Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( )

Transcript

1 Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) Περιεχόμενα Τι είναι η ηλεκτρονική αλληλογραφία;...2 Πώς γίνεται η μεταφορά των μηνυμάτων;...2 Τι χρειάζομαι για να χρησιμοποιήσω την υπηρεσία ;...2 Το πρόγραμμα Pine...3 Το πρόγραμμα Netscape Messenger...9 Το πρόγραμμα Outlook Express Το IMAP WebMail (IMP) του Πανεπιστημίου Οριστική διαγραφή μηνυμάτων από τον διακομιστή Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 1

2 Τι είναι η ηλεκτρονική αλληλογραφία; Η ηλεκτρονική αλληλογραφία είναι η πιο δημοφιλής από τις υπηρεσίες του Διαδικτύου. Είναι μια μορφή επικοινωνίας η οποία επιτρέπει στους χρήστες του Διαδικτύου που έχουν ηλεκτρονική διεύθυνση ( address) να στείλουν ένα μήνυμα σε άλλους χρήστες, με τρόπο που μοιάζει με αυτόν του κλασικού ταχυδρομείου. Κάθε μήνυμα χαρακτηρίζεται από την ηλεκτρονική διεύθυνση του αποστολέα, το περιεχόμενο (που μπορεί να είναι απλό κείμενο, εικόνα, επισυναπτόμενο αρχείο κ.ά.), και την ηλεκτρονική διεύθυνση του παραλήπτη. Τα μηνύματα φυλάσσονται σε ηλεκτρονικά γραμματοκιβώτια (mailboxes) μέχρι την ανάκτησή τους. Πώς γίνεται η μεταφορά των μηνυμάτων; Η αποστολή των μηνυμάτων γίνεται με χρήση ενός πρωτοκόλλου μεταφοράς πληροφορίας του Διαδικτύου, του Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Το πρωτόκολλο SMTP επιτρέπει την μεταφορά μηνυμάτων από έναν Εξυπηρετητή Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (Μail Server) του Διαδικτύου σε έναν άλλον. Κάθε μήνυμα έχει μια επικεφαλίδα (header) που χρησιμοποιείται για την αναγνώριση της ηλεκτρονικής διεύθυνσης του παραλήπτη, την ηλεκτρονική διεύθυνση και το όνομα του αποστολέα, και λεπτομέρειες για τους κόμβους από τους οποίους θα περάσει το μήνυμα μέσα στο δίκτυο για να φτάσει στον προορισμό του. Η ανάκτηση των μηνυμάτων από τον Εξυπηρετητή γίνεται με χρήση του πρωτοκόλλου Post Office Protocol (POP). Η έκδοση 3 του POP (POP3) χρησιμοποιείται από τα περισσότερα προγράμματα διαχείρισης της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, τους Clients. Ο Client δημιουργεί ένα γραμματοκιβώτιο (Inbox) στον υπολογιστή του χρήστη, και όταν αυτός συνδέεται με τον Εξυπηρετητή Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου, τα μηνύματά του μεταφέρονται στο γραμματοκιβώτιο. Τι χρειάζομαι για να χρησιμοποιήσω την υπηρεσία ; Για να χρησιμοποιήσω την υπηρεσία της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, χρειάζομαι: Μια ηλεκτρονική διεύθυνση αλληλογραφίας ( address). Οι διευθύνσεις αποτελούνται από 2 μέρη που χωρίζονται μεταξύ τους με το Το πρώτο μέρος υποδηλώνει την ταυτότητα του χρήστη και το δεύτερο την ταυτότητα Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 2

3 του διακομιστή αλληλογραφίας (mail server), όπως για παράδειγμα η διεύθυνση Ένα πρόγραμμα πελάτη για τη διαχείριση της ηλεκτρονικής μας αλληλογραφίας ( Client). Ένα πολύ απλό πρόγραμμα τέτοιου είδους είναι το Pine, ενώ σε παραθυρικό περιβάλλον οι πιο δημοφιλείς Clients είναι o Netscape Messenger και το Outlook Express, η χρήση των οποίων περιγράφεται παρακάτω. Το πρόγραμμα Pine Το Pine (Program for Internet News and Mail) είναι ένα πρόγραμμα για τη διαχείριση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, το οποίο αναπτύχθηκε στο Πανεπιστήμιο της Washington. Εκκίνηση Για να χρησιμοποιήσετε το Pine, πρέπει πρώτα να συνδεθείτε με telnet στον Mail Server σας. Κατόπιν, πληκτρολογήστε στη γραμμή εντολών pine (με πεζά γράμματα) και πατήστε το πλήκτρο ENTER. Το κύριο μενού επιλογών Στην παρακάτω εικόνα φαίνεται η κύρια οθόνη του Pine και το μενού επιλογών. Η επιλογή μιας εργασίας γίνεται πατώντας το αντίστοιχο γράμμα (π.χ. Α για Address Book), ή με μετακίνηση με τα βελάκια και πίεση του πλήκτρου ENTER. Στο κάτω μέρος της οθόνης φαίνονται επιλογές που σχετίζονται πάντα με την τρέχουσα οθόνη. Στην περίπτωση που αυτές είναι πολλές και δεν χωρούν σε μια οθόνη, είναι διαθέσιμη και η επιλογή Ο (OTHER CMDS) η οποία εμφανίζει και τις υπόλοιπες. - Το μενού επιλογών του Pine - Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 3

