ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΟ ΕΠΙΜΕΛΗΤΗΡΙΟ ΤΗΣ ΕΛΛΑΔΟΣ ΑΝΑΛΥΤΙΚΟ ΤΕΥΧΟΣ ΔΙΑΚΗΡΥΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΑΝΟΙΚΤΟΥ ΔΙΕΘΝΟΥΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΓΙΑ ΤΟ ΕΡΓΟ ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣ ΤΑ ΜΕΛΗ ΤΟΥ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΟΥ ΕΠΙΜΕΛΗΤΗΡΙΟΥ ΕΛΛΑΔΟΣ» ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ: 324.000,00 ΜΕ ΦΠΑ ΚΩΔΙΚΟΣ ΟΠΣ: 303628 ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ «ΨΗΦΙΑΚΗ ΣΥΓΚΛΙΣΗ», «ΜΑΚΕΔΟΝΙΑ ΘΡΑΚΗ», «ΚΡΗΤΗ & ΝΗΣΟΙ ΑΙΓΑΙΟΥ», ΘΕΣΣΑΛΙΑ ΣΤΕΡΕΑ ΕΛΛΑΔΑ ΉΠΕΙΡΟΣ», «ΑΤΤΙΚΗ» ΑΞΟΝΑΣ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑΣ 1: ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΗΣ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑΣ ΜΕ ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΤΠΕ ΕΙΔΙΚΟΣ ΣΤΟΧΟΣ 1.2: ΠΑΡΟΧΗ ΨΗΦΙΑΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΠΡΟΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ & ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑΣ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΤΟΜΕΑ ΜΕ ΧΡΗΣΗ ΤΠΕ ΚΡΙΤΗΡΙΟ ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΑΝΑΔΟΧΟΥ: ΣΥΜΦΕΡΟΤΕΡΗ ΑΠΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΑΠΟΨΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΚΑΤΑ CPV 72000000 «ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ: ΠΑΡΟΧΗ ΣΥΜΒΟΥΛΩΝ, ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ, ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ ΚΑΙ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ» Ο ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΣ ΔΙΕΞΑΓΕΤΑΙ ΒΑΣΕΙ ΤΗΣ ΟΔΗΓΙΑΣ 2004/18/ΕΚ ΚΑΙ ΤΟΥ Π.Δ.60/2008 ΕΣΠΑ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΝΩΣΗ (ΕΤΠΑ) Ε.Π. ΨΗΦΙΑΚΗ ΣΥΓΚΛΙΣΗ ΣΕΠΤΕΜΒΡΙΟΣ 2011
ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΟ ΕΠΙΜΕΛΗΤΗΡΙΟ ΤΗΣ ΕΛΛΑΔΟΣ ΑΝΑΡΤΗΤΕΑ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ Αθήνα, 12/09/2011 Ταχ. Δ/νση : ΣΤΑΔΙΟΥ 24, ΑΘΗΝΑ Αρ. Πρωτ.: 12451 Ταχ. Κώδικας : 10564 Πληροφορίες : κ. Χρήστος Ανδρουτσάκης Τηλέφωνο : 213 2169930 FAX : 210 3225449 ΤΙΤΛΟΣ ΕΡΓΟΥ: «ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΝΕΩΝ ΠΑΡΕΧΟΜΕΝΩΝ ΨΗΦΙΑΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΚΑΙ ΜΕΤΕΞΕΛΙΞΗ ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣ ΤΑ ΜΕΛΗ ΤΟΥ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΟΥ ΕΠΙΜΕΛΗΤΗΡΙΟΥ ΕΛΛΑΔΟΣ» Διεθνής Ανοικτός Διαγωνισμός 324.000,00 σε ευρώ Κριτήριο αξιολόγησης: Συμφερότερη από τεχνικο οικονομικής άποψης προσφορά ΧΡΟΝΟΣ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΤΟΠΟΣ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ Ημερομηνία Ημέρα Ώρα Ξενοδοχειακό Επιμελητήριο Ελλάδος 7/ 11/ 2011 Δευτέρα 12:00 Σταδίου 24, 10564, Αθήνα ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΤΑ ΟΡΙΖΟΜΕΝΑ ΣΤΗΝ ΠΕΡΙΛΗΠΤΙΚΗ ΔΙΑΚΗΡΥΞΗ ΤΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ Ηλεκτρονικής αποστολής στην Επίσημη Εφημερίδα της ΕΕ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ Αποστολής Δημοσίευσης στο ΦΕΚ/Τεύχος Δημόσιων Διακηρύξεων & Συμβάσεων και στον Τύπο 12/09/2011 13/09/2011 ΤΟ ΕΡΓΟ ΣΥΓΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΕΙΤΑΙ ΑΠΟ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΤΑΜΕΙΟ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΚΑΙ ΑΠΟ ΕΘΝΙΚΟΥΣ ΠΟΡΟΥΣ
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Διακήρυξη Ανοικτού Διεθνούς Διαγωνισμού για το Έργο «ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΝΕΩΝ ΠΑΡΕΧΟΜΕΝΩΝ ΨΗΦΙΑΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΚΑΙ ΜΕΤΕΞΕΛΙΞΗ ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣ ΤΑ ΜΕΛΗ ΤΟΥ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΟΥ ΕΠΙΜΕΛΗΤΗΡΙΟΥ ΕΛΛΑΔΟΣ» Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Σελίδα 3 από 268
