3 Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 141

Περιεχόμενα Οι συγγραφείς... 11 Εισαγωγή στο Outlook 2007... 13 Τι νέο υπάρχει στο Outlook 2007...14 Ας ξεκινήσουμε!...16 Πληροφορίες για αναγνώστες που χρησιμοποιούν Windows ΧΡ... 17 Διαχείριση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης...17 Χρήση του μενού Start...18 Χρήση των πλαισίων διαλόγου...19 Το πρόγραμμα πιστοποίησης επιχειρήσεων της Microsoft... 21 Επιλογή της κατάλληλης πιστοποίησης...22 Πώς θα αποκτήσετε την πιστοποίηση Microsoft Certified Application Specialist...22 Οι εξετάσεις για την πιστοποίηση επιχειρήσεων της Microsoft...23 Για περισσότερες πληροφορίες...24 Χαρακτηριστικά και συμβάσεις του βιβλίου... 25 Χρήση του CD του βιβλίου... 27 Τα περιεχόμενα του CD...27 Ελάχιστες απαιτήσεις συστήματος...28 Εγκατάσταση των αρχείων εξάσκησης...30 Χρήση των αρχείων εξάσκησης...30 Απεγκατάσταση των αρχείων εξάσκησης...31 Βοήθεια... 33 Βοήθεια για το βιβλίο και το συνοδευτικό CD...33 Βοήθεια για το Microsoft Office Outlook 2007...33 Για περισσότερες πληροφορίες...37 Γρήγορη αναφορά... 39

6 Περιεχόμενα 1 Ξεκίνημα με το Outlook 2007 69 Ειδικό πλαίσιο: Οι διάφοροι τύποι λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου...70 Σύνδεση στον κύριο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας...71 Προβλήματα με τον Οδηγό Εκκίνησης...75 Σύνδεση σε πρόσθετους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου...77 Δημιουργία πρόσθετων προφίλ του Outlook...80 Προσαρμογή του δικού σας χώρου εργασίας στο Outlook...84 Εξερεύνηση της γραμμής εργαλείων Advanced...92 Ειδικό πλαίσιο: Το Outlook με διαχείριση επαγγελματικών επαφών...94 Κύρια σημεία...95 2 Διαχείριση πληροφοριών επαφών 97 Χρήση του παραθύρου επαφής...98 Ειδικό πλαίσιο: Εισαγωγή λίστας επαφών SharePoint...99 Αποθήκευση και ενημέρωση πληροφοριών επαφών... 105 Ειδικό πλαίσιο: Γρήγορη επικοινωνία με επαφές... 112 Οργάνωση επαφών με χρωματικές κατηγορίες... 112 Δημιουργία λίστας διανομής... 114 Προσαρμογή ηλεκτρονικής επαγγελματικής κάρτας... 117 Δημιουργία πρόσθετου Βιβλίου διευθύνσεων... 120 Ειδικό πλαίσιο: Κοινή χρήση Βιβλίων διευθύνσεων... 121 Ειδικό πλαίσιο: Εξαγωγή Βιβλίων διευθύνσεων... 124 Οι διάφορες προβολές των πληροφοριών επαφών... 124 Γρήγορη εύρεση πληροφοριών επαφών... 130 Εκτύπωση πληροφοριών επαφών... 133 Ειδικό πλαίσιο: Δημιουργία σελίδας του OneNote συνδεδεμένης με μια εγγραφή επαφής... 139 Κύρια σημεία... 139 3 Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 141 Χρήση του παραθύρου μηνύματος... 142 Ειδικό πλαίσιο: Μορφές μηνυμάτων του Outlook... 148 Δημιουργία και αποστολή μηνυμάτων... 149 Επισύναψη αρχείων σε μηνύματα... 155 Ειδικό πλαίσιο: Επαναποστολή και ανάκληση μηνυμάτων... 156 Ειδικό πλαίσιο: Αποστολή πληροφοριών επαφής... 159 Δημιουργία και μορφοποίηση επαγγελματικών γραφικών... 160 Ειδικό πλαίσιο: Αλλαγή ρυθμίσεων μηνύματος και παράδοσης... 166

Περιεχόμενα 7 Προσαρμογή της εμφάνισης των μηνυμάτων... 168 Αυτόματη προσθήκη υπογραφής σε μηνύματα... 174 Κύρια σημεία... 179 4 Χειρισμός μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 181 Εμφάνιση μηνυμάτων και συνημμένων σε μηνύματα... 182 Ειδικό πλαίσιο: Σήμανση μηνυμάτων ως αναγνωσμένων... 184 Απάντηση και προώθηση μηνυμάτων... 189 Ειδικό πλαίσιο: Διαγραφή μηνυμάτων... 193 Χρήση ειδοποιήσεων για νέα μηνύματα... 194 Δημιουργία εργασίας ή συνάντησης από μήνυμα... 198 Εκτύπωση μηνυμάτων... 204 Κύρια σημεία... 209 5 Διαχείριση των Εισερχομένων σας 211 Γρήγορη εύρεση μηνυμάτων... 212 Τακτοποίηση μηνυμάτων με διαφορετικό τρόπο... 216 Ειδικό πλαίσιο: Χρήση των φακέλων αναζήτησης... 228 Οργάνωση μηνυμάτων με χρωματικές κατηγορίες... 229 Οργάνωση μηνυμάτων σε φακέλους... 233 Ειδικό πλαίσιο: Δημιουργία σελίδας του OneNote από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου... 236 Αρχειοθέτηση μηνυμάτων... 237 Κύρια σημεία... 241 6 Διαχείριση συναντήσεων, συμβάντων, και συσκέψεων 243 Χρήση των παραθύρων στοιχείων Ημερολογίου... 244 Προγραμματισμός και αλλαγή συναντήσεων... 250 Προγραμματισμός και αλλαγή συμβάντων... 254 Προγραμματισμός, ενημέρωση, και ακύρωση συσκέψεων... 256 Ειδικό πλαίσιο: Χρήση της λειτουργίας έξυπνου προγραμματισμού του Exchange Server 2007... 257 Απόκριση σε αιτήσεις για σύσκεψη... 260 Ειδικό πλαίσιο: Δημιουργία χώρου εργασίας σύσκεψης... 261 Κύρια σημεία... 263

8 Περιεχόμενα 7 Διαχείριση του Ημερολογίου σας 265 Οι διάφορες προβολές του Ημερολογίου... 266 Ειδικό πλαίσιο: Προσθήκη και αφαίρεση τοπικών αργιών... 271 Καθορισμός του χρόνου που είστε διαθέσιμοι... 272 Διευθέτηση του Outlook για πολλές ζώνες ώρας... 274 Εκτύπωση Ημερολογίου... 275 Ειδικό πλαίσιο: Αποθήκευση πληροφοριών Ημερολογίου ως ιστοσελίδας... 280 Αποστολή πληροφοριών Ημερολογίου με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου... 281 Ειδικό πλαίσιο: Δημιουργία σελίδας του OneNote συνδεδεμένης με μια συνάντηση, ένα συμβάν, ή μια σύσκεψη... 284 Σύνδεση με ένα Ημερολόγιο Διαδικτύου... 284 Χρήση πολλών Ημερολογίων... 286 Ειδικό πλαίσιο: Ανάθεση ελέγχου του Ημερολογίου σας... 288 Κύρια σημεία... 289 8 Παρακολούθηση εργασιών 291 Χρήση του παραθύρου εργασίας... 292 Οι διάφορες προβολές των εργασιών... 297 Ειδικό πλαίσιο: Εύρεση και οργάνωση εργασιών... 299 Δημιουργία και ενημέρωση εργασιών... 299 Διαχείριση αναθέσεων εργασιών... 306 Αφαίρεση εργασιών από τη λίστα εργασιών σας... 308 Ειδικό πλαίσιο: Παρακολούθηση και ενημέρωση εργασιών που έχουν δημιουργηθεί στο OneNote... 311 Κύρια σημεία... 311 9 Συλλογή πληροφοριών 313 Εγγραφή σε πηγές RSS... 314 Συμμετοχή σε ομάδες ειδήσεων... 318 Καταγραφή πληροφοριών με τη χρήση σημειώσεων... 319 Σύνδεση σημειώσεων με επαφές... 322 Ειδικό πλαίσιο: Καταγραφή πληροφοριών στο Χρονικό... 324 Ειδικό πλαίσιο: Αποθήκευση σημείωσης ως αρχείου... 325 Κοινή χρήση σημειώσεων... 325 Κύρια σημεία... 327