4 Οι επιλογές του μενού είναι οι εξής: HELP: Παρέχει βοήθεια. Η βοήθεια είναι διαθέσιμη σε κάθε οθόνη του Pine. COMPOSE MESSAGE: Συγγραφή και αποστολή μηνυμάτων FOLDER INDEX: Επεξεργασία μηνυμάτων του τρέχοντος καταλόγου FOLDER VIEW: Αλλαγή καταλόγου ADDRESS BOOK: Εργασίες στο βιβλίο διευθύνσεων SETUP: Ρυθμίσεις του Pine QUIT: Έξοδος από το Pine Αποστολή μηνύματος Με την επιλογή C (Compose Message) εμφανίζεται η οθόνη σύνθεσης μηνύματος - Σύνθεση μηνύματος με το Pine - Τα πεδία του παραθύρου συγγραφής μηνύματος έχουν την εξής σημασία: Το: διεύθυνση του παραλήπτη. Μπορείτε να γράψετε περισσότερες διευθύνσεις, χωρίζοντάς τις με κόμμα (,). Αφού τελειώσετε, πρέπει να πιέσετε το πλήκτρο ENTER για να μετακινηθείτε στο επόμενο πεδίο. Αν δεν πληκτρολογηθεί ολόκληρη η διεύθυνση αλλά μόνο το πρώτο μέρος της, δηλαδή το όνομα του χρήστη (user name), τότε το Pine υποθέτει ότι πρόκειται για χρήστη του ίδιου διακομιστή, και μετά την πίεση του ENTER προσθέτει αυτόματα το όνομα του διακομιστή. Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 4

5 Cc: διευθύνσεις άλλων παραληπτών, στους οποίους θα σταλεί αντίγραφο του μηνύματος. Οι διευθύνσεις χωρίζονται μεταξύ τους με κόμμα (,). Attchmnt: διαδρομή και όνομα του επισυναπτόμενου αρχείου. Το αρχείο αυτό πρέπει να βρίσκεται σε κάποιον από τους καταλόγους της περιοχής σας στον διακομιστή, δηλαδή στο δικό σας προσωπικό κατάλογο (home directory), και το επιλέγετε στο στάδιο αυτό πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων ^T (το πλήκτρο CONTROL και το πλήκτρο T). Αυτό σημαίνει ότι αν θέλετε να στείλετε ένα αρχείο που βρίσκεται στον προσωπικό υπολογιστή σας, πρέπει πρώτα να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία ftp για να το μεταφέρετε στην περιοχή σας στον server, και κατόπιν να επιλέξετε Compose Message από το Pine. Subject: το θέμα του μηνύματος Message Text: το κείμενο του μηνύματος Αφού συμπληρωθούν τα πεδία και πληκτρολογηθεί το κείμενο του μηνύματος, αυτό αποστέλλεται με πάτημα των πλήκτρων ^X (το ^ δηλώνει το πλήκτρο CONTROL). Τότε θα ερωτηθείτε "Sent message?". Αν πατήσετε το y (yes) ή το πλήκτρο ENTER, το μήνυμα θα αποσταλεί, και θα δημιουργηθεί ένα αντίγραφό του στον κατάλογο sent-mail. Αν όμως αλλάξετε γνώμη, η πίεση του ^P (Postpone) αναβάλλει την επεξεργασία του μηνύματος για αργότερα, ενώ η πίεση του ^C (Cancel) ακυρώνει όλη τη διαδικασία συγγραφής του τρέχοντος μηνύματος. Ανάγνωση μηνύματος Στον κατάλογο Inbox βρίσκονται τα εισερχόμενα μηνύματα, δηλαδή τα μηνύματα που έχουμε λάβει. Η μετακίνηση στη λίστα των μηνυμάτων γίνεται με χρήση των πλήκτρων βέλους, και η επιλογή ενός μηνύματος με πίεση του πλήκτρου V (ViewMsg) ή του ENTER. Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 5

6 - Ανάγνωση μηνύματος με το Pine - Στο παράδειγμα της παρακάτω εικόνας, φαίνεται ότι το μήνυμα περιέχει και ένα συνημμένο αρχείο attachment. Για να δείτε την περιγραφή του, πατήστε το πλήκτρο V (ViewAttch). - Μήνυμα που περιέχει συνημμένο αρχείο - Θα εμφανιστεί τότε μια λίστα με τα μέρη του μηνύματος. Aφού επιλέξετε από τη λίστα το μέρος του μηνύματος που αναφέρεται στο attachment, πατήστε το πλήκτρο S (Save) για να αποθηκεύσετε το συνημμένο αρχείο στην περιοχή σας στον διακομιστή. Για να το επεξεργαστείτε, πρέπει στη συνέχεια να το αντιγράψετε τοπικά στον προσωπικό σας υπολογιστή χρησιμοποιώντας την υπηρεσία ftp. Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 6