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων... 4 Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 9 Συντομογραφίες... 11 Α1. Περιβάλλον του Έργου... 12 Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του Έργου... 12 Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση του Ξ.Ε.Ε... 12 Α1.1.2 Όργανα και Επιτροπές... 13 Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση... 15 Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Ξ.Ε.Ε λειτουργίας 15 Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα... 18 Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών... 18 Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών ΤΠΕ... 19 Α1.2.5 Επίπεδο Ωριμότητας του παρόντος Έργου... 31 Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 32 Α2.1 Αντικείμενο του Έργου... 32 Α2.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη... 34 Α2.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου... 35 Α2.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 37 Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου... 37 Α3.1 Προδιαγραφές Λειτουργικών Μονάδων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών)... 41 Α3.1.1 Εφαρμογή διεπιχειρησιακού ηλεκτρονικού εμπορίου μεταξύ ξενοδοχειακών μονάδων και προμηθευτών τους... 43 Α3.1.2 Εφαρμογή σύγχρονης επικοινωνίας και παροχής βοήθειας του Ξ.Ε.Ε προς τα μέλη του 45 Α3.1.3 Εφαρμογή μετάδοσης και από απόσταση συμμετοχής σε εκδηλώσεις του επιμελητηρίου... 46 Α3.1.4 Εφαρμογή υποστήριξης μικρομεσαίων τουριστικών επιχειρήσεων... 47 Α3.1.5 Εφαρμογή έγκρισης διακριτικού τίτλου... 48 Α3.1.6 Εφαρμογή δήλωσης τιμών και εκτύπωσης πιστοποιημένων καρτελών «τιμών πόρτας» 49 Α3.1.7 Άλλες εφαρμογές που αναβαθμίζονται σε επίπεδο λειτουργικότητας... 50 Α3.1.8 Μετεξέλιξη της εσωτερικής μηχανογραφικής υποδομής διαχείρισης, επεξεργασίας και παρακολούθησης συναλλαγών του Ξ.Ε.Ε με τα μέλη του... 51 Α3.2 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών... 55 Α3.2.1 Μελέτη Εφαρμογής... 55 Α3.2.2 Εγκατάσταση υποδομής διαχείρισης ψηφιακών πιστοποιητικών... 56 Α3.2.3 Βελτιστοποίηση υπηρεσιών για πλήρη συμμόρφωση τους με το νέο ΠΔΗΔ (e GIF v3.0) 57 Σελίδα 4 από 268
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α3.2.4 Εκπαίδευση... 58 Α3.2.5 Ενέργειες διάδοσης των αποτελεσμάτων του Έργου... 60 Α3.2.6 Πιλοτική & Παραγωγική Λειτουργία... 61 Α3.2.7 Εγγύηση & Συντήρηση... 62 Α3.3 Διαλειτουργικότητα... 64 Α3.4 Ανοιχτά δεδομένα... 65 Α3.5 Απαιτήσεις Ασφάλειας... 66 Α3.6 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος... 67 Α3.7 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας... 67 Α3.8 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου... 67 Α3.9 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου... 71 Α3.10 Πίνακας Παραδοτέων... 79 Α3.11 Πίνακας Οροσήμων Έργου... 80 Α4. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου... 80 Α4.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης... 80 Α4.2 Σχήμα Διοίκησης Έργου... 81 Α4.3 Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας... 81 Α4.4 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου Διαδικασία παραλαβής Έργου... 82 Α5. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών... 83 Α5.1 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης... 83 Α5.2 Υπηρεσίες Ευαισθητοποίησης... 84 Α5.3 Περίοδος και Υπηρεσίες Πιλοτικής και Παραγωγικής Λειτουργίας... 84 Α5.4 Περίοδος και Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας»... 84 Α5.5 Περίοδος και Υπηρεσίες Συντήρησης... 84 Α5.6 Τήρηση προδιαγραφών ποιότητας υπηρεσιών... 84 Α6. Τόπος Υλοποίησης Παράδοσης Έργου... 84 Β1. Γενικές Πληροφορίες... 87 Β1.1 Αντικείμενο Διαγωνισμού... 87 Β1.2 Προϋπολογισμός Έργου... 87 Β1.3 Νομικό και Θεσμικό πλαίσιο Διαγωνισμού... 88 Β1.4 Ημερομηνία αποστολής της Διακήρυξης... 90 Β1.5 Τόπος και χρόνος υποβολής Προσφορών... 91 Β1.6 Τρόπος λήψης εγγράφων Διαγωνισμού... 91 Β1.7 Παροχή Διευκρινίσεων επί της Διακήρυξης... 92 Σελίδα 5 από 268
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Β2. Δικαίωμα Συμμετοχής Δικαιολογητικά... 92 Β2.1 Δικαίωμα Συμμετοχής... 92 Β2.2 Αποκλεισμός Συμμετοχής... 93 Β2.3 Δικαιολογητικά Συμμετοχής... 94 Β2.4 Δικαιολογητικά Κατακύρωσης... 