Περιεχόμενα 9 10 Συνεργασία με άλλους 329 Κοινή χρήση των φακέλων σας με άλλους... 330 Πρόσβαση σε φακέλους άλλων... 334 Δημιουργία χώρου εργασίας εγγράφων από το Outlook... 337 Ειδικό πλαίσιο: Δημιουργία χρονοδιαγραμμάτων ομάδων... 339 Χρήση των περιεχομένων βιβλιοθηκών εγγράφων εκτός σύνδεσης... 340 Σύνδεση σε Ημερολόγιο SharePoint... 342 Κύρια σημεία... 343 11 Εργασία εκτός γραφείου 345 Σύνδεση του Outlook με το διακομιστή σας από απομακρυσμένη θέση... 346 Ειδικό πλαίσιο: Σύνδεση μέσω OWA... 351 Χρήση στοιχείων του Outlook εκτός σύνδεσης... 351 Ειδικό πλαίσιο: Εμφάνιση επαφών εκτός σύνδεσης... 354 Αυτόματη απάντηση σε μηνύματα... 355 Κύρια σημεία... 363 12 Προσαρμογή και διευθέτηση του Outlook 365 Εύκολη πρόσβαση στις συνήθεις διαταγές του Outlook... 366 Προσαρμογή των ρυθμίσεων του Office και του Outlook... 369 Ειδικό πλαίσιο: Δημιουργία φορμών του Outlook... 373 Ειδικό πλαίσιο: Προσθήκη και αφαίρεση διαταγών γραμμών εργαλείων... 374 Δημιουργία κανόνων επεξεργασίας μηνυμάτων... 375 Αποθήκευση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον υπολογιστή σας... 382 Ασφάλεια του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας... 385 Ειδικό πλαίσιο: Προστασία του προσωπικού σας απορρήτου... 386 Απαγόρευση ανεπιθύμητων μηνυμάτων... 391 Ρύθμιση προχωρημένων επιλογών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου... 395 Κύρια σημεία... 399 Γλωσσάρι... 401 Λεξικό όρων... 409 Ευρετήριο... 411

Το κεφάλαιο με μία ματιά Προβλήματα με τον Οδηγό Εκκίνησης, σελίδα 75 Σύνδεση σε πρόσθετους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σελίδα 77 Προσαρμογή του δικού σας χώρου εργασίας στο Outlook, σελίδα 85

1 Ξεκίνημα με το Outlook 2007 Στο κεφάλαιο αυτό θα μάθετε: Να συνδέεστε με τον κύριο λογαριασμό του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Να λύνετε τα προβλήματα του Οδηγού Εκκίνησης. Να συνδέεστε με πρόσθετους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Να δημιουργείτε επιπλέον προφίλ του Outlook. Να προσαρμόζετε το χώρο εργασίας σας στο Outlook. Να εξερευνάτε τη γραμμή εργαλείων Advanced. Για να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το Outlook, πρέπει να το ρυθμίσετε ώστε να συνδέεται με το διακομιστή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και να δημιουργήσετε, έτσι, το προφίλ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας (e-mail profile). Το προφίλ σας αποτελείται από πληροφορίες σχετικές με το λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, όπως το όνομα χρήστη (user name), το εμφανιζόμενο όνομα (display name), ο κωδικός πρόσβασης (password), και η θέση όπου αποθηκεύονται τα δεδομένα του Outlook. Μπορείτε να συνδέεστε με περισσότερους από έναν λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να διαχειρίζεστε όλες τις επικοινωνίες του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας μέσα από το Outlook. Η διασύνδεση του Outlook με το χρήστη είναι οργανωμένη με τέτοιον τρόπο ώστε να επιτρέπει στους περισσότερους χρήστες να βλέπουν, να εντοπίζουν, και να συνδέονται εύκολα με πληροφορίες. Μπορεί όμως να διαπιστώσετε ότι αυτό δεν ταιριάζει απόλυτα με τον τρόπο που δουλεύετε καθημερινά. Ή, ενδεχομένως να θελήσετε να δοκιμάσετε μια διαφορετική διάταξη. Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να προσαρμόσετε τον τρόπο με τον οποίο εμφανίζεται και λειτουργεί το Outlook. Σε αυτό το κεφάλαιο θα ρυθμίσετε το Outlook ώστε να συνδέεται με διαφορετικούς τύπους λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επίσης, θα δημιουργήσετε επιπλέον προφίλ του Outlook και θα προσαρμόσετε τη διάταξη του χώρου εργασίας του Outlook ώστε να ταιριάζει στις ανάγκες σας. Δείτε επίσης Μήπως χρειάζεστε ένα φρεσκάρισμα για τα θέματα του κεφαλαίου αυτού; Δείτε τη Γρήγορη αναφορά στις σελίδες 39-67. Σημαντικό Για τις ασκήσεις αυτού του κεφαλαίου δε χρειάζεστε αρχεία εξάσκησης. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα αρχεία εξάσκησης, δείτε την ενότητα "Χρήση του CD του βιβλίου" στη σελίδα 27.

70 Κεφάλαιο 1 Ξεκίνημα με το Outlook 2007 Πρόβλημα Σε αυτό το βιβλίο, οι εικόνες και οι οδηγίες που αναφέρονται στο λειτουργικό σύστημα αντιστοιχούν στη διασύνδεση των Windows Vista με το χρήστη. Αν στον υπολογιστή σας χρησιμοποιείτε Microsoft Windows XP και δυσκολεύεστε να ακολουθήσετε τις οδηγίες, δείτε την ενότητα "Πληροφορίες για αναγνώστες που χρησιμοποιούν Windows ΧΡ", στην αρχή του βιβλίου. Οι διάφοροι τύποι λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Το Outlook 2007 υποστηρίζει τους εξής τύπους λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Exchange Server. Αν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί Microsoft Exchange Server, μπορείτε να στείλετε επιστολές εντός ή εκτός του εταιρικού σας δικτύου. Τα μηνύματα αποθηκεύονται συνήθως στο διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αλλά, εναλλακτικά, μπορείτε να τα α- ποθηκεύσετε σε άλλη θέση (για παράδειγμα στον υπολογιστή σας ή σε έναν κοινόχρηστο πόρο του δικτύου). Εξ ορισμού, το Outlook δημιουργεί στον υπολογιστή σας ένα τοπικό αντίγραφο του γραμματοκιβωτίου σας και, όταν είστε συνδεδεμένοι, συγχρονίζεται με το διακομιστή ώστε να μπορείτε εύκολα να εργάζεστε εκτός σύνδεσης (offline) αν χρειάζεται. Πρωτόκολλο Ταχυδρομείου 3 (Post Office Protocol 3 POP3). Όταν συνδέεστε με ένα λογαριασμό POP3, το Outlook "κατεβάζει" (αντιγράφει) μηνύματα από το διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον υπολογιστή σας. Μπορείτε να επιλέξετε να διαγράψετε τα μηνύματα από το διακομιστή ή να τα αφήσετε εκεί για καθορισμένο χρονικό διάστημα. Αν έχετε πρόσβαση στο λογαριασμό του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας από πολλούς υπολογιστές, ίσως πρέπει να αφήσετε τα μηνύματα στο διακομιστή ώστε να εξασφαλίσετε ότι θα είναι διαθέσιμα. Πρωτόκολλο Προσπέλασης Μηνυμάτων Διαδικτύου (Internet Message Access Protocol IMAP). Όταν συνδέεστε σε ένα λογαριασμό IMAP, το Outlook αποθηκεύει αντίγραφα των μηνυμάτων στον υπολογιστή σας αλλά αφήνει τα πρωτότυπα μηνύματα στο διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Διαβάζετε και διαχειρίζεστε τα μηνύματα τοπικά, και το Outlook συγχρονίζεται με το διακομιστή όταν συνδέεστε. Πρωτόκολλο Μεταφοράς Υπερ-κειμένου (Hypertext Transfer Protocol HTTP). Τα μηνύματα που προέρχονται από λογαριασμούς HTTP (όπως οι λογαριασμοί Hotmail) είναι σε μορφή ιστοσελίδων που το Outlook αντιγράφει από το διακομιστή αλληλογραφίας HTTP και εμφανίζει στο παράθυρο μηνύματος. Στο προφίλ σας στο Outlook, μπορείτε να προσθέσετε πολλούς λογαριασμούς POP3, IMAP, και HTTP (αλλά μόνον ένα λογαριασμό Exchange Server).