7 - Αποθήκευση συνημμένου αρχείου - Στην προτροπή "Copy attachment to file in home directory: filename" που θα εμφανιστεί, ο πατήστε το ENTER για να αποθηκεύσετε το συνημμένο αρχείο. Αφού ολοκληρωθεί η αποθήκευση, το αρχείο μπορεί να μεταφερθεί στον προσωπικό σας υπολογιστή με την υπηρεσία ftp. Η επιστροφή στην προηγούμενη οθόνη γίνεται πατώντας το Ε (Exit Index). Άλλες εργασίες με το Pine Απάντηση σε μήνυμα Με πάτημα του R (Reply) στην οθόνη Folder Index μπορείτε να απαντήσει σε ένα μήνυμα που έχετε λάβει. Η διαδικασία είναι ίδια με αυτή της συγγραφής μηνύματος (Compose Message), με τη διαφορά ότι δεν χρειάζεται η πληκτρολόγηση της διεύθυνσης του αποστολέα, και επιπλέον μπορεί να συμπεριληφθεί και το αρχικό μήνυμα στην απάντηση, αν αυτό είναι επιθυμητό. Ένα σημείο που χρειάζεται προσοχή στην απάντηση μηνυμάτων είναι όταν το αρχικό μήνυμα είχε και άλλους παραλήπτες. Σε αυτή την περίπτωση μπορείτε να επιλέξετε αν η απάντηση θα σταλεί και σε αυτούς, ή μόνο στον αποστολέα του αρχικού μηνύματος. Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 7

8 Προώθηση μηνύματος Ένα μήνυμα που έχει ληφθεί μπορεί να σταλεί σε άλλους παραλήπτες, με πάτημα του F (Forward). Πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις των παραληπτών, και αν επιθυμείτε, μπορείτε και να τροποποιήσετε το μήνυμα. Διαγραφή μηνύματος Η διαγραφή ενός μηνύματος γίνεται με πάτημα του D (Delete) στην οθόνη Folder Index. Τότε θα φαίνεται ένα D στην περιγραφή τους στη λίστα, που σημαίνει ότι σημειώθηκαν για διαγραφή. Δηλαδή τα μηνύματα δεν διαγράφονται εκείνη τη στιγμή αλλά η διαγραφή τους γίνεται είτε κατά την έξοδο από το Pine, είτε με πάτημα του X (Expunge) στην οθόνη Folder Index. Και στις 2 περιπτώσεις, πριν την διαγραφή τους θα ζητηθεί επιβεβαίωση: "Expunge n messages from folder_name"? (n: αριθμός των μηνυμάτων, folder_name: όνομα του καταλόγου). Αν επιθυμείτε την οριστική διαγραφή τους, πρέπει να πατήσετε y (yes) ή το ENTER. Το πάτημα του U (Undelete) αναιρεί το σημάδι διαγραφής από ένα μήνυμα, συνεπώς το μήνυμα αυτό δεν θα διαγραφεί κατά την έξοδο από το Pine. ΠΡΟΣΟΧΗ: Εάν χρησιμοποιείτε κάποιο άλλο πρόγραμμα για τη διαχείριση της ηλεκτρονικής σας αλληλογραφίας και έχετε επιλέξει να διατηρούνται αντίγραφα των μηνυμάτων σας στο διακομιστή, τότε μετά από κάποια μηνύματα ο διαθέσιμος χώρος σας θα γεμίσει. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα να μην μπορείτε να λάβετε νέα μηνύματα και αυτά να επιστρέφουν πίσω στους αποστολείς τους, πληροφορώντας τους ότι ο χώρος σας έχει γεμίσει (disk quota exceeded). Ένας τρόπος με τον οποίο μπορείτε να διαγράψετε μηνύματα αδειάζοντας το γραμματοκιβώτιό σας και ανακτώντας πάλι το διαθέσιμο χώρο σας στον διακομιστή είναι αυτός που περιγράφτηκε παραπάνω. Συνεπώς, φροντίστε να εξοικειωθείτε με τη διαγραφή μηνυμάτων χρησιμοποιώντας το Pine. Αποθήκευση μηνύματος Με πάτημα του S (Save) ο μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα που έχει λάβει. Η αποθήκευση των μηνυμάτων γίνεται στον κατάλογο saved-messages - εκτός αν έχει οριστεί κάποιος άλλος - και το αποθηκευμένο μήνυμα διαγράφεται από τον κατάλογο Inbox. Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 8