99 Β2.4.1 Οι Έλληνες Πολίτες...100 Β2.4.2 Οι Αλλοδαποί Πολίτες...102 Β2.4.3 Τα ημεδαπά Νομικά Πρόσωπα...104 Β2.4.4 Οι συνεταιρισμοί...107 Β2.4.5 Τα αλλοδαπά νομικά πρόσωπα...109 Β2.4.6 Οι ενώσεις κοινοπραξίες...112 Β2.5 Λοιπές Υποχρεώσεις / Διευκρινήσεις...112 Β2.6 Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συμμετοχής...113 Β2.7 Εγγύηση Συμμετοχής...118 Β3. Κατάρτιση Υποβολή Προσφορών...119 Β3.1 Τρόπος Υποβολής Προσφορών...119 Β3.2 Περιεχόμενο Προσφορών...120 Β3.2.1 Περιεχόμενα Φακέλου «Δικαιολογητικά Συμμετοχής»...123 Β3.2.2 Περιεχόμενα Φακέλου «Τεχνική Προσφορά»...123 Β3.2.3 Περιεχόμενα Φακέλου «Οικονομική Προσφορά»...126 Β3.2.4 Περιεχόμενα Φακέλου «Δικαιολογητικά Κατακύρωσης»...126 Β3.3 Ισχύς Προσφορών...127 Β3.4 Εναλλακτικές Προσφορές...127 Β3.5 Τιμές Προσφορών Νόμισμα...127 Β4. Διενέργεια Διαγωνισμού Αξιολόγηση Προσφορών...129 Β4.1 Διαδικασία Διενέργειας Διαγωνισμού, Αξιολόγησης Προσφορών και Κατακύρωσης του Διαγωνισμού...129 Β4.1.1 Διαδικασία διενέργειας Διαγωνισμού αποσφράγιση Προσφορών...129 Β4.1.2 Διαδικασία αξιολόγησης Προσφορών...131 Β4.1.3 Βαθμολόγηση τεχνικών Προσφορών...132 Β4.1.4 Ομάδες και συντελεστές κριτηρίων τεχνικής αξιολόγησης...133 Σελίδα 6 από 268
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Β4.1.5 Διαμόρφωση συγκριτικού κόστους Προσφοράς...134 Β4.1.6 Διαδικασία κατακύρωσης Διαγωνισμού...135 Β4.2 Απόρριψη Προσφορών...135 Β4.3 Προσφυγές...137 Β4.4 Αποτελέσματα Κατακύρωση Ματαίωση Διαγωνισμού...137 Β5. Κατάρτιση Σύμβασης Γενικοί Όροι Σύμβασης...138 Β5.1 Κατάρτιση, υπογραφή, διάρκεια Σύμβασης Εγγυήσεις...138 Β5.2 Τρόπος Πληρωμής Κρατήσεις...139 Β5.3 Εκτελωνισμός Φόροι Δασμοί...141 Β5.4 Περίοδοι Εγγύησης και Συντήρησης...141 Β5.5 Ποινικές Ρήτρες Εκπτώσεις...142 Β5.6 Υποχρεώσεις Αναδόχου...143 Β5.7 Υπεργολαβίες...146 Β5.8 Εμπιστευτικότητα...146 Β5.9 Πνευματικά δικαιώματα...148 Β5.10 Εφαρμοστέο Δίκαιο Διαιτησία...149 C1. Υποδείγματα Εγγυητικών Επιστολών...151 C1.1 Εγγυητική Επιστολή Συμμετοχής...151 C1.2 Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης Σύμβασης...152 C1.3 Εγγυητική Επιστολή Καλής Λειτουργίας...153 C1.4 Εγγυητική Επιστολή Καλής Εκτέλεσης Συντήρησης...155 C1.5 Εγγυητική Επιστολή Προκαταβολής...156 C2. Υπόδειγμα Βιογραφικού Σημειώματος...158 C3. Πίνακες Συμμόρφωσης...159 C3.1 Εξυπηρετητής...159 C3.2 SAN (STORAGE AREA NETWORK)...165 C3.3 Διακοπτικός συγκεντρωτής...166 C3.4 Σύστημα τηλεδιάσκεψης...168 C3.5 Σύστημα προβολής...175 C3.6 Εκτυπωτής...176 C3.7 Λειτουργικό Σύστημα Εξυπηρετητή...178 Σελίδα 7 από 268
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου C3.8 Λογισμικό Διαχείρισης Σχεσιακής Βάσης Δεδομένων...180 C3.9 Λογισμικό διακομιστή εφαρμογών...186 C3.10 Πλατφόρμα σύγχρονης τηλεσυνεργασίας...193 C3.11 Γενικές απαιτήσεις...197 C3.12 Μελέτη Εφαρμογής και Εξειδίκευσης του Πληροφοριακού Συστήματος 199 C3.13 Ενέργειες γνωστοποίησης αποτελεσμάτων...201 C3.14 Πιλοτική & Παραγωγική Λειτουργία Εγγύηση Συντήρηση...203 C4. Πίνακες Οικονομικής Προσφοράς...205 C4.1 Πληροφοριακό Σύστημα...205 C4.1.1 Εξοπλισμός...205 C4.1.2 Έτοιμο Λογισμικό...206 C4.1.3 Εφαρμογή/ές...206 C4.1.4 Υπηρεσίες...206 C4.1.5 Άλλες δαπάνες...207 C4.2 Εκπαίδευση χρηστών...207 C4.3 Συγκεντρωτικός Πίνακας Οικονομικής Προσφοράς Έργου...207 C4.4 Συγκεντρωτικός Πίνακας Οικονομικής Προσφοράς Συντήρησης...208 C4.5 Παραρτήματα που αφορούν το Έργο...209 C4.5.1 Πλαίσιο Λειτουργικότητας των Εφαρμογών...209 C4.5.2 Περιγραφή Υπηρεσιών Εφαρμογών υφιστάμενου ΔΟΠΣ...219 C4.5.3 Σχέδιο Σύμβασης...235 Σελίδα 8 από 268
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Συνοπτικά στοιχεία Έργου Το Έργο περιλαμβάνει έναν αριθμό συνδυαστικών δράσεων, μέσω των οποίων θα ενισχυθούν και θα εξελιχθούν οι ψηφιακές ηλεκτρονικές υπηρεσίες του Ξενοδοχειακού Επιμελητηρίου της Ελλάδος (Ξ.Ε.Ε). Οι υπηρεσίες αυτές που παρέχονται ήδη προς τα μέλη του (9.729 ξενοδοχεία και 312 camping της χώρας) του Ξενοδοχειακού Επιμελητηρίου της Ελλάδος (Ξ.Ε.Ε) μέσα από το Διαδικτυακό Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα (ΔΟΠΣ), που αναπτύχθηκε κατά τη διάρκεια της προηγούμενης προγραμματικής περιόδου (Γ ΚΠΣ με χρηματοδότηση από το ΕΠ «ΚτΠ») και λειτουργεί επιτυχώς. Το νέο έργο, αποτελεί το επόμενο βήμα εξέλιξης και ενίσχυσης του υφιστάμενου ΔΟΠΣ και θα οδηγήσει σε ένα νέο αναβαθμισμένο ολοκληρωμένο διαδικτυακό πληροφοριακό σύστημα. Το σύστημα αυτό θα βασίζεται στο υφιστάμενο ΔΟΠΣ και θα περιλαμβάνει ενέργειες προς τις εξής κατευθύνσεις: Μετεξέλιξη και ενίσχυση λειτουργικότητας υφιστάμενων ηλεκτρονικών υπηρεσιών, ώστε να φθάσουν στο ανώτερο δυνατό επίπεδο/στάδιο κατά τη γνωστή κλίμακα χαρακτηρισμού δημόσιων ηλεκτρονικών υπηρεσιών κατά περίπτωση και να καλύπτουν το βασικό πλαίσιο του προτύπου e GIF (ελληνικό πλαίσιο παροχής υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και πρότυπα διαλειτουργικότητας έκδοση 3.0 11/2008). Ανάπτυξη νέων ψηφιακών υπηρεσιών προς τα μέλη. Στις νέες υπηρεσίες περιλαμβάνονται : (α) υπηρεσία σύγχρονης επικοινωνίας για την άμεση συμβουλευτική υποστήριξη των μελών του από το προσωπικό και τα στελέχη των κατά περίπτωση αρμόδιων υπηρεσιακών μονάδων του Ξ.