Σύνδεση στον κύριο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας 71 Σύνδεση στον κύριο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας Η λειτουργία αυτόματης διευθέτησης που παρέχει ο Οδηγός Εκκίνησης (Startup wizard) του Outlook 2007 αποτελεί σημαντική βελτίωση σε σχέση με προηγούμενες εκδόσεις του Outlook, οι οποίες σας ζητούσαν να δώσετε πολύ περισσότερες πληροφορίες. Μπορεί να μη δουλεύει σε όλες τις συνθήκες, αλλά γενικά κάνει πολύ καλή δουλειά. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι μόνες πληροφορίες που χρειάζεστε είναι η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ο κωδικός πρόσβασής σας. Δείτε επίσης Αν στην περίπτωσή σας δε λειτουργήσει η αυτόματη διευθέτηση του Outlook, δείτε την ενότητα "Προβλήματα με τον Οδηγό Εκκίνησης" στη συνέχεια του κεφαλαίου. Σε αυτή την άσκηση, θα ξεκινήσετε και θα διευθετήσετε το Outlook ώστε να συνδέεται σε ένα λογαριασμό Microsoft Exchange Server. Παρόλο που σας δείχνουμε πώς να συνδεθείτε με ένα λογαριασμό Exchange Server, μπορείτε να ακολουθήσετε την ίδια βασική διαδικασία και για να συνδεθείτε με άλλον τύπο διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Γι' αυτή την άσκηση δεν υπάρχουν αρχεία πρακτικής εξάσκησης. ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ΟΤΙ έχετε διαθέσιμη τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον κωδικό πρόσβασής σας, πριν ξεκινήσετε την άσκηση. Για να συνδεθείτε με ένα λογαριασμό Exchange Server, πρέπει να είστε συνδεδεμένοι στο δίκτυό σας. Αν δουλεύετε εκτός δικτύου, μπορεί πρώτα να χρειαστεί να εγκαταστήσετε μια σύνδεση εικονικού ιδιωτικού δικτύου (Virtual Private Network VPN). Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά με την εγκατάσταση σύνδεσης VPN, δείτε την ενότητα "Σύνδεση του Outlook με το διακομιστή σας από απομακρυσμένη θέση" του Κεφαλαίου 11, "Εργασία εκτός γραφείου". Έναρξη 1. Πατήστε στο κουμπί Start (Έναρξη) της γραμμής εργασιών. 2. Στο μενού Start, δείξτε στη διαταγή All Programs (Όλα τα προγράμματα), επιλέξτε Microsoft Office, και στη συνέχεια πατήστε στη διαταγή Microsoft Office Outlook 2007. Συμβουλή Αν ο σύνδεσμος E-mail στην κορυφή του μενού Start καθορίζει το Microsoft Office Outlook ως προεπιλεγμένο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να πατήσετε στο σύνδεσμο αυτόν. Το Outlook 2007 ξεκινάει. Αν το Outlook δεν έχει ακόμα ρυθμιστεί ώστε να συνδέεται με ένα λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ξεκινάει ο Οδηγός Εκκίνησης του Outlook 2007 (Outlook 2007 Startup wizard). Συμβουλή Αυτό που βλέπετε στην οθόνη σας μπορεί να μην ταιριάζει ακριβώς με τις εικόνες τού βιβλίου. Οι εικόνες του βιβλίου προέρχονται από οθόνη με ανάλυση 1024 768, με κρυμμένη τη γραμμή εργασιών των Windows ώστε να αυξηθεί ο χώρος της επιφάνειας εργασίας.

72 Κεφάλαιο 1 Ξεκίνημα με το Outlook 2007 Δείτε επίσης Αν το Outlook είναι ήδη διευθετημένο να συνδέεται με ένα λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θέλετε να ρυθμίσετε ένα δεύτερο λογαριασμό, δείτε την ενότητα "Σύνδεση σε πρόσθετους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου", στη συνέχεια του κεφαλαίου. 3. Στη σελίδα υποδοχής, πατήστε στο κουμπί Next (Επόμενο). Αν έχετε λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει δημιουργηθεί με κάποιο άλλο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον ίδιο υπολογιστή, το Outlook σάς δίνει τη δυνατότητα να εισαγάγετε τα στοιχεία από αυτόν το λογαριασμό. Στην άσκηση αυτή δε θα διαλέξουμε αυτή την επιλογή, αλλά εσάς μπορεί να σας βολεύει να το κάνετε όταν δημιουργήσετε το λογαριασμό σας. 4. Από τη σελίδα E-mail Upgrade Options (Επιλογές αναβάθμισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), διαλέξτε την επιλογή Do not upgrade (Όχι αναβάθμιση) και στη συνέχεια πατήστε στο κουμπί Next για να εμφανίσετε τη σελίδα E-mail Accounts (Λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου).

Σύνδεση στον κύριο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας 73 5. Με ενεργό την επιλογή Yes (Ναι), πατήστε στο κουμπί Next. 6. Στη σελίδα Auto Account Setup (Αυτόματη δημιουργία λογαριασμού), καταχωρίστε το όνομά σας (Your name), τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας (E-mail address), και τον κωδικό πρόσβασής σας (Password) στα αντίστοιχα πλαίσια κειμένου. Παρατηρήστε την επιλογή μη αυτόματης ρύθμισης του διακομιστή σας (Manually configure server settings...). Αν συναντήσετε πρόβλημα με την αυτόματη διευθέτηση του Outlook, μπορείτε να κάνετε αλλαγές μόνοι σας επιλέγοντας αυτό το πλαίσιο ελέγχου και στη συνέχεια πατώντας στο κουμπί Next. Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά με τη μη αυτόματη διευθέτηση του Outlook, δείτε την ενότητα "Προβλήματα με τον Οδηγό Εκκίνησης" στη συνέχεια του κεφαλαίου. 7. Στη σελίδα Auto Account Setup, πατήστε στο κουμπί Next.

74 Κεφάλαιο 1 Ξεκίνημα με το Outlook 2007 Με την προϋπόθεση ότι δε θα αντιμετωπίσει προβλήματα σύνδεσης ή ασφαλείας, το Outlook θα χρησιμοποιήσει τις ελάχιστες πληροφορίες που του δώσατε για να συνδεθεί με το διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και να δημιουργήσει το προφίλ σας. Συμβουλή Αν είναι η πρώτη φορά που ξεκινάτε κάποιο πρόγραμμα του συστήματος 2007 Microsoft Office, το Office σάς ζητάει να καταχωρίσετε το ονοματεπώνυμό και τα αρχικά σας. Τα προγράμματα του συστήματος 2007 Office χρησιμοποιούν αυτές τις πληροφορίες για την παρακολούθηση αλλαγών, την απάντηση σε μηνύματα, κλπ. Στη συνέχεια, το Office σάς ζητάει να επιλέξετε τον τύπο των πληροφοριών που θέλετε να μοιράζεστε μέσω Διαδικτύου και, τέλος, σας δίνει τη δυνατότητα να εγγραφείτε (sign up) για αυτόματες ενημερώσεις των προγραμμάτων από την Υπηρεσία ενημέρωσης της Microsoft (Microsoft Update service). Καμία από αυτές τις επιλογές δεν ε- γκυμονεί κινδύνους, και όλες μπορεί να αποδειχθούν ιδιαίτερα χρήσιμες. Την πρώτη φορά που ξεκινάτε το Outlook, αυτό σας ρωτάει αν θέλετε να συνδυάσετε και να συγχρονίσετε πηγές RSS (RSS feeds) στο Outlook και στο Microsoft Internet Explorer. 8. Αν δεν έχετε κάποιο λόγο για το αντίθετο, στο πλαίσιο μηνύματος Microsoft Office Outlook που σας ρωτάει αν θέλετε να συνδυάσετε τις λίστες πηγών RSS, πατήστε στο κουμπί Yes. To Outlook εμφανίζει τα Εισερχόμενά σας (Inbox). Στην κορυφή του φακέλου Inbox εμφανίζεται ένα δοκιμαστικό μήνυμα από το Outlook. Τα υπόλοιπα μηνύματα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα εμφανιστούν κάτω από το δοκιμαστικό μήνυμα.