9 Το πρόγραμμα Netscape Messenger Το πρόγραμμα περιήγησης Netscape Communicator διαθέτει έναν ενσωματωμένο Client, τον Netscape Messenger, ο οποίος αφού ρυθμιστεί κατάλληλα, αναλαμβάνει τη διαχείριση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας. ΠΡΟΣΟΧΗ: Μην κάνετε τις παρακάτω ρυθμίσεις σε υπολογιστή του Εργαστηρίου του Κέντρου Υπολογιστών και Δικτύων ή σε κάποιον άλλο υπολογιστή που διατίθεται για κοινή και όχι για προσωπική χρήση. Δεν θα θέλατε άλλωστε να βλέπουν την ηλεκτρονική αλληλογραφία σας και άλλοι χρήστες, και επιπλέον υπάρχει κίνδυνος απώλειας μηνυμάτων, λόγω της προστασίας των σκληρών δίσκων των Η/Υ από εγγραφές. Ρυθμίσεις του Netscape Messenger Από το μενού επιλογών του Netscape Communicator επιλέξτε Edit Preferences. Στο παράθυρο διαλόγου με τίτλο Preferences που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο αριστερό μέρος του στο + που υπάρχει δίπλα στην κατηγορία Mail & Newsgroups για να την αναπτύξετε. Στη συνέχει κάντε κλικ στην υποκατηγορία Identity, και συμπληρώστε στο δεξί μέρος του παραθύρου τα πεδία όπως φαίνονται στην παρακάτω εικόνα: - Ρύθμιση του Identity στον Netscape Messenger - Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 9

10 Στη συνέχεια κάντε κλικ στην υποκατηγορία Mail Servers. Στο δεξί μέρος του παραθύρου, κάντε κλικ στο κουμπί Edit της περιοχής Outgoing Mail Server και συμπληρώστε τα πεδία όπως στην παρακάτω εικόνα: - Ρύθμιση του Outgoing Mail Server στον Netscape Messenger - Στη συνέχεια κάντε κλικ στην υποκατηγορία Mail Servers. Στο δεξί μέρος του παραθύρου, κάντε κλικ στο κουμπί Edit της περιοχής Incoming Mail Servers. Στο παράθυρο Mail Server Properties που εμφανίζεται στη συνέχεια, συμπληρώστε τα πεδία της καρτέλας General όπως στην παρακάτω εικόνα: - Ρύθμιση του Incoming Mail Server στον Netscape Messenger - Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 10

11 Στη συνέχεια κάντε κλικ στην καρτέλα POP. Εάν θέλετε να διατηρείται αντίγραφο των μηνυμάτων σας στον διακομιστή αλληλογραφίας, τότε κάντε κλικ στη ρύθμιση Leave messages on server. Εάν δεν επιθυμείτε τη διατήρηση αντιγράφου, αφήστε τη ρύθμιση όπως στην παρακάτω εικόνα. - Ρύθμιση διατήρησης ή μη των αντιγράφων στον διακομιστή - Στην περίπτωση που επιλέξετε να μην διατηρούνται αντίγραφα των μηνυμάτων στο διακομιστή, τότε κάθε φορά που θα χρησιμοποιείτε το Netscape Messenger για να κάνετε λήψη μηνυμάτων, τα μηνύματα θα μεταφέρονται τοπικά στον υπολογιστή σας και θα διαγράφονται από τον διακομιστή αλληλογραφίας. Επιλέξτε τη ρύθμιση της διατήρησης μόνο εάν πρόκειται να χρησιμοποιείτε περισσότερα από ένα προγράμματα για τη διαχείριση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας σας. Στην περίπτωση αυτή όμως υπάρχει ο κίνδυνος να γεμίζει συχνά ο διαθέσιμος χώρος σας στον διακομιστή αλληλογραφίας, αφού τα μηνύματα θα διατηρούνται σε αυτόν. Πρέπει λοιπόν να ελέγχετε τακτικά τον διαθέσιμο χώρο σας στον διακομιστή και να κάνετε τακτικά οριστική διαγραφή μηνυμάτων από τον διακομιστή χρησιμοποιώντας το Pine (διαδικασία που περιγράφηκε παραπάνω). Παρακάτω περιγράφονται 3 πιθανά σενάρια σχετικά με τη ρύθμιση αυτή: 1. Έχετε υπολογιστή και στο γραφείο και στο σπίτι και θέλετε κάποιο μήνυμα που το λάβατε με το Netscape Messenger το βράδυ από τον υπολογιστή του σπιτιού σας, να το λάβετε ξανά το πρωί από τον υπολογιστή του γραφείου σας ο οποίος επίσης έχει Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 11