Ε.Ε, (β) δυνατότητα παρακολούθησης συνεδριάσεων και εκδηλώσεων που πραγματοποιεί το Ξ.Ε.Ε σε πραγματικό χρόνο ή εκ των υστέρων, (γ) υπηρεσία ενημέρωσης και υποστήριξης των μικρομεσαίων τουριστικών επιχειρήσεων μέσω του Ινστιτούτου Τουριστικών Μελετών και Προβλέψεων (ΙΤΕΠ), (δ) υπηρεσία διεπιχειρησιακού ηλεκτρονικού εμπορίου (emarketplace) μεταξύ των επιχειρήσεων των μελών του Ξ.Ε.Ε και των προμηθευτών τους, (ε) υπηρεσία διάθεσης και διαχείρισης ψηφιακών πιστοποιητικών Σελίδα 9 από 268
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Μετεξέλιξη και αναβάθμιση σε σύγχρονο περιβάλλον του υφιστάμενου παλαιού μηχανογραφικού συστήματος που διαχειρίζεται μέχρι σήμερα τις βασικές συναλλαγές με τα μέλη με συμβατικό τρόπο (μητρώο μελών, εισφορές, υπολογισμός και διαχείριση πληρωμών, έκδοση βεβαιώσεων, ηλεκτρονικός οδηγός ξενοδοχείων, ηλεκτρονικό πρωτόκολλο, διαχείριση στοιχείων δικαιούχων του πρώην Ταμείου Πρόνοιας Ξενοδόχων). Στόχος είναι να αρθούν εμπόδια που προκαλεί η περιορισμένη δυνατότητα εξέλιξης και διαλειτουργικότητας του παλαιού συστήματος με τα νέα συστήματα που παρέχουν διαδικτυακά τις υπηρεσίες τους προς τα μέλη και να προσφέρεται η μέγιστη δυνατή λειτουργικότητα των παρεχομένων υπηρεσιών προς τα μέλη. Για να καλυφθεί ο βασικός σκοπός του έργου, το φυσικό αντικείμενο του έργου περιλαμβάνει τα εξής επί μέρους τμήματα: o Εκπόνηση Μελέτης Εφαρμογής o Προμήθεια & Εγκατάσταση εξοπλισμού και έτοιμου λογισμικού ενσωμάτωσή του με υφιστάμενη υποδομή o Εξέλιξη υφισταμένων Ανάπτυξη νέων εφαρμογών και υπηρεσιών o Μετάπτωση δεδομένων Ολοκλήρωση εφαρμογών και δεδομένων με υφιστάμενο ΔΟΠΣ o Εκπαίδευση Χρηστών o Πιλοτική Λειτουργία o Υποστήριξη Παραγωγικής Λειτουργίας o Ενέργειες διάδοσης αποτελεσμάτων του έργου Σελίδα 10 από 268
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες Συντομογραφία ΑΑ ΕΕ ΕΕΕΚ ΕΟΧ ΕΠ ΨΣ ΕΠΠΕ ΕΥΔ ΨΣ Ερμηνεία Αναθέτουσα Αρχή (Ξενοδοχειακό Επιμελητήριο της Ελλάδος) Ευρωπαϊκή Ένωση Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων/ επίσημο έντυπο όπου δημοσιεύεται η Νομοθεσία, καθώς και διοικητικές πράξεις, ανακοινώσεις, προκηρύξεις κλπ, που έχουν νομικές ή άλλες δεσμεύσεις για τα κράτη μέλη ή αυτούς που αφορούν. Ευρωπαϊκός Οικονομικός Χώρος Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου, η οποία είναι πενταμελής και συστήνεται με απόφαση του Αρμοδίου Οργάνου της Αναθέτουσας Αρχής Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης του Επιχειρησιακού Προγράμματος «ΨΗΦΙΑΚΗ ΣΥΓΚΛΙΣΗ» ΕΣΠΑ Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς 2007 2013 ΝΠΔΔ ΝΠΙΔ ΠΕΣ ΣΑΕ ΤΠΕ Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου σύμφωνα με το ελληνικό δίκαιο Νομικό Πρόσωπο Ιδιωτικού Δικαίου σύμφωνα με το ελληνικό δίκαιο Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Συλλογική Απόφαση Έργου Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών ΙΤΕΠ Ινστιτούτο Τουριστικών Ερευνών και Προβλέψεων (ΙΤΕΠ) μη κερδοσκοπικό σωματείο, που ιδρύθηκε με πρωτοβουλία του Ξενοδοχειακού Επιμελητηρίου Ελλάδος Σελίδα 11 από 268
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α1. Περιβάλλον του Έργου Α1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του Έργου Για την υλοποίηση του Έργου εμπλέκονται οι παρακάτω φορείς: Η Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης ΕΠ Ψ.Σ ως φορέας διαχείρισης του Ε.Π Ψ.Σ Το Υπουργείο Πολιτισμού Τουρισμού ως φορέας χρηματοδότησης του Έργου Το Ξενοδοχειακό Επιμελητήριο της Ελλάδος ως κύριος του Έργου και φορέας υλοποίησης και λειτουργίας Α1.1.1 Συνοπτική παρουσίαση του Ξ.Ε.