Προβλήματα με τον Οδηγό Εκκίνησης 75 Προβλήματα με τον Οδηγό Εκκίνησης Η μεγαλύτερη πιθανότητα να αντιμετωπίσετε προβλήματα με τη λειτουργία αυτόματης διευθέτησης του Outlook είναι όταν συνδέεστε με ένα λογαριασμό Exchange Server από μια απομακρυσμένη θέση (όχι απευθείας συνδεδεμένη με τον τομέα σας). Εδώ παρουσιάζουμε μερικά συνηθισμένα μηνύματα σφαλμάτων και προβλήματα που ενδέχεται να αντιμετωπίσετε: Το πιστοποιητικό του διακομιστή δεν ταιριάζει με την τοποθεσία. Αν το Outlook α- ντιμετωπίσει προβλήματα ασφαλείας για παράδειγμα, αν το ψηφιακό πιστοποιητικό του διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν ταιριάζει με το όνομα του τομέα σας το Outlook σάς ειδοποιεί για το συγκεκριμένο πρόβλημα και σας επιτρέπει να διαλέξετε αν θα προχωρήσετε. Αν εμφανιστεί ένα πλαίσιο μηνύματος Security Alert (Προειδοποίηση ασφαλείας), μπορείτε να πατήσετε στο κουμπί View Certificate (Εμφάνιση πιστοποιητικού) για να δείτε το ψηφιακό πιστοποιητικό του απομακρυσμένου διακομιστή και να επιβεβαιώσετε ότι γνωρίζετε και εμπιστεύεστε την εταιρεία που εξέδωσε το πιστοποιητικό. Αν θέλετε, μπορείτε να εγκαταστήσετε το πιστοποιητικό στον υπολογιστή σας πατώντας στο κουμπί Install Certificate (Εγκατάσταση πιστοποιητικού) και ακολουθώντας τα βήματα του Οδηγού Εισαγωγής πιστοποιητικού (Certificate Import wizard). Όταν είστε βέβαιοι για την εγκυρότητα του πιστοποιητικού, πατήστε στο κουμπί Yes του πλαισίου μηνύματος Security Alert. Δείτε επίσης Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα ψηφιακά πιστοποιητικά, δείτε την ενότητα "Ασφάλεια του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας" του Κεφαλαίου 12, "Προσαρμογή και διευθέτηση του Outlook". Μη διαθέσιμη κρυπτογραφημένη σύνδεση. Το Outlook δοκιμάζει πρώτα να πραγματοποιήσει μια κρυπτογραφημένη σύνδεση με το διακομιστή. Αν αυτή η προσπάθεια αποτύχει, σας ειδοποιεί σχετικά με το πρόβλημα και σας ρωτάει αν θέλετε να δοκιμάσετε να πραγματοποιήσετε μη κρυπτογραφημένη σύνδεση. Αν διαλέξετε αυτή την επιλογή, το Outlook πιθανότατα θα ρυθμίσει το λογαριασμό σας στο Exchange Server ως λογαριασμό IMAP ή POP3 και όχι ως λογαριασμό Exchange Server. Αυτή η ρύθμιση έχει αποτέλεσμα απώλεια λειτουργιών για παράδειγμα η γραμμή Καθηκόντων (To-Do Bar) δεν εμφανίζει το ημερολόγιο και τις πληροφορίες για τις εργασίες σας.

76 Κεφάλαιο 1 Ξεκίνημα με το Outlook 2007 Αν αντιμετωπίσετε το ένα ή το άλλο από αυτά τα σφάλματα κατά τη σύνδεσή σας με το λογαριασμό Exchange Server, βεβαιωθείτε ότι ο υπολογιστής σας είναι συνδεδεμένος στο δίκτυο του τομέα σας (τοπικά ή μέσω σύνδεσης VPN, αν δε συνδέεστε μέσω HTTP) και χρησιμοποιεί τη σωστή μέθοδο διευθυνσιοδότησης εσωτερικού διακομιστή. Για παράδειγμα αν η διεύθυνση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι jane@adatum.com, μπορείτε να απευθυνθείτε στο διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ως mail.adatum.com ή με κάποια εσωτερική διεύθυνση όπως ADATUMExchange.adatum.local. Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά με τη σύνδεση στο Microsoft Exchange μέσω HTTP, δείτε την ενότητα "Σύνδεση του Outlook με το διακομιστή σας από απομακρυσμένη θέση" του Κεφαλαίου 11, "Εργασία εκτός γραφείου". Για να λύσετε προβλήματα σύνδεσης, θα χρειαστεί πιθανότατα να προσαρμόσετε μόνοι σας τις ρυθμίσεις του διακομιστή σας. Η διαδικασία αυτή είναι παρόμοια με τη διαδικασία διευθέτησης λογαριασμού στο Outlook 2003. 1. Εμφανίστε τη σελίδα Auto Account Setup (Αυτόματη δημιουργία λογαριασμού), του Ο- δηγού Outlook 2007 Startup. 2. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Manually configure server settings (Μη αυτόματη διευθέτηση ρυθμίσεων διακομιστή) και, στη συνέχεια, πατήστε στο κουμπί Next για να εμφανίσετε τη σελίδα Choose E-mail Service (Επιλογή υπηρεσίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου). 3. Διαλέξτε την επιλογή Microsoft Exchange και πατήστε στο κουμπί Next. 4. Στη σελίδα Microsoft Exchange Settings (Ρυθμίσεις Microsoft Exchange), καταχωρίστε το όνομα ή τη διεύθυνση του διακομιστή σας στο Exchange Server, καθώς και το όνομα χρήστη σας, και στη συνέχεια πατήστε στο κουμπί Check Name (Έλεγχος ονόματος).

Σύνδεση σε πρόσθετους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 77 5. Αν δε δώσατε κωδικό πρόσβασης στη σελίδα Auto Account Setup, το Outlook σάς τον ζητάει τώρα. Αν εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Connect to (Σύνδεση με), καταχωρίστε τα στοιχεία της σύνδεσής σας και πατήστε στο ΟΚ. Αν είστε συνδεδεμένοι στο δίκτυό σας και το όνομα χρήστη που καταχωρίσατε ταιριάζει με τα στοιχεία του διακομιστή, ο Οδηγός αντικαθιστά το όνομα χρήστη με το εμφανιζόμενο όνομά σας όπως έχει καταγραφεί στη Γενική Λίστα Διευθύνσεων (Global Address List) της εταιρείας σας και το υπογραμμίζει. (Αυτό είναι γνωστό ως επίλυση resolving της διεύθυνσης. 6. Αφού το όνομά σας εμφανιστεί υπογραμμισμένο, πατήστε στο κουμπί Next και στη συνέχεια, στην τελευταία σελίδα του Οδηγού, πατήστε στο κουμπί Finish (Τέλος). Σύνδεση σε πρόσθετους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Στο κύριο προφίλ σας του Outlook μπορείτε να προσθέσετε και άλλους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, μπορεί να το κάνετε αυτό αν θέλετε να ελέγχετε τους επαγγελματικούς και τους προσωπικούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας από το ίδιο προφίλ του Outlook, ή αν παρακολουθείτε κάποιο άλλο ψευδώνυμο (alias) ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως κάποιο βοηθητικό ψευδώνυμο. Το προφίλ σας μπορεί να περιλαμβάνει μόνον ένα λογαριασμό Exchange Server, αλλά πολλούς λογαριασμούς HTTP, IMAP, και POP3.

78 Κεφάλαιο 1 Ξεκίνημα με το Outlook 2007 Συμβουλή Αν το προφίλ σας περιλαμβάνει πολλούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να επιλέξετε αυτόν που θέλετε να χρησιμοποιήσετε κάθε φορά που στέλνετε κάποιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στην κεφαλίδα του μηνύματος, πατήστε στο κουμπί Account (Λογαριασμός) και στη συνέχεια επιλέξτε από τη λίστα το λογαριασμό από τον οποίο θέλετε να στείλετε το μήνυμα. Το κουμπί Account είναι ορατό μόνον όταν έχουν διευθετηθεί πολλοί λογαριασμοί μέσα σε ένα προφίλ. Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά με τη σύνδεση σε δεύτερο λογαριασμό Exchange Server, δείτε την ενότητα "Δημιουργία πρόσθετων προφίλ του Outlook" στη συνέχεια του κεφαλαίου. Στην επόμενη άσκηση, θα προσθέσετε ένα λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου HTTP, IMAP, ή POP3 στο προφίλ σας του Outlook. Γι' αυτή την άσκηση δεν υπάρχουν αρχεία πρακτικής εξάσκησης. ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ΟΤΙ έχετε διαθέσιμα τα στοιχεία σύνδεσης του λογαριασμού HTTP, IMAP, ή POP3 πριν ξεκινήσετε την άσκηση. 1. Από το μενού Tools (Εργαλεία), επιλέξτε τη διαταγή Account Settings (Ρυθμίσεις λογαριασμού). Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Account Settings. 2. Στην καρτέλα (Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο), πατήστε στο κουμπί New (Νέος). Ξεκινάει ο Οδηγός Προσθήκης Νέου Λογαριασμού Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (Add New E-mail Account wizard).