12 εγκατεστημένο το Netscape Messenger. Τότε πρέπει και στους δύο υπολογιστές να γίνει η ρύθμιση της διατήρησης των μηνυμάτων στον διακομιστή. 2. Έχετε υπολογιστή στο σπίτι και θέλετε κάποιο μήνυμα που το λάβατε με το Netscape Messenger το βράδυ από τον υπολογιστή του σπιτιού σας, να μπορείτε να το διαβάσετε και το πρωί από έναν οποιονδήποτε υπολογιστή μέσω του Web Mail. Τότε πρέπει στον Netscape Messenger να γίνει η ρύθμιση της διατήρησης των μηνυμάτων στον διακομιστή. 3. Έχετε υπολογιστή στο σπίτι και θέλετε να διαβάζετε τα μηνύματά σας μόνο από αυτόν και δεν έχετε σκοπό να χρησιμοποιήσετε και δεύτερο υπολογιστή ή το Web Mail. Τότε στο Netscape Messenger επιλέξτε να μη διατηρούνται αντίγραφα στο διακομιστή. Όταν ολοκληρώσετε πατήστε το κουμπί ΟΚ στο παράθυρο Preferences. Εκκίνηση του Προγράμματος Για να εκκινήσουμε το πρόγραμμα Netscape Messenger, επιλέγουμε από το μενού Communicator Messenger ή κάνουμε κλικ στο κουμπί Inbox στην εργαλειοθήκη που βρίσκεται στη γραμμή κατάστασης του Netscape Communicator. Θα εμφανιστεί τότε το βασικό παράθυρο του προγράμματος To παράθυρο του Netscape Messenger - Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 12

13 Στα αριστερά του παραθύρου βρίσκεται η λίστα των φακέλων (1). Για παράδειγμα, τα μηνύματα που έχετε λάβει βρίσκονται στο φάκελο Inbox. Τα περιεχόμενα του ανοιχτού φακέλου εμφανίζονται στο επάνω δεξιό μέρος του παραθύρου (2), ενώ μια προεπισκόπηση του ανοιχτού μηνύματος εμφανίζεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου (3). Ανάγνωση Μηνύματος Για να διαβάσουμε κάποιο μήνυμα, το επιλέγουμε από τη λίστα των μηνυμάτων και είτε διαβάζουμε το περιεχόμενό στην περιοχή της προεπισκόπησης, είτε κάνουμε διπλό κλικ επάνω του στη λίστα για να ανοίξει σε δικό του παράθυρο. Εάν κάποιο μήνυμα περιέχει συνημμένο αρχείο, τότε στο περιεχόμενό του θα εμφανίζεται και το πλήκτρο. Κάνοντας κλικ στο πλήκτρο αυτό, θα εμφανιστούν στο κάτω μέρος της περιοχής προεπισκόπησης τα συνημμένα αρχεία του μηνύματος. Με δεξί κλικ επάνω στο αρχείο, επιλέγουμε εάν θέλουμε να το ανοίξουμε ή να το αποθηκεύσουμε τοπικά στον υπολογιστή μας. - Άνοιγμα ή αποθήκευση συνημμένων - Σύνθεση μηνύματος Για να συνθέσουμε ένα νέο μήνυμα, πατάμε το κουμπί New Message της γραμμής εργαλείων. Θα εμφανιστεί τότε το παράθυρο της σύνθεσης μηνύματος. Στο παράθυρο αυτό συμπληρώνουμε τα πεδία όπως στην παρακάτω εικόνα: Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 13

14 - Σύνθεση μηνύματος - Εάν επιθυμούμε να επισυνάψουμε ένα αρχείο στο μήνυμα, κάνουμε κλικ στο κουμπί Attach και επιλέγουμε File. Στη συνέχεια εντοπίζουμε και επιλέγουμε το αρχείο. - Σύνθεση μηνύματος - Όταν ολοκληρώσουμε τη σύνθεση του μηνύματος, κάνουμε κλικ στο κουμπί Send για να αποσταλεί. Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 14

15 Άλλες εργασίες με το Nescape Messenger Χρησιμοποιώντας τα κουμπιά της γραμμής εργαλείων, μπορούμε να εκτελέσουμε και άλλες εργασίες, όπως: - Η γραμμή εργαλείων του Netscape Messenger - Get Msg: Για να κάνουμε έλεγχο εάν έχουμε νέα μηνύματα νωρίτερα από την προγραμματισμένη λήψη μηνυμάτων. Reply: Για να απαντήσουμε στον αποστολέα ενός μηνύματος που λάβαμε. Reply All: Για να απαντήσουμε στον αποστολέα και σε όλους τους παραλήπτες ενός μηνύματος που λάβαμε. Forward: Για να προωθήσουμε ένα μήνυμα. Print: Για να εκτυπώσουμε ένα μήνυμα. Delete: Για να διαγράψουμε ένα μήνυμα. Τα διαγραμμένα μηνύματα μεταφέρονται στον φάκελο Trash και μένουν εκεί μέχρι την οριστική διαγραφή τους από αυτόν τον φάκελο. Το πρόγραμμα Outlook Express Με το πρόγραμμα περιήγησης Internet Explorer, εγκαθίσταται και το δημοφιλές πρόγραμμα e- mail Client, το Outlook Express, το οποίο μετά από τις κατάλληλες ρυθμίσεις, αναλαμβάνει τη διαχείριση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας. ΠΡΟΣΟΧΗ: Όπως προτείναμε και στην ενότητα του Netscape Messenger, μην κάνετε τις παρακάτω ρυθμίσεις σε υπολογιστή του Εργαστηρίου του Κέντρου Υπολογιστών και Δικτύων ή σε κάποιον άλλο υπολογιστή που διατίθεται για κοινή και όχι για προσωπική χρήση. Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 15