Ε Το Ξενοδοχειακό Επιμελητήριο Ελλάδος λειτουργεί από το 1935 ως Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου. Είναι νομοθετημένος σύμβουλος της Πολιτείας σε θέματα τουρισμού και έχει εκ του νόμου ως μέλη όλα τα ξενοδοχειακά καταλύματα και τις οργανωμένες τουριστικές κατασκηνώσεις της χώρας. Διοικείται από Διοικητικό Συμβούλιο αιρετών αντιπροσώπων των ξενοδοχείων και των οργανωμένων τουριστικών κατασκηνώσεων όλης της χώρας και εκπροσώπων του κράτους. Είναι μέλος της Συνομοσπονδίας των Εθνικών Ενώσεων Ξενοδοχίας Εστίασης και Αναψυχής των κρατών μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Hotrec). Οι σκοποί του είναι οι ακόλουθοι: o μελέτη, υπόδειξη και εφαρμογή κάθε μέτρου που συντελεί στην ανάπτυξη της ξενοδοχειακής βιομηχανίας της χώρας o συμβουλευτική στήριξη όλων των μελών του σε θέματα οικονομικά, νομικά και εργασιακά o εκπόνηση μελετών o παροχή πληροφοριών και στατιστικών δελτίων, o έκδοση του ετήσιου Οδηγού των Ελληνικών Ξενοδοχείων, o συμμετοχή σε διεθνείς τουριστικές εκθέσεις, Σελίδα 12 από 268
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α1.1.2 Όργανα και Επιτροπές Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) Το Ξ.Ε.Ε με απόφαση του αρμόδιου Οργάνου του (Δ.Σ Ξ.Ε.Ε), πριν την υπογραφή της σύμβασης με τον Ανάδοχο, θα συστήσει πενταμελή Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου (ΕΠΠΕ). Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ αποτελεί η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του Έργου. Θεματικές Ομάδες Εργασίας Η προετοιμασία και παρακολούθηση της υλοποίησης του Έργου υποστηρίζεται με τη λειτουργία Θεματικών Ομάδων Εργασίας, οι οποίες θα στελεχώνονται από τον Κύριο του Έργου. Ο συντονισμός των Θεματικών Ομάδων Εργασίας γίνεται από Υπεύθυνο Έργου που έχει οριστεί από τον Κύριο του Έργου. Οι Θεματικές Ομάδες Εργασίας συνεργάζονται σε καθημερινή βάση με τον Ανάδοχο προκειμένου να του παρέχουν τα στοιχεία και τις πληροφορίες που απαιτούνται για την υλοποίηση του Έργου. Επιθεωρητές (auditors) Έργου Στο πλαίσιο υλοποίησης του Έργου, το Ξ.Ε.Ε. δύναται να αναθέσει σε στελέχη του ή τρίτο ανεξάρτητο όργανο τη διενέργεια τακτικών ή έκτακτων επιθεωρήσεων Έργου (project audits) για την πιστοποίηση της πορείας των εργασιών και την καταγραφή συμπερασμάτων και περιοχών παρέμβασης ή βελτίωσης. Τέτοιοι έλεγχοι δύναται να διενεργηθούν σε οποιοδήποτε χρονικό σημείο εξέλιξης του Έργου, κατόπιν έγκαιρης σχετικής ενημέρωσης του Αναδόχου από το Ξ.Ε.Ε.. Ο Ανάδοχος οφείλει να συμμορφωθεί με τις υποδείξεις κατόπιν σχετικής έγκρισης που θα επικυρώνεται από το αρμόδιο όργανο του Ξ.Ε.Ε. Ο Ανάδοχος οφείλει στο πλαίσιο των εργασιών του να καταθέσει στους οριζόμενους από το Ξ.Ε.Ε. επιθεωρητές κάθε σχετικό τεκμηριωτικό υλικό, προκειμένου αυτοί να διενεργήσουν τους ελέγχους. Σελίδα 13 από 268
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Βασικοί Χρήστες (Key Users) Ομάδες χρηστών Το νέο ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα του Ξ.Ε.Ε θα παρέχει τις υπηρεσίες του στις διάφορες κατηγορίες των χρηστών του που είναι οι εξής: Ι. Εσωτερικοί χρήστες Ξ.Ε.Ε Διαχειριστές Συστήματος: Θα είναι υπεύθυνοι για την εύρυθμη λειτουργία και καθημερινή υποστήριξη του συστήματος, καθώς και για την πραγματοποίηση ενεργειών διαχειριστικού χαρακτήρα (έγκριση εγγραφής χρηστών, διαχείριση χρηστών, διενέργεια backup κλπ). Το πληροφοριακό σύστημα θα παρέχει τις ανάλογες υπηρεσίες διαχείρισης και υποστήριξης προς τους διαχειριστές Στελέχη Ξ.Ε.Ε Υπεύθυνοι Περιεχομένου: Πρόκειται για στελέχη του Επιμελητηρίου, που διαχειρίζονται εφαρμογές και περιεχόμενο του πληροφοριακού συστήματος και αξιοποιούν ειδικές εφαρμογές για να επικοινωνήσουν και να συνεργαστούν με μέλη του Ξ.Ε.Ε ιδιοκτήτες και στελέχη ξενοδοχειακών επιχειρήσεων. Στελέχη ΙΤΕΠ: Τα στελέχη του ΙΤΕΠ θα είναι υπεύθυνα για τη διαχείριση περιεχομένου και εφαρμογών του εξειδικευμένου κόμβου υποστήριξης μικρομεσαίων τουριστικών επιχειρήσεων και θα αξιοποιούν εξελιγμένες υπηρεσίες επικοινωνίας. ΙΙ. Εξωτερικοί Τελικοί Χρήστες Στελέχη ξενοδοχειακών επιχειρήσεων. Η ομάδα αυτή χρηστών περιλαμβάνει Ιδιοκτήτες, Διαχειριστές και Στελέχη Ξενοδοχειακών Επιχειρήσεων. Οι χρήστες αυτοί είναι οι βασικοί αποδέκτες των περισσοτέρων υπηρεσιών του πληροφοριακού συστήματος. Προμηθευτές Ξενοδοχείων. Στην ομάδα αυτή περιλαμβάνονται επιχειρήσεις που προμηθεύουν ξενοδοχειακές μονάδες με υπηρεσίες και προϊόντα. Υποψήφιοι Ξενοδόχοι. Πρόκειται για εγγεγραμμένους χρήστες που επιθυμούν να ιδρύσουν επιχείρηση και θέλουν να ενημερωθούν για διαδικασίες ίδρυσης και λειτουργίας ξενοδοχείων και να αξιοποιήσουν υπηρεσίες που παρέχονται από το υφιστάμενο σύστημα, όπως ο υπολογισμός κατάταξης ξενοδοχείου αλλά και νέες υπηρεσίες, όπως η προέγκριση διακριτικού τίτλου ξενοδοχείου. Σελίδα 14 από 268