Σύνδεση σε πρόσθετους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 79 Παρόλο που το Microsoft Exchange εμφανίζεται ως επιλογή, δεν μπορείτε να διευθετήσετε περισσότερους από έναν λογαριασμούς Exchange Server σε κάθε προφίλ. 3. Στη σελίδα Choose E-mail Service (Επιλογή υπηρεσίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), με ενεργό την επιλογή Microsoft Exchange, POP3, IMAP, ή HTTP, πατήστε στο κουμπί Next. 4. Στη σελίδα Auto Account Setup, καταχωρίστε το εμφανιζόμενο όνομα, τη διεύθυνση η- λεκτρονικού ταχυδρομείου, και τον κωδικό πρόσβασης του λογαριασμού που θέλετε να προσθέσετε στο προφίλ σας. Στη συνέχεια, πατήστε στο κουμπί Next. Το Outlook συνδέεται με το δίκτυο και αναζητά τις ρυθμίσεις του διακομιστή. Αφού εντοπίσει το διακομιστή και επαληθεύσει το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης που δώσατε, το Outlook εμφανίζει ένα μήνυμα επιβεβαίωσης. 5. Πατήστε στο κουμπί Finish για να ολοκληρώσετε τη δημιουργία του λογαριασμού.

80 Κεφάλαιο 1 Ξεκίνημα με το Outlook 2007 Ο νέος λογαριασμός εμφανίζεται στην καρτέλα E-mail του πλαισίου διαλόγου Account Settings, καθώς και στη λίστα All Mail Folders (Όλοι οι φάκελοι αλληλογραφίας). ΚΛΕΙΣΤΕ το πλαίσιο διαλόγου Account Settings. Δημιουργία πρόσθετων προφίλ του Outlook Όπως πολλοί χρήστες ενός υπολογιστή με λειτουργικό σύστημα Windows Vista ή Windows XP μπορούν να έχουν ξεχωριστά προφίλ χρήστη (user profiles), μπορείτε να έχετε στον υπολογιστή σας περισσότερα από ένα προφίλ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάθε προφίλ μπορεί να περιλαμβάνει πολλούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αλλά μόνον ένα λογαριασμό Exchange. Οι περισσότεροι έχουν μόνον ένα προφίλ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά αν θέλετε να συνδεθείτε με περισσότερους λογαριασμούς Exchange για παράδειγμα αν έχετε λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε δύο εταιρείες, τους οποίους προσπελάζετε από τον ίδιο υπολογιστή μπορείτε να το καταφέρετε μόνο μέσω ενός δεύτερου προφίλ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα προφίλ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποθηκεύονται στο μητρώο (registry) των Windows. Επιπλέον προφίλ δημιουργείτε από τα Windows, και όχι από το Outlook. Αν έχετε πολλά προφίλ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να ορίσετε στο Outlook να συνδέεται σε ένα από αυτά εξ ορισμού ή να σας ζητάει να επιλέξετε ένα προφίλ κάθε φορά που ξεκινάει. Αν σκοπεύετε να χρησιμοποιείτε τακτικά περισσότερα από ένα προφίλ, η δεύτερη λύση είναι η πιο εύκολη.

Δημιουργία πρόσθετων προφίλ του Outlook 81 Συμβουλή Δεν μπορείτε να αλλάξετε προφίλ όσο εκτελείται το Outlook. Αν δεν ορίσετε να σας ζητάει το Outlook σας να επιλέξετε προφίλ, μπορείτε να αλλάξετε το προεπιλεγμένο προφίλ από τον Πίνακα Ελέγχου (Control Panel) των Windows. Στην επόμενη άσκηση θα δημιουργήσετε ένα δεύτερο προφίλ στο Outlook και θα ρυθμίσετε το Outlook έτσι ώστε να μπορείτε να επιλέξετε το προφίλ στο οποίο θα συνδέεστε κάθε φορά που ξεκινάει το πρόγραμμα. Γι' αυτή την άσκηση δεν υπάρχουν αρχεία πρακτικής εξάσκησης. ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ΟΤΙ έχετε ρυθμίσει το Outlook να συνδέεται με έναν τουλάχιστον λογαριασμό πριν ξεκινήσετε την άσκηση. 1. Αν το Outlook είναι ανοιχτό, κλείστε το. 2. Από το μενού Start (Έναρξη), επιλέξτε τη διαταγή Control Panel (Πίνακας ελέγχου). 3. Αν ο υπολογιστής σας έχει λειτουργικό σύστημα Windows Vista, στο πλαίσιο Search (Αναζήτηση) πληκτρολογήστε Mail (Αλληλογραφία) και, στη συνέχεια, πατήστε στο εικονίδιο Mail που θα βρείτε στα αποτελέσματα της αναζήτησης. Διαφορετικά, πατήστε στη διαταγή Classic View (Κλασική προβολή) στο αριστερό τμήμα παραθύρου και κατόπιν διπλοπατήστε στο εικονίδιο Mail στο τμήμα με τα ξεχωριστά εικονίδια. 4. Στο πλαίσιο διαλόγου User Account Control, αν έχετε συνδεθεί στον υπολογιστή ως διαχειριστές, πατήστε στο κουμπί Continue (Συνέχεια). Διαφορετικά, καταχωρίστε έναν κωδικό πρόσβασης διαχειριστή και πατήστε στο OK. Πρόβλημα Το εικονίδιο Mail εμφανίζεται μόνον αν έχετε ολοκληρώσει την αρχική διευθέτηση λογαριασμού στο Outlook. Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Mail Setup (Διευθέτηση αλληλογραφίας). Σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου, ή στο Outlook, μπορείτε να διευθετήσετε λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αρχεία δεδομένων (data files). 5. Στο πλαίσιο διαλόγου Mail Setup, πατήστε στο κουμπί Show Profiles (Εμφάνιση προφίλ).

82 Κεφάλαιο 1 Ξεκίνημα με το Outlook 2007 Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Mail με τα προφίλ αλληλογραφίας που έχουν διευθετηθεί στον υπολογιστή σας κάτω από το δικό σας προφίλ λογαριασμού χρήστη. Τα προφίλ αλληλογραφίας των άλλων χρηστών δεν τα βλέπετε. Το Outlook δημιούργησε το προφίλ Outlook την πρώτη φορά που το ρυθμίσατε να συνδέεται σε κάποιο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 6. Στο πλαίσιο διαλόγου Mail, πατήστε στο κουμπί Add (Προσθήκη). Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου New Profile (Νέο προφίλ). 7. Στο πλαίσιο Profile Name (Όνομα προφίλ), πληκτρολογήστε ένα όνομα για το δεύτερο προφίλ σας. Συμβουλή Μετά τη δημιουργία του προφίλ, δεν μπορείτε να αλλάξετε το όνομά του. Αν θέλετε να χρησιμοποιείτε άλλο όνομα προφίλ, πρέπει να δημιουργήσετε ένα νέο προφίλ. Το όνομα που θα δώσετε πρέπει να είναι περιγραφικό για παράδειγμα το όνομα της ε- ταιρείας ή του λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον οποίο ισχύει το προφίλ. 8. Πατήστε στο κουμπί OK. Ξεκινάει ο Οδηγός Προσθήκης Νέου Λογαριασμού Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (Add New E-mail Account).

Δημιουργία πρόσθετων προφίλ του Outlook 83 9. Αν εμφανιστεί η σελίδα Choose E-mail Service (Επιλογή υπηρεσίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), διαλέξτε την επιλογή Internet E-mail or Microsoft Exchange και πατήστε στο κουμπί Next. 10. Στη σελίδα Auto Account Setup, καταχωρίστε στα αντίστοιχα πλαίσια κειμένου το εμφανιζόμενο όνομα, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, και τον κωδικό πρόσβασης για το λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τον οποίο θέλετε να συνδέσετε με το νέο προφίλ και ύστερα πατήστε στο κουμπί Next. 11. Αφού το Outlook συνδεθεί με το λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πατήστε στο κουμπί Finish. Πρόβλημα Αν το Outlook δεν είναι σε θέση να συνδεθεί με το λογαριασμό σας, δείτε την ενότητα "Προβλήματα με τον Οδηγό Εκκίνησης", προηγουμένως σε αυτό το κεφάλαιο. Το νέο προφίλ εμφανίζεται στο πλαίσιο διαλόγου Mail. 12. Στο πλαίσιο διαλόγου Mail, διαλέξτε την επιλογή Prompt for a profile to be used (Ερώτηση για το προφίλ που θα χρησιμοποιηθεί) και πατήστε στο OK. 13. Ξεκινήστε το Outlook. Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Choose Profile (Επιλογή προφίλ). 14. Πατήστε στο βέλος Profile Name (Όνομα προφίλ), και από τη λίστα επιλέξτε το προφίλ στο οποίο θέλετε να συνδεθείτε.