16 Ρυθμίσεις του Outlook Express Την πρώτη φορά που θα ανοίξουμε το πρόγραμμα Outlook Express, ένας οδηγός μας παρακινεί να κάνουμε τις απαραίτητες ρυθμίσεις. Ο οδηγός αυτός έχει βήματα, στα οποία μας ζητά να πληκτρολογήσουμε: Ένα περιγραφικό όνομα για τον λογαριασμό ηλεκτρονικής αλληλογραφίας που θα ρυθμίσουμε. το ονοματεπώνυμό μας, όπως αυτό θέλουμε να εμφανίζεται όταν στέλνουμε ένα μήνυμα. την διεύθυνσή σας (π.χ. Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 16

17 το όνομα του διακομιστή εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας (πληκτρολογούμε και στα δύο το eos.uom.gr). το όνομα χρήστη (user name) και τον κωδικό πρόσβασης (password) του λογαριασμού μας. Εάν θέλουμε να τροποποιήσουμε τις ρυθμίσεις που κάναμε: Από το μενού του Outlook Express επιλέγουμε Εργαλεία (Tools) Λογαριασμοί (Accounts). Στο παράθυρο με τίτλο Λογαριασμοί Internet (Internet Accounts) που εμφανίζεται, κάνουμε κλικ επάνω στο λογαριασμό που ρυθμίσαμε, και πατάμε το κουμπί Ιδιότητες (Properties). Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 17

18 Εκτός από το ότι μπορούμε να τροποποιήσουμε τις ρυθμίσεις του λογαριασμού, μπορούμε να επιλέξουμε εάν θέλουμε να διατηρείται αντίγραφο των μηνυμάτων μας στο διακομιστή (καρτέλα Για προχωρημένους (Advanced), επιλογή Διατήρηση αντιγράφου μηνυμάτων στο διακομιστή (Leave a copy of messages on server)). Τα θέμα αυτό αναπτύχθηκε αναλυτικά στην ενότητα του Netscape Messenger, συνεπώς αν δεν είστε σίγουροι για τη σημασία αυτής της ρύθμισης ανατρέξτε εκεί. Σε περίπτωση που πραγματοποιήσετε σύνδεση μέσω εξωτερικού provider (π.χ. μέσω ADSL σύνδεσης), οι ρυθμίσεις είναι οι εξής: Στην καρτέλα με τα ονόματα διακομιστών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στο διακομιστή εισερχόμενης αλληλογραφίας πληκτρολογείτε eos.uom.gr ενώ στο διακομιστή εξερχόμενης αλληλογραφίας πληκτρολογείτε τον mail server του ιδιωτικού παροχέα σας. Εκκίνηση του Προγράμματος Για να εκκινήσουμε το πρόγραμμα Netscape Messenger, κάνουμε διπλό κλικ στο εικονίδιο της συντόμευσής του ή το επιλέγουμε από τη λίστα των προγραμμάτων των Windows. Θα εμφανιστεί τότε το βασικό παράθυρο του προγράμματος. - To παράθυρο του Outlook Express - Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 18

19 Στα αριστερά του παραθύρου βρίσκεται η λίστα των φακέλων. Για παράδειγμα, τα μηνύματα που έχουμε λάβει βρίσκονται στο φάκελο Inbox. Τα περιεχόμενα του ανοιχτού φακέλου εμφανίζονται στο επάνω δεξιό μέρος του παραθύρου, ενώ μια προεπισκόπηση του ανοιχτού μηνύματος εμφανίζεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου. Κάτω από τη γραμμή εργαλείων και στα αριστερό μέρος του παραθύρου, βρίσκεται η λίστα φακέλων. Στους φακέλους περιέχονται τα μηνύματά μας ανάλογα με τον τύπο και την κατάστασή τους. Συγκεκριμένα: Ο φάκελος Εισερχόμενα (Inbox) περιέχει τα μηνύματα που έχουμε λάβει. Ο φάκελος Εξερχόμενα (Outbox) περιέχει τα μηνύματα που έχουμε στείλει, αλλά για κάποιον λόγο δεν έχουν σταλεί ακόμη. Ο φάκελος Απεσταλμένα (Sent Items) περιέχει τα μηνύματα που έχουμε στείλει. Ο φάκελος Διαγραμμένα (Deleted Items) περιέχει τα μηνύματα που έχουμε διαγράψει. Ο φάκελος Πρόχειρα (Drafts) περιέχει τα μηνύματα έχουμε συνθέσει, αλλά δεν τα έχουμε αποστείλει ακόμα. Για να ανοίξουμε κάποιον φάκελο, κάνουμε κλικ επάνω του με το ποντίκι, και παρατηρούμε ότι τα μηνύματα που περιέχει εμφανίζονται στο δεξιό μέρος του παραθύρου σε λίστα. Μπορούμε επίσης να ανοίξουμε το μήνυμα σε δικό του παράθυρο, κάνοντας επάνω του διπλό κλικ με το ποντίκι. Δημιουργία μηνύματος Για να δημιουργήσουμε και να στείλουμε ένα μήνυμα: Πατάμε το κουμπί Νέο μήνυμα (New message) της γραμμής εργαλείων. Στο πλαίσιο Προς (To ) πληκτρολογούμε την ηλεκτρονική διεύθυνση του παραλήπτη. Μπορούμε επίσης να πληκτρολογήσουμε περισσότερες από μια ηλεκτρονικές διευθύνσεις, διαχωρίζοντάς τις με κόμμα ή με ελληνικό ερωτηματικό. Στο πλαίσιο Θέμα (Subject), πληκτρολογούμε το θέμα του μηνύματος. Στο μεγάλο πλαίσιο κειμένου που βρίσκεται από κάτω, πληκτρολογούμε το κείμενο του μηνύματος. Όταν τελειώσουμε, πατάμε το κουμπί Αποστολή (Send) για να στείλουμε το μήνυμα. Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 19