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Α1.2 Υφιστάμενη κατάσταση Α1.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Ξ.Ε.Ε λειτουργίας To Ξ.Ε.Ε αποτελείται από τα ακόλουθα τμήματα: Τμήμα Ανάπτυξης Ξενοδοχίας. Τμήμα Μητρώων. Τμήμα Δημόσιων Σχέσεων. Τμήμα Διοικητικού Οικονομικού. Τμήμα Γραμματείας (Βεβαιώσεων). Γραφείο Νομικών Υποθέσεων. Στη συνέχεια παρουσιάζονται συνοπτικά οι αρμοδιότητες του κάθε τμήματος. I. Τμήμα Ανάπτυξης Ξενοδοχίας Στην αρμοδιότητα του τμήματος αυτού υπάγονται τα εξής: Η κατάρτιση μελετών για την τεκμηρίωση θεμάτων Οικονομικών και αναπτυξιακού περιεχομένου, σχετικών με τον τουρισμό και την Ξενοδοχία. Η κατάρτιση μελετών επί θεμάτων που προκύπτουν από την εφαρμογή της κείμενης νομοθεσίας επί φορολογικών, εργατικών, πιστοδοτικών, και άλλων ζητημάτων όσον αφορά τα ξενοδοχεία. Η κατάρτιση μελετών σχετικών με την ασφάλιση των ξενοδόχων. Η κατάρτιση μελετών που αφορούν τροποποιήσεις του Κανονισμού του Επιμελητηρίου. Η ενέργεια ερευνών για τους οικονομικούς και κοινωνικούς παράγοντες που επιδρούν στην πορεία του Οργανισμού. Η διατήρηση, λειτουργία και συμπλήρωση της βιβλιοθήκης του Επιμελητηρίου. Η επεξεργασία σχεδίων νόμων, διαταγμάτων, κανονισμών κλπ. Που αφορούν τα ξενοδοχεία και το Ξενοδοχειακό Επιμελητήριο, καθώς και η κωδικοποίησή τους. Η συγκέντρωση, σε συνεργασία με τις αρμόδιες Υπηρεσίες του Επιμελητηρίου και η επεξεργασία των στατιστικών στοιχείων που τους ασφαλιζομένους του Ταμείου Πρόνοιας Ξενοδόχων. Η κατάρτιση στατιστικών πινάκων σχετικά με τη γενική οικονομική κατάσταση του Επιμελητηρίου. Σελίδα 15 από 268
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Η στατιστική παρακολούθηση της πληρότητας των ξενοδοχείων. II. Τμήμα Μητρώων Αρμοδιότητες του τμήματος Μητρώων είναι: Η Τήρηση και ενημέρωση των μητρώων των μελών του Επιμελητηρίου. Η τήρηση του βιβλίου καταχωρίσεως τίτλων ξενοδοχείων. Η τήρηση βιβλίων αντιπροσώπων του Επιμελητηρίου σε διάφορες επιτροπές και συμβούλια. Η τήρηση του αρχείου των φακέλων των ξενοδοχείων που είναι μέλη του Επιμελητηρίου. Η τήρηση μητρώου των συνταξιούχων και αρχείου των συνταξιοδοτικών φακέλων. Ο υπολογισμός των μηνιαίων παροχών και του χρόνου ασφάλισης στους δικαιούχους του πρώην Ταμείου Πρόνοιας Ξενοδόχων. III. Τμήμα Δημόσιων Σχέσεων και Εκδόσεων Στην αρμοδιότητα του τμήματος αυτού ανήκει: Η προβολή του έργου του Επιμελητηρίου δια του τύπου και κάθε πρόσφορου μέσου. Η επιμέλεια της έκδοσης εντύπου σχετικού με την προβολή των ελληνικών ξενοδοχείων στο εξωτερικό. Η παρακολούθηση των σχετικών με τη δράση του Επιμελητηρίου δημοσιεύσεων και γενικά των ελληνικών και ξένων εντύπων που αφορούν την ξενοδοχεία. Η οργάνωση της υποδοχής και φιλοξενίας ξένων τουριστικών παραγόντων και της αποστολής αντιπροσωπειών του Επιμελητηρίου στο εξωτερικό. Η εκτέλεση κάθε εργασίας που έχει σχέση με την οργάνωση Συνεδρίων Ξενοδόχων Διεθνών και Πανελληνίων. Η επιμέλεια των επαφών του Επιμελητηρίου με οργανισμούς, Ενώσεις, Γραφεία, εκπροσώπους τύπου κλπ. Της αλλοδαπής και της ημεδαπής. Η επιμέλεια των εκθέσεων που οργανώνονται από το Επιμελητήριο καθώς και η συμμετοχή αυτού σε εκθέσεις. Η σύνταξη, συγκέντρωση, επιλογή και οι διορθώσεις της αιτούμενης ύλης (για κάθε τεύχος που περιλαμβάνει ποικίλα θέματα, σχετικά με τον τουρισμό και την Σελίδα 16 από 268
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου ξενοδοχεία ειδικότερα, ερμηνεία, καθοδήγηση, συστάσεις, διαφώτιση, αλληλογραφία κ.λπ.). IV. Τμήμα Διοικητικού Οικονομικού Στην αρμοδιότητα του τμήματος αυτού υπάγονται: Όλα τα θέματα υπηρεσιακής κατάστασης προσωπικού. Η επεξεργασία στοιχείων για τη σύνθεση και τη μεταβολή της σύνθεσης του Προσωπικού, όσον αφορά τον αριθμό και τις απαιτούμενες κάθε φορά νέες ειδικότητες. Η μέριμνα για την κατάρτιση και τροποποίηση του Προϋπολογισμού. Η διαχείριση κάθε δαπάνης καθώς και η εκκαθάριση αποδοχών και γενικά αποζημιώσεων Προσωπικού. Η μέριμνα για την είσπραξη κάθε εσόδου. Η μέριμνα για την προμήθεια κάθε μηχανήματος, υλικού εφοδίου ή άλλου περιουσιακού στοιχείου. Η μέριμνα για την εκτέλεση εργασιών επισκευής και συντήρησης κτιρίων, εγκαταστάσεων και μηχανημάτων. Η μέριμνα