84 Κεφάλαιο 1 Ξεκίνημα με το Outlook 2007 Αν θέλετε στο μέλλον να μην εμφανίζεται το πλαίσιο αυτό, μπορείτε να πατήσετε στο κουμπί Options (Επιλογές) και μετά να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Set As Default Profile (Ορισμός ως προεπιλεγμένου προφίλ). Για να επιλέξετε κάποιο εναλλακτικό προεπιλεγμένο προφίλ ή να ορίσετε να σας το ζητάει το Outlook, χρησιμοποιήστε ξανά το πλαίσιο διαλόγου Mail στον Πίνακα Ελέγχου. ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ΟΤΙ έχετε προσαρμόσει τις ρυθμίσεις σας στο πλαίσιο διαλόγου Mail πριν συνεχίσετε, αν θέλετε να αλλάξετε τις επιλογές προφίλ του Outlook. Προσαρμογή του δικού σας χώρου εργασίας στο Outlook Το παράθυρο προγράμματος του Outlook περιλαμβάνει έξι περιοχές όπου μπορείτε να χειριστείτε το Outlook ή στοιχεία του Outlook (μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εγγραφές επαφών, καταχωρίσεις ημερολογίου, εργασίες, ή σημειώσεις). Γραμμή μενού Γραμμή εργαλείων Ελαχιστοποιημένη γραμμή Καθηκόντων Παράθυρο Παράθυρο Περιήγησης Περιεχομένου Παράθυρο Ανάγνωσης Τη διάταξη αυτή μπορεί να τη βρείτε ιδανική για τον τρόπο που δουλεύετε. Αν όμως χρησιμοποιείτε το παράθυρο προγράμματος σε οθόνη χαμηλής ανάλυσης και δε χρειάζεστε όλα τα διαθέσιμα εργαλεία, ή αν θέλετε περισσότερο χώρο στην κύρια περιοχή εργασίας, μπορείτε εύκολα να αλλάξετε την εμφάνιση και τη διάταξη του χώρου εργασίας με τους εξής τρόπους:

Προσαρμογή του δικού σας χώρου εργασίας στο Outlook 85 Γραμμή μενού (Menu bar). Όταν δουλεύετε στο παράθυρο προγράμματος του Outlook, μπορείτε να προσπελάζετε διαταγές από τα μενού που υπάρχουν εκεί. Δεν μπορείτε να κρύψετε τη γραμμή μενού, αλλά μπορείτε να τη μετακινήσετε σε άλλη θέση, αγκυρώνοντάς τη σε οποιαδήποτε πλευρά του παραθύρου προγράμματος ή μετατρέποντάς τη σε κινητή ο- πουδήποτε στην οθόνη σας. Γραμμές εργαλείων (Toolbars). Τα κουμπιά της Βασικής (Standard) γραμμής εργαλείων, η οποία εμφανίζεται εξ ορισμού, αντιστοιχούν σε συχνά χρησιμοποιούμενες διαταγές στις κατηγορίες File (Αρχείο), Edit (Επεξεργασία), και Actions (Ενέργειες). Μπορείτε επίσης να εμφανίσετε τη γραμμή εργαλείων Advanced (Για προχωρημένους) καθώς και τη γραμμή εργαλείων Web. Για να εμφανίσετε ή να κρύψετε μια γραμμή εργαλείων, πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού οπουδήποτε στη γραμμή μενού ή στην περιοχή των γραμμών εργαλείων και μετά πατήστε στο όνομα της γραμμής εργαλείων. Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά με τη γραμμή εργαλείων Advanced, δείτε την ενότητα "Εξερεύνηση της γραμμής εργαλείων Advanced" στη συνέχεια του κεφαλαίου. Παράθυρο Περιήγησης (Navigation Pane). Αυτό το τμήμα παραθύρου εμφανίζεται στην αριστερή πλευρά του παραθύρου του Outlook. Τα περιεχόμενά του αλλάζουν ανάλογα με την υπομονάδα που έχετε ανοιχτή μπορεί να εμφανίζει την οργανωτική δομή της υπομονάδας, επιλογές προβολής, συνδέσμους προς εξωτερικό περιεχόμενο ή θέματα βοήθειας κλπ. Μπορείτε να προσαρμόσετε το παράθυρο Περιήγησης σύμφωνα με προτιμήσεις σας: Μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε ή να επεκτείνετε το παράθυρο Περιήγησης πατώντας στα αριστερά ή στα δεξιά διπλά βέλη στην κορυφή του. Μπορείτε να αλλάξετε το πλάτος του παραθύρου Περιήγησης σύροντας το δεξιό κατακόρυφο διαχωριστικό. Μπορείτε να αλλάξετε τον αριθμό και το μέγεθος των κουμπιών της υπομονάδας. Για να εμφανίσετε περισσότερα κουμπιά στο κάτω μέρος του παραθύρου Περιήγησης, σύρετε τη λαβή επάνω από τα κουμπιά της υπομονάδας για να αυξήσετε το διαθέσιμο χώρο, ή πατήστε στο κουμπί Configure Buttons (Διευθέτηση κουμπιών) στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου Περιήγησης και στη συνέχεια πατήστε στο κουμπί Show More Buttons (Εμφάνιση περισσότερων κουμπιών). Για να εμφανίσετε τα κουμπιά μικρά ή για να δώσετε περισσότερο χώρο στις επιλογές και στους φακέλους του παραθύρου Περιήγησης, σύρετε τη λαβή για να μειώσετε το διαθέσιμο χώρο ή πατήστε στο κουμπί Configure Buttons και μετά επιλέξτε Show Fewer Buttons (Εμφάνιση λιγότερων κουμπιών). Παράθυρο Περιεχομένου υπομονάδας (Module content pane). Αυτό το τμήμα εμφανίζεται στο κέντρο του παραθύρου και παρουσιάζει τα περιεχόμενα της επιλεγμένης υπομονάδας τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, το ημερολόγιο, τις επαφές, κλπ. Μπορείτε να εμφανίσετε και να οργανώσετε τα περιεχόμενα αυτού του τμήματος με πολλούς τρόπους. Σε αυτό το βιβλίο, οι συγκεκριμένες επιλογές καλύπτονται στις ενότητες που αφορούν τις αντίστοιχες υπομονάδες. Παράθυρο Ανάγνωσης (Reading Pane). Όταν είναι ορατό, σε αυτό το τμήμα παραθύρου μπορείτε να δείτε την προεπισκόπηση κάποιου επιλεγμένου μηνύματος, συνάντησης, συνημμένου εγγράφου, κλπ. Αυτό το παράθυρο μπορείτε να το εμφανίσετε στα δεξιά του παραθύρου Περιεχομένου ή κάτω από αυτό, ή και να το κλείσετε τελείως.