20 Απάντηση σε μήνυμα Για να απαντήσουμε σε ένα μήνυμα που έχουμε λάβει: Επιλέγουμε ή ανοίγουμε το μήνυμα στο οποίο θέλουμε να απαντήσουμε. Για να απαντήσουμε στον αποστολέα του μηνύματος, πατάμε το κουμπί Απάντηση (Reply). Για να απαντήσουμε σε όλους τους παραλήπτες του αρχικού μηνύματος, πατάμε το κουμπί Απάντηση σε όλους (Reply to all). Πληκτρολογούμε το κείμενο του μηνύματος. Πατάμε το κουμπί Αποστολή (Send) για να στείλουμε το μήνυμα. Προώθηση μηνύματος Έχουμε τη δυνατότητα να προωθήσουμε ένα μήνυμα που έχουμε λάβει ως εξής: Επιλέγουμε ή ανοίγουμε το μήνυμα το οποίο επιθυμούμε να προωθήσουμε. Πατάμε το κουμπί Προώθηση (Forward). Πληκτρολογούμε στα αντίστοιχα πλαίσια τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις των παραληπτών. Εάν επιθυμούμε, προσθέτουμε δικό μας κείμενο στο κείμενο του μηνύματος που προωθούμε. Πατάμε το κουμπί Αποστολή (Send) για να αποστείλουμε το μήνυμα. Διαγραφή μηνυμάτων Για να διαγράψουμε ένα ή περισσότερα μηνύματα: Στη λίστα φακέλων, κάνουμε κλικ στον φάκελο ο οποίος περιέχει το μήνυμα ή τα μηνύματα που επιθυμούμε να διαγράψουμε. Επιλέγουμε τα μηνύματα που επιθυμούμε να διαγράψουμε. Πατάμε το κουμπί Διαγραφή (Delete) της γραμμής εργαλείων. Συνημμένα αρχεία (attachments) Όταν στέλνουμε ένα μήνυμα, έχουμε τη δυνατότητα να επισυνάψουμε σε αυτό ένα αρχείο που βρίσκεται σε μια μονάδα αποθήκευσης του υπολογιστή μας. Το αρχείο αυτό τότε καλείται συνημμένο αρχείο (attachment). Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 20

21 Επισύναψη αρχείου σε μήνυμα Για να επισυνάψουμε ένα αρχείο σε μήνυμα: Δημιουργούμε το οποίο θέλουμε να επισυνάψουμε το αρχείο. Επιλέγουμε το μενού Εισαγωγή (Insert) Συνημμένο αρχείο (Attachment), ή πατάμε το κουμπί Επισύναψη (Attach) της γραμμής εργαλείων. Στο παράθυρο Εισαγωγή συνημμένου (Insert attachment), επιλέγουμε το αρχείο που θέλουμε να επισυνάψουμε.. Πατάμε το κουμπί Επισύναψη (Attach). Πατάμε το κουμπί Αποστολή (Send) για να αποστείλουμε το μήνυμα. Άνοιγμα και αποθήκευση συνημμένου αρχείου Για να ανοίξουμε ή να αποθηκεύσουμε ένα συνημμένο αρχείο: Ανοίγουμε το μήνυμα το οποίο περιέχει το συνημμένο αρχείο. Κάνουμε με το ποντίκι κλικ στο εικονίδιο που μας πληροφορεί ότι το μήνυμα περιέχει συνημμένο αρχείο. Επιλέγουμε Αποθήκευση συνημμένων (Save attachments). - Αποθήκευση συνημμένου στο Outlook Express Εάν δεν θέλουμε να το αποθηκεύσουμε αλλά κατευθείαν να το ανοίξουμε, κάνουμε κλικ επάνω στο όνομά του. Για παράδειγμα, εάν το συνημμένο αρχείο είναι έγγραφο του Word, τότε θα κληθεί αυτόματα η εφαρμογή του Word και το αρχείο θα ανοίξει ώστε να μπορούμε να το επεξεργαστούμε. Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 21