για την εκποίηση περιουσιακών στοιχείων. Η μέριμνα για τη στέγαση της Υπηρεσίας. Η πώληση εντύπων που διαθέτει ο οργανισμός για τα ξενοδοχεία. Η μέριμνα για τη διαχείριση υλικού της Υπηρεσίας. V. Τμήμα Γραμματείας (Βεβαιώσεις) Αρμοδιότητες της Γραμματείας είναι οι εξής: Η πρωτοκόλληση και διακίνηση της αλληλογραφίας, η δακτυλογράφηση και η αναπαραγωγή Εγγράφων και εντύπων. Η μέριμνα για την παραλαβή από το Εθνικό Τυπογραφείο των ΦΕΚ ή άλλων εντύπων και η διανομή τους στις αρμόδιες υπηρεσίες. Η βεβαίωση από τον Προϊστάμενο της Γραμματείας ή το νόμιμο αναπληρωτή του της ακρίβειας αντιγράφων, φωτογραφιών ή φωτοτυπιών οποιωνδήποτε εγγράφων και γενικά δικαιολογητικών ύστερα από αντιπαραβολή τους με το επιδεικνυόμενο σχετικό πρότυπο ή ακριβές αντίγραφο. Βεβαίωση του γνήσιου της υπογραφής του προσωπικού. Η μέριμνα για τον καθορισμό και τη φύλαξη του Καταστήματος της Υπηρεσίας. Σελίδα 17 από 268
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Η μέριμνα για τη λειτουργία του τηλεφωνικού κέντρου, των τηλετύπων και λοιπών μέσων επικοινωνίας. Η υλοποίηση του προτεινόμενου έργου, θα βοηθήσει στην ποιοτική αναβάθμιση των υπηρεσιών που παρείχε το Ξ.Ε.Ε. στα μέλη του και θα διευκολύνει σημαντικά τις μεταξύ τους συναλλαγές. Α1.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Α1.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Όπως κάθε Επιμελητήριο έτσι και το Ξ.Ε.Ε. επιβάλει ετήσιες εισφορές στα μέλη του. Τα μέλη του είναι όλες οι ξενοδοχειακές επιχειρήσεις και οι επιχειρήσεις camping που λειτουργούν με άδεια του Ε.Ο.Τ. στην ελληνική επικράτεια. Το ύψος των ετησίων εισφορών προσδιορίζεται από τον αριθμό των κλινών των ξενοδοχείων ή των θέσεων των camping και από το αν είναι εποχικής ή συνεχούς λειτουργίας. Αυτή τη στιγμή το Ξ.Ε.Ε. χορηγεί τρεις τύπους βεβαιώσεων προς τα μέλη του. α) Βεβαίωση εγγραφής στο Ξ.Ε.Ε. για κάθε νόμιμη χρήση. β) Βεβαίωση ενημερότητας προς το Ξ.Ε.Ε. για χρήση στις φορολογικές αρχές τον Ε.Ο.Τ,ΟΑΕΔ, Τράπεζες. γ) Διαπιστωτική Πράξη για τον χρόνο ασφάλισης στο Ταμείο Προνοίας Ξενοδόχων (Τ.Π.Ξ.) που αποτελούσε τμήμα του Ξ.Ε.Ε μέχρι την ένταξη του Τ.Π.Ξ στον Ο.Α.Ε.Ε την 01.08.2008. Σελίδα 18 από 268
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Κάθε χρόνο εκδίδεται σχετική απόφαση του Δ.Σ του Ξ.Ε.Ε, βάσει της οποίας το κάθε ξενοδοχείο ή camping της χώρας, υποχρεούται να υποβάλει προς έγκριση στο Ξ.Ε.Ε., τις ανώτατες τιμές διάθεσης για κάθε δωμάτιο και συμπληρωματική υπηρεσία που προσφέρει στην πελατεία του. Υποβάλει τιμές για κάθε κατηγορία δωματίων ή διαμερισμάτων που διαθέτει ξεχωριστά (μονόκλινα, δίκλινα, τρίκλινα, σουίτες, προνομιακά με θέα, μειονεκτικά, με κλιματισμό ή χωρίς κλιματισμό) τόσο για την υψηλή περίοδο ζήτησης όσο και για την χαμηλή περίοδο. Επίσης υποβάλει τιμές για το κόστος παροχής πρωινού, γεύματος, ή κάθε άλλης υπηρεσίας που δεν περιλαμβάνεται στην τιμή δωματίου. Ο εγκεκριμένος κατάλογος τιμών βρίσκεται διαθέσιμος για κάθε πελάτη στο χώρο της reception. Με βάση τις δηλωθείσες τιμές, η επιχείρηση συμπληρώνει ειδικές προεκτυπωμένες καρτέλες που προμηθεύεται από το Ξ.Ε.Ε. και τις αναρτά σε εμφανές σημείο κάθε δωματίου. Η σχετική διαδικασία, όπως διεξάγεται μέχρι σήμερα, είναι χρονοβόρα και απασχολεί περίπου το μισό προσωπικό του Επιμελητηρίου. Μέχρι πρόσφατα ο ξενοδόχος δαπανούσε σημαντικό χρόνο για την εκπλήρωση της συγκεκριμένης υποχρέωσης. Έπρεπε να συμπληρώσει το σχετικό έντυπο που του απέστειλε το Ξ.Ε.Ε. σε τρία αντίτυπα, να φροντίσει για την αγορά τόσων καρτελών, όσα είναι τα δωμάτια που διαθέτει η μονάδα του, να περιμένει να παραλάβει την υπεύθυνη δήλωση και τον εγκεκριμένο κατάλογο τιμών και να συμπληρώσει τις καρτέλες των δωματίων. Α1.2.4 Ανάλυση υποδομών ΤΠΕ Α. Μέσω του υφιστάμενου πληροφοριακού συστήματος (ΔΟΠΣ) παρέχονται προς τα μέλη οι ακόλουθες ψηφιακές υπηρεσίες: η πληρωμή ετήσιων εισφορών των μελών του (μέσω πιστωτικής κάρτας ή υπηρεσιών web banking) υπηρεσία 5ου επιπέδου, η χορήγηση πιστοποιητικών ενημερότητας και άλλων τύπων βεβαιώσεων υπηρεσία 4ου επιπέδου, η αναζήτηση διαθέσιμου διακριτικού τίτλου για τις νέες ξενοδοχειακές μονάδες Υπηρεσία 2ου επιπέδου, υποβολή δήλωσης τιμών από τις ξενοδοχειακές επιχειρήσεις για τις ισχύουσες τιμές των διαφόρων τύπων δωματίων τους για όλες τις περιόδους του έτους υπηρεσία 3ου επιπέδου Σελίδα 19 από 268