86 Κεφάλαιο 1 Ξεκίνημα με το Outlook 2007 Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά με την προεπισκόπηση μηνυμάτων και συνημμένων στο παράθυρο Ανάγνωσης, δείτε την ενότητα "Εμφάνιση μηνυμάτων και συνημμένων σε μηνύματα" του Κεφαλαίου 4, Χειρισμός μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Γραμμή Καθηκόντων (To-Do Bar). Στη δεξιά πλευρά του παραθύρου του Outlook, αυτό το τμήμα παραθύρου εμφανίζει ένα μηνιαίο ημερολόγιο, τις προσεχείς συναντήσεις σας, και τη λίστα εργασιών σας. Μπορείτε να κρύψετε ή να εμφανίσετε αυτό το παράθυρο, να αλλάξετε τον αριθμό των μηνών του ημερολογίου και τις συναντήσεις που εμφανίζονται, και να οργανώσετε τη λίστα εργασιών με διαφορετικούς τρόπους. Μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος του παραθύρου Περιεχομένου υπομονάδας ελαχιστοποιώντας ή μεγιστοποιώντας τη γραμμή Καθηκόντων (To-Do Bar) η ελαχιστοποιημένη γραμμή εμφανίζει την επόμενη συνάντησή σας καθώς και τον αριθμό των τρεχουσών και ολοκληρωμένων εργασιών που είναι προγραμματισμένες για τη σημερινή ημέρα. Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία εργασιών στη γραμμή Καθηκόντων, δείτε την ενότητα "Οι διάφορες προβολές των εργασιών του Κεφαλαίου 8, Παρακολούθηση εργασιών. Όλα αυτά τα στοιχεία παραθύρων είναι διαθέσιμα σε όλες τις υπομονάδες του Outlook, αλλά το παράθυρο Ανάγνωσης (Reading pane) και η γραμμή Καθηκόντων (To-Do Bar) δεν εμφανίζονται πάντα εξ ορισμού. Ο παρακάτω πίνακας δείχνει αν τα συγκεκριμένα στοιχεία εμφανίζονται εξ ορισμού σε κάθε υπομονάδα. Υπομονάδα Παράθυρο Ανάγνωσης Γραμμή Καθηκόντων Mail (Αλληλογραφία) Ναι Ναι Calendar (Ημερολόγιο) Όχι Όχι Contacts (Επαφές) Όχι Ναι Tasks (Εργασίες) Ναι Ναι Notes (Σημειώσεις) Όχι Ναι Συμβουλή Αναφερόμαστε σε κάθε μία από τις παραπάνω ως υπομονάδες. Μπορείτε επίσης να τις θεωρείτε φακέλους, επειδή η κάθε μία αναπαριστάνεται με ένα φάκελο στο παράθυρο Περιήγησης. Μπορείτε να εμφανίσετε ή να κρύψετε οποιαδήποτε από τα στοιχεία του χώρου εργασίας (εκτός από τη γραμμή μενού η οποία δεν μπορεί να αλλάξει καθόλου) από το μενού View (Προβολή). Οι προτιμήσεις σας σχετικά με το περιβάλλον του Outlook διατηρούνται από τη μια περίοδο εργασίας στην άλλη. Όταν ξεκινάτε το Outlook, το παράθυρο Περιήγησης, η γραμμή Καθηκόντων, και το Ημερολόγιο (Calendar) εμφανίζονται όπως ήταν την τελευταία φορά που κλείσατε το πρόγραμμα. Όταν ξεκινάτε για πρώτη φορά το Outlook, ανοίγει η υπομονάδα Mail και εμφανίζει τα Εισερχόμενά σας (Inbox). Το παράθυρο Περιήγησης εμφανίζει τη δομή των φακέλων του γραμματοκιβωτίου σας (mailbox ο λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας). Όταν συνδέεστε σε οποιονδήποτε τύπο λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εμφανίζονται οι εξής τέσσερις φάκελοι: Deleted Items (Διαγραμμένα). Τα στοιχεία του Outlook που διαγράφετε από άλλους φακέλους διατηρούνται σε αυτόν το φάκελο και δε διαγράφονται μόνιμα παρά μόνον όταν α- δειάσετε το φάκελο. Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά με τη διαγραφή και την επαναφορά στοιχείων, δείτε το ειδικό πλαίσιο Διαγραφή μηνυμάτων του Κεφαλαίου 4, Χειρισμός μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Inbox (Εισερχόμενα). Σε αυτόν το φάκελο το Outlook αποθηκεύει τα νέα μηνύματα.

Προσαρμογή του δικού σας χώρου εργασίας στο Outlook 87 Junk E-mail (Ανεπιθύμητη ηλεκτρονική αλληλογραφία). Σε αυτόν το φάκελο, το Outlook αποθηκεύει τα μηνύματα που αποκλείονται από το φίλτρο μαζικής αλληλογραφίας (spam). Sent Items (Απεσταλμένα). Όταν στέλνετε κάποιο μήνυμα, το Outlook αποθηκεύει ένα αντίγραφό του σε αυτόν το φάκελο. Οι επόμενοι τέσσερις φάκελοι είναι ορατοί στα γραμματοκιβώτια λογαριασμών Exchange: Drafts (Πρόχειρα). Σε αυτόν το φάκελο, το Outlook αποθηκεύει προσωρινά αντίγραφα μη ολοκληρωμένων μηνυμάτων. Δείτε επίσης Για πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία και την επεξεργασία προσχεδίων, δείτε την ενότητα Δημιουργία και αποστολή μηνυμάτων στο Κεφάλαιο 3, Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Outbox (Εξερχόμενα). Σε αυτόν το φάκελο, το Outlook αποθηκεύει τα εξερχόμενα μηνύματα για όσο προσπαθεί να συνδεθεί με το διακομιστή αλληλογραφίας σας. RSS Feeds (Πηγές RSS). Σε αυτόν το φάκελο είναι διαθέσιμες οι πηγές πληροφοριών τοποθεσιών Ιστού στις οποίες εγγράφεστε. Όταν ξεκινάτε για πρώτη φορά το Outlook, εδώ μπορεί να βρείτε πηγές πληροφοριών που συνιστά η Microsoft. Search Folders (Φάκελοι αναζήτησης). Αυτοί οι εικονικοί φάκελοι παρακολουθούν τα μηνύματα που πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια αναζήτησης. Όταν πατάτε στο κουμπί Folder List (Λίστα φακέλων) στο κάτω μέρος του παραθύρου Περιήγησης (Navigation Pane), στα γραμματοκιβώτια του Exchange Server εμφανίζονται οι παρακάτω έξι φάκελοι: Calendar (Ημερολόγιο). Εμφανίζει την υπομονάδα Calendar του Outlook. Contacts (Επαφές). Εμφανίζει την υπομονάδα Contacts του Outlook. Journal (Χρονικό). Εμφανίζει την υπομονάδα Journal του Outlook. Notes (Σημειώσεις). Εμφανίζει την υπομονάδα Notes του Outlook. Sync Issues (Ζητήματα συγχρονισμού). Παρακολουθεί διενέξεις και αστοχίες επικοινωνίας στο διακομιστή αλληλογραφίας σας ή στο γραμματοκιβώτιό σας. Tasks (Εργασίες). Εμφανίζει την υπομονάδα Tasks του Outlook. Μπορείτε να εμφανίσετε οποιαδήποτε από τις υπομονάδες Mail, Calendar, Contacts, Tasks, ή Notes πατώντας στο αντίστοιχο κουμπί στο κάτω μέρος του παραθύρου Περιήγησης (Navigation Pane), ή επιλέγοντας το όνομα της υπομονάδας από το μενού Go (Μετάβαση), ή κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl και πατώντας το πλήκτρο λειτουργίας το οποίο αντιστοιχεί στην υπομονάδα που θέλετε να ανοίξετε: Υπομονάδα Mail (Αλληλογραφία) Calendar (Ημερολόγιο) Contacts (Επαφές) Tasks (Εργασίες) Notes (Σημειώσεις) Πλήκτρα συντόμευσης Ctrl+1 Ctrl+2 Ctrl+3 Ctrl+4 Ctrl+5 Τα περιεχόμενα του παραθύρου Περιήγησης διαφέρουν ανάλογα με την εμφανιζόμενη υπομονάδα. Περιγράφουμε το παράθυρο Περιήγησης κάθε υπομονάδας στο κεφάλαιο του βιβλίου που αφορά τη συγκεκριμένη υπομονάδα.

88 Κεφάλαιο 1 Ξεκίνημα με το Outlook 2007 Στην επόμενη άσκηση θα αλλάξετε το χώρο που έχει εκχωρηθεί στο παράθυρο Περιεχομένου υπομονάδας, θα αλλάξετε τα περιεχόμενα της γραμμής Καθηκόντων (To-Do Bar), και θα μάθετε να μετακινείτε τη γραμμή μενού καθώς και να μετακινεί ή να κρύβετε τις γραμμές εργαλείων. Γι' αυτή την άσκηση δεν υπάρχουν αρχεία πρακτικής εξάσκησης. ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ΟΤΙ έχετε ξεκινήσει το Outlook και έχετε ανοιχτό το φάκελο Inbox (Εισερχόμενα), πριν ξεκινήσετε την άσκηση. Ελαχιστοποίηση παραθύρου Περιήγησης 1. Στην κορυφή του παραθύρου Περιήγησης (Navigation Pane), πατήστε στο κουμπί Minimize the Navigation Pane (Ελαχιστοποίηση παραθύρου Περιήγησης). Το παράθυρο Περιήγησης συρρικνώνεται σε μια κατακόρυφη γραμμή στην αριστερή πλευρά του παραθύρου προγράμματος. Στην υπομονάδα Mail (Αλληλογραφία), τα κουμπιά στο ελαχιστοποιημένο παράθυρο Περιήγησης σας παρέχουν πρόσβαση με ένα πάτημα στους φακέλους τής λίστας Favorite Folders (Αγαπημένοι φάκελοι). 2. Πατήστε στη γραμμή Navigation Pane στην κορυφή του τμήματος παραθύρου. Το Outlook εμφανίζει τους φακέλους Favorite Folders και τους φακέλους Mail Folders σε ένα συρόμενο (slide-out) παράθυρο. Ανάπτυξη γραμμής Καθηκόντων 3. Πατήστε έξω από το συρόμενο παράθυρο για να το κλείσετε. 4. Στην κορυφή της γραμμής To-Do Bar, πατήστε στο κουμπί Expand the To-Do Bar (Ανάπτυξη γραμμής Καθηκόντων). Η γραμμή Καθηκόντων επεκτείνεται και εμφανίζει τα ημερολόγια του τρέχοντος και των επόμενων μηνών, τις τέσσερις προσεχείς συναντήσεις σας, και τη λίστα εργασιών σας.