22 Το IMAP WebMail (IMP) του Πανεπιστημίου Το ΙΜΡ (IMAP WebMail Program - IMP) είναι ένα πρόγραμμα με το οποίο μπορείτε να έχετε πρόσβαση και να διαχειρίζεστε τον λογαριασμό σας, χρησιμοποιώντας την απλότητα ενός συνηθισμένου προγράμματος περιήγησης στο Διαδίκτυο (web browser). Εκκίνηση του προγράμματος Για να εκκινήσετε το πρόγραμμα, στην κεντρική σελίδα του πανεπιστημίου κάντε κλικ στο σύνδεσμο της κεντρικής ιστοσελίδας του Πανεπιστημίου ( ή πληκτρολογήστε τη διεύθυνση Διαδικασία Εισόδου Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε κάποια από τις υπηρεσίες του ΙΜΡ, πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας χρησιμοποιώντας το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης ο οποίος σας δόθηκε από το Κέντρο Υπολογιστών και Δικτύων. Συμπληρώστε τα στοιχεία αυτά στα αντίστοιχα πεδία (username και password), και πατήστε το κουμπί Είσοδος για να συνεχίσετε. - Είσοδος στο IMP Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 22

23 Λίστα Μηνυμάτων Τα περιεχόμενα του φακέλου Εισερχόμενα εμφανίζονται αμέσως μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας εισόδου. Στη λίστα αυτή εμφανίζονται τα περιεχόμενα της επικεφαλίδας κάθε μηνύματος (κατάσταση του μηνύματος, ημερομηνία αποστολής, αποστολέας, θέμα και μέγεθος). Κάθε στήλη έχει ένα τίτλο, ενώ πατώντας πάνω σε αυτόν, η λίστα θα ταξινομηθεί με βάση αυτή τη στήλη. - Το παράθυρο του IMP Για να δείτε τα περιεχόμενα ενός μηνύματος κάντε κλικ με το ποντίκι επάνω στο θέμα του. Θα ανοίξει τότε το παράθυρο του μηνύματος. Το Παράθυρο Μηνύματος Το παράθυρο μηνύματος εμφανίζει τα περιεχόμενα του επιλεγμένου μηνύματος. Από αυτό το σημείο, μπορείτε να επεξεργαστείτε τα συνημμένα αρχεία του μηνύματος, να απαντήσετε στο τρέχον μήνυμα, να διαγράψετε το τρέχον μήνυμα, ή να προωθηθείτε στο επόμενο μήνυμα της θυρίδας σας. Σύνθεση Μηνύματος Μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα με πολλούς τρόπους. Μπορεί να επιλέξετε να συνθέσετε ένα νέο μήνυμα ή να απαντήσετε σε ένα ήδη υπάρχον μήνυμα. Όποια μέθοδο κι αν επιλέξετε, θα ανοίξει το Παράθυρο Σύνθεσης. Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 23

24 Στο παράθυρο σύνθεσης πληκτρολογείτε τη διεύθυνση του παραλήπτη, το θέμα του μηνύματος και το περιεχόμενο του μηνύματος. Όταν ολοκληρώσετε τη σύνθεση του μηνύματός σας πατήστε το κουμπί Αποστολή για να αποσταλεί το μήνυμα στον παραλήπτη. - Σύνθεση μηνύματος στο IMP Διαγραφή Μηνυμάτων Για να διαγράψετε ένα ή περισσότερα μηνύματα, επιλέγετε το μήνυμα ή τα μηνύματα κάνοντας κλικ στο πλαίσιο ελέγχου που βρίσκεται πρώτο στην επικεφαλίδα κάθε μηνύματος. - Επιλογή μηνυμάτων για διαγραφή στο IMP Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 24

25 Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Διαγραφή. Θα δείτε ότι τα επιλεγμένα μηνύματα εμφανίζονται με διαφορετικό χρώμα και με ένα σημάδι διακριτής διαγραφής. Για να διαγραφούν οριστικά από το διακομιστή, κάντε κλικ στο Οριστική Διαγραφή. - Διαγραφή μηνυμάτων στο IMP Οριστική διαγραφή μηνυμάτων από τον διακομιστή Εάν έχουμε ρυθμίσει το πρόγραμμα της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας μας να διατηρεί ένα αντίγραφο τον μηνυμάτων στον διακομιστή αλληλογραφίας, τότε πρέπει να διαγράφουμε τακτικά τα μηνύματά μας που διατηρούνται στον διακομιστή, αφού ο χώρος που έχουμε εκεί είναι περιορισμένος και στην περίπτωση που γεμίσει, δεν θα μπορούμε να λάβουμε νέα μηνύματα. Για να διαγράψουμε μηνύματα από το διακομιστή αλληλογραφίας: Κάνουμε telnet στον macedonia.uom.gr και χρησιμοποιούμε το πρόγραμμα pine για να διαγράψουμε μηνύματα, ή Χρησιμοποιούμε το IMP WebMail του Πανεπιστημίου Μακεδονίας για να διαγράψουμε μηνύματα. Και οι δύο τρόποι περιγράφηκαν αναλυτικά σε προηγούμενες παραγράφους. Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ( ) σελ. 25