιολόγηση της διοίκησης σε τρίτη φάση. Η «αυτό-διοίκηση» έχει σχέση με τον οργάνωση του ίδιου του manager, εσωτερική και εξωτερική. Η εσωτερική είναι η ψυχολογική κυρίως και εκείνη της τακτοποίησης των θεμάτων μέσα στο μυαλό του. Η εξωτερική έχει σχέση με τις διαδικασίες, τα αρχεία, τις επικοινωνίες και τα σχέδια που χρειάζεται να καταστρώσει. e Seminars Copyright Seminars & Consulting Page 11
Τα Τρία Στάδια της Διοίκησης Η προετοιμασία για την διοίκηση αφορά στους ανθρώπους που διοικεί στην λειτουργία της ομάδας τις αρχές λειτουργίας της και το πρόγραμμα των συναντήσεων που έχει καθοριστεί Τα σημεία που χρειάζονται φροντίδα από τον manager, πριν συναντηθεί με την ομάδα του ώστε να είναι καθ όλα έτοιμος να λειτουργήσει σωστά και αποδοτικά είναι : Η παρακολούθηση των θεμάτων που έχουν ανατεθεί H λήψη των αποφάσεων για νέα θέματα και O απολογισμός δράσης της ομάδας Και τέλος Η αξιολόγηση της διοίκησης είναι μια δουλειά που πρέπει να κάνει ο ίδιος ο manager πρώτα με τον εαυτό του και μετά με την ομάδα, που είναι και ο τελικός «κριτής» με την καλή έννοια. e Seminars Copyright Seminars & Consulting Page 12
Συμπέρασμα Επειδή ακριβώς η σωστή διοίκηση δεν είναι δεδομένη και επειδή κανείς δεν είναι τέλειος, πάντα χρειάζεται βελτίωση και ανανέωση, ώστε να είναι σύγχρονη και προσαρμοσμένη πάντα στις νέες συνθήκες που διαμορφώνονται κάθε φορά. Για έναν manager που πραγματικά θέλει να εξελίξει την έννοια και την πρακτική της «διοίκησης» που εξασκεί, τα τρία παραπάνω στάδια αποτελούν την ραχοκοκαλιά της δουλειάς του. Η τυχαία διοίκηση ή εκείνη που καθορίζεται από τα γεγονότα και τις περιστάσεις, ακόμη και εκείνη που εξυπηρετεί μόνο τους προσωπικούς στόχους του manager δεν ανήκουν στα είδη που θα μας απασχολήσουν στο e-seminar «ΔΙΟΙΚΩ». Αντίθετα, συνεχώς θα μιλάμε για εκείνη την διοίκηση που έχει στραμμένο το ενδιαφέρον της «έξω» από τον manager, δηλαδή, στους ανθρώπους του τμήματος του και στην επιτυχία των στόχων της ομάδας, ως συμβολή στην συνολική επιτυχία της επιχείρησης. e Seminars Copyright Seminars & Consulting Page 13