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου η ενημέρωση από τα ίδια τα μέλη, της βάσης δεδομένων με τα ποιοτικά και λειτουργικά χαρακτηριστικά των Ελληνικών Ξενοδοχείων και camping που παρουσιάζονται στον οδηγό χάρτη ξενοδοχείων και camping υπηρεσία 4ου επιπέδου η λειτουργία βάσης Δεδομένων γύρω από τις υφιστάμενες τεχνικές και λειτουργικές προδιαγραφές, που αφορούν τα τουριστικά καταλύματα στη χώρα μας, και η αυτόματη βαθμολόγηση/ταξινόμηση των λειτουργικών χαρακτηριστικών των ξενοδοχειακών μονάδων σε κατηγορία αστέρων υπηρεσία 3ου επιπέδου Η ενημέρωση για την ταυτότητα και την δραστηριότητα του Ξ.Ε.Ε υπηρεσία 2ου επιπέδου Η καταχώρηση αγγελιών από ενδιαφερομένους (στελέχη, ανέργους, νέους) για εξεύρεση εργασίας και από μέλη για ζήτηση εργαζομένων στον ξενοδοχειακό κλάδο υπηρεσία 4ου επιπέδου Ο αυτόματος υπολογισμός της ελάχιστης αμοιβής απασχολουμένων σε ξενοδοχειακές επιχειρήσεις με βάση την ισχύουσα κλαδική συλλογική σύμβαση εργασίας για τις διάφορες κατηγορίες επαγγελμάτων υπηρεσία 3ου επιπέδου Η ενημέρωση των μελών του Ξ.Ε.Ε. σχετικά με τη νομοθεσία που διέπει τη λειτουργία της ξενοδοχειακής επιχείρησης, τις εργασιακές σχέσεις στο χώρο της ξενοδοχίας αλλά και γενικότερα ένα ευρύ φάσμα ενημερωτικών πληροφοριών που ενδιαφέρουν τους διαχειριστές και ιδιοκτήτες ξενοδοχειακών επιχειρήσεων υπηρεσίες 2ου επιπέδου Η αποστολή ενημερωτικών δελτίων (newsletters) και η φιλοξενία εφαρμογών και υπηρεσιών κοινωνικής δικτύωσης (forums, blog, διενέργεια δημοσκοπήσεων) που προσφέρονται στα μέλη, προκειμένου να αναπτύσσεται ο άμεσος διάλογος και να ενισχύεται η συμμετοχή των μελών στη λήψη αποφάσεων και στη διαμόρφωση θέσεων που απασχολούν τον κλάδο, υπηρεσίες 4ου επιπέδου Η υπηρεσίας διενέργειας εκλογών για την ανάδειξη εκπροσώπων των μελών στα όργανα διοίκησης του Επιμελητηρίου υπηρεσία 4ου επιπέδου που λειτουργεί πιλοτικά. Από πλευράς υποδομών, το ΔΟΠΣ χρησιμοποιεί 8 εξυπηρετητές εγκατεστημένους σε rack στο computer room του. Σελίδα 20 από 268
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Υφιστάμενη αρχιτεκτονική του ΔΟΠΣ. Το υφιστάμενο πληροφοριακό σύστημα σχεδιάστηκε και υλοποιήθηκε ακολουθώντας τις ακόλουθες απαιτήσεις: Ανοιχτά πρότυπα Ιεραρχική δόμηση Ανοιχτή αρχιτεκτονική που επιτρέπει την οριζόντια και κάθετη ανάπτυξη με καλά ορισμένα πρότυπα διεπαφών Δομημένο και Διαιρούμενο μοντέλο σχεδίασης Πολυ επίπεδη αρχιτεκτονική και απομόνωση επιχειρησιακών κανόνων Σελίδα 21 από 268
Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Για την ικανοποίηση των παραπάνω απαιτήσεων λήφθηκαν και ακολουθήθηκαν οι παρακάτω σχεδιαστικές αποφάσεις που αφορούν τη συνολική αρχιτεκτονική του Πληροφοριακού Συστήματος: Προσανατολισμός στους πελάτες (customer oriented) Το προτεινόμενο σύστημα είναι πελατοκεντρικό, δηλαδή βασικό κριτήριο σχεδιασμού αποτελεί η βέλτιστη εξυπηρέτηση των εξωτερικών χρηστών και σε δεύτερο βαθμό η εξυπηρέτηση των αναγκών του οργανισμού. Η επιλογή αυτή βασίζεται στο γεγονός ότι το σύνολο των υπηρεσιών του συστήματος παρέχονται στους εξωτερικούς του χρήστες και μάλιστα σε μια συγκεκριμένη ομάδα αυτών τους ξενοδόχους μέλη του ΞΕΕ. Προσανατολισμός σε υπηρεσίες (service oriented) Οι λειτουργίες του συστήματος προς τους χρήστες οργανώνονται ως ένα καλά ορισμένο σύνολο υπηρεσιών που παρέχονται προς τους χρήστες. Η επιλογή για σχεδίαση προσανατολισμένη σε υπηρεσίες επιτρέπει την εύκολη οριζόντια και κάθετη επέκταση με την προσθήκη / τροποποίηση συγκεκριμένων υπηρεσιών. Η υλοποίηση της κάθε υπηρεσίας γίνεται με τμηματικό τρόπο και διάκριση διεπαφής, επιχειρηματικών κανόνων και δεδομένων. Λογική αρχιτεκτονική του συστήματος Η λογική αρχιτεκτονική του προτεινόμενου πληροφοριακού συστήματος οργανώνεται σε ένα σύνολο από καλά ορισμένα δομικά στοιχεία: Χρήστες Υπηρεσίες Δεδομένα Όπως σε κάθε πελατοκεντρικό σύστημα, ο αρχιτεκτονικός σχεδιασμός βασίζεται στον ορισμό και στις ανάγκες των χρηστών. Στο προτεινόμενο ΠΣ, αναγνωρίζονται οι παρακάτω ιεραρχικές ομάδες χρηστών: Εξωτερικοί Χρήστες o Γενικό Κοινό o Ξενοδόχοι Εσωτερικοί Χρήστες o Εσωτερικοί χρήστες του ΞΕΕ Δομική μονάδα του συστήματος σε επίπεδο αρχιτεκτονικού σχεδιασμού είναι η υπηρεσία. Συνολικά το ΠΣ παρέχει τις παρακάτω βασικές υπηρεσίες: Σελίδα 22 από 268