Προσαρμογή του δικού σας χώρου εργασίας στο Outlook 89 Συμβουλή Μπορείτε να αφαιρέσετε τη γραμμή Καθηκόντων από το παράθυρο προγράμματος, πατώντας στο κουμπί Close στην επάνω δεξιά γωνία της ανεπτυγμένης γραμμής Καθηκόντων. Για να εμφανίσετε ξανά τη γραμμή Καθηκόντων αφού την κλείσετε, δείξτε στη διαταγή To-Do Bar στο μενού View (Προβολή) και επιλέξτε Normal (Κανονική) ή Minimized (Ελαχιστοποιημένη). 5. Στο μενού View, δείξτε στη διαταγή To-Do Bar και επιλέξτε Options. Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου To-Do Bar Options (Επιλογές γραμμής Καθηκόντων). 6. Αλλάξτε τη ρύθμιση Date Navigator (Περιήγηση Ημερομηνιών) ώστε να εμφανίζει 2 μήνες, και τη ρύθμιση Appointments (Συναντήσεις) ώστε να εμφανίζει 4 συναντήσεις. Στη συνέχεια, πατήστε στο OK. 7. Στο μενού View, δείξτε στη διαταγή Reading Pane (Παράθυρο Ανάγνωσης) και επιλέξτε τη διαταγή Bottom (Κάτω). Το παράθυρο Ανάγνωσης (Reading Pane) μετακινείται από την πλευρά του παραθύρου περιεχομένων στη βάση του.

90 Κεφάλαιο 1 Ξεκίνημα με το Outlook 2007 8. Στο μενού View, δείξτε στη διαταγή Reading Pane και ύστερα επιλέξτε Off για να κλείσετε τελείως το παράθυρο Ανάγνωσης. 9. Στην κορυφή του παραθύρου του Outlook, δείξτε στη λαβή μετακίνησης (την κατακόρυφη γραμμή με τις τέσσερις κουκκίδες) στα αριστερά του μενού File (Αρχείο). Ο δείκτης του ποντικιού μετατρέπεται σε τετραπλό βέλος. 10. Σύρετε τη γραμμή μενού στη δεξιά πλευρά του παραθύρου προγράμματος του Outlook. (Αφήστε τη γραμμή μενού όταν ο προσανατολισμός γίνει κατακόρυφος.) Το ονόματα των μενού περιστρέφονται και τοποθετούνται παράλληλα προς το όριο του παραθύρου, αλλά αν πατήσετε στο όνομα κάποιου μενού, αυτό θα εμφανιστεί με τον κανονικό προσανατολισμό. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια τεχνική μεταφοράς και α- πόθεσης για να μετακινήσετε οποιαδήποτε από τις ορατές γραμμές εργαλείων. 11. Σύρετε τη γραμμή μενού από τη λαβή μετακίνησης, και αποθέστε τη στο παράθυρο Περιεχομένου. Η γραμμή μενού μετατρέπεται σε κινητή γραμμή εργαλείων (floating toolbar)

Προσαρμογή του δικού σας χώρου εργασίας στο Outlook 91 Συμβουλή Όταν το παράθυρο του Outlook δεν είναι μεγιστοποιημένο, μπορείτε να τοποθετήσετε μια κινητή γραμμή εργαλείων μέσα ή έξω από το παράθυρο προγράμματος. 12. Πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στην κινητή γραμμή μενού ή στην περιοχή γραμμών εργαλείων στην κορυφή του παραθύρου του Outlook. Από το μενού συντόμευσης των γραμμών εργαλείων μπορείτε να επιλέξετε τις γραμμές εργαλείων που θέλετε να εμφανίζονται. 13. Με τις τεχνικές που περιγράψαμε σε αυτή την ενότητα, αναδιατάξτε τα στοιχεία του παραθύρου του Outlook όπως θέλετε. Πρόβλημα Οι αλλαγές σας μπορεί να κάνουν το παράθυρο του Outlook να εμφανίζεται διαφορετικό από αυτό που βλέπετε στο βιβλίο. Στο βιβλίο απεικονίζουμε το παράθυρο του Outlook με τη γραμμή μενού και τη Βασική γραμμή εργαλείων στην κορυφή του παραθύρου, το παράθυρο Περιήγησης (Navigation Pane) και τη γραμμή Καθηκόντων (To-Do Bar) μεγιστοποιημένα, και το παράθυρο Ανάγνωσης (Reading Pane) στη δεξιά πλευρά του παραθύρου.

92 Κεφάλαιο 1 Ξεκίνημα με το Outlook 2007 Εξερεύνηση της γραμμής εργαλείων Advanced Το παράθυρο προγράμματος του Outlook έχει τρεις γραμμές εργαλείων: τη Βασική (Standard) γραμμή εργαλείων, τη γραμμή εργαλείων Advanced (Για προχωρημένους), και τη γραμμή εργαλείων Web (Ιστός). Ακόμη και εκείνοι που χρησιμοποιούν το Outlook σε καθημερινή βάση μπορεί να διαπιστώσουν ότι ποτέ δεν έχουν ανοίξει τη γραμμή εργαλείων Advanced ούτε έχουν χρησιμοποιήσει κάποια από τις διαταγές της. Συμβουλή Από τη γραμμή εργαλείων Web μπορείτε να προσπελάσετε πόρους του Διαδικτύου και να αλληλεπιδράσετε με τον Internet Explorer. Επειδή οι λειτουργίες της γραμμής εργαλείων Web δεν αφορούν ειδικά το Outlook, δεν τις εξετάζουμε σε αυτό το βιβλίο. Σε αυτό το βιβλίο δε χρησιμοποιούμε τη γραμμή εργαλείων Advanced, αλλά μπορείτε να πειραματιστείτε μόνοι σας μαζί της ίσως διαπιστώσετε ότι είναι πολύ χρήσιμο να έχετε διαθέσιμες τις διαταγές της. Για να εμφανίσετε τη γραμμή εργαλείων Advanced, πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στη γραμμή μενού ή στη γραμμή εργαλείων και επιλέξτε τη διαταγή Advanced. Λίστα Τρέχουσας προβολής Στην υπομονάδα Mail, οι λειτουργίες και οι διαταγές που είναι διαθέσιμες στη γραμμή εργαλείων Advanced περιλαμβάνουν τις εξής: Outlook Today (Το Outlook σήμερα). Η σελίδα Outlook Today, η οποία σε προηγούμενη έκδοση του Outlook εμφανιζόταν εξ ορισμού όταν ξεκινούσατε το πρόγραμμα, παρουσιάζει πληροφορίες από το Ημερολόγιο (Calendar) και τη λίστα εργασιών σας μαζί με το πλήθος των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων που υπάρχουν στο φάκελο Inbox (Εισερχόμενα) και ό- λων των μηνυμάτων που υπάρχουν στους φακέλους Drafts (Πρόχειρα) και Outbox (Εξερχόμενα). Αν θέλετε να βλέπετε αυτή τη σελίδα γενικών πληροφοριών όταν ξεκινάτε το Outlook, εμφανίστε τη σελίδα Outlook Today, πατήστε στο κουμπί Customize Outlook Today, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου When Starting, Go Directly To Outlook Today (Κατά την εκκίνηση, απευθείας μετάβαση στη σελίδα 'Το Outlook σήμερα'), και πατήστε στο κουμπί Save Changes (Αποθήκευση αλλαγών). Στη σελίδα Customize Outlook Today, μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε τι θα εμφανίζεται στις περιοχές μηνυμάτων, ημερολογίου, και εργασιών και να επιλέξετε από πέντε θέματα και διατάξεις σελίδας. Back (Πίσω), Forward (Εμπρός), και Up One Level (Ένα επίπεδο επάνω). Με αυτές τις διαταγές, μπορείτε να μετακινηθείτε γρήγορα από φάκελο σε φάκελο.